INSTRUCTIVO SUPERVISIÓN Fecha: Agosto 16 de 2016 Versión: 1 Responsable: Dirección Área/Proyecto Página: 1 de 6
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Fecha: Agosto 16 de 2016 | Versión: 1 | Responsable: Dirección Área/Proyecto | Página: 1 de 6 | |
1. OBJETIVO
El presente Instructivo tiene por objetivo establecer de manera clara las actividades, responsabilidades, funciones y entregables en el marco de la gestión y administración de los contratos de adquisición de bienes o prestación de servicios y convenios que asegure el control del cumplimento de las obligaciones de las partes involucradas.
2. ALCANCE
El Instructivo define el proceso de Supervisión a partir de la suscripción del contrato o confirmación/aceptación de la oferta con formalidades plenas o suscripción del convenio, estableciendo los lineamientos administrativos, financieros y técnicos a cargo de la Supervisión.
Este Instructivo hace parte integral del Procedimiento de Adquisición de Bienes y Servicios de la Fundación Plan y es de obligatorio cumplimiento para todo el personal que tenga asignada la supervisión y control de la ejecución de un contrato o convenio, según el caso.
3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
Para todos los efectos, los términos que se relacionan a continuación tendrán el siguiente significado:
Actas de contrato: Son los documentos que permiten formalizar etapas o situaciones presentadas en las etapas pre contractual, contractual y post contractual.
Asistencia técnica: Asesoría dada mediante contrato de prestación de servicios incorporales, para la utilización de conocimientos tecnológicos aplicados por medio del ejercicio de un arte o técnica. Dicha asistencia comprende también el adiestramiento de personas para la aplicación de los expresados conocimientos.
Bienes: Se entenderán por bienes, las cosas corporales. A su vez, los bienes corporales podrán ser muebles o inmuebles.
Contrato, otrosí: Es el documento que contiene el acuerdo de voluntades entre las partes para el cumplimiento tanto de las obligaciones reguladas dentro de un marco jurídico y legal como de las condiciones pactadas en los Términos de Referencia y en la propuesta técnica y económica presentada por el proponente seleccionado. El otrosí es el documento que modifica, prorroga, aclara o adiciona las condiciones pactadas en el contrato. En todo caso, estos documentos deberán contener el nombre y cargo de los funcionarios que elaboran y aprueban la contratación.
El otrosí es vinculante y hace pare integral del Contrato.
Contratista/Proveedor: Provee o abastece los bienes o servicios requeridos por Fundación Plan. Se entiende por Proveedor al que suministra bienes y contratista al que suministra servicios
Elabora: Dirección Área Jurídica | Revisa: Presidencia Ejecutiva y Dirección de Área Implementación | Aprueba: Comité Directivo |
Consultoría: Es una modalidad del contrato de prestación de servicios, en el cual predomina el componente intelectual. Se refieren a estudios requeridos previamente para la ejecución de un proyecto de inversión, o de estudios de diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos especificados así como a las asesorías técnicas y de coordinación. Son también contratos de consultoría los que tienen por objeto la interventoría, la asesoría misma en el desarrollo de los contratos de consultoría y la ejecución de estudio, diseños, planos, entre otras, así como otro tipo de asesorías técnicas especializadas.
Convenio: Acuerdo de voluntades celebrado entre la Fundación Plan y otra u otras personas jurídicas o personas naturales, de derecho público o privado, nacionales o extranjeras, mediante el cual se consolida una relación vinculante jurídicamente para las partes con el fin de cumplir con los deberes o funciones y alcanzar objetivos institucionales.
Obra civil: Actividades afines a la arquitectura o ingeniería civil para el diseño, construcción, mantenimiento o adecuación de un bien.
Orden de Compra/Orden de Servicio: Documento que emite la Fundación Plan para confirmar que ha sido aceptada la propuesta u oferta, el cual se perfecciona a través de la comunicación que se hace de este documento al Proponente u Oferente impartiéndole la orden de ejecutar el objeto de la compra o del servicio.
La orden de compra u orden de servicio equivale a un contrato.
Servicio: Se refiere a la prestación a cargo de un contratista/proveedor de una actividad independiente desarrollada por una persona natural o jurídica que pretende satisfacer alguna necesidad de Fundación Plan.
Servicio técnico: Asesoría dada mediante contrato de prestación de servicios incorporales, para la utilización de conocimientos tecnológicos aplicados por medio del ejercicio de un arte o técnica, sin que implique la transferencia de conocimientos.
