PLIEGO DE CONDICIONES Concurso Privado No. HND-016-B/02-2019 Contratación de Servicios de Auditoría Externa para el ProgramaHND-016-B financiado con Fondos FCAS Periodo 2019 PROGRAMA: MEJORA DE LA GESTION PÚBLICA Y EL ACCESO AL AGUA POTABLE Y...
Concurso Privado No. HND-016-B/02-2019 Contratación de Servicios de Auditoría Externa para el Programa HND-016-B financiado con Fondos FCAS Periodo 2019 PROGRAMA: MEJORA DE LA GESTION PÚBLICA Y EL ACCESO AL AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO EN LA CIUDAD DE GRACIAS, DEPARTAMENTO DE LEMPIRA, HONDURAS C.A. |
ALCALDIA MUNICIPAL DE GRACIAS XXXXXXX |
Noviembre 2019
Contenido
VI. EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS Y COMISION EVALUADORA 00
I. INTRODUCCIÓN
Este documento describe los términos y condiciones para la contratación de una firma auditora responsable de realizar el ejercicio de auditoría del Programa “Mejora de la Gestión Pública y el Acceso Al Agua y Saneamiento en la Ciudad de Gracias, Lempira”.
La auditoría, por su enfoque, involucra una revisión sistemática de las actividades del Programa en relación al cumplimiento de los objetivos y metas y la correcta utilización de los recursos.
Dentro del marco de rendición de cuentas y control interno del Programa, la auditoría está orientada a asegurar la transparencia en el uso de los recursos, por medio de procedimientos claros, consistentes y confiables.
Su propósito general consiste en:
a. Evaluar el desempeño del Programa, comparando la ruta seguida por el Programa al conducir sus actividades, objetivos, metas, políticas y normas establecidas.
b. Evaluar la eficacia de los controles internos.
c. Determinar si los estados financieros fueron preparados de acuerdo a las normas, prácticas, reglamentaciones y procedimientos financieros establecidos para el Programa.
d. Identificar áreas problemáticas, causas relacionadas y las alternativas para mejorar.
e. Desarrollar las recomendaciones necesarias para promover mejoras u otras acciones correctivas.
1. BASE CONTRACTUAL:
1.1 Base para la contratación de la auditoría:
La contratación de la presente auditoría se realiza siguiendo el apartado II.4.3 del Reglamento Operativo del Proyecto en el que se establece que la Municipalidad de Gracias realizará una auditoría externa como mínimo una vez al año que cubra:
Todos los ingresos y gastos que haya efectuado el Programa, incluyendo los realizados con los recursos del Fondo; el cumplimiento de las demás normas y procedimientos establecidos en el Convenio de Financiación y en el Reglamento Operativo del Programa.
Las auditorías externas deberán encargarse a un auditor censor xxxxxx xx xxxxxxx, miembro de una asociación de supervisión y control legal de cuentas reconocida internacionalmente, que deberá comprobar si los aportes, ingresos y gastos consignados en la contabilidad del Programa se recibieron, comprometieron, liquidaron y pagaron con arreglo a los Planes Operativos y presupuesto debidamente aprobados por la AECID o su representante, a los procedimientos de adjudicación de contratos, al Convenio de Financiación y demás normas y procedimientos del Reglamento Operativo.
1.2 Base contractual para la ejecución del Programa:
La base contractual para la ejecución del Programa la constituyen:
a) El Convenio de Financiación entre el ICO y la Municipalidad de Gracias y sus anexos y adendas, en especial la Resolución de Concesión de la Subvención de Cooperación Internacional,
b) El Reglamento Operativo aprobado del Proyecto (ROP)
c) El Plan Operativo General (POG) aprobado,
d) Los Planes Operativos Anuales (POA) aprobados,
e) Cualquier modificación de los anteriores documentos b), c), d) formalmente aprobada por el XXXXX o su representante.
f) Informes presentados por la contraparte durante el período auditado.
Nota: Como anexo II se presenta el listado de todo el marco normativo de aplicación para el presente Programa.
2. Información sobre el Programa a auditar:
2.1 El Programa:
País: Honduras
Título del Programa: Mejora de la Gestión Pública y el Acceso al Agua Potable y Saneamiento en la ciudad de Gracias Lempira, Honduras C.A.
Clave: HND-016-B.
Beneficiario: Alcaldía Municipal de Gracias, Lempira. Duración del Programa: 5 años y 3 meses (63 meses).
Resumen del Programa:
Objetivo General: Contribuir a la universalización y sostenibilidad del abastecimiento de agua potable y saneamiento en el Municipio de Gracias, Lempira.
Objetivos Específicos:
OE1. Contribuir a extender el acceso sostenible al agua potable el casco urbano del municipio de Gracias Lempira.
OE2. Contribuir al incremento de la cobertura sostenible de los servicios básicos de saneamiento en el casco urbano de la ciudad de gracias lempira
OE3. Contribuir a reforzar el sistema institucional xxx xxxxx urbano del municipio de gracias lempira, para una adecuada gestión del sector agua que favorezca la gestión pública transparente y participativa del recurso
OE4. Contribuir a una gestión integral del recurso hídrico en el casco urbano del municipio de gracias lempira
Resultados Esperados:
OE1-R1. Se incrementa el número de personas con acceso a agua potable.
OE1-R2. Se garantiza una calidad correcta del servicio según lo establecido en diseños y una operación y mantenimiento adecuados de los sistemas.
OE1.R3. Se garantiza la sostenibilidad económica de los sistemas.
OE2.R1. Se incrementa el número de personas con acceso a un sistema seguro para la gestión de excretas.
OE2.R2. Se garantiza una calidad correcta del servicio según lo establecido en diseños y una operación y mantenimiento adecuado de los sistemas.
