ENTIDAD Lotería Santander DEPENDENCIA QUE PROYECTA Subgerencia Mercadeo y Ventas DEPENDENCIA A LA QUE SEDIRIGE Gerencia General FECHA Abril de 2014 OBJETO DEL ESTUDIO PREVIO Establecer los parámetros de orden técnico, legal y administrativo para la...
ESTUDIO PREVIO CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS
ENTIDAD | Lotería Santander |
DEPENDENCIA QUE PROYECTA | Subgerencia Mercadeo y Ventas |
DEPENDENCIA A LA QUE SE DIRIGE | Gerencia General |
FECHA | Abril de 2014 |
OBJETO DEL ESTUDIO PREVIO | Establecer los parámetros de orden técnico, legal y administrativo para la ejecución de un contrato de prestación de servicios profesionales |
1. LA DESCRIPCION DE LA NECESIDAD.
En atención a lineamientos de carácter normativo (especialmente lo establecido en la ley 643 de 2.001 el Gobierno Departamental en uso de las facultades otorgadas por la ordenanza 09 del 19 de Julio de
2.001 mediante Decreto Ordenanzal No. 0193 de 2001 transformó el establecimiento público denominado Beneficencia xx Xxxxxxxxx en una Empresa Industrial y Comercial del Estado del orden departamental con personería jurídica, autonomía administrativa y financiera y patrimonio propio, cuyo objeto social es la de realizar todas las operaciones comerciales y administrativas, convenientes para la explotación económica de su monopolio rentístico de juegos de suerte y azar, bien en forma directa o a través de terceros con la finalidad social de destinar sus rentas a los servicios de salud, bajo un régimen propio. También podrá explotar actividades de juegos no comprendidos dentro del régimen del monopolio.
El Decreto 0193 de 2001 determinó de manera clara y precisa en su artículo 19 la nueva planta de personal indicando los cargos que serían desempeñados por empleados públicos y la existencia de 23 trabajadores oficiales.
Tanto los servidores de libre nombramiento y remoción como los trabajadores oficiales tienen claramente señaladas sus funciones y obligaciones laborales, los primeros en la resolución 403 de 2013 y los segundos en los respectivos contratos de trabajo.
Que dentro del programa de expansión comercial elaborado por el Subgerente de Mercadeo y Ventas de la LOTERIA SANTANDER, se ha proyectado la elaboración de un nuevo plan de premios
Que teniendo en cuenta las disposiciones emanadas en materia de juegos de suerte y azar se ha expedido el Decreto 3034 de 2013 Por el cual se reglamenta la Ley 643 de 2001, modificada por la Ley 1393 de 2010, en lo relativo a la modalidad del juego de lotería tradicional o de billetes.
Que esta disposición se ocupa del tema de planes de premios a partir del artículo 9 y siguientes estableciendo de manera clara los parámetros que deben cumplirse para la estructuración del mismo, es así como sobre la materia se señaló lo siguiente: Artículo 9°. Formulación de los planes de premios. Los planes de premios para los sorteos ordinarios y extraordinarios de los operadores del juego de lotería tradicional o de billetes serán aprobados por el órgano máximo de dirección del administrador de la lotería, según lo previsto por el artículo 18 de la Ley 643 de 2001 para entidades públicas, atendiendo las necesidades xxx xxxxxxx y la capacidad financiera de la empresa, condiciones que se establecerán por medio de los correspondientes estudios técnicos de administración de riesgos, financieros y de mercados. Cuando el juego se opere a través de terceros la aprobación del plan de premios corresponderá al administrador del juego.
Artículo 10. Estudio xx xxxxxxx. Las empresas operadoras del juego de lotería tradicional o de billetes definirán las características de sus planes de premios, por medio de un estudio xx xxxxxxx.
Cuando se cambie el valor de la emisión, el respectivo estudio xx xxxxxxx se realizará consultando fuentes primarias y/o secundarias. Para consultar las fuentes primarias se realizará el correspondiente trabajo de campo, aplicando instrumentos de recolección de información a los consumidores, a los distribuidores y vendedores, y utilizando procedimientos estadísticos de reconocido valor científico y técnicas de análisis de mercados. Las fuentes secundarias serán los registros estadísticos de la industria y de la economía en su conjunto y los propios registros de la empresa.
