OBJETIVO

	PROCEDIMIENTO DE SUPERVISIÓN Y LIQUIDACIÓN DE LA EJECUCIÓN CONTRACTUAL	Código: GC-P-03
		Versión: 05
		Fecha Elaboración: 24/09/2013
		Vigente Desde: 09/10/2013

OBJETIVO

Desarrollar las actividades de Supervisión y Liquidación de los contratos y/o convenios suscritos por la Nación – Ministerio del Interior y los Fondos a su cargo.

ALCANCE

Definir las condiciones en que se debe ejercer la supervisión a la ejecución contractual, desde el momento de la designación del supervisor hasta el momento de la liquidación del contrato. Igualmente definir las actividades a cargo de las diferentes dependencias del Ministerio, en el proceso de supervisión y liquidación de los convenios y contratos suscritos por el Ministerio y los Fondos a su cargo.

DEFINICIONES

Acta: Documento que debe contener lo sucedido, tratado y acordado en una reunión y debe estar suscrito por los intervinientes en la misma.

Certificación: Documento expedido por la autoridad competente que hace constar por escrito una realidad de hecho.

Expediente Contractual: Expediente contentivo de toda la documentación relativa a la etapa pre contractual, contractual y pos contractual de un contrato o convenio suscrito por el Ministerio o un Fondo a su cargo, que se encuentra bajo la custodia de la Subdirección de Gestión Contractual.

Reservas Presupuestales. En el evento en que existan compromisos con registro presupuestal respecto de los cuales no se efectúen los desembolsos en la respectiva vigencia fiscal, previa justificación de la ocurrencia de situaciones excepcionales, por parte del supervisor, con el visto bueno del jefe, director o subdirector de la dependencia interesada, se constituirá una reserva de los recursos y serán pagados dentro de la vigencia siguiente.

Supervisión: De acuerdo con el artículo 83 de la ley 1474 de 2011 y el artículo 4° del Manual de Contratación (Resolución 1442 del 6 de septiembre de 2013) la supervisión consistirá en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico que sobre el cumplimiento del objeto del contrato, es ejercida por la misma entidad estatal cuando no requieren conocimientos especializados. Para la supervisión, la Entidad estatal podrá contratar personal de apoyo, a través de los contratos de prestación de servicios que sean requeridos.

Supervisor: El supervisor es el servidor público o contratista de la entidad que ha sido designado por el ordenador del gasto para el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico sobre el cumplimiento del objeto del contrato, cuando estas actividades no requieren conocimientos especializados. El supervisor actuará como contacto constante y directo entre el contratista, el interventor, si es el caso, y el Ministerio o el Fondo

SIGLAS

Registro Presupuestal R.P.: Documento en el que conste que se ha afectado la apropiación presupuestal de manera definitiva, garantizando que ésta no se desvíe a ningún otro fin. Es requisito de perfeccionamiento de los contratos que afectan el presupuesto.

Sistema de Información Contractual (SIC): Sistema de Información administrado por la Subdirección de Gestión Contractual.

NORMATIVIDAD

5.1. LEYES.

Ley 80 de 1993, Estatuto General Contratación Estatal
Ley 1150 de 2007, por la se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con recursos públicos.
Ley 1474 de 2011 Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.

DECRETOS.

Decreto 679 de 1994, por el cual se reglamentó parcialmente la Ley 80 de 1993
Decreto 734 de 2012, por el cual se reglamenta el Estatuto General de la Contratación de la Administración y se dictan otras.
Decreto 019 de 2012, por el cual se dictan normas para suprimir o reformar, regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública.
Decreto 399 de 2011, por el cual se establece la organización y funcionamiento del Fondo Nacional de Seguridad y Convivencia Ciudadana y los Fondos de Seguridad de las entidades territoriales y se dictan otras disposiciones.
Decreto 2893 de 2011, por el cual se modifican los objetivos, la estructura orgánica y funciones del Ministerio del Interior y se integra el Sector Administrativo del Interior.

RESOLUCIONES.

Resolución 2010 de 2011, por la cual se reglamenta el Comité Evaluador de FONSECON y se dictan otras disposiciones.
Resolución 1442 del 6 de septiembre de 2013, “Por la cual se expide el manual de contratación del Ministerio del Interior y los Fondos a su cargo”.
Resolución 1164 del 24 de julio de 2013 “por la cual se modifica la Resolución 1733 del 2011.
Resolución 1733 de 2011, “Por la cual se efectúan unas delegaciones y se dictan otras disposiciones”.
Resolución 0247 de 2012, “Por la cual se modifica la Resolución No. 1733 de 2011”.
Resolución 2146 de 2011, por la cual se expide el Manual de Interventoría de Obra del Ministerio del Interior

DESARROLLO

6.1. Lineamientos.

6.1.1. Los Directores, Subdirectores, Jefes de Oficina o Coordinadores serán responsables de verificar las condiciones de los funcionarios o contratistas que sugieran como supervisores de los contratos.

6.1.2. En el caso en que por cualquier razón cese la vinculación que el supervisor tiene con el Ministerio o el Fondo, automáticamente reasumirá las funciones de supervisor el coordinador, subdirector, director o jefe de la dependencia que haya sido mencionado en la minuta del contrato, sin que haya que notificársele previamente tal situación.

6.1.3. Corresponde al supervisor asumir las responsabilidades, y ejercer las funciones y actividades establecidas en las normas vigentes, en el Manual de Contratación, en el presente procedimiento y en los documentos oficiales que le sean entregados.

6.1.4. El supervisor es responsable de conocer los formatos y procedimientos establecidos y que se establezcan para el ejercicio de la función de supervisión.

