GENERALIDADES DEL PROCESO DE CONTRATACION

GENERALIDADES DEL PROCESO DE CONTRATACION

ENTIDAD SOLICITANTE	INFIHUILA
FECHA ELABORACIÓN	02/02/2017
PRESUPUESTO ASIGNADO	UN MILLON QUINIENTOS MIL PESOS M/Cte ($ 1.500. 000.oo)
DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL	RUBRO	DENOMINACION	CDP
	12220 - 190	IMPRESOS Y PUBLICACIONES	20170068 02/02/2017
Registro en el Plan Anual de Adquisiciones	SI X		NO
DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD: El Instituto Financiero para el Desarrollo del Huila INFIHUILA, nace como respuesta a las necesidades de los municipios del Departamento del Huila, principalmente en lo atinente al desarrollo económico, social y cultural. Mediante Decreto 1372 de 204 “Por el cual se expide el Estatuto Orgánico del Instituto Financiero para el Desarrollo del Huila INFIHUILA” se define el Objeto social del Instituto así: “El objeto del INFIHUILA, es cooperar en el desarrollo económico y social del departamento del Huila, mediante la prestación de servicios de financiación y garantía, y eventualmente otros, a favor de obras de servicio público que se adelanten en el Departamento, acompañamiento empresarial para la creación y el fortalecimiento de una infraestructura de servicios del crecimiento y fomento del sector productivo en el Departamento del Huila y en todos sus municipios”. Que el INFIHUILA en el desarrollo de sus tareas diarias, requiere de una gran cantidad de reproducción de documentos, los cuales provienen de los diferentes municipios del Huila, vía fax, correo electrónico o certificado, con el fin de que se realicen diferentes tipos de transacciones financieras, dentro de las políticas de la gestión documental, la preservación y el cuidado de la información hacen necesario el suministro de fotocopias para la consecución de este objetivo. De igual manera en el desarrollo de los procesos, el INFIHUILA diariamente reproduce documentos que generan su junta directiva y sus diferentes áreas de trabajo o son solicitados por las distintas entidades de orden nacional o municipal. Para la entidad resulta muy costosa la impresión de todos los ejemplares que se requieren de las actuaciones antes citadas, es por ello que se prefiere la expedición de copias, sin embargo el INFIHUILA no cuenta con las máquinas y equipos necesarios para las fotocopias, en consecuencia se tendría que acudir a la compra de las misma o a contratar el servicio de un tercero.

Debido a las políticas institucionales de eficiencia en la utilización de suministro para el desarrollo de las actividades de la administración pública, es necesario contratar con el suministro de fotocopias desechando la opción de compra de fotocopiadora, pues la vida útil de las mismas es corta y además se tendría que contratar personal para que las maneje, administre, además de eso sufragar los costos de mantenimiento, lo cual resultaría más oneroso para la entidad. Por las razones expuestas anteriormente esta actividad es oportuna realizarla mediante el contrato de suministro de fotocopiado x xxxxxx y negro tamaño carta y oficio El INFIHUILA no cuenta con los implementos necesarios para la duplicación de documentos, lo cual se hace necesario para cumplir las funciones de manera más rápida y oportuna para responder entre otros, a los entes de control cuando se requiera. Además, es clara la necesidad de adquirir el servicio de fotocopiado en forma continua para atender los requerimientos de documentación de archivo y de las diferentes áreas de la entidad, se requiere adelantar un proceso de contratación que permita la SELECCIÓN DE UN CONTRATISTA IDÓNEO QUE SUMINISTRE EL SERVICIO CON SUS PROPIOS MEDIOS, RECURSOS FÍSICOS Y HUMANOS, SIENDO A CARGO EL INFIHUILA ÚNICAMENTE EL PAGO POR EL SERVICIO FACTURADO
FORMA DE SOLVENTAR LA NECESIDAD: Se hace necesario por parte del INFIHUILA adelantar la realización de un proceso contractual que permita seleccionar de manera objetiva a una persona natural o jurídica que ofrezca las mejores condiciones en el suministro de fotocopias x xxxxxx y negro tamaño carta y oficio del INFIHUILA,
TIPO DE CONTRATO	CONTRATO DE SUMINISTRO
OBJETO	PRESTAR A TODO COSTO LOS SERVICIOS DE FOTOCOPIADO X XXXXXX Y NEGRO TAMAÑO CARTA Y OFICIO DE LOS DOCUMENTOS REQUERIDOS POR EL INSTITUTO FINANCIERO PARA EL DESARROLLO DEL HUILA – INFIHUILA, VIGENCIA 2017.
DESCRIPCIÓN DE ACUERDO CON EL CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS.	EL OBJETO QUE SE PRETENDE CONTRATAR ESTA CLASIFICADO CON EL SIGUIENTE CÓDIGO: 82121701 SERVICIO DE COPIAS EN BLANCO Y NEGRO O DE COTEJO
MODALIDAD DE SELECCIÓN: (Marque con una X)	Licitación publica	Selección Abreviada	Concurso de Méritos	Contratación Directa	Mínima cuantía
					X

