ASPECTOS PARTICULARES DE LA CONTRATACIÓN
ANEXO No. 4
ASPECTOS PARTICULARES DE LA CONTRATACIÓN
1. OBJETO DE LA INVITACIÓN:
El Fondo de Garantías de Entidades Cooperativas – FOGACOOP -, está interesado en Contratar a una persona jurídica, consorcio o unión temporal, que le suministre los servicios de actualización, soporte y mantenimiento preventivo y correctivo para la plataforma que compone la Solución Empresarial de FOGACOOP (incluye los componentes portal WEB, Intranet e INFOPOINT) y, bolsa de horas para ajustes y mejoras de la funcionalidad de los componentes de la Solución Empresarial.
2.- ANTECEDENTES
El 22 de febrero de 2017, FOGACOOP, suscribió el Contrato CA-02-2017, cuyo objeto fue: “Adquisición de una Solución Empresarial que cubra los siguientes componentes: i) Portal WEB de Fogacoop; ii) Intranet de Fogacoop; iii) Sistema de Información de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA), incluyendo el módulo de PQRD y los servicios de Oficina Postal Electrónica (Correo certificado electrónico, firmas digitales y estampado de tiempo) y iv) Herramienta(s) de Modelamiento y Gestión de Flujos de trabajo y Generador de formularios electrónicos”.
Este proyecto se enmarca en la estrategia de TI que viene adelantando y desarrollando la entidad como soporte de su visión y objetivos estratégicos y, como mecanismo que debe permitir que la entidad cuente con herramientas integradas y, con las cuales lograr superar sus obstáculos operativos y de comunicación que se vienen soportando.
Igualmente, el propósito de la Solución Empresarial es:
• Mejorar la eficiencia, transparencia y participación de FOGACOOP con sus clientes internos y externos, mediante la provisión de trámites y servicios por múltiples canales electrónicos, al igual que realizar la Gestión de los documentos electrónicos que se manejan en toda la entidad.
• Contar con un Portal e Intranet que permitan la consulta, interacción, transacción y participación de los clientes internos y externos de Fogacoop, con provisión de trámites, servicios y OPAs (otros procedimientos administrativos) que éstos requieren, garantizando sitios accesibles y con criterios de usabilidad.
• Tener un Portal e Intranet que permita la personalización de contenidos, su administración, inclusión de nuevos formularios, según necesidad, interoperable y con uso de estándares de intercambio de información.
• Permitir la recepción de solicitudes y prestación de servicios por diversos canales (Portal, presencial, telefónico, entre otros) bajo una única ventanilla, permitiendo, con esquemas de flujo de trabajo, su control y seguimiento.
• Tener como elemento transversal e interoperable, en toda la organización, el Sistema de Información de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA), permitiendo el manejo de documentos electrónicos desde su captura y registro hasta su conservación / eliminación o transferencia, permitiendo su búsqueda y garantizando la conservación de autenticidad, fiabilidad y accesibilidad de éstos a lo largo del tiempo.
• Contar con una solución de oficina postal (certificación digital, correo certificado electrónico, firmas digitales y estampado de tiempo) que permita ser utilizada, de manera transversal, por los diferentes sistemas de información que posee FOGACOOP, con al menos las siguientes funcionalidades:
✓ Conversión a formatos ISO 19005 - PDF/A versiones 1, 2, o 3
✓ Inclusión de metadatos en los documentos PDF/A en diversos formatos.
✓ Firmado digital
✓ Distribución y recepción de documentos electrónicos a través del correo electrónico con trazabilidad de entrega
✓ Estampado cronológico
• Contar con una solución integral que sea repositorio único de información documental y de contenidos empresariales en FOGACOOP, basado a partir de la integración, parametrización y configuración estos componentes.
• Contar con herramientas para modelar, gestionar y operar flujos de trabajo y generar formularios electrónicos, según necesidad.
Es por ello por lo que la entidad cuenta actualmente con tres principales componentes para la Solución Empresarial:
• PORTAL WEB. Portal institucional público para compartir información con los clientes, los ciudadanos y entidades gubernamentales. Esta construido sobre la plataforma SharePoint ONPREMISE versión 2013.
• INTRANET: Portal privado para compartir información entre los miembros de la organización, Esta construido sobre la plataforma SharePoint ONLINE.
• INFOPOINT (SGDEA): Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo. Software comercial desarrollado por IGMSoluciones en .NET, con acceso a base de datos SQL server.
Todo lo anterior, con base en las especificaciones y condiciones de esta invitación, permite a FOGACOOP proteger de la obsolescencia tecnológica la inversión inicial en los componentes que integran la Solución Empresarial, ya que se asegura la actualización del sistema. De otro lado mantiene la compatibilidad, mediante mejoras y/o parametrizaciones realizadas de acuerdo con las necesidades de la entidad, y se contará con el respaldo técnico ante posibles eventualidades que se presenten y ameriten la intervención de mano de obra especializada, la cual es brindada por el proveedor de estos componentes.
3. - INFORMACIÓN DE FOGACOOP
FOGACOOP es una entidad financiera vinculada al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, creada mediante el decreto Ley 2206 de 1998. Su fin es proteger la confianza de los ahorradores y depositantes de entidades cooperativas inscritas, por medio del seguro de depósitos.
FOGACOOP tiene como visión, ser una entidad modelo dentro de la red de seguridad del sector financiero en administración de reservas y riesgos, cuya gestión contribuye a mantener la confianza de los ahorradores de las entidades inscritas y a generar conocimiento sobre el sector cooperativo financiero. Para tal fin, cuenta con un recurso humano comprometido con sus valores, objetivos, estrategias y proyectos y con unos procesos estandarizados que le permiten su apoyo.
4. COMUNICACIÓN INTERACTIVA:
La dirección electrónica válida para todos los efectos de la presente invitación es IPUB-01- 0000@xxxxxxxx.xxx.xx.
5.- PRESUPUESTO:
Para dar cumplimiento al objeto de la presente invitación FOGACOOP cuenta con una disponibilidad presupuestal total máxima de hasta $294.138.625,33, valor que incluye el IVA correspondiente y demás costos directos e indirectos y demás gastos que apliquen, para este tipo de contrataciones.