OE3.R1. Las instituciones han sido reforzadas para una mejor gestión de los sistemas y del recurso.
OE3.R2. La gestión de los sistemas se realiza de manera transparente y participativa.
OE3.R3. El marco normativo de agua y saneamiento es mejorado, incluye los elementos clave del derecho humano al agua, contempla las necesidades de las poblaciones más vulnerables y promueve la sostenibilidad de los servicios.
OE3.R4. Municipios y regiones desarrollan planes directores en agua y saneamiento.
OE4.R1. Se realiza la capacitación de estructuras y la sensibilización de comunidades para la Gestión Integral del Recurso Hídrico.
Estructura Organizativa.
2.2 Beneficiario:
Nombre: Municipalidad de Gracias, Lempira
Dirección de las oficinas del Programa: Antigua Escuela Normal Mixta Justicia y Libertad, Xx. Xx Xxxxxxx, Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxx, xxxxx Xxxxxxxx Xxxxxx, xxxx Xx. 00.
Teléfono: (000) 0000-0000.
Persona de contacto (nombre y posición): Xxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxx/Equipo de Gestión del Programa.
2.3 Asuntos de auditoría:
Periodo de auditoría: El ejercicio de auditoría se realizará en una sola etapa, y las fechas de ejecución de dicho ejercicio son del 01 de enero 31 de diciembre 2019.
Montante: Presupuestado para todo el Programa | ||
Coste total del Programa: | Euro 3, 577,546.93 | USD 4, 699,465.66 |
Aportes totales del Fondo al Programa: | Euro 3, 244,186.41 | USD 4, 261,563.27 |
Aporte Municipal | Euro 333,360.52 | USD 437,902.39 |
Adicionalmente, a la fecha se ha aprobado el uso de intereses generados por las cuentas bancarias, por el orden de USD 1, 361,610.57 (1,036,548.85 Euros).
Aportes fondo Euro | 1,077,769.06 Euros | USD | 1,415,757.45 |
Intereses | 999,561.12 Euros | USD | 1,313,023.49 |
Presupuestado para el período de Auditoría Presupuestado para el año 20191
Nota: este presupuesto corresponde para el año 2019 y 2020
Pagos realizados en el período a auditar2:
Aportes del Fondo | 983,183.68 Euros | USD | 1,291,510.08 |
Intereses | 571,081.59 Euros | USD | 750,172.78 |
2.4. Metodología de la Auditoría
La firma auditora deberá realizar el ejercicio de auditoría de acuerdo a lo indicado en la Sección II de estos términos de referencia. Antes de dar inicio con el ejercicio de auditoría, la firma auditora deberá sostener reuniones con la Coordinación y Administración del Programa con el objeto de dar a conocer el funcionamiento del mismo, determinar la forma cómo se desarrollará la auditoría y establecer un Plan de Trabajo.
Para los efectos de facilitación de la auditoría, el Programa nombrará a un miembro del Equipo de Gestión que servirá como enlace actuará de contraparte con el Auditor Principal de la firma y quien, además, velará internamente por el adecuado seguimiento y apoyo al proceso de auditoría.
La firma auditora designará auditores específicos para el desarrollo de la auditoría, quienes para tales efectos deberán trabajar en coordinación y en consulta con el responsable del Programa. La firma auditora tendrá acceso pleno e irrestricto a todos los registros y documentos (inclusive libros de contabilidad, acuerdos legales, minutas de reuniones de comités, registros bancarios, facturas y contratos, etc.) relacionados con la ejecución del Programa. Así mismo, la firma contratada podrá realizar comprobaciones con terceros a fin de verificar la correcta ejecución de los recursos del Fondo.
1 El valor reflejado comprende la ampliación del POA 4, que incluye los meses de enero x xxxxx 2019, así como el POA 5 que inicia en mayo 2019 y finaliza en junio 2020.
2 A efectos de preparación de la Oferta, el número de justificantes aproximado a auditar es de 250. El valor reflejado comprende la ejecución real de enero a otubre 2019 y proyección de gastos de noviembre y diciembre 2019, pudiendo sufrir una variación del 10% sobre los valores y cantidades de justificantes reflejados
Una vez ejecutada la auditoría, la firma contratada preparará un borrador del informe de auditoría y de carta complementaria a la AECID. Será necesario que el auditor se reúna con los funcionarios del Programa, La Municipalidad y el representante de la AECID a fin de discutir el borrador del informe, comunicarles acerca de los hallazgos principales de la auditoría y sus recomendaciones sobre futuras mejoras, solicitar observaciones al respecto para realizar las correcciones que fueren necesarias.
Cuando se hayan incorporado las observaciones a los Informes de Auditoría, la firma auditora coordinará con el enlace del Equipo de Gestión del Programa para la emisión de la versión final del informe. Será necesario el visto bueno de La Municipalidad y la AECID sobre el informe final.
II. AUDITORÍA FINANCIERA:
1. Objetivos de auditoría:
Con vistas a emitir su opinión, la firma auditora deberá asegurarse de que los siguientes objetivos y sub-objetivos de auditoría han sido respetados:
1.1 Los gastos elegibles cargados al Programa en los informes financieros serán aquellos establecidos en el apartado correspondiente del ROP, con los límites que apliquen para la entidad3 y que determine el Artículo 31 de la Ley General de subvenciones. Concretamente aquellos que:
a) Los gastos han sido incurridos por el Beneficiario/Unidad de Gestión del Programa, o por las entidades delegadas.
b) Los gastos han sido incurridos en relación con las actividades aprobadas del Programa, lo que implica asegurarse de que:
- Las acciones ejecutadas o financiadas con los fondos del Programa estaban previstas en la base contractual del Programa (POA, POG y sus modificaciones respectivas).
