FORMATO No. 13. PROYECTO DE MINUTA DEL CONTRATO No. xxxx DE 2019, CELEBRADO ENTRE EL CONSORCIO FONDO COLOMBIA EN PAZ 2018, EN SU CALIDAD DE VOCERO Y ADMINISTRADOR DEL PATRIMONIO AUTÓNOMO FONDO COLOMBIA EN PAZ Y XXXXX
FORMATO No. 13. PROYECTO DE MINUTA DEL CONTRATO No. xxxx DE 2019, CELEBRADO ENTRE EL CONSORCIO FONDO COLOMBIA EN PAZ 2018, EN SU CALIDAD DE VOCERO Y ADMINISTRADOR DEL PATRIMONIO AUTÓNOMO FONDO COLOMBIA EN PAZ Y XXXXX
CONTRATANTE | |
NOMBRE | CONSORCIO FCP 2018 COMO VOCERO Y ADMINISTRADOR DEL PA-FCP |
NIT | 830.053.105-3 |
REPRESENTANTE LEGAL | xxxxxxxxxxxxxxx, Gerente del CONSORCIO FCP 2018 como vocero y administradora del PATRIMONIO AUTÓNOMO FONDO COLOMBIA EN PAZ (FCP), identificado con NIT. 000.000.000 -3. |
CEDULA DE CIUDADANÍA | xxxxxxx |
CARGO | xxxxxxxxxxxxxx |
Dirección | Xxxxx 00 Xx. 00-00 |
CONTRATISTA | |
NOMBRE | XXX |
NIT o CÉDULA DE CIUDADANÍA | |
Dirección | XXX |
Teléfono | XXX |
XXXX | |
Entre los suscritos antes identificados, hemos decidido celebrar el presente Contrato que se regirá por las cláusulas que se estipulan a continuación, previas las siguientes:
CONSIDERACIONES:
1. Que el 27 xx xxxxx de 2018 se suscribió el Contrato xx Xxxxxxx Mercantil No. 001 de 2018, entre EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA Y EL CONSORCIO FCP 2018; cuyo objeto consiste en la: “Constitución de un Patrimonio Autónomo para que sea administrado por la FIDUCIARIA, con el fin de que ésta en su calidad de vocera, administre, contrate y pague con cargo a los recursos que pertenecen al Fondo Colombia en Paz (FCP), de conformidad con lo dispuesto en Decreto 691 de 2017 y demás normatividad que lo derogue, modifique, adicione o complemente”.
2. Que en virtud de lo establecido en el acuerdo consorcial Fiduciaria La Previsora S.A. actúa como representante legal del Consorcio FCP 2018, quien a su vez será el vocero y administrador del Patrimonio Autónomo Fondo Colombia en Paz, cumpliendo a cabalidad con todas las obligaciones estipuladas en el citado Contrato xx Xxxxxxx Mercantil.
3. Que los actos de gestión y la contratación derivada de los Patrimonios Autónomos se rigen por las normas de derecho privado aplicables al asunto, lo anterior en consonancia con el Artículo No. 1 del Decreto ley 691 de 2017. Por lo anterior, se rige por las estipulaciones contractuales plasmadas en éste, las normas comerciales y civiles que gobiernan la materia, y los principios consagrados en los artículos 209 y 267 de la Constitución Política y el régimen de inhabilidades e incompatibilidades establecido en la ley.
4. Que de conformidad con la solicitud elevada por la Jurisdicción Especial para la Paz (en adelante JEP) y con
cargo a la subcuenta de dicha entidad ejecutora se solicitó la contratación bajo la modalidad de Convocatoria Pública. Lo anterior de conformidad con lo establecido en los numerales 2.3.1 y 2.3.1.1 según los cuales bajo esta modalidad de “contratación competitiva se pueden presentar ofertas para la contratación de bienes o servicios que requieran las entidades ejecutoras, todas las personas naturales o jurídicas que cumplan las condiciones de la respectiva convocatoria”. Igualmente, la norma referida establece que “[l]a oferta se seleccionará con base en factores objetivos definidos en el Análisis Preliminar”.
5. Que la JEP requiere de un sistema tecnológico que facilite y simplifique la actividad de la gestión documental, en ese sentido se hace necesario contratar con un tercero “La gestión documental y sus servicios conexos bajo modalidad BPO (business process outsourcing), el licenciamiento e implementación de una herramienta ECM (enterprise content management), y la consultoría de gestión documental y administración de contenidos, para la jurisdicción especial para la paz, de acuerdo con los procesos estratégicos, misionales, de soporte, de monitoreo y control y su aplicación”, en consecuencia, se convocó a los interesados con el objeto de seleccionar la propuesta más favorable para contratar la solución requerida del Sistema de Gestión Documental para la JEP mediante Convocatoria Pública 01 de fecha XXXX de XXXX de XXX.
6. Que en virtud del procedimiento establecido en el Manual Contractual del FCP, se sometió a recomendación del Comité Técnico los términos y condiciones de la contratación, los cuales, previa revisión tuvo voto favorable para recomendación ante el Comité Fiduciario, de lo cual se dejó constancia mediante Acta del día xxxx de noviembre de 2018.
7. Que fue puesta a consideración del Comité Fiduciario la solicitud de contratación, la cual fue aprobada e instruida por este mediante Acta No. xxx del día xxxx de diciembre de 2018.
8. Que, por lo anterior, el CONSORCIO FCP 2018 procedió a adelantar los tramites de la solicitud de contratación, de conformidad con las necesidades y términos y condiciones establecidos en el Análisis Preliminar y demás documentos anexos remitidos por la Entidad Ejecutora.
9. Que la Coordinación Financiera del Consorcio FCP 2018, certificó que existe la disponibilidad presupuestal de recursos en la subcuenta correspondiente.
10. Que, con fundamento en las anteriores consideraciones, y como resultado del proceso de Convocatoria Pública 01 de XXX de XXXX, se adjudicó el presente Contrato a XXXXX tal como consta en el Acta de Adjudicación XXXX de fecha xxxxx, de xxxx de xxxxx. Por lo anterior, se procederá a suscribir el presente contrato, el cual se regirá por las normas civiles y comerciales que regulan la materia y especialmente por lo dispuesto en las siguientes:
CLÁUSULAS:
CLÁUSULA PRIMERA. - OBJETO: Contratar la gestión documental y sus servicios conexos bajo modalidad BPO (business process outsourcing), el licenciamiento e implementación de una herramienta ECM (enterprise content management), y la consultoría de gestión documental y administración de contenidos, para la jurisdicción especial para la paz, de acuerdo con los procesos estratégicos, misionales, de soporte, de monitoreo y control y su aplicación.
CLAUSULA SEGUNDA. ALCANCE DEL OBJETO: Sin perjuicio del cumplimiento de todas las obligaciones derivadas de la naturaleza del objeto contratado, así como las exigencias legales y técnicas que surjan de la naturaleza del contrato, las especificaciones técnicas de los servicios requeridos se encuentran consignadas en el documento ANEXO 1 - Especificaciones Técnicas-ECM y ANEXO 2. Acuerdos de nivel de servicio BPO, los cuales hacen parte integral del presente contrato. El objeto incluye, sin limitarse a ello el siguiente alcance:
1. Consultoría de gestión documental y administración de contenidos.
2. Outsourcing de gestión documental y de servicios conexos bajo modalidad de BPO1.
1 Business Process Outsourcing - Externalización de Procesos de Negocios. En adelante BPO.
3. Implementación de una herramienta ECM en la JEP de acuerdo con las necesidades propias de la entidad.
4. Bolsas de horas para la implementación de requerimientos adicionales.
5. Licenciamiento a perpetuidad a nombre de la JEP de la herramienta ECM para la Gestión Documental y la Administración de Contenidos.
CLÁUSULA TERCERA. - PLAZO DEL CONTRATO: El término de duración del presente contrato será de treinta y dos (32) meses, previo cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución del contrato. El término de inicio de ejecución se contará a partir de la suscripción del Acta de Inicio.
CLÁUSULA CUARTA. - OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA: En virtud del presente contrato son obligaciones del CONTRATISTA las siguientes:
4.1 Obligaciones Generales
Serán obligaciones generales del contratista las siguientes:
1. Allegar, en los plazos establecidos, los documentos requeridos para la cumplida iniciación del contrato.
2. Cumplir en su totalidad con las condiciones técnicas, económicas, comerciales, de calidad y especificidad ofrecidas en la oferta presentada, las cuales formarán parte integral del Contrato.
Corregir de forma inmediata cualquier falla o error que se cometa en la ejecución del objeto contractual. (El contratista es responsable de las fallas o errores que cometa en la ejecución del objeto contractual, las cuales deben ser atendidas y corregidas de forma inmediata) .