6.- PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO:
El plazo de ejecución del objeto contractual será de un (1) año contado a partir de la suscripción del acta de inicio del contrato, previa aprobación de las garantías por parte del FONDO.
7.- FORMA DE PAGO:
1.- Pagos mensuales, correspondientes al valor de las horas valoradas, aprobadas y recibidas a satisfacción en el periodo por los supervisores del contrato por actividades ajustes y mejoras de la funcionalidad de los componentes de la Solución Empresarial.
2.- Pagos mensuales correspondiente al valor del Servicio de actualización, soporte, mantenimiento preventivo y correctivo de la Solución Empresarial (Portal, Intranet e Infopoint)
El valor de la hora se pagará mes vencido incluido IVA. El valor se calculará multiplicando el número de horas ejecutadas durante el mes por el valor de la hora, correspondientes al valor de
las horas valoradas, aprobadas y recibidas a satisfacción en el periodo por los supervisores del contrato.
FOGACOOP, cancelará el valor del contrato contra la presentación de las correspondientes facturas y los informes correspondientes a cada uno de los servicios contratados, y su pago estará sujeto a los servicios efectivamente suministrados y certificados en su cumplimiento por parte del Supervisor del Contrato.
Lo anterior, previa presentación de la Factura con el cumplimiento de los requisitos legales previstos en las Condiciones Generales de Participación. Dichos pagos se efectuarán dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la radicación de la factura acompañada de la certificación a la que se refiere el artículo 50 de la Ley 789 de 2002, modificado por los arts. 1 y 9 de la Ley 828 de 2003, en los términos allí previstos y expedición del cumplido a satisfacción del FONDO, por parte del supervisor designado para el efecto. Los citados pagos se efectuarán mediante consignación en la cuenta que EL CONTRATISTA acredite como propia, mediante certificación expedida por la respectiva entidad bancaria.
Los pagos del contrato, como de las prórrogas, adiciones y demás que se produzcan en el desarrollo del contrato, quedarán sujetos a la ampliación de las garantías en los términos establecidos en el los respectivos documentos, siendo necesaria la acreditación del pago de la(s) prima(s) correspondientes, y la aprobación de la(s) póliza(s) por Fogacoop
8.- FACTURACION ELECTRONICA:
En caso de estar obligado el CONTRATISTA a presentar factura electrónica, la misma deberá estar validada previamente por la DIAN, como requisito necesario para el pago del valor establecido en el Contrato, conforme con las disposiciones señaladas en el Decreto 358 del 5 xx xxxxx de 2020, en concordancia, con lo dispuesto en la Resolución No. 000042 del 0 xx xxxx xx 0000, xx Xxxxxxxxx Presidencial No. 9 de 2020 y demás normas que la modifiquen o adicionen.
9.-CONSTITUCIÓN DE LAS GARANTÍAS
Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la suscripción del contrato, EL CONTRATISTA deberá constituir una póliza de seguros en anexo de derecho privado cuyo beneficiario sea EL FONDO DE GARANTIAS DE ENTIDADES COOPERATIVAS, expedida por una compañía de seguros legalmente constituida en Colombia y debidamente autorizada para el efecto, por el término que se indica a continuación, y bajo las siguientes condiciones de cubrimiento y período:
a) Cumplimiento: por el 20% del valor del contrato, con una vigencia igual al plazo de ejecución del contrato y 4 meses más.
b) Calidad de los Servicios: por el 30% del valor del contrato, con vigencia igual al plazo de ejecución del contrato y 4 meses más.
c) Salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales: por el 15% del valor del contrato, con una vigencia igual al plazo de ejecución del contrato y 3 años más.
PARÁGRAFO: EL CONTRATISTA deberá acreditar el pago de la prima de la póliza, así como las condiciones generales de la misma. El contratista se obliga a ampliar o a prorrogar la garantía, en los términos antes mencionados, en el evento en que se prorrogue la ejecución y/o vigencia del contrato o se afecte por siniestros.
10) PROPUESTA ECONOMICA:
La oferta económica debe incluir todos los costos asociados al alcance de la presente invitación. El valor de la oferta económica que deberán ser expresados en pesos colombianos, incluidos los impuestos legales correspondientes. Dichos costos deberán estar detallados por elemento. Para tal fin, deberá presentarse de manera discriminada por cada uno de los servicios a contratar. Dichos costos deberán estar detallados por elemento. (ANEXO No. 9 Detalle de la propuesta económica) de las Condiciones de Participación- Parte- Particulares.
NOTA 1: Se advierte al proponente, que no podrá sobrepasar en su propuesta económica, el presupuesto oficial del proceso, incluido el IVA y demás impuestos y contribuciones a que haya lugar en este tipo de contrataciones. Si la propuesta supera el valor del presupuesto será RECHAZADA.
11.- PROTECCIÓN DE LOS DATOS PERSONALES INCLUIDOS EN LA PROPUESTA :
FOGACOOP informa que administra una política para el tratamiento de datos personales, la cual es aplicable a este proceso en lo que corresponda. La política se encuentra publicada en la página Web de Fogacoop en la sección de transparencia y acceso a la información pública, que podrá ser consultada en el siguiente link:
xxxxx://xxx.xxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxx-xxxxxxx/xxxxxxxxx-x-xxxxxx-xxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxx-xx- seguridad-de-la-seguridad-de-la-informacion-y-proteccion-de-datos-personales
12.- INFORMACIÓN PARA LOS INTERESADOS EN CONTRATAR CON FOGACOOP:
FOGACOOP cuenta con unos sistemas de gestión cuyos términos EL CONTRATISTA se obliga a cumplir durante toda la ejecución del Contrato, al igual que los relacionados con normas ambientales y el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SGSST).