En particular, el auditor se asegurará que los gastos no han sido incurridos por motivos privados o personales, salvo que dicho uso sea autorizado por la base contractual del Programa.
- La naturaleza de los gastos corresponde a lo presupuestado en la base contractual del Programa.
- Las rubricas presupuestarias de la base contractual del Programa no han sido excedidas.
c) Los gastos cargados están adecuadamente contabilizados y soportados por documentación justificativa válida.
d) Los gastos han sido incurridos durante la duración del POA vigente del período a auditar del Programa.
e) Los gastos están adecuadamente autorizados de acuerdo con la base contractual del Programa.
f) Los gastos no son expresamente considerados inelegibles por la base contractual del Programa (e.g. impuestos, tasas, multas, intereses xx xxxx, etc.).
3 En atención al artículo 8 del RD 794/2010.
g) En cuanto a los contratos de obras, servicios, suministros y gastos cubiertos con los recursos del Fondo, éstos deberán ser realizados mediante los procedimientos establecidos en el capítulo correspondiente del Reglamento Operativo.
h) Son aplicados en el área geográfica establecida por el Programa, indicada en las Disposiciones Técnicas del Programa y en los Planes Operativos.
1.2 Todos los ingresos del Programa (ingresos generados y aportes de los financiadores) han sido reconocidos en los informes financieros del Programa:
g) Los ingresos generados (intereses, etc.) por el Programa han sido reconocidos en los informes financieros de ejecución del Programa.
h) Cualquier utilización de los ingresos generados por el Programa ha sido autorizada por escrito por la FCAS o su representante o está de acuerdo con la base contractual del Programa.
i) Las contribuciones financieras al Programa han sido materializadas en la cantidad, periodicidad y naturaleza prevista por la base contractual del Programa,
j) Los aportes en especie han sido convenientemente valorizados, puestos a disposición del Programa en forma exclusiva o proporcional y han sido convenientemente utilizadas.
1.3 Los activos han sido adquiridos y usados de acuerdo con la base contractual del Programa:
k) Los activos adquiridos con fondos del Programa existen, son propiedad del Equipo de Gestión y se utilizan, exclusivamente, para la ejecución del Programa.
En particular, el auditor se asegurará que no hay ningún uso privado o personal de los activos del Programa que no esté autorizado por la base contractual del Programa.
l) Los procedimientos establecidos en la base contractual del Programa para la adquisición de activos fijos han sido respetados.
1.4 Todas las deudas están registradas en la contabilidad del Programa y dichas deudas han sido incurridas con relación a actividades del Programa:
m) Todas las deudas están registradas en la contabilidad del Programa.
n) Las deudas han sido incurridas, exclusivamente, con relación al Programa y de acuerdo con la base contractual del Programa.
1.5 Las otras condiciones administrativo-financieras de la base contractual del Programa han sido respetadas.
o) Se hará especial énfasis en verificar la contabilización del diferencial cambiario entre Euro/Dólar y Dólar/Lempira.
p) Se verificará que se ha cumplido con lo establecido en el Reglamento Operativo sobre los procedimientos contractuales del Programa, y se revisarán los documentos de contrato del personal, así como los cálculos de sus retribuciones salariales, verificando la correcta aplicación de la legislación vigente.
q) Se revisarán los sistemas contables de uso por parte de la Unidad de Administración de los Programas, incluyendo la revisión de la información introducida y su eficacia para la generación de informes financieros y contables.
r) El detalle de los pagos efectuados por el Programa se refleja en el reporte económico mensual presentado a la AECID.
s) Se habrán cumplido las disposiciones legales vigentes en el país de ejecución en los ámbitos fiscal, laboral y financiero, según la naturaleza del Programa.
1.6 Los hallazgos informados en auditorías de períodos anteriores, han sido corregidos y no se ha incurrido en ellos durante el período actual auditado.
1.7 Los cambios en la estructura presupuestaria del sistema contable están acorde a las disposiciones aprobadas en el POG.
2. Ejecución de la auditoría:
2.1 La auditoría del Programa se basará en los informes financieros de ejecución del Programa, establecerá su correspondencia con la información suministrada por el sistema contable y con los justificantes correspondientes.
Sobre la base de los procedimientos de auditoría ejecutados, el auditor determinará los ingresos y los gastos elegibles. Los gastos elegibles incluirán tanto gastos pagados como gastos pendientes de pago.
2.2 La revisión de justificantes individuales de gasto no podrá ser inferior al 100% del monto total a auditar
2.3 Los procedimientos de auditoría incluirán, entre otros, los siguientes:
a) Inspección de documentación original.
b) Reconciliación de cuentas bancarias.
c) Procedimientos de auditoría específicos para verificar que los siguientes ingresos han sido reconocidos:
- Ingresos financieros generados por los fondos del Programa,
- Venta de activos fijos del Programa,
- Ingresos generados por actividades no previstas en la base contractual del Programa.
- Ingresos generados por la recuperación de impuestos.
- Ingresos procedentes de la devolución favorable del tipo de cambio.
d) Inspección física de los activos fijos.
e) Procedimientos de auditoría específicos para verificar que la valoración de las contribuciones en especie es correcta.
f) La auditoría verificará la utilización de los recursos del Fondo en la “Cuenta Principal”, la “cuenta del Programa”, la Caja, así como las diferentes cuentas de los aportes del Beneficiario y de otros co-financiadores, si los hubiere.
g) La auditoría evaluará si los directores y administradores del Programa han cumplido con sus obligaciones administrativo-financieras, definidas en el Reglamento Operativo del Programa.
h) La auditoría evaluará el cumplimiento de los procedimientos establecidos en la base contractual por parte de las entidades delegadas, así como la formalización y alcance de dicha delegación por parte del beneficiario.
i) Obtención de cartas de representación para documentar cualquier evidencia oral material.
j) Confirmación de cuentas bancarias, firmas autorizadas, etc.
