MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

“SABS” SUBSISTEMA DE CONTRATACIÓN

DE BIENES Y SERVICIOS

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

CONTENIDO

1 INTRODUCCIÓN 5

2 OBJETO 5

3 ÁMBITO DE APLICACIÓN 6

4 MARCO CONCEPTUAL 6

4.1 Objeto de la Contratación 6

4.1.1 Bienes 6

4.1.2 Servicios Generales 7

4.1.3 Servicios Generales Recurrentes 7

4.1.4 Servicios de Consultoría 7

4.1.5 Servicios de Consultoría Individual de Línea 7

4.1.6 Servicios de Consultoría Individual por Producto 7

4.1.7 Obras 7

4.2 Participantes Directos – Subsistema de Contratación de Bienes y Servicios 7

4.2.1 Máxima Autoridad Ejecutiva “MAE” 7

4.2.2 Unidad Solicitante 8

4.2.3 Responsable del Proceso de Contratación de Licitación Pública - RPC 8

4.2.4 Responsable del Proceso de Contratación de Apoyo Nacional a la Producción y Empleo - RPA 8

4.2.5 Unidad Administrativa 8

4.2.6 Unidad Jurídica 8

4.2.7 Responsable de Evaluación y Comisión de Calificación 8

4.2.8 Responsable de Recepción y Comisión de Recepción 9

4.2.9 Órgano Rector 11

4.2.10 Proponente 11

4.2.11 Proveedor o Contratista 11

4.3 Instrumentos de la Contratación 11

4.3.1 Modelo de Documento Base de Contratación “DBC” 11

4.3.2 Documento Base de Contratación “DBC” 11

4.3.3 Documento Base de Contratación Ajustado - “DBC Ajustado” 11

4.3.4 Especificaciones Técnicas 11

4.3.5 Términos de Referencia 12

4.3.6 Precio Referencial 12

4.3.7 Precio Evaluado más Bajo 12

4.3.8 Modelo de Contrato 12

4.3.9 Fraccionamiento 12

4.3.10 Contrato 12

4.3.11 Contratación Llave en Mano 12

4.3.12 Orden de Compra 12

4.3.13 Orden de Servicio 13

4.3.14 Programa Anual de Contrataciones - PAC 13

4.3.15 Sistema de Contrataciones Estatales - SICOES 13

4.3.16 Código Único de Contrataciones Estatales - CUCE 13

4.3.17 Caso Fortuito 13

4.3.18 Fuerza Mayor 13

4.3.19 Error Subsanable 13

4.3.20 Registro Único de Proveedores del Estado - XXXX 13

4.3.21 Certificado xxx XXXX 13

4.4 Métodos de Selección de la Contratación 14

4.4.1 Método de Selección de Calidad 14

4.4.2 Método de Selección de Calidad, Propuesta Técnica y Costo 14

4.4.3 Método de Selección de Menor Costo 14

4.4.4 Método de Selección de Presupuesto Fijo 14

4.4.5 Método de Selección, Precio Evaluado más Bajo 14

4.5 Acciones Administrativas del Proceso de Contratación 14

4.5.1 Inspección Previa 14

4.5.2 Consultas Escritas 14

4.5.3 Reunión de Aclaración 14

5 PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 15

5.1 PROCESO DE CONTRATACIÓN BAJO LA MODALIDAD DE “CONTRATACIÓN MENOR” (BIENES Y SERVICIOS) 18

5.1.1 Cuantía 18

5.1.2 Responsable 18

5.1.3 Condiciones para la Contratación Menor 18

5.1.4 Flujograma del proceso 19

5.1.6 Instrumentos del proceso 25

5.2 PROCESO DE CONTRATACIÓN BAJO LA MODALIDAD DE “CONTRATACIÓN MENOR” (CONSULTORÍAS INDIVIDUALES) 28

5.2.1 Cuantía 28

5.2.2 Responsable 28

5.2.3 Condiciones para la Contratación Menor 28

5.2.4 Flujograma del proceso 29

5.2.6 Instrumentos del proceso 37

5.3 PROCESO DE CONTRATACIÓN BAJO LA MODALIDAD “CONTRATACIÓN ANPE”– POR SOLICITUD DE PROPUESTAS O COTIZACIONES (BIENES Y SERVICIOS) 40

5.3.1 Cuantía 40

5.3.2 Responsable 40

5.3.3 Condiciones y Características de las Contrataciones ANPE 40

5.3.4 Flujograma del proceso 42

5.3.5 Descripción del Proceso 46

5.3.6 Instrumentos del proceso 51

5.4 PROCESO DE CONTRATACIÓN BAJO LA MODALIDAD DE “CONTRATACIÓN ANPE” – POR SOLICITUD DE PROPUESTAS (CONSULTORES INDIVIDUALES) 54

5.4.1 Cuantía 54

5.4.2 Responsable 54

5.4.3 Condiciones y Características de las Contrataciones ANPE 54

5.4.4 Flujograma del proceso 56

5.4.5 Descripción del Proceso 60

5.4.6 Instrumentos del proceso 62

5.5 PROCESO DE CONTRATACIÓN BAJO LA MODALIDAD DE LICITACIÓN PÚBLICA 66

5.5.1 Cuantía 66

5.5.2 Plazos para Presentación de Propuestas 66

5.5.3 Responsable 66

5.5.4 Condiciones y Características de las Licitaciones Públicas 66

5.5.5 Flujograma del proceso 68

5.5.6 Descripción del Proceso 72

5.5.7 Instrumentos del proceso 76

5.6 PROCESO DE CONTRATACIÓN BAJO LA MODALIDAD DE CONTRATACIÓN POR EXCEPCIÓN. ...

..................................................................................................................................................78

5.6.1 Cuantía 78

5.6.2 Responsable 78

5.6.3 Condiciones y Características de las Contrataciones por Excepción 78

5.6.4 Flujograma del proceso 79

5.6.5 Descripción del Proceso 82

5.6.6 Instrumentos del proceso 85

5.7 PROCESO DE CONTRATACIÓN BAJO LA MODALIDAD DE CONTRATACIÓN DIRECTA DE BIENES Y SERVICIOS 88

5.7.1 Cuantía 88

5.7.2 Responsable 88

5.7.3 Condiciones y Características de las Contrataciones Directas de Bienes y Servicios. 88

5.7.4 Contrataciones Directas según Causal Establecida en la NB-SABS. 88

5.7.5 Flujograma del proceso 89

5.7.6 Descripción del Proceso 92

5.7.7. Instrumentos del proceso 95

6 FORMULARIOS 98

6.1 FORMULARIOS / CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS (INCLUYE CONSULTORIAS POR PRODUCTO: FIRMAS) 99

6.2 FORMULARIOS / CONTRATACIÓN DE CONSULTORES INDIVIDUALES 140

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL

SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS SUBSISTEMA DE CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

1 INTRODUCCIÓN

El Manual de Procedimientos del Subsistema de Contratación de Bienes y Servicios (Sistema de Administración de Bienes y Servicios) del Instituto Nacional de Reforma Agraria “INRA” ha sido elaborado para proveer un marco conceptual bajo un enfoque de procesos y procedimientos; destinado a orientar al personal del INRA en la realización de las contrataciones de bienes y servicios requeridos, conforme a la gestión institucional.

El alcance del manual abarca los procedimientos del Subsistema de Contratación de Bienes y Servicios, incluyendo la Contratación de Consultores Individuales, ejecutados en la institución. El nivel de detalle de descripción de los mismos llega hasta las actividades que comprende cada proceso.

El presente manual, regula los procedimientos administrativos del Subsistema de Contratación de Bienes y Servicios, que son comunes y necesarios para el tratamiento uniforme del sistema, en el marco de la comunicación y la coordinación en el INRA.

La aplicación del Manual de Procedimientos del Subsistema de Contratación de Bienes y Servicios posibilitará y concretará:

• La simplificación, armonización, racionalización y la homogenización de los procedimientos administrativos del subsistema;

• La eliminación de discrecionalidades innecesarias;

• La coordinación y la cooperación en actos administrativos, y

• La comunicación eficaz con el resto del Sector Público.

La base legal del presente Manual, corresponde a la Norma Básica del Sistema de Administración de Bienes y Servicios (vigente) emitida por el ente Rector, además de disposiciones complementarias, que regulan de manera específica los procesos de adquisición de bienes y servicios en la Administración Pública.

2 OBJETO

I. El presente Manual de Procedimientos tiene por objeto normar el cumplimiento del- Subsistema de Contratación de Bienes y Servicios previsto en la Ley Nº 1178, en el marco de lo establecido en las Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios aprobadas mediante Decreto Supremo N° 181 del 28 xx Xxxxx de 2009 y complementadas por Decretos Supremos N° 956 de 10 xx xxxxxx de 2011 y N° 1497 de 20 de febrero de 2013 vigente a partir de la publicación de su reglamento

(Resolución Ministerial N° 274) en el SICOES: 14 xx xxxx de 2013; además del Reglamento Específico elaborado por el INRA para este efecto (aprobado mediante Resolución Administrativa N° 245/2013 de 07 xx xxxxxx/2013).

II. El Manual de Procedimientos del Subsistema de Contratación de Bienes y Servicios es el conjunto de normas y lineamientos de carácter técnico y administrativo, que regulan actividades y procedimientos administrativos para la realización de procesos de contratación de bienes, obras, servicios generales, servicios de consultoría (firmas) y consultorías individuales.

3 ÁMBITO DE APLICACIÓN

El ámbito de aplicación del Manual de Procedimientos del Subsistema de Contratación de Bienes y Servicios, se circunscribe a todas las áreas y unidades organizacionales del INRA y comprende al personal ejecutivo, directivo, administrativo, técnicos, personal de apoyo, personal eventual y consultores.

Se aplica también, a todas las unidades organizacionales (técnicas, administrativas y de apoyo) de programas y proyectos del INRA y consultores de línea o por producto que intervengan en la implementación del Subsistema de Contratación de Bienes y Servicios.

Para este efecto, el cumplimiento del presente Manual de Procedimientos debe realizarse de manera complementaria a la observancia del Reglamento Específico del Sistema de Administración de Bienes y Servicios, compatibilizado por el ente rector y aprobado por el INRA.

4 MARCO CONCEPTUAL

A continuación se describen los conceptos y elementos más importantes durante la aplicación del presente Manual de Procedimientos.

4.1 Objeto de la Contratación

4.1.1 Bienes

Cosas materiales e inmateriales que pueden ser objeto de derecho, sean muebles, inmuebles, incluyendo de manera enunciativa y no limitativa, bienes de consumo, fungibles y no fungibles, corpóreos o incorpóreos, bienes de cambio, materias primas, productos terminados o semi- terminados, maquinarias, herramientas, equipos, otros en estado sólido, líquido o gaseoso, así como los servicios accesorios al suministro de éstos, siempre que el valor de los servicios no exceda al de los propios bienes.

4.1.2 Servicios Generales

Son los servicios que requiere el INRA para desarrollar actividades relacionadas a su funcionamiento o administración, los que a su vez se clasifican en: Servicios de Provisión Continua, tales como: seguros, limpieza, vigilancia y otros; y Discontinuos tales como: servicios de envío expreso de mensajería / correspondencia (courier), servicios de fotocopias, publicidad, provisión de pasajes aéreos, transporte, publicaciones, impresión, mantenimiento y otros similares.

4.1.3 Servicios Generales Recurrentes

Son servicios que el INRA requiere de manera ininterrumpida para su funcionamiento.

4.1.4 Servicios de Consultoría

Son los servicios de carácter intelectual tales como diseño de proyectos, asesoramiento, auditoría, desarrollo de sistemas, estudios e investigaciones, supervisión técnica y otros servicios profesionales, que podrán ser prestados por empresas consultoras.

4.1.5 Servicios de Consultoría Individual de Línea

Son los servicios prestados por un consultor individual para realizar actividades o trabajos recurrentes, que deben ser desarrollados con dedicación exclusiva en la entidad contratante, de acuerdo con los términos de referencia y las condiciones establecidas en el contrato1.

4.1.6 Servicios de Consultoría Individual por Producto

Son los servicios prestados por un consultor individual, por un tiempo determinado, cuyo resultado es la obtención de un producto conforme los términos de referencia y las condiciones establecidas en el contrato1.

4.1.7 Obras

Son aquellos trabajos relacionados con la construcción, reconstrucción, demolición, reparación, instalación, ampliación, remodelación, adecuación, restauración, conservación, mantenimiento, modificación o renovación de edificios, estructuras, carreteras, puentes o instalaciones, tendido de gasoductos, oleoductos, instalaciones eléctricas, montaje en general, perforación xx xxxxx de agua, así como la preparación y limpieza del terreno, la excavación, la edificación y otros.

4.2 Participantes Directos – Subsistema de Contratación de Bienes y Servicios

4.2.1 Máxima Autoridad Ejecutiva “MAE”

Conforme a disposición de nombramiento (Resolución Suprema), la Máxima Autoridad Ejecutiva del INRA es el Director Nacional. La MAE es responsable por la ejecución de

1Debido a que las contrataciones de consultores individuales (de línea o por producto) son realizadas por la Unidad de Gestión de Recursos Humanos, los procedimientos respectivos deben ser normados por dicha Unidad, constituyéndose el presente Manual en un instrumento referencial solamente.

procesos de contratación y sus resultados, en todas las modalidades (pudiendo designar y delegar esta atribución, para uno o varios procesos de contratación).

4.2.2 Unidad Solicitante

Es la unidad o instancia organizacional del INRA, donde se origina la demanda de la contratación de bienes y servicios. Para el efecto de demandar contrataciones que se encuentren programadas y establecidas en el PAC, la Unidad Solicitante deberá contar con su POA, Presupuesto específico y adjuntar las Especificaciones Técnicas y/o Términos de Referencia. En tal sentido, se constituyen Unidad Solicitantes, las Direcciones Generales, Unidades / Áreas Operativas, Direcciones Departamentales, Áreas Operativas en Departamentales y Gerencias de Proyectos de Avocación.

4.2.3 Responsable del Proceso de Contratación de Licitación Pública - RPC

Es el servidor público que por delegación de la MAE, es responsable por la ejecución del proceso de contratación y sus resultados, en la modalidad de Licitación Pública, además de Contrataciones Directas de Bienes y Servicios conforme a cuantía.

4.2.4 Responsable del Proceso de Contratación de Apoyo Nacional a la Producción y Empleo - RPA

Es el servidor público que por delegación de la MAE, es responsable por la ejecución del proceso de contratación y sus resultados, en las modalidades de Contratación Menor y ANPE, además de Contrataciones Directas de Bienes y Servicios conforme a cuantía.

4.2.5 Unidad Administrativa

Es la unidad o instancia organizacional del INRA, encargada de la ejecución de las actividades administrativas de los subsistemas de contratación, manejo y disposición de bienes y servicios. Para propósitos de implementación del Sistema de Administración de Bienes y Servicios, la Dirección General de Administración y Finanzas (en Dirección Nacional) y el Área de Administración y Finanzas (en las Direcciones Departamentales y Oficinas de Avocación), se constituyen en Unidad Administrativa.

4.2.6 Unidad Jurídica

Es la unidad o instancia organizacional del INRA, encargada de proporcionar asesoramiento legal y atender asuntos jurídicos en los subsistemas de contratación, manejo y disposición de bienes y servicios. Para propósitos de implementación del Sistema de Administración de Bienes y Servicios, la Dirección General de Asuntos Jurídicos (en Dirección Nacional) y el Área de Asuntos Jurídicos (en las Direcciones Departamentales y Oficinas de Avocación) se constituyen en Unidad Jurídica.

4.2.7 Responsable de Evaluación y Comisión de Calificación

El Responsable de Evaluación o Comisión de Calificación serán designados por el RPC o el RPA, dependiendo la modalidad de contratación. Su nombramiento estará condicionado a lo establecido en los procedimientos que forman parte del presente manual, y el cuadro siguiente:

MODALIDAD DE CONTRATACIÓN

RESPONSABLE / COMISIÓN

CONFORMACIÓN (COMISIONES)

Contrataciones Menores (Bienes / Servicios de características simples

o estándar)2

No se requiere

Contrataciones Menores (Bienes /

Servicios de características complejas)2

No se requiere

Contrataciones Menores de

Consultores Individuales2

No se requiere

Contrataciones ANPE / Cotizaciones (Bienes / Servicios de

características simples o estándar)

Responsable de Calificación

- Unidad Solicitante (Jefe o Técnico)

Contrataciones ANPE / Cotizaciones (Bienes / Servicios de características complejas)

Comisión de Calificación

Mínimo:

- Unidad Solicitante (Jefe o Técnico)

- Funcionario / Unidad Administrativa Adicional (según complejidad):

- Unidad Solicitante (Jefe o Técnicos)

- Director de Área

- Funcionario / Unidad Jurídica2

Contrataciones ANPE / Propuestas

Comisión de Calificación

Mínimo:

- Unidad Solicitante (Jefe o Técnico)

- Funcionario / Unidad Administrativa Adicional (según complejidad):

- Unidad Solicitante (Jefe o Técnicos)

- Director de Área

- Funcionario / Unidad Jurídica2

Licitaciones Públicas

Comisión de Calificación

Mínimo:

- Unidad Solicitante (Jefe o Técnico)

- Funcionario / Unidad Administrativa Adicional (según complejidad):

- Unidad Solicitante (Jefe o Técnicos)

- Director de Área

- Funcionario / Unidad Jurídica2

Las funciones del Responsable de Evaluación / Comisión de Calificación, están dispuestas en el Artículo 38 del DS N° 181.

