TABLA DE CONTENIDOS
Términos y condiciones del uso del servicio de diseño y rediseño de sitios Web Institucionales
Fecha de emisión o actualización:26/01/2021 Código: CI-ACP-T01
Versión: 2.0
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TABLA DE CONTENIDOS
2. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS 3
4. REFERENCIA LEGAL O NORMATIVA 6
5. CARACTERÍSTICAS O CONDICIONES DEL SERVICIO 7
6. COMPROMISOS CON EL USUARIO 9
9. DOCUMENTACIÓN TÉCNICA DE REFERENCIA 13
10. CONTACTO PARA SOPORTE TÉCNICO Y ADMINISTRACIÓN DEL SERVICIO 13
1. INTRODUCCIÓN
El Centro de Informática (CI) emite los siguientes términos y condiciones del uso del servicio del diseño, rediseño y desarrollo de sitios web de la Institución. Dirigido a unidades académicas, centros e institutos de investigación y oficinas administrativas, con el fin de regular y establecer el uso, los alcances y responsabilidades a las que se comprometen tanto las unidades usuarias como el CI.
Este documento sirve a su vez como guía para la resolución de dudas y conflictos que pueden presentarse durante o después de brindado el servicio.
Al solicitar este servicio la unidad usuaria acepta las condiciones dispuestas en el presente documento el cual está sujeto a cambios por parte del Centro de Informática en el momento que lo requiera.
2. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
• Encargado del proyecto: se refiere a la persona responsable de coordinar las acciones necesarias desde el Centro de Informática para brindar el servicio. A su vez, es el encargado de desarrollar las primeras etapas.
• Unidad o unidad usuaria: unidad docente, administrativa o de investigación que solicita el servicio.
• Encargado del sitio web: es la persona responsable de ingresar el contenido, la actualización y mantenimiento del sitio web. Puede poseer el conocimiento informático para gestionar el sitio web.
• Solicitante: Jefatura1 que solicita el servicio. Es en última instancia el responsable final del sitio web.
• CDI: Centro de Datos Institucional (Data Center).
• Contenidos: información de la unidad usuaria que se publicará en el sitio web.
• Estructura: listado de ítems y sub ítems que describe los contenidos requeridos por la unidad u oficina para la elaboración de su sitio web.
• Arquitectura de la información: producto del análisis, organización y estructuración de la información, con el fin de permitir al usuario final la fácil navegación, adquisición y
manejo del contenido en el sitio web.
• Mapa del sitio: diagrama de distribución de los ítems y sub ítems de la estructura, organizados comúnmente de forma jerárquica por importancia.
• Maqueta del sitio web (wireframe): es la distribución visual de los contenidos que conforman cada página de un sitio web, donde se muestra la diagramación del contenido del sitio. Usualmente este esquema carece de estilo tipográfico, color o imágenes fotográficas, ya que su principal objetivo reside en mostrar la distribución, funcionalidad y comportamiento de los elementos.
• Drupal: Sistema de gestión de contenidos modular multi propósito configurable. Es una plataforma de código abierto, con licencia GNU/GPL, escrito en PHP y desarrollado por una comunidad activa de usuarios.
• CSS o hoja de estilo en cascada: es un lenguaje utilizado para escribir instrucciones de formato (reglas), para estandarizar la visualización de una serie de elementos como textos, líneas, posición y comportamiento de elementos, color, entre otros. Asegura una misma visualización de las características del sitio web entre distintos navegadores.
• Diseño de interfaz de usuario2 :es el diseño de aplicaciones, dispositivos de comunicación móvil, aplicaciones de software, y sitios web enfocado en la experiencia de usuario y la interacción.
Esta actividad multidisciplinaria involucra a varias ramas entre ellas:diseño y el conocimiento como el diseño gráfico, industria, web, de software y la ergonomía; y está implicado en un amplio rango de proyectos, como sistemas para computadoras, diseño web, entre otros.
• Píxeles: es la unidad de medida utilizada por los medios digitales para definir la calidad y tamaño de las imágenes digitales así como los tamaños de las pantallas, entre otros.
3. DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO
Para brindar de manera eficiente este servicio, la unidad usuaria debe realizar previamente el análisis de la información que desea publicar y las necesidades que requiere satisfacer con el nuevo sitio web.
El servicio de diseño o rediseño de sitio web se compone xx xxxx etapas que se describen a
2 Definición tomada de: xxxxx://xx.xxxxxxxxx.xxx/xxxx/Xxxx%X0%X0x_xx_xxxxxxxx_xx usuario
continuación:
1. Etapa de análisis: En esta etapa se verifica y analiza la información remitida por unidad usuaria, la cual debe mostrar los contenidos del sitio estructurados y jerarquizados para facilitar la definición del propósito, los objetivos y la audiencia hacia la que estará dirigido el sitio web.
2. Etapa de planificación: Durante esta etapa se organiza la información brindada por la unidad usuaria para reestructurar los contenidos, elaborar el mapa del sitio y establecer la tecnología a usar para satisfacer las necesidades y objetivos de la unidad usuaria.
3. Etapa de maquetación: Durante esta etapa se elabora el wireframe (maqueta) del sitio. Es una guía visual que muestra la distribución de los contenidos en las diversas pantallas del sitio web, los elementos de la interfaz y el sistema de navegación. Su función es explicar el comportamiento de la información a través de diferentes resoluciones de pantalla, incluyendo dispositivos móviles y no contempla el diseño visual definitivo del sitio.
4. Etapa de diseño visual: En esta fase se define el color, las formas y tipografía de los elementos; respetando la identidad visual de la Universidad xx Xxxxx Rica y las convenciones visuales propias de la unidad usuaria. Además de seleccionar y producir las imágenes o ilustraciones necesarias para el sitio web.
5. Etapa de programación: en esta etapa se programa el sitio web utilizando el administrador de contenidos (CMS) Drupal seleccionado por el CI, se crean las hojas de estilo CSS necesarias y se crean la bases de datos del sitio. También, se verifica el comportamiento de los elementos de diseño responsivo para dispositivos móviles en la programación de sitios web.
6. Etapa de prueba: se prueban las características técnicas, el código y las secuencias de comando, así como la compatibilidad con los principales navegadores.
7. Etapa de capacitación y entrega: se capacita a los encargados nombrados por la unidad usuaria en el uso de la herramienta (Drupal) para el montaje ingreso de los contenidos del sitio web.
8. Etapa de montaje ingreso de contenidos: durante esta etapa los encargados de la unidad usuaria cargan los contenidos y prueban el desempeño del nuevo sitio web.
9. Etapa de correcciones menores: se realizan las correcciones necesarias al sitio para que ejecute aquellas funciones que no cumplan las expectativas de la unidad usuaria.
10. Etapa de lanzamiento y acompañamiento: con la ayuda del Área de Gestión de Servicios del CI se hace público el nuevo sitio y se brinda el acompañamiento a la unidad usuaria por un periodo no mayor a tres meses, durante el cual la unidad debe reportar al CI mediante correo electrónico dirigido al coordinador (a) de la ACP o al encargado de desarrollar el proyecto cualquier problema en la ejecución o despliegue de contenidos que presente el nuevo sitio web.
El producto final de este servicio es un sitio web funcional, dinámico, adaptativo, acorde con las necesidades de comunicación de la unidad y administrado por la unidad usuaria.
4. REFERENCIA LEGAL O NORMATIVA
Estos ‘’Términos y condiciones del uso del servicio del diseño, rediseño y desarrollo de sitios web Institucionales’’ se fundamentan en:
➓ El “capítulo 13 Control de accesos de las Directrices de Seguridad de Información de la Universidad xx Xxxxx Rica (R-102-2015)”3, en los Artículos 44 y 45, donde se estipula lo siguiente:
Artículo 44: Se establecen los controles para el acceso a la información, a los sistemas y a los procesos institucionales, mismos, que deberán ser consistentes con los requerimientos de seguridad propios de la información de que se trate y de los objetivos que se haya trazado la Universidad, contemplados en las DTSI , así como en los estándares, lineamientos y procedimientos formalmente aprobados”.
