Contract

Este reglamento forma parte de los requisitos contractuales que suscriben la Organización contratante e ICONTEC y que rigen la certificación de sistemas de gestión.

En este reglamento se incluyen los requisitos particulares, tanto para la Organización como para ICONTEC, que sean aplicables al Sistema de Gestión Basura Cero - SGBC, y que complementan las condiciones establecidas en el R-PS-007 REGLAMENTO DE LA CERTIFICACIÓN ICONTEC DE SISTEMAS DE

GESTIÓN, las cuales hacen parte integral de este documento y deben ser tenidas en cuenta de forma conjunta.

1. OBJETIVO

Establecer los requisitos y el proceso para obtener y mantener la Certificación voluntaria en Sistema de Gestión de Basura Cero por parte del cliente, los requisitos para la aprobación de ICONTEC y su operación en el marco del esquema de Certificación en Sistema de Gestión Basura Cero, y las condiciones para el uso de la marca de la certificación en Sistema de Gestión Basura Cero.

2. ALCANCE

Los lineamientos establecidos en este documento son aplicables a la certificación ICONTEC de Sistema de Gestión Basura Cero.

3. DEFINICIONES

Adicional a las definiciones establecidas en el Reglamento de la Certificación de Sistemas de Gestión R-PS- 007 REGLAMENTO DE LA CERTIFICACIÓN ICONTEC DE SISTEMAS DE GESTIÓN, se aplican las establecidas en el OT-012 MANUAL DE CERTIFICACIÓN SISTEMA DE GESTIÓN BASURA CERO.

4. GENERALIDADES

4.1. Ámbito de la solicitud y de la certificación

A continuación, se detallan las condiciones del servicio SGBC:

a. Cualquier organización independiente de su actividad puede solicitar la certificación en Sistema de Gestión Basura Cero.

b. La organización deberá realizar el pago de la Membresía de acuerdo con lo indicado en el Anexo 1 de este reglamento.

c. Solo se certifican organizaciones legalmente constituidas y los sitios que el cliente desee incluir en el alcance de la certificación.

d. En la certificación SGBC se evalúan los procesos relacionados con la gestión integral de los residuos sólidos.

5. DESCRIPCIÓN / ACTIVIDADES

5.1. Proceso para la obtención de la certificación en Basura Cero

El cliente envía a ICONTEC la información previa para la realización de la cotización, la cual es usada para determinar el cálculo de tiempos para la realización de la auditoria.

Este proceso solo podrá darse cuando la organización se encuentre al día con Basura Cero Colombia, respecto al pago de la membresía. Ver Anexo 1

5.2. Obligaciones de la organización

a. La Organización debe cumplir los requisitos del esquema de Certificación Sistema de Gestión Basura Cero - SGBC, para el cual solicita y/o es titular de la certificación y todos aquellos específicos relacionados con dicho esquema y los establecidos en este reglamento.

b. Para solicitar la certificación, la Organización debe suministrar, en forma precisa y fidedigna, al Ejecutivo de Cuenta de ICONTEC, la información necesaria requerida en el formulario de información previa. Esta información incluye: alcance en términos del tipo de actividades, productos y servicios, ubicación y dirección de los sitios permanentes donde se desarrollan las actividades bajo el alcance del Sistema de Gestión Basura Cero - SGBC, y otras características del sistema relacionadas con los procesos, como trabajo fuera del sitio u otra información requerida en el formulario de información previa.

c. Con base en esta información y de ser necesario, ICONTEC puede solicitar una ampliación o aclaración de la misma, para determinar el tiempo de las auditorías y preparar la propuesta del servicio.

d. El representante legal autorizado debe firmar el contrato, en señal de aceptación de la propuesta y de las condiciones de la certificación indicadas en el presente reglamento.

e. La Organización debe suministrar, con la debida oportunidad, la información documentada requerida por el Auditor Líder y/o el Equipo Auditor, necesaria para preparar la auditoría y elaborar el plan. Dicha información se debe suministrar, antes de cada auditoría y, adicionalmente, se deben presentar las evidencias válidas que permitan demostrar el cumplimiento de los requisitos exigidos para el Sistema de Gestión Basura Cero – SGBC.