Asimismo, conforme al mencionado artículo, podrá ser nombrado Responsable de Evaluación o integrante de una Comisión de Calificación; todo servidor público o consultor de línea del INRA, que no esté comprendido en las causales de excusa, impedimentos o conflicto de intereses (Artículos 41, 43 y 44 del DS N° 181).

4.2.8 Responsable de Recepción y Comisión de Recepción

El Responsable de Recepción o Comisión de Recepción serán designados por la MAE o conforme a delegación mediante resolución expresa, por el RPC o el RPA, dependiendo la

2En Contrataciones Menores, no se aplica la etapa de calificación. De requerirse un criterio técnico de selección, este será emitido por la Unidad Solicitante.

modalidad de contratación. Su nombramiento estará condicionado a lo establecido en los procedimientos que forman parte del presente manual, y el cuadro siguiente:

MODALIDAD DE CONTRATACIÓN

RESPONSABLE / COMISIÓN

CONFORMACIÓN

Contrataciones Menores, Procesos ANPE, Contrataciones Directas, Contrataciones por Excepción (Bienes de uso continuo, carácter homogéneo y de naturaleza fungible, destinados a su ingreso a

los Almacenes de la Institución)

Responsable de Recepción

- Responsable / Encargado de Almacenes

Contrataciones Menores, Procesos ANPE, Contrataciones Directas, Contrataciones por Excepción

(Servicios Generales)

Responsable de Recepción3

- Responsable de Servicios Generales

Contrataciones Menores, Procesos ANPE, Contrataciones Directas, Contrataciones por Excepción

(Consultorías Individuales)

Responsable de Recepción

- Director, Jefe o Responsable de la Unidad Solicitante

Contrataciones Menores, Procesos ANPE, Licitaciones Públicas, Contrataciones Directas, Contrataciones por Excepción

(Servicios de Consultoría por Producto)

Fiscal o Contraparte de Contrato

/ Supervisor de Contrato

Mínimo:

- Unidad Solicitante (Jefe o Técnico) Adicional (según complejidad):

- Funcionario / Unidad Administrativa

- Director de Área

- Funcionario / Unidad Jurídica4

Contrataciones Menores, Procesos ANPE, Licitaciones Públicas, Contrataciones Directas, Contrataciones por Excepción (Bienes de características complejas)

Comisión de Recepción

Mínimo:

- Unidad Solicitante (Jefe o Técnico)

- Funcionario / Activos Fijos Adicional (según complejidad):

- Unidad Solicitante (Jefe o Técnicos)

- Director de Área

- Funcionario / Unidad Jurídica4

Contrataciones Menores, Procesos ANPE, Licitaciones Públicas, Contrataciones Directas, Contrataciones por Excepción(Servicios de características complejas)

Comisión de Recepción

Mínimo:

- Unidad Solicitante (Jefe o Técnico)

- Funcionario / Unidad Administrativa Adicional (según complejidad):

- Unidad Solicitante (Jefe o Técnicos)

- Técnico(s) especialista(s)

- Director de Área

- Funcionario / Unidad Jurídica4

Las funciones del Responsable de Recepción / Comisión de Recepción, están dispuestas en el Artículo 39 del DS N° 181.

3En casos en los que por el tipo de servicio contratado, así se requiera; se podrá nombrar un Supervisor de Contrato que coadyuve la labor del Responsable de Recepción, verificando el cumplimiento de los servicios contratados (cantidad y calidad).

4Excepto el representante de la Unidad Jurídica que asesora el proceso de contratación.

Asimismo, conforme al mencionado artículo, podrá ser nombrado Responsable de Recepción o integrante de una Comisión de Recepción; todo servidor público o consultor de línea del INRA, que no esté comprendido en las causales de excusa, impedimentos o conflicto de intereses (Artículos 41, 43 y 44 del DS N° 181).

4.2.9 Órgano Rector

El Ministerio de Economía y Finanzas Públicas es el Órgano Rector del SABS con las atribuciones que le confiere la Ley N° 1178 y las establecidas en las presentas SABS.

4.2.10 Proponente

Persona natural o jurídica que participa en un proceso de contratación mediante la presentación de su propuesta o cotización.

4.2.11 Proveedor o Contratista

Persona natural o jurídica, con quien se hubiera suscrito un contrato o emitido una orden de compra / orden de servicios, según las modalidades y tipo de contratación establecidas.

4.3 Instrumentos de la Contratación

4.3.1 Modelo de Documento Base de Contratación “DBC”

Documento estándar elaborado y aprobado por el Órgano Rector, que forma parte de la reglamentación de la Norma Básica – SABS y es de utilización obligatoria por el INRA (al igual que de todas las entidades públicas).

4.3.2 Documento Base de Contratación “DBC”

Documento elaborado por el INRA para cada contratación, con base en el modelo de DBC emitido por el Órgano Rector; que contiene las especificaciones técnicas o términos de referencia, metodología de evaluación, procedimientos y condiciones para el proceso de contratación.

4.3.3 Documento Base de Contratación Ajustado - “DBC Ajustado”

Documento elaborado por el INRA para cada contratación bajo la modalidad ANPE - Cotizaciones; que adjunta mínimamente el formulario de DBC Ajustado, Convocatoria, Formularios de Presentación de Ofertas; adicionalmente podrá adjuntarse, dependiendo de la complejidad de la contratación: especificaciones técnicas o términos de referencia, metodología de evaluación, procedimientos y condiciones para el proceso de contratación.

4.3.4 Especificaciones Técnicas

Parte integrante del DBC, elaborada por la Unidad Solicitante del INRA, donde se establecen las características técnicas de los bienes, obras o servicios generales a contratar.

4.3.5 Términos de Referencia

Parte integrante del DBC, elaborada por la Unidad Solicitante del INRA, donde se establecen las características técnicas de los servicios (generales o de consultoría) a contratar.

4.3.6 Precio Referencial

Es el precio estimado por la Unidad Solicitante del INRA, específico para cada proceso de contratación.

4.3.7 Precio Evaluado más Bajo

Es la oferta que cumple con los aspectos técnicos administrativos y legales, que una vez evaluados, presenta el menor costo.

4.3.8 Modelo de Contrato

Documento estándar, elaborado y aprobado por el Órgano Rector, que contiene cláusulas de relación contractual entre las entidades públicas y los proveedores o contratistas y que forma parte del Modelo de DBC.

4.3.9 Fraccionamiento

Apartarse de la modalidad de contratación inicialmente programada en el PAC, y ejecutar la contratación en una modalidad de menor cuantía. No se considera fraccionamiento a las contrataciones y adquisiciones por ítems, lotes, tramos o paquetes.

4.3.10 Contrato

Instrumento legal de naturaleza administrativa que regula la relación contractual entre el INRA y el proveedor o contratista, estableciendo derechos, obligaciones y condiciones para la provisión de bienes, construcción de obras, prestación de servicios generales o servicios de consultoría.

4.3.11 Contratación Llave en Mano

Es la contratación mediante la cual un proponente oferta una obra terminada, que contempla el diseño, ejecución de la obra y la puesta en marcha, referida a instalaciones, equipamiento, capacitación, transferencia intelectual y tecnológica.

4.3.12 Orden de Compra

Es una solicitud escrita a un proveedor para la entrega de bienes a un precio y plazo convenidos y entrega de factura. La Orden de Compra se aplicará sólo en casos de adquisición de bienes de entrega inmediata (hasta 15 días calendario).

4.3.13 Orden de Servicio

Es una solicitud escrita a un proveedor para la prestación de servicios a un precio y plazo convenidos y entrega de factura. La Orden de Servicios se aplicará sólo en casos de contratación de servicios de entrega / realización inmediata (hasta 15 días calendario).

4.3.14 Programa Anual de Contrataciones - PAC

Instrumento de planificación donde el INRA programa las contrataciones de una gestión, en función de su POA y presupuesto.

4.3.15 Sistema de Contrataciones Estatales - SICOES

Es el sistema oficial de publicación y difusión de información de los procesos de contratación de las entidades públicas del Estado Plurinacional de Bolivia (Ej. INRA), establecido y administrado por el Órgano Rector.

4.3.16 Código Único de Contrataciones Estatales - CUCE

Es el código asignado de forma automática a través del SICOES a cada proceso de contratación, para identificarlo de manera única, desde la publicación de la convocatoria hasta la finalización del proceso.

4.3.17 Caso Fortuito

Obstáculo interno atribuible al hombre, imprevisto o inevitable, relativas a las condiciones mismas en que la obligación debía ser cumplida (conmociones civiles, huelgas, bloqueos, revoluciones, etc.).

4.3.18 Fuerza Mayor

Obstáculo externo, imprevisto o inevitable que origina una fuerza extraña al hombre que impide el cumplimiento de la obligación (incendios, inundaciones y otros desastres naturales).

4.3.19 Error Subsanable

Es aquel que incide sobre aspectos no sustanciales, sean accidentales, accesorios o de forma; sin afectar la legalidad ni la solvencia de la propuesta.

4.3.20 Registro Único de Proveedores del Estado - XXXX

Registro único y oficial de proveedores del Estado Plurinacional de Bolivia, válido para participar en contrataciones públicas mayores a Bs 20,000.-.

4.3.21 Certificado xxx XXXX

Documento generado automáticamente por el sistema para un proceso de contratación específico, que deberá ser presentado de manera obligatoria para la formalización de la contratación.

4.4 Métodos de Selección de la Contratación

4.4.1 Método de Selección de Calidad

Método de evaluación que permite seleccionar la propuesta que presente la mejor calificación técnica, sin sobrepasar el Precio Referencial establecido por la entidad contratante.

4.4.2 Método de Selección de Calidad, Propuesta Técnica y Costo

Método de evaluación que permite seleccionar la propuesta que presente la mejor calificación combinada en términos de calidad, propuesta técnica y costo.

4.4.3 Método de Selección de Menor Costo

Método de evaluación que permite seleccionar la propuesta con el menor precio entre aquellas que hubieran obtenido la calificación técnica mínima requerida.

4.4.4 Método de Selección de Presupuesto Fijo

Método de evaluación que permite seleccionar la propuesta que presente la mejor calificación técnica, de acuerdo al presupuesto fijo establecido por el INRA.

4.4.5 Método de Selección, Precio Evaluado más Bajo

Método de evaluación que permite seleccionar la propuesta que presente el menor precio evaluado y que cumpla con las condiciones técnicas / términos de referencia establecidos por el INRA.

4.5 Acciones Administrativas del Proceso de Contratación

4.5.1 Inspección Previa

Actividad previa a la presentación de propuestas que consiste en la verificación del lugar y el entorno que se relacionan con el objeto de la contratación.

4.5.2 Consultas Escritas

Actividad previa a la presentación de propuestas que consiste en la presentación de consultas escritas por parte de los potenciales proponentes, en relación con el objeto de la contratación.

4.5.3 Reunión de Aclaración

Actividad previa a la presentación de propuestas donde los potenciales proponentes pueden expresar sus consultas verbales sobre el proceso de contratación.

5 PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Los procesos y procedimientos que se establecen en el presente manual tienen la siguiente estructura.

En la primera sección de cada proceso se establece el flujograma del procedimientos o actividades, el mismo que utiliza los siguientes símbolos para identificar las diferentes actividades.

SIMBOLOS

SIGNIFICADO

Procedimiento o actividad

Decisión

Documento generado

Conector Interno

Conector de página

Base de Datos

Inicio o finalización de actividades

En la segunda sección se tiene la descripción de los procedimientos a detalle con la identificación de las acciones que realiza cada responsable y la explicación de los instrumentos que se utilizará.

En la última sección se tiene los instrumentos que se utilizan en las diferentes actividades. Los procesos que se han definido en el presente Manual de Procedimientos son:

• Proceso de Contratación bajo la Modalidad de “Contratación Menor” (Bienes, Servicios)

• Proceso de Contratación bajo la Modalidad de “Contratación Menor” (Consultorías Individuales) bajo las siguiente cuantías a) De Bs. 1 a 20.000 b) De Bs. 20.001 a 50.000

• Proceso de Contratación bajo la Modalidad de “Contratación ANPE por Solicitud de Cotizaciones” (Bienes, Servicios, Firmas Consultoras)

• Proceso de Contratación bajo la Modalidad de “Contratación ANPE por Solicitud de Propuestas” (Bienes, Servicios, Firmas Consultoras)

• Proceso de Contratación bajo la Modalidad de “Contratación ANPE por Solicitud de Propuestas (Consultorías Individuales)

• Proceso de Contratación bajo la Modalidad de “Licitación Pública”

• Proceso de Contratación bajo la Modalidad de “Contratación por Excepción”

• Proceso de Contratación bajo la Modalidad de “Contratación Directa de Bienes y Servicios”

Cada uno de estos procesos tiene un conjunto de procedimientos hacia dentro de cada uno de ellos, los mismos que se encuentran debidamente descritos.

En caso de requerir la realización de algún proceso bajo la modalidad de “Contratación por Desastres y/o Emergencias”, conforme se establece en la Sección V del DS N° 0181; dicho proceso deberá ser realizado bajo el mismo procedimiento establecido en el presente Manual, para los Procesos bajo la modalidad de “Contratación por Excepción”.

Los plazos registrados en los cuadros que describen los procesos contenidos en el presente Manual de Procedimientos, se refieren a días hábiles excepto cuando se indique específicamente “días calendario”; y son de carácter indicativo y no restrictivo. Su cumplimiento deberá ser estricto conforme a las circunstancias que enmarcan las actividades realizadas en relación a los procedimientos normados. No obstante, para asegurar el cumplimiento de condiciones de oportunidad respecto a los procedimientos de contrataciones, los plazos máximos y mínimos serán determinados complementariamente en los cronogramas específicos que sean formulados para cada proceso de contratación y publicados en el DBC.

MODALIDAD DE CONTRATACIÓN MENOR (BIENES Y SERVICIOS)

5.1 PROCESO DE CONTRATACIÓN BAJO LA MODALIDAD DE “CONTRATACIÓN MENOR” (BIENES Y SERVICIOS).

5.1.1 Cuantía

a. Procesos de contrataciones con cuantías hasta Bs 20,000.-.(sin registro en el SICOES)

b. Procesos de contrataciones con cuantías mayores a Bs 20,000.-, hasta Bs 50,000.- (con registro en el SICOES)

5.1.2 Responsable.

El Responsable de Contrataciones Menores es el Responsable del Proceso de Contratación de Apoyo Nacional a la Producción y Empleo “RPA”

5.1.3 Condiciones para la Contratación Menor.

Complementariamente a lo dispuesto en el DS N° 181 y el RE-SABS aprobado:

a) Las contrataciones menores no requieren cotizaciones ni propuestas adicionales a la que respalda la contratación requerida.

b) Las contrataciones menores no están sujetas a plazos predefinidos. Por tanto se pueden aplicar cronogramas indicativos pero no restrictivos.

c) Los bienes y servicios contratados deben reunir condiciones de calidad para cumplir con efectividad los fines para los que son requeridos.

d) Deben efectuarse considerando también criterios de economía, para la obtención de los mejores precios xx xxxxxxx.

e) Deben efectuarse a través de acciones inmediatas, ágiles y oportunas.

f) Las contrataciones menores por cuantías superiores a Bs 20,000.- deben estar contenidas en el Plan Anual de Contrataciones (PAC) registrado en el SICOES, previa la publicación de su adjudicación.

g) Las contrataciones menores por cuantías superiores a Bs 20,000.- deben estar registradas en el SICOES, una vez sea suscrito el contrato u orden de compra / servicios.

Considerando que la adjudicación de este tipo de contrataciones se realiza en base a la documentación que proporciona la Unidad Solicitante, dicha unidad deberá asegurar que las condiciones anteriormente descritas sean debidamente cumplidas.

5.1.4 Flujograma del proceso

5.1.5 Descripción del Proceso

PASO

DESCRIPCION

RESPONSABLE

INSTRUMENTO

PLAZOS5

Elaboración de la Solicitud de Contratación adjuntando la documentación pertinente en respaldo del requerimiento:

- Formulario de Solicitud de Contratación Menor, debidamente firmado.

- Proforma o documento similar / equivalente, que respalde el precio referencial actual y justifique el nombre del proveedor.

- Especificaciones Técnicas o Términos de Referencia, debidamente firmados por el responsable de su elaboración y el Responsable de la Unidad Solicitante.

- Certificación Presupuestaria (informe del saldo presupuestario), documento emitido bajo las siguientes condiciones:

¸ El importe de la certificación presupuestaria deberá ser igual o mayor al importe del precio referencial.

¸ En caso de varios ítems o financiamiento de un ítem con varias fuentes, la Certificación Presupuestaria deberá detallar claramente la estructura programática, fuente, organismo y el número de preventivo correspondiente a cada ítem

Toda la documentación debe estar debidamente firmada por el responsable de la Unidad Solicitante y personal técnico.

La solicitud es presentada al RPA.

Unidad Solicitante Unidad Administrativa (Certificación Presupuestaria)

Formulario XXXX- 000 /

y documentación

adjunta (incluye la Certificación Presupuestaria)

N/A

Recepción de la Solicitud de Contratación, y revisión rápida de la documentación de respaldo. Remisión al Área de Contrataciones, para la verificación documentaria

RPA

Formulario SABS- 001 /

y documentación

adjunta (incluye la Certificación Presupuestaria)

N/A

Revisión de la Solicitud de Contratación (ajustes, complementaciones, y/u observaciones) y posterior remisión de toda la documentación, adjuntando la certificación presupuestaria

al Responsable del Proceso de Contratación Menor, de acuerdo a la designación detallada en el punto 10 del RE-SABS.

