SUBDIRECCION FINANCIERA Y GRUPO DE CONTRATOS
PARA:
SUBDIRECCION FINANCIERA Y GRUPO DE CONTRATOS
RADICADO No.:
CP -
CONS 9
3
DATOS GENERALES DEL CONTRATO CONTRATO, ORDEN O CONVENIO No.
NIT O DOCUMENTO DE IDENTIFICACION DEL CONTRATISTA
. -
303
900038581
No.Compromiso
019 132319,11720
2
Radicado: 0-0000-000000
OBJETO DEL CONTRATO, ORDEN O CONVENIO
ADQUISICIÓN DE UNA SUSCRIPCIÓN DE SOFTWARE ENBLoAgNoUBtáE DDE .ICNT.E,RN1E4T YdeSU oScOPtuORbTrEe, PdAReA 2LA0G2E1ST0IÓ9N :D3E8L CATÁLOGO DE LA BIBLIOTECA DEL MINISTERIO DE HACIENDA Y CRÉDITO PÚBLICO
Validar documento firmado digitalmente en: xxxx://xxxxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxxxx.xxx.xx
FACTELECT TERCERO PARA FACTURAS ELECTRÓNICAS
FECHA DE SUSCRIPCION DEL CONTRATO, ORDEN O CONVENIO 11/09/2019
NOMBRE CONTRATISTA
VR CONTRATO MAS ADICIONES FECHA DE INICIO:
BIBLIOWEB SAS
26/09/2019
34,184,792.00
ADIC
4,350,792.00 COTR TOPE MINIMO DE SEGURIDAD SOCIAL
29,834,000.00
FECHA DE TERMINACION:
30/11/2021
I.B.C.
SALUD PENSION
A.R.L.
VALOR PAGADO:
28,789,810.00
VALOR PENDIENTE POR EJECUTAR:
5,394,982.00
% EJECUCIÒN: 84
Adiciones y/o Cesiones del Contrato
VrX9 vjN0 dJrE kXyK eBCn SigR M28=
Adicion No. 1
Adicion No. 2
Fecha Adicion 29/11/2019 Fecha Adicion 30/06/2021
Desde Hasta
Desde 01/07/2021 Hasta 30/11/2021
Tiempo Adicion
Tiempo Adicion 0 anos - 4
Objeto: OTROSÍ NO. 1. MEDIANTE EL CUAL SE ACLARA EL CONTRATO NO. 3.303-2019 EN EL SENTIDO DE EXCLUIR LA FRASE ¿INCLUIDO IVA¿
Objeto: OTROSÍ NO. 2 DEL CONTRATO NO.3.303-2019 MEDIANTE EL CUAL SE PRORROGA EL PLAZO DE EJECUCIÓN HASTA EL 30 DE NOVIEMBRE DE 2021 O HASTA
meses y 30 dias EL AGOTAMIENTO DE LOS RECURSOS PRESUPUESTALES, LO PRIMERO QUE OCURRA Y EN CONSECUENCIA SE ADICIONA LA SUMA DE $4.350.792, MODIFICANDO PARCIALMENTE LAS CLÁUSULAS SEGUNDA ¿PLAZO¿, CUARTA ¿VALOR¿, QUINTA
¿FORMA DE PAGO¿, SEXTA ¿RESPALDO PRESUPUESTAL¿ Y SÉPTIMA
¿OBLIGACIONES ESPECIFICAS¿.
Adicion No. 3
Fecha Adicion 23/07/2021
Desde Hasta
Tiempo Adicion
Objeto: FE DE ERRATAS DEL 23 DE JULIO DE 2021 MEDIANTE EL CUAL SE INDICA QUE EL OTROSÍ DEL 30 XX XXXXX DE 2021 DEBE QUEDAR ASÍ: "OTROSÍ NO. 2 DEL CONTRATO NO.3.303-2019 MEDIANTE EL CUAL SE PRORROGA EL PLAZO DE EJECUCIÓN HASTA EL 30 DE NOVIEMBRE DE 2021 O HASTA EL AGOTAMIENTO DE LOS RECURSOS PRESUPUESTALES, LO PRIMERO QUE OCURRA Y EN CONSECUENCIA SE ADICIONA LA SUMA DE $4.350.792, MODIFICANDO PARCIALMENTE LAS CLÁUSULAS SEGUNDA ¿PLAZO¿, CUARTA ¿VALOR¿, QUINTA
¿FORMA DE PAGO¿, SEXTA ¿RESPALDO PRESUPUESTAL¿ Y SÉPTIMA
¿OBLIGACIONES ESPECIFICAS¿.
