GUÍA PARA PROVEEDORES DEL ACUERDO MARCO DE PRECIOS DOTACIÓN ESCOLAR III
GUÍA PARA PROVEEDORES DEL ACUERDO MARCO DE PRECIOS DOTACIÓN ESCOLAR III
CCE-SNG-AMP-001-2024
AGENCIA NACIONAL DE CONTRATACIÓN PÚBLICA
-COLOMBIA COMPRA EFICIENTE- 2024
CONTENIDO
4
5
1.1. NÚMERO DEL PROCESO DE SELECCIÓN EN SECOP II 5
2. REGISTRO PROVEEDOR EN COUPA SUPPLIER
5
3. AGREGAR USUARIOS ADMINISTRADORES
5
4. CONSULTAR LAS ÓRDENES DE COMPRA
6
5. CONSULTA Y ENVÍO DE LA COPIA DE LAS FACTURAS
6
6
6.1. PROCESO DE COTIZACIÓN SIMULADOR (EXCEL) 6
6.2. Solicitud de cotización 6
6.3. Descargar el simulador en formato Excel 9
6.4. Analizar Solicitud de Cotización 10
6.5. Diligenciar la cotización 12
6.6. Diligenciar cotizaciones en la Tienda Virtual 13
6.8. Mensajes durante la Solicitud de Cotización 16
17
8. PERFECCIONAMIENTO DE LAS ÓRDENES DE COMPRA
17
9. FICHA TÉCNICA DE DOCUMENTO Y CONTROL DE CAMBIOS
17
LISTA DE ILUSTRACIONES
Ilustración 1 Correo invitación evento 7
Ilustración 2 TVEC (Plataforma Coupa) 7
Ilustración 3 Selección de términos y condiciones 8
Ilustración 4 Intención de participación en evento 8
Ilustración 5 Información del evento y botón “Ingresar respuesta” 9
Ilustración 6 Descarga del Simulador Excel 10
Ilustración 7 Desbloquear archivo del Simulador Excel 11
Ilustración 8 Simulador Excel 11
Ilustración 9 Selección proveedor 12
Ilustración 10 Porcentaje descuento proveedor 12
Ilustración 11 Valor total con descuento 13
Ilustración 12 Cargue Cotización final del Simulador Excel 13
Ilustración 13 Valores artículos cotización 14
Ilustración 14 “Botón Enviar respuesta” 14
Ilustración 15 Confirmación envió respuesta 15
Ilustración 17 Ventana “Mensajes instantáneos” 16
INTRODUCCIÓN
La presente guía busca apoyar a los Proveedores en la ejecución del Acuerdo Marco de Dotación Escolar a través de la Tienda Virtual del Estado Colombiano (TVEC), en la tercera generación de este Acuerdo y desde el rol que tienen los Proveedores.
Es importante mencionar que esta guía contiene lineamientos en cuanto a la forma de dar respuesta a las solicitudes de cotización realizadas por parte de las Entidades Compradoras, de igual forma, esto se encuentra directamente ligado con las obligaciones contractuales de los Proveedores de acuerdo con lo establecido en el contrato del Acuerdo Marco número CCE-SNG-AMP-001-2024.
En el siguiente enlace encontrará el minisitio del Acuerdo de Dotación Escolar III (Ver enlace).
Nota: El Proveedor deberá leer de forma detallada y completamente esta guía como un soporte para dar respuesta a las solicitudes de cotización generadas por las Entidades Compradoras.
1. INFORMACIÓN GENERAL
1.1. Número del proceso de selección en SECOP II
Proceso de selección por licitación pública No. CCENEG-073-01-2023 adelantado a través de la plataforma del SECOP II.
Orientar a los proveedores adjudicados al Acuerdo Marco Dotación Escolar III sobre la ejecución de las órdenes de compra en las que han sido invitados a participar, utilizando los aplicativos COUPA SUPPLIER en la Tienda Virtual del Estado Colombiano - TVEC (TVEC).
Colombia Compra Eficiente pone a disposición del Acuerdo Marco Dotación Escolar III un aplicativo que ha sido desarrollado con el fin de registrar la información de compradores y vendedores, permitir a los proveedores recibir eventos de cotización para la generación de órdenes de compra, cargar y descargar archivos con especificaciones de los bienes o servicios ofertados, cargar y consultar facturas, recibir información y/o solicitar aclaraciones por medio de la ventana de mensajes, permitiendo realizar todas las actividades de manera fácil y sencilla.
