REQUISITOS E INSTRUCCIONES GENERALES PARA LA PREPARACIÓN DEL CONTRATO
REQUISITOS E INSTRUCCIONES GENERALES PARA LA PREPARACIÓN DEL CONTRATO
(Datos a facilitar en la Solicitud de gasto y/o documentos adjuntos, para elaborar el pliego de condiciones previo a la licitación)
La entrada en vigor el día 9 xx xxxxx de 2018 de la Ley 9/2017 de Contratos del Sector Público (en adelante LCSP) de 8 de noviembre, por la que se transponen al ordenamiento jurídico español las Directivas del Parlamento Europeo y del Consejo Europeo 2014/23/UE y 2014/24/UE de 26 de febrero de 2014, supone un importante cambio en la gestión de los contratos mayores y menores.
En el presente documento se recogen las instrucciones y se incluyen los documentos obligatorios y la información que deben facilitar los solicitantes (promotores) de las diferentes Unidades, para la tramitación de los contratos que celebre la Universidad xx Xxxxxxxx. Los denominaremos “mayores”, en contraposición de los que regula el artículo 118, contratos menores, y que ya todo el mundo conoce.
1. Preparación. El inicio de todo expediente contratación debe realizarse con una “Solicitud de Gasto y Anexos” del Promotor en la que se faciliten datos y se adjunten todos los documentos que conformarán las condiciones administrativas particulares, las prescripciones técnicas del contrato, el tipo de contrato, el procedimiento de adjudicación y todo el conjunto de requisitos y condiciones durante su ejecución hasta la finalización y posterior extinción del mismo.
La solicitud de gasto, sigue siendo la misma de siempre puesto que no hemos conseguido hasta la fecha que nos la puedan actualizar a las exigencias de la nueva ley de contratos, no obstante, se está intentando a través de otros medios, pero de momento lo que haremos será: rellenar lo que no ha cambiado en la solicitud que sigue figurando en la web y completar todo lo que falte en un documento adjunto.
2. Actuaciones de la Unidad proponente
a) La Solicitud de gasto razonada (se introduce en PLYCA), con la que da comienzo el expediente de contratación, debe iniciarse a través de la Unidad tramitadora responsable de la orgánica de gasto. Debe ir firmada electrónicamente. Entre otros datos, debe contener:
• Aplicación presupuestaria.
• Si es o no plurianual
• Cofinanciación, en su caso, tanto si es interna (colaboran varias unidades orgánicas), como externa (colaboran otras administraciones).
Importe y porcentaje de cada uno de los organismos que financian.
• Objeto del contrato.
• Plazo de ejecución y posibles prórrogas.
• Datos de la entrega: Edificio, centro, unidad/es de destino-
• Modificaciones, en su caso.
• Valor estimado.
• Plazo de Garantía.
• Tramitación y procedimiento.
• Presupuesto base de licitación (con IVA/s desglosado).
• Clasificación, en su caso.
• Criterios de adjudicación y justificación de la ponderación.
• Justificación de los criterios (por qué de juicio de valor o por qué sólo cuantificables mediante fórmulas)
• Vocales técnicos que integrarán la Mesa de Contratación, en su caso. (No podrán formar parte cargos electos ni quien/es haya/n firmado el Pliego de prescripciones técnicas).
• Determinación de la solvencia técnica.
• Lotes.
• Servicio gestor del contrato.
• Responsable del contrato (que en obras será el Director Facultativo).
b) Certificado de existencia de crédito, en el caso de Investigación (SAI, SGI, OPE y OTRI).
c) Es preciso que se incluya una “breve memoria justificando la necesidad e idoneidad del contrato, que deben determinarse con precisión” (firmado electrónicamente). No se aceptarán explicaciones genéricas.
Además, se justificará:
• Elección del procedimiento de licitación, salvo que sea abierto.
• La clasificación que se exija a los participantes, en el caso de obras. En servicios es opcional.
• Los criterios de solvencia, así como las condiciones especiales de ejecución del mismo.
• Códigos CPV
• Presupuesto
• Justificar la no división en lotes, en su caso.
• Criterios de adjudicación
• Mejoras, en su caso.
• Modificaciones, en su caso.
• Plazo de duración, ejecución y posibles prórrogas.
