Contract

IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO:	Administrar bienes muebles e inmuebles entregados por la Secretaría Distrital de Seguridad, Convivencia y Justicia a los diferentes organismos que operan en la ciudad de Bogotá D.C., afines a su misión institucional, mediante un contrato de comodato, para garantizar el correcto funcionamiento y operación de dichos organismos
ALCANCE:	Inicia con la creación o actualización del comodato y de los bienes del comodato en el sistema de administración de bienes y su ajuste en caso de ser requerido, continua con la programación de y desarrollo de las visitas de revisión de bienes en comodato y el registro del resultado de la verificación, continua con la elaboración y cargue del informe a los sistemas requeridos y finaliza con la recepción de la información sobre la continuidad o no del comodato, la solicitud de prórroga o liquidación y el registro de la novedad del contrato en los sistemas.
NORMAS ASOCIADAS:	Ver Normas del proceso en xxxxx://xxxxxxxxxx.xxx.xxx.xx

DEFINICIONES

Bienes devolutivos: son aquellos bienes que se agrupan en las cuentas que registran los bienes de propiedad del ente público, que se encuentran en uso de dependencias, funcionarios y terceros, para el desarrollo de su función administrativa o cometido estatal.

Bienes inmuebles: Es aquel bien que no se puede transportar de un lugar a otro, debido a sus características, de tal forma, que si se transportase se destruiría o se deterioraría, ya que forma parte del terreno. Ejemplos de estos tipos de Bienes Inmuebles son los edificios, las fincas, las construcciones o las minas. Los inmuebles por adhesión son aquellos bienes muebles que se adhieran al suelo y por este hecho no pueden trasladarse de un lugar a otro

Bienes muebles: son aquellos que se pueden transportar de un lugar a otro; los bienes muebles según su destino final se clasifican en bienes de consumo, consumo con control y bienes devolutivos, y según su ubicación, en bodega y en servicio.

Bienes: teniendo en cuenta el diccionario de términos de contabilidad pública un bien se define como, el artículo inventariable o activo de cualquier clase, incluyendo el efectivo, activos fijos, materiales y artículos en proceso de producción.

Comodatario: quien recibe, en virtud de comodato, un bien, asumiendo la obligación de restituir en el tiempo convenido; siendo responsable de todo deterioro que no provenga de la naturaleza o del uso legítimo de la cosa.

Comodato: De acuerdo con el artículo 2200 del código civil colombiano, el comodato o préstamo de uso es un contrato en que una de las partes entrega a la otra gratuitamente una especie mueble o raíz, para que haga uso de ella, y con cargo de restituir la misma especie después de terminar el uso.

SIMBA : Sistema de Información para la Administración de los Bienes, Muebles e inmuebles de la SDSCJ.

SECOP: plataforma transaccional en la cual las Entidades Estatales pueden hacer todo el Proceso de Contratación en línea.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA
EXTERNOS	INTERNOS
Acta de entrega del DADEP (bienes inmuebles)	Formato Justificación, adición, prórroga, suspensión, modificación, terminación y-o cesión a contratos y-o convenios F-GCT-1124 Formato Acta de reunión F-FI-1380 Formato Acta de visita de campo F-GCT-1152 Formato Control de visitas para bienes inmuebles F-AB-1333 Formato Seguimiento a bienes muebles F-AB-1354 Formato Acta de visita de verificación semovientes SDSCJ F-AB-1337 Formato Informe del supervisor de contratos diferentes a OPS F-GCT- 1139 Formato Acta de liquidación F-GCT-1145 Formato Acta de valores F-GRF-1108 Formato Acta de entrega y recibo a satisfacción F-AB-1360

POLITICAS DE OPERACIÓN

1. El organismo debe restituir el bien a la Secretaria de Seguridad, Justicia y Convivencia al termino pactado en el contrato de comodato celebrado.

2. Se debe programar anualmente (al inicio de cada vigencia), las visitas para verificar el estado, uso y ubicación de los bienes entregados en comodato. Dentro de la programación se estimará la cantidad de bienes a verificar de cada comodato en la vigencia.

3. Si durante las visitas de verificación de los bienes entregados en comodato se encuentran bienes con placas de identificación de inventarios borrosas, en mal estado o ausencia de las mismas, se deberá comunicar al almacén de la SDSCJ para que realice la respectiva reposición de las placas.

