Contract

8 Contratos
Tres Fases	Diez Elementos
I. Planificación Programática	1. Definición de los Requerimientos de Suministros para la Salud Reproductiva
	2. Especificaciones
	3. Evaluación de las Opciones de Adquisición
	4. Presupuesto, Financiamiento y Requisición de Compra
II. Proceso de Adquisición	5. Plan de Adquisiciones
	6. Desarrollo de Documentos para Licitación y Convocatoria de Ofertas
	7. Selección de Proveedores
	8. Contratos
III. Cumplimiento	9. Cumplimiento y Monitoreo del Contrato
	10. Entrega de Productos

Contenidos

A. Introducción

B. Objetivos del Aprendizaje

C. Componentes, Consideraciones y Desafíos

D. Tipos de Contrato y su Uso

E. Elección y Preparación del Contrato

F. Adjudicación del Contrato

G. Modificaciones al Contrato

H. Pago del Contrato

I. Material de Referencia

J. Evaluación del Aprendizaje

K. Indicadores de Desempeño

L. Glosario y Acrónimos

A. Introducción

El contrato firmado se convierte en el documento que legalmente vincula al comprador con el vendedor

Este módulo cubre el Elemento 8 del proceso de suministro de productos para la salud reproductiva (SR). El módulo describe las actividades que inician luego de que se elige a un proveedor (Elemento 7) y concluye cuando el comprador y el vendedor firman un contrato, y cuando las garantías de pago han sido establecidas. Es el paso final en la fase del proceso de adquisición del proceso de suministro de productos para la SR. El contrato

firmado identifica lo siguiente:

• Especificaciones del producto.

• Requerimientos de entrega.

• Obligaciones de desempeño de ambas partes.

• Recurso legal para las partes involucradas en caso de incumplimiento o disputas.

Este módulo incluye información sobre los tipos de contrato que pueden utilizarse en la adquisición de productos en el sector público, las estipulaciones especiales del contrato para productos para la SR que ayuden a garantizar que el vendedor proporcione productos de alta calidad, así como el proceso de adjudicación del contrato y los métodos de pago.

B. Objetivos del Aprendizaje

Al final de este módulo, el lector será capaz de:

• Identificar tipos básicos de contrato, sus características clave y las condiciones bajo las cuales se utilizan.

• Describir las responsabilidades del comprador al elegir y preparar los contratos.

• Describir las responsabilidades del comprador al adjudicar los contratos y hacer los arreglos del pago.

C. Componentes, Consideraciones y Desafíos

1. Componentes

El elemento 8 está conformado por dos componentes principales: la selección del tipo apropiado de contrato según las circunstancias de la adquisición y el procesamiento de la adjudicación del contrato y de los requerimientos de pago. Algunas actividades las realiza el comprador de productos para la SR, mientras que otras las realiza el vendedor (proveedor).

a. Las actividades principales requeridas por el Comprador de Productos para la Salud Reproductiva en el Elemento 8 incluyen las siguientes:

• Elección y preparación del tipo de contrato apropiado para la adquisición.

• Adjudicación del contrato (bajo la opción de adquisición directa).

• Revisión del contrato del proveedor (bajo la opción de adquisición indirecta).

• Realizar los arreglos para el pago.

b. Los componentes del Elemento 8 que dependen del Vendedor incluyen los siguientes:

• Firma del contrato.

• Adjudicación del contrato (bajo la opción indirecta de adquisición).

• Presentación de la garantía de cumplimiento (si se requiere).

2. Consideraciones

Las principales consideraciones para el Elemento 8 son las siguientes:

a. Principios Generales de Calidad y Puntualidad

• El contrato debe incluir estipulaciones relativas al Aseguramiento de la Calidad (AC) para ayudar a garantizar que se adquieran productos para la SR de calidad.

• El contrato debe incluir requerimientos de entrega para apoyar la implementación del programa de SR.

b. Componente Crítico: Contrato Firmado

Si las dos partes no han firmado el contrato, la producción y suministro de productos para la SR no ocurrirá.

En América Latina, un factor adicional que condiciona la firma de los contratos de provisión radica en las demoras en el proceso de adjudicación, ya que el tiempo que transcurre entre la fecha de presentación de documentos y la fecha de firma de contrato puede ser mayor al plazo de mantenimiento de oferta (por retrasos burocráticos o protestas). Por Ejemplo, el estándar fija 90 días calendario, pero en países como Bolivia y Paraguay no es raro que se exceda ese plazo.

Cuando sucede, puede solucionarse solicitando al proveedor una ampliación del plazo de mantenimiento de oferta.

c. Insumos Requeridos de Otros Elementos

• Especificaciones del producto, conforme se determinó en el Elemento 2.

• Requerimientos y términos de entrega, además de condiciones de los documentos de licitación desarrolladas en el Elemento 6.

• Selección del proveedor, conforme se determinó en el Elemento 7.

d. Puntos Clave de Decisión

• El tipo de contrato que se utilizará.

• Estipulaciones de AC para añadirlas al contrato, además de las que se incluyeron en la licitación a la que se convocó.

• Definición de los organismos competentes para ejercer arbitraje. Este suele constituir uno de los puntos más importantes en los contratos, ya que muchas de las organizaciones de arbitraje internacional (que son de cumplimiento obligatorio en las adquisiciones financiadas por bancos internacionales) pueden ser resistidas por los gobiernos nacionales. Por este motivo, en los contratos esta cláusula resulta objeto de discusión. Sin embargo, cuando se trata de adquisiciones internacionales las instancias de arbitraje externo son impresindibles.

e. Resultado Esperado

• Contrato firmado.

• Garantía de pago establecida.

3. Desafíos

Los principales desafíos inherentes en el Elemento 8 son los siguientes:

• La determinación del tipo de contrato que es apropiado para la adquisición.

• Garantizar que el contrato contenga las estipulaciones necesarias requeridas para obtener un producto de alta calidad y la protección adecuada contra el incumplimiento del proveedor.

• Adjudicación puntual del contrato.

• Arreglos para que los pagos del contrato sean puntuales.

D. Tipos de Contrato y su Uso

En América Latina, generalmente en las adquisiciones de productos se hacen contratos con precio fijo. Pero cuando se contrata también la logística y distribución de los insumos, en ocasiones se realizan contratos con reembolso de gastos.

Existe una amplia gama de tipos de contrato disponibles para el comprador, los cuales proporcionan diferentes grados de flexibilidad en la adquisición de productos y suministros. Estos tipos de contrato generalmente se agrupan en dos amplias categorías: contratos con precios fijos y contratos con reembolso de gastos. Las características clave de cada categoría de contrato se enumeran a continuación.

1. Contrato con Precio Fijo

• El precio del producto no está sujeto a ningún ajuste.

• El riesgo máximo y la responsabilidad total por todos los costos y el beneficio resultante recaen en el proveedor.

• Proporciona el máximo incentivo para que el proveedor controle los costos y se desempeñe con eficacia.

• Se usa cuando se implementa un proceso de licitación sellada y cuando se adquieren productos y suministros comerciales. Es el más utilizado para adquisiciones grandes en el sector público.

2. Contrato con Reembolso de Gastos

• Proporciona el pago de costos incurridos autorizados hasta el punto permitido en el contrato.

• Establece un estimado del costo total y un límite que el proveedor no puede exceder.

• Coloca el menor costo y riesgo de desempeño sobre el proveedor.

• Es adecuado para utilizarse cuando las incertidumbres en cuanto al rendimiento del contrato no permiten los estimados exactos de costo. No se utiliza para adquirir productos comerciales1.

1 Vea la dirección xxxx://xxx.xxxxx.xxx/xxxx/xxxxxxxxx/Xxxxxxxx_Xxxxx.xxx, página 1: Tipos de Contrato.

Vea la Sección I.2, en donde se incluyen sitios de Internet que proporcionan información adicional relativa a contratos con precios fijos y contratos con reembolso de gastos.

E. Elección y Preparación del Contrato

El tipo de contrato que el comprador utilizará (precio fijo o reembolso de gastos), dependerá, en gran medida, de la opción de adquisición y el método de adquisición elegidos.

Como se mostró en el Módulo 3, las dos opciones básicas de adquisición disponibles para el comprador son un mecanismo directo y un mecanismo indirecto. El tipo de contrato que el comprador utilizará (precio fijo o reembolso de gastos), dependerá, en gran medida, de la opción de adquisición y el método de adquisición elegidos por el comprador. Considerando la naturaleza comercial

de los productos para la SR, bajo la mayoría de métodos de adquisición tradicionalmente se utiliza un contrato con precio fijo, tal y como se ilustra en la siguiente tabla.

Opciones de Adquisición
Adquisición Directa		Adquisición Indirecta
Método de Adquisición	Tipo de Contrato	Organización de Adquisición	Tipo de Contrato
Licitación internacional competitiva	Precio fijo	Servicio internacional de suministros	Precio fijo
Agencia Privada de Adquisiciones	Precio fijo o reembolso de gastos	Organización privada de suministros	Precio fijo
Única fuente	Precio fijo	Agencia internacional de adquisiciones	Precio fijo o reembolso de gastos
Solicitud de Cotización	Precio fijo
Comparación de Precios	Precio fijo

Las siguientes secciones presentan el tipo de contrato y la preparación del contrato bajo estas opciones y métodos de adquisición.

1. Elección del tipo de Contrato para el Mecanismo Directo de Adquisición

Bajo un mecanismo directo de adquisición, el comprador contrata directamente a un proveedor o a la red formal de ventas del proveedor para comprar los productos para la SR. Los contratos de precio fijo son los que más a menudo se utilizan para la adquisición de productos para la SR. Sin embargo, para circunstancias especiales pueden hacerse variaciones en este tipo de contratos, tales como un contrato por cantidades indefinidas.

a. Contrato con precio fijo

Los productos para la SR son artículos fabricados de manera comercial, y el proveedor es capaz de determinar, con certeza razonable, los costos de producción y los márgenes de ganancia según distintos niveles de cantidades. Esto le permite al fabricante ofrecer precios fijos para productos para la SR con un riesgo mínimo. En el ejemplo de adquisición proporcionado en los módulos anteriores—adquisición de grandes volúmenes de productos para la SR a través de licitación internacional competitiva (ICB por sus siglas en inglés)—se utiliza un contrato con precio fijo.

En este contexto, el tipo de contrato preferido es el contrato con precio fijo, ya que coloca la responsabilidad completa de todos los costos sobre el proveedor y proporciona el mayor incentivo para que el proveedor controle los costos y que cumpla de manera eficaz, maximizando así su beneficio.