Artículo 45. Requerimientos corporativos del control de accesos: La Universidad xx Xxxxx Rica controlará el acceso a la información, a los servicios,. sistemas y a los
3Ruta (xxxxx://xx.xxx.xx.xx/xxxxx/xxxxxxx/xxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxxxx/Xxxxxxxxxx_X-000-0000.xxx )
procesos institucionales de acuerdo a las Directrices que para ese fin se establecen, así como, en los estándares y procedimientos formalmente aprobados.
➓ CI-DIR-D15 Protocolo para la gestión y control de sitios Web de la Universidad4.
➓ CI-AGS-T02 Términos y condiciones de uso del servicio de hospedaje de páginas web5.
➓ Manual de identidad visual6” (apartado herramientas electrónicas), de la Universidad xx Xxxxx Rica.
5. CARACTERÍSTICAS O CONDICIONES DEL SERVICIO
Las características del servicio son las que se plantean de manera expresa en este documento:
Horario de atención del servicio
➓ Se contará con personal disponible para atender dudas sobre el servicio de diseño, rediseño o desarrollo de sitios web, en un horario de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 12:00 md y de 1:00 pm a 5:00 p.m.
➓ No se atenderán incidentes o avances en el desarrollo de los sitios en periodos especiales como el cierre de las instalaciones de la Universidad, durante vacaciones o feriados. Una vez reincorporados del periodo de receso, el caso será atendido.
Documentación técnica
➓ El Centro de Informática facilitará la información técnica necesaria para el uso del servicio.
➓ Dicha documentación estará disponible en el sitio web del Centro de Informática(xx.xxx.xx.xx).
Soporte técnico
➓ El soporte está dirigido específicamente a los sitios desarrollados por el Centro de Informática.
4xxxxx://xx.xxx.xx.xx/xxxxx/xxxxxxx/xxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxxxx/XX-XXX-
D15_Protocolo_para_la_gestion_y_control_de_los_sitios_Web_de_la_Universidad_v_1.0-2-1.pdf
5xxxxx://xx.xxx.xx.xx/xxxxx/xxxxxxx/xxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxxxx/XX-XXX-
T02_Terminos_y_condiciones_de_uso_del_servicio_de_hospedaje_web_v1.0_0.pdf
6xxxxx://xxx.xxx.xx.xx/xxxxxxxxx-xxxxxx.xxxx
➓ El soporte se brindará en un plazo de tiempo no mayor a diez días hábiles según la carga de trabajo del equipo de desarrollo del Área de Captación y Promoción y la complejidad del problema.
Calidad del servicio
➓ No se atenderán incidentes o avances en el desarrollo de los sitios en periodos especiales como el cierre de las instalaciones de la Universidad, durante vacaciones o feriados. Una vez reincorporados del periodo de receso, el caso será atendido.
➓ Los criterios de calidad del sitio web se definirán al inicio del desarrollo entre el encargado del sitio web de la unidad usuaria y el encargado del proyecto asignado por el CI.
➓ Con el objetivo de brindarle al usuario un sitio web actualizado y seguro, el CI utilizará la última versión estable de la herramienta de código abierto CMS Drupal.
Criterios para la cancelación del servicio
➓ Que la unidad usuaria no entregue en un mes calendario al CI los contenidos del sitio estructurados y jerarquizados para dar inicio al desarrollo del sitio web.
➓ Una vez entregado el sitio web a la unidad usuaria, ésta tendrá un máximo de un mes calendario para publicar en Internet el nuevo sitio web con los contenidos. De no cumplirse con el tiempo establecido, el CI no brindará el soporte definido para este servicio.
➓ En caso que la unidad usuaria incluya nuevas funcionalidades o modifique sustancialmente alguna programada por el CI durante la etapa de lanzamiento y acompañamiento.
➓ El incumplimiento de alguno de los términos y condiciones expuestos en este documento implicará la cancelación automática del servicio.
➓ Las condiciones del servicio pueden ser modificadas por el CI en el momento que lo requiera, de manera que se recomienda a la unidad usuaria consultar periódicamente este documento publicado en el sitio web del CI: xx.xxx.xx.xx.