En razón a lo anterior, las personas naturales o jurídicas que lleguen a ser contratistas y proveedores de bienes y servicios para FOGACOOP, deben conocer y acoger en desarrollo del objeto contractual y de acuerdo con la naturaleza del contrato, entre otras las Políticas de seguridad de la información, compromisos ambientales, la política para el tratamiento de datos personales, el código de ética que rige las conductas de los funcionarios del Fondo, según la naturaleza del objeto del contrato. Estos documentos podrán ser consultados en el siguiente link:
xxxxx://xxx.xxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxx/xxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxx-xxxx-xxxxxxxxxxxx
13.- CONFIDENCIALIDAD:
Teniendo en cuenta que, en desarrollo del contrato el contratista puede llegar a conocer, tener acceso o enterarse de información clasificada o reservada de Fogacoop, el proponente desde la presentación de su oferta y el contratista con la suscripción del contrato se compromete a guardar estricta reserva y confidencialidad sobre esta información, para lo cual suscribirá el respectivo acuerdo de confidencialidad, en el formato prestablecido por el Fondo. La información susceptible de ser conocida mediante la utilización xx xxxxxxx regulares y legales de información, así como aquella de público conocimiento no es considerada como confidencial.
14.- DERECHOS DE AUTOR:
Los derechos de autor y publicaciones y todos los derechos de cualquiera naturaleza, vinculados con cualquier clase de material producido bajo las provisiones de estas condiciones de participación, serán propiedad de FOGACOOP, adicionalmente no se podrá hacer uso de ninguna información no publicada o confidencial de la cual haya tenido conocimiento durante el curso de su trabajo bajo los términos descritos anteriormente, excepto con la autorización de FOGACOOP. Esta prohibición prevalecerá aun después de haber finalizado o haber sido anulado el correspondiente contrato.
15.- ASPECTOS NORMATIVOS A TENER EN CUENTA EN ESTA CONTRATACION:
Para efectos de esta contratación se deberá tener en cuenta: Toda la normatividad aplicable a Gobierno en Línea; Seguridad de la información; Marco de la Transformación Digital; Política de Gobierno Digital.
NOTA: Con la firma de la propuesta, el proponente declara que conoce la política de protección de datos personales establecida por el Fondo, al igual que lo autoriza para el tratamiento de sus datos personales conforme a la normatividad aplicable. Así mismo con la firma de la propuesta el proponente declara que es de su conocimiento cada una de las disposiciones señaladas en este anexo.
ANEXO No. 5
REQUERIMIENTOS TÉCNICOS HABILITANTES
ESPECIFICACIONES TÉCNICAS MÍNIMAS:
Como quiera que el presente proceso tiene como objeto la contratación de una persona jurídica consorcio o unión temporal, que le suministre de los servicios de actualización, soporte y mantenimiento preventivo y correctivo para la plataforma que compone la Solución Empresarial de FOGACOOP (incluye los componentes portal WEB, Intranet e INFOPOINT) y, bolsa de horas para ajustes y mejoras de la funcionalidad de los componentes de la Solución Empresarial, el proponente deberá ofrecer y cumplir la totalidad de los requerimientos mínimos que a continuación se indican:
I.- CONDICIONES GENERALES MINIMAS DE LOS SERVICIOS :
1.- Bolsa de Horas. (790 horas) para mejores y/o ajustes, de la funcionalidad de los componentes de la Solución Empresarial
Numeral | Bolsa de Horas. (790 horas) | Cumple: (S ó N) | Folio |
1 | Prestar el servicio de mejoras y/o ajustes solicitados por los usuarios de la entidad a las necesidades derivadas de los procesos de la Entidad. | ||
2 | Para cada requerimiento se incluirán las etapas de definición, diseño, pruebas, instalación, producción y documentación. | ||
3 | Las horas serán consumidas por demanda según los requerimientos de los usuarios finales previa orden impartida por el(los) supervisor(es), sin exceder el plazo de ejecución general y el presupuesto establecido. Se pagarán las que solo se consuman. | ||
4 | Instruir, sin costo adicional, al menos a CUATRO (4) funcionarios designados por el Fondo, sobre la funcionalidad de los nuevos requerimientos, con una intensidad no menor a DOS (2) horas por cada nuevo desarrollo que se entregue. | ||
5 | La cantidad de profesionales y la dedicación requerida del equipo por demanda en cada etapa del requerimiento, deberá ser determinada por el contratista, y deberá ser suficiente y necesaria para asegurar el requerimiento. | ||
6 | El consumo de horas de la bolsa se realizará a través de sesiones de trabajo previamente programadas por el(los) supervisor(es) del Contrato y serán justificadas mediante las correspondientes actas de trabajo por cada sesión. |
7 | El fondo evalúa y aprueba el tiempo estimado para la ejecución de la solicitud. | ||
8 | El Contratista dedicará a la labor de desarrollo de la implementación de nuevas funcionalidades, o ajustes de los existentes, objeto del contrato, el personal que considere pertinente y necesario, sin que ello modifique la cantidad de horas calculadas y aprobadas. | ||
9 | El contratista deberá contar con una metodología o herramienta que le permita gestionar los procesos de estimación y cuantificación de esfuerzo de las horas consumidas para los requerimientos solicitados. |
2.- Suministro del servicio de actualización, soporte y mantenimiento preventivo y correctivo :
Numeral | Actualización, soporte y mantenimiento preventivo y correctivo | Cumple: (S ó N) | Folio |
1 | Soporte y mantenimiento preventivo y correctivo sobre los componentes de la Solución Empresarial (PORTAL WEB, INTRANET e INFOPOINT) de acuerdo con cada uno de los componentes de la arquitectura técnica. | ||
2 | Prestar el servicio de actualización por cambios de normatividad y procedimientos legales. | ||
3 | Prestar el servicio de soporte técnico, bajo diferentes mecanismos, entre otros: Teléfono, e-mail o chat, en por lo menos el horario de lunes a viernes de 7:00 a.m. a 6:00 p.m. durante el plazo de ejecución del contrato (Según Acuerdo de nivel de Servicio). Cuando el soporte telefónico o en línea no sea suficiente para dar solución a un problema, proporcionar soporte presencial en las instalaciones de FOGACOOP, hasta solucionarlo completamente. | ||
4 | Atender y solucionar las fallas y/o problemas que se presenten, así como aplicar los correctivos necesarios para restablecer y preservar el buen funcionamiento de la solución. | ||