Si un comprador sabe que existe potencial para cantidades adicionales en el futuro, aún cuando el presupuesto no esté disponible aún, puede estructurarse una opción en el contrato. Una opción es una cantidad o periodo adicional en un contrato que puede ser ejercitado o ejecutado a discreción del comprador. Una opción en un contrato con precio fijo identifica el producto para la SR, la cantidad, el precio fijo, la fecha de ejecución y la fecha de entrega. La clave para la opción es la fecha de ejecución; la fecha de ejecución identifica la última fecha en la que la opción necesita ser ejecutada para que se haga efectiva. Al seleccionar una fecha de ejecución, el comprador debe tomar en cuenta la fecha en la que los fondos estarán disponibles y el tiempo de espera del proveedor. Si el comprador hace el intento de ejecutar la opción después de la fecha de ejecución, el precio fijo puede estar sujeto a cambios, como también lo estará el tiempo de espera del proveedor.

Una opción es favorable para el comprador, ya que el precio es fijo, lo que le da tiempo para una planificación presupuestaria más exacta y así evitar las fluctuaciones en el precio. Sin embargo, si el precio xx xxxxxxx para el producto ha disminuido o si el proveedor no ha cumplido con sus compromisos contractuales, la opción de ejecución puede no beneficiar al comprador.

b. Contrato de Cantidad Indefinida (convenio marco)

Este tipo de contrato le permite al comprador ordenar una cantidad indefinida de un producto dentro de un período fijo. El período fijo puede ser por un año o por varios años. El contrato usualmente especifica una cantidad mínima y una cantidad máxima que el comprador puede ordenar y establece el precio del producto según los diferentes niveles de

cantidades de la orden. El contrato de cantidad indefinida, al que también se hace referencia como el contrato de marco lógico, ha establecido términos y condiciones que son aplicables a cada orden que el comprador coloque durante el período fijo del contrato. Un contrato de cantidad indefinida se utiliza a menudo cuando el comprador no puede predeterminar, más allá de la cantidad mínima, la cantidad exacta de productos que se requerirán durante el período del contrato.

Recuadro 8.I. Convenios Xxxxx, una alternativa para la provisión de Suministros de SR

Un convenio marco es un acuerdo anticipado para el suministro de bienes o servicios definidos durante un período de tiempo definido2. Puede involucrar a uno o más proveedores. En el mismo se definen todas las especificaciones, términos y condiciones y también los proveedores. Se pueden distinguir tres fases y tres grandes modelos de convenio marco. La primera fase, imprescindible en todo convenio marco, así como en toda adquisición, es la planificación. La segunda fase es la selección general en la cual se definen los participantes y las reglas de juego. La tercera fase es la selección específica de proveedores en la cual se concreta un pedido.

El primer modelo de convenios marco es un acuerdo cerrado. En la fase 1 se realiza toda la competencia y se establecer un proveedor para cada ítem y a un precio fijo. La fase 2 no involucra ninguna competencia. La diferencia con la adquisición tradicional es que los bienes/servicios son comprados mediante órdenes de compra directas durante un período de tiempo. Los compradores simplemente realizan su orden de requerimiento (sobre un listado de productos preacreditado) y cancelan el pago al precio previamente fijado, una vez que la entrega se concreta.

El segundo modelo también es un acuerdo cerrado, pero hay al menos tres proveedores seleccionados para cada ítem a ser adquirido. En la fase 1 se definen las principales especificaciones, términos y condiciones en el CM y también los proveedores y se establece una competencia para ser preseleccionado como un proveedor incluido en el Convenio Marco. Pero en la fase 2 se registra una competencia entre los proveedores precalificados por cada pedido que se concreta. La diferencia con la adquisición tradicional es que la competencia tiene dos etapas.

El tercer modelo de convenio marco es un acuerdo abierto que involucra a múltiples proveedores. La primera fase involucra la definición de todas las principales especificaciones, términos y condiciones, pero no incorpora competencia. Mientras que en la segunda fase se concreta toda la competencia. La mayor diferencia con la adquisición tradicional es la selección se hace entre proveedores que previamente han tomado un compromiso de especificaciones, términos y condiciones.

En América Latina hay dos grandes experiencias en este sentido. Desde 1996 Guatemala se incorporó el denominado “Contrato abierto” que unifica proveedores y precios pero manteniendo adquisiciones descentralizadas. Se aplica en diversos ámbitos del sector público, entre ellos los medicamentos. A su vez, Ecuador inició esta misma modalidad bajo el título de Acuerdo de Precios en el año 20033.

2 Xxxxx malta, J. “Convenios Marco-La experiencia mundial-“. En: Banco Mundial. Más allá de las recetas comunidad de práctica. Disponible en : xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx/xxxx/xxxxxxxx-0. Último acceso el 4 de enero de 2012.

3 Xxxxx, X. “Acceso a medicamentos en Ecuador”. Boletín Fármacos. Volumen 11, número 4, septiembre de 2008. Disponible en : xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx/xxxx/xx/xxxxxxx-xxxxxxxx/xxxxxxxxx/xxx0000/xxxxxxxx- otros-temas-Reportes-Breves/. Último acceso el 4 de enero de 2012.

2. Preparación del Contrato para Métodos de Adquisición Directa

Bajo el mecanismo de adquisición directa, el proceso de la preparación de contratos con precios fijos puede variar dependiendo del método de adquisición que se eligió.

a. Licitación Internacional Competitiva

La preparación del contrato para este método de adquisición se lleva a cabo durante el proceso del desarrollo de los documentos de licitación, cuando se ensamblan las especificaciones del producto, los requerimientos de entrega, las condiciones generales y especiales del contrato y los requerimientos de AC específicos en cuanto a la SR4. Aún cuando, a menudo, este es el proceso de preparación más complejo, los documentos de licitación le proporcionan al oferente toda la información pertinente en cuanto al contrato y los requerimientos para que así, llegado el momento de la adjudicación del contrato, el mismo esté preparado y el oferente ganador solamente tenga que firmar el formato del acuerdo contractual. Este método también le proporciona al comprador el control casi completo en cuanto al establecimiento de los términos y condiciones del contrato.

b. Agencia de Adquisición Privada

El comprador puede contratar a una agencia privada de adquisición para dirigir el proceso de licitación, manteniendo siempre su derecho de emitir el contrato de manera directa. No es una modalidad utilizada en América Latina, pero si en otros continentes. En tal caso, será apropiado tanto un contrato con precio fijo como uno con reembolso de gastos. Un contrato con precio fijo se utiliza en circunstancias en las que la agencia ha cotizado una tarifa fija para el manejo del proceso de licitación. Un contrato con reembolso de gastos se utiliza en circunstancias en las que el costo de los productos es fijo pero los servicios de la agencia varían dependiendo de la cantidad de tiempo que se utilizó en la gestión del proceso de licitación.

c. Otros Métodos de Adquisición Directa

Generalmente, la preparación del contrato para otros métodos de adquisición directa, tal como la Solicitud de Cotización, única fuente y comparación de precios, no es tan complejo como el desarrollo de documentos de licitación requeridos para la ICB. En muchos casos, el comprador contará con formularios contractuales o documentos preexistentes estándar como órdenes de compra, los cuales pueden ser usados para estos otros métodos de

4 Vea el Módulo 6, donde aparece información adicional en cuanto a la preparación de los documentos de licitación.

adquisición directa5. Aún cuando los formularios contractuales ya existentes pueden proporcionar un lenguaje sólido estándar y pueden servir como la base para el contrato a ser adjudicado, para el comprador es importante revisar los formatos estándar y modificar o añadir requerimientos y condiciones que reflejen la naturaleza única de la adquisición e incorporen los requerimientos de AC apropiados para el producto de SR que se está adquiriendo.

Al preparar el contrato con precio fijo para usarlo en los otros métodos de adquisición directa, el comprador debe asegurarse de que los requerimientos clave y las estipulaciones del contrato de las siguientes categorías estén incluidos en el contrato cuando se necesiten:

• Requerimientos del producto.

• Título y riesgo de la pérdida.

• Requerimientos de la entrega.

• Requerimientos de la certificación.

• Derechos de inspección y pruebas.

• Términos de la factura y del pago.

• Condiciones especiales de AC apropiadas al producto.

• Requerimientos del financiador (en caso sea necesario).

• Cláusulas de la garantía por defecto de fábrica.

• Cláusulas de Revocación.

• Cláusulas resolutorias y de conciliación y arbitraje.

• Criterios de monitoreo de desempeño del proveedor.

Vea el Recuadro 8-1 en la Sección I.1, en donde aparece una lista de verificación más completa de las Condiciones Generales y Especiales del Contrato que con más frecuencia se incluyen en los contratos con precio fijo.

Bajo el mecanismo de adquisición directa, el comprador inicia el proceso de contratación emitiendo una Convocatoria de Ofertas o solicitando cotizaciones. Esto ubica al comprador en una posición más sólida para establecer los requerimientos, términos, condiciones y el producto del contrato. Para algunos requerimientos, tales como los criterios de monitoreo

5 En el caso de la utilización de recursos de financiamiento internacional, se utilizan los contratos estándar del financiador, como los del Banco Mundial.

de desempeño del proveedor, es recomendable que el comprador comparta con el proveedor información acerca de los indicadores clave de desempeño. Un contexto abierto ayuda a fortalecer el compromiso del proveedor en cuanto al sistema de monitoreo de desempeño.

En ciertas circunstancias, por ejemplo compras de menor escala, el proveedor puede responder a la solicitud de precios del comprador proporcionando información en cuanto al precio y la entrega de los productos y una copia de su contrato estándar, con el requerimiento de que el contrato del proveedor debe utilizarse para la transacción. El comprador tiene cierto margen para negociar este asunto con el proveedor (porque cada Estado tiene su propia normativa respecto a las compras públicas). Si el proveedor insiste en usar su propio formulario contractual, el comprador debe revisar cuidadosamente el contrato y asegurarse de que los requerimientos clave y la información de las categorías arriba identificadas estén incluidos en el contrato para así proteger sus intereses.

3. Elección del tipo de Contrato para el Mecanismo Indirecto de Adquisición

Bajo un mecanismo indirecto de adquisición, la compra se hace través de una organización intermediaria. Por lo cual el contrato clave pasa a ser el que asume el comprador y la organización intermediaria.