3. El contratista debe atender los requerimientos del supervisor o interventor del contrato e informar de manera oportuna la ocurrencia de cualquier hecho que retrase o impida el cumplimiento del contrato.
4. Cumplir con el objeto del contrato con plena autonomía técnica y administrativa y bajo su propia responsabilidad; razón por la cual, no se genera relación laboral, prestaciones sociales ni ningún tipo de costo distinto al valor del contrato.
5. Comunicar oportunamente al supervisor o interventor del contrato las circunstancias surgidas en desarrollo del contrato, que puedan afectar el objeto del mismo, la estabilidad o el correcto cumplimiento de sus obligaciones, cualquiera sea la causa u origen, y sugerir a través de comunicaciones escritas las posibles soluciones.
6. Obrar con lealtad y buena fe en las distintas etapas contractuales, evitando dilaciones.
7. Presentar informes mensuales por escrito, junto con los soportes correspondientes, al supervisor del contrato de las gestiones adelantadas y avances que evidencien el cumplimiento del objeto del contrato, sin perjuicio de los informes que le sean solicitados por el supervisor del mismo.
8. Brindar al PATRIMONIO AUTÓNOMO FONDO COLOMBIA EN PAZ PA-FCP Y A LA JURISDICCIÓN ESPECIAL PARA LA PAZ todo el apoyo necesario para el desarrollo de las actividades propias del objeto del presente contrato.
9. Abstenerse durante la vigencia del contrato y con posterioridad a su terminación de revelar, suministrar, vender, arrendar, publicar, copiar, reproducir, remover, disponer, transferir y en general utilizar directa o indirectamente a favor propio o de terceros en forma total o parcial, información reservada o confidencial o propiedad intelectual del PATRIMONIO AUTÓNOMO FONDO COLOMBIA EN PAZ PA-FCP o de la JURISDICCIÓN ESPECIAL PARA LA PAZ o de terceros a la cual tenga acceso o de la cual tenga conocimiento en desarrollo del objeto del contrato o con ocasión de este, salvo que medie autorización escrita previa y expresa del representante legal del PATRIMONIO AUTÓNOMO FONDO COLOMBIA EN PAZ PA-FCP.
10. Acreditar y encontrarse al día en el sistema de seguridad social (salud, pensión y ARL) de acuerdo con lo previsto en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002 o por las demás normas que hagan parte de la legislación vigente para cada uno de los respectivos pagos, para tal evento, dicho certificado deberá ser presentado al Supervisor junto con el informe mensual de actividades y la cuenta de cobro respectiva, de conformidad con la forma de pago estipulada en el contrato.
11. Observar y cumplir con los contenidos en cada uno de los preceptos que regulan las políticas internas dispuestas por el PATRIMONIO AUTÓNOMO FONDO COLOMBIA EN PAZ PA-FCP tales como manuales, procedimientos e instructivos.
12. Ejercer personalmente la vigilancia técnica del personal empleado en desarrollo de los trabajos objeto del contrato.
13. Asignar los recursos humanos, metodológicos y tecnológicos y demás elementos requeridos para lograr los objetivos y cumplir integralmente el objeto contractual.
14. Prestar los servicios a través de personal idóneo y capacitado de acuerdo con las especificaciones técnicas requeridas en el presente documento y sus anexos.
15. Con la firma del contrato EL CONTRATISTA autoriza a el PATRIMONIO AUTÓNOMO FONDO COLOMBIA EN PAZ PA-FCP para el manejo de datos personales de conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 886 de 2014 y demás normas que la adicionen o modifiquen.
4.2 Obligaciones Específicas de EL CONTRATISTA:
4.2.1 Obligaciones de contenido técnico
Las obligaciones de contenido técnico se encuentran señaladas en el documento ANEXO No. 1 –
ESPECIFICACIONES TÉCNICAS ECM, que hace parte integral del presente Contrato.
4.2.2 Obligaciones administrativas
De acuerdo al alcance del objeto, descrito anteriormente el proveedor deberá prestar los siguientes servicios:
1. Consultoría de gestión documental y administración de contenidos.
2. Outsourcing de gestión documental y de servicios conexos bajo modalidad de BPO.
3. Implementación y licenciamiento a perpetuidad de una herramienta ECM para la Gestión Documental y la Administración de Contenidos.
4. Bolsa de horas para la implementación de requerimientos adicionales.
5. Licenciamiento a nombre de la JEP de la herramienta ECM para la Gestión Documental y la Administración de Contenidos.
Es obligación del contratista dentro del formato No. 15. Confirmar el cumplimiento de las siguientes obligaciones asociadas a los servicios prestados:
No. | Tema | Obligación |
1 | Normatividad Vigente | a) La solución debe cumplir en todo momento con todas las exigencias de la Política de Gobierno Digital, Directivas Presidenciales y directrices, manuales, guías, resoluciones que rijan la materia, incluyendo sin limitarse a ello, el cumplimiento integral del marco normativo relativo a servicios ciudadanos digitales, interoperabilidad, autenticación, anonimización, protección de datos personales, seguridad digital, política nacional de explotación de datos, entre otros aspectos b) La solución debe cumplir con la política archivística la custodia, resguardo, protección de los documentos de la JEP según el Archivo General de la Nación. En general, la solución debe soportar las normas AGN (Archivo General de la Nación Colombia). c) La solución debe implementar según lineamientos de Gobierno Digital última versión: El sitio y subsitios en idioma inglés, los módulos y funcionalidades se deben diseñar, desarrollar (si se requiere) e implementar teniendo en cuenta la última normatividad vigente, cumpliendo el Decreto 1151 de 2008, Decreto 2693 de 2012 y el Manual para la Implementación de la Estrategia de Gobierno Digital |
en la última versión aplicable. d) Ley 594 de 2000 "Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones". e) Decreto 1080 de 2015 "Por el cual se reglamenta el título V de la Ley 5949 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado". f) Las normas XXX XXX00000-0 (Creación y registro, clasificación, gestión y almacenamiento, retención, disposición final y g) Documentación de procesos de la gestión documental), XXX XXX00000-0. h) El Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (MoReq), el cual constituye una guía internacional de especial utilidad para cualquier tipo de organización. i) ISO/TR 13028:2010 parte 1 y 2. j) Información y documentación. Directrices para la implementación de la digitalización de documentos. k) UNE 00000 -0, 2 y 3. l) ISO 23081 Information and Documentation, Records management processes. Metadata for records. Madrid: ISO 23081, 2011, 47 p (ISO 23081). m) ISO 30300. Management System for Records, Fundamental and Vocabulary. Madrid: ISO 30300, 2011, 37 p (ISO 30300). n) ISO 30301. Information and documentation. Management systems for records Requirement Madrid: ISO 30301, 2011, 29 p (ISO 30301). o) ISO 16715.Principles and Functional Requirements for Records in Electronic Office Environments. Geneva: ISO 16175, 2012, 39 p (ISO 16175). p) Guía para la gestión de documentos y expedientes electrónicos – Gestión de Documentos y Expedientes electrónicos – Guía técnica, Ministerio de tecnologías de la Información y Archivo general de la Nación. q) Manual: implementación de un programa de gestión Documental – PGD. Durante la ejecución del contrato, el proveedor debe adecuar el programa de gestión documental a los desarrollos normativo o legales sin que esto genere para la JEP costo adicional. En cualquier caso, estos eventuales ajustes deben pasar por el proceso de gestión del cambio de acuerdo con los Lineamientos de Uso y Apropiación para los proyectos de TI de la JEP. | ||
2 | Licenciamiento | a) La herramienta, y en general todos los componentes de software que formen parte de la solución deberán contar con su licenciamiento, el cual deberá incluir soporte y mantenimiento durante toda la fase de implementación del ECM y un año más después del recibo a satisfacción de este ítem, por parte de la JEP. b) El licenciamiento de todo el software suministrado debe venir a nombre de la JEP y a perpetuidad (uso ilimitado en el tiempo). c) Entregar la instalación, documentación y puesta en funcionamiento en ambiente de producción. |
3 | Diseño gráfico | a) Debe cumplir con los estándares definidos para la JEP. |
4 | Garantía | a) Un año (1) de garantía contado a partir de la puesta en producción de la totalidad de los módulos y funcionalidades objeto del contrato (Fase I y II que involucra la Consultoría, ECM Licencias, Implementación y Modelamiento) y del recibo a entera satisfacción por parte de la JEP, consistente en soporte técnico sobre las fallas que pueda presentar la solución contratada o no concordancia con las características técnicas especificadas en el Análisis Preliminar y actas de levantamiento de información. b) Se debe entregar bitácora de incidentes donde se especifique la causa, solución e impacto. c) Durante el tiempo que dure la garantía, la empresa contratista deberá entregar las actualizaciones y mejoras de la herramienta ECM en todos y cada uno de los componentes que se instalen/implementen para la JEP, sin que esto implique costo alguno para la JEP. d) La garantía implica que el contratista deberá poner a disposición de la JEP el recurso humano y técnico necesarios para atender las solicitudes de mejora, ajuste y corrección, que surjan luego de puesta en producción, que se originen de errores de funcionamiento y/o implementación. La garantía no debe originar costos adicionales, ni controles de cambio, ni nuevos requerimientos funcionales. |
