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Licitación Abreviada N° 109/03

ADJUDICACIÓN

Resolución de Directorio de 3 de diciembre de 2003 [D/806/2003]

Visto: El llamado a Licitación Abreviada Nro. 109/03 -autorizado por resolución D/442/2003 de 00 xx xxxxx xx 0000- xxxx xxxxxx xx la contratación de una firma de auditoría privada, de filiación internacional, para auditar los Estados Financieros anuales del Banco Central del Uruguay.

Atento: A los artículos 33°, numeral 1), 56° Y 57° del T.a.C.A.F., al Dictamen de la Comisión Asesora de Adjudicaciones Nro. 909 de 1 ° de diciembre de 2003, a los informes que eleva con su acuerdo la Gerencia General el 3 de diciembre de 2003 y demás antecedentes que lucen en el expediente Nro. 2003/2234.

SE RESUELVE:

Adjudicar a la firma Xxxxxxx Xxxxx y Asociados la Licitación Abreviada Nro. 109/03 cuyo objeto es la contratación de una firma de auditoría privada para auditar los Estados Financieros anuales del Banco Central del Uruguay, de acuerdo con las condiciones establecidas en los pliegos que rigen dicho llamado y, en cuanto no se oponga a ellos, a su oferta de fecha 15 de setiembre de 2003 y complemento de fecha 28 de noviembre de 2003, por un precio total de U$S 99.838.- (noventa y nueve mil ochocientos treinta y ocho dólares estadounidenses) I.V.A. incluido.

PLIEGO COMPLEMENTARIO DE CONDICIONES

I.OBJETO DEL LLAMADO

El Banco Central del Uruguay llama a Licitación Abreviada con el objeto de contratar una firma privada de auditoría externa de filiación internacional con experiencia en auditoría de Bancos Centrales y/o Bancos Comerciales para que realice una auditoría de los Estados Financieros anuales del Banco Central del Uruguay, de conformidad con las Normas Internacionales de Auditoría.

II.ALCANCE DEL LLAMADO

La auditoria externa se realizará sobre los Estados Financieros anuales del Banco Central del Uruguay al cierre del Ejercicio, opinando si los mismos han sido preparados sobre la base de las Normas Internacionales de Contabilidad y de acuerdo a normas contables adecuadas y a normas legales y reglamentarias, vigentes y aplicables al Banco Central del Uruguay.

III.INFORMES REQUERIDOS

Se deberán presentar, una vez discutidos los borradores correspondientes, los siguientes informes que deberán contar con la firma del Jefe de Equipo:

Informe Corto: Dictamen de Auditoría, acompañado de los Estados Contables con sus correspondientes Notas, Cuadros y Anexos.

Informe Largo: Contendrá como mínimo:

1. comentarios, conclusiones y recomendaciones sobre los registros contables y el sistema de control interno, resultantes del trabajo de auditoría realizado.

2. descripción de los procedimientos aplicados y de la metodología de determinación y tamaño de las muestras realizadas.

3. identificación de las deficiencias específicas constatadas en los sistemas y controles auditados y formulación de las recomendaciones que correspondan en cada caso.

4. información sobre el grado de cumplimiento de las recomendaciones de auditoría.

5. los asuntos que llegaron a su atención durante la auditoría y que puedan tener un impacto significativo en los Estados Financieros.

6. otros asuntos que el Auditor juzgue pertinente, aportando las evidencias suficientes que permitan, de corresponder, determinar responsabilidades.

Informe Especial: Se emitirán informes cuando surjan “hallazgos” durante el desarrollo de la auditoría, que ameriten ser reportados oportunamente. El informe deberá contener el “hallazgo” y la recomendación del auditor.

Informe de Avance: Si correspondiere o así se solicitare se emitirán informes de avance.

IV.PLAZO

El Dictamen de Auditoría junto con el resto de los informes requeridos, deberá ser entregado antes del 10 xx xxxxx de cada año.

V.REQUISITOS DE ADMISIBILIDAD DEL OFERENTE

1. las firmas de auditoría externa deberán ser de filiación Internacional, cumplir con los requisitos del Registro de Auditores Externos del Banco Central del Uruguay establecidos por Resolución D/037 del 31 de enero de 2001 (Circular Nº 1733) y tener experiencia en auditorías de Estados Financieros de Bancos Centrales y/o Bancos Comerciales.

2. dentro del equipo de auditores se deberá contar con un Jefe de Equipo “Team Leader” con experiencia comprobada en auditorías de Estados Financieros de Bancos Centrales. El resto de los auditores integrantes del Equipo de Trabajo deberán contar con la debida idoneidad profesional en la materia.

