PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTOS
Estándar de Operaciones
PROCEDIMIENTOS
ESTÁNDAR DE OPERACIONES
Quito, octubre 2019
Tabla de contenido
INTRODUCCIÓN 5
ACRÓNIMOS 7
CONCEPTOS XXXXXXXXX 0
0. XXXXXX XX XXXXXXX: Recursos Humanos 11
1.Contratos de Servicios – SC PNUD 12
Contratos de Servicio: Flujo 14
2. UNIDAD DE GESTIÓN: Adquisiciones 15
PROCESOS DE PROYECTOS: 16
Planificación: Elaboración del Plan de Adquisiciones 16
Aprobación del plan operativo y plan de adquisiciones anual: Pasos 17
Elaboración de términos de referencia, especificaciones técnicas y detalle de las obras: Pasos 18
MÉTODOS DE ADQUISICIÓN 19
1. PROCESO: Micro compra 19
Micro compra competitiva: Pasos 20
Micro compra directa: Pasos 22
2. PROCESO: Contratación Individual 24
Contratación Individual competitiva: Pasos 25
Invitación directa Consultor Individual: Pasos 27
3. PROCESO: Solicitud de Cotización SdC/RFQ 29
Solicitud de Cotización competitiva: Pasos 30
Invitación directa a presentar Cotización: Pasos 32
4. PROCESO: Solicitud de Propuestas SdP/RFP 34
Solicitud de Propuesta competitiva: Pasos 35
Invitación directa a presentar Propuesta: Pasos 37
5. PROCESO: Invitación a Licitar IAL/ITB 39
Invitación a Licitar competitiva: Pasos 40
Invitación directa a presentar Oferta: Pasos 42
ADMINISTRACIÓN DE CONTRATOS 44
ADMINISTRACIÓN DE CONTRATOS: PASOS 45
3
Método de Adquisiones
Introducción
Esta guía fue desarrollada por la oficina de PNUD Ecuador bajo las directrices de la Gerencia de Operaciones y con la aprobación de la Representación. Promueve orientación al resultado, orientación al cliente, confianza mutua y corresponsabilidad en la gestión operativa.
Los Procedimientos Estándar de Operaciones (SOP por sus siglas en inglés) los cuales son presentados a continua- ción, han sido desarrollados para proporcionar un entendimiento común de los pasos a seguir en cada proceso y las expectativas en términos tiempo, de acuerdo con las modalidades de Ejecución Directa (DIM por sus siglas en inglés) y de Apoyo a la implementación Nacional (Support to NIM en idioma inglés), las cuales aplican las normas y políticas del PNUD.
Esta herramienta busca contribuir al logro de los objetivos de desarrollo del Ecuador y su planeación anual en el marco de los proyectos del PNUD en el país, prioriza la eficiencia operacional a través de rutinas de reingeniería, estandarización, especialización, medición y segregación de autoridades.
Los procesos aquí descritos tendrán aplicación una vez sean comunicados oficialmente por la Representación para cada una de las tres (3) áreas programáticas establecidas:
• Área de Ambiente y Energía.
• Área de Desarrollo Económico Inclusivo y Gestión de Riesgos.
• Área de Gobernabilidad Democrática y Desarrollo Social.
Información adicional sobre políticas, guías y normativas, se encuentra disponible en el Manual de Programa y Ope- raciones del PNUD (XXXX por sus siglas en inglés) y a través de ONDemand Training.
Atentamente,
La Representación
5
Acrónimos
Inglés | Español | |
ACP | Advisory Committee on Procurement | Comité Asesor de Adquisiciones (Sede) |
CAP | Contracts, Assets and Procurement Committee | Comité de Contratos, Activos y Adquisiciones (Local) |
CO/OP | Country Office | Oficina de País |
DDO | Scope of Works | Detalles de Obra |
DRR | Deputy Resident Representative | Representante Residente adjunto |
ET | Technical Specifications | Especificaciones Técnicas |
ITB/IAL | Invitation to Bid | Invitación a Licitar |
PO | Purchase Order | Orden de Compra |
POA | Annual Operating Plan | Plan Operativo Annual |
PA | Procurement Plan | Plan de Adquisiciones |
XXXX | Programme and Operations Policies and Procedures | Políticas y Procedimientos de Programas y Operaciones |
PRODOC | Project Document | Documento de Proyecto |
RACP | Regional Advisory Committee on Procurement | Comité Regional de Adquisiciones (Regional) |
RBLAC | Regional Bureau for Latin America and the Caribbean | Oficina Regional para América Latina y el Caribe |
RFQ/SDC | Request for Quotation | Solicitud de Cotización |
RFP/SDP | Request for Proposals | Solicitud de Propuesta |
RR | Resident Representative | Representante Residente |
SC | Service Contract | Contrato de Servicios |
TOR/TDR | Terms of Reference | Términos de Referencia |
7
Conceptos generales
Aprobador nivel 1/ Segunda Autoridad | Responsable de aprobar POs, pagos y anticipos por montos menores a USD$ 10.000 (Coordinadores de Área) Persona que revisa las actividades de la primera autoridad y verifica que se han seguido las políticas y procedimientos del PNUD |
Aprobador nivel 2/ Segunda Autoridad | Responsable de aprobar POs, pagos y anticipos por montos menores a USD$ 50.000 (Coordinadores de Área) Persona que revisa las actividades de la primera autoridad y verifica que se han seguido las políticas y procedimientos del PNUD |
Aprobador Senior/ Segunda Autoridad | Responsable de aprobar POs, pagos y anticipos sin restricción de monto (RR y DRR) Persona que revisa las actividades de la primera autoridad y verifica que se han seguido las políticas y procedimientos del PNUD |
ATLAS | Sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) de PNUD |
Buyer | Personal autorizado para realizar procesos de Adquisición |
Coordinador de Proyecto (DIM) Primera Autoridad | Persona con la responsabilidad de garantizar el cumplimiento de los objetivos del proyecto y de administrar adecuadamente los recursos del mismo. |
Comité Directivo | Personal responsable de aprobar el Plan Operativo Anual – POA y Plan de Adquisiciones - PA de un Proyecto en modalidad de implementación Support to NIM |
Director Nacional (Support To NIM)/ Por delegación Coordinador del Proyecto (Primera Autoridad) | Persona con la responsabilidad de garantizar el cumplimiento de los objetivos del proyecto y de administrar adecuadamente los recursos del mismo. En ocasiones, el Director Nacional delega esta función al Coordinador del Proyecto. |
E-tendering | Módulo de procesos de adquisición de ATLAS |
Expresión de Interés | Método para identificar potenciales proveedores en determinado proceso |
Especificaciones Técnicas | Descripción de las características físicas o funcionales de los bienes tangibles o de obras civiles, estas deben ser relativamente genéricas para fomentar la mayor competencia posible. Además, deben proporcionar todos los servicios conexos y criterios pertinentes requeridos |
Funcionario/a del proyecto | Persona que solicita un determinado proceso y da acompañamiento durante cada etapa del mismo |
Modalidad de Implementación Directa “DIM” | Bajo esta modalidad, el PNUD asume la responsabilidad general de la gestión y la rendición de cuentas por la ejecución de los proyectos. En consecuencia, el PNUD debe seguir todas las políticas y procedimientos establecidos para sus operaciones |
Modalidad de Implementación Nacional con Apoyo de PNUD “Support to NIM” | Bajo esta modalidad, el PNUD presta servicios de apoyo a petición del socio implementador, para las actividades establecidas dentro del documento del proyecto o/y plan de trabajo anual, de conformidad con los reglamentos, normas y procedimientos del PNUD. El socio implimentador es el responsable de los resultos del proyecto . |
9
Oficiales de Programa | Responsables de asesorar y validar los requerimientos técnicos levantados por el/la funcionario/a del proyecto y da acompañamiento durante las etapas de planificación y evaluación del proceso |
Puntos Focales de Revisión y Validación | Personas delegadas por los Socios Implementadores con la responsabilidad de: i) asesorar y validar técnicamente TDR; ii) revisar y aprobar productos finales para los Proyectos con modalidad de implementación Support to NIM |
PROMPT | Sistema de planificación y solicitud de procesos del PNUD |
Representación del PNUD | Personal responsable de aprobar el Plan Operativo Anual y Plan de Adquisiciones de un Proyecto en modalidad de implementación DIM |
Términos de Referencia | Descripción de los servicios requeridos y las responsabilidades respectivas de un contratista, ya sea para consultores individuales o empresas consultoras |
Unidad de Adquisiciones | Personal responsable de asesorar y gestionar el proceso de compra de conformidad con los reglamentos, normas y procedimientos del PNUD |
Vendor | Proveedor/Consultor registrado en el sistema ATLAS |
Unidad de Programa | Personal responsable de asesorar (Oversight Services/ Execution Services) a los proyectos para alcanzar los resultados programáticos del PNUD |
10 PROCEDIMIENTOS ESTÁNDAR DE OPERACIONES
UNIDAD DE GESTIÓN
Recursos Humanos
COORDINADORA DE UNIDAD
Xxxxxxxx Xxxxxxxx
Asociada de Recursos Humanos xxxxxxxx.xxxxxxxx@xxxx.xxx
x000 00000000 xxx 0000
INTEGRANTE DE UNIDAD
Xxxxxx Xxxxxx
Asistente de Recursos Humanos xxxxxx.xxxxxx@xxxx.xxx
x000 00000000 xxx 0000
Contratos de Servicios – SC PNUD
DEFINICIÓN
EL PNUD es responsable de gestionar las estrategias, políticas, y mecanismos que permiten atraer, de- sarrollar, retener y motivar a un capital humano altamente calificado y diverso para que contribuya de manera eficiente a los procesos y gestiones internas. Como parte del componente administrativo, la Uni- dad de Recursos Humanos tiene como objetivo fundamental contribuir de manera eficiente, transparente y profesional los procesos y procedimientos que competen las actividades vinculadas con el recurso humano de la organización. En base a los lineamientos del PNUD y dentro del marco político institucional, la Oficina de Recursos Humanos, opera bajo estos parámetros para gestionar los requerimientos con- tractuales y administrativos de manera eficaz y dentro de los estándares de la oficina.
