ESTUDIOS PREVIOS DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD PARA LA CELEBRACION UN CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE APOYO A LA UNIDAD DE INFORMACIÓN
CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA
ESTUDIOS PREVIOS DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD PARA LA CELEBRACION UN CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE APOYO A LA UNIDAD DE INFORMACIÓN
CONTRATACIÓN DIRECTA
(Capítulo IV - Sub-sección V Artículo 3.4.2.5.1 Decreto 0734 de 2012 reglamentario del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública)
1. DEFINICIÓN DE LA NECESIDAD ESTATAL
La Dirección Nacional de Derecho de Autor, Unidad Administrativa Especial, adscrita al Ministerio del Interior y de Justicia, creada por el Decreto 2041 de 1991, a su vez modificado por el Decreto 4835 de 2008, con personería jurídica, autonomía administrativa y presupuestal; es la autoridad administrativa competente en el tema del derecho de autor y los derechos conexos en nuestro país. Sus funciones principales se enmarcan, entre otras, en el Registro Nacional de las obras literarias y artísticas, y actos jurídicos y contratos relacionados con el derecho de autor y los derechos conexos.
Tiene como misión, el fortalecimiento de la debida y adecuada protección de los titulares de derecho de autor y de los derechos conexos, contribuyendo al desarrollo de una cultura de respeto a los mismos, por lo que inculca la noción de derecho de autor como un nuevo concepto de riqueza que genera empleo, impulsa el desarrollo de la nación, protege la creación de las obras literarias y artísticas que contribuyen a engrandecer la cultura, el conocimiento, el arte, el entretenimiento y la calidad de vida, respondiendo a los retos impuestos por los avances tecnológicos.
La DNDA inculca la noción del derecho de autor como un nuevo concepto de riqueza que genera empleo, impulsa el desarrollo de la nación, protege la creación de las obras literarias y artísticas que contribuyen a engrandecer la cultura, el conocimiento, el arte, el entretenimiento y la calidad de vida, y responde a los retos impuestos por los avances tecnológicos.
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En ejercicio de sus funciones y a solicitud de los interesados, la Dirección Nacional de Derecho de Autor ha adelantado el registro de obras artísticas y literarias, y actos y contratos que involucran el derecho de autor y los derechos conexos desde 1886
hasta la fecha. Lo que implica que a la fecha como producto de su labor la Dirección tenga bajo su custodia los ejemplares de las obras, producciones, actos y contratos y demás documentación que soporta las inscripciones efectuadas ante el Registro Nacional de Derecho de Autor.
Atendiendo este gran volumen documental y la obra civil que debe adelantar la DNDA para construir las salas de conciliación y arbitraje a partir del mes xx xxxxx de 2013, fue necesario la suscripción de un contrato de almacenamiento y custodia durante el mes xx xxxxx de 2013 con una empresa especializada de archivo, razón por la cual a partir de esa fecha la Entidad está adelantando y organizando la información con la colaboración de los funcionarios de las diferentes dependencias e inclusive en horarios fuera del laboral, pero ha sido imposible terminar el proceso por el gran volumen de material que se encuentra almacenado en el archivo central.
Por las anteriores consideraciones y el tiempo tan corto (1 mes) con el cual cuenta la Entidad para desocupar totalmente el espacio e iniciar la obra civil, es inminente el apoyo de una persona con conocimientos en el manejo de archivo para que adelante labores propias de manejo de información y organización de los ejemplares que aún se encuentran en el archivo central de la DNDA de las obras de registro compuesto por obras artísticas y musicales, literarias inéditas, actos jurídicos, contratos y demás documentación que soporta las inscripciones efectuadas ante el Registro Nacional de Derecho de Autor, empacarlo en cajas X-300 debidamente ordenado por series documentales y alistarlo para el traslado a la bodega que almacena y custodia estos documentos.
Sin embargo, como la DNDA no cuenta en la planta de personal con el recurso humano suficiente ni disponible para apoyar a la Subdirección Administrativa en la organización y traslado a la bodega el material antes identificado, se ve en la necesidad de contratar los servicios de una persona que preste el apoyo a estas tareas.