El estudio xx xxxxxxx que se efectúe para justificar la modificación del plan de premios de las loterías, cuando se cambie el valor de la emisión, deberá obtener evidencia cuanto menos sobre los siguientes aspectos:
a). Motivaciones y hábitos de compra de los consumidores de juegos de suerte y azar.
b). Estudio de oferta caracterizando los competidores y comparando la aceptación de sus productos.
c). Análisis de precios del producto ofrecido.
d). Análisis de estructura comercial incluyendo estudios de red de comercialización, puntos de venta, campañas promocionales y publicidad.
e). Análisis de los resultados del plan de premios que prevé cambiar, indicando las razones comerciales, financieras, administrativas y xx xxxxxxx por las cuales el plan de premios debe ser objeto de cambio.
Parágrafo. El estudio xx xxxxxxx podrá contratarse con una firma externa o podrá ser adelantado por la entidad operadora del juego de lotería tradicional o de billetes.
Artículo 11. Estudio técnico de administración del riesgo. Las empresas operadoras del juego de lotería tradicional o de billetes deberán establecer y cuantificar los riesgos xx xxxxxxx, de entorno económico y de estructura probabilística del plan de premios, que pretendan ofrecer al público.
Artículo 12. Estudio financiero. Para consolidar la información financiera propia del estudio xx xxxxxxx y del estudio técnico de administración del riesgo, las empresas operadoras del juego de lotería tradicional o de billetes proyectarán los ingresos, los gastos y los costos utilizando la metodología de los estados financieros y flujos de caja proyectados. Estas estimaciones se harán para un horizonte de dos (2) años y serán la base para la evaluación económica del plan de premios propuesto, para el cálculo del punto de equilibrio y de la relación entre emisión y ventas por sorteo expresada en pesos.
La proyección de las ventas se presentará detallando, para cada sorteo efectuado en su horizonte, el valor del descuento en ventas, la renta o derechos de explotación, el impuesto a foráneas, los premios y reservas y los gastos de administración y operación.
De lo anterior se colige que para poder estructurar un nuevo plan de premios la LOTERIA SANTANDER, debe cumplir entre otros la realización de los estudios a los cuales se ha hecho alusión.
En atención de que se tratan de estudios que deben ser realizados por quienes cuenten con el perfil y la experiencia en esa materia la LOTERIA SANTANDER y tal como lo ha certificado el Subgerente administrativo, no cuenta con el personal disponible para adelantar los mismos por esta razón se debe adelantar el proceso contractual que permita seleccionar a la persona natural o jurídica que desarrolle los estudios establecidos en el Decreto 3034 de 2013
DESCRIPCION DEL OBJETO A CONTRATAR CON SUS ESPECIFICACIONES ESENCIALES Y LA IDENTIFICACION DEL CONTRATO A CELEBRAR.
2.1 DESCRIPCION DEL OBJETO.
El contratista se obliga para con la Entidad contratante a prestar los servicios correspondientes a la realización de los siguientes estudios 1.Estudio de mercados, estudio de riesgos, estudio financiero en los términos establecidos en el Decreto 3034 de 2013, a su vez se compromete a efectuar acompañamiento a la Entidad contratante en la proyección del nuevo plan de premios al igual que su socialización “
2.3. IDENTIFICACIÓN DEL CONTRATO A CELEBRAR:
Contrato de prestación de servicios profesionales
2.4 VIGENCIA DEL CONTRATO
El plazo máximo para entregar los productos será de dos (2) meses y quince (15) días calendarios, contados a partir de la fecha de suscripción del acta de inicio previo cumplimiento de los requisitos de legalización del contrato correspondiente.
2.5 FORMA DE PAGO
La Lotería Santander pagará al contratista de la siguiente forma:
1. Un treinta por ciento (30%) al vencimiento del primer mes de ejecución del contrato , previa presentación del informe de actividades desarrolladas por el contratista ,informe de cumplimiento del supervisor del contrato y presentación de la factura por la Entidad contratista y aprobación por la Entidad contratante (art. 2º de la ley 1231 de 2008) a la cual deberá anexar los siguientes soportes: certificación de pagos de aportes a seguridad social (Copia de la Planilla SOI)
2. Un treinta por ciento (30%) al vencimiento del segundo mes de ejecución del contrato , previa presentación del informe de actividades desarrolladas por el contratista ,informe de cumplimiento del supervisor del contrato y presentación de la factura por la Entidad contratista y aprobación por la Entidad contratante (art. 2º de la ley 1231 de 2008) a la cual deberá anexar los siguientes soportes: certificación de pagos de aportes a seguridad social (Copia de la Planilla SOI)
3. Un cuarenta por ciento (40%) una vez cumplido en su totalidad el objeto contractual previa presentación del informe de actividades desarrolladas por el contratista ,informe de cumplimiento del supervisor del contrato y presentación de la factura por la Entidad contratista y aprobación por la Entidad contratante (art. 2º de la ley 1231 de 2008) a la cual deberá anexar los siguientes soportes: certificación de pagos de aportes a seguridad social (Copia de la Planilla SOI)
PARÁGRAFO: En la circunstancia que el contratista deba desplazarse por ocasión de la ejecución del contrato a la ciudad de Bucaramanga, la Entidad previo visto bueno y del supervisor reconocerá los gastos de viaje.