GESTIÓN
Las solicitudes de Contratos de Servicios son gestionadas a través de las Áreas de Programa con el acom- pañamiento de la Unidad de Recursos Humanos, que a su vez administra dichos contratos.
NOTAS
• Es indispensable contar con el presupuesto requerido para cubrir todos los costos de las contra- taciones.
• Las solitudes de contratos de servicios deben estar acompañadas de la documentación de respal- do y las respectivas firmas de autorización.
• Los documentos deben contar con las firmas originales de aprobación y del titular del contrato.
• Los canales de comunicación de los proyectos hacia RRHH y viceversa son gestionados a través de cada Área de Programa del PNUD.
PLANIFICACIÓN
No. | Responsable | Etapa del Proceso | Tiempo (días hábiles) | Documentos / Inputs requeridos/Resultados | |
Min. | Max. | ||||
1 | Programa | Solicita revisión | 0 | 0 | Unidad de Programa remite vía correo electrónico a RRHH lo siguiente: 1. Términos de referencia. 2. Formulario de Solicitud de Creación de Puesto con las firmas de autorización. 3. Estrategia de Reclutamiento (Recruitment Strategy Form) con las firmas de autorización. |
2 | RRHH | Revisión y Aprobación | 1 | 3 | Revisa que la solicitud cumpla con todos los requerimientos y políticas dentro de los lineamientos establecidos: emite comentarios/sugerencias y aprueba la documentación antes del inicio del proceso. |
TOTAL | 1 | 3 | |||
12 PROCEDIMIENTOS ESTÁNDAR DE OPERACIONES
Unidad de Gestión: Recursos Humanos
PROCESO
No. | Responsable | Etapa del Proceso | Tiempo (días hábiles) | Documentos / Inputs requeridos/Resultados | |
Min. | Max. | ||||
1 | Programa | Solicitud | 0 | 0 | El área de Programa solicita el inicio del proceso y remite a RRHH los siguientes documentos: 1. Términos de referencia. (incluir banda y step) 2. Solicitud de Creación de Puesto con las firmas de autori- zación del PNUD. 3. Estrategia de Reclutamiento con las firmas de autoriza- ción del PNUD. |
2 | RRHH | Publicación | 1 | 3 | RRHH revisa la solicitud y los documentos y procede a crear la posición en ALTAS, para luego ingresar la información de la vacante. Representación aprueba la vacante y automáticamente se publica en la Página web del PNUD. RRHH envía correo de difusión y publicación en prensa (si aplica) |
3 | RRHH | Recepción de Aplicaciones | 5 | 10 | Los/las postulantes realizan su aplicación a través de la página web “Jobs at UNDP”, en el link de la vacante de interés. |
4 | RRHH / Programa | Revisión Aplicaciones | 2 | 5 | RRHH realiza el “pre-longlist”, obtiene el “Exceptions Report” y genera el acceso a programa/área para revisión de aplicaciones. Programa revisa las aplicaciones recibidas y establece la lista larga de candidatos/as que cumplan con los requisitos del puesto. Ingresan los comentarios en el sistema y finalizan la lista larga. |
5 | Programa | Aplicación de Pruebas | 5 | 12 | Programa aplica las Pruebas xx Xxxxxx (si es el caso) y las Pruebas Técnicas a los/las candidatos/as de la lista larga. |
6 | Programa | Entrevistas | 3 | 5 | Programa ingresa y finaliza la lista corta en el sistema y planifica las entrevistas con los/las candidatos/as que superaron el puntaje en la prueba técnica. |
7 | RRHH | Oferta | 5 | 8 | Programa elabora el Informe de Evaluación y Recomendación. Una vez que tenga toda la documentación de respaldo, solicita a RRHH el envío de oferta a la persona recomendada. Representación aprueba oferta en el sistema y automáticamente se envía la carta a la persona. La persona recomendada aprueba oferta a través del sistema. RRHH y Programa solicitan documentación y trámite de medical clea- xxxxx, requeridos para la contratación. |
8 | RRHH | Contratación | 2 | 5 | Programa elabora solicitud de contrato y, recopila firmas de auto- rización y envía a RRHH junto con documentación de respaldo para elaboración de contrato. RRHH revisa la documentación, elabora el contrato, lo envía para la firma de RR e ingresa la información al Atlas. |
TOTAL | 23 | 48 | |||
13
INICIO
I. Solicitud de proceso
II. Invitación y Obtención de Ofertas
III. Evaluación
IV. Contrato
FIN
CONTRATOS DE SERVICIOS: FLUJO
INICIO
PROGRAMA
I. Elaboración de TDR Y formularios
5. Establecer lista larga
6. Prueba xx Xxxxxx (si es el caso) y prueba técnica
7. Establecer lista corta y coordinar
entrevistas
12. Elaboración de solicitud de contrato
8. Informe del proceso y solicitud
de oferta
Revisión
14 PROCEDIMIENTOS ESTÁNDAR DE OPERACIONES
11. Medical Clearance
2. Publicación xx xxxxxxx en
e-Recruit
4. Pre - Longlist y acceso para revisión
de aplicaciones
9. Revisión elaboración carta
de oferta
APROBADORES PNUD
RECURSOS HUMANOS
Si No
13. Revisión y elaboración de
contrato
10. Aprobación y envío de oferta en
el sistema
3. Aprobación en el sistema
Acepta oferta
14. Aprobación de contrato
FIN
UNIDAD DE GESTIÓN
Adquisiciones
COORDINADORA DE UNIDAD
Xxxxxxxxx Xxxxxxx
Gerente Operaciones xxxxxxxxx.xxxxxxx@xxxx.xxx
INTEGRANTE DE UNIDAD
Janneth Jaramillo
Mariela Garrido
xxxxxxx.xxxxxxx@xxxx.xxx María Fernanda Moncayo xxxxxxxx.xxxxxxx@xxxx.xxx
Procesos de proyectos:
PLANIFICACIÓN:
ELABORACIÓN DEL PLAN DE ADQUISICIONES
DEFINICIÓN
En el marco de los proyectos del PNUD, una vez desarrollado el POA, la Unidad de Proyecto, realizará un plan de adquisiciones que permita cumplir con los objetivos del proyecto, identificar y mitigar los riesgos existentes de su implementación.
El plan de adquisiciones implica algo más que la selección de un método de contratación. Depende en gran medida de identificar y presupuestar correctamente las actividades pertinentes con la adquisición de bienes, servicios y obras para alcanzar los objetivos del proyecto.
El plan de adquisiciones debe contener:
• Tipos de bienes, servicios (consultorías) y obras que se solicitarán
• Costo estimado de cada proceso
• Fecha prevista para la elaboración de los TDR o especificaciones técnicas
• Fecha prevista de contratación
• Período de la contratación o plazo de entrega de bienes
GESTIÓN
Las unidades de Programa y Adquisiciones de PNUD darán asesoría durante este proceso.
NOTAS
El plan de adquisiciones deberá tener un monto consolidado por concepto de compras menores (mi- cro-compra) y viajes.
HERRAMIENTAS
PROMPT (Planificación):
PROCUREMENT DASHBORAD (Monitoreo y seguimiento):
16 PROCEDIMIENTOS ESTÁNDAR DE OPERACIONES
Unidad de Gestión: Adquisiciones
PUNTOS FOCALES REVISIÓN Y VALIDACIÓN ( MINISTERIOS )
UNIDAD DE ADQUISICIONES/ UNIDAD DE PROGRAMA
COMITE DIRECTIVO/ REPRESENTACIÓN PNUD
UNIDAD DE PROYECTO
APROBACIÓN DEL PLAN OPERATIVO Y PLAN DE ADQUISICIONES ANUAL: PASOS
No. | Responsable | Etapa del Proceso | Tiempo (días hábiles) | Documentos / Inputs requeridos/Resultados | |
Min. | Max. | ||||
1 | Proyecto | Desarrollo | 3 | 5 | El equipo de proyecto desarrolla el Plan Operativo y Plan de Adquisiciones Anual o Multianual |
2 | Unidades de Programa y Adquisiciones PNUD | Asesoría | 1 | 3 | El/la funcionario/a de PNUD realiza observaciones y ajustes |
3 | Punto Focal técnico Designado | Revisión | 1 | 5 | El/la funcionario/a del Ministerio realiza observaciones y ajustes al documento |
4 | Comité directivo | Revisión Y Aprobación | 1 | 3 | Aprueba POA y PA |
5 | Proyecto | Prompt | 1 | 2 | Ingresa Plan de Adquisiciones a PROMPT |
6 | Comité Directivo/ Representación | Acta | 1 | 8 | Firma Acta de Aprobación |
TOTAL | 15 | 19 | |||
PLAN DE ADQUISICIONES: FLUJO
INICIO
Genera POA
Plan de Adquisiciones Anual/Multianual
No
No
Taller de Presentación POA y PA
anual/multianual
Si
Aprobación de POA y PA anual / multi anual
Si
FIN
17
Unidad de Programa: Revisa POA y da Asesoría.
