INSTRUCCIONES PARA LA LICITACIÓN DE CONTRATOS BASADOS EN EL ACUERDO MARCO 12/14 DE ADOPCIÓN DE TIPO DE SUMINISTRO DE EQUIPOS AUDIOVISUALES
SUBSECRETARIA
DIRECCIÓN GENERAL DE RACIONALIZACIÓN Y CENTRALIZACIÓN DE LA CONTRATACIÓN
SUBDIRECCION GENERAL DE CONTRATACIÓN CENTRALIZADA DE SUMINISTROS, OBRAS Y SERVICIOS
MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÙBLICAS
INSTRUCCIONES PARA LA LICITACIÓN DE CONTRATOS BASADOS EN EL ACUERDO MARCO 12/14 DE ADOPCIÓN DE TIPO DE SUMINISTRO DE EQUIPOS AUDIOVISUALES
NOVEDADES
En los contratos basados que por su importe estén sujetos a regulación armonizada‐ XXXX‐ (valor estimado de importe igual o superior a 135.000€ IVA excluido) la apertura del sobre que contiene la oferta se realizará en un acto público. En la solicitud de oferta se indicará la fecha y el lugar en que se celebrará el acto público.
De acuerdo con los dispuesto en el TRLCSP, la adjudicación de contratos basados en los acuerdos marco que no tienen todos los términos definidos exige, en todo caso, la celebración de una nueva licitación.
El Acuerdo marco de adopción de tipo para el suministro de equipos audiovisuales (en adelante AM 12/14) no tiene todos los términos definidos, por lo que para la adjudicación de contratos basados en el mismo deberá, en todos los casos, celebrarse una segunda licitación.
El PCAP que rige el AM 12/14, prevé que corresponde a los organismos peticionarios, como conocedores de las concretas necesidades a satisfacer en cada contrato basado, la realización de las actuaciones necesarias para la celebración de la segunda licitación, conforme al artículo 198.4 del TRLCSP.
La adjudicación de los contratos basados se realizará por la DGRCC, en su condición de órgano de contratación, a favor de la empresa que haya obtenido la mejor valoración en la segunda licitación que se realice.
A efectos de la licitación de los contratos basados hay que diferenciar entre contratos sujetos a regulación armonizada (XXXX) y contratos no sujetos a dicha regulación (no XXXX). Son contratos XXXX los contratos de suministro de valor estimado igual o superior a 135.000 euros IVA excluido y contratos basados no XXXX los de valor estimado inferior a 135.000 euros IVA excluido, pudiendo variar este importe durante la ejecución del AM como consecuencia de la actualización normativa periódica de éste.
Con el fin de resolver las posibles dudas sobre la tramitación de estos expedientes y facilitar la labor de los organismos peticionarios, se dictan las siguientes instrucciones:
1. Documento de licitación
La licitación debe ir precedida de la preparación de un documento de licitación en el que se establezcan los términos de la misma, que deberán ser siempre conformes con lo establecido en el acuerdo marco. En caso de contratos basados XXXX, este documento deberá remitirse a la DGRCC antes de promover la licitación, para su informe y aprobación.
El documento de licitación deberá ajustarse al modelo normalizado, adjunto a estas instrucciones, que deberá firmarse por el organismo peticionario, y contener, al menos, los siguientes aspectos:
X/ Xxxxxx, 0.
.
Xxxxxx 0x, despachos 2453 TEL: 00 000 00 00
a) Identificación del organismo peticionario. Se incluirán, además, los datos de identificación del órgano administrativo con competencias en materia de contabilidad pública, así como la identificación del órgano gestor y la unidad tramitadora, a efectos de presentación de las facturas.
b) Necesidad e idoneidad del contrato a celebrar. Se cumplimentará en los términos establecidos en el artículo 22 del TRLCSP.
c) Bienes objeto del suministro.
En el documento de licitación se deberá indicar el número de unidades de cada bien con indicación del subtipo a que corresponde y adjuntar las especificaciones técnicas mínimas que los productos deben tener.
En los pliegos que rigen la licitación del AM 12/14 se indican los tipos contratables. A fin de concretarlos, en el ANEXO I de las presentes instrucciones se relacionan los subtipos incluidos dentro de cada tipo (entre los subtipos figuran además de los subtipos que se refieren a productos principales, uno para productos complementarios de estos y otro para gastos de instalación, que en caso de que sean precisos, pueden incluirse con la petición de sus correspondientes productos principales). En el documento de licitación se indicarán las claves de los subtipos a los que pertenecen los bienes objeto de licitación.