DATOS ESPECIFICOS DEL PAGO
FACTURA NO. | E-46 | CONDICION | PAGO | 1,305,238.00 | 0 % | .00 |
DE PAGO | SUSCRIPCIÓN | |||||
OTRO SÍ NO 2 | ||||||
ADQUISICIÓN DE | ||||||
UNA | ||||||
SUSCRIPCIÓN | ||||||
DE SOFTWARE | ||||||
EN LA NUBE | ||||||
TOTALES | 1,305,238.00 | .00 | ||||
Tipo de Pago
No.
Condicion de Pago
Aclaracion
Vr.Pago
Iva Aplicado
Valor Iva Amor Anticipada
Total a Pagar
1,305,238.00
1,305,238.00
TOTAL A PAGAR
CERTIFICACION
PERIODO PAGADO - APORTES SEGURIDAD SOCIAL AGOSTO DEL AÑO 2021 PLANILLA No.
Anexos y No. de Folios
4
1
Factura Cuenta de Cobro
Declaracion juramentada Seguridad Social
Otros Anexos o Folios
Entrada a Almacen
Constancias de pago de la seguridad social
6
1
Total de Folios Anexos
EXPEDIENTE 891/2020/FACTELEC CTO. 3.303-2019 - BIBLIOWEB S.A.S.
En calidad de Supervisor/Interventor del contrato enunciado, certifico que he verificado el cumplimiento a satisfaccion de las obligaciones que emanan del contrato, la acreditacion del pago de obligaciones con el sistema de seguridad social integral y las cifras y valores corresondientes al periodo certificado para el reconocimiento del pago que por este instrumento se acredita
Se firma a los 13 dias del mes de Octubre del año 2021
SUPERVISORES Y/O INTERVENTORES
FIRMA: NOMBRE: XXXXXX XXXXXX XXX XXXXXXXXXX CARGO: COORDINADOR
Validar documento firmado digitalmente en: xxxx://xxxxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxxxx.xxx.xx
CEDULA: 00000000
FIRMA: NOMBRE: XXXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXXX CARGO: ASESOR
VrX9 vjN0 dJrE kXyK eBCn SigR M28=
CEDULA: 00000000
Firmado digitalmente por:XXXXXX XXXXXX XXX XXXXXXXXXX ASESOR 1020-8
Firmado digitalmente por:XXXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXXX Asesor
Factura electrónica de venta N°: E-46
BIBLIOWEB SAS
900.038.581-
CRA 15 N 72-62
Bogotá - Colombia (031) 0000000
Cliente: Nit:
MINISTERIO DE HACIENDA Y CREDITO PUBLICO 899.999.090-2
Fecha y hora Factura
Generación 03/10/2021, 22:13
Expedición 03/10/2021, 22:14
Teléfono: (000) 0000000
Dirección:XXXXXXX 0 Xx. 0X -00
Vencimiento 02/11/2021
Vendedor Xxxxxxxx Xxxxx
Centro de costo 0
Correo:
xxxxxxxxxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx
Cotización
Ítem | Descripción | Cantidad | Vr. Total |
1 | Pago suscripción otro sí No 2 contrato de Adquisición de una suscripción de software en la nube | 1.00 | 1,305,238.00 |
Total items: 1
Valor en Letras:
Un millón trescientos cinco mil doscientos treinta y ocho pesos m/cte
Condiciones de Pago:
Crédito - Cuota No. 001 vence el 2021-11-02 por $ 1,305,238.00
Observaciones:
#$00-00-00-000;0.000-0000;xxxxx.xxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx#x Contrato No.3.303-2019 Y Otrosí No. 2
Servicios de Computación en la nube son exentos de IVA
Realizar Pagos mediante Transferencia Bancaria Cuenta Cte No. 033221227 Banco AV Villas - titular Biblioweb SAS
Total Bruto 1,305,238.00
Total a Pagar 1,305,238.00
Aesta factura de venta aplican las normas relativas a la letra de cambio (artículo 5 Ley 1231 de 2008). Con esta el Comprador declara haber recibido real ymaterialmente las mercancías o prestación de servicios descritos en este título - Valor. Número Autorización 18764017608047 aprobado en 20210906 prefijo Edesde el número 1 al 100 Vigencia: 12 Meses - Actividad Económica 4741 Comercio al por menor de computadores, equipos periféricos, programas de informática yequipos de telecomunicaciones en establecimientos especializados Tarifa 11.04 CUFE: 24c9955a7959f7d34a5872fe284b5c219519c15962c82cea996a658e397743f4cd58c3bada27dfc264751a134a52d1d8
Elaborado por Firma recibido
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CONTENIDO DEL INFORME
3. Obligaciones del Contrato, Actividades Ejecutadas y Productos Entregados 1
