RENOVACIÓN DE LA SUSCRIPCIÓN Y ADQUISICIÓN DEL LICENCIAMIENTO OFFICE 365-E5 DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA, MODALIDAD DE LICENCIAMIENTO OPEN GOBIERNO.
PROCESO DE CONTRATACIÓN MEDIANTE LA MODALIDAD DE SELECCIÓN ABREVIADA POR ACUERDO MARCO DE PRECIOS / SOFTWARE POR CATÁLOGO INSTRUMENTO DE AGREGACIÓN POR DEMANDA CCE-139-IAD 2020
OBJETO
RENOVACIÓN DE LA SUSCRIPCIÓN Y ADQUISICIÓN DEL LICENCIAMIENTO XXXXXX 000-X0 DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA, MODALIDAD DE LICENCIAMIENTO OPEN GOBIERNO.
BOGOTÁ D.C.19 NOVIEMBRE DE 2020
En desarrollo de lo dispuesto por la Ley 80 de 1993 artículo 25, numerales 7 y 12, modificado por el artículo 87 de la Ley 1474 de 2011; el artículo 2 de la Ley 1150 de 2007; así como el artículo 2.2.1.1.2.1.1, se elaboran los Estudios y Documentos Previos que soportan el proceso de contratación para la: “RENOVACIÓN DE LA SUSCRIPCIÓN Y ADQUISICIÓN DEL LICENCIAMIENTO XXXXXX 000-X0 DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA, MODALIDAD DE LICENCIAMIENTO OPEN GOBIERNO.”
1. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD QUE SE PRETENDE SATISFACER CON LA CONTRATACIÓN.
La Constitución Política de Colombia en los artículos 117, 119 y 267 establecen que la Contraloría General de la República es un órgano de control, que tiene a cargo la vigilancia de la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejan fondos públicos respecto de todos los tipos de recursos de manera oportuna, independiente y efectiva, controla y vigila la gestión fiscal de los recursos públicos, garantizando la participación de la ciudadanía mediante la articulación regional, con un enfoque preventivo que contribuya al buen manejo de los recursos públicos y que genere una mejora en la gestión del Estado y calidad de vida de los colombianos.
En su actuar evalúa los resultados obtenidos por las diferentes organizaciones y entidades del Estado, al determinar si adquieren, manejan y/o usan los recursos públicos dentro del marco legal, sujetos a los principios de economía, eficiencia, eficacia, equidad y sostenibilidad ambiental; examina la razonabilidad de los estados financieros de los sujetos de control fiscal y determina en qué medida logran sus objetivos y cumplen sus planes, programas y proyectos; tiene a su cargo establecer la responsabilidad fiscal de los servidores públicos y de los particulares que causen, por acción o por omisión y en forma dolosa o culposa, un daño al patrimonio del Estado; Impone las sanciones pecuniarias que correspondan y las demás acciones derivadas del ejercicio de la vigilancia fiscal y procura, igualmente, incluyendo el resarcimiento del patrimonio público.
Para el cumplimiento de la función la Entidad ha sido sometida a una gran transformación llevada a cabo mediante el Acto Legislativo No. 04 de 2019, que reformó el artículo 267, 268, 271, 272 y 274, raíz del cual se expidió el Decreto N°2037 de 2019, fortaleciendo y reestructurando sustancialmente el control fiscal, por lo que se encuentra llamada a fortalecer el aspecto tecnológico, entre otros.
El fortalecimiento tecnológico hace parte de uno de los pilares del Plan Estratégico 2018 - 2022 denominado “Una Contraloría para Todos”, constituido como Objetivo Estratégico 5. “Habilitar las capacidades y servicios tecnológicos para impulsar la
transformación digital de la Entidad por medio de la práctica de Arquitectura Empresarial”, particularmente con las siguientes estrategias:
5.1 “Implementar soluciones tecnológicas que permitan la interoperabilidad, el intercambio de información en tiempo real y de forma segura, en toda la organización y con sus socios estratégicos.”
5.3 “Incentivar el uso y apropiación de las herramientas tecnológicas a través de una adecuada gestión del conocimiento”
5.4 “Integrar los diferentes sistemas de información para facilitar la optimización de procesos, la adaptación de los cambios y el suministro de información de manera oportuna y confiable”.
5.5. “Mejorar la gestión de los servicios tecnológicos, con criterios de colaboración, usabilidad, accesibilidad, seguridad, confidencialidad, integridad, disponibilidad y gobernanza”
Aunado a lo anterior, la Contraloría General de la República ha venido implementando una infraestructura computacional compuesta por hardware, software y equipos de comunicaciones, la cual continuamente debe ser soportada técnicamente, renovada y actualizada de acuerdo con las necesidades de los diferentes procesos de la Entidad y los avances tecnológicos que permitan optimizar la ejecución de actividades para el cumplimiento de la misión institucional.
