Contract
1. OBJETIVO : Facilitar la adquisición de bienes y servicios para las dependencias académico- administrativas, a través de órdenes contractuales o contractos en los mismos términos de los acuerdos marco de precios, para cuya celebración no se requerirá procesos de selección adicionales.
2. ALCANCE : Inicia desde la organización por categorías los bienes y servicios de características uniformes hasta la
suscripción del Acuerdo Marco de Precios.
3. RESPONSABLE : Corresponde a:
La Junta de compras y contratación la firma de los acuerdos marco de precios junto con la oficina de compras y convenios
el estudio xx xxxxxxx y la creación del catalogo de precios anual.
4.a PROVEEDORES | 4.b INSUMOS |
Proveedores | Plan anual de compras |
Dependencias | Necesidades de compras y presupuesto |
Oficina de Contratación y Convenios | Estudio de mercados |
5.a RESULTADOS | 5.b QUIEN RECIBE LAS SALIDAS |
Estudio xx Xxxxxxx | Dependencias académico - administrativas |
Dependencias académico - administrativas | |
Catalogo de precios | Ordenadores de Gasto Junta de contratación y compras y los proveedores |
6. REQUISITOS LEGALES:
- Acuerdo No. 126 del 15 de diciembre de 2014 Estatuto de Contratación. Artículo 13.
7. DOCUMENTOS QUE SE DEBEN UTILIZAR:
- Plan Anual de Compras
- Catalogo de Precios
- Estudios de mercados
- Banco de Proveedores
- Evaluación y Reevaluación de Proveedores
- Estadísticas del ejercicio contractual
8. REGISTROS :
- Acuerdos marco de precios
9.a. NOMBRE DEL INDICADOR 9.b. FÓRMULA 9.c. FRECUENCIA
Elaborar el Plan
de Compras
Oficina de Planeación y Desarrollo/ Vicerrect oría
Administ rativa
P
En el mes xx Xxxxxx la Oficina de Planeación y Desarrollo solicitará a cada unidad académico administrativa una relación de los requerimientos de bienes y servicios para la siguiente vigencia, con el fin de consolidar el Plan de Compras.
Determinar los Bienes y Servicios que se contratarán mediante Acuerdo Marco de Precios
Director Oficina de Planeación y Vicerrect or Administ rativo
Una vez aprobado el plan de compras el funcionario de la Oficina de Planeación y Desarrollo encargado de su supervisión, propondrá cuales bienes y servicios solicitados por las diferentes dependencias, que cumplan con características técnicas uniformes, pueden ser contratados a través de Acuerdos Marco de Precios. El Vicerrector Administrativo y el Director de Planeación y Desarrollo deben determinar cuáles bienes y servicios serán contratados por esta modalidad.
Se utilizará un formato para la categorización de los bienes y servicios que pueden ser incorporados en un acuerdo marco de precios e identificar aquellas dependencias solicitantes de los mismos.
Organizar por categorías los bienes y servicios de características uniformes
Director
Oficina de
H Planeación y
Vicerrect or
Administ rativo
El me rca do corr esp ondien te deb e ser estud iado, teniend o en cuen ta la oferta local, regi onal, nacion al e internaciona l, así como la de ma nda de tales bie nes y servicio s soli citados p or pa rte de la s d epend encias académico - administrativa de la Unive rsi dad de Nar iño y que hayan sido escogid as par a ser adqu iridas p or un Acuerd o Marco de Precios.
En la sección 1 se caracteriza a la Universidad , los da tos son actua xxxx dos de
manera p ermanente desde la Pl ataforma de Contratación.
En la sección 2 se establece el requer imie nto de l bie n o servicio , sus
caracte rísticas y cantidades reque ridas.
En la sección 3. Se establecen los d ato s re sumen del estu dio de mer cad o, el cual
Oficina de Compras y Contratación
Identificados los bienes y servicios de características uniformes y de común utilización que deben ser objeto de un Acuerdo Marco de Precios, se debe establecer un catálogo de precios, donde se fijen los precios máximos que la Universidad
Realizar el estudio xx xxxxxxx
H
Elaborar el catalogo de precios
Oficina de Compras y
se so porta con el documento completo que xx xxxx pub lica rse y servirá como
insumo para otros estudios.