2.4 Para cada diferencia de auditoría encontrada, el auditor propondrá las medidas que, de acuerdo con la base contractual del Programa sea necesario tomar, y en todo caso, si el Fondo de Cooperación para Agua y Saneamiento tiene o no derecho al reembolso de cantidades previamente transferidas al Programa.
En todos aquellos casos en los que se detecten diferencias de auditoría y estas sean recurrentes, el auditor deberá extender sus pruebas de auditoría con el fin de cuantificar con exactitud el error correspondiente a la población.
2.5 La auditoría será ejecutada de acuerdo con los estándares internacionales de auditoría.
3. Opinión de auditoría:
3.1 El auditor emitirá una opinión sobre si los fondos contribuidos tanto por el Fondo como por el Beneficiario y otros co-financiadores han sido utilizados de acuerdo con las condiciones establecidas en la base contractual del Programa.
3.2 El auditor insertará la siguiente declaración:
“[Nombre de la compañía de auditoría] ha efectuado una auditoría de los fondos utilizados en la ejecución del Programa Mejora de la Gestión Pública y El Acceso al Agua Potable y Saneamiento en la Ciudad de Gracias Lempira, Honduras C.A. durante el periodo: 01 de Enero a 31 de Diciembre de 2019. Los auditores han encontrado las siguientes diferencias de auditoría:
1. Ingresos del Programa por …… <EURO / Dólares americanos>.
2. Gastos según el informe por ……. <EURO / Dólares americanos>.
3. Activo del Programa por ……. <EURO / Dólares americanos> (que no han sido adquiridos y/o utilizados de acuerdo con la base contractual del Programa, que se incluye en ……).
4. Pasivos del Programa por ……. <EURO / Dólares americanos> (que no han sido presentados y/o incurridos de acuerdo con la base contractual del Programa, que se incluye en……).
Como consecuencia de estas diferencias de auditoría y de acuerdo con la base contractual del Programa, que se incluye en el Convenio de Financiamiento y en el Reglamento Operativo, el Fondo debería recobrar ….. <EURO / Dólares americanos> de la Municipalidad de Gracias, Lempira.
En nuestra opinión y a excepción de los aspectos señalados arriba, los fondos del Programa revisados por esta auditoría han sido utilizados de acuerdo con la base contractual del Programa que se incluye en los documentos de Convenio de Financiamiento y Reglamento Operativo.
III. INFORMES:
1. Idioma de los informes y presentación:
Los informes serán escritos en español. Una copia del informe será entregada en un disco compacto en formato PDF.
2. Fechas y número de copias:
Lista de Productos | Fechas de Entrega |
Plan de Trabajo | Máximo 3 días hábiles luego de la primera reunión con el Equipo de Gestión del Programa. |
Borrador del informe de auditoría | Máximo de 30 días calendario después de la firma del contrato |
Informe final de auditoría | Máximo 15 días calendario después de la reunión con el EG y AECID, para revisión del borrador de informe de auditoría. |
Dos copias serán enviadas a la siguiente dirección: Oficina Técnica de Cooperación
Agencia Española de Cooperación Internacional para el Desarrollo
A la atención de la Oficina del Fondo de Cooperación para Agua y Saneamiento Colonia Xxxxxxx, Calle Republica de Colombia No 2329, Apdo. Postal 0000 Xxxxxxxxxxx, Xxxxxxxx.
3. Formato:
3.1 Los informes a preparar serán los siguientes:
i) Informe Borrador e Informe Final de auditoría:
El formato del informe es a decidir por el auditor. Las diferencias de auditoría y la metodología empleada serán expresamente explicadas en el informe.
La cuenta de Pérdidas y Ganancias requerida en los anexos al informe de auditoría deberá incluir una comparación con las cifras presupuestadas, desde el comienzo del Programa y para el periodo de la auditoría.
ii) Carta complementaria:
La carta deberá ir marcada “Confidencial” y como destinada al Departamento del Fondo de Cooperación para Agua y Saneamiento únicamente. Su propósito es informar al XXXXX acerca de las siguientes cuestiones:
1. Irregularidades o fraudes detectados (v.g. utilización para fines privados de recursos del Fondo, documentos tales como factura o informes falsificados, etc.).
2. Falta de colaboración por parte del Equipo de Gestión en la realización de la auditoría.
3. Debilidades y recomendaciones de mejora relativas a los sistemas internos xxx XXXXX (v.g. cláusulas contractuales inadecuadas, instrucciones poco claras, autorizaciones por parte de funcionarios xxx XXXXX a los que no se ha delegado autoridad, etc.).
4. Grado de seguimiento del Programa por parte xxx XXXXX o su representante.
5. Impresión general del Programa.
6. Otros aspectos que se considere necesario incluir.
Esta Carta complementaria, junto con una copia del Resumen Ejecutivo de la Auditoría, deberá enviarse a través de la Oficina Técnica de Cooperación en el país Beneficiario a:
Jefe de Departamento del Fondo de Cooperación para Agua y Saneamiento
Agencia Española de Cooperación Internacional para el Desarrollo Xx. Xxxxx Xxxxxxxxx 0 - 00000 Xxxxxx, Xxxxxx.
IV. PRESENTACION DE OFERTAS
La consultoría se desarrollará en la ciudad de Gracias. El plazo de la consultoría será de 45 días calendario contados a partir de la firma del contrato.