2.6 LUGAR DE EJECUCION DEL CONTRATO
El contrato se ejecutará en los sitios que se determinen por el supervisor del contrato.
3 FUNDAMENTOS JURIDICOS.
Con la expedición de la ley 1474 de 2011 por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública en su artículo 93 estableció de manera precisa en lo que hace referencia al régimen contractual de las Empresas Industriales y Comerciales del Estado “Las Empresas Industriales y Comerciales del Estado, las Sociedades de Economía Mixta en las que el Estado tenga participación superior al cincuenta por ciento (50%), sus filiales y las Sociedades entre Entidades Públicas con participación mayoritaria del Estado superior al cincuenta por ciento (50%), estarán sometidas al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, con excepción de aquellas que desarrollen actividades comerciales en competencia con el sector privado y/o público, nacional o internacional o en mercados regulados, caso en el cual se regirán por las disposiciones legales y reglamentarias aplicables a sus actividades económicas y comerciales, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 13 de la presente ley. Se exceptúan los contratos de ciencia y tecnología, que se regirán por la Ley 29 de 1990 y las disposiciones normativas existentes (subrayado fuera de texto).
Atendiendo lo anterior la entidad cuenta con el correspondiente manual de contratación, el cual esta contenido en el Acuerdo 012 de 2012, que de manera precisa estableció los procedimientos que
deben aplicarse en el desarrollo de la actividad contractual. Para el caso concreto y en atención a que el valor del contrato supera los 15 S.M.L.M.V y sin exceder los 200 S.M.L.M.V acudimos al numeral
3.3 que establece: el procedimiento que debe cumplirse en el desarrollo de los proceso contractuales de menor cuantía “
4 ANÁLISIS TECNICO Y ECONOMICO
En atención a la naturaleza del contrato la Entidad procedió contratos celebrados por otras Entidades de la misma naturaleza y con objetos similares habiéndose obtenido el siguiente resultado:
ENTIDAD | FECHA DEL CONTRATO | VALOR DEL CONTRATO |
Empresa Industrial y Comercial del Estado Lotería de Cundinamarca | 5 xx Xxxxx de 2014 | $ 87.000.000 |
Empresa Industrial y Comercial del Estado Lotería de Cundinamarca | 23 xx Xxxxx de 2013 | $ 54.000.000 |
Lotería de Bogotá | Marzo de 2013 | $ 35.000.000 |
Atendiendo lo señalado y las condiciones presupuestales de la Entidad se establece un presupuesto Oficial de TREINTA Y CINCO MILLONES DE PESOS MONEDA CORRIENTE ($ 35.000.000) Valor
que incluye la totalidad de los costos en que deba incurrir el contratista para la legalización y ejecución del contrato
Es importante señalar que el contrato está gravado con una serie de tributos departamentales encontrándose entre otros.
LEGALIZACION
Estampilla pro cultura 2 % Estampilla pro desarrollo Dptal 2% Estampilla Reforestación Dptal 1%
Estampilla Pro hospitales Universitarios (2%) Pro electrificación rural (2%)
Estampilla Bienestar del adulto mayor (2%)
Estampilla pro UIS 2% (sobre tres salarios mínimos legales mensuales vigentes 10% sobre el valor total de las estampillas canceladas
4.2 PRESUPUESTO OFICIAL
El presupuesto oficial para la presente contratación asciende a la suma TREINTA Y CINCO MILLONES DE PESOS MONEDA CORRIENTE ($ 35.000.000)
5. LA JUSTIFICACIÓN DE LOS FACTORES DE SELECCIÓN PROCESO DE CLASIFICACION Y CALIFICACION
5.1 ETAPAS DEL PROCESO DE CLASIFICACION Y CALIFICACION DE LAS PROPUESTAS
5.1.1 VERIFICACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS HABILITANTES
LOTERÍA SANTANDER realizará la verificación del cumplimiento de los requisitos habilitantes, constatando el cumplimiento de cada uno de los requisitos establecidos para el efecto.
