FECHA Y HORA LÍMITE DE PRESENTACIÓN DE OFERTAS DIGITALES:
FECHA: 00 xx xxxxx xx 0000 XXXXXXXXXXXX: N.º RFP/ACNUR/MEX/2022/038
Solicitud de propuesta para la celebración de Contrato Marco(s) de Servicios outbound de telemarketing para campañas de conversión de recaudación de fondos, México
FECHA Y HORA LÍMITE DE PRESENTACIÓN DE OFERTAS DIGITALES:
00 xx xxxxx xx 0000 x xxx 00:00 xxxxx xx Xxxxxx xx Xxxxxx
INTRODUCCIÓN SOBRE EL ACNUR
El 14 de diciembre de 1950 la Asamblea General de las Naciones Unidas fundó la Oficina del Alto Comisionado de las Naciones Unidas para los Refugiados (ACNUR). Este organismo tiene el mandato de dirigir y coordinar las acciones internacionales destinadas a proteger a los refugiados y a solucionar sus problemas en todo el mundo. Su principal objetivo es el de salvaguardar los derechos y el bienestar de los refugiados. Además, también tiene el mandato de ayudar a los apátridas.
A lo largo de más de cinco décadas, el organismo ha ayudado a decenas de millones de personas a rehacer sus vidas. Hoy en día, tenemos una planilla de 11,517 funcionarios, de los cuales aproximadamente el 87 por ciento están en el terreno. Trabajamos en 128 países, con funcionarios que operan en oficinas regionales, de país, sub-oficinas y oficinas en el terreno. Con el objetivo de ayudar y proteger a algunas de las personas más vulnerables del mundo en diversos lugares, el ACNUR debe adquirir bienes y servicios en todo el mundo. Para obtener más información sobre el ACNUR, su mandato y sus operaciones, consulte la página web: xxx.xxxxx.xxx
1. REQUISITOS
La Oficina del Alto Comisionado de Naciones Unidas para los Refugiados en México, invita a proveedores a realizar una propuesta firme para el establecimiento de Contrato(s) Xxxxx para Servicios outbound de telemarketing para campañas de conversión de recaudación de fondos, México (en adelante “Los Bienes y Servicios”).
CONTRATO MARCO
El ACNUR puede adjudicar un contrato marco(s) con una duración inicial de dos (2) años con posibilidad de extensión por un (1) año adicional, para abastecer sus operaciones.
Los adjudicatarios deberán mantener en vigor el modelo de precios ofrecido todo el tiempo que dure al contrato marco.
IMPORTANTE:
En el Anexo A (Términos de Referencia) del presente documento se detallan los requisitos.
Los requisitos anuales estimados por el ACNUR se ejemplifican en el Anexo B (Forma financiera) de la presente convocatoria.
Tenga en cuenta que las cifras han sido incluidas con el fin de que los proveedores sepan cuáles son los requisitos previstos. No constituyen ningún tipo de compromiso por parte del ACNUR de adquirir una cantidad mínima de bienes o servicios. Las cantidades pueden variar y dependerán de los requisitos reales y de los fondos disponibles que se rigen por la emisión de cada una de las órdenes de compra en virtud de un contrato.
Los demás organismos, fondos y programas de las Naciones Unidas tendrán derecho a que se les apliquen los mismos precios y condiciones que los que se incluyen en las propuestas de los ganadores de la licitación, los cuales pueden sentar las bases para un contrato marco con otros organismos de las Naciones Unidas.
IMPORTANTE:
Tras la adjudicación de un contrato marco, las partes solamente podrán rescindir el contrato previa notificación por escrito a la otra parte con treinta (30) días de antelación.
El inicio de los procesos arbitrales o de conciliación de contrato con la cláusula 19, “Xxxxxxx xx xxxxxxxxxxxxx”, xx xxx Xxxxxxxxxxx generales de los contratos del ACNUR para la prestación de bienes y servicios no se considerará una “causa” de extinción ni constituirá en sí mismo ningún tipo de disposición en materia de extinción.