5 | Migración | a) Se debe llevar a cabo la migración sobre la totalidad de la información estructurada y no estructurada, que se encuentre en los sistemas suministrados por el proveedor para las fases de implementación, desarrollo y pruebas, en el momento de salir a producción, conforme a los contenidos y las estructuras que se vayan generando en desarrollo del presente contrato. Antes de iniciar este proceso se debe presentar el Plan de Migración de Datos b) La migración deberá incorporar la evaluación de los contenidos por parte de las áreas responsables. |
6 | Instalación, Soporte y Mantenimiento | a) Sugerir la infraestructura y los equipos requeridos para la instalación y configuración de la solución proveyendo una arquitectura en alta disponibilidad (HA). b) Generar las memorias de cálculo requeridos para la solución en términos de procesamiento, almacenamiento y xxxxxxx xx xxxxx de comunicación. c) El proponente debe informar a la JEP los requerimientos técnicos y características de servidores para que la JEP proporcione el ambiente de producción adecuado. Los ambientes de desarrollo y de Pruebas son responsabilidad del proponente, por ende éste debe proporcionarlos. d) Se definirá previamente la Metodología de Puesta en marcha y Control de Cambios. e) Asistencia técnica en sitio durante 12 meses en actividades como reinstalación, administración, operación, reconfiguración y afinamiento de la solución adquirida o solución de problemas críticos. |
7 | Actividades | a) Cumplir como mínimo todas las actividades detalladas en este documento. |
8 | Entregables | b) Cumplir como mínimo con todos los entregables detallados en este documento. |
9 | Asignación diaria de Ingeniero | a) Durante la ejecución del contrato y los 6 meses más de acompañamiento, el contratista debe asignar un ingeniero o técnico de desarrollo especializado, 6 horas diarias mínimo en las instalaciones de la JEP Sede Central al Grupo de Tecnologías de Información. |
10 | Módulos y Funcionalidades | Se deben implementar los siguientes módulos con sus correspondientes funcionalidades, según las descripciones del presente documento: a) Gestor Documental y Administrador de Contenidos. b) Gestión de correspondencia. c) Categorización y direccionamiento. d) Gestión de PQRSD e) Jurisprudencia, Doctrina y Normatividad. |
11 | Entrenamiento | Técnica: ECM - Administradores: a) Respecto a la herramienta ECM, en lo que tiene que ver con la administración de contenidos, la capacitación debe estar encaminada hacia la gestión del flujo de trabajo, manejo de contenidos, administración de templates para la creación de contenidos digitales. creación, edición, consulta y visualización de contenidos digitales, control y gestión de versiones de templates y contenidos digitales. administración de metadatos. También se debe incluir la administración uso de las estructuras de almacenamiento y uso de las capacidades para integración con otros sistemas. Los temas de administración y en general la capacitación, deben incluir la parametrización de la herramienta, la cual debe ser realizada directamente por el proveedor. b) Esta capacitación se impartirá mínimo, durante 40 horas a las personas asignadas por la entidad para ejecutar las labores de administración sobre la JEP. ECM - Usuario Final: c) Debe ser organizada por el proveedor, en un sitio cercano a las instalaciones de la JEP, para grupos de 50 personas, en mínimo 4 sesiones diarias, con una intensidad de 2 horas diarias por grupo y en horarios de 7:00 a.m. a 9:00 a.m., y de 4:00 p.m. a 6:00 p.m., para 650 usuarios, encargados de manejar el contenido de la JEP e interactuar con el ECM, sobre la operación y funcionamiento sobre los productos incluidos en la solución implementada. Previo al desarrollo de la misma, el proveedor deberá presentar el Plan de Capacitación, el cual deberá ser aprobado por el Supervisor del Contrato. |
12 | Seguridad | a) Acogerse a las políticas de seguridad de la JEP para garantizar la mitigación de todos los riesgos de pérdida de confidencialidad e integridad de la información, así como su uso no autorizado. |
13 | Otros compromisos del proveedor | a) El proveedor entregará al supervisor del contrato, la herramienta de ECM acompañada de los documentos (resultados y conclusiones) una vez se hayan aplicado las herramientas para medir la optimización del |
rendimiento de la herramienta. b) Entrenar como mínimo a cuatro (4) profesionales asignados por la JEP del Grupo de Tecnologías de Información, para la administración general de la herramienta de ECM a través del usuario de administrador global. c) Cumplir con las especificaciones técnicas obligatorias en cuanto a plataforma, implementación, diseño gráfico, soporte ofrecido, transferencia de información, visibilidad y módulos de información. d) El contratista proporcionará cuatro (4) talleres, así como los elementos y materiales necesarios que estarán encaminados a la promoción y divulgación del ECM al interior de la entidad. e) Cumplir las indicaciones, recomendaciones y/o sugerencias impartidas por el encargado del control y vigilancia del contrato y las demás que sean inherentes al objeto de la contratación. |
Las anteriores obligaciones de contenido técnico se encuentran señaladas en el documento ANEXO No. 1 –
ESPECIFICACIONES TÉCNICAS ECM, que hace parte integral del presente Contrato.
4.2.3 DE CONSULTORÍA
1. Realizar los análisis que permitan plantear la gestión documental para JEP según la normatividad del Archivo General de la Nación.
2. Entregar en un documento el roadmap u hoja xx xxxx de la especificación, diseño e implementación de la solución: Sistema Gestión Documental y la configuración de la herramienta.
3. Mantener el equipo de trabajo mínimo, así como todo el personal necesario durante todo el proyecto en cumplimiento de los criterios de evaluación del presente documento y de las obligaciones derivadas del contrato, cumpliendo entre otras con lo estipulado en el ANEXO 2 - ACUERDOS DE NIVEL DE SERVICIOS BPO, que hace parte integral del presente Contrato.
4. Atender el cronograma definido para cada etapa.
5. Cumplir con lo exigido en el documento ANEXO No. 1 – ESPECIFICACIONES TÉCNICAS ECM, en términos de fases, actividades y entregables. Dicho anexo hace parte integral del presente Contrato.
En cuanto a la Consultoría de gestión documental y administración de contenidos, Es responsabilidad del proveedor desarrollar y aplicar los diferentes instrumentos archivísticos conforme al Reglamento General de la JEP Acuerdo 01 de 2018, los procesos estratégicos, misionales, de soporte y de monitoreo y control y su aplicación y la normatividad del Archivo general de la Nación, entre ellos: Plan Institucional de Archivos – PINAR. Programa de Gestión Documental – PGD. Modelo de requisitos para la implementación de un sistema de documentos electrónicos de archivo. Bancos terminológicos de tipos. Series y subseries documentales. Mapas de procesos, flujos documentales y la descripción de las funciones de las unidades administrativas de la entidad. Diccionario de datos (Metadatos). Cuadro de Clasificación Documental – CCD, Tablas de Retención Documental – TRD, Formato Único de Inventario Documental – FUID y Tablas de Control de Acceso – TCA. Sobre lo ya mencionado el proveedor debe definir y aplicar todos los demás elementos de planeación, estructuración y administración de instrumentos que se requieran para la aplicación de la gestión documental de la JEP. Adicionalmente se debe tener en cuenta la aplicación de los Principios Internacionales de lucha contra la impunidad, principios globales sobre seguridad nacional y derecho a la información Principios Tshwane, Resoluciones e informes del Sistema universal de protección de DDHH, Sentencias, informes y opiniones consultivas del sistema interamericano de DDHH.
El proveedor deberá acorde con los procesos de la JEP: estratégicos, misionales, de soporte y de monitoreo y
control y su aplicación definir las estructuras de expediente electrónico de acuerdo con la especificidad de la JEP, teniendo que en cuenta que este debe incluir: manejo automático de índice electrónico, manejo automático de foliado electrónico2, contenido compartido por varios expedientes electrónicos, soporte a firma digital, contenidos del expediente electrónico y metadatos asociados. Soporte a firma digital del índice electrónico, a través de una entidad certificadora que determine para tal propósito la JEP. El índice electrónico se deberá firmar digitalmente al cierre del expediente, sin perjuicio a las garantías de seguridad de la información de la JEP. En concordancia con el Parágrafo del art. 23 del Acuerdo 023-2014 del AGN3.
El proveedor deberá definir y poner en marcha las políticas y lineamientos de la gestión documental.