4. Las novedades de inclusión o exclusión de bienes en comodato se deben solicitar a la Dirección de Operaciones vía memorando presentando su respectiva justificación y soporte para la suscripción del respectivo modificatorio al contrato de comodato.

Cuando son inclusiones se debe anexar: Requerimiento de la agencia u organismo, soporte de la adquisición, acta de valores (F-GRF-1108), acta de verificación (F-FD-446), comprobante de ingreso xxx xxxxxxx de la SDSCJ.

Para exclusiones por reintegro se debe anexar el Acta de entrega y recibo a satisfacción (F-AB-1360), memorando a la Dirección de recursos

Físicos y Gestión documental informando la baja del bien y soportes del siniestro.

POLITICAS DE OPERACIÓN

Una vez suscrito el modificatorio se llevan a cabo las actividades del presente procedimiento.

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
ID	AC*	ACTIVIDAD (QUÉ)	DESCRIPCIÓN (CÓMO)	RESPONSABLES (QUIÉN (Cargo/dependencia))	REGISTROS (Evidencia documental física o electrónica)
1		Crear o actualizar el comodato en el sistema de administración de bienes de la Dirección de Bienes.	Se crea o actualiza el comodato en el sistema de administración de bienes de la Dirección de Bienes (SIMBA o el que se encuentre vigente) y se cargan los documentos soporte que sustentan el comodato.	Supervisor o del contrato o apoyo a la supervisión / Todas las dependencias	Documentos cargados en aplicativa administración de bienes actualizado
2		Crear bienes en comodato en el sistema de administración de bienes de la Dirección de Bienes.	Se crea cada uno de los bienes incluidos en el contrato de comodato en el sistema de administración de bienes de la Dirección de Bienes (SIMBA o el que se encuentre vigente).	Supervisor o del contrato o apoyo a la supervisión / Todas las dependencias	Bienes creados en aplicativo administración de bienes actualizado
		¿Se encuentra diferencia en la información del bien en el contrato de comodato?	SI: continua con la actividad 3 NO: continua con el siguiente condicional
		¿Se encuentra diferencia en la información del bien en el comprobante de ingreso xxx xxxxxxx de la SDSCJ?	SI: continua con la actividad 4 NO: continua con la actividad 5
3		Solicitar ajuste del contrato de comodato.	Se elabora memorando de justificación junto con el formato Justificación, adición, prórroga, suspensión, modificación, terminación y-o cesión a	Supervisor o del contrato o apoyo a la supervisión / Todas las dependencias	Memorando con Justificación, adición, prórroga, suspensión,

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
ID	AC*	ACTIVIDAD (QUÉ)	DESCRIPCIÓN (CÓMO)	RESPONSABLES (QUIÉN (Cargo/dependencia))	REGISTROS (Evidencia documental física o electrónica)
			contratos y-o convenios F-GCT-1124 y se solicita a la Dirección de Operaciones realizar modificatorio del contrato de comodato. Continua con la actividad 1.		modificación, terminación y-o cesión a contratos y- o convenios
4		Informar al almacén de la SDSCJ de la diferencia encontrada.	Se informa vía correo electrónico o memorando al almacén de la SDSCJ la diferencia encontrada sobre la información del bien, anexando los respectivos soportes. Continua con la actividad 1.	Supervisor o del contrato o apoyo a la supervisión / Todas las dependencias	Correo electrónico o memorando, con soportes.
5		Programar visitas de revisión de bienes en comodato.	Se elabora el cronograma de las visitas que se realizarán para verificar el uso, estado y ubicación de los bienes entregados en comodato, y socializa al equipo.	Supervisor o del contrato / Todas las dependencias	Cronograma de visitas
6	X	Realizar visitas de verificación de bienes.	Se realizan las visitas de verificación del uso, estado y ubicación de los bienes entregados en comodato de acuerdo con el cronograma definido, tomando fotografías y usando los formatos de acuerdo al tipo de bien, en donde se registrarán también las novedades encontradas. Bien inmueble: El Acta de reunión F-FI-1380 y Bien mueble (incluye semovientes): Acta de visita de campo F- GCT-1152.	Supervisor o del contrato o apoyo a la supervisión / Todas las dependencias	Acta de reunión Acta de visita de campo

