PROCESO ADQUISICIONES FORMATO JUSTIFICACIÓN DE MODIFICACIONES CONTRACTUALES Código: FOR-AD-022
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PROCESO ADQUISICIONES
FORMATO JUSTIFICACIÓN DE MODIFICACIONES CONTRACTUALES |
Código: FOR-AD-022 |
Versión: 2 |
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Fecha: Xxxx Xxx 00000 – 10/11/2017 |
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Este debe corresponder al número dado por la Entidad para identificar el contrato o convenio, según sea el caso. |
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El tipo del contrato corresponderá a Convenio Interadministrativo, Convenio de Asociación, Contrato para el Impulso de Programas y Actividades de Interés Público, Contrato de Prestación de Servicios Profesionales o de Apoyo a la Gestión, Consultoría, Compraventa, Suministro, Obra, entre otros, según corresponda a cada caso. |
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Se deberá señalar qué modalidad de contratación fue la utilizada para seleccionar al contratista. Esta información es importante para establecer inicialmente dos aspectos a saber, 1) si es de aquellos contratos cuyas modificaciones son objeto de análisis y aprobación por parte xxx XXXX y 2) qué aspectos pueden o no jurídicamente ser modificables del contrato. |
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El nombre completo del contratista, bien sea persona natural o jurídica, consorcio o unión temporal. |
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Incluir el NIT o de la cédula de ciudadanía que identifique al contratista o asociado. |
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De acuerdo a la minuta, transcríbase el objeto del contrato inicial. |
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Se digita la fecha en la cual se perfecciona el contrato (Suscripción por las partes). Esta fecha figura en la minuta del contrato. |
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Expresar el valor del contrato inicial Dicho valor en el caso de convenios corresponde a la suma de los aportes de los asociados y debe coincidir con el valor expresado en la cláusula de valor que se haya incluido en el contrato o convenio. |
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Cálculo del valor del contrato, expresado en salarios mínimos legales vigentes a la fecha de suscripción del contrato. |
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Término señalado según la minuta contractual, para la ejecución de las obligaciones contractuales. |
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En este aparte, debe diligenciarse la fecha en la cual se suscribió el acta de inicio, por parte del contratista y el supervisor o interventor del contrato. |
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Fecha de terminación del contrato proyectada desde la suscripción del acta de inicio hasta el vencimiento del plazo pactado en el contrato principal |
1.13. NOMBRE DEL ORDENADOR DEL GASTO: |
De acuerdo a la minuta contractual inicial, incluir el nombre del ordenador del gasto. |
1.14. CARGO ORDENADOR DEL GASTO: |
De acuerdo a la minuta contractual inicial, incluir el cargo del ordenador del gasto. |
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Fecha Suscripción:____ |
(Si aplica) Indicar brevemente que se modificó, es decir si se adicionó indicar el valor adicionado, si fue prórroga el plazo, en caso de suspensión indicar periodo durante el cual el plazo de ejecución del contrato, fue suspendido. Adicional a ello, debe contener de manera clara desde cuando reinicia la ejecución del contrato. En caso de Cesión nombre del cesionario y fecha desde la cual tuvo efectos, en caso de otrosí señalar claramente las cláusulas que fueron objeto de variaciones, deberá de manera sucinta y clara resumirse los aspectos sobre los cuales versó el modificatorio. Si tiene garantías indicar claramente que se encuentran vigentes. Y señalar claramente con la modificación suscrita cuando termina el contrato. |
Fecha Suscripción:____ |
Si existe más de una modificación, tener presente lo señalado en el cuadro anterior e ir incluyendo modificación por modificación, en caso contrario eliminar la fila. |
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Este constituye el aparte principal del documento de justificación para la elaboración de la modificación contractual, en este apartado es donde debe quedar consignado el qué, cómo, cuándo, por qué y para qué de la modificación.
TIPO DE MODIFICACIÓN CONTRACTUAL
En este campo se deberá señalar el tipo de modificación que se requiere, es decir, adición, prórroga, suspensión, cesión, terminación unilateral de mutuo acuerdo, otrosí.
SITUACIÓN(ES) QUE MOTIVA(N) LA MODIFICACIÓN CONTRACTUAL
Responde a la pregunta Por qué.
