Contract
PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS QUE RIGEN LA CONTRATACIÓN DE UN SERVICIO DE MANTENIMIENTO TÉCNICO GENERAL DE LOS INMUEBLES ADSCRITOS A LA AGENCIA TRIBUTARIA DE LES XXXXX BALEARS, SITOS EN LA CALLE XXXXXXXX Y EN LA PLAZA CUADRADO, POR PROCEDIMIENTO NEGOCIADO SIN PUBLICIDAD
1. OBJETO:
El objeto del presente contrato lo constituye la prestación del servicio de mantenimiento técnico general o integral (normativo-técnico legal, preventivo, conductivo y correctivo) de las instalaciones de climatización, electricidad, fontanería y de los elementos estructurales, constructivos y funcionales, entre el 1 xx xxxx de 2009 al 31 de diciembre de 2009, en los siguientes inmuebles adscritos a la Agencia Tributaria de las Xxxxx Balears:
A) EDIFICIO sito en la calle Can Xxxxxxxx 1, xx Xxxxx, con superficie 2.716 m2, distribuidas en planta sótano, baja, primera, segunda y tercera.
B) Local de planta baja, situado en Xxxxx Xxxxxxxx, 0 /esquina con calle Can Xxxxxxxx, con superficie de 200 m2..
2. INSTALACIONES A MANTENER.
Las instalaciones objeto del mantenimiento general son las siguientes:
- Instalaciones eléctricas. Su ámbito de aplicación es toda la instalación eléctrica de baja tensión, desde la línea de enlace con acometida de la empresa suministradora, hasta las bases de enchufes y la totalidad de las canalizaciones, iluminación, puntos de luz, luces incluidas, tanto de servicio como de emergencia. Se consideran también todo tipo xx xxxxxxx generales y de distribución, tomas de tierra y protección de las instalaciones.
- Instalaciones del sistema de climatización. Incluiría todos los sistemas de aire acondicionado.
- Instalaciones de fontanería y saneamiento. Comprende todas las instalaciones generales de fontanería , grifería, instalaciones sanitarias, los elementos de canalización, desguaces, bajantes y arquetas que sean propias de los inmuebles.
- Subsistemas constructivos o funcionales:
Comprende aquellos de carácter general que por su uso padecen un deterioro y requieren de un mantenimiento que garantice el correcto funcionamiento. Incluye la generalidad de los suelos, paredes y techos, las cubiertas y fachadas. Incluye también pequeñas reparaciones de oficios xxx xxxx de la paleta, retoques de pintura y revestimientos, persianas, puertas, así como la carpintería, cerraduras, vidrios y visagras.
3. TRABAJOS O FUNCIONES OBJETO DEL CONTRATO
El objeto del mantenimiento es conseguir el funcionamiento fiable y correcto de las instalaciones, así como el buen estado de conservación de los elementos constructivos y funcionales, para asegurar al máximo su disponibilidad permanente y alargar la vida útil, preveyendo, reduciendo y subsanando el menoscabo de las mismas.
En todo caso, comprendería, entre otras, el siguiente conjunto de operaciones que se relacionan a título de ejemplo como contenido mínimo de la prestación:
A) Inspección y mantenimiento permanente de las instalaciones de los edificios indicados, incluyendo en todo caso:
- Electricidad: Recambios de enchufes, clavijas, lámparas, fluorescentes (cebadores, tubos, etc…)
- Calefacción, climatización y aire acondicionado: revisión y limpieza de los aparatos de aire acondicionado, en especial, los filtros.
- Carpintería y herrería: Trabajos de conservación de todo tipo de elementos xx xxxxxx (puertas, ventanas, persianas, mobiliario) y pequeñas reparaciones, en especial de cerraduras y elementos de cierre.
- Vidriería: trabajos de conservación y pequeñas reparaciones (Recambio xx xxxxxxxxx)
- Albañilería: Trabajos de conservación y pequeñas reparaciones (Recambio ladrillos, goteras)
- Fontanería: Trabajos de conservación y pequeñas reparaciones (Recambio grifos, mecanismos de WC)
- Pintura: Trabajos de conservación y pequeñas reparaciones.
- Telefonía y telecomunicaciones: Trabajos de conservación y pequeñas reparaciones.
- Fotocopiadoras, impresoras y fax: Reposición de papel y tóner. Avisar servicio técnico correspondiente.