El proveedor debe modelar y estructurar los datos y metadatos que se requieran para la gestión documental, la parametrización de flujos de procesos y la gestión de contenidos de la JEP.
4.2.4 OBLIGACIONES ESPECÍFICAS ASOCIADAS A LA PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS
1. Presentar el cronograma de actividades de entrega de los productos y servicios contratados, garantizando la oportuna prestación de estos. Dicho cronograma debe ser aprobado por el supervisor del contrato y estar conforme a los tiempos de entrega presentados en la oferta.
2. Disponer y asignar los recursos humanos, tecnológicos y demás que sean necesarios para asegurar el cumplimiento de las obligaciones pactadas.
3. Proveer toda la infraestructura requerida para la etapa de implementación, desarrollo y pruebas
4. Llevar a cabo los planes de entrenamiento y capacitaciones para el personal técnico y los usuarios finales y planes de comunicación necesarios para el buen desarrollo y desempeño del contrato. Estos planes deben ser coordinados con el supervisor del contrato.
5. Llevar a cabo las pruebas requeridas con miras a la adecuada prestación de los servicios o soluciones que requiera la JEP. En el caso en que el resultado de las pruebas implique realizar ajustes en las diferentes fases de implementación, el CONTRATISTA las realizará hasta alcanzar el adecuado funcionamiento, salvo que de común acuerdo con la JEP se establezca otro tipo de acciones.
6. Brindar soporte oportuno y efectivo en la medida en que el servicio o solución así lo demande para su correcto funcionamiento; dentro de este esquema estará contemplado el soporte de garantía de fabricante.
7. Construir e implementar los planes de acción y mejoramiento necesarios, durante el desarrollo y vida útil de la solución correspondiente, que permitan corregir las desviaciones encontradas en el desempeño de la misma. Estos deberán ser colocados en consideración de la Supervisión, así mismo, esta podrá solicitar construcción e implementaciones de planes de acción y mejoramiento.
8. Utilizar los profesionales idóneos, con la debida experiencia de modo que garantice el buen resultado de los servicios que preste de acuerdo con los perfiles determinados en el 2.3 del ANEXO No. 1 – ESPECIFICACIONES TÉCNICAS ECM que permitan la óptima ejecución del contrato.
9. Cumplir con los tiempos, recursos y cronogramas establecidos para el desarrollo y puesta en producción de las actividades programadas con el personal técnico de la JEP.
10. Cumplir con los Acuerdos de Nivel de Servicio4 del ANEXO No. 2 ACUERDOS DE NIVEL DE SERVICIO BPO, establecidos para el desarrollo del contrato.
11. Acatar los procedimientos y normas acordados para la operación en la JEP, entre ellos los procedimientos de acceso físico y lógico.
2 “el foliado de los expedientes electrónicos se llevará a cabo mediante un índice electrónico, firmado digitalmente por la autoridad, órgano o entidad actuante, según proceda. Este índice garantizará la integridad del expediente electrónico y permitirá su recuperación cuando se requiera”. Tomado de “Cero papel en la administración pública EXPEDIENTE ELECTRÓNICO”
3 Adicionalmente el art. 1 del Acuerdo 003-2015 dice: El índice electrónico se debe generar cada vez que se asocie un documento electrónico al expediente y se debe firmar al cierre del expediente, sin perjuicio de los estándares y seguridad de la JEP respecto de los folios y expedientes.
4 En adelante ANS.
12. Acatar las normas sobre protección de la información y seguridad de la información de LA JEP.
13. Diseñar el sistema de gestión documental desde el principio teniendo en cuenta la naturaleza de la información que se gestionará en el sistema (datos personales sensibles y privados, información reservada, información confidencial) y la política de protección de datos y acceso de información pública adoptada por la JEP.
14. Garantizar en el sistema de gestión documental el cumplimiento de las disposiciones e instrucciones sobre protección de datos personales y acceso a la información pública, y en especial la política de protección de datos y acceso de información pública adoptada por la JEP.
15. Garantizar que el sistema de gestión documental cumpla con las disposiciones y políticas de seguridad de la información, y diseñar medidas que garantizar la seguridad de la información de acuerdo con su naturaleza (reservada, confidencial o pública).
16. Durante la implementación del sistema, adoptar medidas para la protección de la información a que tenga acceso.
17. Realizar la gestión en el soporte que implica, entre otras actividades, las siguientes: acceso a una línea de soporte, ejecución de actividades necesarias para el restablecimiento de los servicios dentro de los ANS pactados, retroalimentación constante de la evolución de incidentes hasta su solución, actualización y aplicación del plan de escalamiento xx xxxxxx, registro y reporte xx xxxxxx para la aplicación de descuentos en la medida en que lo establezca el contrato.
18. Obrar con diligencia, prontitud y efectividad en la atención de incidentes y requerimientos que le sean realizados por el PA-FCP O LA JEP.
4.2.5 PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL:
El CONTRATISTA se compromete a organizar los documentos de archivo conforme al Acuerdo 005 de 2013 del Archivo General de la Nación, que establece los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas. De la misma forma aplicando el Acuerdo 042 de 2002 del Archivo General de la Nación, por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único documental.
4.2.6 PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE CUSTODIA Y PRESERVACÍÓN DOCUMENTAL:
El CONTRATISTA se compromete a custodiar y preservar los documentos de archivo conforme al Acuerdo 008 de 2014 del Archivo General de la Nación, por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la prestación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo y demás procesos de la función archivística en desarrollo de los artículos 13° y 14° y sus parágrafos 1° y 3° de la Ley 594 de 2000.
4.2.7 PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE DIGITALIZACIÓN DOCUMENTAL:
El CONTRATISTA se compromete a prestar el Servicio de Digitalización documental conforme a las Pautas para la Utilización de la Digitalización impartidas por el Comité Asesor de Reprografía y Automatización del Archivo General de la Nación y las normas aplicables al proceso.
CLÁUSULA QUINTA. OBLIGACIONES GENERALES DEL PATRIMONIO AUTÓNOMO FONDO COLOMBIA EN PAZ (PA-FCP)
1. Pagar el valor del contrato de conformidad con los plazos establecidos para tal fin, previo recibo a satisfacción de los bienes y servicios por el supervisor o interventor.
2. Cumplir y hacer cumplir las condiciones pactadas en el contrato y en los documentos que forman parte de
este.
3. Prestar la mayor colaboración para el desarrollo del objeto contractual.
4. Todas las demás obligaciones a su cargo que se deriven de la naturaleza del contrato y de las exigencias legales que surjan de la naturaleza del contrato.
5. Designar al supervisor del contrato de acuerdo con las instrucciones que imparta la JEP al respecto.
CLÁUSULA SEXTA. VALOR DEL CONTRATO. Para todos los efectos legales y fiscales el valor del presente contrato será hasta por la suma de XXXXXXXX PESOS MCTE ($ xxxxx), el cual incluye IVA y cualquier clase de impuesto, tasa o contribución que se cause o se llegare a causar, al igual que todos los costos directos e indirectos que se ocasionen en virtud de la ejecución del mismo.
CLÁUSULA SÉPTIMA. - FORMA DE PAGO: El CONSORCIO FCP 2018 pagará al contratista el valor del presente contrato, de acuerdo con la modalidad de los servicios así:
Para la implementación del ECM y herramientas complementarias, junto con sus respectivas licencias a perpetuidad nombre de la JEP
Estos servicios se pagarán al oferente en cinco (05) pagos contra entrega y recibo a satisfacción de los productos correspondientes a cada fase del contrato de conformidad con el siguiente plan de pagos:
PAGOS | % POR PAGO | ID. DE LOS ENTREGABLES ASOCIADOS AL PAGO (ANEXO No. 1 – ANEXO TÉCNICO ECM) |
PAGO 1: Una vez recibido a satisfacción por parte del supervisor del contrato el Plan de calidad del proyecto | 10% | 1 y los adicionales que el oferente defina. |
PAGO 2: Una vez recibidos a satisfacción por parte del supervisor del contrato los entregables derivados de la Consultoría de gestión documental. | 15% | 2 a 8 y los adicionales que el oferente defina. |
PAGO 3: Una vez recibidos a satisfacción por parte del supervisor del contrato los productos derivados de la Implementación de una herramienta ECM en la JEP – Fase I. | 35% | 14 a 31, y 40 a 45 para Fase I, y los adicionales que el oferente defina. |
PAGO 4: Una vez recibidos a satisfacción por parte del supervisor del contrato los productos derivados de la Implementación de una herramienta ECM en la JEP – Fase II | 30% | 32 a 39, 40 a 45 para Fase II, y los adicionales que el oferente defina. |
PAGO 5 Una vez recibidas a satisfacción, por parte del supervisor del contrato, las licencias de la herramienta ECP y sus desarrollos. | 10% | Acta de recibo a satisfacción y los productos adicionales que el oferente defina |
Servicios de Outsourcing y de servicios conexos bajo la modalidad de BPO:
Los servicios de outsourcing se pagarán al oferente mediante mensualidades iguales vencidas o proporcionales, equivalentes al valor mensual ofertado por el oferente en su propuesta, las mensualidades se contarán a partir de la suscripción del acta de recibo a satisfacción de la fase de consultoría implementación y licenciamiento a perpetuidad de la herramienta ECM.