Es por esto que la acciones lideradas por la Oficina de Sistemas e Iinformática, en cumplimiento de las funciones1 para la administración y adquisición de la
1 Artículo 50: Oficina de Sistemas e Informática. Son funciones de la Oficina de Sistemas e Informática:1. Asistir al Contralor General y por su conducto a la administración de la Contraloría General de la República, en el desarrollo de los sistemas, normas y procedimientos de informática requeridos por las dependencias de la entidad.
2. Elaborar los diseños de programas, la codificación y las otras tareas requeridas para la programación de reportes y cómputo de información.
3. Determinar las tecnologías y técnicas requeridas para la recolección, el procesamiento y la emisión de información.
4. Establecer los controles sobre utilización de equipos y verificar la calidad del trabajo que se realice sobre los mismos.
5. Asesorar en el procesamiento de la información que requieran las diferentes dependencias de la Contraloría General de la República.
6. Realizar investigaciones para diseñar y sugerir la utilización óptima de equipos electrónicos, de los sistemas y del software.
7. Realizar estudios que permitan determinar la factibilidad técnica y económica de sistematizar las aplicaciones que requiera la Contraloría General de la República.
8. Realizar o participar técnicamente en los procesos de contratación tendientes al análisis, diseño y programación de las aplicaciones que vayan a ser sistematizadas.
9. Elaborar los diferentes manuales de aplicación ajustados a las normas existentes.
infraestructura tecnológica, permite simplificar, facilitar, mejorar y optimizar la calidad en el desempeño laboral de los funcionarios, con el apoyo de los sistemas de información que operan en la Entidad, los cuales propenden por dar respuestas eficientes y oportunas, contribuyendo así al cumplimiento de los objetivos estratégicos de la Entidad, fundamentados en mejorar, estandarizar, integrar y lograr un procesamiento electrónico de datos.
Para el cumplimiento de las funciones constitucionales dentro de altos estándares de calidad y eficiencia, la Contraloría debe generar constantemente medidas para optimizar y fortalecer sus procesos, de tal forma que los resultados redunden en el buen gobierno, la transparencia de la gestión pública y el control de la corrupción. Por lo que la operación de los diferentes sistemas de información en producción que apoyan procesos misionales y de apoyo, con los que cuenta actualmente la Contraloría, como la Licencia Office 365 - E5.
Microsoft Office 365 cuenta con un conjunto de programas informáticos de alquiler por un (1) año que requieren los funcionarios para realizar sus actividades, pues contempla herramientas que favorecen la transformación digital de la Entidad necesaria, para disponer de la información en cualquier lugar, comunicarse desde cualquier punto geográfico, trabajar en equipo de manera virtual, analizar y presentar datos de manera rápida y flexible, organizar el trabajo, entre otras, ya que cuenta con las siguientes aplicaciones:
• Word
• Excel
• Power Point
• Correo electrónico en la nube.
• OneDrive: Almacenamiento en la nube (1TB), en él es posible guardar cualquier tipo de archivo, compartirlo con otros colaboradores al interior de la CGR o con externos.
• Teams: Permite realizar conversaciones a través de chat y videoconferencias con múltiples asistentes.
10. Realizar el mantenimiento adecuado a los programas de computación para satisfacer los cambios en las especificaciones de los sistemas.
11. Establecer los controles necesarios para llevar el historial de las modificaciones que se efectúen en los programas o aplicaciones.
12. Velar por la seguridad del acceso a las instalaciones donde se encuentren los equipos electrónicos.
13. Definir las prioridades y prestar los servicios de cómputo que se requieran.
14. Dictaminar sobre requerimientos de mantenimiento y conservación de los equipos por las diferentes dependencias y garantizar las reparaciones correspondientes.
15. Las demás que le asigne la ley.
• SharePoint: Crear sitios de grupo para colaboración.
• Yammer: Red social Corporativa.
• Kaizala: Chat corporativo, mensajería segura que le permite colaborar con otros dentro y fuera de la Entidad.
• Power BI: Una solución de análisis de datos.
• Planner: Herramienta para planear, programar y seguir proyectos
• Seguridad: Posee herramientas de seguridad en la nube
• Tiene como beneficio la incorporación de la suite de ofimática para ser instalada en los computadores de la Contraloría.
El plan de Xxxxxx 000 también ofrece Xxxxxxxxxx X0 que es un plan de productividad y comunicaciones más completo y seguro de toda la familia de planes de Xxxxxx 000, con un conjunto de potentes capacidades que favorecen la modernización de las organizaciones.
Xxxxxx 000 Xxxxxxxxxx X0 reúne el paquete completo de servicios de Xxxxxx 000 junto con nuevas y potentes funcionalidades, combinadas con las aplicaciones de Xxxxxx 0000 recién lanzadas y que hacen que la colaboración entre los usuarios sea mucho más fácil.