1. CONDICIONES DEL CONTRATO
Número de Contrato: 3.303-2019
Nombre del Contratista: BIBLIOWEB SAS
Periodo informe: agosto de 2021 (Renovación de licencia)- Según Otro Sí No.3 Supervisor: Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx - Xxxxxx Xxxxxx Xxx Xxxxxxxxxx
Área perteneciente: Dirección De Tecnología
2. OBJETO DEL CONTRATO
3. OBLIGACIONES DEL CONTRATO, ACTIVIDADES EJECUTADAS Y PRODUCTOS ENTREGADOS
Según lo especificado en la cláusula SÉPTIMA- OBLIGACIONES del contrato, se tiene lo siguiente:
1. Entregar la suscripción en la nube de Internet del software que realice la gestión de la biblioteca del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, para lo cual el contratista entregará un certificado que acredite la suscripción al servicio a nombre de la Entidad Avance: Se entrega adjunto al presente informe el documento Certificación y Acuerdo de Software Como Servicio con Vigencia al 30 -11 - 2021. |
2. Durante el primer mes del contrato contado a partir de la aprobación de la garantía y previa expedición del registro presupuestal, se deben realizar las siguientes actividades: • Configurar el software adquirido de acuerdo a las necesidades del Ministerio • Realizar el cargue inicial de la información suministrada por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público quien entregará la data en archivo plano formato MARC21. • Realizar los ajustes de look and feel del software según lineamientos de diseño gráfico del Ministerio de Hacienda y Crédito Público previo maquetado acordado con el Supervisor. • Realizar la configuración del usuario administrador y los perfiles correspondientes. Avance: Se realizaron todas las actividades correspondientes del numeral 2 de la obligación contractual. Lo anterior se encuentra publicado en el portal Web de la Biblioteca del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, el cual está ubicado en el siguiente URL xxxx://xxxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxxxxx.xxx/ |
3. La plataforma para la prestación del servicio se debe proveer en la nube de Internet, entregando el usuario y contraseña del administrador persona que designe el grupo de Gestión de la Información. |
Avance: Se realizó la correspondiente entrega del usuario y contraseña, para la persona designada por el Grupo de Gestión de Información, que corresponde a la persona responsable de la Biblioteca. |
4. Seguridad • Cumplir con toda la normatividad colombiana legal vigente que dicte disposiciones para la protección de datos personales. Los datos personales sujetos a tratamiento deberán ser manejados proveyendo para ello todas las medidas tanto humanas como técnicas para su protección, brindando la seguridad de que los datos no puedan ser copiados, adulterados, eliminados, consultados o de alguna manera utilizados sin autorización o para uso fraudulento. • Conservar la información de la base de datos de la biblioteca bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Avance: A la fecha se ha cumplido lo establecido en el numeral en cuanto a la protección de datos personales, y la conservación de la información de la base de datos de la biblioteca. |
5. Funcionalidad La herramienta de software adquirida mediante la suscripción en la nube de Internet debe cumplir con las siguientes funcionalidades y/o módulos: • Administración del sistema/parametrización • Bibliográfico o catalogación • Adquisiciones • Publicaciones seriadas • Control de autoridades • Circulación y préstamo • Catálogo en línea • Reportes/estadísticas • QR – Preguntas y respuestas • Banner, novedades o noticias Avance: El portal de la biblioteca, ubicado en la URL xxxx://xxxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxxxxx.xxx/, cumple con la totalidad de la funcionalidad especificada anteriormente. |