Supervisión: Consiste en la realización de actividades organizadas y estructuradas para el control, seguimiento, administración del plan de riesgos, supervisión técnica, administrativa y financiera de las obligaciones del contratista/proveedor para el suministro de bienes o la prestación de servicios o ejecución de las actividades o compromisos descritos en el convenio de manera que se garantice su realización a satisfacción.
La supervisión en los contratos incluye la evaluación del contratista/proveedor por su desempeño en el suministro de bienes o la prestación de servicios.
Supervisor: Persona vinculada a la Fundación Plan mediante contrato de trabajo, que representa a la Fundación Plan ante un contratista/proveedor, entidad aportante/asociada/conviniente y otros grupos de interés, responsable de realizar las actividades de supervisión.
Para efectos de los proyectos de infraestructura y hábitat social, el supervisor técnico y el interventor cumplen funciones diferentes y tienen responsabilidades diferentes. El supervisor técnico es el profesional, ingeniero civil, arquitecto o constructor en arquitectura e ingeniería, bajo cuya responsabilidad se realiza la supervisión técnica de los contratos.
El Interventor es el profesional, ingeniero civil, arquitecto o constructor en arquitectura e Ingeniería, persona natural o jurídica, que representa a la Fundación Plan para el control de la ejecución del proyecto arquitectónico durante todas las etapas, esto es, planos, estudios, diseños etapa previa, ejecución y liquidación, bajo cuya responsabilidad se verifica que cada actividad contratada se adelante de acuerdo con todas las reglamentaciones correspondientes, siguiendo planos, estudios, diseños y especificaciones técnicas del proyecto.
Usuario: Persona que canaliza la necesidad de adquisición de un bien o de un servicio mediante una requisición, y quien es el responsable de la estructuración técnica del requerimiento y del acompañamiento en la estructuración del negocio.
4. CONDICIONES GENERALES
La Supervisión consiste en realizar de forma sistemática actividades organizadas y estructuradas para asegurar la ejecución normal de un contrato o convenio o la entrega de un bien, su calidad, el cumplimiento de obligaciones, su terminación y liquidación. La Supervisión implica las actividades de planeación y control de las estipulaciones contempladas en el contrato o en el convenio.
Las actividades generales de supervisión corresponden a:
Gestión de Adquisición: Incluye las actividades descritas en el procedimiento de adquisición de bienes y servicios.
Gestión Administrativa: Incluye el aseguramiento en la ejecución del contrato de requisitos en cuanto al cumplimiento de normatividad legal en los aspectos tributarios, laborales, comerciales, ambientales entre otros, Control financiero como aceptación del bien o servicio, facturación, pagos, reembolsos, anticipos cierre; revisión de pólizas de seguros, actas de inicio, suspensión, terminación, liquidación, gestión documental entre otros aspectos.
Gestión Técnica: Incluye la verificación en la ejecución del contrato en términos de calidad de los bienes y servicios de acuerdo con las especificaciones técnicas, normas técnicas, planos, estudios, diseños técnicos; manuales de uso o mantenimiento; actas de recibo parcial o final y autorización de pagos; pruebas y recibo de equipos o instalaciones; entre otros aspectos.
Evaluación de Desempeño: Consiste en la calificación del desempeño del proveedor y/o contratista durante la ejecución del contrato en aspectos técnicos, administrativos, entre otros
5. RESPONSABILIDAD
El Supervisor es responsable de la planeación, gestión, administración y manejo integral del contrato o convenio, por lo que deberá verificar el cumplimiento de las obligaciones establecidas en el contrato o convenio, están obligados a buscar el cumplimiento de los fines de la contratación, vigilar la correcta ejecución del contrato y proteger los derechos de la Fundación Plan.
El Supervisor debe guardar absoluta confidencialidad sobre todos los aspectos del contrato o convenio, con el fin de proteger la reserva de la información confidencial y/o privilegiada de Fundación Plan o de terceros.
6. DESIGNACIÓN
Una vez identificada la necesidad, la designación de la Supervisión se realizará en el respectivo Contrato, Convenio, Orden de Compra u Orden de Servicio, según el caso, o en su defecto mediante comunicación escrita.
