ANEXO II — Condiciones Generales de los acuerdos de delegación o subvención EP

XXXXX XX — Condiciones Generales de los acuerdos de delegación o subvención EP

PARTE I: Disposiciones comunes aplicables a los acuerdos de delegación o subvención EP Cláusula 1: Definiciones

Acción: El programa o proyecto de cooperación parcial o totalmente financiado por la UE, que podrá ser llevado a cabo por la propia organización, tal y como se describe en el anexo I.

Entidad afiliada: Una entidad que tenga un vínculo estructural con la organización o con un

cobeneficiario, en particular un vínculo jurídico o de capital, y que ejecute una parte de la acción en virtud del acuerdo de subvención EP.

Tareas de ejecución

presupuestaria: En virtud de un acuerdo de delegación, las tareas consistentes en el desarrollo

de los procedimientos de contratación y concesión de subvenciones, en la adjudicación, la firma y la ejecución de los contratos y contratos de subvención resultantes y, en particular, en la aceptación de los entregables, la realización de los pagos y la recuperación de los fondos indebidamente pagados, siempre que se reúnan las dos condiciones siguientes: i) las obras, los servicios, los suministros y otros beneficios se proporcionan directamente al país socio o a cualquier otra población beneficiaria de la acción; y ii) se delega un margen de facultad de apreciación (que no incluya la elección de políticas determinadas) para ejecutar la acción.

Base de datos central

de exclusión: La base de datos de todas las personas físicas y jurídicas excluidas de la

financiación de la UE, instituida por la Comisión Europea en virtud del Reglamento (CE, Euratom) nº 1302/2008, de 17 de diciembre de 2008, relativo a la base de datos central de exclusión (DO L 344/12 de 20.12.2008).

Cobeneficiario: Una entidad que ejecute una parte de la acción y que sea parte junto con la

organización en el acuerdo de subvención EP. La organización firma habitualmente la subvención EP correspondiente en nombre de los cobeneficiarios.

Contratista: Toda persona física o jurídica con la que se haya firmado un contrato.

Días: Por «días» se entenderán días naturales.

Acción exterior de la UE: Las acciones financiadas en el marco del FED, el ICD, el IEV, el IPA II, el

ICSN, el IeEP, el IA y el IFPDDH y sus predecesores.

Beneficiario final: La persona física o jurídica que en última instancia se beneficia de la acción.

Fuerza mayor: Cualquier situación o acontecimiento imprevisible y excepcional ajeno a la

voluntad de las Partes que impidiere a cualquiera de ellas cumplir alguna de sus obligaciones derivadas del acuerdo, que no se deba a error o negligencia por su parte (o por parte de los beneficiarios de subvenciones, entidades afiliadas, subdelegados, contratistas, agentes o empleados) y que no haya podido evitarse ni aun actuando con la debida diligencia. Los defectos de los equipos o del material o los retrasos en su puesta a disposición no podrán invocarse como casos de fuerza mayor a menos que sean consecuencia directa de un caso claro de fuerza mayor. Los conflictos laborales, las huelgas o los problemas financieros de la organización no podrán invocarse como casos de fuerza mayor por la Parte que incurra en incumplimiento.

Subvención: Una contribución financiera directa en forma de donación en virtud de un acuerdo de delegación realizada por la organización para financiar actividades de terceros.

Beneficiario de la subvención: La persona física o jurídica a quien se haya concedido una subvención con

arreglo a un acuerdo de delegación. Los beneficiarios de subvenciones pueden a su vez conceder subvenciones o contratos para la ejecución de sus actividades. Los terceros que reciban una contribución financiera de la organización, de un cobeneficiario o de una entidad afiliada en virtud de un acuerdo de subvención EP no se considerarán beneficiarios de subvenciones a efectos del presente acuerdo.

Impacto: Efectos primarios y secundarios a largo plazo de la acción.

Indicador: El factor cuantitativo y/o cualitativo o variable que proporciona un medio sencillo y fiable para medir la consecución de los resultados de la acción.

Sistema de control interno: Un proceso aplicable a todos los niveles de gestión y concebido para ofrecer

garantías razonables con respecto a la consecución de los siguientes objetivos:

a) la eficacia, la eficiencia y la economía de las operaciones;

b) la fiabilidad de la información;

c) la salvaguardia de los activos y de la información;

d) la prevención, la detección, la corrección y el seguimiento de fraudes e irregularidades;

e) la gestión adecuada de los riesgos relativos a la legalidad y regularidad de las operaciones financieras, teniendo en cuenta el carácter plurianual de los programas, así como la naturaleza de los pagos de que se trate.

Repercusiones: Los efectos probables o logrados a corto y medio plazo de los productos de

una acción.

Realizaciones: Los productos, bienes de capital y servicios resultantes de las actividades de

una acción.

Contrato público: Un contrato firmado entre la organización, un subdelegado, un cobeneficiario

o una Entidad afiliada y un contratista, en virtud del cual el contratista preste servicios o realice suministros u obras.

Resultado: Las realizaciones, repercusiones o impacto de una acción.

Reglamentos y normas: Reglamentos, normas, directrices de organización, instrucciones y otras

partes del marco normativo de la organización.

Buena gestión

financiera: Principios generales por los que se rige la aplicación del presente acuerdo, a saber, los de economía, eficacia y eficiencia. El principio de economía exige que los recursos utilizados en el marco de la aplicación de la acción se pongan a disposición a su debido tiempo, en las cantidades y calidades apropiadas y al mejor precio. El principio de eficacia se refiere a la consecución de los objetivos específicos y a la obtención de los resultados previstos. El principio de eficiencia se refiere a la relación óptima entre los medios empleados y los resultados obtenidos.

Subdelegado: Un tercero encargado de las tareas de ejecución presupuestaria por la

organización. La subdelegación se autorizará únicamente para las acciones exteriores de la UE. En caso de que el acuerdo de delegación no se refiera a una acción exterior de la UE, las disposiciones relativas a los subdelegados no serán de aplicación.

Cláusula 2: Obligaciones generales

Ejecución de la acción

2.1 La organización será responsable de la ejecución de la acción descrita en el anexo I del acuerdo, independientemente de si las actividades son llevadas a cabo por la propia organización o por un subdelegado, una Entidad afiliada, un contratista o un beneficiario de la subvención. En el anexo I se recogerán los indicadores que deben utilizarse para medir los logros alcanzados. Ambas Partes se esforzarán por intensificar sus contactos mutuos con vistas a fomentar el intercambio de información durante la ejecución de la acción. Con este fin, la organización y el Órgano de Contratación participarán en las reuniones de coordinación y demás actividades comunes organizadas conjuntamente, y la organización invitará a la Comisión Europea a formar parte de cualquier comité de donantes que pudiera constituirse con relación a la acción.

2.2 En la ejecución de la acción, la organización no podrá modificar unilateralmente el propósito principal de la misma tal y como se describe en el anexo I, como tampoco sus objetivos, estrategias y ámbitos prioritarios, ni ningún otro elemento esencial que se especifique en las Condiciones Particulares del presente acuerdo.

Responsabilidad

2.3 La organización será responsable de la ejecución de las obligaciones derivadas del presente acuerdo con el cuidado y diligencia profesionales debidos, lo que significa que ha respetado las normas y reglamentos con el mismo nivel de prudencia y responsabilidad que aplica en la gestión de sus propios fondos.

2.4 Con arreglo a los acuerdos de delegación, la organización tendrá plena responsabilidad financiera ante el Órgano de Contratación de todos los fondos, incluidos los pagados indebidamente o los utilizados incorrectamente por los subdelegados, los contratistas o los beneficiarios de subvenciones. La organización adoptará las medidas necesarias para prevenir, detectar y corregir las irregularidades y casos de fraude al ejecutar la acción. Con este propósito, llevará a cabo, de acuerdo con el principio de proporcionalidad y de sus normas y reglamentos evaluados positivamente, controles previos y/o a posteriori, incluidos, en su caso, los controles in situ de muestras representativas o basadas en el riesgo de las transacciones, con el fin de garantizar que la acción financiada por la UE se lleva a cabo efectivamente y se ejecuta correctamente. En caso de que los fondos hayan sido indebidamente pagados o incorrectamente utilizados por los subdelegados, los contratistas o los beneficiarios de subvenciones, la organización adoptará todas las medidas aplicables de conformidad con sus propios reglamentos y normas para recuperar dichos fondos, inclusive mediante la interposición de acciones judiciales cuando sea necesario y pertinente.

2.5 En virtud de los acuerdos de delegación, la Comisión Europea podrá renunciar a la recuperación de la totalidad o parte de las cantidades que no puedan cobrarse a los subdelegados, los contratistas o los beneficiarios de subvenciones, siempre que concurran todas las condiciones siguientes:

a) la organización ha seguido correctamente sus propios reglamentos y normas y la no recuperación no es consecuencia de un error o negligencia por parte de la organización;

b) la organización ha ejercido en la recuperación de los fondos de la UE el mismo nivel de diligencia que aplica en la recuperación de sus recursos propios y ha demostrado que ha agotado todas las medidas aplicables con arreglo a sus propios reglamentos y normas para recuperar los fondos, inclusive mediante la interposición de acciones judiciales contra los subdelegados, los contratistas y los beneficiarios de subvenciones; y

c) la organización se compromete a asignar su crédito frente al deudor a la Comisión Europea a petición de esta última.

Otras obligaciones

2.6 La organización deberá asegurarse de que las obligaciones a las que se refiere el presente acuerdo con arreglo a las disposiciones de las cláusulas 2.8.5 (conflicto de intereses), 7.1 (protección de datos), 8 (comunicación y visibilidad), 16 (contabilidad y archivos) y 17 (acceso y , controles financieros) se aplican, cuando proceda, a todos los contratistas y beneficiarios de subvenciones.

2.7 La organización notificará sin demora al Órgano de Contratación y a la Comisión cualquier retraso o cambio sustancial en las normas, procedimientos y sistemas aplicados en la ejecución de la acción. Esta obligación se refiere en particular a: i) los cambios substanciales que afecten a la evaluación por pilares de que haya sido objeto la organización; ii) los que puedan afectar a las condiciones de elegibilidad contempladas en los instrumentos jurídicos aplicables de la UE; o iii) cualquier otra circunstancia que pueda afectar adversamente a la ejecución de la acción, o retrasar o poner en peligro la realización de las actividades. Las Partes harán todo lo posible para encontrar una solución amistosa a los problemas derivados de tales cambios. El Órgano de Contratación se reserva el derecho de adoptar medidas adicionales en respuesta a tales cambios. En caso de que las Partes no puedan alcanzar un acuerdo sobre dichas medidas u otras soluciones, cualquiera de las partes podrá resolver el acuerdo de conformidad con las disposiciones de la cláusula 13.3.

2.8 La organización fomentará el respeto de los derechos humanos y de la legislación medioambiental aplicable, incluidos los acuerdos multilaterales en materia de medio ambiente y las normas fundamentales en materia laboral acordadas internacionalmente.

2.9 En los casos en que la Comisión Europea no sea el Órgano de Contratación, no será Parte del presente acuerdo, que solamente le conferirá derechos y obligaciones cuando así se declare explícitamente. Esto se entiende sin perjuicio del papel de la Comisión Europea en la promoción de una interpretación coherente de los términos del presente acuerdo.

Cláusula 3: Obligaciones en materia de información y presentación de informes

Cuestiones generales

3.1 La organización facilitará al Órgano de Contratación toda la información necesaria sobre la ejecución de la acción. Con este propósito, la organización incluirá en el anexo I un plan de trabajo que abarque al menos el primer año del período de ejecución, tal como se define en la cláusula 2.3 de las Condiciones Particulares (o la totalidad del período de ejecución, si este fuera de menos de un año). La organización deberá transmitir al Órgano de Contratación el informe o informes de situación previstos, así como un informe final, de acuerdo con las disposiciones que figuran a continuación. Dichos informes constarán de una parte descriptiva y una parte financiera.

3.2 Cada informe, ya sea de situación o final, deberá proporcionar una descripción completa de todos los aspectos de la ejecución de la acción durante el período cubierto. El informe deberá describir la ejecución de la acción por lo que se refiere a las actividades previstas en el anexo I, las dificultades encontradas y las medidas adoptadas para resolver los problemas, los cambios que hayan podido introducirse y el grado de consecución de sus resultados (impacto, repercusiones o realizaciones) en función de los indicadores correspondientes. El informe se estructurará de manera que permita el seguimiento del objetivo u objetivos, de los medios previstos y de los utilizados. El informe final, descriptivo y financiero, abarcará la totalidad del período de ejecución de la acción. El nivel de detalle de estos informes deberá ajustarse al de los anexos I y III.

3.3 En el caso de las acciones con múltiples donantes en el marco de acuerdos de delegación, si el proyecto o programa de la organización se extiende más allá del período de ejecución del presente acuerdo, el Órgano de Contratación podrá exigir, además de los informes finales presentados en virtud de la cláusula 3.8, los informes finales del proyecto o programa, una vez que estén disponibles. Esto se entenderá sin perjuicio de la finalización del período de ejecución del presente acuerdo de conformidad con la cláusula 13.5.

3.4 Cualquier requisito alternativo o adicional de notificación se recogerá en las Condiciones Particulares.

3.5 El Órgano de Contratación podrá solicitar en todo momento información adicional, motivando su solicitud. Sin perjuicio de los reglamentos y normas de la organización, la información en cuestión se facilitará en un plazo de 30 días a partir de la recepción de la solicitud. La organización podrá presentar una solicitud motivada para ampliar el plazo de 30 días.

Contenido de los informes

3.6 El informe o los informes de situación se referirán directamente al presente acuerdo e incluirán como mínimo:

a) El resumen y el contexto de la acción.

b) Resultados efectivos: un cuadro actualizado sobre la base de una matriz de marco lógico que incluya la notificación de los resultados logrados por el proyecto (impacto, repercusiones o realizaciones) en función de los indicadores correspondientes; valores de referencia y objetivos acordados, y fuentes de datos pertinentes.

c) Las actividades llevadas a cabo durante el período cubierto por el informe (es decir, relacionadas directamente con la acción y descritas en el presente acuerdo).

d) Información sobre la aplicación del plan de visibilidad y comunicación (anexo VI) y las eventuales medidas adicionales que se hayan adoptado para identificar a la UE como fuente de financiación.

e) Información sobre los gastos de ejecución realizados, así como los compromisos jurídicos contraídos por la organización durante el período de referencia.

f) Un resumen de todos los controles llevados a cabo, si los hubiera, en el marco de los acuerdos de subvención EP, y de los informes finales de auditoría disponibles, de acuerdo con la política de la organización en materia de divulgación de tales controles e informes de auditoría. En caso de detectarse errores o deficiencias en los sistemas, deberá facilitarse un análisis de su naturaleza y alcance, así como información sobre las medidas correctoras adoptadas o previstas.

g) En el marco de los acuerdos de delegación, las medidas de control que se hayan aplicado a los subdelegados, en su caso. En caso de detectarse deficiencias, información sobre su naturaleza y alcance, así como las medidas correctoras adoptadas.

h) Cuando proceda, una solicitud de pago.

i) El plan de trabajo para el período siguiente.

