CONTRATO DE ENCARGO DE TRATAMIENTO DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL (DPA)
CONTRATO DE ENCARGO DE TRATAMIENTO DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL (DPA)
MUY IMPORTANTE: POR FAVOR, XXX EN PRIMER LUGAR EL PRESENTE DOCUMENTO
ESOFITEC GLOBAL SOLUTIONS, SL (en adelante ESOFITEC), con domicilio en XXXXXXX XXXXXXX, 00, XXXXX, 00000 XXXXXX (XXXXXX) y C.I.F. B25832965
1. OBJETO DEL ENCARGO DEL TRATAMIENTO
De conformidad con lo establecido en el artículo 28 y ss. del Reglamento (UE) 2016/679, de 27 xx xxxxx de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos (en adelante, el “RGPD”) y la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantías de los derechos digitales (en adelante, LOPDGDD), entendiendo que los servicios prestados por ESOFITEC requiere el tratamiento de datos bajo la responsabilidad de del CLIENTE (en adelante el “CLIENTE” o el “Responsable del tratamiento”), ESOFITEC (en adelante, “ESOFITEC” o el “Encargado del tratamiento” o “Encargado”) declara conocer las obligaciones establecidas por el RGPD para el tratamiento de datos por cuenta de terceros, así como las impuestas otras legislaciones que resultasen de aplicación, y se compromete a cumplir las mismas y las establecidas en el presente contrato.
Mediante las presentes cláusulas se habilita a la entidad ESOFITEC GLOBAL SOLUTIONS, SL (en adelante, ESOFITEC) como Encargado del Tratamiento, para tratar por cuenta del CLIENTE los datos de carácter personal necesarios para prestar los servicios descritos en el Contrato de prestación de servicios al que está asociado el presente Contrato de Encargo.
La concreción y descripción detallada tanto de la información facilitada al Encargado del tratamiento como sobre los tratamientos de datos personales en el contexto de la prestación del servicio se encuentra en los citados Contratos de prestación de servicios, en función del tipo de servicio que haya suscrito el CLIENTE con ESOFITEC.
El presente Contrato de Encargo aplicará cuando por parte del CLIENTE se hayan contratado con ESOFITEC alguno de los servicios ofrecidos. En este mismo sentido, cualquier relación contractual que se haya iniciado entre el CLIENTE
y ESOFITEC y que, de forma posterior a la firma o aceptación del contrato comporte el tratamiento de datos personales en el contexto de los anteriores servicios citados, supondrá la aplicación automática de este contrato.
2. IDENTIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN AFECTADA
Para la ejecución de las prestaciones derivadas del cumplimiento del objeto de este encargo, el Responsable del Tratamiento pone a disposición de
ESOFITEC, encargada del tratamiento, una serie de datos e información. Dicha información facilitada al Encargado del tratamiento se encuentra detallada en los Contratos de prestación de servicios, en función del tipo de servicio.
3. DURACIÓN
El presente acuerdo tiene una duración asociada a la vigencia del Contrato de prestación de servicios y/o cualquiera de sus prórrogas.
4. OBLIGACIONES DEL ENCARGADO DEL TRATAMIENTO
El Encargado del Tratamiento y todo su personal se obliga a:
a) Utilizar los datos personales objeto de tratamiento, o los que recoja para su inclusión, sólo para la finalidad objeto de este encargo. En ningún caso podrá utilizar los datos para fines propios.
b) Tratar los datos de acuerdo con las instrucciones documentadas del Responsable del Tratamiento, incluso con respecto a las transferencias internacionales de Datos Personales salvo que esté obligado a ello en virtud del Derecho de la Unión o de los Estados Miembros.
Si el Encargado del Tratamiento considera que alguna de las instrucciones infringe el RGPD o cualquier otra disposición en materia de protección de datos de la Unión o de los Estados miembros, el Encargado informará inmediatamente al Responsable.
c) Llevar, por escrito, un registro de todas las categorías de actividades de tratamiento efectuadas por cuenta del Responsable según lo establecido en el art. 30.5 RGPD, y siempre que resulte de aplicación.
d) No divulgar ni comunicar los datos a terceras personas, ni siquiera con finalidades de conservación, salvo que la Ley así lo requiera o cuando se cuente con la autorización expresa del Responsable del Tratamiento, o en otros supuestos legalmente admisibles como disponer del consentimiento previo del Responsable.
El Encargado puede comunicar los datos a otros encargados del tratamiento del mismo Responsable, de acuerdo con las instrucciones del Responsable. En este caso, el Responsable identificará, de forma previa y por escrito, la entidad a la que se deben comunicar los datos, los datos a comunicar y las medidas de seguridad a aplicar para proceder a la comunicación.
