MANUAL DE CONTRATACIÓN 2014
MANUAL DE CONTRATACIÓN 2014
PERSONERÍA MUNICIPAL XX XXXX CUNDINAMARCA
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN PAG. 3
ESTRUCTURA DEL MANUAL DE CONTRATACIÓN PAG. 5 ASPECTOS GENERALES DEL MANUAL DE CONTRATACIÓN PAG. 9 ESTRUCTURA ORGÁNICA DE LA PERSONERÍA MUNICIPAL XX XXXX PAG. 10 PLANEACIÓN DE LA CONTRATACIÓN PAG. 20
ETAPA O FASE DE SELECCIÓN PAG. 26
PROCEDIMIENTOS PAG. 32
DEL CONTRATO ESTATAL, FASE CONTRACTUAL PAG. 48
CONTROL DE LA EJECUCIÓN CONTRACTUAL PAG. 52 CONTROL A LA EJECUCIÓN CONTRACTUAL Y ADMINISTRATIVA DEL CONTRATO ESTATAL PAG. 60
LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO ESTATAL PAG. 64
GLOSARIO PAG. 66
INTRODUCCIÓN
El presente Manual de Contratación es un documento orientador de la norma contractual, que busca dar a conocer a los participantes interesados en los procesos contractuales que adelanta la Personería Municipal de acuerdo a Plan de Compras y Adquisiciones que realiza la entidad anualmente.
De conformidad con lo establecido en el artículo 160 del Decreto 1510 de 2013, las Entidades Estatales deben contar con un manual de contratación, donde se cumplan con los parámetros dados por la Agencia Nacional de Contratación Publica - Colombia Compra eficiente entidad encargada de los temas de Contratación Estatal. Por tal razón es importante implementar en la Personería Municipal las tareas y roles que en materia contractual garanticen un proceso de contratación eficaz y transparente donde se establezcan los controles, tiempos e instrumentos necesarios para el cumplimiento de la normatividad contractual.
Este Manual está dirigido a todos los contratistas y servidores públicos de la Personería Municipal xx Xxxx, donde será obligatorio en todas las etapas de la contratación, estará determinado como documento guía y hará parte integral de todos los contratos que sean celebrados por la entidad en materia de obligaciones, procedimientos, tiempos, etc..
El manual de contratación tendrá como criterios orientadores los siguientes objetivos:
1. Cumplir con los lineamientos estipulados en material sustancial y procedimental los descritos en el Decreto 1510 de 2013.
2. Mejorar los procedimientos de contratación en cada una de sus etapas.
3. Garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión contractual.
4. Desconcentrar tareas en materia contractual en los términos del artículo 21 de la Ley 1150 de 2007 y la sentencia C-259 de 2008.
5. Cumplir con los objetivos del sistema de compras y contratación pública establecidos por La Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra eficiente.
NATURALEZA JURIDICA DE LA ENTIDAD
Corresponde al Personero Municipal como agente del ministerio público, la guarda y promoción de los derechos humanos, la protección del interés público y la vigilancia de la conducta de quienes desempeñan funciones públicas.
Los Personeros son el Elegidos por el Concejo Municipal en los primeros diez (10) días del mes de Enero del año respectivo, para periodos de cuatro (4) años que se iniciara el primero (1) xx xxxxx y concluyen el ultimo día del mes de febrero.
Las Personerías del Distrito Capital, Distritales y Municipales, cuentan con autonomía presupuestal y administrativa. En consecuencia, los personeros elaborarán los proyectos de presupuesto de su dependencia, los cuales serán presentados al Alcalde dentro del término legal, e incorporados respectivamente al proyecto de presupuesto general del municipio o distrito. Una vez aprobado, el presupuesto no podrá ser objeto de traslados por decisión xxx Xxxxxxx.
Las personerías ejercerán las funciones del Ministerio Público que les confieren la Constitución Política y la ley, así como las que reciba por delegación de la Procuraduría General de la Nación.
ESTRUCTURA DEL MANUAL DE CONTRATACIÓN
Este manual de contratación, buscar ser la herramienta orientadora de la actividad contractual de la Personería Municipal xx Xxxx donde se incorporan y se especifican las etapas contractuales, harán parte de este manual los siguientes documentos:
MANUAL: Documento que establece los procesos contractuales en la Personería, donde se dan a conocer los procesos, aspectos y pautas generales de la contratación de la entidad.
FORMATOS: Son documentos en los cuales los responsables de cada proceso debe tramitar, con el fin de dejar constancia de las actuaciones adelantadas en cada etapa, como son los formatos de invitación pública, los estudios previos, etc…
RESOLUCIONES: Son los documentos emitidos por el Personero Municipal xx Xxxx para mejorar y aclarar los procesos contractuales.
De acuerdo con los lineamientos dados por Colombia compra eficiente en la reglamentación del Decreto 1510 de 2013, la gestión contractual de la Personería Municipal xx Xxxx deberá tener las siguientes etapas:
ETAPA O FASE DE PLANEACIÓN DE LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL
Dando cumplimiento al Principio de Planeación descrito en la Ley Contractual, es importante definir las actividades que se llevaran a cabo en la entidad para el desarrollo del Plan Anual de adquisiciones de la Personería Municipal.
El Principio de Planeación busca que todos los procesos contractuales de la entidad sean estructurados de acuerdo a las necesidades que debe satisfacer la corporación para su normal funcionamiento y que contribuyan al cumplimiento de los objetivos que tiene la Personería Municipal xx Xxxx en sus planes institucionales. La adopción, seguimiento y control, así como la elaboración de los estudios y documentos previos de cada uno de los procesos autorizados por el ordenador del gasto y contemplando en los planes de la entidad serán
adelantados con base en los procedimientos establecidos en la Ley Contractual y en el presente manual.
De igual manera la etapa de planeación, debe guardar relación con los estudios del sector de conformidad con lo establecido en el artículo 15 del Decreto 1510 de 2013. Es así que Colombia compra eficiente en su guía para la elaboración de Estudios del sector presenta a las distintas entidades aspectos generales a tener en cuenta los cuales describen a continuación tomados de la respectiva página web de la Agencia Colombia Compra Eficiente:
1.Económico: Análisis de datos de: (i) productos incluidos dentro del sector; (ii) agentes que componen el sector; (iii) gremios y asociaciones que participan en el sector; (iv) cifras totales de ventas; (v) perspectivas de crecimiento, inversión y ventas; (v) variables económicas que afectan el sector como inflación, variación del SMMLV y la tasa de cambio; (vi) cadena de producción y distribución; (vii) materias primas necesarias para la producción y la variación de sus precios; y (viii) dinámica de importaciones, exportaciones y contrabando, en caso de que aplique.
2. Técnico: Las condiciones técnicas y tecnológicas del objeto del Proceso de Contratación, incluyendo el estado de la innovación y desarrollo técnico que permite crear nuevos productos y oportunidades xx xxxxxxx y las nuevas tendencias como: (i) cambios tecnológicos, (ii) amplitud de la oferta de características de los productos; (iii) especificaciones de calidad; (iv) condiciones especiales para la entrega (cadenas de frío, sistemas de vigilancia, etc.) y (v) tiempos de entrega.
3. Regulatorio: La Entidad Estatal debe identificar la regulación aplicable al objeto del Proceso de Contratación, tanto la que influye en el mercado del bien, obra o servicio, como la que regula la actividad de los proveedores y compradores de manera particular, incluyendo regulaciones xx xxxxxxx, de precios, ambientales, tributarias y de cualquier otro tipo, así como las modificaciones recientes a tales regulaciones y el impacto en su aplicación. También debe estudiar si en el sector hay Normas Técnicas Colombianas, acuerdos o normas internacionales aplicables y autoridades regulatorias o de vigilancia.
4. Otros: La Entidad Estatal debe establecer otros contextos como ambiental, social, político u otro si es conveniente y relevante para conocer el sector.
ETAPA O FASE DE SELECCIÓN
En esta etapa se busca adelantar las acciones que deben ejecutarse en cada gestión contractual por parte de la Personería Municipal xx Xxxx desde la apertura del proceso de contratación hasta la adjudicación del mismo, se identifiquen y se desarrollen las modalidades de selección que menciona el artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 modificado por la Ley 1474 de 2011, la Ley 80
de 1993, la ley 1551 de 2012 y lo consagrado en el Decreto 1510 de 2013.
ETAPA O FASE DE CONTRATACIÓN
Son todas la acciones tendientes a realizar por parte de la Personería Municipal xx Xxxx para la celebración de los respectivos contratos estatales, la solicitud de Registro Presupuestal, la publicación a través del SECOP, y el cumplimiento de los requisitos requeridos en los pliegos de condiciones para sus perfeccionamiento. La ejecución y el pago del contrato estatal.
ETAPA O FASE DE EJECUCIÓN CONTRACTUAL
Cumpliendo con los requisitos de legalización del Contrato Estatal, se procede con su ejecución por parte del contratista y de un seguimiento continuo por la entidad para el control de las actividades y obligaciones contractuales, así mismo se identifican una serie de actos jurídicos que pueden tener ocurrencia en el plazo de ejecución de los contratos, las cuales deben ser orientador por el supervisor del contrato de acuerdo con sus funciones.
ETAPA O FASE DE CUMPLIMIENTO
De acuerdo con el cumplimiento de ejecución del contrato en el desarrollo de las actividades del contratista, se procede a verificar el cumplimiento del objeto contractual por parte del contratista para proceder a su respectiva entrega del producto.
ETAPA O FASE DE LIQUIDACIÓN
Una vez ejecutadas en su totalidad todas las obligaciones contractuales o cuando se terminen de forman anticipada, es pertinente hacer una liquidación o ajustes de cuentas sobre los mismos, para ello se hará de acuerdo con los procedimientos establecidos en el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007.
ASPECTOS GENERALES DEL MANUAL DE CONTRATACIÓN
ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL
La actualización del Manual y de sus instrumentos estará a cargo del Personero Municipal xx Xxxx como titular del proceso de gestión jurídica de la entidad con el acompañamiento de la secretaria misional de la Personería, para lo cual se seguirán los parámetros dados por la normatividad que regula la materia.
Es así que cuando se generen cambios normativos y/o se profieran documentos oficiales que influyan en la contratación pública, se procederá a realizar las respectivas actualizaciones de manera oportuna y se informara a los demás funcionario para su socialización.
RESPONSABILIDAD EN LA APLICACIÓN DEL MANUAL DE CONTRATACIÓN
El presente Manual de Contratación tiene su origen en las leyes de Contratación Estatal y se adopta en la Personería municipal mediante acto administrativo, su consulta y aplicación debe ser permanente y de obligatorio cumplimiento por todas las dependencias y en general a todos los servidores públicos y contratistas de la Personería Municipal xx Xxxx.
ESTRUCTURA ORGANICA DE LA PERSONERÍA MUNICIPAL XX XXXX
DESCONCENTRACIÓN DE RESPONSABILIDADES Y ROLES EN MATERIA CONTRACTUAL
Respecto a la desconcentración de las funciones administrativas y/o apoyo en los procesos de contratación en cada una de sus etapas o fases se realizaran de la siguiente manera:
DESPACHO DEL PERSONERO MUNICIPAL
1. Dirigir y coordinar el proceso de contratación conforme al ordenamiento jurídico y al Manual de Contratación, supervisión e interventoría.
2. Elaborar el Plan Anual de Adquisiciones conforme a lo establecido en el Manual de Contratación de la Personería municipal.
3. Actualizar, modificar el Plan Anual de adquisiciones de la Personería Municipal xx Xxxx.
4. Hacer seguimiento y control a la ejecución del Plan Anual de Adquisiciones y coordinar las acciones necesarias para su cumplimiento.
5. Participar en la fase de selección de contratistas en calidad de apoyo o asesor.
6. Hacer parte del Comité de Evaluación en los procesos contractuales.
7. Suscribir el acta de inicio cuando actué en calidad de supervisor del contrato.
8. Designar supervisores de contratos.
9. Suscribir y dar visto bueno a los estudios previos, pliegos de condiciones, e invitaciones públicas.
10.Celebrar a nombre de la Personería Municipal xx Xxxx los contratos legalmente autorizados con observancia de las normas contenidas en el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública.