Las principales novedades se pueden agrupar en 3 pilares:
• Completa solución integrada para videoconferencias con Skype empresarial
• Herramientas de análisis y visualización de datos con Business Intelligence
• Seguridad avanzada
En la actualidad la Contraloría cuenta con:
Código Catálogo | Descripción del producto | Tipo | Número de parte | Cantidad |
a044b16a-1861- 4308-8086- a3a3b506fac2 | Xxxxxx 000 X0 | Producto | a044b16a-1861- 4308-8086- a3a3b506fac2 | 344 |
La cuales se vencen el 25 de diciembre de 2020.
Este licenciamiento, corresponde a servicios basados en la nube (Office 365-E5), que se puede acceder y trabajar desde cualquier dispositivo conectado a internet, incluidos los dispositivos móviles.
Esta renovación de la suscripción permite continuar con el acceso a las últimas actualizaciones y versiones de las herramientas de colaboración, adaptando la
plataforma a fin de que se cuente con soporte del fabricante para mejorar el desempeño y contar con una infraestructura tecnológica estable y actualizada.
Contar con este servicio de Modelo de Computación en la Nube tanto para el Correo Electrónico como para las demás aplicaciones, brinda un servicio confiable y seguro permitiendo una escalabilidad dinámica, capaz de atender cambios inesperados en la demanda del servicio, no previsibles dentro de la planeación general de servicios tecnológicos.
Esta solución está orientada a potenciar la prestación de los servicios propios del negocio mejorando la eficiencia, incrementando la calidad y la cobertura, reduciendo significativamente los costos adicionales de operación como por ejemplo infraestructura, licenciamiento adicional, elementos de seguridad, entre otros, contando con niveles de disponibilidad y respaldo para su operación.
Igualmente, el contar con la solución de Modelo de Computación en la Nube brinda a la Contraloría los siguientes valores agregados como instrumento generador de comunicaciones de carácter institucional, interna como externa:
- Mejora en la productividad: Implementa con rapidez las últimas soluciones de productividad, habilitando su estrategia de comunicaciones y colaboración, y posibilita una experiencia de usuario fluida a través de los equipos.
- Crecimiento corporativo: Acelera la integración y productividad de actividades. Brinda una expansión de servicio simple y fácil para ubicar a los usuarios en una amplia variedad de territorios.
- Permite actualización: Conserva actualizada la plataforma de comunicaciones y colaboración sin costo adicional.
- Ofrece un mejor uso de los recursos de TI: Habilita a los recursos de TI para centrarse en iniciativas críticas y responder con mayor rapidez a las demandas de la Entidad.
- Disminuye costos: Colabora en la obtención de un menor costo propietario al reducir los costos de infraestructura, de hardware y operativos; reducir los costos asociados con viajes mediante el uso de la más moderna tecnología de comunicaciones.
En la actualidad estas licencias son usadas por el nivel directivo de la Entidad, asesores, y funcionarios que utilizan las herramientas de Power BI en áreas como la USATI, la XXXX, la DIARI; entre otras, ya que sus actividades laborales requieren de las funcionalidades adicionales que tienen las licencias E5, tales como
SharePoint, Yammer, Planner, Seguridad el licenciamiento de cliente de Outlook y ofimática, también contenidos en el licenciamiento Xxxxxx 000-X0.
Es de observar que esta suscripción beneficia a la Entidad puesto que no tiene que adquirir licenciamientos adicionales para su funcionamiento, como por ejemplo ofimática2, de manera independiente.
De otra parte, la Entidad ha venido creciendo en la implementación de herramientas como MicrosoftPowerBI para el control de gestión, basado en la nube que facilita una vista única de toda la información de la Entidad con informes interactivos y muy visuales accediendo a datos de orígenes internos o externos. PowerBI es una herramienta altamente intuitiva y no invasiva que nos permite reducir tiempos en la recopilación de datos y en el análisis de estos, pudiendo invertirlo en el análisis estratégico, y Share Point herramienta muy útil para la creación xx xxxxxxxx, incluyendo sitios donde compartir información con otras personas, con la ventaja de poder personalizar el contenido que queremos visualizar, ya que cumple con todos los requisitos de privacidad, control de acceso, y compatibilidad con una gran variedad de exploradores.
Así las cosas, la Contraloría General de la República, requiere continuar con el licenciamiento y a su vez incrementar la cantidad de suscripciones del licenciamiento de Xxxxxx 000–E5 en aproximadamente 252 nuevas suscripciones; en atención al crecimiento de la Entidad, dada la restructuración a la que fue sometida la Contraloría, con la creación de nuevas dependencias que han determinado un incremento en la demanda del mismo, para la construcción de los tableros de control y demás funcionalidades que permiten las herramientas de Power BI (incluida en las licencia tipo E5), que se contempla con base en:
DEPENDENCIAS | CANTIDAD |
DELEGADA ECONOMIA Y FINANZAS | 30 |
CENTRO DE ESTUDIOS FISCALES -CEF | 20 |
DIARI | 80 |
DELEGADAS | 36 |
GERENCIAS DEPARTAMENTALES | 62 |
USATI | 15 |
TOTAL | 243 |
*Nota: La información señalada corresponde a una proyección con el crecimiento que puede estar sujeta a cabios, de acuerdo con la necesidad que se presente.
