CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FISCALES PARA LA ADQUISICIÓN, RECEPCIÓN Y PAGO DE LOS BIENES, SERVICIOS Y OBRAS EN LA AUTORIDAD DEL TRÁNSITO Y TRANSPORTE TERRESTRE (ATTT)

P.32.12.2011

DICIEMBRE-2011

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIRECCIÓN SUPERIOR

XXXXXXXX XXXXXX XX XXXXXXXXX

Contralora General

XXXX XXXXXX XXXXX

Subcontralor General

XXXXX XXXX XXXXXXX

Secretario General

DIRECCIÓN DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD XXXXXXXX MADRID G.

Director

XXXXX X. XXXXXX X.

Subdirector

XXXXXXX X. XXXXXXX X.

Asistente Ejecutivo

DEPARTAMENTO DE PROCEDIMIENTOS DE BIENES Y FONDOS PÚBLICOS XXXXXXXX XXXXX X.

Jefe de Departamento

XXXX XXXX

Supervisor

DIRECCIÓN DE FISCALIZACIÓN GENERAL

XXXXX X. XXXXXX X.

Director

DIRECTORA GENERAL DE AUDITORÍA XXXXXX X. XXXXXXX X.

Directora

DIRECCIÓN DE ASESORÍA JURÍDICA XXXX XXXXXXX DE LA XXXX

Director

XXXXXXX XXXXXXXX XXXXX XXXXXXX

Asesora Jurídica

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

DIRECCIÓN DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD

Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos

XXXXXXX X. XX XXXXXXXXX XXXXXX XXXXXX XXXXXXXXX

Analistas Administrativos

XXXXXX XXXXXXX

Apoyo Técnico

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FISCALES PARA LA ADQUISICIÓN, RECEPCIÓN Y PAGO DE LOS BIENES, SERVICIOS Y OBRAS EN LA AUTORIDAD DEL TRÁNSITO Y TRANSPORTE TERRESTRE (ATTT)

P.32.12.2011

DICIEMBRE-2011

Logo del Tránsito

AUTORIDAD DEL TRÁNSITO Y TRANSPORTE TERRESTRE (ATTT))

XXXXX XXXXXXX XXXXXXX

Director General

XXXXXXX XXXXXX

Subdirector General

XXXXX XXXXXXX

Secretario General

XXXXXXX XXXXXXXX

Director Administrativo

XXXXXX XXXXXXXXX

Director de Finanzas

EQUIPO TÉCNICO:

DIRECCIÓN DE FINANZAS

XXXXX XX XXXXXXXX

Departamento de Presupuesto

XXXXX XXXXXXXXX

Departamento de Contabilidad

XXXX XXX

Departamento de Tesorería

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

XXXXX XXXXXXX

Departamento de Compras

	ÍNDICE
INTRODUCCIÓN
I.	ASPECTOS GENERALES
A.	Objetivos del Manual
B.	Aspectos Legales
C.	Alcance del Manual
II.	ASPECTOS GENERALES DE CONTROL INTERNO
A.	Medidas Genéricas de Control
	A.1 Medidas de Control para el área de Presupuesto
	A.2 Medidas de Control para el área de Tesorería
	A.3 Medidas de Control para el área de Contabilidad
	A.4 Medidas de Control para el área de Suministro (Almacén)
	A.5 Medidas de Control para el área de Compras
B.	Medidas de Control Específicas
	B.1 Medidas de Control para el área de Compras
	B.2 Medidas de Control para el área de Presupuesto
	B.3 Medidas de Control para el área de Suministro (Almacén)
	B.4 Medidas de Control para el área de Tesorería
	B.5 Medidas de Control para el área de Contabilidad
	B.6 Medidas de Control en el área de Auditoría Interna B.7 Medidas de Control en el área de Informática
III.	PROCEDIMIENTOS
A.	Adquisición de Bienes o Servicios al Crédito mediante Orden de Compra
B.	Adquisición de Bienes o Servicios al Contado mediante Orden de Compra
C.	Recepción de Bienes
D.	Recepción de Servicios
E.	Despacho xx Xxxxxxx
F.	Contrato de obras y servicios
X.	Xxxx a través de la Presentación de Gestión de Cobro
IV.	RÉGIMEN DE FORMULARIOS
1.	Solicitud de Materiales
2.	Requisición de Bienes y Servicios
3.	Reserva xx Xxxxxxx(s)
4.	Orden de Compra
5.	Cuadro de Cotización
6.	Acta de Recibido Conforme de Bienes y Servicios
7.	Recibo de Recepción de Cuentas (Gestión de Cobro)
8.	Recepción xx Xxxxxxx
9.	Despacho xx Xxxxxxx
10.	Gestión de Cobro
GLOSARIO

INTRODUCCIÓN

La Contraloría General de la República través de la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad y en coordinación con las Direcciones de Finanzas y Administrativa, presenta el “Manual de Procedimientos Administrativos y Fiscales para la Adquisición, Recepción y Pago de los Bienes, Servicios y Obras en la Autoridad del Tránsito y Transporte Terrestre (ATTT)” sobre la base de las leyes y procedimientos administrativos, para definir responsabilidades del funcionario que autoriza las diferentes adquisiciones y desembolsos que se generen.

El contenido de este documento se ha confeccionado con una exposición sencilla y práctica, para beneficio de todos los que participan en el proceso, sin perder de vista la imperiosa necesidad de aplicar correctamente las disposiciones legales y supletorias vigentes que regulan la materia, considerando el necesario control y fiscalización de los fondos institucionales.

En este sentido el presente documento comprende cuatro capítulos y un suplemento referente a anexos y glosario. El primer capítulo se refiere a los Aspectos Generales, en el cual se incluyen los temas inherentes al objetivo del manual, la base legal que corresponde a los conceptos normativos en el cual se orientan los controles, trámites, el segundo se refiere a los controles internos aplicables a los diferentes procesos que se realizan en ambas Direcciones (Finanzas y Administrativa) el tercero trata sobre la descripción de los procedimientos aplicables a las diferentes Unidades Administrativas, el cuarto representa el régimen de formularios.

En la medida que surja la necesidad de realizar cambios, estaremos anuentes a considerar sus comentarios y observaciones, los cuales deben ser enviados a la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad de la Contraloría General de la República.

CONTRALORÍA GENER AL DE LA REPÚBLICA

Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad

I. ASPECTOS GENERALES

A. Objetivos del Manual

 Proveer a la Administración de la Autoridad del Tránsito y Transporte Terrestre (ATTT) de los mecanismos de registro y de controles necesarios a la ejecución presupuestaria y financiera, con el propósito de garantizar la eficiencia, eficacia y transparencia en la gestión.

 Integrar aspectos normativos y procedimentales para que coadyuven en la coordinación de las responsabilidades en materia de adquisición de bienes o servicios que se llevan a cabo en la institución.

 Presentar la información necesaria que permita al personal orientarse en el cumplimiento de sus actividades, para contribuir en la celeridad de los trámites administrativos con calidad y eficacia.

B. Aspectos Legales

 Constitución Política de la República de Panamá.

 Ley Núm.32 de 8 de noviembre de 1984. “Por la cual se adopta la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República”.

 Ley 14 de 26 xx xxxx de 1993, Ley Núm.34 de 28 de julio de 1999, reformada por la Ley 42 de 22 de octubre de 2007 y otras disposiciones que rigen la materia.

 Decreto Núm.214-DGA de 8 de octubre de 1999. “Por el cual se emiten las Normas de Control Interno Gubernamental para la República de Panamá”.

 Ley Núm.6 de 22 de enero de 2002. “Que dicta normas para la Transparencia en la Gestión Pública, establece la acción de Habeas Data y dicta otras disposiciones”.

 Texto Único de la Ley Núm.22 de 27 xx xxxxx de 2006, que regula la Contratación Pública.

 Ley Núm.67 de 14 de noviembre de 2008. “Que desarrolla la Jurisdicción de Cuentas y reforma la Ley 32 de 1984, Orgánica de la Contraloría General de la República”.

 Decreto Núm.420-2005-DMySC de 26 de septiembre de 2005, por el cual se actualiza el documento titulado Manual General de Contabilidad Gubernamental, Versión Revisada y Actualizada M.07.09.05.

 Decreto Ejecutivo Núm.366 de 28 de diciembre de 2006. “Por el cual se reglamenta la Ley Núm.22 de 27 xx xxxxx de 2006, que regula la Contratación Pública y otras disposiciones en esta materia”.

 Decreto Ejecutivo Núm. 211-2007-DMySC de 26 xx xxxxx de 2007. “Por el cual se crea el Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos, en la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad de la Contraloría General de la República”.

 Decreto Núm.444-DFG de 7 de diciembre de 2010. “Por el cual se asignan las funciones de Coordinación y Fortalecimiento de las Oficinas de Auditoría Interna del Sector Público a la Dirección de Fiscalización General”.

 Decreto Núm.455-2010 DMySC de 14 de diciembre de 2010. “Por el cual se aprueba el documento titulado Manual de Procedimientos para el uso y Manejo de los Fondos de las Cajas Menudas en las Entidades Públicas, Quinta Versión”.

 Resolución Núm.2-JD-2002 de 2 de febrero de 2002. “Por medio del cual se aprueba el Reglamento Interno de la Autoridad del Tránsito y Transporte Terrestre”.

 Circular Núm.042-DGF-PERS.Y PLAN de 31 xx xxxxx de 2000. Reiteración de Circular Núm.72 de 11 xx xxxxxx de 1995 sobre “Borrones y alteraciones en documentos Oficiales”.

 Normas de Administración Presupuestaria vigente.

C. Alcance del Manual

Este documento es de aplicación en todas las Unidades Ejecutoras de la Autoridad del Tránsito y Transporte Terrestre (ATTT) a nivel nacional y de cumplimiento para todos los funcionarios sin excepción. Las modificaciones que tuvieran lugar deben ser presentadas a través de consenso de las Direcciones Nacionales de Finanzas y Administrativa que sean presentadas a la Contraloría General de la República y darse a conocer mediante Resolución Institucional.

II. ASPECTOS GENERALES DE CONTROL INTERNO

A. Medidas Genéricas de Control

Los controles descritos en el presente documento, permiten a las autoridades del Autoridad del Tránsito y Transporte Terrestre (ATTT), contar con aquellos elementos para el registro y control de los gastos, de manera que se ajusten a las disposiciones legales y normativas que regulan la materia.

 Toda transacción que justifica la adquisición de un bien o servicio, debe estar amparada por medio de Requisición de Bienes y Servicios, Orden de Compra, Contrato, Recepción xx Xxxxxxx, Despacho xx Xxxxxxx, Cuadro de Cotizaciones, Gestión de Cobro, Cheque, Declaración Jurada (recibido conforme), Informe de Gastos, Planilla y aquellos otros de uso común y aceptado en los desembolsos efectuados en la Autoridad del Tránsito y Transporte Terrestre (ATTT).

 Cuando se amerite anular cualquiera de los documentos utilizados en los procesos de adquisiciones que se desprenden de su aplicación, los originales y las copias deben sellarse con la leyenda de “ANULADO”, además, deben permanecer en la libreta o en el documento que se trata, con el propósito de mantener la secuencia numérica y archivarse en orden secuencial.

 Los documentos citados en la primera viñeta de este punto, deben presentar una secuencia numérica (cuando el documento lo requiera) preimpresa, completarse de forma clara y legible sin borrones, ni tachones, ni alteraciones y debe contar con las firmas de las personas autorizadas.

 Las autoridades no actuarán con desviación o abuso de poder y ejercerán su competencia exclusivamente para los fines previstos en la ley.

 Le corresponde a la Dirección General y a las Direcciones de Finanzas y Administrativa, velar por el cumplimiento del presente manual de procedimientos, de tal manera que se apliquen las medidas correctivas y disciplinarias, en caso del incumplimiento de esta herramienta de control.