Adquisiciones:
Revisa Plan de Adquisiciones y da Asesoría
Acta de Aprobación definitiva
Ajusta POA Plan de Adquisiciones
UNIDAD DE PROGRAMA - PNUD
PUNTO FOCAL TÉCNICO DESIGNADO POR SOCIO IMPLEMENTADOR
UNIDAD DE PROYECTO
ELABORACIÓN DE TÉRMINOS DE REFERENCIA, ESPECIFICACIONES TÉCNICAS Y DETALLE DE LAS OBRAS: PASOS
No. | Responsable | Etapa del Proceso | Tiempo (días hábiles) | Documentos / Inputs requeridos/Resultados | |
Min. | Max. | ||||
1 | Proyecto | Elaboración de TDR, ET, DDO | 1 | 6 | De acuerdo con los formatos establecidos, el proyecto desarrolla: Términos de referencia (consultores individuales, empresas consul- toras o contrato de servicios), Especificaciones Técnicas, Detalle de las Obras y el Presupuesto. Nota: En proyectos Support to NIM, el/la funcionario/a de la Contra- parte participa en la elaboración de los documentos. |
2 | Unidades de Programa del PNUD | Asesoría | 1 | 2 | Unidad de Programa realiza observaciones y ajustes al documento |
3 | Proyecto | Solicitud de proceso a PNUD | 1 | 2 | Reúne y consolida observaciones; prepara el documento final y lo remite a PNUD |
TOTAL | 3 | 10 | |||
ELABORACIÓN DE TDR: FLUJO
INICIO
Elabora TDR, en base al requerimiento
del Plan de Adquisiciones Anual del Proyecto
FIN
Si
No
Observaciones al TDR?
18 PROCEDIMIENTOS ESTÁNDAR DE OPERACIONES
Revisan TDR y brindan Asesoría
Solicita Proceso a PNUD con TDR aprobados
Ajusta TDR de acuerdo a observaciones
Unidad de Gestión: Adquisiciones
Métodos de Aquisición:
PROCESO
1. Micro compra
La micro-compra es un proceso de adquisición simplificado, para contratar a personas jurídicas para la adquisición de bienes y servicios estandarizados y obras civiles menores, cuyo monto no exceda el límite especificado en la normativa o el monto de la delegación vigente de la Oficina de País aprobado por la Sede.
(Micro-compras en el XXXX- pag.6)
LÍMITE VIGENTE PARA PNUD ECUADOR
ATENCIÓN USD$10.000 dólares incluido IVA hasta el 31/12/2020.
GESTIÓN
Las Micro-compras pueden ser gestionadas de forma centralizada por el personal de adquisiciones o de forma descentralizada por otros funcionarios del PNUD (incluyendo equipos de proyecto) siguiendo el procedimiento y bajo los lineamientos de adquisiciones. La gestión descentralizada no aplica para personal de las contrapartes.
NOTAS
• El proceso de Micro-compra no aplica para la contratación de consultorías individuales.
• Toda micro-compra se enmarca en un proyecto, independientemente del cargo de quien la gestiona.
• Si el proveedor con el segundo precio más bajo ofrece una calidad significativamente superior, y su precio ofertado no supera el 10 por ciento de la oferta habilitada más económica, el segundo proveedor puede ser seleccionado si el presupuesto puede cubrir la diferencia de precio. La cali- dad superior se refiere a que la segunda oferta ha excedido los requisitos predeterminados. No se aplica a características o cualidades que no se indicaron originalmente como requisitos.
• Las micro-compras que son gestionadas por las Unidades de Programa de PNUD deben contar con la validación de la Unidad de Adquisiciones.
OPCIONES
1.1. Micro-compra competitiva.
1.2. Micro-compra directa: La contratación directa debe ser utilizada de forma excepcional y deberá solici-tarse la revisión de la Unidad de Adquisiciones y la aprobación de la Representación del PNUD.
19
MICRO COMPRA COMPETITIVA: PASOS
No. | Responsable | Etapa del Proceso | Tiempo (días há- biles) | Documentos / Inputs requeridos/Resultados | |
Min. | Max. | ||||
1 | Proyecto | Solicitud de Proceso | 0 | 0 | La Primera Autoridad (Coordinador de Proyecto) autoriza se inicie un proceso de compra menor competitiva. El/la funcionario/a del proyecto desarrolla: i) las especificaciones técnicas de los bienes; ii) los términos de referencia de los servicios; o, iii) los detalles de las obras y el presupuesto para la micro-compra menor a USD$10.000. |
2 | Proyecto | Solicitud de proformas | 1 | 1 | El/la funcionario/a del proyecto, solicita dos o tres proformas mediante correo electrónico o llamadas telefónicas a proveedores identificados. |
3 | Proveedores | Presentación de proformas | 1 | 2 | Los proveedores invitados preparan y presentan su proforma. |
4 | Proyecto | Evaluación | 1 | 2-3 | El/la funcionario/a del proyecto que obtuvo las cotizaciones completa el Formulario de Micro-compra y obtiene la aprobación de la Primera Autoridad (Coordinador de Proyecto). Si se trata de una compra mayor USD$5.000 se requiere gestionar una requisición aprobada y válida en Atlas. Si se trata de una compra con un bien inventariable (proyectos DIM) a partir de USD$1.500, se requiere gestionar una requisición aprobada y valida en Atlas) y presentar la documentación/requisición a la Unidad Adquisiciones para revisión y generación de la PO al momento del pago. La primera autoridad (Coordinador de Proyecto) revisa y aprueba/firma el formulario de micro-compra |
5 | Segunda Autoridad | Contratación | Aprueba PO a partir de USD$5.000 | ||
TOTAL | 3 | 5-6 | |||
20 PROCEDIMIENTOS ESTÁNDAR DE OPERACIONES
INICIO
I. Solicitud de proceso
II. Invitación y Obtención de Ofertas
III. Evaluación
IV. Contrato
FIN
MICRO-COMPRA COMPETITIVA: FLUJO
NO
INICIO
I. Elabora Términos de Referencia o especificaciones
técnicas
2. Busqueda de posibles proveedores,
solicita y recibe cotizaiones
3. Realiza comparación de
cotizaciones (Llena Formulario de Microcompra)
Valor mayor a
USD 5000 y menor a USD 10000
8. Recibe bienes y servicios
Si
Unidad de Gestión: Adquisisiones
4. Crea requisición en ATLAS
7. Solicita al proveedor la firma
de la PO
NO
UNIDAD DE PROYECTO
Los documentos de la
microcompra correctos?
Si
APROBADORES PNUD
UNIDAD DE ADQUISICIONES
5. Genera PO en ATLAS
21
6. Aprueba PO en Atlas (approvers designados)
FIN
MICRO COMPRA DIRECTA: PASOS
No. | Responsable | Etapa del Proceso | Tiempo (días hábiles) | Documentos / Inputs requeridos/Resultados | |
Min. | Max. | ||||
1 | Proyecto | Solicitud de Proceso | 0 | 0 | La Primera Autoridad (Coordinador de Proyecto) autoriza se inicie un proceso de compra menor directa. El/la funcionario/a del proyecto debe disponer: i) las especificaciones técnicas de los bienes; ii) los términos de referencia de los servicios; o, iii) los detalles de las obras y el presupuesto para la micro-compra menor a USD$10.000. |
2 | Proyecto | Solicitud de proforma | 1 | 1 | El/la funcionario/a del proyecto, solicita la proforma correo electrónico al proveedor identificado. |
3 | Proveedores | Presentación de proforma | El proveedor invitado prepara y presenta su proforma. | ||
4 | Proyecto | Evaluación | 1 | 1-2 | El funcionario del proyecto que obtuvo la cotización debe completar Nota al Archivo y obtener la aprobación de la Primera Autoridad (Coordinador de Proyecto). Si se trata de una compra a partir de USD$5.000 se requiere gestionar una requisición aprobada y válida en Atlas. Si se trata de una compra con un bien inventariable (proyectos DIM) a partir de USD$1.500, se requiere gestionar una requisición aprobada y valida en Atlas y presentar la documentación/requisición a la Unidad Adquisiciones para revisión y generación de la XX xx momento del pago. |
5 | Proyecto/ Segunda Autoridad | Contratación | La segunda autoridad revisa y aprueba la PO a partir de USD$5.000 | ||
TOTAL | 2 | 2-3 | |||
22 PROCEDIMIENTOS ESTÁNDAR DE OPERACIONES
INICIO
I. Solicitud de proceso
II. Invitación y Obtención de Ofertas
III. Evaluación
IV. Contrato
FIN
MICRO COMPRA DIRECTA: FLUJO
NO
INICIO
I. Elabora términos de referencia o especificaciones
técnicas
2. Solicita y recibe cotización
3. Elabora solicitud de pago
Valor mayor a
USD 5000 y menor a USD 10000
8. Recibe bienes y servicios
Si
4. Crea requisición en ATLAS
7. Solicita al proveedor la firma
de la PO
NO
UNIDAD DE PROYECTO
Los documentos de la
microcompra correctos?
Si
APROBADORES PNUD
UNIDAD DE ADQUISICIONES
5. Genera PO en ATLAS
23
6. Aprueba PO en ATLAS (approvers designados)
Unidad de Gestión: Adquisisiones
FIN
PROCESO
2. Contratación Individual
DEFINICIÓN
La modalidad de Contrato individual se utiliza para la contratación de servicios de un/a profesional para realizar tareas especializadas en un determinado tiempo con el objetivo de entregar productos que deben identificarse claramente en el contrato y vincularse directamente con el/los pago/s.