Para cada pago el oferente deberá presentar los correspondientes informes de gestión debidamente aprobados por el supervisor del contrato.
Bolsa de horas para la implementación de requerimientos nuevos:
Se liquidará a la entrega de las implementaciones acordadas en ambiente de producción, cuándo estas estén listas para operar, previa revisión y aceptación por parte de la JEP, de acuerdo con las obligaciones que se pacten entre la JEP y el contratista, y aplicando todas las retenciones correspondientes por ley. Una vez validado y aceptado por la JEP el número de horas y la justificación de esta por parte del contratista, se hará la respectiva liquidación, multiplicando el número de horas validado y aceptado, por el precio acordado de la misma entre la JEP y el contratista.
Requisitos Para el Pago
El Patrimonio Autónomo Fondo Colombia en Paz PA-FCP realizará el pago pactado, previo cumplimiento de los siguientes requisitos:
1. Presentación de la Certificación a la fecha, expedida por el Revisor Fiscal o el Representante Legal – de conformidad con lo establecido en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002, modificado por el Artículo 9 de la Ley 828 de 2003 y el Artículo 23 de la Ley 1150 de 2007, en la cual se acredite el cumplimiento del pago de las obligaciones derivadas de los aportes de sus empleados, a los sistemas de Salud, Riesgos Laborales, Pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje SENA.
2. Presentación de Facturas de Venta o cuenta de cobro.
3. Autorización de pago por parte de la Jurisdicción Especial para la Paz.
Si las facturas no son correctamente elaboradas o no se acompañan con los documentos requeridos para el pago, el término para éste sólo empezará a contarse desde la fecha en que se haya aportado el último de los documentos faltantes. Las demoras que se presenten por estos conceptos serán responsabilidad del contratista y no tendrá por ello derecho al pago de intereses o compensación de ninguna naturaleza.
De conformidad con lo establecido en la Ley 828 de 2003, en caso de incumplimiento de esta disposición, el PA-FCP informará al Ministerio de Salud y Protección Social o a la Superintendencia de Salud, para que procedan de conformidad.
CLÁUSULA OCTAVA: IMPUESTOS Y DEDUCCIONES: El CONTRATISTA pagará todos los impuestos, derechos, tasas y similares que se deriven del contrato y, por lo tanto, la omisión en el pago será de su absoluta responsabilidad.
Se entenderán incluidos en el valor del contrato, todos los impuestos, costos, gastos, tasas, contribuciones y utilidades del contratista, que se derivan de la ejecución del contrato, circunstancia que, con la presentación de
la oferta, se entiende aceptada por el CONTRATISTA.
CLÁUSULA NOVENA. – DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL: Para respaldo presupuestal del presente contrato, se expidió el Certificado de Disponibilidad Presupuestal No. Xxxx del XX de XXX de 201X.
CLÁUSULA DÉCIMA. - CESIÓN: EL CONTRATISTA no podrá ceder total ni parcialmente el presente Contrato, sin que medie autorización previa y escrita del CONTRATANTE.
CLÁUSULA DÉCIMA PRIMERA. - SUPERVISIÓN Y CONTROL DE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO:
La supervisión del contrato que resulte del presente proceso de selección será ejercida por Xxxxx Xxxxx Xxxxxxx Xxxxx, Profesional Experto de la Dirección de TI y Xxx Xxxxxxx Xxxxxxxx, Jefe del Departamento de Gestión Documental de la Jurisdicción Especial para la Paz – JEP para tal fin. El supervisor tendrá las siguientes funciones, de conformidad con el Manual de Contratación:
➢ Presentar los informes pertinentes, incluido el informe final para la realización de los pagos y la elaboración de las actas de liquidación.
➢ Instruir los pagos al Contratista supervisado, de conformidad con lo pactado en el contrato, para lo cual deberá adelantar el trámite que se requiera de conformidad con el Manual Operativo del FCP (Registro de Firmas en Fiduciaria).
➢ Ejercer el control y la vigilancia de la ejecución del contrato hasta su liquidación.
➢ Exigir del contratista el adecuado y oportuno cumplimiento de las obligaciones pactadas en el contrato. Para ello deberá solicitar a los contratistas informes, aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo de la ejecución contractual, y serán responsables por mantener informada a la entidad contratante de los hechos o circunstancias que puedan afectar la ejecución del contrato, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando tal incumplimiento se presente.
➢ Revisar y analizar los informes, antes de certificar el cumplimiento e instruir el pago, los cuales deben reflejar la certeza de las condiciones de ejecución del contrato, anexando los productos o documentos que soporten la actividad y sean pertinentes para el efecto. De ser necesario, ejercer las acciones a que hubiere lugar en caso de incumplimiento del contrato.
➢ Expedir las certificaciones de cumplimiento para la realización de los pagos pactados.
➢ Requerir la información y efectuar las observaciones pertinentes al contratista con ocasión del desarrollo del contrato.
➢ Suscribir el acta de inicio del contrato. Una vez termine la ejecución del contrato, deberá solicitar la liquidación aportando toda la documentación soporte del seguimiento a la ejecución del contrato o convenio, incluido el informe final de supervisión, este trámite se debe realizar a más tardar dentro de los 3 meses siguientes a la terminación del contrato.
➢ Verificar que el objeto del contrato se desarrolle de manera eficiente y adecuada.
➢ Exigir el cumplimiento del objeto y de las obligaciones derivadas del contrato.
➢ Verificar el cumplimiento de las obligaciones que debe cumplir el CONTRATISTA con el Sistema de Seguridad Social y Parafiscales.
➢ Certificar la ejecución del contrato dentro de las condiciones exigidas, el cual es requisito para efectuar los pagos. ➢ Facilitar al contratista la información necesaria y suficiente para el desarrollo del objeto del contrato, en los tiempos y en la forma prevista.
➢ Brindar el apoyo y solucionar las inquietudes que se le presenten al contratista en relación con el objeto y las obligaciones contractuales y en general con la ejecución del contrato. ➢
Informar de manera oportuna, sobre cualquier incumplimiento en que incurra el CONTRATISTA, que pueda dar lugar a la imposición de sanciones y/o a la ejecución de las garantías exigidas.
CLÁUSULA DÉCIMA SEGUNDA. - CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA Y DE APREMIO: Al presente contrato
pondrán aplicarse las siguientes clausulas penales:
12.1 PENAL PECUNIARIA: En caso de incumplimiento total o parcial de las obligaciones a cargo de EL CONTRATISTA, este se obliga a pagar al CONSORCIO FCP 2018, una pena por el valor equivalente al cinco por ciento (5%) del valor total del contrato. Así mismo, en caso de que, vencido el plazo del contrato, EL CONTRATISTA no hubiera ejecutado todas o algunas de sus obligaciones, se sujeta a pagar a favor del CONSORCIO FCP 2018, a título xx xxxx, una suma equivalente al diez por ciento (10%) del valor del contrato, la cual se establece como estimación anticipada de los perjuicios que le ocasione al CONSORCIO FCP 2018. El CONSORCIO FCP 2018 se reserva el derecho a obtener de EL CONTRATISTA el pago de la indemnización correspondiente, si a ello hubiere lugar.
12.2 PENAL DE APREMIO: En caso de retardo en el cumplimiento del contrato o de las obligaciones relacionadas con ocasión de la ejecución del mismo a cargo del CONTRATISTA, dará origen al pago de sumas sucesivas diarias equivalentes al CERO PUNTO CINCO por ciento (0.5%) del valor total del contrato por cada día de retardo sin exceder el diez por ciento (10%) del valor total del contrato, previa aplicación del debido proceso definido en el parágrafo segundo de la presente cláusula y acorde con las estipulaciones contractuales. Para el efecto, el CONTRATISTA autoriza que el CONTRATANTE descuente y compense de las sumas a su favor los valores correspondientes a la cláusula penal de apremio. De no existir tales saldos a favor del CONTRATISTA o de no resultar éstos suficientes para cubrir la totalidad del valor de la cláusula penal de apremio, el CONTRATANTE podrá obtener el pago total o parcial mediante la correspondiente reclamación por las vías legales a que haya lugar. La cancelación o deducción de eventuales apremios no exonera al CONTRATISTA de satisfacer sus obligaciones y compromisos, ni de terminar las actividades de su cargo, en las condiciones de tiempo y de calidad pactadas.