2. REGISTRO PROVEEDOR EN COUPA SUPPLIER
3. AGREGAR USUARIOS ADMINISTRADORES
El detalle para poder agregar usuarios administradores lo encontrará en la Guía De Uso Del Portal De Proveedores De La Tienda Virtual Del Estado Colombiano que Colombia Compra Eficiente tiene a disposición en la sección de guías y manuales de la página web oficial de la Entidad, en el siguiente enlace: (Ver Enlace)
4. CONSULTAR LAS ÓRDENES DE COMPRA
5. CONSULTA Y ENVÍO DE LA COPIA DE LAS FACTURAS
6. SOLICITUD DE COTIZACIÓN
6.1. Proceso de Cotización simulador (Excel)
Los siguientes pasos detallan el proceso que debe seguir el Proveedor para enviar una cotización a través de la Tienda Virtual del Estado Colombiano - TVEC por medio de la aplicación Coupa supplier.
Cuando una Entidad Compradora genera una Solicitud de Cotización, el Proveedor recibe una invitación a cotizar, la cual es notificada a través del correo electrónico registrado. Por favor, seguir los siguientes pasos:
Paso 1. Para visualizar el evento de cotización, el Proveedor debe hacer clic en
el botón “Ver evento” (ver Ilustración 1).
Ilustración 1 Correo invitación evento
Fuente: Colombia Compra Eficiente
Paso 2. El paso anterior lo dirige a la Tienda Virtual del Estado Colombiano (Plataforma Coupa) donde el Proveedor debe ingresar el usuario y la contraseña (ver Ilustración 2).
Ilustración 2 TVEC (Plataforma Coupa)
Fuente: Colombia Compra Eficiente
Paso 3. El Proveedor debe verificar primero el número del Evento a cotizar y la “Información del evento”, luego marcar la casilla “Tengo intención de participar en este evento”, aceptar los términos y condiciones y, posteriormente, hacer clic en el botón “Enviar al propietario del evento” (ver Ilustración 3).
Ilustración 3 Selección de términos y condiciones
Fuente: Colombia Compra Eficiente
El sistema guardará automáticamente la intención de participar en el evento y mostrará una notificación en la parte superior de la página en una franja color verde (ver Ilustración 4).
Ilustración 4 Intención de participación en evento
Fuente: Colombia Compra Eficiente
Nota: si el Proveedor no participa en (5) cinco eventos de cotización en el término de un año, contados a partir de la primera NO cotización, procederá la aplicación de la cláusula penal contemplada en la cláusula 17 y 18 de la minuta. La Entidad Compradora deberá informar al Supervisor del Acuerdo Marco de Precios la no cotización por parte del Proveedor.
Paso 4. El Proveedor debe bajar para ir al apartado “Información de eventos y bases para ofertar” y verificar la fecha de finalización del evento. Recuerde que el Acuerdo Marco de Precios Dotación Escolar III establece un tiempo de cotización en días hábiles establecido en la minuta. La Entidad Compradora debe dar un plazo mínimo de cotización xx xxxx (10) días hábiles contados a partir del día hábil siguiente a la fecha en que se llevó a cabo la solicitud de cotización. Luego seleccionar en el botón “Ingresar respuesta” (ver Ilustración 5).
Ilustración 5 Información del evento y botón “Ingresar respuesta”
Fuente: Colombia Compra Eficiente
6.3. Descargar el simulador en formato Excel
Después de dar clic en el botón “Ingresar respuesta” se abrirá una nueva pestaña “Mi Respuesta”. El Proveedor debe descargar y guardar el Simulador Excel cargado en la plataforma por la Entidad Compradora en la sección “Datos adjuntos” (ver Ilustración 6).
El formato de Solicitud de Cotización es un archivo en Excel donde la Entidad Compradora define las especificaciones de los bienes o servicios que planea adquirir.
Ilustración 6 Descarga del Simulador Excel
Fuente: Colombia Compra Eficiente
6.4. Analizar Solicitud de Cotización
Después de descargar el archivo del Simulador Excel, hay que desbloquearlo haciendo clic derecho, luego, seleccionar “propiedades” y marcar la casilla “Desbloquear” y, por último, seleccionar “aplicar” y “aceptar” (ver Ilustración 7).
Ilustración 7 Desbloquear archivo del Simulador Excel
Fuente: Colombia Compra Eficiente
Al abrir el archivo del Simulador Excel, saldrá una ADVERTENCIA DE SEGURIDAD y hay que seleccionar “habilitar contenido”. El Proveedor debe revisar la hoja “Cotización” para identificar el Segmento, la Región, dirección y zona de entrega, y demás información importante suministrada por la Entidad Compradora (ver Ilustración 8).
Nota: Es deber de la Entidad Compradora describir el porcentaje del Gravamen Adicional y su forma de Cálculo en caso de que aplique.