2 Es una recopilación de programas, los cuales son utilizados en oficinas y sirve para diferentes funciones como crear, modificar, organizar, escanear, imprimir, etc. archivos y documentos. Son ampliamente usados ya que, al ser una recopilación, hace que sea exequible adquirir toda la suite, que programa por programa, puesto que es más complejo y más caro.
Para ello, se ha dispuesto para esta vigencia un presupuesto de Setecientos un millones quinientos cuarenta y ocho mil doscientos tres pesos M/CTE ($701.548.203), con el fin de optimizarlo y obtener mayor cantidad en atención a los beneficios que presente los Acuerdos Marco de Precios.
Concordante con la disponibilidad de recursos y la necesidad aquí planteada se pretende adquirir la suscripción de mínimo 458 licencias Xxxxxx 000 X0 con las que contaría la Contraloría, la cuales serán distribuidas de acuerdo con los requerimientos presentados por las dependencias. (Ver acápites 2.2. y 5 del presente documento).
Es importante resaltar que el Centro de Estudios Fiscales -CEF, viene capacitando funcionarios en la herramienta Power BI, la cual se encuentra en licencias tipo E5, dependencia que igualmente continuará con el proceso de capacitación para fortalecer a las áreas del conocimiento de esta herramienta para brindar mayor eficiencia y productividad. Adicional a lo anterior, se encuentra el equipo de trabajo de la DIARI, quienes trabajan constantemente con estas herramientas, quienes también interactúan con las delegadas y las gerencias departamentales.
La presente contratación se enmarca en el Proyecto de Inversión BPIN 2017011000373, cuyo título “Mejoramiento de la plataforma tecnológica de la Contraloría General de la República a nivel Nacional; el cual es transversal a los procesos misionales y de apoyo de la Contraloría General de la República”, mediante el cual se pretende fortalecer la plataforma tecnológica de la Contraloría General de la República que soporta los procesos misionales, estratégicos y de apoyo institucionales, el cual tiene los siguientes componentes:
Objetivo: “Actualizar la Plataforma Informática Institucional”, Producto: “Los servicios de información para la gestión administrativa”, Actividad: “Adquirir Licenciamiento de Software”
De acuerdo, con lo expuesto se requiere adelantar el presente proceso de contratación para la suscripción de mínimo 458 Licencias Xxxxxx 000-X0, con el fin de suplir la necesidad descrita.
2. OBJETO, ALCANCE Y CONDICIONES TÉCNICAS
2.1 OBJETO.
El objeto de este proceso consiste es la: Renovación de la suscripción y adquisición del licenciamiento Xxxxxx 000-X0 de la Contraloría General de la República,
modalidad de licenciamiento open gobierno.”
De acuerdo al clasificador de Bienes y Servicios de las Naciones Unidas, contenido en la dirección xxxx://xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxxxxxxxx, el objeto contractual se enmarca dentro de los siguientes códigos de Clasificador de Bienes y Servicios (Artículo 2.2.1.2.1.2.1. del decreto 1082 de 2015), así:
CÓDIGO | SEGMENTO | FAMILIA | CLASE |
43231500 | Difusión de tecnologías de información y telecomunicaciones. | Software | Software funcional especifico de la empresa |
43232200 | Difusión de tecnologías de información y telecomunicaciones | Software | Software de gestión y contenidos |
43232300 | Difusión de tecnologías de información y telecomunicaciones | Software | Software de consultas y gestión de datos |
43233500 | Difusión de tecnologías de información y telecomunicaciones | Software | Software de intercambio de información |
81111500 | Servicios basados en investigación y tecnología | Servicios informáticos | Ingeniería de software y hardware |
Que se encuentra incluido en el Plan Anual de Adquisiciones de la Contraloría General de la República, vigencia 2020, así:
Código UNSPSC (cada código separado por ;) | Descripción | Fecha estimada de inicio de proceso de selección (mes) | Fecha estimada de presentaci ón de ofertas (mes) | Duración del contrato (número) | Duración del contrato (intervalo: días, meses, años) | Modalidad de selección | Fuente de los recursos | Valor total estimado |
43231500; 43232200; 43232300; 43233500; 81111500; | RENOVACIÓN DE LA SUSCRIPCIÓN Y ADQUISICIÓN DEL LICENCIAMIENTO OFFICE 365 E5 DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPUBLICA, MODALIDAD DE LICENCIAMIENTO OPEN GOBIERNO | Noviembre | Noviembre | 1 | Mes | Seléccion abreviada - Acuerdo marco | Presupuesto de entidad nacional | $701.548.703,00 |
Valor estimado en la vigencia actual | ¿Se requieren vigencias futuras? | Estado de solicitud de vigencias futuras | Unidad de contratación (referencia) | Ubicación | Nombre del responsable | Teléfono del responsable | Correo electrónico del responsable |
$701.548.703,00 | NO | N/A | GESTION CONTRACTUAL CGR NIVEL CENTRAL | Distrito Capital de Bogotá - Bogotá | OFICINA DE SISTEMAS E INFORMATICA Xxxxxx Xxxxxxx 80118-38 | 5187000 | xxxxxx.xxxxxxx @contraloria.g xx.xx |
2.2 ALCANCE AL OBJETO Y CONDICIONES TÉCNICAS
Con base en la necesidad descrita en el acápite N°1 de este documento, la Contraloría General de la República determina las especificaciones técnicas del presente proceso, que corresponden a las que se indican en los cuadros N°1 Licencias a Renovar y N°2 Licencias a Adquirir; las cuales son compatibles y se encuentra en el Acuerdo Marco de Precios – Instrumento de Agregación por Demanda CCE-139-IAD-2020 “Software por Catálogo” productos Microsoft3.