PARÁGRAFO PRIMERO: Para efectos de la aplicación de la cláusula penal de apremio, el CONTRATANTE verificará el cumplimiento de las obligaciones a cargo del CONTRATISTA, de acuerdo con lo estipulado en el presente contrato y los documentos precontractuales.
PARÁGRAFO SEGUNDO: Para exigir el pago de la cláusula penal pecuniaria y de apremio se tendrá en cuenta el siguiente procedimiento: El CONTRATANTE avisará por escrito al contratista del retardo o incumplimiento evidenciado dentro de los tres (3) días siguientes. EL CONTRATISTA dispondrá de un plazo de hasta tres (3) días hábiles siguientes al recibo del aviso para presentar al CONTRATANTE los argumentos del retardo o incumplimiento; junto con los soportes conducentes y pertinentes que lo justifiquen. Seguidamente, el CONTRATANTE analizará los argumentos expuestos y los documentos allegados por el contratista para aplicar la penalidad estipulada.
PARÁGRAFO TERCERO: Las penas pecuniarias y de apremio previstas en esta cláusula se harán efectivas directamente por el CONTRATANTE, quien podrá a su libre elección, para el efecto, compensarlas con las sumas adeudadas a EL CONTRATISTA, o acudir a cualquier otro medio para obtener el pago de las penas. La compensación operará en los términos de los artículos 1714 y ss., del Código Civil; se entiende que, con la suscripción de este contrato, EL CONTRATISTA autoriza al CONSORCIO FCP 2018 a descontarle, de las sumas que le adeude, los valores correspondientes a aquéllas.
CLÁUSULA DÉCIMA TERCERA. – SUSPENSIÓN DEL CONTRATO: Las partes podrán suspender el
presente contrato, mediante la suscripción de un acta en donde conste tal evento. El término de suspensión y las condiciones de reinicio se acordarán en dicha acta. La suspensión no dará derecho a exigir indemnización, sobrecostos o reajustes, ni a reclamar gastos diferentes a los pactados en el contrato. El plazo de ejecución de este podrá suspenderse en los siguientes eventos:
a) Por circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito que impidan la ejecución del contrato. Dicha eventualidad corresponde calificarse por parte del CONSORCIO FCP 2018.
b) Por mutuo acuerdo, siempre que con ello no se causen perjuicios ni deriven en costos para el CONSORCIO FCP 2018.
CLÁUSULA DÉCIMA CUARTA. – INDEMNIDAD: El CONTRATISTA mantendrá indemne al CONSORCIO
FCP 2018 de cualquier daño o perjuicio originado en reclamaciones, demandas o acciones legales por daños o lesiones a personas o propiedades de terceros, durante la ejecución del contrato, y hasta la liquidación definitiva del mismo. En caso de que se entable un reclamo, demanda o acción legal contra los mencionados por los citados daños o lesiones, éste será notificado al CONTRATISTA, para que por su cuenta adopte oportunamente las medidas previstas por la Ley para mantener indemne a la Entidad. Si en cualquiera de los eventos antes previstos, el CONTRATISTA no asume debida y oportunamente la defensa del CONSORCIO FCP 2018 y sus consorciadas, ésta podrá hacerlo directamente, previa notificación escrita al CONTRATISTA, y éste pagará todos los gastos en que ella incurra por tal motivo. En caso de que así no lo hiciere el CONTRATISTA, El CONTRATANTE tendrá derecho a descontar el valor de tales erogaciones, de cualquier suma que adeude al CONTRATISTA por razón de los trabajos motivo del contrato, o a utilizar cualquier otro mecanismo judicial o extrajudicial que estime pertinente.
CLÁUSULA DÉCIMA QUINTA. - SOLUCIÓN DE CONFLICTOS: Las partes convienen que en el evento en que surja alguna diferencia entre las mismas por razón o con ocasión del presente Contrato, se regirán por las normas del Derecho Colombiano y buscarán en primer término una solución o arreglo directo, de no lograrse el acuerdo, se procederá con la conciliación ante una autoridad competente en dicho asunto, la amigable composición o la transacción, dentro de los diez (10) días calendario siguientes a la notificación que cualquiera de las partes envíe a la otra. Si en dicho término no fuere posible un arreglo a sus diferencias o a una parte de ellas ambas convienen someter el asunto al conocimiento de la Jurisdicción Ordinaria Colombiana.
CLÁUSULA DÉCIMA SEXTA. - EXCLUSIÓN DE LA RELACIÓN LABORAL Y AUTONOMÍA PROFESIONAL:
De conformidad con la naturaleza del contrato, el CONTRATISTA ejecutará el contrato con autonomía e independencia. En tal sentido no existirá relación laboral entre las PARTES. Lo anterior, sin perjuicio del deber de coordinación que le asiste al contratista en el cumplimiento de sus obligaciones contractuales, que en todo caso no generará relación laboral. El contratista no es representante, agente o mandatario del CONTRATANTE, por lo que no tiene la facultad de hacer declaraciones, representaciones o compromisos, en nombre del contratante, ni de tomar decisiones, ni de iniciar acciones que generen obligaciones a su cargo. EL CONTRATISTA. realizará el objeto del Contrato con autonomía técnica y administrativa, pudiendo realizar otras actividades intrínsecas al ejercicio de su objeto profesional.
PARÁGRAFO PRIMERO: SUBCONTRATACIÓN: El contratista no podrá subcontratar total ni parcialmente las obligaciones contractuales sin la autorización previa, expresa y escrita del CONTRATANTE.
CLÁUSULA DÉCIMA SÉPTIMA. - LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO: A la terminación del plazo del Contrato, sin perjuicio de la terminación anticipada del mismo, dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la verificación de uno u otro evento, se procederá a su liquidación de mutuo acuerdo si existen saldos o situaciones de inconformidad entre las partes. Si la liquidación por mutuo acuerdo no fuere posible por la no comparecencia
del CONTRATISTA sea cual fuere el motivo, se entenderá que este último acepta los términos de la liquidación efectuada por el CONTRATANTE.
CLÁUSULA DÉCIMA OCTAVA. - INHABILIDADES, INCOMPATIBILIDADES, IMPEDIMENTOS Y/O
CONFLICTO DE INTERÉS: EL CONTRATISTA afirma bajo la gravedad de juramento el cual se entiende prestado con la firma del presente documento, que no está incurso en ninguna de las causales de inhabilidad e incompatibilidad previstas en la Constitución y la Ley. Así mismo, que no se encuentra incurso en causal de impedimento, ni conflictos de intereses.
CLÁUSULA DÉCIMA NOVENA. - CONFIDENCIALIDAD: EL CONTRATISTA acepta y reconoce de manera expresa que la información que reciba, elabore, cree, conozca, formule, deduzca y/o concluya en virtud o con ocasión del desarrollo y ejecución del presente contrato, es información confidencial, de exclusiva titularidad del CONTRATANTE o la entidad ejecutora, sobre la cual EL CONTRATISTA tendrá el deber de reserva absoluta, independientemente que su relación o vinculación cese, se suspenda, termine o sea liquidada por cualquier causa o motivos.
En virtud de la suscripción del presente contrato se compromete a:
a. Manejar de manera confidencial la información que como tal le sea presentada y entregada, y toda aquella que se genere en torno a ella como fruto de la prestación de sus servicios.
b. Guardar confidencialidad sobre esa información y no emplearla en beneficio propio o de terceros mientras conserve sus características de confidencialidad o mientras sea manejada como un secreto empresarial o comercial.
c. Solicitar previamente y por escrito autorización para cualquier publicación relacionada con el tema del contrato, autorización que debe solicitarse ante el Supervisor del contrato y/o el director ejecutivo del CONSORCIO FCP 2018 presentando el texto a publicar con un mes de antelación a la fecha en que desea enviar a edición.
d. Informar inmediatamente al Supervisor del contrato y/o director ejecutivo del CONSORCIO FCP 2018 sobre cualquier hallazgo o innovación alcanzada en el desarrollo de su trabajo, colaborar con la mayor diligencia en la documentación y declaración de lo hallado y mantener sobre todo ello los compromisos de confidencialidad requeridos y necesarios.
CLÁUSULA VIGÉSIMA. - RIESGO XX XXXXXX DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO SARLAFT:
EL CONTRATISTA manifiesta que la información aportada verbalmente y por escrito, relacionada con el sistema para la administración del riesgo xxx xxxxxx de activos y financiación del terrorismo – SARLAFT, es veraz y verificable, y se obliga de acuerdo con las circulares externas No. 22 y 061 de 2007 de la Superintendencia Financiera de Colombia a:
Actualizar la documentación e información aportada que exige FIDUCIARIA LA PREVISORA S.A. para el conocimiento del cliente, dando cumplimiento a las disposiciones contenidas tanto en el Manual SARLAFT de LA FIDUCIARIA y las Circulares de la Superintendencia Financiera de Colombia expedidas con posterioridad a la entrada en vigor del referido Manual; así como, todos los demás documentos e información que LA FIDUCIARIA estime pertinentes.