6. COMPROMISOS CON EL USUARIO
➓ El Centro de Informática dispondrá de profesionales en las áreas de diseño gráfico y programación de sitios web para brindar el servicio.
➓ Analizar los requerimientos formulados en el documento de contenidos del sitio web enviado por la unidad usuaria y comunicar la viabilidad del desarrollo del sitio web en un plazo xx xxxx días hábiles.
➓ Iniciar el desarrollo del nuevo sitio web aprobado una vez que la unidad usuaria facilite el documento digital con los contenidos del sitio estructurados.
➓ Proporcionar a la unidad solicitante un sitio web que cumpla al menos con las funcionalidades básicas: edición de texto, manejo de documentos, menú principal y secundario, enlaces y manejo de archivos multimedia.
➓ Realizar máximo dos correcciones para cada etapa del proceso (planificación, maquetación y diseño visual del sitio web).
➓ Descartar nuevas correcciones. Una vez aprobado por la unidad usuaria el mapa o el
wireframe del sitio no se aceptarán cambios o modificaciones a este.
➓ Descartar cualquier solicitud que esté orientada a satisfacer necesidades de mantenimiento y/o soporte una vez concluida la etapa de acompañamiento definida en el presente documento. En caso de requerir la inclusión de funcionalidades o modificación de funcionalidades previamente aprobadas por la unidad solicitante, éstas deben considerarse como una nueva solicitud, por lo que debe iniciar nuevamente el proceso con la solicitud ante la Dirección del CI.
➓ Descartar cualquier documento con información incompleta o cuando la misma sea remitida por personas no autorizadas7.
➓ Facilitar al encargado del sitio el manual del usuario y de administrador del sitio para que realice las actualizaciones de los contenidos y aplique las actualizaciones requeridas por el Drupal.
➓ Xxxxxxx al encargado del sitio la capacitación apropiada para la administración y actualización del nuevo sitio web.
➓ Seguir las normas de seguridad establecidas por el Área de Gestión de Recursos del CI para la programación de sitio web y proteger los servidores institucionales.
Mantenimiento
➓ El CI brindará soporte correctivo al sitio entregado a la unidad solicitante por periodo de un mes sobre las funcionalidades que no cumplan lo establecido al inicio del desarrollo, o bien sobre requerimientos mínimos en el despliegue de información. Una vez concluido este periodo, el CI brindará tres meses más de soporte; en este caso el soporte estará dirigido a problemas de ejecución de tareas propias del sitio web.
7. MÉTRICAS DEL SERVICIO
➓ Brindar una respuesta a todas las solicitudes referentes a páginas web.
➓ La capacidad de atención es de 5 solicitudes aprobadas por semestre. En caso de existir más solicitudes aprobadas, se ejecutaran en el siguiente semestre en el orden de entrada.
➓ 1 año de garantía a partir de la entrega del sitio sobre problemas en la respuesta de los módulos.
8. COMPROMISOS DEL USUARIO
➓ Cumplir con lo indicado en el apartado “Herramientas electrónicas del Manual de identidad visual” de la Universidad.
7Persona que no corresponde al solicitante o encargado del sitio web.
➓ Cumplir con lo indicado en el documento “CI-AGS-T02 Términos y condiciones de uso del servicio de hospedaje de páginas web”, del Centro de Informática.
➓ Seguir las normas de seguridad establecidas por el Área de Gestión de Recursos del CI para la programación de sitio web y proteger los servidores institucionales.
➓ Nombrar un encargado del sitio web (RID, administrativo, docente o investigador) quien coordinará las acciones necesarias para brindar la información solicitada por el CI para el desarrollo del sitio. En aquellos casos que el nuevo sitio contemple unidades que funcionan de manera independiente pero que pertenecen a la unidad usuaria como laboratorios, posgrados, unidades de documentación, entre otras; el encargado deberá integrar a un representante quién aportará la información concerniente de esa unidad.
➓ Enviar al encargado del proyecto en el CI los materiales requeridos (estructura, fotografías, ilustraciones, logos, etc) en los tiempos establecidos por las partes.