1 Formato, Firma y Presentación de la Oferta
El Oferente preparará un sobre conteniendo el original de los documentos que comprenden la oferta según se describe en el apartado 9 de la sección IV del presente pliego y lo marcará claramente como “ORIGINAL”. Además, el Oferente deberá presentar dos (2) copias de la oferta y marcar claramente cada ejemplar como “COPIA”. El contenido de la COPIA deberán ser copias fieles al sobre marcado como ORIGINAL. En caso de discrepancia, el texto del original prevalecerá sobre el de las copias. El original y todas las copias de la oferta deberán ser mecanografiadas o escritas con tinta indeleble y deberán estar debidamente firmadas por la persona autorizada (Representante Legal, Administrador Xxxxx, Gerente General, presidente, etc.) para firmar en nombre del Oferente. Los textos entre líneas, tachaduras o palabras superpuestas serán válidos solamente si llevan la firma de la persona que firma la Oferta: Las ofertas deberán entregarse a más tardar el día 16 de diciembre de 2019 a las 10:00 am hora oficial de la Republica de Honduras y la apertura de sobres se hará en presencia de las firmas interesadas que deseen hacerlo, el día 16 de diciembre de 2019 a las 11:00 am, hora oficial de la Republica de Honduras en las oficinas del Programa ubicadas en la dirección definida en el apartado IV sección 2 de este documento. En caso que una oferta carezca de la media firma en sus páginas y/o el respectivo foliado (consecutivas o no) se le permitirá al representante legal debidamente acreditado y en el acto de apertura corregir dichos aspectos en presencia de todos los participantes, así como se incorporará tal hecho en el levantamiento del acta respectiva.
2 Rotulación de Ofertas
Las ofertas deben de ser dirigidas en sobre sellado conteniendo a la vez en dos sobres separados la oferta técnica y la oferta económica. El sobre principal deberá ir rotulado de la siguiente manera:
Esquina Superior Izquierda: Nombre, razón o denominación social, dirección completa y teléfono/fax y/o correo Electrónico del oferente.
Parte Central:
Concurso No HND-016-B/02-2019
“Auditoría Externa Para El Programa del FCAS”. Atención: Xx. Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxxxx Oficina del Equipo de Gestión Programa HND-016-B. Tele/Fax: 0000-0000/1392/ Cel.: 9996-7727
Correo Electrónico: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxx.xx
Edificio de la Mancomunidad Colosuca, Una Cuadra al Norte de la Municipalidad de Gracias Frente al Centro de Educación Básica Xxxxxxxxxxxx Xxxxxxx Gracias, Lempira
3 Forma de Pago
El pago que se pacte con la Empresa Consultora deberá comprender los costos necesarios para el total desarrollo de la Auditoría, incluidos los impuestos xx xxx, y se pagará el monto total de la siguiente manera:
a. Un primer pago equivalente al quince por Ciento (15%) del monto del contrato al presentar Cronograma de la Auditoría actualizado.
b. Un Segundo pago equivalente al treinta y cinco por Ciento (35%) a la presentación y aprobación de La Municipalidad de Gracias Lempira del borrador del informe de la Auditoria para su discusión y observaciones.
c. Un tercer pago equivalente a un Cincuenta por Ciento (50%) del monto contractual al hacer el consultor la entrega de los originales del informe final de auditoría y constancia de entrega de carta complementaria, a completa satisfacción de la Municipalidad de Gracias y la AECID.
Los pagos se harán efectivo en cheques en moneda nacional, a nombre de la firma auditora y/o representante legal, una vez aprobado los productos, mediante dictamen por parte del Coordinador del Equipo de Gestión del Programa.
Para el tercer y último pago la firma auditora deberá presentar, copia de documento por medio del cual se haga constar que los productos han sido entregados en la Oficina Técnica de Cooperación (OTC) de la AECID.
Siendo que el presente contrato es financiado por medio de los fondos donados por el Fondo de Cooperación de Agua y Saneamiento (FCAS) de la Agencia Española de Cooperación Internacional para el Desarrollo (AECID), la suspensión o cancelación de la donación, puede dar lugar a la rescisión o resolución del contrato, sin más obligación por parte de la Alcaldía de Gracias que al pago correspondiente a los servicios ya ejecutados a la fecha de vigencia de la rescisión o resolución del contrato.
4 Garantías
A la firma auditora se le practicará una retención equivalente al Diez por Ciento (10%) de cada pago parcial para constituir la Garantía de Cumplimiento de Contrato, la cual será devuelta a más tardar (30) días calendario después de finalizada la consultoría y recibidos los productos a conformidad de La Municipalidad de Gracias y la AECID.
5 Retenciones
La Alcaldía Municipal a través del Equipo de Gestión del Programa hará una retención equivalente al Doce punto Cinco por Ciento (12.5%) sobre los honorarios en concepto de Impuesto Sobre la Renta. No obstante, si la firma auditora está sujeta al régimen de pagos a cuenta, deberá presentar la constancia actualizada.
6 Daños y Perjuicios
En caso de que la firma auditora no cumpla los trabajos objeto de esta consultoría dentro del plazo estipulado, pagará a la Alcaldía Municipal de Gracias Lempira en concepto de daños y perjuicios ocasionados por su demora, una multa diaria de 0.36% sobre el monto del contrato, hasta un máximo de 10 días, pasado este período de tiempo se procederá a rescindir el contrato de servicios.
7 Fases que componen el proceso
El proceso estará compuesto por tres fases: La Precalificación, etapa en la cual se demuestra la elegibilidad para llevar a cabo el trabajo a través de la metodología cumple o no cumple, la evaluación de la Oferta Técnica y la evaluación de la Oferta Económica.
El Oferente deberá tomar en cuenta los criterios de elegibilidad para precalificación siguientes:
1. Ser un auditor censor jurado de cuenta.
2. Miembros de una Asociación de supervisión y control legal de cuentas reconocida Internacionalmente.
3. Cumplir con la documentación legal que se requiere para la realización de esta auditoría
8 Calificaciones de la Empresa Auditora
La empresa auditora debe ser completamente imparcial e independiente con respecto a todos los aspectos de la gestión o de los intereses financieros del Órgano de Ejecución.