- Máquinas suministradoras agua: reposición botellas y vasos. Avisar a Servicio Técnico.
- Señalizaciones varias (informativas o de emergencia): Trabajos de colocación y reparación.
B) Complementarias a las funciones principales indicadas, asimismo:
- Ayudas para mudanzas a pequeña escala, incluyendo traslados de documentación y ordenadores, montaje, desmontaje y desplazamiento de mobiliario.
- Traslado ocasional de materiales (Como mobiliario o material informático obsoleto, o escombros y materiales que se originen con motivo de la prestación del servicio) a vertedero para su destrucción, con vehículo propio de la empresa de mantenimiento.
Tales actuaciones, que se enmarcarían en los conceptos técnicos de los servicios generales de mantenimiento, objeto del presente contrato, que comprendería las siguientes actuaciones:
3.1 Mantenimiento preventivo.
Consistirá en el conjunto de operaciones periódicas y programadas de mantenimiento preventivo destinadas a conocer el estado actual de las instalaciones, equipos y elementos, así como para detectar las averías o defectos, y poderlos corregir, regular , sustituir, limpiar o reparar antes de que se puedan producir alteraciones en el funcionamiento o utilización de las
mismas, y todas aquellas que sean necesarias para asegurar la vida útil y la funcionalidad asignada a los equipos y aparatos.
Para conseguir este objetivo, es necesario que la adjudicataria desarrolle una serie de actuaciones como son:
-Inspección periódica de los elementos constructivos y funcionales así como de la instalación, para asegurar la detección precoz de desgastes o averias, y su corrección antes de que lleguen a producirse, así como anticipar situaciones potencialmente peligrosas.
-Trabajos asumibles al mantenimiento diario de los edificios que sean necesarios para su correcto funcionamiento ordinario, de acuerdo con las instrucciones del órgano de contratación de la ATIB o personas en quienes delegue.
3.2 Mantenimiento normativo-técnico legal
Técnicamente no difiere sensiblemente del mantenimiento preventivo y se realizará sobre las instalaciones o elementos sujetos al mismo, mediante ciclos preestablecidos con calendario planificado, al fin y efecto de actuar de conformidad con la legislación vigente.
La empresa adjudicataria se hará cargo del mantenimiento reglamentario, por lo que hace referencia a: instalaciones eléctricas, de climatización (incluyendo el mantenimiento preventivo relativo a la prevención de la legionela en las instalaciones donde fuera necesario), instalaciones de fontanería y saneamiento, elementos estructurales y funcionales.
3.3 Mantenimiento conductivo.
Conjunto de trabajos necesarios para realizar las acciones continuadas de control de las variables de las instalaciones, para así mantener el clima adecuado de confort y seguridad de los edificios.
3.4 Mantenimiento correctivo ordinario.
Comprende la asistencia continuada para adaptar, ajustar o corregir los parámetros de funcionamiento de los edificios y sus instalaciones de acuerdo con las necesidades del momento, en las intervenciones no programadas que se consideren necesarias para la reparación de las averías o anomalías que eventualmente se puedan producir y en las operaciones encaminadas a
restituir todas las instalaciones o elementos a su estado normal de funcionamiento o de conservación.
Aparte de solucionar las posibles anomalías y reparaciones que se requieran, tanto el edificio como sus instalaciones, este mantenimiento comprende también el apoyo del trabajo que puedan llevar a cabo empresas externas, así como atender las solicitudes y dar asistencia técnica necesaria para montajes y actividades que se acuerden a través del responsable de mantenimiento que designe el órgano de contratación de la ATIB.
La empresa adjudicataria atenderá también, los requerimientos del responsable de la ATIB para actuaciones asimilables a pequeñas reparaciones de mobiliario y instrumentos, pequeños montajes y/o desplazamientos de mobiliario y equipos, o trabajos similares, necesarios para el buen funcionamiento de los servicios, equipamientos y de confort personal.
3.5 Mantenimiento correctivo urgente.
Será a cargo del personal de la empresa adjudicataria, la cual deberá hacerse cargo de la intervención especializada para realizar trabajos de reparación de averías, sustitución de equipos o trabajos similares, durante las 24 horas del día, con servicio de localización urgente.
En función de la gravedad del defecto, la actuación ha de ser más o menos inmediata, distinguiéndose 2 niveles de respuesta:
3.5.1. Averías de resolución urgente.
Se entiende por averías urgentes aquellas que suponen un peligro a personas o pueden causar desperfectos graves a equipos o instalaciones, así como los defectos que pueden suponer paralizar una actividad o que supongan un inconveniente grave para su realización.