Se recomienda encarecidamente leer con atención la presente convocatoria a licitar y sus correspondientes anexos. Las candidaturas que no respeten los procedimientos que se presentan en dicha convocatoria podrán excluirse del proceso de evaluación.
Subcontratación: tome buena nota de la cláusula 7.2 de las condiciones generales que se adjuntan (Anexo D).
Nota: Este documento no se deberá interpretar de ningún modo como una propuesta de contratación de su empresa.
2. INFORMACIÓN SOBRE LA LICITACIÓN
2.1. DOCUMENTOS DE LA SOLICITUD
Los siguientes anexos forman parte de la presente solicitud de propuesta:
Anexo A: Términos de referencia
Anexo B: Forma Financiera de la propuesta
Anexo C: Forma Técnica de la propuesta
Anexo D: Condiciones generales de los contratos del ACNUR para la prestación de servicios – 2018.
Anexo E: Formulario de registro de proveedores.
Anexo F: Código de conducta Proveedores del ACNUR
Anexo G. Protección de datos
Anexo H. Convenio de confidencialidad
Anexo I: Guía de registro para el eTenderBox
Anexo J: Manual de usuario para proveedores eTenderBox
2.2 ACUSE DE RECIBO
Le agradeceríamos que nos informase de la recepción de este llamado a solicitud de propuestas enviando un correo electrónico a Xxxxx Xxxxx xxxxxxxx@xxxxx.xxx Cc Xxxxx Xxxxxxx xxxxxxx@xxxxx.xxx a efectos de lo siguiente:
- Comunicar su decisión de presentar, o no, una oferta
IMPORTANTE:
En caso de que no se envíe la anterior información solicitada, su oferta podrá rechazarse y no se seguirá evaluando.
2.3 SOLICITUD DE ACLARACIONES Y VIDEOCONFERENCIA (Bid Conference)
Los postores deberán participar en un Bid Conference - video conferencia el día 14 xx xxxxx de 2022 que será llevaba a cabo via Teams, a las 11:00 horas Hora de la Ciudad de México.
Favor de enviar un correo a Xxxxx Xxxxx xxxxxxxx@xxxxx.xxx confirmando su participación a más tardar el día 11 xx xxxxx de 2022 para poderles enviar la liga.
Posterior a la video conferencia, cualquier aclaración de dudas con respecto a esta solicitud de propuesta deberá ser enviada a Xxxxx Xxxxx al correo xxxxxxxx@xxxxx.xxx Cc Xxxxx Xxxxxxx xxxxxxx@xxxxx.xxx hasta el día 21 xx xxxxx del 2022 a las 23:59 hrs Ciudad de México.
Los postores deberán plantear todas sus preguntas de forma concisa.
ACNUR responderá las dudas referentes a la solicitud de propuesta con copia a todos los proveedores al correo electrónico de contacto proporcionado.
IMPORTANTE:
Tenga en cuenta que la presentación de ofertas NO se deberá realizar a través de la anterior dirección de correo electrónico. La presentación de ofertas que se realice directamente en la anterior dirección de correo electrónico supondrá el rechazo de la propuesta.
2.4 LA PROPUESTA
Su propuesta deberá estar redactada en español.
Deberá presentar su propuesta utilizando los anexos facilitados. No se tendrán en consideración las propuestas que no se ajusten a los formatos solicitados. La propuesta está compuesta de dos componentes, una Propuesta Técnica y una Propuesta Financiera. Ambos componentes deben ser presentados por separado y ocupando los anexos provistos debidamente, completados y firmados y/o sellados.
La propuesta debe incluir el set de dos carpetas de documentos, ambos componentes deben ser presentados por separado:
Propuesta técnica
Propuesta económica
IMPORTANTE:
Cancelación de la licitación: El ACNUR se reserva el derecho a cancelar una licitación en cualquier fase del proceso siempre que sea anterior a la notificación final de la adjudicación de un contrato.
2.4.1 CONTENIDOS DE LA PROPUESTA TÉCNICA
IMPORTANTE:
En la propuesta técnica no se debe incluir ningún tipo de información sobre precios. De no cumplirse esta indicación, podría rechazarse la oferta. La propuesta técnica deberá incluir toda la información necesaria.