6.1.5. El Supervisor deberá remitir al expediente contractual todo documento que se expida en desarrollo del contrato y verificar que haya sido incorporado al mismo. En los casos en que se trate de documentos técnicos, que sean incorporados al expediente conformado para el inmueble o proyecto objeto del contrato, de acuerdo con los procedimientos establecidos para el archivo de los documentos, así deberá informarlo en el informe mensual de supervisión.

6.1.6. El supervisor no podrá autorizar pagos por concepto de actividades realizadas o bienes recibidos previamente a la legalización del contrato. En el caso en que se haya pactado el pago de una suma mensual por concepto de prestación de servicios profesionales o de apoyo a la gestión, el supervisor estará obligado a pagar proporcionalmente desde el momento en que se haya legalizado el contrato.

6.1.7. Cuando se solicite el cambio de supervisor, el supervisor saliente debe entregar un informe detallado y actualizado de la ejecución del contrato, el cual se adjuntará a la solicitud de cambio de supervisor, la cual contendrá el visto bueno del jefe, director, subdirector o coordinador de la dependencia, y el informe será entregado al supervisor entrante en la reunión de inducción y entrega de la guía para la supervisión de la ejecución contractual.

6.1.8. Requieren liquidación los siguientes contratos:

Contratos de tracto sucesivo (por ejemplo, suministro, prestación de servicios, obra, mantenimiento, consultoría, interventoría entre otros).
Aquellos a los que se haya declarado la caducidad.
Contratos que se hayan terminado unilateralmente.
Aquellos en que se presenten causales de nulidad absoluta del contrato, en los cuales el jefe o representante legal de la entidad respectiva deberá dar por terminado el contrato mediante acto administrativo debidamente motivado y ordenará su liquidación en el estado en que se encuentre.

6.1.9. El plazo para la liquidación del contrato debe en principio estar establecido en las cláusulas contractuales, de no encontrarse se deberá acudir a los términos previstos por la ley, es decir, dentro de los cuatro meses siguientes a su terminación, y excepcionalmente se deberá proceder a la liquidación unilateral, dentro de los dos meses siguientes al vencimiento del término antes señalado. En todo caso, no se podrá superar el término de 2 años siguientes a la terminación del contrato.

6.1.10. Responsabilidad de los supervisores: El supervisor es el servidor público o contratista de la entidad que ha sido designado por el ordenador del gasto para el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico sobre el cumplimiento del objeto del contrato, cuando estas actividades no requieren conocimientos especializados.

El supervisor actuará como contacto constante y directo entre el contratista, el interventor, si es el caso, y el Ministerio o el Fondo. Deberá ser designado por el ordenador del gasto, con fundamento en la recomendación que para el efecto haga el jefe de la dependencia y la designación podrá modificarse unilateralmente por parte del ordenador del gasto sin que sea necesario modificar el contrato. En este caso, la Subdirección de Gestión Contractual informará del cambio al funcionario o contratista que hasta ese momento se desempeñe como supervisor y al nuevo designado, con copia al jefe de la dependencia y al contratista.

Solo se podrá asignar la función de supervisión de los contratos a contratistas del Ministerio o del Fondo respectivo, cuando en el contrato se haya incluido una obligación específica que le permita desarrollar estas actividades.

En los casos en que el funcionario o contratista designado como supervisor finalice su vinculación con el Ministerio, automáticamente el coordinador, director o jefe de la dependencia, según el caso, asumirá las funciones de supervisor del contrato, sin perjuicio de que posteriormente recomiende realizar una nueva designación.