6. La herramienta de software adquirida mediante la suscripción en la nube de Internet debe permitir efectuar las siguientes funcionalidades técnicas: exportar registros, generación de rótulos, personalización corporativa, usuarios simultáneos, acceso web, soporte, colecciones digitales, colecciones del MHCP y manuales. Avance: El portal de la biblioteca, ubicado en la URL xxxx://xxxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxxxxx.xxx/, cumple con la totalidad de las funcionalidades especificadas anteriormente. |
7. Transferencia de Conocimiento Avance: Se realizaron sesiones de entendimiento con el personal de la Biblioteca y delegados del área de TI, con relación al manejo de la funcionalidad de la herramienta y el acceso a sus módulos. Dicha sección se realizó el día 25 de febrero de 2020 y se trataron los siguientes temas: • Requerimiento de autorenovación online Avance: Se realizó la modificación en la plataforma para habilitar la autorenovación • Devolución de libros en Koha que aparecen en “consulta en sala” Avance: Se realizaron las modificaciones en los libros que permanecían en estado xx xxxxxxxx. |
• Requerimiento hoja de trabajo para catalogación de libros Avance: No se ha recibido el requerimiento. • Manuales del sistema Avance: se envió el link de manual de software Koha, el cual se relaciona acontinuación. xxxxx://xxxx-xxxxxxxxx.xxx/xxxxxx/00.00/xx/xxxx/xxxxx.xxxx • Módulos de estadísticas Avance: No se ha recibido el requerimiento. • Requerimiento de configuración de backup Debido a un error propio de la versión de koha, el software no permite la devolución de algunos libros, los cuales permanecen en préstamo en sala. Nuestro compromiso es realizar la devolución desde la base de datos de dichos libros, mientras se evalúan las soluciones que al implementarse aseguren que dicho error no vuelva a presentarse. Sin embargo, esta condición no tiene un impacto directo en el funcionamiento del software ni afecta las condiciones de trabajo del sistema. |
8. Soporte Consiste en las actividades que debe realizar el contratista para garantizar el buen funcionamiento de la herramienta de software adquirida mediante la suscripción en la nube de Internet. Estas actividades son: a) Generar alertas o conceptos técnicos en caso de la ampliación de la capacidad de cómputo que se requiera en la plataforma durante el tiempo del soporte. Avance: Se realizaron las actividades de soporte atendiendo las incidencias presentadas en el menor tiempo posible y aplicando actualizaciones y medidas para que no se presenten de nuevo. b) Proveer el derecho a la actualización, instalación y configuración de las nuevas versiones para la herramienta de software, así como a los parches, que sean liberadas por el fabricante durante la ejecución del contrato. contado Realizar el soporte técnico durante la ejecución del contrato para la atención de incidentes de la herramienta instalada, con nivel de atención 5X8 ya sea en sitio o remoto. Este soporte debe iniciar a partir de la puesta en operación de la herramienta de software Avance: La Entidad cuenta con el derecho de actualización, instalación y configuración de las nuevas versiones para la herramienta desde el 20/10/2019. Así mismo, se cuenta con el correspondiente soporte técnico con el proveedor en el horario y forma especificada. c) Las solicitudes de soporte serán recibidas vía correo electrónico o telefónico, y deberán ser registradas como mínimo con los datos de fecha, hora, descripción y número del servicio solicitado. El número de servicio asignado se utilizará para identificar y hacer seguimiento a los casos. Avance: Se realizaron d) El Contratista mantendrá informado al Supervisor del contrato sobre el escalamiento de incidentes al fabricante, si se requieren. Avance: Se realizaron e) Instalar las actualizaciones automáticas de software de la herramienta, informando oportunamente a la Supervisión del contrato. Avance: Se realizaron f) Realizar mínimo un (1) mantenimiento técnico (cada seis meses) durante la ejecución del contrato, a fin de |