(Link XXXX -Capitulo IC)
APROBACIÓN A NIVEL LOCAL (CAP - Ecuador)
ATENCIÓN: USD$200.000
GESTIÓN
Las consultorías individuales son gestionadas de forma centralizada por el personal de adquisiciones.
NOTAS
• Se requiere la solicitud del proceso a través de la plataforma PROMPT.
• Si la tarifa diaria de un contrato individual excede los USD$1.350, independientemente de la dura- ción del contrato, la tarifa debe estar justificada y debidamente aprobada por el Representante Residente de la oficina de país, el caso deberá ser debidamente informado al director de la Oficina Regional.
• Si la misma persona tiene uno o más contratos individuales que sumados superan los 24 meses de duración también están sujetos a la aprobación del director de la Oficina Regional / Representante Residente, independientemente de las diferencias en los Términos de Referencia, el contexto del
proyecto o proceso de selección.
OPCIONES
2.1. Consultoría individual competitiva.
2.2. Consultoría individual directa: La contratación directa debe ser utilizada de forma excepcional y deberá solicitarse la revisión de la Unidad de Adquisiciones y la aprobación de la Representación.
24 PROCEDIMIENTOS ESTÁNDAR DE OPERACIONES
Unidad de Gestión: Adquisiciones
CONTRATACIÓN INDIVIDUAL COMPETITIVA: PASOS
ASESORÍA PREVIA
No. | Responsable | Etapa del Proceso | Tiempo (días hábiles) | Documentos / Inputs requeridos/Resultados | |
Min. | Max. | ||||
1 | Proyecto | Solicita revisión | 0 | 0 | Unidad de Proyecto remite vía correo electrónico a Unidad de Adquisiciones lo siguiente: 1. Términos de referencia. 2. Matriz con criterios de evaluación. 3. Presupuesto. |
2 | Unidad de Adquisiciones | Revisión y Aprobación | 1 | 3 | Revisa que la solicitud cumpla con todos los requerimientos y políticas dentro de los lineamientos establecidos: emite comentarios/sugerencias y aprueba la documentación antes del inicio del proceso. |
TOTAL | 1 | 3 | |||
PROCESO
No. | Responsable | Etapa del Proceso | Tiempo (días hábiles) | Documentos / Inputs requeridos/Resultados | |
Min. | Max. | ||||
1 | Proyecto | Generación de solicitud | 0 | 0 | La Primera Autoridad/Coordinador de Proyecto, autoriza se inicie un proceso de consultoría individual. Es necesario ingresar en PROMPT, los siguientes archivos: i) Términos de referencia; ii) Matriz con criterios de evaluación y contactos del comité de evaluación; iii) Presupuesto desglosado; y, iv) requisición aprobada y válida en Atlas. El comité de evaluación debe estar conformado por personal contrata- do por el PNUD. |
2 | Adquisiciones | Invitación y obtención de ofertas | 1 | 1 | El personal de adquisiciones elabora la invitación y publica en: ETendering, Procurement Notices en páginas web PNUD Ecuador y Sede e invitación por correo electrónico. |
3 | Consultores | Presentación de ofertas | 5 | 10 | Las/os consultores preparan y presentan su oferta. |
4 | Programa/ Proyecto/ Adquisiciones | Evaluación | 1 | 5 | El personal de adquisiciones remite las ofertas y matriz de evaluación al comité de evaluación previamente designado. Se establece un plazo de 1 hasta 3 días hábiles para que el comité de evaluación remita las calificaciones para la consolidación y emisión del informe por parte del secretario del comité designado. Se debe obtener al menos 2 referencias positivas del/a consultor/a recomendado. |
5 | Comités (Local, Regional, Sede) | Revisión | Ver abajo | Si el monto del contrato o la suma de los contratos asciende a: USD$100.000 se requiere aprobación de CAP Local. USD$200.000 se requiere aprobación de RCAP Regional. USD $2 millones se requiere aprobación de ACP Sede. | |
6 | Adquisiciones | Elaboración Contrato | 1 | 2 | El personal de adquisiciones notifica al consultor/a, solicita documen- tos habilitantes y elabora contrato/PO. |
7 | Segunda Autoridad | Contratación | 1 | 2 | La segunda autoridad firma el contrato y aprueba la PO. |
TOTAL sin comité | 9 | 20 | |||
TOTAL con comité CAP | 16 | 24 | |||
TOTAL con comité RACP o ACP | 18 | 24 | |||
25
CONTRATACIÓN INDIVIDUAL COMPETITIVA: FLUJO
INICIO
I. Solicitud de proceso
II. Licitación
III. Evaluación
IV. Contrato
FIN
No
INICIO
I. Ingresa solicitud y anexos a la plataforma
PROMPT
Prepara informe y matrices de evaluación
Se recomienda al menos 1 oferta
10. Revisa el estado del vendedor en el sistema ATLAS
8. Ingreso del proceso en el
sistema ACP online
Si es < a 100 K
UNIDAD DE ADQUISICIONES
UNIDAD DE PROYECTO
Si es > a 100 K
2. Revisa y aprueba
documentos
Si
No
3. Elabora convocatoria
/invitación
5. Tiempo de preparación de ofertas, notas aclaratorias y enmiendas
6. Recibe ofertas
Se recibe al menos 1 oferta
Si
7. Evalúa ofertas
9. RR Revisan el proceso
ingresado al ACP online
RR
Aprueban el proceso
4. Publica TDR y
formularios
Si
11. Elabora contrato y PO en sistema
ATLAS
26 PROCEDIMIENTOS ESTÁNDAR DE OPERACIONES
APROBADORES PNUD
No No
UNUDAD DE PROGRAMA
12. Firma de contrato y aprueba
PO
FIN
Unidad de Gestión: Adquisiciones
INVITACIÓN DIRECTA
CONSULTOR INDIVIDUAL: PASOS
SOLICITUD DE VIABILIDAD
El/la funcionario/a del Proyecto u Oficial de Programa, remite consulta de viabilidad de contratación directa a la Unidad de Adquisiciones para revisión y obtención de aprobación de la Representación para adelantar un proceso de contratación. Formato simplificado.
El personal de adquisiciones revisa la información y entra en contacto con la Representación para soli-citar la aprobación, una vez que esta solicitud cumple con todos los requerimientos de calidad y con todas las políticas de PNUD.
ASESORÍA PREVIA
No. | Responsable | Etapa del Proceso | Tiempo (días hábiles) | Documentos / Inputs requeridos/Resultados | |
Min. | Max. | ||||
1 | Proyecto | Solicita revisión | 0 | 0 | Unidad de Proyecto remite vía correo electrónico a Unidad de Adquisiciones lo siguiente: 1. Términos de referencia. 2. Matriz con criterios de evaluación. 3. Presupuesto. |
2 | Unidad de Adquisiciones | Revisión y Aprobación | 1 | 3 | Revisa que la solicitud cumpla con todos los requerimientos y políticas dentro de los lineamientos establecidos: emite comentarios/sugeren- cias y aprueba la documentación antes del inicio del proceso. |
TOTAL | 1 | 3 | |||
PROCESO
No. | Responsable | Etapa del Proceso | Tiempo (días hábiles) | Documentos / Inputs requeridos/Resultados | |
Min. | Max. | ||||
1 | Proyecto | Genera solicitud | 0 | 0 | El/la funcionario/a del Proyecto remite a través de PROMPT: i) térmi- nos de referencia de los servicios, presupuesto desglosado y requisi- ción aprobada y válida en Atlas. |
2 | Adquisiciones | Invitación y obtención de oferta | 1 | 1 | El personal de adquisiciones elabora la invitación y la envía por correo electrónico al/la consultor/a. |
3 | Consultor/a | Presentación Oferta | 1 | 5 | El/la consultor/a prepara y presenta su oferta. |
4 | Proyecto | Evaluación | 1 | 2 | El/la funcionario/a del proyecto prepara la nota el archivo. |
5 | Comités (Local, Regional, Sede) | Revisión | Ver abajo | Si el monto del contrato o la suma de los contratos asciende a: USD$100.000 se requiere aprobación de CAP Local. USD$200.000 se requiere aprobación de RCAP Regional. USD $2 millones se requiere aprobación de ACP Sede. | |
6 | Adquisiciones | Elaboración Contrato | 1 | 2 | El personal de adquisiciones notifica al consultor/a, solicita documen-tos habilitantes y elabora contrato/PO. |
7 | Segunda Autoridad | Contratación | 1 | 1 | La segunda autoridad firma el contrato y aprueba la PO. |
TOTAL | 5 | 11 | |||
TOTAL con comité CAP | 14 | 20 | |||
TOTAL con comité RACP o ACP | 18 | 20 | |||
27
28 PROCEDIMIENTOS ESTÁNDAR DE OPERACIONES
CONTRATACIÓN INDIVIDUAL DIRECTA: FLUJO
INICIO
I. Solicitud de proceso
II. Licitación
III. Evaluación
IV. Contrato
FIN
No
INICIO
I. Genera TDR
Si
4. Prepara Nota al Archivo
Se recomienda la oferta
Si es < a 100 K
UNIDAD DE ADQUISICIONES
Si es > a 100 K
7.