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
ID	AC*	ACTIVIDAD (QUÉ)	DESCRIPCIÓN (CÓMO)	RESPONSABLES (QUIÉN (Cargo/dependencia))	REGISTROS (Evidencia documental física o electrónica)
7		Registrar resultado del seguimiento de los bienes verificados.	Se diligencian los formatos para seguimiento de bienes muebles (Control de visitas para bienes inmuebles F-AB- 1333), de seguimiento bienes inmuebles (Seguimiento a bienes muebles F-AB- 1354 o Acta de visita de verificación semovientes F-AB-1337) de acuerdo con el resultado de las visitas.	Supervisor o del contrato o apoyo a la supervisión / Todas las dependencias	Control de visitas para bienes inmuebles Seguimiento a bienes muebles Acta de visita de verificación semovientes
8		Registrar en el sistema de administración de bienes el resultado de las visitas.	Carga en el sistema de administración de bienes de la Dirección de Bienes (SIMBA o el que se encuentre vigente) los soportes de las visitas de verificación y registros de seguimiento.	Supervisor o del contrato o apoyo a la supervisión / Todas las dependencias	Soportes y registros de visitas cargados en el aplicativo administración de bienes actualizado
9		Elaborar informe de supervisión de contratos de comodatos.	Semestralmente se elabora el informe de supervisión de contratos de comodatos y se remite a la Dirección de Operaciones para su inclusión en el expediente contractual. Para el informe se utiliza el Formato Informe del supervisor de contratos diferentes a OPS F-GCT-1139.	Supervisor o del contrato o apoyo a la supervisión / Todas las dependencias	Memorando. Informe del supervisor de contratos diferentes a OPS.
10		Cargar informe en el sistema de administración de bienes de la Dirección de Bienes y en SECOP.	Se carga el informe en el sistema de administración de bienes de la Dirección de Bienes (SIMBA o el que se encuentre vigente) y en SECOP.	Supervisor o del contrato o apoyo a la supervisión / Todas las dependencias	Informe cargado en aplicativo administración de bienes y SECOP actualizado.

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
ID	AC*	ACTIVIDAD (QUÉ)	DESCRIPCIÓN (CÓMO)	RESPONSABLES (QUIÉN (Cargo/dependencia))	REGISTROS (Evidencia documental física o electrónica)
11		Recibir información sobre la continuidad o no del contrato de comodato.	Se recibe información de parte del Despacho, si se prorroga o se liquida el contrato de comodato.	Supervisor o del contrato o apoyo a la supervisión / Todas las dependencias	Memorando y soportes
		¿Se define prorrogar el contrato?	SI: continuar con actividad 12 NO: continuar con actividad 13
12		Solicitar prórroga del contrato de comodato.	Remite memorando con la justificación y soportes a la Dirección de Operaciones solicitando la prórroga del contrato. Continua con la actividad 14.	Supervisor o del contrato o apoyo a la supervisión / Todas las dependencias	Memorando con solicitud de prórroga
13		Solicitar liquidación del contrato de comodato.	Solicita por memorando, proyecta Acta de liquidación F-GCT-1145 y remite con soportes a la Dirección de Operaciones	Supervisor o del contrato o apoyo a la supervisión / Todas las dependencias	Memorando, Acta de liquidación y soportes
14		Registrar novedad del contrato en el sistema de administración de bienes de la Dirección de Bienes y en SECOP.	Se debe registrar la novedad del contrato de comodatos, sea prórroga o liquidación en el sistema de administración de bienes de la Dirección de Bienes (SIMBA o el que se encuentre vigente) y en SECOP.	Supervisor o del contrato o apoyo a la supervisión / Todas las dependencias	Novedades cargadas en Aplicativo administración de bienes actualizado

*AC: marque con una X si la actividad corresponde a una actividad de control

Elaboró: Xxxx Xxxx Xxxxx Xxxxxxxx – Contratista Dirección de Bienes para la S C y XX Xxxxxx: Xxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxx Xxxxxxxx – Director de Bienes para la S C y AJ

La información de aprobación de este documento podrá ser consultada en el sistema “Portal MIPG” - xxxxx://xxxxxxxxxx.xxx.xxx.xx