Cuadro N°1 Licencia a Renovar
Código Catálogo4 | Descripción del producto | Tipo | Número de parte | Cantidad | Fecha de la activación |
a044b16a- 1861-4308- 8086- a3a3b506fac2 | Xxxxxx 000 X0 | Producto | a044b16a- 1861-4308- 8086- a3a3b506fac2 | 344 | 26/12/2020 |
Cuadro N°2 Licencia a Adquirir
Código Catálogo5 | Descripción del producto | Tipo | Número de parte | Fecha de la activación |
a044b16a-1861- 4308-8086- a3a3b506fac2 | Office 365 E5 | Producto | a044b16a-1861- 4308-8086- a3a3b506fac2 | 26/12/2020 |
3 xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxx-xxxxxxx-xxx-xxxxxx-xxxxxxxxxx/xxxxxxxxxx/xxxxxxxx-xxx-xxxxxxxx
4 Catálogo de productos Microsoft para estructurar la compra
5 Catálogo de productos Microsoft para estructurar la compra
El licenciamiento se activará sin afectar el Tenant que actualmente tiene la Contraloría General de la República, el soporte de garantía técnica y servicios conexos prestados por el fabricante respecto de la renovación será de un (1) año, contado a partir la fecha de la activación de la suscripción, los cuales no generan gastos adicionales.
La cantidad a adquirir de las nuevas licencias office 365-E5 están proyectadas en
114 unidades con base en los datos generados por el simulador corrido el 18/11/2020, en el que se tuvo en cuenta el presupuesto establecido para el presente proceso, la TMR de conformidad con la Guía para comprar en la Tienda Virtual del Estado Colombiano a través del Instrumento de Agregación de Demanda para la adquisición de Software por Catálogo; para un total de 458 licencias a establecer como cantidad inicial en el evento de cotización en la Tienda Virtual del Estado Colombiano.
Sin embargo, la cantidad antes establecida podrá aumentar eventualmente, en atención a la oferta económica ganadora, es decir el mejor precio posteado, con el fin de suplir la necesidad y agotar en debida forma el presupuesto determinándose así la optimización del recurso.
Así las cosas, con el ahorro que obtenga la Entidad como resultado del proceso de Selección Abreviada- Acuerdo Marco de Precios, se adquirirán un mayor número de suscripciones del licenciamiento office 365-E5, para lo cual deberá tenerse en cuenta las directrices establecidas por Colombia Compra Eficiente para tal efecto, en el marco de la guía antes señalada, en atención al Acuerdo Marco de Precios al que se adhiere la Entidad.
Una vez surtido el proceso de contratación, el contratista seleccionado se obligará a cumplir el objeto del contrato, así como todas las obligaciones previstas en la cláusula 12 del Acuerdo Marco de Precios - Software por Catálogo - Instrumento de Agregación de Demanda - CCE-139-IAD-2020 y las relacionadas con la naturaleza de la orden de compra derivada, para lo cual emplearán todos los recursos técnicos, económicos y logísticos que se requieran para la correcta ejecución del contrato, y en especial se compromete hacer la entrega de:
1. Certificación expedida por el fabricante, que acredite la renovación de las 344 de las licencias de Office365-E5, por un (1) año, conforme a las especificaciones técnicas.
2. Certificación expedida por el fabricante, que acredite la suscripción de las nuevas licencias de Office365 –E5 por un (1) año, conforme a las especificaciones técnicas.
3. El procedimiento de atención de soporte técnico, donde se describan los medios de atención, tiempos de respuesta, niveles de escalamiento y demás información que facilite la atención oportuna de las incidencias.
