TABLA DE CONTENIDO

Positiva Compañía de Seguros S.A., entidad adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, con autonomía administrativa y financiera y patrimonio propio, en el ejercicio de su actividad administrativa y misional aseguradora, de la cual hace parte toda la actividad de las Vicepresidencias, Sucursales y Puntos de Atención de la Compañía, está interesada en adelantar LA CONTRATACION DE UNA SOLUCIÓN WEB EN LA MODALIDAD DE SOFTWARE COMO SERVICIO (SaaS) PARA LA ADMINISTRACIÓN DE CARTERA QUE PERMITA LLEVAR EL CONTROL Y SEGUIMIENTO DE LOS PROCESOS DE COBRO QUE ADELANTA LA COMPAÑÍA EN CARTERA ARL, CARTERA XXXXX DE PERSONAS, RECOBROS POR XXXX, PROCESOS COACTIVOS Y EN GENERAL, CUALQUIER MODALIDAD DE COBRO QUE

REQUIERA, como respuesta a la necesidad que se tiene a nivel nacional de optimizar los procesos de cobro que adelanta la compañía, permitiendo con ello obtener mejores resultados en la gestión de cobro y contar con una herramienta que de manera transversal a las diferentes áreas que intervienen en los procesos de cobro, brinde información oportuna para el seguimiento, control y optimización que se requiere. Esta contratación por solicitud de la Oficina de Tecnología de la Información y la comunicaciones de positiva se debe realizar como servicio en modalidad SaaS (Software as a Service), para cumplir con la necesidad de tener un sistema de alta disponibilidad para acceso.

Positiva S.A. es una entidad aseguradora, organizada como sociedad anónima que, como consecuencia de la participación mayoritaria del Estado tiene el carácter de entidad descentralizada indirecta del nivel nacional, con personería jurídica, autonomía administrativa y capital independiente sometida al Régimen de Empresas Industriales y Comerciales del Estado. La sociedad tiene por objeto la realización de operaciones de seguros de vida individual y afines, bajo las modalidades y los xxxxx facultados expresamente; de coaseguros y reaseguros en los mismos xxxxx facultados; y como Administradora de Riesgos Laborales en aplicación de la Ley 100 de 1993, sus decretos reglamentarios y demás normas que los modifiquen o adicionen, el desarrollo de todas aquellas actividades que por ley sean permitidas a este tipo de sociedades.

La compañía dentro de su política Integral de Calidad, Seguridad y Salud en el Trabajo y Medio Ambiente, está comprometida en orientar su gestión a la obtención de beneficios y resultados en forma eficiente, eficaz y efectiva para sus asegurados y busca fortalecer las prácticas gerenciales, operativas y administrativas de forma integral, por lo cual se obliga a implantar Sistemas Integrales de Gestión –SIG- y a mejorar continuamente los procesos, con un equipo humano idóneo y competente, ejerciendo un autocontrol integral, encaminados al cumplimiento de su función social y al logro de la rentabilidad esperada por sus accionistas, a través de la mejora continua y los fines esenciales del estado, conforme a los requisitos establecidos en el marco legal y una adecuada gestión de riesgos.

CAPITULO 1 - INFORMACIÓN GENERAL

1.1. Objeto

Positiva Compañía de Seguros S.A., a través de su Gerencia de Recaudo y Xxxxxxx está interesada en recibir ofertas para la contratación de una solución web en la modalidad de software como servicio (SaaS) para la administración de cartera que permita llevar el control y seguimiento de los procesos de cobro que adelanta la compañía en cartera ARL, cartera xxxxx de personas, recobros por xxxx, procesos coactivos y en general, cualquier modalidad de cobro que requiera.

1.2. Requisitos generales

El contratista deberá:

• Garantizar el manejo confidencial de la información de la Compañía, que con objeto del contrato llegare a conocer y garantizar que el uso de la misma solo será para fines del desarrollo y cumplimiento del objeto del contrato.

• Garantizar el uso correcto de la imagen corporativa de Positiva Compañía de Seguros S.A. de acuerdo con lo establecido en el manual que para ello se definió por la Compañía.

• Ejecutar en su totalidad las actividades encomendadas según los requisitos técnicos definidos y asumir la entrega de los informes a los centros de costo, previa revisión y autorización del Supervisor del Contrato.

• Garantizar la entrega de los informes de gestión y avance con periodicidad mensual o los que le sean requeridos por el supervisor del contrato.

• Asistir a los comités que con objeto del desarrollo del contrato se llegasen a convocar por la entidad contratante o por la supervisión del contrato.

• Gestionar un archivo consolidado y organizado, con los soportes de las actividades y servicios prestados por cada mes y permitir la revisión y verificación de los mismos a quien haga las veces de la supervisión, en cualquier momento del vínculo según los tiempos y frecuencia de revisión concertadas y hasta 6 meses después del contrato que se llegare a celebrar. Para el efecto el oferente puede disponer de un aplicativo web para las validaciones respectivas, siempre y cuando cumpla con requisitos previamente acordados entre las partes.

• Informar si su empresa está certificada en sistemas de Gestión Integral de calidad, indicando la norma en la cual está certificada o en proceso de certificación y la fecha en que la certificación fue expedida.

• Contar con el programa de salud ocupacional y el cronograma de actividades de salud ocupacional y garantizar la afiliación en seguridad social del equipo de trabajo en el contrato que se llegare a celebrar.

1.3. Requisitos del cliente

Para una buena prestación del servicio, el cliente interno requiere:

• La prestación de un servicio oportuno y confiable.

• El proveedor debe estar en contacto permanente con las persona responsables del proceso en la compañía.

• El servicio entregado debe cumplir con los requisitos técnicos definidos por Positiva Compañía de Seguros S.A.

• Cualquier servicio solicitado y que no cumpla con las condiciones establecidas no será recibido a conformidad y el proveedor realizar los ajustes necesarios sobre el mismo. deberá realizarlo nuevamente, de lo contrario no se contabilizará en la cuenta de ese periodo. Esto no debe modificar los tiempos de entrega.

• Durante la prestación del servicio se requiere una actitud proactiva por parte del contratista, orientada a la asesoría permanente y al acompañamiento en el proceso que se contrata a través de esta Invitación.

• El contratista debe garantizar que el servicio prestado responda a las necesidades previstas en el plan de trabajo.

Por lo anterior, el oferente interesado debe garantizar y desarrollar en la oferta las estrategias consideradas para el cumplimiento de los requisitos del Cliente.

1.4. Descripción y alcance

Se requiere realizar el proceso de contratación de un sistema administrador de cartera que permita mejorar los índices de deterioro de cartera en todos los xxxxx de la compañía. Así mismo permitirá mejorar el control y seguimiento en las acciones de cobro que realiza la compañía con el fin de mejorar el impacto en el PYG de la compañía.

1.5. Normatividad aplicable

El régimen jurídico aplicable a la presente Invitación Pública y al contrato que de ella se derive será el previsto en la Constitución Política, en lo pertinente en las normas civiles y comerciales y en especial lo establecido en el capítulo 9 Modalidades de selección, numeral 9.1. INVITACION PUBLICA del MANUAL PARA LA GESTION DE ABASTECIMIENTO, que establece el

procedimiento a desarrollarse cuando se trata de la modalidad de contratación denominada Invitación Pública.

1.6. Potestad de la Compañía

Esta invitación no obliga a la entidad a contratar, ni a reconocer ningún tipo de gasto en que incurra la persona jurídica en la elaboración de la oferta, ni a otro tipo de reconocimiento. Así mismo, la entidad se reserva el derecho de modificar, suspender y/o dar por terminado el proceso, en cualquier etapa, sin que se llegue a la Adjudicación del mismo. El oferente deberá ofrecer el servicio de acuerdo con lo especificado en este documento.

1.7. Perfil del contratista

Positiva Compañía de Seguros S.A. seleccionará una persona jurídica, Unión Temporal o Consorcio, con experiencia en suministro de software como servicio (SaaS) específicamente como administrador de cartera en sector seguros preferiblemente y que cuente con una sede operacional en la ciudad de Bogotá y/o en los siguientes municipios: Cota, Xxxxxxxx, Funza, o Chía registrada comercialmente ante la Cámara de Comercio de esa ciudad o municipio, como domicilio principal o sucursal.

El oferente debe estar prestando este servicio actualmente en empresas del sector financiero y garantizar que la herramienta que soportará el servicio se encuentra construida en su totalidad, lista para la puesta en marcha.

El desarrollo del objeto contractual es principalmente en las instalaciones de Positiva Compañía de Seguros S.A.

1.8. Presupuesto oficial estimado para la contratación

El valor del presupuesto oficial estimado para la presente contratación es de QUINIENTOS CUARENTA MILLONES DE PESOS M/CTE ($540.000.000) incluido IVA, aumentos de carga prestacional por cambio de año y demás impuestos a que haya lugar.

El presupuesto de la presente invitación se encuentra amparado por los Códigos de Disponibilidad Presupuestal, expedidos por el área de presupuesto de la Compañía, así:

• CDP No.45112019 por $100.000.000 con cargo al rubro Gastos Administrativos

• CDP No.45012020 por $250.000.000 con cargo al rubro Gastos Administrativos

• CDP No.45482021 por $190.000.000 con cargo al rubro Gastos Administrativos

El valor de referencia de la oferta será el consignado en el formato correspondiente y se usará como lista marco de precios y para efectos comparativos en sus cantidades, no obstante, el contrato será por demanda y hasta por el total del presupuesto (ver Anexo 4).

Al existir ajuste en términos de tiempo, valor u otros asuntos contractuales, el contratista se comprometerá a modificar las garantías y demás condiciones de orden variable que se requieran dentro de la formalidad del contrato.

Los costos unitarios podrán ser ajustados cada año, así:

- Cargo fijo mensual: de acuerdo con el promedio entre la variación del IPC del año inmediatamente anterior y el salario mínimo mensual legal vigente para el nuevo año.

- Elementos diferentes al cargo fijo mensual, cotizados en el Anexo 4: de acuerdo con la variación del IPC del año inmediatamente anterior.

1.9. Plazo de ejecución del contrato

El plazo de la contratación derivada de esta Invitación Pública se contabilizará a partir de los requisitos de perfeccionamiento y legalización del contrato hasta el 30 de septiembre de 2021.

El oferente se compromete a mantener las condiciones de servicio y precio pactadas en el desarrollo del contrato en caso de requerirse, por parte de Positiva Compañía de Seguros S.A. para gestiones de extensiones en plazo.

1.10. Lugar de ejecución del contrato

El contrato se ejecutará en la sede de Casa Matriz en Positiva Compañía de Seguros S.A.

1.11. Convocatoria Veedurías Ciudadanas

Positiva Compañía de Seguros S.A. invita a todos los interesados y a las veedurías ciudadanas para que participen con las recomendaciones escritas y oportunas, en las etapas de planeación de la contratación y gestión de la contratación que la Entidad adelanta.

1.12. Prohibiciones, inhabilidades e incompatibilidades

No pueden participar en procedimientos de selección ni celebrar contratos con Positiva Compañía de Seguros S.A, las personas naturales o jurídicas, el representante legal y los socios de la persona jurídica que se encuentren incursas en alguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad señaladas en la Constitución Política y en las Leyes, especialmente, las contempladas en los artículos 8° y 9° de la Ley 80 de 1993 y el artículo 5 de la Ley 828 de 2003.

Igualmente, no debe estar reportado en el boletín de Responsables Fiscales vigentes, publicado por la Contraloría General de la Nación de conformidad con el artículo 60 de la Ley 610 de 2000, ni estar sancionado disciplinariamente por la Procuraduría General de la Nación u otro operador disciplinario, de igual manera no podrá estar incurso en investigaciones de índole penal.

En el evento que la inhabilidad e incompatibilidad sobrevenga en un oferente, se entiende que renuncia a la participación y a los derechos adquiridos en el mismo. Si sobreviene en un contratista, deberá realizarse la cesión del contrato, previa autorización de Positiva Compañía de Seguros S.A. y si sobreviene en uno de los miembros del consorcio o unión temporal, éste debe ceder su participación a un tercero, previa autorización de la Compañía.

1.13. Publicidad, consulta, retiro y observaciones a los términos de referencia

Positiva Compañía de Seguros S.A. realizará la publicidad de la Invitación en su página Web.

Los interesados en hacer observaciones a los términos de referencia podrán hacerlo durante las fechas previstas en el cronograma y a través de cualquiera de las siguientes opciones:

CORREO ELECTRÓNICO

xxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx.xx; xxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx.xx; xxxxx.xxxxxxx@xxxxxxxx.xxx.xx; xxxxxx.xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx.xx;xxxx.xxxxxxx@xxxxxxxx.xxx.xx;xxxxx.xxxxxxx@xxxxxxxx.xxx.xx

COMUNICACIÓN FÍSICA

Documento radicado UNICAMENTE en la Casa Matriz de Positiva Compañía de Seguros S.A. y dirigido a la Vicepresidencia de Operaciones y/o Gerencia de Recaudo y Cartera

Dirección: Xxxxxxx Xxxxxxx 00 (Xxxxxxxxx Xxxxx) Xx.00-00, Xxxxxx Piso1 - Correspondencia

Los escritos deberán indicar en el asunto “Observación a los términos de referencia: “Invitación Pública # 08 de 2019 CONTRATACIÓN DE UNA SOLUCIÓN WEB EN LA MODALIDAD DE SOFTWARE COMO SERVICIO (SAAS) PARA LA ADMINISTRACIÓN DE CARTERA QUE PERMITA LLEVAR EL CONTROL Y SEGUIMIENTO DE LOS PROCESOS DE COBRO QUE ADELANTA LA COMPAÑÍA EN CARTERA ARL, XXXXXXX XXXXX DE PERSONAS, RECOBROS POR XXXX, PROCESOS COACTIVOS Y EN GENERAL, CUALQUIER MODALIDAD DE COBRO QUE REQUIERA.

1.14. Respuestas a la solicitud de aclaraciones

Las respuestas serán publicadas a través de la Página Web de la entidad para que sean conocidas por todos los interesados y por regla general, no suspenderán los plazos establecidos en los presentes términos de referencia ni constituirán por si solas modificación de éstos.

Positiva Compañía de Seguros S.A. se reserva la discrecionalidad de responder o publicar las observaciones recibidas después de la fecha señalada en el cronograma.

Se entiende para todos los efectos del presente proceso que la única correspondencia oficial y susceptible de controversia será la que se envíe a tal como se indica en el numeral anterior.

En el evento de considerarse la modificación a los términos de referencia ésta se hará mediante adendas, numeradas en forma consecutiva, las cuales formarán parte integral de los términos de referencia y serán publicadas en la página Web de Positiva Compañía de Seguros S.A.

Igualmente, mediante adendas, la Compañía podrá prorrogar el plazo de la presentación de las ofertas. Por lo tanto, carecerán de validez las informaciones, modificaciones o aclaraciones suministradas en forma verbal por cualquier servidor o contratista de Positiva Compañía de Seguros S.A. En caso de Consorcios o de Uniones Temporales, las adendas y la información sobre preguntas y respuestas que sean enviadas al representante legal de aquellas formas asociativas, se considerarán como recibidas por todos los integrantes.

Los términos de referencia y las adendas deben ser interpretados como un todo y sus disposiciones no deben ser entendidas de manera separada.

1.15. Apertura y cierre de la invitación

Ver numeral 1.22 - Cronograma del proceso de selección.

El acto de apertura se entenderá perfeccionado con la publicación de los términos de referencia definitivos.

El acto de cierre se da con la fecha y hora que se indica en el cronograma, depositadas las ofertas en urna, a las cuales de manera posterior al cierre se les dará apertura en el lugar, fecha y hora señalados para el cierre. En presencia de los oferentes que asistan al acto de cierre se hará apertura de estas ofertas, así como la devolución de aquellas cuya solicitud de retiro se hubiere efectuado dentro del término señalado anteriormente.