5 | Suministrar a FOGACOOP las nuevas versiones que se liberen de los sistemas/herramientas, brindando el respectivo entrenamiento de actualización funcional, si el contenido de las versiones entregadas amerita su realización y sin costo para FOGACOOP, y entregando los programas objeto de las nuevas versiones, actualización de los manuales de usuario, documento guía de |
instalación del software y documento resumen de la funcionalidad adicional que incluye la nueva versión. | |||
6 | Realizar la Subscripción sin costo adicional para la entidad, del CHAT Zendesk para 4 agentes mientras dure la ejecución del contrato. | ||
7 | Evaluar e informar al supervisor del contrato los riesgos derivados de la instalación de actualizaciones y la integración con soluciones de software y presentar un informe en donde se adviertan los riesgos y el impacto de estos, mínimo con tres (3) días de anticipación a la ejecución de un cambio. | ||
8 | Contar con un sistema de seguimiento de los casos y/o errores que se reporten, de tal manera que FOGACOOP pueda conocer el estado de evolución de estos. | ||
9 | Efectuar cuando lo solicite el Fondo, al menos dos (2) visitas, durante el período de ejecución del contrato, para evaluar el rendimiento y configuración de la Solución objeto de la presente contratación y efectuar los ajustes requeridos para mejorar su funcionamiento. | ||
10 | Presentar al (los) supervisor(es) del contrato un informe del resultado de cada visita, incluidas las observaciones y recomendaciones para mantener en óptimas condiciones la plataforma. | ||
11 | Prestar el servicio de atención y solución a los incidentes que se presenten en los servicios que hacen parte de la presente contratación, sin costo adicional para él fondo, en el contexto de un Acuerdo de Nivel de Servicio, el cual se establece con los siguientes niveles de criticidad, el tiempo de respuesta definido será a partir del momento de registro del incidente por parte del usuario, a través de la herramienta web de registro de incidentes o en su defecto vía telefónica, así: • Alto (Máximo 4 horas): Corresponden a los casos críticos que no permiten el funcionamiento de la solución. • Medio (2 días): Corresponden a los casos que impliquen un proceso de investigación más amplio y que no afecten el funcionamiento normal de la solución • Bajo (4 días): Son características de la plataforma que fallan pero que no son críticos para el desarrollo normal de la solución. | ||
12 | Realizar los ajustes requeridos cada vez que se presenten situaciones como las enumeradas a continuación en las distintas aplicaciones o scripts que se relacionan con la plataforma o consumen sus servicios: |
• Cambio de versión o actualización de Sistema Operativo, SharePoint, y demás software que se compone la solución. • Cambio o actualización del motor de Base de Datos SQL. • Modificaciones de hardware y Software • Modificaciones de arquitectura | |||
13 | El contratista dedicará la labor de soporte, actualización y mantenimiento, el personal capacitado y con la experiencia requerida, en la Solución Empresarial implementada en FOGACOOP. | ||
14 | Realizar el soporte y asistencia, cuando se requiera, respecto a la gestión y administración tanto funcional como técnica de los componentes de acuerdo a la estructura configurada en el FONDO, para crear nuevos sitios, subsitios, páginas, elementos web, administrar perfiles y permisos y hacer ajustes a los diseños de los sitios existentes, en caso de que se requiera, así como crear encuestas, blogs y foros, consulta de estadísticas de la Solución, garantizando el cumplimiento de la política de Gobierno Digital y el procedimiento de gestión de cambios establecido por FOGACOOP. | ||
15 | Asesoría, cuando se requiera para el manejo y/o entendimiento de la Solución hasta máxima 2 horas, por cada evento. | ||
16 | Asistir a la capacitación que imparta FOGACOOP de su procedimiento de Gestión de cambios y tener presente lo allí indicado para el desarrollo de la prestación del servicio | ||
17 | Asistir a la capacitación que imparta FOGACOOP de su Sistema de Gestión Integral y aplicar lo allí indicado en la prestación del servicio, incluido lo relacionado con las políticas de seguridad del Fondo y el reporte de eventos e incidentes. | ||
18 | Informar sobre los mecanismos, procedimientos y contactos para el reporte de eventos y las condiciones para su atención. |
NOTA: ASPECTOS A TENER EN CUENTA RESPECTO DE HERRAMIENTAS LICENCIAMIENTO CON QUE CUENTA EL FONDO:
Herramientas y licenciamiento con que actualmente esta conformada la solución empresarial.
PRODUCTO | TIPO DE LICENCIA | OBSERVACIONES |
INFOPOINT | Perpetua por servidor | Sistema de Información de Gestión de Documentos Electrónicos |
Oficina Postal | Perpetua por servidor | Se hace por medio de un relay dado por Fogacoop |
Zendesk Chat | Renovable cada año | Suscripción de 4 agentes |
Juego Portal Niños "Rompecabezas" | No aplica | Fue desarrollado por Bextechnology. |
Google Analytics | Gratuita | Este servicio cuenta con una licencia de tipo gratuito que no implica costo adicional para su uso. Tan solo es necesario el registrar una cuenta Google, la cual también es gratuita. |
Encuestas | No aplica | Este es un desarrollo a la medida sobre Sharepoint. |
Heimdall | No aplica | Desarrollo a la medida para integrar INFOPOINT con PORTAL, con derechos registrados ante la DNA |
SharePoint 2013 | Software Assurance | Plataforma Microsoft base por medio de la cual se parametriza el Portal WEB |
3.- Respecto a Sistemas de Gestión
a) Alinear los servicios prestados con las mejores prácticas de tecnología en el marco de referencia de ITIL V3, COBIT y ajustarse a lo establecido en los procesos definidos por el Fondo en su Sistema de Gestión Integral (SGI). En el caso de que éstos cambien o se definan nuevos, se deberá adaptar el desarrollo del servicio de acuerdo con los nuevos requerimientos de dichos procesos
b) Garantizar controles de calidad sobre los servicios ofertados.
4.- ACREDITACION DE COMPETENCIAS DEL PROPONENTE
1) Se debe entregar, como parte de la propuesta, una certificación Silver o superior vigente/activa como partner de Microsoft en la competencia Collaboration and Content, expedida por la casa matriz o subsidiaria en Colombia de Microsoft, con fecha de expedición no superior a treinta (30) días contados a partir de la fecha de presentación de la propuesta.