7. RERSPONSABILIDADES
La Supervisión se realiza en tres etapas y en cada una tiene las siguientes responsabilidades:
7.1 Planeación
Una vez suscrito el contrato o perfeccionado y cumplido los requisitos de ejecución del convenio, se adelanta la primera etapa del proceso que corresponde a la revisión previa, elaborar el cronograma y demás actividades que aseguren la gestión del contrato. Esta etapa finaliza con la firma del acta de inicio del contrato. Son funciones de la Supervisión durante esta etapa las siguientes:
1. Asegurar que se realice una evaluación de riesgos del proyecto e implementar las medidas de manejo que se requieran con el fin de ser trasladados a los Contratistas en los términos del referencia y en el contrato para su correcto control, administración o mitigación.
2. Conocer los procedimientos internos de Fundación Plan según su aplicación dentro del contrato o convenio.
3. Conocer las condiciones y términos del contrato o convenio, incluyendo la totalidad de documentos del proceso de selección y de la oferta o propuesta del contratista o propuesta del proyecto, según aplique.
4. Suministrar toda la información que requiera para asegurar el cumplimiento de las obligaciones.
5. Informar y coordinar las actividades con otras áreas que tengan incidencia en el inicio de la ejecución.
6. Xxxxxxx, aprobar y suscribir el Acta de Inicio, si hubiere lugar a ello.
7. Revisar, aprobar y si es necesario solicitar actualizaciones de las hojas de vida de los profesionales y demás personal que intervendrá en el contrato o convenio, conforme los requerimientos establecidos en el mismo.
8. Verificar la adecuada planeación para el control del plan de ejecución de anticipos que presente el Contratista, si hay lugar a ello.
9. Verificar que el contratista/proveedor cuente con los documentos y elementos de seguridad en sus vehículos y cumplan con el Decreto 1079 de 2015, conforme a la modalidad de contrato que aplique.
10. Exigir personal calificado, materiales y equipos, de acuerdo con lo previsto en los términos de referencia o solicitud de cotización, la propuesta técnica y económica y el contrato.
11. Verificar la existencia y vigencia de las autorizaciones permisos y licencias que correspondan, de acuerdo con lo definido en el contrato.
12. Verificar antes de la firma del Acta de Inicio, la vigencia de planos y especificaciones técnicas y su entrega al contratista, si aplica.
13. Cuando aplique, verificar antes de la firma del Acta de Inicio, la localización de las obras y/o actividades contratadas y las referencias topográficas, conforme los diseños y especificaciones técnicas
14. Cuando haya lugar a ello o sea definido en el Contrato, dar inicio a la ejecución con la suscripción del Acta de Inicio, previo aseguramiento del cumplimiento de los siguientes requisitos
• Perfeccionamiento del contrato.
• Aprobación de pólizas por parte de la Dirección de Área (Jurídica).
• Verificar el pago de tributos que aplique
• Cumplimiento de los demás requisitos establecidos en el contrato para el inicio de la ejecución
7.2 Desarrollo
Una vez firmada el acta de inicio se procede al desarrollo del objeto del contrato durante el tiempo y bajo las condiciones estipuladas hasta la firma del acta de finalización:
1. Colaborar con el contratista o conviniente para lograr el mejor desarrollo o ejecución del contrato o convenio, según corresponda, en el marco de las políticas y las condiciones contractuales.
2. Coordinar las actividades con otras dependencias que tengan incidencia en la ejecución del contrato.
3. Preparar, documentar y solicitar concepto y apoyo jurídico en los casos que se requiera.
4. Solicitar concepto o asesoría a otras dependencias en temas específicos que se requieran durante el desarrollo del contrato.
5. Participar en las reuniones de trabajo y comités cuando sea necesario.
6. Realizar las evaluaciones parciales de desempeño del contratista y retroalimentar cuando sea necesario.
7. Revisar, evaluar y aprobar las solicitudes de subcontratación que presente el contratista siempre y cuando representen oportunidades de mejora en el cumplimiento del objeto del contrato.
8. Monitorear que el anticipo se ejecute de acuerdo con el programa acordado y efectuar el control mensual de la amortización del anticipo de conformidad con la ejecución de las actividades del contrato (Si aplica).
9. Elaborar, documentar y suscribir todas las actas a que haya lugar durante el desarrollo del contrato o convenio, en los formatos que corresponda. Las actas permitirán la trazabilidad del contrato del desarrollo del contrato o convenio, y de la actuación de las partes en la ejecución del mismo.
10. Elaborar, documentar y tramitar las solicitudes de modificación al contrato o convenio cuando aplique.
11. Elaborar, documentar y tramitar las solicitudes de suspensiones y reiniciaciones al plazo de ejecución del contrato cuando se requiera.