No son objeto de este AM los suministros cuyo objeto está incluido dentro de otro AM o de otros contratos ya centralizados, en particular, no pueden adquirirse a través del AM 12/14 los productos de los catálogos de elementos de seguridad (AM 8/11), equipos software y comunicaciones (AM 10/12), ni del de ordenadores personales y software ofimático (AM 2/2014).
No se admitirán peticiones que únicamente contengan claves de los subtipos de complementos y/o gastos de instalación.
Además de indicar el tipo y subtipo en el que se encuentran los bienes objeto de licitación, se deberá realizar una descripción de los mismos, así como de los requisitos técnicos mínimos que deben cumplir, cuyo cumplimiento obligatorio será adicional a los previstos en los pliegos del AM 12/14, sin hacer referencia a marca o modelo alguno. En caso de que sea preciso, se indicarán las condiciones particulares en las que deba llevarse a cabo la instalación de los productos.
En caso de duda sobre si determinado bien se considera o no incluido en el AM, se realizará consulta a la dirección de correo electrónico: xxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxx.xx
En los contratos basados no XXXX, en todos los casos, se podrá incluir en el mismo documento de licitación productos englobados en distintos tipos, siempre que las empresas a las que se solicite oferta hayan sido adjudicatarias de todos los tipos a los que correspondan los bienes requeridos.
En contratos basados XXXX, con carácter general, se realizará un contrato basado por cada uno de los tipos incluidos en el AM.
d) Instalación.
Queda incluido en el precio del contrato basado el transporte, la instalación de los productos objeto de suministro en el lugar designado por la Administración y su puesta a punto. La instalación comprende el montaje y la conexión de los productos adquiridos, así como la comprobación de su correcto funcionamiento, que en ningún caso implicará la ejecución de obras de cualquier naturaleza.
En el documento de licitación se deberá detallar, en caso de que el suministro implique instalación, en que consiste, las características y las condiciones en las que se deberá llevar a cabo la instalación.
En caso de necesidad se podrá hacer remisión a un Anexo II del documento de licitación en el que se incluyan cuantas especificaciones técnicas relativas a la instalación sean precisas.
El subtipo denominado “instalaciones”, permitirá en los casos en que el suministro implique instalación, incluir de forma desglosada en la hoja de petición el importe ofertado por la empresa adjudicataria de las instalaciones necesarias para la puesta en servicio de los bienes que se adquieren.
e) Presupuesto de licitación (IVA, o impuesto equivalente excluido) del contrato basado. El sistema de determinación de precio será a tanto alzado. Se indicará el número de unidades correspondientes a cada subtipo (bienes principales y complementarios). El número de anualidades con cargo a las que se financia el contrato deberá ser coherente con el plazo de entrega fijado en el mismo. Los gastos de transporte, instalación y puesta a punto de los productos en el lugar designado por la Administración están siempre incluidos en el presupuesto máximo de licitación.
f) Criterios de valoración y ponderación de cada uno. Todos los criterios de valoración deberán valorarse de forma automática, no siendo admisibles en ningún caso criterios que dependan de un juicio de valor.
‐ El precio deberá valorarse en todos los casos, con un mínimo de ponderación del 60%.
‐ Además, podrán utilizarse todos o algunos de los siguientes criterios de valoración, siempre y cuando su valoración se realice mediante fórmulas:
- calidad de los productos, expresada en términos de mejora de las características técnicas y/o funcionalidades respecto al mínimo o máximo definido en el apartado c);
- retirada de los productos antiguos (es un criterio en el que la valoración es si/no);
- criterios medioambientales, que puedan ser valorados de forma automática.
‐ Opcionalmente, se podrán utilizar los criterios de valoración que sirvieron de base para la adjudicación del acuerdo marco, indicados en la cláusula XI del PCAP. En este supuesto, las ofertas que presenten los licitadores no podrán empeorar la adjudicada a cada empresa en la licitación inicial al Acuerdo Marco; por tanto, serán rechazadas las ofertas de los licitadores que en segunda licitación empeoren la duración del periodo de garantía y las condiciones de prestación del servicio técnico adjudicadas en la licitación inicial al Acuerdo Marco. El ANEXO II se recoge el listado de las empresas adjudicatarias agrupadas por tipos, con expresión de las condiciones de prestación del servicio técnico y de duración del periodo de garantía adjudicado a cada una de ellas en la licitación inicial al acuerdo marco y que según lo anterior, serán el valor mínimo de la oferta que eventualmente puedan presentar a estos criterios de que en segunda licitación.