FUNDAMENTO JURIDICO DE LA MODALIDAD DE SELECCIÓN: El artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, adicionado por el artículo 94 de la Ley 1474 de 2011, establece las modalidades de selección de contratistas, dentro de las cuales se encuentra la mínima cuantía. Teniendo en cuenta el monto del presente proceso el cual no supera el 10% de la menor cuantía de la entidad, la modalidad de selección del contratista se adelantará a través de la mínima cuantía establecida en el artículo 94 xx Xxx 1474 de 2011 en concordancia con el Decreto 1082 de 2015 y le son aplicables las disposiciones de terminación, modificación, interpretación unilateral y caducidad establecidas en la Ley 80 de 1993 y Ley 1150 de 2007. Teniendo en cuenta la cuantía del presente proceso se considera que la modalidad de selección a emplear es la de mínima cuantía.
JUSTIFICACIÓN DE LOS FACTORES DE SELECCIÓN DE PROPUESTAS: Para efectos de determinar la mejor propuesta conforme a lo previsto en los artículos 2.2.1.2.1.5.1. y siguientes del Decreto 1082 de 2015, se seleccionará la oferta de menor valor, que cuente con experiencia específica en el objeto a contratar.
PERFIL DEL OFERENTE: PERSONA NATURAL O JURIDICA LEGALMENTE CONSTITUIDA EN COLOMBIA, QUE OFREZCA EL SUMINSTRO DE FOTOCOPIADO X XXXXXX Y NEGRO TAMAÑO CARTA Y OFICIO, QUE CUENTE CON ESTABLECIMINETO DE COMERCIO QUE PERMITA LA ENTREGA DE LAS FOTOCOPIAS REQUERIDAS POR LOS FUNCIONARIOS DEL INFIHUILA ANALISIS DEL SECTOR: ANALISIS XXX XXXXXXX: Se tuvo en cuenta las cotizaciones presentadas por los establecimientos de comercio PLOTCENTER IMPRESIONES y XXXXXXXXXXXX Y DISEÑOS determinándose así el valor tal como se detalla en el cuadro.
	ITEM	DESCRIPCIÓN	COTIZACIÓN No. 1 – PLOTCENTER IMPRESIONES	COTIZACIÓN No. 2 – XXXXXXXXXXXX Y DISEÑOS	VALOR TOTAL UNITARIO
	1	FOTOCOPIAS X XXXXXX Y NEGRO EN PAPEL BOND DE 75 GR, TAMAÑO CARTA.	$ 40.oo	$ 60.oo	$ 50.oo
	2	FOTOCOPIAS X XXXXXX Y NEGRO EN PAPEL BOND DE 75	$ 40.oo	$ 60.oo	$ 50.oo