12. Cuando se realicen modificaciones o suspensiones al contrato, exigir las actualizaciones de las pólizas garantías o seguros que correspondan y el pago de las contribuciones que se requieran.
13. Elaborar, documentar y presentar los informes periódicos de avance conforme se hayan pactado en el contrato o convenio como entregables y garantizar la trazabilidad de todas las acciones y actuaciones del contratista o en calidad de conviniente en desarrollo del contrato o convenio.
14. Controlar, verificar y reportar los avances del contrato incluyendo la ejecución de actividades, entrega de producto y sus cantidades, y tiempo de ejecución conforme a la programación y presupuesto asignados. Esto se formalizara en las respectivas actas parciales y de finalización.
15. Impartir formalmente al contratista las instrucciones, órdenes u autorizaciones que se requieran para la ejecución del contrato.
16. Requerir formalmente al contratista cuando se presenten desviaciones en cuanto a la calidad, costo o tiempo y realizar las recomendaciones que correspondan, cuando se considere un procedimiento inadecuado, que se puede mejorar sin incremento de costo, o se evidencie riesgo de desviación respecto a la norma o especificación técnica.
17. Verificar el cumplimiento mensual del contratista durante la ejecución de los salarios del personal, de los aportes al Sistema de Seguridad Social (salud, pensión y riesgos profesionales), y de aportes parafiscales (caja de compensación familiar, ICBF, SENA y demás que correspondan), de conformidad con la normatividad vigente previo a la aprobación y registro de entradas de bienes y/o servicios, y autorización de pago.
18. Tramitar los permisos de ingreso del contratista para la ejecución de sus actividades en las instalaciones de Fundación Plan (Si aplica).
19. Controlar y verificar la calidad de los equipos, materiales e instalaciones y la funcionalidad de los mismos conforme con las normas, especificaciones técnicas y demás acuerdos contractuales. Así mismo verificar la calidad del servicio.
20. Exigir los certificados de conformidad teniendo en consideración las normas técnicas, si aplica.
21. Recibir y verificar la calidad y condición técnica y funcional de los productos objeto del contrato cumpliendo los requerimientos contractuales, las normas y especificaciones técnicas.
22. Analizar y aprobar los nuevos precios cuando surja la necesidad de actividades adicionales previa aprobación a nivel interno y de los donantes cuando sea necesario.
23. Realizar visitas periódicas de control según la cobertura o lugar de ejecución del proyecto para el adecuado seguimiento de las actividades que ejecuta el contratista.
24. Verificar y apoyar las capacitaciones y/o entrenamientos requeridos por el recibo de bienes y/o servicios, y los manuales de operación y mantenimiento, si aplican.
7.3 Cierre
La tercera y última etapa, corresponde a la liquidación y cierre del contrato, y se da desde el momento de terminación de la totalidad de las actividades contratadas, hasta la liquidación del contrato, pago de la última factura y cierre.
25. Exigir al contratista que presente las facturas de los bienes y/o servicios recibidos de conformidad, con las condiciones legales y contractuales que correspondan, cuando haya lugar a ello según lo establecido en el Contrato.
26. Realizar la evaluación final del contratista/proveedor y enviar a la Gerencia de Área/Proyecto/Programa para la consolidación correspondiente por parte de la Coordinadora de Área/Proyecto, Área de Compras y Logística.
27. Elaborar y documentar el Acta de Liquidación.
28. Revisar, aprobar y tramitar los documentos finales como planos de obra construida, informes técnicos, certificaciones de conformidad de productos, pruebas garantías de equipos conforme con las normas y especificaciones técnicas y requisitos contractuales, documentos entregables, verificación de la conformidad correspondiente a la prestación del servicio, según la naturaleza del bien o servicio y modalidad de contrato.
29. Dejar a disposición de Fundación Plan la información final del proyecto que se generaron durante la ejecución, capacitaciones, garantías, manuales de operación y mantenimiento, entre otros, de acuerdo con las Políticas de la organización.
30. Verificar el cumplimiento del contratista durante la liquidación del contrato, en cuanto al cumplimiento de compromisos respecto de terceros tales como pago de los salarios y la liquidación laboral del personal, de los aportes al Sistema Integral de Seguridad Social (salud, pensión y riesgos laborales) y de los aportes parafiscales de conformidad con la normatividad vigente, si hubiere lugar a ello.
31. Solicitar al contratista los Paz y Salvo de todos los proveedores o subcontratistas relacionados con la ejecución del contrato, si hubiere lugar a ello.