➓ Entregar la estructura del sitio en formato .odt de LibreOffice (no es necesario entregarlo de manera impresa) cualquier otro formato será devuelto a la unidad usuaria quien tendrá una semana para enviarlo en el formato solicitado.
➓ Aportar el material gráfico solicitado por el encargado del desarrollo del sitio web vía correo electrónico en los siguientes formatos:
◦ Fotografías o imágenes ilustrativas en formato.jpg o .png con un mínimo de tamaño de 1024 x 768 pixeles.
◦ Logotipos o isotipos, en formato.svg o .ai (Adobe Ilustrador), en algunos casos se aceptarán en formato jpg de más de 800 pixeles de calidad.
➓ Revisar minuciosamente tanto el mapa del sitio como el wireframe y enviar las correcciones antes de aprobar cada documento, estas correcciones se realizarán en términos filológicos, de contenidos o de ubicación de contenidos.
➓ Nombrar a uno o varios encargados para mantener actualizados los contenidos y aplicar las actualizaciones necesarias al CMS Drupal que se instalará en el servidor de la unidad usuaria dentro del servidor de páginas institucionales del CDI (Centro de Datos
Institucional) ubicado en el Centro de Informática o en el servidor que indique la unidad usuaria, así como realizar periódicamente los respaldos del sitio web y de la base de datos.
➓ Facilitar el acceso al servidor asignado para la instalación del nuevo sitio web. El encargado de la unidad usuaria facilitará la información de acceso al servidor web para la instalación del nuevo sitio web.
➓ Iniciar el montaje de los contenidos una vez realizada la capacitación y entregados los manuales, con el fin de probar las funcionalidades del sitio web.
➓ Enviar un listado con las mejoras que se deben aplicar al sitio web dirigido al encargado del proyecto del sitio en caso de requerir soporte.
➓ Mantener actualizado y seguro el nuevo sitio web. La unidad usuaria será la única responsable de la administración de los contenidos del sitio web, así como de realizar periódicamente el soporte técnico que se requiere.
➓ Hacer uso eficiente y adecuado de los recursos asignados de acuerdo a las mejores prácticas y recomendaciones del CI, teniendo en consideración que estos recursos representan un costo para la Universidad y por tanto se debe apegar a las metas y políticas institucionales.
9. DOCUMENTACIÓN TÉCNICA DE REFERENCIA
A continuación se detalla la normativa, la documentación, técnica y de tramitología publicada en el sitio web del Centro de Informática (xx.xxx.xx.xx), asociada a estos términos y condiciones.
➓ CI-ACP-F03 Solicitud de servicio de diseño y rediseño de sitios web institucionales (el usuario debe adjuntar este formulario a la solicitud del sitio Web.
10. CONTACTO PARA SOPORTE TÉCNICO Y ADMINISTRACIÓN DEL SERVICIO
➓ El Centro de Informática, solicitará información y realizará comunicados sobre la gestión de la plataforma al encargado del sitio web, por medio del correo que se indicó en el formulario y a través del sitio web del Centro de Informática (xx.xxx.xx.xx).
➓ El encargado del sitio web será quien notificar cualquier incidente o problema una vez concluido el tiempo establecido en la etapa de lanzamiento y acompañamiento, para ello dispone del sistema de reportes de solicitudes y averías ubicado en el sitio xxxx://xx.xxx.xx.xx o por medio de la extensión 2511-5000 del Centro de Informática (Atención de Usuarios).
➓ Adicionalmente se dispondrá del correo xx0000@xxx.xx.xx como un buzón exclusivo para consultas rápidas.
11. APROBACIÓN
Actividad | Responsable |
Elaboración | Xxxxxx Xxxxxxx Xxxx (ACP) Xxxxxxxx Xxxxxxx (URS) |
Revisión | Xxx Xxxxxxx Xxxxxx (URS) |
Revisión UCM | Xxxx Xxxxxxx |
Aprobación coordinación | Xxxxxx Xxxxxxx Xxxx |
Aprobación Dirección | Xxxxx Xxxxxx |
<Firma marca de agua>
12. ANEXOS
No aplica.