Bajo el mecanismo indirecto de adquisición, los tres métodos de adquisición más comunes son los siguientes:

• Adquisición a través de un servicio de suministro internacional como el Fondo de Población de las Naciones Unidas (UNFPA).

• La adquisición a través de una Organización No Gubernamental de suministro como IDA Foundation o una empresa privada como Missionpharma.

• Contratación de una agencia internacional de adquisiciones (ya sea no lucrativa o comercial privada) para realizar el proceso de adquisición.

a. Servicio Internacional de Suministro

El tipo de contrato con precio fijo es utilizado más a menudo por los servicios internacionales de suministro. A diferencia de los métodos de adquisición directa, como ICB, para los cuales el comprador tiene la capacidad de ejercer control sobre los términos y condiciones del contrato, cuando se contrata con un servicio internacional de suministro, el comprador cumple con el requerimiento de aceptar el contrato del servicio de suministro.

En el caso de UNFPA, el comprador firma el Memorándum de Entendimiento de UNFPA, que contiene los términos y condiciones para la adquisición reembolsable. Para los contratos de UNFPA, el precio fijo está basado en el costo de los productos para la SR más una cuota fija del 5 por ciento del precio del costo, seguro y flete (CIF/CIP) por los productos. Vea la Sección 1.2.c, en donde encontrará información acerca del Memorándum de Entendimiento de UNFPA y los procedimientos para pedidos.

b. Organización Privada de Suministro

Las organizaciones privadas de suministros, tales como IDA Foundation y Missionpharma, tradicionalmente requieren que el comprador acepte su contrato con precio fijo para las transacciones. Para cuentas nuevas, se requiere el pago anticipado del precio del contrato. Para cuentas establecidas con historial de pronto pago, al comprador a menudo se le permite pagar un anticipo y el saldo pendiente se cancela una vez que los productos han sido enviados.

c. Agencia Internacional de Adquisiciones

Los tipos de contrato para los servicios de agencias de adquisiciones pueden variar desde el reembolso de gastos por el nivel de esfuerzo proyectado y requerido para el desempeño de la adquisición hasta el contrato con precio fijo, donde la cuota fija se basa en un porcentaje sobre el valor de los productos comprados.

4. Preparación del Contrato para el Mecanismo de Adquisición Indirecta

a. Servicio Internacional de Suministro

Como se indicó anteriormente, hay casos en donde los programas de SR reciben apoyo financiero de organismos internacionales que le solicitan utilizar el contrato del servicio internacional de suministro. En este caso, el ministerio y/o el programa de SR, en tanto compradores, no precisan preocuparse por preparar el contrato con el proveedor. Es la organización que provee el servicio internacional de suministro quien se hace cargo de ello. La clave en este caso es asegurarse de interactuar con un servicio internacional de suministro de prestigio que cuente con procedimientos eficaces de AC ya establecidos. Por ejemplo, UNFPA utiliza un programa de precalificación y pruebas de producto para asegurar la calidad del mismo cuando adquiere anticonceptivos.

b. Organización Privada de Suministro

De manera similar a la contratación con un servicio internacional de suministro, no se requiere de preparación de contrato del lado del comprador, ya que se utiliza el contrato de la organización privada de suministro. Así como con el servicio internacional de suministro, el comprador minimiza su riesgo asegurándose de negociar con una organización privada de suministro de prestigio que implemente procedimientos eficaces de AC en la adquisición de productos. Por ejemplo, IDA Foundation opera su propio laboratorio de control de calidad para poner a prueba, de manera independiente, los productos que adquiere para sus clientes.

c. Agencia Internacional de Adquisiciones

Si el comprador realiza un proceso competitivo para seleccionar una agencia de adquisiciones emitiendo una Solicitud de Propuesta, los requerimientos de desempeño y los términos y condiciones del contrato tendrán que haber sido desarrollados a través del proceso de la preparación de los documentos para la Solicitud de Propuesta.

El documento clave en una Solicitud de Propuesta son los términos de referencia, que describen los servicios que el comprador requiere y definen los requerimientos de desempeño de la agencia de adquisiciones. Una vez seleccionada la agencia de adquisiciones, el comprador y la agencia negociarán los términos finales de referencia, los recursos de personal propuestos, los productos, los términos y las condiciones del contrato. Vea la Sección I.2 para la información de referencia en cuanto a la preparación de los términos de referencia para los contratos de servicio.

En situaciones en las que la agencia de adquisiciones es seleccionada con base en una sola fuente, la agencia de adquisiciones usualmente propondrá el uso de su contrato estándar6. El comprador sigue siendo responsable por la definición de los servicios requeridos, los requerimientos de desempeño y los productos del contrato, además de la propuesta de los criterios de evaluación del desempeño del proveedor, que son acordados después a lo largo de la negociación con la agencia de adquisiciones e incorporados al contrato.

d. Agencia Estatal de Adquisiciones

Como se ha mencionado en el capítulo 3, en América latina se registra una incipiente tendencia a la construcción de agencias estatales con relativa autonomía para desempeñar esta función de intermediación y provisión. Entre ellas se destacan la Central Nacional de

6 Esta situación en la cual hay una sola entidad es poco frecuente en América latina, donde, como se ha mencionado en el capítulo 3, operan en forma simultánea diversos organismos de las Naciones Unidas que ofrecen a los gobiernos servicios de intermediación para adquisición de suministros y en algunos casos el mismo servicio de suministro. Entre ellas se ha mencionado a UNFPA, PNUD, OPS o UNOPS.

Abastecimiento (CENABAST) de Chile, el Programa de Medicamentos Esenciales (PROMESE) y la Central de Abastecimiento y Logística (CAL) de República Dominicana y la Unidad de Compras y Adquisiciones (UCA) del Uruguay. En algunos casos, como la CENABAST de Chile y PROMESE CAL de República Dominicana, la agencia realiza un servicio de abastecimiento, para ello dispone de un listado (catálogo) de productos y calcula sus precios de provisión considerando tanto el costo de adquisición como los costos de intermediación y logística que incorporan a su servicio. Esto les permite proponer a sus compradores contratos a precio fijo. En otros casos, como la UCA de Uruguay, el servicio de adquisición se limita a organizar el proceso de e□procurement para el listado y especificaciones técnicas definidos por el comprador, convoca y asiste en la adjudicación. Las adquisiciones se financian desde el presupuesto del organismo que solicita la adquisición y los costos operativos de la intermediación que provee UCA se financian desde el Ministerio de Economía y Finanzas (MEF).

F. Adjudicación del Contrato

Cuando el diseño de la adquisición, comprendiendo todas las fases previas, ha sido riguroso, la adjudicación no involucra esfuerzos adicionales e incluso minimiza las amenazas al cumplimiento de los objetivos de abastecimiento en SR que puedan representar eventuales protestas.

Las responsabilidades del comprador en cuanto a la adjudicación del contrato varían según el método de adquisición utilizado. La adjudicación de un contrato bajo un proceso licitación internacional (ICB) no es difícil, porque los documentos clave del contrato fueron preparados con anterioridad durante el proceso de preparación de los documentos de licitación. La adjudicación del contrato, en el caso de un servicio internacional de suministro, también es relativamente sencilla. La adjudicación para los mecanismos de

adquisición directa e indirecta se aborda a continuación.

1. Adjudicación del Contrato para el Mecanismo de Adquisición Directa—Licitación Internacional Competitiva

a. Resolución de Desviaciones Menores

Después de que el proceso de selección del proveedor ha sido completado y aprobado por las autoridades pertinentes, el comprador debe notificar al oferente ganador acerca de su plan para la adjudicación del contrato. Sin embargo, si la respuesta del oferente seleccionado contiene desviaciones menores en cuanto a los requerimientos de licitación, es necesario resolver estas desviaciones antes de que se haga pública la notificación de la adjudicación del contrato. En esta situación, se recomienda que el comprador realice lo siguiente:

• Haga una carta preliminar indicando que la oferta está aceptada condicionalmente dependiendo de la resolución de los asuntos pendientes.

• Enumere los asuntos pendientes e identifique los siguientes pasos para su resolución.

• Invite a iniciar las negociaciones y solicite acuse de recibo de dicha invitación.

• Inicie las negociaciones con el proveedor para resolver las desviaciones y documente el Acuerdo de Resolución.

• Obtenga las aprobaciones necesarias del Acuerdo de Resolución según sea necesario.

• Incluya el Acuerdo de Resolución en el Acuerdo Contractual.

b. Revisión del Contrato

Antes de informar al proveedor acerca de la notificación oficial de la adjudicación, el comprador debe realizar una revisión final de los documentos del contrato para asegurarse de incluir todos los requerimientos, términos y condiciones necesarias, además de otra información clave. La revisión de los contratos que fueron el resultado de un proceso de ICB será sencilla, considerando que casi toda la información requerida habrá sido reunida en el proceso de preparación de los documentos de licitación, tal y como se aborda en el Módulo 6. Para otros procesos de solicitud en los que la preparación de documentos es menos extensa, como la Solicitud de Cotización, el comprador debe dar tiempo suficiente para realizar una revisión exhaustiva de los documentos propuestos para el contrato.

Al revisar los documentos del contrato, el comprador debe hacer uso de todo el recurso técnico que considere necesario, como el apoyo legal, para lograr efectuar un análisis completo.

c. Documentos de Notificación

Después de haber resuelto cualquier desviación menor y de haber completado, revisado y aprobado el análisis final de los documentos del contrato, el comprador prepara la emisión de los documentos de notificación apropiados para el proveedor. En las licitaciones internacionales la notificación a menudo consiste en tres documentos, como se indican a continuación:

1. Un documento de notificación de la adjudicación

Este documento informa al oferente ganador que le será adjudicado un contrato. El documento incluye una breve descripción de los productos, el precio, y los INCOTERMS aplicables. También identifica los otros documentos que serán incluidos en el contrato. Vea el Recuadro 8.III, en donde se incluye un modelo del documento de notificación de la adjudicación.

2. Dos copias del formato de acuerdo contractual

El formato del acuerdo contractual incorpora secciones relevantes de los documentos de licitación dentro del contrato vinculante, las cuales incluyen:

• Acuerdo Contractual.

• Condiciones Generales y Especiales del Contrato.

• Especificaciones Técnicas.

• Programación de los Requerimientos.

• Oferta del proveedor y programación original de precios.

• Documento de notificación de la adjudicación del comprador.

• Cualquier otro documento especificado por el comprador.