A.1 Medidas de Control para el área de Presupuesto

 Conducir los procesos y las actividades propias del presupuesto en la Autoridad del Tránsito y Transporte Terrestre (ATTT); así como la programación y evaluación de los proyectos de inversión. También es responsable de orientar y apoyar a las Unidades Ejecutoras en la formulación del ante proyecto anual de egresos, bajo normas establecidas que propicien el control y seguimiento del gasto en el ejercicio presupuestal.

 El objetivo principal es prever las fuentes y montos de los recursos monetarios y asignarlos anualmente para financiar los planes, programas y proyectos gubernamentales, debe asegurar la disponibilidad de fondos en las asignaciones presupuestarias aprobadas.

 Los documentos oficiales de afectación presupuestaria y financiera, deben tramitarse de conformidad con los aspectos señalados en las normas generales de administración presupuestaria vigente.

 Los documentos que participan en las transacciones de la ejecución presupuestaria se someterán a los registros de índole presupuestario y contable, conforme al Manual General de Contabilidad Gubernamental.

 Formular los lineamientos, métodos y procedimientos que oriente en forma adecuada las pautas del anteproyecto de presupuesto de egresos de las unidades administrativas, con base a los programas de metas y los requerimientos de la Institución.

 Solicitar a las unidades administrativas de la Autoridad del Tránsito y Transporte Terrestre (ATTT) la presentación oportuna del anteproyecto de presupuesto; asesorándolos en su elaboración cuando éstos lo requieran.

 Formular el calendario del presupuesto autorizado, para ser ejercido por las unidades administrativas, considerando sus necesidades.

 Tramitar las solicitudes de requerimientos presupuestales, considerando la documentación comprobatoria básica y registrando la operación del presupuesto con base en el catálogo de partidas por objeto del gasto.

 Elaborar informes sobre la ejecución del presupuesto de la Autoridad del Tránsito y Transporte Terrestre (ATTT).

 Verificar el comportamiento de las asignaciones presupuestarias de la institución, evaluar la ejecución física y financiera del presupuesto de la institución tanto de funcionamiento como de inversión.

 Confeccionar el Estado de Ejecución de Xxxxxxxx y Gastos Presupuestarios para que sea presentado en los Estados Financieros.

 A las Unidades Ejecutoras, la Dirección de Finanzas a través de su Departamento de Presupuesto les proporcionará la partida presupuestaria (reserva) correspondiente al monto del bien o servicio solicitado, hasta que se genere la Orden de Compra, Gestión de Cobro, cheque entre otros.

A.2 Medidas de Control para el área de Tesorería

 El Departamento de Tesorería es el responsable de efectuar los pagos de las obligaciones y el control y custodia de fondos y valores.

 Llevar el control del flujo de efectivo a través de una programación de pago con base a la disponibilidad de los recursos con que cuente la institución, así como, el proceso de validar el ingreso y erogaciones que se generen dentro del periodo fiscal vigente.

 Presentar informes periódicamente a la Dirección de Finanzas, de todas las acciones de recursos que se generan en el Departamento de Tesorería.

 Custodiar los documentos valorados y acervo documentario administrativo y contable del Departamento.

 Toda transferencia de fondos por medios electrónicos debe estar sustentada en documentos que aseguren su validez y confiabilidad.

 Los formularios establecidos para las operaciones de ingresos y egresos de fondos, deben estar membretados y prenumerados.

 El Departamento de Tesorería deberá sellar los comprobantes de pago de los cheques y sus documentos sustentadores, con un sello que tendrá la leyenda Pagado Mediante el Cheque Núm. el día de de . Información esta que se llenará a mano y se remitirá a Contabilidad para ser archivada.

 Los cheques y/o efectivos, que no sean utilizados o depositados al concluir el día deben ser custodiados en la caja fuerte del Departamento de Tesorería.

 Ordenar cronológicamente y/o numéricamente el archivo con los debidos controles de ubicación por fondo (Viáticos, Rotativo, Funcionamiento, Inversión, entre otros).

 Remitirá todos los documentos originales al Departamento de Contabilidad en cumplimiento con las Normas de Control Interno Gubernamental, en lo que se refiere a Documentación Sustentadora.

A.3 Medidas de Control para el área de Contabilidad

 Registrar sistemáticamente las operaciones financieras de la Institución, clasificándolas y resumiéndolas a efecto de emitir documentos contables que respalden la comprobación del ejercicio del presupuesto de egresos.

 Registrar y controlar las cuentas de balance y de gastos que genere la Institución de acuerdo al catálogo de cuentas, guías y principios de contabilidad.

 Mantener el sistema contable aprobado por la Contraloría General.

 Supervisar y cotejar el registro de las operaciones contables de acuerdo a la normatividad establecida.

 Debe registrar los documentos (viáticos, órdenes de compras, cheques y otros) que se generen en la Institución, antes de ser remitidos a la Oficina de Fiscalización de la Contraloría General.

 Recopilar, analizar y consolidar la información contable generada por las áreas administrativas de la Institución.

 Realizar las conciliaciones bancarias mensualmente.

 Elaborar trimestralmente los Estados Financieros para su presentación al Ministerio de Economía y Finanzas, a la Contraloría General de la República y a la Comisión de Presupuesto de la Asamblea legislativa.

 El Departamento de Contabilidad, archivará los documentos originales y comprobante de pago de cada cheque que se produzca.

A.4 Medidas de control para el área de Suministro (Almacén)

 Todos los bienes que adquiera la Autoridad del Tránsito y Transporte Terrestre (ATTT), debe ingresar a través de la Sección xx Xxxxxxx, antes de ser utilizados, aún cuando la naturaleza física de los mismos requiera su ubicación directa en el lugar que se solicita, para lo cual se coordinará la entrega y la designación de un Almacenista para la generación de la recepción. Ello permitirá un control efectivo de los bienes adquiridos.

 La Sección xx Xxxxxxx analizará los pedidos recibidos, a fin de asignar la prioridad en el trámite y despacho, así como aquellos que no han sido surtidos.

 Las unidades ejecutoras de la Autoridad del Tránsito y Transporte Terrestre (ATTT) que soliciten un bien, remitirán la respectiva solicitud a la Sección xx Xxxxxxx por medio del documento denominado “Solicitud de Materiales” (Formulario No.1), en el cual detallarán la cantidad, nombre, tipo, modelo, etc.; de no tenerse en existencia, La Sección xx Xxxxxxx colocará el sello que evidencie “NO HAY EN EXISTENCIA”.

 La Sección xx Xxxxxxx Informará oportunamente al Departamento de Contabilidad sobre el movimiento de bienes en la Sección xx Xxxxxxx a través de los informes de recepción y despachos.

 La Sección xx Xxxxxxx Solicitará la intervención de técnicos o usuarios cuando se trate de bienes que por su naturaleza requieran verificaciones especiales, como equipo de informática, y otros que deban ser adquiridos previo criterio técnico.

 Controlará la existencia física determinando las cantidades máximas y mínimas de cada bien.

 Procurará una adecuada utilización de los depósitos eliminando los productos no aptos para el consumo.

 Comprobará que la cantidad, calidad y características de los bienes a entregar cumplan con los requisitos de lo solicitado.

 Notificará a la Jefatura sobre aquellos bienes de escasa o nula rotación en el almacén, así como de aquellos que deben adquirirse por estar agotados los niveles de existencia.

 Información que debe suministrar a través de Requisiciones de Bienes y Servicios a la Dirección Administrativa, para que el Departamento de Compras realice los procedimientos inherentes a la adquisición.

 Es necesario clasificar los materiales que se deterioran, con el objeto de no almacenarlos en cantidades excesivas. Por lo que se debe establecer un adecuado sistema de inventario. Los productos y líquidos volátiles se deberán conservar en recipientes herméticos para que no se pierdan por evaporación.

 Es recomendable que el local asignado para almacén reúna las especificaciones técnicas adecuadas para el custodio, manejo y preservación de los bienes y/o servicios de acuerdo a sus características y requerimientos específicos, garantizando las condiciones mínimas necesarias de clima (grado de temperatura, etc.) para destinar el bien o producto, al espacio físico indicado. La Sección xx Xxxxxxx no deberá recibir bienes sin la correspondiente Orden de Compra.

 Realizar inventario de órdenes de compras pendientes de entrega por parte de los proveedores e informar al Departamento de Compras, para que proceda con lo conducente.

A.5 Medidas de control para el área de Compras

 El abastecimiento como actividad de apoyo a la gestión institucional, debe contribuir al empleo racional y eficiente de los recursos que requieren las entidades. Su actividad se

orienta a proporcionar los elementos materiales y servicios que son utilizados por las entidades. En toda transacción de bienes o servicios, así como en las demás actividades de gestión, deberá tenerse presente, el criterio de economía.

 La adquisición económica implica, adquirir bienes o servicios, en calidad y cantidad apropiada, y al menor costo posible. Asimismo, las actividades en una entidad deben efectuarse asegurando los costos operativos mínimos, sin disminuir la calidad de los servicios brindados.

 La Dirección Administrativa le corresponde, impartir las políticas necesarias, que permitan al personal encargado de los procesos de adquisición de bienes y prestación de servicios adoptar la aplicación del criterio de economía en sus actividades y que se cumplan las disposiciones contenidas en la Ley Contratación Pública vigente.

Nota:

Si la adquisición es “no programada”, el fondo a utilizar y la forma de pago son previamente consultadas con Xxxxxxxx.

 Analiza si los bienes o servicios a adquirir, están dentro del listado de precios establecidos, de lo contrario selecciona el tipo de acto de contratación correspondiente.

 Una vez que la Sección xx Xxxxxxx devuelva a la Unidad Solicitante el documento (Despacho xx Xxxxxxx Formulario Núm.9), indicándole que no hay en existencia, procede el mismo a preparar la Requisición de Bienes y Servicios (Formulario No.2) que es remitida a la Dirección Administrativa conjuntamente la correspondiente asignación (Reserva xx Xxxxxxx(s) Formulario Núm.3) y autorización (visto bueno), que luego se remite al Departamento de Compras, para iniciar las gestiones de compra (adquisición); si es un servicio debe coordinarse con las Unidades Técnicas para atender ese tipo de solicitud.

B. Medidas de Control Específicas

Las contrataciones para la adquisición de bienes o servicios, serán autorizados por el Director General o en quien delegue, en representación de la Institución y refrendadas por la Contraloría General de la República.

La Contraloría General de la República ejercerá el control previo a través de sus fiscalizadores, mediante el refrendo. Sin perjuicio de los controles concurrentes y posteriores que ésta implemente.

Todo documento oficial (Contratos, Orden de Compra, Planillas, Solicitud de Viáticos dentro y fuera del país, cuentas, Ajuste Presupuestario, generación de cheques-pago a proveedores, Reembolso de Caja Menuda y Fondo Rotativo y otros), que se produzcan a solicitud de la

Autoridad del Tránsito y Transporte Terrestre (ATTT), deberán canalizarse a través de los controles presupuestarios y financieros establecidos por la Contraloría General de la República.

Los Fondos Rotativos consisten en cantidades fijas de recursos, que deberán reembolsarse a presentación de comprobantes de gasto, a efecto de que el Fondo cumpla su cometido institucional de disponer de recursos para atender las necesidades institucionales.

A la Dirección Administrativa le corresponde gestionar todas las firmas de los cheques, ante el Despacho Superior (Director General, Subdirector General y Secretaria General).

La Autoridad del Tránsito y Transporte Terrestre (ATTT) cuenta con una herramienta de registro presupuestario denominados “Sistema de Registro del Gasto Presupuestario (SRGP)”, para registrar la ejecución del gasto, proporcionada por la Contraloría General de la República.

El SRPG estará ubicado en la Oficina de Fiscalización de la Contraloría General, para procesar todos los documentos de afectación presupuestaria que se produzcan en la Autoridad del Tránsito y Transporte Terrestre (ATTT), para que se participe en la fase de cumplimiento.

