ESTUDIO DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD PARA CONTRATAR EL SUMINISTRO DE ALIMENTOS A PACIENTES HOSPITALIZADOS Y ALMUERZOS A MÉDICOS INTERNOS DE LA ESE HOSPITAL ROSARIO PUMAREJO DE LÓPEZ.
ESTUDIO DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD PARA CONTRATAR EL SUMINISTRO DE ALIMENTOS A PACIENTES HOSPITALIZADOS Y ALMUERZOS A MÉDICOS INTERNOS DE LA ESE HOSPITAL XXXXXXX XXXXXXXX XX XXXXX.
De conformidad con lo dispuesto en la Constitución Nacional, Estatuto Único de Contratación de Bienes y Servicios (Acuerdo 0174) de la ESE Hospital Xxxxxxx Xxxxxxxx xx Xxxxx, la Ley
100 de 1993; se procede a evaluar la conveniencia y oportunidad para la contratar el Suministro de Alimentos a pacientes hospitalizados y almuerzos a los médicos internos de la
E.S.E. Hospital Xxxxxxx Xxxxxxxx xx Xxxxx.
A. INFORMACION GENERAL
El artículo 48 de la Constitución Política señala que la seguridad social es un servicio público de carácter obligatorio, que se presta bajo la dirección, coordinación y control del Estado, en sujeción a los principios de eficiencia, universalidad y solidaridad.
Fundamentalmente el Sistema de Seguridad Social regido por la Ley 100 de 1993 creó las denominadas Empresas Sociales del Estado, conformadas especialmente por hospitales regionales, universitarios y especializados y por hospitales localesencargados de prestar servicios de salud a la población, regulados por el siguiente marco legal: Ley 100 de 1993.
La Empresa Social del Estado XXXXXXX XXXXXXXX XX XXXXX, tiene por objeto la prestación de los servicios de salud, entendidos como servicio público esencial a cargo del Departamento y como parte del servicio público de la seguridad social, en los términos de la Ley 100 de 1993.
La Empresa Social del Estado Hospital Xxxxxxx Xxxxxxxx xx Xxxxx, externalizó varios procesos asistenciales, administrativos y otros inherentes, ya que dentro de su planta de personal no cuenta con el personal requerido para la ejecución de los mismos y así poder cumplir a cabalidad con el objeto social de la Empresa.
Se presenta para la ESE la necesidad de adquirir los servicios que más adelante se relacionan, lo cual se hará mediante la celebración de un contrato, de acuerdo con lo establecido en el Estatuto de Contratación de la ESE, el artículo 209 y 267 de la Constitución Política de Colombia y demás normas concordantes.
El servicio de Alimentación a los pacientes y a los médicos, es un servicio esencial e indispensable para la ESE.
B. DEFINICION DE LA NECESIDAD
El Hospital Xxxxxxx Xxxxxxxx xx Xxxxx, es una empresa social del estado, con categoría especial de entidad pública descentralizada del orden departamental, dotada de personería jurídica, patrimonio propio y autonomía administrativa, cuyo fin social es la prestación de servicios del salud, ambulatorio, hospitalarios y urgencias médicas en general.
La ESE Hospital Xxxxxxx Xxxxxxxx xx Xxxxx, atendiendo sus obligaciones legales y estatutarias, le corresponde la obligación constitucional de asegurar la prestación del Servicio público de salud a cargo del estado, en segundo nivel de atención, en la modalidad
de los servicios de promoción de la salud, prevención de la enfermedad, diagnóstico, tratamiento y rehabilitación, y los demás servicios incluidos en los planes del sistema de seguridad social en salud, en el territorio de influencia en el departamento xxx Xxxxx, tal como se establece en el acuerdo 018 de 2000, donde se contienen los estatutos internos de la entidad.
Que dentro de los proceso y subprocesos externalizados, la ESE requiere contratar el suministro de la alimentación de los pacientes hospitalizados, en el Hospital Xxxxxxx Xxxxxxxx xx Xxxxx, con un contratista que los realice bajo su propia autonomía y responsabilidad, de acuerdo con la oferte y demanda del servicio en la empresa social del estado, los cuales son necesarios para el desarrollo y cumplimiento de sus fines, esencialmente los de producir y prestar servicios de salud a la población del departamento xxx xxxxx.