Vea el Recuadro 8.IV, en donde aparece un modelo del formato del acuerdo contractual. (Para información adicional del formato del acuerdo contractual, vea el Módulo 6.)

3. Formulario de rendimiento de seguridad (en caso necesario)

Este es el mismo formulario que se proporcionó en los documentos originales de licitación.

d. Publicación de los Documentos de Notificación de Adjudicación

Los documentos de notificación de adjudicación tradicionalmente son enviados al oferente ganador por correo certificado, por mensajería o personalmente. El comprador también debe asegurarse de que se envíen copias de los documentos de notificación a las partes que indiquen los requerimientos de procedimiento o cualquier financiador.

e. Responsabilidades del Oferente Ganador

Firmar el contrato

Después de recibir los documentos de notificación, el proveedor revisa todos los documentos y firma el formulario de acuerdo contractual. El formulario contractual vincula al proveedor con las Condiciones Generales y Especiales del Contrato y con las especificaciones contenidas en los documentos de licitación originales.

Obtener garantía de desempeño (si es necesario)

El formulario de la garantía de desempeño es un documento legal en el que el garante acuerda pagar al comprador la cantidad especificada en la garantía de desempeño si el proveedor incumple el contrato. Si se requiere una garantía de desempeño, el proveedor hace los arreglos para llenar el formulario y que sea firmado por su garante (un banco o compañía de seguros). Vea el Recuadro 8.V, donde aparece una muestra del formulario de garantía del desempeño.

El oferente ganador debe presentar el acuerdo contractual firmado y la garantía de desempeño completa al comprador en la fecha límite estipulada en los documentos de licitación. Si el oferente ganador incumple en cuanto a la fecha límite, cualquier garantía de seguridad que presente se perderá y el comprador procederá a adjudicar el contrato al siguiente oferente cuyo costo evaluado sea el siguiente menor.

f. Responsabilidades del Comprador después de recibir los Documentos que le informan su posición como Oferente Ganador

Confirmar la garantía de desempeño (en caso necesario)

Después de recibir la garantía de desempeño requerida, el comprador contacta a la institución emisora para confirmar la validez de la garantía de desempeño. La garantía de desempeño debe confirmarse antes de que el comprador pueda firmar el formulario contractual. Vea el Recuadro 0.XX, en donde aparece un formulario de muestra para obtener la confirmación de una garantía de desempeño.

Firmar el formulario contractual

La persona contratante autorizada para el comprador firma el formato del acuerdo contractual recibido por parte del oferente ganador. El comprador distribuye copias del documento a las partes requeridas.

Notificar a los oferentes que no ganaron

El comprador notifica a los oferentes que no ganaron, indicándoles que el contrato ha sido adjudicado a otro candidato. En los casos en los que se requieren garantías de licitación, las mismas se devuelven a los oferentes que no ganaron.

2. Posibles Retrasos en la Adjudicación del Contrato para el Mecanismo de Adquisición Directa

a. Protestas de Oferentes

Los oferentes que no ganaron pueden elegir protestar la adjudicación de un contrato, lo cual puede causar retrasos en la emisión del contrato y retrasos posteriores en lo que concierne a la entrega del producto. Las protestas pueden estar fundamentadas en la percepción del oferente respecto a que el proceso de selección fue llevado a cabo de manera injusta y no según los criterios y el proceso descrito en los documentos de licitación. Algunos oferentes pueden tener una justificación mínima para protestar una adjudicación, pero deciden hacerlo sobre la base de que, si el proceso de licitación es cancelado, entonces ellos tendrán otra oportunidad de competir para ganar el negocio.

La mejor defensa del comprador en contra de una protesta de licitación es asegurarse de que el proceso de selección del proveedor se realice:

• Con base en criterios de evaluación objetivos, por escrito, estipulados en los documentos de licitación.

• Según la selección de procedimientos estipulada en la normativa nacional sobre adquisiciones.

• Implementado en plena conformidad con los criterios de evaluación estipulados en los documentos de licitación.

• Documentando todas las decisiones tomadas por el comité.

La función principal del personal de adquisiciones en una protesta de licitación es proporcionar la documentación al comité responsable de la revisión de protestas de licitaciones.

b. Registro del Producto

Antes de que un contrato pueda ser adjudicado, el comprador deberá confirmar que el producto ha sido registrado por la autoridad regulatoria nacional para su distribución y uso dentro del país. La documentación del estado de registro del producto es requerida en los documentos de licitación. Si el comprador selecciona a un proveedor cuyo producto no ha sido registrado, deberá hacerse en el tiempo requerido y proyectado para registrar el producto, el cual a menudo puede ser sustancial, a menos de que exista un mecanismo acelerado de registro establecido. Los retrasos no previstos pueden retrasar las entregas programadas, lo cual puede impactar negativamente la implementación del programa.

3. Adjudicación del Contrato para el Mecanismo de Adquisición Indirecta—Servicio Internacional de Suministro

La adjudicación del contrato para el mecanismo de adquisición indirecta es manejada por el servicio internacional de suministro, haciendo de éste un proceso sencillo para el comprador. El servicio internacional de suministro proporciona el contrato para que el comprador lo firme. Después de recibir el contrato, el comprador debe revisar los términos y condiciones antes de firmarlo y devolverlo.

G. Modificaciones al Contrato

Es frecuente que luego de firmado por ambas partes, el contrato requiere cambios en aspectos como la programación de las fechas y cantidades a ser entregadas.

Después de firmar el contrato original, puede ser necesario modificarlo para abordar asuntos que no fueron previstos durante la elaboración del contrato preliminar, o bien, incorporar cambios en las circunstancias que han acontecido desde que el contrato fue firmado. En cualquiera de estos casos, se deberá procesar una modificación al contrato para documentar el cambio. Para que una

modificación al contrato sea efectiva, debe ir firmada por ambas partes. Independientemente de la manera en que afecte el valor del contrato original, siempre deberá darse una modificación de contrato para documentar el cambio. Las modificaciones comunes de los contratos son cambios en la programación de entrega, las cantidades y los productos.

El cambio del contrato debe ser iniciado por el comprador o el proveedor. Ambas partes deben estar de acuerdo con el cambio; por lo tanto, es importante que exista una comunicación clara y un acuerdo documentado entre las partes antes de emitir una modificación. También debe existir comunicación interna con las unidades que se verán afectadas por el cambio en cuestión. Por ejemplo, si se aumenta el valor del contrato, el comprador necesita, en primer lugar, asegurarse de que cuenta con presupuesto disponible para cubrir el ajuste antes de modificar el contrato. Si la programación de entrega se ve afectada, el comprador debe notificar a la bodega sobre el cambio en la programación. La documentación pertinente del cambio en la forma de una modificación del contrato, mantiene la capacidad del comprador para hacer que se cumpla el contrato con el proveedor.

H. Pago del Contrato

En las adquisiciones directas, además de una carta de garantía (L/C) suele ser requerido un primer pago o anticipo previo a la primera entrega. En las adquisiciones indirectas el intermediario solicita el pago integral de la operación por anticipado.

Existen varias opciones de pago que pueden utilizarse para el pago del contrato. En la mayoría de métodos de adquisición, el proveedor se encuentra en una posición más sólida en cuanto a dictar los términos de pago del contrato, aún cuando el comprador se encuentre libre para negociar los mismos. Independientemente de la opción de pago utilizada, para el comprador es importante completar las responsabilidades del arreglo de pago de manera oportuna, considerando que muchos proveedores

internacionales y servicios internacionales de suministro no aceptarán el riesgo de empezar una producción o una adquisición para una orden grande hasta que han recibido una carta de crédito (L/C), un pago inicial o un anticipo en efectivo. Los retrasos en el procesamiento de los arreglos de pago probablemente causarán un retraso en el envío.

Los arreglos más complejos para el pago de un contrato se encuentran usualmente en una licitación internacional, la cual se aborda a continuación.

1. Pago del Contrato para el Mecanismo de Adquisición Directa—Licitación Internacional Competitiva

Después de que se recibe una copia firmada del formulario del acuerdo contractual por parte del proveedor y la confirmación de la garantía (en los casos en que esta es requerida), el comprador deberá hacer los arreglos para pagarle al proveedor. En adquisiciones internacionales competitivas de grandes volúmenes, generalmente se usa una L/C o un pago inicial.

x. Xxxxx de Crédito

La L/C es un arreglo legal vinculante entre bancos para el establecimiento de pagos en transacciones comerciales. De manera específica, es una garantía escrita que un banco le da al proveedor conforme a las instrucciones (y depósito en efectivo) del comprador para pagar hasta una suma específica dentro de un límite de tiempo prescrito cuando y si el proveedor presenta los documentos especificados que proporcionan evidencia del desempeño de su contrato.

Uno de los beneficios clave de una L/C para el comprador es que la misma puede proporcionarle al comprador la capacidad de controlar y hacer cumplir las condiciones del contrato. Por ejemplo:

• Los requerimientos de calidad pueden hacerse cumplir requiriéndole al proveedor presentar documentos al banco pagador que ofrezcan evidencia del análisis y pruebas exitosas del producto.

• Los requerimientos de fechas de envío, documentación, notificación y rotulación pueden hacerse cumplir solicitando la evidencia de su conformidad.

• Si el beneficiario de la L/C (el proveedor) no cumple con los requerimientos para la L/C, el banco no liberará el pago.

Una L/C también es beneficiosa desde la perspectiva del proveedor. Si el proveedor cumple con todos los requerimientos contractuales y presenta los documentos pertinentes al banco, entonces el banco libera el pago a favor del proveedor. Esto reduce el riesgo que corre el proveedor respecto a obtener un pago tardío o la falta de pago luego de su desempeño conforme a los términos del contrato. Este beneficio del proveedor significa que si se ofrece una L/C como método de pago, es probable que una mayor cantidad de posibles proveedores estén interesados en hacer negocios, incrementando así la competencia y logrando bajar los precios de manera potencial.

b. Responsabilidades del Comprador en la Emisión de una Carta de Crédito

El proceso descrito a continuación es una práctica común; sin embargo, pueden existir variaciones según el país.

1. Preparar una hoja de instrucciones para la solicitud de una L/C

Si se requiere una L/C, el comprador inicia el proceso de la apertura de la misma desarrollando una hoja de instrucciones. La hoja de instrucciones obtiene información del contrato, brindando instrucciones claras acerca de los documentos requeridos para el pago, las programaciones de envíos, cantidades del contrato, programaciones de pago, etc. La hoja de instrucciones ayuda a asegurar que la L/C se abre correctamente, sin retraso y que todos los medios de control están estipulados. Vea el Recuadro 8.VII, en donde aparece una muestra de la hoja de instrucciones para la solicitud de una L/C.