El documento denominado Requisición de Bienes y Servicios aunque es de uso xxx Xxxxxxx, la Dirección Administrativa tendrá en custodia para distribuir a las Unidades Ejecutoras cuando requieran un bien que no han programado o una compra urgente, o para la contratación de obra y servicio.

B.1 Medidas de control para el área de Compras

 Toda adquisición de bienes o servicios, independientemente del método de selección utilizado, deberá estar sustentada por documento contractual (Orden de Compra o Contrato) o el documento que justifica el desembolso, previo a la recepción del bien o servicio. Para lo cual deberá utilizar los procedimientos vigentes sobre la materia.

 Toda Orden de Compra o Contrato que no esté refrendado por la Contraloría General de la República, estará exento de valor fiscal y validez jurídica.

B.2 Medidas de Control para el área de Presupuesto

 Las Requisiciones de Bienes y Servicios, deben contar con la autorización previa de la Dirección Administrativa, para que se otorgue partida presupuestaria.

 La partida se dará a través del documento denominado Reserva xx xxxxxxx(s) (Formulario Núm.3) correspondiente al monto del bien o servicio que vaya a solicitar, para que se autoricen gastos, este documento es de uso exclusivo del Departamento de Compras y es utilizado previo a la compra.

B.3 Medidas de control para el área de Suministro (Almacén)

 El encargado de la Sección xx Xxxxxxx, deberá informar al Departamento de Compras de aquellas copias de órdenes de compras que cuentan con un tiempo perentorio establecido por la Dirección Administración, debido a que los proveedores no han presentado el bien y no se ha cumplido con la etapa de ejecución, que señala las normas de administración presupuestaria que se refiere al “devengado”.

B.4 Medidas de Control para el área de Tesorería

 No debe darse borrones, ni alteración en documentos oficiales de ninguna índole, que estén en trámites y mucho menos después de su refrendo.

B.5 Medidas de Control para el área de Contabilidad

 Las Unidades Ejecutoras deben velar por el cumplimiento de las políticas, procedimientos y la supervisión de las diferentes transacciones y movimientos operativos y contables de las Oficinas que estén fuera de la sede.

 Los informes presupuestarios y financieros, serán elaborados por los Departamentos de la Dirección de Finanzas (Presupuesto, Tesorería y Contabilidad respectivamente) para informar a la Dirección Administrativa y éste a su vez a la Dirección General, sobre la ejecución y manejo de los recursos.

 La Dirección de Finanzas velará que las Unidades Ejecutoras realicen las tareas inherentes a cada una. Es decir, que los Departamentos de: Tesorería determinar la cuantía de los ingresos (no tributarios), captar fondos (recaudación), pagar a su vencimiento las obligaciones del Estado, otorgar fondos o pagar la adquisición de bienes y/o servicios en el Sector Público y, recibir y custodiar los títulos de valores pertinentes; Contabilidad proporcionar a los usuarios una base de datos común, uniforme, oportuna y confiable, para fines de análisis, control y la toma de decisiones administrativas. Sus funciones comprenden la validación, clasificación, registro e informe sobre los resultados de las operaciones patrimoniales y presupuestarias; el Sistema de Presupuesto tiene como objetivo prever las fuentes y montos de los recursos monetarios y asignarlos anualmente para financiar los planes, programas y proyectos gubernamentales. El proceso del sistema de presupuesto comprende las etapas de: programación, formulación, aprobación, ejecución, control, evaluación y liquidación.

B.6 Medidas de Control en el área de Auditoría Interna

 Todas las adquisiciones de bienes y/o servicios que se realice la Autoridad del Tránsito y Transporte Terrestre (ATTT), estarán sujetas a las auditorias sorpresivas y frecuentes, de

parte del personal encargado de efectuar las auditorías internas de la Institución, sin el perjuicio de las que realice la Contraloría General de la República.

 En virtud del fortalecimiento de las estructuras del control interno de las entidades estatales y con el propósito de prevenir la comisión de errores o actos irregulares en perjuicio del patrimonio público, aparte de su plan operativo anual (POA), la Unidad de Auditoría Interna deberá coadyuvar a la Institución en el buen uso de los recursos asignados, implementando políticas de evaluación para velar que las áreas cumplan oportunamente en su gestión y generen informes para que se cumpla con la rendición de cuentas, tal como lo señalan las normas y preceptos de cumplimiento.

B.7 Medidas de Control en el área de Informática

 La institución debe establecer políticas para la organización adecuada del área de Informática que permita cumplir sus actividades con eficiencia y eficacia, contribuyendo al desarrollo de las operaciones de la entidad. (Normas de Control Interno 3.6.1.).

III. PROCEDIMIENTOS

A. Adquisición de Bienes y Servicios al Crédito mediante Orden de Compra

1. Unidades Ejecutoras

 Elabora Solicitud de Materiales (Formulario Núm.1).

 Remite la solicitud a la Sección xx Xxxxxxx.

Nota:

La Solicitud xx Xxxxxxx es remitida previamente al igual que la Requisición de Solicitud de Bienes y Servicios para autorización del Director Administrativo. Éste a su vez la envía a la Sección xx Xxxxxxx para su trámite subsiguiente.

2. Sección xx Xxxxxxx

 Recibe de la Unidad Ejecutora, la solicitud de bienes a través del formato Solicitud de Materiales (Formulario Núm.1). Verifica la existencia de los bienes solicitados.

 Si existe lo solicitado, despacha. De no existir los bienes solicitados (parcial o total), elabora la Requisición de Bienes y Servicios (Formulario Núm.2), firma el documento y lo envía a la Dirección Administrativa para visto bueno y ésta a su vez, la remite al Departamento de Compras.

3. Departamento de Compras

 Recibe la Requisición de Bienes y Servicios.

 Analiza lo establecido en el listado de precios.

Nota:

Elabora el documento Reserva xx xxxxxxx(s) (Formulario Núm.3) para las correspondientes asignaciones de partidas consignadas para la Unidad Ejecutora en el Departamento de Presupuesto. Una vez efectuado este trámite, es adjuntado a la Requisición de Bienes y Servicios que se vaya a presentar en la Dirección Administrativa.

4. Dirección Administrativa

 Recibe la Requisición de Bienes y Servicios.

 Xxxxxx y confiere visto bueno

 Remite el documento a la Dirección de Finanzas (Departamento de Presupuesto). Antes debe contar con el visto bueno de éste.

5. Departamento de Presupuesto

 Recibe la Requisición de Bienes y Servicios con el visto bueno del Director de Xxxxxxxx.

 Con base a la estimación de los precios detallado en este documento, se realiza la reserva de las partidas presupuestarias correspondientes. Devuelve el documento al Departamento de Compras.

Nota:

Antes de proceder al trámite de adquisición, la Requisición de Bienes y Servicios, debe contar la autorización del Director Administrativo.

6. Departamento de Compras

 Recibe la Requisición de Bienes y Servicios con el recurso presupuestario reservado.

 Realiza los procedimientos o pasos conforme a la Ley de Contratación Pública, en torno a las adquisiciones de las compras.

 Conforme al resultado del Acto Público, adjudica y se procede a elaboración de la Orden de Compra. Los documentos se envían a la Dirección de Finanzas para que sea remitido al Departamento de Presupuesto.

7. Departamento de Presupuesto

 Recibe la Orden de Compra, realiza el compromiso presupuestario. Sella la Orden de Compra, envía documentación al Departamento de Contabilidad.

8. Departamento de Contabilidad

 Recibe la Orden de Compra, realiza el registro contable correspondiente (contingente). Envía documentos a la Dirección de Finanzas para ésta a su vez remita la Orden de Compra a la Dirección Administrativa.

9. Dirección Administrativa

 Recibe documentación y firma la Orden de Compra.

 Envía la Orden de Compra a la Oficina de Fiscalización de la Contraloría General.

10. Oficina de Fiscalización de la Contraloría General

 Recibe documentación y realiza el registro (contingente) en el Sistema de Registro Presupuestario del Gasto (SRPG).

 Realiza el análisis en relación al cumplimiento de las normas que rigen sobre contratación pública y de control interno. De existir consistencia por lo actuado, se refrenda la Orden de Compra. Envía el documento al Departamento de Compras.

11. Departamento de Compras

 Recibe la Orden de Compra y documentos sustentadores.

 Procede a realizar el trámite de la adquisición de compra en la casa comercial seleccionada, entregando el original de la Orden de Compra.

.

MAPA DE PROCESOS

ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS AL CRÉDITO MEDIANTE ORDEN DE COMPRA

UNIDADES

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

DIRECCIÓN DE FINANZAS

OFICINA DE FISCALIZACION

EJECUTORAS

1

SECCIÓN

XX

XXXXXXX

2

DIRECCIÓN

4

DEPARTAMENTO

DE COMPRAS

3

DEPARTAMENTO

DE PRESUPUESTO

5

DEPARTAMENTO

DE CONTABILIDAD

DE LA CONTRALORÍA

6

7 8

9 10

11

DESCRIPCIÓN DE PROCESOS

1

COMPLETA LA FORMA “SOLICITUD DE MATERIALES (FORMULARIO NÚM.1)”.

VERIFICA LA EXISTENCIA. DE NO EXISTIR COLOCA SELLO “NO HAY EN

2 EXISTENCIA”. ELABORA LA “REQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS (FORMULARIO NÚM.2)” Y LO ENVÍA A LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

(DEPARTAMENTO DE COMPRAS).

3

RECIBE LA REQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS. VERIFICA Y CONSULTA ANTES EN PRESUPUESTO PARA CORABORAR LA DISPONIBILIDAD DE LOS RECURSOS PRESUPUESTARIOS.

4

RECIBE LA “REQUISICIÓN DE BIENES. OTORGA VISTO NUEVO, REMITE EL DOCUMENTO AL DEPARTAMENTO DE COMPRAS.

5

RECIBE LA REQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS. REALIZA RESERVA DE LAS PARTIDAS PRESUPUESTARIAS. DEVUELVE EL DOCUMENTO AL DEPARTAMENTO DE COMPRAS.

6

REALIZA PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN. ADJUDICA Y GENERA ORDEN DE COMPRA. ENVÍA ORDEN DE COMPRA AL DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO.

RECIBE ORDEN DE COMPRA. REALIZA COMPROMISO. SELLA Y

7 ENVÍA EL DOCUMENTO AL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD.

8

RECIBE ORDEN DE COMPRA. REALIZA EL REGISTRO CONTABLE.. ENVÍA EL DOCUMENTO (ORDEN DE COMPRA) A SU SUPERIOR INMEDIATO (DIRECTOR DE FINANZAS) PARA QUE ÉSTE REMITA EL DOCUMENTO A LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA.

9

RECIBE ORDEN DE COMPRA, LA FIRMA Y LA ENVÍA A LA OFICINA DE FISCALIZACIÓN DE LA CONTRALORÍA GENERAL.

RECIBE ORDEN DE COMPRA. REVISA. REALIZA EL REGISTRO EN EL SISTEMA

10 SRPG, REFRENDA EL DOCUMENTO (ORDEN DE COMPRA) Y LUEGO LO ENVÍA

AL DEPARTAMENTO DE COMPRA.

RECIBE LA ORDEN DE COMPRA REFRENDADA CON SUS DOCUMENTOS

1

11 SUSTENTADORES. REGISTRA EL RESULTADO EN EL PORTAL DE PANAMACOMPRA. ENTREGA ORIGINAL DE LA ORDEN DE COMPRA AL PROVEEDOR..

B. Adquisición de Bienes y Servicios al Contado mediante orden de Compra

1. Unidades Ejecutoras

 Elabora Solicitud de Materiales (Formulario Núm.1).

 Remite la Solicitud de Materiales a la Sección xx Xxxxxxx.

Nota:

La Solicitud de Materiales es remitida previamente al igual que la Requisición de Solicitud de Bienes y Servicios para autorización del Director Administrativo. Éste a su vez la envía a la Sección Almacén (si es un despacho) y a Departamento de Compras (cuando se trata de una compra) para su trámite subsiguiente.