Se diligenciarán dos formatos:

• Recepción de ofertas: este formato deberá diligenciarlo la persona que haga el depósito de la oferta en la urna dispuesta para el efecto.

• Apertura de oferta: este formato deberá diligenciarlo un servidor de POSITIVA de acuerdo con los datos solicitados en el mismo y una vez se haga la apertura de la oferta frente a los asistentes que se queden al momento del cierre, deberá ser suscrito por los servidores de la Compañía que asisten al cierre y podrá ser firmado por los terceros asistentes que asisten al mismo.

Las ofertas originales serán abiertas por funcionarios de Positiva Compañía de Seguros S.A.

Cuando Positiva Compañía de Seguros S.A. lo estime conveniente, el plazo del cierre de la Convocatoria se podrá prorrogar.

1.16. Plazo para la entrega de las ofertas

LUGAR Y FECHA

REGISTRO DE ENTREGA DE OFERTAS

Ver numeral 1.22 -

Cronograma del proceso de selección

Contendrá: Xxxxx, hora, nombre o razón social del oferente y nombre

de la persona que en nombre o por cuenta de éste ha efectuado materialmente la entrega de la oferta.

Las ofertas deben ser depositadas únicamente en la urna dispuesta por Positiva Compañía de Seguros S.A. para los efectos de este proceso y de manera personal. La ubicación de la urna se indica en el numeral correspondiente al Cronograma del proceso de selección.

No se tendrán en cuenta y por lo tanto no serán objeto de habilitación y calificación las ofertas que lleguen a Positiva Compañía de Seguros S.A.:

• Por correo postal y se radiquen en correspondencia de Positiva.

• Correo electrónico.

• Después de la hora señalada en los presentes términos, el día del cierre (estas ofertas no se recibirán por parte de la Compañía)

• Presentadas en medio magnético únicamente.

• Entregadas a un funcionario de Positiva.

En estos eventos los sobres respectivos serán devueltos a través de correo certificado.

Los funcionarios de Positiva Compañía de Seguros S.A., en el día y a la hora señalada para el cierre de la Invitación Pública declararán el cierre de manera pública, de tal forma que los asistentes, oferentes y funcionarios presentes en la diligencia de cierre sean testigos del cierre oficial. Así mismo, queda claro que para la aplicación de la fecha y hora señaladas, se tendrá como lugar de presentación de las ofertas exclusivamente el señalado en el Cronograma del proceso de selección expuesto en este documento, por tal motivo las ofertas presentadas por fuera de la hora aquí señalada, o en un lugar distinto se devolverán en el estado en que fueron presentadas por los oferentes.

Para evitar discrepancias respecto a la puntualidad de la hora de cierre de la invitación, Positiva Compañía de Seguros S.A. utilizará la hora legal para Colombia suministrada por el Instituto Nacional de Metrología de Colombia a través de su página WEB. Se solicita a los participantes verificar con anterioridad esta referencia horaria para evitar cualquier incongruencia.

En caso de no recibir ofertas se elaborará acta de cierre y se declarará desierta.

1.17. Responsabilidad del oferente

El oferente debe examinar cuidadosamente los documentos de la invitación e informarse sobre todas las condiciones y circunstancias que puedan afectar de alguna manera el cumplimiento del objeto de la misma. Con la presentación de la oferta se entenderá que el oferente ha aceptado que los documentos son adecuados, suficientes y están completos para atender el objeto de la futura contratación.

1.18. Elaboración y presentación de ofertas

El oferente presentará su oferta ajustada en todos los aspectos a los presentes términos de referencia y anexará la documentación e información exigida.

Si existiere discrepancia entre cifras y textos, se dará prelación a lo consignado en los textos. En las discrepancias entre textos, que no puedan despejarse con simple raciocinio, prevalecerá el último texto consignado.

Los documentos de la oferta no deben presentar tachaduras, borrones o enmendaduras que den lugar a diferentes interpretaciones o inducir a error, a menos que se haga la salvedad correspondiente, mediante confirmación con la firma del oferente o en su defecto, validada(s) en la carta de presentación de la oferta. Sin este requisito las enmiendas no se considerarán válidas.

Las ofertas deberán ser presentadas impresas, sus hojas anilladas y todos sus documentos foliados consecutivamente en orden ascendente, iniciando desde el 01 e incluyendo las caratulas y hojas de índice, como también los medios magnéticos. En la carta de presentación deberá indicarse el número total de folios, el valor en letras y números de su oferta y un índice donde se relacione el contenido total de la oferta.

La oferta debe presentarse en un (1) original impreso compuesto por cinco (5) cuadernillos, plenamente identificados detallando los siguientes temas y en el orden que a continuación se establece y con numeración consecutiva entre ellos, de modo que al revisar la totalidad de la oferta se pueda determinar el total de folios que componen la oferta:

• Información Jurídica

• Información Financiera

• Información Técnica para esta contratación y portafolio de servicios de la entidad

• Oferta Económica

Adicionalmente se presentará en sobre sellado la información en un (1) medio magnético que contenga la oferta completa en formato PDF con seguridad de edición y copia en sobre cerrado identificado como ORIGINAL con todos los documentos y anexos relacionados y la oferta, debidamente rotulado y que no permita confusión con otros medios magnéticos entregados. El sobre deberá estar cerrado y rotulado de manera que se identifique el nombre y número y objeto de la invitación, el nombre del oferente, su dirección y teléfono. En caso de que haya discrepancias entre la información de los medios magnéticos y la impresa, primará la impresa.

Las ofertas deberán referirse y sujetarse a todos y cada uno de los puntos contenidos en los Términos de Referencia.

Las fotocopias que se anexen a las ofertas deberán ser completamente legibles, si las fotocopias no son legibles, se tendrá como un folio no presentado.

La oferta debe contener el nombre o razón social, residencia, domicilio comercial, números telefónicos fijos y móviles, correos electrónicos y número de fax del oferente.

La oferta, tanto el original como el medio magnético, deberá llevar el nombre del oferente, la firma del Representante Legal o de la persona autorizada para presentarla.

La oferta deberá ser presentada en idioma español.

El precio total de la oferta se indicará en letras y números, incluyendo todos los costos directos e indirectos para la ejecución del contrato, tales como gastos de legalización, impuestos, pago de personal, viáticos y gastos de transporte, compra de materiales, utilidad, etc. En caso de discrepancia entre el valor consignado en número y el señalado en letras, se tomará este último.

Los presentes términos de referencia incluyen los Anexos que deberán diligenciar completamente los oferentes, a efectos de suministrar la información necesaria para la evaluación de la oferta.

Los Anexos también deben ser entregados en medios magnéticos, preferiblemente en la aplicación utilizada para su publicación y sin restricción para impresión y/o copia de textos.

1.19. Ofertas parciales y alternativas

Positiva Compañía de Seguros S.A. NO aceptará ofertas parciales, alternativas y/o incompletas.

1.20. Prueba y efectos de la presentación de la oferta

Al presentar oferta, el oferente acepta la totalidad de los Términos de Referencia y exigencias previstas en los documentos de la presente invitación; las salvedades, y/o condicionamientos darán lugar a que la oferta no sea elegible.

Por la sola presentación de la oferta se considera que el oferente ha estudiado en forma completa las especificaciones, anexos y demás documentos del proceso; que recibió las aclaraciones necesarias por parte de Positiva Compañía de Seguros S.A., sobre inquietudes o dudas previamente consultadas y aceptan que estos Términos de Referencia son completos, compatibles y adecuados para identificar los trabajos que se contratarán, que están enterados a satisfacción en cuanto al alcance del servicio y que han tenido en cuenta todo lo anterior para fijar los precios, plazos y demás aspectos de su oferta, necesarios para la debida ejecución.

El oferente entiende y acepta que, en el evento de resultar favorecido con la adjudicación y suscriba el contrato correspondiente, en su calidad de Contratista asume todas las obligaciones necesarias para el debido cumplimiento del objeto de este encargo, y en especial debe actuar con toda la diligencia y cuidado que le son propias a la naturaleza del contrato, de conformidad con el artículo 1603 del Código Civil y normas concordantes.

La circunstancia que el oferente con el que se celebre el contrato objeto del presente proceso, no haya estudiado o verificado toda la información que pueda influir en la determinación de su oferta, no lo eximirá de la obligación de asumir las responsabilidades que le correspondan, ni le dará derecho a reclamaciones, reembolsos o ajustes de ninguna naturaleza.

1.21. Aclaraciones a las ofertas presentadas

Dentro del más estricto respeto por el tratamiento igualitario a los oferentes, Positiva Compañía de Seguros S.A. podrá solicitar a todos o a cualquiera de ellos las aclaraciones o informaciones que estime pertinente, a fin de despejar cualquier punto dudoso o equívoco de las ofertas.

Positiva Compañía de Seguros S.A. se reserva el derecho de analizar las respuestas de los oferentes en estos casos y de evaluar si ellas aclaran o explican lo solicitado. Estas aclaraciones o explicaciones no servirán para adicionar o modificar la oferta. Positiva Compañía de Seguros

S.A. tomará de las aclaraciones y explicaciones únicamente los aspectos que satisfagan su interés de aclaración.

1.22. Cronograma del proceso de selección

CRONOGRAMA
ACTIVIDAD	FECHA - HORA Y LUGAR
Publicación de Pre-términos	25 de septiembre de 2019
Observaciones a los Pre-términos	Hasta el 27 de septiembre de 2019 a las 4:30 p.m.
Apertura del proceso y Publicación de Términos de Referencia	30 de septiembre de 2019
Observaciones y Análisis de Términos de Referencia	Hasta el 1o de octubre de 2019 a las 4:30 p.m.
Audiencia de aclaración a Términos de Referencia y Revisión Matriz de Asignación de Riesgos	2 de octubre de 2019 a las 9:30 am Casa Matriz
Cierre de la Invitación (Entrega de Ofertas)	Hasta el 8 de octubre de 2019 a las 9:30 a.m. Casa Matriz
Verificación de requisitos habilitantes: Jurídicos, Financieros y Técnicos	9 y 10 de octubre 2019
Publicación de resultados de la verificación de requisitos habilitantes: Jurídicos, Financieros y Técnicos	11 de octubre de 2019
Observaciones a los resultados de la verificación de requisitos habilitantes: Jurídicos, Financieros y Técnicos	Hasta el 15 de octubre de 2019 a las 4:30 p.m.
Respuesta a las Observaciones de la verificación de requisitos habilitantes: Jurídicos, Financieros y Técnicos	16 de octubre de 2019
Evaluación Aspectos Ponderables	17 y 18 de octubre de 2019
Publicación resultado evaluaciones	21 de octubre de 2019
Observaciones a la evaluación de Aspectos Ponderables	22 de octubre de 2019 a las 4:30 p.m.
Adjudicación y/o declaratoria de desierta	23 de octubre de 2019
Firma y legalización	24 de octubre de 2019

1.23. Interpretación de los términos de referencia

Los Términos de Referencia deben ser interpretados como un todo, por lo que sus disposiciones no pueden ser entendidas ni interpretadas de manera separada al que indique su contexto

general. Los plazos establecidos en los Términos de Referencia y en sus anexos, se entenderán como días hábiles y los meses como calendario, salvo que de manera expresa se indique lo contrario; cuando el vencimiento de un plazo no corresponda a un día hábil o laborable, el vencimiento del plazo se trasladará al día hábil siguiente; el sábado no se considera como día hábil.

Los Términos de Referencia hacen parte del contrato que se celebre, así mismo toda la información relacionada con el documento contractual a suscribir se relaciona en el Anexo 11- Modelo minuta de contrato y en el Anexo 8 –Matriz de estimación, tipificación, asignación y distribución de riesgos previsibles del contrato, se manifiesta todo el panorama de riesgos para esta contratación.

1.24. Acuerdo de confidencialidad

En el evento de considerarse necesario, se suscribirá entre las partes un acuerdo de confidencialidad, el cual hará parte integral del contrato.

1.25. Documentos otorgados en el exterior

Los documentos otorgados en el exterior que no estén en idioma Castellano deberán ser traducidos al castellano y presentarse junto con su original otorgado en lengua extranjera. Los documentos otorgados en el exterior deberán presentarse legalizados o apostillados en la forma prevista en las normas vigentes sobre la materia.

• Consularización. De conformidad con lo previsto por el artículo 480 del Código de Comercio, “los documentos otorgados en el exterior se autenticarán por los funcionarios competentes para ello en el respectivo país, y la firma de tales funcionarios lo será a su vez por el cónsul colombiano o, a falta de éste, por el de una nación amiga, sin perjuicio de lo establecido en convenios internacionales sobre el régimen de los poderes”; tratándose de sociedades, expresa además el citado artículo del Código de Comercio que “al autenticar los documentos a que se refiere este artículo, los cónsules harán constar que existe la sociedad y ejerce su objeto conforme a las leyes del respectivo país”. Surtido el trámite señalado en el presente numeral, estos documentos deben ser presentados ante el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia para la correspondiente legalización de la firma del cónsul y demás trámites pertinentes.

• Apostille. Cuando se trate de documentos de naturaleza pública otorgados en el exterior, de conformidad con lo previsto en la Ley 455 de 1998, no se requerirá del trámite de Consularización señalado en el numeral anterior, siempre que provenga de uno de los países signatarios de la Convención de La Haya del 5 de octubre de 1961, sobre abolición del requisito de legalización para documentos públicos extranjeros, aprobada por la Ley 455 de 1998. En este caso solo será exigible la apostille, trámite que consiste en el certificado mediante el cual se avala la autenticidad de la firma y el título a que ha actuado la persona firmante del documento y que se surte ante la autoridad competente en el país de origen. Los documentos otorgados en el exterior que no estén en idioma castellano proveniente de países signatarios de la convención de La Haya, deberán ser presentados acompañados de una

traducción a este idioma, EL OFERENTE que resulte adjudicatario debe presentar la traducción oficial al castellano de los documentos presentados por escrito en idioma extranjero, la cual podrá ser oficial en los términos del artículo 260 del Código de Procedimiento Civil o efectuada por traductor o intérprete no oficial pero cumpliendo el trámite del Apostille. Los documentos otorgados en el exterior que no estén en idioma castellano y que provengan de países NO signatarios de la Convención de La Haya deberán presentarse acompañado de una traducción oficial a este idioma, en los términos del artículo 260 del Código de Procedimiento Civil.

1.26. Causales de rechazo de las ofertas

Se procederá al rechazo de las ofertas, ante la ocurrencia de una cualquiera de las siguientes eventualidades:

a. Cuando se compruebe que un oferente ha interferido, influenciado, u obtenido correspondencia interna, proyectos de concepto de evaluación o de respuesta a observaciones, no enviados oficialmente.

b. Cuando en la oferta se encuentre información o documentos que contengan datos tergiversados, alterados o inexactos.

c. Cuando no se presenten las aclaraciones y/o requerimientos solicitados por Positiva Compañía de Seguros S.A., dentro del término establecido para tal efecto.

d. Cuando la oferta se reciba con posterioridad a la fecha y hora fijada para el cierre de la invitación.

e. Cuando no se firme la carta de presentación de la oferta o ésta sea firmada por una persona que no tenga autorización para ello.

f. En el caso que el oferente se encuentre incurso en alguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad fijadas por la Constitución o las leyes o demás disposiciones legales vigentes o por estar incluido en alguna lista de carácter restrictivo de Gobierno o autoridad extranjera.

g. La no presentación de la garantía de seriedad de la Oferta.

h. La no presentación de alguno de los documentos requeridos para la comparación objetiva de ofertas, o que estos no llenen los requisitos señalados en estos términos de referencia.

i. Cuando el objeto social del oferente o el de la asociación (consorcio o unión temporal) no cubra el objeto de la presente contratación.

j. Cuando las sociedades o asociaciones (consorcio o unión temporal) no cumplan con el tiempo de duración exigido en los Términos.

k. Cuando las facultades del representante legal no alcancen para los propósitos de este proceso de selección y no se adjunte la respectiva autorización.

l. Cuando el oferente omita la cotización de uno o más ítems, cuando ello se exija en los términos o cuando condicione su oferta.

m. Cuando no se anexe alguno de los documentos exigidos en los aspectos financieros, económicos y jurídicos, cuando sea necesario para la comparación objetiva de las ofertas.

n. Cuando no se cumpla con alguno de los indicadores financieros.

o. Por no anexar las certificaciones solicitadas en los presentes términos.

p. Por no cotizar en pesos colombianos.

q. Cuando la oferta exceda el presupuesto oficial dispuesto por Positiva Compañía de Seguros S.A.

r. Cuando se compruebe confabulación entre los oferentes, de acuerdo a lo previsto en el Decreto 2153 de 1992, numeral 9 artículo 47 y demás que lo modifiquen o adicionen.

s. Cuando la oferta sea parcial o condicionada.

t. Cuando no se cumpla con las exigencias de carácter obligatorio señaladas en el CAPITULO 2 - REQUISITOS MÍNIMOS HABILITANTES DE CONTRATACIÓN, de los términos de referencia.

u. Cuando se hubiere proferido medida de aseguramiento en firme al represente legal de la persona jurídica o a alguno de sus socios, en el caso de que el oferente sea Unión Temporal o Consorcio al representante legal de estas o alguno de los representantes de las firmas que los conforman, como consecuencia de hechos u omisiones, aquella quedará inhabilitada de inmediato para hacerse partícipe de la presente Invitación Pública y si se hubiese presentado quedará descalificada de inmediato.