2) Se debe entregar, como parte de la propuesta, una carta expedida por el fabricante de INFOPOINT, donde se garantice que el servicio cuenta con el respaldo de dicho fabricante, con fecha de expedición no superior a treinta (30) días contados a partir de la fecha de presentación de la propuesta.
5- ACREDITACIÓN DE EXPERIENCIA DEL PROPONENTE Y DEL EQUIPO DE TRABAJO:
5.1.- ACREDITACION DE EXPERIENCIA DEL PROPONENTE
El proponente deberá acreditar experiencia en el objeto y alcance de esta invitación.
Para ello el proponente deberá aportar al menos tres (3) certificaciones de contratos ejecutados o en ejecución por éste y relacionados con el objeto de la invitación, en los últimos cinco (5) años, contados hacia atrás de la fecha de cierre de la presente invitación, cuyo objeto sea igual o similar al de la presente invitación y por una cuantía (por certificación o contrato) de por lo menos el 80% del valor del presupuesto para la presente invitación.
Cuando las certificaciones acreditadas o los contratos no estén relacionados con la totalidad del objeto de la invitación sino con alguno de sus componentes, se deberá adjuntar tantas certificaciones o contratos como componentes tiene la Solución Empresarial requerida (Portal, Intranet, INFOPOINT), de tal suerte que se garantice la presentación de la totalidad de los componentes. Para este caso, la sumatoria de las certificaciones de todos los componentes que conforman la Solución Empresarial deberá tener una cuantía (por certificación o contrato) de por lo menos el 80% del valor del presupuesto para la presente invitación.
Las certificaciones deberán corresponder a contrataciones celebradas por el proponente con entidades públicas o privadas y de contrataciones ejecutadas o que se encuentren en ejecución con un avance mínimo del 80%.
Con el fin de acreditar la experiencia el OFERENTE deberá diligenciar el Anexo No. 10, con la información allí solicitada y adjuntar a su propuesta certificaciones, las cuales deberán contener como mínimo:
• Nombre del contratante: Debe indicarse claramente el nombre de la empresa contratante que expide la certificación.
• Objeto.
• Valor del Contrato: Se debe especificar el valor del contrato, incluido IVA.
• Término de duración del contrato.
• Información de contacto: Se debe incluir en forma clara y legible la información de la persona de contacto que pueda dar referencias de la ejecución del contrato: nombre, cargo, número de teléfono y dirección electrónica corporativa
• Calificación del contratista (sólo se aceptarán aquellas que sean calificadas mínima buena)
Las certificaciones, que soportan la experiencia del OFERENTE, pueden ser reemplazadas por una copia de los contratos y acta de liquidación del mismo, siempre y cuando éstos contengan la información antes mencionada. Así mismo serán válidas las certificaciones expedidas a nombre del fabricante siempre y cuando se cuente con su representación.
Se indica que FOGACOOP se reserva el derecho de comprobar la autenticidad de los documentos aportados, así como de verificar el cumplimiento a cabalidad de los contratos que el oferente certifique y que se encuentren en ejecución.
5.2.- ACREDITACION DE EXPERIENCIA DEL EQUIPO DE TRABAJO:
Se debe indicar el equipo de trabajo que va a desarrollar el objeto de la invitación, estableciendo el número de personas que lo conformarán y para cada uno de ellos los cargos y roles que desempeñarán, formación, conocimientos y experiencia. El equipo de trabajo deberá estar conformado por mínimo cuatro (4) personas con los siguientes roles:
ROL DENTRO DEL EQUIPO | REQUERIMIENTO DEL PERFIL | EXPERIENCIA |
GERENTE DE PROYECTO Transversal a todos los componentes (Portal, Intranet, INFOPOINT) | Título profesional en carreras cuyo Núcleo Básico de Conocimiento - NBC se encuentren en “INGENIERÍA DE SISTEMAS, TELEMÁTICA Y AFINES” O “INGENIERÍA INDUSTRIAL Y AFINES” O “INGENIERÍA EN TELECOMUNICACIONES Y AFINES” Especialización o Maestría en Gerencia de Proyectos, o Administración, o Afines, o Certificado en PMP, o Product Owner de Scrum | Mínimo años (5) años de experiencia profesional general, de los cuales tres (3) años de experiencia específica como Gerente de Proyecto y, haber participado en al menos dos (2) proyectos de soluciones empresariales que contemplen dos componentes de la solución objeto de la invitación y en los cuales se haya desempeñado en el rol de Gerente de proyecto. |
ARQUITECTO DE SOFTWARE / DESARROLLADOR Solución Portal e Intranet | Título profesional en carreras cuyo Núcleo Básico de Conocimiento - NBC se encuentren en “INGENIERÍA DE SISTEMAS, TELEMÁTICA Y AFINES” O “INGENIERÍA EN TELECOMUNICACIONES Y AFINES Contar con al menos una de las siguientes certificaciones: • Certificación en MCSE Sharepoint y MCSD SharePoint Applications | Mínimo cinco (5) años de experiencia profesional general, de los cuales tres (3) años como arquitecto de software y/o desarrollador y, haber participado en al menos dos (2) proyectos de soluciones empresariales que contemplen dos componentes de la solución objeto de la invitación y en los cuales se haya desempeñado como arquitecto de software y/o desarrollador. |
ESPECIALISTA EN GESTIÓN ELECTRÓNICA DE DOCUMENTOS Gestor Documental INFOPOINT | Título profesional en carreras cuyo Núcleo Básico de Conocimiento - NBC se encuentren en “INGENIERÍA DE SISTEMAS, TELEMÁTICA Y AFINES” O “INGENIERÍA INDUSTRIAL Y AFINES” O “INGENIERÍA EN TELECOMUNICACIONES Y AFINES” | Mínimo cinco (5) años de experiencia profesional general, de los cuales tres (3) años en gestión electrónica de documentos y, haber participado en al menos dos (2) proyectos de gestión documental con INFOPOINT. |
INGENIERO DE SOPORTE Transversal a todos los componentes (Portal, Intranet, INFOPOINT) | Título profesional en carreras cuyo Núcleo Básico de Conocimiento - NBC se encuentren en “INGENIERÍA DE SISTEMAS, TELEMÁTICA Y AFINES” O “INGENIERÍA INDUSTRIAL Y AFINES” O “INGENIERÍA EN TELECOMUNICACIONES Y AFINES” | Mínimo tres (3) años de experiencia profesional general, de los cuales dos (2) años como Ingeniero de soporte de soluciones que contemplen todos los componentes de la solución empresarial objeto de la invitación. |
Para acreditar la experiencia y requisitos de formación exigidos de cada uno de los miembros del equipo de trabajo, deberá :
a. Adjuntar las hojas de vida
b. Los soportes de formación académica sobre los estudios realizados, incluyendo diploma y acta de grado y/o certificaciones, si hay lugar a ello.