Ilustración 8 Simulador Excel
Fuente: Colombia Compra Eficiente
6.5. Diligenciar la cotización
Para diligenciar el archivo del Simulador Excel enviado por la Entidad Compradora, el Proveedor deberá buscar y seleccionar su nombre (ver Ilustración 9).
Ilustración 9 Selección proveedor
Fuente: Colombia Compra Eficiente
Una vez seleccionado el Proveedor, el archivo automáticamente traerá los precios techo para cada uno de los bienes o servicios solicitados por la Entidad Compradora en el Simulador Excel.
Luego de esto y cuando el Proveedor esté listo para cotizar, debe digitar el porcentaje de descuento que desea conceder para cada uno de los bienes o servicios con el fin de presentar su oferta sobre el proceso (ver Ilustración 10).
Ilustración 10 Porcentaje descuento proveedor
Fuente: Colombia Compra Eficiente
Una vez diligencie la columna de descuento, el simulador aplicará los descuentos y el Proveedor podrá ver en la columna “Precio con Descuento” y la columna “Valor”, el valor que está ofertando para cada producto o servicio y el Valor Total de la cotización (ver Ilustración 11).
Ilustración 11 Valor total con descuento
Fuente: Colombia Compra Eficiente
El Proveedor debe tener presente estos valores para digitarlos en la tienda al momento de responder esta cotización. Adicionalmente debe guardar este archivo, pues deberá cargarlo en la sección de “Mi Respuesta” en la Tienda Virtual del Estado Colombiano – TVEC al momento de cotizar.
6.6. Diligenciar cotizaciones en la Tienda Virtual
El Proveedor debe cargar el archivo del Simulador Excel predefinido por Colombia Compra Eficiente con la cotización en la sección de Datos adjuntos (Ver Ilustración 12) para posteriormente dirigirse a la sección de Artículos y Servicios.
Ilustración 12 Cargue Cotización final del Simulador Excel
Fuente: Colombia Compra Eficiente
En la sección “Artículos y Servicios” el Proveedor debe diligenciar su cotización con los valores indicados en el simulador, haciendo de esta, la oferta definitiva. El archivo anexo es un documento soporte de la cotización; sin embargo, el valor que prevalece es el indicado en la Tienda Virtual del Estado Colombiano – TVEC.
Para cargar la cotización, el Proveedor debe diligenciar los campos para cada uno de los artículos (ver Ilustración 13). Todos los valores diligenciados en la Tienda Virtual del Estado Colombiano – TVEC deben coincidir con los registrados en el archivo de Excel anexado en la hoja “Cotización” del simulador.
Ilustración 13 Valores artículos cotización
Fuente: Colombia Compra Eficiente
6.7. Enviar cotización
Para enviar la cotización el Proveedor debe hacer clic en el botón “Enviar respuesta” (ver Ilustración 14). El Proveedor puede actualizar su cotización dentro los diez (10) días hábiles contados a partir del día hábil siguiente a la fecha en que se llevó a cabo la solicitud de cotizaciónpublicado por la Entidad Compradora en la Tienda Virtual del Estado Colombiano – TVEC.
Ilustración 14 “Botón Enviar respuesta”
Fuente: Colombia Compra Eficiente
Nota: En caso de que el Proveedor desee guardar su respuesta antes de ser enviada al comprador deberá hacer clic en el botón “Guardar”, sin embargo, tenga presente que la respuesta no será enviada hasta que proceda en dar clic en el botón “Enviar respuesta”.
Una vez enviada la cotización, el Proveedor debe validar el envío verificando que aparece un recuadro verde en la parte superior de la página, indicando que fue enviada satisfactoriamente al comprador. Adicional a esto, es recomendable que el proveedor tenga presente el número de la respuesta, pues es el comprobante de que la respuesta fue enviada.
Ilustración 15 Confirmación envió respuesta
Fuente: Colombia Compra Eficiente
Del mismo modo, es posible verificar el envío de la respuesta ingresando a la Solicitud de Cotización y bajar hasta el apartado “Historial”. En caso de no aparecer el envío, debe verificar que todos los campos requeridos fueron diligenciados correctamente y enviar nuevamente la cotización.
Ilustración 16 Historial
Fuente: Colombia Compra Eficiente
6.8. Mensajes durante la Solicitud de Cotización
En la ventana “Mensajes instantáneos” ubicada en la parte inferior de la pantalla (ver Ilustración 17), el Proveedor puede solicitar y recibir información de la Entidad Compradora o realizar consultas sobre la Solicitud de Cotización. La recepción de las consultas será notificada por el correo electrónico registrado.