1.27. Información Superintendencia de Sociedades y otros organismos de control

Positiva Compañía de Seguros S.A., se reserva la facultad de verificar la información suministrada por el oferente en su oferta y la reportada ante la Superintendencia de Sociedades o cualquier otro organismo de control. En caso de existir discrepancias en la información suministrada, se requerirán las aclaraciones del caso y en caso de no ser justificadas de manera objetiva, podrá generar el rechazo de la oferta.

1.28. Lucha contra la corrupción

En el evento de conocerse casos especiales de corrupción en las Entidades del Estado se debe reportar el hecho al Programa Presidencial "Lucha Contra la Corrupción" a través de alguno de los siguientes medios: los números telefónicos (00 0) 0000000 (00 0) 0000000; Fax (00 0) 0000000; línea gratis de atención desde cualquier lugar del país 018000-913040; E- mail:xxxxx0@xxxxxxxxxxx.xxx.xx; al sitio de denuncias del Programa, en la página web xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx; correspondencia o personalmente, en la dirección Xxxxxxx 0 Xx. 0- 00, Xxxxxxxx Xxxxx Xxxxxx X.X., horario de atención: Lunes a Viernes 8:00 a.m. a 5:45 p.m. xxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx.xx.

CAPITULO 2 - REQUISITOS MÍNIMOS HABILITANTES DE CONTRATACIÓN

En el presente proceso de selección podrán participar personas jurídicas nacionales que no infrinjan las normas constitucionales y legales colombianas, que cumplan con los requisitos establecidos de la manera que se exige en estos Términos.

Los documentos de la oferta deben presentarse en el siguiente orden y serán de obligatorio cumplimiento:

2.1. Aspectos jurídicos habilitantes

Positiva Compañía de Seguros S.A., realizará una verificación del cumplimiento de los requisitos de orden legal y normativos estipulados en los presentes términos, verificando el estricto cumplimiento de los requisitos exigidos. Para este efecto se emitirá concepto dando a conocer en forma explícita aquella(s) oferta(s) que cumple(n) y la(s) que no cumple(n).

De conformidad con lo anterior, si una oferta no cumple con los requisitos exigidos, determinará la causal de rechazo de la misma y su consecuente exclusión de ser considerada para la adjudicación, sin perjuicio de que la respectiva oferta sea estudiada en los demás factores previstos en este capítulo.

2.1.1. Carta de Presentación de la Oferta

Este requisito se acreditará aportando la Carta de Presentación de la Oferta (

Anexo 1 - Modelo carta de presentación de la oferta) firmada por el Representante Legal del Oferente indicando todos los datos requeridos.

Se debe tener en cuenta:

• La omisión de este documento, la omisión de las firmas, la omisión o modificación de alguno de los compromisos relacionados en el Anexo, no será subsanable y generará el rechazo de la oferta.

• En caso de que la información y soportes suministrados en la oferta no coincidan con la condición o naturaleza (Persona Jurídica, Consorcio y/o Unión Temporal) con que fue suscrito el anexo 1, este se tendrá como no presentado y generará el rechazo de la oferta.

• Cuando la carta de presentación de la oferta no guarde concordancia con lo manifestado en la oferta económica, predominará la información contenida en la carta de presentación de la oferta. Para estos efectos, la entidad se reserva el derecho de solicitar aclaración.

2.1.2. Compromisos Anticorrupción

El Oferente apoyará la acción del Estado Colombiano y de Positiva Compañía de Seguros S.A. para fortalecer la transparencia y la responsabilidad de rendir cuentas, y en este contexto deberá

asumir explícitamente y hacer su manifestación por escrito dentro de la presentación de su oferta, los siguientes compromisos, sin perjuicio de su obligación de cumplir la ley colombiana:

• El Oferente se compromete a no ofrecer ni dar sobornos ni ninguna otra forma de halago o dádiva a ningún funcionario en relación con su Oferta, con el proceso de Invitación o de contratación, ni con la ejecución del Contrato que pueda celebrarse como resultado de su Oferta.

• El Oferente se compromete a no permitir que nadie, bien sea empleado suyo o un tercero independiente lo haga en su nombre.

• El Oferente se compromete al cumplimiento en todo momento de las leyes de la República de Colombia, y especialmente de aquellas que rigen la presente Invitación y la relación contractual que podría derivarse de ella, y se impone la obligación de no ofrecer o pagar sobornos o cualquier halago corrupto a los funcionarios de Positiva Compañía de Seguros S.A., ni a cualquier otro funcionario público que pueda influir en la Adjudicación de la Invitación, bien sea directa o indirectamente, ni a terceras personas que por su influencia sobre funcionarios públicos, puedan influir sobre la Adjudicación, ni de ofrecer pagos o halagos a los funcionarios de Positiva Compañía de Seguros S.A., durante el desarrollo del contrato que se suscribiría de ser elegida su Oferta.

• El Oferente se compromete formalmente a no celebrar acuerdos o realizar actos o conductas que tengan por objeto la colusión en la Invitación.

Este requisito se acreditará dentro de la Carta de Presentación de la Oferta (

Anexo 1 - Modelo carta de presentación de la oferta), donde se enuncian los principales aspectos mencionados en este ítem.

2.1.3. Lista restrictiva xx xxxxxx de activos

El representante legal del oferente manifiesta bajo la gravedad de juramento, que ni él ni, la persona jurídica que representa, se encuentran incluidos en ninguna de las listas restrictivas xx xxxxxx de activos.

Este requisito se acreditará dentro de la Carta de Presentación de la Oferta (

Anexo 1 - Modelo carta de presentación de la oferta).

2.1.4. Certificación de no estar incurso en investigación penal

El representante legal del oferente certifica bajo la gravedad del juramento que no se encuentra investigado penalmente.

Este requisito se acreditará dentro de la Carta de Presentación de la Oferta (

Anexo 1 - Modelo carta de presentación de la oferta).

2.1.5. Registro Único Tributario

El oferente debe adjuntar el Registro Único Tributario expedido por la DIAN en fecha posterior al 12/12/2012. En el caso de las Uniones Temporales y de los Consorcios, deberá aportar el de cada uno de los integrantes de dicha Unión Temporal y/o Consorcio.

2.1.6. Certificado de Existencia y Representación Legal

Personas Jurídicas Colombianas: debe anexar el certificado de existencia y representación legal expedidos por la autoridad competente, con los siguientes requisitos:

• Fecha de expedición no mayor a treinta (30) días calendario, anteriores a la fecha de cierre de esta Invitación. Cuando se prorrogue la fecha de cierre esta certificación tendrá validez con la primera fecha de cierre.

• El término de duración de la sociedad no podrá ser inferior al del plazo de ejecución y liquidación del contrato y cinco (5) años más.

• En caso de que el Representante Legal tenga restricciones para contraer obligaciones en nombre de la sociedad debe adjuntar el documento de autorización expresa del órgano social competente, en el cual conste que está facultado para presentar la oferta y firmar el contrato mínimo hasta por el valor del presupuesto oficial estimado.

• En el caso de los Consorcios y Uniones Temporales el Representante Legal de cada una de las personas jurídicas que los integren, deben presentar este documento con los requisitos anteriores.

• En caso de ser entidad estatal y no tener cámara de comercio, remitir la Resolución o documento válido mediante el cual se constituye la entidad y acta de posesión de representante legal.

2.1.7. Autorización del órgano social competente

Copia del acta o del extracto del acta del órgano directivo de la sociedad que autorice a su representante legal para participar en el presente proceso y suscribir el contrato, en el caso en que, de acuerdo con el Certificado de Existencia y Representación Legal tenga limitaciones para contraer alguna obligación en caso de aquella.

2.1.8. Copia de la cédula de ciudadanía del Representante Legal

El oferente deberá aportar copia de la cédula de ciudadanía del representante legal. Cuando el oferente sea un consorcio o unión temporal, deberá aportarse copia de la cédula de ciudadanía de cada uno de los representantes legales que la integran.

2.1.9. Certificado de antecedentes disciplinarios

El Representante legal del oferente que firme la carta de presentación de la oferta, deberá aportar la certificación de antecedentes disciplinarios, expedida por la Procuraduría General de la Nación de que trata la Ley 734 de 2002, con fecha de expedición no mayor a tres meses contados a partir del cierre de la presente invitación.

Cuando el oferente sea un Consorcio o una Unión Temporal, cada uno de los miembros deberá presentar la certificación de que trata éste numeral.

2.1.10. Certificación de Responsabilidad Fiscal

Aportar la certificación que expide la Contraloría General de la República vía WEB, en la que conste que el oferente y su representante legal no se encuentran reportados en el Boletín Fiscal de dicha entidad. Esta certificación deberá ser aportada por cada uno de los integrantes del Consorcio o Unión Temporal.

En caso de que un Oferente se encuentre relacionado en dicho boletín, se le hará la advertencia que deberá acreditar la cancelación de las obligaciones contraídas o la vigencia de un acuerdo de pagos, hasta el penúltimo día hábil antes de la adjudicación, so pena de rechazo de la oferta.

2.1.11. Certificación Bancaria

El oferente deberá aportar certificación bancaria en la cual conste el número de cuenta en la cual se le consignarán los saldos que resulten a su favor de la ejecución del contrato, si llegare a ser adjudicatario de la presente invitación.

2.1.12. Formulario de Vinculación de Proveedores y Empleados, Superintendencia Financiera de Colombia SARLAFT

El representante legal del oferente deberá aportar total y debidamente diligenciado y en original el Formulario que se anexa a los presentes términos (Anexo 6 - Formulario de Solicitud de Vinculación de Proveedores y Empleados (SARLAFT)), el cual debe ser leído con detenimiento para su total diligenciamiento, deberá ser firmado y deberá tener impresa la huella legible del dedo índice derecho.

En el caso de las Uniones Temporales y de los Consorcios, deberá aportar el de cada uno de los integrantes de dicha Unión Temporal y/o Consorcio.

Para el diligenciamiento la parte ilustrada como persona natural debe incluir los datos del representante legal, el formulario debe diligenciarse con la misma letra en TODAS las casillas. Este formulario es un requisito indispensable para la vinculación contractual de los proveedores a Positiva, fundamentado en la circular externa 026 de 2008 de la Superintendencia Financiera de Colombia.

2.1.13. Certificado Composición Accionaria

La certificación de composición accionaria deberá ser presentada únicamente por los oferentes que estén constituidos como Sociedad Anónima-S.A. o Sociedad por Acciones Simplificada-

S.A.S. El certificado deberá indicar de los socios: nombre, cédula y porcentaje de participación, la descripción del capital social, el número de acciones y su valor nominal. Debe estar firmado por el Revisor Fiscal en caso de tener la obligatoriedad. Si la empresa no está obligada a tener revisor firmarán el Representante Legal y el Contador.

2.1.14. Formato único de hoja de vida de la Función Pública

Cada oferente deberá diligenciar el formato único de Hoja de Vida para Personas Jurídicas del Departamento Administrativo de la Función Pública (Ley 190 de 1995 y Ley 443 de 1998 - Resolución 580 del 19 xx xxxxxx de 1999). Dicho formato podrá ser descargado de la página Web del Departamento Administrativo de la Función Xxxxxxx (Xxx Xxxxx 0 – Formato único de hoja de vida).

Se deberá diligenciar un formato por cada uno de los oferentes individuales y cada uno de los miembros de un consorcio o unión temporal, deberá presentar este documento debidamente diligenciado.

2.1.15. Certificación xx xxx y salvo por concepto de seguridad social y parafiscales

En cumplimiento del Artículo 50 de la Ley 789 de 2002, el oferente deberá encontrarse x xxx y a salvo por concepto de aportes parafiscales de sus empleados, a la fecha de presentación de su oferta.

Por aportes parafiscales se entienden los aportes o giros a cargo de un empleador a: Sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje.

Para acreditar el cumplimiento de este requisito, el oferente aportará certificación expedida por su Revisor Fiscal y en el evento en que no exista obligación legal de tenerlo, la certificación deberá ser expedida por su Representante Legal. En la certificación debe constar que se encuentran x xxx y a salvo por concepto de pagos de seguridad social y aportes parafiscales de sus empleados, a la fecha de la presentación de su oferta.

En el evento que el oferente sea un Consorcio o Unión Temporal, cada una de las personas naturales o jurídicas que lo integren deberá acreditar que se encuentra en paz y a salvo por concepto de aportes de seguridad social y parafiscales de sus empleados a la fecha de presentación de su oferta, según lo establecido a este respecto en los literales anteriores.

2.1.16. Acta de consorcio o unión temporal

Los integrantes de los Consorcios o Uniones Temporales acreditarán esta condición presentando documento de acta de constitución del mismo, cumpliendo las condiciones señaladas en el artículo 7 de la Ley 80 de 1993 y demás concordantes, las específicas que a continuación se describen:

a. Nombre completo de los integrantes con el documento de identidad de cada uno, y NIT en caso de personas jurídicas.

b. Domicilio de cada uno de los integrantes.

c. Indicación del porcentaje de participación de cada uno de los integrantes.

d. La duración del Consorcio o de la Unión Temporal será igual al término contado desde la presentación de la oferta hasta la liquidación del contrato y un (1) año más.

e. En caso de Unión Temporal señalarán los términos y extensión de la participación en la oferta y en su ejecución, los cuales no podrán ser modificados sin el consentimiento previo y escrito de Positiva Compañía de Seguros S.A.

f. Designación del Representante Legal del Consorcio o Unión Temporal.

g. Si es del caso, la designación de cuál de los Consorciados o de los integrantes de la Unión Temporal realizará la facturación de los servicios.

h. Firmas de los integrantes.

La omisión de este documento o de cualquiera de los requisitos anteriores, con excepción del literal b), no es subsanable y genera el rechazo de la oferta.

Además se debe tener en cuenta:

• Los integrantes de un Consorcio o Unión Temporal responderán por todas y cada una de las obligaciones, o de las sanciones en caso de que se les apliquen, derivadas de la presentación de la oferta o del contrato de acuerdo con lo establecido en el artículo 7 de la Ley 80 de 1993 y demás normas concordantes.

• Las personas o firmas que integran el Consorcio o la Unión Temporal deben acompañar los documentos requeridos en los presentes términos de referencia como si participaran en forma independiente.

Cada uno de los integrantes del Consorcio o Unión Temporal deberá cumplir todos los requisitos y aportar todos los documentos legales, como si fuesen a participar de manera independiente, de acuerdo con su naturaleza jurídica.

Una vez constituido el Consorcio o Unión Temporal, no podrá haber cesión del mismo, entre quienes lo integran.