2. Preparar una solicitud preliminar para una L/C

El comprador obtiene un formulario de solicitud de L/C del banco designado y llena una solicitud preliminar.

3. Presentar la solicitud a la unidad de finanzas para la apertura de una L/C

El comprador presenta la hoja de instrucciones para la L/C y la solicitud preliminar para la L/C a la unidad de finanzas responsable de coordinar las actividades de la L/C y solicita que se abra la L/C con el banco comercial designado.

4. Seguimiento a través de la unidad de finanzas en cuanto al estado de la apertura de la L/C

El comprador deberá trabajar de cerca con el oficial de finanzas responsable de la emisión de la solicitud para la L/C frente al banco para así proporcionar cualquier información o ayuda adicional que pueda ser necesaria para que el banco emita la L/C. Como se mencionó antes, los retrasos en la emisión de una L/C pueden causar los retrasos correspondientes en el envío de los productos para la SR.

5. Verificar la L/C

El comprador debe obtener verificación de que la L/C ha sido emitida. Se debe solicitar y revisar una copia de la L/C emitida para confirmar que los términos y condiciones de la L/C correspondan a las instrucciones y la información proporcionada en la hoja de instrucciones y la solicitud preliminar.

c. Modificaciones a la Carta de Crédito

Si se encuentran errores en la L/C, se requiere solicitar una modificación. El comprador deberá notificar al banco emisor y solicitar la modificación. Es típico que solamente se den unos cuantos días después de la emisión de una L/C para hacer correcciones sin incurrir en costos de modificación, por lo cual, la revisión de la L/C por el comprador y la solicitud de cualquier modificación necesaria deben ser procesadas de manera oportuna.

Si el proveedor solicita un cambio en la L/C, usualmente se requieren nuevas negociaciones. Si el comprador está de acuerdo con la solicitud del proveedor o si se negocia un arreglo, el comprador le solicita al banco emisor la modificación de la L/C para reflejar el cambio correspondiente.

Para obtener más información acerca de las L/C, vea los Temas Complementarios, Sección C: Cartas de Crédito.

d. Pago Inicial (anticipo)

Si el contrato requiere un pago inicial, el comprador debe emitir una solicitud a la unidad financiera correspondiente para asignar fondos y procesar el pago inicial. El comprador

proporciona a la unidad financiera la información que se necesita para completar la transacción, la cual incluye lo siguiente:

• Nombre y dirección del proveedor.

• Banco del proveedor, número de cuenta y dirección del banco.

• El número del contrato de adquisición y otra información de seguimiento de la transacción.

Para más información en cuanto al pago inicial y otras opciones de pago disponibles para el comprador, vea los Temas Complementarios, Sección D: Términos de Pago y Métodos de Transferencias de Remesas.

2. Pago del Contrato para el Mecanismo de Adquisición Indirecta—Servicio Internacional de Suministro

Para minimizar el riesgo, los servicios internacionales de suministro frecuentemente requerirán el pago completo anticipado del contrato antes de proceder con la orden de los productos para la SR para el comprador. Por ejemplo, UNFPA requiere el depósito de la cantidad completa del contrato (incluyendo el 5 por ciento de la cuota administrativa) en una cuenta designada de UNFPA antes de iniciar el proceso de la orden. Aún cuando existen algunas situaciones en las cuales un servicio de suministro puede permitir que un comprador, con una relación establecida y un récord de pago confiable, emita un pago anticipado menor al de la cantidad completa del contrato, el comprador siempre debe estar preparado para pagar la cantidad completa del contrato o un pago inicial anticipado de un porcentaje significativo.

Una vez que el contrato ha sido firmado por las dos partes y los arreglos de pago han quedado establecidos, el comprador es responsable de monitorear el desempeño del proveedor o de la organización intermediaria en cuanto a sus obligaciones relativas al contrato. Esta actividad se aborda en el Módulo 9.

I. Material de Referencia

1. Documentos

Recuadro 8.1I. Condiciones Generales y Especiales del Contrato

Condiciones Generales del Contrato

Definiciones

Solicitud

Documentos del Contrato

Prácticas corruptas, fraudulentas, incompatibles o coercitivas

País de origen

Especificaciones y Estándares

Interpretación

Documentos que conforman el Contrato y su prioridad

Uso de los documentos e información para el Contrato

Análisis y Auditoría

Elegibilidad

Gratificaciones y Cuotas de la agencia

Consorcio

Información confidencial

Certificación de Productos conforme a las leyes del país del comprador

Patente y Derechos de Propiedad Intelectual

Derechos de Autor

Responsabilidades del Proveedor

Responsabilidades del Comprador

Volumen de Entrega

Garantía de Desempeño

Inspecciones y Pruebas

Empaque y Documentos

Entrega y Documentos

Aceptación

Seguro

Transporte

Servicios inherentes

Garantía por defecto de fábrica

Términos de Pago

Precios

Cambio de Órdenes y Modificaciones del Contrato

Asignación

Subcontratos

Retrasos en el Desempeño del Proveedor

Prórrogas

Indemnización en caso de incumplimiento

Fuerza mayor

Rescisión por Insolvencia

Revocación

Resolución de Disputas

Limitación de Responsabilidad

Idioma Rector

Leyes aplicables

Notificaciones y Comunicaciones

Impuestos y Aranceles

Cambios en Leyes y Regulaciones

Cláusulas que requieren aportaciones del usuario

Condiciones Especiales del Contrato

Naturaleza de los Productos a ser suministrados

País del Comprador

Nombre del comprador, dirección, etc.

Ubicación del Proyecto/Destino Final

Usuario final

Aplicabilidad

Edición aplicable de INCOTERMS

Nombre del Proveedor, dirección, etc.

Documentos que también son parte del Contrato

Registro de los productos y otra certificación

Países no elegibles para Proveedores y Subcontratistas

Países no elegibles para Productos y Servicios relacionados

Estándares

Asignación

Idioma

Información de contacto del Comprador y el Proveedor para notificaciones

Leyes e Idioma Rector

Derechos de Patente

Requerimientos para la Lista de Empaque

Empaque, Rotulación, Documentación

Detalles de Xxxxx y otros documentos a ser proporcionados por el Proveedor

Precios sujetos o no sujetos a ajuste

Servicios Inherentes

Cambio de Órdenes y Modificaciones del Contrato

Método y Condiciones del Pago

Penalización por pago tardío del Comprador

Requerimientos de Cobertura del Seguro

Transporte de Productos

Garantía de Desempeño

Inspecciones y Pruebas

Período de Garantía por defecto de fábrica

Período de Reparación/Reemplazo

Retrasos en el Desempeño del Proveedor

Porcentaje de Indemnización y Cantidad Máxima en caso de incumplimiento

Revocación

Fuerza mayor

Lugar/Reglamentos de Arbitraje

Limitación de Responsabilidad

Impuestos y Aranceles

Recuadro 8.III. Muestra del Formato para Notificación de la Adjudicación

Muestra del Formato para Notificar la Adjudicación al Oferente Ganador Memorándum No.: ___________________ Fecha: ____________________ Gobierno de la República del Pueblo de Dharma [nombre ficticio] Dirección General de Planificación Familiar [dirección] Para: Fabricante/Proveedor [nombre y dirección del oferente] Asunto: Notificación de Adjudicación del Paquete de Licitación No para Suministro [breve descripción de los productos] Estimados Señores: Nos complace adjudicarle el contrato para el Paquete de Licitación No para los productos y el precio como se menciona a continuación:
Paquete de Licitación No. y breve descripción de los Productos	Precio total del contrato con la moneda	Base del Contrato
		[Haga la anotación si es un contrato CIF, CFR o EXW o de cualquier otra forma]
CIF: Costo, seguro y flete. CFR: Costo y flete. EXW: Xxxxxx fábrica. Por favor tome nota que el contrato incluirá, entre otros, los siguientes documentos: i) Formulario del acuerdo contractual. ii) Formulario de licitación y programación de precios presentada por el oferente. iii) Programación de los Requerimientos (ofrecidos por el oferente y aceptados por el comprador. iv) Especificaciones técnicas (ofrecidas por el oferente y aceptadas por el comprador). v) Condiciones Generales del Contrato. vi) Condiciones Especiales del Contrato (debidamente completado). vii) Garantía de desempeño presentada por el oferente. Se adjuntan dos copias del formulario contractual para que las firme y nos las envíe. Por favor, envíe también una garantía de desempeño por una cantidad no menor al [porcentaje] del precio del contrato, dentro de los siguientes [número de días] después de la recepción de esta notificación de adjudicación. Firma: ________________________________ Título:

Recuadro 8.IV.Muestra del Formulario del Acuerdo Contractual

Muestra del Acuerdo Contractual

ESTE ACUERDO CONTRACTUAL es realizado

este [indique: día] del mes de [indique: mes] de [indique: año].

ENTRE

1. [indique: Nombre del Comprador], un [indique: descripción del tipo de entidad legal (por ejemplo, una agencia del Ministerio de )] del Gobierno de [indique: país

del Comprador], o corporación incorporada bajo las leyes de [indique: país del Comprador], y teniendo su sede de negocios en [indique: dirección del Comprador] (a quien se le denominará el “Comprador”), y

2. [indique: nombre del Proveedor], una corporación bajo las leyes de [indique: país del Proveedor] con sede de negocios en [indique: dirección del Proveedor] (a quien se le denominará el “Proveedor”).

CONSIDERANDO que el Comprador convocó a ofertas para ciertos productos y servicios auxiliares, es decir [indique: breve descripción de los productos y servicios], y ha aceptado una oferta por el Proveedor para el suministro de los productos y servicios mencionados por la cantidad de [indique: precio del contrato en palabras y en números] (al cual se le denominará el “Precio del Contrato”).

AHORA, ESTE ACUERDO TESTIFICA LO SIGUIENTE:

1. En este Acuerdo, las palabras y expresiones tendrán el mismo significado que el que se les asigne en las respectivas Condiciones del Contrato a las que se refieran.

2. Los siguientes documentos se consideran parte del presente Contrato entre el Comprador y el Proveedor, y cada uno de ellos debe ser leído e interpretado en forma conjunta con él:

a. Este Acuerdo Contractual.

b. Las Condiciones Generales del Contrato.

c. Las Condiciones Especiales del Contrato.

d. Especificaciones Técnicas (incluyendo los Requerimientos Funcionales).

e. Programación de Requerimientos.

f. La oferta del Proveedor y la programación original de precios.

g. La notificación de adjudicación emitida por el Comprador.

h. [añadir aquí: cualquier otro documento].

