Contract
1. OBJETIVO : Adquirir bienes y servicios de características técnicas uniformes garantizando los principios de economía y transparencia en la selección del proveedor con entregas múltiples que se extienden en un periodo determinado de tiempo con precios y otras condiciones previamente pactadas.
2. ALCANCE : Inicia desde el diseño de la convocatoria para la Compra Global de Tracto Sucesivo hasta la identificación de las
acciones de mejora, preventivas y Correctivas
3. RESPONSABLE : Corresponde a:
La oficina de Compras y Convenios: organizar los bienes y servicios de características técnicas uniformes globales por categorías y elaborar los estudios xx xxxxxxx.
- La Junta de Compras y Contratación o el Ordenador del Gasto de acuerdo con la cuantía del Contrato.
- Diseño y publicación de la Convocatoria del Contrato de tracto sucesivo
- Evaluación y Selección de los proveedores
- Adjudicación y legalización del contrato de tracto sucesivo.
4.a PROVEEDORES | 4.b INSUMOS |
Proveedores | Plan Anual de Compras |
Dependencias | Necesidades de compras |
Consejo Superior | Presupuesto |
5.a RESULTADOS | 5.b QUIEN RECIBE LAS SALIDAS |
Estudio xx xxxxxxx | Dependencias académico - administrativas |
Contrato de Tracto Sucesivo | Ordenadores de Gasto Junta de Contratación y Compras y los proveedores |
6. REQUISITOS LEGALES:
- Ver Listado Maestro de Documentos Externos
7. DOCUMENTOS QUE SE DEBEN UTILIZAR:
- Plan Anual de Compras
- Estudios xx xxxxxxx
- Estadísticas del ejercicio contractual
8. REGISTROS :
- Contrato de Tracto Sucesivo
- Acta de Inicio del Contrato
- Informe de Seguimiento del Contrato
- Acta de Finalización del Contrato
- Acta de Liquidación
9.a. NOMBRE DEL INDICADOR 9.b. FÓRMULA 9.c. FRECUENCIA
Elaborar el Plan de Compras
Oficina de Planeación y Desarrollo y Vicerrect oría Administ rativa
P
En el mes xx xxxxxx la Oficina de Planeación y Desarrollo solicitará a cada unidad académico administrativa una relación de los requerimientos de bienes y servicios para la siguiente vigencia, con el fin de consolidar el Plan de Compras.
Oficina de Compras y Contratación
Oficina de Compras y Contratación
Oficina de
compras y
Determinar los Bienes y Ser vicios q ue se contratarán mediante un contrato de tracto sucesivo
H
Organizar por categorías los bienes o servicios que se adquirirán por contrato de tracto
sucesivo
H
Realizar el estudio xx xxxxxxx
Una vez aproba do el pl an de compras el funciona rio de la Oficina de P lanea ción y Desarrollo encarga do de su supe rvisión , prop xxxxx cuales bie nes y servici os solicita dos p or las diferentes depend encias, que cumpla n con car acterísticas técn ica s uniformes, pue den ser adqu iridos p or un contrato de tr acto sucesivo. El Vicerre ctor Xxxxxx xxxxxxxx y el Director de Pl aneación y Desa rrollo d xxxx xx xxxxxx ar cuáles bienes y servicio s se rán co ntr atad os po r esta mod alidad .