Se deben reflejar las circunstancias de hecho o de derecho que han sobrevenido a la celebración del contrato, que hacen necesario que durante su ejecución se introduzcan modificaciones a las condiciones pactadas inicialmente. Es preciso anotar que pueden existir diversas causales y razones para modificar un contrato, pues las situaciones y circunstancias no son taxativas y pueden ser muy variadas en cada caso particular.
La justificación no debe llevar a concluir que la modificación pretendida es consecuencia de una débil planeación o de un limitado estudio previo x xxxxxx de condiciones, así como tampoco debe obedecer al retraso injustificado del contratista.
En el caso de la Adición, el(la) interventor(a) o supervisor(a) debe explicar las razones que indiquen el por qué los recursos presupuestados inicialmente no fueron suficientes para el cumplimiento del objeto del contrato. Por lo cual, es necesario señalar en el texto de la justificación, el saldo sin ejecutar a la fecha si lo hay, y lo que queda pendiente por realizar para satisfacer la necesidad como fue formulada en los estudios previos, el mayor valor requerido y la forma de pago del mismo, además, de presentar los argumentos que sustentan el monto a adicionar en relación con lo contratado.
En el caso de la Prórroga, el (la) interventor(a) o supervisor(a) debe explicar las razones que indiquen el por qué el tiempo presupuestado inicialmente no fue suficiente para el cumplimiento del objeto del contrato.
Para la suspensión, se deberá establecer el motivo que lleva a la necesidad para la Entidad y para el buen desarrollo del contrato, de suspender por un periodo determinado el contrato, señalando el periodo en el cual estará suspendido el contrato.
Cuando se realiza cesión de contratos, normalmente las razones que justifican la misma obedece a motivos personales o profesionales del contratista, a la necesidad del servicio, sin que estas sean las ‘únicas razones posibles, por lo que para cada caso deberá señalarse el motivo.
ANÁLISIS DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD DE LA MODIFICACIÓN CONTRACTUAL
Responde a la pregunta Para qué.
Con el análisis de conveniencia se busca identificar las condiciones objetivas que llevan a realizar la modificación. Se deben enunciar las razones por las cuales dicha modificación es la que más se ajusta como acción que atiende la necesidad sobreviniente al contrato. Describir para qué se hace necesario modificar el bien, servicio u obra, teniendo en cuenta los factores y condiciones económicas, sociales y/o jurídicas. Es decir, que se requiere saber del análisis realizado por el área técnica en que le permite establecer que con la modificación va a superar las situaciones que sobrevinieron a la celebración del contrato con el fin de desarrollar cabalmente y a satisfacción el objeto contractual.
En cuanto a la oportunidad es importante resaltar que ninguna modificación contractual se puede realizar después de que el contrato se encuentre vencido, es decir, después de que haya cumplido el plazo de ejecución, ni tampoco se pueden realizar cuando hacen referencia a hechos que se permitieron ejecutar sin que la variación requerida hubiera surtido el respectivo trámite para perfeccionar la modificación (suscripción por las partes).
Por lo anterior, el supervisor del contrato y la Subdirección respectiva debe llevar un control estricto de las fechas de vencimiento o terminación de los contratos para tramitar las modificaciones con la antelación suficiente y así velar por el cumplimiento de los fines de la contratación estatal.
Es importante que la solicitud de modificación del contrato (sin importar el tipo de modificación a que se refiera) ocurra previamente a la fecha a partir de la cual iniciará a surtir sus efectos la suspensión, prórroga, adición, cesión u otrosí del contrato, dado que no existen modificaciones retroactivas.
Para que la Entidad pueda realizar la Adición, además de requerirse la justificación, que cumpla con los parámetros y condiciones necesarias, se requiere contar previamente con los recursos necesarios para dicha adición, lo que se verifica con el respectivo Certificado de Disponibilidad Presupuestal – CDP. El área técnica establecerá claramente la destinación que tienen los recursos adiciones (obra, bien o servicio).
En el caso de adiciones presupuestales, deberá incluirse la forma de pago de los recursos adicionados, teniendo en cuenta si varía o no la forma de pago del contrato inicial y cómo varía, de acuerdo a la pertinencia para el servicio o el plazo de ejecución aún pendiente. Es necesario incluir cómo quedará la forma de pago del contrato puesto que el valor del mismo ha sido aumentado. Así, por ejemplo se dirá si es por costo cupo día, por raciones entregadas, por porcentajes, por entregas, o cualquier otra forma de pago, de tal manera que exista coherencia y claridad entre la forma de pago inicialmente pactada, los pagos efectuados y el valor total de contrato, incluida la adición.