Revisa el estado del vendedor en el sistema ATLAS
2. Solicita y recibe oferta
3. Consultor/a prepara oferta
Si
6. Ingresa el proceso en el sistema ACO
online
5. Ingresa el proceso en el sistema ACO
online
Comité
de aprobación,
UNUDAD DE PROGRAMA
de acuerdo con el monto aprueba el proceso
Si
8. Elabora el contrato y PO en sistema
UNIDAD DE PROYECTO
ATLAS
APROBADORES PNUD
No
Aprueba Nota al Archivo
9. Firma de contrato y aprueba
de PO
FIN
No
Unidad de Gestión: Adquisiciones
PROCESO
3. Solicitud de Cotización SdC/RFQ
DEFINICIÓN
Este método se utiliza para adquirir bienes, servicios u obras fácilmente disponibles, o cualquier com- binación de estos. Una solicitud de cotización es obligatoria para valores de contrato que van desde USD$10,000 a US $150,000. Más allá de este valor, se deben utilizar los métodos de Solicitud de Propuesta
– SdP, para la contratación de servicios o Invitación a Licitar – IaL, para la contratación de bienes u obras civiles menores, dichos métodos están explicados más adelante.
(Solicitud de Cotización en el XXXX)
APROBACIÓN A NIVEL LOCAL (CAP - Ecuador)
ATENCIÓN: USD$ 0.000
GESTIÓN
Las solicitudes de cotización son gestionadas de forma centralizada por el personal de adquisiciones.
NOTAS
• Se requiere la solicitud en la plataforma PROMPT.
• Como mínimo, una solicitud de cotización debe incluir especificaciones, plazos de entrega y lugar de entrega, entre otras consideraciones.
• Si el proveedor con el segundo precio más bajo ofrece una calidad significativamente superior, y el precio ofertado no supera el 10 por ciento de la oferta habilitada más económica, el segundo proveedor puede ser seleccionado si el presupuesto puede cubrir la diferencia de precio. La cali- dad superior se refiere a que la segunda oferta ha excedido los requisitos predeterminados. No se aplica a características o cualidades que no se indicaron originalmente como requisitos.
OPCIONES
3.1. Solicitud de Cotización competitiva.
3.2. Solicitud de Cotización directa: La contratación directa de ser utilizada de forma excepcional y deberá solicitarse la revisión de la Unidad de Adquisiciones y la aprobación de la Representación del PNUD.
29
SOLICITUD DE COTIZACIÓN COMPETITIVA: PASOS
ASESORÍA PREVIA
No. | Responsable | Etapa del Proceso | Tiempo (días hábiles) | Documentos / Inputs requeridos/Resultados | |
Min. | Max. | ||||
1 | Proyecto | Solicita revisión | 0 | 0 | Unidad de Proyecto remite vía correo electrónico a Unidad de Adquisiciones lo siguiente: 1. Especificaciones técnicas/Términos de referencia. 2. Matriz con criterios de evaluación. 3. Presupuesto. |
2 | Unidad de Adquisiciones | Revisión y Aprobación | 1 | 3 | Revisa que la solicitud cumpla con todos los requerimientos y políticas dentro de los lineamientos establecidos: emite comentarios/sugerencias y aprueba la documentación antes del inicio del proceso. |
TOTAL | 1 | 3 | |||
PROCESO
No. | Responsable | Etapa del Proceso | Tiempo (días hábiles) | Documentos / Inputs requeridos/Resultados | |
Min. | Max. | ||||
1 | Proyecto | Genera solicitud | 0 | 0 | La Primera Autoridad/Coordinador de Proyecto autoriza se inicie un proceso de solicitud de cotización. El/la funcionario/a del proyecto remite a través de PROMPT: i) Las especificaciones técnicas o los términos de referencia; ii) criterios de evaluación; y, iii) el presupuesto desglosado y requisición aprobada y válida en Atlas. El comité de evaluación debe estar conformado por personal contra- tado por el PNUD. |
2 | Adquisiciones | Invitación y obtención de ofertas | 1 | 2 | El personal de adquisiciones elabora la invitación y publica en: ETendering, Procurement Notices en páginas web PNUD Ecuador y Sede e invita por correo electrónico a base de proveedores PNUD. |
3 | Proveedor | Presentación Oferta | 5 | 10 | Las/os proveedores preparan y presentan su oferta. |
4 | Proyecto/ Programa/ Adquisiciones | Evaluación | 1 | 5 | El personal de adquisiciones coordina reunión de evaluación, organiza las ofertas y entrega la matriz de evaluación al comité previamente designado. Se establece un plazo de 1 hasta 3 días hábiles para que el comité de evaluación entregue las calificaciones para la consolidación y emisión del informe por parte del secretario del comité designado. |
5 | Comités (Local, Regional, Sede) | Revisión | Ver abajo | Si el monto del contrato o la suma de los contratos asciende a: USD$50.000 se requiere aprobación de CAP Local. USD$200.000 se requiere aprobación de RCAP Regional. USD $2 millones se requiere aprobación de ACP Sede. | |
6 | Adquisiciones | Elaboración Contrato | 0 | 2 | El personal de adquisiciones notifica al consultor/a, solicita documen-tos habilitantes y elabora contrato/PO. |
7 | Segunda Autoridad | Contratación | 1 | 1 | La segunda autoridad firma el contrato y aprueba la PO. |
TOTAL | 8 | 20 | |||
TOTAL con comité CAP | 13 | 26 | |||
TOTAL con comité RACP o ACP | 18 | 26 | |||
30 PROCEDIMIENTOS ESTÁNDAR DE OPERACIONES
SOLICITUD DE COTIZACIÓN COMPETITIVA: FLUJO
UNIDAD DE PROYECTO
INICIO
I. Ingresa solicitud y anexos en
la plataforma PROMPT
No
Prepara informe y matrices de evaluación
Se recomienda al menos 1 oferta
Si es > a USD$ 50K
INICIO
I. Solicitud de proceso
II. Licitación
III. Evaluación
IV. Contrato
FIN
No
Si
11.
4. Publica bases del concurso y formularios
8. Ingreso del
proceso en el sistema ACP online
Jefe de la Unidad de
12.
Revisa
el estado del vendedor en sistema ATLAS
UNIDAD DE ADQUISICIONES
2. Revisa y aprueba
documentos
UNUDAD DE PROGRAMA
Si
3. Elabora bases del concurso y formularios
5. Tiempo de preparación de ofertas, notas aclaratorias y enmiendas a las bases del concurso
6.Recibe ofertas
Se recibe Si al menos 1
oferta
7.
Evalúa ofertas
9.RR
Remite el proceso a revisión del Comité Regional de Adquisiciones RACP
Adquisiciones RCPO aprueba el proceso
10. Secretaría del Comité
RACP
revisa el proceso
13. Elabora el contrato y
PO en sistema ATLAS
No
14. Firma de contrato y Aprobación
de PO
Unidad de Gestión: Adquisisiones
31
APROBADORES PNUD
No FIN
INVITACIÓN DIRECTA A PRESENTAR COTIZACIÓN: PASOS
SOLICITUD DE VIABILIDAD
El/la funcionario/a del Proyecto u Oficial de Programa, remite consulta de viabilidad de contratación directa a la Unidad de Adquisiciones para revisión y obtención de aprobación de la Representación para adelantar un proceso de contratación. Formato simplificado.
El personal de adquisiciones revisa la información y entra en contacto con la Representación para soli-citar la aprobación, una vez que esta solicitud cumple con todos los requerimientos de calidad y con todas las políticas de PNUD.
ASESORÍA PREVIA
No. | Responsable | Etapa del Proceso | Tiempo (días hábiles) | Documentos / Inputs requeridos/Resultados | |
Min. | Max. | ||||
1 | Proyecto | Solicita revisión | 0 | 0 | Unidad de Proyecto remite vía correo electrónico a Unidad de Adquisiciones lo siguiente: 1. Especificaciones técnicas/Términos de referencia. 2. Matriz con criterios de evaluación. 3. Presupuesto. |
2 | Unidad de Adquisiciones | Revisión y Aprobación | 1 | 3 | Revisa que la solicitud cumpla con todos los requerimientos y políticas dentro de los lineamientos establecidos: emite comentarios/sugeren- cias y aprueba la documentación antes del inicio del proceso. |
TOTAL | 1 | 3 | |||
PROCESO
No. | Responsable | Etapa del Proceso | Tiempo (días hábiles) | Documentos / Inputs requeridos/Resultados | |
Min. | Max. | ||||
1 | Proyecto | Genera solicitud | 0 | 0 | El/la funcionario/a del Proyecto remite a través de PROMPT: i) términos de referencia de los servicios, presupuesto desglosado y requisición aprobada y válida en Atlas. |
2 | Adquisiciones | Invitación y obtención de Oferta | 1 | 1 | El personal de adquisiciones elabora la invitación y la envía por correo electrónico. |
3 | Proveedor | Presentación Oferta | 1 | 7 | La empresa identificada prepara y presenta su oferta. |
4 | Proyecto | Evaluación | 1 | 3 | El/la funcionario/a del proyecto elabora la nota archivo y prepara documentación de respaldo. Se establece un plazo de 1 hasta 3 días hábiles. |
5 | Comités (Local, Regional, Sede) | Revisión | Ver abajo | Si el monto del contrato o la suma de los contratos asciende a: USD$50.000 se requiere aprobación de CAP Local. USD$100.000 se requiere aprobación de RCAP Regional. USD $1 millón se requiere aprobación de ACP Sede. | |
6 | Adquisiciones | Elaboración Contrato | 1 | 2 | El personal de adquisiciones notifica al consultor/a, solicita documentos habilitantes y elabora contrato/PO. |
7 | Segunda A utoridad | Contratación | 1 | 1 | La segunda autoridad firma el contrato y aprueba la PO. |
TOTAL | 5 | 14 | |||
TOTAL con comité CAP | 10 | 19 | |||
TOTAL con comité RACP o ACP | 15 | 22 | |||
32 PROCEDIMIENTOS ESTÁNDAR DE OPERACIONES
INICIO
I. Solicitud de proceso
II. Licitación
III. Evaluación
IV. Contrato
FIN
SOLICITUD DE COTIZACIÓN DIRECTA: FLUJO
No
UNIDAD DE PROYECTO
INICIO
I. Ingresa solicitud y anexos en
la plataforma PROMPT
Prepara informe y matrices de evaluación
Se recomienda al menos 1 oferta
10.