2. Suministrar los soportes documentales en los que se verifique la veracidad de la información suministrada.
PARÁGRAFO PRIMERO: Cualquiera de las partes podrá terminar unilateralmente en cualquier momento, el presente contrato, sin necesidad de preaviso ni indemnización alguna, en el evento de que resulte formalmente incluido en la orden ejecutiva número 12.978 “Specially Designated Narcotics Traffickers – SDNT”, conocida en Colombia como “Lista Xxxxxxx”, lista Office of Foreign Assets Control (OFAC), listas de personas buscadas en el Federal Bureau Of Investigation (FBI), en general las listas de las agencias internacionales que identifican personas vinculadas al lavado de activos y financiación del terrorismo, o sea formalmente acusado ante un juez, por narcotráfico, lavado de activos, terrorismo o tráfico xx xxxxx, en los términos indicados por las leyes colombianas aplicables.
Por lo tanto, EL CONTRATISTA., debe diligenciar y remitir, junto con los documentos antes referidos, el formulario de Fiduciaria la Previsora S.A. para el conocimiento del cliente o proveedor, dando cumplimiento a las disposiciones contenidas tanto en el Manual SARLAFT y las Circulares de la Superintendencia Financiera de Colombia; así como, todos los demás documentos e información pertinentes, que se adjunta a esta comunicación.
PARÁGRAFO SEGUNDO: EL CONTRATISTA declara que sus recursos no provienen de ninguna actividad ilícita contemplada en el Código Penal Colombiano o en cualquier otra norma que lo modifique o adicione. Por otro lado, declara que ni él, ni sus gestores, accionistas, representantes o directivos, se encuentran incluidos dentro de alguna de las listas de personas sospechosas por lavado de activos y Financiación del Terrorismo o vínculos con el narcotráfico y terrorismo.
CLÁUSULA VIGÉSIMA PRIMERA. - CAUSALES DE TERMINACIÓN DEL CONTRATO: Este contrato podrá
darse por terminado por el CONSORCIO FCP 2018, por cualquiera de las siguientes causales:
1. Terminación anticipada por incumplimiento: El CONSORCIO FCP 2018 puede terminar anticipadamente el Contrato en los siguientes eventos:
a. En caso de incumplimiento de cualquiera de las obligaciones a cargo de EL CONTRATISTA que afecte de manera grave y directa la ejecución del contrato y evidencie que puede conducir a su paralización. En tal evento no será necesaria declaración judicial o administrativa, bastando que la Supervisión constate los hechos que dan origen a los mismos.
b. Cuando el CONSORCIO FCP 2018 o el supervisor adviertan o tengan conocimiento de inconsistencias o irregularidades en la información presentada con la propuesta.
c. El incumplimiento del compromiso anticorrupción presentado en la Propuesta.
e. Cuando EL CONTRATISTA ceda a peticiones o amenazas de quienes actúen por fuera de la ley o celebre pactos o acuerdos prohibidos. En el caso en que EL CONTRATISTA ceda o transfiera sus derechos u obligaciones derivadas del Contrato, sin ajustarse a las disposiciones establecidas para tal efecto en el presente Contrato.
f. Por interdicción judicial o inicio de proceso liquidatario de EL CONTRATISTA.
g. Por inclusión de EL CONTRATISTA en el boletín de responsables fiscales expedido por la Contraloría General de la República, en el Sistema para la Administración del Riesgo xxx Xxxxxx de Activos y Financiación del Terrorismo SARLAFT o en la LISTA OFAC. En el evento que EL CONTRATISTA sea una Estructura Plural, la presente causal se hará extensiva tan o a las personas naturales y/o jurídicas que lo conforman, como a los socios o accionistas respectivos.
h. Si durante el plazo de vigencia del Contrato EL CONTRATISTA, sus administradores, socios y/o accionistas llegaren a resultar inmiscuidos en una investigación de cualquier tipo (penal, administrativa, etc.) relacionada con actividades ilícitas, corrupción, soborno, lavado de dinero o financiamiento del
terrorismo, o fuesen incluidos en listas de control como las de la ONU, OFAC, así en Colombia no se hubiere iniciado la investigación penal.
i. Cuando sobre El CONTRATISTA, sus representantes legales, o cualquiera de sus integrantes, sobrevenga alguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad en los términos señalados en los Análisis Preliminares.
j. Cuando los fundamentos de hecho en los que se soporta la aceptación de oferta son desvirtuados, o cuando se haya decretado la nulidad tanto del documento que define el orden de elegibilidad de EL CONTRATISTA y/o el acto que notifica la aceptación de la Propuesta por parte de la jurisdicción ordinaria.
k. Cuando el CONSORCIO FCP 2018 encuentre que EL CONTRATISTA para efectos de la celebración, selección o ejecución del contrato, lo indujo en error.
2. Terminación Anticipada por imposibilidad de ejecución: Cuando se presenten situaciones que hagan imposible el cumplimiento del objeto del presente contrato. Las Partes convienen que existe imposibilidad de ejecución cuando se establezca que el presente Contrato no puede ejecutarse en las condiciones técnicas o económicas previstas, o cuando deba suspenderse por más de seis (6) meses; o si durante la ejecución del sobrevienen o se evidencien riesgos adicionales a los previstos, que puedan afectar la funcionalidad del proyecto. En estos eventos:
a. No habrá lugar a indemnización a cargo del CONSORCIO FCP 2018 y a favor del CONTRA-TISTA, si las causas de la imposibilidad no le son atribuibles a aquel.
b. Quedarán sin efecto las prestaciones no causadas a favor del CONTRATISTA.
a. Se suspenderán los pagos que se hubieren librado o fueren a librarse o entregarse a favor del CONTRATISTA, hasta tanto se liquide el Contrato y/o el Acuerdo u Acuerdos de Obra del o los respectivos Proyectos. Declarada la terminación anticipada del Contrato por imposibilidad de ejecución, se ordenará su liquidación en el estado en que se encuentre. En la liquidación se realizará un xxxxx xx xxxxxxx y se consignarán las prestaciones pendientes a cargo de las partes, de tal suerte que las partes puedan declararse en paz y a salvo, sin perjuicio de las salvedades a que haya lugar.
3. Terminación por mutuo acuerdo: Las partes en cualquier momento de la ejecución del plazo del contrato podrán darlo por terminado de común acuerdo.
4. Terminación por cesación de pagos, concurso de acreedores, embargos judiciales o insolvencia del CONTRATISTA: El CONSORCIO FCP 2018 se reserva la facultad de terminarlo en este evento, cuando se evidencie que puede afectar de manera grave el cumplimiento del contrato.
5.Terminación mediante aviso o notificación dada a EL CONTRATISTA: Por parte del Supervisor, se activará el plazo alternativo y extintivo del Contrato, correspondiente a quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de notificación o aviso. El Contratante podrá dar por terminado el presente contrato en cualquier momento mediante aviso escrito con una anticipación no menor de quince (15) días hábiles, sin que por esto haya lugar a indemnización alguna en favor del CONTRATISTA. El CONTRATANTE pagará únicamente al CONTRATISTA las sumas correspondientes a la prestación del servicio con base en la constancia emitida por el supervisor del contrato.
Las demás establecidas en Análisis preliminar y/o en la Ley.
PARÁGRAFO PRIMERO: El CONSORCIO FCP 2018 ejercerá estas facultades de acuerdo con su manual, lo cual es aceptado por EL CONTRATISTA. La decisión sobre el ejercicio de estas facultades deberá ser dada a conocer a EL CONTRATISTA mediante comunicación dirigida a su última dirección registrada, para efectos de publicidad.
Para las causales de Terminación anticipada por incumplimiento, una vez el CONSORCIO FCP 2018 le haya comunicado a EL CONTRATISTA, que ha incurrido en alguna de las causales previstas para la terminación del Contrato, operarán los siguientes efectos:
a. No habrá lugar a indemnización alguna a favor del CONTRATISTA.
b. Quedarán sin efecto las prestaciones no causadas a favor del CONTRATISTA.
c. Se harán efectivas la Cláusula Penal.
d. Se suspenderán los pagos que se hubieren librado o fueren a librarse o entregarse a favor del
CONTRATISTA, hasta tanto se liquide el contrato.