3. MODALIDAD DE SELECCIÓN DEL CONTRATISTA Y FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN SU ELECCIÓN.
La Contraloría General de la República, en atención a la naturaleza del objeto a contratar, considera que la modalidad a aplicar es la Selección Abreviada para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes por Catalogo derivado de la celebración de Acuerdo Marco de Precios, de conformidad con el literal a) del numeral 2 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 y el artículo 2.2.1.2.1.2.7 del Decreto 1082 de 2015, en razón a que esta modalidad presenta las siguientes ventajas:
• Reducción de los riesgos asociados y los costos inherentes a los procesos de contratación estatal, a obtener precios de economía de escala y reducir la cantidad de procesos de contratación a desarrollar.
• El Estado actúa como un único comprador, unificando términos y condiciones para el suministro de bienes y servicios para el Estado.
• Le permiten a la Entidad manejar inventarios con mayor flexibilidad.
• Libera tiempo del comprador público para destinar al cumplimiento de la misión de la entidad.
• Ayuda a optimizar los recursos públicos.
• Se ha obtenido una experiencia positiva respecto de la contratación por esta modalidad con la celebración y ejecución de órdenes de compra derivadas de los acuerdos marco de precios.
La Contraloría puede adquirir Productos y Servicios Microsoft Open Gobierno en cuatro (4) Categorías, tales como:
Categoría (1) | Sistema Operativo, Plataforma, Nube e Infraestructura y Desarrollo Aplicaciones (Open – CSP). |
Categoría (2) | Productividad Administración y análisis de datos (Open - CSP) |
Categoría (3) | Movilidad (Open - CSP) |
Categoría (4) | Aplicaciones empresariales (Open - CSP) |
El objeto contractual del presente proceso se enmarca en la Categoría 1, Nube e Infraestructura, y el nombre de los productos: (i) Microsoft®Office365PlanE1Archiving ShrdSvr SubscriptionVL Government OLP 1License NoLevel Qualified Annual, Office 365 Enterprise E5 (Government Pricing).
Por tanto, el Acuerdo Marco de Precios a aplicar en el presente proceso de contratación corresponde al denominado Software por Catálogo - Instrumento de Agregación de Demanda - CCE-139-IAD-2020, el cual se encuentra vigente para solicitar órdenes de compra hasta el 24 de febrero de 2022, para ser ejecutadas máxime al 24 de febrero de 2023, asociado al siguiente link:
xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxx-xxxxxxx-xxx-xxxxxx-xxxxxxxxxx/xxxxxxxxxx/xxxxxxxx-xxx-xxxxxxxx.
4. IDENTIFICACIÓN DEL CONTRATO A CELEBRAR.
Por tratarse de una adquisición de la suscripción de licenciamiento, se trata de un contrato compraventa, regulado por el artículo 13 de la Ley 80 de 1993, y el artículo 905 y siguientes del Código de Comercio.
5. PRESUPUESTO OFICIAL ESTIMADO, JUSTIFICACIÓN
El presupuesto oficial asignado para el presente proceso de contratación corresponde a la suma de Setecientos un millones quinientos cuarenta y ocho mil doscientos tres pesos M/CTE ($701.548.203), que se encuentra respaldado con los Certificados de Disponibilidad Presupuestal N°122520 del 11 de noviembre de 2020 por valor de $151.548.203 y el N°111220 del 5 de octubre de 2020 por valor de $550.000.000,00, expedidos por la Dirección Financiera de la Entidad.
Como base para la obtención del presupuesto del presente proceso de contratación, se utilizó el simulador disponible por Colombia Compra Eficiente asociada al Acuerdo Marco de Precios - Instrumento de Agregación de Demanda CCE-139-IAD- 2020 “Software por Catálogo”, tal como aparece a continuación:
Solicitud de Cotización Software Microsoft OPEN-CSP Gobierno y Educativo | ||||||||||||||
Versión: 12 | 03/11/2020 | |||||||||||||
Información de la Entidad Compradora | ||||||||||||||
Nombre de la Entidad | CGR | NIT | XXXx | |||||||||||
Dirección de la Entidad | XXx | Correo de contacto | XXXX | |||||||||||
Municipio | XXx | Teléfono de contacto | XXXX | |||||||||||
Nombre funcionario Comprador | XXx | |||||||||||||
Solicitud de Cotización | ||||||||||||||
Categoría | OPEN-CSP GOBIERNO | Valor TRM | 3.611,44 | Fecha: 07/12/2020 | ||||||||||
Productos | ||||||||||||||
OPEN-CSP | ||||||||||||||
Cantidad de filas: | ||||||||||||||
1 | Proveedor | |||||||||||||
Item | Código Catálogo | Descripción del Producto | Tipo | Unidad | Zona | Asistencia | Perfil | Número de parte | Forma de Pago | cantidad | ||||
1 | a044b16a-1861-4308- 8086-a3a3b506fac2 | Office 365 E5 | Producto | Unidad | N/A | N/A | N/A | a044b16a-1861-4308-8086- a3a3b506fac2 | Suscripción mensual con pago anual | 5496 | ||||
1. Si requiere agregue o elimine fila | ||||||||||||||
Gravámenes adicionales* | ||||||||||||||
Si los hay, indique los gravámenes adicionales a los que está sujeta la Orden de Compra. Son gravámenes adicionales por ejemplo; estampillas y demás impuestos territoriales. Los impuestos como ICA y retención en la fuente NO son gravámenes adicionales. | ||||||||||||||
Precio Unitario | Precio Unitario + Gravamen | Descuento adicional | Precio con Descuento | Subtotal | IVA | Vr IVA | Precio Total |
$ 126.400.400,00 | $126.400.400,00 | $126.400.400,00 | $694.696.598,40 | $ - | $ 694.696.598,40 | ||
Valor Total | $ 694.696.598,40 | ||||||
Fuente: Simulador corrido el 07/12/2020 de 2020 con una TRM de $3.611,40
NOTA: La conversión se realiza de conformidad con lo establecido en la Guía de CCE6.
