ESTUDIOS PREVIOS PARA LA CONTRATACION DE MATERIAL PUBLICIATARIO PARA EL DESARROLLO DE CAMPAÑAS COMERCIALES DE LA LOTERIA SANTANDER DURANTE EL SEGUNDO SEMESTRE DE 2017.
ESTUDIOS PREVIOS PARA LA CONTRATACION DE MATERIAL PUBLICIATARIO PARA EL DESARROLLO DE CAMPAÑAS COMERCIALES DE LA LOTERIA SANTANDER DURANTE EL SEGUNDO SEMESTRE DE 2017.
IDENTIFICACION DEL ESTUDIO
ENTIDAD | Lotería Santander |
DEPENDENCIA QUE PROYECTA | Subgerencia de Mercadeo y Ventas |
DEPENDENCIA A LA QUE SE DIRIGE | Gerencia General. |
FECHA | Junio de 2.017 |
OBJETO DEL ESTUDIO PREVIO | Señalar los fundamentos técnicos y jurídicos para la contratación de material publicitario para el desarrollo de campañas comerciales de la LOTERIA SANTANDER. |
1. DESCRIPCION DE LA NECESIDAD
La LOTERIA SANTANDER, Empresa Industrial y Comercial del estado, descentralizada de orden departamental, en cumplimiento de su objeto directo constituido por la explotación de juegos de suerte y azar entre ellos la lotería, efectúa sus sorteos en forma semanal, siendo catalogados por la ley como de interés público, circunstancia que conlleva la necesidad de ser transmitidos en vivo y en directo por los canales públicos dar a conocer sus resultados a quienes constituyen su cadena de comercialización como son: Distribuidor, vendedor x xxxxxx, público apostador y público en general.
Para tal fin la entidad debe acudir a mecanismos comerciales de publicidad a través de medios que sean de fácil acceso al público para facilitar el proceso de comunicación y comercialización. En ese sentido, se hace necesario efectuar la contratación de material publicitario que permita llegar con la información oportuna y veraz a los nichos xxx xxxxxxx donde se distribuye la LOTERIA SANTANDER.
En razón a que la entidad adelanta campañas promocionales y comerciales se requiere la obtención de elementos que sirvan como medio de propaganda e información publicitaria sobre el producto, que convoquen a la población a adquirir la posibilidad de ganar premios si invierte en la compra de la Lotería; además por qué se hace necesario atender un mercado cada día más competido comercialmente por la forma como la competencia promociona sus productos. ; por tanto se hace necesario adelantar los correspondientes
tramites del proceso contractual en los términos establecidos en el manual interno de contratación contenido en el acuerdo 012 del 21 de noviembre de 2012, el cual estableció las modalidades de contratación atendiendo el valor del proceso representado en salarios mínimos legales mensuales vigentes. El desarrollo de estos procedimientos conllevara el cumplimiento de los objetivos señalados al comienzo del presente estudio.
2. DESCRIPCION DEL OBJETO A CONTRATAR
El objeto del contrato por el cual se desarrolla el presente estudio, lo constituye: La compraventa de material publicitario para el desarrollo de actividades comerciales y promocionales de la LOTERIA SANTANDER, para el mes xx xxxxx y julio de 2017.
2.1 ESPECIFICACIONES:
El material requerido para el desarrollo de las campañas promocionales y comerciales constara de:
Cuatrocientas camisetas color amarillo con tres logos en transfer full.
Cuarenta y tres camisetas en tela licrada con logos de la entidad, bordados tipo presentación en color amarillo.
Doscientos chalecos doble faz con dos bordados de la LOTERIA SANTANDER, en tela impermeable.
Trescientos cincuenta bolsos en xxxx xxxxxxxx impermeable con dos bolsillos, cierres con dos estampaciones
3.- IDENTIFICACION DEL CONTRATO
Se trata de contratos de compra venta
4.- FUNDAMENTOS JURIDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE CONTRATACION.