Los bienes y servicio s se leccion ados para ser adquirido s por contrato de tracto
sucesivo se re unirán en un formulario qu x x xxx co nte ner:
-Código
-Descrip ció n d el b ien
-Valo r d el p resupuesto
-Cantidade s r equeri das del bien o servicio en el peri odo p revisto pa ra la duración del contrato de tracto sucesivo
-Cronog rama p revisto de entrega del bien o servicio Cronog rama de pagos al x xxxx edor
Par a la re alizaci ón de un co ntra to de tracto sucesi vo es imp xxxx nte e laborar el
estu dio de me rca do ten iendo en cuenta:
Contratación
Ordenador del Gasto
Oficina de compras y Contratación
H
Expedir el Certificado de Disponibilidad Presupuestal
Diseñar la convocatoria para la Compra Global de Tracto Sucesivo
- Recursos Pre sup uestale s
- Xxx lisis del bien
- Xxx lisis de precio
- Xxx lisis del sector y xxx xxxxxxx
- Xxx lisis de los po sib les pro xxx xxxxx y sus condicione s gene rales
Una vez xxx xxxx do el estudi o de me rcad o y el estu dio de las necesi dades , el Vicerre ctor A dministra tivo exp xxxxx el Certificad o de Disp onibili dad P resupuestal, teniend o en cu enta l os pe riodos de recepción de los bien es y ser vicios y los period os de pag os previsto s
En la convoca tor ia se debe de scribir:
- Obj eto del contrato
- Especifica cion es técnica s y de scripción del bie n o servici o
- Cronog rama y condicione s de entrega de lo s bien es y ser vicios (peri odos de recepción del bie n o servicio)
- Criterios de evalua ció n (Precio, Tiempos de en treg a, Capacidad Fin anciera,
H
Ordenador de Gasto/Junta de Compras y Contratación
H
Publicar la convocatoria para el contrato de Tracto Sucesivo
Ope rativa, Log ística, Stocks)
- Pre sup uesto
- Forma de pago
- Per fil y condicion es de los p ropon entes
Se publi ca en la Pl ataforma de Con tra tación de la Universidad de Na riño. Esta acti vida d se re aliza con el fin de que los posible s proveedor es co nozcan las condicione s estab lecidas po r la Unive rsi dad para la a dquisición del bien o servicio seleccionad o.
Ordenador del Gasto/Junta de Compras y Contratación
H
Recepcionar las
observaciones Los pro xxx xxxxx tendrán un día par a presentar ob ser vacion es a la
convocato ria.
Oficina de compras y Convenios
Publicar los términos definitivos de la convocatoria
H
Una vez estudiad as las ob ser vacione s presentadas el Vicerre ctor Administra tivo define los términos definitivos de la convocato ria y los p ublica en la p lata for ma de contratació n.
3
Proveedores
H
Seleccionar el
proveedor
El proceso de selección del proveedor se realizara siguiendo los procedimientos de las modalidades de Menor Mediana y Mayor Cuantía según sea el caso.
Aquí se empalma con
los procedimientos de Convocatoria Pública de acuerdo con la modalidad de contratación
Se empalma en la actividad de elaboración y legalización del contrato.
Ordenador del Gasto/ Supervisor
H
Iniciar la ejecución
del Contrato:
Para iniciar la ejecución del contrato se debe suscribir el acta de Inicio del Contrato y el cronograma de las entregas de los bienes y servicios conforme a las necesidades del Plan de Compras.
Dependencias
Solicitar la provisión
del bien
H
Si se trata de bienes, el Almacén de acuerdo con el Plan de necesidades solicita al proveedor los bienes mediante una Orden de Entrega del Bien para conformar un stock operativo en los términos y con la anticipación determinada en el contrato.
Almacén
Recepcionar los
bienes
H
Los funcionarios xx xxxxxxx verifican el cumplimiento de la entrega de los bienes teniendo en cuenta las características y cantidades del bien pactadas en el contrato.
Almacén
Registrar las entregas del bien a las dependencias
Almacén elaborará un plan anual de entrega del bien a las diferentes dependencias que los solicitaron en el plan de compras de acuerdo a las necesidades, cada entrega será registrada con el fin de llevar un control.
H
Ordenador del
Gasto
H
Revisar el Avance del
Contrato
Almacén llevará un registro de las entregas realizadas por proveedor y con el elaborará con la periodicidad que indica la naturaleza del bien un informe de avance del contrato al Vicerrector Administrativo. Con la elaboración del Informe de Avance
4
Ordenar del Gasto/
Supervisor
H
Liquidar el Contrato
Cuando la ejecución del contrato haya terminado se levantará un acta de liquidación en la que constarán los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse x xxx y salvo. Para la liquidación se exigirá al contratista la extensión o ampliación, si es el caso, de las garantías del contrato y en general, para avalar las obligaciones que deba cumplir con posterioridad a la extinción del contrato.
Se empalma con los procedimientos de convocatoria pública de acuerdo con la modalidad de contratación | ||
Se emp elaboraci proveedo | ||
alma en las actividades: Pagos parciales, ón acta de terminación de contrato, evaluación al r y organizar y pagar la cuenta.
Fin