En la sección 4. El proveed or establece sus cara cterísticas y su intensión de firmar un acu erdo mar co de pre cio. Par a ello establ ece sus cara cterísticas y especifica cion es del bie n o servicio a ofertar.
La pe rso na encarga da del estudio xx xxxxxxx d ebe esta blecer la necesidad de encuestar o entrevistarse con los pr ove edores , con el objetivo de ampliar información en el estudi x xx xxxxxxx .
En la sección 5. El proveed or estable ce y cara cteriza el bien específico, para tal efecto estable ce el precio mín imo que estaría dispuesto a ofrecer den tro de las condicione s del acue rdo marco de precio y otras co ndiciones que po dría n sop xxxx r
su ofer ta.
En la sección 6. El sistema de be establecer las calificacion es histó rica s de lo s
provee dores qu e ha xxx xxxxxxxx do con la in stituci ón, con el obje tivo de qu e sirva
está dispuesta a pagar por los bienes o H
servicios identificados por categorías.
Contratación
como in sumo den tro del estu dio de me rcad o y en la firma del acuerdo marco de
precios.
Diseñar y Publicar los términos de la convocatoria para participar en el Acuerdo Marco de Precios.
Oficina de Compras y Contratación/ Junta de Compras y Contratación
H
las
Recepcionar
Los términos de la convocatoria son una ficha en la que se presentan en forma detallada la descripción de los bienes o servicios que se van a adquirir, la forma de pago, los plazos, precio y condiciones de entrega. Una vez aprobados los términos de la convocatoria éstos serán publicados en la plataforma de contratación y dados a conocer de forma directa a los proveedores de los bienes y servicios a contratar.
Oficina de Compras y Contratación
H
Los proveedores pueden anotar en la Plataforma de Contratación las observaciones relacionadas con las características técnicas de los bienes y servicios y demás condiciones.
objeciones por parte de
los proveedores
3
3
Publicar los términos definitivos del Acuerdo Marco de Precios
Oficina de Compras y Contratación
H
Se analizan las objeciones y se definen los términos definitivos.
Se debe publicar en la Plataforma de Contratación la invitación a adherirse al Acuerdo Marco de Precios a los diferentes proveedores dándoles a conocer las condiciones finalmente aprobadas.
Oficina de Compras y Contratación
H
Oficina de Compras y Contratación
H
Se debe realizar la recepción de las intenciones de participación en el Acuerdo Marco de Precios por parte de los proveedores a través de la Plataforma de Contratación.
Publicación de la lista de adherentes del Acuerdo Marco de Xxxxxxx y suscripción del mismo
Recepcionar la intención de adherirse al Acuerdo Marco de Precios
Con los proveedores que reúnan las condiciones exigidas para participar y que hayan hecho manifiesta su intención de adherir al Acuerdo marco de precios se conforma un listado de adherentes al acuerdo marco de precios, esta lista se publicará en la Plataforma de Contratación. Los proveedores enlistados deben firmar el Acuerdo Marco de Precios que es un contrato de adhesión con formalidades plenas.
Ordenadores del Gasto / Oficina de Compras y
Ejecutar el acuerdo marco de precios
Los diferentes ordenadores del gasto que requieran
adquirir bienes o servicios sujetos a un acuerdo marco
Contratación
H
de precios están obligados a adquirirlos a uno cualquiera de los adherentes al acuerdo en las condiciones establecidas en el mismo.
Supervisar el contrato
Funcionario delegado
Ordenador del Gasto
V
Aquí se empalma con los procedimientos de Convocatoria Pública de acuerdo con la modalidad de contratación
para hacer un seguimiento a la ejecución y evaluar a los adherentes, el Vicerrector administrativo designará un supervisor para cada uno de los acuerdos marco de precios que la universidad suscriba. En el proceso de evaluación el supervisor deberá apoyarse en los ordenadores del gasto que hagan uso del acuerdo.
Fin