3. Como contrapartida de los pagos que el Comprador hará al Proveedor en la forma mencionada en este Contrato, el Proveedor por este medio está obligado a

proveer los Bienes y Servicios al Comprador y a remediar los defectos de éstos, de conformidad y en todo respecto con las estipulaciones del Contrato.

4. El Comprador por este medio está obligado a pagar al Proveedor como contrapartida del suministro de los Bienes y Servicios y la subsanación de sus defectos, el Precio del Contrato o las sumas que resulten pagaderas de conformidad con lo dispuesto en el Contrato en los plazos y de la manera prescrita en el mismo.

Por y en nombre del Comprador:

Firmado: en calidad de [indique: cargo u otro nombramiento apropiado]

en presencia de

Por y en nombre del Proveedor:

Firmado: en calidad de [indique: cargo u otro nombramiento apropiado]

en presencia de

ACUERDO CONTRACTUAL

con fecha del [indique: día] del mes de [indique: mes], de [indique: año]

ENTRE

[indique: nombre del Comprador], el “Comprador” y

[indique: nombre del Proveedor], el “Proveedor”

Recuadro 8.V. Muestra de la Garantía Bancaria de Cumplimiento

Muestra de la Garantía Bancaria de Cumplimiento

(incondicional) Fecha: [indique: fecha]

Préstamo/Crédito No.: [indique: el número xx xxxxxxxx o

crédito correspondiente a la Convocatoria de Ofertas]

Convocatoria de Ofertas: [indique: nombre o número de la

Convocatoria de Ofertas]

Contrato: [indique: nombre o número del Contrato]

Para: [indique: nombre y dirección del Comprador]

Estimado Señor o Señora:

Con relación al Acuerdo Contractual (el “Contrato”) firmado el [indique: fecha] entre ustedes y [indique: nombre del Proveedor] (el “Proveedor”) en relación con el suministro y entrega de [indique: una breve descripción de los productos]. Por este medio, nosotros, los suscritos, [indique: nombre del banco], un banco (o una compañía) constituida conforme a las leyes de [indique: país del banco] con sus oficinas centrales en [indique: dirección del banco] (a quien se le denominará el “Banco”), garantizamos irrevocablemente, en forma mancomunada y solidaria con el Proveedor, el pago de la suma que les adeude el Proveedor en virtud del Contrato, hasta un monto de [indique: monto en cifras y palabras]. Esta garantía se reducirá o vencerá según lo dispuesto en la Subcláusula 8.4 de las Condiciones Generales del Contrato.

Nos obligamos a efectuar el pago en virtud de esta Carta de Garantía contra el recibo de su primera solicitud por escrito firmada por un funcionario debidamente autorizado de su empresa, en la cual declare que el Proveedor no ha cumplido con las obligaciones contraídas bajo el Contrato, y sin oponer reparos u objeciones de ninguna clase, de cualquier cantidad o cantidades que no exceda los límites indicados, sin necesidad de que ustedes tengan que probar o aducir causa o razón alguna de su solicitud y sin que el Proveedor tenga derecho a refutar o poner en duda dicho requerimiento. Nuestra obligación en virtud de esta Carta de Garantía, será pagar a ustedes la que sea menor de las cantidades solicitadas o la cantidad garantizada por la presente, respecto de cualquier requerimiento debidamente presentado antes del vencimiento de esta Carta de Garantía, sin derecho a indagar si este pago se reclama legítimamente o no.

Esta Carta de Garantía será válida desde la fecha de su emisión hasta la fecha del vencimiento de la Garantía, según lo disponga el Contrato. Salvo por los documentos aquí especificados, no se requerirá ningún otro documento u otro trámite, sea cual fuere la ley o la reglamentación aplicable. Nuestra responsabilidad, en virtud de esta Carta de Garantía, quedará anulada inmediatamente después de su vencimiento, sea devuelta o no, y no se podrá efectuar ningún requerimiento en virtud de ella después de su vencimiento o después de que el total de las cantidades pagadas por nosotros a ustedes haya

alcanzado el monto garantizado por la presente, si esto ocurre primero. Todas las notificaciones que se cursen en virtud de la presente deberán enviarse por correo aéreo certificado al destinatario a la dirección aquí especificada, o en la forma indicada y acordada por las partes.

Por este medio acordamos que, de común acuerdo entre ustedes y el Proveedor, cualquier parte del Contrato se podrá enmendar, renovar, ampliar, modificar, negociar, dejar sin efecto o revocar. De la misma manera, esta garantía podrá ser intercambiada o transferida sin que esto menoscabe o afecte nuestras obligaciones por este medio contraídas, sin que se nos notifique al respecto y sin necesidad de un endoso, consentimiento o garantía adicional de nuestra parte a condición, no obstante, de que la suma garantizada no se incremente ni se reduzca.

Ninguna acción, hecho o condición que en virtud de la ley aplicable pudiera liberarnos de la responsabilidad derivada de esta Carta de Garantía tendrá efecto y, por este medio, renunciamos a cualquier derecho que pudiéramos tener a aplicar dicha ley, de manera que en todo sentido, nuestra responsabilidad contraída por medio de la presente, será irrevocable y, salvo lo indicado en este documento, será incondicional en todo respecto.

Por y en nombre del Banco:

Firmado: Fecha:

en calidad de: [indique: cargo u otro nombramiento apropiado]

Sello del Banco

Recuadro 0.XX. Muestra del Formato para Confirmación de Garantía de la Oferta

Muestra del Formato para Confirmación de la Garantía de la Oferta Memorándum No.: Fecha: Gobierno de la República del Pueblo de Dharma [nombre ficticio] Dirección de Planificación Familiar (dirección) Gerente, Banco Emisor [nombre y dirección de la agencia bancaria como se evidencia en la garantía de la oferta] Asunto: Garantía Bancaria/Orden de Pago/Cheque de Caja [número y fecha] Se le solicita amablemente que confirme la emisión de la anteriormente mencionada Garantía Bancaria/Orden de Pago/Cheque de Caja [número y fecha], que nos fue presentada por [nombre y dirección del oferente] contra el Paquete de Licitación No. . La información pertinente relativa al instrumento se ofrece a continuación.
Tipo de Garantía	Emitida a favor de	Cantidad y Moneda	Validez
[Garantía bancaria, orden de pago o cualquier otro]	[Nombre del oferente]		[Plazo]
Agradecemos su pronta respuesta. Firma: Cargo:

Recuadro 8.VII.Muestra de las Instrucciones para una Solicitud de Carta de Crédito

Instrucciones para la Solicitud de una Carta de Crédito (L/C)

Fecha:

Atención a: [unidad de finanzas o departamento que

maneja las solicitudes de L/C]

Referencia: [número de contrato u orden de compra]

Por favor gire instrucciones a nuestro banco para abrir una carta de crédito irrevocable, confirmada y documental, según la siguiente información:

1. Beneficiario:

[nombre y dirección del vendedor]

2. Banco notificador:

[nombre y dirección del banco]

3. Cantidad de la L/C:

4. Términos de Envío:

5. Envío vía:

6. Fecha de envío:

7. Fecha de vencimiento de la L/C:

8. Envío desde:

9. Envío hacia:

[puerto o aeropuerto, ciudad y país del destino final]

10. Descripción de la Mercadería:

11. Valor de la Mercadería:

[incluya cualquier pago inicial que no esté contenido en la cantidad de la L/C]

12. Envíos parciales:	no permitidos	permitidos
13. Transbordos:	no permitidos	permitidos

14. Documentos Requeridos:

[Este requerimiento varía en cada país. Por favor revise los requerimientos de importación de su país como también los requerimientos de su propia agencia.] Los documentos de envío típicos para envíos en carga aérea se incluyen a continuación:

Factura comercial [se requiere la cantidad de cada una]

originales copias

Lista de empaque [se requiere la cantidad de cada una]

originales copias

La guía aérea original consignada a favor de [y se requiere la cantidad de cada una]:

_________________________________________________________________________

originales copias

Certificado de Seguro por el 110% del valor CIP [indique el número requerido de cada una]

[Asegure por el total del costo de los productos, transporte y seguro, más un mínimo del 10%. El costo total de los productos incluye el pago inicial al proveedor, el cual no está incluido en la cantidad de la L/C.]

originales copias

Seguro pagadero a:

Certificado de Conformidad con las especificaciones del contrato emitidas por:

[agente de inspección, tercera parte]

Certificación del beneficiario firmada indicando que los siguientes documentos fueron enviados junto con el envío [enumere la documentación requerida]:

Certificación del beneficiario firmada indicando que todas las cajas del envío han sido rotuladas con las siguientes marcas de envío:

15. Condiciones Especiales de la L/C:

16. Método de transmisión de la L/C: Correo aéreo Cable con texto completo Electrónica

2. Sitios en Internet

a. Tipos de Contrato

Para definiciones de contratos específicos que se incluyan en las dos categorías amplias de precio fijo y reembolso de gastos, vea xxxx://xxx.xxx.xxx.xxx/xxxxxxxxxx/Xxxx/xxxxxxxxx0.xxx.

Para definiciones del gobierno de los Estados Unidos en cuanto tipos de contratos, solicitudes y limitaciones, vea xxxx://xxx.xxxxx.xxx/xxx/xxxxxxx/xxxx/XXXXXXX00.xxxx.

b. Cláusulas de Contrato

Para información acerca de cláusulas de contrato propuestas por el Banco Mundial para la adquisición de productos del sector de salud, vea el Documento Estándar de Licitación: Adquisición de Bienes para el Sector de Salud (revisado en agosto del año 2008) en xxxx://xxx.xxxxxxxxx.xxx/XXXXXX/XXXXXXXX/XXXXXXXX

/PROCUREMENT/0,,contentMDK:21890171~menuPK:84284~pagePK:84269~piPK:6000155

8~theSitePK:84266~isCURL:Y,00.html y la Nota Técnica anexa en xxxx://xxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxx.xxx/XXXXXXXXXXX/Xxxxxxxxx/xxxxxx-xx-xx0.xxx.

c. Memorándum de Entendimiento del Fondo de Población de las Naciones Unidas

Para información sobre UNFPA como un servicio internacional de suministro, su Memorándum de Entendimiento y sus términos y condiciones, vea xxxx://xxx.xxxxx.xxx/xxxxxxxxxxx/xxxxx.xxx.

d. Contratación de Servicios

Vea los documentos del Banco Mundial: Documento Estándar de Licitación: Adquisición de Servicios no relacionados con Consultorías (revisado en abril del año 2007), en xxxx://xxx.xxxxxxxxx.xxx/XXXXXX/XXXXXXXX/XXXXXXXX/ PROCUREMENT/0,,contentMDK:21305355~isCURL:Y~menuPK:84284~pagePK:84269~piP K:60001558~theSitePK:84266,00.html, y Solicitud Estándar para Propuestas: Selección de Consultores (revisado en marzo del año 2002), en xxxx://xxx.xxxxxxxxx.xxx/XXXXXX/XXXXXXXX/ PROJECTS/PROCUREMENT/0,,contentMDK:20061915~isCURL:Y~pagePK:84269~piPK:60

001558~theSitePK:84266,00.html.