Con la expedición de la ley 1474 de 2011 por las cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública en su artículo 93 estableció de manera precisa en lo que hace referencia al régimen contractual de las Empresas Industriales y Comerciales del Estado “Las Empresas Industriales y Comerciales del Estado, las Sociedades de Economía Mixta en las que el Estado tenga participación superior al cincuenta por ciento (50%), sus filiales y las Sociedades entre Entidades Públicas con participación mayoritaria del Estado superior al cincuenta por ciento (50%),
estarán sometidas al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, con excepción de aquellas que desarrollen actividades comerciales en competencia con el sector privado y/o público, nacional o internacional o en mercados regulados, caso en el cual se regirán por las disposiciones legales y reglamentarias aplicables a sus actividades económicas y comerciales, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 13 de la presente ley. Se exceptúan los contratos de ciencia y tecnología, que se regirán por la Ley 29 de 1990 y las disposiciones normativas existentes (subrayado fuera de texto).
Atendiendo lo anterior la Entidad cuenta con el correspondiente manual de contratación, el cual esta contenido en el Acuerdo 012 de noviembre 21 de 2012, el cual de manera precisa estableció los procedimientos que deben aplicarse en el desarrollo de la actividad contractual y que para el presente caso dada la cuantía establecida seguirá los lineamientos del proceso de contratación de menor cuantía.
5.- ANALISIS QUE SOPORTA EL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO
Para efectos de adelantar el análisis que soporta el valor estimado del contrato dentro de las posibles condiciones en que se adelante el proceso de contratación, debemos resaltar que existen dos variables fundamentales en cuanto a la estimación de su valor: Los precios que nos señala el mercado y que se logra a través de las cotizaciones presentadas y las condiciones financieras y presupuestales para de la empresa. En ese sentido la Subgerencia de Xxxxxxxx y Xxxxxx procedió a solicitar cotizaciones sobre los precios xxx xxxxxxx, arrojándose el siguiente resultado
EMPRESA | VALOR | TOTAL |
Agencia de publicidad CREATIF | $ 33.581.205 | |
Deportivos Xxxxxxxx Xxxx | $27.700.350 | |
Deportivos Xxxxxxx | $ 32.928.490 | |
Las cotizaciones aquí señaladas presentan características uniformes y relativamente cercanas en precio; ello nos permite establecer un referente para la fijación del precio, que y las cuales de igual forma encontramos dentro de los limites presupuestales de la entidad y el comportamiento del IPC a nivel general
Estas circunstancias, hacen que la Subgerencia de Mercadeo y ventas tomando como referente las propuestas y la realidad financiera y presupuestal de la Lotería, acoge como producto de éste análisis, la suma de VEINTIOCHO MILLONES DE PESOS $28.000.000 como presupuesto oficial para el presente y que encierra un valor cercano a las cotizaciones y las expectativas presupuestales de la entidad.-
Es importante precisar que dentro del valor estipulado están incluidos la totalidad de los costos en que deba incurrir el contratista para el desarrollo del objeto contractual al igual que los costos de legalización del contrato.
6.- PRESUPUESTO OFICIAL
PRESUPUESTO OFICIAL | $28.000.000 |
En este valor están incluidos la totalidad de los gastos en que deba incurrir el contratista para la legalización y una adecuada ejecución del contrato, dentro de los tributos que deben cancelarse se encuentran
7.- LEGALIZACION
Estampilla procultura 2 % Estampilla prodesarrollodptal 2% Estampilla Reforestación dptal 1%
Estampilla Pro hospitales Universitarios (2%) Pro electrificación rural (2%)
Estampilla Bienestar del adulto mayor (2%)
Estampilla pro UIS 2% (sobre tres salarios mínimos legales mensuales vigentes 10% sobre el valor total de las estampillas canceladas.
8.- FORMA DE PAGO
LA LOTERIA SANTANDER cancelará al contratista por mensualidades vencidas de acuerdo al número de publicaciones realizadas por sorteo a razón del valor correspondiente a cada uno de ellos mientras dure la vigencia del contrato, previa certificación expedida por el subgerente de mercadeo y Ventas de la entidad y cumplimiento de los aportes a seguridad social integral
9. REQUISITOS DE PARTICIPACION
El contratista debe allegar la siguiente información:
9.1.-Carta de presentación de la propuesta, firmada por el representante legal o persona natural
9.2.-El proponente deberá allegar el de inscripción de documentos expedido por la Cámara de Comercio dentro de los treinta (30) días calendarios anteriores al cierre del proceso donde conste quién ejerce la representación legal, las facultades del mismo, que su objeto social corresponde el objeto del presente proceso. Las personas jurídicas, consorcios o uniones temporales deberán acreditar que la duración de la misma no será inferior al plazo del contrato y un año más. En el caso de Consorcios o Uniones Temporales deben presentar el documento de constitución.