2. Sección xx Xxxxxxx

 Recibe de la Unidad Ejecutora, la solicitud de bienes a través del formato Solicitud de Materiales. Verifica la existencia de los bienes solicitados.

 Si existe lo solicitado, despacha. De no existir los bienes solicitados (parcial o total), elabora la Requisición de Bienes y Servicios (Formulario Núm.2), firma el documento y lo envía a la Dirección Administrativa para visto bueno y ésta a su vez la remita al Departamento de Compras.

3. Departamento de Compras

 Recibe la Requisición de Bienes y Servicios.

 Analiza lo establecido en el listado de precios.

Nota:

Elabora el documento Reserva xx xxxxxxx(s) (Formulario Núm.3) para las correspondientes asignaciones de partidas consignadas para la Unidad Ejecutora en el Departamento de Presupuesto. Una vez efectuado este trámite, es adjuntado a la Requisición de Bienes o Servicios que se vaya a presentar en la Dirección Administrativa.

4. Dirección Administrativa

 Recibe la Requisición de Bienes y Servicios.

 Xxxxxx y confiere visto bueno

 Remite el documento a Presupuesto.

5. Departamento de Presupuesto

.

 Recibe la Requisición de Bienes y Servicios.

 Verifica la disponibilidad presupuestaria de las partidas sugeridas, de existir el recurso se reserva las partidas. De lo contrario la devuelve indicando esta situación.

 Remite la Requisición de Bienes y Servicios

 al Departamento de Compras.

Nota:

Antes de proceder al trámite de adquisición, la Requisición de Bienes y Servicios, debe contar la autorización del Director Administrativo.

6. Departamento de Compras

 Recibe la Requisición de Bienes y Servicios

 Genera la Orden de Compra (Formulario Núm.4).

 Se aprueba y adjudica al proveedor

 Aprueba en PanamaCompra

 Remite a la Dirección Administrativa la Orden de Compra.

Nota:

Antes de iniciar el trámite de adquisición, la Oficina de Compras deberá consultar

el Catálogo Electrónico de Bienes o Servicios en el portal PanamaCompra y en caso que el artículo solicitado esté allí, deberá adquirirlo por esa vía obligatoriamente.

7. Departamento de Presupuesto

 Recibe la Orden de Compra y documentos fuentes (Requisición de Bienes y Servicios).

 Certifica el monto adjudicado para garantizar los fondos (partida).

 Realiza la reserva de las partidas presupuestarias correspondientes (compromete).

8. Dirección Finanzas

 Recibe la Orden de Compra con el expediente (Requisición de Bienes y Servicios).

 Revisa la documentación. Confiere visto bueno.

 Remite Orden de Compra con expediente al Departamento de Tesorería para que proceda.

9. Departamento de Tesorería

 Recibe la Orden de Compra con el expediente (Requisición de Bienes y Servicios).

 Genera el cheque y adjunta documentos sustentadores (Requisición de Bienes y Servicios, Orden de Compra y otros).

 Remite el cheque con documentos sustentadores (Requisición de Bienes y Servicios, Orden de Compra y otros) al Departamento de Contabilidad.

10. Departamento de Contabilidad

 Recibe el cheque con documentos sustentadores (Requisición de Bienes y Servicios, Orden de Compra y otros).

 Realiza asiento de diario.

 Envía el cheque con documentos sustentadores (Requisición de Bienes y Servicios, Orden de Compra y otros) al Departamento de Presupuesto.

11. Departamento de Presupuesto

 Recibe el cheque con documentos sustentadores (Requisición de Bienes y Servicios, Orden de Compra y otros).

 Registra cheque y lo remite con documentos sustentadores (Requisición de Bienes y Servicios, Orden de Compra y otros) a la Dirección de Finanzas para que éste lo envía a la Dirección Administrativa.

12. Dirección Administrativa

 Recibe el cheque con documentos sustentadores.

 Verifica y firma el Comprobante de Pago del cheque que está habilitado para la misma.

Nota:

Gestiona la firma de todos los cheques en el Despacho Superior.

 Remite el cheque al Departamento de Tesorería y éste a su vez lo envía a la Oficina de Fiscalización de la Contraloría General.

13. Oficina de Fiscalización de la Contraloría General

 Recibe el cheque con documentos sustentadores (Requisición de Bienes y Servicios, Orden de Compra.

 Verifica y refrenda el cheque según documento y delegación.

 Envía el cheque con documentos sustentadores (Requisición de Bienes y Servicios, Orden de Compra y otros documentos) al Departamento de Tesorería.

14. Departamento de Tesorería

 Recibe el cheque con documentos sustentadores (Requisición de Bienes y Servicios, Orden de Compra y otros documentos) refrendado.

 Coordina con el Departamento de Compras, para que retire cheque y proceda con la adquisición.

Distribuye la Orden de Compra de la siguiente manera:

- Original para el cheque (comprobante de pago) Proveedor.

- Primera copia para Compras

- Segunda copia para el Almacén

- Tercera copia para Contabilidad

Nota:

Se le adjuntará la factura original (sellada por el Almacén) a la Orden de compra original del bien o servicio adquirido.

MAPA DE PROCESOS

ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS AL CONTADO MEDIANTE ORDEN DE COMPRA

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

DIRECCIÓN DE FINANZAS

OFICINA DE

UNIDADES

SECCIÓN

DEPARTAMENTO

DEPARTAMENTO

DEPARTAMENTO

FISCALIZACION

DEPARTAMENTO

EJECUTORAS

1

XX XXXXXXX

2

DIRECCIÓN

4

DE COMPRAS

3

DE PRESUPUESTO

5

DIRECCIÓN

DE TESORERÍA

DE CONTABILIDAD

DE LA CONTRALORÍA

6

7 8 9 10

12 11

13

14

DESCRIPCIÓN DE PROCESOS

1 COMPLETA LA FORMA “SOLICITUD DE MATERIALES (FORMULARIO NÚM.1)”.

VERIFICA LA EXISTENCIA. DE NO EXISTIR COLOCA SELLO “NO HAY EN EXISTENCIA”.

2 ELABORA LA “REQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS (FORMULARIO NÚM.2)” Y LA ENVÍA A LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA (DEPARTAMENTO DE COMPRAS).

RECIBE LA REQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS. VERIFICA Y CONSULTA ANTES EN

3 PRESUPUESTO PARA CORABORAR LA DISPONIBILIDAD DE LOS RECURSOS PRESUPUESTARIOS, LUEGO REMITE EL DOCUMENTO A LA DIRECCIÓN

ADMINISTRATIVA.

4

RECIBE LA “REQUISICIÓN DE BIENES. OTORGA VISTO NUEVO, REMITE EL DOCUMENTO AL DEPARTAMENTO DE COMPRAS.

RECIBE ORDEN DE COMPRA CON EXPEDIENTE. OTORGA VISTO BUENO. REMITA EL DOCUMENTO (ORDEN DE COMPRA ) AL DEPARTAMENTO DE TESORERÍA.

8

9 RECIBE ORDEN DE COMPRA. GENERA CHEQUE. ENVÍA CHEQUE A CONTABILIDAD.

10

RECIBE CHEUE CON ORDEN DE COMPRA. REALIZA EL REGISTRO CONTABLE.. ENVÍA EL DOCUMENTO (CHEQUE, ORDEN DE COMPRA Y EXPEDIENTE) A SU SUPERIOR INMEDIATO (DIRECTOR DE FINANZAS) PARA QUE ÉSTE REMITA EL DOCUMENTO A LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA.

11

RECIBE CHEQUE CON ORDEN DE COMPRA. REGISTRA CHEQUE. DEVUELVE CHEQUE A LA DIRECCIÓN DE FINANZAS PARA QUE LO HAGA LLEGAR A LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA.

RECIBE LA REQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS. REALIZA RESERVA DE LAS PARTIDAS

5 PRESUPUESTARIAS. DEVUELVE EL DOCUMENTO AL DEPARTAMENTO DE COMPRAS.

6

REALIZA PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN. ADJUDICA Y GENERA ORDEN DE COMPRA. ENVÍA ORDEN DE COMPRA CON EXPEDIENTE AL DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO.

7

RECIBE ORDEN DE COMPRA. REALIZA COMPROMISO. SELLA Y ENVÍA EL DOCUMENTO A LA DIRECCIÓN DE FINANZAS.

RECIBE CHEQUE CON LA ORDEN DE COMPRA. GESTIONA FIRMA DEL MISMO Y LUEGO LO

12 REMITE A LA OFICINA DE LA CONTRALORÍA GENERAL.

RECIBE CHEQUE CON LA ORDEN DE COMPRA Y EXPEDIENTE. REVISA. REALIZA EL

1

13 REGISTRO EN EL SISTEMA SRPG, REFRENDA Y ENVÍA LOS DOCUMENTOS AL DEPARTAMENTO DE TESORERÍA.

14

RECIBE CHEQUE CON LA ORDEN DE COMPRA Y EXPEDIENTE REFRENDADO (FIRMADO). COORDINA CON EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS PARA EL RETIRO DEL CHEQUE PARA QUE PROCEDA CON LA ADQUISICIÓN.

C. Recepción de Bienes

1. Proveedor

 Entrega los bienes en el Almacén cumpliendo con lo especificado en la Orden de Compra.

 Presenta la Orden de Compra y la factura comercial en original y copia a la Sección xx Xxxxxxx.

2. Sección xx Xxxxxxx

 Recibe el bien concerniente a la copia de la Orden de Compra que se le había hecho llegar en días anteriores.

 Verifica los bienes recibidos contra la información contenida en la Orden de Compra y la factura comercial.

 Sella el original y copia de la factura comercial presentada por el proveedor y se queda con la copia.

 Entrega al Proveedor el original de la factura comercial, debidamente sellada.

 Adjunta copia de la Factura Comercial a la Orden de Compra.

 Prepara la Recepción xx Xxxxxxx (Formulario Núm.8) en original con copias.

 Remite el original a Contabilidad y copia a Bienes Patrimoniales de tratarse de activos.

 Archiva copia de la recepción.

3. Departamento de Contabilidad

 Recibe el original de la recepción del bien.

 Realiza el asiento contable relativo a la recepción de los bienes en el Almacén.

 Imprime, firma y archiva el Comprobante de Diario.

4. Sección de Bienes Patrimoniales

 Realiza los registros.

 Identifica el bien colocando la placa de inventario.

1

3

MAPA DE PROCESOS

RECEPCIÓN DE BIENES
PROVEEDOR		DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA	DIRECCIÓN DE FINANZAS
		SECCIÓN XX XXXXXXX	DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD		SECCIÓN DE BIENES PATRIMONIALES
	1	2		3	4
DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
1	ENTREGA EL BIEN Y FACTURA (ORIGINAL Y COPIA).		3	REGISTRA Y EFECTÚA EL ASIENTO CONTABLE RELATIVO A LA RECEPCIÓN DEL BIEN EN EL ALMACÉN. IMPRIME COMPROBANTE DE DIARIO FIRMA Y ARCHIVA.
2	VERIFICA Y REVISA LOS BIENES. PREPARA RECEPCIÓN XX XXXXXXX (FORMULARIO NÚM.8).		4	REALIZA REGISTRO. IDENTIFICA EL BIEN COLOCANDO PLACA DE INVENTARIO.
	NOTA: DE TRATARSE DE UN EQUIPO LE REMITE COPIA DE LA
	RECEPCIÓNA A LA SECCIÓN DE BIENES PATRIMONIALES.

D. Recepción de Servicios

1. Proveedor o Contratista

 Ejecuta su labor en los términos y condiciones establecidas en la Orden de Compra o Contrato.

 Presenta la Orden de Compra y la factura comercial.

 En caso de Contratos presentará únicamente la factura comercial.

Nota:

Si no se le ha hecho entrega de una certificación de recibido conforme la cual adjuntará a la gestión de cobros junto con la factura y Orden de Compra no podrá solicitar el pago.