11.Las demás designadas en el presente Manual de Contratación.
SECRETARIA MISIONAL
1. Hacer la revisión de los documentos jurídicos de los procesos contractuales e Integrar el comité de evaluación en las modalidades de selección de contratistas de licitación pública, selección abreviada y concurso de méritos.
2. Advertir por escrito al Personero Municipal cuando se adviertan hechos de corrupción o en general actos que puedan afectar los intereses de la Personería Municipal xx Xxxx.
3. Garantizar y ejecutar el principio de publicidad en los procesos de contratación a través del SECOP.
4. Proyectar para la firma del Personero las respuestas a los derechos de petición que sean radicado en la entidad en materia contractual.
5. Organizar los Comités de evaluación y proyectar los actos administrativos del caso.
6. Proyectar la aprobación de las garantías únicas de los contratos perfeccionados por la entidad para la firma del Personero.
7. Elaborar el oficio delegando la supervisión para la firma del Personero.
8. Elaborar los estudios y documentos previos de los procesos contractuales.
9. Elaborar los pliegos de condiciones e invitaciones públicas. 10.Integrar los comités de evaluación
11.Coordinar el proceso de contratación conforme al ordenamiento jurídico y al manual de contratación.
12.Mantener informado al Personero Municipal en la expedición de los Certificados de Disponibilidad Presupuestal y los Registros Presupuestales en materia contractual.
13.Desarrollar funciones de supervisión de los contratos designados por el Personero Municipal.
14.Suscribir el acta de inicio cuando actúe como supervisor.
15.Realizar los estudios técnicos y estudios xx xxxxxxx para la gestión contractual en los diferentes procesos de contratación.
16.Responder por los aspectos técnicos y estudios xx xxxxxxx en los diferentes procesos de contratación.
17.Concertar con los demás funcionarios los rubros por los cuales se realizará la contratación de la Personería Municipal.
SECRETARIA ADMINISTRATIVA
1. Rendir los informes en material contractual a los distintos entes de control y demás autoridades, previa aprobación del Personero Municipal.
2. Realizar y poner en operación el orden de turno en los pagos en materia contractual para lo cual levantará y socializará el respectivo procedimiento dando aplicación a lo dispuesto en los artículos: 4 numeral 10 de la Ley 80 de 1993 y 19 de la Ley 1150 de 2007.
3. Garantizar el descuento de los tributos nacionales y Municipales en materia contractual.
4. Garantizar un rubro presupuestal para dar cumplimiento a lo reglado en el artículo 25 numeral 14 xx xxx 80 de 1993.
5. Realizar los estudios técnicos para la gestión contractual de suministros de papelería de acuerdo con el control y existencia de consumo de elementos de la entidad, con el fin de determinar las necesidades reales y programar los requerimientos correspondientes.
6. Responder por los aspectos técnicos y de estudios xx xxxxxxx en los diferentes procesos de contratación.
7. Colaborar en la elaboración y digitación de documentos, informes, actas, y correspondencia de las distintas gestiones contractuales adelantadas por la Personería Municipal.
8. Desarrollar funciones de supervisión de los contratos designados por el Personero Municipal.
9. Suscribir el acta de inicio cuando actúe como supervisor.
SUPERVISORES DE LOS CONTRATOS
Los servidores públicos de planta de la Personería Municipal xx Xxxx participarán en el desarrollo contractual así:
1. Formular por escrito al Personero Municipal, las recomendaciones a tener en cuenta en la contratación de la entidad cuando por ocasión de su función adviertan acciones de mejora, tales como claridad de obligaciones, alcance de la contratación, problemáticas de los contratos, etc.
2. Servir de supervisores de contratos cuando sus calidades de experiencia o académicas permitan desempeñar tal rol y el manual de funciones lo habilite.
3. Las demás particularidades descritas en este manual y aquellas directamente ordenadas por el Personero Municipal.
OBJETIVO DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN Y NORMATIVIDAD APLICABLE
De acuerdo con lo establecido en el artículo 3 de la Ley 80 de 1993, el objetivo de la gestión contractual es buscar el cumplimiento de los fines estatales, la continua y eficiente prestación de los servicios públicos y la efectividad de los derechos e
intereses de los administrados que colaboran con ella en la consecución de tales fines.
PRINCIPIOS ORIENTADORES DE LA CONTRATACIÓN ESTATAL EN LA PERSONERIA MUNICIPAL
El Artículo 209 de la Constitución Política de Colombia, el Artículo 3 de la Ley 1437 de 2011 y los principios especiales del Estatuto de Contratación, en las actuaciones contractuales que adelante la Personería Municipal xx Xxxx se aplicarán los siguientes principios:
Selección Objetiva
Las gestiones contractuales y los servidores públicos de la Personería Municipal xx Xxxx deberán actuar teniendo en cuenta que los procedimientos están para proteger y garantizar los derechos de todos los ciudadanos sin ningún tipo de discriminación; por consiguiente, deberán darles igualdad de tratamiento.
La escogencia del contratista debe hacerse al ofrecimiento más favorable, a las modalidades de selección descritas en la Ley Contractual a los fines que ella busca, sin tener en consideración factores de afecto o de interés y, en general, cualquier clase de motivación subjetiva. Así las cosas, la entidad observara siempre los criterios contenidos en el Artículo 5 de la Ley 1150 de 2007 modificado por el Artículo 88 de la Ley 1474 de 2011, y el Artículo 26 del Decreto 1510 de 2013 o en las normas que modifiquen o sustituyan.
Celeridad
Los servidores públicos y contratistas de la entidad tendrán el impulso oficioso de los procedimientos contractuales, suprimirán los trámites innecesarios, utilizarán formularios para actuaciones en serie cuando la naturaleza de ellas lo haga posible y sin que ello los releve de la obligación de considerar todos los argumentos y pruebas de los interesados.
Eficiencia
En los procedimientos administrativos contractuales adelantados por la respectiva entidad se tendrá en cuenta por parte de los funcionarios y contratistas, que las
normas de procedimiento se utilicen para agilizar las decisiones, que los procedimientos se adelanten en el menor tiempo y con la menor cantidad de gastos, que no se exijan más documentos y copias que los estrictamente necesarios, ni autenticaciones ni notas de presentación personal sino cuando la Ley lo ordene en forma expresa.
Los procesos de contratación se adelantarán de tal manera que la Personería Municipal pueda seleccionar la propuesta que mejor convenga a sus intereses para ejecutar el respectivo contrato, haciendo la mejor inversión en recursos técnicos, económicos y humanos. Los recursos destinados para la contratación, deben ser administrados con austeridad en medios, tiempos y gastos. En materia de contratación en publicidad se tendrá en cuenta lo contemplado en el artículo 10 de la Ley 1474 de 2011 modificado por el Artículo 232 del Decreto 019 de 2012.
Eficacia
Se tendrá en cuenta que los procedimientos contractuales deben lograr su finalidad, removiendo de oficio los obstáculos puramente formales y evitándose tomar decisiones inhibitorias que no concluyan los fines de la contratación estatal.
Planeación
Todos los procesos de contratación que adelante la Personería Municipal xx Xxxx deberán contar con un ejercicio técnico de planeación, con el fin de contribuir en forma eficiente al logro de los objetivos de la entidad. Antes de la iniciación de un proceso de contratación deben existir los estudios y documentos previos y estos deberán estar acorde con el plan anual de adquisiciones. La planeación se desarrollará de manera general en la elaboración del plan anual de adquisiciones de la entidad y de manera especial en los estudios y documentos previos, en los avisos de convocatoria y la proyección de los pliegos de condiciones e invitaciones.
Publicidad
La Personería Municipal xx Xxxx darán a conocer sus decisiones mediante las comunicaciones, notificaciones o publicaciones que se ordenan en la Ley, en especial procurarán el uso de medios electrónicos y físicos como está definido y en el artículo 19 del decreto 1510 de 2013 el cual dispone que la entidad está
obligado a publicar en el SECOP los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación, dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición y que la oferta que debe ser publicada es la del adjudicatario del Proceso de Contratación.
Buena Fe
Las actuaciones en la contratación en todas sus etapas deberán ceñirse a los postulados de la buena fe, la cual se presumirá en todas las gestiones que adelanten los servidores públicos y quienes participen y contraten con ésta Entidad.
Transparencia
Busca generar el mayor número de opciones en igualdad de oportunidades para todos los proponentes interesados en los actuaciones contractuales, a partir de las cuales se pueda escoger la mejor opción de acuerdo con los intereses de la entidad contratante, sin atender a consideraciones de otro estilo, implica entonces que el ejercicio de la contratación está sometida al control social, conforme a la veeduría que cualquier ciudadano puede hacer para contribuir con la buena administración de los recursos públicos.
Debido Proceso
El debido proceso será un principio rector en materia sancionatoria en las actuaciones administrativas contractuales que desarrolle la entidad, tales como la aplicación de Multas cuando el contrato aún se encuentre en ejecución y sean para conminar al contratista al cumplimiento efectivo del acuerdo negocial, la declaratoria de incumplimiento haciendo efectiva la cláusula penal, y la aplicación de la cláusula excepcional de caducidad cuando se causen objetivamente las premisas establecidas en el Artículo 18 de la Ley 80 de 1993.
Por tal motivo las decisiones que se tomen al respecto deberán estar precedidas de audiencia del contratista, en cumplimiento del Artículo 29 de la Carta Política Colombiana, el Artículo 17 de la Ley 1150 de 2007 y lo ordenado en el Artículo 86 de la Ley 1474 de 2011.
Primacía de lo Sustancial sobre lo Formal
En todos los procesos que regula y desarrolla el presente manual de contratación, supervisión e interventoría, debe darse aplicación al principio de la primacía de lo sustancial sobre lo formal, que tiene origen en el Artículo 228 de la Constitución Política, y que tiene desarrollo concreto en el Artículo 5 de la Ley 1150 de 2007.
DOCUMENTOS ELABORADOS EN MATERIA CONTRACTUAL, ARCHIVO, FORMACION DE EXPEDIENTES Y NUMERACION DE CONTRATOS.
Los funcionarios y contratistas encargados de adelantar los procesos de contratación, deberán garantizar que todas las actuaciones queden registradas documentalmente y archivadas. Es deber de la entidad crear el respectivo expediente con todos los documentos y actuaciones de cada contrato para su posterior examen por parte de la comunidad, organismos de control o contratistas, y la obtención de copias y certificaciones sobre el mismo cumpliendo con los parámetros establecidos en las tablas de retención documental.
En materia contractual no se podrán realizar actos, reuniones, mesas de trabajo, concertaciones, etc., que no queden registradas documentalmente y debidamente archivadas.
Los documentos de cada expediente contractual deberán ser elaborados en tamaño de papel oficio con letra arial tamaño 12 y la impresión será en modo económico y se imprimirá por las dos caras de la hoja para lograr economía y con el fin de dar cumplimiento a las Políticas xx Xxxx Papel emitidas por el Gobierno nacional.
En cuanto a la numeración o codificación de procesos de selección o contratos se acogerá para el efecto la numeración que ha manejado en la entidad durante todos sus procesos de selección de contratistas y contratos.
COMITÉ DE EVALUACIÓN
Para la evaluación de las propuestas en proceso de selección por licitación pública, selección abreviada, concurso de méritos, y mínima cuantía, la entidad designara un comité evaluador conformado por servidores públicos o por
contratistas, que deberá realizar dicha labor de manera objetiva, ciñéndose exclusivamente a las reglas contenidas en los pliegos de condiciones y estudios previos.
De acuerdo con lo establecido en el Artículo 27 del Decreto 1510 de 2013, la Personería Municipal xx Xxxx designará un comité de evaluación en los procesos de contratación.
Con el ánimo de garantizar idoneidad en la operación del comité, éste se conformará con funcionarios públicos y/o contratistas, atendiendo a criterios tales como: el objeto de la contratación, la profesión, idoneidad o experiencia del integrante, las funciones señaladas en el manual específico de funciones o las obligaciones derivadas de los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión; y siempre advirtiendo que los integrantes del comité estarán sujetos al régimen de inhabilidades e incompatibilidades y conflicto de intereses legales.