Sólo las propuestas presentadas por los proponentes que cumplan con la totalidad de los requisitos habilitantes serán objeto de calificación por puntaje.
5.1.2 FACTORES DE EVALUACIÓN
Estos criterios serán analizados teniendo en cuenta el cumplimiento de los siguientes factores sobre un puntaje total, por grupo de 1.000 puntos.
Los factores de selección objetiva establecidos en los pliegos para comparar las propuestas obedecen a criterios de: Oferta económica, y valoración del equipo de trabajo para la atención del contrato
Descripción | Calificación |
PUNTOS | |
Oferta Económica | 600 |
Equipo de trabajo | 400 |
TOTAL | 1.000 |
5.1.2.1 OFERTA DE MENOR PRECIO (600 PUNTOS).
Se evaluará así:
El oferente que presente la menor oferta económica ocupará el primer lugar en este item y obtendrá seiscientos (600) puntos. Los demás oferentes recibirán un puntaje que resultará de la siguiente fórmula:
Puntaje Proponente | Precio Menor |
= 600 X | |
Precio Proponente |
5.1.2.2 VALORACION DEL EQUIPO DE TRABAJO PARA LA ATENCIÓN DEL CONTRATO (400 puntos)
Se calificará el personal puesto a disposición para la atención del contrato, los profesionales y expertos integrantes del equipo de trabajo de conformidad con la experiencia
Profesional Especialización: en finanzas, marketing | PUNTOS |
Con más xx xxxx de años de experiencia | 400 Puntos |
Entre 10 y 8 años de experiencia | 300 Puntos |
Entre 8 y 5 años de experiencia | 200 Puntos |
Menos de cinco años de experiencia | 100 Puntos |
6. CRITERIOS DE DESEMPATE
En caso de empate a menor precio, la entidad adjudicará a quien haya entregado primero la oferta entre los empatados, según el orden de entrega de las mismas.
En el presente caso nos remitimos al procedimiento establecido en el numeral 10 del punto 3.5 del manual Interno de Contratación de la LOTERIA SANTANDER.
7. TIPIFICACION DE RIESGOS:
En razón a que el contratista debe haber calculado suficientemente las condiciones de su actividad y por el término de duración del contrato no existe posibilidad de prever desequilibrios en el precio que ameriten un eventual restablecimiento de la ecuación contractual.
7.1 RIESGOS DE EJECUCIÓN QUE ASUME EL CONTRATISTA
Que no pueda dar cumplimiento total o parcial a la ejecución del contrato. Que incumpla con el objeto del contrato.
El contratista asumirá por su cuenta todos los riesgos previsibles que le puedan afectar durante la ejecución del contrato.
7.2 RIESGOS QUE ASUME LA ENTIDAD
Que no se verifique la idoneidad del contratista. Que no se verifique el cumplimiento del contratista.
Estos riesgos son minimizados por la entidad con la elaboración de los estudios previos de la contratación, a través de los cuales se determinan las especificaciones y alcances del servicio a contratar y con la verificación de la oferta presentada por el futuro contratista
8. GARANTIAS
Atendiendo lo preceptuado PARÁGRAFO: del numeral 1.2.4.1 del MANUAL INTERNO DE CONTRATACION en razón a que la cuantía del contrato es superior a los 15 SMLMV, el futuro contratista debe otorgar las siguientes garantías expedida por compañías de seguros.
- Cumplimiento general del contrato: equivalente al 20% del valor del contrato con una vigencia por el término del mismo y cuatro meses más.
- Calidad del servicio equivalente al 20% del valor del contrato con una vigencia por el término del mismo y cuatro meses más.
- Salarios y prestaciones sociales equivalente al 10 del valor del contrato con una vigencia por el término del mismo y tres años más.
9. CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL:
La Entidad para el inicio del presente proceso contractual cuenta con el certificado de disponibilidad presupuestal de fecha 29 xx Xxxxx de 2014 - Expansión Comercial que respalda la presente contratación
10. VIGILANCIA EN LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO
En los términos establecidos en las disposiciones legales, el contratista seleccionado de conformidad a las disposiciones legales, acepta la supervisión del contrato, que para el presente será ejercido el Subgerente de Xxxxxxxx y Ventas
Se deja plenamente establecido que no existirá relación laboral entre el contratista con la LOTERÍA SANTANDER.
En estos términos queda planteada la justificación tendiente a cumplir con lo señalado en el presente estudio para su consideración y decisión.
XXXX XXXXXXX XXXXXXXXXX XXXXXX
Subgerente de mercadeo y ventas