6.2 Pasos del procedimiento.

No.	Actividad	Tarea	Punto de Control	Responsable
1	Designar Supervisor	En todos los estudios previos y las minutas de los contratos se designará como supervisor al jefe, director, subdirector o coordinador del área interesada, quien deberá suscribir el estudio previo. En las minutas de los contratos se aclarará que se podrá designar un nuevo supervisor, previa solicitud del director, subdirector o jefe de la dependencia, mediante comunicación del ordenador del gasto. En caso que este supervisor se desvincule del Ministerio o del Fondo, reasumirá las funciones quien fue designado inicialmente.		Director, Subdirector o Jefe del área
2	Realizar cambio de supervisor.	El director, subdirector o jefe de la dependencia deberá solicitar al ordenador del gasto que se haga una nueva designación, indicando el nombre de la persona que sugiere para que actúe como supervisor y adjuntando el informe de ejecución del contrato hasta la fecha de la solicitud, suscrito por quien actúe como supervisor en ese momento. En los casos en que el director, subdirector o jefe de la dependencia sea el ordenador del gasto, podrá designar el supervisor sin diligenciar el formato establecido para la solicitud de cambio de supervisor, previo visto bueno del Subdirector de Gestión Contractual, adjuntando el informe de ejecución al que se ha hecho referencia. Una vez suscrita la designación, deberá remitirse a la Subdirección de Gestión Contractual, para que adelante el proceso de notificación e inducción respectivo. (Anexo No. 16 Solicitud de cambio de supervisor). En la solicitud manifestará expresamente que la persona que sugiere para ser designada como supervisor cuenta con el perfil que le permite desarrollar a cabalidad la función que le será encomendada. La designación de un nuevo supervisor se realizará mediante un acto administrativo que avalará la Subdirección de Gestión Contractual y suscribirá el ordenador del gasto respectivo. (Anexo No.17 Acto de designación de supervisor) La designación deberá notificarse por parte de la Subdirección de Gestión Contractual al supervisor designado, a quien se hará entrega del informe de ejecución que se haya anexado a la solicitud.	Verifica que el supervisor propuesto tenga las condiciones técnicas necesarias y que exista informe del supervisor anterior.	Director, subdirector o jefe de la dependencia. Profesional de la Subdirección de Gestión Contractual - Ordenador del gasto respectivo
3	Realizar inducción e Información acerca de la “Guía para la supervisión de la ejecución contractual ”	Una vez legalizado el contrato o notificado el acto designando el supervisor, la Subdirección de Gestión Contractual en el término establecido en el Manual de Contratación, deberá entregarle al supervisor una copia del contrato y de los documentos con los cuales éste se legalizó, informarle acerca de las obligaciones y responsabilidades que asume, solicitarle que consulte el documento denominado “Guía para la supervisión de la ejecución contractual”, que permanecerá publicado en la página web de la entidad y explicarle la forma en que debe diligenciar la información en el Sistema de Información Contractual, en el cual previamente se ha incorporado en el contrato. De estas actividades, la Subdirección de Gestión Contractual dejará constancia en el expediente. (Anexo 1. Constancia de recibo de inducción, documentos y “Guía para la supervisión de la ejecución contractual”)		Profesional de la Subdirección de Gestión Contractual - Supervisor
4	Archivar el contrato.	El supervisor deberá remitir al expediente contractual todos los documentos que se emitan en desarrollo del contrato. En los casos en que se trate de documentos técnicos, que sean incorporados al expediente conformado para el inmueble o proyecto objeto del contrato, de acuerdo con los procedimientos establecidos para el archivo de los documentos, así deberá informarlo en el informe mensual de supervisión. Adicionalmente, el supervisor deberá llevar un archivo ordenado cronológicamente con copia de los documentos del contrato y de la correspondencia que se produzca en el marco del mismo.		Supervisor
5	Solicitar capacitación sobre el sistema de Información Contractual – SIC	Una vez recibida la inducción y los documentos respectivos, el supervisor deberá solicitar a la Subdirección de Gestión Contractual la asignación de clave del sistema, si no le ha sido asignada y la inducción en el uso del sistema. Igualmente deberá dirigirse al área encargada del manejo de sistemas de información si requiere obtener capacitación sobre el uso del Sistema de Información Contractual (SIC).		Supervisor – Funcionario de la Subdirección de Gestión Contractual - Área de Sistemas
6	Incorporar información al SIC y a los demás sistemas de información que se relacionen con el objeto del contrato	El supervisor debe ingresar al SIC y diligenciar la información que solicita el sistema, así como programar los desembolsos que se realizarán, si es el caso. (Anexo: 2. Formato de informe mensual de supervisión para convenios suscritos con el MINISTERIO - FONSECON) En los casos en que existan sistemas de información adicionales al SIC, en los que deba incorporarse la información relativa al contrato o convenio, sus resultados, productos o avances, el supervisor deberá incorporar los datos respectivos oportunamente. En todos los informes que presente el supervisor, deberá certificar que la información sobre la ejecución del contrato o convenio ha sido diligenciada debidamente e incorporada oportunamente en los referidos sistemas, y se encuentra actualizada.		Supervisor.
7	Elaborar y suscribir acta de Inicio	En el caso en que así se haya pactado en el contrato, el supervisor deberá elaborar acta de inicio del mismo y ponerla a consideración del contratista para su firma. Esta deberá incluir el cronograma de desarrollo del proyecto, si se requiere, y los respectivos hitos de control en su ejecución. (Anexo.3. Formato de acta de inicio). En los casos en que corresponda, se deberá acudir a lo dispuesto en el Manual de Interventoría de Obra, para la elaboración y suscripción del acta de inicio. Esta deberá incluir el cronograma de desarrollo de la obra y los respectivos hitos de control en su ejecución. Una vez suscrita el acta de inicio, esta y los documentos que hagan parte integral de la misma, se deberán remitir la Subdirección de Gestión Contractual para que se incorpore en el expediente contractual.	Verifica que el cronograma se ajuste a las obligaciones y el plazo del contrato o convenio.	Supervisor