Si el Encargado debe transferir datos personales a un tercer país o a una organización internacional, en virtud del Derecho de la Unión o de los Estados miembros que le sea aplicable, informará al Responsable de esa exigencia legal de manera previa, salvo que tal Derecho lo prohíba por razones importantes de interés público.
e) Subcontratación:
Por norma general, el Encargado no recurrirá a ningún subcontratista para prestar cualesquiera servicios de soporte al Responsable.
Sin perjuicio de lo anterior, y según los servicios contratados por el Responsable del tratamiento y en virtud de los contratos correspondientes suscritos por las Partes, es posible que existan subcontrataciones necesarias, como por ejemplo en los casos de copias de seguridad externalizadas o los servicios de escritorio en la nube.
En otras ocasiones, la contratación de servicios al Encargado del Tratamiento puede conllevar una contratación indirecta de servicios de terceros, como es el caso de la gestión de licencias de productos. En estos casos, es posible que dichos licenciantes actúen directamente como encargados del tratamiento del Responsable, sin que exista subcontratación alguna por parte de ESOFITEC.
En cualquier caso, los contratos correspondientes a los servicios contratados por el Responsable del Tratamiento identificarán oportunamente dichas situaciones, por lo que ambas partes aceptan que dichas subcontrataciones quedarán expresamente autorizadas.
De conformidad con lo anterior, el Responsable autoriza, de forma general, al Encargado a realizar todas aquellas subcontrataciones que sean necesarias para la correcta prestación del servicio contratado.
En caso de que el Encargado deba subcontratar a cualquier otro tercero, lo comunicará previamente al Responsable, identificando de
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forma clara e inequívoca la empresa subcontratista y sus datos de contacto. La subcontratación podrá llevarse a cabo si el Responsable no manifiesta su oposición en el plazo de quince (15) días hábiles.
El subcontratista, que también tiene la condición de Encargado del Tratamiento, está obligado igualmente a cumplir las obligaciones establecidas en este documento para el Encargado del Tratamiento y las instrucciones que dicte el Responsable. Corresponde al Encargado inicial regular la nueva relación, de forma que el nuevo encargado quede sujeto a las mismas condiciones (instrucciones, obligaciones, medidas de seguridad…) y con los mismos requisitos formales que él, en lo referente al adecuado tratamiento de los datos personales
y a la garantía de los derechos de las personas afectadas. En el caso de incumplimiento por parte del subencargado, el Encargado inicial seguirá siendo plenamente responsable ante el Responsable en lo referente al cumplimiento de las obligaciones.
f) Xxxxxxxx el deber xx xxxxxxx respecto a los datos de carácter personal a los que haya tenido acceso en virtud del presente encargo, incluso después de que finalice su objeto.
g) Garantizar que las personas autorizadas por el Responsable del Tratamiento para tratar datos personales se comprometan, de forma expresa y por escrito, a respetar la confidencialidad de los datos personales y a cumplir las medidas de seguridad correspondientes, de las que hay que informarles convenientemente. El acceso a los datos personales será limitado únicamente a aquellos empleados, agentes y asesores que necesariamente requieran el acceso a los datos personales para cumplir con las finalidades de los servicios.
h) Mantener a disposición del Responsable la documentación acreditativa del cumplimiento de la obligación establecida en el apartado anterior.
i) Garantizar la formación necesaria en materia de protección de datos personales de las personas autorizadas para tratar datos personales.
j) Asistir al Responsable del Tratamiento siempre que sea posible y tomando en consideración la naturaleza del tratamiento, para el cumplimiento de la obligación del Responsable del Tratamiento de dar respuesta al ejercicio de los derechos realizados por los interesados. Cuando las personas afectadas ejerzan los derechos ante el Encargado del Tratamiento, éste debe comunicarlo por correo electrónico a la dirección de correo electrónico que indique el Responsable en cada momento. La comunicación debe hacerse de forma inmediata y en ningún caso más allá del plazo de siete (7) días desde la recepción
de la solicitud, juntamente, en su caso, con otras informaciones que puedan ser relevantes para resolver la solicitud.
k) Derecho de información: Corresponde al Responsable facilitar el derecho de información en el momento de la recogida de los datos
l) Notificación de violaciones de la seguridad de los datos: El Encargado del Tratamiento notificará al Responsable del Tratamiento, sin dilación indebida, y en cualquier caso en un plazo razonable, y a través de las
direcciones de contacto notificadas por el Responsable del Tratamiento en cada momento, las violaciones de la seguridad de los datos personales a su cargo de las que tenga conocimiento, juntamente con toda la información relevante para la documentación y comunicación de la incidencia con el
fin de que el Responsable del Tratamiento pueda cumplir con sus propias obligaciones de notificación, tal y como establece el RGPD.
No será necesaria la notificación cuando sea improbable que dicha violación de la seguridad constituya un riesgo para los derechos y las libertades de las personas físicas.