3.7 El informe final deberá incluir: Para todo el período de aplicación:

a) Toda la información solicitada en la cláusula 3.6, letras a) a h).

b) Un resumen de los recibos, pagos recibidos y costes elegibles incurridos o gastos aceptables de la acción.

c) Si procede, una descripción de los fondos indebidamente pagados o incorrectamente utilizados que la organización haya podido, o no haya podido, recuperar por sí misma.

d) En el marco de los acuerdos de delegación, el enlace exacto a la página web que, de acuerdo con la cláusula 22.1, recoge la información sobre los beneficiarios de subvenciones y contratistas.

e) En el caso de acciones exteriores de la UE, si procede, la información detallada sobre las transferencias de bienes de equipo, vehículos y suministros importantes a que se refiere la cláusula 9.

f) En el caso de las acciones con múltiples donantes, una mención en el sentido de que la organización garantiza que los costes no elegibles para el Órgano de Contratación están cubiertos por contribuciones de otros donantes.

3.8 La organización presentará un informe por cada período de referencia, tal y como se especifica en las Condiciones Particulares a partir del comienzo del período de aplicación, salvo que se especifique otra cosa en las condiciones particulares1. La información, tanto descriptiva como financiera, cubrirá la totalidad de la acción, independientemente de si esta está total o parcialmente financiada por fondos de la UE. Los informes de situación se presentarán dentro de los 60 días siguientes al término del período cubierto por el informe. Para las acciones exteriores de la UE, el informe final se presentará a más tardar seis meses después del final del período de ejecución. Para las acciones de la UE que no sean acciones exteriores, el informe final se presentará a más tardar tres meses después del final del período de ejecución.

Declaración de fiabilidad y dictamen de auditoría o de control en los acuerdos de delegación

En el marco de los acuerdos de delegación, se aplicarán las cláusulas 3.9 a 3.13 siguientes:

3.9 En el caso de las acciones exteriores de la UE, cada informe anual o final irá acompañado de una declaración de fiabilidad de conformidad con el modelo que figura en el anexo VII. Cuando el periodo de ejecución sea inferior a 18 meses, la declaración de fiabilidad solo deberá presentarse con el informe final. Si la acción no es una acción exterior de la UE y su período de ejecución es superior a 18 meses, la declaración de fiabilidad deberá presentarse antes del 15 de febrero del año siguiente al primer año de ejecución, y a partir de entonces, cada año.

1 Para las acciones exteriores de la UE, el plazo por defecto para le presentación de informes es cada 12 meses desde el inicio del periodo de ejecución.

3.10 En caso de que la organización no sea una organización internacional, transmitirá al Órgano de Contratación, en el plazo de un mes a partir de la presentación de cada declaración de fiabilidad (es decir, el 15 xx xxxxx para las acciones de la UE que no sean acciones exteriores), un dictamen de un organismo de auditoría independiente, de conformidad con la cláusula 3.12.

3.11 En caso de que la organización sea una organización internacional que no tenga un acuerdo marco con la Comisión Europea, la organización transmitirá al Órgano de Contratación, en un plazo de seis meses a partir de la presentación de cada informe, un dictamen de un organismo de auditoría independiente, de conformidad con la cláusula 3.12, o un dictamen equivalente de un organismo de control de la organización.

3.12 El dictamen al que refieren las cláusulas 3.10 y 3.11 se elaborará de acuerdo con las normas de auditoría internacionalmente aceptadas, determinando si las cuentas ofrecen una imagen veraz y fidedigna de la situación, si los sistemas de control existentes funcionan correctamente y si las operaciones subyacentes se gestionan de acuerdo con las disposiciones del presente acuerdo. El dictamen determinará asimismo si el trabajo de auditoría pone en tela de juicio las afirmaciones formuladas en la citada declaración de fiabilidad.

3.13 En caso de que la organización así lo haya acordado con la Comisión Europea, la organización podrá presentar anualmente la declaración de fiabilidad y/o el dictamen de auditoría o de control, que se pondrán a disposición de la sede de la Comisión Europea al margen de los informes previstos en el presente acuerdo. En el caso de las organizaciones internacionales, el dictamen de auditoría o de control se referirá a los estados financieros anuales auditados de la organización en su conjunto.

Moneda utilizada en la elaboración de informes

3.14 Salvo que se disponga otra cosa en las Condiciones Particulares, los informes se presentarán en la moneda de la contabilidad de la organización encargada de la acción.

3.15 La organización deberá convertir los compromisos jurídicos, los recibos y los costes generados por la acción en divisas distintas de la moneda contable de la acción con arreglo a sus prácticas contables habituales.

Incumplimiento de las obligaciones de notificación

3.16 Si la organización no pudiera presentar un informe de situación o final, junto con los documentos de acompañamiento, al término del plazo establecido en la cláusula 3.8, la organización informará por escrito al Órgano de Contratación de las razones que se lo han impedido, y facilitará un resumen del estado de avance de la acción y, si procede, un plan de trabajo provisional para el período siguiente. Si la organización no cumpliera con esta obligación durante los dos (2) meses siguientes a la fecha límite mencionada en la cláusula 3.8, el Órgano de Contratación podrá resolver el acuerdo de conformidad con la cláusula 13, negarse a abonar los eventuales importes pendientes y recuperar todo importe indebidamente abonado.

Cláusula 4: Responsabilidad frente a terceros

4.1 La Comisión Europea no podrá en ningún caso, ni bajo ningún concepto, ser considerada responsable de los daños o perjuicios causados al personal o a los bienes de la organización durante la ejecución de la acción o como consecuencia de ella. La Comisión Europea, por lo tanto, no admitirá ninguna reclamación de indemnización o de aumento de las remuneraciones por ese motivo.

4.2 La Comisión Europea no podrá en ningún caso, ni por ningún concepto, ser considerada responsable frente a terceros, incluso por los daños o perjuicios de cualquier tipo que se cause a estos con relación a la ejecución de la acción o como consecuencia de la misma.

4.3 La organización eximirá a la Comisión Europea de toda responsabilidad asociada a cualquier reclamación o diligencia judicial derivada de una infracción de las normas y disposiciones de la organización cometida por ella misma, por sus empleados o por las personas que estén a su cargo, o de una violación de los derechos de terceros en el contexto de la ejecución de la acción..

Cláusula 5: Conflicto de intereses

5.1 De conformidad con sus normas y disposiciones, la organización deberá abstenerse de cualquier acción que pudiera dar lugar a un conflicto de intereses.

5.2 Existirá conflicto de intereses cuando se vea comprometido el ejercicio imparcial y objetivo de las funciones de cualquier persona que participe en la ejecución del acuerdo.

Cláusula 6: Confidencialidad

6.1 El Órgano de Contratación y la organización se comprometen a respetar la confidencialidad de cualquier documento, información u otro material relacionados directamente con la ejecución de una acción de naturaleza confidencial. El carácter confidencial de un documento no impedirá su comunicación a un tercero, respetando la confidencialidad, cuando las normas que vinculen a ambas Partes, o a la Comisión Europea cuando no sea el Órgano de Contratación, así lo requieran.

En ningún caso podrá esta divulgación poner en peligro los privilegios e inmunidades de las Partes, o la seguridad y protección del personal de las Partes o de los beneficiarios finales de la acción.

6.2 Cada una de las Partes deberá obtener el consentimiento escrito previo de la otra Parte antes de divulgar dicha información confidencial, salvo que:

a) la Parte comunicante acepte liberar a la otra Parte de las citadas obligaciones de confidencialidad;

b) la información confidencial se haya hecho pública por otros medios, y no debido a la divulgación de la información por la Parte sujeta a la obligación de confidencialidad en incumplimiento de dicha obligación;

c) la divulgación de la información confidencial sea obligatoria por ley o por los reglamentos y normas establecidos de conformidad con el documento constitutivo de base de cualquiera de las Partes.

6.3 Las Partes seguirán estando sujetas a las normas sobre confidencialidad durante cinco años después de la fecha de finalización del acuerdo (véase la cláusula 13.5) o más, según lo especificado por el autor de la comunicación en el momento de la comunicación.

6.4 Cuando la Comisión Europea no sea el Órgano de Contratación tendrá, no obstante, acceso a todos los documentos comunicados a este y les garantizará la misma confidencialidad.

Cláusula 7: Protección de datos

7.1 La organización garantizará una protección adecuada de los datos personales. Por «datos personales» se entenderá toda información relativa a una persona física identificada o identificable. Cualquier operación que implique el tratamiento de datos personales, como la recogida, registro, organización, almacenamiento, adaptación o modificación, extracción, consulta, utilización, divulgación, supresión o destrucción de los datos, se atendrá a las normas y disposiciones de la organización, y solo se llevará a cabo en la medida en que sea necesaria para el cumplimiento del mandato de la organización.

7.2 En particular, la organización, de conformidad con sus normas y disposiciones, adoptará las oportunas medidas técnicas y organizativas en materia de seguridad teniendo en cuenta los riesgos inherentes a ese tipo de operaciones y la naturaleza de la información relativa a la persona física afectada, con el fin de:

a) impedir a cualquier persona no autorizada acceder a los sistemas informáticos que realizan tales operaciones, y, en particular, que puedan leerse, copiarse, modificarse o desplazarse sin autorización los soportes de memoria; esto incluye impedir la introducción no autorizada de datos en la memoria, así como la divulgación, modificación o supresión no autorizadas de la información almacenada;

b) garantizar que los usuarios autorizados de los sistemas informáticos que realizan dichas operaciones solo puedan acceder a la información a que se refiera su derecho de acceso;

c) contar con una estructura organizativa que responda a las citadas exigencias.

Cláusula 8: Comunicación y visibilidad

8.1 La organización ejecutará el plan de comunicación y visibilidad que se detalla en el anexo VI.

8.2 A menos que la Comisión Europea solicite o acuerde otra cosa, la organización adoptará todas las medidas adecuadas para dar publicidad al hecho de que la acción ha recibido financiación de la UE. La información facilitada a la prensa y a los beneficiarios finales, así como todos los materiales publicitarios, anuncios oficiales, informes y publicaciones deberán precisar que la acción se ha llevado a cabo «con financiación de la Unión Europea», y mostrarán el logotipo de la UE (doce estrellas xxxxxxxxx sobre fondo azul) de manera adecuada. Las publicaciones de la organización relativas a la acción, en

cualquier forma y por cualquier medio, incluido internet, deberán incluir la siguiente cláusula de exención de responsabilidad: «Este documento se ha realizado con la ayuda financiera de la Unión Europea. Las opiniones expresadas en el mismo no representan necesariamente la opinión oficial de la Unión Europea». En el caso de las acciones exteriores de la UE, estas medidas se aplicarán de acuerdo con el Manual de Comunicación y Visibilidad2 publicado por la Comisión Europea o con arreglo a cualquier otro tipo de directrices acordadas entre la Comisión y la organización.

8.3 Si, durante la ejecución de la acción, se adquirieran bienes de equipo, vehículos o suministros importantes utilizando fondos de la UE, la organización deberá reconocer adecuadamente esta circunstancia en tales vehículos, bienes de equipo o suministros importantes, inclusive mediante la exhibición del logotipo de la UE (doce estrellas xxxxxxxxx sobre fondo azul). Cuando esa exhibición pueda poner en peligro los privilegios e inmunidades de la organización, o la seguridad y protección del personal de la organización o de los beneficiarios finales, esta deberá proponer las oportunas soluciones alternativas. Tanto el reconocimiento como el logotipo de la UE serán lo suficientemente grandes y prominentes como para resultar claramente visibles, de manera que no pueda generarse ninguna confusión en cuanto a que la acción forma parte de las actividades de la organización o a que los bienes de equipo, vehículos o suministros importantes son propiedad de la organización.

8.4 En el caso de las acciones exteriores de la UE, si, en aplicación de la cláusula 9.6, los bienes de equipo, los vehículos o el resto de los suministros importantes adquiridos utilizando fondos de la UE no han sido transferidos a las autoridades locales, los subdelegados locales, a los cobeneficiarios locales, a los beneficiarios de subvenciones locales o a los beneficiarios finales locales en el momento de la presentación del informe final, los requisitos de visibilidad relativos a estos bienes de equipo, vehículos o suministros importantes (en particular, el relativo al logotipo de la UE) deberán seguir aplicándose entre la fecha de presentación del informe final y la fecha de finalización de la acción, si esta última fuere posterior. En caso de que la organización conserve la propiedad de conformidad con lo dispuesto en la cláusula 9.7, los requisitos de visibilidad continuarán aplicándose mientras los bienes de equipo, vehículos o el resto de suministros importantes sean utilizados por la organización.

8.5 La publicidad relativa a la contribución de la UE se expresará en euros (€ o EUR). En el caso de las organizaciones internacionales, las publicaciones e informes de la organización elaborados de conformidad con sus reglamentos y normas estarán exentos de la presente disposición.

8.6 A menos que se dispusiera lo contrario en las Condiciones Particulares, en caso de que la divulgación amenazara la seguridad de la organización o perjudicara sus intereses, la Comisión Europea publicará, en cualquier forma y por cualquier medio, incluidos sus sitios internet, el nombre y la dirección de la organización, así como el objetivo y el importe de la contribución de la UE.

8.7 La organización deberá asegurarse de que los informes, publicaciones, comunicados de prensa y actualizaciones relacionados con la acción se remiten a las direcciones incluidas en las Condiciones Particulares, a medida que se vayan produciendo o publicando.

8.8 Las Partes consultarán inmediatamente y se esforzarán por solucionar cualquier deficiencia detectada en la aplicación de los requisitos en materia de visibilidad que figuran en la presente cláusula. Esto se entiende sin perjuicio de las medidas que el Órgano de Contratación pueda tomar en caso de incumplimiento sustancial de una obligación.

Cláusula 9: Propiedad, derecho de uso de los resultados y transferencia de los equipos

Propiedad

9.1 En la medida en que lo permita la normativa legal, la propiedad, el título y los derechos de propiedad industrial e intelectual de los resultados de la acción, incluidos los informes y otros documentos relacionados con ella, corresponderán a la organización, en su caso conjuntamente con terceros, o según lo acordado por el Órgano de Contratación.

Derecho de uso

9.2 No obstante lo dispuesto en el apartado 1 y sin perjuicio de la cláusula 6, la organización otorgará al Órgano de Contratación (y a la Comisión Europea en su caso), y velará por que los terceros interesados

2 Manual de Comunicación y Visibilidad para las acciones exteriores de la UE xxxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxxxxx/xxxxxxx/xxxxxxxxxxxxx-xxx-xxxxxxxxxx-xxxxxx-xx-xxxxxxxx-xxxxxxx_xx

(subdelegado, beneficiario de la subvención o contratista) igualmente le concedan el derecho a utilizar gratuitamente todos los resultados a que se hace referencia en la cláusula 9.1 sujetos a derechos de propiedad industrial e intelectual.

9.3 Si los resultados mencionados en la cláusula 9.2 incluyeran derechos preexistentes y la organización no pudiera garantizar al Órgano de Contratación (y a la Comisión Europea, cuando esta no sea el Órgano de Contratación) el derecho a utilizar tales resultados, la organización informará de ello por escrito al Órgano de Contratación (y a la Comisión Europea, cuando esta no sea el Órgano de Contratación).