Positiva, podrá solicitar a los oferentes la presentación de documentos y/o aclaraciones a la oferta que se consideren necesarios y que no se encuentren enunciados en el presente numeral, o no hayan sido presentados dentro de la oferta. El término para la solicitud de la documentación será el comprendido entre el cierre de recibo de ofertas y la adjudicación. El término para la recepción de los documentos y/o aclaraciones solicitados será el día hábil siguiente a la fecha de su solicitud.

2.1.17. Póliza de garantía de seriedad de la oferta a favor de entidad estatal

El Oferente presentará con la oferta, el original de una garantía de seriedad de la misma a favor de Positiva Compañía de Seguros S.A. como Entidad Estatal o garantía bancaria.

• Expedición: deberá ser expedida con fecha anterior a la presentación de la oferta por una Compañía de Seguros, legalmente establecida en Colombia.

• Beneficiario de la Garantía: La Garantía de Seriedad debe estar debidamente firmada y establecer como beneficiario a Positiva Compañía de Seguros S.A, y al oferente como tomador y afianzado de la misma. Cuando el ofrecimiento sea presentado por un oferente plural bajo la figura de Unión Temporal, Consorcio o Contrato de Asociación Futura, la garantía deberá ser otorgada a nombre de la Unión Temporal o Consorcio, mencionado a todos los integrantes del oferente plural.

• Monto de la Garantía: El valor de la garantía será del valor equivalente al diez por ciento (10%) del valor total del presupuesto oficial estimado para la presente contratación, incluido el impuesto al valor agregado IVA, si se causa.

• Vigencia de la Garantía: La Garantía de Seriedad deberá tener una vigencia de noventa (90) días calendario contados a partir de la fecha del cierre de la Invitación Pública, para el caso en esta invitación deberán fijarse en el cronograma y las posibles adendas según las cuales se modifique la fecha de cierra. Debe cubrir, como mínimo, desde la fecha y hora del cierre del presente proceso y hasta la aprobación de la garantía que ampara los riegos propios de la etapa contractual. El Oferente deberá ampliar la vigencia de la póliza en el caso de presentarse prórrogas en los plazos de la Selección, de la adjudicación, o de la suscripción del contrato según sea el caso, no cubiertas con la vigencia inicial.

La no aceptación de prorrogar la garantía por el término señalado, o el no hacerlo oportunamente, es signo evidente de la voluntad de abandonar el proceso y en consecuencia se rechazará la oferta, y se hará efectiva la garantía de seriedad.

• Devolución de garantías y ofertas: Una vez finalizado el proceso de selección, los oferentes no seleccionados, podrán acercarse a reclamar el original de la garantía de seriedad de la oferta y los demás documentos, transcurridos mínimo quince (15) días y máximo treinta (30) días siguientes a la fecha en que quede en firme la selección de acuerdo con el cronograma previsto para el proceso, de lo contrario, Positiva Compañía de Seguros S.A. procederá al archivo magnético de la oferta original y la destrucción de los documentos físicos.

• Riesgos derivados del incumplimiento del ofrecimiento: La garantía de seriedad de la oferta cubrirá los perjuicios derivados del incumplimiento del ofrecimiento, en los siguientes eventos: La no suscripción del contrato sin justa causa por parte del oferente seleccionado; La no ampliación de la vigencia de la garantía de seriedad de la oferta cuando el término previsto en los Términos de Referencia para la adjudicación del contrato se prorrogue o cuando el término previsto para la suscripción del contrato se prorrogue, siempre y cuando esas prórrogas no excedan un término de tres (3) meses; La falta de otorgamiento por parte del oferente seleccionado, de la garantía de cumplimiento exigida por la entidad para amparar el incumplimiento de las obligaciones del contrato. El retiro de la oferta después de vencido el término fijado para la presentación de las ofertas.

La omisión de la Garantía no será subsanable en ningún caso y la oferta será rechazada.

Cuando la Póliza de Seguros o la Garantía Bancaria no sea expedida de acuerdo con los requerimientos de los presentes términos, el Oferente debe modificarla dentro del plazo que

indique Positiva Compañía de Seguros S.A., de lo contrario incurrirá en causal de rechazo de la oferta.

Positiva Compañía de Seguros S.A. hará efectiva la Garantía de Seriedad de la Oferta en los siguientes casos:

• Cuando un Oferente solicite el retiro de su oferta después de la fecha de cierre de la presente Invitación.

• Cuando el oferente favorecido no suscriba el contrato adjudicado

• Cuando el Oferente favorecido con la adjudicación no concurra a constituir las garantías solicitadas, dentro del plazo señalado por la Entidad.

2.1.18. Recibo de pago de la póliza de seriedad de la oferta o constancia

El oferente debe presentar con su oferta el recibo de pago de la póliza de seriedad de la oferta. El oferente debe presentar con su oferta el recibo o constancia de pago de la prima, o una constancia de la Compañía Aseguradora en la cual se exprese que la póliza no expirará por falta de su pago o por revocación unilateral.

2.2. Aspectos financieros habilitantes

Positiva Compañía de Seguros S.A., realizará una verificación del cumplimiento de los requisitos financieros exigidos en los presentes términos, Para este efecto, emitirá el resultado de la evaluación de cada una de las ofertas y el concepto sobre la(s) oferta(s) que cumple(n) y la(s) que no cumple(n), verificando el estricto cumplimiento de los requisitos exigidos en el presente documento.

En caso en que el oferente no anexe los documentos solicitados en el presente numeral, deberá allegarlos dentro del término establecido en la solicitud efectuada por la Entidad Contratante, so pena de proceder a declarar la oferta como NO HABILITADA.

Nota: La Ley 43 de 1990, artículo 13, parágrafo 2, estableció la obligatoriedad de contar con un revisor fiscal para las sociedades comerciales de cualquier naturaleza, cuyos activos brutos al 31 de diciembre del año inmediatamente anterior sean o excedan el equivalente de cinco mil salarios mínimos y o cuyos ingresos brutos durante el año inmediatamente anterior sean o excedan al equivalente a tres mil salarios mínimos.

Este aspecto no dará puntaje pero habilitará o inhabilitará la propuesta para su evaluación económica. Se evaluará HABILITADA O NO HABILITADA.

Positiva Compañía de Seguros S.A. podrá solicitar aclaración al proponente en los aspectos que considere necesarios a lo que el proponente deberá responder dentro del término establecido por la Entidad.

VERIFICACIÓN DE LA CAPACIDAD FINANCIERA

La capacidad financiera será objeto de verificación a todos los oferentes, sin calificarse, en cuanto no es factor de comparación de las ofertas.

Los indicadores definitivos a verificar serán los siguientes:

INDICADOR	FORMULA PARA CALCULO	PARAMETRO REQUERIDO
INDICE DE LIQUIDEZ	Activo Corriente	≥ 1.21
	Pasivo Corriente
NIVEL DE ENDEUDAMIENTO	Pasivo Total	≤ 75.88%
	Activo Total
RENTABILIDAD DEL PATRIMONIO	Utilidad Neta	≥ 1.41%
	Patrimonio
RENTABILIDAD DEL ACTIVO	Utilidad Neta	≥ 0%

Para la verificación de los indicadores, los oferentes deberán aportar la siguiente información:

a. Fotocopia legible de los Estados financieros firmados, comparados del 2017 y 2018 con corte a 31 de diciembre y anexos compuestos por:

• Balance General.

• Estado de Resultados.

• Notas a los Estados Financieros.

• Dictamen de revisor Fiscal1 (en caso de estar obligado a tenerlo).

Certificado Firmado por representante legal y contador, acreditando los contenidos de los estados financieros que le dan condición de “certificados”.

En los casos en que no se esté obligado a contar con Revisor fiscal, se deberá anexar la Certificación que justifique y demuestre la no obligatoriedad de contar con él, firmada por el representante legal.

1 Se debe tener en cuenta que el dictamen que presente el oferente (en caso que aplique), tendrá efectos de deshabilitación dependiendo de la calidad del pronunciamiento, de modo que si el dictamen es negativo o si se realiza una abstención de presentarlo se deshabilitará la oferta, y si se presenta con salvedades, Positiva podrá deshabilitar la oferta al evaluar el caso.

• Los estados financieros deben contar con la clasificación y discriminación detallada que permita realizar la validación y cálculo de los indicadores que se requieren para la habilitación financiera.

• En caso contrario se deberá adjuntar certificación expedida por el Representante Legal, el Contador Público y el Revisor Fiscal (en caso de estar obligado a tenerlo), en donde se detallen cada uno de los indicadores relacionados en cuadro anterior, su cálculo o resultado y las cifras que los componen.

b. Fotocopia ampliada al 150% de la tarjeta profesional y del certificado de Vigencia de la Inscripción y antecedentes disciplinarios emitido por la junta central de contadores2, tanto del Contador como del Revisor Fiscal (en caso de que se esté obliga a tenerlo) con no más de tres (3) meses calendario de expedición.

c. Fotocopia legible de declaración xx xxxxx del año 2018. (opcional declaración xx xxxxx del año 2017)

d. Además debe tenerse en cuenta que:

• Toda la información financiera de compañías legalmente establecidas en Colombia deberá ser presentada en moneda legal colombiana y cuando la Información sea expresada en miles u otro múltiplo se debe indicar tal condición. En caso de discrepancia entre la información contenida en la declaración xx xxxxx, la información contenida en los estados financieros y las cifras contenidas en el certificado de indicadores financieros Positiva Compañía de Seguros S.A. solicitará las aclaraciones al oferente.

• Se aclara que para efectos del cálculo de los indicadores, se tomara en cuenta la información financiera con corte a 31 de Diciembre de 2018.

• Los integrantes de los consorcios o uniones temporales presentarán los Estados Financieros en forma independiente y la evaluación de los indicadores financieros se realizara a través de la suma de los componentes del indicador de cada integrante (a modo de ejemplo: si un indicador requiere del patrimonio para su cálculo, este será el resultado de la suma de los patrimonios de los integrantes de la unión temporal).

• Se considera habilitada la propuesta del oferente, si esté cumple con el parámetro exigido en tres (3) de los cinco (5) indicadores de los que se trata esta sección.

• Para el caso de las personas jurídicas extranjeras que tengan domicilio o sucursal en Colombia, la contabilidad se aportará con sujeción a las leyes nacionales.

2 En caso de evidenciar antecedentes, Positiva Podrá considerar la salvedad en el dictamen de los estados financieros.

3 En caso de no estar establecida en Colombia deberá aportar sus estados financieros en la moneda local del país donde está establecida para el desarrollo de la actividad y periodo evaluado.

• La información financiera deberá ser presentada en moneda legal colombiana, por ser ésta la unidad contable por expresa disposición legal. Positiva Compañía de Seguros S.A. si lo considera necesario, se reserva la facultad de solicitar información adicional, con el fin de verificar y/o aclarar los datos reportados en los certificados requeridos.

2.3. Aspectos técnicos habilitantes

Positiva Compañía de Seguros S.A., realizará una verificación del cumplimiento de los requisitos técnicos mínimos exigidos en los presentes términos, Para este efecto, emitirá el resultado de la evaluación de cada una de las ofertas y el concepto sobre la(s) oferta(s) que cumple(n) y la(s) que no cumple(n).

En caso de presentarse inconsistencias de orden aritmético, la entidad podrá corregir los valores consolidados tomando como referencia los valores unitarios consignados en los documentos de la oferta.

Positiva Compañía de Seguros S.A. exigirá que los servicios y bienes objeto de esta invitación3 cumplan con las condiciones, marcas, calidades, cantidades y especificaciones requeridas. Positiva Compañía de Seguros S.A. rechazará las ofertas que no cumplan con las especificaciones, calidades, marcas y condiciones exigidas en dicho anexo. En virtud del principio de transparencia que debe observar todas las entidades públicas y en especial de los términos de referencia para la escogencia de contratista mediante invitación pública, Positiva Compañía de Seguros S.A. busca con la mención de marcas precisar determinada calidad de los bienes que permitan evaluar, de una manera objetiva y en igualdad de condiciones, a todos los oferentes.

2.3.1. Experiencia específica del Oferente

El oferente debe relacionar el anexo 5 y adjuntar mínimo tres (3) certificaciones de experiencia en contratos cuyo objeto sea o haya sido similar al objeto de la presente invitación, así:

a. De contratos suscritos en los últimos tres (3) años, contados a partir de la fecha límite para la presentación de las ofertas. También serán válidas las certificaciones de contratos suscritos con fecha anterior, pero en ejecución a la fecha del cierre del proceso o, en su defecto, finalizados en los últimos dos (2) años (contados a partir de la fecha límite de la presentación de ofertas).

3 La oferta deberá referir en detalle las actividades a realizar para cumplir con el objeto y alcance del contrato que se suscriba, la organización del contratista, equipos de trabajo, metodología y procedimientos a implementar para la ejecución del contrato, la experiencia del oferente y la oferta económica.

b. El valor total de cada certificación no debe ser inferior a $200.000.000 / año. Para tales efectos, las certificaciones deberán discriminar el valor del contrato para los componentes afines al presente proceso y el tiempo de ejecución (en meses), para lo que se calculará el valor promedio mensual de cada contrato que se presente y se multiplicará por 12.

c. Los proyectos certificados ya deben estar implementados y en fase operativa durante un tiempo no menor de seis (6) meses.

d. Como mínimo una de las certificaciones debe revelar la capacidad de procesar mínimo 50.000 empresas en gestión de cobro al mes y al menos 60 usuarios concurrentes.

Las certificaciones de experiencia deberán reunir mínimo los siguientes requisitos:

a) Nombre o razón social del contratante.

b) Nombre o razón social del contratista.

c) Fecha de iniciación del contrato

d) Fecha de terminación del contrato.

e) Objeto del contrato.

f) Calificación del servicio debe ser excelente o bueno.

g) La certificación debe venir debidamente suscrita por quien la expide.

h) En caso de que la certificación sea expedida a un consorcio o unión temporal, en la misma debe identificarse el porcentaje de participación de cada uno de sus integrantes.

i) Si la certificación incluye varios contratos, se debe identificar en forma precisa si son contratos adicionales al principal o son contratos nuevos, indicando en cada uno de ellos sus plazos, valor y calificación individualmente.

j) Si en una de las certificaciones presentadas relaciona más de un contrato, solo se tendrán en cuenta aquellos contratos que cumplan con las condiciones solicitadas en este numeral.

k) Datos de contacto de quien certifica. La Entidad se reserva el derecho de confirmar el contenido de las certificaciones.

l) Indicar el porcentaje de la ejecución del proyecto.

Si el oferente no ha ejecutado dentro de este período contratos similares por valor igual o superior al señalado, la oferta no será tenida en cuenta y será rechazada.

Dentro del proceso de evaluación y si se presentan más de 3 certificaciones, Positiva evaluará las tres (3) de mayor cuantía siempre y cuando cumplan con las condiciones mínimas solicitadas en los presentes términos, si una de estas certificaciones no cumple con las condiciones mínimas solicitadas y el oferente adjunta más de 3 certificaciones, Positiva tendrá en cuenta la siguiente de mayor cuantía.

2.3.2. Organización del Oferente

El oferente garantizará, en todos los eventos relacionados con el contrato a celebrarse, que cuenta con el personal idóneo y capacitado en concordancia con el presente documento y en cumplimiento de la Ley 842 de 2003 (“reglamentación del ejercicio de la ingeniería, profesiones afines y de sus profesiones auxiliares, donde se adopta el código de ética profesional…”), para realizar un diagnóstico del problema y efectuar el trámite correspondiente para solución definitiva.

El oferente debe especificar y garantizar en este aspecto, como mínimo lo siguiente:

• Sistemas y canales de comunicación permanentes con la Compañía.

• Xxxxxxxx que garanticen la oportunidad del servicio.

• Cumplimiento de las normas de Seguridad Industrial y Salud Ocupacional, así como con los pagos a los sistemas de seguridad social, parafiscales y demás obligaciones laborales contempladas por la Ley.

• El mantenimiento de una estructura que garantice el cumplimiento de los objetivos de esta Invitación.