Unidad Administrativa

Solicitud documentada y revisada

N/A

Recibida la solicitud, verificación de que la misma cumpla las condiciones correspondientes, para efectos de autorizar o rechazar la contratación mediante proveído expreso en el formulario de Contratación Menor.

Esta revisión incluye, de ser necesario, la verificación de la

razonabilidad del precio a ser adjudicado.

RPA

Proveído

1 día

Proceso Autorizado? SI: Paso 5

NO: Paso 1

Remisión de todos los antecedentes al personal de contrataciones

/ adquisiciones asignado en el Área de Contrataciones de

Dirección Nacional. Al Responsable Administrativo en las Direcciones Departamentales y Oficinas de Avocación.

RPA

Archivo del proceso de contratación

1 día

Proceso por monto hasta Bs 20,000.-? SI: Paso 8

NO: Paso 6 (mayor a Bs 20,000.-)

5Los plazos registrados corresponden a días hábiles, y son de carácter indicativo y no restrictivo, a menos que se indique “plazo máximo o mínimo”. Su cumplimiento deberá ser estricto conforme a las circunstancias que enmarcan las actividades realizadas en relación a los procedimientos normados.

PASO

DESCRIPCION

RESPONSABLE

INSTRUMENTO

PLAZOS5

Notificación a la empresa o persona seleccionada, con una CARTA DE ADJUDICACION, en la cual se comunicará la adjudicación, las fechas correspondientes, todos los antecedentes de la contratación que se consideren pertinentes, además de solicitar la documentación que se requiere para la emisión de la Orden de Compra / Orden de Servicio o Contrato (XXXX y documentación que no se halle consignada en el XXXX).

El RPA otorgará un mínimo de 4 días hábiles a partir de la recepción de la CARTA DE ADJUDICACIÓN, para la remisión de la documentación solicitada para la realización de la contratación. En caso de que la empresa o persona adjudicada cumpla con la presentación de la documentación solicitada en un plazo menor al otorgado, el proceso continuará.

Firma y remisión de la CARTA DE ADJUDICACIÓN a la empresa / persona seleccionada.

Unidad Administrativa, RPA

Formulario SABS- 003

1 día

Presentación de la documentación solicitada mediante CARTA DE ADJUDICACIÓN, para efectos de formalizar la contratación (emisión de Orden de Compra / Orden de Servicio o Contrato).

En caso de que la empresa / persona seleccionada requiera un plazo mayor al previsto en la CARTA DE ADJUDICACIÓN, deberá comunicar por escrito para que la solicitud sea rechazada o

aceptada.

Persona o Empresa adjudicada

Documentación de respaldo para el contrato

Plazo otorgado en la notificación (Carta de Adjudicación)

Definición de instrumento de adjudicación: Orden de Compra,

Orden de Servicios o Contrato, conforme al objeto de contratación.

Unidad Administrativa

en el día

Requiere Orden de Compra / Orden de Servicios? SI: Paso 9

NO: Paso 10

Emisión de la ORDEN DE COMPRA / ORDEN DE SERVICIOS,

documento que debe contener mínimamente los siguientes datos:

- Fecha de Emisión de la Orden de Compra / Servicios

- Razón Social ó nombres y apellidos del adjudicado.

- Objeto de la Contratación.

- Monto adjudicado

- Plazos de ejecución y entrega

- Lugar de entrega

- Firma del RPA

- Firma y/o sello de recepción de la empresa, comprobante de envío fax o Correo electrónico

Firma de la ORDEN DE COMPRA / ORDEN DE SERVICIOS, y

posterior remisión al proveedor (notificación). Condición D.

Unidad Administrativa, RPA

Formulario SABS- 002

1 día

Solicitud de elaboración de contrato a la DGAJ (Área legal en el caso de Direcciones Departamentales u Oficinas de Avocación), adjuntando toda la documentación original del proceso, hasta la CARTA DE ADJUDICACIÓN; incluyendo la documentación

presentada por la empresa o persona seleccionada.

RPA

Nota Interna

1 día

Elaboración del contrato, en cuatro ejemplares (1. DGAJ, 2. UGA,

3. UGF – Comprobante de pago, y 4. Proveedor), conforme a normativa vigente.

Unidad Jurídica

Contrato elaborado

2 días

Remisión del contrato al RPA, en sus tres ejemplares (1. UGA, 2. UGF – Comprobante de pago, y 3. Proveedor/Consultor), previa gestión de firma por la MAE (o Autoridad Delegada) y el Proveedor

o Contratista.

Unidad Jurídica

Contrato firmado

3 días

PASO

DESCRIPCION

RESPONSABLE

INSTRUMENTO

PLAZOS5

Registro y publicación en el SICOES (todos los procesos cuyo monto sea mayor a Bs 20,000.-).

Unidad Administrativa

Formulario SICOES 400

Máximo 10 días posteriores a la formalización de

la contratación

Los bienes a ser adquiridos, son de uso continuo, carácter homogéneo y naturaleza fungible?

SI: Paso 14

NO: Condición E

Recepción de los bienes adquiridos por el Responsable de Almacenes en Dirección Nacional; y Funcionario a cargo del Control de Almacenes en las Oficinas Desconcentradas (Dirección Departamental u Oficina de Avocación) y elaboración del ACTA DE RECEPCIÓN. El Responsable de Almacenes es designado responsable de recepción de todo el material que ingresa a Alma- cenes, por cuanto no requiere memorándum para cada proceso.

Paso 18.

Unidad Administrativa

Actas de Recepción (Almacenes)

2 días a partir de la recepción de los bienes adquiridos

Los servicios a ser contratados, son de carácter general? SI: Paso 15

NO: Paso 16

Supervisión respecto a la realización de servicios generales, por el Responsable de Servicios Generales en Dirección Nacional, para la respectiva elaboración del ACTA DE CONFORMIDAD. El Responsable de Servicios Generales es designado responsable de supervisión de todos los servicios generales contratados, por cuanto no requiere memorándum para cada proceso.

Paso 18.

Unidad Administrativa

Actas de Conformidad (Servicios Generales)

2 días a partir de la verificación de los servicios contratados

Designación, vía memorándum, de la Comisión o Responsable de Recepción, para la recepción de los bienes adquiridos / servicios contratados (de consultoría).

En el caso de servicios (de consultoría), se designará (vía memorándum) un fiscal o contraparte del contrato suscrito (representante de la Unidad Solicitante).

El memorándum deberá adjuntar copia de la orden de compra / orden de servicios, contrato y documentación pertinente para el

cumplimiento de la designación.

MAE

Formulario XXXX- 00X

2 días posteriores a la firma del contrato

Recepción del bien o servicio y emisión de conformidad o disconformidad a través de INFORME DE RECEPCIÓN / ACTA DE RECEPCIÓN, verificando el cumplimiento total, parcial o incumplimiento de los términos y condiciones de la Orden de Compra / Orden de Servicios o Contrato.

Comisión de Recepción, Responsable de Recepción

Formulario SABS- 005

Formulario XXXX- 00X

2 días posteriores a la recepción de los bienes / servicios

adquiridos

Recepción de la factura y otros documentos referentes a la recepción del objeto de la contratación (notas de remisión, etc.); previa verificación de los datos del proveedor y del objeto de la

contratación.

Comisión de Recepción, Responsable de Recepción

Factura, Nota de Remisión,

etc.

N/A

Presentación al RPA, del INFORME DE RECEPCIÓN, ACTA DE RECEPCIÓN, juntamente con la factura y otros documentos pertinentes.

Comisión de Recepción, Responsable de Recepción

Formulario SABS- 005

Formulario SABS 05A

Acta de Recepción (Almacenes)

Acta de

2 días posteriores a la recepción de los bienes / servicios adquiridos

PASO

DESCRIPCION

RESPONSABLE

INSTRUMENTO

PLAZOS5

Conformidad (Servicios

Generales)

Existe conformidad a la recepción del bien o servicio? SI: Paso 20

NO: Paso 21

Remisión de la SOLICITUD DE PAGO, adjuntando toda la documentación original, a la Unidad de Gestión Financiera. En caso de que el contrato establezca varios pagos, la documentación original será adjuntada al primer pago, mencionándose este aspecto en los siguientes pagos.

Paso 22

Unidad Administrativa (DGAF)

Formulario SABS- 006

1 día posterior a la lectura del Informe / Acta de Recepción

Archivo de la documentación original (sin solicitud de pago).

Unidad Administrativa

Archivo original

1 día posterior a la lectura del Informe / Acta

de Recepción

Publicación de la Recepción (Satisfactoria / Insatisfactoria) en el SICOES

Unidad Administrativa

Formulario SICOES 500

10 días posteriores a la recepción del Informe / Acta

de Recepción

5.1.6 Instrumentos del proceso

FORMULARIO SABS-001 FORMATO: SOLICITUD DE CONTRATACIÓN (MODALIDAD:

CONTRATACIÓN MENOR)

FORMULARIO SABS-002 FORMATO: ORDEN DE COMPRA / ORDEN DE SERVICIOS FORMULARIO SABS-003 FORMATO: CARTA DE ADJUDICACIÓN

FORMULARIO SABS-04A FORMATO: MEMORANDUM DE DESIGNACIÓN

(RESPONSABLE / COMISIÓN DE RECEPCIÓN) FORMULARIO SABS-005 FORMATO: INFORME DE RECEPCIÓN FORMULARIO SABS-006 FORMATO: SOLICITUD DE PAGO

MODALIDAD DE CONTRATACIÓN MENOR

“CONSULTORIAS INDIVIDUALES”

5.2 PROCESO DE CONTRATACIÓN BAJO LA MODALIDAD DE “CONTRATACIÓN MENOR” (CONSULTORÍAS INDIVIDUALES).

5.2.1 Cuantía

a. Procesos de contrataciones con cuantías hasta Bs 20,000.-.(sin registro en el SICOES)

b. Procesos de contrataciones con cuantías mayores a Bs 20,000.-, hasta Bs 50,000.- (con registro en el SICOES)

5.2.2 Responsable.

El Responsable de Contrataciones Menores es el Responsable del Proceso de Contratación de Apoyo Nacional a la Producción y Empleo “RPA”

5.2.3 Condiciones para la Contratación Menor.

Complementariamente a lo dispuesto en el DS N° 181 y el RE-SABS aprobado:

a) Las contrataciones menores no requieren cotizaciones ni propuestas adicionales a la que respalda la contratación requerida.

b) Las contrataciones menores no están sujetas a plazos predefinidos. Por tanto se pueden aplicar cronogramas indicativos pero no restrictivos.

c) Los servicios de consultoría individual contratados deben reunir condiciones de calidad para cumplir con efectividad los fines para los que son requeridos.

d) Deben efectuarse a través de acciones inmediatas, ágiles y oportunas.

e) Las contrataciones menores por cuantías superiores a Bs 20,000.- deben estar contenidas en el Plan Anual de Contrataciones (PAC) registrado en el SICOES, previa la publicación de su adjudicación.

f) Las contrataciones menores por cuantías superiores a Bs 20,000.- deben estar registradas en el SICOES, una vez sea suscrito el contrato.

5.2.4 Flujograma del proceso

a) De Bs 1.- hasta 20.000.-

b) De Bs 20.001.- hasta Bs 50.000.-

TIEMPO DE CICLO

UNIDAD SOLICITANTE

RPA

UGRH (AREA DE

CONTRATACIONES)

DGAJ

MAE

INICIO

1 día

2. Solicitud de Contratación y

documentación a la UGRH.

1 día de recibida la documentación

¿Existen Observaciones?

1 día 1/2 día

4. Remisión de antecedentes para

aprobacion por parte del RPA.

¿Existen Observaciones?

1 día 1 día

6. Autoriza el Inicio y Remite Antecedentes al Área de Contrataciones

SICOES

8. Notifica y solicita xxxxxxxxxxxx xx X.X.X.X.

1 día

7. Inscripción del PAC en SICOES en caso de

reformulación

5. Verifica la solicitud de Contratación

3. Revisión y Verificación de documentación y

evaluación del proponente de acuerdo a Xxxxxxxx yTDR’s

1. Elabora Formulario de inicio de proceso

de Contratación.

2. Se valida la siguiente información: Nota de

solicitud, Concordancia de la Certificación Presupuestaria y Plan Anual de Contrataciones y cumplimiento de Terminos de Referencia y Perfiles Aprobados mediante Resolución Administrativa Nº 0235/ 2008(08/09/2008)

5.2.5 Descripción del Proceso

a) De Bs 1.- hasta 20.000.-

PAS

INSUMO-PROCEDIMIENTO-PRODUCTO

RESPONSABLE

INSTRUMENTO

PLAZOS

INSUMO: Decreto Supremo 0181; Decreto Supremo 956; Decreto Supremo

1497

--------

---------

---

PROCEDIMIENTO (Tareas):

--------

----------

---

Elaboración de la Solicitud de Contratación adjuntando la documentación pertinente en respaldo del requerimiento:

- Términos de Referencia, debidamente firmados por el responsable de su elaboración.

- Certificación Presupuestaria,

- Formulario de Contratación.

- Hoja de Vida del proponente

- Informe Técnico que justifique la contratación del consultor y establezca que le mismo cumple con los perfiles genéricos aprobados por la Institución

Toda la documentación debe estar debidamente firmada por el

responsable de la Unidad Solicitante y personal técnico.

Unidad Solicitante

FORMULARIO PPTO-08

FORM SABS RH 01b FORM SABS RH 02

N/A

Remisión de la Solicitud de Contratación documentada a la Unidad de Gestión de Recursos Humanos (UGRH).

Unidad Solicitante

Proceso de Contratación

N/A

Recibida la solicitud se procede a la revisión de documentación de requisitos y evaluación de la propuesta presentada, la cual deberá realizarse conforme a lo dispuesto en perfiles genéricos aprobados y

Términos de Referencia.

UGRH

(Responsable SAP- SABS/Profesional de Contrataciones)

FORM SABS RH 13

Proceso de Contratación

1 día

No existen observaciones: Paso 4

Existen observaciones: Paso 1

-----

------

Remisión de antecedentes al Responsable de Procesos de Contratación de Apoyo Nacional a la Producción y Empleo (RPA)

UGRH

FORM SABS RH 13

Proceso de Contratación

½ día

Verifica la Solicitud de Contratación

RPA

Proceso de Contratación

1 día

No existen observaciones: Paso 6

Existen observaciones: Paso 1

-----

------

Autorización del inicio del proceso de contratación, mediante proveído en la solicitud de contratación, remitiendo los antecedentes a la Unidad de Gestión de Recursos Humanos o al Responsable de

Contrataciones.

RPA

FORM SABS RH 01b; FORM SABS RH 12

(firmados)

Solicitud documentada

1 día de recibida la documentación

Notificación al Consultor Individual de Línea

UGRH

FORM SABS RH 12

Plazo otorgado en la Notificación de Contratación

(Adjudicación)

Solicitud de Elaboración del contrato (se adjunta toda la documentación).Previa verificación

RPA

Formato de Contrato

2 días

Elaboración del contrato en cuatro ejemplares, previa revisión (1. Proceso, 2. Persona Adjudicada, 3. DGAJ, 4. Archivo )

Dirección General de Asuntos Jurídicos

Formato de Contrato

2 días

Remisión de contratos a MAE y/o funcionario delegado ( Firmados por el Director General de Asuntos Jurídicos, Jefe de Asuntos Judiciales y Administrativos y el Profesional Jurídico que elabora el

contrato)

Dirección General de Asuntos Jurídicos

Contrato elaborado

2 días

PAS O	INSUMO-PROCEDIMIENTO-PRODUCTO	RESPONSABLE	INSTRUMENTO	PLAZOS
11	Firma de Contrato y Remisión a la UGRH	MAE	Contrato firmado	2 días
12	Gestionar firmas de contratos con funcionarios contratados. (En caso de procesos de las Direcciones Departamentales se deberá remitir los contratos para firma de los adjudicados)	Unidad de Gestión de Recursos Humanos	Contrato firmado	2 días
13	Archivo de contratos: 1 ejemplar en el proceso de contratación, 1 ejemplar para el file personal del adjudicado, 1 contrato se devuelve a la Dirección General de Asuntos Jurídicos para su registro y remisión a la Contraloría General del Estado.	Unidad de Gestión de Recursos Humanos	Contrato firmado	N/A
14	Recepcionar el Informe Final de Actividades de la Consultoría que debe tener el Visto Bueno del Supervisor del Contrato	Unidad de Gestión de Recursos Humanos	Informe Final de Actividades	A la finalización del contrato suscrito
PRODUCTO: Consultoría Individual de Línea desarrollada en el marco de la normativa vigente.		-----------------	---------------	------

*Cabe aclarar que los plazos establecidos son referenciales y no restrictivos salvo aquellos dispuestos en normativa.

b) De Bs 20.001.- hasta Bs 50.000.-

PAS O	INSUMO-PROCEDIMIENTO-PRODUCTO	RESPONSABLE	INSTRUMENTO	PLAZOS
INSUMO: Decreto Supremo 0181; Decreto Supremo 956; Decreto Supremo 1497		--------	---------	---
PROCEDIMIENTO (Tareas):		--------	----------	---
	Elaboración de la Solicitud de Contratación adjuntando la documentación pertinente en respaldo del requerimiento: - Términos de Referencia, debidamente firmados por el responsable de su elaboración. - Certificación Presupuestaria (Formato SISPRO), - Formulario de Contratación. - Programa Anual de Contrataciones (PAC) - Hoja de Vida del Proponente - Informe Técnico que justifique la contratación del consultor y establezca que le mismo cumple con los perfiles genéricos aprobados por la Institución Toda la documentación debe estar debidamente firmada por el responsable de la Unidad Solicitante y personal técnico.		Nota de Solicitud (Formato SISPRO)
1		Unidad Solicitante	FORMULARIO PPTO-08	N/A
			FORM SABS RH 01b FORM SABS RH 02 FORM SABS RH 03
2	Remisión de la Solicitud de Contratación documentada a la Unidad de Gestión de Recursos Humanos (UGRH).	Unidad Solicitante	Proceso de Contratación	N/A
3	Recibida la solicitud se procede a la revisión y verificación documentación de requisitos y evaluación de la propuesta presentada, la cual deberá realizarse conforme a lo dispuesto en perfiles genéricos aprobados y Términos de Referencia.	UGRH (Responsable SAP- SABS/Profesional de Contrataciones)	Proceso de Contratación	1 día
A	No existen observaciones: Paso6 Existen observaciones: Paso 1	----	-----------	-----
4	Remisión de antecedentes al Responsable de Procesos de Contratación de Apoyo Nacional a la Producción y Empleo (RPA)	UGRH	FORM SABS 13 Proceso de Contratación	1/2 día
5	Verifica solicitud de contratación	RPA	Solicitud documentada	1 día de recibida la documenta ción

PAS

INSUMO-PROCEDIMIENTO-PRODUCTO

RESPONSABLE

INSTRUMENTO

PLAZOS

No existen observaciones: Paso6

Existen observaciones: Paso 1

----

-----------

-----

Autorización del inicio del proceso de contratación, mediante proveído en la solicitud de contratación, remitiendo los antecedentes a la Unidad de Gestión de Recursos Humanos.