Cesiones (únicamente las acciones exteriores de la UE)

9.4 En el ámbito de las acciones exteriores de la UE, los bienes de equipo, vehículos y restantes suministros importantes adquiridos con la contribución de la UE en el marco de la acción se cederán a las autoridades locales, los subdelegados locales, los cobeneficiarios locales, los beneficiarios de subvenciones o los beneficiarios finales locales a más tardar en el momento de presentar el informe final.

9.5 La prueba documental de dichas cesiones no se deberá presentar con el informe final, sino que se conservará para su verificación durante el periodo y junto con los documentos contemplados en la cláusula 16.3.

9.6 No obstante lo dispuesto en la cláusula 9.4, los bienes de equipo, vehículos y restantes suministros importantes adquiridos con la contribución de la UE en el marco de acciones que prosigan tras la finalización del período de ejecución podrán ser cedidos al final de la acción. La organización utilizará los bienes de equipo, vehículos y restantes suministros importantes en favor de los beneficiarios finales. La organización informará al Órgano de Contratación sobre el uso final de los bienes de equipo, vehículos y restantes suministros importantes en el informe final.

9.7 En caso de que no haya entidades locales, subdelegados, cobeneficiarios, beneficiarios de subvenciones o beneficiarios finales locales a los que puedan cederse los bienes de equipo, vehículos y restantes suministros importantes, la organización podrá cederlos a otra acción financiada por la UE o, excepcionalmente, conservar la propiedad de los bienes de equipo, vehículos y restantes suministros importantes al final de la acción. En tales casos, deberá presentar una petición escrita justificada con un inventario en que se enumeren los bienes en cuestión, junto con una propuesta relativa a su utilización, a su debido tiempo y a más tardar en el momento de la presentación del informe final. En ningún caso podrá el uso final poner en peligro la sostenibilidad de la acción.

Cláusula 10: Evaluación y seguimiento de la acción

10.1 La organización invitará a representantes del Órgano de Contratación y de la Comisión Europea a participar, corriendo con sus propios gastos, en las principales misiones de control y evaluación relativas a la ejecución de la acción. La organización informará de los resultados de estas misiones a la Comisión Europea.

10.2 La cláusula 10.1 se entenderá sin perjuicio de cualquier misión de seguimiento y evaluación que la Comisión Europea, en calidad de donante, o el Órgano de Contratación, corriendo con sus propios gastos, deseen llevar a cabo. Las misiones de seguimiento y evaluación de los representantes de la Comisión Europea o del Órgano de Contratación se programarán, planificarán y completarán en régimen de colaboración entre el personal de la organización y dichos representantes, teniendo en cuenta el compromiso de las Partes con respecto al funcionamiento eficaz y eficiente del acuerdo. La Comisión Europea (o el Órgano de Contratación) y la organización acordarán de antemano las cuestiones relativas al procedimiento. La Comisión Europea (o el Órgano de Contratación) pondrá a disposición de la organización el proyecto de informe de la misión de seguimiento o evaluación para recabar sus eventuales observaciones antes de la versión final. Una vez finalizado, la Comisión Europea (o el Órgano de Contratación) enviará el informe final a la organización.

Cláusula 11: Modificación del acuerdo

11.1 Cualquier modificación del presente acuerdo, incluidos sus anexos, se consignará por escrito en una cláusula adicional firmada por ambas Partes. El presente acuerdo solo podrá modificarse durante el período de ejecución tal como se establece en la cláusula 2 de las Condiciones Particulares.

11.2 La Parte requirente presentará por escrito a la otra Parte cualquier solicitud de modificación del presente acuerdo, incluidos sus anexos.

11.3 La Parte requirente podrá solicitar la modificación con una antelación de 30 días con respecto a la fecha prevista para su entrada en vigor, y, a más tardar, con una antelación de 30 días con respecto a la fecha de expiración del período de ejecución, a menos que existan circunstancias especiales debidamente justificadas por la Parte requirente y aceptadas por la otra Parte. La otra Parte notificará su decisión sobre la propuesta de modificación a su debido tiempo y en ningún caso más de 30 días después de la fecha en que se haya recibido la solicitud de modificación.

11.4 No obstante lo dispuesto en las cláusulas 11.1, 11.2 y 11.3, cuando una modificación del anexo I y/o del anexo III no afecte al objetivo básico de la acción y el impacto financiero se limite a una transferencia dentro de una misma línea presupuestaria, incluida la anulación o la introducción de una partida, o a una transferencia entre líneas presupuestarias que implique una variación (en su caso, en términos acumulativos) del 25 % o menos del importe contabilizado originariamente (o modificado mediante una cláusula adicional escrita) con relación a cada línea, la organización podrá modificar unilateralmente el anexo I y/o el anexo III, e informará de ello al Órgano de Contratación por escrito, a más tardar en el informe siguiente. Los indicadores descritos en el anexo I podrán ser modificados por la organización de acuerdo con la Comisión Europea, sin necesidad de una cláusula adicional formal al acuerdo, cuando el cambio no afecte al objeto básico de la acción.

11.5 El método descrito en la cláusula 11.4 no podrá utilizarse para modificar la reserva para imprevistos, ni el porcentaje de costes indirectos o las cantidades o porcentajes de opciones de costes simplificadas establecidos en el acuerdo de subvención EP. En el marco de un acuerdo de subvención EP, tales cláusulas no podrán tener por objeto o efecto, ni introducir en los convenios, modificaciones que pudieren cuestionar la decisión de concesión de la subvención ni violar la igualdad de trato entre los solicitantes.

11.6 Los cambios de dirección y de cuenta bancaria se notificarán por escrito al Órgano de Contratación. En su caso, los cambios de cuenta bancaria deberán especificarse en la solicitud de pago, utilizando el formulario de identificación financiera de la Comisión que figura en el anexo IV.

Cláusula 12: Suspensión

Suspensión del plazo de pago

12.1 El Órgano de Contratación podrá suspender el plazo de pago de una solicitud de pago único mediante notificación a la organización de que:

a) no se adeuda el importe; o

b) no se han facilitado los justificantes oportunos y, por lo tanto, el Órgano de Contratación necesita pedir aclaraciones, modificaciones o información adicional a los informes descriptivo o financiero. Este tipo de aclaraciones o información adicional podrán ser solicitadas en particular por el Órgano de Contratación si tuviera dudas sobre el cumplimiento por parte de la organización de las obligaciones que le incumben en la ejecución de la acción; o

c) si hubiera llegado a conocimiento del Órgano de Contratación información fundada que pusiera en duda la elegibilidad de los costes declarados o la aceptabilidad de los gastos comunicados; o

d) si, en el marco de un acuerdo de delegación, hubiera llegado a conocimiento del Órgano de Contratación información fundada sobre la existencia de deficiencias importantes en el funcionamiento del sistema de control interno de la organización o de los subdelegados, o en el sentido de que los gastos declarados por la organización están relacionados con irregularidades graves que no se hubieran corregido. En este caso, el Órgano de Contratación podrá suspender la fecha límite del pago si fuera necesario para evitar un perjuicio importante a los intereses financieros de la UE.

12.2 En las situaciones contempladas en la cláusula 12.1, el Órgano de Contratación notificará a la organización lo antes posible y, en cualquier caso en el plazo de 30 días a partir de la fecha de recepción de la solicitud de pago, las razones de la suspensión, especificando, en su caso, la información adicional requerida. La suspensión surtirá efecto en la fecha en que el Órgano de Contratación envíe la notificación exponiendo los motivos de la suspensión. El plazo del pago volverá a correr a partir de la fecha en se hayan recibido la información solicitada o los documentos revisados, o se hayan llevado a cabo los ulteriores controles necesarios. Si la información o los documentos solicitados no se proporcionaran en el plazo fijado o estuvieran incompletos, se podrá proceder al pago sobre la base de los datos parciales disponibles.

Suspensión de los pagos y del acuerdo por el Órgano de Contratación

12.3 El Órgano de Contratación podrá interrumpir total o parcialmente los pagos en caso de que:

a) el Órgano de Contratación, sobre la base de la información recibida, albergue serias dudas sobre si se han producido errores sustanciales, irregularidades, fraude o incumplimiento de obligaciones importantes imputables a la organización o a los subdelegados en el procedimiento de selección, en la evaluación por pilares o en la ejecución de la acción, y necesite comprobarlo;

b) el Órgano de Contratación tenga pruebas de que se han producido errores sustanciales, irregularidades, fraude o incumplimiento de obligaciones importantes imputables a la organización o a los subdelegados en el procedimiento de selección, en la evaluación por pilares o en la ejecución de la acción;

c) en el contexto de un acuerdo de delegación, el Órgano de Contratación tenga pruebas de que se han producido errores sistémicos que ponen en tela de juicio la fiabilidad del sistema de control interno de la organización o de los subdelegados, o la legalidad y regularidad de las operaciones subyacentes;

d) el Órgano de Contratación tenga pruebas de que la organización o los subdelegados han cometido errores sistémicos o recurrentes, irregularidades o fraudes, o han incumplido las obligaciones que les incumben en virtud de otros acuerdos financiados con fondos de la UE, siempre que dichos errores, irregularidades, fraudes o incumplimientos de obligaciones tengan una incidencia importante en el presente acuerdo.

12.4 En los casos mencionados en la cláusula 12.3, el Órgano de Contratación informará sin demora a la organización de la suspensión de pagos y de las razones de la misma. La organización deberá presentar sus observaciones en el plazo de 30 días. Si no se presentara ninguna observación, o si el Órgano de Contratación, tras examinar las observaciones recibidas, decidiera aplicar la suspensión de los pagos, lo notificará formalmente precisando los motivos y las condiciones para la reanudación de los pagos. La suspensión tendrá efecto a partir de la fecha en que el Órgano de Contratación envíe la notificación y hasta que se cumplan las condiciones para reanudar los pagos. Durante el periodo de suspensión de los pagos, la organización no podrá presentar ninguna solicitud de pago. La suspensión de los pagos no afectará a la elegibilidad de los costes; sin embargo, la organización, en consulta con el Órgano de Contratación, podrá decidir suspender la ejecución de la totalidad o de parte de la acción en casos debidamente justificados de insuficiencia de liquidez.

12.5 En las situaciones contempladas en la cláusula 13.1, el Órgano de Contratación podrá suspender los pagos con carácter cautelar, informando de ello a la organización inmediatamente por escrito. Se aplicará el procedimiento que se describe en la cláusula 13.2.

12.6 El Órgano de Contratación podrá suspender total o parcialmente la aplicación del presente acuerdo en las situaciones contempladas en la cláusula 12.3, letras b), c) y d). Antes de proceder a la suspensión, el Órgano de Contratación notificará formalmente a la organización su intención de suspender los pagos, invitándola a formular sus observaciones en el plazo de 10 días a partir de la recepción de la notificación. En caso de que la organización no presente observaciones o si, después de examinar las observaciones presentadas por la organización, el Órgano de Contratación decide aplicar la suspensión, este último podrá suspender total o parcialmente la aplicación del presente acuerdo, anunciándolo con 7 días de antelación. En caso de suspensión de la aplicación del acuerdo, a petición de la organización, las Partes entablarán conversaciones a fin de alcanzar los compromisos necesarios para la continuación de la ejecución de la parte que no esté suspendida. Únicamente los gastos o los costes incurridos por la organización durante la suspensión y relacionados con la parte suspendida del acuerdo no serán reembolsados o cubiertos por el Órgano de Contratación. Tras la suspensión de la aplicación del presente acuerdo, el Órgano de Contratación podrá resolver el acuerdo de conformidad con lo dispuesto en la cláusula 13.2, recuperar los importes abonados indebidamente y, de acuerdo con la organización, reanudar la aplicación del acuerdo. En este último caso, las Partes modificarán el acuerdo como sea necesario.

12.7 El Órgano de Contratación podrá notificar a la organización las suspensión de la aplicación del acuerdo si circunstancias excepcionales así lo exigen, y en particular:

a) cuando se haya adoptado una Decisión pertinente de la UE en que se constate una violación de los derechos humanos3;

b) en casos tales como los de una crisis que entrañe un cambio de la política de la UE.

3 Por ejemplo, i) una Decisión de conformidad con el artículo 215 del Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea o con el artículo 96 del acuerdo de Asociación ACP-CE firmado en Cotonú el 23 xx xxxxx de 2000, en su versión revisada de 25 xx xxxxx de 2005 y 23 xx xxxxx de 2010; o ii) una Decisión de la Comisión por la que se suspenda la cooperación como medida cautelar.

12.8 En las situaciones contempladas en la cláusula 12.7, tras la notificación escrita por parte del Órgano de Contratación y previa consulta, las Partes reanudarán la aplicación del acuerdo cuando las condiciones lo permitan. Durante el período de suspensión, la organización tendrá derecho al reembolso de los costes mínimos, incluidos nuevos compromisos jurídicos, necesarios para una posible reanudación de la aplicación del acuerdo. Las Partes se pondrán de acuerdo sobre estos costes, incluido el reembolso de los compromisos jurídicos contraídos para la ejecución del acuerdo antes de que se recibiera la notificación de la suspensión que la organización no pueda razonablemente suspender, reasignar o cancelar por razones jurídicas. Esto se entenderá sin perjuicio de las modificaciones del acuerdo que puedan resultar necesarias para adaptar la acción a las nuevas condiciones de ejecución, incluyendo, si es posible, la extensión del período de ejecución y, para los acuerdos de delegación, la fecha de contratación, o para la resolución del acuerdo de conformidad con lo dispuesto en la cláusula 13.3.

Suspensión de la acción por la organización por causa de fuerza mayor

12.9 La organización podrá decidir suspender la ejecución de la acción, total o parcialmente, si circunstancias imprevistas y excepcionales ajenas a la voluntad de la organización hacen imposible dicha ejecución o la dificultan extraordinariamente, como en caso de fuerza mayor. La organización informará de ello inmediatamente al Órgano de Contratación, facilitándole todas las precisiones necesarias, incluidas las medidas adoptadas para reducir al mínimo cualquier posible daño, el efecto previsible y la fecha prevista para reanudar la ejecución.

12.10 Ninguna de las Partes se considerará incursa en incumplimiento de sus obligaciones en virtud del acuerdo cuando no le haya sido posible respetarlas por causa de fuerza mayor o por las circunstancias excepcionales a que se hace referencia en la cláusula 12.9, siempre que adopte las medidas necesarias para reducir al mínimo los posibles daños.

12.11 Las Partes deberán reducir al mínimo la duración de la suspensión y la organización deberá reanudar la ejecución en cuanto las condiciones se lo permitan, en consulta con el Órgano de Contratación. Durante el período de suspensión, la organización tendrá derecho al reembolso de los costes mínimos, incluidos nuevos compromisos jurídicos, necesarios para una posible reanudación de la aplicación de la acción. Las Partes se pondrán de acuerdo sobre estos costes, incluido el reembolso de los compromisos jurídicos contraídos para la ejecución de la acción antes de que el Órgano de Contratación recibiera la notificación de la suspensión que la organización no pueda razonablemente suspender, reasignar o cancelar por razones jurídicas. El período de ejecución se prorrogará automáticamente por un tiempo equivalente a la duración de la suspensión. En caso de suspensión por causa de fuerza mayor o si la acción es una acción con múltiples donantes, la fecha límite de contratación en virtud de acuerdos de delegación se prorrogará automáticamente por un período de tiempo equivalente a la duración de la suspensión.