3. los auditores que firmen el Dictamen no podrán hacerlo durante ese año en otra entidad supervisada por el Banco Central del Uruguay.

4. las firmas auditoras extranjeras deberán presentarse a esta licitación por medio de un Representante radicado en la República Oriental del Uruguay.

VI.PRESENTACIÓN DE LAS OFERTAS

1 - Antecedentes de la Empresa y de los Auditores

La firma oferente deberá:

1. acreditar su filiación internacional y proporcionar una relación de la experiencia profesional durante los últimos cinco años, en el ejercicio de auditoria externa de Bancos Centrales y/o Bancos Comerciales, comprobándola mediante constancias expedidas por las empresas auditadas. En caso de fusiones, absorciones y escisiones se podrán considerar válidas las experiencias profesionales de las firmas auditoras antecesoras. También deberá presentar un detalle curricular de la empresa que contenga como mínimo los datos incluidos en los formularios Nº 1 a 3 de la Comunicación Nº 2001/107 del Banco Central del Uruguay, así como su experiencia en el ramo, antigüedad y otras informaciones de interés o documentos que avalen sus antecedentes de seriedad y solvencia en la materia.

2. presentar el curriculum vitae de los auditores que dirijan el Equipo de Trabajo y/o firmen el Dictamen así como el del resto de los integrantes del equipo técnico que tendrá a su cargo los trabajos para cumplir con el objeto del llamado. A esos efectos se deberán seguir los lineamientos recogidos en el formulario Nº 6 de la Comunicación Nº 2001/107 del Banco Central del Uruguay, detallándose como mínimo, los estudios e Instituciones en que se realizaron (formación de grado, posgrados, otros estudios), docencia y trabajos publicados. También se detallará la experiencia profesional de los mismos, especificando y acreditando la experiencia en auditorías a Bancos Centrales y/o Bancos Comerciales.

2 - Plan, equipo de trabajo y metodología

La firma oferente deberá:

1. presentar un Plan de Trabajo de conformidad al objeto y alcance del llamado, determinando la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoría a aplicar.

2. establecer con relación al Plan de Trabajo: metodología de trabajo y procedimientos de auditoría a ser aplicados, las horas hombre estimadas de trabajo en el desarrollo de los procedimientos; y número y categoría de los auditores que intervendrán en los trabajos especificando el Jefe de Equipo “Team Leader”. En caso que por causa debidamente fundada la empresa tenga necesidad de reemplazar a uno o más técnicos deberá comunicar este hecho al Banco Central del Uruguay en forma inmediata, proponiendo un sustituto que cumpla con los requisitos de esa categoría.

3. formular un cronograma de trabajo en base al Plan de Trabajo diseñado, indicándose las fechas estimadas de inicio de los trabajos de auditoría y de presentación de los informes requeridos.

VII.CONDICIONES ECONOMICAS

1. La empresa oferente deberá cotizar sus trabajos por el total del término de la vigencia del contrato (X.1), pudiendo realizar la oferta en pesos uruguayos o dólares americanos. La misma no podrá ser objeto de modificación alguna.

2. Deberá indicarse la cantidad y valor de las horas hombre aplicables a la auditoría, desagregándose por categoría.

3. La propuesta económica deberá incluir los impuestos correspondientes vigentes en la República Oriental del Uruguay.

4. El Banco efectuará pagos anuales equivalentes a la tercera parte del precio total ofertado, una vez obtenido en tiempo y forma el Dictamen de Auditoría junto con el resto de los informes requeridos que realizará la empresa adjudicataria.

VIII.EVALUACION DE LAS OFERTAS

La evaluación de las ofertas se realizará otorgando puntos a las empresas oferentes según los factores que a continuación se indican:

Concepto	Aspectos a evaluar	Puntaje máximo
Antecedentes de la Empresa y de los Auditores	Se evaluará la información proporcionada por la Empresa de acuerdo al numeral VI.1 de este pliego	20
Plan, equipo de trabajo y metodología	Se evaluará la información proporcionada por la Empresa de acuerdo al numeral VI.2 de este pliego.	25
Precio	Se evaluará el precio ofertado por la Empresa de acuerdo al numeral VII de este pliego	55
PUNTAJE TOTAL		100

Para los factores “Antecedentes de la Empresa y de los Auditores” y “Plan, equipo de trabajo y Metodología”, se otorgará el puntaje de acuerdo a la evaluación realizada, dentro de la escala del 0 al puntaje máximo de cada factor según se indica precedentemente.