Si se dispone de ella se facilitará, como mínimo, la información siguiente:
i. Descripción de la naturaleza de la violación de la seguridad de los datos personales, inclusive, cuando sea posible, las categorías y el número aproximado de interesados afectados, y las categorías y el número aproximado de registros de datos personales afectados.
ii. El nombre y los datos de contacto del delegado de protección de datos o de otro punto de contacto en el que pueda obtenerse más información.
iii. Descripción de las posibles consecuencias de la violación de la seguridad de los datos personales.
iv. Descripción de las medidas adoptadas o propuestas para poner remedio a la violación de la seguridad de los datos personales, incluyendo, si procede, las medidas adoptadas para mitigar los posibles efectos negativos.
v. Si no es posible facilitar la información simultáneamente, y en la medida en que no lo sea, la información se facilitará de manera gradual sin dilación indebida.
m) Dar apoyo razonable al Responsable del Tratamiento en la realización de las evaluaciones de impacto relativas a la protección de datos, cuando proceda.
n) Dar apoyo razonable al Responsable del Tratamiento en la realización de las consultas previas a la autoridad de control, cuando proceda.
o) Poner disposición del Responsable toda la información razonablemente necesaria para demostrar el cumplimiento de sus obligaciones, así como para la realización de las auditorías o las inspecciones que realicen el Responsable u otro auditor autorizado por él.
p) Implantar las medidas de seguridad descritas en el anexo al presente Contrato que define las diferentes medidas aplicadas por parte de ESOFITEC. En todo caso, el Encargado del Tratamiento se compromete a cumplir con las medidas de seguridad propias que haya establecido.
q) Designar un delegado de protección de datos y comunicar su identidad y datos de contacto al Responsable, en su caso.
r) Destino de los datos: Una vez cumplida la prestación de los servicios el Encargado procederá a destruir los datos de carácter personal y/o cualquier soporte o documento utilizados durante la prestación y en los que consten datos personales.
No obstante, el Responsable del Tratamiento podrá determinar expresamente que se le entreguen o devuelvan los datos de carácter personal y, si procede, los soportes donde consten, una vez cumplida la prestación. La destrucción no procederá en el caso de que una previsión legal exija la conservación de los datos, en cuyo caso deberá procederse a la devolución de los mismos garantizando al Responsable del Tratamiento dicha conservación. En cualquier caso, los datos podrán conservarse debidamente bloqueados, mientras puedan derivarse responsabilidades de la ejecución de la prestación.
La devolución debe comportar el borrado total de los datos existentes en los equipos informáticos utilizados por el Encargado.
5. OBLIGACIONES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
Corresponde al Responsable del Tratamiento:
a) Entregar al Encargado los datos a los que se refieren el Anexo de este documento o cualesquiera identificados en los correspondientes Contratos.
b) Realizar una evaluación del impacto en la protección de datos personales de las operaciones de tratamiento a realizar por el Encargado.
c) Realizar las consultas previas que corresponda.
d) Velar, de forma previa y durante todo el tratamiento, por el cumplimiento del RGPD por parte del Encargado.
e) Supervisar el tratamiento, incluida la realización de inspecciones y auditorías.
ESOFITEC GLOBAL SOLUTIONS, S.L.
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DESCRIPCIÓN GENERAL DEL TRATAMIENTO DE DATOS EN EL CONTEXTO DE LOS SERVICIOS DE ESOFITEC
INSTRUCCIONES AL TRATAMIENTO DE DATOS
1. TIPO DE TRATAMIENTO
Por norma general, dadas las características de los servicios prestados por ESOFITEC a sus clientes, la naturaleza del tratamiento encomendado por restos puede ser variable según cada encargo y en cada momento, por lo que las las partes aceptan que las operaciones del tratamiento que pueden realizarse en la ejecución de dichos servicios son, potencialmente, los siguientes:
- Sistema de autorización expresa por parte del Encargado para que el usuario o perfil de usuario concreto pueda operar en dicho régimen de trabajo fuera de las instalaciones del Encargado.
Identificación y autenticación a en los sistemas de tratamiento:
- Medidas para la correcta identificación y autenticación de los usuarios. La identificación se realiza de forma inequívoca y personalizada verificando en todo caso su autorización, y cada identificación deberá pertenecer a un único usuario.
- Denegación, a las personas no autorizadas, al acceso a cualesquiera sistemas de tratamiento vinculados al tratamiento de los datos de carácter personal.
- Sistemas de caducidad de contraseño y bloqueo tras intentos fallidos reiterados.
Gestión de documentos y soportes:
- Recogida
- Registro
- Estructuración
- Modificación
- Conservación
- Extracción
- Consulta
- Difusión
- Interconexión
- Cotejo
- Limitación
- Supresión
- Destrucción
- Comunicación
- Gestión de soportes, inventariado y restricción de acceso.