Sin embargo se consideró determinar el valor del presupuesto en un monto superión teniendo en cuenta que un factor determinante para obtener el valor de la orden de compra corresponde a la tasa representativa xxx xxxxxxx y la con el fin de adquirirán un mayor número de suscripciones del licenciamiento office 365-E5, tal y como sea explicado en acápites anteriores.
Es de precisar que una vez sea recomendada la contratación por la Junta de Adquisiciones de la Contraloría General de la República se descargará de nuevo el simulador, teniendo en cuenta las condiciones establecida por Colombia Compra Eficiente en el Acuerdo Marco de Precios, y se le tendrá en cuenta el valor de la
6 Para Solicitudes de Cotización realizadas entre el primero (1) y el quince (15) de cada mes, la TRM es la de cierre del último día del mes anterior; y (ii) para Solicitudes de Cotización realizadas entre el 16 y el último día de cada mes la TRM es la del cierre del día 15 del mismo mes.
TRM, que corresponda para ese momento, siguiendo el procedimiento establecido en el guía para la compra en la tienda virtual, emitida por Colombia Compra Eficiente.
El valor final de la orden de compra se expresará en pesos colombianos, y se encontrará exentó del IVA de conformidad con el numeral 24 del artículo 476 del Estatuto Tributario en el marco de la aplicación de la exclusión de IVA para los servicios de computación en la nube, hosting, suministro de páginas web y mantenimiento a distancia de programas y equipos, concordante con los conceptos de la DIAN: Concepto Unificado N°017056, del 25 xx xxxxxx de 2017, y ii) el Concepto 100202208-1444, del 22 de diciembre de 2017.
5. CONDICIONES DE LA ORDEN DE COMPRA A CELEBRAR
Las partes y en especial el proveedor se obliga a cumplir con el objeto del contrato, así como todas las obligaciones previstas en el Instrumento de Agregación por Demanda - CCE-139-IAD-2020 Software por catálogo, asociado al siguiente link:
Nota: El Acuerdo Marco de Precios - CCE-139-IAD-2020 al que se acogerá la Contraloría General de la República como Entidad Compradora, a través del presente proceso de contratación, tuvo como origen la operación principal efectuada por Colombia Compra Eficiente llevada a cabo mediante el proceso de Licitación Pública N°CCE-116-iad-2020 en cumplimiento del artículo 2.2.1.2.1.2.10 del Decreto 1082 de 2015 y el numeral 7 del artículo 3 del Decreto 4170 de 2011, proceso que permea el Acuerdo y por ende las operaciones que registre a través de él.
5.1 PLAZO DE EJECUCIÓN
El Plazo de Ejecución de la orden de compra que resulte como producto del proceso de suscripción, no podrá exceder del 31 de diciembre de 2020, previo cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución del contrato, que será contado a partir de la suscripción del Acta de Inicio, período dentro de los cuales el contratista cumplirá con las actividades a las que se obliga a través de esta contratación.
5.2 FORMA DE PAGO
La Contraloría General de la República, pagará el valor de la orden de compra conforme a lo establecido en la cláusula 10 del Acuerdo Marco de Precios - Instrumento de Agregación por Demanda Software por Catálogo CCE-139-IAD- 2020.7
En este caso, la Contraloría General de la República cancelará el valor del presente contrato en un único pago, una vez el proveedor cumpla la entrega establecida en el numeral 2.2 Alcance del Objeto y Condiciones Técnicas del presente estudio previo.
El proveedor deberá presentar a la Contraloría General de la República, la factura correspondiente dentro del término establecido y cumplimiento de las estipulaciones definidas en la cláusula 10 del Acuerdo Marco de Precios, acompañada de la certificación de cumplimiento a satisfacción expedida por el supervisor del contrato y del certificado del Representante Legal o del Revisor Fiscal; en el que se deje constancia de que el contratista se encuentra x xxx y salvo por concepto de seguridad social y parafiscales, de conformidad con el artículo 50 de la Ley 789 de 2002 y el artículo 23 de la Ley 1150 de 2007.
La factura debe contener los requisitos establecidos en el Estatuto Tributario y demás normas que lo modifiquen, adicionen o aclaren. En todo caso, el pago estará sujeto a la aprobación del PAC (Programación Anual Mensualizada de Caja).