• En los contratos de servicios, “informe de insuficiencia de medios”
Todo ello deberá incluirse en un informe adjunto firmado electrónicamente por el responsable de la Unidad proponente que se incorporará al expediente.
d) Un Pliego de Prescripciones Técnicas (PPT), firmado electrónicamente, elaborado conforme a las características técnicas del objeto del contrato. En las mismas no se pueden incluir marcas ni modelos, ni criterios, ni precio. Tampoco se deben hacer alusiones al régimen jurídico del contrato, puesto que las mismas se regulan en el Pliego de Cláusulas Administrativas Particulares (PCAP), a fin de evitar posibles incongruencias entre ambos documentos.
2.1. Especificación de si se trata de contrato sujeto a regulación armonizada (XXXX) ( implica obligación o no d e p u b l i c a r e n e l Diario of i c i a l d e la Un i ó n E ur o p ea , según límites legales):
• Mayor o igual a 5.548.000 euros en obras (IVA excluido)
• Mayor o igual a 221.000 euros en suministros y servicios. (IVA excluido)
2.2. División en lotes del contrato, siempre que la naturaleza o el objeto del mismo lo permitan, debiendo justificar la no división. Si se propone no dividir en lotes el objeto del contrato, por existir motivos válidos, deberá justificarlos motivadamente en un informe adjunto, entendiéndose en todo caso como tales cuando dificulte la correcta ejecución desde el punto de vista técnico o bien que por su naturaleza implique la necesidad de coordinar la ejecución de las diferentes prestaciones, cuestión que podría verse imposibilitada por su división en lotes y ejecución por una pluralidad de contratistas diferentes. Dichas circunstancias deberán motivarse de forma adecuada y concreta.
2.3. Cuantía del contrato. Hay varios conceptos:
• Presupuesto base de licitación Es el límite máximo de gasto que en virtud del contrato puede comprometer el órgano de contratación incluido IVA.
En los pliegos se desglosarán los costes directos e indirectos y otros eventuales gastos calculados para su determinación.
• Valor estimado Importe total (sin incluir IVA) incluyendo: Cualquier opción eventual y las eventuales prorrogas, las primas o pagos a los candidatos licitadores, en su caso, importe máximo de las modificaciones.
El método de cálculo en todo caso deberá figurar en los PCAP. Este concepto no implica el desglose económico a efectos contables.
• Precio Los contratos del sector Público tendrán siempre un precio cierto, en el que se incluirá el IVA. El precio, que con carácter general se expresará en euros, será el adecuado para el efectivo cumplimiento del contrato mediante la correcta estimación de su importe. Podrá formularse en términos de precios unitarios, como a tanto alzado aplicable a la totalidad o parte de las prestaciones del contrato.
2.4. Plazo de duración de los contratos y de ejecución de la prestación. Prórrogas.
La duración de los contratos del sector público deberá establecerse teniendo en cuenta la naturaleza de las prestaciones, las características de su financiación y la necesidad de someter periódicamente a concurrencia la realización de las mismas, sin perjuicio de las normas especiales aplicables a determinados contratos.
Los contratos de suministro y servicios de tracto sucesivo, así como los de arrendamiento de bienes muebles, tendrán una duración máxima de cinco años, incluidas las prórrogas.
La prórroga, si se acuerda por el órgano de contratación, será obligatoria para el empresario, siempre que su preaviso (que deberá realizar el responsable del contrato) se produzca, al menos, con dos meses de antelación a la finalización del contrato, u otro mayor si así se prevé en el pliego de condiciones.
2.5. Justificación adecuada de los criterios de solvencia técnica o profesional, económica y financiera, cuando se establezcan otros de los ya definidos en documento anexo a la Solicitud para cada tipo de contrato, así como los medios con los que deben acreditarla los licitadores, que allí mismo figuran.
Cuando exista una razón válida, se autorizará a acreditar la solvencia económica y financiera por medio de cualquier otro documento que el órgano de contratación considere apropiado.
En el procedimiento simplificado abreviado, se exime a los licitadores de la acreditación de la solvencia económica y financiera y técnica o profesional.
2.6. Criterios que se tendrán en consideración para adjudicar el contrato.
La adjudicación de los contratos se realizará como regla general utilizando una pluralidad de criterios de adjudicación en base a la mejor relación calidad-precio. Con carácter facultativo, previa justificación, los contratos se podrán adjudicar con arreglo a criterios basados en la mejor relación coste-eficacia, sobre la base del precio o coste, como el cálculo del coste del ciclo de vida.