GR, TAMAÑO OFICIO

Ante los valores ofrecidos por las empresas invitadas a participar del estudio xx xxxxxxx, el valor de la contratación se fija de la siguiente manera

ESPECIFICACIONES TECNICAS: Se requiere contratar el suministro de fotocopiado de todos los posibles documentos que puedan salir de los funcionarios del INFIHUILA, bajo las siguientes especificaciones

ITEM DESCRIPCIÓN UNID/MEDIDA CANTIDAD

FOTOCOPIAS X XXXXXX Y NEGRO EN PAPEL

1 BOND BLANCO DE 75 GR, TAMAÑO CARTA. UNID 20.000.oo

FOTOCOPIAS X XXXXXX Y NEGRO EN PAPEL

2 BOND BLANCO DE 75 GR, TAMAÑO OFICIO UNID 10.000.oo

PERMISOS, LICENCIAS, DISEÑOS, ESTUDIOS, PLANOS Y AUTORIZACIONES

No aplica

ITEM	DESCRIPCIÓN	CANTIDAD	VALOR UNITARIO	VALOR TOTAL ESTIMADO
1	FOTOCOPIAS X XXXXXX Y NEGRO EN PAPEL BOND BLANCO DE 75 GR, TAMAÑO CARTA.	20.000	$ 50 .oo	$ 1.000.000 . oo
2	FOTOCOPIAS X XXXXXX Y NEGRO EN PAPEL BOND BLANCO DE 75 GR, TAMAÑO OFICIO	10.000	$ 50 .oo	$ 500.000 . oo
				$ 1.500.000.oo

OBLIGACIONES DE LAS PARTES:

OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA:

Características Específicas: 1) El oferente deberá presentar una oferta en la cual se establezca su compromiso con la entidad, determinando las actividades que está dispuesto a obligarse a desempeñar y el valor por el cual las realizará. 2) Tramitar con diligencia el contrato que le vincule a la entidad. 3) Colaborar con el INFIHUILA, para que el objeto del contrato se cumpla y ofrezca las mejores condiciones de calidad 4) obligaciones especiales de acuerdo con el objeto contractual, así

En desarrollo del objeto contractual, el contratista se obliga a:

1. Conocer a cabalidad la invitación pública, sus adendas, anexos, formatos, propuesta y el contrato,

para realizar la ejecución del mismo con eficiencia y eficacia.

2. Entregar los bienes en el plazo pactado y sitio convenido.

.

3. Suministrar los elementos requeridos de excelente calidad y en todo caso realizar la reposición de

aquellos que puedan resultar en mal estado en un término no superior a dos días.

4. Dar cumplimiento a todas las especificaciones y características técnicas señaladas en los Pliegos

de condiciones, estudios previos y adendas (en el caso de que se hubieren

5. Disponer lo necesario para que el objeto del contrato se cumpla a cabalidad.

6. Realizar los demás deberes a su cargo que se deriven de la naturaleza del contrato o de la

invitación pública.

7. Atender las observaciones de la Dependencia del INFIHUILA encargada de ejercer la Supervisión

de la ejecución del contrato.

8. Presentar al momento del perfeccionamiento del contrato los documentos necesarios para su

legalización y ejecución.

9. Suscribir el acta de iniciación y el acta liquidación junto con el supervisor del contrato.

10.Realizar los aportes a que se refiere el artículo 23 de la ley 1150 de 2007, en lo relacionado con los

sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las cajas de compensación familiar, SENA e ICBF, seguridad social y parafiscales cuando haya lugar a ello, de conformidad con la ley vigente.

11. Mantener vigentes las garantías por el tiempo pactado en el contrato.

12.Mantener informado al INFIHUILA de la dirección para comunicación notificaciones.