5.3 LUGAR DE EJECUCIÓN.
El lugar de ejecución de la orden de compra será en la sede de la Contraloría General de la República ubicada en la Xxxxxxx 00 Xx. 00-00 xx xx xxxxxx xx Xxxxxx.
5.4. GARANTÍAS
De conformidad con el numeral 18.2 del Acuerdo Marco de Precios - Instrumento de Agregación por Demanda Software por Catálogo CCE-139-IAD-2020, el
7 Cláusula 10 facturación y Pago: (…) El Proveedor debe presentar la cuenta de cobro o factura mensualmente dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la entrega del Software o prestación del servicio adicional, contados desde el inicio de la Orden de Compra cuando cumpla con las condiciones establecidas en el presente Documento. El Proveedor debe presentar la cuenta de cobro o factura en la dirección indicada para el efecto por la Entidad Compradora y publicar una copia en la Tienda Virtual del Estado Colombiano. De
conformidad con la Ley 1231 de 2008 Las Entidades Compradoras deben aprobar o devolver las cuentas de cobro dentro de los tres (3) días calendario siguientes a su recepción y pagarlas dentro de los 30 días calendario, siguientes a la fecha de presentación de la cuenta de cobro. Si la cuenta de cobro no cumple con las normas aplicables o la Entidad Compradora solicita correcciones a la misma, el término de 30 días calendario empezará a contar a partir de la presentación de la nueva cuenta de cobro. La cuenta de cobro debe ser presentada entre otros con: (i) los soportes del pago de los aportes al sistema de seguridad social del personal que prestó el servicio durante el mes a cobrar y (ii) el informe de prestación de servicio y entrega del Software por Catálogo. La Entidad Compradora fijará las condiciones particulares para facturación con las que debe cumplir el Proveedor. (…)”
proveedor deberá constituir la garantía única a favor de esta Entidad, de la siguiente manera:
El valor de los amparos de la garantía de cumplimiento es calculado de acuerdo con el valor de la Orden de Compra.
La vigencia de la garantía y sus amparos debe iniciar desde la colocación de la Orden de Compra. Los Proveedores deberán ampliar la garantía dentro de los tres
(3) días hábiles siguientes a la fecha en la que la Orden de Compra sea modificada, adicionada y/o prorrogada. La vigencia de la garantía debe ser ampliada por los plazos señalados en la tabla anterior. En todo caso de conformidad al Decreto 1082 de 2015 la garantía de cumplimiento debe estar vigente hasta la liquidación.
En caso de declaratoria de incumplimiento que afecte la garantía de cumplimiento o alguno de sus amparos, el Proveedor deberá ajustar la suficiencia de la garantía, en los amparos respectivos, de forma tal que cumpla con lo señalado en la Tabla después de haber sido afectada.
5.5. CONFIDENCIALIDAD
De conformidad con el numeral 27 del Acuerdo Marco de Precios - Instrumento de Agregación por Demanda Software por Catálogo CCE-139-IAD-2020, el proveedor se compromete a:
“26.1. Manejar de manera confidencial la información que como tal le sea presentada y entregada, y toda aquella que se genere en torno a ella como fruto del cumplimiento del Instrumento de Agregación de Demanda.
26.2. Guardar confidencialidad sobre esa información y no emplearla en beneficio propio o de terceros mientras conserve sus características de confidencialidad o mientras sea manejada como un secreto empresarial o comercial.
26.3. Solicitar por escrito al supervisor del Instrumento de Agregación de Demanda autorización para cualquier publicación relacionada con el Instrumento de Agregación de Demanda, presentando el texto a publicar con un (1) mes de antelación a la fecha en que desea enviar a publicación.”
6. SUPERVISIÓN
La supervisión y control será ejercido por el Director de la Oficina de Sistemas e Informática, o en su defecto, por el funcionario que designe el Ordenador del Gasto, de conformidad con la reglamentación interna de la Entidad8, la Ley 1474 de 2011 y demás normas concordantes.
El supervisor podrá designar personal de apoyo para el cumplimiento de la labor encomendada y, en todo caso, deberá ceñirse a la reglamentación vigente sobre la contratación estatal.
Responsable,
XXXXXX XXXXXXX XXXXXXX XXXXX
Director Oficina de Sistemas e Informática
Proyectó: Xxxxx Xxxxxxxx Xxxx X. Equipo de Gobierno y Xxxxxxx XXXX Xxxxxx: Xxxx Xxxxxxxxx Xxxxxx X. Xxxxxx de Gobierno y Gestión XXXX
Anexos:
Formato Justificación para la Compra de Software Simulador del 18/11/2020
Certificados de Disponibilidad Presupuestal Ficha EBI: 2017011000373
Anexo 1 Ficha EBI
8 Resolución 191 de 2015 modificada por la Resolución Nº0718 de 2019