El art. 145.2 relaciona aspectos sociales o medioambientales que podrán incluirse como criterios cualitativos.
En el supuesto de que no se incluyan criterios sociales y medioambientales se deberá justificar su no inclusión por la no vinculación de los mismos con el objeto del contrato.
Cuando solo se utilice un criterio de adjudicación, este deberá estar relacionado con los costes, pudiendo ser el precio o un criterio basado en la rentabilidad, como el coste del ciclo de vida. Cuando se utilicen una pluralidad de criterios de adjudicación, en su determinación, siempre y cuando sea posible, se dará preponderancia a aquellos que hagan referencia a características del objeto del contrato que puedan valorarse mediante cifras o porcentajes obtenidos a través de la mera aplicación de las fórmulas establecidas en los pliegos.
Se tendrá que justificar la elección de las fórmulas, y, salvo que se tome en consideración el precio
exclusivamente, deberá precisarse la ponderación relativa atribuida a cada uno de los criterios de valoración.
En el procedimiento simplificado la ponderación de criterios sujetos a juicios de valor no superará el 25% (excepto prestaciones de carácter intelectual, en cuyo caso no superará el 45%).
En el procedimiento simplificado abreviado sólo se aplicarán criterios valorables mediante fórmula.
Las mejoras respecto a las condiciones exigidas en el pliego de prescripciones técnicas, podrán incluirse cómo criterio de adjudicación, debiendo estar suficientemente especificadas, de forma que se fijen concretamente los requisitos, límites, modalidades y características de las mismas, así como su necesaria vinculación con el objeto del contrato.
2.7. Condiciones especiales de ejecución del contrato, que tendrán que estar vinculadas al objeto del mismo. En todo caso, será obligatorio establecer al menos una de las condiciones especiales de ejecución de carácter social, ético, medioambiental o de otro orden de entre las que enumera el apartado segundo del art. 202 LCSP. Su no inclusión debe estar motivada.
2.8. Condiciones para la modificación si concurren las circunstancias previstas en el art. 204 y concordantes de la Ley y con los límites señalados en aquél, no pudiendo las modificaciones superar el 20% del precio inicial.
2.9. Obligatoriedad en la designación del responsable del contrato, al que corresponderá supervisar su ejecución, controlar las entregas y facturación y adoptar las decisiones y dictar las instrucciones necesarias con el fin de asegurar la correcta realización de la prestación pactada.
En los contratos de obras, las facultades del responsable del contrato serán ejercidas por el Director Facultativo (art. 62 LCSP).
También deberá hacerse constar el Servicio gestor del contrato.
2.10. Respecto de la designación de los miembros de la Mesa de Contratación (3 Mesas, una para la documentación administrativa, otra para la oferta técnica y por último una para la económica), deberá nombrarse un vocal técnico y un suplente del mismo para la asistencia a las reuniones de la Mesa de Contratación, que no podrá ser quien elabore las PPT.
Éste es un cambio sustantivo ya que antes, el vocal técnico era quien elaboraba las PPT y ahora, en base a la LCSP no va a ser posible, si bien podrá emitir y firmar cuantos informes técnicos y de valoración solicite la Mesa de Contratación.
2.11. Resulta de vital importancia por parte de las unidades que gestionan contratos mayores de servicios, iniciar los trámites de los nuevos contratos con suficiente antelación para que no se produzcan periodos de no prestación de servicio en base a la nueva norma establecida, ya que no será posible prorrogar el contrato, en el caso de que en el procedimiento de adjudicación se produjeran incidencias imprevisibles que retrasaran dicha adjudicación, si no se hubiera publicado el anuncio de licitación del nuevo contrato con una antelación mínima de tres meses respecto de la fecha de finalización del contrato originario.
2.12. En el procedimiento negociado sin publicidad (siempre hay que justificar su elección). Se podrá utilizar para los supuestos de derechos exclusivos (art. 168 a) 2º) debiendo aportarse la siguiente justificación al expediente:
a) un informe del investigador principal o interesado justificativo de la idoneidad de la exclusividad, en base a las características técnicas del objeto del contrato. La motivación a través del informe deberá ser detallada.
b) Documento certificativo de la empresa que acredite la exclusividad, en el ámbito de la Unión Europea, de forma suficiente, clara y precisa. Deberá ir firmado por el representante legal.