De acuerdo a las reglas para la contratación establecidas en el Estatuto Único de Contratación de la ESE y teniendo en cuenta la cuantía, al presente proceso corresponde el procedimiento de Invitación a Cotizar.
Que para tal efecto, la empresa cuenta dentro del presupuesto de la vigencia fiscal 2013, con los recursos necesarios para la contratación de dicho servicio.
C. DESCRIPCIÓN OBJETO, CONDICIONES DEL CONTRATO Y ESPECIFICACIONES DEL MISMO.
OBJETO | CONTRATAR EL SUMINISTRO DE ALIMENTOS A PACIENTES HOSPITALIZADOS Y ALMUERZOS A LOS MÉDICOS INTERNOS DE LA ESE HOSPITAL XXXXXXX XXXXXXXX XX XXXXX. |
PRESUPUESTO OFICIAL | TRESCIENTOS CUARENTA MILLONES DE PESOS MCTE ($340.000.000.oo) |
PLAZO DE EJECUCION | Tres (3) meses o hasta agotar recursos asignados. |
LUGAR DE EJECUCION | E.S.E HOSPITAL XXXXXXX XXXXXXXX XX XXXXX |
FORMA DE PAGO: El HOSPITAL cancelará al CONTRATISTA por valor unitario, dentro de los Cuarenta (40) días posteriores a la presentación de la factura, previa certificación de cumplimiento, expedida por el supervisor del contrato.
Para el pago será necesario que el Contratista a su vez presente el paz y salvo de los pagos a sistemas de Salud, Pensión y ARP y de los aportes parafiscales COMFAMILIAR, ICBF y SENA, en cumplimiento de las exigencias contempladas en la Ley 789 de 2002 y 828 de 2003, expedido por el Contador o Revisor Fiscal con Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía y Tarjeta Profesional.
FUNDAMENTOS JURIDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN.
Dentro de la estructura básica de Organización Interna de la ESE, es necesario contar con el área asistencial y de funcionamiento para la atención del usuario, la cual se halla conformada por el conjunto de unidades orgánico funcionales encargadas de todo el proceso
de producción y prestación de servicios de salud, preventivos y asistenciales, con sus respectivos procedimientos y actividades.
Dicha Área está conformada entre otros por el servicio de Alimentación a Pacientes Hospitalizados en la entidad, para el cual la entidad no cuenta con el talento humano de planta que realice dicha actividad, y es el Gerente, quien se encuentra facultado y en quien se halla la responsabilidad de celebrar, conforme a los principios de transparencia, economía y el deber de selección objetiva, los contratos que sean necesarios para dar plena aplicación a la finalidad de la ESE HOSPITAL XXXXXXX XXXXXXXX XX XXXXX, garantizando en su ejercicio la calidad técnica y humana del servicio, así como la rentabilidad social que asegure la autofinanciación o autosostenibilidad de la entidad.
De conformidad con lo previsto en los artículos 194 y 195 de la Ley 100 de 1.993, el régimen jurídico aplicable al contrato que se celebre con ocasión del presente proceso, será el Derecho privado, en concordancia con el Manual de Contratación de la E.S.E HOSPITAL XXXXXXX XXXXXXXX XX XXXXX, adoptado por la Junta Directiva mediante Acuerdo 0174 y por la Ley 80 solo en cuanto a las cláusulas exorbitantes.
Atendiendo la cuantía, el objeto de la contratación y lo señalado en el Estatuto de Contratación de la ESE, esta contratación debe llevarse a cabo por el procedimiento de invitación pública.
Podrán participar todas las personas jurídicas nacionales, extranjeras, en consorcio o unión temporal, asociaciones, que cumplan con los requerimientos establecidos en la solicitud de cotización y la legislación vigente para su funcionamiento según la persona jurídica de que se trate.
D. ANALISIS TECNICO Y ECONOMICO QUE SOPORTA EL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO.
La EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO HOSPITAL XXXXXXX XXXXXXXX XX XXXXX,
entidad pública descentralizada del orden departamental, necesita contratar el proceso de suministro de alimentación a pacientes hospitalizados y médicos internos, para lo cual requiere de personal idóneo, persona jurídica o natural, que garantice la prestación de este servicio durante treinta días o hasta agotar el valor asignado en el presupuesto de la empresa, ya que el valor resulta indeterminable debido a que no es posible establecer el número de personas a los cuales se le suministraría la alimentación por día.