Los criterios empleados en primera licitación deben valorarse empleando siempre las mismas fórmulas que figuran en los pliegos que rigen el acuerdo marco. El umbral de saciedad será el indicado en los pliegos que rigen el acuerdo marco.
g) Plazo de entrega. Se establecerá el plazo de entrega del suministro. En caso de no establecerse un plazo concreto, éste será de un mes a contar desde la fecha de la notificación de la adjudicación del contrato basado, excepto en el caso de los bienes comprendidos en el tipo 2 que será de tres meses.
Cuando las características de la necesidad a satisfacer mediante el suministro descrita según lo señalado en el apartado b) anterior así lo exijan, podrá preverse la realización de entregas parciales. En todo caso esta previsión deberá constar en el documento de licitación que, además, recogerá cada uno de los plazos de entrega y los bienes correspondientes a cada una de ellas. En este caso, los plazos de entrega serán los fijados en dicho documento.
Si se hubieran previsto entregas parciales, deberá tenerse en cuenta que será necesario proceder a la recepción formal de cada una de las entregas, así como proceder al abono del precio correspondiente a los bienes incluidos en las mismas, debiendo coincidir el precio pagado en cada entrega con el precio de los bienes efectivamente entregados.
Asimismo, en los contratos basados con entregas parciales deberán indicarse las anualidades con cargo a las cuales se efectuará la imputación del gasto.
h) Lugar de entrega
2. Procedimiento de licitación.
2.1 Inicio del procedimiento.
Cuando el contrato basado esté sujeto a regulación armonizada (XXXX), es decir cuando su valor estimado fuera igual o superior a 135.000 € IVA excluido, el organismo peticionario deberá remitir, con carácter previo al inicio del expediente, el documento de licitación para su aprobación por la DGRCC, junto con el documento RC correspondiente.
El documento de licitación, que será remitido por correo electrónico a la dirección xxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxx.xx será analizado por la DGRCC quien fijará con el organismo peticionario los términos definitivos de la licitación, autorizando su celebración.
Cuando el contrato basado no esté sujeto a regulación armonizada (NO XXXX), una vez elaborado el documento de licitación, el organismo peticionario podrá proceder al inicio del expediente, sin necesidad de recabar de la DGRCC autorización previa.
2.2 Relación nominal y numerada de las empresas a las que se va a dirigir la invitación para presentar oferta
Se deberá solicitar oferta a empresas que hayan sido adjudicatarias de los tipos que se correspondan con los bienes incluidos en el contrato. A estos efectos, en el ANEXO III se recogen las empresas adjudicatarias, indicando los tipos de los que es adjudicataria, y el correo electrónico al que debe enviarse la solicitud de oferta para la segunda licitación.
A este respecto, para realizar la solicitud de ofertas el organismo debe tener en cuenta si el contrato basado es o no XXXX.
I. Si el contrato es XXXX deberá solicitar oferta a todas las empresas adjudicatarias del tipo en que se engloben los bienes objeto del suministro.
II. Si el contrato es no XXXX el organismo podrá solicitar oferta a tres empresas dentro de las capaces para realizar el suministro, justificándolo debidamente en el expediente, debiendo garantizarse en todo caso el pase a la fase de valoración de al menos tres ofertas válidamente presentadas y que cumplan con los requisitos mínimos incluidos en el documento de licitación (ver ptos. 2.3 y 2.4)
Cuando a la finalización del plazo de presentación de ofertas, o en un momento anterior si el organismo peticionario tuviera conocimiento de ello, no se hubieran presentado válidamente al menos tres ofertas, deberá a tal fin ampliarse la consulta a otras empresas adjudicatarias del tipo, concediéndose un plazo suficiente para la presentación de ofertas según el punto 2.3 siguiente (como mínimo de 5 días hábiles para contratos no XXXX y 10 días hábiles para contratos XXXX, salvo para el tipo 2 que será al menos de 15 días hábiles con independencia de su cuantía). En este caso, no podrá abrirse ninguna de las ofertas recibidas hasta la finalización del plazo ampliado.