8	Solicitar Plan de Buen Manejo y Correcta Inversión del anticipo.	En el caso en que se haya pactado el pago de anticipo, el supervisor y/o interventor debe solicitar un plan para su manejo e inversión, y aprobarlo. De acuerdo con la ley, en los contratos de obra, concesión, salud, o los que se realicen por licitación pública, el contratista deberá constituir una fiducia o un patrimonio autónomo irrevocable para el manejo de los recursos que reciba a título de anticipo, con el fin de garantizar que dichos recursos se apliquen exclusivamente a la ejecución del contrato correspondiente, salvo que el contrato sea de menor o mínima cuantía. El supervisor y/o el interventor será(n) responsable(s) de verificar la constitución de la fiducia o patrimonio autónomo y de hacer seguimiento a la adecuada ejecución de los recursos. En todos los casos en que se pacte anticipo y no sea necesaria la constitución de una fiducia o patrimonio autónomo, se deberá exigir la constitución de una póliza de buen manejo y correcta inversión del anticipo, asegurando el valor total del mismo. El contratista deberá abrir una cuenta bancaria que genere rendimientos financieros, destinada exclusivamente para el manejo del anticipo, la cual deberá cumplir con los requisitos definidos en la ley y sus reglamentos. Una vez aprobada la póliza que ampare el buen manejo y correcta inversión del anticipo, el supervisor podrá autorizar el desembolso del mismo. (Anexo 18. Formato de Solicitud de Desembolsos) Con cada informe el supervisor deberá informar cómo se ha amortizado el anticipo, certificará el cumplimiento del plan de buen manejo y correcta inversión del anticipo y adjuntará los soportes correspondientes.	Verifica que se cumplan los requisitos normativos para el desembolso del anticipo y revisa que el plan de buen manejo y correcta inversión del anticipo sea acorde con las obligaciones a ejecutar y el plazo del contrato.	Supervisor
9	Adelantar reuniones de seguimiento y control de la ejecución del contrato.	Cuando en el desarrollo del contrato se haya pactado la entrega de productos, el supervisor deberá adelantar reuniones periódicas con el contratista propendiendo por el cumplimiento a los términos establecidos en el contrato. En estas reuniones se revisarán los productos a entregar, o su avance, y se harán las observaciones o solicitudes correspondientes, y se levantarán actas de las mismas (Anexo No. 4. Formato de acta de reunión de seguimiento a la ejecución contractual), las cuales deberán ser remitidas a la Subdirección de Gestión Contractual, para que se incorporen en el expediente contractual. En el caso en que se requiera que los productos sean avalados por otras entidades, dependencias o funcionarios, se dejará constancia de esta situación en el acta que se suscriba y se fijará la fecha máxima dentro de la cual se pondrá el producto a consideración de la instancia respectiva, la cual deberá pronunciarse por escrito, y el supervisor deberá remitir estos pronunciamientos al expediente contractual. Cuando se trate de contratos o convenios relacionados con el desarrollo de obras, el supervisor adelantará las reuniones antes señaladas, con presencia del interventor de la obra, de acuerdo con el cronograma de ejecución de la obra que se haya definido previamente.	Verifica el contenido de los productos, de modo que se ajusten a lo señalado en el contrato y en las normas que le sean aplicables, y deja constancia en acta de las observaciones realizadas	Supervisor Supervisor – Contratista – Terceros que intervengan en la revisión de productos. Supervisor – Contratista – Interventor
10	Presentar Informes señalados en el contrato	El contratista deberá presentar los informes señalados en el contrato, en el formato que se establezca. Adicionalmente, deberá presentar los informes que le solicite el supervisor y se relacionen con el desarrollo del contrato. (Anexo 5. Formato de presentación de informes en contratos de prestación de servicios profesionales, de apoyo a la gestión o de consultoría). El supervisor deberá realizar seguimiento a la oportuna presentación de los informes, revisarlos, dar un visto bueno a los mismos, y remitirlos al expediente contractual. En los casos en que se requiera de la presentación de informes para el desembolso de recursos, la copia del informe debe adjuntarse a la certificación de cumplimiento a satisfacción, y al formato de solicitud de desembolso, y remitirse a la Subdirección Administrativa y Financiera, para el pago correspondiente. En todos los casos, el contratista debe presentar un informe final en el cual describirá la forma en que se ejecutó el contrato y las dificultades encontradas. (Anexo 6. Formato de presentación de informe final del contratista) (Anexo 13. Información que debe contener el informe presentado por los entes territoriales o gubernamentales en desarrollo de convenios suscritos con FONSECON).	Verifica que el informe se presente de acuerdo con el Anexo 5 de este procedimiento y que se ajuste a las actividades efectivamente realizadas por el contratista	Contratista Supervisor
11	Presentar informes mensuales	Para la presentación mensual de informes, el supervisor utilizará el formato implementado en el SIC, y se referirá al cumplimiento de cada una de las obligaciones del contrato, al cumplimiento de los cronogramas pactados, si es el caso, y a la situación financiera del contrato, para lo cual hará referencia a los soportes de los desembolsos realizados en el marco del mismo. El supervisor deberá remitir los soportes documentales, magnéticos y fotográficos al expediente contractual, conservando copia de lo pertinente. El supervisor deberá presentar, una vez terminado el contrato y antes de solicitar su liquidación, un informe en el cual indicará las modificaciones o adiciones realizadas, cómo se ejecutaron las obligaciones, qué productos se obtuvieron, qué desembolsos se efectuaron y cuál es el estado de la garantía única. (Anexo 7. Formato de informe final del supervisor)		Supervisor
12	Realizar el recibo de los bienes y servicios o recibo parcial o final de la obra.	El supervisor deberá dejar constancia de que ha recibido los bienes y/o servicios pactados en el contrato o convenio, de conformidad con lo señalado en el mismo, suscribiendo el formato de recibo a satisfacción establecido para el efecto. En este documento certificará si se cumplieron cabalmente el objeto y las obligaciones del contrato. (Anexo.8.- Formato de recibo a satisfacción de bienes, servicios o avances de obra o Anexo No. 9. Formato de constancia de cumplimiento de obligaciones en el marco de un convenio interadministrativo) El recibo a satisfacción de los bienes estará sujeto al desarrollo del procedimiento establecido para el ingreso de los mismos al almacén del Ministerio.	Verifica que los bienes o servicios, o el avance de obra se hayan recibido de acuerdo con lo señalado en el contrato y las normas que le sean aplicables y diligencia el formato de recibo a satisfacción o de constancia de cumplimiento de las obligaciones	Supervisor