SOPORTE ECONOMICO
Existe en el presupuesto de la Empresa Social del Estado Xxxxxxx Xxxxxxxx xx Xxxxx, los recursos disponibles para contratar este servicio con cargo al presupuesto de la vigencia fiscal 2014. Consultado el historial en los contratos inmediatamente anteriores, y las estadísticas de pacientes que requieren este servicio en el hospital, se estima que es conveniente contratar este proceso con un presupuesto oficial de TRESCIENTOS CUARENTA MILLONES DE PESOS ($340.000.000.oo).
No obstante, cualquier propuesta que sea allegada por menor valor y que mantenga las especificaciones técnicas necesarias de calidad y requeridas para cubrir el servicio, se valorará dentro de los parámetros de evaluación definidos.
El contratista debe asumir todos los costos que conlleven la legalización del contrato, tales como impuestos, pólizas, etc. De igual forma, el Hospital le suministrará en arriendo las instalaciones donde funcionará la cocina y el restaurante, por lo que el contratista deberá cancelar al Hospital, un canon de arrendamiento y asumir, así mismo, los costos de energía, gas, agua y demás servicios públicos que comprenda la ejecución del contrato.
El HOSPITAL cancelará al CONTRATISTA por valor unitario, dentro de los Cuarenta (40) días posteriores a la presentación de la factura, previa certificación de cumplimiento expedida por el supervisor del contrato. Para el pago será necesario que el Contratista a su vez presente el paz y salvo de los pagos a sistemas de salud, pensión y ARP y de los aportes parafiscales COMFAMILIAR, ICBF y SENA, en cumplimiento de las exigencias contempladas en la Ley 789 de 2002 y 828 de 2003, expedido por el Contador o Revisor Fiscal con Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía y Tarjeta Profesional.
SOPORTE TECNICO
El oferente deberá incluir en su Oferta la forma como está organizado, el procedimiento de gestión en la administración xxx xxxxxxx humano que asignaría al Hospital y manifestar los recursos físicos y humanos con que cuenta para la ejecución del contrato a celebrarse con el Hospital.
Cobertura del servicio: El oferente debe señalar en la Oferta la cobertura del servicio, tanto desde la perspectiva de actividades a realizar como en lo relacionado con horarios de atención,
El proponente deberá anexar a la oferta, los carnets o diploma del Curso de Manipulación de Alimentos del personal con el que va a ejecutar el proceso de suministro de alimentos a pacientes hospitalizados, Vacunas (Fiebre Amarilla, Hepatitis B y Toxoide Tétanico); exámenes de laboratorio (KOH de Uñas, BK seriado de Esputo para las personas sintomáticas con procesos Gripales, Frotis de Laringe y Coprológico seriado) que demuestren que todo el personal tanto auxiliar como profesional es apto para la manipulación de alimentos.
Programa de Salud Ocupacional (capacitación, elementos de protección personal y seguridad industrial);
Actividades preventivas en Bioseguridad y Seguridad industrial
REQUISITOS PARA LA PRESENTACIÓN DEL MENU:
REQUISITOS PARA LA PRESENTACIÓN DEL MENU:
Los proponentes deben presentar el menú patrón de las dietas derivadas de adulto y de las derivadas pediátricas (normal, blandas, hiposodicas/hipoglucidas, pediátrica) con su respectivo ciclo de minutas.
Deben presentar ciclo de minutas para refrigerios (nueves, onces y refrigerio nocturno) cuando haya lugar.
Los ciclos de minutas para los pacientes hospitalizados deben ser mínimo de 4 semanas (28 menús por cada tipo de dieta y tipo de refrigerio), con su respectivo análisis cuantitativo de kilocalorías, macro y micronutrientes. Deben presentar variedad de alimentos y no presentar preparaciones repetidas en la misma semana. Adicionalmente deben ser entregados con mínimo quince días de anterioridad a la Jefe de Nutrición y Dietética del hospital para su revisión y respectiva aprobación.
Los menús deben estar elaborados de acuerdo con las restricciones dietarías para cada tipo de dieta.
Además, deben ser elaborados y firmados por un profesional en nutrición y dietética.