RPA

FORM SABS RH 01b

(firmado)

FORM SABS 12

(firmado) Solicitud documentada

1 día de recibida la documenta ción

Inscripción del PAC en el Sistema de Contrataciones Estatales (SICOES) en caso de reformulación.

Unidad de Gestión de Recursos Humanos (Responsable SAP-

SABS)

SICOES FORM SABS RH 03

1 día

Notificación de Contratación (adjudicación) y Solicita Xxxxxxxxxxxx xx X.X.X.X.

Profesional en Contrataciones (UGRH)

FORM SABS RH 012 FORM SABS RH 011

Certificado de Registro

Único de Proveedores del Estado (XXXX).

Plazo otorgado en la Notificación de Contratación

(Adjudicación)

Remisión del proceso de contratación a la Dirección General de Asuntos Jurídicos para elaboración de Contratos. Previa

revisión

RPA

Proceso de Contratación

½ día

Elaboración del contrato en cuatro ejemplares, previa revisión (1. Proceso, 2. Persona Adjudicada, 3. DGAJ, 4. Archivo )

Dirección General

de Asuntos Jurídicos

Formato de Contrato

2 días

Remisión de contrato a MAE y/o funcionario delegado (Firmados por el Director General de Asuntos Jurídicos, Jefe de Asuntos Judiciales y Administrativos y el Profesional

Jurídico que elabora el contrato)

Dirección General de Asuntos Jurídicos

Contrato elaborado

1 día

Firma de Contrato y Remisión a la UGRH

MAE

Contrato firmado

1 día

Gestionar firmas de contratos con funcionarios contratados.

(En caso de procesos de las Direcciones Departamentales se deberá remitir los contratos para firma de los adjudicados)

Unidad de Gestión

de Recursos Humanos

Contrato firmado

2 días

Registro de Proceso de Contratación en el Sistema de Contrataciones Estatales (SICOES)

Profesional en Contrataciones (UGRH)

Proceso de Contratación Contratos (firmados)

Formulario SICOES 400

Máximo 5 días de formalizada la

contratación

Archivo de contratos: 1 ejemplar en el proceso de contratación, 1 ejemplar para el file personal del adjudicado, 1 contrato se devuelve a la Dirección General de Asuntos Jurídicos para su registro y remisión a la Contraloría General

del Estado.

Unidad de Gestión de Recursos Humanos

Contrato firmado

N/A

Recepcionar el Informe Final de Actividades de la Consultoría que debe tener el Visto Bueno del Supervisor del Contrato

Unidad de Gestión de Recursos Humanos

Informe Final de Actividades Aprobado

A la finalización del contrato

suscrito

PAS O

INSUMO-PROCEDIMIENTO-PRODUCTO

RESPONSABLE

INSTRUMENTO

PLAZOS

Publicación en el SICOES de la Recepción del Servicio de Consultoría, en base al Informe final presentado por el contratado.

Unidad de Gestión de Recursos Humanos (Responsable SAP- SABS).

Formulario SICOES 500

De acuerdo a lo establecido en el Manual de Operaciones

SICOES

PRODUCTO: Consultoría Individual de Línea desarrollada en el marco de la normativa vigente.

-----------------

---------------

------

*Cabe aclarar que los plazos establecidos son referenciales y no restrictivos salvo aquellos dispuestos en normativa.

5.2.6 Instrumentos del proceso

FORM SABS RH 01B SOLICITUD DE INICIO Y AUTORIZACIÓN DE PROCESO FORM SABS RH 02 TERMINOS DE REFERENCIA

FORM SABS RH 03 FORMULARIO PAC

FORM SABS RH 11 SOLICITUD DE ELABORACION DE CONTRATOS FORM SABS RH 12 NOTIFICACION DE CONTRATACION

FORM SABS RH 13 REVISION DE PROPUESTAS

MODALIDAD DE CONTRATACIÓN “ANPE”

(BIENES Y SERVICIOS) POR SOLICITUD DE

PROPUESTAS O COTIZACIONES

5.3 PROCESO DE CONTRATACIÓN BAJO LA MODALIDAD “CONTRATACIÓN ANPE”– POR SOLICITUD DE PROPUESTAS O COTIZACIONES (BIENES Y SERVICIOS)

La modalidad de contratación ANPE por Propuestas o Cotizaciones será determinada, conforme a la naturaleza y complejidad del objeto de la contratación. Cuando el bien o servicio sea de naturaleza compleja en su calificación y evaluación (ej. adquisición de equipos informáticos, equipos de medición y topografía, vehículos, motorizados, obras, consultorías, etc.) se seleccionará la modalidad de contratación por solicitud de propuestas. Cuando el bien o servicio a ser adquirido o contratado sea de uso continuo, rutinario y de carácter homogéneo6 (ej. Material de escritorio, activos de características simples y estándar, servicios varios, etc.) se seleccionará la modalidad de contratación por solicitud de cotizaciones.

5.3.1 Cuantía

Procesos de contrataciones con cuantías mayores a Bs 50,000.- hasta Bs 1’000,000.-.

De acuerdo a Resoluciones Administrativas expresas que delegan, a Directores Departamentales y Gerente o Responsables de Proyectos como Responsables del Proceso de Contratación de Apoyo Nacional a la Producción y Empleo “RPA” (incluyendo la designación de Responsable de Recepción o Comisión de Recepción, y la suscripción de contratos), dichas oficinas son responsables de realizar procesos de Contratación ANPE, por cuantías mayores a Bs 50,000.- hasta Bs 200,000.-; que sean requeridas en las mismas. Considerando las excepciones establecidas en dichas resoluciones administrativas.

Los Procesos de Contratación ANPE, por cuantías mayores a Bs 200,000.- son realizados por la Dirección Nacional – INRA.

5.3.2 Responsable.

El Responsable de Contrataciones bajo la modalidad ANPE, es el Responsable del Proceso de Contratación de Apoyo Nacional a la Producción y Empleo “RPA”

5.3.3 Condiciones y Características de las Contrataciones ANPE.

Complementariamente a lo dispuesto en el DS N° 181 y el RE-SABS aprobado:

a) Las contrataciones ANPE deben ser publicadas obligatoriamente en el SICOES.

b) Las contrataciones ANPE deben estar contenidas en el Plan Anual de Contrataciones (PAC) registrado en el SICOES, previa la publicación de su convocatoria.

c) Las contrataciones ANPE deben ser iniciadas previa elaboración y aprobación de especificaciones técnicas o términos de referencia.

6Se entiende que son bienes y/o servicios de carácter homogéneo aquellos respecto de los cuales existe más de un proveedor y que tienen patrones de calidad

y desempeño objetivamente definidos por especificaciones usuales xxx xxxxxxx, de tal manera que el único factor diferenciador entre ellos lo constituye el precio por el cual se transan

d) Para efectos de proceder con las contrataciones ANPE por Solicitud de Propuestas, la Unidad Administrativa deberá aplicar el modelo de DBC emitido por el ente rector (según el objeto de la contratación), a fin de asegurar la agilidad del proceso y la oportuna disposición de los bienes / servicios requeridos.

e) En el caso de determinarse la necesidad de realizar un proceso ANPE por Solicitud de Cotizaciones, la Unidad Administrativa deberá aplicar el modelo de DBC Ajustado, a objeto de asegurar la agilidad del proceso y la oportuna disposición de los bienes / servicios requeridos.

f) El desarrollo de los procesos de contratación ANPE, debe contar con la autorización expresa de inicio del proceso a cargo del RPA.

g) El inicio formal del proceso de contratación, será conforme a la publicación de la convocatoria.

h) El cronograma de desarrollo del proceso de contratación (contenido en el DBC), deberá contemplar las actividades administrativas previas que opcionalmente hayan sido definidas por la Unidad Solicitante en coordinación con la Unidad Administrativa (Área de Contrataciones): inspección previa, consultas escritas y reunión informativa de aclaraciones.

i) La lectura de propuestas / cotizaciones es pública; y debe cumplirse en la fecha y hora programadas conforme a cronograma publicado (DBC).

j) Las propuestas / cotizaciones serán recepcionadas en sobre cerrado.

k) La evaluación de las propuestas / cotizaciones recepcionadas, deberá realizarse de manera inmediata posterior a la lectura de propuestas / cotizaciones presentadas y concluirá con la presentación del informe de evaluación donde debe incluirse la recomendación de adjudicación o declaratoria desierta.

l) Conforme a la necesidad de aclaraciones por parte del Responsable / Comisión de Calificación, es posible la convocatoria a todos los proponentes que presentaron propuestas / cotizaciones a objeto de que uno o más proponentes realice las aclaraciones que corresponda.

m) Los procesos por encima de los Bs 200,000.-, requieren de Resolución Administrativa para concretar su Adjudicación o su Declaratoria Desierta; consiguientemente sus cronogramas deberán contemplar su elaboración y notificación.

n) De la misma forma, los cronogramas deberán contemplar los hitos del proceso correspondientes a la suscripción de contrato o emisión de orden de compra / orden de servicios y recepción de los bienes / servicios adquiridos.

El cumplimiento de condiciones y características de este tipo de contrataciones, es responsabilidad de los participantes que intervienen en cada una de las etapas del proceso.

5.3.4 Flujograma del proceso

5.3.5 Descripción del Proceso

PASO

DESCRIPCION

RESPONSABLE

INSTRUMENTO

PLAZOS7

Elaboración de la Solicitud de Contratación adjuntando la documentación pertinente en respaldo del requerimiento:

- Formulario de Solicitud de Contratación ANPE, debidamente firmado.

- Cotización, proforma o documento similar (vigente), que respalde el precio referencial. El precio referencial se calculará incluyendo todos los tributos, transporte, costos de instalación, inspecciones y cualquier otro concepto que incida en el costo total de los bienes y servicios. Asimismo para la determinación del precio referencial se tomará en cuenta la estimación presupuestaria contenida en el POA y Presupuesto aprobado.

- Especificaciones Técnicas o Términos de Referencia, debidamente firmados por el responsable de su elaboración y el Responsable de la Unidad Solicitante.

- Certificación Presupuestaria (informe del saldo presupuestario), documento emitido bajo las siguientes condiciones:

¸ El importe de la certificación presupuestaria deberá ser igual o mayor al importe del precio referencial.

Toda la documentación debe estar debidamente firmada por el responsable de la Unidad Solicitante y personal técnico.

La solicitud es presentada al RPA.

Unidad Solicitante Unidad Administrativa (Certificación Presupuestaria)

Formulario XXXX- 00X y

documentación adjunta (incluye la Certificación Presupuestaria)

N/A

Recepción de la Solicitud de Contratación, y revisión rápida de la documentación de respaldo. Remisión al Área de Contrataciones, para la verificación documentaria

RPA

Formulario SABS- 001 / y documentación adjunta (incluye la Certificación

Presupuestaria)

N/A

Revisión de la Solicitud de Contratación (ajustes, complementaciones, y/u observaciones) y posterior remisión de toda la documentación, adjuntando la certificación presupuestaria al Responsable del Proceso de Contratación de Apoyo Nacional a la Producción y Empleo “RPA”, de acuerdo a la designación

detallada en el punto 12 del RE-SABS.

Unidad Administrativa

Solicitud documentada y revisada

N/A

Recibida la solicitud, verificación que toda la documentación cumpla las condiciones correspondientes, para efectos de autorizar o rechazar la contratación mediante proveído en el formulario de Contratación ANPE.

Esta revisión incluye la verificación de la razonabilidad del precio referencial, en base al análisis de las memorias base de cálculo (consultorías) y archivos del área de contrataciones y/o precios xx

xxxxxxx (bienes y servicios).

RPA

Proveído

1 día

Proceso Autorizado? SI: Paso 5

NO: Paso 1

7Los plazos registrados corresponden a días hábiles, y son de carácter indicativo y no restrictivo, a menos que se indique “plazo máximo o mínimo”. Su cumplimiento deberá ser estricto conforme a las circunstancias que enmarcan las actividades realizadas en relación a los procedimientos normados.

PASO

DESCRIPCION

RESPONSABLE

INSTRUMENTO

PLAZOS7

Remisión de todos los antecedentes al personal de contrataciones

/ adquisiciones asignado en el Área de Contrataciones de

Dirección Nacional. Al Responsable Administrativo consiguiente en las Direcciones Departamentales y Oficinas de Avocación.

RPA

Archivo del proceso de contratación

1 día

Elaboración del Documento Base de Contratación “DBC” en base al modelo Estándar (Propuestas) o Ajustado (Cotizaciones) y el cronograma del proceso de contratación.

Condiciones importantes:

- El plazo de presentación de propuestas / cotizaciones para contrataciones mayores a Bs 50,000.- hasta Bs 200,000.- es de 4 días hábiles (mínimo), a partir de su publicación en el SICOES.

- El plazo de presentación de propuestas / cotizaciones para contrataciones mayores a Bs 200,000.- hasta Bs 1’000,000.- es de 8 días hábiles (mínimo), a partir de su publicación en

el SICOES.

DBC adecuado en base a modelo

Estándar

Unidad Administrativa

2 días

Formulario SABS- 007 “DBC

Ajustado”

Revisión del DBC conforme a la solicitud de contratación presentada y fundamentada con documentación de respaldo.

RPA

DBC o

DBC Ajustado (Formulario SABS- 007);

Aprobado

1 día

DBC(o DBC Ajustado) Aprobado? SI: Paso 8

NO: Xxxx 0

Xxxxxxxx x xxxxxxxxxxx xx xx Xxxxxxxxxxxx y DBC en el SICOES.

La convocatoria deberá publicarse adicionalmente en la Mesa de Partes y opcionalmente en el portal web del INRA.

Adicionalmente se podrán emitir invitaciones directas a potenciales proponentes, y/o publicar la convocatoria en un medio de comunicación alternativo de carácter público.

Unidad Administrativa

DBC o

DBC Ajustado (Formulario SABS- 007);

Publicado

Formulario SICOES 100

1 día

Organización de las actividades administrativas opcionales, previas a la presentación de propuestas: Inspección Previa, Consultas Escritas, Reunión Informativa de Aclaraciones, u otras; emitiendo las respectivas actas como registro de la realización de las

actividades programadas y realizadas.

Unidad Administrativa y Unidad Solicitante

Formulario SABS- 009

Formulario SABS- 010

En el día de realización de la actividad

Designación, vía memorándum, de la Comisión de Calificación o Responsable de Evaluación, para la evaluación de las propuestas

/ cotizaciones a ser recepcionadas.

En el caso de las comisiones, éstas deberán estar conformadas mínimamente por el siguiente personal:

- 1 funcionario de la Unidad Solicitante

- 1 funcionario de la DGAF

Pudiendo adicionarse otro personal, conforme la complejidad del objeto de contratación.

En caso de designarse un Responsable de Evaluación, éste deberá ser un funcionario de la Unidad Solicitante.

RPA

Formulario SABS- 004

Hasta 2 días previos a la recepción de propuestas / cotizaciones

Recepción de las propuestas / cotizaciones, conforme al cronograma (fecha, hora y lugar) dispuesto para la recepción de propuestas / cotizaciones, en el DBC.

Llenado del formulario de registro de recepción de propuestas / cotizaciones.

Unidad Administrativa

Formulario SABS- 011

A la recepción de propuestas

/ cotizaciones

PASO

DESCRIPCION

RESPONSABLE

INSTRUMENTO

PLAZOS7

Lectura de propuestas / cotizaciones: proponentes y precios ofertados (acto público), conforme a cronograma (fecha, hora y lugar) dispuesto para este acto, en el DBC.

Elaboración del acta, firma de los asistentes y distribución de copia

de dicha acta a los asistentes.