13	Autorizar pagos o desembolsos.	El supervisor debe suscribir el recibo a satisfacción de los productos o servicios recibidos, o del avance parcial o el recibo de la obra, cuando sea el caso, y remitirlo junto con el formato de solicitud de desembolso, las constancias de los pagos realizados por el contratista al Sistema de Seguridad Social Integral, el pago de aportes parafiscales, si es el caso, los formatos de declaración juramentada, de anexo de la declaración juramenta y la cuenta de cobro respectiva, a la Subdirección Administrativa y Financiera, con copia a la Subdirección de Gestión Contractual. El supervisor del contrato, previo al trámite del respectivo pago, debe solicitar al contratista persona natural el diligenciamiento de los formatos de declaración juramentada y anexo de la declaración juramentada, para su envío a la Subdirección Administrativa y Financiera con copia a la Subdirección de Gestión Contractual. El supervisor solo podrá autorizar los desembolsos establecidos en el contrato, por el monto señalado en el mismo, y previa verificación del cumplimiento de los requisitos establecidos para realizarlo. El supervisor deberá solicitar el desembolso de los recursos a la Subdirección Administrativa y Financiera, adjuntando los documentos antes señalados y los demás requeridos para el pago. La Subdirección Administrativa y Financiera, recibirá la solicitud y aplicará el procedimiento establecido para el pago de los recursos o el desembolso de los mismos. Igualmente deberá incluir la información de los desembolsos o pagos en el Sistema de Información Contractual, una vez efectuados los mismos.	Recibe la solicitud de desembolso y verifica que cumpla los requisitos para su autorización	Supervisor Funcionario del Grupo de Gestión Financiera y Contable
14	Presentar adiciones, prorrogas y/o modificaciones al contrato o convenio.	El contratista presenta documento solicitando la adición, prórroga o modificación del contrato, señalando expresamente el valor a adicionar y/o el término por el cual se pretende prorrogar y/o las modificaciones que se realizarán, exponiendo las razones que justifican la adición, modificación y/o prórroga. El supervisor del contrato, con el visto bueno del jefe, subdirector, director o coordinador de la dependencia interesada deberá radicar oportunamente la solicitud en la Subdirección de Gestión Contractual, en el formato que se establezca para el efecto, antes de que se cumplan los plazos que eventualmente se quiera modificar. En la solicitud se deben explicar claramente los motivos que justifican la adición, prórroga y/o modificación y su beneficio para la entidad o para el adecuado desarrollo del contrato. (Anexo.19. Formato de solicitud de adición, prórroga y/o modificación de contrato). La Subdirección de Gestión Contractual verificará que el documento se haya presentado dentro de los términos establecidos y que cuente con la justificación requerida y todos los documentos necesarios para adelantar la adición, prórroga y/o modificación o si no es el caso, devolverá los documentos a la dependencia interesada. Si se solicita una prórroga que supere la vigencia fiscal respectiva se deberá exponer cuáles son las razones excepcionales que justifican la prórroga y eventualmente la constitución de reservas de apropiación, de acuerdo con las normas vigentes. Si la solicitud se presenta en los términos establecidos y se ajusta a lo indicado en el Manual de Contratación y en este documento, la Subdirección de Gestión Contractual elaborará la minuta respectiva y la remitirá para revisión y suscripción del ordenador del gasto. En el caso de adición, una vez suscrita esta por las partes, la Subdirección de Gestión Contractual la remitirá a la Subdirección Administrativa y Financiera para la expedición del registro presupuestal. Una vez perfeccionada la prórroga y/o adición, y cumplidos los requisitos de ejecución el supervisor deberá requerir al contratista para que amplíe el valor y/o plazo de la garantía única, y remitirá el documento respectivo a la Subdirección de Gestión Contractual para su revisión y aprobación. Igualmente el supervisor deberá requerir al contratista para que realice la publicación en el Diario Oficial, si se requiere, y remitirá la constancia respectiva a la Subdirección de Gestión Contractual, para su incorporación en el expediente contractual. La totalidad del trámite debe completarse antes de la expiración del plazo del contrato principal o de sus adiciones.	Verifica que la solicitud se ajuste a lo indicado en el Manual de Contratación y en este procedimiento	Contratista Supervisor, jefe, director, subdirector o coordinador del área Funcionario de la Subdirección de Gestión Contractual Dependencia interesada Subdirección de Gestión Contractual – Ordenador del Gasto S. Gestión Contractual - S. Administrativa y Financiera Supervisor - Subdirección de Gestión Contractual Supervisor - Subdirección de Gestión Contractual
15	Tramitar cesión del contrato	Xxxx solicitarla el contratista al supervisor del contrato, explicando las razones por las cuales solicita. El supervisor, con el visto bueno del jefe, subdirector o director de la dependencia, deben certificar que el posible cesionario cumple con las mismas o superiores condiciones que el cedente, de acuerdo con lo señalado en el estudio previo o en el pliego de condiciones, según sea el caso, y tiene la capacidad jurídica, técnica y financiera para cumplir el contrato, para lo cual deberán solicitar y verificar las certificaciones pertinentes. (Anexo 20.- Solicitud de Cesión y Certificación de condiciones del cesionario) El supervisor remite a la Subdirección de Gestión Contractual, la solicitud de cesión, la hoja de vida y certificados académicos y laborales del cesionario, la certificación de que este cumple con las mismas o superiores condiciones que el cedente y los demás documentos que se requirieron al contratista para la celebración del contrato objeto de cesión. La Subdirección de Gestión Contractual verifica que la solicitud cuente con los documentos requeridos y en caso contrario, devolverá la documentación. Si la solicitud se ajusta a los requisitos señalados, la Subdirección de Gestión Contractual deberá elaborar el documento de cesión, y remitirlo para revisión y suscripción del ordenador del gasto. Una vez perfeccionada la cesión, el supervisor deberá solicitar la modificación de la garantía única y remitirla a la Subdirección de Gestión Contractual para su aprobación.	Verifican que el posible cesionario cuente con un perfil igual o superior al del cedente.	Contratista Supervisor – jefe, subdirector o director de la dependencia. Supervisor - Subdirección de Gestión Contractual Subdirección de Gestión Contractual – Ordenador del gasto Supervisor - Subdirección de Gestión Contractual