PARÁGRAFO SEGUNDO. Sin perjuicio de lo dispuesto en el Análisis Preliminar y sus Anexos, en caso de presentarse alguno de los incumplimientos señalados en los literales a) y b) del numeral 1 de la presente cláusula, relativo a la Terminación Anticipada por incumplimiento del CONTRATISTA, el CONSORCIO FCP 2018 o el supervisor notificará al CONTRATISTA el incumplimiento con el fin de que las Partes acuerden, dentro de los cinco (5) días siguientes a la notificación, el plazo y las medidas para subsanar el incumplimiento. Sin perjuicio de lo anterior, el CONTRATISTA dispondrá de un plazo no mayor a veinte (20) días hábiles contados a partir de la notificación del incumplimiento para subsanar el incumplimiento en los términos convenidos. Al documento dispuesto para la notificación que será enviada al CONTRATISTA, el supervisor anexará un informe sobre el incumplimiento con el fin de que EL CONTRATISTA se pronuncie dentro del plazo antes señalado y presente las alternativas para acordar las medidas para subsanar el incumplimiento. Si vencido el plazo acordado para subsanar el incumplimiento presentado, EL CONTRATISTA no procede a realizar las acciones necesarias para subsanar el incumplimiento en la manera convenida, el CONSORCIO FCP 2018 podrá dar por terminado anticipadamente el contrato. En este evento se procederá a liquidar el Contrato y se harán los reconocimientos y pagos que resulten procedentes a favor del CONTRATISTA. De igual forma, el CONSORCIO FCP 2018 procederá a hacer efectivas las garantías respectivas derivadas del incumplimiento, así como el cobro de la Cláusula Penal prevista en el presente contrato.
PARÁGRAFO TERCERO. En caso de terminación anticipada del Contrato por cualquiera de las causas contempladas en la presente cláusula, se ordenará liquidar el contrato y se harán los reconocimientos y pagos que resulten procedentes a favor del CONTRATISTA, sin perjuicio de hacer efectivas las garantías respectivas derivadas del incumplimiento del Contrato. De igual forma, se determinará por parte del supervisor y/o del CONSORCIO FCP 2018 la información y documentación que debe ser entregada y se establecerán las demás actividades que deban ser realizadas por EL CONTRATISTA, como condición necesaria para que haya lugar al pago al cual se ha hecho referencia.
PARÁGRAFO CUARTO: Cuando se presenten situaciones que hagan imposible el cumplimiento del objeto del presente Contrato, el supervisor emitirá un concepto al respecto que será remitido al CONTRATISTA, junto con la documentación adicional a que haya lugar, para que éste se pronuncie en un plazo máximo de cinco (5) días hábiles. La respuesta del CONTRATISTA y/o los demás documentos relativos serán puestos en conocimiento del Comité de Operación del CONSORCIO FCP 2018 para determinar si procede la terminación del presente Contrato.
CLÁUSULA VIGÉSIMA SEGUNDA. - DERECHOS DE AUTOR, PROPIEDAD INTELECTUAL E INDUSTRIAL:
Las partes convienen que los derechos de propiedad intelectual (Derechos de autor y propiedad industrial) a que pudiere haber lugar en relación con cualquier productor surgido en desarrollo del objeto del presente contrato pertenecerán única y exclusivamente al CONTRATANTE, salvo las disposiciones xx xxx aplicables a la materia. Lo anterior, de conformidad con los artículos 20 de la ley 23 de 1982; 28 y 29 de la ley 1410 de 2011.
CLÁUSULA VIGÉSIMA TERCERA. - MODIFICACIONES DEL CONTRATO: Las partes de común acuerdo
podrán realizar modificaciones al contrato en cualquier momento, de acuerdo con lo establecido en el manual de contratación del FCP. Para el perfeccionamiento de la modificación al contrato se requerirá que esta conste por escrito. Para la ejecución deberá existir la respectiva disponibilidad presupuestal y la afiliación a ARL. Toda modificación de contrato deberá estar debidamente justificada de acuerdo con lo establecido en el manual y acompañada de ser el caso, por la documentación que resulte necesaria y que resulte de soporte a la misma.
CLÁUSULA VIGÉSIMA CUARTA. - AUTORIZACIÓN, REPORTE Y CONSULTA A LA CIFIN, AUTORIZACIÓN EXPRESA PARA REPORTAR, CONSULTAR Y COMPARTIR INFORMACIÓN CONTENIDA EN LAS BASES DE DATOS FINANCIERA, CREDITICIA, COMERCIAL, DE SERVICIOS Y LA
PROVENIENTE DE OTROS PAÍSES. EL CONTRATISTA autoriza expresa e irrevocablemente al CONSORCIO FCP 2018, libre y voluntariamente, para que reporte a la CIFIN S.A., o a cualquier otro operador y/o fuente de información legalmente establecido, toda la información referente a su comportamiento como cliente que se relacione con el nacimiento, ejecución, modificación, liquidación y/o extinción de las obligaciones que se deriven del presente contrato, en cualquier tiempo, y que podrá reflejarse en las bases de datos de la CIFIN o de cualquier otro operador y /o fuente de información legalmente establecido. La permanencia de la información estará sujeta a los principios, términos, y condiciones consagrados en la Ley 1266 de 2008, Ley 1581 de 2012, y demás normas que la modifiquen, aclaren o reglamenten. Así mismo, EL CONTRATISTA autoriza de manera expresa e irrevocable a CONSORCIO FCP 2018, para que consulte toda la información financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de otros países, atinente a las relaciones comerciales que EL CONTRATISTA tenga con el sistema financiero, comercial y de servicios, o de cualquier sector, tanto en Colombia como en el exterior, en cualquier tiempo.
CLÁUSULA VIGÉSIMA QUINTA. - PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES: Las PARTES declaran y hacen
constar, que todas las actividades que en desarrollo del presente contrato, impliquen el tratamiento en cualquiera de sus modalidades de datos personales, sin importar su calidad de públicos, semiprivados, privados o sensibles, deberán estar enmarcadas en lo establecido por la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen, deroguen o sustituyan.
CLÁUSULA VIGÉSIMA SEXTA. – GASTOS: Los gastos que se ocasionen para el perfeccionamiento y ejecución del presente contrato serán sufragados por EL CONTRATISTA.
CLÁUSULA VIGÉSIMA SÉPTIMA - COMUNICACIONES: Las notificaciones, comunicaciones y correspondencia entre los contratantes se enviará a las siguientes direcciones:
a. EL CONTRATANTE: Calle 72 No 10 – 03, Xxxx Xx. 0, xxxxxxx 000, Xxxxxx de Recursos de Información (CRI) de Fiduprevisora, en Bogotá D.C.
b. EL CONTRATISTA: xxxxxx
c. EMAIL: XXXX
PARÁGRAFO: Las partes mediante comunicación escrita y previa podrán notificar el cambio de las direcciones anteriormente señaladas, la mencionada comunicación deberá remitirse con al menos tres días hábiles de antelación.
CLÁUSULA VIGÉSIMA OCTAVA DOCUMENTOS ANEXOS: Hacen parte integral del presente documento:
a. Anexo 1. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS ECM
b. Anexo 2- ACUERDOS DE NIVEL DE SERVICIO BPO
c. Solicitud de la Entidad ejecutora acompañada de los documentos precontractuales que soportan el contrato
d. Fotocopia del NIT o Documento de Identificación del CONTRATISTA.
e. Fotocopia del RUT del CONTRATISTA.
f. Oferta presentada por el CONTRATISTA.
g. Certificado de Disponibilidad Presupuestal No. XXX
h. Antecedentes Penales, Fiscales y Disciplinarios del CONTRATISTA.
i. Acta de comité técnico del x de xxxx de 201x.
j. Acta de comité fiduciario No. xxx del XX de xxx de 201x.
k. Reglamentos y manuales del Fondo Colombia en Paz, en especial, el Manual de Contratación.
CLÁUSULA VIGÉSIMA NOVENA. - PERFECCIONAMIENTO Y EJECUCIÓN: El presente Contrato quedará
perfeccionado con la firma de las partes contratantes. Todas las actividades, servicios o bienes prestados o entregados por el contratista antes de cumplidos los requisitos de perfeccionamiento y ejecución del contrato no serán reconocidos, ni pagadas por el CONTRATANTE.
CLÁUSULA TRIGÉSIMA. – LUGAR DE EJECUCIÓN: Se establece como lugar de ejecución la ciudad de
Bogotá.
CLÁUSULA TRIGÉSIMA PRIMERA. ACEPTACIÓN: EL CONTRATISTA declara que conoce y acepta todas y cada una de las cláusulas y condiciones pactadas en el presente contrato.
En constancia se firma en Bogotá D.C., a los xxx (xxx) días del mes de xxxx de dos mil dieciocho (2019).
EL CONTRATANTE EL CONTRATISTISTA
Gerente General
CONSORCIO FCP 2018 como vocero y administrador del Patrimonio Autónomo Fondo Colombia en Paz