Las dietas pediátricas deben presentar porciones diferentes a las dietas de los adultos. Igualmente deben cumplir con las especificaciones de alimentos permitidos para cada grupo de edad según inicio de alimentación complementaria. (Inicio de arroz, farináceo, lácteo, huevo, pescado, etc.). Además se debe presentar ciclo de minutas (dietas y refrigerios) mínimo de 4 semanas diferente al de adultos, con preparaciones llamativas, vistosas, decoradas y variadas.
Análisis químico con un valor calórico al menú patrón: Adultos de 2000 a 2200 calorías,
Niños de 1 a 2 años: 1000 calorías, Niños mayores a 2 años: 2000 calorías
Distribuidos así: 25% en el desayuno, 45% en el almuerzo y el 30% en la cena.
Los proponentes deben presentar el menú patrón de las dietas derivadas de adulto y de las derivadas pediátricas (blanda pediátrica e hiperproteica pediátrica) con su respectivo ciclo de minutas.
Los proponentes deben presentar el menú patrón del suministro de alimentos a los médicos internos con su respectivo ciclo de minutas.
Deben presentar ciclo de minutas para refrigerios (nueves, onces y refrigerio nocturno) cuando haya lugar.
El proponente deberá ofrecer el compromiso de realizar las dietas especiales prescritas por los médicos tratantes, según el menú definido por la nutricionista de la entidad contratante. (blanda, hipo sódica – renal, hipoglúcida renal, hipo grasa, astringente, hipoglùcida, liquida y liquida por xxxxx xxxx gástrica).
Los ciclos de minutas para los pacientes hospitalizados deben ser mínimo de 4 semanas (28 menús por cada tipo de dieta y tipo de refrigerio), con su respectivo análisis cuantitativo de kilocalorías, macro y micronutrientes. Deben presentar variedad de alimentos y no presentar preparaciones repetidas en la misma semana. Adicionalmente deben ser entregados con mínimo quince días de anterioridad a la Jefe de Nutrición y Dietética del hospital para su revisión y respectiva aprobación.
Los menús deben estar elaborados de acuerdo con las restricciones dietarias para cada tipo de dieta, además, deben ser elaborados y firmados por un profesional en nutrición y dietética, lo cual se deberá demostrar con la T.P. o documento que haga sus veces.
Las dietas pediátricas deben presentar porciones diferentes a las dietas de los adultos. Igualmente deben cumplir con las especificaciones de alimentos permitidos para cada grupo de edad según inicio de alimentación complementaria. (inicios de arroz, farináceos, lácteos, huevo, pescado, etc.). Además se debe presentar ciclo de minutas (dietas y refrigerios) mínimo de 4 semanas diferente al de adultos, con preparaciones llamativas, vistosas, decoradas y variadas.
Los refrigerios se administrarán a pacientes pediátricos, pacientes con dietas fraccionadas y a pacientes con dieta hipoglúcida.
Desde el inicio del contrato, el contratista deberá comprometerse a adquirir alimentos e insumos de buena calidad.
La interventoría aplicará una encuesta de satisfacción al usuario, que darán resultados para tomar decisiones sobre alimentos o preparaciones que no sean aceptadas.
El contratista seleccionado debe comprometerse a sustituir los alimentos o preparaciones que tengan aceptabilidad inferior al 80%. Estos ajustes se programarán conjuntamente, para aplicar acciones correctivas en un lapso de tiempo no mayor de 8 días.
El oferente debe disponer de un profesional en Nutrición y Dietética con experiencia en servicios de alimentación, y un profesional de la rama de la ingeniería afines a la presente objeto que supervisen las buenas prácticas de manufactura.
Las dietas deben ser suministradas en bandeja cubierta con papel vinipel al igual que los vasos, tazas, postre y los cubiertos deben colocarse en bolsa plástica individual con su respectiva servilleta.
El proponente deberá presentar carta de compromiso de mantenimiento preventivo y correctivo incluido repuestos de los elementos necesarios para su reparación.
CARACTERISTICAS DE LOS ALIMENTOS POR GRUPOS
CARNES: debe presentar un olor característico que no evidencie la presencia de productos químicos, medicamentos, detergentes, rancidez y descomposición, debe tener color uniforme, libre de manchas y de consistencia firme al tacto. Se permitirá el suministro de carne de res con el 14 al 20% de grasa.