Si es < a USD$ 50K
Revisa el estado del vendedor en sistema ATLAS
Si es > a USD$ 50K
UNIDAD DE ADQUISICIONES
2. Revisa y aprueba
documentos
No
Si
3. Crea las bases del concurso / invitación al oferente
4. Tiempo de preparación de ofertas notas aclaratorias y enmiendas
a las bases del concurso
6.
5.Recibe ofertas
Si
Evalúa ofertas
7. Ingresa el proceso en el sistema
ACP online
8. Ingresa el proceso en el sistema
ACP online
9.
Comité de aprobación de acuerdo
UNUDAD DE PROGRAMA
con el monto aprueba el proceso
11. Elabora el
Si contrato y PO en sistema
Unidad de Gestión: Adquisisiones
ATLAS
No
12. Firma de contrato y Aprobación
de XX
00
APROBADORES PNUD
FIN
PROCESO
4. Solicitud de Propuestas SdP/RFP
DEFINICIÓN
Este método se utiliza para contratar servicios de consultoría de personas jurídicas por montos mayores a USD$150.000. Los términos de referencia deben mantener un nivel suficiente de detalle para eliminar los riesgos de subjetividad en las ofertas.
(Micro-compras en el XXXX- pag.6)
APROBACIÓN A NIVEL LOCAL (CAP - Ecuador)
ATENCIÓN: USD$200.000
APROBACIÓN A NIVEL REGIONAL (RACP - Panamá)
Mayor a USD$200.000 hasta los USD$2 millones
APROBACIÓN A NIVEL SEDE (ACP - Nueva York)
Más de USD$2 millones
GESTIÓN
Las Solicitudes de Propuesta son gestionadas de forma centralizada por el personal de adquisiciones.
NOTAS
• Se requiere la solicitud en la plataforma PROMPT.
• Para procesos complejos es necesario levantar una matriz de riesgos con el fin de identificar las acciones de mitigación necesarias.
• Para asegurar el éxito de este método de adquisición el/la funcionario/a de Programa/Proyecto debe tener un amplio conocimiento y comprensión de los servicios a ser contratados y del mer- cado (local o internacional) que pueda proveerlos. En caso de requerir apoyo, se recomiendan las siguientes acciones:
i. Identificar de potenciales oferentes a través un análisis xxx xxxxxxx o expresión de interés.
ii. Contratar a un experto para la elaboración de TDR y criterios de evaluación.
OPCIONES
4.1 Solicitud de Propuesta competitiva
4.2 Solicitud de Propuesta directa: La contratación directa de ser utilizada de forma excepcional y deberá solicitarse la revisión de la Unidad de Adquisiciones y la aprobación de la Representación del PNUD.
34 PROCEDIMIENTOS ESTÁNDAR DE OPERACIONES
Unidad de Gestión: Adquisiciones
SOLICITUD DE PROPUESTA COMPETITIVA: PASOS
ASESORÍA PREVIA
No. | Responsable | Etapa del Proceso | Tiempo (días hábiles) | Documentos / Inputs requeridos/Resultados | |
Min. | Max. | ||||
1 | Proyecto | Solicita revisión | 0 | 0 | Unidad de Proyecto remite vía correo electrónico a Unidad de Adquisiciones lo siguiente: 1. Términos de referencia. 2. Matriz con criterios de evaluación. 3. Presupuesto. |
2 | Unidad de Adquisiciones | Revisión y Aprobación | 1 | 5 | Revisa que la solicitud cumpla con todos los requerimientos y políticas dentro de los lineamientos establecidos: emite comentarios/sugerencias y aprueba la documentación antes del inicio del proceso. |
TOTAL | 1 | 5 | |||
TOTAL Ex ante | 10 | 15 | Para procesos que superan ascienden a USD$ 1 millón. El personal de adqui- sición revisa la información y solicita aprobación al RACP de las bases del concurso y criterios de evaluación. | ||
PROCESO
No. | Responsable | Etapa del Proceso | Tiempo (días hábiles) | Documentos / Inputs requeridos/Resultados | |
Min. | Max. | ||||
1 | Proyecto | Genera solicitud | 0 | 0 | La Primera Autoridad/Coordinador de Proyecto autoriza se inicie un proceso de solicitud de propuesta competitiva. El/la funcionario/a del Proyecto remite a través de PROMPT: i) los términos de referencia; ii) criterios de evaluación; y, iii) el presupuesto desglosado y una requisición aprobada y válida en Atlas; iv) Solicitud del socio implementador o PA Aprobado El comité de evaluación debe estar conformado por personal contratado por el PNUD. |
2 | Adquisiciones | Invitación y obtención de ofertas | 1 | 3 | El personal de adquisiciones elabora la invitación y publica en: ETende- ring, Procurement Notices en páginas web PNUD Ecuador, Prensa local (de ser necesario) y Sede e invitación por correo electrónico. |
3 | Proveedor | Presentación Oferta | 10 | 20 | Las empresas consultoras preparan y presentan su oferta. |
4 | Proyecto/ Programa/ Adquisiciones | Evaluación | 5 | 10 | El personal de adquisiciones remite las ofertas y matriz de evaluación al comité de evaluación previamente designado. Se establece un plazo de 1 hasta 3 días hábiles para que el comité de evaluación remita las calificaciones para la consolidación y emisión del informe por parte del secretario del comité designado. |
5 | Comités (Local, Regional, Sede) | Revisión | Ver abajo | Si el monto del contrato o la suma de los contratos asciende a: USD$50.000 se requiere aprobación de CAP Local. USD$200.000 se requiere aprobación de RCAP Regional. USD $2 millones se requiere aprobación de ACP Sede. | |
6 | Adquisiciones | Elaboración Contrato | 2 | 3 | El personal de adquisiciones notifica al consultor/a, solicita documentos habilitantes y elabora contrato/PO. |
7 | Segunda Autoridad | Contratación | 1 | 2 | La segunda autoridad firma el contrato y aprueba la PO. |
TOTAL | 20 | 38 | |||
TOTAL con comité CAP | 30 | 40 | |||
TOTAL con comité RACP o ACP | 40 | 60 | |||
35
INICIO
I. Solicitud de proceso
II. Licitación
III. Evaluación
IV. Contrato
FIN
36 PROCEDIMIENTOS ESTÁNDAR DE OPERACIONES
SOLICITUD DE PROPUESTA COMPETITIVA: XXXXX
No
Si es < a USD$ 50K
INICIO
I. Ingresa solicitud y anexos en
la plataforma PROMPT
Prepara informe y matrices de evaluación
Se recomienda al menos 1 oferta
UNIDAD DE ADQUISICIONES
Si es > a USD$ 50K
10.
Revisa el estado del vendedor en sistema ATLAS
2. Revisa y aprueba
documentos
No
Si
3. Crea las bases del concurso / invitación al oferente
4. Tiempo de preparación de ofertas notas aclaratorias y enmiendas
5. Recibe ofertas
a las bases del concurso
7. Ingresa el proceso en el sistema
ACP online
6.
Si
Evalúa ofertas
8. Ingresa el proceso en el sistema
ACP online
9.
Comité de aprobación de acuerdo
UNUDAD DE PROGRAMA
con el monto aprueba el proceso
UNIDAD DE PROYECTO
Si 11. Elabora el contrato y
PO en sistema ATLAS
No
12. Firma de contrato y Aprobación
de PO
APROBADORES PNUD
FIN
Unidad de Gestión: Adquisiciones
INVITACIÓN DIRECTA A PRESENTAR PROPUESTA: PASOS
SOLICITUD DE VIABILIDAD
El/la funcionario/a del Proyecto u Oficial de Programa, remite consulta de viabilidad de contratación directa a la Unidad de Adquisiciones para revisión y obtención de aprobación de la Representación para adelantar un proceso de contratación. Formato simplificado.
El personal de adquisiciones revisa la información y entra en contacto con la Representación para solici- tar la aprobación, una vez que esta solicitud cumple con todos los requerimientos de calidad y con todas las políticas de PNUD.
