Contract

1. OBJETIVO

Liquidar financieramente los compromisos adquiridos por EMPITALITO E.S.P. con los proveedores de bienes y servicios ya sea por la entrega a satisfacción del contrato o por la finalización anticipada de alguno de estos en los casos de incumplimiento.

2. ALCANCE

El procedimiento inicia con la elaboración del acta de liquidación C.05.01.AC.05, contiene la verificación, realización de ajustes cuando se requiera y su aprobación por parte del Ordenador del Gasto y finaliza con el archivo de los documentos soporte del contrato generados en la interventoría.

3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES

4. PASO A PASO: LIQUIDAR CONVENIOS Y CONTRATOS

Ítem	Actividad	Descripción	Responsable.	Documentos y/o Registros
1)	Elaborar acta de liquidación:	El Interventor, de acuerdo a lo establecido en el procedimiento C.04.01.PR.03 Realizar seguimiento y administrar convenios y contratos, debe elaborar el acta de liquidación del contrato o convenio, se diligencia el formato acta de liquidación, ver anexo instructivo formato C.05.01.AC.05 Acta de liquidación. Esta debe ser diligenciada siempre que se termine el contrato, sea que se cumpla o no con lo pactado contractualmente, con el fin de poder liquidarlo correctamente, de igual forma se debe establecer si la liquidación se realiza de común acuerdo, unilateralmente por EMPITALITO E.S.P., judicialmente o por terminación parcial o a satisfacción del contrato. Esta debe ser enviada a la Oficina Jurídica con el fin de que sea revisada a través del procedimiento C.05.02.PR.04 - revisión de actos administrativo, mediante una solicitud de	INTERVENTOR O SUPERVISOR DE CONTRATO	Procedimiento C.04.01.PR.03 Realizar seguimiento y administrar convenios Formato C.05.01.AC.05 Acta de liquidación Procedimiento C.05.02.PR.04 - revisión de actos administrativo

Ítem	Actividad	Descripción	Responsable.	Documentos y/o Registros
		revisión proyecto de acto administrativo, para su verificación, en los casos en que se requieran ajustes El Funcionario de la Dirección Administrativa y Financiera de EMPITALITO E.S.P. debe recibir nuevamente el proyecto de acto administrativo para ajuste, quién realiza los ajustes necesarios para remitir de nuevo el proyecto de acto administrativo para su verificación, surtido lo anterior la Dirección Administrativa y Financiera de EMPITALITO E.S.P. debe recibir el acto administrativo sancionado. Si el acta de liquidación no se encuentra correcta se debe realizar la actividad 2, en el caso contrario se debe verificar si el Funcionario de Despacho de EMPITALITO E.S.P. es el Ordenador del Gasto, de ser así se debe realizar la actividad 3, en el caso contrario se envía al Ente Territorial y continúa con la actividad 4.
2)	Realizar los ajustes:	El Funcionario designado De EMPITALITO E.S.P. en conjunto con el Interventor deben	PROFESIONAL UNIVERSITARIO	procedimiento C.05.02.PR.04

Ítem	Actividad	Descripción	Responsable.	Documentos y/o Registros
		realizar los ajustes requeridos en el acta de liquidación del contrato o convenio de acuerdo a las observaciones arrojadas por el procedimiento C.05.02.PR.04 revisión de actos administrativo, se debe verificar si el Funcionario de Despacho de EMPITALITO E.S.P. es el Ordenador del Gasto, de ser así, esta debe ser enviada al Despacho de EMPITALITO E.S.P. y realizar la actividad 3, en el caso contrario debe ser enviada al Ente territorial y realizar la actividad 4.	INTERVENTOR O SUPERVISOR DE CONTRATO	revisión de actos administrativo
3)	Aprobar acta de liquidación por EMPITALITO E.S.P.	El Funcionario de Despacho de EMPITALITO E.S.P. recibe y revisa el acta de liquidación del contrato y convenio y la firma con el fin de aprobar y expedir el paz y salvo del contrato, una vez aprobada, debe ser enviada nuevamente al Interventor del contrato o convenio con el fin de que sea firmada por el Proveedor.	PROFESIONAL UNIVERSITARIO INTERVENTOR O SUPERVISOR DE CONTRATO
4)	Aprobar acta de	El funcionario designado recibe y revisa el acta de liquidación del contrato y convenio y la firma	PROFESIONAL

Ítem	Actividad	Descripción	Responsable.	Documentos y/o Registros
	liquidación	con el fin de aprobarlo, para que sea remitida al Interventor del contrato o convenio con el fin de que sea firmada por el Proveedor.	UNIVERSITARIO
5)	Verificar si requiere pago:	El Interventor debe verificar de acuerdo a los compromisos de pago establecidos contractualmente, a los pagos parciales que se hayan realizado y en los casos en que apliquen, los pagos que se deban realizar a EMPITALITO E.S.P. por parte del proveedor, si se debe realizar algún pago con el fin de liquidar el contrato financieramente, de igual forma se debe firmar el acta de liquidación con el proveedor con el fin de liquidar la ejecución del contrato, si se deben realizar pagos se debe realizar la actividad 6, en el caso en que no se requieran pagos se continua con la actividad 7. De igual forma se debe diligenciar el formato de seguimiento de contratos y convenios, ver anexo Formato C.05.01.FO.17 Seguimiento de contratos y convenios, en los campos 43 y 44.	INTERVENTOR O SUPERVISOR DE CONTRATO	Formato C.05.01.FO.17 Seguimiento de contratos y convenios,

Ítem	Actividad	Descripción	Responsable.	Documentos y/o Registros
6)	Elaborar solicitud de compromiso de pago:	El Interventor, en los casos en que se deban realizar pagos con el fin de liquidar el contrato, debe elaborar en el formato solicitud de compromiso de pago C.02.03.FO.04, y enviarla junto con la documentación respectiva a la Dirección Administrativa y Financiera para que se realice el pago respectivo de acuerdo al procedimiento C.02.01.PR.02 Ejecutar presupuesto.	INTERVENTOR O SUPERVISOR DE CONTRATO	formato solicitud de compromiso de pago C.02.03.FO.04 Procedimiento C.02.01.PR.02 Ejecutar presupuesto
7)	Archivar documentos generados en la interventoría:	El Interventor debe generar una carpeta con toda la documentación del contrato y enviarla a la Oficina Jurídica con el fin de archivar todos los documentos soporte en la carpeta del contrato, de igual forma se debe enviar el acta de liquidación del contrato o convenio y los informes de seguimiento de interventoría al procedimiento A.01.05.PR.04 Cierre de programas y proyectos.	INTERVENTOR O SUPERVISOR DE CONTRATO	A.01.05.PR.04 Cierre de programas y proyectos

4. APROBACIÓN.

	ELABORADO POR	REVISADO POR	APROBADO POR
Nombre:	XXXXXXX XXXXXXXX XXXXX.	CIELO XXXXX XXXXXXXX XXXXXX.	XXXX XXXXXXX XXXXXXXX XXXXXX.
Cargo:	ASESOR DE CALIDAD.	JEFE UNIDAD ADMINISTRATIVA.	PRESIDENTE - COMITÉ INSTITUCIONAL DE GESTIÓN Y DESARROLLO.
Firma:
Fecha:	19/05/2018	3/08/2018	15/08/2018

5. CONTROL DE CAMBIOS.

VERSIÓN N°.	FECHA DE APROBACIÓN.	DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO.
1	15/08/2018	Creación del procedimiento.