Para acreditar este punto, el oferente deberá presentar en su oferta:

• Un organigrama, detallando los roles de quienes participarán en la ejecución del contrato.

• Descripción de los mecanismos de control y supervisión.

Nota: Para los roles ofrecidos no es indispensable colocar los nombres de los candidatos que apoyarán el servicio. No obstante, al momento de suscribir el acta de inicio el contratista deberá presentar a la administración las hojas de vida del personal propuesto, cumpliendo los requisitos mínimos solicitados..

2.3.3. Metodología y Plan de Trabajo (Incluido Cronograma)

Este punto se acreditará con la presentación de la metodología y plan de trabajo propuesto para el despliegue y puesta en producción del servicio, al igual que la estabilización, soporte y mantenimiento de la solución.

2.3.4. Modelo operacional e Infraestructura tecnológica

El oferente debe entregar una especificación detallada del Modelo Operacional que empleará para brindar los servicios.

El oferente deberá acreditar la infraestructura tecnológica con la que soportará el servicio, presentando como mínimo:

• Descripción del Modelo Operacional.

• Diagrama de infraestructura tecnológica.

• Diagrama de arquitectura de la solución.

2.3.5. Seguridad Informática, Disponibilidad y Plan de Continuidad de la Solución

• El oferente debe contar con certificación ISO 27001 y con certificaciones CMMI DEV 3, OWASP o equivalentes que garanticen buenas prácticas en seguridad y desarrollo de software. (La certificación CMMI XXX X0 puede ser homologada siempre y cuando se cumpla con los lineamientos de OWASP).

• El oferente debe certificar que cumple con los lineamientos de OWASP que requiere la organización de acuerdo con el Formato Lista de chequeo seguridad aplicaciones.

• El oferente debe certificar que la disponibilidad para la solución será mínimo del 99.70% mensual.

• El oferente debe presentar el plan de contingencia y continuidad del negocio, que ejecutará ante la ocurrencia de cualquier imprevisto que pueda suceder durante la vigencia del contrato.

2.4. Aspectos económicos

El oferente deberá presentar una oferta económica de referencia teniendo en cuenta lo siguiente (ver numeral 1.8 - Presupuesto):

a. Serán por cuenta del contratista y se consideran incluidos como parte integral del precio todos los impuestos, derechos, tasas y contribuciones que se originan en desarrollo del contrato, sean estos de carácter Nacional, Departamental, Distrital o Municipal (incluido el de timbre, si hay lugar).

b. Positiva Compañía de Seguros S.A. efectuará la verificación aritmética de las operaciones. En caso de presentarse error, el valor corregido se tomará como valor propuesto. En caso de existir discrepancia entre el valor unitario y el valor total, se tomará para todos los efectos, el valor unitario, sin exceder en ningún caso el presupuesto total estimado para la contratación.

La oferta económica de referencia deberá indicarse en el Anexo 4 - Matriz de presupuesto y evaluación. La siguiente información es relevante para la construcción de la propuesta económica:

• Actualmente la compañía cuenta con aproximadamente 400.000 empresas afiliadas en el ramo de riesgos laborales.

• Tiene expedidas y activas aproximadamente 5.000 pólizas en los xxxxx de personas y alrededor de 5.000 casos de recobros los cuales pueden aumentar en 5.000 casos más.

• Actualmente hay aprox. 4.000 empresas en procesos coactivos y aprox. 3.000 empresas en proceso concursal.

• La compañía cuenta actualmente con 3 casas de cobro, pero este número puede aumentar o disminuir según requerimientos de la compañía.

• El número de usuarios iniciales del sistema estimado es 60, el cual puede aumentar o disminuir según necesidades de la compañía.

• Dentro de la operación y según requerimientos de la compañía, se estima que mensualmente se puede requerir el envío de lo siguiente:

o SMS. 30.000 envíos mensuales

o Email. 150.000 envíos mensuales

o Utilización de Chatbot. Según perfilamiento de empresas en xxxx.

2.5. Criterios de desempate

En caso de existir empate entre los oferentes habilitados serán criterios de desempate en el respectivo orden los siguientes:

• Se preferirá a la empresa que ofrezca menor valor en el costo del servicio mensual.

• Se preferirá la oferta de bienes o servicios nacionales frente a la oferta de bienes o servicios extranjeros.

• Se preferirá al oferente singular que acredite tener vinculado laboralmente por lo menos un mínimo del 10% de sus empleados en las condiciones de discapacidad y el cumplimiento de los presupuestos contenidos en la Ley 361 de 1997, debidamente certificadas por la oficina de trabajo de la respectiva zona, que hayan sido contratados con por lo menos un año de anterioridad y que certifique adicionalmente que mantendrá dicho personal por un lapso igual al de la contratación.

• Se procederá a elegir al ganador mediante sorteo por balotas, para lo cual en la fecha y hora que al efecto se cite a los Oferentes, los representantes legales (o delegados) de los Oferentes empatados escogerán las balotas y se adjudicará a aquel que haya tomado la balota con el número mayor.

CAPITULO 3 - CRITERIOS DE EVALUACIÓN, CALIFICACIÓN Y ADJUDICACIÓN

3.1. Calificación de las ofertas

La calificación de los aspectos técnicos y económicos de las ofertas lo realizarán las dependencias correspondientes de Positiva Compañía de Seguros S.A. de acuerdo con las condiciones y factores de evaluación señalados.

Positiva Compañía de Seguros S.A., efectuará los estudios del caso y el análisis comparativo para adjudicar el contrato al oferente cuya oferta, previo al cumplimiento de los requisitos habilitantes jurídicos, técnicos, financieros y CASISOMA; sea la más favorable para la entidad y se ajuste a los Términos de Referencia.

Tabla 1- Variables a calificar y ponderación

Factor	Puntaje
ESPECIFICACIONES FUNCIONALES	50
VALOR	30
VALORES AGREGADOS	20
TOTAL	100

Las variables para calificar se indican en la Tabla 1, sobre un total de 100 puntos. Se usará precisión decimal de dos dígitos para la asignación de puntajes.

3.1.1. ESPECIFICACIONES FUNCIONALES

El puntaje máximo que se otorgará para este aspecto se específica en la Tabla 1.

Las especificaciones funcionales contemplan los requerimientos para la puesta en marcha del servicio requerido. (Ver

Anexo 32). Cada aspecto funcional equivale a 2.5 para un total de 50 puntos en caso de cumplir con todos los aspectos funcionales.

El oferente debe especificar a xxxxxx xx Xxxxx 00 si cumple o no con cada uno de los 20 aspectos funcionales solicitados, los cuales deben ser soportados y detallados en la propuesta.

3.1.2. VALOR

El puntaje se otorgará según el valor mínimo reportado por los oferentes habilitados en cada uno de los ítems del anexo 4, según lo siguiente:

CONCEPTO	Puntaje
Alistamiento, despliegue y puesta en producción	5
Costo servicio mensual	10
Xxxxx envió correo electrónico	5
Valor envió SMS	5
Valor utilización Chatbot	5

El puntaje será asignado para el monto mínimo de cada concepto, es decir que los 30 puntos serán distribuidos de acuerdo a la tabla anterior. No se asignaran puntos proporcionalmente.

Ejemplo:

Concepto	Oferente 1	Oferente 2	Oferente 3
Costo servicio mensual	$1	$5	$3
Puntaje Obtenido	10	0	0

3.1.3. VALORES AGREGADOS

El puntaje se otorgará a los oferentes que presenten como valores agregados los siguientes:

CONCEPTO	Puntaje
Mayor cantidad de horas de desarrollo mensual para ajustes, nuevos requerimientos o integraciones	5
Mayor Cantidad de horas para capacitación y formación sobre la herramienta	5
Mayor Cantidad de correos electrónicos o SMS sin costo	5
Utilización de Chatbot sin costo	5

Ciudad y fecha ‌

Anexo 1 - Modelo carta de presentación de la oferta

Señores

Positiva Compañía de Seguros S.A. Bogotá

Asunto: Presentación de oferta para la invitación pública xx de 2019 Respetados Señores:

identificado con cédula de ciudadanía número domiciliado en , actuando en nombre y representación de

tal y como consta en el certificado de constitución y representación legal, afirmo bajo la gravedad del juramento que conozco y acepto las siguientes condiciones:

Que esta oferta y el contrato que llegare a celebrarse, sólo comprometen al Oferente.

Que ninguna entidad o persona distinta de los firmantes tiene interés comercial en esta oferta ni en el contrato que de ella se derive.

Que no nos hallamos incursos en alguna (o algunas) de las causales de inhabilidad o incompatibilidad establecidas en la Ley y demás normas sobre la materia y que tampoco nos encontramos en ninguno de los eventos de prohibiciones especiales para contratar.

Que nos comprometemos a apoyar la acción del Estado Colombiano y de Positiva Compañía de Seguros S.A. para fortalecer la transparencia y la responsabilidad de rendir cuentas, y en este contexto asumimos explícitamente los compromisos anticorrupción resaltados en el numeral 2.1.2 de los términos de referencia, sin perjuicio de nuestra obligación de cumplir la ley colombiana.

Que ni yo, ni la persona jurídica que represento (o sus accionistas), estamos incluidos en alguna de las listas restrictivas (vinculantes) xx xxxxxx de activos.

Que ningún representante legal de la persona jurídica que represento se encuentra investigado penalmente.

Que, en caso de sobrevenir alguna inhabilidad, me haré responsable frente a la Compañía y ante terceros, por los perjuicios que se ocasionen y me comprometo a ceder el contrato, previa autorización escrita de Positiva Compañía de Seguros S.A., o si ello no fuere posible, renunciaré a su ejecución.

Que entendemos y aceptamos las condiciones técnicas obligatorias de los términos y anexos sobre los que presentamos oferta.

Si se nos adjudica el contrato, nos comprometemos a otorgar las garantías requeridas y a suscribir éstas y el contrato, dentro de los términos señalados para ello, así como a asumir por nuestra cuenta los demás gastos de legalización del mismo.

Que conocemos las leyes de la República de Colombia que rigen la presente contratación.

Que los precios de la oferta son válidos por un término mínimo de tres (3) meses contados a partir de la fecha y hora del cierre de la contratación. Si se amplían los plazos, la oferta continuará vigente por dicha prórroga. Si resultaremos adjudicatarios, las condiciones se mantendrán en firme durante el tiempo de su adjudicación.

Que hemos tomado nota cuidadosa de las especificaciones y condiciones de la presente contratación, aceptamos todos los requisitos de la misma y entendemos las responsabilidades inherentes. Así mismo, con la sola presentación de esta oferta autorizamos a la entidad contratante para que tenga como condiciones técnicas básicas mínimas obligatorias ofrecidas las contenidas en los términos de referencia. En el evento de incluir en nuestra oferta información o condicionamientos en contravía a los básicos solicitados, aceptamos que estos no serán revisados, ni serán tenidos en cuenta.

Que la presente oferta consta de _ folios debidamente numerados, todos los cuales se entienden rubricados con la firma de la presente carta.

Que el valor de referencia de nuestra oferta económica equivale a:

CONCEPTO	VALOR
Alistamiento, despliegue y puesta en producción	$XXX.XXX
Costo servicio mensual	$XXX.XXX
Xxxxx envió correo electrónico	$XXX.XXX
Valor envió SMS	$XXX.XXX
Valor utilización Chatbot	$XXX.XXX

Los datos de la empresa son:

Denominación o razón social:

NIT Número Matrícula Mercantil _ Domicilio, ciudad y país: Teléfono y fax:

Con la firma del presente documento manifiesto bajo mi responsabilidad que la información aquí consignada es veraz. Nombre y firma del Representante Legal __

Cédula de Ciudadanía No. _ de _ Cargo _

Anexo 2 – Servicios específicos a contratar

1. El sistema debe permitir un cargue de información inicial y con periodicidad mensual teniendo en cuenta las gestiones realizadas por las casas de cobranza por cualquier medio. Esta información inicial corresponde a los saldos en cartera al inicio de operación y se puede actualizar periódicamente.

2. Permitir mediante integración o interfaces el cargue de la información de recaudo pila y cartera según el aplicativo contable de la compañía.

3. Según una parametrización definida, permita realizar asignaciones de cartera a las casas externas de cobro o las sucursales para realizar gestión.

4. Generación de la facturación de las casas de cobro externas con base en la gestión realizada en el mes.

5. Permitir en línea el seguimiento a la gestión de cobro bien sea por correos electrónicos, llamadas, mensajes de texto y por cualquier medio físico o electrónico aceptado por la normatividad actual, que permita dejar la trazabilidad respectiva.

6. Contar con un módulo de gestión de cartera persuasiva, para todos los xxxxx a los cuales se les realiza gestión de cobro, dejando lo trazabilidad de cada una de las gestiones de cobro respectivas.

7. Permitir el envío de mensajes de texto o email de forma masiva a un grupo de clientes con un perfil específico, según los requerimientos de la compañía.

8. Contar un módulo de gestión de cartera pre jurídica, donde se expidan las citaciones, liquidaciones certificadas de deuda y demás documentos según el manual de cartera de la compañía.

9. Contar con un módulo especifico de control de tiempos y reportes establecidos en la resolución 2082 de 2016 emitida por la UGPP.

10. Contar con un módulo que permita el control y seguimiento de la gestión de los procesos de cobro coactivo que realiza la compañía.

11. Contar con un módulo que permita el seguimiento a la gestión de los procesos concursales que actualmente tiene la compañía (Liquidaciones, reestructuraciones, etc.)

12. Con base en la información histórica de la cobranza para las empresas, elaborar un score de cobranza que ayude a la toma de decisiones de la compañía.

13. Generación de indicadores para seguimiento a los procesos de cobro.

14. Contar con reportes predefinidos orientados al seguimiento de la gestión

15. Permitir la creación de reportes nuevos según las necesidades de la compañía.

16. La solución debe tener mecanismos de integración otros sistemas de información según lo establecido en el anexo 9.

17. Debe contar con horas de capacitación suficientes para el personal requerido por la compañía, para que el inicio de operación no presente inconvenientes.

18. La solución debe contar con un módulo de administración de usuarios y debe garantizar el ingreso a al sistema a través de diferentes perfiles de acceso ej. (Administradores, usuarios estándar, auditor, etc.).

19. La solución deberá tener un módulo de administración de políticas de contraseñas que cumpla la Política de Control de Acceso de TI de POSITIVA.

20. La disponibilidad requerida para la solución debe ser mínimo del 99.7% mensual. Esta disponibilidad deberá ser medida mediante herramientas de monitoreo y deberá ser informada de manera mensual a Positiva Compañía de Seguros.

Anexo 3 – Premisas para el servicio ‌

• Acuerdo de confidencialidad

En el evento de considerarse necesario, se suscribirá entre las partes un acuerdo de confidencialidad, el cual hará parte integral del contrato.

• Equipo de trabajo

El oferente debe tener un equipo de trabajo dispuesto para la ejecución del contrato en sus diferentes fases, razón por la cual al legalizar el contrato, el oferente adjuntará las hojas de vidas correspondientes, soportadas con certificaciones académicas y de experiencia así como una declaración expresa de cada persona sobre su forma de vinculación.

En el evento de que durante la ejecución del contrato se reemplace a una de las personas que apoyan el proyecto, deberá ser avalado previamente por la Compañía quien validara el perfil de la persona reemplazo, el cual deberá ser mejor o igual al que se reemplazará.

El oferente podrá cambiar el personal asignado que requiera, siempre que la rotación no supere el 30% para cada año.

En caso de situaciones de calamidad o catastróficas inherentes al personal, se deberá realizar el aviso inmediatamente se tenga conocimiento de la situación, indicando el plan de acción para mitigar los posibles impactos sobre el servicio.

• Propiedad de los bienes

Con la presentación de la oferta, el oferente garantiza que tiene el pleno dominio o derecho de utilización sobre los bienes que atenderían el objeto del contrato resultante (no entregados por Positiva) y por consiguiente, está facultado para comprometerlos y/o enajenarlos en aras de apoyar la gestión de Positiva Compañía de Seguros S.A.

