Contract
ESTADO LIBRE ASOCIADO DE PUERTO RICO OFICINA DEL CONTRALOR | ||
OTORGAMIENTO DE CONTRATOS | ||
CURSO A LOS CANDIDATOS ELECTOS ELECCIONES 2016 | ||
LEGISLADORES MUNICIPALES | ||
DOCTRINA GENERAL DE LOS CONTRATOS GUBERNAMENTALES | ||
• En materia de derecho de contratos, al Gobierno se le considera un contratista privado. Es decir, que le aplican como cualquier persona ciertos principios básicos de esta área del derecho que se establecen en el Código Civil de Puerto Rico. • Ahora bien, mediante estatutos especiales, el legislador ha impuesto requisitos y condiciones especiales a la contratación con entidades públicas, particularmente a los municipios. • Siempre que esté de por medio el desembolso de fondos públicos, hay ciertas formalidades que las entidades gubernamentales deben cumplir al otorgar contratos con otras entidades, privadas o no, para que lo contratado entre las partes sea exigible. | ||
DOCTRINA GENERAL DE LOS CONTRATOS GUBERNAMENTALES INFORMACIÓN MÍNIMA REQUERIDA | |
Número de contrato Fecha de: Otorgamiento Vigencia Nombre y datos del contratista Número de seguro social Cuantía máxima Ley 243-2006 Forma de: Pago Facturación | |
DOCTRINA GENERAL DE LOS CONTRATOS GUBERNAMENTALES REQUISITOS | |
Constar por escrito Ser Prospectivo Fecha de Vigencia | |
DOCTRINA GENERAL DE LOS CONTRATOS GUBERNAMENTALES ¿CÓMO SE SUBSANAN LOS ERRORES? | |
Mediante enmienda al Contrato- Elementos Esenciales Ejemplos: Cuantía Vigencia Fecha de otorgamiento Nombre de las partes Seguro Social Modificación de Servicios Mediante minutas al expediente del contrato- Elementos Generales Ejemplos: Errores tipográficos Circunstancias personales de las partes | |
DOCTRINA GENERAL DE LOS CONTRATOS GUBERNAMENTALES ADMINISTRACIÓN DEL CONTRATO | |
Personas responsables de verificar el cumplimiento con las disposiciones del contrato: Presidente de la Legislatura Municipal; o a quien éste designe. | |
DOCTRINA GENERAL DE LOS CONTRATOS GUBERNAMENTALES ADMINISTRACIÓN DEL CONTRATO | |
Verificación del cumplimiento: Informes requeridos en el contrato • Facturas por los servicios • Honorarios concuerdan con el contrato • Trabajos realizados • Servicios se prestaron: Según descritos en el contrato Durante la vigencia del contrato | |
CONTRATACIÓN MUNICIPAL Contratos de Servicios Profesionales y Consultivos | |
CONTRATOS DE SERVICIOS PROFESIONALES Y CONSULTIVOS FACULTAD | |
Los artículos 2.001, 3.009(r) y 8.016 de la Ley de Municipios Autónomos del Estado Libre Asociado de Puerto Rico de 1991 (Ley de Municipios), según enmendada, reconocen la facultad de los municipios, es decir, los alcaldes y las alcaldesas de suscribir contratos de servicios profesionales y consultivos. A su vez, los artículos 5.005 y 5.016 xx Xxx de Municipios conceden igual facultad de contratación a las legislaturas municipales. | |
CONTRATOS DE SERVICIOS PROFESIONALES Y CONSULTIVOS | |
Ley Núm. 237-2004 | |
CONTRATOS DE SERVICIOS PROFESIONALES Y CONSULTIVOS DEFINICIÓN | |
Aquellos servicios cuya prestación principal consiste del producto de la labor intelectual, creativa o artística, o en el manejo de destrezas altamente técnicas o especializadas. Art. 1(D) de la Ley Núm. 237-2004, según enmendada, conocida como Ley para establecer parámetros uniformes en los procesos de contratación de servicios profesionales o consultivos para las agencias y entidades gubernamentales | |
CONTRATOS DE SERVICIOS PROFESIONALES Y CONSULTIVOS DISPOSICIONES LEGALES APLICABLES | |
Ley Núm. 237-2004, para establecer parámetros uniformes en los procesos de contratación de servicios profesionales o consultivos Carta Circular Núm. 1300-16-16 del 19 de enero de 2016, emitida por el Departamento de Hacienda sobre Documentos Requeridos Previo a la Formalización de los Contratos de Servicios Profesionales y Consultivos Aplican a la Rama Ejecutiva (incluidos los municipios). Las Ramas Legislativa y Judicial adoptarán sus propias normas. | |
CONTRATOS DE SERVICIOS PROFESIONALES Y CONSULTIVOS
DISPOSICIONES LEGALES APLICABLES
Ley de Municipios (Arts. 8.004 y 8.016).