16	Tramitar Suspensión del contrato	El supervisor y el contratista podrán suspender los contratos o convenios vigentes, mediante la suscripción de acta en la que se justifiquen las razones de la suspensión y se defina un término o condición para el reinicio del contrato, de acuerdo con las causas que hayan dado lugar a la suspensión. Si la suspensión se realiza de mutuo acuerdo el contratista debe renunciar a solicitar compensaciones o el pago de mayores costos, como consecuencia de la suspensión, de lo cual deberá quedar constancia en el acta. En casos de fuerza mayor o caso fortuito, se debe definir si como consecuencia de la suspensión se generarán incrementos o reajustes en el valor del contrato que no sean atribuibles al contratista, y en ese caso deberá determinarse su valor y contar con el respectivo certificado de disponibilidad presupuestal. Si no se generan incrementos o reajustes, se deberá indicar expresamente esta circunstancia. La Subdirección de Gestión Contractual se encargará de aprobar las modificaciones a la garantía única que se generen como consecuencia de la suspensión y que sean remitidas por el supervisor. (Anexo 10.- Acta de suspensión o ampliación de la suspensión).	Verifica si la suspensión generará mayores costos y deja constancia en acta. El Subdirector de Gestión Contractual verifica que las modificaciones a la garantía se ajusten a las modificaciones realizadas al contrato.	Supervisor – Contratista Supervisor Supervisor Supervisor – Subdirector de Gestión Contractual
17	Tramitar reinicio de contratos.	Se reinicia el contrato cuando expira el término pactado de la suspensión, cuando se cumple la condición pactada, o cuando el supervisor y el contratista de mutuo acuerdo deciden continuar con la ejecución del objeto contractual en forma anticipada, una vez superadas las razones que dieron origen a la suspensión. En este caso, el supervisor y el contratista, suscribirán un acta de reinicio, explicando las razones por las cuales se decide reiniciar la ejecución del contrato, la cual deberá ser remitida por el supervisor a la Subdirección de Gestión Contractual, para que se incorpore en el expediente contractual. (Anexo 11.- Acta de reanudación).	Verifica que se cumpla el plazo u ocurra la condición que da lugar al reinicio del contrato y deja constancia en acta.	Supervisor
18	Atender posible Incumplimiento de contratos.	Cuando el supervisor detecte el presunto incumplimiento parcial o total de las obligaciones contractuales adquiridas por el contratista deberá, en primera instancia, requerirlo por escrito para que cumpla, indicando las razones en que considera que se funda su incumplimiento y el término perentorio con que cuenta para ponerse al día; copia de dicho requerimiento deberá ser entregado a la Subdirección de Gestión Contractual y al garante, emisor de la garantía única. Vencido el término concedido para ponerse al día, y de continuar el presunto incumplimiento, el supervisor comunicará por escrito, dentro de los 3 días hábiles siguientes, a la Subdirección de Gestión Contractual con el propósito de que ésta convoque al contratista, al emisor de la garantía única, al interventor y/o al supervisor, según corresponda, a una audiencia pública, la cual se desarrollará en las condiciones señaladas en el Manual de Contratación. En el caso en que no se llegue a un acuerdo en el marco de la audiencia, en relación con la debida ejecución del contrato, se suspenderá la audiencia y la situación se someterá al Comité de Contratación, para que recomiende la declaratoria de incumplimiento, caducidad del contrato y/o imposición de multas, recomendación que deberá estar justificada. El Subdirector de Gestión Contractual expedirá resolución motivada en la que se consigne lo ocurrido en desarrollo de la audiencia, en la cual decidirá sobre la imposición o no de la multa, sanción o declaratoria de incumplimiento. Esta resolución se entenderá notificada en audiencia y en la misma se resolverán los recursos que se interpongan. De todas las audiencias se levantará un acta, por parte de la Subdirección de Gestión Contractual, la cual deberá ser suscrita por todos los intervinientes. Si se declara el incumplimiento, la Subdirección de Gestión Contractual informará a la Cámara de Comercio del domicilio del contratista. En el caso en que se declare a una entidad territorial o gubernamental, también se informará a las entidades de control respectivas. El supervisor será responsable de requerir al contratista y de informar a la Subdirección de Gestión Contractual con la debida anticipación, de modo que sea posible adelantar oportunamente el procedimiento al que se hace referencia.	Verifica que se haya cumplido el proceso señalado y recomienda las actuaciones a seguir, de lo cual deja constancia en acta. Revisa el posible incumplimiento y decide la sanción a imponer si es el caso, emitiendo la resolución correspondiente	Supervisor Subdirector de Gestión Contractual Comité de Contratación. Subdirección de Gestión Contractual Supervisor
19	Tramitar imposición de multas	Previa expedición del acto administrativo que imponga la multa se deberá surtir el procedimiento establecido para el posible incumplimiento de contratos. Una vez en firme el acto administrativo, el contratista deberá pagar el valor de la multa a favor del Ministerio del Interior o del Fondo que corresponda. El garante será solidariamente responsable por este pago. Se podrán hacer efectivas las multas de los saldos debidos al contratista, para lo cual se incluirá esta autorización en la minuta respectiva. Si no es esto posible, se deberá reclamar el pago de la indemnización ante el garante, y en última instancia, se acudirá al cobro por jurisdicción coactiva. De la multa impuesta la Subdirección de Gestión Contractual informará a la Cámara de Comercio del domicilio del contratista. En el caso en que la multa se imponga a una entidad territorial o gubernamental, también se informará a las entidades de control respectivas.		Supervisor – Subdirección de Gestión Contractual Subdirector de Gestión Contractual
20	Tramitar declaratoria de Caducidad	Previa expedición del acto administrativo que declare la caducidad, se deberá surtir el procedimiento establecido para el posible incumplimiento de contratos. Una vez declarada la caducidad, el contratista pagará la suma pactada como cláusula penal y se hará efectiva la garantía. En este caso la entidad se encargará de la ejecución del contrato a través del garante o de otro contratista, adelantando para el efecto el proceso de contratación respectivo. La Subdirección de Gestión Contractual remitirá copia del acto a la Cámara de Comercio del domicilio del contratista. En el caso en que la declaratoria se imponga a una entidad territorial o gubernamental, también se informará a las entidades de control respectivas.		Supervisor – Subdirección de Gestión Contractual Subdirector de Gestión Contractual