Así mismo garantizará que los bienes en comento se encuentran libres de gravámenes, pignoraciones o secuestros. El incumplimiento de estas obligaciones será justa causal de terminación del contrato y aplicación de las sanciones a que haya lugar.

• Ejecución del contrato

A partir del perfeccionamiento del contrato e inicio de ejecución del contrato, el oferente debe presentar un cronograma de actividades y establecer la estrategia de ejecución de los procesos que están involucrados en el proyecto, a través de la presentación de un plan de trabajo el cual entregará dentro de los 5 días hábiles posteriores al inicio del contrato.

Dentro del plan de trabajo se deben contemplar como mínimo los siguientes aspectos:

⮚ Levantamiento de requerimientos

⮚ Alistamiento y despliegue. Esta fase deberá ejecutarse en todo caso antes del 31 de diciembre de 2019.

⮚ Puesta en producción

⮚ Estabilización del sistema

⮚ Mesa de ayuda para incidentes

⮚ Actualizaciones periódicas al sistema

Dentro de los aspectos técnicos, la solución debe contemplar por lo menos lo siguiente:

⮚ La solución debe contar con mecanismos de cifrado para transferencia de la información.

⮚ La solución debe utilizar el protocolo de seguridad https- Hypertext Transfer Protocol Secure.

⮚ La solución debe contar con funcionalidades para la gestión de la seguridad y de auditoría.

⮚ La propiedad de la información del proceso que se maneje en el sistema de información será de POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A.

⮚ La solución debe asegurar la consistencia, confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información procesada en el Sistema de Información

⮚ La infraestructura que soporte la solución en cada una de sus capas deberá garantizar el óptimo funcionamiento de la aplicación para los volúmenes establecidos por Positiva Compañía de Seguros. Así mismo esta infraestructura deberá ser destinada en forma exclusiva para POSITIVA.

⮚ El oferente deberá garantizar que dentro de la oferta se incluyen las integraciones requeridas según el diagrama del ANEXO 9, el cronograma de implementación de las integraciones debe realizarse en conjunto con POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS y hacer parte de la fase de alistamiento.

⮚ Positiva Compañía de seguros en común acuerdo con el oferente determinará la estructura o mecanismos para la entrega de la información generada durante el tiempo de operación de la herramienta, en caso de dar por terminada la relación contractual, actividad que no tendrá costo adicional para POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS.

⮚ Soporte IPv6 100%, capacidad de coexistencia con protocolo IPv4 en su totalidad.

⮚ Evidencia de la gestión sobre los planes de capacidad tecnológica sobre la infraestructura que soporta los servicios prestados a Positiva garantizando disponibilidad, procesamiento e integridad de la información.

⮚ Hacer gestión y remediación de vulnerabilidades y mantener la plataforma debidamente actualizada frente a recomendaciones de seguridad generadas en sus estándares de mejores prácticas como OWASP, COBIT e ISACA, así como las recomendaciones generadas y entregadas por Positiva durante el tiempo del contrato.

⮚ La disponibilidad requerida para la solución debe ser mínimo del 99.70% mensual. Esta disponibilidad deberá ser medida mediante herramientas de monitoreo y deberá ser informada de manera mensual a Positiva Compañía de Seguros.

Igualmente se debe realizar el acuerdo mínimo de niveles de servicio por las partes, donde se establecen compromisos por parte del oferente que permitan cumplir a cabalidad el plan de trabajo descrito.

El oferente deberá garantizar durante la ejecución del primer año del contrato el cumplimiento de las reglas relativas al uso de servicios de computación en la nube, detalladas en el Capítulo VI al Título I de la Parte I de la Circular 005 de la SFC, así como de la circular 007 de la SFC en temas de seguridad de la información.

• Plan de Continuidad de negocio.

El oferente se compromete a tener en cuenta los siguientes aspectos dentro del plan de continuidad del negocio:

⮚ Presentar evidencia de la documentación actualizada de un plan de continuidad de negocio y recuperación de desastres que soporte los servicios prestados a POSITIVA, mínimo una vez al año.

⮚ Desarrollar, ejecutar y evidenciar un plan de pruebas anual que respalde la efectividad de los planes de continuidad documentados y mencionados en el numeral anterior.

⮚ Xxxxxxx las solicitudes relacionadas con contingencia y continuidad a petición de los supervisores del contrato en términos de evidencias, integración con la estrategia global de continuidad del negocio de POSITIVA, tiempos de recuperación requeridos por el negocio, certificaciones y demás aspectos que POSITIVA requiera con respecto a la estrategia global de continuidad del negocio del CONTRATISTA.

⮚ Mantener debidamente actualizados y probados sus planes de continuidad y recuperación, conforme a los cambios de su organización, que de alguna manera afecten los servicios prestados a POSITIVA.

⮚ En caso de que el CONTRATISTA preste sus servicios a través xx xxxxxxx propios de comunicación o contratados con un tercero, éste servicio deberá contar con por lo menos un canal de Backup, canal que deberá ser contratado con un proveedor diferente al que presta el servicio del canal principal.

⮚ POSITIVA podrá requerir información adicional acerca de cualquier aspecto relacionado con el plan de continuidad y recuperación de desastres implementados por el CONTRATISTA para respaldar los servicios objeto del presente contrato. De igual manera podrá participar como observador dentro de las pruebas realizadas por el CONTRATISTA. Para tal fin éste último se obliga a remitir a POSITIVA su respectivo plan anual de pruebas de contingencia y/o continuidad.

⮚ Participar dentro del desarrollo del plan de pruebas del Plan de continuidad de negocio y recuperación de desastres de POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A., lo que incluye entre otros, el disponer del (los) canal(es) alternos, del personal requerido para la ejecución de las pruebas y el de facilitar la conectividad cuando POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS

S.A. así lo requiera.

⮚ Remitir los soportes que permitan verificar el cumplimiento del plan de continuidad del negocio durante la vigencia del contrato y por lo menos una vez al año al (los) supervisor(es) del contrato.

Anexo 4 - Matriz de presupuesto y evaluación

Todos los precios deben incluir IVA si hay lugar (e indicar el porcentaje aplicado)

Notas del anexo:

• Se usará precisión decimal redondeando a dos dígitos para el cálculo de las cifras.

• El valor total de los costos que se diligencie será el comparado entre ofertas. En caso de consumir servicios que correspondan a cifras mensuales, el contratista acepta facturarlos bajo condición de prorrata y por días.

CONCEPTO	VALOR	%IVA
Alistamiento, despliegue y puesta en producción	$XXX.XXX	XX
Costo servicio mensual	$XXX.XXX	XX
Xxxxx envió correo electrónico	$XXX.XXX	XX
Valor envió SMS	$XXX.XXX	XX
Valor utilización Chatbot	$XXX.XXX	XX

Anexo 5 - Modelo relación certificación de experiencia

Nombre Entidad Contratante	Dirección	Teléfono	Objeto Contrato	Valor Contrato	Herramienta ITSM utilizada	Fecha Iniciación	Fecha de Terminación	Estado Ejecución Contrato

Firma: _ _ __

Representante Legal

Anexo 6 - Formulario de Solicitud de Vinculación de Proveedores y Empleados (SARLAFT)

EST_3_1_2_FR02 Proveedores (1).pdf

Anexo 7 – Formato único de hoja de vida

xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxxx-xx-xxxxxxxx

Anexo 8 - Matriz de Riesgos

(Modelo sujeto a las condiciones establecidas en los términos de referencia y sus adendas)

El documento se encuentra anexo en la página web de Positiva, en el espacio disponible para este proceso de Invitación Pública.

Anexo 9 – Integración con otros sistemas de información

El oferente deberá garantizar que dentro de la oferta se incluyen las integraciones requeridas según el siguiente diagrama, el cronograma de implementación de estas integraciones debe realizarse en conjunto con POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS y hacer parte de la fase de alistamiento.

Anexo 10 – Aceptación especificaciones funcionales

Servicio	Cumple (SI - NO)	numeral, tabla o anexo propuesta
1. El sistema debe permitir un cargue de información inicial y con periodicidad mensual teniendo en cuenta las gestiones realizadas por las casas de cobranza por cualquier medio. Esta información inicial corresponde a los saldos en cartera al inicio de operación y se puede actualizar periódicamente.
2. Permitir mediante integración o interfaces el cargue de la información de recaudo pila y cartera según el aplicativo contable de la compañía.
3. Según una parametrización definida, permita realizar asignaciones de cartera a las casas externas de cobro o las sucursales para realizar gestión.
4. Generación de la facturación de las casas de cobro externas con base en la gestión realizada en el mes.
5. Permitir en línea el seguimiento a la gestión de cobro bien sea por correos electrónicos, llamadas, mensajes de texto y por cualquier medio físico o electrónico aceptado por la normatividad actual, que permita dejar la trazabilidad respectiva.
6. Contar con un módulo de gestión de cartera persuasiva, para todos los xxxxx a los cuales se les realiza gestión de cobro, dejando lo trazabilidad de cada una de las gestiones de cobro respectivas.
7. Permitir el envío de mensajes de texto o email de forma masiva a un grupo de clientes con un perfil específico, según los requerimientos de la compañía.
8. Contar un módulo de gestión de cartera pre jurídica, donde se expidan las citaciones, liquidaciones certificadas de deuda y demás documentos según el manual de cartera de la compañía.
9. Contar con un módulo especifico de control de tiempos y reportes establecidos en la resolución 2082 de 2016 emitida por la UGPP.
10. Contar con un módulo que permita el control y seguimiento de la gestión de los procesos de cobro coactivo que realiza la compañía.
11. Contar con un módulo que permita el seguimiento a la gestión de los procesos concursales que actualmente tiene la compañía (Liquidaciones, reestructuraciones, etc.)
12. Con base en la información histórica de la cobranza para las empresas, elaborar un score de cobranza que ayude a la toma de decisiones de la compañía.
13. Generación de indicadores para seguimiento a los procesos de cobro.
14. Contar con reportes predefinidos orientados al seguimiento de la gestión
15. Permitir la creación de reportes nuevos según las necesidades de la compañía.
16. La solución debe tener mecanismos de integración otros sistemas de información según lo establecido en el anexo 10.
17. Debe contar con horas de capacitación suficientes para el personal requerido por la compañía, para que el inicio de operación no presente inconvenientes.
18. La solución debe contar con un módulo de administración de usuarios y debe garantizar el ingreso a al sistema a través de diferentes perfiles de acceso ej. (Administradores, usuarios estándar, auditor, etc.).
19. La solución deberá tener un módulo de administración de políticas de contraseñas que cumpla la Política de Control de Acceso de TI de POSITIVA.
20. La disponibilidad requerida para la solución debe ser mínimo del 99.7% mensual. Esta disponibilidad deberá ser medida mediante herramientas de monitoreo y deberá ser informada de manera mensual a Positiva Compañía de Seguros.

Anexo 11 - Modelo de minuta de contrato

(El modelo de minuta que se presenta a continuación corresponde a un proyecto y podrá variar de acuerdo con las definiciones que resulten en el desarrollo del proceso, en fechas y condiciones establecidas en los procesos precontractuales, los términos de referencia, sus adendas y demás documentos y fases aplicables)

CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS No. DE 2019 CELEBRADO ENTRE POSITIVA COMPAÑIA DE SEGUROS S.A. Y XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

Entre los suscritos a saber: XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX, mayor de edad, identificado con la cédula de ciudadanía número XXXXXXXX expedida en XXXXXXXXXXXX, quien en calidad de XXXXXXXXXX, nombrado mediante Decreto xxxxx del xx de xxxxxx de xxxx debidamente autorizado y posesionado según acta No. xxxx del xx de xxxxxxxxxx de xxxx, obrando en nombre y Representación Legal de POSITIVA COMPAÑIA DE SEGUROS S.A., con NIT No 860.011.153-6, atendiendo a su naturaleza de Sociedad Anónima con régimen de Empresa Industrial y Comercial del Estado que para los efectos del presente CONTRATO se denominará POSITIVA COMPAÑIA DE SEGUROS S.A., y por la otra, XXXXXXXXXXXXXXXXX con cédula de ciudadanía No. xxxxxxxxxxx expedida en xxxxxxx, representante legal de xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx, con NIT. xxxxxxxxxxxxx, quien para los efectos del presente contrato se denominará EL CONTRATISTA, hemos convenido celebrar el presente contrato de prestación de servicios contenido en las cláusulas que a continuación se señalan, previas las siguientes consideraciones:

(…)

Que con base en el cumplimiento de requisitos exigidos a EL CONTRATISTA y cumplidos por éste con la presentación de la oferta, se acredita la experiencia, idoneidad, capacidad, especialidad y conocimiento requerido para la ejecución del objeto contractual.

Que EL CONTRATISTA no se encuentra en el Boletín de Responsables Fiscales de la Contraloría General de la República.

Que para amparar la contratación se cuenta con los Códigos de Disponibilidad Presupuestal expedidos por el área de presupuesto, CDP No. C45112019 del 16 xx xxxxxx de 2019, C45012020 y C45482021 ambos del 12 xx xxxxxx de 2019, con cargo al rubro – Gastos Administrativos, por valores en su orden de

$250.000.000, 250.000.000 y 190.000.000

Como consecuencia de lo anteriormente expuesto las partes acuerdan:

CLÁUSULA PRIMERA.- OBJETO

EL CONTRATISTA, se compromete con POSITIVA COMPAÑIA DE SEGUROS S.A. a la prestación de una solución web en la modalidad de software como servicio (SaaS) para la administración de cartera que permita llevar el control y seguimiento de los procesos de cobro que adelanta la compañía en cartera ARL, cartera xxxxx de personas, recobros por xxxx, procesos coactivos y en general, cualquier modalidad de cobro que requiera la compañía. Debe ser un apoyo transversal a la compañía que permita el seguimiento sobre todas las gestiones realizadas por casas de cobro externas, profesionales de operaciones sucursales y funcionarios de casa matriz.

PARÁGRAFO PRIMERO: Para mayor ilustración y definición de los términos del presente contrato, se entiende que la justificación, la invitación y oferta presentada por EL CONTRATISTA junto con los documentos aportados hacen parte integral del presente contrato.

PARÁGRAFO SEGUNDO: EL CONTRATISTA deberá obrar con absoluta lealtad y honradez en su relación con POSITIVA COMPAÑIA DE SEGUROS S.A. y atender con celosa diligencia los encargos que por este contrato se le confieran. De igual manera deberá mantener permanentemente informada a POSITIVA COMPAÑIA DE SEGUROS S.A., del desarrollo del presente contrato.

CLÁUSULA SEGUNDA.- NO EXCLUSIVIDAD

Por este Contrato POSITIVA COMPAÑIA DE SEGUROS S.A., no se obliga a encomendar en forma exclusiva a EL CONTRATISTA todos los asuntos en los cuales requiera los servicios para los mismos efectos aquí contratados. Así mismo, no surge para EL CONTRATISTA la obligación de prestar sus servicios en forma exclusiva a POSITIVA COMPAÑIA DE SEGUROS S.A.

CLÁUSULA TERCERA.- OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA

EL CONTRATISTA en cumplimiento del Contrato, estará obligado a:

1. Cumplir con el objeto contractual.

2. Realizar las actividades de acuerdo con los parámetros indicados en la oferta aprobada por POSITIVA, garantizando el cumplimiento del cronograma.

3. Guardar absoluta confidencialidad del “Know How” de los procesos y directrices de POSITIVA COMPAÑIA DE SEGUROS S.A., que conozca con ocasión de la ejecución del presente Contrato.

4. Obrar con lealtad y buena fe durante la ejecución del presente Contrato, evitando dilaciones.

5. No acceder a peticiones o amenazas de quienes actúan por fuera de la ley con el fin de hacer u omitir algún hecho.

6. Radicar la factura de cobro dentro de los plazos establecidos.

7. Cumplir con las disposiciones legales y reglamentarias referentes a Higiene y Seguridad Industrial.

8. Asumir el costo de los traslados y manutención del personal propio, previsto para la ejecución de las actividades del cronograma.