12.12 El párrafo anterior se entenderá sin perjuicio de las modificaciones del acuerdo que puedan ser necesarias para adaptar la acción a las nuevas condiciones de ejecución, o de la resolución del acuerdo de conformidad con lo dispuesto en la cláusula 13.3.

Cláusula 13: Resolución y fecha de finalización del acuerdo

13.1 Sin perjuicio de lo establecido en cualquier otra disposición de las presentes Condiciones Generales o, cuando proceda, de las sanciones previstas en el Reglamento Financiero de la UE, y teniendo debidamente en cuenta el principio de proporcionalidad, el Órgano de Contratación podrá resolver el acuerdo en caso de que la organización o los subdelegados:

a) incumplan alguna de las obligaciones sustanciales que les incumben en virtud de lo dispuesto en el acuerdo;

b) hayan incurrido en falsas declaraciones o hayan presentado declaraciones falsas o incompletas para obtener la contribución de la UE, o hayan facilitado informes que no se ajusten a la realidad para obtener o mantener la contribución de la UE sin causa expresa;

c) se hallen incursos en un procedimiento de quiebra o liquidación, o sean objeto de cualquier otro procedimiento similar;

d) hayan incurrido en una falta profesional grave constatada por cualquier medio justificado;

e) hayan incurrido en fraude, corrupción o cualquier otra actividad ilegal que afecte a los intereses financieros de la UE, sobre la base de una prueba en poder del Órgano de Contratación;

f) no cumplan las obligaciones en materia de presentación de informes descritas en la cláusula 3.16;

g) hayan incurrido en alguno de los incumplimientos descritos en la cláusula 12.3 sobre la base de una prueba en poder del Órgano de Contratación.

13.2 Antes de resolver el acuerdo de conformidad con la cláusula 13.1, el Órgano de Contratación notificará formalmente a la organización su intención de resolverlo, invitándola a formular sus observaciones (incluidas las propuestas de medidas correctivas) en el plazo de 30 días a partir de la recepción de la notificación. En caso de que la organización no presentara observaciones o si, después de examinar las observaciones presentadas por la organización, el Órgano de Contratación decidiera aplicar la suspensión, este último podrá suspender total o parcialmente la aplicación del presente acuerdo, anunciándolo con 7 días de antelación. Durante dicho período, la organización podrá remitir el asunto al Director responsable de la Comisión Europea. En tal caso, si el Director confirmara la resolución, esta tendrá efecto a partir del momento en que lo comunique. De ser así, el Órgano de Contratación podrá exigir el reembolso total de los importes que se hayan pagado de más con relación al importe final establecido de conformidad con las cláusulas 20 o 27, tras haber dado a la organización la oportunidad de presentar sus observaciones. Ninguna de las Partes tendrá derecho a reclamar una indemnización de la otra Parte por la resolución de este acuerdo.

13.3 Si, en cualquier momento, cualquiera de las Partes considera que el acuerdo no puede seguir ejecutándose de forma eficaz y apropiada, consultará a la otra Parte. Si no se llega a un acuerdo sobre la solución apropiada, cualquiera de las Partes podrá resolver el acuerdo con un preaviso escrito de 60 días. En este caso, el importe final cubrirá, en particular:

i) el pago correspondiente a la parte de la acción llevada a cabo hasta la fecha de la resolución;

ii) en las situaciones mencionadas en las cláusulas 12.7, 12.9 y 30.4, para los gastos residuales inevitables durante el plazo de preaviso; y

iii) en las situaciones mencionadas en las cláusulas 12.7 y 12.9, en el marco de un acuerdo de delegación, el reembolso de los compromisos jurídicos contraídos para la ejecución de la acción antes de que el preaviso escrito de resolución se transmitiera a la otra Parte, y que la organización no pueda razonablemente anular por razones jurídicas.

El Órgano de Contratación recuperará el remanente de conformidad con la cláusula 15.

13.4 En caso de resolución, un informe final y una solicitud de pago del saldo deberán presentarse con arreglo a las cláusulas 3.7, 3.8 y 19 o 26. El Órgano de Contratación no reembolsará ni cubrirá los gastos o costes que no estén incluidos o justificados en un informe aprobado por el.

Fecha de finalización

13.5 El acuerdo finalizará en su «fecha de finalización», que será el momento del pago del saldo por el Órgano de Contratación de conformidad con la cláusula 19 o 26, o cuando la organización reembolse los importes que se le hayan pagado de más con relación al importe definitivo exigible con arreglo a la cláusula 20 o 27. En caso de que alguna de las Partes invoque un procedimiento de resolución de controversias de conformidad con la cláusula 14, la «fecha de finalización» se aplazará hasta la finalización de dicho procedimiento.

Cláusula 14: Legislación aplicable y resolución de controversias

14.1 Las Partes harán todo lo posible por resolver amistosamente cualquier controversia o reclamación relativa a la interpretación, ejecución o cumplimiento del presente acuerdo, incluidas su existencia, validez o resolución.

14.2 Si la organización no fuera una organización internacional y la Comisión Europea fuera el Órgano de Contratación, el presente acuerdo se regirá por la legislación de la Unión, completada, en su caso, por las disposiciones pertinentes de la legislación belga. En el marco de un acuerdo de delegación, a falta de una solución amistosa y salvo que las Partes acuerden lo contrario, cualquiera de las Partes podrá someter el asunto al Tribunal General de la Unión Europea y, en caso de recurso, al Tribunal de Justicia de la UE. En el marco de un acuerdo de subvención EP, a falta de solución amistosa y salvo que las Partes acuerden lo contrario, cualquiera de las Partes podrá someter el asunto a los órganos jurisdiccionales de Bruselas.

14.3 Si la organización no fuera una organización internacional y la Comisión Europea no fuera el Órgano de Contratación, el acuerdo se regirá por el Derecho nacional del país del Órgano de Contratación y los órganos jurisdiccionales del país del Órgano de Contratación tendrán competencia exclusiva, a menos que las Partes acuerden otra cosa. El litigio podrá, por acuerdo de las Partes, estar sometido al

procedimiento de conciliación de la Comisión Europea. Si no se llegara a ninguna solución en un plazo de ciento veinte días a partir del inicio del procedimiento de conciliación, cada Parte podrá notificar a la otra Parte que considera que el procedimiento ha fracasado y podrá someter el litigio a los órganos jurisdiccionales del país del Órgano de Contratación.

14.4 Si la organización fuera una organización internacional:

a) Ninguna disposición del presente acuerdo podrá interpretarse como una renuncia a los privilegios e inmunidades otorgados a cualquiera de las Partes por sus estatutos, acuerdos en materia de privilegios e inmunidades o el Derecho internacional.

b) A falta de una solución amistosa con arreglo a lo dispuesto en la cláusula 14.1, cualquier controversia, litigio o crédito derivados o relativos a la interpretación, ejecución o cumplimiento del presente acuerdo, incluidas su existencia, validez o resolución, se resolverán mediante arbitraje vinculante y final de conformidad con el Reglamento facultativo de arbitraje del Tribunal Permanente de Arbitraje para las organizaciones internacionales y Estados en vigor en la fecha del presente acuerdo. La autoridad facultada para proceder a los nombramientos será el Secretario General del Tribunal Permanente de Arbitraje. El laudo arbitral será vinculante para todas las Partes y contra él no cabrá recurso alguno.

Cláusula 15: Recuperación

15.1 Cuando deba recuperarse un importe en el marco del acuerdo, la organización reembolsará al Órgano de Contratación la cantidad adeudada.

15.2 Antes de proceder a la recuperación, el Órgano de Contratación notificará formalmente a la organización su intención de recuperar el importe indebidamente pagado de que se trate, especificando la cantidad y los motivos de la recuperación, e invitando a la organización a formular sus eventuales observaciones dentro de los 30 días naturales siguientes a la fecha de recepción de la notificación. Si, después de examinar las observaciones presentadas por la organización, o en caso de que la organización no hubiera presentado ninguna observación, el Órgano de Contratación decidiera aplicar el procedimiento de recuperación, podrá confirmar la recuperación notificándoselo a la organización. En caso de que exista una discrepancia entre la organización y el Órgano de Contratación sobre el importe que debe recuperarse, la organización podrá someter la cuestión al director responsable de la Comisión Europea en un plazo de 30 días. Después de la fecha límite o de la decisión del Director, según el caso, el Órgano de Contratación podrá emitir una «nota de adeudo» que especifique los términos y la fecha de pago.

15.3 En caso de que la organización no efectúe el pago dentro del plazo especificado en la nota de adeudo, el Órgano de Contratación recuperará el importe adeudado:

a) deduciéndolo de cualquier importe adeudado por la UE a la organización;

b) emprendiendo acciones legales de acuerdo con la cláusula 14.

c) en circunstancias excepcionales, justificadas por la necesidad de proteger los intereses financieros de la UE, el Órgano de Contratación podrá, si tuviera razones fundadas para creer que podría perder los importes adeudados, recuperarlos por compensación antes del plazo indicado en la nota de adeudo sin el acuerdo previo de la organización.

15.4 En caso de que la organización no efectúe el reembolso en el plazo fijado, el importe adeudado se incrementará con los intereses de demora, calculados al tipo indicado en la cláusula 19.5, letra a). Dichos intereses cubrirán el período comprendido entre el día siguiente a la expiración del plazo de pago y la fecha en que el Órgano de Contratación recibe el pago íntegro del importe pendiente. Todos los pagos parciales cubrirán primero los intereses.

15.5 Los gastos bancarios derivados del reembolso de las sumas adeudadas al Órgano de Contratación correrán exclusivamente a cargo de la organización.

15.6 Si la Comisión Europea no fuera el Órgano de Contratación, podrá, en caso necesario, proceder a la recuperación.

15.7 Si el Órgano de Contratación fuera la Comisión Europea, podrá renunciar a la recuperación, de conformidad con el principio de buena gestión financiera y de proporcionalidad, o anulará el importe en caso de error.

Cláusula 16: Contabilidad y archivo

Contabilidad

16.1 La organización llevará un registro y una contabilidad precisos y sistemáticos de la ejecución de la acción. Se aplicarán los reglamentos y normas contables de la organización, siempre y cuando se ajusten a las normas internacionalmente aceptadas. Las transacciones financieras y los estados financieros estarán sujetos a los procedimientos de auditoría externa e interna establecidos en los reglamentos y normas de la organización.

16.2 En el marco de un acuerdo de delegación, si se adeudaran intereses por la prefinanciación, los métodos contables de la organización deberán permitir identificar los pagos de fondos de la UE y los intereses u otros beneficios generados por dichos fondos.

Archivo

16.3 Durante un período de cinco años a partir de la fecha de finalización fijada en la cláusula 13.5, o hasta la fecha de prescripción de cualquier reclamación con arreglo a lo dispuesto en la legislación aplicable al acuerdo o en los contratos públicos o convenios de subvención celebrados en el marco del acuerdo si estos últimos tuvieran una duración superior, la organización deberá conservar y poner a disposición, de conformidad con la cláusula 17, toda la información financiera pertinente en su forma original (eventualmente, en formato electrónico4) o, en casos excepcionales debidamente justificados, las copias certificadas de los documentos originales relacionados con el acuerdo y relativos a los contratos públicos, convenios de subvención y de ayuda financiera celebrados en el marco del presente acuerdo.

Cláusula 17: Acceso y controles financieros

17.1 La organización permitirá que la Comisión Europea y el Tribunal de Cuentas Europeo, o cualquier otro representante autorizado, lleve a cabo controles documentales, así como controles in situ sobre la utilización que se haya hecho de la contribución de la UE (incluidos los procedimientos para la adjudicación de contratos públicos y subvenciones) sobre la base de los documentos justificativos contables o de cualquier otro documento relativo a la financiación de la acción.

17.2 La organización acepta que la OLAF podrá llevar a cabo investigaciones, incluidos controles sobre el terreno, de conformidad con las disposiciones establecidas por el Derecho de la Unión para la protección de los intereses financieros de la Unión Europea contra el fraude, la corrupción y cualquier otra forma de actividad ilegal y, en su caso, los acuerdos de cooperación administrativa celebrados entre la OLAF y los organismos de lucha contra el fraude de la organización.

17.3 A tal fin, la organización se compromete a proporcionar a los funcionarios de la Comisión Europea, la OLAF y el Tribunal de Cuentas Europeo, y a sus agentes autorizados, a petición de estos, información y acceso a todos los documentos y datos informatizados relativos a la gestión técnica y financiera de las operaciones financiadas al amparo del acuerdo, así como a concederles acceso a los lugares e instalaciones en que se lleven a cabo tales operaciones. La organización deberá adoptar todas las medidas necesarias para facilitar estos controles, de conformidad con sus reglamentos y normas. Los documentos y datos informatizados podrán incluir la información que la organización considere confidencial de conformidad con sus propios reglamentos y normas o sobre la base de acuerdos contractuales. Dicha información, una vez facilitada a la Comisión Europea, la OLAF, el Tribunal de Cuentas Europeo o a cualquier otro representante autorizado, se tratará de acuerdo con las normas y legislación de la UE en materia de confidencialidad y con lo dispuesto en la cláusula 6. Los documentos deberán mantenerse accesibles y estar clasificados de tal modo que sea posible someterlos a control, y la organización deberá informar a la Comisión Europea, a la OLAF o al Tribunal de Cuentas Europeo del lugar exacto en que se hallan. Cuando proceda, las Partes podrán decidir enviar copias de dichos documentos para un examen documental.

17.4 Por lo que se refiere a la Comisión Europea o a sus agentes autorizados, si la organización fuera una organización internacional, las verificaciones abarcarán los controles sobre el terreno y los controles administrativos y seguirán todas las disposiciones sobre verificación acordadas con la Comisión Europea. Si la organización no fuera una organización internacional, podrá llevarse a cabo una investigación o auditoría.

4 Los documentos electrónicos podrán aceptarse si la documentación fue recibida o creada (por ejemplo, una orden de pedido o confirmación) en primer lugar por la organización en formato electrónico o la organización utiliza un sistema de archivo electrónico que se ajusta a normas fiables.

17.5 La Comisión informará oportunamente a la organización sobre el envío in situ previsto de los agentes designados por la Comisión Europea para que puedan acordarse de antemano las cuestiones procedimentales adecuadas.

Parte II: Disposiciones adicionales aplicables solamente a los acuerdos de delegación

Cláusula 18: Xxxxxx aceptables en el marco de los acuerdos de delegación

18.1 El Órgano de Contratación aceptará los gastos que cumplan todos los criterios siguientes:

a) Sean necesarios para la ejecución de la acción, directamente imputables a la misma y derivados directamente de su ejecución.