ASESORÍA PREVIA
No. | Responsable | Etapa del Proceso | Tiempo (días hábiles) | Documentos / Inputs requeridos/Resultados | |
Min. | Max. | ||||
1 | Proyecto | Solicita revisión | 0 | 0 | Unidad de Proyecto remite vía correo electrónico a Unidad de Adquisiciones lo siguiente: 1. Especificaciones técnicas/Términos de referencia. 2. Matriz con criterios de evaluación. 3. Presupuesto. |
2 | Unidad de Adquisiciones | Revisión y Aprobación | 1 | 3 | Revisa que la solicitud cumpla con todos los requerimientos y políticas dentro de los lineamientos establecidos: emite comentarios/sugerencias y aprueba la documentación antes del inicio del proceso. |
TOTAL | 1 | 3 | |||
TOTAL Ex ante | 10 | 15 | Para procesos que superan ascienden a USD$ 1 millón. El personal de adqui- sición revisa la información y solicita aprobación al RACP de las bases del concurso y criterios de evaluación. | ||
PROCESO
No. | Responsable | Etapa del Proceso | Tiempo (días hábiles) | Documentos / Inputs requeridos/Resultados | |
Min. | Max. | ||||
1 | Proyecto | Genera solicitud | 0 | 0 | La Primera Autoridad/Coordinador de Proyecto autoriza se inicie un proceso de solicitud de propuesta directa. El/la funcionario/a del Proyecto remite a través de PROMPT: i) los términos de referencia; ii) criterios de evaluación; y, iii) el presupuesto desglosado y una requisición aprobada y válida en Atlas; iv) Solicitud del socio implementador o PA Aprobado |
2 | Adquisiciones | Invitación y obtención de Oferta | 1 | 2 | El personal de Adquisiciones elabora la invitación por correo electrónico y remite bases al proveedor identificado. |
3 | Proveedor | Presentación Oferta | 1 | 7 | El proveedor identificado prepara y presenta su oferta. |
4 | Proyecto | Evaluación | 1 | 3 | El/la funcionario/a del proyecto elabora la nota archivo y prepara documenta- ción de respaldo. Se establece un plazo de 1 hasta 3 días hábiles. |
5 | Comités (Local, Regional, Sede) | Revisión | Ver abajo | Si el monto del contrato o la suma de los contratos asciende a: USD$50.000 se requiere aprobación de CAP Local. USD$100.000 se requiere aprobación de RCAP Regional. USD $1 millón se requiere aprobación de ACP Sede. | |
6 | Adquisiciones | Elaboración Contrato | 1 | 2 | El personal de adquisiciones notifica al consultor/a, solicita documentos habilitantes y elabora contrato/PO. |
7 | Segunda Autoridad | Contratación | 1 | 1 | La segunda autoridad firma el contrato y aprueba la PO. |
TOTAL | 5 | 14 | |||
TOTAL con comité CAP | 10 | 19 | |||
TOTAL con comité RACP o ACP | 13 | 22 | |||
37
INICIO
I. Solicitud de proceso
II. Licitación
III. Evaluación
IV. Contrato
FIN
38 PROCEDIMIENTOS ESTÁNDAR DE OPERACIONES
SOLICITUD DE PROPUESTA DIRECTA: FLUJO
No
UNIDAD DE PROYECTO
INICIO
I. Ingresa solicitud y anexos en
la plataforma PROMPT
Prepara informe y matrices de evaluación
Se recomienda al menos 1 oferta
Si es > a USD$ 50K
10.
Si es < a USD$ 50K
Revisa el estado del vendedor en sistema ATLAS
UNIDAD DE ADQUISICIONES
2. Revisa y aprueba
documentos
No
Si
3. Crea las bases del concurso / invitación al oferente
4. Tiempo de preparación de ofertas notas aclaratorias y enmiendas
a las bases del concurso
6.
5. Recibe ofertas
Si
Evalúa ofertas
8. Ingresa el proceso en el sistema
ACP online
Si
7. Ingresa el proceso en el sistema
ACP online
9.
Comité de aprobación de acuerdo
UNUDAD DE PROGRAMA
con el monto aprueba el proceso
11. Elabora el contrato y
PO en sistema ATLAS
No
12. Firma de contrato y Aprobación
de PO
APROBADORES PNUD
FIN
Unidad de Gestión: Adquisiciones
PROCESO
5. Invitación a Licitar IAL/ITB
DEFINICIÓN
Este método se utiliza para adquirir bienes u obras por valores de US$150.000 o más, en el que solicitan precios y detalles de las especificaciones técnicas de los bienes ofertados. El método también puede utilizarse para contratar servicios de construcción menores o servicios que puedan definirse cuantitativa y cualitativamente.
(Micro-compras en el XXXX- pag.6)
APROBACIÓN A NIVEL LOCAL (CAP - Ecuador)
ATENCIÓN: USD$200.000
APROBACIÓN A NIVEL REGIONAL (RACP - Panamá)
Mayor a USD$200.000 hasta los USD$2 millones
APROBACIÓN A NIVEL SEDE (ACP - Nueva York)
Más de USD$2 millones
GESTIÓN
Las Solicitudes de Propuesta son gestionadas de forma centralizada por el personal de adquisiciones.
NOTAS
• Se requiere la solicitud en la plataforma PROMPT.
• Para procesos complejos es necesario levantar una matriz de riesgos con el fin de identificar las acciones de mitigación necesarias.
• Para asegurar el éxito de este método de adquisición el/la funcionario/a de Programa/Proyecto debe tener un amplio conocimiento y comprensión de los bienes a ser contratados y xxx xxxxxxx (local o internacional) que pueda proveerlos. En caso de requerir apoyo, se recomiendan las si- guientes acciones:
i. Identificar de potenciales oferentes a través un análisis xxx xxxxxxx o expresión de interés.
ii. Contratar a un experto para la elaboración de TDR y criterios de evaluación.
OPCIONES
5.1 Invitación a Licitar competitiva.
5.2 Invitación a Licitar directa: La contratación directa de ser utilizada de forma excepcional y deberá solicitarse la revisión de la Unidad de Adquisiciones y la aprobación de la Representación del PNUD.
39
INVITACIÓN A LICITAR COMPETITIVA: PASOS
ASESORÍA PREVIA
No. | Responsable | Etapa del Proceso | Tiempo (días hábiles) | Documentos / Inputs requeridos/Resultados | |
Min. | Max. | ||||
1 | Proyecto | Solicita revisión | 0 | 0 | Unidad de Proyecto remite vía correo electrónico a Unidad de Adquisiciones lo siguiente: 1. Especificaciones técnicas/Términos de referencia. 2. Matriz con criterios de evaluación. 3. Presupuesto. |
2 | Unidad de Adquisiciones | Revisión y Aprobación | 1 | 5 | Revisa que la solicitud cumpla con todos los requerimientos y polí- ticas dentro de los lineamientos establecidos: emite comentarios/ sugerencias y aprueba la documentación antes del inicio del proceso. |
TOTAL | 1 | 5 | |||
TOTAL Ex ante | 10 | 15 | Para procesos que superan ascienden a USD$ 1 millón. El personal de adquisición revisa la información y solicita aprobación al RACP de las bases del concurso y criterios de evaluación. | ||
PROCESO
No. | Responsable | Etapa del Proceso | Tiempo (días hábiles) | Documentos / Inputs requeridos/Resultados | |
Min. | Max. | ||||
1 | Proyecto | Genera solicitud | 0 | 0 | La Primera Autoridad/Coordinador de Proyecto autoriza se inicie un proceso de Invitación a Licitar competitiva. El/la funcionario/a del Proyecto remite a través de PROMPT: i) los térmi- nos de referencia; ii) criterios de evaluación; y, iii) el presupuesto desglo- sado y una requisición aprobada y válida en Atlas; iv) Solicitud del socio implementador o PA Aprobado El comité de evaluación debe estar conformado por personal contrata- do por el PNUD. |
2 | Adquisiciones | Invitación y obtención de ofertas | 1 | 3 | El personal de adquisiciones elabora la invitación y publica en: ETende- ring, Procurement Notices en páginas web PNUD Ecuador, Prensa local (de ser necesario) y Sede e invitación por correo electrónico. |
3 | Proveedor | Presentación Oferta | 15 | 20 | Las empresas consultoras preparan y presentan su oferta. |
4 | Proyecto/ Programa/ Adquisiciones | Evaluación | 2 | 12 | El personal de adquisiciones remite las ofertas y matriz de evaluación al comité de evaluación previamente designado. Se establece un plazo de 1 hasta 3 días hábiles para que el comité de evaluación remita las calificaciones para la consolidación y emisión del informe por parte del secretario del comité designado. |
5 | Comités (Local, Regional, Sede) | Revisión | Ver abajo | Si el monto del contrato o la suma de los contratos asciende a: USD$50.000 se requiere aprobación de CAP Local. USD$200.000 se requiere aprobación de RCAP Regional. USD $2 millones se requiere aprobación de ACP Sede. | |
6 | Adquisiciones | Elaboración Contrato | 1 | 2 | El personal de adquisiciones notifica al consultor/a, solicita documen-tos habilitantes y elabora contrato/PO. |
7 | Segunda Autoridad | Contratación | 1 | 1 | La segunda autoridad firma el contrato y aprueba la PO. |
TOTAL | 20 | 38 | |||
TOTAL con comité CAP | 30 | 40 | |||
TOTAL con comité RACP o ACP | 40 | 60 | |||
40 PROCEDIMIENTOS ESTÁNDAR DE OPERACIONES
INICIO
I. Solicitud de proceso
II. Licitación
III. Evaluación
IV. Contrato
FIN
INVITACIÓN A LICITAR COMPETITIVA: FLUJO
INICIO
I. Ingresa solicitud y anexos en la plataforma
PROMPT
No
3.
UNIDAD DE PROYECTO
4.
Tiempo de preparación
6. Prepara informe y matrices
de Evaluación
Se recomiendaal menos 1 oferta
UNIDAD DE ADQUISICIONES
Si es > a 50 K
No
Si es < a 50 K
10.
Revisa el estado del vendor en sistema ATLAS
11.
Elabora el contrato y PO en sistema ATLAS
Si
I. Revisa y aprueba documentos
Crea de bases del
Si concurso / invitación al
oferente
de ofertas, notas aclaratorias y enmiendas a las
bases del concurso
7. Ingresa el proceso en el sistema ACP
online
Si 7.
5.
Recibe oferta
Evalúa
Unidad de Gestión: Adquisisiones
Oferta
9. Comité de aprobación
8. Ingresa el proceso en el sistema ACP
online
de acuerdo con el monto. aprueba el proceso
UNUDAD DE PROGRAMA
No 12.
Firma
de contrato y aprueba de po
APROBADORES PNUD
FIN
El/la funcionario/a del Proyecto u Oficial de Programa, remite consulta de viabilidad de contratación directa a la Unidad de Adquisiciones para revisión y obtención de aprobación de la Representación para adelantar un proceso de contratación. Formato simplificado.