9. Cumplir con sus obligaciones frente al Sistema de Seguridad Social Integral.

10. Responder por el manejo y confidencialidad total de la información proporcionada por POSITIVA COMPAÑIA DE SEGUROS S.A. durante el desarrollo del Contrato, ciñéndose al esquema de Positiva en cuanto al manejo de información, requerimientos de información, oportunidad de la entrega de informes, atención de situaciones de contingencia y los demás aspectos que se puedan derivar del Contrato.

11. EL CONTRATISTA en virtud del desarrollo del Contrato, cuando conozca y tenga acceso a los datos personales de terceros o a los que se realicen la consulta, debe garantizar el cumplimiento de lo establecido en la Ley 1581 de 2012 – HABEAS DATA - y lo consagrado en el Manual Interno de Políticas y Procedimientos para la Protección de Datos Personales de la Compañía.

12. Acatar las disposiciones del Manual para la Gestión de Riesgos del Negocio, el cual se entrega con la minuta del Contrato.

13. Las demás que por ley o Contrato le correspondan.

OBLIGACIONES ESPECIFICAS:

2. Permitir mediante integración o interfaces el cargue de la información de recaudo pila y cartera según el aplicativo contable de la compañía.

3. Según una parametrización definida, permita realizar asignaciones de cartera a las casas externas de cobro o las sucursales para realizar gestión.

4. Generación de la facturación de las casas de cobro externas con base en la gestión realizada en el mes.

7. Permitir el envío de mensajes de texto o email de forma masiva a un grupo de clientes con un perfil específico, según los requerimientos de la compañía.

8. Contar un módulo de gestión de cartera pre jurídica, donde se expidan las citaciones, liquidaciones certificadas de deuda y demás documentos según el manual de cartera de la compañía.

9. Contar con un módulo especifico de control de tiempos y reportes establecidos en la resolución 2082 de 2016 emitida por la UGPP.

10. Contar con un módulo que permita el control y seguimiento de la gestión de los procesos de cobro coactivo que realiza la compañía.

11. Contar con un módulo que permita el seguimiento a la gestión de los procesos concursales que actualmente tiene la compañía (Liquidaciones, reestructuraciones, etc.)

12. Con base en la información histórica de la cobranza para las empresas, elaborar un score de cobranza que ayude a la toma de decisiones de la compañía.

13. Generación de indicadores para seguimiento a los procesos de cobro.

14. Contar con reportes predefinidos orientados al seguimiento de la gestión

15. Permitir la creación de reportes nuevos según las necesidades de la compañía.

16. La solución debe tener mecanismos de integración otros sistemas de información según lo establecido en el anexo 9.

17. Debe contar con horas de capacitación suficientes para el personal requerido por la compañía, para que el inicio de operación no presente inconvenientes.

19. La solución deberá tener un módulo de administración de políticas de contraseñas que cumpla la Política de Control de Acceso de TI de POSITIVA.

Nota: Como parte de la minuta del contrato harán parte todas las obligaciones específicas que se deriven del objeto del contrato, que se encuentran a lo largo de los términos de referencia, encaminadas al cumplimiento de los diferentes aspectos que se supervisarán.

PARÁGRAFO: EL CONTRATISTA será responsable, ante las autoridades de los actos u omisiones en el ejercicio de las actividades que desarrolle en virtud del Contrato cuando con ellos cause perjuicio a la Administración o a terceros.

CLÁUSULA CUARTA.- OBLIGACIONES DE POSITIVA COMPAÑIA DE SEGUROS S.A.

POSITIVA COMPAÑIA DE SEGUROS S.A. en cumplimiento del Contrato, estará obligada a:

1. Pagar en la forma establecida, las facturas presentadas por EL CONTRATISTA

2. Suministrar en forma oportuna la información que requiera EL CONTRATISTA

3. Resolver las peticiones que le sean presentadas por EL CONTRATISTA en los términos consagrados en la Ley.

4. Cumplir y hacer cumplir las condiciones pactadas en el Contrato y en los documentos que de él forman parte.

5. Xxxxxxx y evaluar periódicamente el desempeño de EL CONTRATISTA y plasmarlo en el informe de supervisión.

CLÁUSULA QUINTA.- VALOR DEL CONTRATO Y FORMA DE PAGO

El valor del presupuesto oficial estimado para la presente contratación es de QUINIENTOS CUARENTA MILLONES DE PESOS M/CTE ($540.000.000) incluido IVA y demás impuestos a que haya lugar.

PARÁGRAFO PRIMERO.-Condiciones comerciales y forma de pago: El pago se realizará contra factura de manera mensual.

Deberá facturarse por los servicios prestados durante el mes y presentar la factura dentro de los primeros cinco (5) días hábiles del mes siguiente al período en que finaliza el servicio, acompañada de los soportes de servicios que requieran ser ejecutados por un tercero. (Facturas, ordenes de servicio, cuentas de cobro)

El pago se efectuará con base en la expedición y suscripción del certificado de recibo a satisfacción junto con los documentos citados en el parágrafo anterior; si la factura o cuenta de cobro no es presentada con los documentos solicitados, el plazo de treinta (30) días no comenzará a contarse hasta tanto no se aporten, dicha demora no generará a EL ADJUDICATARIO el derecho al pago de intereses o de compensación monetaria alguna.

PARÁGRAFO SEGUNDO.-Gestión del pago: Para tramitar el pago, EL CONTRATISTA deberá aportar al área correspondiente los siguientes documentos: a) Factura y/o Cuenta de cobro en original; b) certificación expedida por el Revisor Fiscal y/o Representante Legal de encontrarse al día en los pagos a la Seguridad Social y Parafiscales, si se trata de una persona natural aportará las planillas del pago realizado a través del Pila, correspondiente al mes facturado y c) el certificado de recibido a satisfacción expedido por el supervisor del Contrato e d) Informes de la gestión adelantada.

Se pagará una vez realizada la actividad contratada y contra presentación de factura y el respectivo informe, la cual debe ser certificada y autorizada por la supervisión asignada al Contrato y dentro de los treinta (30) días siguientes a la presentación de la respectiva factura.

CLÁUSULA SEXTA.- DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL

El presupuesto de la presente invitación se encuentra amparado por los Códigos de Disponibilidad Presupuestal, expedidos por el área de presupuesto de la Compañía, así:

• CDP No.45112019 por $100.000.000 con cargo al rubro Gastos Administrativos

• CDP No.45012020 por $250.000.000 con cargo al rubro Gastos Administrativos

• CDP No.45482021 por $190.000.000 con cargo al rubro Gastos Administrativos

CLÁUSULA SÉPTIMA.- DURACIÓN

El término de duración del presente Contrato será hasta el 30 de septiembre de 2021, previo perfeccionamiento, legalización y firma del acta de inicio.

CLÁUSULA OCTAVA.-TERMINACIÓN DEL CONTRATO

POSITIVA COMPAÑIA DE SEGUROS S.A. podrá dar por terminado el presente Contrato antes de su finalización, o no prorrogarlo, por las siguientes causas: a) Si se presenta un cambio de normatividad que afecte de cualquier manera el desarrollo del objeto del presente Contrato; b) Si EL CONTRATISTA no rinde en tiempo oportuno los informes que le sean solicitados, con los anexos a que hace referencia el presente Contrato; c) Si EL CONTRATISTA incumple alguna o algunas de las obligaciones emanadas del Contrato o las que de él se deriven; d) Si algún trabajador de EL CONTRATISTA transgrede una o algunas de las normas legales que rigen la profesión que desarrollan e) La inclusión de EL CONTRATISTA, sus socios o accionistas, subcontratistas, empleados, administradores y/o representantes legales, revisores fiscales y/o contadores en la lista OFAC (Office of Foreign Assets Control), lista ONU, o en cualquier lista de igual o similar naturaleza, de carácter nacional o internacional será considerada como una causal de terminación anticipada del Contrato que no dará lugar a indemnización alguna a favor de EL CONTRATISTA. De igual forma, se considerará como una causal de terminación anticipada del Contrato que no dará lugar a indemnización alguna a favor de EL CONTRATISTA, el inicio de investigaciones y/o la emisión de sentencias judiciales relativas Tráfico de migrantes; Trata de personas; Extorsión; Enriquecimiento ilícito; Financiación del terrorismo y administración de recursos relacionados con actividades terroristas; Tráfico de drogas tóxicas, estupefacientes o sustancias psicotrópicas; Delitos contra el sistema financiero; Secuestro extorsivo; Rebelión; Tráfico xx xxxxx; Tráfico de menores de edad; Delitos contra la administración pública; y Actividades vinculadas con el producto de delitos ejecutados bajo concierto para delinquir f)Por mutuo acuerdo entre las partes firmantes.

PARÁGRAFO.- En caso de que el Contrato finalice antes de cumplirse el plazo del mismo, se realizará la respectiva terminación anticipada y su posterior liquidación, con base en las actividades desarrolladas hasta ese momento

CLÁUSULA NOVENA.- GARANTÍAS

EL CONTRATISTA se obliga a tomar en favor de POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A., la póliza de cumplimiento ante Entidades Públicas con Régimen Privado de Contratación con una Compañía de Seguros legalmente establecida en Colombia, con los siguientes amparos: a) Garantía de cumplimiento: El cumplimiento de las obligaciones y el pago de las sanciones que se le llegaren a imponer, en una cuantía igual al diez por ciento (10%) del valor total del Contrato, por el plazo de ejecución del mismo y seis (6) meses más. b) Garantía de la calidad del Servicio: La buena calidad del servicio, en una cuantía igual al diez por ciento (10%) del valor total del Contrato y con una vigencia igual a la del plazo de la misma y seis

(6) meses más. c) Amparo de pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones, al personal que emplee EL CONTRATISTA en la ejecución del Contrato, por suma equivalente al cinco por ciento (5%) del valor total del Contrato y por el plazo del mismo y tres (3) años más y d) Garantía de Responsabilidad Civil Extracontractual: en una cuantía igual al diez por ciento (10%) del valor total del Contrato y con una vigencia igual a la del plazo del mismo y seis (6) meses más. Esta póliza deberá tener los amparos mínimos establecidos en el numeral 3 del Artículo 137 del Decreto 1510 del 2013: Predios, labores y operaciones, perjuicios por daño emergente y lucro cesante, perjuicios extrapatrimoniales, responsabilidad surgida por actos de contratistas y subcontratistas, salvo que el subcontratista tenga su propio seguro de responsabilidad extracontractual, con los mismos amparos aquí requeridos, amparo patronal y vehículos propios y no propios y deberá aparecer POSITIVA como Asegurado/Beneficiario.

PARÁGRAFO PRIMERO: La garantía estipulada en esta cláusula requerirá la aprobación por parte de POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. El hecho de la constitución de estas garantías no exonera a EL CONTRATISTA, de sus responsabilidades legales con todos los riesgos asegurados.

PARÁGRAFO SEGUNDO: Será de cargo de EL CONTRATISTA el pago oportuno de las primas y erogaciones de constitución y mantenimiento de la garantía, para lo cual debe anexar a cada póliza, anexo o modificación, el recibo de pago. Igualmente deberá reponer los valores asegurados cuando el valor de los mismos se vea afectado por razón de siniestro. En caso de no pago de la prima de la póliza o de los certificados o anexos que se expidan con fundamento en ella, la póliza en mención no expirará por falta de pago de la prima ni por revocación unilateral por parte de la Compañía de Seguros. EL CONTRATISTA entregará la póliza debidamente constituida y firmada por la Compañía de Seguros y el tomador de la misma.

CLÁUSULA DÉCIMA.- INDEMNIDAD

EL CONTRATISTA con el presente Contrato, se obliga a mantener a POSITIVA COMPAÑIA DE SEGUROS

S.A. libre de cualquier daño o perjuicio originado en reclamaciones de terceros y que se deriven de sus actuaciones o de las de sus CONTRATISTAS o dependientes.

CLÁUSULA DÉCIMA PRIMERA.- RESPONSABILIDAD

EL CONTRATISTA se obliga a efectuar su trabajo con el máximo de responsabilidad al dedicarse a la ejecución de las labores profesionales previstas en la cláusula primera, teniendo en cuenta las directrices generales que POSITIVA COMPAÑIA DE SEGUROS S.A. le imparta. Cuando se compruebe que hubo una negligencia o descuido por parte de algún profesional de EL CONTRATISTA y ello causara un perjuicio a POSITIVA COMPAÑIA DE SEGUROS S.A. esta podrá repetir lo pagado contra EL CONTRATISTA.

CLÁUSULA DÉCIMA SEGUNDA.- LUGAR DE EJECUCIÓN

El contrato se ejecutará en la sedes de Casa Matriz de Positiva Compañía de Seguros S.A.

CLÁUSULA DÉCIMA TERCERA.- COMPETENCIAS MINIMAS DEL CONTRATISTA

El personal de EL CONTRATISTA que atienda los requerimientos objeto de este Contrato deberá contar con competencias que estén orientadas al servicio, dentro de las que se precisan:

COMPETENCIA

DESCRIPTORES DE COMPORTAMIENTO

Orientación a Resultados Realizar las actividades y cumplir los compromisos organizacionales con eficacia y calidad.

Cumple con oportunidad en función de estándares, objetivos y metas establecidas por la entidad, las actividades que le son asignadas.

Participa activamente en las actividades relacionadas con el autocuidado y la salud ocupacional.

Compromete recursos y tiempos para mejorar la productividad tomando las medidas necesarias para minimizar los riesgos.

Realiza todas las acciones necesarias para alcanzar los objetivos propuestos enfrentando los obstáculos que se presentan.

Transparencia

Hacer uso responsable y claro de los recursos públicos, eliminando cualquier discrecionalidad indebida en su utilización y garantizar el acceso a la

información gubernamental.

Proporciona información veraz, objetiva y basada en hechos. Facilita el acceso a la información relacionada con sus responsabilidades y con el servicio a cargo de la entidad en que labora. Demuestra imparcialidad en sus decisiones. Ejecuta sus actividades con base en las normas y criterios aplicables.

Compromiso con la Compañía Alinear el propio comportamiento a las necesidades, prioridades y

metas organizacionales

Promueve las metas de la organización y respeta sus normas. Apoya a la organización en situaciones difíciles.

Demuestra sentido de pertenencia en todas sus actuaciones.

CLÁUSULA DÉCIMA CUARTA.- SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS

Los conflictos que surjan durante la ejecución del Contrato se solucionarán en primera instancia mediante el diálogo directo entre las partes. Todas las diferencias que ocurran entre las partes con ocasión del presente Contrato, que no puedan solucionarse mediante el arreglo directo en un plazo que no podrá exceder de dos (2) meses, contados a partir de la fecha en que una de las partes manifieste a la otra la existencia a su juicio de una diferencia, serán resueltas por la jurisdicción contencioso administrativa.

CLÁUSULA DÉCIMA QUINTA.- CLÁUSULA PENAL

En este contrato se pacta la Cláusula Penal Pecuniaria en el evento en que el CONTRATISTA no diere cumplimiento a las obligaciones del contrato celebrado, que genere perjuicios para la Compañía, previo adelantamiento del procedimiento de incumplimiento en garantía del debido proceso del CONTRATISTA. Así mismo, POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A, hará efectiva la garantía a favor de entidades públicas con régimen privado de contratación y, acudirá al juez del contrato, en los eventos que se requiera.

PARÁGRAFO PRIMERO: La tasación de la cláusula penal atenderá criterios de oportunidad, razonabilidad, proporcionalidad y gravedad del incumplimiento y será hasta la suma equivalente al veinte (20%) del valor total del presente contrato. La imposición de esta pena pecuniaria se considerará como una estimación anticipada de perjuicios que el CONTRATISTA cause a POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS. El valor pagado como cláusula penal no es óbice para demandar ante del juez del contrato, la indemnización integral de perjuicios causados si éstos superan el valor de la cláusula penal.