La firma auditora debe tener experiencia en la aplicación de las normas de auditoría (NIAs) que sean aplicables a la operación de auditoría.
La Firma auditora debe emplear suficiente personal dotado de las calificaciones profesionales apropiadas y la experiencia necesaria con las normas ISA o INTOSAI, incluida experiencia en auditar las cuentas de entidades comparables en magnitud y complejidad a la entidad auditada.
Calificaciones del personal propuesto
• Profesionales Universitarios titulados, colegiados y calificados para dirigir y realizar auditorías.
• Experiencia mínima de cuatro (4) años en la realización de auditorías similares a esta con Programas de cooperación internacional que comprendan componentes de infraestructura.
• Experiencia mínima cuatro (4) años como profesional al servicio de la firma auditora oferente.
9 Documentos que componen la oferta.
Con el propósito de realizar una evaluación objetiva de las firmas auditoras las ofertas recibidas de estas, se requiere que la documentación se desglose y presente en sobres separados de la forma siguiente:
• Documentación Legal (original y 2, copias)
• Oferta Técnica (original y 2, copias)
• Oferta Económica (original y 2, copias)
DOCUMENTACIÓN LEGAL
1. Fotocopia del Certificado de Inscripción vigente en el Registro de Proveedores y Contratistas del Estado (ONCAE), acompañada de una declaración expresa suscrita por quien ejerza la Representación Legal y relativa a la vigencia de los datos y documentos existente en el expediente
respectivo. La Comisión Evaluadora podrá solicitar si así lo estima conveniente documentos que garanticen la vigencia de los datos a los que hace referencia el Certificado en mención.
2. Declaración jurada firmada por quien ejerza la representación legal de la oferta de que ni él ni sus representados se encuentran en las inhabilidades de los Artículos 15 y 16 de la Ley de Contratación del Estado, debidamente autenticada por Notario Público.
Quienes no presenten el Certificado de Inscripción de ONCAE o constancia de estar en trámite deberán acompañar con su propuesta los siguientes documentos:
a) Fotocopia del Testimonio Escritura de Constitución Social, y demás documentos que acrediten reformas a las misma debidamente inscrita en el Registro Público de Comercio.
b) Acreditación del Poder de Representación, que acredita que el suscriptor de la oferta tiene poder suficiente para comprometer a la firma auditora a través de la presentación de la oferta y para la suscripción de contratos, observando todas las formalidades xx xxx.
c) Fotocopia del Registro Tributario Nacional de la Empresa.
d) Fotocopia de la constancia de tener en trámite la renovación o inscripción en el Registro de Proveedores y Contratistas del Estado (ONCAE).
e) Constancia de estar inscrito en la Cámara de Comercio e Industrias de la Localidad.
f) Certificación vigente de estar inscrito en el Registro de Auditores Externos RAE de la comisión Nacional de Bancos y Seguros extendida por el ente regulador.
g) Permiso de operación vigente extendido por la Municipalidad del domicilio del oferente
La falta de inscripción en el Registro de Proveedores del Estado no será obstáculo para presentar ofertas; debiendo el oferente acreditar su Inscripción del Registro de Proveedores y Contratistas del Estado antes de que se le adjudique un contrato.
Todos los documentos que se presenten en fotocopia dentro del Sobre denominado o marcado como ORIGINAL, deberán estar autenticados por Notario Público, al igual que las firmas puestas por el Representante Legal de la oferta en cada uno de los documentos que constituyen la misma. Tanto fotocopias como firmas podrán autenticarse dentro de un solo certificado de autenticidad. En caso de existir diferencias entre los documentos originales y las copias prevalecerá la documentación original. Así mismo cualquier documento que venga del exterior deberá ser legalizado. (Debidamente Apostillado).
OFERTA TECNICA
a) Plan de trabajo y cronograma detallado de actividades por rango de actividades.
b) Presentar copia de las normas que utiliza la firma auditora para efectuar control de calidad de su trabajo.
c) Listado del personal disponible que se designará para las labores a contratar indicando en su hoja de vida nombre completo, numero de colegiación, antigüedad en la empresa y experiencia laboral de auditoria
d) Xxxxxxx y constancia de los contratos realizados a instituciones relacionados con los presentes términos de referencia en los últimos cuatro años.
e) Especificar el periodo de validez de la oferta que como mínimo deberá ser 90 días contados a partir de la fecha prevista para apertura de ofertas.
OFERTA ECONÓMICA
Consistirá en el precio global EN LEMPIRAS, ofertado por la firma auditora con el fin de cumplir con los servicios objeto de este concurso, especificando claramente los datos siguientes:
a) El monto de los gastos administrativos
b) El monto de los honorarios profesionales y
c) El precio global que es la sumatoria de los incisos a y b.
V. EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS Y COMISION EVALUADORA
La Comisión Evaluadora examinará las propuestas recibidas, procediendo, en primer lugar, a la verificación de la presentación de la documentación legal solicitada.
En segundo lugar, se evaluará la propuesta técnica. Se determinará cuáles de las empresas oferentes reúnen las necesarias competencias de perfil técnico y profesional y presentan una oferta técnica coincidente con lo requerido en los Términos de Referencia. La evaluación técnica tiene un puntaje acumulado de 80 puntos y para que la oferta presentada sea aceptada técnicamente, deberá obtener una calificación mínima del 64%. La oferta que no alcance el puntaje mínimo será descalificada del proceso.