A tal fin, formen parte de alguna de las siguientes categorías, tal y como figuran en el anexo I:

(i) Costes de la financiación concedida por la organización en forma de:

1. Contratos públicos que se adjudiquen en beneficio del país socio o de la población beneficiaria de la acción, de conformidad con lo dispuesto en el anexo I, en particular:

- contratos de obras, equipos (nuevos o de ocasión) y activos, siempre que la titularidad se transfiera al final de la acción de acuerdo con lo exigido en la cláusula 9;

- contratos de bienes fungibles y de suministros, siempre que, en el caso de una acción exterior de la UE, la titularidad de los restantes suministros importantes se transfiera al final de la acción de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 9;

- contratos de servicios.

Los costes aceptables de los contratos públicos podrán incluir derechos, impuestos y gravámenes, incluido el impuesto sobre el valor añadido, si no son recuperables por la organización, y salvo que se disponga otra cosa en las Condiciones Particulares.

2. Subvenciones pagadas a los beneficiarios de subvenciones de conformidad con el anexo I.

(ii) Si la acción incluye otras tareas distintas de las de ejecución presupuestaria claramente indicadas en el anexo I, que sean ejecutadas directamente por la organización:

x. Xxxxxx de los contratos públicos y de los convenios de subvención a que se hace referencia en el inciso i), y necesarios para la ejecución de tareas distintas de las tareas de ejecución presupuestaria.

ii. Costes del personal que trabaje en el marco de un contrato de trabajo (o acto jurídico equivalente) directamente asignado a las tareas distintas de las tareas de ejecución presupuestaria, de acuerdo con lo establecido en el anexo I. Estos incluirán los salarios brutos, y, en particular, las cotizaciones a la seguridad social y otros costes que forman parte de la remuneración, siempre que se correspondan con las prácticas habituales en materia de remuneración de la organización y, con exclusión de cualquier otro coste, como costes indirectos, provisiones o reservas e incentivos. Los costes de las personas físicas destacadas por un tercero a la organización pagadas por la organización o en el marco de un contrato que no sea un contrato de trabajo con la organización podrán asimilarse a dichos costes de personal, siempre que se cumplan las siguientes condiciones:

1. que la persona física trabaje siguiendo las instrucciones de la organización y, a menos que se acuerde otra cosa con esta, en los locales de la organización;

2. que el resultado del trabajo pertenezca a la organización; y

3. que los costes no sean significativamente diferentes de los costes del personal que realiza tareas similares en virtud de un contrato de trabajo con la organización.

La organización conservará pruebas del tiempo trabajado por el personal en tareas distintas de las tareas de ejecución presupuestaria, ya sea a través de un sistema de registro horario, un método fiable de reparto o un contrato de trabajo que establezca la asignación exacta a las diferentes tareas.

iii. Gastos de viaje y dietas del personal y otras personas directamente asignadas a tareas distintas de las tareas de ejecución presupuestaria, según lo dispuesto en el anexo I, siempre que correspondan a las prácticas habituales de la organización en materia de gastos de viaje.

b) Se trate de gastos en los que la organización haya incurrido realmente, es decir, que representen gastos reales, en los que la organización haya incurrido auténtica y definitivamente. Los importes que deberá recuperar la organización de conformidad con lo dispuesto en la cláusula 2.4 no se considerarán gastos en los que se ha incurrido efectivamente.

c) Xxxx razonables y justificados, y cumplan con el principio de buena gestión financiera de conformidad con los reglamentos y normas de la organización.

d) Se trate de gastos contraídos durante la fase de ejecución:

i) Xxxxx aceptables las subvenciones a los beneficiarios de subvenciones cuando las actividades financiadas se ejecuten durante el período de ejecución.

ii) Xxxxx aceptables los gastos de servicios, obras y suministros cuando dichos servicios, obras y suministros se entreguen durante el período de ejecución;

e) Xxxx identificables y verificables, con arreglo a lo dispuesto en la cláusula 16, y en particular:

i) Estén consignados en los registros contables de la organización y estén determinados de acuerdo con las prácticas contables habituales de la organización.

ii) Vayan acompañados de justificantes efectivos (originales, eventualmente en formato electrónico).

f) Figuren en una de las categorías de gastos del presupuesto estimativo del anexo III, distinguiendo entre los costes estimados de las tareas de ejecución presupuestaria y los costes estimados de otras tareas, si procede.

g) Cumplan con la legislación social y fiscal aplicable teniendo en cuenta los privilegios e inmunidades de la organización.

18.2 La organización podrá declarar sus costes de personal a que se refiere la cláusula 18.1, letra a), inciso ii), como costes reales o sobre la base de costes unitarios (tarifas horaria, de jornada o de media jornada) determinados por la organización de acuerdo con sus prácticas de contabilidad de costes habituales, si se cumplen las siguientes condiciones:

a) Las prácticas de contabilidad de costes utilizadas se aplican de forma coherente, sobre la base de criterios objetivos y con independencia de la fuente de financiación.

b) El coste unitario se calcula utilizando los costes de personal reales, tal como se definen en la cláusula 18.1, letra a), inciso ii), y, según lo consignado en la contabilidad de la organización, excluyendo cualquier coste no elegible, como las provisiones o reservas, o incluido en otras categorías de costes, como la de costes indirectos. La organización podrá ajustar los costes de personal reales sobre la base de elementos presupuestados o estimados. Estos elementos deberán ser razonables y pertinentes para el cálculo de los costes de personal, y corresponder a información objetiva y verificable; y

c) El coste unitario (tarifa horaria, de jornada o de media jornada) se calcula utilizando el número de unidades productivas anuales (horas, jornadas o medias jornadas productivas respectivamente).

Para calcular el número de unidades productivas anuales, la organización podrá optar por uno de los modelos siguientes:

i) 1720 horas, 215 jornadas o 430 medias jornadas para las personas que trabajen a tiempo completo (o la proporción correspondiente para las personas que no trabajen a tiempo completo).

ii) El número total de horas, jornadas o medias jornadas trabajadas por la persona de la organización al año, definidas como las horas, jornadas o medias jornadas anuales laborables de la persona (según el contrato de trabajo, convenio laboral o legislación nacional aplicables), más las horas extraordinarias trabajadas, menos las ausencias (bajas por enfermedad o permiso especial).

iii) El número estándar anual de horas, jornadas o medias jornadas aplicado normalmente por la organización a su personal, de conformidad con sus prácticas de contabilidad de costes habituales. Este número deberá ser al menos del 90 % del número estándar de horas, jornadas o medias jornadas laborables anuales.

A los efectos de los incisos ii) y iii), por horas, jornadas o medias jornadas laborables anuales se entenderá el período durante el cual el personal deberá estar trabajando, a disposición de la organización y ejerciendo su actividad o sus funciones en virtud del contrato de trabajo, el convenio laboral colectivo o la legislación nacional sobre horario laboral aplicables.

d) El número de unidades reales (horas, jornadas o medias jornadas) declarado por la organización es necesario para la ejecución de la acción y es identificable y verificable.

18.3 La organización deberá conservar registros y documentación adecuados que acrediten que las prácticas de contabilidad de costes aplicadas cumplen las condiciones establecidas en la cláusula 18.2.

Cuando la Comisión apruebe las prácticas de contabilidad de costes de la organización, los costes de personal declarados por la organización en aplicación de estas prácticas no deberán ser verificados o impugnados a posteriori, siempre que las prácticas realmente aplicadas sean conformes con las

aprobadas por la Comisión y que la organización no oculte información alguna a efectos de su aprobación.

Remuneración en el marco de los acuerdos de delegación

18.4 La remuneración de la organización y los subdelegados por parte del Órgano de Contratación para la ejecución de la acción constituirá el porcentaje de la cuantía final de los gastos aceptados de la acción a ser reembolsado por el Órgano de Contratación, tal como se especifica en la cláusula 3.2 de las Condiciones Particulares. La remuneración no deberá superar el 7 % de la cuantía final de los gastos aceptados de la acción que ha de ser reembolsado por el Órgano de Contratación.

18.5 Sin perjuicio de lo anterior, cuando se trate de acciones comparables o acciones que cuenten con varios donantes, la cantidad reclamada como remuneración no deberá, en términos de porcentaje, ser mayor que la correspondiente a otras contribuciones similares.

18.6 Las condiciones establecidas en la cláusula 18.1 no se aplicarán a la remuneración de la organización o los subdelegados. Esta remuneración no tendrá que estar respaldada por documentos contables.

Gastos inaceptables

18.7 No serán aceptables, además de los gastos que no cumplan las condiciones establecidas en la cláusula 18.1, los gastos siguientes:

a) la remuneración del capital;

b) las deudas y la carga de la deuda;

c) las provisiones para posibles pérdidas, las deudas o deudas futuras;

d) las comisiones bancarias por las transferencias procedentes del Órgano de Contratación;

e) el impuesto sobre el valor añadido deducible;

f) los costes derivados de la adquisición de terrenos o edificios, salvo en casos justificados y necesarios para la ejecución de la acción, y con arreglo a las condiciones que se establecen en las Condiciones Particulares; para las acciones exteriores de la UE, la transferencia de la propiedad tendrá lugar de conformidad con lo dispuesto en la cláusula 9, a más tardar al finalizar la acción;

g) los gastos incurridos durante la suspensión de la aplicación del presente acuerdo, excepto los gastos mínimos acordados de conformidad con la cláusula 12. 8 y 12.11;

h) las contribuciones en especie. El gasto de personal asignado a la acción y realmente soportado por la organización no constituye una contribución en especie y podrá consignarse como gasto admisible si se cumplen las condiciones establecidas en la cláusula 18.1;

i) cualquier coste generado por la organización para la gestión de los fondos de la UE por encima del porcentaje de la remuneración acordada en el artículo 3.2 de las Condiciones Particulares.

Cláusula 19: Pagos

19.1 Los procedimientos de pago serán los siguientes:

a) El Órgano de Contratación proporcionará un primer tramo de prefinanciación, según lo establecido en la cláusula 4 de las Condiciones Particulares, dentro de los 30 días siguientes a la recepción del presente acuerdo firmado por ambas Partes.

b) Para cada tramo de prefinanciación posterior, la organización deberá presentar una solicitud de pago y un informe de situación de acuerdo con la cláusula 4 de las Condiciones Particulares, siempre que al menos el 70 % del tramo inmediatamente anterior (y el 100 % de los tramos previos, si los hubiere) haya sido objeto de un compromiso jurídico entre la organización o los subdelegados y un tercero, recogido en el informe pertinente.

c) con arreglo a los plazos establecidos en la cláusula 3.8, la organización presentará una solicitud de pago del saldo, junto con el informe final. El importe del saldo se determinará previa aprobación de la solicitud de pago del saldo y del informe final.

d) El Órgano de Contratación abonará los nuevos tramos de prefinanciación y el saldo en un plazo de 90 días a partir de la recepción de una solicitud de pago acompañada de un informe final o de situación, a menos que el pago o el plazo de pago hubiera sido suspendido de conformidad con la cláusula 12.1 a 12.5.

19.2 Las solicitudes de pago deberán ir acompañadas de los informes descriptivos y financieros presentados de conformidad con la cláusula 3. Las solicitudes de pagos de prefinanciación estarán denominadas en euros. Salvo que se disponga otra cosa en las Condiciones Particulares, las solicitudes de pago del saldo se presentarán en la moneda de la contabilidad de la organización encargada de la acción. Con

excepción del primer tramo de prefinanciación, los pagos se realizarán en el momento de la aprobación de la solicitud de pago acompañada de un informe final o de situación. El importe definitivo se fijará de conformidad con la cláusula 20. Si el saldo fuera negativo el pago del saldo adoptará la forma de recuperación.

19.3 La aprobación de las solicitudes de pago y de los informes adjuntos no implicará el reconocimiento de la regularidad, ni de la autenticidad, exhaustividad y exactitud de las declaraciones o la información incluidas en él.

19.4 El Órgano de Contratación efectuará los pagos en euros en la cuenta bancaria mencionada en el formulario de identificación financiera que figura en el anexo IV.

Si la moneda de la solicitud de pago del saldo no fuera el euro, el órgano de contratación deberá convertir en euros el importe del saldo comunicado al tipo diario publicado en el Diario Oficial de la Unión Europea vigente el día en que el Órgano de Contratación haya emitido la orden de pago o, en el caso de que el saldo fuera negativo (excedente de las cantidades ya pagadas con respecto a la contribución final de la UE), la orden de recuperación. En los casos en que no se haya publicado el tipo de cambio diario del euro en el Diario Oficial de la Unión Europea para la moneda en cuestión, se usará el tipo contable mensual o diario establecido por el Órgano de Contratación y publicado en su sitio web.

Intereses de demora

19.5 En caso de demora en el pago de los importes indicados en la cláusula 4 de las Condiciones Particulares, se aplicarán las siguientes condiciones:

a) Una vez expirado el plazo de pago especificado en la cláusula 19.1, si la organización no fuera un Estado miembro de la UE, recibirá intereses de demora sobre la base del tipo aplicado por el Banco Central Europeo a sus principales operaciones de refinanciación en euros (tipo de referencia) incrementado en tres puntos porcentuales y medio. El tipo de referencia será el tipo vigente el primer día del mes en que expire el plazo fijado para efectuar el pago, según aparezca publicado en la serie C del Diario Oficial de la Unión Europea.

b) La suspensión del plazo para el pago o de los pagos por parte del Órgano de Contratación de conformidad con la cláusula 12 no se considerará demora en el pago.

c) Los intereses de demora se calcularán sobre el período que va desde el día siguiente a la fecha de vencimiento del pago hasta la fecha en que el pago se hace efectivo (ambas fechas inclusive), según lo establecido en la cláusula 19.1. Todos los pagos parciales cubrirán primero los intereses.

d) No obstante lo dispuesto en la letra c), cuando la cuantía de los intereses calculados con arreglo a lo dispuesto en esta disposición sea igual o inferior a 200 euros, el Órgano de Contratación abonará dichos intereses a la organización únicamente previa petición de la organización presentada en un plazo de dos meses a partir de la recepción del pago tardío.

e) Como excepción a la letra c), si el Órgano de Contratación no fuera la Comisión Europea y la Comisión Europea no efectuara los pagos, la organización tendrá derecho al pago de intereses de demora previa solicitud presentada en el plazo de dos meses a partir de la recepción del pago tardío.

f) Los intereses no se considerarán un ingreso a los efectos de determinar el importe definitivo de la contribución de la UE en el sentido de la cláusula 20.

Cláusula 20: Importe final de la contribución de la UE

20.1 El Órgano de Contratación determinará el importe definitivo de la contribución de la UE cuando apruebe el informe final de la organización. El Órgano de Contratación deberá entonces determinar el saldo:

a) a pagar a la organización de conformidad con lo dispuesto en la cláusula 19, en caso de que la cuantía final de la contribución de la UE fuera superior al total de los importes ya pagados a la organización; o

b) a recuperar de la organización de conformidad con lo dispuesto en la cláusula 15, en caso de que la cuantía final de la contribución de la UE fuera inferior al total de los importes ya pagados a la organización.