2. Unidad Técnica Especializada

 De cumplirse el servicio conforme a lo estipulado en la Orden de Compra, Contrato revisa y coordina con la unidad técnica especializada el sellado de la factura y confecciona “Acta de Recibido Conforme de Bienes y Servicios” (Formulario Núm.6) que se le entrega al proveedor o contratista, que el mismo adjuntará a la gestión de cobro para el pago. Remite copia de la declaración (certificación) al Departamento de contabilidad.

3. Departamento de Contabilidad

 Realiza el asiento contable relativo (devengado) a la recepción de los servicios contratados.

 Imprime, firma y archiva el Comprobante de Diario.

1

3

MAPA DE PROCESOS

RECEPCIÓN DE SERVICIOS
PROVEEDOR O CONTRATISTA		UNIDAD TÉCNICA ESPECIALIZADA	DIRECCIÓN DE FINANZAS
			DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
	1	2 3
DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
1	EJECUTA SU SERVICIO DE ACUERDO A LO ESTABLECIDO EN EL CONTRATO O ORDEN DE COMPRA.		3	REGISTRA Y EFECTÚA EL ASIENTO CONTABLE RELATIVO A LA RECEPCIÓN DEL SERVICO. XXXXXX E IMPRIME COMPROBANTE DE DIARIO FIRMA Y ARCHIVA.
2	REVISA Y COORDINA CON LA UNIDAD TÉCNICA ESPECIALIZADA EL SELLADO DE LA FACTURA Y CONFECCIONA “ACTA DE RECIBIDO CONFORME DE BIENES Y SERVICIOS” (FORMULARIO NÚM.6) QUE SE LE ENTREGARA AL PROVEEDOR O CONTRATISTA UNA VEZ REVISADA LA ENTREGA, QUE EL MISMO ADJUNTARA A LA GESTIÓN DE COBRO. REMITE COPIA A LA DIRECCIÓN DE FINANZAS Y ÉSTA A SU VEZ LA HACE LLEGAR A CONTABILIDAD.

E. Despacho xx Xxxxxxx

1. Unidades Ejecutoras

 Completa la forma requisición de materiales en existencia a través del documento denominado Solicitud de Materiales (Formulario Núm.1.).

 El funcionario responsable de la unidad autoriza la solicitud.

 Remite la Solicitud a la Sección Almacén.

2. Sección xx Xxxxxxx

 Recibe la Solicitud de Materiales.

 Completa y el documento Solicitud de Materiales.

 Despacha los bienes y actualiza el inventario.

 Solicita al funcionario receptor (unidad solicitante) que firme el despacho, como constancia de recibido conforme.

 Envía el original del despacho al Departamento de Contabilidad y si se trata de activos fijos se envía copia al Departamento de Bienes Patrimoniales.

Nota:

La Sección xx Xxxxxxx al recibir los bienes directamente del Proveedor, genera el documento denominado Recepción xx Xxxxxxx (Formulario Núm.8) y el de Despacho xx Xxxxxxx (Formulario Núm.9) para la Unidad que solicita el bien adquirido o que se le ha otorgado por un donativo (donado), para su ubicación o destino.

3. Departamento de Contabilidad

 Recibe el original del despacho del bien.

 Realiza el asiento contable relativo a la recepción de los bienes en el Almacén.

 Imprime, firma y archiva el Comprobante de Diario.

4. Sección de Bienes Patrimoniales

 Recibe copia del despacho del bien.

 Realiza los registros.

1

3

MAPA DE PROCESOS

DESPACHO XX XXXXXXX
UNIDAD EJECUTORA		DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA	DIRECCIÓN DE FINANZAS
		SECCIÓN XX XXXXXXX	DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD			SECCIÓN DE BIENES PATRIMONIALES
	1	2			3	4
DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
1	COMPLETA LA FORMA REQUISICIÓN DE MATERIALES EN EXISTENCIA A TRAVÉS DEL DOCUMENTO DENOMINADO SOLICITUD DE MATERIALES (FORMULARIO NÚM.1.).			3	REGISTRA Y EFECTÚA EL ASIENTO CONTABLE RELATIVO A LA SOLICITUD DE MATERIALES EN EL ALMACÉN. IMPRIME COMPROBANTE DE DIARIO FIRMA Y ARCHIVA.
2	VERIFICA Y REVISA LOS BIENES. COMPLETA DOCUMENTO (IMPORTES), SI HAY EN EXISTENCIA, DE LO CONTRARIO GENERA UNA REQUISICIÓN.			4	REGISTRA EL DESPACHO PARA LA UBICACIÓN DEL BIEN.
	NOTA: DE TRATARSE DE BIENES ADQUIRIDOS (COMPRADOS) O DONADOS, Y HAN SIDO RECEPCIONADOS, GENERA EL DESPACHO XX XXXXXXX (FORMULARIO NÚM.9). SI ES UN EQUIPO, LE REMITE COPIA DEL DESPACHO A LA SECCIÓN DE BIENES PATRIMONIALES.

F. Contrato de obras y servicios

1. Unidades Ejecutoras

 Prepara la Requisición de Bienes y Servicios (Formulario Núm.2) para solicitar que se le gestione adquisición de bienes o el suministro de un servicio.

 Establece las especificaciones técnicas requeridas.

 El encargado de la Unidad autoriza y firma la solicitud.

 Envía el documento a la Dirección Administrativa

2. Dirección Administrativa

 Recibe la Requisición de Bienes y Servicios.

 Autoriza la contratación.

 Se envía la solicitud de servicios al Departamento de Presupuesto.

3. Departamento de Presupuesto

 Revisa la solicitud.

 Realiza la reserva presupuestaria y firma como consecuencia de lo actuado

 Remite la Requisición de Bienes y Servicios al Departamento de Compras.

4. Departamento de Compras

 Recibe la Requisición de Bienes y Servicios debidamente autorizada y firmada con su respectiva partida presupuestaria.

 Prepara el pliego de cargos con las especificaciones técnicas suministradas por el personal idóneo, basándose en las condiciones generales para el desarrollo xx Xxxxxx de Cargos, establecidas por el Ministerio de Economía y Finanzas vigente (PanamaCompra). Genera el pliego de cargos.

 Procede a evaluar las observaciones (si las hubiera). De lo contrario registra el acto en el Sistema de PanamaCompra.

Nota:

Remite el pliego de cargos a la Oficina de Fiscalización de la Contraloría General con su respectiva nota de invitación a las personas involucradas (Dirección Administrativa, Secretaria General y Asesoría Legal dependiendo del monto, es decir si pasa de más de B/.30,000.00).

 Realiza el Acto Público.

 Folia el expediente y lo envía a la Comisión Evaluadora para ser evaluado.

 El Acta debidamente firmada y se publica en el Sistema de PanamaCompra.

Nota:

El Departamento de Compras cuenta con un funcionario (Abogado) de la Dirección de Asesoría Legal, para que revise los actos públicos y contrataciones (dependiendo del monto) y les colabore (resoluciones y otros criterios) en estos menesteres para no dilatar los tiempos.

5. Dirección Administrativa

 Recibe el documento debidamente foliado.

 Convoca la comisión evaluadora y/o verificadora para que emita informe y a su vez recomienda al Departamento de Compras la adjudicación.

6. Departamento de Compras

 Prepara informe y recomendaciones.

 Confecciona resolución de adjudicación.

 Publica en el Sistema de PanamaCompra.

 Adjudica e imprime la declaración.

 Registra y sella.

 Genera Contrato.

 Remite el expediente al Departamento de Presupuesto

Nota:

El Contrato es firmado primeramente por el Representante Legal de la ATTT y el Contratista.

7. Departamento de Presupuesto

 Recibe el expediente con Contrato.

 Realiza el compromiso presupuestario.

 Remite el expediente a Contabilidad.

8. Departamento de Contabilidad

 Recibe el expediente.

 Realiza el registro contable.

 Remite a la Dirección Administrativa.

9. Dirección Administrativa

 Recibe Contrato u Orden de Compra con el expediente.

 Verifica y envía Contrato a la Oficina de Fiscalización de la Contraloría General.

10. Oficina de Fiscalización de la Contraloría General

 Recibe Contrato u Orden de Compra con el expediente.

 Registra en el Sistema SRPG.

 Revisa y refrenda. Remite Contrato con el expediente a Compras.

11 Departamento de Compras

 Registra el resultado en el portal PanamaCompra.

 Contacta al proveedor o contratista.

 Entrega original del Contrato al Proveedor.

Nota:

El Contratista presenta Gestión de Cobro sustentando el cumplimiento del contrato, bien mediante recepción o avance de obras.

1

MAPA DE PROCESOS

CONTRATO DE OBRAS Y SERVICIOS
UNIDAD EJECUTORA	DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA			DIRECCIÓN DE FINANZAS		OFICINA DE FISCALIZACIÓN DE LA CONTRALORÍA
	DIRECCIÓN	DEPARTAMENTO DE COMPRAS		DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO	DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
1	2			3
		4
	5	6		7	8
	9					10
		11
DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
1	PREPARA REQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS, PARA SOLICITAR ADQUISICIÓN DE BIENES O EL SUMINISTRO DE		7	REALIZA COMPROMISO PRESUPUESTARIO.
	UN SERVICIO.
2	EVALUA LA SOLICITUD. AUTORIZA LA CONTRATACIÓN.		8	REVISA. REALIZA REGISTRO CONTABLE.
3	REALIZA RESERVA PRESUPUESTARIA.		9	REVISA Y ENVÍA CONTRATO U ORDEN DE COMPRA A LA OFICINA DE FISCALIZACIÓN DE LA CONTRALORÍA GENERAL.
4 5	. REVISA Y PREPARA PLIEGO DE CARGO. RECIBE DOCUMENTO FOLIADO. CONVOCA LA COMISIÓN EVALUADORA.		10	VERIFICA, REGISTRA EN EL SRPG. REFRENDA EN ATENCIÓN A LOS MONTOS, DELEGACIÓN Y DOCUMENTO.
6	PREPARA INFORME Y RECOMENDACIONES. CONFECCIONA RESOLUCIÓN DE ADJUDICACIÓN. GENERA CONTRATO U ORDEN DE COMPRA.		11	REGISTRA EL RESULTADO EN PANAMACOMPRA. CONTACTA AL PROVEEDOR O CONTRATISTA.

X. Xxxx a través de la Presentación de Gestión de Cobro

1. Proveedor o Contratista

 Presenta la Gestión de Cobro (Formulario Núm.10), con los documentos sustentadores (Orden de Compra y la Factura Comercial, selladas).

Nota:

De ser presentada la Gestión de Cobro en alguna de las Regionales, el Director Regional enviará a la Coordinación de Regionales para su proceso de pago en la sede de la ATTT.

2. Departamento de Tesorería

 Recibe la Gestión de Cobro y demás documentos que sustentan la entrega de los bienes por parte del Proveedor; verifica que la Gestión de Cobro coincida con la documentación proporcionada de la Recepción xx Xxxxxxx y la Factura Comercial.

 De no tener objeción, registra la recepción de la Gestión de Cobro del Proveedor.

 Coloca numeración de control de la Gestión de Cobro, el Jefe firma y sella.

 Remite la Gestión de Cobro y documentos sustentadores a la Dirección de Finanzas.

Nota:

La Gestión de Cobro debe adjuntar la documentación sustentadora; para la Orden de Compra: Recepción xx Xxxxxxx, Factura Comercial; para el Contrato de Servicios (Alquiler, Honorarios): Acta de Recibido Conforme de Bienes y Servicios y el Formulario Núm.6, la cual deberá estar firmada por el responsable del recibo del servicio, de acuerdo a la especialidad o requerimiento.

3. Dirección de Finanzas

 Recibe la Gestión de Cobro con expediente. Revisa y firma la Gestión de Cobro y remite al Departamento de Tesorería para que proceda.

4. Departamento de Tesorería

 Recibe la Gestión de Cobro, verifica que esté firmada y remite al Departamento de Contabilidad.

5. Departamento Contabilidad

 Coteja la información entregada de la Gestión de Cobro y la documentación sustentadora.