Para evitar la necesidad de ampliar, se recomienda realizar la primera solicitud de ofertas a un número de empresas suficiente y superior al mínimo de tres.
Durante la vigencia del acuerdo marco, la DGRCC podrá requerir a los organismos para que, en determinadas circunstancias y para los contratos basados no XXXX, soliciten ofertas a más de tres empresas. Este requerimiento surtirá efecto para contratos basados cuya tramitación se inicie con posterioridad a la fecha de publicación de esta instrucción.
2.3 Petición, recepción y contenido de ofertas.
El organismo peticionario deberá solicitar oferta por un medio que permita la acreditación de la remisión de dicha solicitud, así como su recepción por las empresas destinatarias.
A este respecto, si se solicitaran las ofertas por correo electrónico, se deberán utilizar las direcciones de correo que figuran en el ANEXO III, el cual se puede consultar en el portal web del Sistema de Compras Centralizadas Estatal CONECTA‐CENTRALIZACIÓN.
Para realizar la petición de oferta se podrá utilizar el modelo del Anexo IV de las presentes instrucciones.
A la solicitud de ofertas, deberá acompañarse el documento de licitación, conforme al modelo normalizado que se acompaña con las presentes instrucciones, y aprobado, en caso de ser un contrato XXXX, por la DGRCC.
El organismo peticionario deberá estar en disposición de acreditar la remisión de la solicitud de ofertas a las empresas.
Se concederá un plazo suficiente para presentar las ofertas teniendo en cuenta factores tales como la complejidad del objeto del contrato y el tiempo necesario para el envío de la oferta. Dicho plazo será como mínimo de 5 días hábiles para contratos no XXXX y 10 días hábiles para contratos XXXX, salvo para el tipo 2 que será al menos de 15 días hábiles con independencia de su cuantía.
Las ofertas se presentarán por los licitadores en sobre cerrado y en soporte papel y serán secretas hasta el momento de su apertura por parte del órgano que designe el peticionario.
La oferta deberá presentarse en el Registro de la unidad u órgano que las solicitó, que deberá certificar una vez finalizado el plazo de presentación de ofertas qué empresas han presentado oferta. Asimismo, se podrá remitir por correo, en las condiciones previstas en el artículo 80.4 del Reglamento General de la Ley de Contratos de las Administraciones Públicas, debiendo hacer constar, en su caso, en el documento de licitación los datos del medio a emplear.
Las ofertas de los licitadores deberán contener, al menos:
‐ Ficha técnica o descripción de los productos ofertados, que acredite el cumplimiento de los requisitos técnicos mínimos y, en su caso, valorables.
‐ Marca y modelo de los productos ofertados.
‐ Oferta realizada para cada uno de los criterios de valoración indicados en el documento de licitación. En su oferta, el licitador indicará el importe total sin IVA, desglosando la cuantía que corresponda a cada producto y su precio unitario, a cada complemento y su precio unitario y, en su caso, al total de gastos de instalación asociados al suministro. Asimismo, se indicará el IVA aplicable a cada partida y el importe total IVA incluido. Las ofertas deberán ajustarse al Anexo I del documento de licitación, que deberá adaptarse en cada caso.
Cada empresa licitadora sólo podrá presentar una única oferta por contrato basado objeto de licitación, no admitiéndose variantes.
En los contratos XXXX la apertura del sobre que contiene la oferta de las empresas adjudicatarias se realizará en un acto público. En la solicitud de oferta se indicará la fecha y el lugar en que se celebrará el acto público.
2.4 Valoración de las ofertas.
Con carácter previo a aplicar los criterios de valoración, el organismo peticionario deberá comprobar que los bienes ofertados por las licitadoras cumplen con los requisitos técnicos mínimos indicados en el documento de licitación.
En caso de que alguna empresa ofertara bienes que no cumplen con dichas especificaciones técnicas deberá ser excluida de la segunda licitación. Una vez realizada esta comprobación se realizará la valoración de las ofertas admitidas.
La valoración se deberá realizar aplicando única y exclusivamente los criterios que se hubieran previsto en el documento de licitación, no pudiendo dejar de aplicar ninguno. No se podrá otorgar una ponderación distinta o utilizar una fórmula de valoración distinta a la prevista en citado documento de licitación.