20.2 El importe definitivo será el más bajo de los dos importes siguientes:

a) la suma de los gastos aceptables aprobada por el Órgano de Contratación y de las retribuciones, una vez efectuadas las eventuales reducciones con arreglo a lo dispuesto en la cláusula 20.3;

b) el importe máximo de la contribución de la UE a que se refiere la cláusula 3.1 de las Condiciones Particulares.

20.3 Si la acción no se ejecutara, no se ejecutara en los términos establecidos en el acuerdo o se ejecutara tarde o parcialmente, o si la organización incumpliera sustancialmente alguna de las obligaciones contractuales que le incumben en virtud del acuerdo (por ejemplo, las obligaciones sobre acceso de la cláusula 17), el Órgano de Contratación podrá, tras haber dado a la organización la oportunidad de presentar sus observaciones, reducir la contribución de la UE de forma proporcional a la gravedad de las situaciones antes citadas. En caso de que exista una discrepancia entre la organización y el Órgano de Contratación sobre esta reducción, la organización podrá someter la cuestión al Director responsable de la Comisión Europea.

Cláusula 21: subdelegación (únicamente aplicable a las acciones exteriores de la UE)

21.1 La organización podrá delegar las actividades en uno o varios subdelegados, como se indica en el anexo

I. Cuando los subdelegados no figuren en la cláusula 1.7 de las Condiciones Particulares, la organización solicitará la aprobación previa por escrito del Órgano de Contratación, una vez identificados.

21.2 Los subdelegados no podrán subdelegar a su vez las actividades delegadas en ellos por la organización. Los gastos incurridos por los subdelegados serán elegibles en las mismas condiciones que los incurridos por la organización.

21.3 La subdelegación de actividades solo será posible si se cumplen las siguientes condiciones:

a) El subdelegado es un tercer país, o el organismo que ha designado es una organización internacional o una de sus agencias, un organismo de Derecho público o un organismo de Derecho privado con una misión de servicio público, en la medida en que, en opinión de la organización, proporcione garantías financieras adecuadas. En el caso de los organismos de los Estados miembros de la UE y las organizaciones internacionales, la subdelegación también será posible en organizaciones sin ánimo de lucro que, en opinión de la organización, dispongan de la capacidad financiera y operativa adecuada.

b) El subdelegado ha sido valorado positivamente por la Comisión Europea en el marco de una evaluación previa para trabajar en régimen de gestión indirecta, o ha sido valorado positivamente en el marco de una evaluación previa por la organización que ha efectuado una evaluación por pilares equivalente a la llevada a cabo sobre la organización, de acuerdo con sus reglamentos y normas. En caso de que se aprobara en la evaluación por pilares llevada a cabo sobre la organización, la organización podrá subdelegar la imposición de normas, las aprobaciones previas, los controles a posteriori o una combinación de medidas correctoras en el subdelegado, que ofrecerá garantías equivalentes a las aplicadas por la organización.

c) La organización se asegurará de que dispone de los necesarios controles a posteriori que permitan garantizar la buena gestión financiera de la contribución de la UE.

d) La organización confiará al subdelegado una parte de la acción descrita en el anexo I, siempre que su parte incluya tareas de ejecución presupuestaria.

21.4 La organización se comprometerá a garantizar que los subdelegados lleven a cabo las actividades que les hayan sido confiadas para la ejecución de la acción y que las disposiciones previstas en las cláusulas: 2.2, 2.3, 2.6 a 2.8 (obligaciones generales), 4 (responsabilidad), 5 (conflicto de intereses), 6 (confidencialidad), 7 (protección de datos), 8 (comunicación y visibilidad), 9 (propiedad, derecho de uso y transferencia de los resultados y bienes de equipo), 10 (evaluación y seguimiento de la acción), 16 (contabilidad y archivos), 17 (acceso y controles financieros), 22 (publicación a posteriori de información sobre los contratistas y beneficiarios de subvenciones), y 23 (contratación y base de datos central de exclusión) se aplican a los subdelegados, mutatis mutandis.

21.5 A menos que se especifique otra cosa en las Condiciones Particulares, cuando la organización y un subdelegado hayan celebrado acuerdos marco con la Comisión Europea, solo el acuerdo marco de la organización será de aplicación a efectos del presente acuerdo. No obstante lo anterior, en caso de que el subdelegado haya acordado las modalidades de estas verificaciones como parte de un acuerdo marco, dichas modalidades seguirán siendo de aplicación.

Cláusula 22: Publicación a posteriori de información sobre los contratistas y beneficiarios de subvenciones

22.1 La organización deberá publicar anualmente, en su sitio internet, la información siguiente sobre los contratos superiores a 15 000 EUR y todas las subvenciones financiadas por la UE: el título del contrato/proyecto, la naturaleza y el objeto del contrato/proyecto, el nombre y la localidad del contratista o beneficiario de la subvención y el importe del contrato/proyecto. Por «localidad» se entenderá el domicilio social, en el caso de las personas jurídicas, y la Región a nivel NUTS 25, o equivalente, en el caso de las personas físicas. Esta información no se publicará en el caso de las becas concedidas a personas físicas y de otras ayudas directas concedidas a personas físicas en situación de extrema necesidad. Dicha información se publicará teniendo debidamente en cuenta los requisitos de confidencialidad, seguridad y, en particular, la protección de datos personales.

22.2 La organización facilitará a la Comisión Europea la dirección del sitio internet en que puede hallarse esta información, y autorizará la publicación de dicha dirección en el sitio internet de la Comisión Europea.

22.3 Si la acción es una acción con múltiples donantes en el ámbito de las acciones exteriores de la UE, la publicación de la información relativa a los contratistas y beneficiarios de subvenciones se atendrá a las normas de la organización.

Cláusula 23: Contratación y base de datos central de exclusión

Contratos

23.1 Los contratos públicos y los contratos de subvención que ejecutan la contribución de la UE se firmarán dentro del plazo de contratación establecido en la cláusula 2.5 de las Condiciones Particulares. Desde el vencimiento del plazo de contratación hasta la presentación del informe final, solo podrán firmarse los contratos que se deriven de la resolución anticipada de un contrato existente, los apéndices de contratos existentes y los contratos relativos a las auditorías y evaluación finales.

23.2 La organización podrá haber firmado contratos o puesto en marcha los correspondientes procedimientos de adjudicación, en las condiciones contempladas en la cláusula 23.1, antes de la fecha de inicio del período de ejecución.

23.3 A menos que en las Condiciones Particulares se disponga otra cosa, el origen de las mercancías y la nacionalidad de las organizaciones, empresas y expertos seleccionados para llevar a cabo las actividades de la acción, se determinarán de conformidad con las normas pertinentes de la organización. No obstante, y en cualquier caso, serán elegibles las mercancías, organizaciones, empresas y expertos que lo sean en virtud de las disposiciones reglamentarias aplicables de la Unión Europea.

23.4 La organización adoptará medidas razonables, de acuerdo con sus propios reglamentos y normas, para garantizar que los posibles candidatos o licitadores y solicitantes queden excluidos de la participación en un procedimiento de adjudicación de contratos o de concesión de subvenciones, y de la adjudicación de un contrato o subvención financiados por fondos de la UE, en el caso de que:

a) estén incursos en un procedimiento de quiebra, liquidación, intervención judicial o concurso de acreedores, cese de actividad o en cualquier otra situación similar resultante de un procedimiento de la misma naturaleza vigente en las legislaciones y normativas nacionales;

b) las personas con poderes de representación, decisión o control sobre estas personas hayan sido declaradas culpables de un delito relacionado con su conducta profesional mediante sentencia firme, con fuerza de cosa juzgada, dictada por una autoridad competente;

c) las personas con poderes de representación, decisión o control sobre estas personas hayan sido condenadas mediante sentencia firme, con fuerza de cosa juzgada, por fraude, corrupción, participación en una organización delictiva, blanqueo de capitales o por cualquier otra actividad ilegal que suponga un perjuicio para los intereses financieros de la UE;

d) estas personas hayan incurrido en falsas declaraciones al facilitar la información exigida para poder participar en el procedimiento o no hayan facilitado dicha información;

e) se hallen en una situación de conflicto de intereses;

Base de datos central de exclusión

23.5 Cuando descubra que, en relación con la ejecución de la acción, un tercero se halla en alguna de las situaciones contempladas en la cláusula 14.4, letra c), la organización comunicará esta circunstancia a la

5 Nomenclatura Común de Unidades Territoriales Estadísticas, que puede consultarse en: xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxxxx/xxxxx.

Comisión Europea. Esta información se transmitirá utilizando el modelo ad hoc6, que se enviará a la Comisión Europea junto con una indicación de la duración de la exclusión, fijada sobre la base de la sentencia notificada. Si la organización dispusiera de ella, se transmitirá asimismo una copia de la sentencia definitiva y, en su caso, y en la medida en que estén disponibles, una copia de los documentos acreditativos de la existencia jurídica de la entidad en cuestión. La Comisión Europea introducirá esta información en la base de datos central de exclusión. La organización informará a la Comisión Europea cuando se percate de que la información transmitida deba ser rectificada, actualizada o suprimida. La organización se asegurará de que la entidad en cuestión tenga conocimiento de que sus datos han sido transmitidos a la Comisión Europea y pueden incluirse en la base de datos central de exclusión. Estos requisitos expirarán al final del período de aplicación.

23.6 Sin perjuicio de la facultad de la Comisión Europea para excluir a una entidad de futuros contratos públicos y subvenciones financiados por la UE, la organización podrá imponer sanciones económicas a los contratistas y beneficiarios de subvenciones con arreglo a sus propios reglamentos y normas, garantizando, cuando proceda, el derecho de defensa del contratista o beneficiario de la subvención.

23.7 A la hora de adjudicar los contratos, la organización podrá tener en cuenta, cuando proceda y bajo su propia responsabilidad, la información contenida en la base de datos central de exclusión. Se podrá otorgar acceso a esta información a través del punto o los puntos de enlace o consultando a la Comisión, según se contempla en la cláusula 5.6 de las Condiciones Particulares7, cuando la organización aplique medidas adecuadas de protección de datos con arreglo a lo dispuesto en el Reglamento (CE) nº 45/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 18 de diciembre de 2000, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales por las instituciones y los organismos comunitarios y a la libre circulación de estos datos (DO L 8 de 12.1.2001, p. 1).

23.8 En caso de incumplimiento de lo dispuesto en las cláusulas 23.1 a 23.4, el Órgano de Contratación podrá declarar que los costes correspondientes no son elegibles para optar a la financiación de la UE.

6 Anexo C8F en el Manual de la DG DEVCO, publicado en la siguiente dirección: xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxxxxx/xxxxxxxxx

7 Se permitirá a la organización tener acceso directo a la base de datos central de exclusión a través de un punto de enlace cuando certifique ante el servicio responsable del Órgano de Contratación que aplica medidas adecuadas de protección de datos con arreglo a lo dispuesto en el Reglamento (CE) nº 45/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 18 de diciembre de 2000, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales por las instituciones y los organismos comunitarios y a la libre circulación de estos datos (DO L 8 de 12.1.2001, p. 1).

PARTE III: Disposiciones adicionales aplicables únicamente a los acuerdos de delegación

Cláusula 24: Entidades afiliadas

24.1 Si en las Condiciones Particulares se incluyera una disposición relativa a las entidades afiliadas, los costes generados por tales entidades serán elegibles en las mismas condiciones que las aplicables a la organización, siempre que se cumplan las mismas condiciones recogidas en la cláusula 25 (costes elegibles), tal y como se aplican a la organización, y que la organización garantice que el Órgano de Contratación y la Comisión Europea (cuando no sea el Órgano de Contratación), la OLAF, el Tribunal de Cuentas Europeo y cualquier representante autorizado pueda ejercer sus derechos de conformidad con la cláusula 17, también con respecto a la entidad afiliada.

24.2 La organización deberá asegurarse de que las cláusulas 2 (obligaciones generales), 4 (responsabilidad frente a terceros), 5 (conflicto de intereses), 6 (confidencialidad), 7 (protección de datos), 8 (comunicación y visibilidad), 9 (propiedad, derecho de uso de los resultados y transferencias de los bienes de equipo), 10 (evaluación y seguimiento de la acción), 16 (contabilidad y archivo), 28 (ausencia de ganancia) y 29 (contratación y apoyo financiero a terceras partes) se aplican también a la Entidad afiliada.

Cláusula 25: Costes elegibles en el marco de un acuerdo de subvención EP

25.1 Se considerarán elegibles los costes directos de la acción que cumplan los criterios siguientes:

a) Sean necesarios para la ejecución de la acción, estén directamente vinculados y sean consecuencia directa de la misma.

b) Entren dentro de una de las categorías siguientes:

i) los costes de personal (con contrato laboral o acto jurídico equivalente) directamente destinados a la acción. Estos deberán corresponder a salarios brutos, incluidas las cotizaciones a la seguridad social y otros costes que forman parte de la remuneración, siempre que se correspondan con las prácticas habituales de la organización en materia de remuneración y con exclusión de cualquier otro coste, como costes indirectos, provisiones o reservas e incentivos; Los costes de las personas físicas destacadas por un tercero a la organización a título oneroso, o que trabajen con ella en el marco de un contrato que no sea un contrato de trabajo, podrán asimilarse a dichos costes de personal, siempre que se cumplan las siguientes condiciones:

i) que la persona física trabaje siguiendo las instrucciones de la organización y, a menos que se acuerde otra cosa con la organización, en los locales de la organización;

ii) que el resultado del trabajo pertenezca a la organización; y

iii) que los costes no sean significativamente diferentes de los costes del personal que realiza tareas similares en virtud de un contrato de trabajo con la organización.

ii) Gastos de viaje y dietas del personal y otras personas directamente asignadas a la acción, siempre que correspondan a las prácticas habituales de la organización en materia de gastos de viaje.

iii) Los costes de depreciación y los gastos de alquiler o arrendamiento financiero de los costes de los bienes de equipo (nuevos o de ocasión) y activos en proporción a la duración de la acción y a su tasa de utilización efectiva para la acción, siempre que el equipo o activo haya sido adquirido por la organización de conformidad con lo dispuesto en la cláusula 29.1 y que se amortice de acuerdo con las prácticas contables habituales de la organización. Para las acciones exteriores de la UE, podrá ser elegible el total de los costes de adquisición de bienes de equipo (nuevos o de segunda mano) y activos, siempre que la organización los adquiera específicamente para la ejecución de la acción, de conformidad con lo dispuesto en la cláusula

29.1 y que la titularidad se transfiera al final de la acción de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 9.

iv) Los costes de bienes fungibles y suministros adquiridos específicamente para los fines de la acción, siempre que sean adquiridos por la organización de conformidad con lo dispuesto en la cláusula 29.1 y, en el caso de las acciones exteriores de la UE, que la titularidad de los suministros principales restantes se transfiera al final de la acción de acuerdo con lo dispuesto en la cláusula 9.

v) Los costes que se deriven de los contratos de servicios adjudicados específicamente por la organización para la ejecución de la acción, siempre que sean adquiridos por la organización de conformidad con lo dispuesto en la cláusula 29.1.

vi) Los costes de los servicios necesarios para cumplir los requisitos específicos del Órgano de Contratación (traducción y reproducción de informes, evaluación específica de la acción y, con carácter excepcional, en caso necesario, auditorías), a condición de que la organización adquiera los servicios correspondientes de conformidad con lo dispuesto en la cláusula 29.1.

vii) Los costes de apoyo financiero a terceras partes, siempre que se cumplan las condiciones a que se refieren las cláusulas 29.3, 29.5 y 29.6.

viii) Los derechos, impuestos y gravámenes, incluido el IVA, pagados como parte de los costes directos antes mencionados y no recuperables por la organización, a menos que se disponga otra cosa en las Condiciones Particulares.

c) Se trate de gastos en los que la organización ha incurridos realmente, es decir, representan gastos reales, en los que la organización ha incurrido auténtica y definitivamente. Xxxx razonables y justificados, y cumplen con el principio de buena gestión financiera.

d) Se trate de gastos contraídos durante la fase de ejecución:

i) Serán elegibles los costes de apoyo financiero a terceras partes cuando las actividades se lleven a cabo durante el período de ejecución.

ii) Serán elegibles los gastos de servicios, obras y suministros cuando dichos servicios, obras y suministros se entreguen durante el período de ejecución.