DESIGNACIÓN DEL COMITÉ
Para optimizar la calidad y eficiencia en el ejercicio de la gestión contractual, la designación e integración del comité se realizará de la siguiente manera:
a. Mediante designación y nombramiento se llevará a cabo cuando se profiera el acto administrativo de apertura de los procedimientos de selección, según el criterio que defina el Personero Municipal.
FUNCIONES DEL COMITÉ
El Comité de Evaluación ejercerá las siguientes funciones:
Proponer estrategias para la planeación, programación y control de los procedimientos de selección de contratistas.
Dar respuesta a las observaciones que se presenten en la etapa de pre pliegos cuando el comité haya sido conformado con anterioridad a la apertura del proceso.
Realizar las evaluaciones técnicas, financieras, económicas y jurídicas de las propuestas.
Garantizar el principio de subsanabilidad.
Asistir a las audiencias de adjudicación en los procedimientos de licitación pública, y a la celebración de la subasta inversa en el procedimiento de selección abreviada.
Elaborar los informes de evaluación de las propuestas y las recomendaciones de adjudicación.
Analizar y contestar las observaciones que se presenten del traslado de las evaluaciones.
Dar respuesta a todas las peticiones y solicitud de aclaraciones en la fase precontractual.
PLANEACIÓN DE LA CONTRATACIÓN
Toda entidad pública del Estado, de acuerdo con lo establecido en la Ley deberá elaborar anualmente un Plan de Adquisiciones de conformidad con las necesidades requeridas para cada entidad.
Es así que el Consejo de Estado, sección tercera. Providencia del 4 xx Xxxxx de 2010. Rad. No. 16432 C.P. Xxxxxxxx Xxxxxxx, mención lo siguiente al respecto sobre la planificación como principio fundamental de la contratación:
“Tal vez el principio al cual se le dé mayor desarrollo en la reforma es al principio de planificación. La Planificación es lo contrario de la improvisación. La planeación de la actividad contractual de las entidades estatales significa que éstas deben, previamente a la iniciación del proceso de contratación, realizar los estudios tendientes a determinar la oportunidad y conveniencia del contrato, así como la adecuación a los fines de la entidad contratante, a su plan de inversiones y a su presupuesto. Deben elaborar detalladamente los términos de referencia del contrato con el objeto de lograr los fines que con él se persiguen. Y deben preverse las formas de superar las dificultades que puedan ocurrir en su ejecución.”
El plan anual de adquisiciones fue establecido por el Artículo 4 del Decreto 1510 de 2013 en los siguientes términos:
“Artículo 4°. Plan Anual de Adquisiciones. Las Entidades Estatales deben elaborar un Plan Anual de Adquisiciones, el cual debe contener la lista de bienes, obras y servicios que pretenden adquirir durante el año. En el Plan Anual de Adquisiciones, la Entidad Estatal debe señalar la necesidad y cuando conoce el bien, obra o servicio que satisface esa necesidad debe identificarlo utilizando el Clasificador de Bienes y Servicios, e indicar el valor estimado del contrato, el tipo de recursos con cargo a los cuales la Entidad Estatal pagará el bien, obra o servicio, la modalidad de selección del contratista, y la fecha aproximada en la cual la Entidad Estatal iniciará el Proceso de Contratación. Colombia Compra Eficiente establecerá los lineamientos y el formato que debe ser utilizado para elaborar el Plan Anual de Adquisiciones.”
Una vez elaborado y aprobado el plan por parte del Personero Municipal siguiendo el procedimiento en la Ley Contractual y en el presente Manual de Contratación, según la priorización de necesidades y el presupuesto, se debe iniciar la preparación de los estudios y documentos previos por parte de la entidad y sus dependencias para así desarrollar los distintos procesos contractuales propuestos en el Plan de Adquisiciones.
Es importante mencionar que el Decreto 1510 de 2013 no obliga a las entidades a efectuar la adquisición de los servicios y productos que se encuentren en el respectivo Plan, por tal razón permite la actualización del Plan Anual de Adquisiciones una vez durante su vigencia por razones de ajustes en el tiempo de adquisición, modalidades de selección, valores, origen de los recursos, incluir o excluir nuevas obra, bienes o servicios, y modificar el presupuestos del plan de compras.
ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS
Los Estudios previos estarán integrados por los documentos definitivos que sirvan de soporte para la elaboración del proyecto de pliegos de condiciones o de los estudios respectivos de cada modalidad de contratación dado por la Ley Contractual.
La finalidad de estos documentos busca que los proponentes puedan valorar adecuadamente; el alcance requerido por la entidad, y la distribución de riesgos que la entidad propone.
El Artículo 20 del Decreto 1510 de 2013, define que los estudios y documentos previos son el soporte para elaborar el proyecto de pliegos, los pliegos de condiciones y el contrato. Deben permanecer a disposición del público durante el desarrollo del Proceso de Contratación y contener los siguientes elementos, además de los indicados para cada modalidad de selección:
1. La descripción de la necesidad que la Entidad Estatal pretende satisfacer con el Proceso de Contratación.
2. El objeto a contratar, con sus especificaciones, las autorizaciones, permisos y licencias requeridos para su ejecución, y cuando el contrato incluye diseño y construcción, los documentos técnicos para el desarrollo del proyecto.
3. La modalidad de selección del contratista y su justificación, incluyendo los fundamentos jurídicos.
4. El valor estimado del contrato y la justificación del mismo. Cuando el valor del contrato esté determinado por precios unitarios, la Entidad Estatal debe incluir la forma como los calculó y soportar sus cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos. La Entidad Estatal no debe publicar las variables utilizadas para calcular el valor estimado del contrato cuando la modalidad de selección del contratista sea en concurso de méritos. Si el contrato es de concesión, la Entidad Estatal no debe publicar el modelo financiero utilizado en su estructuración.
5. Los criterios para seleccionar la oferta más favorable.
6. El análisis de riesgo y la forma de mitigarlo.
7. Las garantías que la Entidad Estatal contempla exigir en el Proceso de Contratación.
8. La indicación de si el Proceso de Contratación está cobijado por un Acuerdo Comercial.
El presente artículo no es aplicable a la contratación por mínima cuantía.
En la Personería Municipal xx Xxxx la elaboración de los estudios y documentos previos se realizan conjuntamente entre la Secretaria y el Personero Municipal. La Primera se encarga de la información técnica, financiera y jurídica con el apoyo del Personero Municipal, los demás funcionarios y contratistas. En consecuencia todos los estudios previos son suscritos por el Personero Municipal xx Xxxx.
Como quiera que el principio de planeación también es aplicable a la modalidad de la mínima cuantía, la normatividad dispuso que los estudios y documentos previos tuvieran un tratamiento distinto de los que se describen anteriormente en el artículo 20 del Decreto 1510 de 2013, razón por la cual cada vez que se inicie un proceso de contratación bajo esta modalidad, los estudios previos deberán contener, en los términos del artículo 84 del decreto 1510 de 2013, lo siguiente:
1. La descripción sucinta de la necesidad que se pretende satisfacer con la contratación.
2. La descripción del objeto a contratar identificado con el cuarto nivel del Clasificador de Bienes y Servicios.
3. Las condiciones técnicas exigidas.
4. El valor estimado del contrato y su justificación.
5. El plazo de ejecución del contrato.
6. El certificado de disponibilidad presupuestal que respalda la contratación.
AVISO DE CONVOCATORIA
Cuando se adelante un proceso de selección se deberá convocar públicamente a los interesados en participar y publicar el aviso de convocatoria en el Sistema Electrónico para la contratación Pública – SECOP.
Es así que los procesos de selección deben buscar la mayor participación de la ciudadanía es necesario convocarlos públicamente, por esta razón se prevé en el artículo 21 del Decreto 1510 de 2013 como parte de la etapa de planeación, la elaboración de un aviso de convocatoria el cual debe contener la siguiente información, además de lo establecido para cada modalidad de selección:
1. El nombre y dirección de la Personería Municipal xx Xxxx.
2. La dirección, el correo electrónico y el teléfono en donde la Entidad atenderá a los interesados en el Proceso de Contratación, y la dirección y el correo electrónico en donde los proponentes deben presentar los documentos en desarrollo del Proceso de Contratación.
3. El objeto del contrato a celebrar, identificando las cantidades a adquirir.
4. La modalidad de selección del contratista.
5. El plazo estimado del contrato,
6. La fecha límite en la cual los interesados deben presentar su oferta y el lugar y forma de presentación de la misma.
7. El valor estimado del contrato y la manifestación expresa de que la Entidad Estatal cuenta con la disponibilidad presupuestal.
8. Mención de si la contratación está cobijada por un Acuerdo Comercial.
9. Mención de si la convocatoria es susceptible de ser limitada a Mipyme.
10. Enumeración y breve descripción de las condiciones para participar en el Proceso de Contratación.
11. Indicar si en el Proceso de Contratación hay lugar a precalificación.
12. El Cronograma.
13. La forma como los interesados pueden consultar los Documentos del Proceso.
Es importante mencionar que el aviso de convocatoria y su publicación en el SECOP no es necesario en los procesos de contratación adelantados bajo las modalidades de selección de mínima cuantía y contratación directa.
PLIEGO DE CONDICIONES
Sin perjuicio de las condiciones especiales que correspondan a cada proceso de selección, el pliego de condiciones deberá detallar claramente los requerimientos para la presentación de la propuesta dentro de la fase de planeación, después de elaborados los estudios y documentos previos y el aviso de convocatoria es preciso que la entidad elabore los proyectos de pliegos y pliegos definitivos los cuales deberán contener como mínimo los siguientes componentes en los términos del artículo 22 del decreto 1510 de 2013:
1. La descripción técnica, detallada y completa del bien o servicio objeto del contrato, identificado con el cuarto nivel del Clasificador de Bienes y Servicios, de ser posible o de lo contrario con el tercer nivel del mismo.
2. La modalidad del proceso de selección y su justificación.
3. Los criterios de selección, incluyendo los factores de desempate y los incentivos cuando a ello haya lugar.
4. Las condiciones de costo y/o calidad que la entidad debe tener en cuenta para la selección objetiva, de acuerdo con la modalidad de selección del contratista.
5. Las reglas aplicables a la presentación de las ofertas, su evaluación y a la adjudicación del contrato.
6. Las causas que dan lugar a rechazar una oferta.
7. El valor del contrato, el plazo, el cronograma de pagos y la determinación de si debe haber lugar a la entrega de anticipo, y si hubiere, indicar su valor, el cual debe tener en cuenta los rendimientos que este pueda generar.
8. Los Riesgos asociados al contrato, la forma de mitigarlos y la asignación del Riesgo entre las partes contratantes.
9. Las garantías exigidas en el Proceso de Contratación y sus condiciones.
10. La mención de si la Entidad Estatal y el contrato objeto de los pliegos de condiciones están cubiertos por un Xxxxxxx Xxxxxxxxx.
00. Los términos, condiciones y minuta del contrato.
12. Los términos de la supervisión y/o de la interventoría del contrato.
13. El plazo dentro del cual la Entidad Estatal puede expedir Adendas.
14. El Cronograma.
INFORMACIÓN CON LOS CIUDADANOS EN LOS PROCESOS DE CONTRATACIÓN
Cuando la entidad elabora los documentos descritos en los numerales anteriores debe publicar su contenido a la comunidad con el fin que los posibles interesados o las veedurías puedan presentar sus observaciones, así las cosas y en atención a lo previsto en el artículo 23 del Decreto 1510 de 2013, los interesados pueden hacer comentarios al proyecto de pliegos de condiciones a partir de la fecha de publicación de los mismos: (a) durante un término xx xxxx (10) días hábiles en la licitación pública; y (b) durante un término de cinco (5) días hábiles en la selección abreviada y el concurso de méritos.
Una vez cumplidos los términos previstos en el cronograma de cada proceso contractual, la entidad procederá a dar respuesta oportuna y de fondo a los planteamientos u observaciones presentadas y decidirá dar apertura oficialmente el proceso de contratación a través de un acto administrativo motivado conforme a lo establecido en el artículo 24 del Decreto 1510 de 2013.