Asimismo, además de lo indicado para cualquier expediente, se determinarán los aspectos económicos y técnicos que hayan de ser objeto de negociación, distintos de los criterios de adjudicación. Estos últimos no podrán ser objeto de negociación.
3. Sistemas para la racionalización de la contratación de las Administraciones Públicas: EL ACUERDO MARCO
La Ley define este y otros contratos no como tipos de contrato, sino que los denomina “Sistemas para la racionalización de la contratación de las Administraciones Públicas”, alguno de ellos ya se utilizaba con la legislación anterior y, de hecho, existen en vigor varios, que aparecen relacionados como tal en la página web de la Universidad junto a los Proveedores Oficiales.
3.1. Acuerdos Marco. Se podrán celebrar con una o varias empresas con el fin de fijar las condiciones, se seguirán las normas generales de procedimiento establecidas para la preparación de los contratos y su adjudicación mediante procedimiento abierto y su duración, salvo supuestos excepcionales, no podrá exceder de cuatro años.
a) Con una empresa: se podrá concretar en los pliegos todas las condiciones que regirán los contratos basados en dicho acuerdo marco, aunque el órgano de contratación, por escrito, podrá solicitar al empresario que complete su oferta.
Podrá accederse directamente al adjudicatario para realizar el suministro, servicio u obra, siempre que su valor estimado no supere. 15.000 euros (IVA excluido) cuando se trate de contratos de suministro o de servicios, o 40.000 euros (IVA excluido) cuando se trate de contratos de obras, de concesión de obras o de concesión de servicios y su duración no sea superior a un año. Tampoco podrán ser objeto de prórroga ni procede la revisión de precios.
b) Con varias empresas: el acuerdo marco puede establecer o no todos los términos.
3.1.b.1. Si establece todos los términos, podrá realizarse:
3.1.b.1.1. Con nueva licitación: el pliego de condiciones (PCAP) deberá determinar los supuestos en los que se acudirá a una nueva licitación, así como los términos que serán objeto de la nueva licitación.
3.1.b.1.2. Sin nueva licitación: el pliego de condiciones (PCAP) deberá prever las condiciones objetivas para determinar qué empresa (de las que forman parte del acuerdo marco), deberá ser adjudicataria del contrato basado.
3.1.b.2. No establece todos los términos. En estos casos:
3.1.b.2.1. Se invitará a una nueva licitación a todas las empresas que formen parte del acuerdo marco, para que presenten ofertas para el contrato o contratos basados.
3.1.b.2.2. Se concretarán los términos aplicados en la adjudicación del acuerdo marco inicial, o se utilizarán otros términos, siempre que estuvieran previstos en dicho acuerdo marco inicial.
Los contratos derivados de estos acuerdos marco, denominados en la LCSP, contratos basados, se ajustarán en el procedimiento de adjudicación, según su importe, a los trámites explicados más arriba y a los que proceda según los límites de hasta 15.000 o 40.000€ IVA excluido (para suministros y servicio, o bien obras, respectivamente), en los que deberá actuarse como en los que regula el artículo 118 de la LCSP, denominados contrato menor, pero sin que les afecte el superar los límites legales de los contratos menores; o de importe superior a los indicados, que deberán completarse con otras actuaciones complementarias.
En los contratos basados en un Acuerdo Marco, no resultará necesaria la formalización del contrato y bastará con la adjudicación.
Una vez adjudicado un Acuerdo Marco, la contratación de servicios o suministros que estén incluidos dentro del catálogo del mismo, no podrá realizarse con otras empresas que no sean adjudicatarias de dicho Acuerdo Marco.
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Como información adicional al cuadro que se incluye a continuación, hay que advertir que la Ley de Contratos xx Xxxxxx establece como contratos susceptibles de recurso especial a los de suministro y servicios que superen los
60.000 € (IVA excluido) y los de obras que superen los 200.000 € (IVA excluido).
Hay que tenerlo en cuenta porque (al igual que ocurre con los armonizados) no se puede adjudicar, en estos casos, hasta que han transcurrido 15 días hábiles, a contar (depende de lo recurrido) desde la notificación o desde la publicación en el perfil de contratante.
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