Una excepción la constituyen los costes relacionados con los informes finales, que podrán realizarse una vez finalizado el período de ejecución.

e) Xxxx identificables y verificables, con arreglo a lo dispuesto en la cláusula 17, en particular:

i) Están consignados en los registros contables de la organización y están determinados de acuerdo con las prácticas contables habituales de la organización.

ii) Van acompañados de justificantes efectivos (originales, eventualmente en formato electrónico).

f) Figuren en alguna de las categorías de costes del presupuesto estimativo del anexo III.

g) Cumplan con la legislación social y fiscal aplicable teniendo en cuenta los privilegios e inmunidades de la organización.

Opciones de costes simplificadas

25.2 De conformidad con las disposiciones detalladas en el anexo III, los costes elegibles podrán estar constituidos por los costes unitarios, los importes a tanto alzado, la financiación a tipo fijo o una combinación de todas estas cosas.

Los métodos utilizados por la organización para determinar los costes unitarios, los importes a tanto alzado o la financiación a tipo fijo estarán claramente descritos y justificados en el anexo III, asegurarán el cumplimiento de la norma de no generación de beneficios (véase la cláusula 28) y evitarán la doble financiación de costes. La información utilizada podrá basarse en la contabilidad histórica o real de la organización y en los datos contables en materia de costes o en información externa cuando se disponga de ella y sea apropiada.

Los costes declarados en las opciones de costes simplificadas deberán cumplir los criterios de elegibilidad expuestos en la cláusula 25.1. No es necesario que estén respaldados por documentos contables o justificativos, salvo los que sean necesarios para demostrar que se cumplen las condiciones para el reembolso establecidas en los anexos I y III. Estos costes no podrán incluir los costes no elegibles que se citan en la cláusula 25.7 o los costes ya declarados como parte de otro componente o partida de gastos del presupuesto del presente acuerdo. Los importes o porcentajes de los costes unitarios, los importes a tanto alzado o la financiación a tipo fijo expuestos en el anexo III no podrán modificarse unilateralmente ni ser cuestionados por verificaciones a posteriori.

El importe total de la financiación que podrá adjudicarse sobre la base de las opciones de costes simplificadas no podrá rebasar los 60 000 EUR, salvo que se disponga otra cosa en las Condiciones Particulares.

Si una verificación revela que los métodos utilizados por la organización para determinar los costes unitarios, los importes a tanto alzado o los tipos fijos no cumplen las condiciones establecidas en el presente acuerdo y, por consiguiente, se ha realizado un pago indebido, el Órgano de Contratación tendrá derecho a recuperar proporcionalmente el importe de los costes unitarios, los importes a tanto alzado o la financiación a tipo fijo.

25.3 La organización podrá declarar los costes elegibles de personal a que se refiere la cláusula 25.1, letra b), inciso i), como costes reales o, además de las opciones de costes simplificadas de la cláusula 25.2, sobre la base de costes unitarios (tarifa por horas, jornadas o medias jornadas) determinados por la organización de acuerdo con sus prácticas de contabilidad de costes habituales, si se cumplen las siguientes condiciones:

a) Las prácticas de contabilidad de costes utilizadas se aplican de forma coherente, sobre la base de criterios objetivos y con independencia de la fuente de financiación.

b) El coste unitario se calcula utilizando los costes de personal reales, tal como se definen en la cláusula 25.1, letra b), inciso i), y, según lo consignado en la contabilidad de la organización, excluyendo cualquier coste no elegible, como las provisiones o reservas, o incluido en otras categorías de costes, como costes indirectos. La organización podrá ajustar los costes de personal reales sobre la base de elementos presupuestados o estimados. Estos elementos deberán ser razonables y pertinentes para el cálculo de los costes de personal, y corresponder a información objetiva y verificable.

c) El coste unitario (tarifa por hora, jornada o media jornada) se calcula utilizando el número de unidades productivas anuales (horas, jornadas o medias jornadas productivas respectivamente). Para calcular el número de unidades productivas anuales, la organización podrá optar por uno de los modelos siguientes:

(i) 1720 horas, 215 jornadas o 430 medias jornadas para las personas que trabajen a tiempo completo (o la proporción correspondiente para las personas que no trabajen a tiempo completo).

(ii) El número total de horas, jornadas o medias jornadas trabajado por la persona en el año para la organización, definidas como las horas, jornadas o medias jornadas laborables anuales de la persona (según el contrato de trabajo, el convenio laboral aplicable o la legislación nacional), más las horas extraordinarias trabajadas, menos las ausencias (bajas por enfermedad o permisos especiales).

(iii) El número estándar anual de horas, jornadas o medias jornadas aplicado normalmente por la organización a su personal, de conformidad con sus prácticas de contabilidad de costes habituales. Este número deberá ser al menos del 90 % del número estándar de horas, jornadas o medias jornadas laborables anuales.

A los efectos de los incisos ii) y iii), por horas, jornadas o medias jornadas laborables anuales se entenderá el período durante el cual el personal deberá estar trabajando, a disposición de la organización y ejerciendo su actividad o sus funciones en virtud del contrato de trabajo, el convenio laboral colectivo o la legislación nacional sobre horario laboral aplicables.

d) El número de unidades reales (horas, jornadas o medias jornadas) declarado por la organización sea necesario para la ejecución de la acción y sea identificable y verificable.

25.4 La organización deberá conservar registros y documentación adecuados que acrediten que las prácticas de contabilidad de costes aplicadas cumplen las condiciones establecidas en la cláusula 25.3.

Cuando la Comisión apruebe las prácticas de contabilidad de costes de la organización, los costes de personal declarados por la organización en aplicación de estas prácticas no deberán ser verificados o impugnados a posteriori, siempre que las prácticas realmente aplicadas sean conformes con las aprobadas por la Comisión y que la organización no oculte información alguna a efectos de su aprobación.

Costes indirectos en el marco de un acuerdo de subvención EP

25.5 Los costes indirectos de la acción son aquellos gastos elegibles que no pueden identificarse como costes específicos directamente vinculados a la ejecución de la acción ni pueden imputarse directamente a ella. Sin embargo, son gastos realizados por la organización en relación con los costes directos elegibles de la acción. No podrán incluir costes no elegibles, según lo establecido en la cláusula 25.7, ni costes ya declarados como parte de otros componentes o partidas de gastos del presupuesto del presente Contrato.

25.6 Los costes indirectos elegibles se declararán sobre la base de los importes a tanto alzado previstos en la cláusula 3.3 de las Condiciones Particulares, que no superen el 7 % del importe total de los costes directos elegibles. No es preciso que la financiación a tipo fijo en relación con costes indirectos esté apoyada por documentos contables. Esta cantidad no se tendrá en cuenta a efectos del importe máximo de las opciones de costes simplificadas.

Costes no elegibles

25.7 No serán elegibles, además de los costes que no cumplan las condiciones establecidas en la cláusula 25, los siguientes costes:

a) la remuneración del capital;

b) las deudas y la carga de la deuda;

c) las provisiones para posibles pérdidas, las deudas o deudas futuras;

d) las comisiones bancarias por las transferencias procedentes del Órgano de Contratación;

e) el impuesto sobre el valor añadido deducible;

f) los costes derivados de la adquisición de terrenos o edificios, salvo en casos justificados y necesarios para la ejecución de la acción, y con arreglo a las condiciones que se establecen en las Condiciones Particulares; para las acciones exteriores de la UE, la transferencia de la propiedad tendrá lugar de conformidad con lo dispuesto en la cláusula 9, a más tardar al finalizar la acción;

g) los gastos incurridos durante la suspensión de la aplicación del presente acuerdo, excepto los gastos mínimos acordados de conformidad con la cláusula 12.8 y 12.11;

h) los costes declarados por la organización en virtud de otro contrato financiado por el presupuesto de la Unión Europea (en particular, a través del Fondo Europeo de Desarrollo);

i) las contribuciones en especie. El gasto de personal asignado a la acción y realmente soportado por la organización no constituye una contribución en especie y podrá consignarse como coste elegible si se cumplen las condiciones establecidas en la cláusula 25.1;

j) los créditos a terceros, salvo que en las Condiciones Particulares se especifique lo contrario;

k) los costes salariales del personal de las administraciones nacionales, a menos que se especifique otra cosa en las Condiciones Particulares, y solo en la medida en que tales gastos se deriven de actividades que la administración pública correspondiente no habría realizado de no haberse ejecutado la acción;

l) los costes indirectos elegibles por encima del porcentaje acordado en la cláusula 3. 3 de las Condiciones Particulares.

Cláusula 26: Pagos

26.1 Los procedimientos de pago serán los siguientes:

a) El Órgano de Contratación proporcionará un primer tramo de prefinanciación, según lo establecido en la cláusula 4.1 de las Condiciones Particulares, dentro de los 30 días siguientes a la recepción del presente acuerdo firmado por ambas Partes.

b) la organización podrá solicitar un nuevo pago de prefinanciación para el período de notificación siguiente, de conformidad con lo dispuesto en la cláusula 4 de las Condiciones Particulares.

Para las acciones exteriores de la UE, se aplicarán las siguientes disposiciones adicionales:

i) se entiende que el periodo de referencia es un periodo de doce meses, a menos que en las Condiciones Particulares se establezca otra cosa; cuando el periodo restante hasta la finalización de la acción sea de hasta 18 meses, el periodo de referencia lo abarcará en su totalidad;

ii) en el plazo de los 60 días siguientes al final del periodo de referencia, la organización presentará un informe intermedio o, si no está en condiciones de hacerlo, informará al Órgano de Contratación de las razones para ello y presentará un resumen de los progresos de la acción;

iii) si, al final del periodo de referencia, la parte del gasto realmente realizado financiada por el Órgano de Contratación es inferior al 70 % de los pagos precedentes, el nuevo pago de prefinanciación se reducirá en el importe correspondiente a la diferencia entre el 70 % de los pagos de prefinanciación precedentes y la parte del gasto realmente realizado financiada por el Órgano de Contratación;

iv) la organización podrá solicitar un nuevo pago de prefinanciación antes de que finalice el periodo de referencia cuando la parte del gasto realmente realizado financiada por el Órgano de Contratación supere el 70 % de los pagos precedentes; en este caso, el siguiente periodo de referencia empezará a partir de la fecha en que finalice el periodo al que se refiera esta solicitud de pago;

v) la suma total de los pagos de prefinanciación no podrá superar el 95 % de la cantidad a que se hace referencia en la cláusula 3.2 de las Condiciones Particulares, excluidos los imprevistos no autorizados.

En el caso de las acciones distintas de las acciones exteriores de la UE, se aplicarán las siguientes disposiciones adicionales:

vi) si, al final del período de referencia, el informe financiero pusiera de manifiesto que se ha utilizado menos del 70 % del anterior pago de prefinanciación para cubrir costes de la acción, el nuevo pago de prefinanciación se reducirá en el importe correspondiente a la diferencia entre el 70 % del pago de prefinanciación precedente y la parte realmente utilizada.

c) Al final del periodo de ejecución, la organización presentará una solicitud de pago del saldo, junto con el informe final. El importe del saldo se determinará previa aprobación de la solicitud de pago del saldo y del informe final.

d) El Órgano de Contratación abonará los nuevos tramos de prefinanciación y el saldo en un plazo de 90 días a partir de la recepción de una solicitud de pago acompañada de un informe final o de situación, a menos que el pago o el plazo de pago hubiera sido suspendido de conformidad con la cláusula 12.1 a 12.5.

26.2 Las solicitudes de pago deberán ir acompañadas de los informes descriptivos y financieros presentados de conformidad con la cláusula 3. Las solicitudes de pagos de prefinanciación estarán denominadas en euros. Salvo que se disponga otra cosa en las Condiciones Particulares, las solicitudes de pago del saldo se presentarán en la moneda de la contabilidad de la organización encargada de la acción. Con excepción del primer tramo de prefinanciación, los pagos se realizarán en el momento de la aprobación de la solicitud de pago acompañada de un informe final o de situación. El importe definitivo se fijará de conformidad con la cláusula 27. Si el saldo fuera negativo el pago del saldo adoptará la forma de recuperación.

26.3 La aprobación de las solicitudes de pago y los informes adjuntos no implicará el reconocimiento de la regularidad, ni de la autenticidad, exhaustividad y exactitud de las declaraciones o la información incluidas en él.

26.4 El Órgano de Contratación efectuará los pagos en euros en la cuenta bancaria mencionada en el formulario de identificación financiera que figura en el anexo IV.

Si la moneda de la solicitud de pago del saldo no fuera el euro, el órgano de contratación deberá convertir en euros el importe del saldo al tipo diario publicado en el Diario Oficial de la Unión Europea vigente el día en que el Órgano de Contratación haya registrado la orden de pago, o en el caso de que el saldo fuera negativo (excedente de las cantidades ya pagadas con respecto a la contribución final de la UE), la orden de recuperación. En los casos en que no se haya publicado el tipo de cambio diario del euro en el Diario Oficial de la Unión Europea para la moneda en cuestión, se usará el tipo contable mensual o diario establecido por el Órgano de Contratación y publicado en su sitio web.