ETAPA O FASE DE SELECCIÓN
La fase de selección comprende las acciones que debe adelantar la Personería Municipal xx Xxxx desde la apertura del proceso de contratación hasta el momento en que se adjudique el contrato. Se identifican y se desarrollan las principales modalidades de selección de que trata el Artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 modificado por la Ley 1474 de 2011, la Ley 1551 de 2012 y lo consagrado en el Decreto 1510 de 2013.
PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN DE CONTRATISTAS
Son el conjunto de procedimientos que le permiten a la Personería Municipal xx Xxxx seleccionar la oferta más favorable para adquirir bienes, servicios y obras respetando los parámetros y mandatos del ordenamiento jurídico.
La modalidad de selección siempre deberá quedar sustentada en los estudios y documentos previos.
De acuerdo con el Artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 modificado por el Artículo 94 la Ley 1474 de 2011, la ley 1551 de 2012 y conforme a lo reglado en el Decreto 1510 de 2013, en Colombia existen cinco (5) modalidades para seleccionar a los contratistas, la cuales son las siguientes:
LICITACIÓN PÚBLICA
La licitación es el procedimiento mediante el cual la entidad estatal formula públicamente una convocatoria para que, en igualdad de oportunidades, los interesados presenten sus ofertas y selecciones entre ellas la más favorable.
La licitación pública es la modalidad de selección que por regla general para la adjudicación se aplica en la contratación estatal en la entidades del Estado para escoger al contratista, sin embargo en la práctica, por el establecimiento del concurso de méritos como modalidad de selección autónoma y la inclusión de la selección abreviada, la licitación se reserva a objetos de carácter complejo y de mayor cuantía.
El procedimiento aplicable continúa siendo el previsto en el Artículo 30 de la Ley 80 de 1993 con las previsiones particulares de la Ley 1150 de 2007, el Decreto 019 de 2012 y las disposiciones reglamentarias del Decreto 1510 de 2013 tales como:
a. La posibilidad de realizar la presentación de la oferta de manera dinámica mediante subasta inversa en los procesos de licitación pública. Caso en el cual la entidad debe señalar en los pliegos de condiciones las variables técnicas y económicas sobre las cuales los oferentes pueden realizar la puja.
b. Se establecen como obligatorias las audiencias de (a) asignación de Riesgos, y
(b) adjudicación de conformidad con el Decreto 1510 de 2013.
c. Si existe solicitud de un interesado para aclarar los pliegos y es necesario adelantar una audiencia para precisar el contenido y alcance de los mismos, este tema se resolverá en la audiencia de asignación de Riesgos.
Existen situaciones en los cuales se aplica la modalidad de licitación pública, como por ejemplo: (I) Cuando el objeto del contrato tenga un carácter complejo y sea de mayor cuantía. (II) Cuando el objeto del contrato sea obra pública y de mayor cuantía. (III) Cuando el objeto a contratar incluya además de los servicios de consultoría, otras prestaciones como por ejemplo, la construcción de la obra. (IV) Contratos de concesión. (V) Cuando además de la necesidad de adquirir bienes y servicios de características técnicas uniformes, se requieran de prestaciones especiales como por ejemplo: requisitos tecnológicos especiales, materiales especiales, servicios complementarios y el valor a contratar sea de mayor cuantía.
(VI) Contratos de prestación de servicios no profesionales ni de apoyo a la gestión, cuando sean de mayor cuantía. (VII) Cuando se tenga duda razonable que deba ser resuelta a favor de la transparencia.
SELECCIÓN ABREVIADA
La Selección Abreviada corresponde a la modalidad de selección objetiva, para adelantar procesos simplificados, con el fin de garantizar la eficiencia de la gestión contractual y está prevista teniendo en cuenta; las características del objeto a contratar, las circunstancias de la contratación, la cuantía del bien, obra o servicio, y la destinación del bien, obra o servicio.
La selección abreviada obedece a un procedimiento público y concurrencial. Es más sencillo y ágil frente al procedimiento previsto para la licitación, que recordamos es la regla general de contratación.
Para efectos de iniciar un procedimiento de selección de contratistas a través de la modalidad de selección abreviada debemos tener en cuenta que solo procede si se cumplen las causales expuestas en el numeral 2, del Artículo 2 de la Ley 1150 de 2007.
Las causales son las siguientes:
La adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización. (subasta inversa, bolsa de productos, acuerdos marco de precios)
La contratación de menor cuantía.
La celebración de contratos para la prestación de servicios de salud. La contratación por declaratoria de desierta de la licitación.
La enajenación de bienes.
Adquisición de productos de origen o destinación agropecuarios.
CONCURSO DE MERITOS
Corresponde a la modalidad prevista para la selección de consultores o proyectos, en la que se podrán utilizar sistemas de concurso abierto o de precalificación.
El concurso de méritos es la modalidad de selección de contratistas que adelanta la entidad con el objeto de contratar los servicios de consultoría a que se refiere el numeral 2 del Artículo 32 de la Ley 80 de 1993 y los proyectos de arquitectura, los cuales se realizarán de conformidad con el Decreto 2326 de 1995, hasta tanto el Gobierno Nacional en uso de su facultad reglamentaria, no lo modifique.
SISTEMAS DE SELECCION PARA CONTRATAR LA CONSULTORIA
En la selección de consultores la entidad utilizará el sistema de concurso abierto o el sistema de concurso con precalificación, para lo cual en este último evento podrá surtir la precalificación mediante la conformación de una lista.
CONTRATACION DIRECTA
La Contratación directa debe entenderse como una modalidad de selección del contratista, que procede solo en las causales taxativamente en la Ley. La Personería Municipal en caso de utilizar la modalidad de selección de contratación directa deberá expedir un acto administrativo justificando la causal de contratación, el cual no es necesario para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión.
Es así que los Doctrinantes como el Doctor Xxxx Xxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxx, en el Libro La contratación de las entidades estatales. Editorial Librería Jurídica menciona al respecto:
“(…..), la contratación directa también es un procedimiento de selección reglado, que sigue los principios de selección objetiva, pero rodeado de una publicidad limitada o parcial, por el alcance restringido que tiene la invitación a contratar, la cual se dirige a unos pocos escogidos por la administración,… Aspectos que resalta frente a la licitación, donde la convocatoria es abierta, para todo el mundo; en la contratación directa, además que la invitación puede ser m{as o menos restringida, los términos, los actos y los plazos son más flexibles.”
Esta modalidad de selección adelantada por la Personería Municipal xx Xxxx, donde los oferentes son más limitados y se aplican las causales de contratación
establecidas en el Articulo 2 Numeral 4 de la Ley 1150, la Ley 1551 de 2012 y el Decreto 1510 de 2013. Las cuales se describen a continuación:
Urgencia manifiesta. Contratación de empréstitos. Contratos interadministrativos.
Los contratos para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas. Los contratos de encargo fiduciario que requieran celebrar las entidades públicas en el evento de iniciar el Acuerdo de Reestructuración de Pasivos a que se refieren las Leyes 550 de 1999, 617 de 2000 y las normas que las modifiquen o adicionen, siempre y cuando los celebren con entidades financieras del sector público
Cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado
Para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que sólo puedan encomendarse a determinadas personas naturales
Arrendamiento o adquisición de inmuebles.
Los convenios solidarios con juntas de acción comunal en los términos de la ley 1551 de 2012.
MINIMA CUANTIA
La mínima cuantía es un procedimiento sencillo y rápido para escoger al contratista en la adquisición de los bienes, obras y servicios cuyo valor no exceda el diez por ciento (10%) de la menor cuantía de las Entidades Estatales.
La mínima cuantía puede a todos los objetos de contratación cuando el presupuesto oficial del contrato sea inferior o igual a la mínima cuantía de la Entidad Estatal, sin importar la naturaleza del contrato y así que esta modalidad tiene menos formalidades y los términos en el Proceso de selección son menores a las demás modalidades.
Las reglas aplicables a la modalidad de selección de mínima cuantía son las consagradas en el numeral 5 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, que fue
modificado por el artículo 94 de la Ley 1474 de 2011, y las particulares del artículo 84 y siguientes del Decreto 1510 de 2013.
El Decreto regula igualmente la adquisición de bienes en Grandes Superficies hasta por el monto de su mínima cuantía, para lo cual se deberá cumplir con lo dispuesto en el artículo 86 del decreto 1510 de 2013.
Los estudios previos deben contener:
La descripción sucinta de la necesidad que pretende satisfacer con la contratación.
La descripción del objeto a contratar identificado con el cuarto nivel del Clasificador de Bienes y Servicios.
Las condiciones técnicas exigidas.
El valor estimado del contrato y su justificación. El plazo de ejecución del contrato.
El certificado de disponibilidad presupuestal que respalda la contratación. De haberse previsto, las garantías exigibles al contratista.
Forma de pago, de haberse previsto un plazo por parte de la Entidad para ello.
PROCEDIMIENTOS
A continuación se relacionan los procedimientos aplicables a los procesos de selección bajo las modalidades más comunes adelantadas por la Personería Municipal xx Xxxx, de acuerdo con la Ley Contractual y sus Decretos reglamentarios vigentes.