21	Tramitar certificación de desembolsos y/o pagos.	Antes de iniciar el proceso de liquidación del contrato, el supervisor debe solicitar a la Subdirección Administrativa y Financiera la certificación de los desembolsos y/o pagos realizados en el marco del contrato, en el formato que se establezca para el efecto. La Subdirección Administrativa y Financiera deberá revisar los desembolsos o pagos realizados en el marco del contrato y certificar cuáles se realizaron, en qué fechas, con cargo a qué CDP y registro presupuestal, e indicar si quedan saldos pendientes de pago.	Revisa los pagos o desembolsos realizados y emite certificación indicando si existen saldos.	Supervisor Coordinador del Grupo de Gestión Financiera y Contable
22	Tramitar terminación Anticipada del Contrato	El contratista hará la solicitud de terminación anticipada al Supervisor, indicando la fecha a partir de la cual se solicita la terminación. El supervisor, con el visto bueno del jefe, director o subdirector de la dependencia, en caso de considerarlo pertinente, solicitarán a la Subdirección de Gestión Contractual que se proyecte el acta de terminación anticipada y liquidación del contrato, para lo cual deberá manifestar que con la terminación anticipada del contrato no se causa perjuicio alguno al Ministerio o al Fondo respectivo, remitir el informe final del contratista y los demás documentos señalados en el Manual de Contratación y en este documento.	Verifica que no se afecte al Ministerio con la terminación anticipada del contrato y que exista el informe final del contratista ajustado a los pagos realizados y por realizar	Contratista Supervisor – Jefe, director o subdirector de la dependencia.
23	Tramitar la liquidación Bilateral	El supervisor deberá elaborar el proyecto de acta de liquidación en el formato establecido para el efecto, dentro de los dos meses siguientes a la terminación del contrato. (Anexo No. 12.- Formato Acta de liquidación) En el caso en que el contratista o la otra parte contractual no aporte los documentos necesarios para proceder a efectuar la liquidación oportunamente, el supervisor aplicará el procedimiento señalado para el posible incumplimiento contractual. El supervisor remite a la Subdirección de Gestión Contractual el proyecto del Acta de Liquidación, el informe final de supervisión, el informe final del contratista, el certificado de pagos y saldos, los certificados de pago al sistema de seguridad social integral y aportes parafiscales, si es el caso, y el informe final de interventoría, si es el caso. La Subdirección de Gestión Contractual estudia los documentos y en caso de no ajustarse a lo señalado en las normas vigentes y el Manual de Contratación, procede a devolver el documento al supervisor indicando las razones por las cuales no es posible continuar el trámite. En el caso en que el proyecto esté ajustado a las referidas normas, el Subdirector avala el acta de liquidación y remite para revisión y aprobación del ordenador del gasto. Una vez aprobado el proyecto de acta, el supervisor deberá remitirla al contratista, para su revisión, aprobación y firma. Una vez suscrita el acta por las partes, la Subdirección de Gestión Contractual debe fecharla, incorporar el texto escaneado y la información respectiva al SIC, archivar el acta en el expediente contractual y enviar copia a la Subdirección Administrativa y Financiera y al supervisor.	Verifica que se cuente con los documentos exigidos en el Manual de Contratación y este procedimiento, para proceder a elaborar el proyecto de acta de liquidación Revisa que la documentación remitida se ajuste a lo indicado en el Manual de Contratación y que el acta de liquidación se presente de acuerdo con el Anexo. 12.- de este procedimiento	Supervisor Funcionario de la Subdirección de Gestión Contractual
24	Adelantar procedimiento en caso de saldos a favor del Ministerio o los Fondos a su cargo	Si existen saldos a favor del Ministerio del Interior, se hará la Supervisión hasta el pago de dichos saldos; dentro del término pactado en el acta de liquidación para el pago y una vez pagado, se solicitará nuevamente el certificado de pagos y saldos a la Subdirección Administrativa y Financiera. Si el contratista no devuelve los recursos dentro del término establecido en el acta de liquidación, el supervisor lo informará a la Subdirección de Gestión Contractual y esta informará a la Oficina Asesora Jurídica para que inicie el cobro jurídico respectivo. Cuando se pacten actividades adicionales con posterioridad a la terminación del plazo de ejecución contractual, serán verificadas y certificadas por el supervisor, conforme a lo pactado en el acta de liquidación. En el texto del Acta de Liquidación se deja constancia de la vigencia de los amparos otorgados y la responsabilidad de las mismas por partes del contratista.		Supervisor
25	Adelantar liquidación unilateral	Si el contratista no suscribe el acta de liquidación, dentro del término de 4 meses siguientes a la terminación del contrato, a pesar de habérsele remitido oportunamente y de haberse realizado al menos 3 requerimientos, el supervisor lo informará a la Subdirección de Gestión Contractual, para que adelante el proceso de liquidación unilateral. La Subdirección de Gestión Contractual deberá proyectar la resolución de liquidación unilateral y remitirla para revisión y firma del ordenador del gasto. Una vez firmada y numerada la resolución, la Subdirección de Gestión Contractual debe notificarla al contratista, de acuerdo con lo establecido en el Código Contencioso Administrativo, y remitir copia al supervisor. En el caso en que se interpongan recursos en contra del acto, la Subdirección de Gestión Contractual deberá revisarlos y proyectar la resolución que resuelva el recurso, y remitirla para revisión y firma del ordenador del gasto. Una vez firmada y numerada la resolución que resuelve el recurso, la Subdirección de Gestión Contractual debe notificarla al contratista, de acuerdo con lo establecido en el Código Contencioso Administrativo, y remitir copia al supervisor. La Subdirección de Gestión Contractual deberá emitir la constancia de ejecutoria del acto, incorporar el texto escaneado y la información respectiva al SIC, archivar el acta en el expediente contractual y enviar copia a la Subdirección Administrativa y Financiera. Para el seguimiento y liquidación de contratos y/o convenios cuyo objeto consiste en la realización de obra civil, se deberá observar, aplicar y dar cumplimiento al Manual de Interventoría de obra.	Verifica que se haya cumplido el término pactado en el contrato para la liquidación bilateral.	Supervisor Subdirección de Gestión Contractual