9.3.-Cuando el monto de la propuesta fuere superior al límite autorizado al Representante Legal, deberá anexar, desde el momento de la presentación de su oferta, la correspondiente autorización impartida por la Junta de Socios, o el estamento de la sociedad que tenga esa función y que lo faculte específicamente para presentar la propuesta en este proceso de selección y celebrar el contrato respectivo, en caso de resultar seleccionado.
9.4.-Fotocopia de RUT.
9.5.-Certificación expedida por el revisor fiscal cuando éste exista de acuerdo con los requerimientos xx xxx, o por el representante legal, donde se acredite el pago de los aportes de sus empleados a los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las cajas de compensación familiar, I.C.B.F. y SENA. En caso de personas naturales efectuar manifestación escrita bajo la gravedad del juramento. (articulo 50 ley 789/ 2.002, articulo 9 Ley 828/2003). No se aceptan proponentes Afiliados al régimen de salud subsidiado o beneficiarios de un cotizante.
9.6.-La oferta económica deberá presentarse de manera precisa y detallada, de acuerdo con los requerimientos indicados en la presente, Si el producto que se ofrecerá tiene IVA, éste se deberá presentar discriminado, en la circunstancia, que no se discrimine, se entenderá, incluido dentro del valor ofertado.
EN LA CIRCUNTANCIA DE PRESENTARSE ERRORES ARITMETICOS LA ENTIDAD SE RESERVA LA FACULTAD DE EFECTUAR SU REVISIÒN A FIN DE DETERMINAR EL VALOR REAL DE LA OFERTA .
9.7.-De conformidad con lo consagrado en la ley 1238 de 2008 y la circular 5 de 2008, expedida por el Contralor General de la República y los Art. 1 y 14 de la ley 962 de 2005, los antecedentes del proponente serán consultados en el boletín de responsables fiscales por la oficina gestora del desarrollo del presente proceso o allegados por el oferente.
9.8.-Los antecedentes disciplinarios de los representantes legales serán consultados por la oficina gestora del desarrollo del presente proceso o allegados por el oferente.
9.9.-Fotocopia de la cédula
9.10.-Fotocopia de la libreta militar si es varón menor de cincuenta años.
9.11.-Formato de hoja de vida único.
10.- TIPIFICACION DE RIESGOS
Para esta clase de contratos no existen circunstancias que pueden llegar a afectar su equilibrio económico, pues como se señaló el contratista conoce de manera plena, los valores que debe asumir para una adecuada ejecución del contrato al igual que los costos de legalización del mismo.
11. ANÁLISIS DE EXIGENCIA O NO DE GARANTIAS
Teniendo en cuenta el parágrafo del numeral 1.2.4.1. del acuerdo número 012 de 2012 o manual interno de contratación de la LOTERIA SANTANDER, el contratista deberá presentar garantía de cumplimiento equivalente al 10% del valor del contrato, teniendo en cuenta que la cuantía de éste superara los 15 S.M.M.L.V.
12.- CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL:
La Entidad para el inicio del presente proceso contractual cuenta con el certificado de disponibilidad presupuestal número 000646 xx xxxxx 9 de 2017 que respalda la presente contratación.
13.-VIGILANCIA EN LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO
En los términos establecidos en las disposiciones legales, el contratista acepta la supervisión del contrato, que para el presente será ejercido porel Subgerente de Mercadeo y ventas de la entidad.
Se deja plenamente establecido que no existirá relación laboral entre el contratista con la LOTERÍA SANTANDER.
En estos términos queda planteada la justificación tendiente a cumplir con lo señalado en el presente estudio para su consideración y decisión.
XXXXXX XXXXX INE
Subgerente Mercadeo y Ventas