2. OBJETO A CONTRATAR
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Contratar la prestación de servicios que apoye las labores propias de manejo de información y organización de los ejemplares de las obras de registro compuesto por obras artísticas y musicales, literarias inéditas, actos jurídicos, contratos y demás documentación que soporta las inscripciones efectuadas ante el Registro Nacional de Derecho de Autor, empacarlo en cajas X-300 debidamente ordenado por series documentales y alistarlo para el traslado a la bodega que almacena y custodia estos documentos.
2.1 ALCANCE
La ejecución del objeto contractual, comprende las siguientes actividades:
1. Apoyar a la Subdirección Administrativa de la DNDA en la organización, archivo de material debidamente ordenado por series documentales, proceso que se controlará mediante un inventario que relaciona libro, tomo y partida de cada uno de los registros entregados.
2. Empacar el material en cajas de archivo X-300, identificar las cajas según el orden consecutivo y marcar con xxxxxxx identificando el material que contiene cada caja por libro, tomo y partida.
3. Las cajas que se encuentran listas debe trasladarlas en orden consecutivo al sitio dispuesto para ello en el piso 17, donde se acumularán hasta tener una cantidad que amerite contratar el transporte para trasladarlas a la bodega donde son almacenadas y custodiadas, ubicada en el barrio Xxxxxxxx en la ciudad de Bogotá, D.C.
4. Colaborar en el proceso de traslado xx xxxxx desde el piso 17 donde funciona la DNDA, hasta la bodega CSA Ltda, ubicada en el barrio Xxxxxxxx.
5. Colaborar en el proceso de organización de las cajas y del material directamente en la bodega de CSA Ltda.
6. Reportar fallas al supervisor del contrato y consultar diariamente durante la organización del material.
3. PERFIL REQUERIDO
El servicio debe contratarse con una persona natural que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato y que demuestre la idoneidad y experiencia directamente relacionada con el área de que se trate.
Estudios:
Título bachiller
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Curso mínimo de 120 horas relacionado con sistemas.
Experiencia:
Mínimo cinco (5) años de experiencia con entidades públicas y/o privadas, en la organización, conservación y conocimiento en transferencias documentales.
Experiencia especifica mínimo de tres (3) años, con el manejo de documentos que hacen parte del registro de obras literarias, editadas e inéditas como mínimo.
4. IDENTIFICACIÓN DEL CONTRATO A CELEBRAR
De acuerdo a la naturaleza del servicio y a las actividades que demanda la entidad, se requiere suscribir un contrato de prestación de servicios de apoyo a la gestión, previsto en el Artículo 3.4.2.5.1 del Decreto 734 de 2012.
5. FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN:
El numeral 3º del artículo 32 de la Ley 80 de 1993, dispone que son Contratos de Prestación de Servicios los que celebren las entidades para desarrollar actividades relacionadas con la administración y funcionamiento de la entidad;
Por su parte el Literal h) del numeral 4° del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007, establece el contrato de prestación de servicios de apoyo a la gestión, es una de las causales de contratación directa.
Así mismo, el Decreto 734 de 2012 Artículo 3.4.2.5.1, dispone que, para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión la entidad estatal podrá contratar directamente con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato y que haya demostrado la idoneidad y experiencia directamente relacionada con el área de que se trate, sin que sea necesario que haya obtenido previamente varias ofertas, de lo cual el ordenador del gasto deberá dejar constancia escrita”.
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De igual modo, la Dirección Nacional de Derecho de Autor no cuenta con personal disponible para adelantar las labores objeto del presente contrato, es decir, suficientes funcionarios vinculados, capacitados e idóneos o con la disponibilidad necesaria para realizar las labores objeto del presente contrato según consta en la certificación anexa al presente estudio previo expedida por la Subdirectora Técnica de Capacitación, Investigación y Desarrollo encargada de las funciones del Director General.
En ese orden de ideas, es procedente dar aplicación a esta modalidad de selección.
6. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA
Para el correcto desarrollo del objeto contractual, el contratista seleccionado debe tener en cuenta los siguientes aspectos:
Generales
a. Garantizar la disponibilidad de tiempo y dedicación profesional necesaria para el cumplimiento de sus obligaciones como contratista
b. Obrar con lealtad, responsabilidad y buena fe durante la ejecución del contrato.
c. Cumplir con el objeto del contrato, presentando los informes sobre el cumplimiento de éste al supervisor del contrato para que le sea expedida la certificación del cumplimiento correspondiente, documento entre otros indispensable para el pago.
d. Tener en cuenta las observaciones y recomendaciones que formule el supervisor del contrato y el Director General con el fin de que el servicio se realice a entera satisfacción de la Entidad.
e. Pagar los impuestos si a ello diere lugar.
f. Hacer todas las recomendaciones que considere necesarias en relación con el desarrollo y ejecución del contrato.
g. Obrar con lealtad y buena fe en el desarrollo del contrato, evitando dilaciones innecesarias.
h. No ofrecer ni dar sobornos ni ninguna otra forma de halago a ningún funcionario público, en relación con su propuesta, con el proceso de contratación, ni con la ejecución del contrato que pueda celebrarse como resultado de su propuesta.
i. No efectuar acuerdos, o realizar actos o conductas que tengan por objeto o como efecto la colusión en el presente proceso de contratación.
j. Asumir a través de la suscripción del contrato, las consecuencias previstas en la solicitud de oferta del proceso de contratación, siempre que se verifique el incumplimiento de los compromisos anticorrupción.
k. Durante la ejecución del contrato debe permanecer afiliado y a paz y salvo con los sistemas de salud y pensión, donde su ingreso base de cotización debe corresponder máximo al 40% del valor mensual del contrato (Ley 1122 de 2007, Art. 17 de la Ley 100/93 y demás normas vigentes sobre la materia).
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l. Mantener indemne a la entidad frente a reclamaciones judiciales y extrajudiciales por los daños y perjuicios que se deriven de los actos,
omisiones o hechos ocasionados por las personas que sean sub-contratistas o dependan del adjudicatario.
m. Satisfacer las demás obligaciones a su cargo que se deriven de la naturaleza del contrato y de las exigencias legales.
n. Las demás contenidas en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, y normas concordantes vigentes que sean aplicables, y aquellas obligaciones que se desprendan de la naturaleza contractual.
ESPECIFICAS
7. Apoyar a la Subdirección Administrativa de la DNDA en la organización, archivo de material debidamente ordenado por series documentales, proceso que se controlará mediante un inventario que relaciona libro, tomo y partida de cada uno de los registros entregados.
8. Empacar el material en cajas de archivo X-300, identificar las cajas según el orden consecutivo y marcar con xxxxxxx identificando el material que contiene cada caja por libro, tomo y partida.
9. Las cajas que se encuentran listas debe trasladarlas en orden consecutivo al sitio dispuesto para ello en el piso 17, donde se acumularán hasta tener una cantidad que amerite contratar el transporte para trasladarlas a la bodega donde son almacenadas y custodiadas, ubicada en el barrio Xxxxxxxx en la ciudad de Bogotá, D.C.
10.Colaborar en el proceso de traslado xx xxxxx desde el piso 17 donde funciona la DNDA, hasta la bodega CSA Ltda, ubicada en el barrio Xxxxxxxx.
11.Colaborar en el proceso de organización de las cajas y del material directamente en la bodega de CSA Ltda.
12.Reportar fallas al supervisor del contrato y consultar diariamente durante la organización del material.
13.Las demás que garanticen la adecuada, oportuna y eficiente ejecución del objeto propuesto y/o se desprendan de la propuesta y que según la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Decreto 734 de 2012 y normas concordantes vigentes le sean aplicables.
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7. COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR
La DNDA brindará al contratista el apoyo necesario para el desarrollo del contrato, así, entregará toda la información que sea necesaria y facilitará el ambiente para la realización de gestión y las reuniones de trabajo y ejecución de labores entre el contratista, el supervisor del contrato y demás funcionarios que sea necesario para cumplir con el objeto contractual.
8. ANÁLISIS QUE SOPORTA EL VALOR ESTIMADO DEL SERVICIO
El valor estimado es de NOVECIENTOS NOVENTA MIL PESOS ($990.000.oo) M/Legal, incluidos todos los impuestos, tasas, contribuciones, aportes al Sistema General de Seguridad Social, aportes parafiscales, o cualquier otro descuento que hubiere de realizarse por ley.
Para determinar el valor estimado del contrato de conformidad con las actividades encaminadas al cumplimiento del mismo, se ha tomado como base y referencia el alcance del objeto contractual a desarrollarse, el plazo de ejecución y la experiencia con los que debe contar la persona natural que se requiere para cubrir la necesidad contractual.