Comisión de Calificación

/ Responsable de Evaluación

Formulario XXXX- 000

Xx cierre del acto de lectura de propuestas

/ cotizaciones

Análisis y evaluación de propuestas / cotizaciones presentadas, emitiendo los resultados en el Informe de Calificación (Cuadro Comparativo), que incluya la recomendación de adjudicación, firmado por el Responsable de Evaluación o todos los miembros de la Comisión Calificadora. Esta tarea procederá, aún se hubiese recibido una sola propuestas / cotización.

Dicha evaluación debe realizarse conforme a lo dispuesto en el DBC (Método de Selección y Adjudicación).

En caso de que se recomiende la declaratoria de Convocatoria Desierta (conforme al Artículo 27 del DS 181), el Responsable de Evaluación o la Comisión Calificadora deberán emitir un informe conteniendo los antecedentes y causales para dicha

recomendación.

Comisión de Calificación o Responsable de Evaluación

Formulario XXXX- 00X

5 días

Revisión y aprobación expresa del Informe de Calificación emitido por el Responsable de Evaluación / Comisión Calificadora, incluyendo la recomendación emitida además de toda la

documentación de respaldo.

RPA

Formulario XXXX- 00X (aprobado)

2 días

Requiere Resolución Administrativa (monto mayor a Bs 200,000.-): SI: Paso 15

NO: Paso 18

Solicitud de Resolución Administrativa de Adjudicación o Declaratoria de Desierta, asumiendo la alternativa recomendada en el Informe emitido por el Responsable de Evaluación / Comisión

Calificadora, documento aprobado por el RPA.

RPA

Nota Interna

1 día

Elaboración de Resolución Administrativa de Adjudicación o Declaratoria Desierta, en tres ejemplares (1. DGAJ, 2. UGA, y 3. Proceso de Contratación), conforme a normativa vigente; y gestión

de firma por el RPA.

Unidad Jurídica

Resolución Administrativa de Contrataciones

2 días

Firma de la Resolución Administrativa de Adjudicación o Declaratoria Desierta, y posterior notificación a los proponentes.

Conforme al DS 181, se tiene un periodo de 3 días para la probable presentación de recursos.

Publicación en el SICOES.

RPA

Unidad Administrativa

Resolución Administrativa de Contrataciones

2 días posteriores a la recepción de la Resolución

Administrativa

Adjudicación a la empresa o persona seleccionada, mediante la elaboración y firma de la CARTA DE ADJUDICACION, en la cual se comunicará dicha adjudicación, las fechas correspondientes, todos los antecedentes de la contratación que se considere pertinente, además de solicitar la documentación requerida para la emisión de la Orden de Compra, Orden de Servicio o Contrato (XXXX y documentación que no se halle consignada en el XXXX). El RPA otorgará un mínimo de 4 días hábiles a partir de la recepción de la CARTA DE ADJUDICACIÓN, para la remisión de documentación solicitada para la realización de la contratación. En caso de que la empresa adjudicada cumpla con la presentación de la documentación solicitada en un plazo menor al otorgado, el

proceso continuará.

Unidad Administrativa RPA

Formulario SABS- 003

1 día

Remisión (Notificación) de la CARTA DE ADJUDICACIÓN a la

empresa / persona adjudicada; solicitando la documentación necesaria para la realización de la contratación.

Unidad Administrativa

Formulario SABS- 003

1 día

PASO

DESCRIPCION

RESPONSABLE

INSTRUMENTO

PLAZOS7

Presentación de la documentación solicitada mediante CARTA DE ADJUDICACIÓN, para efectos de formalizar la contratación (emisión de Orden de Compra, Orden de Servicio o Contrato).

En caso de que la empresa / persona seleccionada requiera un plazo mayor al previsto en la CARTA DE ADJUDICACIÓN, deberá comunicar por escrito para que la solicitud sea rechazada o

aceptada.

Persona o Empresa adjudicada

Documentación de respaldo para el contrato

Plazo otorgado en la notificación (Carta de Adjudicación)

Definición del instrumento de adjudicación: Orden de Compra, Orden de Servicio o Contrato, conforme al objeto de contratación.

Unidad Administrativa

Cumplido el plazo de presentación

de recursos

Requiere Orden de Compra / Orden de Servicios? SI: Paso 22

NO: Paso 24 (Contrato)

Emisión de la ORDEN DE COMPRA / ORDEN DE SERVICIOS,

documento que debe contener mínimamente los siguientes datos:

- Fecha de Emisión de la Orden de Compra / Servicio

- Razón Social / Nombres y apellidos del adjudicado.

- Objeto de la Contratación.

- Monto adjudicado

- Plazos de ejecución y entrega

- Lugar de entrega

- Firma del RPA

- Firma y/o sello de recepción de la empresa, comprobante de envío fax o Correo electrónico

Unidad Administrativa

Formulario SABS- 002

1 día

Firma de la ORDEN DE COMPRA / ORDEN DE SERVICIOS y

posterior remisión al proveedor (notificación). Paso 27.

Unidad Administrativa, RPA

Formulario SABS- 002

2 días

RPA

Nota Interna

1 día posterior a la recepción de los docu- mentos por la empresa / persona

seleccionada

Elaboración del contrato, en cuatro ejemplares (1. DGAJ, 2. UGA,

3. UGF – Comprobante de pago, y 4. Proveedor), conforme a normativa vigente.

Unidad Jurídica

Contrato elaborado

2 días

Remisión al RPA, del contrato en sus tres ejemplares (1. UGA, 2.

UGF – Comprobante de pago, y 3. Proveedor), previa gestión de firma por el proveedor/contratista y posteriormente por la MAE.

Unidad Jurídica

Contrato firmado

2 días

A la recepción del contrato / Orden de Compra / Servicios debidamente firmado: Publicación en el SICOES.

Unidad Administrativa

Formulario SICOES 200

Máximo 10 días poste- riores a la formalización de la

contratación

Los bienes a ser adquiridos, son de uso continuo, carácter homogéneo y de naturaleza fungible (ej. material de escritorio)?

SI: Paso 28

NO: Paso F

Recepción de los bienes adquiridos por el Responsable de

Almacenes en Dirección Nacional; y Funcionario a cargo del

Unidad Administrativa

Actas de

Recepción

2 días a partir

de la recepción

PASO

DESCRIPCION

RESPONSABLE

INSTRUMENTO

PLAZOS7

Control de Almacenes en las Oficinas Desconcentradas (Dirección Departamental u Oficina de Avocación) y elaboración del ACTA DE RECEPCIÓN. No se requiere la designación como responsable de recepción, vía memorándum.

Paso 32.

(Almacenes)

de los bienes / servicios adquiridos)

Los servicios a ser contratados, son de carácter general? SI: Paso 29

NO: Paso 30

Supervisión respecto a la realización de servicios generales, por el Responsable de Servicios Generales en Dirección Nacional, para la respectiva elaboración del ACTA DE CONFORMIDAD. El Responsable de Servicios Generales es designado responsable de supervisión de todos los servicios generales contratados, por cuanto no requiere memorándum por cada proceso.

Paso 32

Unidad Administrativa

Actas de Conformidad (Servicios Generales)

2 días a partir de la recepción de los bienes / servicios adquiridos)

Designación, vía memorándum, de la Comisión o Responsable de Recepción, para la recepción de los bienes adquiridos / servicios contratados.

En el caso de servicios de consultoría o similares, se designará (vía memorándum) un fiscal o contraparte del contrato suscrito (representante de la Unidad Solicitante).

El memorándum deberá adjuntar copia de la orden de compra,

orden de servicios o contrato y documentación pertinente para el cumplimiento de la designación.

MAE

Formulario XXXX- 00X

3 días posteriores a la emisión de la orden de compra, orden de servicio o contrato

Recepción del bien o servicio y emisión de conformidad a través del INFORME DE RECEPCIÓN, verificando el cumplimiento de los términos y condiciones de la Orden de Compra, Orden de Servicios o Contrato.

Comisión de Recepción / Responsable de Recepción

Formulario SABS- 005

5 días posteriores a la recepción de los bienes / servicios adquiridos

Recepción de la factura y otros documentos referentes a la recepción del objeto de la contratación (notas de remisión, informes, etc.), verificando el cumplimiento de los plazos

correspondientes.

Comisión de Recepción / Responsable de Recepción

Factura, Nota de Remisión, etc.

N/A

Presentación al RPA, del INFORME DE RECEPCIÓN o ACTA DE RECEPCIÓN, juntamente con la factura y otros documentos pertinentes.

Comisión de Recepción, Responsable de Recepción

Formulario SABS- 005

Actas de Recepción (Almacenes)

5 días posteriores a la recepción de los bienes / servicios

adquiridos

Existe conformidad a la recepción del bien o servicio? SI: Paso 34

NO: Paso 35

Paso 36

Unidad Administrativa (DGAF)

Formulario SABS- 006

2 días posteriores a la recepción del Informe / Acta de

Recepción

PASO

DESCRIPCION

RESPONSABLE

INSTRUMENTO

PLAZOS7

Archivo de la documentación original (sin solicitud de pago).

Unidad Administrativa

Archivo original

1 día posterior a la lectura del Informe / Acta

de Recepción

Publicación de la Recepción (Satisfactoria / Insatisfactoria) en el SICOES

Unidad Administrativa

Formulario SICOES 500

10 días posteriores a la recepción del Informe / Acta de

Recepción

5.3.6 Instrumentos del proceso

FORMULARIO SABS-01B FORMATO: SOLICITUD DE CONTRATACIÓN (MODALIDAD:

ANPE)

FORMULARIO SABS-002 FORMATO: ORDEN DE COMPRA / SERVICIOS FORMULARIO SABS-003 FORMATO: CARTA DE ADJUDICACIÓN

FORMULARIO SABS-004 FORMATO: MEMORANDUM DE DESIGNACIÓN

(RESPONSABLE / COMISIÓN DE CALIFICACIÓN)

FORMULARIO SABS-04A FORMATO: MEMORANDUM DE DESIGNACIÓN

(RESPONSABLE / COMISIÓN DE RECEPCIÓN) FORMULARIO SABS-005 FORMATO: INFORME DE RECEPCIÓN FORMULARIO SABS-006 FORMATO: SOLICITUD DE PAGO

FORMULARIO SABS-007 FORMATO: DBC AJUSTADO (SOLICITUD DE COTIZACIÓN) FORMULARIO SABS-008 FORMATO: CRONOGRAMA DE PROGRAMACIÓN Y

SEGUIMIENTO

FORMULARIO SABS-009 FORMATO: ACTA DE INSPECCIÓN PREVIA FORMULARIO SABS-010 FORMATO: ACTA DE REUNIÓN DE ACLARACIONES

FORMULARIO SABS-011 FORMATO: REGISTRO DE RECEPCIÓN DE COTIZACIONES /

PROPUESTAS

FORMULARIO SABS-012 FORMATO: ACTA DE LECTURA DE COTIZACIONES /

PROPUESTAS

FORMULARIO SABS-013 FORMATO: CUADRO COMPARATIVO DE COTIZACIONES FORMULARIO SABS-13B FORMATO: INFORME DE EVALUACIÓN - ANPE PROPUESTAS

/ COTIZACIONES

MODALIDAD DE CONTRATACIÓN “ANPE”

(CONSULTORES INDIVIDUALES) POR SOLICITUD DE PROPUESTAS

5.4 PROCESO DE CONTRATACIÓN BAJO LA MODALIDAD DE “CONTRATACIÓN ANPE” – POR SOLICITUD DE PROPUESTAS (CONSULTORES INDIVIDUALES)

La modalidad de contratación ANPE por Propuestas será determinada, conforme a la cuantía que implícitamente incrementa la complejidad del objeto de la contratación.

5.4.1 Cuantía

Procesos de contrataciones con cuantías mayores a Bs 50,000.- hasta Bs 1’000,000.-.

5.4.2 Responsable.

El Responsable de Contrataciones bajo la modalidad ANPE, es el Responsable del Proceso de Contratación de Apoyo Nacional a la Producción y Empleo “RPA”

5.4.3 Condiciones y Características de las Contrataciones ANPE.

Complementariamente a lo dispuesto en el DS N° 181 y el RE-SABS aprobado:

a) Las contrataciones ANPE deben ser publicadas obligatoriamente en el SICOES.

b) Las contrataciones ANPE deben estar contenidas en el Plan Anual de Contrataciones (PAC) registrado en el SICOES, previa la publicación de su convocatoria.

c) Las contrataciones ANPE deben ser iniciadas previa elaboración y aprobación de especificaciones técnicas o términos de referencia.

e) El desarrollo de los procesos de contratación ANPE, debe contar con la autorización expresa de inicio del proceso a cargo del RPA.

f) El inicio formal del proceso de contratación, será conforme a la publicación de la convocatoria.

g) El DBC publicado en el SICOES, es el documento oficial que rige el proceso de contratación, no pudiendo efectuarse modificaciones o enmiendas posteriores a su publicación.

h) Las propuestas serán recepcionadas en sobre cerrado.

i) La lectura de propuestas es pública; y debe cumplirse en la fecha y hora programadas conforme a cronograma publicado (DBC).

j) La evaluación de las propuestas recepcionadas, deberá realizarse de manera inmediata posterior a la lectura de propuestas presentadas y concluirá con la presentación del informe de evaluación donde debe incluirse la recomendación de adjudicación o declaratoria desierta.

k) Conforme a la necesidad de aclaraciones por parte del Responsable / Comisión de Calificación, es posible la convocatoria a todos los proponentes que presentaron

propuestas a objeto de que uno o más proponentes realice las aclaraciones que corresponda.

l) Los procesos por montos mayores a Bs 200,000.-, requieren de Resolución Administrativa para concretar su Adjudicación o su Declaratoria Desierta; consiguientemente sus cronogramas deberán contemplar su elaboración y notificación.

m) De la misma forma, los cronogramas deberán contemplar los hitos del proceso correspondientes a la suscripción de contrato y recepción de los servicios adquiridos.

El cumplimiento de condiciones y características de este tipo de contrataciones, es responsabilidad de los participantes que intervienen en cada una de las etapas del proceso.

5.4.4 Flujograma del proceso

TIEMPO DE CICLO

COMISION DE CALIFICACION

RPA

UGRH

ACLARACIONES

1 día

9. Envío de Invitaciones a Ministerio y Organizaciones

FORM SABS RH 004

2 días antes de la recepción

10. Designación de la Comisión de Calificación

FORM SABS RH 005

11. Recepción de Postulaciones

Al cierre del acto de apertura

FORM SABS RH 006

BS RH

13. Análisis y Evaluación de

propuestas

3 días después de apertura

FORM SABS RH 008

FORM SABS RH 009

2 días

14. Remisión de toda la documentación del

15. Revisión y Aprobación del Informe

de Calificación

proceso

16. Publicación SICOES (Declaratoria

Desierta)

PROCESOS DE CONTRATACIÓN

De acuerdo a lo establecido en el Manual de Operaciones SICOES

¿Hay

SI adjudicados en NO

el proceso?

FORM 200

FIN

5.4.5 Descripción del Proceso

PASO	INSUMO-PROCEDIMIENTO-PRODUCTO	RESPONSABLE	INSTRUMENTO	PLAZOS*
INSUMO: Decreto Supremo 0181; Decreto Supremo 956; Decreto Supremo 1497		--------	---------	---
PROCEDIMIENTO (Tareas):		--------	----------	---
	Elaboración de la Solicitud de Contratación adjuntando la documentación pertinente en respaldo del requerimiento: - Formulario de Inicio de Proceso de Contratación dirigida al RPA (Formato SISPRO) - Términos de Referencia, debidamente firmados por el responsable de su elaboración. - Certificación Presupuestaria (Formato SISPRO), - Formulario del Plan Anual de Contrataciones (PAC) Toda la documentación debe estar debidamente firmada por el responsable de la Unidad Solicitante y personal técnico.		FORM SABS RH 01A
			FORMULARIO PPTO-08
1		Unidad Solicitante		N/A
			FORM SABS RH 02 FORM SABS RH 03
2	Remisión de la Solicitud de Contratación documentada a la Unidad de Gestión de Recursos Humanos para su revisión.	Unidad Solicitante	Solicitud documentada	N/A
3	Recibida la solicitud, verifica que toda la documentación cumpla las condiciones correspondientes, para efectos de autorizar o rechazar la contratación mediante proveído en la nota de solicitud por parte del RPA.	UGRH (Responsable SAP- SABS)	Nota de Solicitud documentada	1 día
A	Proceso Verificado sin observaciones: Paso 4 Proceso Verificado con errores: Paso 1	------------	--------------------	-----
4	Autorización del inicio del proceso de contratación, mediante proveído en la solicitud de contratación, remitiendo los antecedentes a la Unidad de Gestión de Recursos Humanos.	RPA	Nota de Solicitud (Firma de Aprobación)	1 día
5	Inscripción del PAC en el Sistema de Contrataciones Estatales (SICOES) en caso de reformulación.	Unidad de Gestión de Recursos Humanos (Responsable SAP- SABS)	SICOES FORM SABS RH 03	1 día
6	Elaboración del Documento Base de Contratación y el cronograma del proceso de contratación. Condiciones importantes: - El plazo de presentación de propuestas para contrataciones entre Bs 50,001.- y Bs 200,000.- es de 4 días hábiles (mínimo), a partir de su publicación en el SICOES. - El plazo de presentación de propuestas para contrataciones entre Bs 200,001.- y Bs 1’000,000.- es de 8 días hábiles (mínimo), a partir de su publicación en el SICOES.	Unidad de Gestión de Recursos Humanos (Responsable SAP- SABS)	DBC (Órgano Rector)	2 días
7	Revisión del DBC conforme a la solicitud de contratación presentada y fundamentada con documentación de respaldo.	RPA	DBC (Órgano Rector) aprobado	1 día
B	DBC Aprobado: Paso 7 DBC Rechazado: Paso 4	----------	--------------------	------
8	Registro y publicación de la Convocatoria + DBC en el SICOES. La convocatoria deberá publicarse en la Mesa de Partes y opcionalmente en el portal web del INRA. En caso de ser solicitado, adicionalmente se podrá publicar la convocatoria en un medio de comunicación alternativo de carácter público.	Unidad de Gestión de Recursos Humanos	DBC y Convocatoria publicados Formulario SICOES 100	1 día

PASO

INSUMO-PROCEDIMIENTO-PRODUCTO

RESPONSABLE

INSTRUMENTO

PLAZOS*

Envío de invitaciones de participación en el proceso de contratación, al Ministerio de Desarrollo Rural y Tierras (Ministro y Viceministro de Tierras), Unidad de Transparencia

INRA y principales Organizaciones Sociales.