J. Evaluación del Aprendizaje

1. ¿Cuáles son los dos tipos básicos en los que se agrupan los contratos?

2. ¿Cuáles son las características clave de cada una de estas categorías de contratos?

3. ¿Cuáles son las condiciones bajo las que deben utilizarse los contratos dentro de las dos categorías básicas?

4. ¿Cuál es el tipo de contrato que es preferible usar para la adquisición directa de productos para la SR y por qué?

5. ¿Cuál método de adquisición directa es considerado el más complejo para preparar documentos de contrato y por qué?

6. Al utilizar un formulario contractual estándar, ¿cuáles medidas adicionales debe tomar un comprador antes de liberar el contrato?

7. Indique dos métodos comunes de adquisición indirecta para adquirir productos para la SR.

8. ¿Cuáles son las responsabilidades clave del comprador cuando adjudica un contrato emitido bajo un proceso de licitación internacional?

9. ¿Cuáles son las responsabilidades del proveedor en la adjudicación del contrato bajo una licitación internacional?

10. Indique dos razones por la que la adjudicación de un contrato puede retrasarse.

11. ¿Cuáles son los dos métodos de pago más comunes utilizados para contratos emitidos bajo una licitación internacional?

12. ¿Cuáles son las responsabilidades del comprador en la emisión de una L/C?

13. ¿Cuáles son los requerimientos de pago estándar para la mayoría de servicios internacionales de suministro?

Respuestas a la Evaluación del Aprendizaje

1. Los dos tipos básicos de contratos son los contratos de precio fijo y de reembolso de gastos. Vea la Sección D.

2. Las características clave de un contrato con precio fijo son las siguientes:

a. El precio del producto no está sujeto a ningún ajuste.

b. El riesgo máximo y toda la responsabilidad por todos los gastos y la utilidad resultante recae en el proveedor.

c. Proporciona un incentivo máximo para que el proveedor controle los gastos y se desempeñe de manera eficaz.

La característica clave de un contrato de reembolso de gastos son las siguientes:

a. Prevé el pago de gastos permitidos en los que se incurre hasta el límite permitido en el contrato.

b. Establece un estimado del total de gastos y un techo de gastos que el proveedor no puede sobrepasar.

c. Coloca el menor gasto y riesgo de desempeño sobre el proveedor.

d. Adecuado para usarse cuando las incertidumbres en el cumplimiento del contrato no permiten un estimado exacto de gastos. No se usa para adquirir productos comerciales.

Vea la Sección D.

3. Las dos condiciones bajo las cuales se usa un contrato con precio fijo son cuando se implementa un proceso de ofertas selladas y cuando se adquieren productos y suministros comerciales. Un contrato con precio fijo con frecuencia es el método preferido de contratar una adquisición voluminosa del sector público. Vea la Sección D.

4. El tipo de contrato preferido para la adquisición directa es el de precio fijo. Esto se debe a que los productos para la SR son artículos fabricados comercialmente y el proveedor tiene la capacidad de determinar los costos de producción y los márgenes de ganancia en distintos niveles de cantidades con una certidumbre razonable. Esta certidumbre le permite al fabricante ofrecer precios fijos para productos para la SR con un riesgo mínimo. Vea la Sección E.1.

5. Bajo el método de adquisición directa, la licitación internacional competitiva con frecuencia es el proceso con la preparación más compleja porque requiere del arreglo de las especificaciones del producto, los requerimientos de entrega, las condiciones generales y especiales del contrato y los requerimientos de AC específicos para el producto para la SR. Vea la Sección E.2.a.

6. Para el comprador es importante revisar los formularios contractuales estándar y modificar o añadir requerimientos y condiciones que reflejen la naturaleza única de la adquisición e incorporar los requerimientos de AC para el producto de SR que está siendo adquirido. Vea la Sección E.2.c.

7. Los tres métodos comunes de adquisición indirecta son:

a. La adquisición a través de un servicio internacional de suministro, tal como UNFPA.

b. La adquisición a través de una organización privada de suministro, tal como IDA Foundation o Missionpharma.

c. La contratación de una agencia internacional de adquisiciones (ya sea no lucrativa o comercial privada) para que se encargue del proceso de adquisición.

Vea la Sección E.3.

8. Las responsabilidades clave del comprador cuando adjudica un contrato emitido bajo una licitación internacional son: resolver las desviaciones menores, revisar el contrato, preparar los documentos de notificación de la adjudicación y liberar los documentos de notificación de adjudicación. Después de que el proveedor ha aceptado el contrato, el comprador debe confirmar la garantía de desempeño, firmar el formulario contractual y notificar a los oferentes que no ganaron. Vea la Sección F.1.

9. Las responsabilidades del proveedor en cuanto a la adjudicación del contrato bajo la licitación internacional son: firmar el contrato y obtener la garantía de desempeño si así se requiere. Vea la Sección F.1.e.

10. Las dos razones por las que una adjudicación de contrato puede retrasarse son las protestas de los oferentes y el registro de los productos. Vea la Sección F.2.

11. Los dos métodos de pago más comunes que se utilizan para contratos emitidos bajo una licitación internacional son una L/C y un pago inicial. Vea la Sección H.1.

12. Las responsabilidades del comprador cuando se emite una L/C son: preparar una hoja de instrucciones para una solicitud de una L/C, preparar una solicitud preliminar para una L/C, presentar una solicitud a la unidad de finanzas para la apertura de una L/C, llevar a cabo el seguimiento con la unidad de finanzas acerca del estado de la apertura de la L/C y verificar la L/C. Vea la Sección H.1.

13. El requerimiento de pago estándar para la mayoría de servicios internacionales de suministro es el pago anticipado del contrato completo. Vea la Sección H.2.

K. Indicadores de Desempeño

Los indicadores de desempeño miden y evalúan el éxito frente a un objetivo específico. El proceso inicia con la selección de los indicadores de desempeño que son relevantes para el ámbito de la adquisición. A esto le sigue la identificación y recolección de datos adecuados para cada indicador de desempeño a fin de establecer una línea de base sobre el nivel de desempeño en el país. Luego de haber implementado la capacitación y las acciones correctivas, se evalúan los mismos indicadores de desempeño para determinar el nivel revisado de desempeño. En la Guía de Evaluación de Adquisiciones aparece más información sobre cómo realizar una evaluación.

Los siguientes indicadores de desempeño pueden utilizarse para monitorear y evaluar aspectos clave de este módulo.

1. Métodos de Adquisición Directa

1. Porcentaje de contratos firmados dentro del período de validez de la oferta original.

2. Porcentaje de los archivos del contrato que contienen verificación del registro del producto.

3. Porcentaje de archivos del contrato en los que se requiere garantía de desempeño y que contienen información de la validez de la garantía de desempeño por parte del banco emisor.

4. Porcentaje de L/Cs que requieren modificaciones antes de liberarlas para el proveedor.

2. Métodos de Adquisición Indirecta

1. Procedimientos establecidos para asegurar que los requerimientos apropiados para el AC estén incluidos en los contratos emitidos por servicios internacionales de suministro y por organizaciones privadas de suministro.

2. Revisión oportuna y aprobación de contratos presentados por servicios internacionales de suministro y organizaciones privadas de suministro.

3. Procesamiento oportuno de los requerimientos de pago del contrato.

L. Glosario y Acrónimos

Notificación de Adjudicación

Una notificación por parte del comprador al oferente ganador recomendado para un contrato.

Beneficiario Un término legal utilizado en lenguaje bancario para describir a la parte con derecho para cobrar fondos garantizados por una carta de crédito comercial contra la presentación de documentos estipulados (usualmente documentos de envío y de aseguramiento de la calidad). También conocido como el vendedor.

Licitación / Oferta Un término relativo a la adquisición que describe

una oferta por escrito para una cantidad de productos, trabajos o servicios a un precio indicado con base en una especificación técnica, así como términos y condiciones específicas. Las licitaciones las presenta un vendedor potencial a un comprador potencial como respuesta a una Convocatoria de Ofertas.

Oferente Un vendedor o proveedor potencial que presenta una licitación ofreciendo productos o servicios en respuesta a una convocatoria o solicitud de licitaciones y ofertas.

Documentos de Licitación

La descripción y el conjunto de términos y condiciones por escrito de una posible compra, la cual es distribuida por el comprador potencial a los vendedores potenciales.

Garantía de Oferta Un instrumento financiero utilizado para

garantizar la compensación al comprador potencial por causa de algún inconveniente y gastos en el caso de que un oferente ganador rescinda su oferta después de que la licitación se ha cerrado y ya se ha efectuado una adjudicación al oferente. Cada oferente proporciona una cantidad estipulada en los documentos de licitación junto con su oferta cuando la misma es presentada.

CFR

(Cost and Freight)

Costo y flete: El título, riesgo y costo de seguro los asume el comprador cuando el vendedor entrega los bienes a bordo xxx xxxxx. El vendedor paga el costo del transporte hasta el

CIF

(Cost, Insurance, and Freight)

CIP

(Carriage and Insurance Paid to)

puerto de destino.

Costo, seguro y flete: El título y riesgo los asume el comprador cuando el vendedor entrega los bienes a bordo xxx xxxxx. El vendedor paga el costo del transporte y del seguro hasta el puerto de destino.

Flete y seguro pagados: El vendedor paga los costos hasta el destino. El título y riesgo los asume el comprador al momento de la entrega al transportista.

Factura comercial Documento requerido por Aduanas para

determinar el valor verdadero de los productos importados para la evaluación de aranceles e impuestos.