Las atribuciones de los servicios solicitados por el ACNUR se pueden consultar en el Anexo A (Términos de Referencia). Deberán indicarse con claridad todas las diferencias existentes en relación con la propuesta presentada tomando como base lo que se define en el apartado de los requisitos.
Su oferta técnica deberá presentarse de un modo conciso y estructurada tal como lo indica el Anexo A (Términos de referencia).
El licitante deberá completar el total de la información señalada en los términos de referencia (Anexo A).
Evaluación técnica:
Criterios de preselección cumple / no cumple
Criterios de preselección | ||||||||
La empresa tiene su sede en México; certificado | Indicar si cumple/no cumple y proporcionar documentación de soporte en su propuesta | la | ||||||
de registro de empresa enviado. | ||||||||
Cumplimiento de la Ley de Protección de Datos | Indicar si cumple/no cumple y proporcionar documentación de soporte en su propuesta | la | ||||||
Personales de México - certificado enviado | ||||||||
Cumplimiento | de | PCI | - | PCI | DSS Xxxxx 0 | - | Indicar si cumple/no cumple y proporcionar documentación de soporte en su propuesta | la |
Certificado del Consejo de Normas de Seguridad | ||||||||
de PCI enviado | ||||||||
Todos los criterios de preselección aprobados | ||||||||
La puntuación de la Propuesta Técnica de aquellas ofertas que cumplan los criterios de preselección mencionados anteriormente y descritos en el Anexo C, serán evaluadas usando los criterios de distribución de porcentajes.
PARTE A Cualificaciones de la empresa (Máx. 20 puntos) | Documentos, información a proporcionar para establecer el cumplimiento de los criterios establecidos |
Número de clientes (Máx. 10 puntos) | Envíe la lista de clientes (anteriores y actuales en el sector de soluciones para call center). Los puntajes se asignarán por el número de clientes enumerados (en total). Proporcione tres referencias (carta de referencia, dirección de correo electrónico, persona de contacto, número de teléfono) de sus clientes actuales/anteriores para ser contactados en caso de selección. |
Experiencia trabajando con Organizaciones sin fines de lucro (10 puntos) | Los puntajes se asignarán por el número de años trabajando en el sector de telemarketing sin fines de lucro, con base en el historial comprobado. |
PARTE B Servicios propuestos (Máx. 40 puntos) | Documentos, información a proporcionar para establecer el cumplimiento de los criterios establecidos |
Cumplimiento de 2.1 puesta en marcha del proyecto y 2.2 Formación y despliegue del personal (10 puntos) | Se presentará una propuesta integral que incluya todos los servicios enumerados en los puntos 2.1 y 2.2 para delinear el plan para configurar la cuenta del ACNUR (personalización del sistema de base de datos, diseño y sistemas de telemarketing) y para capacitar adecuadamente al personal. |
Cumplimiento de gestión xx xxxxxxx 2.3 y Gestión de operaciones para servicios de llamadas salientes 2.4 (15 puntos) | Se presentará una propuesta integral que incluya todos los servicios enumerados en los puntos 2.3 y 2.4; capacidad demostrada para lograr los KPI propuestos; capacidad de manejar el volumen de llamadas mensuales; desarrollar guiones (scripts) de alta calidad; y propuesta de medidas de protección de datos. |
Cumplimiento con 2.3 campaña y 2.4 Gestión de operaciones para servicios de llamadas salientes (15 puntos) Cumplimiento con 2.5 Supervisión, relaciones de personal y control de calidad y 2.6 análisis e informes (15 puntos) | Propuesta integral a presentar incluyendo todos los servicios enumerados en el punto 2.5 y 2.6; Por favor incluya: Un (1) informe de muestra para el resultado diario Un (1) informe de muestra del resumen de resultados Un (1) informe de análisis de desempeño Tenga en cuenta que, sin muestra, se otorgarán 0 puntos. |
PARTE C Administración de la cuenta (Máx. 10 puntos) | Documentos, información a proporcionar para establecer el cumplimiento de los criterios establecidos |
Experiencia de las personas principales que trabajarán en el proyecto del ACNUR. (Incluye experiencia con proyectos similares) | Los puntajes se asignarán en función del promedio de años de experiencia relevante de las personas principales asignadas a la cuenta del ACNUR. Proporcione breves biografías del personal principal (máximo media página) que trabajarán en la cuenta con una indicación clara de la cantidad de años de experiencia laboral relevante que tienen. |
(Favor de adjuntar documentación que acredite todo lo que afirme como comprobantes / hojas de especificaciones técnicas o datasheets para todo aquello que aplique).