OBLIGACIONES DEL INFIHUILA:

1. Reservar con destino a éste contrato el valor total acorde con su presupuesto para la vigencia del año 2017.

2. Cancelar en la forma y tiempo pactado el valor del contrato. 3. Realizar a través del supervisor el seguimiento de la ejecución del presente contrato. 4. Hacer entrega al Contratista del certificado de cumplimiento del objeto contratado, cuando corresponda. 5. Efectuar las recomendaciones pertinentes para corregir las inconsistencias que se puedan presentar en el objeto del contrato. 6. Las demás que conforme a la Ley le correspondan
	LUGAR DE EJECUCION	Instalaciones del INFIHUILA
	PLAZO	De ejecución: El plazo para su ejecución será de 11 meses contados a partir de la Suscripción del acta de inicio Vigencia: Contiene el plazo de ejecución y cuatro (4) meses mas
	ANTICIPO	SI	NO X	Porcentaje %
	VALOR A CONTRATAR	El valor del contrato será el que una vez surtido el cronograma del proceso de selección, analizadas y evaluadas las propuestas que se presenten, se determine por parte del comité designado para tal fin, sea la que ofrece las mejores condiciones técnicas, económicas y favorezca los intereses del INFIHUILA
	FORMA DE PAGO	El INFIHUILA cancelara el valor total del contrato al cabal cumplimiento del mismo, Previa certificación del supervisor designado sobre la satisfacción en la ejecución del Objeto contractual en pagos parciales.
	INTERVENTO RIA	Si	NO X
	SUPERVISIÓN	Si, Profesional Universitario encargado del Ärea Administrativa
SOPORTE QUE PERMITE LA ESTIMACION, TIPIFICACION Y ASIGNACION DE LOS RIESGOS PREVISIBLES QUE PUEDEN AFECTAR EL CONTRATO: De conformidad con lo establecido en el artículo 4 de la ley 1150 de 2007, dentro de la ejecución del futuro contrato se estima, tipifica y asigna el siguiente riesgo por la entidad de la siguiente manera:
	RIESGO			ACTUAL CALIFICACI ÓN	EVALUACIÓN DE RIESGO	TIPO DE RIESGO	PARTE QUE ASUME EL RIESGO
				PRO BABI LIDA D					IMPA CTO
	DURANTE LA ETAPA DE PLANEACIÓN DEL PROCESO CONTRACTUAL
	La selección de modalidad de contratación adecuada.			1	4	A Zona de Riesgo Alta	C-O Cumplimiento Operatividad	INFIHUILA
	Los requisitos habilitantes no sean los apropiados para el Proceso de Contratación.			2	2	B Zona de Riesgo Baja	C-O Cumplimiento Operatividad	INFIHUILA
	El valor del contrato no corresponda a los precios xxx xxxxxxx			1	5	A Zona de Riesgo Alta	C-O-F Cumplimiento Operatividad Financiero	INFIHUILA