Nota: En ningún caso y en ninguna circunstancia, ICONTEC está obligado a comprobar o verificar la autenticidad de la documentación presentada por la Organización. Conforme a su naturaleza corporativa y en virtud del principio de buena fe, ICONTEC recibe los documentos por parte de la Organización, con el único fin de confrontarlos frente a lo establecido en el documento normativo, con base en el cual se otorga la certificación.

f. La Organización debe permitir el acceso del Equipo Auditor a todos los procesos y áreas, a la información documentada y al personal correspondiente del sistema basura cero para el cual solicita o posee el certificado y designar un responsable para la coordinación de las actividades con ICONTEC.

g. La Organización debe informar al Equipo Auditor acerca de los riesgos a los cuales se expone, basada en las características de los procesos de la Organización, así como los procedimientos que el equipo auditor debe cumplir en sus instalaciones. Lo anterior con el fin de prevenir daños a los integrantes del Equipo Auditor o a las personas o equipos de la Organización.

h. La Organización debe permitir la participación de Auditores de ICONTEC que se encuentren en proceso de calificación.

i. La Organización debe permitir la realización de actividades para mantener la competencia de los auditores de ICONTEC. Estas actividades pueden incluir: llevar a cabo monitoreos o testificaciones, durante las auditorías en sitio.

j. La Organización debe pagar, dentro de los plazos estipulados, las facturas que ICONTEC le presente, por concepto de los servicios de auditoría y certificación y demás correspondientes.

- ICONTEC puede abstenerse de entregar el certificado a la Organización, en caso de que el Cliente no se encuentre al día en los pagos que le adeuda.

- ICONTEC se reserva el derecho de incrementar los costos del contrato, durante el periodo de vigencia, teniendo en cuenta que el valor definido inicialmente se basa en la tarifa vigente de día de auditoría, a la firma del contrato. Cualquier incremento en el valor de la certificación será notificado a la Organización

k. La Organización debe enviar el plan de acción que incluya las correcciones que permitan solucionar la no conformidad y las acciones correctivas que eliminen las causas de la no conformidad, cuando se presenten no conformidades durante la auditoría, por el no cumplimiento de un requisito del referencial de certificación auditado o de los lineamientos establecidos en los reglamentos establecidos por ICONTEC como aplicables a la certificación de Sistema de Gestión Basura Cero (R- PS-007 REGLAMENTO DE LA CERTIFICACIÓN ICONTEC DE SISTEMAS DE GESTIÓN y R-PS-009 REGLAMENTO ESPECIFICO PARA LA CERTIFICACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN DE BASURA CERO). Los tiempos establecidos para el envío de los planes de acción son los indicados en el R-PS- 007 REGLAMENTO DE LA CERTIFICACIÓN ICONTEC DE SISTEMAS DE GESTIÓN.

l. La organización debe hacer buen uso de la marca de conformidad del Sistema de Gestión Basura Cero de acuerdo con las indicaciones dadas en el E-GM-001 USO DE LA MARCA DE CONFORMIDAD DE LA CERTIFICACIÓN ICONTEC PARA SISTEMAS DE GESTIÓN.

m. La Organización debe informar a ICONTEC en un plazo máximo de quince (15) días contados a partir de la ocurrencia de alguna situación que pueda implicar modificaciones al sistema de gestión y/o alcance de la certificación. Ver R-PS-007 REGLAMENTO DE LA CERTIFICACIÓN ICONTEC DE SISTEMAS DE GESTIÓN.

5.3. Obligaciones de ICONTEC

a. ICONTEC debe emitir un contrato de certificación con el cliente, firmado por ambas partes en señal de aceptación.

b. ICONTEC debe informar a la Corporación Basura Cero Colombia del contrato con el cliente para que emita un concepto de aceptación del registro enviado por el cliente y asigne un único número de registro, que servirá como identificación para todas sus actividades con Basura Cero Colombia. El número de registro identifica al solicitante y no está relacionado con el código del certificado emitido por ICONTEC ni con la categoría de la certificación.

c. El proceso de registro deberá haber finalizado antes de que pueda tener lugar la evaluación de la certificación SGBC.

d. Realizar las auditorias que se encuentren programadas para el mantenimiento y renovación del ciclo del certificado.

e. Aplicar la lista de verificación para evaluar los requisitos del esquema Sistema de Gestión Basura Cero.

f. Presentarle a la organización un informe final de la auditoría realizada a su organización, indicando el nivel de cumplimiento frente al referencial, estableciendo la categoría Oro, Plata y Bronce.

g. Entregarle a la organización las no conformidades a que hay lugar para que elaboren el plan de acción respectivo.

h. Xxxxxxx las solicitudes del cliente siempre y cuando no sean de asesoría.

i. Velar por el buen uso de la marca de conformidad Certificación Sistema de Gestión Basura Cero.

j. ICONTEC aplicara las sanciones a que haya lugar en caso de que la organización no informe en un plazo máximo de quince (15) días contados a partir de la ocurrencia de alguna situación que pueda implicar modificaciones al sistema de gestión y/o alcance de la certificación. Ver R-PS-007 REGLAMENTO DE LA CERTIFICACIÓN ICONTEC DE SISTEMAS DE GESTIÓN.