Unidad de Gestión de Recursos Humanos

FORM SABS RH 04

1 día

Designación, vía memorándum, de la Comisión de Calificación para la evaluación de las propuestas a ser recepcionadas.

En el caso de las comisiones, éstas deberán estar conformadas

mínimamente por el siguiente personal:

- 1 funcionario de la Unidad Solicitante.

- 1 funcionario de la Unidad de Gestión de Recursos Humanos/Unidad Departamental Administrativa Financiera Pudiendo adicionarse otro personal, conforme la complejidad

del objeto de contratación.

RPA

FORM SABS RH 05

Hasta 2 días previos a la recepción de propuestas

Recepción de postulaciones conforme al cronograma (fecha, hora y lugar) dispuesto para la recepción, en el DBC.

Llenado del formulario de registro de recepción de propuestas.

Unidad de Gestión de Recursos Humanos (Secretaria de la

Unidad)

FORM SABS RH 06

A la recepción de propuestas

Apertura de sobres conforme a cronograma (fecha, hora y lugar) dispuesto para este acto, en el DBC.

Elaboración del acta, firma de los asistentes y distribución de

dicho acta a los asistentes.

Comisión de Calificación

FORM SABS RH 07

Al cierre del acto de apertura

Análisis y evaluación de las postulaciones presentadas, emitiendo el Informe de Evaluación y Recomendación. Esta tarea procederá, aún se hubiese recibido una sola postulación. Dicha evaluación debe realizarse conforme a lo dispuesto en el DBC (Método de Selección y Adjudicación).

En caso de que se recomiende la declaratoria de Convocatoria Desierta (conforme al Artículo 27 del DS 181), la Comisión de Calificación deberá emitir un informe conteniendo los

antecedentes y causales para dicha recomendación.

Comisión de Calificación

FORM SABS RH 08 FORM SABS RH 09

3 días a partir de la apertura

Remisión del proceso de contratación para revisión del RPA, adjuntando toda la documentación generada en la realización del proceso.

En el caso de las Direcciones Departamentales, deben remitir todo el proceso de contratación a la Unidad de Gestión de Recursos Humanos de la Dirección Nacional para la revisión

del proceso a cargo del Área de Contrataciones.

Unidad de Gestión de Recursos Humanos/ Responsable Administrativo Financiero

Proceso de Contratación

1 día

Revisión y aprobación expresa del Informe de Evaluación y

Recomendación

RPA

FORM SABS RH 08

(Aprobado)

2 días

Hay Adjudicados: Paso 17

No Hay Adjudicados: Paso 16

-------

---------------

-----

Publicación en el SICOES de la declaratoria desierta del proceso.

Unidad de Gestión de Recursos Humanos (Responsable SAP- SABS)

Formulario SICOES 200

De acuerdo a lo establecido en el Manual de

Operaciones SICOES

Elaboración de la Carta de Adjudicación

Unidad de Gestión de Recursos Humanos (Profesional en

Contrataciones)

FORM SABS RH 010

½ día

PASO	INSUMO-PROCEDIMIENTO-PRODUCTO	RESPONSABLE	INSTRUMENTO	PLAZOS*
18	Firma de la Carta de Adjudicación	RPA	FORM SABS RH 010 (firmada)	½ día
19	Comunica la adjudicación al postulante y solicita la xxxxxxxxxxxx xxx X.X.X.X	UGRH	FORM SABS RH 010 (firmada)
D	Postulante Presenta X.X.X.X.: Paso 19 Postulante No Presenta X.X.X.X.: Paso 13	-------	---------------	-----
20	Solicitud de Elaboración de Contrato. Previa Verificación (Adjuntando toda la documentación del proceso además del Certificado XXXX de cada postulante)	RPA	Proceso de Contratación FORM SABS RH 011	1 día
21	Elaboración del contrato en cuatro ejemplares. Previa verificación (1. Proceso, 2. Persona Adjudicada, 3. DGAJ, 4. Archivo )	Dirección General de Asuntos Jurídicos	Formato de Contrato DBC	2 días
22	Remisión de contrato a RPA ( Firmados por el Director General de Asuntos Jurídicos, Jefe de Asuntos Judiciales y Administrativos y el Profesional Jurídico que elabora el contrato)	Dirección General de Asuntos Jurídicos	Contrato elaborado Proceso de Contratación	1 día
23	Firma de Contrato y Remisión a la UGRH	RPA	Contrato firmado	1 día
24	Gestionar firmas de contratos y entrega de 1 ejemplar a los funcionarios adjudicados. (En caso de procesos de las Direcciones Departamentales se deberá remitir los contratos para firma de los adjudicados)	Unidad de Gestión de Recursos Humanos	Contrato firmado	2 días (Dir. Nac.) 5 días (Dir.Deptal)
25	Publicación en el SICOES de la Adjudicación	Unidad de Gestión de Recursos Humanos	Formulario SICOES 200 + Publicación de Adjudicaciones	De acuerdo a lo establecido en el Manual de Operaciones SICOES
26	Archivo de contratos: 1 ejemplar en el proceso de contratación, 1 ejemplar para el file personal del adjudicado, 1 contrato se devuelve a la Dirección General de Asuntos Jurídicos para su registro y remisión a la Contraloría General del Estado.	Unidad de Gestión de Recursos Humanos	Contrato firmado	N/A
27	Recepcionar el Informe Final de la Consultoría que debe tener el Visto Bueno del Supervisor de la Consultoría.	Unidad de Gestión de Recursos Humanos	Informe Final de Actividades (debidamente aprobado)	A la finalización del contrato suscrito
28	Publicación en el SICOES de la Recepción del Servicio de Consultoría, en base al Informe final presentado por el contratado.	Unidad de Gestión de Recursos Humanos (Responsable SAP- SABS).	Formulario SICOES 500	De acuerdo a lo establecido en el Manual de Operaciones SICOES
PRODUCTO: Consultoría Individual de Línea desarrollada en el marco de la normativa vigente.		-----------------	---------------	------

*Cabe aclarar que los plazos establecidos son referenciales y no restrictivos salvo aquellos dispuestos en normativa.

5.4.6 Instrumentos del proceso

FORM SABS RH 01A SOLICITUD DE INICIO Y AUTORIZACIÓN FORM SABS RH 02 TERMINOS DE REFERENCIA

FORM SABS RH 03 FORMULARIO PAC

FORM SABS RH 04 INVITACION DE PARTICIPACIÓN FORM SABS RH 05 MEMORANDUM DE DESIGNACION FORM SABS RH 06 RECEPCIÓN DE PROPUESTAS FORM SABS RH 07 ACTA DE APERTURA

FORM SABS RH 08 INFORME DE EVALUACIÓN FORM SABS RH 09 EVALUACIÓN DE PROPONENTES FORM SABS RH 10 CARTA DE ADJUDICACIÓN

FORM SABS RH 11 SOLICITUD DE ELABORACIÓN DE CONTRATOS

MODALIDAD DE CONTRATACIÓN LICITACIÓN PÚBLICA

5.5 PROCESO DE CONTRATACIÓN BAJO LA MODALIDAD DE LICITACIÓN PÚBLICA.

5.5.1 Cuantía

Procesos de contrataciones con cuantías mayores a Bs 1’000,000.-.

Todas las Licitaciones Públicas son realizadas por la Dirección Nacional – INRA.

5.5.2 Plazos para Presentación de Propuestas

15 días hábiles para procesos de contrataciones bajo la modalidad de Licitaciones Públicas Nacionales (por cuantías mayores a Bs 1’000,001.- hasta Xx 00’000,000.-)8.

20 días hábiles para procesos de contrataciones bajo la modalidad de Licitaciones Públicas Internacionales (por cuantías mayores a Xx 00’000,000.-).

5.5.3 Responsable.

El Responsable de Contrataciones bajo la modalidad de Licitación Pública, es el Responsable del Proceso de Contratación de Licitación Pública “RPC”.

5.5.4 Condiciones y Características de las Licitaciones Públicas.

Complementariamente a lo dispuesto en el DS N° 181 y el RE-SABS aprobado:

a) Las Licitaciones Públicas deben ser publicadas obligatoriamente en el SICOES.

b) Las Licitaciones Públicas deben estar contenidas en el Plan Anual de Contrataciones (PAC) registrado en el SICOES, previa la publicación de su convocatoria.

c) Las Licitaciones Públicas deben ser iniciadas previa elaboración y aprobación de especificaciones técnicas o términos de referencia.

d) Para efectos de proceder con las Licitaciones Públicas, la Unidad Administrativa deberá aplicar el modelo de DBC emitido por el ente rector (según el objeto de la contratación), a fin de asegurar la agilidad del proceso y la oportuna disposición de los bienes / servicios requeridos.

e) El desarrollo de los procesos de licitaciones públicas deberán contar con la autorización expresa de inicio del proceso a cargo del RPC.

f) El inicio formal del proceso de contratación, será conforme a la publicación de la convocatoria.

g) El cronograma de desarrollo del proceso de contratación (contenido en el DBC), deberá contemplar las actividades administrativas previas que opcionalmente hayan sido definidas por la Unidad Solicitante en coordinación con la Unidad Administrativa (Área de Contrataciones): inspección previa, consultas escritas y reunión de aclaraciones.

8 Los procesos de contrataciones que por sus características requieran difusión internacional y sean menores a Xx 00’000,000.-, podrán realizar convocatorias públicas internacionales, ajustándose su procedimiento a esta modalidad.

h) El INRA podrá ajustar el DBC, por iniciativa propia o como resultado de las actividades previas, en cualquier momento, antes de la emisión de la Resolución Administrativa de Aprobación del DBC; sin que dichos ajustes impliquen modificaciones a la estructura y contenido del Modelo de DBC.

i) La apertura de sobres y lectura de propuestas es pública; y debe cumplirse en la fecha y hora programadas conforme a cronograma publicado (DBC).

j) El plazo de presentación de propuestas podrá ser ampliado de forma excepcional por única vez mediante Resolución Administrativa expresa, por un plazo máximo de 10 días hábiles adicionales al plazo original, con respaldo contenido en informe técnico presentado por la Unidad Solicitante o Unidad Administrativa, basado en causas de fuerza mayor, caso fortuito o por enmiendas al DBC. Tales modificaciones deben ajustar los cronogramas y publicarse en el SICOES.

k) Las propuestas deben ser recepcionadas en sobre cerrado, conforme lo establece el modelo de DBC.

l) La evaluación de las propuestas recepcionadas, deberá realizarse de manera inmediata posterior a la lectura de propuestas presentadas y concluirá con la presentación del informe de evaluación donde debe incluirse la recomendación de adjudicación o declaratoria desierta.

m) Conforme a la necesidad de aclaraciones por parte del Responsable / Comisión de Calificación, es posible la convocatoria a todos los proponentes que presentaron propuestas a objeto de que uno o más proponentes realice las aclaraciones que corresponda.

n) De la misma forma, los cronogramas deberán contemplar los hitos del proceso correspondientes a la suscripción de contrato y recepción de los bienes / servicios adquiridos.

El cumplimiento de condiciones y características de este tipo de contrataciones, es responsabilidad de los participantes que intervienen en cada una de las etapas del proceso.

5.5.5 Flujograma del proceso

5.5.6 Descripción del Proceso

PASO

DESCRIPCION

RESPONSABLE

INSTRUMENTO

PLAZOS9

Elaboración de la Solicitud de Contratación adjuntando la documentación pertinente en respaldo del requerimiento:

- Formulario de Solicitud de Contratación LPN, debidamente firmado.

- Especificaciones Técnicas o Términos de Referencia, debidamente firmados por el responsable de su elaboración y el Responsable de la Unidad Solicitante.

- Certificación Presupuestaria (informe del saldo presupuestario), documento emitido bajo las siguientes condiciones:

¸ El importe de la certificación presupuestaria deberá ser igual o mayor al importe del precio referencial.

Toda la documentación debe estar debidamente firmada por el responsable de la Unidad Solicitante y personal técnico.

La solicitud es presentada al RPC

Unidad Solicitante Unidad Administrativa (Certificación Presupuestaria)

Formulario XXXX- 00X y

documentación adjunta (incluye la Certificación Presupuestaria)

N/A

Recepción de la Solicitud de Contratación, y revisión rápida de la documentación de respaldo. Remisión al Área de Contrataciones, para la verificación documentaria.

RPC

Formulario SABS- 01C / y documentación adjunta (incluye Certificación

Presupuestaria)

N/A

Revisión de la Solicitud de Contratación (ajustes, complementaciones, y/u observaciones) y posterior remisión de toda la documentación, adjuntando la certificación presupuestaria al Responsable del Proceso de Contratación de Licitación Pública “RPC”, de acuerdo a la designación detallada en el punto 14 del

RE-SABS.

Unidad Administrativa

Solicitud documentada y revisada

N/A

Esta revisión incluye la verificación de la razonabilidad del precio referencial, en base al análisis de las memorias base de cálculo

(consultorías) y archivos del área de contrataciones y/o precios xx xxxxxxx (bienes y servicios).

RPC

Proveído

N/A

9Los plazos registrados corresponden a días hábiles, y son de carácter indicativo y no restrictivo, a menos que se indique “plazo máximo o mínimo”. Su cumplimiento deberá ser estricto conforme a las circunstancias que enmarcan las actividades realizadas en relación a los procedimientos normados.

PASO

DESCRIPCION

RESPONSABLE

INSTRUMENTO

PLAZOS9

Proceso Autorizado? SI: Paso 5

NO: Paso 1

Remisión de todos los antecedentes al personal de contrataciones

/ adquisiciones asignado en el Área de Contrataciones de Dirección Nacional.

RPC

Archivo del proceso de

contratación

1 día

Elaboración del Documento Base de Contratación “DBC” conforme al modelo aprobado por el ente rector, y el cronograma del proceso de contratación.

Condiciones importantes:

- El plazo de presentación de propuestas, en licitaciones públicas nacionales, es de 15 días hábiles (mínimo), a partir de su publicación en el SICOES.

- El plazo de presentación de propuestas, en licitaciones

públicas internacionales, es de 25 días hábiles (mínimo), a partir de su publicación en el SICOES.

Unidad Administrativa

DBC (elaborado)

Formulario SABS- 008

2 días

Revisión del DBC conforme a la solicitud de contratación

presentada y fundamentada con documentación de respaldo.

RPC

DBC (aprobado)

1 día

DBC Aprobado?: SI: Paso 8

NO: Xxxx 0

Xxxxxxxx x xxxxxxxxxxx xx xx Xxxxxxxxxxxx y DBC en el SICOES.

La convocatoria deberá publicarse adicionalmente en la Mesa de Partes y opcionalmente en el portal web del INRA.

Adicionalmente se podrán emitir invitaciones directas a potenciales proponentes, y/o publicar la convocatoria en un medio de

comunicación alternativo de carácter público.

Unidad Administrativa

DBC

(publicado)

Formulario SICOES 100

En el día

Organización de las actividades administrativas previas a la presentación de propuestas: Inspección Previa (opcional), Consultas Escritas y Reunión de Aclaraciones; emitiendo las respectivas actas como registro de la realización de las actividades

programadas y realizadas.

Unidad Administrativa y Unidad Solicitante

Formulario SABS- 009

Formulario SABS- 010

En el día de realización de la actividad

Solicitud de Resolución Administrativa de Aprobación del DBC. La versión final del DBC deberá incluir los ajustes y complementaciones, producto de las consultas escritas y/o reunión de aclaraciones.

RPC

Nota Interna

1 día posterior al plazo de consultas escritas y/o Reunión de

Aclaraciones

Elaboración de Resolución Administrativa de Aprobación del DBC, en tres ejemplares (1. DGAJ, 2. UGA, y 3. Proceso de Contratación), conforme a normativa vigente, y gestión de firma por

el RPC.

Unidad Jurídica

Resolución Administrativa de contrataciones

2 días

Firma y notificación de la Resolución Administrativa de Aprobación del DBC, a los potenciales proponentes que participaron en los actos administrativos previos (inspección previa, consultas escritas y/o reunión de aclaraciones).

Conforme al DS 181, se tiene un periodo de 3 días para la probable presentación de recursos.

Publicación en el SICOES (Resolución Administrativa).

RPC

Unidad Administrativa

Resolución Administrativa de contrataciones

2 días posteriores a la recepción de la Resolución Administrativa

Designación, vía memorándum, de la Comisión de Calificación para la evaluación de las propuestas a ser recepcionadas.