Conforme a la resolución de Directorio de esta Institución Nº 599/2002 de 4 de setiembre de 2002, serán tenidos en cuenta los antecedentes de las empresas que obren en el Registro de Proveedores del Banco Central del Uruguay.

La evaluación del Precio de la oferta se realizará otorgando 55 puntos a la oferta que resulte con menor costo y a las restantes se les asignará un puntaje inversamente proporcional a esa relación. Cuando el precio esté en dólares americanos, a los efectos de la comparación de ofertas, se convertirá a pesos uruguayos al tipo de cambio billete vendedor del cierre del día anterior al de la apertura. Si todas las ofertas estuvieran cotizadas en una misma moneda, la comparación económica se realizará en esa moneda.

IX.ADJUDICACIÓN

La adjudicación se realizará a la oferta que haya obtenido el mayor puntaje final.

X.CONDICIONES GENERALES DE LA CONTRATACION

1 Vigencia del Contrato

La duración del contrato abarcará la auditoría externa de los Estados Financieros anuales del Banco Central del Uruguay correspondiente a los próximos tres ejercicios comenzando con el ejercicio que cierra el 31/12/2003 y entrará en vigencia a partir de la comunicación de aceptación de la oferta por parte del Banco.

2 Renovación

Vencido el plazo del contrato, la firma de auditoría externa y los auditores integrantes del Equipo de Trabajo no podrán presentarse en el próximo llamado a licitación con este objeto.

3 Limitación

La firma de auditoría externa que sea contratada no podrá brindar otros servicios al Banco Central del Uruguay durante el plazo que dure su contrato.

4 Rescisión

En caso de incumplimiento de las condiciones contractuales por parte de la firma de auditoría externa, el Banco tendrá la facultad de declarar rescindido el contrato en cualquier momento, sin que el proveedor tenga derecho a indemnización o compensación alguna y sin perjuicio de las responsabilidades que puedan corresponder.

Además de las causales señaladas se considerará causal de rescisión el atraso de más de 10 días en la presentación de los Informes Requeridos, así como el no cumplimiento de la cláusula de confidencialidad definida en el numeral XIII.

XI.DOCUMENTACION A PRESENTAR

Los documentos estarán:

1. redactados en idioma español y debidamente legalizados en caso de ser extranjeros.

2. rubricados: cada hoja debe estar firmada por el representante legal de la empresa.

3. foliados: numerar correlativamente los documentos presentados.

4. señalizados: separar los documentos con indicadores.

Cada propuesta contendrá (2) dos carpetas (simples o anilladas) separadas, debidamente identificadas como “original” (en original o copia autenticada por Escribano Publico) y “Duplicado” (copia simple), los que deberán estar debidamente cerrados (lacrados)

XII.OBLIGACIONES LABORALES, PREVISIONALES E IMPOSITIVAS CON SU PERSONAL

La adjudicataria será responsable por las obligaciones laborales, previsionales e impositivas que correspondieran en relación al personal para ella asignado para el cumplimiento del objeto de la presente contratación.

XIII.CONFIDENCIALIDAD

La información obtenida por la Empresa adjudicataria y los técnicos que ella suministre están alcanzadas por el secreto profesional, estando es­trictamente prohibida su divulgación, y utilización en beneficio propio o de terceros, sal­vo autorización expresa. Esta obligación se mantendrá vigente aún después de la expiración o rescisión del Contrato.

Al inicio del Contrato cada integrante del equipo de trabajo deberá suscribir el Compromiso en los términos señalados a continuación:

Texto del Compromiso

“De conformidad con el art. 23 de la ley 16.696 (Carta Orgánica del Banco) y a lo establecido en el art. 302 del Código Penal (“El que, sin justa causa, revelare secretos que hubieran llegado a su conocimiento, en virtud de su profesión, empleo o comisión, será castigado, cuando el hecho causare perjuicio, con 100 UR a 600 UR de multa”), me comprometo a guardar estricto secreto y absoluta reserva sobre todos los asuntos que lleguen a mi conocimiento en el ejercicio de funciones al servicio del Banco Central del Uruguay y soy consciente que se me prohibe utilizar, sin previa autorización, documentos, informes y otros datos del Banco.

Estoy en conocimiento que la violación del deber de guardar secreto y reserva aparejará la rescisión unilateral del contrato sin responsabilidad alguna para el Banco , sin perjuicio de las eventuales responsabilidades civil y penal derivadas”.

En prueba de conformidad y como constancia de notificación firman por la Empresa las autoridades y técnicos prestadores de los servicios de referencia y autoridades de la Institución entregando copia a la Empresa.

Si la Firma de Auditoría adjudicataria quisiera efectuar algún tipo de publicidad en cualquier medio de difusión invocando el nombre del Banco Central del Uruguay deberá previamente solicitar autorización pertinente a esta Institución.