 Registra contablemente la Gestión de Cobro.

 Remite la documentación al Departamento de Tesorería.

6. Departamento de Tesorería

 Recibe la Gestión de Cobro firmada y registrada contablemente.

 El Jefe revisa las firmas y sellos respectivos, autoriza que se genere el Cheque y firma el Comprobante de Pago.

 Envía cheque con la documentación al Departamento de Contabilidad.

7. Departamento de Contabilidad

 Recibe la documentación, contabiliza el Cheque y los documentos sustentadores, firma el Comprobante de Pago y remite a la Dirección Administrativa.

8. Dirección Administrativa

 Recibe el Cheque, la Gestión de Cobro y la documentación sustentadora.

 Revisa, sella, gestiona la firma del cheque en Despacho Superior. Luego de ser firmado lo remite a la Oficina de Fiscalización de la Contraloría General.

9. Oficina de Fiscalización de la Contraloría General

 Recibe el Cheque, Gestión de Cobro y documentos sustentadores, realiza el examen previo de fiscalización, verificando que todos los documentos sustentadores estén en orden dependiendo del caso.

 De no tener objeción, refrenda la Gestión de Cobro y el Cheque, dependiendo de los montos (para refrendo autorizado por el Contralor General).

 Remite la documentación al Departamento de Tesorería.

Nota:

De ser el monto superior a lo autorizado, deberá remitirlo a la Oficina Sectorial de Fiscalización para su respectivo refrendo.

10. Departamento de Tesorería

 Recibe el Comprobante de Pago-Cheque y la documentación sustentadora.

 Entrega al Contratista o Proveedor una vez termine de entregar el bien solicitado.

Nota:

El Comprobante de Pago y expediente, son remitidos una vez entregado el cheque al Departamento de Contabilidad.

11. Proveedor o Contratista

 Recibe el Cheque, verifica los datos del mismo y de no tener objeción firma el Comprobante de Pago y el Libro de Control de Cheques.

MAPA DE PROCESOS

PAGO A TRAVÉS DE LA PRESENTACIÓN DE GESTIÓN DE COBRO

PROVEEDOR O CONTRATISTA

1

DEPARTAMENTO DE

TESORERÍA

2

4

DIRECCIÓN DE FINANZAS

DIRECCIÓN

3

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

5

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

DIRECCIÓN

OFICINA DE FISCALIZACION DE LA CONTRALORÍA

6

11 10

7 8 9

DESCRIPCIÓN DE PROCESOS

PRESENTA GESTIÓN DE COBRO (FORMULARIO NÚM.10), CON LOS

1 DOCUMENTOS SUSTENTADORES (ORDEN DE COMPRA Y LA

FACTURA COMERCIAL, SELLADAS).

2 VERIFICA LA GESTIÓN DE COBRO CONTRA LA RECEPCIÓN XX XXXXXXX. COLOCA SELLO. REMITE LA GESTIÓN DE COBRO Y

DOCUMENTOS SUSTENTADORES A LA DIRECCIÓN DE FINANZAS.

3 RECIBE LA GESTIÓN DE COBRO CON EXPEDIENTE. LA REVISA, FIRMA Y LA REMITE AL DEPARTAMENTO DE TESORERÍA .

4 RECIBE GESTIÓN DE COBRO Y EXPEDIENTE. VERIFICA QUE ESTÉ FIRMADA Y LA REMITE AL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD.

5 COTEJA LAINFORMACIÓN CONTENIDA EN LA GESTIÓN DE COBRO. REGISTRA CONTABLEMENTE Y REMITE LA GESTIÓN DE COBRO AL

DEPARTAMENTO DE TESORERÍA.

6 REVISA QUE LA GESTIÓN DE COBRO ESTE FIRMADA. GENERA CHEQUE Y LO ENVÍA AL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD.

RECIBE CHEQUE CON EXPEDIENTE. REALIZA REGISTRO FIRMA EL COMPROBANTE DE PAGO DEL CHEQUE. ENVÍA EL DOCUMENTO A LA DIRECCIÓN DE FINANZAS PARA QUE LO REMITA A LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA.

7

8

RECIBE CHEQUE CON EXPEDIENTE. REVISA Y GESTIONA FIRMA EN EL DESPACHO SUPERIOR Y LUEGO LO REMITA A LA OFICINA DE FISCALIZACIÓN DE LA CONTRALORÍA GENERAL.

9 RECIBE CHEQUE CON EXPEDIENTE (DOCUMENTOS SUSTENTADORES). REVISA. REALIZA EL REGISTRO EN EL SISTEMA SRPG, REFRENDA EL

DOCUMENTO LO ENVÍA AL DEPARTAMENTO DE TESORERÍA..

10 RECIBE EL CHEQUE FIRMADO. ENTREGA EL MISMO AL PROVEEDOR O CONTRATISTA UNA VEZ SE NOTIFIQUE.

RECIBE EL CHEQUE, VERIFICA LOS DATOS DEL MISMO (DE NO TENER

1

11 OBJECIÓN FIRMA EL COMPROBANTE DE PAGO Y EL LIBRO CONTROL

DE CHEQUES.

IV. RÉGIMEN DE FORMULARIOS

Formulario Núm.1

REPÚBLICA DE PANAMÁ

AUTORIDAD DEL TRÁNSITO Y TRANSPORTE TERRESTRE DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

SOLICITUD DE MATERIALES

Día Mes y año Solicitud de Materiales Núm.:

Unidad o Sección:

Renglón	Cantidad	Unidad	Código Artículo	Descripción	Importe
					Unitario	Total

Observaciones:

Preparado por:

Autorizado por:

Recibido por:

Fecha:

Fecha:

Fecha:

Formulario Núm.1

SOLICITUD DE MATERIALES

A. ORIGEN:

Unidades Ejecutoras.

B. OBJETIVO:

Dejar constancia de la solicitud de materiales (que haya en existencia).

C. CONTENIDO:

1. Día, Mes y Año: Fecha cuando se confecciona el documento.

2. Solicitud de

Materiales Núm.: Anotar el número de la solicitud de materiales.

3. Departamento o

Sección: Nombre de la Unidad Administrativa que solicita los Bienes o Suministros.

4. Renglón: Numeración de los renglones utilizados por cada producto.

5. Cantidad: Cantidad de artículos solicitados.

6. Unidad: Unidad de medida utilizada (docena, galones, cajas, etc.).

7. Código de

Artículo: Código de identificación del artículo.

8. Descripción: Nombre y especificación del artículo solicitado.

9. Importe

Unitario: Valor por unidad del artículo.

10. Total: Valor total del artículo (cantidad entregada por el valor unitario), que lo indica el Almacén.

11.	Observaciones:	Anotar cualquier aclaración necesaria de ampliar.
12.	Preparado por:	Rúbrica de la persona que prepara la solicitud.
13.	Autorizado por:	Rúbrica de la persona que autoriza la solicitud.
14.	Recibido por:	Rúbrica del funcionario xx xxxxxxx que recibe la solicitud.
D.	DISTRIBUCIÓN: Original Unidad xx Xxxxxxx. Copia Unidad Administrativa Solicitante.

REPÚBLICA DE PANAMÁ

AUTORIDAD DEL TRÁNSITO Y TRANSPORTE TERRESTRE

Dirección Administrativa Departamento de Compras

REQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

Formulario Núm.2

Núm.:

DÍA MES AÑO

Señor (a) Dirección

Departamento o Sección:

Solicita los: Bienes

Servicios

Especifique el uso de los Bienes y/o Servicios requeridos:

Renglón Núm.	Cantidad	Descripción	PRECIOS ESTIMADOS
			Unitarios	Totales

Observaciones:

Solicitado por: Aprobado por:

Verificado por:

Jefe de Compras

Formulario Núm.2

REQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

A. OBJETIVO:

Formalizar solicitudes de adquisición (bienes o servicios) hacia la Dirección Administrativa.

B. ORIGEN:

Sección xx Xxxxxxx (serán para compras globales) y las Unidades Técnicas (Servicio Generales, Informática, Ingeniería, entre otras, cuando requieran un servicio o contratación). Aunque estará en custodia en la Dirección Administrativa será para compras no programas o urgentes.

C. CONTENIDO:

1.	Núm.:	Asignación numérica secuencial establecida por la Unidad Ejecutora para efecto de control interno.
2.	Fecha:	Día, mes y año de la solicitud de bienes y/o servicios.
3.	Señor(a):	Funcionario a la cual se le dirige el formato para los efectos tramites pertinente de aprobación.
4.	Dirección:	Nombre de la Unidad Administrativa que solicita el bien o servicio.
5.	Departamento:	Nombre de la Unidad Ejecutora subordinada dentro de la Estructura.
6.	Solicita los: o Bienes o Servicios	Indicar que lo requiere la unidad administrativa, ya sea un “bien o un servicio”.
7.	Especifique el uso de los bienes y/o Servicios:	Detalle simplificado del uso que se le dará al bien y/o servicio solicitado.
8.	Renglón Núm.	Número secuencial establecido para mantener la cantidad de renglones solicitados.
9.	Cantidad:	Número de artículos solicitados del bien requerido.
10.	Descripción:	Características que identifican el bien y/o servicio a requerir por la Unidad Ejecutora.

11.	Precios Estimados:	Asignación estimada del valor del bien y/o servicio a requerir estos, deben ser unitarios para los efectos de conocer el total de los precios una vez multiplicado por la cantidad solicitada.
12.	Observaciones:	Breve explicación complementaria para indicar si lo solicitado debe contar con algunas especificaciones si fuera el caso.
13.	Solicitado por:	Firma del Jefe de la Unidad Ejecutora que solicita el bien y/o servicio.
14.	Aprobado por:	Firma del Director Administrativo autorizando la adquisición.
15.	Verificado por:	Firma del Jefe de Compras que confirma lo que desea adquirir.

Formulario Núm.3

REPÚBLICA DE PANAMÁ

AUTORIDAD DEL TRÁNSITO Y TRANSPORTE TERRESTRE

Dirección Administrativa Departamento de Compras

RESERVA XX XXXXXXX(S)

FECHA PARA: DE:

CÓDIGO XX XXXXXXX MONTO FIRMA DE PRESUPUESTO

OBSERVACIONES:

A. OBJETIVO:

RESERVA XX XXXXXXX(S)

Formulario Núm.3

Paso previo para la formalización del perfeccionamiento para la adquisición de un bien y/o servicio a través de contrato órdenes de compras.

B. ORIGEN:

Dirección Administrativa (Departamento de Compras).

C. CONTENIDO:

1. Fecha: Día mes y año de preparación de la reserva xx xxxxxxx.

2. Para: Se refiere a la Unidad de Presupuesto que tiene que ver con el presupuesto de la Institución.

3. De: Anotar el nombre del funcionario(a) que ha sido autorizada para solicitar la reserva xx xxxxxxx.

4. Código xx Xxxxxxx: Señalar la codificación presupuestaria que tiene asignada la Unidad Ejecutora.

5. Monto: Se refiere a la cantidad de la partida.

6. Firma de Presupuesto: Se refiere al funcionario(a) del Departamento de

Presupuesto que atendió el requerimiento xx xxxxxxx.

7. Observaciones: Representa los comentarios pertinentes para los efectos de la asignación de la partida (si los hubiera).