La notificación de estas averías se hará por teléfono al coordinador de mantenimiento designado por la adjudicatario o a un teléfono móvil o busca con respuesta las 24 horas.
Este tipo de averías requerirán un tiempo de respuesta inferior a 2 horas. Se entiende por tiempo de respuesta, el tiempo transcurrido desde el aviso de la incidencia a la presencia en el lugar de la avería de los encargados de mantenimiento.
3.5.2 Averías no urgentes.
Las averías que no sean inmediatas o urgentes se tendrán que resolver en un tiempo inferior a 48 horas, en el caso de edificios con presencia continua o durante la visita periódica programada en aquellos casos de averías que no afecten al normal funcionamiento de los sistemas.
4. GESTION DEL MANTENIMIENTO
Durante el primer mes del contrato, la empresa adjudicataria elaborara un informe detallado o Acta de ocupación, de las anomalías o deficiencias observadas que puedan afectar al cumplimiento del contrato. La misma será entregada a la persona de la ATIB designada por el órgano de contratación para su revisión, y se incorporará al Plan de Mantenimiento que se menciona a continuación.
Durante el primer trimestre del contrato, y sin perjuicio de la información que le pueda facilitar la ATIB, la empresa adjudicataria deberá elaborar y presentar a la ATIB un inventario completo de las instalaciones para su correcta gestión e identificación.
Asimismo durante el primer trimestre la empresa adjudicatario presentara un Plan de Mantenimiento básico, donde se relacionen los trabajos de mantenimiento preventivo y normativo, detallando las actividades a realizar y su periodicidad. Dicho plan deberá ser aprobado por el órgano de contratación, previo informe del personal correspondiente del Área Económico-administrativa de la ATIB.
También mensualmente la empresa adjudicataria elaborará un informe mensual, que se entregará en los 15 dias naturales siguientes del mes siguiente al que se refiere el informe. Documento que recogerá las actuaciones realizadas, tanto de mantenimiento programado (preventivo, normativo y conductivo) como de mantenimiento correctivo.
5. PERSONAL O EQUIPO DE MANTENIMIENTO
Para desarrollar las diversas actuaciones de mantenimiento ordinario, se dispondrá de una persona polivalente suficientemente capacitada y experimentada (oficial segunda o equivalente) para atender cuantitativa y cualitativamente todas las necesidades previstas en el Plan de mantenimiento y las actuaciones derivadas del mantenimiento preventivo, normativo, conductivo y correctivo.
Dicha persona, tendría dedicación presencial completa, con las siguientes características:
Horario en días laborables desde las 8,00 a las 15,00, con posibilidad de flexibilidad horaria y disponibilidad en casos de urgencias por la tarde y sábados mañana.
En cualquier caso, la empresa adjudicataria aportará los recursos humanos convenientes, complementando la plantilla mínima presencial en caso necesario, para garantizar en todo momento el correcto funcionamiento de las instalaciones.
Una vez adjudicado el contrato, la empresa ha de presentar una relación de los nombres y apellidos del trabajador que se hará cargo del mantenimiento.
Las personas que lleven a término las tareas objeto de este contrato no podrán ser sustituidas ni definitivamente ni temporalmente de forma unilateral por parte de la empresa sino que se habrá de notificar a la Agència Tributària de les Xxxxx Balears en un plazo no inferior a un mes antes de efectuarse el cambio.
En cuanto a las vacaciones, se habrá de notificar con el mismo tiempo de antelación a fin de poner al día a la persona que vaya a realizar la sustitución de los pormenores del edificio. Las comunicaciones de estas incidencias se harán mediante fax.
El personal afectado al servicio objeto del presente contrato dependerán directa y exclusivamente del contratista y únicamente con el se establecerán las relaciones jurídicas y laborales.
El personal de mantenimiento irá vestido con ropa de trabajo, con la identificación de la empresa adjudicataria bien visible.
En caso de que alguna de estas personas no mantenga el nivel mínimo de rendimiento y comportamiento que la ATIB considera necesarios, se informará por escrito a la empresa, que deberá presentar a la consideración de la ATIB el posible sustituto. En todo caso, la Agència Tributària de les Xxxxx Balears se reserva el derecho de solicitar a la empresa adjudicataria la sustitución de alguno de los empleados que realicen las funciones objeto de este contrato, por otro de su misma empresa.