Tal Comisión debe estar conformada mínimamente por el siguiente personal:

- 1 funcionario de la Unidad Solicitante

RPC

Formulario SABS- 004

Hasta 2 días previos a la recepción de propuestas

PASO

DESCRIPCION

RESPONSABLE

INSTRUMENTO

PLAZOS9

- 1 funcionario de la DGAF

Debiendo adicionarse otro personal, conforme la complejidad del objeto de contratación.

Adicionalmente dicho memorándum podrá nombrar un Asesor Legal de la DGAJ, que esté a cargo de prestar asesoramiento legal (verbal y/o escrito) a simple requerimiento de la comisión

calificadora (mediante proveído o nota interna).

Recepción de las propuestas, conforme al cronograma (fecha, hora y lugar) dispuesto para la recepción de propuestas, en el DBC. Llenado del libro de actas para el registro de recepción de propuestas en licitaciones públicas, y el registro específico de recepción de propuestas (formulario de registro de recepción de

propuestas).

Unidad Administrativa

Formulario SABS- 011

A la recepción de propuestas

Apertura de propuestas presentadas y lectura de propuestas (documentación legal y administrativa, propuesta técnica y económica). Dicho acto contempla el registro de la documentación presentada y precios ofertados (acto público); conforme a cronograma (fecha, hora y lugar) dispuesto para este acto, en el DBC.

Elaboración del acta, firma de los asistentes y distribución de dicho

acta a los asistentes.

Comisión de Calificación

Formulario XXXX- 00X

Al cierre del acto de apertura de propuestas

Análisis y evaluación de las propuestas presentadas, emitiendo los resultados en el Informe de Calificación, que incluya la recomendación de adjudicación, firmado por todos los miembros de la Comisión Calificadora. Esta tarea procederá, aún se hubiese recibido una sola propuesta.

Dicha evaluación debe realizarse conforme a lo dispuesto en el DBC (Método de Selección y Adjudicación).

En caso de que se recomiende la declaratoria de Convocatoria Desierta (conforme al Artículo 27 del DS 181), la Comisión Calificadora deberán incluir en el informe de calificación, todos los

antecedentes y causales para dicha recomendación.

Comisión de Calificación

Formulario XXXX- 00X

5 días hábiles

Revisión y aprobación del informe de calificación emitido por la

Comisión Calificadora, incluyendo la recomendación emitida además de toda la documentación de respaldo.

RPC

Formulario XXXX- 00X (aprobado)

1 día

Solicitud de Resolución Administrativa de Adjudicación o

Declaratoria de Desierta, considerando la recomendación emitida en el Informe de la Comisión Calificadora, y aprobación del RPC.

RPC

Nota interna

En el día

Elaboración de Resolución Administrativa de Adjudicación o Declaratoria Desierta, en tres ejemplares (1. DGAJ, 2. UGA, y 3. Archivo del Proceso de Contratación), conforme a normativa

vigente, y gestión de firma por el RPC.

Unidad Jurídica

Resolución Administrativa de Contrataciones

2 días

Firma de la Resolución Administrativa de Adjudicación o Declaratoria Desierta, y posterior notificación a los proponentes.

Conforme al DS 181, se tiene un periodo de 3 días para la probable presentación de recursos.

Publicación en el SICOES (Resolución Administrativa).

RPC

Unidad Administrativa

Resolución Administrativa de Contrataciones

2 días posteriores a la recepción de la Resolución

Administrativa

Adjudicación a la empresa seleccionada, mediante la elaboración y firma de la CARTA DE ADJUDICACION, en la cual se comunicará dicha adjudicación, además de los antecedentes de la contratación que se considere pertinentes, solicitando la documentación que se requiere para la elaboración del contrato (XXXX y documentación que no se halle consignada en el XXXX).

El RPC otorgará un mínimo de 10 días hábiles (empresas

Unidad Administrativa RPC

Formulario SABS- 003

2 días

PASO

DESCRIPCION

RESPONSABLE

INSTRUMENTO

PLAZOS9

nacionales) y 15 días hábiles (empresas extranjeras) a partir de la recepción de la CARTA DE ADJUDICACIÓN, para la remisión de documentación solicitada para la elaboración del contrato. En caso de que la empresa adjudicada cumpla con la presentación de la

documentación solicitada en un plazo menor al otorgado, el proceso continuará.

Remisión (Notificación) de la CARTA de ADJUDICACIÓN a la

empresa / adjudicada, solicitando la documentación necesaria para la elaboración del contrato.

Unidad Administrativa

Formulario SABS- 003

2 días

Presentación de la documentación solicitada mediante CARTA DE ADJUDICACIÓN, para efectos de formalizar el contrato.

En caso de que la empresa / consultor seleccionada(o) requiera un plazo mayor al previsto en la CARTA DE ADJUDICACIÓN, deberá comunicar por escrito para que la solicitud sea rechazada o

aceptada.

Empresa adjudicada

Documentación de respaldo para el contrato

Plazo otorgado en la notificación (Carta de adjudicación)

Solicitud de elaboración de contrato a la DGAJ, adjuntando toda la documentación original del proceso, hasta la CARTA DE ADJUDICACIÓN; incluyendo la documentación presentada por la empresa seleccionada.

RPC

Nota Interna

2 días posterior a la recepción de los docu- mentos de la empresa

seleccionada

Elaboración del contrato, en cuatro ejemplares (1. DGAJ, 2. UGA,

3. UGF – Comprobante de pago, y 4. Proveedor), conforme a normativa vigente.

Unidad Jurídica

Contrato elaborado

2 días

Remisión al RPC, del contrato en sus tres ejemplares (1. UGA, 2. UGF – Comprobante de pago, y 3. Proveedor), previa gestión de

firma por parte de la MAE y el proveedor.

Unidad Jurídica

Contrato firmado

3 días

A la recepción del contrato debidamente firmado: Publicación en el SICOES.

Unidad Administrativa

Formulario SICOES 200

Máximo 10 días posteriores a la firma del

contrato

Designación, vía memorándum, de la Comisión de Recepción, para la recepción de los bienes adquiridos / servicios contratados.

En el caso de servicios de consultoría (firma consultora), adicionalmente se designará (vía memorándum) un fiscal o contraparte del contrato suscrito (representante de la Unidad Solicitante).

El memorándum deberá adjuntar copia del contrato y

documentación pertinente para el cumplimiento de la designación.

MAE

Formulario XXXX- 00X

5 días posteriores a la firma del contrato

Recepción del bien o servicio y emisión de conformidad a través del INFORME DE RECEPCIÓN, verificando el cumplimiento de los términos y condiciones del Contrato.

Comisión de Recepción / Responsable de Recepción

Formulario SABS- 005

5 días posteriores a la recepción de los bienes / servicios

adquiridos

Recepción de la factura y otros documentos referentes a la recepción del objeto de la contratación (notas de remisión, informes, etc.) verificando el cumplimiento de los plazos

correspondientes.

Comisión de Recepción / Responsable de Recepción

Factura, Nota de Remisión, etc.

N/A

Presentación al RPC, del INFORME DE RECEPCIÓN, juntamente

con la factura y otros documentos pertinentes.

Comisión de Recepción /

Responsable de

Formulario SABS-

005

5 días

posteriores a

PASO

DESCRIPCION

RESPONSABLE

INSTRUMENTO

PLAZOS9

Recepción

la recepción de los bienes / servicios

adquiridos

Existe conformidad a la recepción del bien o servicio? SI: Paso 32

NO: Paso 33

Remisión de la SOLICITUD DE PAGO, adjuntando toda la documentación original, a la Unidad de Gestión Financiera. En caso de que el contrato establezca varios pagos, la documentación original será adjuntada al primer pago, mencionándose este aspecto en los subsiguientes pagos.

Paso 34

Unidad Administrativa (DGAF)

Formulario SABS- 006

1 día posterior a la recepción del Informe de Recepción

Archivo de la documentación original (sin solicitud de pago).

Unidad Administrativa

Archivo original

1 día posterior a la lectura del Informe / Acta

de Recepción

Publicación de la Recepción (Satisfactoria / Insatisfactoria) en el SICOES

Unidad Administrativa

Formulario SICOES 500

10 días posteriores a la recepción del Informe / Acta de

Recepción

5.5.7 Instrumentos del proceso

FORMULARIO SABS-01C FORMATO: SOLICITUD DE CONTRATACIÓN (MODALIDAD:

LICITACIÓN PÚBLICA)

FORMULARIO SABS-003 FORMATO: CARTA DE ADJUDICACIÓN

FORMULARIO SABS-004 FORMATO: MEMORANDUM DE DESIGNACIÓN (COMISIÓN DE

CALIFICACIÓN)

FORMULARIO SABS-04A FORMATO: MEMORANDUM DE DESIGNACIÓN

(RESPONSABLE / COMISIÓN DE RECEPCIÓN) FORMULARIO SABS-005 FORMATO: INFORME DE RECEPCIÓN FORMULARIO SABS-006 FORMATO: SOLICITUD DE PAGO

FORMULARIO SABS-008 FORMATO: CRONOGRAMA DE PROGRAMACIÓN Y

SEGUIMIENTO

FORMULARIO SABS-009 FORMATO: ACTA DE INSPECCIÓN PREVIA FORMULARIO SABS-010 FORMATO: ACTA DE REUNIÓN DE ACLARACIONES

FORMULARIO SABS-011 FORMATO: REGISTRO DE RECEPCIÓN DE PROPUESTAS FORMULARIO SABS-12A FORMATO: ACTA DE APERTURA DE PROPUESTAS /

LICITACIONES

FORMULARIO SABS-13C FORMATO: INFORME DE EVALUACIÓN / LICITACIONES

PÚBLICAS

MODALIDAD DE CONTRATACIÓN POR EXCEPCIÓN

5.6 PROCESO DE CONTRATACIÓN BAJO LA MODALIDAD DE CONTRATACIÓN POR EXCEPCIÓN.

5.6.1 Cuantía

Procesos de contrataciones sin límite de monto.

Las contrataciones por cuantías mayores a Bs 20,000.-, deben ser registradas en el SICOES (una vez suscrito el contrato).

5.6.2 Responsable.

El Responsable de Contrataciones bajo la modalidad de Contratación por Excepción, es la Máxima Autoridad Ejecutiva ”MAE”.

5.6.3 Condiciones y Características de las Contrataciones por Excepción.

Complementariamente a lo dispuesto en el DS N° 181 y el RE-SABS aprobado:

a) Las contrataciones por excepción procederán única y exclusivamente en los casos establecidos en el Art. 65 del DS N° 181.

b) El INRA deberá informar a la Contraloría General del Estado, sobre todas las contrataciones por excepción realizadas (una vez suscrito cada contrato).

c) Esta modalidad de contratación, no será aplicable cuando la misma sea por falta de previsión del INRA o inoportuna convocatoria del bien o servicio requerido.

d) Para efectos de realizar un proceso de contratación por excepción, deberá cumplirse el procedimiento descrito a continuación, salvo existan circunstancias específicas debidamente descritas en la documentación de respaldo del proceso. De cualquier forma, es obligatorio el cumplimiento de lo dispuesto en el DS N° 181 para esta modalidad de contratación.

El cumplimiento de condiciones y características de este tipo de contrataciones, es responsabilidad de los participantes que intervienen en cada una de las etapas del proceso.

5.6.4 Flujograma del proceso

5.6.5 Descripción del Proceso

PASO

DESCRIPCION

RESPONSABLE

INSTRUMENTO

PLAZOS10

Elaboración de la Solicitud de Contratación adjuntando la documentación pertinente en respaldo del requerimiento:

- Formulario de Solicitud de Contratación por Excepción, debidamente firmado.

- Cotización, proforma o documento similar, que respalde el precio referencial. El precio referencial se calculará incluyendo todos los tributos, transporte, costos de instalación, inspecciones y cualquier otro concepto que incida en el costo total de los bienes y servicios. Asimismo para la determinación del precio referencial se tomará en cuenta la estimación presupuestaria contenida en el POA y Presupuesto aprobado.

- Especificaciones Técnicas o Términos de Referencia, debidamente firmados por el responsable de su elaboración y el Responsable de la Unidad Solicitante.

- Informe técnico que justifique la contratación por excepción.

- Certificación Presupuestaria (informe del saldo presupuestario), documento emitido bajo las siguientes condiciones:

¸ El importe de la certificación presupuestaria deberá ser igual o mayor al importe del precio referencial.

- Documentación legal y administrativa del proveedor.

Toda la documentación debe estar debidamente firmada por el responsable de la Unidad Solicitante y personal técnico.

La solicitud es presentada a la MAE.

Unidad Solicitante Unidad Administrativa (Certificación Presupuestaria)

Formulario SABS- 01D y

documentación adjunta (incluye Certificación Presupuestaria)

N/A

Recepción de la Solicitud de contratación, y revisión rápida de la documentación de respaldo. Remisión al área de Contrataciones, para la verificación documentaria.

MAE

Formulario SABS- 01D y

documentación adjunta (incluye Certificación

Presupuestaria)

N/A

descrita en el Artículo 16 del RE-SABS.

Unidad Administrativa

Solicitud documentada y revisada

N/A

Recibida la solicitud, verificación de que la misma cumpla las condiciones correspondientes, para efectos de autorizar o rechazar la presentación del requerimiento de contratación por excepción, mediante proveído en el formulario de Contratación por Excepción. Previa revisión de la razonabilidad del precio a ser adjudicado, en base al análisis de la memoria base de cálculo (consultorías) y archivos del área de contrataciones y/o precios xx xxxxxxx

(bienes y servicios).

MAE

Proveído

2 días

10Los plazos registrados corresponden a días hábiles, y son de carácter indicativo y no restrictivo, a menos que se indique “plazo máximo o mínimo”. Su cumplimiento deberá ser estricto conforme a las circunstancias que enmarcan las actividades realizadas en relación a los procedimientos normados.

PASO

DESCRIPCION

RESPONSABLE

INSTRUMENTO

PLAZOS10

Inicio de Proceso Procedente? SI: Paso 6

NO: Paso 1

Remisión de todos los antecedentes al personal de contrataciones

/ adquisiciones asignado en el Área de Contrataciones de

Dirección Nacional. Al Responsable Administrativo en las Direcciones Departamentales y Oficinas de Avocación.

Unidad Administrativa

Proveído

1 día

Verificación de que la solicitud de contratación contenga la propuesta técnica y económica de la empresa seleccionada conforme a las especificaciones técnicas / términos de referencia e

informes presentados por la Unidad Solicitante.

Unidad Administrativa

Formulario XXXX- 00X y

documentación

adjunta

1 día

Adjunta propuesta técnica y económica conforme? SI: Paso 10

NO: Paso 7

Notificación a la empresa / consultor seleccionada(o) solicitando la presentación de una propuesta técnica y económica (resumida) que manifieste conformidad de la provisión del bien / servicio requerido, conforme a las especificaciones técnicas / términos de referencia e informes presentados por la Unidad Solicitante. Se establece un plazo razonable para la presentación de la

información requerida.

DGAF

Unidad Administrativa

Nota Externa

1 día

Presentación de la documentación solicitada, en el plazo establecido en la nota de solicitud enviada por el INRA.

En caso de que la empresa / consultor seleccionada(o) requiera de

un plazo mayor al previsto en dicha solicitud, deberá comunicar por escrito para que el requerimiento sea rechazado o aceptado.

Empresa / Consultor seleccionada(o)

Propuesta técnica y económica

Plazo otorgado en la notificación (Carta de

Adjudicación)

Verificación de que la propuesta técnica y económica presentada por la empresa / consultor seleccionada(o), estén acordes con las especificaciones técnicas / términos de referencia e informes

presentados por la Unidad Solicitante.

Unidad Administrativa Unidad Solicitante

Propuesta técnica y económica revisada

3 días

Presentación de un informe que resuma los antecedentes del proceso de contratación por excepción, condiciones y otros elementos importantes, sugiriendo se instruya la elaboración de un informe de Pertinencia Legal, y de no existir observaciones, se formule la Resolución Administrativa que autorice la contratación

en cuestión.

DGAF

Informe adjuntando el archivo del proceso

1 día

Recibido el informe favorable, se instruye a la DGAJ, la elaboración del informe de Pertinencia Legal que respalde la procedencia del proceso de contratación por excepción, y de no existir observaciones, se elabore la Resolución Administrativa que

autorice la contratación.

MAE

Proveído

1 día

Elaboración del Informe de Pertinencia Legal de la solicitud y si la misma se enmarca dentro de una de las causales establecidas en el Art. 65 del DS N° 181, que respalde la contratación por excepción, además de la elaboración y firma de la Resolución Administrativa de Contratación por Excepción, en tres ejemplares (1. DGAJ, 2. UGA, y 3. Archivo del Proceso de Contratación), conforme a normativa vigente, y gestión de firma por la MAE, constituyéndose dicha Resolución Administrativa en la autorización expresa para proceder con la Contratación por Excepción.

Unidad Jurídica MAE

Informe de Valoración Legal y Resolución Administrativa

2 días

Contratación Autorizada? SI: Paso 13

NO: Paso 1

PASO

DESCRIPCION

RESPONSABLE

INSTRUMENTO

PLAZOS10

Remisión de todos los antecedentes al personal de contrataciones

/ adquisiciones asignado en la Unidad Administrativa.

MAE

Proveído

1 día

Notificación de la Resolución Administrativa de autorización de la Contratación por Excepción, de la empresa a ser contratada, mediante la elaboración de una CARTA DE NOTIFICACIÓN, en la cual se comunicará la contratación, además de los antecedentes que se considere pertinentes, solicitando la documentación que se requiere para la elaboración del contrato (XXXX y documentación que no se halle consignada en el XXXX) en procesos por cuantías mayores a Bs 20,000.-.