XIV.COMITÉ DE AUDITORIA DEL B.C.U.

El Comité de Auditoría del Banco Central del Uruguay podrá reunirse de forma regular con los auditores integrantes del Equipo de Trabajo para discutir cualquier asunto que entienda necesario.

XV.CONTRAPARTE

El Banco designará una contraparte, cuya integración será informada a la empresa adjudicataria al inicio de sus trabajos y comunicará cualquier variante que se produzca en la misma.

Tendrá como cometido principal coordinar desde el punto de vista técnico el trabajo de la empresa adjudicataria y sus relaciones con los servicios del Banco.

XVI.APOYO A BRINDAR POR EL B.C.U.

El Banco Central facilitará a la empresa adjudicataria: información, documentación y otros elementos que se entienda pertinente, para el cumplimiento de los objetivos perseguidos.

Esta documentación podrá ser consultada en los locales del Banco y dadas sus condiciones de reserva, no podrá ser retirada de los mismos, salvo autorización expresa por parte del Banco.

La afectación de técnicos y personal del Banco a colaborar con el adjudicatario, se limitará a:

• Mantener reuniones con los auditores, cuando corresponda, a efectos de facilitar la comprensión del objeto y alcance del llamado, de los sistemas de información, contables y de control interno.

• La entrega de los elementos solicitados por los auditores, en el estado en que se encuentran habitualmente en la Institución, no correspondiéndole realizar ningún tipo de tarea adicional.

• Evaluar y discutir los Borradores de Informes presentados por la firma auditora.

XVII.CONDICIONES DE FUNCIONAMIENTO

El Banco proporcionará el espacio de trabajo necesario para que la Empresa realice las consultas, entrevistas y mantenga las reuniones con el personal del Banco Central del Uruguay que considere necesarias para cumplir el objeto del Contrato.

XVIII.CONDICIONES GENERALES DEL PROCEDIMIENTO

1 - Solicitud de aclaraciones

En el caso que un eventual oferente solicite aclaraciones respecto a este llamado, deberá hacerlo en las condiciones establecidas en el nume­ral 1.3 xxx xxxxxx particular de condiciones.

Las consultas deberán ser específicas y se recepcionarán hasta el día 27 xx xxxxxx de 2003. Serán contestadas por escrito en acto de concurren­cia obligatoria - requisito de admisibilidad de la propuesta -, que se llevará a cabo el día 8 de setiembre de 2003 a la hora 15:oo en la Sala de Licitaciones del Banco.

De todo lo actuado se labrará Acta. Para el caso de que surgieran nuevas consultas, las mismas se recepcionarán en el Acto de Consultas y se contestarán por el Banco dentro de los siguientes cuatro días hábiles, notificándose a todos los adquirentes xx xxxxxx que hayan concurrido al acto de consultas.

2 - Topes para la constitución de garantías

Mantenimiento de oferta: Los oferentes deberán garantizar el mante­nimiento de su oferta siempre que la misma supere el equivalente a $ 1.400.000

Fiel cumplimiento de contrato: Corresponde constituirla cuando el mon­to adjudicado al oferente supere el equivalente a $ 560.000

XIX.PENALIDADES

El adjudicatario caerá en xxxx de pleno derecho respecto a los plazos de entrega por el solo vencimiento del plazo pactado, La multa será aplicada y deducida en forma automática, sin ninguna interpelación judicial o extrajudicial, de las facturas presentadas para el cobro, o de la Garantía que el adjudicatario deberá presentar, o bien, responderá con otros bienes si aquellos resultaren insuficientes

El atraso del proveedor, en el cumplimiento del contrato podrá dar mérito a la aplicación de una multa determinada por la siguiente fórmula:

Multa = Precio del contrato x días de atraso x 0,03

sin perjuicio de poder ser suspendido como proveedor del Banco por los siguientes 5 (cinco) años.

XX.PRINCIPIOS DE ACTUACION

En aplicación de los principios generales de actuación y contralor en materia de contrataciones establecidas en el Art. 131 del Texto Ordenado C.A.F., el Banco se reserva el derecho a otorgar a los proponentes un plazo de 2 (dos) días hábiles para empresas del país, o 4 (cuatro) días hábiles para empresas del exterior que no tengan sucursal en el país, para salvar defectos, carencias, errores formales o evidentes o de escasa importancia, así como para presentar documentos y/o muestras que ates­tigüen situacio­nes que existieran al momento del acto de apertura, siempre que a juicio del Banco no se altere el principio de igualdad de los oferentes.

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