- Gestión y control del traslado de soportes, incluidos ordenadores portátiles u otros dispositivos móviles.
- Medidas dirigidas a evitar el acceso a cualquier soporte que deba desecharse (borrado seguro de la información o destrucción del soporte).
- Control de entrada y salida de soportes.
- Cifrado de soportes cuando sea oportuno y necesario.
Asimismo, y de nuevo debido a las características de los servicios prestados por ESOFITEC, las Partes aceptan y entienden que, aunque no se especifique nada en el contrato de servicios correspondiente, siempre que el Responsable del Tratamiento requiera de la prestación de servicios de asistencia técnica, manipulado y volcado de datos, o cualesquiera otro que pueda encomendarle, ESOFITEC podrá trata cuantos datos el Responsable del Tratamiento ponga a su acceso, de tantas categorías de interesados como trate el Responsable, así como cualesquiera tipologías de datos que puedan obrar en sus sistemas de información.
2. MEDIDAS DE SEGURIDAD
ESOFITEC ha implementado, entre otras, las siguientes medidas de seguridad en sus sistemas de tratamiento automatizados y no
automatizados, adicionales a aquellos que pueda implementar el prestador final de los servicios (según el caso y de conformidad con lo establecido en los distintos contratos suscritos entre las Partes, o entre el cliente y cualquier tercero), para aquellos casos en los que deba acceder y/o tratar de cualquier otro modo información personal titularidad del cliente.
Medidas de seguridad aplicables a ficheros y tratamientos no automatizados:
- Criterios de archivo de soportes o documentos.
- Medidas en los dispositivos de almacenamientos de los documentos que obstaculicen su apertura o el acceso físico a dichos dispositivos
- áreas con acceso protegido mediante llave u otro dispositivo equivalente.
- Criterios de custodia de los soportes con datos personales.
- Restricción en la copia o reproducción de los documentos físicos se realiza bajo la autorización y control del personal autorizado.
- En caso de traslado de la documentación física, medidas dirigidas a impedir el acceso o manipulación de la información objeto de traslado.
Documento de seguridad y responsable de seguridad:
- Existencia de un Documento de seguridad actualizado que recoge todas las medidas técnicas y organizativas a aplicar.
- Nombramiento de un responsable de seguridad.
Régimen de trabajo fuera de los locales del Encargado del tratamiento:
- Ejecución de tratamientos de datos fuera de los locales del Encargado o mediante dispositivos portátiles bajo un sistema de protección determinado
Control de acceso a los datos:
- Acceso restringido a todos los usuarios o perfiles de usuarios a aquellos recursos que precisen para el desarrollo de sus funciones.
- Relación actualizada de usuarios y perfiles de usuarios y accesos autorizados para cada uno.
- El personal ajeno estará sometido a las mismas condiciones y obligaciones de seguridad que el personal propio.
- Se utilizan de claves de acceso y contraseñas para el acceso a los sistemas de información del Encargado.
Control de las comunicaciones:
La transmisión de datos personales a través de redes públicas o redes inalámbricas de comunicaciones electrónicas se realiza cifrando dichos datos o bien utilizando cualquier otro mecanismo que garantice que la información no sea inteligible ni manipulada por terceros (por ejemplo, mediante sistemas VPN).
Sistema antivirus:
El Encargado del tratamiento dispone de sistemas antivirus actualizados para protección de sus sistemas de información.
El tratamiento de datos de carácter personal del Responsable del Tratamiento se realizará siguiendo en todo caso la normativa vigente en la materia, aplicando las medidas técnicas y organizativas correspondientes de acuerdo con la tipología de datos tratados.
De acuerdo con lo anterior, el Encargado del Tratamiento garantiza que ha implementado las medidas necesarias para el tratamiento de los datos de carácter personal titularidad del Responsable del Tratamiento, de acuerdo con las medidas descritas anteriormente, sin perjuicio de aquellas que pueda implementar cualquier otro tercero.
En cualquier caso, el Responsable del Tratamiento podrá, en cualquier momento y sin necesidad de justificación alguna, solicitar cualquier información relacionada con las medidas de seguridad implementadas, incluidas certificaciones, adhesiones a códigos de conducta, políticas o cualesquiera otra tipología
[DPA022022ES]
de documentos internos del Encargado del Tratamiento que permitan al Responsable del Tratamiento tener la certeza de que se respetan las obligaciones del RGPD y el presente Contrato.
Por favor, devolver rellenado y firmado por el cliente
Empresa cliente
Firma
NIF
Nombre y apellidos
ANEXO PÁC. 1 DE 1
Contrato de Encargo de Tratamiento de Datos de Carácter Personal (DPA)