Reglamento para la Administración Municipal de 2016 (RAM), emitido el 00 xx xxxxxxxxx xx 0000 xxx xx Xxxxxxx xxx Xxxxxxxxxxx de Asuntos Municipales del Estado Libre Asociado de Puerto Rico (OCAM). (Capítulo IX- Contratos Municipales)
CONTRATOS DE SERVICIOS PROFESIONALES Y CONSULTIVOS
ASUNTOS A CONSIDERAR EN LA CONTRATACIÓN
Son un recurso excepcional a utilizarse cuando no haya o no puedan utilizarse los recursos internos, o
Cuando la pericia, destreza o experiencia del contratista sea necesaria para la consecución de los fines para lo cual es contratado.
FORMALIZACIÓN DE CONTRATOS
PROCESO DE CONTRATACIÓN
Prestación
de los
Servicios
Negociación
CONTRATOS DE SERVICIOS PROFESIONALES Y CONSULTIVOS DATOS IMPORTANTES A CONSIDERAR PREVIOS AL CONTRATO | |
Prohibiciones relacionadas con los contratos El municipio no podrá otorgar contrato alguno en el que cualquiera de sus legisladores municipales, funcionarios o empleados tenga, directa o indirectamente, un interés pecuniario, a menos que lo autorice el Gobernador de Puerto Rico, previa recomendación del Secretario de Justicia y del Comisionado. Igualmente, ningún legislador, funcionario o empleado municipal prestará dinero o tomará dinero a préstamo, ni aceptará donativos o regalos de ningún contratista que esté proveyendo servicios o suministros al municipio. Artículo 8.016 de la Ley de Municipios | |
CONTRATOS DE SERVICIOS PROFESIONALES Y CONSULTIVOS DATOS IMPORTANTES A CONSIDERAR PREVIOS AL CONTRATO | |
Servicios no constituyan un puesto Verificar que los servicios contratados no reúnan las características de un puesto. Aplican la Carta Normativa Núm. 1-86, Servicios por Contratos con Individuos, del 00 xx xxxx xx 0000, xxxxxxx xxx xx XXXX, actualmente la OCALARH. Memorando Especial Núm. 2-2016 del 20 de enero de 2016, emitido por la OCALARH. Carta Circular Núm. 1300-35-07 del 27 xx xxxxx de 2007 del Departamento de Hacienda basada en la Carta Normativa emitida por la OCAP. | |
CONTRATOS DE SERVICIOS PROFESIONALES Y CONSULTIVOS DATOS IMPORTANTES A CONSIDERAR PREVIOS AL CONTRATO | |
Contratación de ex funcionarios Ninguna entidad contratará persona que haya sido funcionario o empleado público, hasta tanto hayan transcurrido dos años, luego de haber cesado sus funciones. Aplica el Artículo 4.6 (d) de la Ley Núm. 1-2012, según enmendada, conocida como Ley de Ética Gubernamental de Puerto Rico de 2011. | |
CONTRATOS DE SERVICIOS PROFESIONALES Y CONSULTIVOS DATOS IMPORTANTES A CONSIDERAR PREVIOS AL CONTRATO | |
Programa de Retiro Temprano Verificar la ley aplicable a cada entidad gubernamental. Contratación de pensionados por años de servicios Ley Núm. 40 del 15 xx xxxxx de 1959, según enmendada. Carta Normativa Especial 3-2010 del 2 xx xxxxxx de 2010, emitida por XXXXXX, actualmente OCALARH. | |
CONTRATOS DE SERVICIOS PROFESIONALES Y CONSULTIVOS DATOS IMPORTANTES A CONSIDERAR PREVIOS AL CONTRATO | |
Memorando Circular Núm. 2000-02 del 26 de enero de 2000, emitido por la OCAM Indica los parámetros a seguir en cuanto a la publicación de anuncios por parte de los municipios.