La Entidad Compradora debe enviar la respuesta a través de la opción “Mensajes” a todos los Proveedores, sin importar el remitente original. En el caso que una Entidad Compradora requiera anular o retractarse del proceso de cotización, debe manifestarlo a través de la opción “Mensajes”, justificando el motivo para cerrar el proceso anticipadamente y deberá hacerlo a través de un Acto Administrativo motivado.
Ilustración 17 Ventana “Mensajes instantáneos”
Fuente: Colombia Compra Eficiente
Los Proveedores envían las cotizaciones durante el tiempo establecido y cada vez que un Proveedor envía una respuesta de cotización, le llega un mensaje al Usuario Comprador de dicha acción. Sin embargo, la Entidad Compradora solo podrá ver las respuestas de cotización una vez el evento haya concluido.
Las Entidades Estatales pueden ajustar los eventos de cotización cuando han cometido errores enviando un mensaje a los Proveedores, a través de la Tienda Virtual del Estado Colombiano. La Entidad Estatal debe finalizar el evento errado y crear un nuevo evento con la información corregida para que los Proveedores presenten su cotización. El plazo para cotizar empieza a correr de nuevo a partir de la fecha del evento de Solicitud de Cotización corregido.
7. APOYO DE CAPACITACIÓN
Teniendo en cuenta que los Proveedores fueron capacitados en cuanto al simulador y operación del Acuerdo Marco Dotación Escolar III previo a la puesta de operación del mismo como un apoyo a los Proveedores, se establece adicionalmente, en caso de ser requerida la de solicitar una nueva jornada, se solicitará a través de los correos electrónicos del equipo administrador o debe remitirse al siguiente enlace de la Mesa de Servicio xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxx/xxxxxxxxxx-xx-xxxxxxx, o comunicarse a las siguientes líneas de atención con las que dispone Colombia Compra Eficiente: 01 8000 520 808 o (000) 000 0000 en Bogotá, D.C.
8. PERFECCIONAMIENTO DE LAS ÓRDENES DE COMPRA
Una vez sea colocada la orden de compra al Proveedor que cotizó el menor valor, el Proveedor deberá constituir la garantía de la respectiva orden de compra a favor de la Entidad Compradora de acuerdo con lo indicado en la respectiva cláusula del contrato.
9. FICHA TÉCNICA DE DOCUMENTO Y CONTROL DE CAMBIOS
1. IDENTIFICACIÓN Y UBICACIÓN | |
Título del documento: | GUÍA PARA PROVEEDORES DEL ACUERDO MARCO DE PRECIOS DOTACIÓN ESCOLAR III CCE-SNG-AMP-001-2024 |
Fecha de aprobación: | 18-07-2024 |
Área / Dependencia de autoría: | Subdirección de Negocios |
Resumen / Objetivo de contenido: | Orientar a los Proveedores en el proceso de compra, a través del Acuerdo Marco Dotación Escolar III. |
Código de estandarización: | CCE-GAD-GI-42 |
Categoría / Tipo de documento: | Guía |
Aprobación por: | Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxx Xxxx |
Información adicional: | NA |
Serie documental según TRD | CARPETA No. 034. NOMBRE CARPETA: GUIA DEL AMP |
Enlace de ubicación original del documento (especifique | xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxx-xxxxxxx-xxx- estado-colombiano/educacion/dotaciones-escolares-iii |
donde se aloja o reposa el documento) |
2. AUTORES Y RESPONSABLES DE REVISIÓN Y APROBACIÓN | ||||
ACCIÓN | NOMBRE | CARGO/ PERFIL | FECHA | FIRMA |
Elaboró | Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxx Adshana Xxxxxx Xxxxxx Xxxxx Xxxxx | Abogada estructuradora Administrador IAD/AMP | 15/07/2024 | |
Revisó | Xxxx Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxx | Gestor Código T1 Grado 15 | 15/07/2024 | |
Aprobó | Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxx Xxxx | Subdirector de Negocios | 18/07/2024 | |
Nota: Si la aprobación se realizó mediante acta de alguno de los comités internos considerados en la resolución número 173 de 2020 por favor especificar acta y mes del desarrollo de esta. | ||||
CONTROL DE CAMBIOS DEL DOCUMENTO | |||||
VERSIÓ N | AJUSTES | FECHA | VERSIÓN VIGENTE DEL DOCUMENTO | 01 | |
01 | Creación de la Guía | 18-07-2024 | Elaboró | Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxxx Xxxxx | Xxxxxxx estructuradora Administrador IAD/AMP |
Revisó | Xxxx Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxx | Gestor Código T1 Grado 15 | |||
Aprobó | Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxx Xxxx | Subdirector de Negocios | |||