El equipo humano de la empresa adjudicataria, que sea asignado a la realización de las prestaciones objeto del presente contrato, estará dotado de los medios técnicos que sean necesarios para desarrollar los trabajos previstos. Con la presentación de la oferta, cada empresa acompañará una relación de los medios que piensa dedicar, de forma exclusiva, al desarrollo y materialización de los trabajos, por ejemplo: vehículo de empresa, herramientas manuales y especiales, medios de seguridad personal, medios especiales y ordinarios de elevación y transporte, aparatos de medida y control.
En consecuencia, las herramientas y material necesario para el desempeño de los trabajos habituales de mantenimiento se los proporcionará la empresa adjudicataria a sus empleados, no pudiendo repercutir en ningún caso el coste de dicho material a la Agència Tributària de les Xxxxx Balears.
6. SUMINISTRO DE MATERIAL
En el caso de que hubiera la necesidad de adquirir material de mantenimiento (luminarias, material eléctrico etc..), la Agència Tributària de les Xxxxx Balears se reserva el derecho de hacerlo con quien estime oportuno en cada caso, no obligándose a hacerlo con la empresa que aporte el personal de mantenimiento.
7. DURACIÓN
La duración del contrato es de 8 meses, desde el día 1 xx xxxx de 2009 a 31 de diciembre de 2009. Se comenzará a ejecutar, una vez se halle depositada la garantía definitiva y formalizado el contrato administrativo.
8- DERECHOS Y OBLIGACIONES
El adjudicatario del servicio ha de nombrar un responsable de mantenimiento como persona de contacto entre la empresa y la Administración, que ha de tratar con la persona o personas que la ATIB nombre como interlocutores.
Per parte de la ATIB, concretamente el órgano de contratación y directora del presente contrato es la Directora de l’ATIB, Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxx. La cual, en las diferentes fases del contrato (preparación, adjudicación, efectos, cumplimento y extinción) podrá ser auxiliada y asesorada por colaboradores y técnicos de la propia Agència; y por otras asistencias técnicas externas.
En el momento de la adjudicación, la empresa será informada de la persona o personas designadas como interlocutoras por parte de la ATIB.
La empresa adjudicataria será responsable de que el mantenimiento de las instalaciones y las reparaciones que se tengan que realizar sean las adecuadas para garantizar su funcionamiento, el uso racional de la energía y salvaguardar la duración y seguridad de las mismas.
Deberá estar especialmente capacitada para dar respuesta directa a los asuntos relacionados con el mantenimiento de los edificios objeto del contrato.
Para conseguir esta finalidad, el adjudicatario deberá cumplir con las siguientes obligaciones:
a) Garantizar en todo momento el servicio requerido por la ATIB, de forma que los servicios queden siempre asegurados, incluyendo, en su caso, los posibles periodos de transición entre adjudicatarios.
b) Aportar el personal cualificado necesario en las dependencias de los edificios a mantener.
c) Responder del estado de la instalación a partir de la fecha de firma del contrato de mantenimiento y durante todo el tiempo que este vigente, asimismo será responsable de la calidad técnica de los trabajos y prestaciones que desarrolle, y de las consecuencias que se puedan producir para la ATIB o para terceros las omisiones, errores, metodos inadecuados o conclusiones incorrectas en la ejecución del contrato.
d) Realizar los servicios de mantenimiento con precisión, regularidad e ininterrumpidamente.
e) Hacerse cargo de la evacuación de los escombros o restos de materiales que se originen con motivo de la prestación del servicio.
f) Responder de todos los daños y desperfectos que voluntaria o involuntariamente cause el personal que preste el servicio de mantenimiento y sustituir los elementos deteriorados, perdidos o sustraídos.
g) Mantener libre de obstáculos y objetos las vías de evacuación y de emergencia de las dependencias donde se trabaje.
h) Las intervenciones de mantenimiento se realizarán procurando las mínimas molestias para el desarrollo de los trabajos de oficina y atención al público que realiza el personal de la ATIB, y será determinado con carácter previo a cada actuación por el responsable designado por la ATIB. Para la realización de operaciones particularmente ruidosas o que requieran la aportación de medios aparatosos, se tendrán que establecer horarios especiales, sin que esto represente para la ATIB un coste adicional al previsto para el mantenimiento ordinario.