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CONTRATOS DE SERVICIOS PROFESIONALES Y CONSULTIVOS REQUISITOS ADICIONALES DE ESTE CONTRATO | |
Describir detalladamente y claramente los servicios y las obligaciones. Indicar que la factura debe ser específica y desglosada, y acompañarse con un informe que detalle los servicios prestados y las horas invertidas. | |
CLÁUSULAS MANDATORIAS | |
Indicar la: Disposición legal que faculta a la entidad a formalizar contratos. • Este aspecto va a depender de la ley habilitadora de la entidad gubernamental contratante. Partida presupuestaria de la que se pagarán los servicios. | |
CLÁUSULAS MANDATORIAS | |
Indicar la facultad de la entidad contratante para: La resolución del contrato mediante notificación previa por parte de la entidad contratante. • El término dependerá de la vigencia del servicio contratado. La cancelación inmediata en casos de negligencia, abandono de deberes o incumplimiento de condiciones. | |
CLÁUSULAS MANDATORIAS | |
Certificar que: Ningún empleado o funcionario público de la entidad contratante tiene interés pecuniario en el contrato. • OE-2001-73 del 29 de noviembre de 2001 • Artículo 8.016 de la Ley de Municipios No está ni entrará en negocios o actuaciones que resulten en conflicto de interés. | |
CLÁUSULAS MANDATORIAS | |
Certificar que no ha sido convicto de delitos contra la integridad pública, según definido en el Código Penal, malversación de fondos o propiedad pública, entre otros. Artículo 5(ñ) Ley 237-2004 Carta Circular Núm. 2009-01 del 9 xx xxxxx de 2009, emitida por el Departamento de Justicia El contratista tiene un deber continuo de informar a la entidad contratante. Capítulo VIII, Parte I, Sección 4 del RAM Requiere una Declaración Jurada ante notario público que indique que no ha sido convicto ni se ha declarado culpable de delitos contrala Integridad Pública. | |
CLÁUSULAS MANDATORIAS | |
Certificar que: No recibe pagos o compensación de otra entidad pública como funcionario o empleado público. Conoce las normas éticas de su profesión y asume responsabilidad por sus acciones. De así requerirse, se ha obtenido la dispensa necesaria de cualquier entidad del gobierno y dicha dispensa se hará parte del expediente de contratación. | |
CLÁUSULAS MANDATORIAS | |
Establecer que es requisito el envío o remisión del contrato a la OCPR mediante la siguiente cláusula: Ninguna prestación o contraprestación objeto de este contrato podrá exigirse hasta tanto el mismo se haya presentado para registro en la Oficina del Contralor a tenor con lo dispuesto en la Ley Núm.18 del 30 de octubre de 1975, según enmendada. Ley Núm.18 de 30 de octubre de 1975, según enmendada. | |
CLÁUSULAS MANDATORIAS | |
Establecer que se realizarán las retenciones requeridas en el Código xx Xxxxxx Internas de Puerto Rico. Retenciones • 7% Residentes de Puerto Rico, salvo relevo total o parcial • 20% No residentes de Puerto Rico y ciudadanos americanos • 29% Extranjeros Ejemplos: Actividades no sujetas a retenciones • Dietas • Alojamientos • Otros Cartas Circulares Núm. 1300-08-07 del 25 xx xxxxxx de 2006 y Núm. 1300-31-11 del 19 xx xxxx de 2011 del Departamento de Hacienda | |
CLÁUSULAS MANDATORIAS | |
Establecer que en las facturas se incluirá la siguiente certificación de nulidad. Bajo pena de nulidad absoluta certifico que ningún servidor público de (Entidad Gubernamental) es parte o tiene algún interés en las ganancias o beneficios producto del contrato objeto de esta factura… Los trabajos de construcción han sido realizados, los productos han sido entregados (los servicios prestados) y no han sido pagados. OE-2001-73 del 29 de noviembre de 2001 | |
CLÁUSULAS MANDATORIAS | |
Certificar que: Radicó las planillas de contribución sobre ingresos durante los últimos cinco años contributivos, previo a la formalización del contrato. No adeuda contribuciones de clase alguna al Estado Libre Asociado de Puerto Rico, o se encuentra acogido a un plan de pago, cuyos términos y condiciones está cumpliendo. | |
CLÁUSULAS MANDATORIAS | |