Acorde con lo anterior, para adelantar el contrato de prestación de servicios de apoyo a la gestión, se requiere una persona natural similar a los que desempeñan el cargo de Técnico 3124-07 en la DNDA.
Acorde con lo antes expuesto, y dada la similitud en cuanto a los requisitos y responsabilidades, la entidad considera que los honorarios a reconocer al contratista del servicio requerido son los siguientes:
Honorarios por mes | $ 996.000 |
Tiempo estimado para adelantar la labor descrita en el presente documento | 1 mes |
Valor honorarios por tiempo requerido | $ 990.000 |
Presupuesto oficial estimado | $ 990.000 |
El presupuesto oficial está respaldado con el CDP 7913 expedido el 20 xx xxxx de 2013 por valor de $990.000,oo suscrito por la Subdirectora Administrativa.
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9. FORMA DE PAGO
La forma de pago del contrato de prestación de servicios de apoyo a la gestión se realizará en un solo giro por valor de NOVECIENTOS NOVENTA MIL PESOS ($990.000,oo) correspondiente al servicio prestado por el termino de un (1) mes, se cancelará previa expedición del certificado a satisfacción del servicio por parte del supervisor del contrato, entrega del informe por parte del contratista, y certificado xx xxx y salvo con los sistemas de salud, pensión y parafiscales si es del caso.
Sin embargo, se aclara que el pago estará sujeto al PAC y/o situación de fondos por parte del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
10. PLAZO Y LUGAR DE EJECUCIÓN
El contrato se ejecutará en la ciudad de Bogotá donde adelantará las actividades inherentes al apoyo objeto del contrato que prestará a la Subdirección Administrativa de la DNDA.
De igual manera en la ciudad de Bogotá será el sitio donde se dirigirá y centralizará la información será donde se encuentra ubicada la única sede de la Dirección Nacional de Derecho de Xxxxx, xxxxx 00 Xx. 00X - 00 xxxx 00.
El plazo de ejecución del contrato será de un mes contado a partir del cumplimiento de los requisitos necesarios para su ejecución, previo el perfeccionamiento del mismo, sin exceder el 31 de diciembre de 2013.
11. JUSTIFICACIÓN DE LOS FACTORES DE SELECCIÓN QUE PERMITEN IDENTIFICAR LA OFERTA MAS FAVORABLE
Dada la naturaleza de la modalidad de la presente contratación, como tal, los factores de selección no resultan aplicables. No obstante el señor XXXXX XXXXXX X., demostró su idoneidad y experiencia para la ejecución del objeto contractual, el cual no es posible ejecutar con los funcionarios de la entidad, por los argumentos ya esbozados.
12. SOPORTES PARA LA ESTIMACIÓN, TIPIFICACIÓN Y ASIGNACIÓN DE LOS RIESGOS PREVISIBLES SIN AFECTAR EL EQUILIBRIO ECONÓMICO DEL CONTRATO
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Para el estudio e iniciación del proceso contractual, se analizan los riesgos previsibles que afectan directamente la ejecución contractual de los servicios de apoyo, teniendo en cuenta el tipo de servicio, las obligaciones del contratista, y nuestra estructura
organizacional.