PARÁGRAFO SEGUNDO: El pago de la cláusula penal no exonerará al CONTRATISTA, del cumplimiento de sus obligaciones emanadas del contrato.

CLÁUSULA DÉCIMA SEXTA.- INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES

Para la contratación de POSITIVA COMPAÑIA DE SEGUROS S.A. se aplicará el régimen jurídico de inhabilidades e incompatibilidades previsto en la Constitución y en las leyes para la contratación estatal.

En cuanto a las inhabilidades e incompatibilidades sobrevinientes en el curso del proceso de selección, o una vez adjudicado el Contrato y antes de su perfeccionamiento, el oferente deberá renunciar a su participación y a los derechos derivados de la misma.

Si llegase a sobrevenir inhabilidad o incompatibilidad en EL CONTRATISTA, éste cederá el Contrato previa autorización escrita de POSITIVA COMPAÑIA DE SEGUROS S.A.

CLAUSULA DÉCIMA SÉPTIMA.- EXCLUSIÓN DE LA RELACIÓN LABORAL

El presente Contrato no genera relación laboral entre las partes, tampoco generará relación laboral alguna con el personal que las partes utilicen para la ejecución del presente Contrato. Los compromisos que se derivan del presente Contrato no afectan de ninguna manera la autonomía institucional de las partes, las partes manifiestan expresamente que ninguno de sus funcionarios, empleados, agentes, dependientes o contratistas adquirirán por la celebración del presente Contrato relación laboral alguna con las otras partes. En la ejecución del Contrato las partes actuarán con autonomía, en consecuencia, el personal vinculado por las partes a las actividades del presente Contrato, corresponde a la exclusiva autonomía, responsabilidad y competencia de cada una de ellas tal y como las normas legales y la ética profesional prescriben para esta clase de actuaciones de quienes intervienen en él y quienes tendrán una relación de carácter exclusivamente de colaboración en el desarrollo de las acciones, y por lo tanto, no genera, ningún tipo de vinculación laboral o contractual con la otra parte.

CLÁUSULA DÉCIMA OCTAVA.- SUPERVISIÓN

El control de ejecución del presente Contrato será ejercido por el Gerente de Recaudo y Xxxxxxx de POSITIVA COMPAÑIA DE SEGUROS S.A., quien deberá verificar la correcta ejecución y cumplimiento de las obligaciones adquiridas por EL CONTRATISTA en el presente Contrato.

CLÁUSULA DÉCIMA NOVENA.- LIQUIDACIÓN

El presente Contrato será liquidado de común acuerdo por las partes dentro de los seis (6) meses siguientes a su terminación.

CLÁUSULA VIGÉSIMA.- PROHIBICIONES DE CEDER EL CONTRATO

EL CONTRATISTA no podrá ceder el presente Contrato, ni subcontratar su ejecución en todo o en parte, sin el consentimiento previo y escrito de POSITIVA COMPAÑIA DE SEGUROS S.A.

CLÁUSULA VIGÉSIMA PRIMERA.- SEGURIDAD, CONFIDENCIALIDAD Y PROPIEDAD DE LA INFORMACIÓN

El manejo, protección y tratamiento de la información recibida en virtud de la relación contractual y la generada en el desarrollo de las obligaciones contractuales, se regirá de acuerdo con lo estipulado en las normas que regulan dichas materias, especialmente por la Ley 1581 de 2012 y los decretos que la reglamentan, así como la Circular Externa 042 de 2012, expedida por la Superintendencia Financiera de Colombia, y todas aquellas normas que las modifiquen, adicionen, complementen, deroguen o sustituyan.

Así mismo, EL CONTRATISTA se obliga al cumplimiento de lo estipulado en el Manual Interno de Políticas y Procedimientos para la protección de datos personales y en el Manual Interno de Políticas de Seguridad de la Información, los cuales hacen parte integral del presente documento.

Con respecto a la SEGURIDAD DE LA INFORMACION, EL CONTRATISTA, en cumplimiento del Contrato, estará obligado a:

a. Implementar las políticas, medidas, procedimientos, procesos y mecanismos necesarios para garantizar la seguridad de la información, garantizando además que los mismos cumplan con los principios y criterios establecidos en las buenas prácticas y la Norma ISO/IEC 27001:2013¸ principalmente en los capítulos de:

• Política de Control de Acceso de TI

• Política de Gestión de Activos de Información

• Política de Gestión de las Operaciones

• Política de Gestión de las Comunicaciones

• Política de Adquisición Desarrollo y Mantenimiento de Sistemas de información

• Política de Cumplimiento de los Requisitos Legales en TI

b. Enviar a POSITIVA COMPAÑIA DE SEGUROS S.A., como mínimo una (1) vez al año durante la ejecución del presente Contrato, una certificación firmada por el representante legal de EL CONTRATISTA donde indique que:

• Que cumple con los requerimientos de seguridad mencionados en el Contrato.

• Cuenta con una política de seguridad de la información, un plan anual de pruebas de vulnerabilidad sobre la infraestructura involucrada en la ejecución del Contrato con POSITIVA COMPAÑIA DE SEGUROS S.A. y un plan anual de auditorías internas y/o externas sobre la seguridad de la información.

• Hace firmar acuerdos de confidencialidad a su personal involucrado en la ejecución del Contrato con POSITIVA COMPAÑIA DE SEGUROS S.A.

• Ejecuta un plan anual de capacitación en seguridad de la información, dirigido al personal involucrado en la ejecución del presente Contrato.

En relación con la PROTECCION DE DATOS PERSONALES EL CONTRATISTA, en cumplimiento del Contrato, estará obligado a:

a) Guardar confidencialidad sobre la información que con ocasión a la ejecución del Contrato con POSITIVA COMPAÑIA DE SEGUROS S.A. le sea suministrada.

b) Garantizar la reserva, confidencialidad y preservación de los conocimientos técnicos y secretos industriales, políticas organizacionales e información de clientes de POSITIVA COMPAÑIA DE SEGUROS S.A. y tomará todas las precauciones útiles y razonables tendientes a evitar la utilización o divulgación no autorizadas de información propia de POSITIVA COMPAÑIA DE SEGUROS S.A.

c) Tomar todas las precauciones y medidas necesarias para asegurar la reserva de la información confidencial.

d) No divulgar, difundir, publicar, usar y negociar por ningún medio, sin consentimiento escrito de POSITIVA COMPAÑIA DE SEGUROS S.A., la información confidencial que conozca, desarrolle o resulte de los trabajos encomendados y que puedan constituir materia de patente, secreto comercial (know-how), modelo de utilidad, diseño industrial o derechos de autor de propiedad de POSITIVA COMPAÑIA DE SEGUROS S.A.

e) Abstenerse de divulgar o revelar, a terceros o persona o entidad, la información confidencial sin el consentimiento previo y por escrito del funcionario competente que a nivel de POSITIVA COMPAÑIA DE SEGUROS S.A., esté autorizado para dar dicha autorización.

f) No divulgar por ningún medio físico, electrónico y/o verbal, a ninguna persona que no sea miembro de dicho equipo de trabajo, incluso si se trata de personal de la empresa de EL CONTRATISTA y/o a ninguna persona de POSITIVA COMPAÑIA DE SEGUROS S.A. sin previa autorización del responsable de la información o del funcionario autorizado.

g) No adquirir o sacar provecho en beneficio propio o de terceros de las invenciones, informaciones e innovaciones tecnológicas efectuados o con la intervención o que conozca EL CONTRATISTA durante la vigencia del Contrato o posterior a ella, de propiedad de POSITIVA COMPAÑIA DE SEGUROS S.A.

h) Remitir toda la información que tenga en su poder relacionada con el Contrato, a quien POSITIVA COMPAÑIA DE SEGUROS S.A. indique, incluyendo copias. Igualmente, deberá borrar toda la información que pueda permanecer en medio magnético en equipos propios de EL CONTRATISTA.

i) Gestionar debidamente los usuarios y credenciales de acceso que le sean asignados sobre los sistemas de información de POSITIVA COMPAÑIA DE SEGUROS S.A., conforme a lo dispuesto en las Políticas de Seguridad para Control de Acceso Lógico de POSITIVA COMPAÑIA DE SEGUROS S.A.

j) Disponer de herramientas y protocolos seguros de intercambio, cuando EL CONTRATISTA para los eventos que en cumplimiento del objeto del presente Contrato deba hacer intercambio de información con POSITIVA COMPAÑIA DE SEGUROS S.A.

k) Cumplir con lo establecido en el Estándar Requerimientos de Seguridad para Terceros definido por POSITIVA COMPAÑIA DE SEGUROS S.A., el cual declara conocer y hace parte integral del presente Contrato.

l) Devolver a POSITIVA COMPAÑIA DE SEGUROS S.A. toda la información que con ocasión a la ejecución del Contrato le sea suministrada y procederá a certificar que ni EL CONTRATISTA ni sus trabajadores quedan con información de POSITIVA COMPAÑIA DE SEGUROS S.A. En consecuencia, de lo anterior, EL CONTRATISTA deberá aplicar técnicas de borrado seguro de la información en los dispositivos o equipos de cómputo que hayan sido utilizados en la ejecución del Contrato con POSITIVA COMPAÑIA DE SEGUROS S.A.

Notificar inmediatamente a POSITIVA COMPAÑIA DE SEGUROS S.A. cuando sea requerido por mandato de una ley, decreto, sentencia u orden de autoridad competente, para revelar parte o la totalidad de la información confidencial y de las circunstancias que dieron origen al mismo. POSITIVA COMPAÑIA DE SEGUROS S.A. se reserva la facultad de solicitar a EL CONTRATISTA acceso a la respuesta y a la información que será entregada por este, de forma previa a su entrega y podrá solicitar la reserva de información que no se encuentre dentro del alcance del requerimiento. POSITIVA COMPAÑIA DE SEGUROS S.A. podrá, además, realizar todas aquellas acciones legales para no revelar la información, en coordinación con EL CONTRATISTA.

PARÁGRAFO PRIMERO: EL CONTRATISTA acepta que la información entregada por POSITIVA COMPAÑIA DE SEGUROS S.A. en desarrollo del Contrato, así como la información que se genere como consecuencia de la prestación del servicio contratado, es de propiedad exclusiva de POSITIVA COMPAÑIA DE SEGUROS S.A., y adoptará las medidas de protección necesarias para garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la misma.

PARÁGRAFO SEGUNDO: POSITIVA COMPAÑIA DE SEGUROS S.A. se reserva el derecho de solicitar en cualquier momento durante la vigencia del Contrato evidencias que permitan verificar el cumplimiento de lo mencionado en la presente cláusula, tales como el informe de resultados de las auditorías realizadas a la seguridad de la información, los planes de acción para mitigar las vulnerabilidades encontradas en la infraestructura tecnológica y los acuerdos de confidencialidad firmados con las personas que participan en la ejecución del Contrato, entre otros.

PARÁGRAFO TERCERO: El plan anual de pruebas de vulnerabilidad aplica para los terceros que hagan uso de su infraestructura física y tecnológica para la ejecución del Contrato con POSITIVA COMPAÑIA DE SEGUROS S.A.

CLÁUSULA VIGÉSIMA SEGUNDA. - PLANES DE CONTINGENCIA Y CONTINUIDAD DEL SERVICIO

EL CONTRATISTA se compromete a tener planes de contingencia y continuidad del negocio, ante la ocurrencia de cualquier imprevisto que pueda sucederse en la ejecución del presente CONTRATO.

Así mismo se obliga a:

1. Mostrar evidencia de la documentación actualizada de un plan de continuidad de negocio y recuperación de desastres que soporte los servicios prestados a POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A., mínimo una vez al año,

2. Desarrollar, ejecutar y evidenciar un plan de pruebas anual que respalde la efectividad de los planes de continuidad documentados y mencionados en el numeral anterior,

3. Atender las solicitudes relacionadas con contingencia y continuidad a petición de los supervisores del CONTRATO en términos de evidencias, integración con la estrategia global de continuidad del negocio de POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A., tiempos de recuperación requeridos por el negocio, certificaciones y demás aspectos que POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. requiera respecto a la Estrategia Global de Continuidad del Negocio de EL CONTRATISTA.,

4. Mantener debidamente actualizados y probados sus planes de continuidad y recuperación conforme a los cambios de su organización, que de alguna manera afecten los servicios prestados a POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A.

5. En caso que EL CONTRATISTA preste sus servicios a través xx xxxxxxx propios de comunicación o contratados con un tercero, éste servicio deberá contar con por lo menos un canal de backup, canal que deberá ser contratado con un proveedor diferente al que presta el servicio del canal principal.

PARÁGRAFO PRIMERO: POSITIVA podrá requerir información adicional acerca de cualquier aspecto relacionado con el Plan de continuidad y recuperación de desastres implementado por EL CONTRATISTA para respaldar los servicios objeto del presente CONTRATO. De igual manera podrá participar como observador dentro de las pruebas realizadas por EL CONTRATISTA. Para tal fin, éste último se obliga a remitir a POSITIVA su respectivo Plan anual de pruebas de contingencia y/o continuidad.

PARÁGRAFO SEGUNDO: EL CONTRATISTA se obliga a participar dentro del desarrollo del plan de pruebas del Plan de continuidad de negocio y recuperación de desastres de POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A., lo que incluye entre otros, el disponer del/los canal(es) alternos, del personal requerido para la ejecución de las pruebas y el de facilitar la conectividad cuando POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. así lo requiera.

PARÁGRAFO TERCERO: para efectos del debido seguimiento a la presente cláusula, EL CONTRATISTA deberá remitir los soportes que permitan verificar el cumplimiento de los numerales y parágrafos antes desarrollados, durante la vigencia del contrato y por lo menos una vez al año al/los supervisor(es) del contrato”.

CLÁUSULA VIGÉSIMA TERCERA.- REQUISITOS Y OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA EN SEGURIDAD, SALUD OCUPACIONAL Y AMBIENTE

EL CONTRATISTA se obliga al cumplimiento de los requisitos y obligaciones en materia de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente definidos por POSITIVA COMPAÑIA DE SEGUROS S.A. así:

Tipo de Proveedor: A Persona Jurídica; Prestación de servicios dentro de las instalaciones de POSITIVA COMPAÑIA DE SEGUROS S.A.: presentará:

CLAUSULA VIGÉSIMA CUARTA.- GASTOS E IMPUESTOS

Son de cargo de EL CONTRATISTA los gastos que demande la formalización del presente Contrato.

CLAUSULA VIGÉSIMA QUINTA- AUDITORÍAS

Teniendo en cuenta el objeto del presente Contrato, EL CONTRATISTA en cualquier tiempo, podrá ser auditado por parte de POSITIVA COMPAÑIA DE SEGUROS S.A. o por parte de los organismos de control tanto internos como externos, con el fin de verificarse el cumplimiento de las obligaciones del presente Contrato.

CLÁUSULA VIGÉSIMA SEXTA.- SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTIÓN

EL CONTRATISTA y el personal que utilice para el desarrollo del presente Contrato, en todo momento tomarán las medidas necesarias para dar la suficiente seguridad a sus empleados y terceros.

Se recomienda establecer actividades orientadas a la conservación del medio ambiente y a la implementación de sistemas de calidad.

CLÁUSULA VIGÉSIMA SÉPTIMA. - PERFECCIONAMIENTO Y LEGALIZACIÓN

Este Contrato se entenderá perfeccionado en la fecha en que sea firmado, Positiva hará el trámite administrativo de elaboración del registro presupuestal y se legalizará con la aprobación de las pólizas.

CLÁUSULA VIGÉSIMA OCTAVA.- DOMICILIO CONTRACTUAL

Para todos los efectos legales las partes acuerdan como domicilio contractual la ciudad de Bogotá, D.C., a los

POSITIVA COMPAÑIA DE SEGUROS S.A.

EL CONTRATISTA

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Cargo xxxxxxxxxx

Representante Legal

Elaboró xxxxxxxxxxxx

Revisó xxxxxxxxxxxxxx

Aprobó xxxxxxxxxxx

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