Si el contratista tiene deuda, está de acuerdo con la misma y no está acogido a un plan de pago, la entidad establecerá una cláusula en la que el contratista se compromete a cancelar dicha deuda mediante retención por parte de la entidad contratante. Si la deuda excede la cuantía del contrato, la cláusula debe indicar que el contratista ha establecido un plan de pago con la agencia correspondiente y los pagos necesarios para satisfacer la deuda en su totalidad durante la vigencia del contrato. El plan de pago debe formalizarse con la agencia correspondiente antes de la formalización del contrato. | |
CLÁUSULAS MANDATORIAS | |
Si el contratista tiene deuda y la misma se encuentra en revisión administrativa, la entidad incluirá una cláusula en la cual establecerá: Que de no proceder la revisión o el ajuste, el contratista se compromete a cancelar la deuda mediante la retención. Además, tiene la obligación de informar sobre el proceso de la revisión. | |
CLÁUSULAS MANDATORIAS | |
Certifica que: No se encuentra en incumplimiento con la Ley Núm. 168-2000, según enmendada, conocida como Ley para el Fortalecimiento Familiar y Sustento de Personas de Edad Avanzada O, se encuentra en cumplimiento con el pago de la aportación económica o con la obligación impuesta. Para aquellos casos en que la persona a ser contratada está sujeta a una orden judicial o administrativa que le exige la realización de alguna aportación económica o cumplir una obligación, a tenor con la citada Ley. | |
CLÁUSULAS MANDATORIAS | |
Si el contratista es una corporación foránea, la cual no está haciendo negocios en Puerto Rico ni tiene oficinas aquí se deberá: Requerir una Declaración Jurada autenticada haciendo constar que no tiene responsabilidad contributiva con el Gobierno, la cual deberá formar parte del expediente del contrato. Incluir en el contrato una cláusula al respecto. | |
CLÁUSULAS MANDATORIAS | |
Certifica que: No está obligado a satisfacer una pensión alimentaria o que de estarlo, está al día o tiene un plan de pagos al efecto. | |
CLÁUSULAS MANDATORIAS | |
Certificar que: Se hace formar parte del contrato, las certificaciones contributivas y la evidencia del plan de pago, si alguno. • En aquellos casos en que los contratos son mayores de $16,000. • Cuando son contratos municipales se requieren siempre, sin considerar la cuantía del contrato. | |
CLÁUSULAS MANDATORIAS | |
CERTIFICACIONES REQUERIDAS Se presenta antes Certificaciones Contributivas de formalizar el contrato y al momento de • A. Departamento de Hacienda presentar su última factura para pago. Certificación de Radicación de Planillas de Contribución sobre Ingresos (Modelo SC 6088) Certificación de Deuda (Modelo SC 6096) Copia del Certificado de Registro de Comerciantes (Modelo SC 2918) Certificación de Radicación de Planillas del Impuesto sobre Ventas y Uso (IVU) (Modelo SC 2942) Certificación de Radicación de Planillas del Impuesto sobre Ventas y Uso (IVU) (Modelo SC 2927) Copia del Certificado de Registro de Comerciantes (Modelo SC 2918) | |
CLÁUSULAS MANDATORIAS | |
CERTIFICACIONES REQUERIDAS Certificaciones Contributivas • X. XXXX Certificación de Radicación de Planillas de Contribución sobre la Propiedad Mueble: • Toda persona que no posea propiedad mueble y no figure radicando planillas, deberá presentar una declaración jurada. Certificación de Deuda por Todos los Conceptos • C. Departamento del Trabajo y Recursos Humanos Certificación de Registro como Patrono y de Deuda por Concepto de Seguro por Desempleo y Seguro por Incapacidad Certificación de Registro como Patrono y de Deuda por Concepto de Seguro Social Choferil | |
CLÁUSULAS MANDATORIAS | |
CERTIFICACIONES REQUERIDAS Certificaciones Contributivas D. ASUME Certificación Negativa de Caso de Pensión Alimentaria o Certificación de Estado de Cuenta Certificación de Estado de Cumplimiento, si es una E. Departamento de Estado Certificación de Incorporación Certificado de Buena Pro (Good Standing) Certificado de Existencia Certificación de Autorización para hacer Negocios en Puerto Rico | |
CLÁUSULAS MANDATORIAS | |