El puntaje mínimo que deberá alcanzar una propuesta para ser considerada como aceptable será de cumplir 40 de los 70 puntos posibles de la evaluación técnica.
Clarificación de Propuestas:
Con el fin de ayudar al análisis, evaluación y comparación de propuestas, el ACNUR a su discreción podrá solicitar al Oferente la clarificación del contenido de la propuesta. La solicitud de clarificación y la respuesta deberán ser de manera escrita y sin lugar a búsqueda, propuesta o aceptación de una variación en el precio o sustancia de la propuesta
IMPORTANTE: Si tiene una propuesta alternativa de producto/servicio favor de indicar claramente las ventajas del mismo sobre las partidas especificadas en el Anexo A. Envíe por separado ambas propuestas en los formatos compartidos.
2.4.2 Contenido de la PROPUESTA ECONÓMICA
La propuesta económica debe incluir una oferta global en una única moneda: pesos mexicanos.
IMPORTANTE: Examine con atención el modelo de precios que se aplica en esta convocatoria a licitación.
IMPORTANTE: La propuesta económica se evaluará sólo si la parte técnica de la oferta del proveedor supera la prueba y el ACNUR reconoce que cumple con las especificaciones técnicas
La propuesta económica deberá presentarse de acuerdo con el formulario para la forma financiera (Anexo B). Adicional al formato solicitado se sugiere la entrega de la cotización de la solución desglosada.
El ACNUR está exento de todo tipo de impuestos directos. En ese sentido, en el precio deberá desglosarse el IVA y los impuestos aplicables.
Deberá mantener su propuesta en vigor durante ciento veinte (120) días a partir de la fecha límite de presentación. El ACNUR hará todo lo que esté en su mano por seleccionar una empresa dentro de este plazo.
Los costos de preparación de la propuesta y de negociación de una orden de compra, incluidos los costos de viaje asociados, no son reembolsables ni se pueden incluir como costos directos de la tarea. El postor se hará cargo de todas aquellas actividades o gastos en los que se incurran durante la preparación de un contrato antes de que se firme el contrato real. Los preavisos y la información de adjudicación no se considerarán ningún tipo de contrato.
El ACNUR no realizará ningún pago anticipado ni por carta de crédito. Las condiciones de pago normales son mediante transferencia bancaria del importe neto treinta (30) días después de la aceptación de la factura del contratista y la entrega de los bienes al ACNUR o de la aceptación por parte de este último de los servicios.
2.5 EVALUACIÓN DE PROPUESTAS:
Cada una de las propuestas del oferente se examinará por separado y de forma independiente.
En caso de que los oferentes estén participando simultáneamente en otros procesos de licitación, deberán presentar una propuesta completa e independiente por cada licitación en la que deseen participar.
No se tendrán en cuenta las referencias a las propuestas anteriores o en curso. La adjudicación de un contrato anterior por parte del ACNUR no se considerará por sí misma una preferencia o una garantía de adjudicación de futuras licitaciones sobre el mismo asunto.
2.5.1 Registro de proveedores:
Los proveedores calificados se añadirán a la base de datos de proveedores después de haberse determinado su idoneidad a partir del formulario de inscripción de proveedores y los justificantes presentados. Durante la investigación se examinan distintos factores como:
posición financiera,
actividad central,
trayectoria,
capacidad para suscribir un contrato.