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Por tanto, de conformidad con lo establecido en el Artículo 4 de la Ley 1150 de 2007 en concordancia con el artículo 2.1.2 del Decreto 734 de 2012, se entienden como riesgos involucrados en la contratación todas aquellas circunstancias que de presentarse durante el desarrollo y ejecución del contrato, tienen la potencialidad de alterar el equilibrio económico del contrato, pero que dada su previsibilidad se regulan en el marco de las condiciones inicialmente pactadas en los contratos y se excluyen así del concepto de imprevisibilidad de que trata el artículo 27 de la Ley 80 de 1993. El riesgo será previsible en la medida que el mismo sea identificable y cuantificable en condiciones normales”. Por lo anterior, se establecen los siguientes riesgos:
CLASE | TIPIFICACIÓN DEL RIESGO | ASIGNACIÓN DEL RIESGO | ||||
DESCRIPCIÓN | CONCEPTO | DNDA | CONTRA TISTA | EVALU ACION | PONDERACI ON. CLASE | |
ECONÓMICOS | RIESGOS TRIBUTARIOS | Los efectos favorables o desfavorables de las variaciones en la legislación tributaria, la creación de nuevos impuestos, la supresión o modificación de los existentes y cualquier evento que modifique las condiciones tributarias existentes al momento de la presentación de la propuesta, será asumido por el contratista, cuando en el desarrollo del contrato se modifiquen las tarifas de los impuestos o eliminan los ya existentes. Siempre y cuando sean aplicables a este tipo de contratos. | X | BAJO | 12,5% | |
XXXX EN LOS PAGOS | Efectos económicos desfavorables derivados por la xxxx en el pago de honorarios mensuales por fallas atribuibles a la administración, exceptuándose a los retrasos generados por fallas en los sistemas que soportan la plataforma financiera de la Entidad. | X | MEDIO | 25% | ||
SERVICIO | FALLAS DE CALIDAD DE LOS SERVICIOS de APOYO | El contratista es responsable de la calidad e idoneidad de la prestación de sus servicios de apoyo y del incumplimiento del objeto contractual y deberá cubrir todos los riesgos derivados del incumplimiento de cada una de las obligaciones pactadas en el mismo. Si los servicios de apoyo prestados, una vez realizadas el seguimiento a las obligaciones y actividades no cumplen con lo pactado, se reportará al contratista quien deberá dar una solución inmediata y asumir los costos adicionales que se generen | X | MEDIO | 25% | |
SOCIAL | RIESGO POLÍTICO | El riesgo político relacionado con conflictos internos que afecten la ejecución del contrato, resultantes del presente proceso de selección, serán asumidos por el contratante. | X | BAJO | 12,5% | |
LABORAL | RIESGOS ACCIDENTALE S | La posibilidad que el contratista sufra un determinado daño durante la ejecución del trabajo y/o actividad contratada | X | MEDIO | 25% |
13. ANÁLISIS QUE SUSTENTA LA EXIGENCIA DE GARANTÍAS DESTINADAS A AMPARAR LOS PERJUICIOS DE NATURALEZA CONTRACTUAL O EXTRACONTRACTUAL, DERIVADOS DEL INCUMPLIMIENTO DEL OFRECIMIENTO O DEL CONTRATO SEGÚN EL CASO.
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De conformidad con el Parágrafo 3 del Artículo No. 3.4.1.1, el cual reza: “En la contratación directa no será obligatoria la exigencia de garantías, según lo determine el estudio previo correspondiente atendiendo la naturaleza y cuantía del contrato respectivo”. La DNDA considera que para la presente contratación no será necesario que la contratista constituya garantía, toda vez que el objeto a ejecutar como el término para la ejecución del objeto, no implican riesgo alguno para la entidad, máxime cuando el pago queda sujeto a la previa aprobación del informe de actividades por parte del interventor del contrato.
14. SUPERVISOR
El supervisor del contrato resultante de la presente contratación, designado por la Subdirectora Técnica de Capacitación, Investigación y Desarrollo encargada de las funciones del Director General, será la Coordinadora del Grupo de Compras, persona que lidera el proceso de traslado del archivo para su custodia a la bodega del Barrio Xxxxxxxx o quien haga sus veces.
15. INDICACIÓN SI LA CONTRATACIÓN ESTÁ COBIJADA POR UN ACUERDO INTERNACIONAL O UN TRATADO DE LIBRE COMERCIO VIGENTE PARA EL ESTADO COLOMBIANO.
Para dar cumplimiento al numeral 8 del artículo 2.1.1 Estudios y documentos previos… sobre la verificación a que se refiere el parágrafo 1º del artículo 8.1.17 del Decreto 734 de 2012. Se procedió a verificar el portal Único de Contratación y en la página del Ministerio de Comercio Industria y Turismo y se corroboró que los bienes y servicios a contratar no tienen regulación especial derivada de tratados de libre comercio vigentes.
El presente estudio previo se expide el veinte (20) xx xxxx de 2013.
DOCUMENTO ORIGINAL FIRMADO POR LA SUSCRITA XXXXXX X. XXXXXXX X.
Coordinadora Grupo de Compras
Anexo: Cargas Laborales
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CDP 7913 xx Xxxx 20 de 2013