Formulario Núm.4

REPÚBLICA DE PANAMÁ

AUTORIDAD DEL TRÁNSITO Y TRANSPORTE TERRESTRE DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA DEPARTAMENTO DE COMPRAS

ORDEN DE COMPRA

FECHA DE LA ORDEN					Núm. DE ORDEN DE COMPRA
DATOS DEL PROVEEDOR					REQUISICIÓN
NOMBRE:					RUC
DIRECCIÓN: NÚMERO DE PROVEEDOR:					TELÉFONO(S) PROCESO
DATOS DE LA ENTREGA
UNIDAD SOLICITANTE
TIPO DE ENTREGA			PLAZO DE ENTREGA		FORMA DE PAGO
FONDO DE PAGO			VENCE ORDEN DE COMPRA
R	ARTÍCULO	DESCRIPCIÓN	CANT.	P.UNIT,	%DESC.	SUB-TOTAL	I.T.B.M.S	TOTAL
DETALLE DE LAS PARTIDAS					MONTO TOTAL
Núm. DE PARTIDAS		CODIGO XX XXXXXXX	M. ORIGINAL		DIRECTOR GENERAL

COMPRAS PRESUPUESTO FINANZAS

NOMBRE COMPLETO FECHA DE ACEPTACIÓN OFICINA DE FISCALIZACIÓN (ACEPTO PROVEEDOR)

A. OBJETIVO:

ORDEN DE COMPRA

Formulario Núm.4

Formalizar por parte de la institución ante la Casa Comercial (proveedor) la solicitud del bien y/o servicio requerido.

B. ORIGEN:

Departamento de Compras.

C. CONTENIDO:

1. Fecha: Día mes y año de preparación de la Orden de Compra.

2. Núm. de Orden de Compra: Anotar el número de Orden de Compra que le

corresponde.

3. Datos del Proveedor:

 Nombre:

 Dirección:

Nombre del Proveedor.

Ubicación (área, calle, etc.) del Proveedor.

4. Número de Proveedor: Indicar el número oficial de proveedor que le

asigna el MEF.

5. Datos de Entrega:

 Unidad Solicitante:

 Tipo de Entrega:

 Fondo de Pago:

Indicar Dirección, Departamento o Sección que solicita el bien o servicio.

Si es sitio o en Almacén.

Se refiere al Fondo en que se le registrará el pago.

6. Requisición Se refiere al número de requerimiento que le corresponde.

7. R.U.C: Número de identificación del proveedor según registro único de contribuyente.

8.	Teléfono:	Número de Teléfono del Proveedor.
9.	Proceso:	Si se diera otro del que está establecido.
10.	Plazo de Entrega	Día, Mes y Año del Plazo de Entrega.
11.	Forma de Pago	Forma de pago al Contado ó al Crédito.
12.	Vence Orden de Compra	Fecha de Vencimiento de la Orden de Compra.
13.	Renglón:	Número secuencial establecido para mantener la cantidad de renglones solicitados.
14.	Artículo:	Detalle del bien a solicitar.
15.	Descripción:	Característica que identifican el bien y/o servicio a requerir por la unidad.
16.	Cantidad:	Números de Artículos solicitados del bien requerido.
17.	Precio Unitario:	Se refiere al precio por unidad.
18.	% Descuento:	Solamente se da cuando el proveedor ofrece descuento sobre el bien y/o servicio.
19.	Sub-Total:	Representa la sumatoria de los precios y su correspondiente total de los artículos ofrecidos por cada Proveedor sin la inclusión del siete por ciento.
20.	I.T.B.M.:	Corresponde al impuesto del siete por ciento aplicado a cada artículo de acuerdo al Código Fiscal.
21.	Total:	Sumatoria del importe a pagar.
22.	Monto Total::	Representa la sumatoria de los precios y totales incluyendo el descuento y el siete por ciento.

23.	Detalles de las Partidas:
	 Número de Partidas  Código xx Xxxxxxx  Monto Original	Anotar el número xx xxxxxxx correspondiente. Código que corresponde a dicha partida. Cantidad original de la partida.
24.	Director General	Firma del Director General.
25.	Compras	Firma del Jefe(a) de Xxxxxxx.
26.	Presupuesto	Firma del Jefe(a) de Presupuesto.
27.	Finanzas	Firma del Director (a) de Finanzas.
28.	Nombre Completo-Acepto Proveedor	Cuando el Proveedor recibe la Orden de Compra.
29.	Fecha de Aceptación	Día, mes y año de aceptación del compromiso.
30.	Oficina de Fiscalización	Firma del Jefe(a) de Fiscalización de la Contraloría General de la República.

D. DISTRIBUCIÓN:

Original Proveedor

Copia xxxxxx Xxxxxxx

Copia celeste Presupuesto

Copia verde Contabilidad

Copia amarilla Compras

Copia amarilla Fiscalización

No 26969 Gaceta Oficial Digital, miércoles 00 xx xxxxxxx xx 0000 00

XXXXXXXXX XX XXXXXX Formulario Núm.5 AUTORIDAD DEL TRÁNSITO Y TRANSPORTE TERRESTRE Dirección Administrativa - Departamento de Compras CUADRO DE COTIZACIONES Solicitud Núm.
Día	Mes	Año	Proveedores
			Teléfonos
Renglón Núm.	Cantidad	Descripción	Precios
			Unitario	Total	Unitario	Total	Unitario	Total
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Firmas Autorizadas			Sub – Total
			I.T.B..M.
			Total
Jefe del Departamento de Compras:			Observaciones:
Cotizado por:

Formulario Núm.5

CUADRO DE COTIZACIONES

A. OBJETIVO:

Tiene el propósito de formalizar las ofertas recibidas de las tres Casas Comerciales analizarlas y poder escoger razonablemente a la empresa que brinda el mejor beneficio para la institución.

B. ORIGEN

Departamento de Compras.

C. CONCEPTO

1. Solicitud Núm.: Asignación numérica secuencial establecida por la Unidad

Ejecutora para efecto de control interno.

2. Día, mes y años: Fecha de preparación del Cuadro de Cotización.

3. Proveedores: Nombre de las Casas Comerciales que presentaron ofertas correspondientes.

4. Teléfonos: Nombre de la Unidad Administrativa subordinada a esta Dirección dentro de la Estructura Administrativa.

5. Renglón Núm. Número secuencial establecido para mantener la cantidad

de renglones solicitados.

6. Cantidad: Numero de artículos solicitados del bien requerido.

7. Descripción: Características que identifican el bien o servicio a requerir por la Unidad Ejecutora.

8. Precios Unitarios Total: Corresponde a los precios ofrecidos por los distintos

proveedores los cuales serán valuados para los fines de escoger a la Casa Comercial que prestará el servicio o brindará el bien requerido por la institución.

9. Firmas Autorizadas: Funcionarios que participan en el análisis y escogimiento

del Proveedor que representa mayor beneficio a la institución.

10. Sub. Total: Representa la sumatoria de los precios y su

		correspondiente total de los artículos ofrecidos por cada Proveedor sin la inclusión del siete por ciento.
11.	I.T.B.M.:	Corresponde al impuesto del siete por ciento aplicado a cada artículo de acuerdo al Código Fiscal.
12.	Total:	Representa la sumatoria de los precios y totales incluyendo el siete por ciento
13.	Observaciones:	Representa los comentarios pertinentes para los efectos de escogimiento del proveedor.

Formulario Núm. 6

REPÚBLICA DE PANAMÁ

AUTORIDAD DEL TRÁNSITO Y TRANSPORTE TERRRESTRE

Departamento de Tesorería

ACTA DE RECIBIDO CONFORME DE BIENES Y SERVICIOS

Nota Núm.:

A QUIEN CONCIERNE:

Yo de la Unidad Administrativa de , certifico mediante la presente nota, que hoy

de de he recibido en perfecta condiciones el servicio, equipo, suministro, etc., adquirido a través de la Orden de Compra o Contrato Núm. y Factura Comercial Núm. .

(Tesorería solicitará la misma una vez reciba la Gestión de Cobro).

DETALLE DEL SERVICIO, BIEN O BIENES RECIBIDOS:

Valor Total de la Orden de Compra o Contrato: (Uso exclusivo de Tesorería)

Firma del Jefe de la Unidad Solicitante Firma del Jefe del Área Técnica

que evalúo los Bienes y/o el Servicio

Firma del Representante Legal o Responsable del Contratista

Formulario Núm. 6

ACTA DE RECIBIDO CONFORME DE BIENES Y SERVICIOS

A. ORIGEN

Unidad Técnica que recibió el bien y/o servicio quien certifica el recibido conforme.

.

B. OBJETIVO

Asegurar que los bienes y/o servicios recibidos, cuentan con el recibido conforme xxx Xxxxxxx (cuando se trate de Activos Fijos) o los Técnicos o Especialistas, solicitantes de un área específica.

C. CONTENIDO

1. A quien Concierne: Se refiere a quién le corresponde la recepción de

bienes, del servicio o suministro por parte del proveedor o contratista.

2. Núm. Se refiere al número secuencia del Memorando o Nota de la Unidad Técnica Especializada que generó el recibido conforme (Declaración Jurada).

3. Yo: Anotar el nombre del Funcionario Público que verifica el bien.

4. Unidad Administrativa: Registrar la Unidad Administrativa o el Área Técnica

a la cual pertenece el Funcionario.

5.Que hoy de

de :

Día, mes y año en que el Funcionario del Área Técnica recibe y verifica los bienes.

6. Orden de Compra o Contrato Núm.:

Anota el número de la Orden de Compra o Contrato.

7. Factura Comercial Núm.: Registrar el número de la Factura Comercial del

proveedor.

8. Detalle del bien o bienes recibidos:

Registrar el servicio y/o los bienes que fueron recibidos y verificados.

9. Valor Total de la Orden de Compra

10. Firma del Jefe de la Unidad Solicitante, Firma del Jefe de la Unidad Administrativa o del Área Técnica que evaluó los Bienes y del Representante Legal del Contratista.

Anotar el valor total por el cual se generó la Orden de Compra o Contrato.

Rúbrica de los Funcionarios Públicos, el que solicita los bienes, del Jefe del Área Técnica y del Representante Legal o Responsable del Contratista que tienen que ver con el proceso.

DISTRIBUCIÓN

Original Sección de Contabilidad con los documentos sustentadores.

1ra. Copia: Contratista o Proveedor (adjunta a la Gestión de Cobros).

2da. Copia: Bienes Patrimoniales (de tratarse de un activo).

3ra. Copia Archivos de la Unidad Ejecutora certifica.

Formulario Núm. 7

REPÚBLICA DE PANAMÁ

AUTORIDAD DEL TRÁNSITO Y TRANSPORTE TERRESTRE

RECIBO DE RECEPCIÓN DE CUENTAS (GESTIÓN DE COBRO)‌

FONDO GENERAL

Núm.:

Fecha: Hemos recibido de

Orden de Compra Núm.: Factura Núm.: B/.:

Por la suma de:

RECIBIDO POR

(Sección de Pagos)

Nota:

Conserve este recibo para el retiro del cheque que se expide por esta cuenta contra Fondo en caso de que la misma se encuentra conforme. La Autoridad del Tránsito y Transporte Terrestre (ATTT), no se responsabiliza por ningún endoso de esta cuenta.

Formulario Núm. 7

RECIBO DE RECEPCIÓN DE CUENTAS (GESTIÓN DE COBROS)‌

FONDO GENERAL

A. OBJETIVO:

Ofrecer al usuario un respaldo que documenta que su cuenta ha sido recibida en la Institución y que una vez concluido el trámite correspondiente puede reclamar su pago a la entrega de este recibo.

B. ORIGEN:

Departamento de Tesorería.

.

C. CONTENIDO:

1. Fecha: Día, mes y año en que se reciben los documentos del usuario.

2. Hemos recibido de: Indicar el nombre del beneficiario o razón social de la

cuenta (Gestión de Cobro).

3. Orden de Compra Núm.: Anotar el número de la Orden de Compra que esta

presentado la Cuenta (Gestión de Cobro).

4. Factura Núm.: Especificar el número de la factura que respalda la Gestión

de Cobro.

5. B/.: Indicar el monto de la cuenta (Gestión de Cobro) en número.

6. Por la suma de: Corresponde al monto de la cuenta (Gestión de Cobro) en

letra.

7. Recibido por (Sección de Pagos):

Nombre del funcionario responsable de recepcionar la cuenta (Gestión de Cobro) presentada.

REPÚBLICA DE PANAMÁ AUTORIDAD DEL TRÁNSITO Y TRANSPORTE TERRESTRE

DIA MES AÑO

Dirección Administrativa Sección xx Xxxxxxx

RECEPCIÓN XX XXXXXXX

Formulario Núm.8

Proveedor_ Factura Núm.