2.5.2 Evaluación técnica y económica:
Para la adjudicación de este proyecto, el ACNUR ha establecido unos criterios de evaluación que rigen la selección de las propuestas recibidas. La evaluación se realizará en función de criterios técnicos y económicos. El porcentaje que se asigna a cada componente se determina de antemano del siguiente modo:
Propuesta técnica: 70%
Propuesta financiera: 30% Aclaraciones sobre las propuestas:
Para facilitar la evaluación y la comparación de propuestas, el ACNUR podrá, bajo su criterio, solicitar al oferente una aclaración sobre el contenido de la propuesta. La solicitud de aclaración y la respuesta se realizarán por escrito, y con ello no se buscará, se ofrecerá ni se aceptará ningún cambio sustancial ni de precio en la propuesta.
En la propuesta económica se utilizará la siguiente distribución porcentual: 30% de la puntuación final.
Solamente se analizará la propuesta económica de aquellos oferentes que cumplan con el puntaje mencionado de la evaluación técnica.
Se asignará la máxima cantidad de puntos a la propuesta que se abra y tenga el precio más bajo entre todas las empresas convocadas. Las demás propuestas de precios recibirán sus respectivos puntos de forma inversamente proporcional al precio más bajo;
p. ej.: [Componente del precio total] x [precio mínimo en pesos mexicanos] \ [otro precio en pesos mexicanos] = puntos otorgados al componente del precio de otro oferente.
La Propuesta Económica tendrá una ponderación del 30% de la puntuación total en la evaluación de las propuestas.
El puntaje máximo será asignado a la propuesta más económica de las propuestas que hayan sido técnicamente aprobadas y comparada con las otras propuestas. Todas las otras propuestas recibirán puntos en proporción inversa del precio más bajo; ejemplo:
[Precio total] x [Precio de propuesta más baja] / [propuesta evaluada] = Puntaje para empresa evaluada
A efectos de su evaluación, las ofertas que se presenten en una moneda distinta a los pesos mexicanos se cambiarán a dicha moneda utilizando el tipo de cambio de las Naciones Unidas que esté en vigor en la fecha límite de presentación.
Pacto Mundial de las Naciones Unidas y otros factores: El ACNUR apoya la iniciativa del Pacto Mundial de las Naciones Unidas propuesto el 31 de enero de 1999 por el Secretario General de las Naciones Unidas Xxxx Xxxxx con la que se pretendía reunir a las compañías junto con los distintos organismos de las Naciones Unidas, los trabajadores y la sociedad civil para respaldar diez principios en materia de derechos humanos, trabajo, medio ambiente y lucha contra la corrupción. Animamos a nuestros proveedores a que formen parte de la iniciativa del Pacto Mundial de las Naciones Unidas.
2.6 PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS:
Las ofertas deberán enviarse a través de la carga de archivos en eTenderBox, la herramienta de registro de ofertas en línea del ACNUR. El acceso a eTenderBox es a través de la siguiente URL:
Para utilizarla herramienta, es necesario que se registre en el sitio web. Este registro es exclusivamente para eTenderBox y no reemplaza ningún otro registro para solicitudes el ACNUR.
Cada proveedor podrá registrar únicamente una cuenta de correo electrónico en el sistema, por lo tanto, el proveedor deberá utilizar únicamente una cuenta de eTenderBox para gestionar sus licitaciones ante la ACNUR.
IMPORTANTE:
Se deberán separar claramente las ofertas técnicas de las financieras subiéndolas en la categoría
correspondiente en el sistema. De no hacerlo, su oferta podría ser descalificada.
En caso de olvidar la contraseña, ya no se podrá utilizar esa cuenta y se requerirá realizar un registro nuevo. En el URL mencionado anteriormente, también están disponibles la Guía de Registros y el Manual de Usuario de eTenderBox.
Sólo se permite subir archivos con las siguientes extensiones: .doc, .docx, .xls, .xlsx, .rtf, .png,
.jpg, .jpeg, .pdf, .txt, .zip. .ppt, .pptx, .bmp, .rar, .gif, .tif y .tiff. No se podrán subir archivos ejecutables (.exe, .bat, .cmd…etc.). El tamaño máximo a subir es de 10MB.