Cuando sólo se hubiera aplicado el criterio precio, se propondrá la adjudicación a la oferta más barata.
Cuando además se apliquen otros criterios, se realizarán los cálculos previstos aplicando la fórmula correspondiente y se propondrá la adjudicación a la oferta mejor puntuada.
El organismo peticionario deberá conservar la documentación acreditativa de la consulta efectuada (en particular el documento de licitación, las invitaciones enviadas, las contestaciones recibidas, las ofertas originales presentadas y el informe de valoración).
3.‐ Petición de los bienes a la DGRCC
3.1.‐ Propuesta de adjudicación a la DGRCC
Valoradas las proposiciones recibidas y admitidas y seleccionada la oferta más ventajosa, el organismo peticionario enviará a la DGRCC, electrónicamente a través de la aplicación CONECTA‐CENTRALIZACIÓN, los siguientes documentos:
1. Hoja de petición de bienes, que incluya el título del contrato y el plazo de entrega. Los bienes irán referenciados con el correspondiente código de subtipo y se incluirá el precio unitario de cada uno de ellos.
2. Documento de licitación, indicado en el apartado 1.1.
3. Certificado firmado por el mismo responsable que firmó el documento de licitación, en el que se indicará:
a) Denominación y presupuesto máximo de licitación del contrato basado.
b) Xxxxx en la que se cursaron las invitaciones.
c) Cuando se trate de contratos no XXXX deberán indicar, en el caso de que el organismo haya hecho uso de la facultad a la que se refiere el punto 2.2 anterior, los motivos que justifican la decisión de no haber enviado solicitud para la presentación de oferta a todas las empresas adjudicatarias del tipo al que pertenezcan los bienes objeto de licitación.
d) Relación nominal y numerada de los adjudicatarios del AM 12/14 a los que se invitó, con indicación con indicación expresa de que la invitación se remitió a la dirección de correo electrónico que figura en el ANEXO III, así como de la fecha en que presentaron la oferta.
e) Plazo de presentación de ofertas concedido.
f) Fecha en la que se llevó a cabo el acto de apertura de las ofertas. En los contratos XXXX la apertura del sobre que contiene la oferta de las empresas adjudicatarias se realizará en un acto público.
g) Identificación de la empresa propuesta como adjudicataria del contrato basado e importe total ofertado.
5. Informe de valoración, firmado por el mismo responsable que firmó el documento de licitación, conforme al árbol de valoración contenido en el documento de licitación y que justifique la propuesta de adjudicación que se realice. En caso de que el único criterio sea el precio se relacionarán las empresas y el precio total ofertado, IVA excluido.
6. Oferta presentada por la empresa que se propone como adjudicataria del contrato, es decir la empresa que hubiera obtenido mayor puntuación conforme al informe de valoración.
3.2 Requerimiento de documentación al licitador propuesto como adjudicatario.
Una vez recibida la documentación del organismo peticionario, la DGRCC requerirá al propuesto como adjudicatario la siguiente documentación:
- Garantía definitiva del 5% del importe de adjudicación IVA excluido, en caso de que la empresa no se haya acogido al sistema de garantía global previsto en el PCAP del AM 12/14.
- Declaración responsable manifestando su condición de fabricante o empresa filial del mismo de los bienes propuestos para su adjudicación. Dicha declaración deberá incluir indicación de si el servicio técnico oficial, del que necesariamente deberá disponer para la instalación, cumplimiento de la garantía y prestación del servicio de mantenimiento, es propio o concertado.
- Quienes no ostenten la condición de fabricante de las marcas propuestas para la adjudicación o empresa filial del mismo, deberán aportar el respectivo contrato suscrito con estos o, en su defecto, documento público o privado expedido por el fabricante o su distribuidor, en el que se hará constar la condición de otorgante y los bienes cuya comercialización se autoriza. Asimismo, deberán acreditar tener a su disposición el servicio técnico oficial, propio o concertado, de los productos propuestos para la adjudicación y su descripción.
3.3 Adjudicación del contrato basado.
A la vista de la anterior documentación y una vez realizadas las comprobaciones oportunas, la DGRCC procederá a dictar acuerdo de adjudicación que será notificado a las partes a través de la aplicación CONECTA‐CENTRALIZACIÓN.