c. Las certificaciones de los trabajos y/o cargos desempeñados (certificaciones laborales o de prestación de servicios) en donde consten las funciones y tiempo laborado o servicio prestado.
d. Copia simple de la tarjeta profesional de los miembros del equipo designado, si a ello hubiere lugar.
NOTA 1: FOGACOOP se reserva el derecho de comprobar la autenticidad de los documentos aportados, así como de verificar el cumplimiento a cabalidad de los contratos que el oferente certifique.
NOTA 2: En el evento de que alguno de los miembros del equipo de trabajo acredite experiencia correspondiente a contratos de prestación de servicios, deberá indicarse en la certificación correspondiente, la calificación de la prestación del servicio. En este evento solo se acepta como mínimo una calificación buena.
Para acreditar la formación académica del equipo de trabajo se deben cumplir con los presupuestos que señala la Circular 22 de 00 xx xxxxx xx 0000 xx Xxxxxxxx Compra Eficiente, la cual podrá consultar en el siguiente link: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxx/xxx_xxxxxx/xxxxx/xxx_xxxxxxxxxx/00000000xxxxxxxxxxxxx lidacion.pdf, en concordancia con las disposiciones expedidas por el Ministerio de Educación Nacional.
Cualquier cambio en el personal asignado, deberá ser informado al supervisor del contrato que designe el Fondo con una antelación mínima de 15 días. Los perfiles del equipo de trabajo requerido deberán mantenerse durante la ejecución del contrato y cuando hubiere cambios éstos deberán ser de iguales o mejores competencias y perfil, previa aprobación del Fondo; no obstante, FOGACOOP se reserva el derecho de solicitar cambios de personal destinado por el proveedor al contrato.
NOTA 3: Con la presentación de la propuesta debidamente firmada por el representante legal se entenderá que la sociedad proponente se obliga a cumplir todos y cada uno de los requerimientos técnicos habilitantes mínimos previstos en el presente anexo.
ANEXO No. 6
REQUERIMIENTOS FINANCIEROS HABILITANTES (GENERALES):
1. No debe evidenciar pérdidas después de impuestos al cierre del ejercicio anual 2019. En caso de consorcio o unión temporal, cada uno sus integrantes deben cumplir con este requerimiento.
2. En los estados financieros presentados no se deben evidenciar problemas de revelación contable, requisito que se valida con el concepto del revisor fiscal. En caso de consorcio o unión temporal, cada uno de sus integrantes deben cumplir el requisito.
3. Alguna de las actividades económicas principal o secundarias del proponente consignadas en el Registro Único Tributario (RUT), debe estar relacionada al propósito del contrato; en caso de tratarse de consorcio o unión temporal, este aspecto aplica a por lo menos uno (1) de sus integrantes.
REQUERIMIENTOS FINANCIEROS HABILITANTES
Para evaluar la capacidad financiera de los proponentes, el Fondo requiere que se cumpla con los siguientes indicadores:
4. El capital de trabajo (activo corriente menos pasivo corriente) al 31 de diciembre de 2019, no debe ser inferior a la mitad del valor de la oferta presentada, incluyendo el IVA y demás impuestos y contribuciones a que haya lugar en este tipo de contrataciones.
5. El nivel de endeudamiento de la entidad (pasivo total dividido activo total) al 31 de diciembre de 2019, no debe ser superior al setenta y cuatro por ciento (74%).
6. El valor del patrimonio de la entidad debe ser superior al valor total de la oferta, incluyendo el IVA y demás impuestos y contribuciones a que haya lugar en este tipo de contrataciones.
7. El índice de liquidez de la entidad (Activo corriente / Pasivo corriente) al 31 de diciembre de 2019, debe ser igual o mayor a 1
Para la verificación del cumplimiento de los requisitos financieros habilitantes, el proponente deberá anexar los siguientes documentos:
⮚ Balance General y el Estado de Resultados comparativos con sus notas correspondientes 2019 – 2018, firmados por el Representante Legal y el Contador Público, con el dictamen del Revisor Fiscal. (nota: en caso de no estar obligados a tener revisor fiscal, anexar constancia del contador donde se indique que no están obligados a tener revisor especificando la normatividad donde dice que no cumplen los criterios y los soportes a los que haya lugar)
⮚ Fotocopia de las tarjetas profesionales de los Contadores y de los Revisores Fiscales principales y suplentes en los casos en que legalmente se exija tenerlos, así como la
constancia de la Junta Central de Contadores de la vigencia de la inscripción de aquellos como contadores, con vigencia no mayor a 6 meses.
⮚ Copia del Registro Único Tributario vigente.
⮚ Cualquier explicación que sobre la información de carácter financiero solicite el Fondo.
⮚ En caso de consorcio o unión temporal, cada uno de los integrantes debe presentar todos los documentos relacionados y cumplir con todos los requerimientos.
La capacidad financiera será evaluada a través de los requisitos financieros habilitantes. El incumplimiento de cualquiera de los mismos o la no presentación de la totalidad de los documentos exigidos ocasionará el rechazo de la propuesta.