HUEVOS: debe presentar cáscara fuerte y homogénea y estar libres de contaminación.
LEGUMINOSAS: no se aceptan granos que posean olores objetables o que estén infestados o infectados.
FRUTAS: deben presentarse frescas y limpias con un grado de madurez tal que les permita soportar su manipulación, transporte y conservación y que reúnan las características sensoriales adecuadas para su consumo inmediato. No se permite inclusión de frutas en estado verde o pintón o sobre maduro. No deben tener magulladuras, insectos.
VERDURAS Y HORTALIZAS: deberán estar frescas y limpias, libres de humedad, sin olores extraños, ni deshidratadas.
CEREALES: deben estar libres de impurezas, sin infestaciones o contaminados con materiales tóxicos.
AZUCAR: debe ser de color blanco, olor y sabor característicos. no debe contener materias extrañas.
ACEITES: debe corresponder a aceite comestible, apto para consumo humano, de origen vegetal derivado de soya, girasol o canola sin olores y sabores desagradables.
OTROS:
Incluir alimentos y preparaciones con carbohidratos modificados para los pacientes diabéticos.
Incluir Leche Deslactosada, Descremada y de Soya.
Los alimentos deben salir rotulados, empacados y envasados desde el servicio de alimentos.
Suministro de agua potable, que cumpla con las normas de sanidad. (decreto 475 de 1998) y un vaso por cada paciente, según necesidades del servicio. Esta debe cubrir 24 horas los servicios y cambiarse 3 veces al día. Para el servicio de urgencias, se suministrará agua en recipientes de 2 litros durante tres veces al día con los respectivos vasos
Las dietas deben ser rotuladas con el número de cama y tipo de dieta con el fin de evitar inconvenientes en el momento de suministrarla al paciente.
Los alimentos solicitados de forma adicional serán incluidos a fin de mes cuando se haga el xxxxx xx xxxxxxx por parte del hospital y el servicio de alimentación.
La combinación de colores en la presentación y preparación de los platos debe ser adecuada, no repetitiva y dar un buen aspecto visual.
Los licuados para las dietas liquidas completas debe ser de carne o pollo magra.
A los pacientes del servicio de pediatría mayores de 10 años se les debe suministrar dieta normal de adulto.
En caso de ser necesario se debe proveer al paciente de sal en sobre de 1 gr.
Suministro de pitillos en caso de ser requerido.
Suministro de endulzantes artificiales en sobre para pacientes diabéticos si son solicitados.
Las dietas liquidas no deben presentarse fraccionadas.
Envases desechables según la patología.
E. EL SOPORTE QUE PERMITA LA ESTIMACION, TIPIFICACION Y ASIGNACION DE LOS RIESGOS PREVISIBLES DEL CONTRATO.
Se estiman y tipifican como riesgos, los siguientes:
CALIDAD DEL SERVICIO: Para mitigar este riesgo el contratista suscribirá en valor equivalente al veinte por ciento (20%) del valor total del contrato, con una vigencia igual a la ejecución del contrato y cuatro (4) meses más.
CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO: Para mitigar este riesgo, el contratista deberá constituir a favor de la ESE HOSPITAL XXXXXXX XXXXXXXX XX XXXXX, una póliza que ampare el cumplimiento del objeto contractual equivalente al veinte por ciento (10%) del valor del contrato, la vigencia será por el tiempo de duración del contrato y cuatro (4) meses más.
CUMPLIMIENTO DEL PAGO DE SALARIOS, PRESTACIONES SOCIALES E
INDEMNIZACIONES: El amparo de pago de salarios, prestaciones sociales e
indemnizaciones cubre a los contratantes contra el incumplimiento de las obligaciones laborales a que está obligado el contratista, relacionados con el personal utilizado para la ejecución del contrato, para mitigar este riesgo, deberá constituir una póliza a favor de los profesionales que el CONTRATISTA vincule para la ejecución del objeto contractual, en cuantía equivalente al diez por ciento (10%) del valor del mismo y una vigencia igual al término del contrato y tres (3) años más.
RESPONSABILIDAD CIVIL EXTRACONTRACTUAL: equivalente al 10% del valor del contrato por el término del mismo.
Todas las pólizas requeridas deben ser expedidas por una compañía de seguros debidamente autorizada para operar en Colombia por la Superintendencia Bancaria.