Orden de Compra Núm. Fecha

CANTIDAD	UNIDAD	CÓDIGO	DESCRIPCIÓN	VALOR
				UNITARIO		TOTAL
Total

:

Observaciones:

Recibido por Revisado por

A. OBJETIVO:

RECEPCIÓN XX XXXXXXX

Formulario Núm.8

Proveer información sobre los bienes muebles recepcionados de acuerdo al procedimiento técnico de Unidad de Almacén.

B. ORIGEN:

Unidad xx Xxxxxxx.

D. DESCRIPCIÓN:

1. Institución Nombre impreso de la entidad que utiliza el documento.

2. Día, Mes y Año Fecha en que se llena el formato

3. Núm. Número preimpreso del formulario.

4. Proveedor Nombre del Proveedor.

5. Factura Núm. Anotar el número de la factura comercial.

6. Orden de Compra Núm. Anotar el número de la Orden de Compra.

7. Fecha Día, mes y año de emisión de la orden de compra.

8. Cantidad Número de bienes recepcionados.

9. Unidad Unidad de medida utilizada (docena, gruesa, libra, caja).

10. Código Indicar el código del bien o artículo.

11. Descripción Nombre y especificación del bien.

12. Valor

 Unitario

 Total

Indicar el precio de cada unidad del bien.

Anotar el resultado al multiplicar el precio unitario por la cantidad del bien recibido.

13. Total Sumatoria de los totales.

.

14. Observaciones Breve explicación que permita ampliar la información.

15. Recibido por Firma del funcionario autorizado para recibir los bienes.

16. Revisado por Firma del funcionario que verifica la información del formato

D. DISTRIBUCIÓN:

Original Departamento de Contabilidad.

1ra. Copia Unidad xx Xxxxxxx.

2da.Copia Departamento de Bienes Patrimoniales

Nota: Se le envía copia de la recepción a la Sección de Bienes Patrimoniales con se trate de activos.

Formulario Núm.9

DIA- MES AÑO

REPÚBLICA DE PANAMÁ

AUTORIDAD DEL TRÁNSITO Y TRANSPORTE TERRESTRE

Dirección Administrativa Sección xx Xxxxxxx

DESPACHO XX XXXXXXX

Unidad solicitante Solicitud Núm.

CANTIDAD	UNIDAD	CÓDIGO	DESCRIPCIÓN	VALOR
				UNITARIO		TOTAL
Total

:

Observaciones:

Recibido por Revisado por

Formulario Núm.9

DESPACHO XX XXXXXXX

A. OBJETIVO:

.

Proveer información sobre los bienes muebles despachados por el Almacén.

B. ORIGEN:

Sección xx Xxxxxxx.

C. CONTENIDO:

1. Institución: Nombre impreso de la entidad que utiliza el documento.

2. Día, Mes y Año: Fecha en que se llena el formato

3. Unidad solicitante: Indicar el nombre de la unidad administrativa o técnica, o proyecto al que se despachan los bienes.

4. Solicitud Núm.: Anotar el número de solicitud de bienes.

5. Cantidad: Número de bienes despachados.

6. Unidad: Unidad de medida utilizada (docena, gruesa libra, caja).

7. Código: Indicar el código del bien o articulo

8. Descripción: Nombre y especificación del bien

9. Valor:

 Unitario

 Total

Indicar el precio de cada unidad del bien.

Anotar el resultado al multiplicar el precio unitario por la cantidad del bien despachado.

10. Total: Sumatoria de los totales

11. Observaciones: Breve explicación que permita ampliar la información.

12.	Recibido por:	Firma del funcionario autorizado para recibir los bienes.
13.	Entregado por:	Firma del funcionario responsable de los despachos de bienes.
D.	DISTRIBUCIÓN:

Original Departamento de Contabilidad. 1ra. Copia Unidad xx Xxxxxxx.

2da. Copia Bienes Patrimoniales (si el despacho es un activo).

Formulario Núm.10

Formulario Núm.10

GESTIÓN DE COBRO

A. ORIGEN:

Titular del crédito solicitante del pago.

B. OBJETIVO:

Formalizar entre el proveedor y la institución el pago por el suministro del bien y servicio recibido.

C. CONTENIDO:

Institución: Nombre de la institución a la que se presenta la Gestión de Cobro (GC).

Número: Número secuencial colocado por la entidad receptora de la GC (uso oficial).

Fecha: Fecha de recepción de la GC en la entidad (uso oficial). Hora: Hora de recepción de la GC en la entidad (uso oficial).

Tesoro Nacional (N): Marque con una “X” cuando el pago será por el Tesoro Nacional (TN). Uso oficial.

Fondo institucional: Marque con una “X” cuando el pago será por un Fondo Institucional (FI). Uso oficial.

Nombre del fondo: Coloque el nombre del Fondo Institucional por el que se efectuará el pago (uso oficial).

A FAVOR DE

Nombre: Nombre o razón social del propietario inicial del crédito.

Cédula o RUC: Cédula de identidad personal o número de registro único del contribuyente, del titular del crédito.

Fecha: Fecha de confección de la GC.

Firma representante legal:Rúbrica del titular del crédito.

Endosar a: Nombre o razón social del adjudicatario del crédito (opcional). Fecha: Fecha del endoso (opcional).

Cédula o RUC: Número de cédula de identidad personal o de Registro Único del

Contribuyente, del adjudicatario del crédito (opcional).

Firma: Rúbrica del que cede los derechos de la Gestión de Cobro al adjudicatario (opcional).

DETALLE SUSTENTADOR DEL PAGO

Contrato Núm.: Número de contrato, si el acto contractual se sustenta en este documento (opcional).

Adenda Núm.: Número de adenda, si el contrato ha sido modificado en alguna de sus partes (opcional).

Convenio Núm.: Número de convenio, si el acto contractual se sustenta en este

documento (opcional).

Resolución Núm.: Número de resolución, si el acto contractual está respaldado por este

documento (opcional).

Orden de compra Núm.: Número de orden de compra, si el acto contractual se sustenta en este

documento (opcional).

Descripción del bien y

servicio brindado: Redacción descriptiva con la que se define clara y brevemente el bien y servicio brindado y el periodo al que corresponde el cobro.

VALORES EN BALBOAS

Valor bruto: Valor en balboas sobre el cual se ejecutarán cálculos y se sumarán y restarán diversos valores según el tipo de bien y servicio brindado.

Retención X garantía (%): Incluya cifra porcentual y coloque la cantidad resultante de multiplicar el valor bruto por el % consignado en el documento contractual, para la retención por garantía (opcional, solo para obras).

Anticipo: Incluya la cantidad si este rubro está considerado en el pliego de cargos y en las especificaciones técnicas de la licitación. Multiplique el % fijo consignado en el documento contractual, por el valor bruto o el valor proporcional que corresponda según cada GC presentada (opcional, solo para obras).

ITBMS: Incluya la cantidad resultante de multiplicar el valor bruto por 7%.

Impuesto selectivo al

consumo: Opcional sólo para adquisiciones vinculadas con: licores, servicio de teléfonos por contratos, cable, fabricantes xx xxxxx, bienes mueble de lujo (xxxxx, helicópteros, etc.)

Retención del 50% del

ITBMS: Cantidad resultante de dividir entre dos el valor colocado en el ITBMS. Coloque la cantidad únicamente si el documento contractual es por un monto mayor a B/.20,000.00 y si los ingresos del año anterior fueron mayores a B/.36,000.00, (es decir, si es contribuyente del ITBMS.

Monto total a cobrar en

letras: Frase que describe el monto de la GC.

Valor total en números: Valor en símbolos numéricos que representa el monto de la GC.

REGISTROS Y AUTORIZACIÓN INSTITUCIONAL

Tesorería: Firma del responsable o delegado y fecha de entrada y salida a la unidad administrativa. Uso Oficial Opcional: número de cheque o transferencia cuando el pago sea por el FI.

Fecha de entrada y salida

en Tesorería: Fecha de entrada: día en que se recibe la GC, en la Unidad de Tesorería Institucional.

Opcional: Fecha de salida

Para pagos por el FI, día de entrega del cheque o constancia de transferencia al proveedor.

Para pagos por el TN, día en que se remite la transacción, la GC y la documentación sustentadora a la DGT.

Sello de Presupuesto: Sello, fecha, firma y partida(s) presupuestaria(s) (sólo cuando se trate de cuentas directas).

Sello de Contabilidad: Sello, fecha y firma.

Autorización: Firma del responsable institucional o del funcionario delegado por éste para aprobar GC y las fechas en que se recibe y da salida a la GC de la unidad administrativa autorizadora.

Sello de la Unidad de Transporte, control de combustible o su

equivalente: Uso Oficial Opcional: Sólo para GC relacionadas con el pago por suministro de combustible, a través del Convenio Marco de Suministro de Combustible a Entidades del Estado.

Sello, fecha y firma al reverso

Sello por registro presupuestario efectuado

por personal de la CGR: Uso Oficial Opcional: Sólo para Entidades Descentralizadas, cuyos registros presupuestarios son efectuados por la Contraloría General, a través del Sistema de Registro Presupuestario de Gastos (SRPG).

Sello, fecha y firma al reverso

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

Fiscalización: Sello, fecha y firma del fiscalizador y sello, fecha y firma del Jefe de Fiscalización.

Uso Oficial Opcional sólo para Obras: Sello, fecha y firma del Auditor de Obras de la Oficina de Ingeniería, cuando la GC sea mayor a B/.300,000.00 o según lo indique el decreto de delegación de refrendo vigente, que sea emitido por el Contralor General para delimitar dicha responsabilidad.

Refrendo: Rúbrica del Contralor General o del funcionario delegado según el monto de la GC.

MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS - DIRECCIÓN GENERAL DE TESORERÍA

- (Sólo para pagos por el TN)

Sello de Contabilizado: Sello, firma y fecha.

Sello de Digitalizado: Sello, firma y fecha. Sello de Gestión de Pago: Sello, firma y fecha.

Opcional: número de cheque o transferencia cuando el pago sea por el TN.

D. DISTRIBUCIÓN:

Original: Adjunta al original del cheque. 1 ra. copia Área de Contabilidad.

GLOSARIO

GLOSARIO

 Contrato: Acuerdo de voluntades, celebrado conforme a derecho, entre un ente estatal de la función administrativa y un particular, sea persona natural o jurídica, nacional o extranjera, del cual surgen derechos y obligaciones y cuya finalidad es de carácter público.

 Contratación directa: Facultad que tiene la entidad licitante de elegir directamente al contratista, sin que exista competencia entre oferentes, fundamentándose en las excepciones establecidas en esta Ley.

 Contratista: Persona natural o jurídica, consorcio o asociación accidental, nacional o extranjero, domiciliado dentro o fuera del territorio de la República de Panamá, que goce de plena capacidad jurídica, vinculado por un contrato con el Estado, producto de ser adjudicatario de una licitación pública, concurso o solicitud de precios u otro tipo de contratación.

 Contrato de suministro: Adquisición de bienes muebles, con independencia del tipo de bien, la modalidad o característica que revista el contrato, siempre que implique la entrega y/o instalación, y/o reparación y/o mantenimiento del bienes en el tiempo y lugar fijados, de conformidad con las especificaciones técnicas descritas en el pliego de cargos, a un precio determinado.

 Contrato público: Acuerdo de voluntades, celebrado conforme a derecho, entre un ente estatal en ejercicio de la función administrativa y un particular, sea persona natural o jurídica, nacional o extranjera, del cual surgen derechos y obligaciones y cuya finalidad es de carácter público.

 Orden de compra: Documento que utilizan, de manera eventual, las entidades estatales contratantes, mediante el cual se formaliza la relación contractual de una solicitud de precios.

 Reembolso en Trámite: Grupo de documentos sustentadores de pagos o desembolsos de dinero en proceso de reembolso.