ANEXO No. 7
CRITERIOS DE CALIFICACIÓN Y FACTORES DE DESEMPATE
El Fondo de Garantías de Entidades Cooperativas - FOGACOOP, evaluará las ofertas recibidas y, una vez verificado el cumplimiento de la totalidad de los requisitos habilitantes, jurídicos, financieros y técnicos de las mismas, tendrá en cuenta el ofrecimiento más favorable con base en los criterios señalados más adelante, de lo contrario no será evaluada.
La evaluación de las propuestas se basará en la documentación, información y anexos correspondientes, por lo cual es requisito indispensable consignar y adjuntar toda la información detallada que permita su análisis.
CRITERIOS DE CALIFICACIÓN.
FOGACOOP, seleccionará la oferta más favorable a quien obtenga el mayor puntaje como resultado de la ponderación de los factores de calificación que a continuación se discriminan y solamente serán comparadas las ofertas que cumplan con los requisitos habilitantes financieros y técnicos. Los factores para calificar tendrán los siguientes puntajes:
1.- Calificación Económica 70 Puntos.
2.- Calificación Técnica 30 Puntos.
• CRITERIO ECONOMICO
Se calificará el valor total presentado en la propuesta, incluyendo IVA o cualquier otro impuesto o gasto que pueda generarse, con un puntaje máximo de 70 puntos, debiéndose discriminar el valor incluyendo IVA o cualquier otro impuesto.
El proponente que ofrezca el menor costo del valor total y cumpla con la totalidad de las condiciones mínimas requeridas, obtendrá el máximo puntaje. Las demás propuestas que cumplan con la totalidad de las condiciones mínimas requeridas se calificarán en forma proporcional descendente.
• CRITERIO TÉCNICO
El criterio técnico se evaluará con un puntaje máximo de 30 puntos, siempre y cuando la propuesta cumpla las condiciones mínimas establecidas en este documento. Ello se realizará así:
CRITERIO | MAXIMO PUNTAJE | DESCRIPCION |
a) Experiencia adicional del OFERENTE en contratos con objeto igual o similar al de la presente invitación | 10 puntos | Este es el puntaje máximo por presentar o acreditar experiencia adicional a la experiencia mínima solicitada en las condiciones mínimas establecidas (con los requisitos |
indicados en las condiciones mínimas) | ||
b) Experiencia adicional del equipo de trabajo del OFERENTE | 10 puntos | Este es el puntaje máximo por presentar o acreditar experiencia adicional a la experiencia mínima solicitadas del equipo de trabajo en las condiciones mínimas establecidas (con los requisitos indicados en las condiciones mínimas) |
c) Horas adicionales a la bolsa de horas para ajustes y mejoras de la funcionalidad de los componentes de la Solución Empresarial. | 10 puntos | Este es el puntaje máximo por adicionar horas a la bolsa de horas para ajustes y mejoras de la funcionalidad de los componentes de la Solución Empresarial. |
TOTAL, PUNTAJE | 30 PUNTOS |
FORMA DE CALIFICACIÓN
Obtendrán calificación técnica las propuestas que superen las condiciones mínimas establecidas, para los siguientes aspectos:
a) Experiencia adicional del proponente en contratos con objeto igual o similar al de la presente invitación. Xxxxxx xxxx (10) puntos.
El proponente podrá acreditar experiencia adicional a la mínima exigida en las condiciones mínimas establecidas (con los requisitos indicados para acreditar la experiencia en las condiciones mínimas). Quien no anexe las certificaciones de contratos celebrados por éste adicionales y relacionados con el objeto de la invitación, con todos los requisitos exigidos, no obtendrá puntaje en las respectivas certificaciones.
EXPERIENCIA ADICIONAL DEL PROPONENTE | PUNTAJE |
a. Una (1) certificación adicional o contrato válido de experiencia adicional ejecutados dentro de los últimos cinco (5) años, contados hacia atrás de la fecha de cierre de esta convocatoria en los que se hayan implementado Soluciones de páginas web Sobre Share Point e INFOPOINT en conjunto, por lo menos por el 80% del valor del presupuesto para la presente invitación. | 5 puntos |
b. Dos (2) o más certificaciones o contratos validos de experiencia adicional dentro de los últimos cinco (5) años, contados hacia atrás de la fecha de cierre de esta convocatoria en los que se hayan implementado Soluciones de Implementación de páginas web Sobre Share Point e INFOPOINT en conjunto, por lo menos por el 80% del valor del presupuesto para la presente invitación. | 10 puntos |
Los proponentes que ofrezcan certificaciones de contratos válidos de experiencia adicional, dentro de los rangos establecidos en cada una de las opciones del cuadro anterior, obtendrá el puntaje correspondiente.
Los proponentes podrán anexar además de la certificación, contratos, actas y/o documentos de arquitectura que les permitan acreditar lo solicitado, los cuales deberán estar firmados por el contratante.
b) Experiencia adicional del equipo de trabajo del OFERENTE. Xxxxxx xxxx (10) puntos.
Los proponentes que ofrezcan experiencia de su equipo de trabajo adicional en proyectos en componentes de la solución empresarial SharePoint e INFOPOINT para el Rol de INGENIERO DE SOPORTE (que cumplan las condiciones indicadas para acreditar la experiencia del equipo de trabajo en las condiciones mínimas), dentro de los rangos establecidos en cada una de las opciones del cuadro referido, obtendrá el puntaje correspondiente.
EXPERIENCIA ADICIONAL DEL EQUIPO DE TRABAJO | PUNTAJE |
a. Un proyecto adicional, mediante 1 certificación o contrato válido en el soporte y mantenimiento de Soluciones de Sitios Web sobre SharePoint e INFOPOINT en conjunto. | 5 puntos |
b. Entre 2 y hasta 3 proyectos adicionales, mediante 2 a 3 certificaciones o contratos válidos, en el soporte y mantenimiento de Soluciones de Sitios Web Sobre SharePoint e INFOPOINT en conjunto. | 10 puntos |
c) Horas adicionales a la bolsa de horas para ajustes y mejoras de la funcionalidad de los componentes de la Solución Empresarial. Xxxxxx xxxx (10) puntos.
El proponente podrá ofrecer sin costo para el FONDO, horas adicionales a la bolsa de horas para ajustes y mejoras de la funcionalidad de los componentes de la Solución Empresarial.