Procedimiento de la modalidad de contratación por Licitación Pública, Selección Abreviada de Menor Cuantía, Subasta Inversa y Concurso de Méritos:
LICITACIÓN PUBLICA | SELEC. ABREVIADA MENOR CUANTIA | SELEC. SUBASTA INVERSA | CONCURSO DE MERITOS |
La Secretaria Misional de la Personería Municipal deberá elaborar y publicar durante diez (10) días hábiles previo al acto administrativo de apertura del proceso de selección, los avisos de convocatoria y el que ordena el decreto 019 de 2012, los estudios previos y el proyecto xxx xxxxxx de condiciones, con el visto bueno previo del Personero Municipal. De igual manera deberá expedirse el respectivo certificado de disponibilidad presupuestal. La publicación deberá hacerse en el portal xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx | El término de publicación será de cinco (05) días hábiles. | El término de publicación será de cinco (05) días hábiles. | El término de publicación será de cinco (05) días hábiles. |
Durante el término anterior los ciudadanos interesados |
podrán presentar observaciones frente al proyecto xx xxxxxx de condiciones o los estudios previos. La Secretaria de la Personería Municipal deberá hacer seguimiento diario sobre las observaciones que se pudieran presentar e informar de inmediato al Personero Municipal. | APLICA A LA MODALIDAD. | APLICA A LA MODALIDAD. | APLICA A LA MODALIDAD. |
Contestadas las observaciones que hayan sido presentadas o cuando estas no se hayan presentado, la Secretaria Misional de la Personería y el Personero procederá a elaborar el pliego de condiciones definitivo, teniendo en cuenta lo adelantado hasta ahora y el Acto Administrativo que de apertura oficial al proceso. Una vez los documentos mencionados estén listos, se remitirán al Personero Municipal para que dé su visto bueno y los suscriba. | APLICA A LA MODALIDAD. | APLICA A LA MODALIDAD. | APLICA A LA MODALIDAD. |
En el Acto Administrativo queda apertura al proceso de selección de la entidad podrá nombrar el comité de Evaluador y el secretario del mismo. | APLICA A LA MODALIDAD. | APLICA A LA MODALIDAD. | APLICA A LA MODALIDAD. |
Si previo a la expedición del Acto Administrativo de apertura se dan los elementos para realizar una convocatoria limitada a micro, pequeña y mediana empresa MIPYMES la entidad ajustará el acto administrativo y tendrá en cuenta para el proceso las pautas del artículo 152 y siguientes del Decreto 1510 de 2013. | APLICA A LA MODALIDAD. | APLICA A LA MODALIDAD. | APLICA A LA MODALIDAD. |
Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al inicio del plazo para la presentación de las propuestas se debe realizar la audiencia de asignación de riesgos, cuya metodología será la definida previamente por la secretaria misional o el Representante de la entidad. A esta audiencia deberán asistir todos los funcionarios del comité evaluador, y se levantará y archivará un acta que contenga los aspectos más importantes de la diligencia. | En esta modalidad no es necesario el desarrollo de la audiencia de asignación de riesgos. | En esta modalidad no es necesario el desarrollo de la audiencia de asignación de riesgos. | En esta modalidad no es necesario el desarrollo de la audiencia de asignación de riesgos. Si debido a la complejidad de la consultoría la Entidad decide realizar una precalificación, deberá adelantar las actividades descritas en los artículo 68 a 72 del decreto 1510 de 2013. |
Cuando en el curso del procedimiento posterior a la apertura, resulte conveniente, y se requieran modificar los pliegos de condiciones, la Secretaria | Durante días hábiles entre las 07:00 a.m. y las 07:00 p.m., a más tardar con el día hábil anterior al | Durante días hábiles entre las 07:00 a.m. y las 07:00 p.m., a más tardar con el día hábil | Durante días hábiles entre las 07:00 a.m. y las 07:00 p.m., a más tardar con el día hábil anterior al |
Misional de la Personería Municipal deberá informar al Personero para realizar la adenda al procedimiento la cual deberá ser suscrita por el Personero. Cuando se modifiquen los plazos y términos del procedimiento de selección, la adenda deberá incluir el nuevo cronograma, estableciendo los cambios que ello implique en el contenido del acto de apertura del proceso. En cumplimiento de lo establecido por el artículo 25 del Decreto 1510 de 2013, la entidad estatal podrá expedir adendas durante días hábiles entre las 07:00 a.m. y las 07:00 p.m., a más tardar con tres días hábiles de anticipación al vencimiento del plazo para presentar ofertas a la hora fijada para tal presentación; y con posterioridad solo podrá expedir adendas para modificar el cronograma una vez vencido el término para la presentación de las ofertas y antes de la adjudicación del contrato. | vencimiento del plazo para presentar ofertas a la hora fijada para tal presentación; y con posterioridad solo podrá expedir adendas para modificar el cronograma una vez vencido el término para la presentación de las ofertas y antes de la adjudicación del contrato. | anterior al vencimiento del plazo para presentar ofertas a la hora fijada para tal presentación; y con posterioridad solo podrá expedir adendas para modificar el cronograma una vez vencido el término para la presentación de las ofertas y antes de la adjudicación del contrato. | vencimiento del plazo para presentar ofertas a la hora fijada para tal presentación; y con posterioridad solo podrá expedir adendas para modificar el cronograma una vez vencido el término para la presentación de las ofertas y antes de la adjudicación del contrato. |
Si con posterioridad a la realización de la audiencia de asignación y distribución de riesgos se presentan por parte de los oferentes, y/o cualquier otra persona, solicitudes de aclaración a | Si luego de la apertura oficial del proceso de selección se presentan solicitudes de aclaración a los | Si luego de la apertura oficial del proceso de selección se presentan solicitudes de aclaración a los | Si luego de la apertura oficial del proceso de selección se presentan solicitudes de aclaración a los |
los pliegos o situaciones del procedimiento que no implique modificación a los mismos, se deberá proceder a contestar de manera motivada, por escrito y medio magnético al peticionario y a las demás personas que hayan presentado observaciones a los pliegos o que hayan asistido a la audiencia de aclaración, o a los dos, según las circunstancias y dinámica de participación en el procedimiento. | pliegos o situaciones del procedimiento que no implique modificación a los mismos, se deberá proceder a contestar de manera motivada, por escrito y medio magnético al peticionario y a las demás personas que hayan presentado observaciones a los pliegos. | pliegos o situaciones del procedimiento que no implique modificación a los mismos, se deberá proceder a contestar de manera motivada, por escrito y medio magnético al peticionario y a las demás personas que hayan presentado observaciones a los pliegos. | pliegos o situaciones del procedimiento que no implique modificación a los mismos, se deberá proceder a contestar de manera motivada, por escrito y medio magnético al peticionario y a las demás personas que hayan presentado observaciones a los pliegos. |
NO APLICA A ESTA MODALIDAD. | En el cronograma del proceso de selección se deberá incluir que dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de publicación del Acto Administrativo de apertura se recibirán las manifestaciones de interés en los términos definidos en el pliego de condiciones para conformar | NO APLICA A ESTA MODALIDAD. | NO APLICA A ESTA MODALIDAD. |
la lista de interesados. En el evento en que no se hayan presentado manifestaciones de interés se declarará desierto el proceso a través de acto administrativo elaborado por la Secretaria Misional y se publicará en el SECOP. En el evento en que se presente un número de manifestaciones inferior o igual a diez (10), la entidad deberá adelantar el Proceso de selección con todos ellos y en tal caso elaborará la lista definitiva y la publicará en el SECOP. En el evento en que se presente un número de manifestaciones superior a diez (10), la entidad podrá continuar con el proceso o adelantar sorteo |
el día hábil siguiente al término para presentar la manifestación de interés siguiendo las reglas previstas en el pliego de condiciones. Una vez realizado el sorteo o decidido continuar con el proceso, se elaborará la lista definitiva y la publicará en el SECOP. | |||
Si no se presentan propuestas al procedimiento o si todas se presentan fuera de los plazos establecidos en el cronograma, la Secretaria misional de la Personería proyectará para la firma del Personero el Acto Administrativo declarando desierto el procedimiento de licitación. Si es declarado desierto el procedimiento de licitación, y si continúa la necesidad de la contratación, deberá surtirse un procedimiento de selección abreviada de menor cuantía dentro de los cuatro meses siguientes a la | A diferencia del proceso de licitación pública, si en este caso persiste la necesidad, se deberá adelantar nuevamente un proceso por menor cuantía. | A diferencia del proceso de licitación pública, si en este caso persiste la necesidad, se deberá adelantar nuevamente un proceso de selección por subasta inversa. | A diferencia del proceso de licitación pública, si en este caso persiste la necesidad, se deberá adelantar nuevamente un proceso de selección por concurso de méritos. |
declaratoria de desierta, conforme a lo establecido en el artículo 61 del Decreto 1510 de 2013, prescindiendo de la manifestación de interés y del sorteo de consolidación de oferentes, y se realizarán los ajustes sobre los documentos que se hayan elaborado. | |||
El día y hora previstos en el cronograma del procedimiento se llevará a cabo la audiencia de cierre con el apoyo de la Secretaria Misional de la Personería, de la cual se deberá elaborar un acta suscinta que contenga la información más relevante de la actuación. En el acta se podrán incluir las observaciones que estimen pertinentes los oferentes. | APLICA A ESTA MODALIDAD. | APLICA A ESTA MODALIDAD. | APLICA A ESTA MODALIDAD. |
Los integrantes del comité de Evaluación procederán a realizar el análisis de las propuestas dentro de un plazo razonable, garantizando el principio de subsanabilidad. El término de la evaluación podrá ser ampliado por la entidad por medio de adenda. | APLICA A ESTA MODALIDAD. | APLICA A ESTA MODALIDAD. | APLICA A ESTA MODALIDAD. |
Una vez se hayan evaluado las ofertas y se haya garantizado el derecho a subsanar, los integrantes del comité de Evaluación deberán | El informe de evaluación deberá ser publicado en el SECOP el mismo día de su suscripción y | El informe de evaluación deberá ser publicado en el SECOP el mismo día de su | El informe de evaluación deberá ser publicado en el SECOP el mismo día de su suscripción y |
consolidar sus evaluaciones y procederán a suscribir el informe de evaluación. Este informe deberá ser reportador en el Secop el mismo día de su suscripción y otorgar un término de cinco (5) días hábiles para que los oferentes ejerzan su derecho a presentar observaciones frente al mismo. | otorgar un término de tres (03) días hábiles para que los oferentes ejerzan su derecho a presentar Observaciones frente al mismo. | suscripción y otorgar un término de tres (03) días hábiles para que los oferentes ejerzan su derecho a presentar Observaciones frente al mismo. | otorgar un término de tres (03) días hábiles para que los oferentes ejerzan su derecho a presentar Observaciones frente al mismo. |
Durante el plazo de traslado del informe de evaluación, la Secretaria Misiona deberá comprobar diariamente en el sistema electrónico o la correspondencia si existen observaciones. Si se presentan observaciones el comité de evaluador se reunirá de manera inmediata para dar respuesta a las mismas. Se deberá verificar igualmente que los oferentes hayan subsanado correctamente sus ofertas, de acuerdo con lo requerido por la entidad. | APLICA A ESTA MODALIDAD. | APLICA A ESTA MODALIDAD. | APLICA A ESTA MODALIDAD. |
El día de la elaboración del acta de respuesta a las observaciones o cuando no se hubiesen presentado, se reunirá el comité evaluador para realizar el informe de | Si la recomendación implica adjudicar, se procederá a citar al proponente que |
recomendación a la entidad. Si la recomendación implica declarar desierto el procedimiento, la Secretaria de la Personería proyectará el acto administrativo, se publicará en el SECOP y se garantizará el derecho de publicidad y contradicción en los términos de la ley 1437 de 2011. Si por el contrario la recomendación del comité es de adjudicar, se adelantará la audiencia de Adjudicación. | APLICA A ESTA MODALIDAD. | APLICA A ESTA MODALIDAD. | haya quedado en primer lugar dentro de la calificación o evaluación efectuada, a fin de lograr un acuerdo sobre el contrato a celebrar. De conformidad con el numeral 6 del artículo 67 del decreto 1510 de 2013, si habiendo fracasado el acuerdo con el primer oferente, la entidad no llega a un acuerdo con el segundo oferente, se declarará desierto el proceso. |
El día y hora definidos en los pliegos o sus adendas se procederá a celebrar la audiencia de adjudicación que deberá ser coordinada por la entidad, y de conformidad con el orden dado por el artículo 39 del decreto 1510 de 2013. De esta audiencia se deberá levantar un acta que será publicada en el SECOP el día de su expedición, junto con la oferta ganadora. | El día y hora definidos en los pliegos o sus adendas se procederá a celebrar la audiencia de adjudicación que deberá ser coordinada por la entidad. De esta audiencia se deberá levantar un acta que será | El día y hora definidos en los pliegos o sus adendas se procederá a celebrar la audiencia de subasta inversa que deberá ser coordinada por la entidad. De esta audiencia se deberá | En esta modalidad no se desarrolla audiencia de adjudicación. |
publicada en el SECOP el día de su expedición, junto con la oferta ganadora. | levantar un acta que será publicada en el SECOP el día de su expedición, junto con la oferta ganadora. | ||
Una vez notificada la decisión de adjudicación, el contratista deberá aportar todos los documentos necesarios para el perfeccionamiento del contrato, y la secretaria misional procederá a elaborar el contrato respectivo, el cual deberá ser suscrito por las partes. | APLICA A ESTA MODALIDAD. | APLICA A ESTA MODALIDAD. | APLICA A ESTA MODALIDAD. |
Perfeccionado el contrato, el Personero Municipal solicitará a la Secretaria Administrativa la expedición del Registro Presupuestal para dicho contrato estatal. | APLICA A ESTA MODALIDAD. | APLICA A ESTA MODALIDAD. | APLICA A ESTA MODALIDAD. |
Cuando así se haya exigido, el contratista deberá entregar la garantía única requerida para que la secretaria de la Personería proceda a realizar el documento para su Aprobación por parte del Personero Municipal. | APLICA A ESTA MODALIDAD. | APLICA A ESTA MODALIDAD. | APLICA A ESTA MODALIDAD. |
La Secretaria Misional de la Personería deberá verificar que repose en el expediente la aprobación |
de la garantía única, el certificado de registro presupuestal y el CDP, y comprobará que el contratista se encuentre al día en los pagos al sistema de seguridad social y parafiscales, para proceder a elaborar el acta de legalización de contrato, la cual deberá ser suscrita por el Personero Municipal. | APLICA A ESTA MODALIDAD. | APLICA A ESTA MODALIDAD. | APLICA A ESTA MODALIDAD. |
Legalizado el Contrato, la Secretaria administrativa elaborará oficio mediante el cual el Personero Municipal comunica al supervisor sobre la asignación del contrato. | APLICA A ESTA MODALIDAD. | APLICA A ESTA MODALIDAD. | APLICA A ESTA MODALIDAD. |
Finalmente, la Secretaria Administrativa deberá devolver las garantías de seriedad entregadas por los demás proponentes, mediante oficio. | APLICA A ESTA MODALIDAD. | APLICA A ESTA MODALIDAD. | APLICA A ESTA MODALIDAD. |
Procedimiento de la modalidad de contratación directa en la prestación de servicios profesionales, de apoyo a la gestión y arrendamiento de bienes inmuebles:
PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA GESTION | ARRENDAMIENTO DE BIENES |
La Secretaria Misional deberá elaborar los estudios y documentos previos de la respectiva contratación que deberán | APLICA A ESTA MODALIDAD. |
cumplir con los parámetros establecidos en el artículo 20 del Decreto 1510 de 2013. Elaborados los estudios deberá solicitarse a la Secretaria Administrativa de la Personería el certificado de disponibilidad presupuestal. | |
Una vez se tenga el perfil del servicio y especialmente se tengan definidas las obligaciones que este deberá ejecutar, la Secretaría misional de la Personería suscribirá el oficio de que no existe en la planta de personal que desarrolle estas funciones. la cual deberá indicar con precisión que: (I) en la planta de personal no existe el perfil para el desempeño de tales funciones (II) que existiendo el funcionario o funcionarios en la planta no es suficiente para cubrir el servicio y (III) que se requieren servicios especializados. Cuando los servicios sean de tipo artístico, se deberá elaborar el Acto Administrativo de justificación de la causal de contratación directa, si por el contrario, son solo prestación de servicios profesionales o de apoyo a la gestión, este acto administrativo no será necesario. | APLICA A ESTA MODALIDAD. |
La Secretaria Misional de la Personería deberá revisar que la oferta cumpla las expectativas de los estudios y documentos previos y el contratista cumpla con la idoneidad necesaria para prestar el servicio. | La Secretaria Misional de la Personería deberá revisar que la oferta cumpla las expectativas de los estudios y documentos previos y el contratista cumpla con todos los Documentos requeridos. |
PROCEDIMIENTO PARA LA MODALIDAD DE MINIMA CUANTIA
La Secretaria misional deberá elaborar y publicar los estudios previos y la invitación pública, con el visto bueno del Personero Municipal. La publicación deberá hacerse en el portal xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx
Finalizado este pasó, se solicitara por parte del Personero Municipal el certificado de disponibilidad presupuestal a la secretaria administrativa que respalde el proceso contractual a adelantar por parte de la entidad.