Intereses de demora

26.5 En caso de demora en el pago de los importes indicados en la cláusula 4 de las Condiciones Particulares, se aplicarán las siguientes condiciones:

a) una vez expirado el plazo de pago especificado en la cláusula 26.1, si la organización no fuera un Estado miembro de la UE, recibirá intereses de demora sobre la base del tipo aplicado por el Banco Central Europeo a sus principales operaciones de refinanciación en euros (tipo de referencia) incrementado en tres puntos porcentuales y medio. El tipo de referencia será el tipo vigente el primer día del mes en que expire el plazo fijado para efectuar el pago, según aparezca publicado en la serie C del Diario Oficial de la Unión Europea.

b) La suspensión del plazo para el pago o de los pagos por parte del Órgano de Contratación de conformidad con la cláusula 12 no se considerará demora en el pago.

c) Los intereses de demora se calcularán sobre el período que va desde el día siguiente a la fecha de vencimiento del pago hasta la fecha en que el pago se hace efectivo (ambas fechas inclusive), según lo establecido en la cláusula 26.1. Todos los pagos parciales cubrirán primero los intereses.

d) No obstante lo dispuesto en la letra c), cuando la cuantía de los intereses calculados con arreglo a lo dispuesto en esta disposición sea igual o inferior a 200 euros, el Órgano de Contratación abonará dichos intereses a la organización únicamente previa petición de la organización presentada en un plazo de dos meses a partir de la recepción del pago tardío.

e) como excepción a la letra c), si el Órgano de Contratación no fuera la Comisión Europea, y la Comisión Europea no efectuara los pagos, la organización tendrá derecho al pago de intereses de demora previa solicitud presentada en el plazo de dos meses a partir de la recepción del pago tardío.

f) Los intereses no se considerarán un ingreso a los efectos de determinar el importe definitivo de la contribución de la UE en el sentido de la cláusula 27.

Cláusula 27: Importe final de la contribución de la UE

27.1 El Órgano de Contratación determinará el importe definitivo de la contribución de la UE cuando apruebe el informe final de la organización. El Órgano de Contratación deberá entonces determinar el saldo:

a) a pagar a la organización de conformidad con lo dispuesto en la cláusula 26, en caso de que la cuantía final de la contribución de la UE fuera superior al total de los importes ya pagados a la organización; o

b) a recuperar de la organización de conformidad con lo dispuesto en la cláusula 15, en caso de que la cuantía final de la contribución de la UE fuera inferior al total de los importes ya pagados a la organización;

27.2 Sin perjuicio de lo dispuesto en la cláusula 28, el importe definitivo será el más bajo de los dos importes siguientes:

a) el importe resultante de aplicar el porcentaje establecido en la cláusula 3.2 de las Condiciones Particulares a los costes elegibles de la acción aprobados por el Órgano de Contratación;

b) el límite máximo establecido en la cláusula 3.2 de las Condiciones Particulares en términos de valor absoluto.

c) el importe obtenido después de la reducción de la contribución de la UE de conformidad con lo establecido en la cláusula 27.3.

27.3 Si la acción no se ejecutara, no se ejecutara en los términos establecidos en el acuerdo o se ejecutara tarde o parcialmente, o si la organización incumpliera alguna de las obligaciones sustanciales que le incumben en virtud del acuerdo (por ejemplo, las obligaciones sobre acceso de la cláusula 17), el Órgano de Contratación podrá, tras haber dado a la organización la oportunidad de presentar sus observaciones (incluida la propuesta de medidas correctoras), reducir la contribución de la UE de forma proporcional a la gravedad de las situaciones antes citadas En caso de que exista una discrepancia entre la organización y el Órgano de Contratación sobre la reducción, la organización podrá someter la cuestión al director responsable de la Comisión Europea.

Cláusula 28: Ausencia de ganancia

28.1 La subvención no podrá reportar ninguna ganancia en el marco de la acción, salvo que se especifique lo contrario en la cláusula 7 de las Condiciones Particulares. Se define como ganancia el excedente de los ingresos respecto de los costes elegibles aprobados por el Órgano de Contratación en el momento de presentar la solicitud de pago del saldo.

28.2 Los ingresos que se tendrán en cuenta son los ingresos consolidados en la fecha en que la organización presente la solicitud de pago del saldo que estén incluidos en alguna de las dos categorías siguientes:

a) ingresos generados por la acción, salvo que se disponga otra cosa en las Condiciones Particulares;

b) contribuciones financieras específicamente asignadas por los donantes a la financiación de los mismos costes elegibles financiados por el acuerdo y declarados por la organización como costes reales en virtud del acuerdo. No se considerará un ingreso que deba tenerse en cuenta a efectos de verificar si la contribución de la UE ha reportado una ganancia en el marco de la acción ninguna contribución financiera que pueda ser utilizada por la organización para cubrir otros costes que no sean los elegibles en virtud del presente acuerdo, o que no se adeude al donante si no se ha utilizado al final de la acción.

28.3 Cuando se calcule que el importe final de la contribución de la UE determinado de conformidad con el acuerdo va a reportar una ganancia, se reducirá en el porcentaje de la ganancia correspondiente a la contribución final de la UE a los costes elegibles en los que se haya realmente incurrido aprobados por el Órgano de Contratación.

28.4 Las disposiciones de la cláusula 28.1 a 28.3 no se aplicarán a:

a) las acciones cuyo objetivo sea reforzar la capacidad financiera de la organización o de un cobeneficiario, si están especificadas en la cláusula 7 de las Condiciones Particulares;

b) las acciones que generen ingresos para garantizar su continuidad después de que finalice el presente acuerdo, si están especificadas en la cláusula 7 de las Condiciones Particulares;

c) las contribuciones de la UE inferiores o iguales a 60 000 euros.

Cláusula 29: Contratación y apoyo financiero a terceras partes

Contratos de ejecución

29.1 Si la ejecución de la acción exigiera la contratación de bienes, obras o servicios, la organización adjudicará los contratos públicos a la oferta económicamente más ventajosa o, cuando proceda, a la

oferta que ofrezca el precio más bajo. Al hacerlo, deberá evitar cualquier conflicto de intereses. Para ello, la organización podrá aplicar sus reglamentos y normas de contratación, siempre que dichos reglamentos y normas hayan sido evaluados positivamente por la Comisión Europea.

29.2 En el ámbito de las acciones exteriores de la UE:

a) Si la organización u otro donante cofinanciara la acción8, el origen de los bienes y la nacionalidad de las organizaciones, empresas y expertos seleccionados para llevar a cabo las actividades de la acción se determinarán con arreglo a las normas pertinentes de la organización en cuestión. No obstante, y en cualquier caso, serán elegibles las mercancías, organizaciones, empresas y expertos que sean elegibles en virtud de las disposiciones reglamentarias aplicables de la Unión Europea. La organización podrá haber celebrado contratos públicos o iniciado los correspondientes procedimientos de adjudicación antes de la fecha de inicio del período de ejecución.

b) El Órgano de Contratación podrá imponer en las Condiciones Particulares normas adicionales aplicables a los procedimientos de adjudicación de los contratos públicos de una cuantía superior a 60 000 euros si los reglamentos y normas de contratación pública de la organización no han sido evaluados positivamente por la Comisión Europea.

c) Si la organización no cumpliera las condiciones establecidas en las letras a) y b), el Órgano de Contratación podrá reducir su contribución a la organización de conformidad con lo dispuesto en la cláusula 27.3.

Ayuda financiera a terceros

29.3 A fin de apoyar el logro de los objetivos de la acción y, en particular, cuando la ejecución de la acción requiera dar apoyo financiero a terceros, la organización podrá conceder ayuda financiera si así está previsto en las Condiciones Particulares. La organización deberá garantizar que el Órgano de Contratación, y la Comisión Europea (cuando no sea el Órgano de Contratación), la OLAF, el Tribunal de Cuentas Europeo y cualquier representante autorizado pueda ejercer sus derechos de conformidad con la cláusula 17 también con respecto a los terceros a los que se adjudique la ayuda financiera.

29.4 Cuando proceda, la organización deberá garantizar que las condiciones aplicables a la organización con arreglo a la cláusula 5 (conflicto de intereses), 8 (comunicación y visibilidad) y 16 (contabilidad y archivo) se aplican también a los terceros a los que se ha concedido la ayuda.

29.5 El importe máximo de una ayuda financiera para cada tercero beneficiario deberá especificarse en el anexo I y limitarse a 60 000 euros, excepto cuando la finalidad principal de la acción sea redistribuir la contribución de la UE.

29.6 En la Descripción de la acción del anexo I se definirán también los tipos de entidades que podrán optar a apoyo financiero y se enumerarán los tipos de actividades que podrán beneficiarse de un apoyo financiero. Se especificarán también los criterios que se aplicarán para la selección de los terceros beneficiarios de este apoyo financiero, incluidos los aplicados para determinar su importe exacto.

29.7 El Órgano de Contratación deberá considerar los costes de apoyo financiero como no elegibles en caso de que la ayuda financiera no sea concedida por la organización de conformidad con las condiciones a que se hace referencia en las cláusulas 29.3, 29.5 y 29.6. El Órgano de Contratación podrá reducir su contribución a la organización si el tercero beneficiario de ayuda financiera ha incumplido sustancialmente una de las obligaciones enumeradas en la cláusula 29.4, o en el caso de que el tercero beneficiario no haya utilizado los fondos para los fines previstos en su acuerdo con la organización, en su caso.

29.8 En el ámbito de las acciones exteriores de la UE, la organización deberá presentar, en su informe al Órgano de Contratación, información relativa a la adjudicación y ejecución de cualquier apoyo financiero prestado. El informe deberá probar el cumplimiento de los requisitos definidos de conformidad con la cláusula 29.5 y 29.6, primera frase, y describir los resultados logrados.

8 El requisito de cofinanciación se considerará respetado cuando el total de los costes aceptados sea superior a los costes totales elegibles.

Cláusula 30: Acuerdos con múltiples beneficiarios

30.1 Cuando la organización ejecute la acción junto con cobeneficiarios, se aplicarán estas Condiciones Generales, mutatis mutandis, sin perjuicio de lo dispuesto en la cláusula 30.

30.2 La organización deberá:

a) Supervisar que la acción se ejecute con arreglo al presente acuerdo y se garantice la coordinación con todos los cobeneficiarios en la ejecución de la acción.

b) Actuar como intermediario para todas las comunicaciones entre los cobeneficiarios y el Órgano de Contratación.

c) Ser el responsable de suministrar al Órgano de Contratación todos los documentos e información que puedan requerirse en virtud del presente acuerdo, en particular en lo que se refiere a los informes descriptivos y las solicitudes de pago. Cuando se requiera información de los cobeneficiarios, ser la responsable de obtener, verificar y consolidar esta información antes de transmitirla al Órgano de Contratación. Se considerará que todo suministro de información, así como cualquier solicitud realizada por la organización al Órgano de Contratación, contarán con el consentimiento del cobeneficiario.

d) Informar al Órgano de Contratación de cualquier suceso que pueda afectar a la ejecución de la acción o retrasarla.

e) Informar al Órgano de Contratación de cualquier cambio de la situación jurídica, financiera, técnica, organizativa o de control de los cobeneficiarios, así como de cualquier cambio en su nombre, dirección o representación jurídica.

f) Aportar todos los documentos necesarios en el caso de llevar a cabo las auditorías, controles, seguimiento o evaluación descritos en las cláusulas 10 y 17, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 30. 8;

g) Tener plena responsabilidad financiera para garantizar que la acción se ejecute de conformidad con el presente acuerdo. Esto incluye la ejecución realizada por los cobeneficiarios. Con carácter excepcional, cuando la Comisión Europea haya evaluado positivamente los pilares de un cobeneficiario y la organización pueda demostrar que los importes que deban recuperarse en virtud del presente acuerdo se refieren únicamente a actividades que han sido ejecutadas o deberían haber sido ejecutadas por el cobeneficiario de conformidad con el anexo I, el Órgano de Contratación procederá a la recuperación de tales importes de dicho cobeneficiario.

h) Establecer las solicitudes de pago de conformidad con el acuerdo.

i) Ser el único receptor, en nombre de todos los cobeneficiarios, de los pagos del Órgano de Contratación. A continuación, la organización se encargará de que se realicen, sin retrasos injustificados, los pagos apropiados a los cobeneficiarios.

j) No delegar estas tareas, ni siquiera parte de ellas, en los cobeneficiarios o en otras entidades.

k) Cuando proceda, reembolsar los fondos al Órgano de Contratación, de conformidad con la cláusula 15.

30.3 La organización y los cobeneficiarios:

a) Llevarán a cabo la acción conjuntamente, tomando todas las medidas necesarias y razonables para garantizar que se lleve a cabo de conformidad con la descripción de la acción que figura en el anexo I y en los términos y condiciones del presente acuerdo.

b) Serán responsables del cumplimiento de todas las obligaciones que les incumban conjunta o individualmente.

c) Garantizarán que la organización obtiene o dispone de los datos necesarios para elaborar los informes, estados financieros y demás información o documentos exigidos por el presente acuerdo y sus anexos, así como, sin perjuicio de la cláusula 30.8, toda la información necesaria en caso de auditorías, controles, seguimiento o evaluación, según lo descrito en las cláusulas 10 y 17.

d) Se encargarán de que todo intercambio de información con el Órgano de Contratación, tanto su envío como su solicitud, se realice a través de la organización.

e) Acordarán las medidas internas adecuadas para la coordinación interna y la representación de los cobeneficiarios ante el Órgano de Contratación en lo que atañe a cualquier asunto relativo al presente acuerdo, de conformidad con lo dispuesto en él y con la legislación o legislaciones aplicables.

30.4 En casos debidamente justificados, la organización también podrá poner término a la participación del cobeneficiario en el presente acuerdo. A tal fin, la organización comunicará al Órgano de Contratación

las razones que justifican la terminación de esta participación y la fecha en que se hará efectiva, así como una propuesta para la reasignación de las tareas del cobeneficiario a cuya participación se pone término o su posible sustitución. La propuesta se enviará con suficiente antelación a la fecha en que deba hacerse efectiva la terminación. Si el Órgano de Contratación da su aprobación, el acuerdo se modificará en consecuencia de conformidad con la cláusula 11. Si el órgano de contratación no está conforme, cualquiera de las dos Partes podrá resolver el acuerdo de conformidad con lo dispuesto en la cláusula 13.3.

30.5 En casos debidamente justificados, el Órgano de Contratación podrá suspender la participación de un cobeneficiario en el acuerdo por los motivos mencionados en la cláusula 12.6 o poner fin a la participación de un cobeneficiario en el acuerdo por los motivos a que se refiere la cláusula 13.1.

30.6 En caso de resolución de la participación de un cobeneficiario en virtud de la cláusula 30.5, la solicitud de pago por el cobeneficiario en cuestión se incluirá en la siguiente solicitud de pago tras la resolución comunicada por la organización.

30.7 El límite máximo de 60 000 euros para las opciones de costes simplificadas establecidas en la cláusula

25.2 se aplicará a la organización y a cada cobeneficiario individualmente. Los costes indirectos no serán elegibles en el marco del presente acuerdo para un cobeneficiario que reciba ya una subvención de funcionamiento financiada con cargo al presupuesto de la Unión Europea durante el periodo de que se trate. Si el presupuesto de la acción incluyera un desglose por cobeneficiario y la organización, la organización y los cobeneficiarios podrán ajustar el presupuesto mediante transferencias mutuas sin una modificación del acuerdo.

30.8 A menos que se especifique otra cosa en las Condiciones Particulares, cuando la organización y un cobeneficiario hayan celebrado acuerdos marco con la Comisión Europea, solo el acuerdo marco de la organización será de aplicación a efectos del presente acuerdo. No obstante lo anterior, en caso de que el cobeneficiario haya acordado las modalidades de estas verificaciones como parte de un acuerdo marco, dichas modalidades seguirán siendo de aplicación.