HORAS ADICIONALES | PUNTAJE |
a. 50 horas adicionales a la bolsa de horas para ajustes y mejoras de la funcionalidad de los componentes de la Solución Empresarial | 5 puntos |
b. 100 horas o más adicionales a la bolsa de horas para ajustes y mejoras de la funcionalidad de los componentes de la Solución Empresarial | 10 puntos |
CRITERIOS DE DESEMPATE
En el evento en que analizadas y calificadas las propuestas se llegare a presentar un empate entre dos o más propuestas en la puntuación total, una vez aplicados los criterios de evaluación, dicha igualdad se definirá en el siguiente orden, aplicado de manera estricta:
Se otorgará el primer puesto a la propuesta más favorable para la entidad en el factor precio, del total de la propuesta.
De persistir la igualdad, se otorgará el primer puesto a la propuesta más favorable para la entidad en el factor de Calificación Técnica.
Si persiste el empate, se sorteará al proponente favorecido en acto público, mediante el sistema de balotas.
Procedimiento para el sorteo:
El día y hora que establezca Fogacoop para la audiencia pública presencial del sorteo, y luego de realizar la verificación de la comparecencia de los apoderados o representantes legales, según el caso, se realizarán las siguientes actividades, con el acompañamiento de un Representante de la Auditoría Interna de Fogacoop:
1. Se verificará y revisará por los asistentes las papeletas numeradas y la bolsa dispuesta para las mismas.
2. Las papeletas se enumerarán de acuerdo al número de ofertas empatadas, y se introducirán en la bolsa dispuesta para tal fin.
3. Se introducirán las papeletas en la bolsa previamente inspeccionada.
4. Se tendrá una única oportunidad para que cada oferente pueda escoger la papeleta.
5. El orden de escogencia será el orden en que cada oferente haya presentado su propuesta, para lo cual se tendrá en cuenta:
I. Los Representantes o Apoderados debidamente facultados de cada oferente procederán a escoger la papeleta, según la hora de llegada de las ofertas en la fecha de recepción y apertura de ofertas del proceso.
II. El oferente que obtuvo la papeleta No. 1 será quien escogerá en primer lugar la balota; el oferente que obtuvo la papeleta No. 2 será quien escogerá en segundo lugar la siguiente balota; y así sucesivamente, para efectos del sorteo final.
6. Para efectos del sorteo final, se procederá a colocar en la bolsa dispuesta para el efecto cuantas balotas como proponentes presenten propuestas empatadas, una de ellas de color rojo y las demás de color blanco, y cada proponente procederá a seleccionar una balota en el orden que se haya obtenido en el procedimiento anterior.
7. Quien saque la balota de color rojo será el oferente seleccionado. El resultado será aceptado de antemano por los oferentes involucrados en el empate sin lugar a reclamación alguna.
ANEXO No. 8 CRONOGRAMA
ACTIVIDADES | INICIA | TERMINA | ||
PUBLICACION DE AVISO EN DIARIO DE AMPLIA CIRCULACION DE LAS CONDICIONES DEL PROCESO | 01 de Febrer 2021 | o de | ||
PUBLICACION CONDICIONES DE PARTICIPACIÓN PARA RECEPCIÓN DE OFERTAS EN LA PÁGINA WEB DE FOGACOOP | 01 de Febrero 2021 | de | ||
PLAZO PARA PRESENTACIÓN DE OBSERVACIONES A CONDICIONES DE PARTICIPACIÓN | LAS | 02 de Febrero 2021 | de | 08 de Febrero de 2021 Hasta las 5:00 p.m. |
CIERRE PRESENTACIÓN OFERTAS. | 15 de Febrero de 2021 Hasta las 2:00 p.m | |||
PLAZO PARA EVALUAR | 15 de Febrero de 2021 | 22 de Febrero de 2021 | ||
(*) TRASLADO INFORME PRELIMINAR DE EVALUACIÓN Y OBSERVACIONES AL MISMO | 23 de Febrero de 2021 | 25 de Febrero de 2021 | ||
TRASLADO DE DEFINITIVA | EVALUACIÓN | A partir del 27 de Febrero de 2021 y por 1 día hábil | ||
ADJUDICACIÓN Y SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO | A partir del 01 Marzo de 2021 | de | ||
Nota: Todos los documentos e información que se surtan con ocasión del presente proceso contractual y los que deban ser aportados por los posibles proponentes deberán ser entregados o remitidos en la fecha y hora que se establece en este cronograma.
(*) Se reciben observaciones de los proponentes respecto del informe preliminar, únicamente en los horarios de atención al público del Fondo, esto es de lunes a viernes de 8:00 a.m. hasta las 5:00 p.m.
ANEXO 09.-
DETALLE DE LA OFERTA ECONÓMICA
La oferta económica debe incluir todos los costos asociados al alcance de la presente invitación. El valor de la oferta económica deberá ser expresado en pesos colombianos, incluidos los impuestos legales correspondientes, así como todos los costos y gastos directos e indirectos que se deriven de la prestación de este servicio. Dichos costos deberán estar detallados por elemento. Para tal fin, se deberá diligenciar la siguiente Tabla:
DESCRIPCIÓN | CANTIDAD | VALOR UNITARIO EN PESOS IVA INCLUIDO | VALOR TOTAL EN PESOS IVA INCLUIDO |
Bolsa de horas para ajustes y mejoras de la funcionalidad de los componentes de la Solución Empresarial. | 790 HORAS | ||
Servicios de actualización, soporte y mantenimiento preventivo y correctivo para el PORTAL WEB | 12 MESES | ||
Servicios de actualización, soporte y mantenimiento preventivo y correctivo para la INTRANET | 12 MESES | ||
Servicios de actualización, soporte y mantenimiento preventivo y correctivo para el INFOPOINT | 12 MESES | ||
VALOR TOTAL IVA INCLUIDO | |||
ANEXO No. 10
RELACIÓN DE CONTRATOS EXPERIENCIA DEL PROPONENTE
No | Contrato | Valor | Objeto del Contrato | Nombre del Contratista | Calificación del Contratista | Contratante | Fecha de Ejecución | Folio | |
Inicial | Final | ||||||||