Los documentos descritos deberán ser publicados en el SECOP mínimo durante un (1) día hábil, de conformidad con el numeral 3 del artículo 85 del Decreto 1510 de 2013 por parte de la Secretaria Misional.
Finalizado el término anterior los ciudadanos podrán presentar observaciones frente a la invitación pública de la determinada gestión contractual, las cuales deberán ser resueltas antes del vencimiento del plazo para presentar ofertas. La Secretaria Misional deberá hacer seguimiento sobre las observaciones que se pudieran presentar e informar al Personero Municipal.
Cumplida la fecha establecida en el cronograma de la invitación publica, si no se radican propuestas al presente proceso contractual o si todas se presentan fuera de los términos establecidos en el cronograma, la Secretaria Misional de la Personería proyectará para la firma del Personero Municipal el Acto Administrativo declarando desierto el procedimiento de mínima cuantía.
En caso de persistir la necesidad, se deberá iniciar nuevamente un proceso de Mínima Cuantía.
El día y hora señalado en el cronograma de la gestión contractual se llevará a cabo acta de cierre con la Secretaria Misional y el Personero, en la cual se informara que propuestas fueron radicadas en la entidad con la
información más relevante de la actuación. En el acta se podrán incluir las observaciones que estimen pertinentes los oferentes.
El funcionario o el comité evaluador designado evaluará las ofertas presentadas, procediendo a realizar el análisis respectivo de las propuestas dentro de un plazo razonable establecido en el cronograma de la invitación pública, garantizando el principio de subsanabilidad. El término de la evaluación podrá ser ampliado por la entidad a través de una adenda.
Una vez evaluadas las ofertas y se haya garantizado el derecho a subsanar los documentos requeridos, el funcionario o comité evaluador designado deberá consolidar las evaluaciones y procederá a suscribir el informe de evaluación. Este informe deberá ser publicado en el SECOP el mismo día de su suscripción y se dará un término de un (01) día hábil para que los oferentes presenten sus observaciones al respectivo informe de evaluación.
La entidad dará respuesta a las observaciones presentadas y se elaborará la comunicación de aceptación de oferta, la cual deberá ser suscrita por el Personero Municipal. La comunicación de Aceptación junto con la oferta constituye para todos los efectos el contrato celebrado.
Publicada la aceptación de oferta, el Personero Municipal solicitará a la Secretaria Administrativa la expedición del Registro Presupuestal.
En el caso, que la entidad haya exigido póliza de garantía única, el contratista deberá entregar la garantía única para que la secretaria Misional de la Personería proceda a darle el visto bueno para su aprobación por parte del Personero Municipal.
La Secretaria Misional deberá verificar que repose en el expediente la aprobación de la garantía única, el certificado de registro presupuestal y el CDP, y comprobará que el contratista se encuentre al día en los pagos al sistema de seguridad social y parafiscales, para proceder a elaborar el acta
de legalización de contrato, la cual deberá ser suscrita por el Personero Municipal o el supervisor del contrato.
Legalizado el contrato, la Secretaria Administrativa de la Personería elaborará oficio mediante el cual el Personero Municipal comunica al supervisor sobre la asignación del contrato.
DEL CONTRATO ESTATAL, FASE CONTRACTUAL
PERFECCIONAMIENTO DEL CONTRATO
El Contrato Estatal es un acto jurídico generador de obligaciones que para el manual que nos ocupa es celebrado por la Personería Municipal xx Xxxx. Los contratos que éste celebre deberán constar por escrito.
Las estipulaciones de los contratos que celebre la Personería Municipal xx Xxxx serán las que de acuerdo con las normas civiles, comerciales y las previstas en el estatuto contractual, correspondan a su esencia y naturaleza. En los contratos podrán incluirse las modalidades, condiciones y, en general, las cláusulas o estipulaciones que las partes consideren necesarias y convenientes, siempre que no sean contrarias a la Constitución, la Ley, el orden público y a los principios y finalidades de las leyes vigentes aplicables y a los de la buena administración.
Para suscribir el contrato en la Personería Municipal, las minutas de los contratos derivados de la gestión contractual de la entidad en las modalidades establecidas en la ley contractual deberán contener como requisitos de formalidad los siguientes:
Tipo o modalidad de contrato. Codificación del contrato
Identificación completa de las partes del contrato. Breves antecedentes del proceso de selección.
El bien, obra o servicio a contratar: Objeto contractual.
Obligaciones precisas que aseguren el cumplimiento del objeto y las especificaciones técnicas del bien, servicio u obra contratada.
Valor del contrato en letras y números e indicar si está gravado con IVA. Plazo o condición.
Forma de pago.
Disponibilidad presupuestal, fecha, rubro y descripción del mismo que asegure que está habilitado para contratar, determinado objeto.
El sitio de entrega de los bienes, de la prestación de los servicios o ejecución de la obra.
Indicación de la existencia de una supervisión y/o interventoría del contrato, el cargo, el nombre completo y los datos de contacto del mismo.
Indicación de las multas aplicables conforme a las normas y procedimientos vigentes.
Cláusula penal pecuniaria.
Garantías solicitadas por la entidad (cuando aplique).
Cláusula de restablecimiento o ampliación de la garantía de conformidad con lo previsto en el Artículo 127 del Decreto 1510 de 2013.
Pacto de las cláusulas excepcionales al derecho común cuando estas apliquen.
Indicación expresa de la no existencia de relación laboral con el contratista o el personal del que éste disponga.
Prohibiciones a las que haya lugar.
Aspectos de la liquidación del contrato.
La indicación del régimen jurídico aplicable. Indicación sobre la solución de controversias.
Declaración expresa de ausencia de inhabilidades o incompatibilidades del contratista.
Domicilio.
Las demás que la Personería Municipal considere pertinentes según el tipo de contrato.
De estos requisitos se exceptúan la modalidad de contratación de mínima cuantía, de acuerdo con lo establecido en el artículo 94 de la Ley 1474 de 2011 y lo reglamentado por el artículo 85 y ss. Del Decreto 1510 de 2013 la comunicación de aceptación de oferta, junto con la oferta presentada por el contratista seleccionado constituye para todos los efectos el Contrato Estatal.
REQUISITOS PARA LA EJECUCION DEL CONTRATO
Son aquellos requisitos y documentos de orden legal y aquellos indispensables para elaborar la minuta y suscribir el contrato, los cuales deben ser aportados, revisados y corroborados por la entidad contratante, indispensables para suscribir el contrato.
Los siguientes documentos son los que se requieren para la ejecución del contrato:
Registro Presupuestal
Una vez suscrito el contrato, para poder dar inicio al mismo es preciso requerir el respectivo Registro Presupuestal, sin él no se habilita la ejecución del contrato.
El registro presupuestal de compromiso consiste en la certificación de apropiación de presupuesto con destino al cumplimiento de las obligaciones pecuniarias del contrato; es un instrumento a través del cual se busca prevenir erogaciones que superen el monto autorizado en el presupuesto, con el objeto de evitar que los recursos destinados a la financiación de un determinado compromiso se desvíen a otro fin.
Aprobación de las Garantías
Con ellas se garantiza el cumplimiento de las obligaciones surgidas en favor de la Personería Municipal xx Xxxx con ocasión de: a) La presentación de las ofertas.
b) Los contratos y de su liquidación c) Los riesgos a los que se encuentra expuesta la entidad derivados de la responsabilidad extracontractual que le pueda sobrevenir por las actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas y subcontratistas (Ver artículos 110 y siguientes del Decreto 1510 de 2013)
Antes del inicio de la ejecución del contrato, la Secretaría Misional de la Personería proyectará el acta mediante la cual se aprueba la garantía con el visto bueno del Personero Municipal, siempre y cuando reúna las condiciones legales, reglamentarias y ampare los riesgos establecidos para cada uno de los casos previstos en los procesos contractuales. El acta deberá ser suscrita por el Presidente una vez se hayan cumplido los requisitos anteriores.
Acreditación de pago a los Sistemas de Seguridad Social y Parafiscales (ICBF, Sena, Cajas De Compensación)
De conformidad con lo establecido en el Artículo 23 de la Ley 1150 de 2007, el contratista deberá acreditar que se encuentra al día en el pago de aportes relativos al Sistema de Seguridad Social Integral, así como los parafiscales relativos al Sena, ICBF y Cajas de Compensación Familiar, cuando corresponda.
Suscripción del Acta de Inicio
Una vez se apruebe la garantía única y se verifique el cumplimiento del contratista en el pago a los sistemas de seguridad social y parafiscales, según sea el caso y se expida el registro presupuestal, se procederá lo más pronto posible a elaborar el acta de inicio con el contratista a fin de dar inicio a la ejecución del contrato.
CONTROL DE LA EJECUCIÓN CONTRACTUAL
DEFINICIÓN DE INTERVENTORÍA Y SUPERVISIÓN DEL CONTRATO.
Con el fin de realizar una correcta labor a través de la supervisión a los diferentes contratos que celebre la entidad, al momento de asignar una supervisión, deberá informarse en forma escrita al funcionario designado para tal fin, cuales son las funciones a su cargo establecidas en la ley.
La interventoría o supervisión es la labor que desarrollara una persona natural o jurídica designada o contratada por la entidad para controlar, exigir, administrar y verificar la ejecución y cumplimiento del objeto y las especificaciones de los contratos o convenios celebrados por la Entidad, velando por sus intereses, dentro de los parámetros de costo, tiempo, calidad y legalidad conforme a la normatividad vigente.
El supervisor es la persona de planta que asuma tal compromiso e interventor aquella persona contratada mediante contrato de consultoría modalidad. La supervisión con lleva idénticas responsabilidades y funciones que las del interventor de conformidad con lo establecido en el artículo 83 de la Ley 1474 de 2011.
Cuando se presenten faltas temporales del supervisor, por cualquier causa, el ordenador del gasto deberá nombrar un suplente durante el tiempo que dure la ausencia del supervisor principal. En caso que la falta sea definitiva, se debe nombrar un nuevo supervisor.
ALCANCE DE LA INTERVENTORÍA Y LA SUPERVISIÓN
La función de interventoría y la supervisión deberá acreditar un conocimiento específico en el área de en la cual se desempeñara, ya que desarrollara acciones de carácter administrativo, técnico, financiero y jurídico. Todas ellas con la finalidad de verificar el cumplimiento del contrato y la satisfacción de los intereses
del estado, premisa fundamental de la contratación pública, así como la realización de actividades propias del ejercicio de la actividad contractual.