6. OTRAS CONSIDERACIONES

6.1 Cumplimiento de la legislación local

En caso de que la legislación del país sea más estricta a los requisitos de certificación Sistema de Gestión Basura Cero, predominará la legislación del país. Si no existe legislación o la existente es menos estricta que

los requerimientos de la certificación Sistema de Gestión Basura Cero, se exigirá el nivel de cumplimiento de esta. Es importante aclarar que la certificación SGBC no está condicionada en sí al cumplimiento de toda la legislación aplicable. La auditoría realizada por ICONTEC no pretende suplantar las responsabilidades de las entidades públicas de hacer cumplir la legislación.

6.2 Confidencialidad, uso y cesión de datos

a. Las organizaciones conceden permiso por escrito, a Xxxxxx Xxxx Colombia y a ICONTEC, para utilizar los datos de registro en procesos internos y procedimientos de sanciones.

b. Las organizaciones deben, como mínimo, autorizar a Basura Cero Colombia e ICONTEC para publicar la siguiente información: número de registro en Basura Cero, numero del certificado en el Sistema Basura Cero y la versión del estándar en la que se certificó o está certificada. Igualmente, el nombre y la dirección de toda instalación de la organización que se incluya en el alcance del certificado.

c. Basura Cero Colombia e ICONTEC deberán contar con el consentimiento escrito de la organización para publicar o entregar información adicional a terceras partes.

d. Si un cliente no está de acuerdo con la cesión mínima de datos, se considera a dicho cliente en desacuerdo con el contrato de certificación y no podrá certificarse.

6.3 Actualización de documentos normativos

a. Los documentos normativos se actualizarán cada cinco (5) años o por necesidades del esquema.

b. Basura Cero Colombia divulgará las actualizaciones de los documentos normativos, así como los periodos de transición de estos, a ICONTEC y a las organizaciones participantes.

7. REGLAS PARA EL USO DE LA MARCA ICONTEC - SISTEMA BASURA CERO

Para usar el logo de SGBC, la Organización debe cumplir lo establecido en E-GM-001 USO DE LA MARCA DE CONFORMIDAD DE LA CERTIFICACIÓN ICONTEC PARA SISTEMAS DE GESTIÓN.

8. DOCUMENTOS REFERENCIADOS

• R-PS-007 REGLAMENTO DE LA CERTIFICACIÓN ICONTEC DE SISTEMAS DE GESTIÓN

• E-GM-001 USO DE LA MARCA DE CONFORMIDAD DE LA CERTIFICACIÓN ICONTEC PARA SISTEMAS DE GESTIÓN

• OT-012 MANUAL DE CERTIFICACIÓN SISTEMA DE GESTIÓN BASURA CERO

9. CARGOS REFERENCIADOS

• Ejecutivo de Cuenta

ANEXO 1. REQUISITOS DE MEMBRESIA

La certificación en Sistema de Gestión Basura Cero está enfocada a la verificación y certificación de instalaciones de procesos productivos y/o servicios los cuales deseen minimizar la cantidad de residuos sólidos destinados a disposición final de acuerdo con los requisitos exigidos en el Manual de Certificación en Sistema de Gestión Basura Cero.

1. Pago de Membresía

La organización que desee aplicar a la certificación en Sistema de Gestión Basura Cero deberá realizar el pago de una Membresía directamente a la Corporación Basura Cero Colombia, el valor de esta se encuentra determinado de acuerdo con el tipo de la organización y deberá ser consultada a la Corporación Basura Cero Colombia.

El pago de la Membresía tendrá validez por un año y la organización tendrá derecho a:

a. Manual de certificación en Sistema Basura Cero.

b. Actualización normativa en gestión integral de residuos sólidos. c.Boletín bimestral de noticias de la certificación.

d. 10% de descuento en cursos, eventos y actividades realizadas por la Corporación Basura Cero Colombia en alianza con ICONTEC y otras organizaciones

Si la organización no realiza el pago de la membresía, la Organización Basura Cero podrá solicitar a ICONTEC la suspensión de la certificación.