Producto Cualquier parte de propiedad, suplementos o equipo tangible que está sujeto a una actividad de adquisición.

Componente Una función o proceso importante que ocurre dentro de un elemento del proceso de abastecimiento para la salud reproductiva. Cada módulo de la Serie de Herramientas se enfoca en un elemento.

Contrato Un acuerdo celebrado entre dos partes para la realización de cierta actividad (por ejemplo, compra-venta, construcción, licitación de servicios, etc.)

Criterios Puntos, estándares, cualidades y/o requerimientos específicos conforme a los cuales se evalúa algo.

Adquisición directa El comprador celebra un contrato para obtener

mercaderías directamente con un fabricante o su representante.

Elemento Una de las diez actividades clave generales operativas en el proceso de suministro de salud reproductiva.

Elegibilidad (criterios) Se refiere a que no se le excluye de participar en

la competencia para obtener contratos en general, a causa de nacionalidad, prohibición, falta

de aprobación regulatoria, etc.

Entidad Un término legal y de negocios utilizado para describir algo que existe y funciona como un órgano separado y distinto (por ejemplo, una corporación, el Ministerio de Salud o un comité).

Costo evaluado Un precio ofrecido ajustado para factores de

correcciones, descuentos, preferencia nacional y utilización.

Criterios de evaluación Bases para evaluación (anunciada en documentos

de licitación) que será utilizada para seleccionar la licitación ganadora.

Fecha de ejercicio La última fecha en la que una opción necesita ser

ejecutada para que sea efectiva.

Fecha de vencimiento (Caducidad)

EXW

(Ex-Works)

La fecha después de la cual el fabricante no proporcionará garantía del producto.

Xxxxxx fábrica: El comprador asume todos los costos y riesgos involucrados desde las instalaciones del vendedor hasta el lugar de destino.

Fuerza mayor Circunstancias imprevistas (por ejemplo, desastres naturales, otros “casos fortuitos”, x xxxxxx), lo cual excusa a una parte del cumplimiento de un contrato.

Acuerdo estructural Término general para un acuerdo con un

proveedor, el cual establece términos y condiciones contra las cuales se pueden hacer compras específicas (cancelaciones) pueden realizarse a lo largo de la vigencia del acuerdo. Vea también contrato de cantidad indefinida.

Financiador Organización (o persona) que provee fondos para un proyecto, programa o propósito específico.

Condiciones Generales del Contrato

Textos obligatorios del contrato para asuntos tales como pagos, obligaciones, riesgos, derechos y ejecución.

ICB Licitación internacional competitiva.

IDA Foundation Fundación establecida en Ámsterdam por un

grupo de farmaceutas en 1972. Asegura ser el

proveedor no lucrativo más grande del mundo en cuanto a medicamentos esenciales y suministros médicos para países de bajos y medianos ingresos.

INCOTERMS Las reglas para la interpretación de los términos

más utilizados en el comercio exterior para describir la forma en la que se realizará el envío de las mercancías, quién será el responsable de las mismas en cada etapa del proceso y quién pagará qué costos. Estas reglas son publicadas por la Cámara de Comercio Internacional.

Contrato de cantidad indefinida

Conocido también como acuerdo estructural. El mismo establece términos y condiciones aplicables a cada orden que un comprador coloca con el proveedor durante el tiempo fijo del contrato.

Adquisición indirecta El comprador celebra un contrato para adquirir

bienes a través de un intermediario que tiene o comprará directamente del fabricante.

Servicio internacional de suministro

Convocatoria de Ofertas

Una agencia internacional, como el Fondo de Población de las Naciones Unidas, que compra productos estandarizados en grandes volúmenes y los suministra a instituciones gubernamentales de países en vías de desarrollo al costo más una cuota fija.

Una invitación a fabricantes o contratistas, a través de un proceso de licitación, para presentar una propuesta con respecto a un producto o servicio específico.

Consorcio Una empresa de negocios en la cual dos o más compañías celebran una asociación temporal.

L/C Carta de crédito: Un arreglo realizado por los bancos para establecer transacciones comerciales; específicamente, una promesa por escrito que el banco le extiende al vendedor, conforme a las instrucciones del comprador (respaldada por un depósito en efectivo) para pagar por completo una cantidad de dinero dentro de un límite de tiempo prescrito, cuando y con la condición de que el vendedor presente los documentos especificados que ofrecen la

evidencia de su cumplimiento.

Marcas, rotulación Una aplicación de números, letras, etiquetas,

marbetes, símbolos o colores para el manejo o la identificación durante el envío o almacenamiento.

Missionpharma Abastece productos farmacéuticos genéricos y

dispositivos médicos para gobiernos, agencias de la Organización de las Naciones Unidas y organizaciones no gubernamentales en países en vías de desarrollo.

Autoridades Nacionales de Reglamentación

Lo mismo que autoridades regulatorias de medicamentos: Una entidad independiente del gobierno responsable de establecer procedimientos para garantizar que los medicamentos destinados a utilizarse en el país son seguros, potentes y eficaces.

Nulo y sin efecto Cancelación o caducidad de un acuerdo

(contrato) sin ningún efecto legal.

Opción Si un comprador sabe que existe potencial para cantidades adicionales en el futuro pero el presupuesto todavía no está disponible, puede estructurarse una opción en el contrato. Una opción es una cantidad o un plazo adicional en un contrato que puede ser ejercido o ejecutado a discreción del comprador.

Embalaje El ensamblaje del producto empacado dentro de múltiples unidades. Preparado para su envío en cajas de cartón adecuadas, con toda la protección, entramados, amortiguaciones, impermeabilización y rotulación necesarios.

Indicador de Desempeño Xxxx y evalúa el éxito con respecto a un objetivo

específico.

Garantía de desempeño Un término de adquisición que describe el

instrumento financiero utilizado para garantizar la compensación para el comprador por un inconveniente y gasto si el vendedor no ejecuta (es decir, no produce y envía los productos contratados dentro del período estipulado). El vendedor aporta de sus propios fondos, con frecuencia a través de un banco o compañía de seguros, para mantener en un fondo de reserva hasta que los términos del contrato han sido

cumplidos.

Fase Una división natural de los diez elementos del proceso de abastecimiento en tres partes secuenciales: planificación programática, proceso de adquisición y cumplimiento del contrato.

Método de adquisición Proceso que un comprador utiliza para lograr un

acuerdo con un vendedor.

Opción de adquisición Mecanismo hacia la adquisición: Directo o

indirecto y las diversas subdivisiones de cada una se diferencian por quien firma un contrato con el fabricante original (o su representante).

Orden de compra Un documento comercial emitido por un

comprador (adquirente) a un vendedor, en donde se indica el tipo, cantidades y precios acordados para los productos o servicios que el vendedor le proporcionará al comprador. Las órdenes de compra por lo regular especifican condiciones adicionales, tales como los términos de pago, INCOTERMS para obligaciones y responsabilidad xx xxxxx, cualquier inspección o procedimientos de prueba o análisis que puedan requerirse, así como la fecha de entrega requerida.

AC Aseguramiento de la Calidad. Vea los Temas Complementarios, Sección H: Aseguramiento de la Calidad del Producto, en donde encontrará más información.

Registro Un término utilizado en la reglamentación de medicamentos, productos farmacéuticos y vacunas. Su uso exacto varía según el país.

Frecuentemente es el sinónimo de licencia, pero puede significar simplemente que los detalles sobre un envío se registran al ingresar al país.

Solicitud de Cotización Un método de adquisición sin procedimientos

formales de licitación o licitaciones selladas en el que se contacta a los proveedores potenciales y se les solicita proporcionar un precio para productos específicos.

SR Salud reproductiva: Una condición de completo bienestar físico, mental y social—no sólo la ausencia de enfermedad o padecimiento—en

Programación de Requerimientos

todos los asuntos relacionados con las funciones y procesos del sistema reproductivo. La salud reproductiva implica que las personas son capaces de tener una vida sexual segura y satisfactoria y que tienen la capacidad de reproducirse, así como la libertad de decidir si lo desean hacer, cuándo y cuán a menudo; implícito en esta última condición se encuentra el derecho que los hombres y las mujeres tienen de ser informados y tener acceso a métodos de planificación familiar de su elección que sean seguros, eficaces, asequibles y aceptables, así como a otros métodos de su elección, para el control de la fertilidad.

Parte de los documentos de licitación que describe la cantidad de productos y la fecha de entrega prevista.

Ofertas selladas Un proceso de adquisición en el que las

licitaciones formales se envían en sobres sellados y no se abren sino hasta una fecha y hora señalada, en la que se abren y se leen en público delante de los oferentes presentes.

Término de envío Por lo general, un INCOTERM.

Condiciones Especiales del Contrato

Modifica o añade a las Condiciones Generales del Contrato para que se adapte a productos y situaciones específicas.

Especificación Una descripción definitiva del producto a adquirir.

Estándar Establece el nivel mínimo de desempeño y requerimientos de seguridad para el producto, y especifica de manera general los métodos de uso cuando se realizan pruebas básicas para verificar la calidad. Los estándares usualmente son desarrollados y publicados por autoridades regulatorias internacionales y nacionales o agencias de estandarización.

Proveedor La parte que traslada las mercancías fuera de su propio control a un destinatario designado.

Suministro Productos y servicios de una clase específica, los cuales son proporcionados a empresas, agencias

públicas o directamente a los consumidores.

UNFPA Fondo de Población de las Naciones Unidas: Una agencia semiautónoma de las Naciones Unidas cuya función es garantizar el acceso universal a la salud reproductiva, incluyendo la planificación familiar y la salud sexual, a todas las parejas e individuos. Ofrece un servicio global de adquisición para compradores de anticonceptivos y productos relacionados pertenecientes al sector público.

Naciones Unidas Una organización internacional fundada en 1945,

después de la Xxxxxxx Xxxxxx Mundial, por 51 países comprometidos a mantener la paz y la seguridad internacional, cultivando relaciones amistosas entre las naciones y promoviendo el progreso social, mejores estándares de vida y los derechos humanos.

Garantía por defecto de fábrica

Una garantía escrita proporcionada al comprador de productos del sector salud por parte del fabricante o comerciante, especificando, por lo general, que el fabricante reemplazará los productos de mala calidad sin costo alguno durante un período de tiempo estipulado.

Banco Mundial El Grupo del Banco Mundial ofrece préstamos,

asesoría y una variedad de recursos personalizados para más de 100 países en vías de desarrollo y países en transición.