La evaluación técnica se hará en base a lo siguiente:
Factores de Evaluación | |
1. Metodología y Alcance | 30 |
a. Metodología propuesta para la realización de la auditoría bajo las normas utilizadas por la firma auditora | 15 |
Detalle Insuficiente: La metodología presentada está incompleta, no está ajustada a los requerimientos de los TDR, es presentada en desorden o con inconsistencias y no concuerda con el cronograma de trabajo | 0 |
Poco Detalle: La propuesta metodológica únicamente enlista las etapas, las actividades, las tareas requeridas, pero no explica claramente la forma en que se realizarán, los métodos y técnicas por emplear y no incluye responsables, requerimientos y objetivos, no presenta propuestas o comentarios para el 8mejor cumplimiento de los objetivos del estudio | 5 |
Detalle Incompleto: En la metodología presentada se enlistan las etapas, las actividades, las tareas requeridas, se dice cuales técnicas se emplearán, indica los productos a obtener y los responsables. | 10 |
Detalle Completo: La propuesta metodológica además de presentar lo indicado en los puntos anteriores, presenta y desarrolla en forma detallada los métodos y técnicas que empleará en cada actividad, demuestra un entendimiento sólido de un esquema metodológico completo y comprensivo. Esta metodología deberá abarcar todos los aspectos necesarios: organización, control, desarrollo, dirección, aprobación | 15 |
b. Plan de trabajo y cronograma ajustados a lo requerido en los Términos de Referencia | 15 |
No presenta el Cronograma: ausencia de un Cronograma de ejecución propuesto. | 0 |
Cronograma con poco detalle: cuando se presenten únicamente etapas, | 5 |
Factores de Evaluación | |
actividades y/o tareas, así como recursos en forma global, sin que estén asignados en forma explícita a cada una de las etapas, actividades y/o tareas y sin establecerse una secuencia lógica de las actividades. | |
Cronograma con detalle incompleto: cuando se presente un desglose de los recursos por etapa, actividad y/o tarea, los productos indicados en los términos de referencia con la descripción clara y precisa de cada uno de ellos y con el detalle pormenorizado de la distribución de los recursos en el tiempo, que permita determinar, claramente, la secuencia de ejecución de las diferentes etapas. | 10 |
Cronograma completo: cuando se presente un cronograma detallado con el siguiente desglose: dedicación de los recursos por etapa, actividad y/o tarea y con el detalle pormenorizado de la distribución de esos recursos en el tiempo, que permita determinar claramente la secuencia de ejecución de las diferentes etapas, indicando además, ruta crítica, holgura y la definición de factores críticos del éxito de cada actividad y la calendarización de entrega de los productos especificados en los términos de referencia. | 15 |
2. Experiencia de la firma auditora | 30 |
a. Experiencia general de al menos ocho años como firma auditora. (8 años, 5 puntos; 8-10 años, 8 puntos, más de 10 años, 10 puntos) | 10 |
b. Haber realizado al menos cinco auditorías a montos iguales o superiores. ( 5 auditorías, 6 puntos; 5-7 auditorías, 8 puntos; más de 7 auditorías, 10 puntos) | 10 |
c. Haber realizado al menos tres auditorías a Programas financiados con fondos de la cooperación internacional. ( 3 auditorías, 6 puntos; 3-5 auditorías, 8 puntos; más de 5 auditorías, 10 puntos) | 10 |
3. Formación y experiencia del equipo propuesto para la realización de la auditoría | 20 |
a. Profesionales de las ciencias de la Administración y/o Contables. Años de experiencia desarrollando auditorías (Al menos 8 años de experiencia, 6 puntos; más de 8 años de experiencia, 10 puntos) | 10 |
b. Experiencia específica de cuatro años realizando procesos de auditoría externa, con la firma auditora oferente. (al menos 4 años, 7 puntos; más de 4 años, 10 puntos) | 10 |
Total Valoración Técnica | 80 |
Para efectos de evaluación de la experiencia de la firma auditora, serán consideradas únicamente aquellas que estén debidamente sustentadas por constancias y/o contratos. La comisión de evaluación se reserva el derecho de confirmación de las mismas.
Únicamente las ofertas que cumplan con la calificación técnica mínima requerida, pasarán a la evaluación de la propuesta económica. La oferta económica tiene un puntaje de 20 puntos. Se asignará la máxima puntuación a la oferta de menor costo, al resto de las propuestas se puntuará de la siguiente manera:
Pi = (Em*[20])/Ei | Pi = Puntaje de la oferta económica i = Oferente |
Ei = Propuesta Económica i
Em = Propuesta Económica de monto o precio más bajo
La sumatoria de la evaluación técnica y económica dará como resultado la calificación final que servirá de base para la adjudicación.
VI. ANEXO I
CARTA DE INVITACIÓN
República de Honduras Municipalidad de Gracias Lempira
Agencia Española de Cooperación Internacional para el Desarrollo AECID Fondo de Cooperación para el Agua y Saneamiento (FCAS)
Invitación a presentación de propuestas Concurso Privado No. HND-016-B/01-2019
La Municipalidad Gracias, Lempira ha recibido del Gobierno de España, a través del “Fondo de Cooperación Para Agua y Saneamiento” (FCAS), una subvención en forma de donación, a través del Instituto de Crédito Oficial (ICO), en nombre y representación del Gobierno de España. Para ello ha suscrito un convenio de financiación con el ICO por US$ CUATRO MILLONES DOSCIENTOS SESENTA Y UN MIL QUINIENTOS SESENTA Y TRES DOLARES CON 27 /100 (US$ 4.261.563,27) de parte del FCAS y una contraparte local de DOSCIENTOS VEINTE MIL TRECIENTOS SETENTA Y SEIS DOLARES CON 84/100
(USD 220,376.84) a ser ejecutados durante cinco años y tres meses (5.3); y se propone auditar los fondos ejecutados en el año 2019.