Cuando la modificación contractual se trate de Prórroga, al tomar la decisión de prorrogar el contrato deberá analizarse si el mayor plazo de ejecución acarrea un mayor valor, caso en el cual deberá solicitarse la prórroga y adición del contrato y se requerirá el respectivo Certificado de Disponibilidad Presupuestal – CDP.
Si el objeto de la modificación es la Suspensión del plazo de ejecución se establecerá el plazo a suspenderse, así como la oportunidad o las circunstancias precisas de su reanudación, cumplidas estas, la administración ordenará que la ejecución del contrato se reinicie. En los casos en que en el documento de suspensión del contrato no defina expresamente fecha exacta de reanudación de la ejecución del contrato, cuando continúe nuevamente el contrato deberá firmarse un acta de reinicio (diferente al acta de inicio).
Cuando se trate de Xxxxxx, deberá señalarse claramente que el cesionario cumple con las condiciones señaladas en el estudio previo para lo cual deberá presentarse el análisis del cumplimiento de los requisitos, así como indicar claramente a partir de cuándo se hará efectiva o empezará a regir la cesión del contrato.
OBJETO DE LA MODIFICACIÓN Y CLÁUSULAS DEL CONTRATO (ANEXO TÉCNICO/ESTUDIO PREVIO) A MODIFICAR
Responde a la pregunta Qué, Cómo y Cuándo.
Se busca establecer el qué, el cómo y el cuándo de la modificación, por lo tanto se debe incluir qué se modifica y cómo queda la cláusula objeto de modificación y a partir de cuándo tiene efectos dicha modificación. En la justificación se deben prever todas y cada una de las consecuencias que se deriven de la modificación, esto es, si la modificación que se introduce afecta, por ejemplo, la estructura de costos, el anexo técnico y/o varias cláusulas del contrato.
Con relación a la Garantía Única, si para el contrato inicial se requirió la constitución de ésta, de acuerdo con el tipo de modificación incluida, se determinará si implica la modificación o actualización de la misma y su respectiva aprobación. De acuerdo con lo anterior, para la adición al contrato deberá ampliarse la garantía única para que la misma cubra el valor adicionado al contrato; cuando se realizan prórrogas y suspensiones al plazo del contrato la garantía deberá ser ampliada en tiempo, de manera tal que abarque la ejecución del contrato y el lapso adicional que resulta de la prorroga o suspensión del contrato; para el caso de las cesiones el nuevo contratista (cesionario) deberá constituir pólizas a favor de la Entidad. En cuanto al otrosí dependiendo su contenido, dicha modificación puede requerir la modificación de la garantía, sin embargo, dado que el otrosí modifica las condiciones inicialmente pactadas, es obligación del Contratista como tomador de la garantía, dar a conocer a la Aseguradora la modificación realizada, puesto que la aseguradora debe tener conocimiento de las modificaciones ante eventuales cambios en el estado del riesgo. Teniendo en cuenta que la aprobación de garantías son requisitos de la ejecución y la legalización del contrato, es deber del (la) Supervisor(a) del contrato objeto de modificación, verificar el cumplimiento de éstos requisitos, los que en todo caso, se incluyen en el texto de la modificación para el conocimiento de las partes y del (la) supervisor(a) del contrato. Ahora bien, cuando la modificación implique la adición de recursos, es deber del (la) supervisor(a) verificar, posterior a la suscripción de la modificación, la existencia del respectivo certificado de registro presupuestal.
EJECUCIÓN FINANCIERA DEL CONTRATO
Debe incluirse el estado de ejecución financiera a la fecha en la que se celebrará la modificación, detallando claramente: valor pagado, saldo a pagar y saldo por ejecutar. Esta información permite que la Entidad tenga un control en la ejecución presupuestal de los contratos que administra y que de esta manera no se sobrepasen topes y se puedan establecer claramente las condiciones presupuestales de la modificación a celebrar.
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Nombre supervisor
Cargo supervisor
Proyectó: Nombre de quien proyecta el documento y firma
Revisó: Nombre de quien revisa el documento y firma