verificar la correcta instalación, configuración y funcionamiento de la herramienta de software y realizar los ajustes que se requieran, que garantice el óptimo desempeño y utilización de las funcionalidades de la misma. Avance: Esta actividad se realizó de acuerdo con los procedimientos de Biblioweb Sas durante el mes xx Xxxxxx de 2021, actualizando y verificando problemas de seguridad y bugs. g) Las salidas a producción de las versiones del software deberán ser previamente aprobadas por el supervisor y deberán estar acompañadas de un plan de implementación, la actualización de los respectivos manuales o el diseño de la arquitectura si aplica. Avance: La salida a producción de la versión actual, fue aprobada por la supervisión, y contó con su correspondiente plan. h) Las salidas a producción de las versiones deberán ser programadas en ventanas de mantenimiento acordadas por el supervisor y con acciones de retorno. Avance: La salida a producción de la versión actual, se programó y acordó según lo establecido por la supervisión. i) La herramienta de Software deberá tener un tiempo de garantía igual al tiempo de la suscripción, contado a partir del acta de entrega y recibo a satisfacción por parte de la supervisión. Avance: La herramienta cuenta con garantía desde el 20/10/2019, igual al tiempo de suscripción, según el acta de entrega y recibo a satisfacción. j) Una vez finalice el tiempo de la suscripción, se deberá entregar a la Entidad, los archivos correspondientes al catálogo bibliográfico en formato XXXX 21, actualizado a la fecha final de la suscripción. Avance: Esta actividad se desarrollará una vez finalice el tiempo de la suscripción, la cual inició a partir del 20/10/2019. |
9. Acuerdo de niveles de servicio Avance: se ha venido cumpliendo lo establecido en el contrato, por parte del proveedor, en lo correspondiente a la atención de los tiempos de respuesta contemplados en el correspondiente ANS. |
FIRMA CONTRATISTA REPRESENTANTE LEGAL
En mi calidad de supervisor del contrato me permito avalar el contenido del informe y el avance en la ejecución del mismo de acuerdo a lo descrito. El contrato no presenta a la fecha dificultades en su ejecución, ni situaciones exógenas que afecten el normal desarrollo del mismo. |
XXXXX XXXXXXX XXXXXX XXXXXXXX FIRMA SUPERVISOR
XXXXXX XXXXXX XXX XXXXXXXXXX FIRMA SUPERVISOR
CERTIFICACIÓN DE APORTES A LA SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCALES
Yo, XXXXX XXXXXXXX XXXXXXX XXXXXXXXX, identificado con cedula de ciudadanía No. 80.096.305, en mi condición de REPRESENTANTE LEGAL de BIBLOWEB SAS identificada con Nit. 900.038.581-7, debidamente inscrito en la cámara de Comercio de BOGOTÁ, certifico el pago de los aportes de seguridad social (pensión, salud y riesgos profesionales)y de los aportes parafiscales (Instituto Colombiano de Bienestar familiar ICBF, Servicio Nacional de Aprendizaje SENA y Caja de Compensación Familiar) pagados por la compañía durante los últimos seis (6)meses calendario , dichos pagos corresponden a los montos contabilizados y cancelados por la compañía durante dichos 6 meses. Lo anterior, en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002.
Dada en Bogotá., a los 01 días del mes de octubre de 2021.
Atentamente
XXXXX XXXXXXXX XXXXXXX XXXXXXXXX REP. LEGAL