Se otorgará un mínimo de 4 días hábiles a partir de la recepción de la CARTA DE NOTIFICACIÓN, para la remisión de documentación solicitada para la elaboración del contrato. En caso de que la empresa elegida cumpla con la presentación de la documentación solicitada en un plazo menor al otorgado, el

proceso continuará.

Unidad Administrativa

Formulario SABS- 003

Resolución Administrativa

1 día posterior a la recepción de la Resolución Administrativa

Firma de la CARTA de NOTIFICACIÓN y su remisión a la empresa

/ persona elegida, solicitando la documentación necesaria para la elaboración del contrato.

DGAF

Unidad Administrativa

Formulario SABS- 003

1 día

Presentación de la documentación solicitada mediante CARTA DE NOTIFICACIÓN, para efectos de formalizar el contrato.

En caso de que la empresa / consultor seleccionada(o) requiera un plazo mayor al previsto en la CARTA DE NOTIFICACIÓN, deberá comunicar por escrito para que la solicitud sea rechazada o

aceptada.

Proveedor

Documentación de respaldo para el contrato

Plazo otorgado en la notificación (Carta de adjudicación)

Solicitud de elaboración de contrato a la DGAJ, adjuntando toda la documentación original del proceso, hasta la CARTA DE NOTIFICACIÓN; incluyendo la documentación presentada por la empresa/consultor elegida(o).

DGAF

Nota Interna

1 día posterior a la recepción de los documentos de la empresa

seleccionada

Elaboración del contrato, en cuatro ejemplares (1. DGAJ, 2. UGA,

3. UGF – Comprobante de pago, y 4. Proveedor/Consultor), conforme a normativa vigente.

Unidad Jurídica

Contrato elaborado

2 días

Remisión del contrato en sus tres ejemplares (1. UGA, 2. UGF – Comprobante de pago, y 3. Proveedor/Consultor), previa gestión de firma por parte del proveedor/contratista y posteriormente por la MAE.

Informe de la contratación a la Contraloría General del Estado

“CGE”

Unidad Jurídica

Contrato firmado

3 días

A la recepción del contrato debidamente firmado: Publicación en el SICOES (contratos mayores a Bs 20,000.-).

Unidad Administrativa

Formulario SICOES 400

Máximo 10 días posteriores a la firma del

contrato

Designación, vía memorándum, de la Comisión de Recepción / fiscal o contraparte del contrato suscrito, para la recepción de los bienes adquiridos / servicios contratados.

El memorándum deberá adjuntar copia del contrato y

documentación pertinente para el cumplimiento de la designación.

MAE

Formulario XXXX- 00X

5 días posteriores a la firma del contrato

PASO

DESCRIPCION

RESPONSABLE

INSTRUMENTO

PLAZOS10

Recepción del bien o servicio y emisión de conformidad a través del “INFORME DE RECEPCIÓN”, verificando el cumplimiento de los términos y condiciones del Contrato.

Comisión / Responsable de Recepción

Fiscal / contraparte de Contrato

Formulario SABS- 005

5 días posteriores a la recepción de los bienes

/ servicios

adquiridos

Recepción de la factura y otros documentos referentes a la recepción del objeto de la contratación (notas de remisión, informes, etc.) verificando el cumplimiento de los plazos

correspondientes.

Comisión / Responsable de Recepción

Fiscal / contraparte de

Contrato

Factura, Nota de Remisión, etc.

N/A

Presentación a la MAE, del INFORME DE RECEPCIÓN, juntamente con la factura y otros documentos pertinentes.

Comisión / Responsable de Recepción

Fiscal / contraparte de Contrato

Formulario SABS- 005

5 días posteriores a la recepción de los bienes

/ servicios

adquiridos

Existe conformidad a la recepción del bien o servicio? SI: Paso 25

NO: Paso 26

Paso 27

Unidad Administrativa (DGAF)

Formulario SABS- 006

1 día posterior a la recepción del Informe de Recepción

Archivo de la documentación original (sin solicitud de pago).

Unidad Administrativa

Archivo original

1 día posterior a la lectura del Informe / Acta de

Recepción

Publicación de la Recepción (Satisfactoria / Insatisfactoria) en el SICOES

Unidad Administrativa

Formulario SICOES 500

10 días posteriores a la recepción del Informe / Acta de

Recepción

5.6.6 Instrumentos del proceso

FORMULARIO SABS-01D FORMATO: SOLICITUD DE CONTRATACIÓN (MODALIDAD: CONTRATACIÓN POR EXCEPCIÓN)

FORMULARIO SABS-03A FORMATO: CARTA DE NOTIFICACIÓN

FORMULARIO SABS-04A FORMATO: MEMORANDUM DE DESIGNACIÓN

(RESPONSABLE / COMISIÓN DE RECEPCIÓN) FORMULARIO SABS-005 FORMATO: INFORME DE RECEPCIÓN FORMULARIO SABS-006 FORMATO: SOLICITUD DE PAGO

MODALIDAD DE CONTRATACIÓN DIRECTA DE BIENES Y SERVICIOS

5.7 PROCESO DE CONTRATACIÓN BAJO LA MODALIDAD DE CONTRATACIÓN DIRECTA DE BIENES Y SERVICIOS.

5.7.1 Cuantía

Procesos de contrataciones sin límite de monto.

Las contrataciones por cuantías mayores a Bs 20,000.-, deben ser registradas en el SICOES (una vez sea suscrita la Orden de Compra, Orden de Servicio o Contrato).

5.7.2 Responsable.

El Responsable de Contrataciones bajo la modalidad de Contratación Directa de Bienes y Servicios, es el RPA o el RPC, conforme a la cuantía de la contratación.

5.7.3 Condiciones y Características de las Contrataciones Directas de Bienes y Servicios.

Complementariamente a lo dispuesto en el DS N° 181 y el RE-SABS aprobado:

a) Las contrataciones directas de bienes y servicios procederán única y exclusivamente en los casos establecidos en el Art. 72 del DS N° 181 y sus modificaciones.

b) El INRA deberá informar a la Contraloría General del Estado, sobre todas las contrataciones directa de bienes y servicios realizadas (una vez suscrito cada contrato).

c) Para efectos de realizar un proceso de contratación directa de bienes y servicios, deberá cumplirse el procedimiento descrito a continuación, salvo existan circunstancias específicas debidamente descritas en la documentación de respaldo del proceso. De cualquier forma, es obligatorio el cumplimiento de lo dispuesto en el DS N° 181 para esta modalidad de contratación.

El cumplimiento de condiciones y características de este tipo de contrataciones, es responsabilidad de los participantes que intervienen en cada una de las etapas del proceso.

5.7.4 Contrataciones Directas según Causal Establecida en la NB-SABS.

a. Contratación para la Provisión de Bienes con Tarifas Únicas y Reguladas por el Estado.

b. Contratación de Medios de Comunicación (Publicidad) y Suscripción a Medios de Comunicación.

c. Contratación de Arrendamiento de Inmuebles para Funcionamiento de Oficinas.

No obstante de existir diferentes causales para la aplicación de la modalidad de Contratación Directa de Bienes y Servicios, el procedimiento descrito en el esta parte del Manual, describe un procedimiento genérico, con ciertas características específicas por causal, debidamente descritas en la parte descriptiva del procedimiento en cuestión.

5.7.5 Flujograma del proceso

5.7.6 Descripción del Proceso

PASO

DESCRIPCION

RESPONSABLE

INSTRUMENTO

PLAZOS11

Elaboración de la Solicitud de Contratación adjuntando la documentación pertinente en respaldo del requerimiento:

- Formulario de Solicitud de Contratación Directa, debidamente firmado.

- Especificaciones Técnicas o Términos de Referencia, debidamente firmados por el responsable de su elaboración y el Responsable de la Unidad Solicitante.

- Certificación Presupuestaria (informe del saldo presupuestario), documento emitido bajo las siguientes condiciones:

¸ El importe de la certificación presupuestaria deberá ser igual o mayor al importe del precio referencial.

- Documentación legal y administrativa del proveedor.

Toda la documentación debe estar debidamente firmada por el responsable de la Unidad Solicitante y personal técnico.

La solicitud es presentada al RPA/RPC (según corresponda).

Unidad Solicitante Unidad Administrativa (Certificación Presupuestaria)

Formulario XXXX- 00X y

documentación adjunta (Incluye Certificación Presupuestaria)

N/A

Recepción de la Solicitud de Contratación, y revisión rápida de la documentación de respaldo. Remisión al área de Contrataciones, para la verificación documentaria.

RPA/RPC

Formulario XXXX- 00X y

documentación adjunta (Incluye Certificación

Presupuestaria)

N/A

Revisión de la Solicitud de Contratación (ajustes, complementaciones y/u observaciones) y posterior remisión de toda la documentación, adjuntando la certificación presupuestaria al Responsable del Proceso de Contratación Directa, de acuerdo a

la designación detallada en el Artículo 20 del RE-SABS.

Unidad Administrativa

Solicitud documentada y revisada

N/A

Recibida la solicitud, verifica que toda la documentación cumpla las condiciones correspondientes, para efectos de autorizar o rechazar la contratación bajo la modalidad requerida. El resultado de la verificación se estipulará en proveído en el formulario de Contratación Directa.

Esta revisión incluye la verificación de la razonabilidad del precio a

ser adjudicado, en base al análisis de la memoria base de cálculo

RPA / RPC

Proveído

N/A

11Los plazos registrados corresponden a días hábiles, y son de carácter indicativo y no restrictivo, a menos que se indique “plazo máximo o mínimo”. Su cumplimiento deberá ser estricto conforme a las circunstancias que enmarcan las actividades realizadas en relación a los procedimientos normados.

PASO

DESCRIPCION

RESPONSABLE

INSTRUMENTO

PLAZOS11

(consultorías) y archivos del área de contrataciones y/o precios xx xxxxxxx (bienes y servicios).

Proceso Autorizado? SI: Paso 5

NO: Paso 1

Verificación de que la solicitud de contratación contenga la propuesta técnica y económica de la empresa seleccionada conforme a las especificaciones técnicas / términos de referencia e informes presentados por la Unidad Solicitante. En caso de contratación de servicios de publicidad (incluyendo suscripciones) se deberá adjuntar cotización o tarifarios; además de la documentación requerida para la respectiva formalización de la

contratación.

Unidad Administrativa

Formulario XXXX- 00X y

documentación adjunta

1 día

Existe propuesta técnica y económica (cotización / tarifario) y documentación para la formalización de la contratación?

SI: Paso 9

NO: Paso 6

Notificación a la empresa o persona seleccionada, con una CARTA DE ADJUDICACION, en la cual se comunicará la adjudicación, las fechas correspondientes, todos los antecedentes de la contratación que se consideren pertinentes, además de solicitar la documentación que se requiere para la emisión de la Orden de Compra / Orden de Servicio / Orden de Publicación o Contrato (XXXX y documentación que no se halle consignada en el XXXX) en procesos por cuantías mayores a Bs 20,000.-.

Firma y remisión de la CARTA DE ADJUDICACIÓN a la empresa / persona seleccionada.

RPA / RPC

Unidad Administrativa

Formulario SABS- 003

1 día

Presentación de la documentación solicitada mediante CARTA DE ADJUDICACIÓN, para efectos de formalizar la contratación (emisión de Orden de Compra / Orden de Servicio / Orden de Publicación o Contrato).

En caso de que la empresa / persona seleccionada requiera un plazo mayor al previsto en la CARTA DE ADJUDICACIÓN, deberá comunicar por escrito para que la solicitud sea rechazada o

aceptada.

Empresa seleccionada

Propuesta técnica / económica y/o doc. solicitada

Plazo otorgado en la notificación (Carta de Adjudicación)

Verificación de que la propuesta técnica y económica presentada por la empresa seleccionada, estén acordes con las especificaciones técnicas / términos de referencia e informes presentados por la Unidad Solicitante; y existencia de documentación de respaldo suficiente para la formalización de la

contratación.

Unidad Administrativa Unidad Solicitante

Propuesta técnica y económica; documentación solicitada, revisada

3 días

Conformidad Técnica / Económica? SI: Paso 9

NO: Paso 6

Definición del instrumento de adjudicación: Orden de Compra, Orden de Servicio(Orden de Publicación e caso de requerirse) o

Contrato, conforme al objeto de contratación.

Unidad Administrativa

N/A

PASO

DESCRIPCION

RESPONSABLE

INSTRUMENTO

PLAZOS11

Requiere Orden de Compra / Orden de Servicio? SI: Paso 10

NO: Paso 12

Emisión de la ORDEN DE COMPRA / ORDEN DE SERVICIO,

documento que debe contener mínimamente los siguientes datos:

- Fecha de Emisión de la Orden de Compra / Servicio

- Razón Social / Nombres y apellidos del adjudicado.

- Objeto de la Contratación.

- Monto adjudicado

- Plazos de ejecución y/o entrega

- Lugar de entrega

- Firma del RPA

- Firma y/o sello de recepción de la empresa, comprobante de envío fax o Correo electrónico

Unidad Administrativa

Formulario SABS- 002

1 día

Firma de la ORDEN DE COMPRA / ORDEN DE SERVICIO y

posterior remisión al proveedor (notificación). Paso 15.

Unidad Administrativa, RPA

Formulario SABS- 002

2 días

Solicitud de elaboración de contrato a la DGAJ, adjuntando toda la documentación del proceso.

RPA / RPC

Nota Interna

1 día

Elaboración del contrato, en cuatro ejemplares (1. DGAJ, 2. UGA,

3. UGF – Comprobante de pago, y 4. Proveedor), conforme a normativa vigente.

Unidad Jurídica

Contrato elaborado

2 días

Remisión del contrato en sus tres ejemplares (1. UGA, 2. UGF – Comprobante de pago, y 3. Proveedor), previa gestión de firma por parte del proveedor/contratista y posteriormente por la MAE; al RPA / RPC (según corresponda por la cuantía del proceso).

Informe de la contratación a la Contraloría General del Estado

“CGE”

Unidad Jurídica

Contrato firmado

2 días

A la recepción dela Orden de Compra, Orden de Servicios o contrato debidamente firmado: Publicación en el SICOES (todos los procesos cuyo monto sea mayor a Bs 20,000.-).

Unidad Administrativa

Formulario SICOES 400

Máximo 10 días posteriores a la firma del

contrato

Designación, vía memorándum, de un fiscal o contraparte del contrato suscrito (representante de la Unidad Solicitante).

El memorándum deberá adjuntar copia del contrato y documentación pertinente para el cumplimiento de la designación. En caso de publicaciones, el responsable de recepción será el funcionario que firmó en representación de la Unidad Solicitante; por lo que en estos casos, no se requerirá la designación vía

memorándum expreso.

MAE

Formulario XXXX- 00X

5 días posteriores a la firma del contrato

Recepción del bien o servicio y emisión de conformidad a través del “INFORME DE RECEPCIÓN / ACTA DE RECEPCIÓN”,

verificando el cumplimiento de los términos y condiciones del Contrato, o de la cotización / proforma (en caso de no existir contrato).

Comisión / Responsable de Recepción

Fiscal / contraparte de Contrato

Formulario SABS- 005

Formulario XXXX- 00X

5 días posteriores a la recepción de los bienes / servicios

adquiridos

Recepción de la factura y otros documentos referentes a la recepción del objeto de la contratación (notas de remisión, informes, etc.) verificando el cumplimiento de los plazos

correspondientes.

Comisión / Responsable de Recepción

Fiscal / contraparte de

Contrato

Factura, Nota de Remisión, etc.

N/A

Presentación al RPA / RPC, del INFORME DE RECEPCIÓN /

ACTA DE RECEPCIÓN, juntamente con la factura y otros

Comisión / Responsable

de Recepción

Formulario SABS-

005

5 días

posteriores a

PASO

DESCRIPCION

RESPONSABLE

INSTRUMENTO

PLAZOS11

documentos pertinentes.

Fiscal / contraparte de Contrato

Formulario XXXX- 00X

la recepción de los bienes / servicios

adquiridos

Existe conformidad a la recepción del bien o servicio? SI: Paso 20

NO: Paso 21

Paso 22.

Unidad Administrativa (DGAF)

Formulario SABS- 006

1 día posterior a la recepción del Informe de Recepción

Archivo de la documentación original (sin solicitud de pago).

Unidad Administrativa

Archivo original

1 día posterior a la lectura del Informe / Acta

de Recepción

Publicación de la Recepción (Satisfactoria / Insatisfactoria) en el SICOES

Unidad Administrativa

Formulario SICOES 500

10 días posteriores a la recepción del Informe / Acta de

Recepción

5.7.7. Instrumentos del proceso

FORMULARIO SABS-01E FORMATO: SOLICITUD DE CONTRATACIÓN (MODALIDAD:

CONTRATACIÓN DIRECTA DE BIENES Y SERVICIOS) FORMULARIO SABS-002 FORMATO: ORDEN DE COMPRA / ORDEN DE SERVICIOS FORMULARIO SABS-003 FORMATO: CARTA DE ADJUDICACIÓN

FORMULARIO SABS-04A FORMATO: MEMORANDUM DE DESIGNACIÓN

(RESPONSABLE / COMISIÓN DE RECEPCIÓN) FORMULARIO SABS-005 FORMATO: INFORME DE RECEPCIÓN

FORMULARIO SABS-05A FORMATO: ACTA DE CONFORMIDAD DE PUBLICACIÓN FORMULARIO SABS-006 FORMATO: SOLICITUD DE PAGO

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

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