REGISTROS

Sistema de Información Contractual.
Expedientes contractuales
Archivos que deben llevar los supervisores e interventores.

INFORMACIÓN

INFORMACIÓN GENERADA	RESPONSABLE	FRECUENCIA	UBICACIÓN
Actas de liquidación	Subdirección de Gestión Contractual	Una vez liquidado el contrato o convenio	SIC
Informes de Supervisión	Supervisores	Mensualmente	SIC

SISTEMAS DE INFORMACIÓN

SISTEMA DE INFORMACIÓN

DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE

UBICACIÓN

Sistema de Información Contractual - SIC

Sistema en el cual se incorpora la información relacionada con la gestión contractual del Ministerio y los Fondos a su cargo de manera integral.

Subdirección de Gestión Contractual, Subdirección Administrativa y Financiera y Supervisores.

Servidor del SIC

ANEXOS

Anexo No. 1. Constancia de Recibo de Inducción, Documentos y “Guía para la Supervisión de la Ejecución Contractual. GC-P-03-F-01

Anexo No. 2. Formato de Informe Mensual de Supervisión para Convenios Suscritos con el Ministerio – FONSECON. GC-P-03-F-02

Anexo No. 3. Acta de Inicio de Contrato o Convenio. GC-P-03-F-03

Anexo No. 4. Acta de Reunión de Seguimiento a la Ejecución Contractual. GC-P-03-F-04

Anexo No. 5. Formato de Presentación de Informes del Contratista en Contratos de Prestación de Servicios Profesionales, de Apoyo a la Gestión o Consultoría. GC-P-03-F-05

Anexo No. 6. Formato de presentación de informe final del contratista en contratos de prestación de servicios profesionales, de apoyo a la gestión o consultoría. GC-P-03-F-06

Anexo No. 7. Formato de presentación de informe final del supervisor en contratos de prestación de servicios profesionales, de apoyo a la gestión o consultoría. GC-P-03-F-07

Anexo No. 8. Formato de recibo a satisfacción de bienes, servicios o avances de obra. GC-P-03-F-08

Anexo No. 9. Formato de constancia de cumplimiento de obligaciones en el marco de un convenio interadministrativo. GC-P-03-F-09

Anexo No. 10. Acta de Suspensión o Ampliación de la Suspensión. GC-P-03-F-10

Anexo No. 11. Acta de Reanudación. GC-P-03-F-11

Anexo No. 12. Formato de Acta de Liquidación. GC-P-03-F-12

Anexo No. 13. Información que deben contener los Informes Presentados por los Entes Territoriales o Gubernamentales en desarrollo de convenios suscritos con FONSECON. GC-P-03-F-13

Anexo No. 14. Declaración Juramentada. GC-P-03-F-14

Anexo No. 15. Anexo de la declaración juramentada. GC-P-03-F-15

Anexo No. 16. Solicitud de cambio de supervisor.

Anexo No. 17. Acto de designación de Supervisor

Anexo No. 18. Solicitud de desembolso.

Anexo No. 19. Formato de solicitud de adición, prórroga y/o modificación de contrato o convenio.

Anexo No. 20.- Solicitud de cesión y certificación de condiciones del Cesionario.

CONTROL DE CAMBIOS

FECHA	CAMBIO	VERSIÓN
11/11/2011	Se modifica en su totalidad la versión 01 del procedimiento de seguimiento y Liquidación de la Ejecución Contractual, en razón de la entrada en vigencia del Decreto 2893 del 2011	02
11/03/2013	Se modifica la versión 2 del 15 de diciembre de 2011, con el fin de actualizar la imagen del Ministerio del Interior y cambiar los logos de certificación por la nueva entidad certificadora, además de incluir dos (2) nuevos formatos	03
24/05/2013	Se actualiza de acuerdo con la normatividad vigente y se actualizan formatos del procedimiento	04
24/09/2013	Se actualiza la versión 04 de acuerdo con la circular CIR13-54 SAF-4040 del 18 xx xxxxx de 2013 y con el Manual de Contratación (Resolución No. 1442 del 6 de septiembre de 2013) y los formatos de dicho procedimiento. Igualmente se actualiza el numeral de normatividad.	05

Elaboró

Firma

__________________________

Xxx Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxx

Contratista .-S.G.C.

Revisó y aprobó

__________________________. _______________________________________

Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxx Xxxx Xxxxxx

Profesional Especializado. Subdirectora de Gestión Contractual

TRD:

P ágina 27 de27

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Table of Contents

OBJETIVO

Código: GC-P-03

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