En todo caso, la empresa adjudicataria ha de facilitar el examen de cualquier proceso o fase de los trabajos. La directora del contrato puede plantear cambios concretos en el plan de trabajo o de mantenimiento establecido, con la finalidad de concretar su contenido y adaptarlo a las necesidades reales de la ATIB.
La directora o responsable del contrato tiene que dar conformidad a la realización definitiva de los trabajos.
La Administración se compromete a proporcionar al licitador toda la información que sea necesaria a la empresa adjudicataria para realizar el objeto del contrato.
9. PRESUPUESTO DEL CONTRATO
El presupuesto máximo de gasto para el mantenimiento descrito en el apartado 4, es de 24.000,00 €, mas 3.840,00 en concepto de IVA, la que supone un importe total de 27.840,00 €, con cargo a la partida presupuestaria 50001 611A01 21200 00.
En tal presupuesto y precio máximo están incluidos los gastos o conceptos siguientes:
- Los gastos derivados de la dirección técnica y elaboración de toda la documentación relacionada con las instalaciones y de asesoramiento especificados en el presente pliego.
- Todos los gastos necesarios para la realización de los mantenimientos preventivos de las instalaciones y sistemas objeto del presente contrato.
- Los gastos de los desplazamientos y la mano de obra para realizar cualquier actuación de mantenimiento normativo-técnico legal, conductivo y correctivo previstos en el apartado 4 del presente pliego, en el cual se incluye el personal presencial o equipo de mantenimiento, mencionado en el apartado 6.
- La reposición de todos los pequeños materiales y consumibles necesarios para el mantenimiento y para el correcto funcionamiento de las instalaciones. Como ejemplo, no limitativo de estos materiales incluidos serían: aceites y grasas aplicables a operaciones de mantenimiento de tipo genérico; pinceles, trapos, cepillos, brochas, rodillos de pintar; brocas, hojas xx xxxxxx, detergentes para limpieza técnica, materiales de paleta para reparaciones; pequeños andamios, maquinas y medios auxiliares para realización de trabajos, como herramientas de mano y de taller, equipos electrónicos de medición, etc....
Por otro lado, están excluidos del presupuesto, los gastos derivados de los conceptos siguientes:
- Materiales, maquinaria, piezas y elementos a reponer como consecuencia de actuaciones de mantenimiento correctivo, siempre que su reparación o reposición no sea consecuencia de defectos del mantenimiento preventivo.
- Materiales, maquinaria y mano de obra de cualquier modificación o ampliación o remodelación de los edificios o de sus instalaciones o servicios que no puedan ser considerados de mantenimiento, y los derivados de desperfectos ocasionados por inundaciones, tempestades, incendios, manifestaciones, huelgas, actos de sabotaje o uso negligente o malintencionado, por personal ajeno al adjudicatario.
- Los fluidos o energías para el funcionamiento de las instalaciones, como son, agua, gas y electricidad.
- Los trabajos derivados de la corrección de averías urgentes realizados fuera del horario de lunes a viernes de 8 a 15 horas.
10. FORMA DE PAGO
Los pagos se llevarán a cabo una vez finalizados los trabajos correspondientes y con una periodicidad mensual, previas certificaciones acreditativas de la realización de los mencionados trabajos. Las certificaciones acreditativas serán responsabilidad del director/a o responsable del contrato.
11. PROYECTO DE ORGANIZACIÓN DEL SERVICIO
Los licitadores deberán aportar, juntamente con su oferta una memoria descriptiva del mantenimiento que contemple una especificación de la lista de trabajos a desarrollar, la convención de una periodicidad, especificación de protocolos, etc
Del proyecto de organización se valorarán las medidas y medios previstos para la mejor consecución del objeto del presente contrato.
12. ASPECTOS A NEGOCIAR: MEJORAS
Se valorarán las mejoras en servicios y medios que se propongan, siempre que supongan elementos adicionales a las condiciones básicas xxx xxxxxx y se justifique su eficacia de cara al cumplimiento de los objetivos del contrato.
Estas mejoras, que han de estar valoradas económicamente por la empresa licitadora, podrán referirse a aspectos como: Bolsa de horas gratuita; flexibilidad horaria; vehículo de empresa; empleados con carnet de conducir coche o moto; cuentas en empresas proveedoras de material, material propio específico, capacidad de sustitución del personal, capacidad de reacción ante averías.