El personal de adquisiciones revisa la información y entra en contacto con la Representación para solicitar la apro- bación, una vez que esta solicitud cumple con todos los requerimientos de calidad y con todas las políticas de PNUD.
INVITACIÓN DIRECTA A PRESENTAR OFERTA: PASOS SOLICITUD DE VIABILIDAD
ASESORÍA PREVIA
No. | Responsable | Etapa del Proceso | Tiempo (días hábiles) | Documentos / Inputs requeridos/Resultados | |
Min. | Max. | ||||
1 | Proyecto | Solicita revisión | 0 | 0 | Unidad de Proyecto remite vía correo electrónico a Unidad de Adquisiciones lo siguiente: 1. Especificaciones técnicas/Términos de referencia. 2. Matriz con criterios de evaluación. 3. Presupuesto. |
2 | Unidad de Adquisiciones | Revisión y Aprobación | 1 | 5 | Revisa que la solicitud cumpla con todos los requerimientos y políticas dentro de los lineamientos establecidos: emite comentarios/sugeren- cias y aprueba la documentación antes del inicio del proceso. |
TOTAL | 1 | 5 | |||
TOTAL Ex ante | 10 | 15 | Para procesos que superan ascienden a USD$ 1 millón. El personal de adquisición revisa la información y solicita aprobación al RACP de las bases del concurso y criterios de evaluación. | ||
PROCESO
No. | Responsable | Etapa del Proceso | Tiempo (días hábiles) | Documentos / Inputs requeridos/Resultados | |
Min. | Max. | ||||
1 | Proyecto | Genera solicitud | 0 | 0 | La Primera Autoridad/Coordinador de Proyecto autoriza se inicie un proceso de Invitación a Licitar directa. El/la funcionario/a del Proyecto remite a través de PROMPT: i) los términos de referencia; ii) criterios de evaluación; y, iii) el presupuesto desglosado y una requisición aprobada y válida en Atlas; iv) Solicitud del socio implementador o PA Aprobado |
2 | Proyecto | Invitación y obtención de Oferta | 1 | 1 | El/la funcionario/a del proyecto elabora la invitación por correo electrónico. |
3 | Proveedor | Presentación Oferta | 1 | 7 | La empresa identificada prepara y presenta su oferta. |
4 | Proyecto | Evaluación | 1 | 3 | El/la funcionario/a del proyecto elabora la nota archivo y prepara docu- mentación de respaldo. Se establece un plazo de 1 hasta 3 días hábiles. |
5 | Comités (Local, Regional, Sede) | Revisión | Ver abajo | Si el monto del contrato o la suma de los contratos asciende a: USD$50.000 se requiere aprobación de CAP Local. USD$100.000 se requiere aprobación de RCAP Regional. USD $1 millón se requiere aprobación de ACP Sede. | |
6 | Adquisiciones | Elaboración Contrato | 1 | 2 | El personal de adquisiciones notifica al consultor/a, solicita documentos habilitantes y elabora contrato/PO. |
7 | Segunda Autoridad | Contratación | 1 | 1 | La segunda autoridad firma el contrato y aprueba la PO. |
TOTAL | 5 | 14 | |||
TOTAL con comité CAP | 10 | 19 | |||
TOTAL con comité RACP o ACP | 13 | 22 | |||
42 PROCEDIMIENTOS ESTÁNDAR DE OPERACIONES
INICIO
I. Solicitud de proceso
II. Licitación
III. Evaluación
IV. Contrato
FIN
UNIDAD DE PROYECTO
INVITACIÓN DIRECTA A PRESENTAR OFERTA: FLUJO
I. Ingresa solicitud y anexos en la plataforma PROMPT
INICIO
Prepara Informe y matrices de Evaluación
Se recomienda al menos
1 Oferta
No
Si es < a 50 K
10.
Revisa el estado del vendor en sistema Atlas
No
4.
3. Tiempo de
Si es > a 50 K
7. Ingresa el proceso en el sistema ACP
online
11.
Elabora el
Si contrato y PO en
2. Revisa y
aprueba Si documentos
Crea de bases del concurso/ invitación al Oferente
preparación de ofertas,
notas aclaratorias y enmiendas
a las bases del concurso
Si 7. Evalúa
5.
Recibe Oferta
Unidad de Gestión: Adquisisiones
Oferta
8. Ingresa el proceso en el sistema ACP
online
9. Comité de aprobación
de acuerdo con el monto. aprueba el proceso
sistema Atlas
43
UNUDAD DE PROGRAMA
UNIDAD DE ADQUISICIONES
No
12.
Firma
de contrato y aprueba de PO
APROBADORES PNUD
FIN
Administración de contratos
DEFINICIÓN
La administración de los contratos es el seguimiento eficaz y eficiente de las actividades contractuales para garantizar que los bienes, servicios y/o obras contratadas por el PNUD se entreguen oportunamente, al costo acordado y a los requisitos especificados, que serán claramente establecidos en los Términos de Referencia o Especificaciones en la etapa previa a la adjudicación del proceso de contratación.
La naturaleza y el alcance de la administración de contratos variarán en función del valor y la complejidad de cada contrato. Sin embargo, para el adecuado seguimiento, es crucial tener en cuenta todas las tareas posteriores a la adjudicación, incluyendo:
• Supervisión del rendimiento
• Gestión de relaciones,
• Gestión de riesgos
• La administración de contratos y la resolución de controversias
GESTION
1. El administrador de contrato debe ser un funcionario/a de la Unidad de Proyecto y es el respon- sable del cumplimiento de los plazos establecidos, tanto del cronograma de entrega de productos por parte del proveedor/consultor/a, como del tiempo de revisión de productos por los puntos focales designados por la contraparte (en caso de proyecto “Support to NIM”).
2. La vigencia del contrato inicia desde la fecha de firma del Proveedor/consultor/a.
3. Se debe evitar al máximo realizar enmiendas únicamente por extensión de vigencia de contrato.
4. Si hay evidencias de falta de calidad en los productos por parte de la empresa, se deberá mante- ner un registro por escrito de las observaciones y comunicar oportunamente a PNUD para tomar
acciones correctivas.
44 PROCEDIMIENTOS ESTÁNDAR DE OPERACIONES
Unidad de Gestión: Adquisiciones
Administración de contratos: Pasos
No. | Actividad | Unidad Responsable | Proyecto | Adquisiciones | Finanzas | Proveedor |
1 | Elaboración del contrato | Adquisiciones | Revisar el contrato y asegurar que concuerda con los requerimientos. | Preparar el contrato. Obtener las firmas correspondientes de las autoridades del PNUD y del Proveedor. Crear la PO en el Sistema ATLAS | Firma el contrato. | |
2 | Monitoreo del contrato | Proyecto/ Administrador del Contrato | Supervisar y monitorear el desempeño del proveedor. Supervisar los tiempos de cumplimiento de la entrega de productos. Verificar la calidad del trabajo, reportes e informes del proveedor. Realizar los informes, actas de todo el segui- miento e interacciones con el proveedor. | Facilitar reuniones entre el Proveedor y el proyecto. | Entregar los productos en concordancia a los tiempos establecidos en el contrato y TDR. | |
3 | Cambios o modificaciones (enmiendas) | Proyecto | Enviar la solicitud del cambio con las justifica- ciones respectivas. Enviar la solicitud de enmienda para la Autoridad de PNUD respectiva. Para proyectos Support to NIM, las enmiendas por monto pasan por aprobación de los puntos focales designados y las enmiendas por plazo las aprueba el coordinador de proyecto. | Verificar la documentación de soporte y si fue solicitada a tiempo. Obtener la firma de Aprobadores PNUD y Proveedor. | Revisar y aprobar las nuevas condiciones. Enviar nuevos costos que puedan representar los cambios. Firmar la enmienda. | |
No. | Actividad | Unidad Responsable | Actividades del área de Proyecto | Actividades del área de Adquisiciones | Área de Finanzas | Proveedor del Bien o Servicio |
4 | Revisión de Productos Parciales y Finales | Proyecto | Revisar productos y compararlos frente a los requerimientos de los Términos de Referencia – TDR Para proyectos Support to NIM, los productos parciales son aprobados por el coordinador de proyecto y los productos finales pasan por la revisión de los puntos focales designados en un plazo de 8 días hábiles. | |||
5 | Pagos | Proyecto, Adquisiciones Finanzas | Obtener la Factura respectiva. Emitir certificación del pago. Si es el pago final deberá incluir la evaluación de servicios. | Verifica y monitorea los tiempos de entrega de productos Aportar con documentos como Contrato y PO | Verificar los documentos del pago y procesarlo. Archivar el pago. | Entregar la factura, informes y productos. |
6 | Elaboración y entrega de un certificado | Proyecto | Elabora certificado a ser firmado por PNUD, cliente y usuario final. | Firma el certificado. | ||
7 | Evaluación de desempeño. | Proyecto | Evalúa al proveedor Notifica a Adquisiciones del desempeño. Envía una copia al área de adquisiciones. | Mantiene un récord de todas las evaluaciones | ||
8 | Cierre del contrato | Adquisiciones | Notifica al área de adquisiciones del cumpli- miento total del contrato. | Cierra la PO en el Sistema ATLAS. Notifica si existe algún pago pendiente. | Entrega el material no utilizado al PNUD. Entrega la facture final. Recibe la pólizas o garantías que entregó al inicio del contrato. | |
9 | Traspaso de Bienes o equipos | Proyecto y Administración PNUD. | Inicia el proceso de traspaso. Prepara la documentación. |
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