	La descripción del bien o servicio requerido no sea clara.	2	4	A Zona de Riesgo Alta	C-O Cumplimiento Operatividad	INFIHUILA
	El Proceso de Contratación no cuenta con las condiciones que garanticen la transparencia, equidad y competencia entre los proponentes	1	5	A Zona de Riesgo Alta	C-O Cumplimiento Operatividad	INFIHUILA
	DURANTE LA ETAPA DE SELECCIÓN
	Falta de capacidad de la Entidad Estatal para promover y adelantar la selección del contratista, incluyendo el riesgo de seleccionar aquellos que no cumplan con la totalidad de los requisitos habilitantes o se encuentren incursos en alguna inhabilidad o incompatibilidad	2	4	A Zona de Riesgo Alta	C-O Cumplimiento Operatividad	INFIHUILA
	RIESGO DE COLUSIÓN	1	3	M Zona de Riesgo Moderada	O-F Operatividad Financiero	INFIHUILA
	RIESGO DE OFERTAS ARTIFICIALMENTE BAJAS	3	3	A Zona de Riesgo Alta	F Financiero	CONTRATISTA
	DURANTE LA ETAPA DE LA CELEBRACIÓN DEL CONTRATO
	La no firma del contrato en el término requerido.	1	5	A Zona de Riesgo Alta	C Cumplimiento	INFIHUILA
	No se presenten las garantías requeridas en los Documentos del Proceso de Contratación o que su presentación sea tardía	1	5	A Zona de Riesgo Alta	C Cumplimiento	INFIHUILA
	No legalización del contrato o legalización tardía	1	5	A Zona de Riesgo Alta	C Cumplimiento	INFIHUILA
	DURANTE LA ETAPA DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO
	Cambio de la normatividad que regula la materia	2	5	E Zona de Riesgo Extrema	C Cumplimiento	INFIHUILA
	Riesgo de que no se pueda cumplir a cabalidad con el objeto del contrato.	1	5	A Zona de Riesgo Alta	C Cumplimiento	CONTRATISTA
	La no entrega oportuna de los elementos adquiridos	2	4	A Zona de Riesgo Alta	C Cumplimiento	CONTRATISTA
	Variación de los precios xxx xxxxxxx	2	4	E Zona de Riesgo Extrema	C Cumplimiento	CONTRATISTA

ANALISIS DE GARANTIAS Y AMPAROS
	AMPAROS	TIPO DE GARANTIA	VALOR ASEGURADO	VIGENCIA	SI	NO
	Cumplimiento	Póliza de seguros	No podrá ser inferior al diez por ciento (10%) del valor total del contrato	Deberá otorgarla con una vigencia igual al plazo del contrato garantizado más el plazo contractual previsto para la liquidación – 4 MESES.	X
	Buen manejo y correcta inversión	Póliza de seguros	El valor de esta garantía deberá ser equivalente al cien por ciento (100%) del monto que	Su vigencia se extenderá hasta la liquidación del contrato. En caso de no haberse convenido por las partes término para la liquidación del contrato, la garantía deberá mantenerse vigente por el término legal previsto para ese efecto		X
	Pago xx Xxxxxxx s,Indemnizacio nes y Prestaciones Sociales	Póliza de seguros	No podrá ser inferior al diez por ciento (10%) del valor total del contrato	Deberá extenderse por el plazo del contrato y tres años más. En caso de no haberse convenido por las partes término para la liquidación del contrato, la garantía deberá mantenerse vigente por el término legal previsto para ese efecto.		X
	Responsabilida d Civil Extracontractu al	Póliza de seguros	No podrá ser inferior a doscientos salarios mínimos mensuales legales vigentes (2 00 SMLMV) al momento de la expedición de la póliza.	La vigencia de esta garantía se otorgará por todo el período de ejecución del contrato. En caso de no haberse convenido por las partes término para la liquidación del contrato, la garantía deberá mantenerse vigente por el término legal previsto para ese efecto.		X

	Estabilidad de la obra	Póliza de seguros	20% del valor del contrato	Término de duración contrato y 5 años más	del		X
	Calidad del servicio	Póliza de seguros	No podrá ser inferior al veinte por ciento (20%) del valor total del contrato	El valor y la vigencia de estas garantías se determinarán en un año contado a partir de la prestación del servicio de conformidad con el objeto, el valor, la naturaleza y las obligaciones contenidas en el contrato. En caso de no haberse convenido por las partes término para la liquidación del contrato, la garantía deberá mantenerse vigente por el término legal previsto para ese efecto.			X
	Otros Amparos			Afiliación a salud, pensión y riesgos profesionales.		X
ACUERDOS COMERCIALES: La presente contratación no está cobijada por un Acuerdo Comercial.
ANEXOS: SI_X		NO 1. Cotizaciones, CDP. y solicitud del servicio
ELABORÓ:		XXXXXX XXXXXXX XXXX Profesional Universitario