Certificaciones por Internet La Ley Núm. 85-2009, Ley de Certificados y Comprobantes Electrónicos, establece que todas las entidades públicas que expidan certificados oficiales, tendrán que hacerlos disponibles a través del Internet. Toda certificación electrónica se presume oficial y tendrá la misma vigencia que la expedida directamente. Sin embargo, debe verificarse su validez en la página xxx.xx.xxx. Deberán ser aceptadas en las entidades públicas o privadas. Carta Circular 1300-16-16 del 19 de enero de 2016, emitida por el Departamento de Hacienda | |
CLÁUSULAS RECOMENDADAS | |
Se recomienda incluir las siguientes cláusulas: Rendir informes periódicos de trabajos realizados. Indicar en las facturas las horas que quedan disponibles. Someter para pago las facturas dentro de los primeros ocho días del mes siguiente al cual se rindieron los servicios. | |
CLÁUSULAS RECOMENDADAS | |
Se recomienda incluir las siguientes cláusulas: Mantener absoluta confidencialidad en cuanto a la información que llegue a su conocimiento. Cancelar el contrato en caso de que las condiciones meteorológicas impidan la celebración de la actividad establecida en el mismo. | |
CLÁUSULAS RECOMENDADAS | |
Se recomienda incluir las siguientes cláusulas: Si los servicios objeto del contrato no pueden ser subcontratados, establecerlo así, o establecer que los mismos no pueden subcontratarse sin la autorización por escrito del contratante. Deben garantizar y proteger los mejores intereses de la entidad contratante. | |
Registro | |
REGISTRO DE CONTRATOS | |
A todas las entidades del Estado Libre Asociado de Puerto Rico. Mantener un registro de todos los contratos, enmiendas, escrituras y documentos relacionados Remitir copia a la OCPR, luego de la fecha del otorgamiento 15 días - en PR 30 días - fuera de PR Para las EXCEPCIONES a la remisión, refiérase a la Ley Núm. 18 de 30 de octubre de 1975, según enmendada, al Reglamento Núm. 33 del 15 de septiembre de 2009, Registro de Contratos, Escrituras y Documentos Relacionados, y Envío de Copias a la Oficina del Contralor del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, y a la Carta Circular Núm. OC-17-15 del 25 de enero de 2017. | |
REGISTRO DE CONTRATOS | |
La Ley Núm. 18 dispone que ninguna prestación o contraprestación objeto de un contrato podrá exigirse hasta tanto se haya presentado el contrato para registro en la OCPR, en los casos que así se requiera. Requiere incluir una cláusula en todo contrato sobre este asunto. | |
REGISTRO DE CONTRATOS | |
¿Qué es registrar? Anotación de la información del contrato en el programa de Registro de Contratos. ¿Qué se registra? Todos los contratos, sin excepción alguna, y todas las enmiendas, las escrituras y los documentos relacionados, aunque no tenga que remitir copia. | |
REGISTRO DE CONTRATOS | |
¿Qué es remitir? Acto de enviar a la Oficina del Contralor copia digitalizada de los contratos Actualmente es mediante Internet. requeridos por la Ley Núm. 18 y el Versión 4.3 Reglamento 33, y obtener el recibo (Carta Circular OC-14-09 correspondiente. del 7 nov 13) Exentos de Remitir – Los contratos establecidos en la Ley Núm. 18 y en el Reglamento 33 . | |
REGLAMENTO NÚM. 33 Y CARTAS CIRCULARES | |
Establecen las normas y los procedimientos sobre: | |
Preparación y administración del Registro de Contratos | |
Designación de enlace principal y un sustituto, Artículo 5 del Reglamento 33 y Carta Circular OC- 11-12 del 28 de octubre de 2010 | |
REGLAMENTO NÚM. 33 Y CARTAS CIRCULARES | |
Establecen las normas y los procedimientos | |
sobre: | |
Certificación anual sobre la remisión de los contratos, no más tarde del 31 xx xxxxxx de cada año por parte del Ejecutivo Principal, Artículo 15 del Reglamento 33 y la Carta Circular OC-16-01 del 22 de julio de 2015 | |
Instrucciones para el acceso a la Versión 4.3 del Programa de Registro de Contratos en Internet, Carta Circular OC-14-09 del 7 de noviembre de 2013 | |
Uso de la aplicación Optical Character Recognition para digitalizar los contratos, Carta Circular OC-10-27 del 31 xx xxxxx de 2010 | |
MUCHAS GRACIAS POR LA ATENCIÓN PRESTADA… | |