FINES DE LA INTERVENTORÍA Y LA SUPERVISIÓN
Los fines de la interventoría y la supervisión en los contratos estatales, buscan como fin dar cumplimiento a los parámetros dados en el artículo 84 de la Ley 1474 de 2011, los cuales son los siguientes:
a) solicitar informes, aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo de la ejecución contractual al contratista.
b) Asegurar que el contratista en la ejecución del contrato se ciña a los plazos, términos, condiciones técnicas y demás previsiones pactadas.
c) Velar porque la ejecución del contrato no se interrumpa injustificadamente
d) Mantener permanente comunicación con el contratista y retroalimentar de información al Personero Municipal.
e) Garantizar la eficiente y oportuna inversión de los recursos públicos destinados en los contratos.
f) Propender porque no se generen conflictos entre las partes y adoptar medidas tendientes a solucionar eventuales controversias.
DERECHO Y DEBERES DE LOS INTERVENTORES Y SUPERVISORES DE LOS CONTRATOS.
En ejercicio de la función de interventoría y supervisión, los responsables estarán facultados para actuar conforme con lo establecido en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, 1474 de 2011 sus Decretos reglamentarios, y en general lo previsto en el respectivo contrato y lo establecido en el presente Manual.
Compete al interventor y al supervisor lo siguiente:
Garantizar la mejora continua en el proceso de Contratación Estatal. Dejar constancia escrita de todas sus actuaciones.
Mantener informada por escrito a la entidad contratante de los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando tal incumplimiento se presente.
Mantener permanente contacto con el Personero Municipal y con los Funcionarios de la Personería y solicitar apoyo en los asuntos propios de su función.
Realizar el seguimiento sobre las obligaciones a cargo del contratista.
Solicitar por escrito informes, aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo de la ejecución contractual.
Impartir por escrito instrucciones al contratista sobre el cumplimiento de las obligaciones.
Verificar que el contratista se ajuste al manual de contratación, supervisión e interventoría
Las contenidas en el artículo 4 de la Ley 80 de 1993 o las normas que lo modifiquen o sustituyan.
PROHIBICIONES DE LA INTERVENTORÍA Y LA SUPERVISIÓN
A los supervisores e interventores les está prohibido:
a) Solicitar y/o recibir, directa o indirectamente, para sí o para un tercero, dádivas, favores o cualquier otra clase de beneficios o prebendas del contratista.
b) Omitir, denegar o retardar el despacho de los asuntos a su cargo.
c) Permitir indebidamente el acceso de terceros a la información del contrato.
d) Gestionar indebidamente a título personal asuntos relativos con el contrato.
e) Exigir al contratista renuncias a cambio de modificaciones o adiciones al contrato.
f) Exonerar al contratista de cualquiera de sus obligaciones en detrimento de los intereses de la entidad.
g) Autorizar obras, servicios o suministros adicionales al contrato, que no han sido previamente planificados y autorizados.
h) Adoptar decisiones que impliquen modificación del contrato sin cumplir los procedimientos de este manual de contratación, supervisión e interventoría y sin tener autorización escrita del ordenador del gasto.
i) No respetar la naturaleza de la autonomía de los contratos de prestación de servicios y en general, generar hechos que puedan configurar relaciones laborales, tales como memorandos, imposición de horarios, etc.
RESPONSABILIDAD DE LA SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA
De conformidad con lo establecido en el artículo 83 de la Ley 1474 de 2011 que modificó el artículo 53 de la Ley 80 de 1993, los interventores o supervisores responderán civil, fiscal, penal y disciplinariamente en los contratos estatales en los cuales actúen a nombre de la entidad por su acción u omisión en el desarrollo
de sus funciones, debido a que son los encargados de velar por la correcta ejecución e inversión de los recursos públicos.
OPORTUNIDAD PARA DESIGNAR LA SUPERVISIÓN
La supervisión podrá comunicarse de manera informal desde la fase precontractual de manera que asegure su participación y conocimiento del proyecto en la medida en que la complejidad de las labores a realizar en la ejecución del contrato así lo exigiere. La participación del probable y futuro supervisor en la fase precontractual, cuando a ello hubiere lugar, tendrá carácter eminentemente consultivo.
Finalizada la etapa precontractual será de carácter obligatorio una vez suscrito el contrato, se efectúe la designación hecha por el Personero Municipal por medio de oficio proyectado por la Secretaría Administrativa de la Personería y deberá entregársele copia de las actuaciones, menos la información que se encuentre en el Secop.
FUNCIONES DEL INTERVENTOR Y DEL SUPERVISOR
El interventor y el supervisor ejercerán las siguientes funciones:
Función Administrativa
a) Recopilar la documentación producida en la etapa precontractual que requiera, a fin de contar con el máximo de información sobre el origen del contrato.
b) Remitir los documentos originales que se generen en la actuación contractual a la Secretaría Misional de la Personería para su archivo.
c) Establecer mecanismos ágiles y eficientes para el desarrollo de la interventoría y supervisión a su cargo.
d) Verificar que existan los permisos y licencias necesarios para la ejecución del objeto contractual.
e) Llevar estricto control sobre la correspondencia que se produzca con el contratista, durante la ejecución del contrato, de tal forma que la Personería Municipal xx Xxxx intervenga oportunamente frente a las solicitudes presentadas.
f) Definir los cronogramas que se seguirán durante el trámite de las etapas contractual y post-contractual, cuando estos no queden expresamente contenidos en el contrato.
g) Xxxxxxx, tramitar o resolver toda consulta que eleve el contratista, de forma tal que se imprima agilidad al procedimiento de la solución de los problemas que se deriven del desarrollo de la actividad contractual.
h) Procurar que por causas atribuibles a la entidad no sobrevenga mayor onerosidad, es decir, se rompa el equilibrio financiero del contrato.
i) Programar y coordinar con quien sea necesario reuniones periódicas para analizar el estado de ejecución y avance del contrato.
j) Adelantar cualquier otra actuación administrativa necesaria para la correcta administración del contrato.
Función Financiera
a) Verificar que el contratista cumpla con los requisitos para la entrega del anticipo pactado, y constatar su correcta inversión siguiendo las reglas formales dispuestas en la Ley.
b) Verificar que el contrato esté debidamente soportado con los recursos presupuestales requeridos por el ordenamiento Jurídico.
c) Velar por la correcta ejecución presupuestal del contrato.
d) Xxxxx por la amortización total del anticipo, de acuerdo a lo estipulado contractualmente, si aquel fue pactado.
e) Verificar que los trabajos o actividades adicionales que impliquen aumento del valor del contrato cuenten con la debida justificación técnica y el respaldo presupuestal correspondiente.
Función Técnica
a) Suscribir en todo contrato de tracto sucesivo el acta de inicio.
b) Verificar y aprobar la localización de los trabajos y de sus condiciones técnicas para iniciar y desarrollar el contrato.
c) Verificar que el contratista suministre y mantenga el personal o equipo ofrecido, con las condiciones e idoneidad pactadas inicialmente y exigir su reemplazo cuando fuere necesario.
d) Xxxxxxxx y decidir los requerimientos de carácter técnico que no impliquen modificaciones al contrato. En caso de requerir modificaciones, justificar y solicitar los ajustes a los contratos, aportando la documentación requerida para el efecto.
e) Controlar el avance del contrato con base en el cronograma previsto y recomendar los ajustes a que haya lugar.
f) Controlar e inspeccionar permanentemente la calidad de la obra, equipos, materiales, bienes, insumos y productos.
g) Efectuar las justificaciones técnicas o económicas a que haya lugar y que se requieran durante las etapas contractual y post contractual.
h) Verificar las entregas de los bienes o la prestación de los servicios, de conformidad con lo establecido en los contratos correspondientes, dejando la constancia y justificación escrita respectiva.
i) Llevar a cabo las demás actividades conducentes al desarrollo del objeto contractual, conforme con los requerimientos técnicos pertinentes.
j) Certificar el cumplimiento del contrato en sus diferentes etapas de ejecución.
Función Legal
a) Incentivar el oportuno ejercicio de las facultades de dirección de la acción contractual, en especial el ejercicio de las prerrogativas extraordinarias y mecanismos de apremio previstos en la Ley, garantizando el debido procedimiento del contratista.
b) Verificar que los subcontratos estén debidamente aprobados.
c) Emitir concepto sobre la viabilidad de suscribir actos que modifiquen el contrato.
d) Estudiar y analizar las reclamaciones que presente el contratista y hacer las recomendaciones a que haya lugar.
e) Preparar en conjunto con el contratista, el acta de liquidación del contrato o proyectar el informe para la realización de la liquidación unilateral cuando las condiciones así lo ameriten.
f) Velar por el oportuno trámite de las solicitudes y peticiones que hagan los particulares o las autoridades en relación con el desarrollo del contrato.
g) Verificar que la ejecución contractual se desarrolle dentro del plazo o vigencia del contrato, y de acuerdo con los valores establecidos.
h) Informar oportunamente los atrasos o situaciones o, en general, cualquier hecho que pueda dar origen a la toma de acciones de tipo contractual y/o aplicación de sanciones y, en general, al inicio y desarrollo de las actividades judiciales o extrajudiciales respectivas.
i) Las demás que de conformidad con la normatividad vigente y con su naturaleza correspondan a la función de interventoría y supervisión.
CONTROL A LA EJECUCIÓN CONTRACTUAL Y ADMINISTRATIVA DEL CONTRATO ESTATAL
Una vez perfeccionado y legalizado el Contrato Estatal entre las partes, inicia la etapa de ejecución definitiva en este manual de contratación, supervisión e interventoría, la cual corresponde al seguimiento, control y administración del contrato por parte de la Personería Municipal xx Xxxx la cual le corresponde al supervisor o interventor de la entidad para los avances en la ejecución contractual.
De acuerdo a este seguimiento, encontramos los siguientes parámetros a tener en cuenta para un adecuado control:
Seguimiento a la ejecución contractual
Es el desarrollo del objeto contractual, la cual debe ser una actividad del supervisor e interventor del contrato estatal desde el punto de vista administrativo, técnico, financiero y jurídico; su finalidad es ejercer periódicamente un estricto control de las obligaciones derivadas del contrato (de tracto sucesivo y de ejecución instantánea), las actividades desplegadas por el contratista para cumplirlas, y comprende todo el plazo de la ejecución del contrato.
Modificación a los contratos estatales u otrosí
La modificación contractual obedece al cambio en las condiciones estipuladas inicialmente en el clausulado del contrato, bien sea porque la entidad lo considere pertinente o a solicitud del contratista. Esta figura es la que comúnmente se conoce como otrosí que consiste en una modificación hecha por las partes de mutuo acuerdo o bilateral.
Téngase presente, que los acuerdos plasmados en el clausulado del contrato obedecen a su esencia y su naturaleza concordadas con las prescriptivas civiles, comerciales y del estatuto contractual. Por ello, solamente podrá ser objeto de
modificación contractual el clausulado que no altere de manera la esencia o naturaleza de lo inicialmente pactado.
Aclaración y modificaciones de Mutuo Acuerdo del Contrato Estatal
Estas dos situaciones surgen durante la ejecución del contrato, que deberán ser resueltas por las partes de común acuerdo.
Las aclaraciones en los Contratos estatales se desarrollan de mutuo acuerdo con el contratista, y están orientadas a ajustar aspectos del contrato que no modifican su contenido sino que se limitan a aclarar apartes del mismo, para mejorar u optimizar la ejecución.
De igual forma las modificaciones son ejecutadas de mutuo acuerdo con el contratista, y están orientadas a modificar aspectos del contrato para que en su ejecución se garantice el cumplimiento de la necesidades que la entidad pretender satisfacer que por una u otra razón, no quedaron consagradas en el contrato inicial y no contravengan el principio de planeación.
Adición en valor de mutuo acuerdo en el Contrato Estatal
Esta actividad se desarrolla de mutuo acuerdo con el contratista, y está orientada a efectuar una adición presupuestal al contrato para la adquisición de obras, servicios, o suministros adicionales sin los cuales no sería posible atender con efectividad la finalidad propuesta en el contrato y no contravengan el principio de planeación.