Mientras la licitación siga abierta, el proveedor podrá modificar los archivos que haya subido. Los archivos seleccionados para cargar se envían cuando se hace clic en el botón ‘Save & Submit’ (‘Guardar y enviar’). Por lo tanto, se deberá pulsar este botón antes de que venza la fecha y hora límites de la licitación. Si se sigue esta instrucción correctamente, los archivos seleccionados se enviarán y cargarán de manera exitosa, incluso si la fecha limite vence durante la carga del archivo(s).
Una vez vencidas la fecha y hora limites, se cerrará automáticamente la licitación. Después del cierre de la misma, se podrán ver los archivos cargados, aunque no hay una opción que permita subir más archivos o permita suprimir los ya cargados con anterioridad. Para asegurar el envío seguro de la oferta completa y final, se recomienda cargar los archivos de la oferta final mucho antes de la fecha y hora límite de la licitación.
Plazo de vencimiento de la licitación:
00 xx xxxxx xx 0000, 00.00 xxxxx Xxxxxx xx Xxxxxx.
IMPORTANTE:
Cualquier oferta recibida después de esta fecha o enviada a otra dirección de ACNUR puede ser rechazada. El ACNUR puede, a su discreción, extender el plazo para presentación de ofertas, notificando a todos los posibles postores simultáneamente.
Es responsabilidad del proveedor asegurarse de enviar todos los archivos de la oferta final antes de la fecha y hora límites de vencimiento de la licitación.
El ACNUR no será responsable de encontrar o asegurar información no identificada en la oferta. En consecuencia, para garantizar que haya suficiente información, el proveedor deberá proporcionar cualquier material descriptivo como extractos, descripciones y otra información que considere necesaria para mejorar la comprensión de su oferta.
IMPORTANTE:
La fecha y hora de la licitación que se da en eTenderBox siempre aparece en la zona horaria del usuario local, por lo tanto, no es necesario hacer ningún cálculo adicional de la diferencia horaria para definir la fecha y hora de vencimiento de la licitación. Favor de siempre tomar esto en cuenta antes de presentar su oferta.
En caso de tener preguntas/problemas técnicos con respecto a eTenderBox, favor de enviar un correo electrónico a la siguiente dirección electrónica del servicio de soporte técnico: xxxxxxxx@xxxxx.xxx
2.7 ACEPTACIÓN DE OFERTAS:
El ACNUR se reserva el derecho de aceptar una oferta en su totalidad o en parte.
El ACNUR puede, según su propio criterio, aumentar o reducir el contenido propuesto a la hora de adjudicar el contrato sin que esto suponga una variación significativa en la tarifa presentada. Cualquier aumento o reducción de la duración del contrato se negociará con el adjudicatario como parte de la finalización de las órdenes de compra de los bienes.
Tenga en cuenta que el ACNUR no está obligado a seleccionar a ninguna de las empresas que presentan las ofertas ni tampoco a seleccionar en modo alguno a la empresa que ofrezca el precio más bajo. Asimismo, el contrato se adjudicará a la oferta que se considere que responde mejor a las necesidades y que se ajuste a los principios generales del ACNUR, entre los que se incluye la economía y eficiencia y la mejor relación entre calidad y precio.
2.8 MONEDA Y CONDICIONES DE PAGO DE LAS ÓRDENES DE COMPRA
Todas las órdenes de compra emitidas como resultado de esta convocatoria a licitar se realizarán en la moneda de la propuesta vencedora. Si la moneda no es Pesos mexicanos MXN, se deberá respetar el Tipo de cambio de Naciones Unidas. El pago se realizará de acuerdo con las condiciones generales para la adquisición de bienes en la moneda en la que se emita la orden de compra. Los pagos solamente se iniciarán después de que el responsable institucional del ACNUR confirme la correcta finalización.
2.9 CONDICIONES GENERALES DE LOS CONTRATOS DEL ACNUR PARA LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS
Tenga en cuenta que, a efectos de los futuros contratos, se acatarán estrictamente las condiciones generales de los contratos (anexo E). El postor deberá confirmar por escrito que acepta estas condiciones.