En ese sentido la Municipalidad de Gracias, Departamento de Lempira, Honduras Centro América, invita a las siguientes Firmas Auditoras Xxxxx Xxxxxxxx Xxxxxx y Asociados S.A de C.V., Xxxxx Xxxxxxxx, DES S. de R.L. Consulting and Auditing Specialists, Xxxxxxxxx, PKF-XXXXX Xxxxx y Asociados, Xxxxxxx Xxxxx y Asociados S. de R.L de C.V. a participar y presentar su propuesta para el Proceso “Contratación de Servicios de Auditoría Externa para Programa Financiado con Fondos FCAS. Periodo 2019.
Se deberá presentar toda la Documentación debidamente foliada, sellada, medias firmas, ordenada y encuadernada sin contener hojas sueltas, ya que La Municipalidad de Gracias Lempira, no será responsable por la pérdida de documentos que no estén debidamente presentados.
Los interesados, deberán entregar la propuesta a más tardar a día 16 de diciembre de 2019 a las 10:00 am hora oficial de la Republica de Honduras.
VII. ANEXO II. MARCO NORMATIVO DE APLICACIÓN
A- FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE RIGEN EL FUNCIONAMIENTO DEL FONDO DEL AGUA
• Ley 51/2007, de 26 diciembre, de Presupuestos Generales del Estado para 2008: crea el Fondo de Cooperación para Agua y Saneamiento (FCAS).
• Real Decreto 822/2008 de 00 xx xxxx (X.X.X. xx 00 xx xxxxx de 2008), por el que se crea la Oficina del Fondo de Cooperación para Agua y Saneamiento.
• Real Decreto 1460/2009, de 28 de septiembre, sobre organización y funcionamiento del Fondo de Cooperación para Agua y Saneamiento.
• Real Decreto 941/2010, de 23 de julio, por el que se modifica el Estatuto de la Agencia Española de Cooperación Internacional para el Desarrollo (AECID)
• Real Decreto 845/2011, de 17 xx xxxxx: el Departamento del Fondo de Cooperación para Agua y Saneamiento pasa a estar adscrito a la Dirección de Cooperación Sectorial, de Género y ONGD.
• Real Decreto 1424/2012, de 11 de octubre, por el que se modifica el Estatuto de la Agencia Española de Cooperación Internacional para el Desarrollo: modifica CE FCAS y dependencia de DCALC
B- FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE RIGEN LOS PROGRAMAS FINANCIABLES CON CARGO AL FONDO DEL AGUA
• Ley 38/2003, de 17 de noviembre, General de Subvenciones
• Reglamento de la Ley 38/2003, de 17 de noviembre, General de Subvenciones, aprobado por Real Decreto 887/2006
• Acuerdo de Consejo de Ministros, en cuya virtud se aprueba la concesión de una ayuda no reembolsable a la Entidad Beneficiaria para la cofinanciación de entre 0-50% del Programa con cargo al Fondo de cooperación para Agua y Saneamiento (FCAS).
• Convenio de Financiación entre el Instituto de Crédito Oficial (ICO) en nombre del Gobierno de España y el Beneficiario.
• Resolución de la Secretaría de Estado de Cooperación Internacional Española de Concesión de la Subvención de Cooperación Internacional y Aceptación por parte de la Entidad Beneficiaria de dicha Resolución (Anexo II del Convenio de Financiación).
• Normativa que sea de aplicación a lo ejecutado en el país de ejecución (normativa sobre requisitos de las facturas, regímenes simplificados, tipos de contratos laborales, impuestos indirectos, etc).
• Adicionalmente:
o Subvenciones concedidas hasta el 25 xx xxxxx de 2010: Real Decreto 259/1998, de 20 de febrero, por el que se establecen las normas especiales sobre ayudas y subvenciones de Cooperación Internacional.
o Subvenciones concedidas desde el 26 xx xxxxx de 2010: Real Decreto 794/2010, de 16 xx xxxxx, por el que se regulan las subvenciones y ayudas en el ámbito de la cooperación internacional.
• Resolución de 31 de octubre de 2011, de la Presidencia de la Agencia Española de Cooperación Internacional para el Desarrollo, por la que se aprueban las normas de gestión, seguimiento y justificación de las subvenciones concedidas para la ejecución de convenios, programas y acciones de cooperación para el desarrollo.
• Y todo lo anterior, siempre de acuerdo con lo establecido en el Reglamento Operativo del Programa (ROP), el Plan Operativo General del Programa (POG) y los sucesivos Planes Operativos Anuales (POA).
Naturaleza de las entidades beneficiarias de la subvención atendiendo al Artículo 8 del RD 794/2010
De acuerdo con lo establecido en el Real Decreto 794/2010, de 16 xx xxxxx, por el que se regulan las subvenciones y ayudas en el ámbito de la cooperación internacional, en su artículo 8, pueden ser entidades beneficiarias de las subvenciones de cooperación internacional:
8.1.a) Estados y Organizaciones Internacionales de derecho público creadas por tratado o acuerdo internacional.
8.1.b) Instituciones, organizaciones no gubernamentales, personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, extranjeras.
En el informe de Abogado del Estado de fecha 15 xx xxxxx de 2016, se señala que “desde una perspectiva amplia, pudiera entenderse que cualquier entidad pública integrada en la organización administrativa territorial de un Estado extranjero y reconocida en su Constitución, tales como provincias, municipios o similares, o cualquier entidad o institución constitutiva de la administración institucional de un Estado extranjero es o puede ser considerada como "Estado" en el sentido de constitutiva de "Administración del Estado" y, por lo tanto, incluida en el grupo previsto en el artículo 8. 1 a) del Real Decreto 794/201 O, con todos los efectos que ello lleva consigo.