Adición en Tiempo de Mutuo Acuerdo en el Contrato Estatal
Este procedimiento se desarrolla de mutuo acuerdo con el contratista, y está orientada a efectuar una adición al plazo del contrato para la ejecución idónea de obras, servicios o suministros, sin que exista contraprestación económica a favor del contratista y sin que este nuevo plazo se adjudique para habilitar algún incumplimiento del contratista.
Suspensión de Mutuo Acuerdo del Contrato Estatal
En desarrollo del principio de la autonomía de la voluntad, la Personería Municipal xx Xxxx y el contratista, podrá de mutuo acuerdo, suspender la ejecución del contrato cuando se presente alguna circunstancia que imposibilite continuar con la ejecución del mismo, la ocurrencia de situaciones de fuerza mayor, caso fortuito o de interés público que impiden la ejecución temporal del contrato, y es precisamente por ese motivo que la misma no puede ser indefinida, sino que debe estar sujeta al vencimiento de un plazo o al cumplimiento de una condición, de lo contrario estaríamos en presencia de una figura o situación diferente. La finalidad de la suspensión del contrato estatal, es una medida excepcional.
La suspensión no prorroga el contrato en su vigencia o plazo, sino que se delimita como una medida de tipo provisional y excepcional que debe ajustarse a los criterios de necesidad y proporcionalidad.
Contestación de Peticiones
Esta actividad garantiza la respuesta de fondo y oportuna por parte de la entidad a las peticiones elevadas por el contratista, de agentes externos o de la misma entidad, frente al contenido técnico del contrato y/o de otras situaciones contractuales. La responsabilidad de esta actividad está en cabeza del supervisor o interventor del contrato cuando el contenido de la petición contenga aspectos netamente técnicos.
Cesión de Contrato
Una de las principales características de los Contratos Estatales es que son intuito persona, por lo tanto, una vez celebrados no podrán cederse sin previa autorización escrita del Personero Municipal xx Xxxx.
El actual estatuto contractual consagra dos (2) causales legales de cesión de los contratos, relacionadas con las inhabilidades e incompatibilidades sobrevinientes al contratista de conformidad con el artículo 9º de la Ley 80 de 1993, a las que se suman las demás que se dispongan en las normas y la realizada por mutuo acuerdo entre las partes.
Cuando se realiza esta cesión, se está entregando los derechos y obligaciones objeto del mismo, es decir que la persona a quien se le cede el contrato –
cesionario- queda con la obligación de ejecutar el contrato a favor de la Personería Municipal xx Xxxx.
Terminación anticipada o de común acuerdo
Para el particular la resocialización es una forma de disolución de los contratos que consiste en terminar por mutuo consentimiento de todos los que intervinieron en su celebración un contrato o convenio. El fenómeno de la resciliación opera solamente para los contratos válidamente perfeccionados y que aún están vigentes sin haberse extinguido sus efectos jurídicos, y no para actos unilaterales.
Requerimiento al Contratista e Imposición de Multas
Esta procedimiento se desarrolla en cumplimiento a lo ordenado en el Artículo 86 de la Ley 1474 de 2011 y busca corregir la ejecución del contrato a través de la elaboración de requerimientos al contratista y al garante, y/o la imposición de sanciones, para lo cual se garantizara el debido proceso ordenado en el Artículo 17 de la Ley 1150 de 2007.
LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO ESTATAL
Es el período en el cual contratante y contratista, realizan una revisión a las obligaciones contraídas respecto a los resultados financieros, contables, jurídicos y técnicos, para declararse x xxx y salvo de las obligaciones adquiridas. Aquí se hacen los reconocimientos y ajustes a que hubiere lugar a través de acuerdos, conciliaciones y transacciones.
En este período es fundamental la actuación del supervisor o interventor del contrato quien efectuará junto con el contratista, la revisión y análisis sobre el cumplimiento de las obligaciones pactadas y así lo plasmará en el documento de liquidación el cual avalará con su firma y será suscrito por el ordenador del gasto y el contratista.
Se liquidan aquellos contratos cuya ejecución o cumplimiento se prolongue en el tiempo (contratos de tracto sucesivo) e implican una verificación de los pagos y saldos por pagar.
No todos los contratos deben ser liquidados, verbigracia los contratos de prestación de servicios y de apoyo a la gestión, de conformidad con el artículo 217 del Decreto - Ley 019 de 2012; no obstante por política de la entidad deben liquidarse todos los contratos en que sea parte la Personería Municipal xx Xxxx.
FORMAS DE LLEVAR A CABO LA LIQUIDACIÓN
Por Mutuo Acuerdo
Conforme a lo establecido en el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007, el Personero Municipal xx Xxxx liquidará de mutuo acuerdo los contratos dentro del término fijado en el correspondiente pliego de condiciones, o dentro del que acuerden las partes para el efecto. Si no se hubiere pactado un término la liquidación se realizará dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la expiración del término previsto para la ejecución del contrato o a la expedición del acto que ordene la
terminación, o a la fecha del acuerdo que lo disponga. Con base en la revisión y análisis efectuados, el interventor o supervisor del contrato proyectará el acta de liquidación, en la que constarán los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que haya lugar para poder declararse x xxx y salvo.
Unilateralmente
Cuando el contratista no se presente a la liquidación previa notificación o convocatoria del supervisor o interventor en desarrollo del proceso de liquidación de mutuo acuerdo, y las partes no lleguen a un acuerdo sobre su contenido, la Personería Municipal xx Xxxx deberá liquidar unilateralmente el contrato.
Si en el desarrollo de la liquidación de mutuo acuerdo el contratista expresa salvedades, el Personero Municipal xx Xxxx procederá a liquidar unilateralmente sólo aquellos aspectos donde no haya existido acuerdo.
Así las cosas existen dos procesos administrativos para realizar la liquidación de los contratos que celebre la Personería Municipal xx Xxxx: (i) bilateral, ambas partes firman y están de acuerdo y (ii) unilateral, mediante resolución motivada, después de intentar la liquidación bilateral y ésta no es posible.
GLOSARIO
De conformidad con lo establecido en el artículo 3 del Decreto 1510 de 2013, debe tenerse presente que los términos no definidos en el Decreto en mención y utilizados frecuentemente en el mismo deben entenderse de acuerdo con su significado natural y obvio. Para la interpretación del Decreto 1510 de 2013, las expresiones allí utilizadas con mayúscula inicial deben ser entendidas con el significado que a continuación se indica. Los términos definidos son utilizados en singular y en plural de acuerdo como lo requiera el contexto en el cual son utilizados.
Acuerdos Comerciales: Son tratados internacionales vigentes celebrados por el Estado colombiano, que contienen derechos y obligaciones en materia de compras públicas, en los cuales existe como mínimo el compromiso de trato nacional para: (i) los bienes y servicios de origen colombiano y (ii) los proveedores colombianos.
Acuerdo Marco de Xxxxxxx: Es el contrato celebrado entre uno o más proveedores y Colombia Compra Eficiente, o quien haga sus veces, para la provisión a las Entidades Estatales de Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes, en la forma, plazo y condiciones establecidas en este.
Adendas: Es el documento por medio del cual la Entidad Estatal modifica los pliegos de condiciones.
Bienes Nacionales: Son los bienes definidos como Nacionales en el Registro de Productores de Bienes Nacionales, de conformidad con el Decreto número 2680 de 2009 o las normas que lo modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan.
Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes: Son los bienes y servicios de común utilización con especificaciones técnicas y patrones de desempeño y calidad iguales o similares, que en consecuencia pueden ser
agrupados como bienes y servicios homogéneos para su adquisición y a los que se refiere el literal (a) del numeral 2 del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007.
Bienes y Servicios para la Defensa y Seguridad Nacional: Son los adquiridos para ese propósito por el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, las entidades del Sector Defensa, la Dirección Nacional de Inteligencia, la Fiscalía General de la Nación, el INPEC, la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios SPC, la Unidad Nacional de Protección, la Registraduría Nacional del Estado Civil y el Consejo Superior de la Judicatura en las categorías previstas en el artículo 65 del presente decreto.
Capacidad Residual o K de Contratación: Es la aptitud de un oferente para cumplir oportuna y cabalmente con el objeto de un contrato de obra, sin que sus otros compromisos contractuales afecten su habilidad de cumplir con el contrato que está en proceso de selección.
Catálogo para Acuerdos Marco de Precios: Es la ficha que contiene; (a) la lista de bienes y/o servicios; (b) las condiciones de su contratación que están amparadas por un Acuerdo Xxxxx xx Xxxxxxx; y (c) la lista de los contratistas que son parte del Acuerdo Marco de Precios.
Clasificador de Bienes y Servicios: Es el sistema de codificación de las Naciones Unidas para estandarizar productos y servicios, conocido por las siglas UNSPSC.
Colombia Compra Eficiente: Es la Agencia Nacional de Contratación Pública creada por medio del Decreto-ley número 4170 de 2011.
Cronograma: Es el documento en el cual la Entidad Estatal establece las fechas, horas y plazos para las actividades propias del Proceso de Contratación y el lugar en el que estas deben llevarse a cabo.
Documentos del Proceso: Son (a) los estudios y documentos previos; (b) el aviso de convocatoria; (c) los pliegos de condiciones o la invitación; (d) las Adendas; (e) la oferta; (f) el informe de evaluación; (g) el contrato; y cualquier otro documento expedido por la Entidad Estatal durante el Proceso de Contratación.
Entidad Estatal: Es cada una de las entidades: (a) a las que se refiere el artículo 2° de la Ley 80 de 1993; (b) a las que se refieren los artículos 10, 14 y 24 de la Ley
1150 de 2007 y (c) aquellas entidades que por disposición de la ley deban aplicar la Ley 80 de 1993 y la Ley 1150 de 2007, o las normas que las modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan.
Etapas del Contrato: Son las fases en las que se divide la ejecución del contrato, teniendo en cuenta las actividades propias de cada una de ellas las cuales pueden ser utilizadas por la Entidad Estatal para estructurar las garantías del contrato.
Grandes Superficies: Son los establecimientos de comercio que venden bienes de consumo masivo al detal y tienen las condiciones financieras definidas por la Superintendencia de Industria y Comercio.
Xxxxx: Es cada una de las posturas que hacen los oferentes en el marco de una subasta.
Xxxxxx Xxxxxx: Es el valor mínimo en el cual el oferente en una subasta inversa debe reducir el valor xxx Xxxxx o en una subasta de enajenación debe incrementar el valor xxx Xxxxx, el cual puede ser expresado en dinero o en un porcentaje del precio de inicio de la subasta.
Mipyme: Es la micro, pequeña y mediana empresa medida de acuerdo con la ley vigente aplicable.
Período Contractual: Es cada una de las fracciones temporales en las que se divide la ejecución del contrato, las cuales pueden ser utilizadas por la Entidad Estatal para estructurar las garantías del contrato.
Plan Anual de Adquisiciones: Es el plan general de compras al que se refiere el artículo 74 de la Ley 1474 de 2011 y el plan de compras al que se refiere la Ley Anual de Presupuesto. Es un instrumento de planeación contractual que las Entidades Estatales deben diligenciar, publicar y actualizar en los términos del presente decreto.
Proceso de Contratación: Es el conjunto de actos y actividades, y su secuencia, adelantadas por la Entidad Estatal desde la planeación hasta el vencimiento de las garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento, o las condiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes o el vencimiento del plazo, lo que ocurra más tarde.
Riesgo: Es un evento que puede generar efectos adversos y de distinta magnitud en el logro de los objetivos del Proceso de Contratación o en la ejecución de un Contrato.
RUP: Es el registro único de proponentes que llevan las cámaras de comercio y en el cual los interesados en participar en Procesos de Contratación deben estar inscritos.
Servicios Nacionales: Son los servicios prestados por personas naturales colombianas o residentes en Colombia o por personas jurídicas constituidas de conformidad con la legislación colombiana.
SECOP:: Es el Sistema Electrónico para la Contratación Pública al que se refiere el artículo 3 de la Ley 1150 de 2007.
SMMLV: Es el salario mínimo mensual legal vigente.