COOPERATIVA MULTIACTIVA DE APORTE Y CRÉDITO DE PENSILVANIA

COOPERATIVA MULTIACTIVA DE APORTE Y CRÉDITO DE PENSILVANIA

COOTRAPEN ACUERDO N° 013

El Consejo de Administración de LA COOPERATIVA MULTIACTIVA DE APORTE Y CRÉDITO DE PENSILVANIA, COOTRAPEN en uso de sus facultades legales y estatutarias entregadas en el artículo 76 del estatuto reglamenta la administración y control de la cartera de crédito y

CONSIDERANDO

1. Que es necesario establecer las políticas para el seguimiento, evaluación y control de la cartera de crédito.

2. Que la circular básica contable y financiera 004 de 2008 en sus capítulos II, III, V y VI instruyen a las entidades supervisadas a determinar los procesos que conduzcan a la normalización del activo financiero más importante de la cooperativa.

3. Que es responsabilidad del consejo de administración y del representante legal de la cooperativa supervisar cuidadosamente la cartera de crédito.

4. Que es responsabilidad del consejo de administración establecer las políticas y procedimientos para adelantar las labores de cobranza en los créditos no atendidos adecuadamente por los asociados.

ACUERDA

ARTICULO 1. OBJETIVO

Es identificar el riesgo de los créditos que pueden desmejorar su capacidad de pago, solvencia o calidad de las garantías que los respaldan por efecto de cambio de las condiciones iniciales presentadas al momento del otorgamiento del crédito, y determinar la suficiencia en el nivel de cubrimiento de las provisiones.

ARTÍCULO 2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Serán objetivos específicos los siguientes:

2.1. Garantizar una ejecución oportuna y eficaz en la recuperación de la cartera.

2.2. Normalizar la cartera, controlando los arreglos directos.

2.3. Realizar evaluaciones y controles a la gestión de los abogados con el objetivo de garantizar el recaudo de las obligaciones.

2.4. Determinar la cartera que se debe castigar previo análisis jurídico y objetivo de la no viabilidad de la recuperación.

ARTÍCULO 3. POLÍTICAS DE CARTERA

Partiendo de la premisa que el servicio de crédito no es un favor que se hace sino un servicio que se presta, la cooperativa determina las siguientes políticas para la administración de la cartera de crédito:

3.1. Propender por la eficiencia empresarial y la satisfacción del asociado a través de la cultura del servicio en la gestión de cartera.

3.2. Administrar la cartera basada en 3 principios:

• Eficiente calidad en la colocación de créditos.

• Descentralización de facultades de negociación.

• Disminución de riesgos

3.3. Generar en nuestros asociados la cultura del pago a tiempo y oportuno de sus obligaciones.

3.4. Velar porque la administración de la cartera morosa esté orientada en primera instancia a establecer ARREGLOS DIRECTOS para su normalización, en aras a cumplir la misión de la Cooperativa.

3.5. Suministrar información clara y concisa a los asociados, sobre los deberes y obligaciones que adquiere en su relación con el área de crédito y cartera de la Cooperativa.

3.6. Como un objetivo de ampliar los nichos xx xxxxxxx, COOTRAPEN facilitará el acercamiento entre las empresas y la cooperativa con el ánimo de atender las necesidades de crédito de sus empleados.

ARTÍCULO 4. ESTRATEGIAS

4.1. Dar claridad y alto nivel de detalle al momento de brindar la asesoría de crédito a los potenciales asociados, a fin de determinar desde el principio si el potencial deudor puede pagar el crédito.

4.2. Evaluar continuamente las variables de cartera con una visión financiera y administrativa que conlleve a una valoración monetaria objetiva de la misma, teniendo como herramienta un eficiente y confiable sistema de información.

4.3. Implementar un programa de capacitación y actualización continua de la norma que rige la materia con los empleados, directivos y asociados, facilitando la evaluación y retroalimentación de todos los aspectos del área que coadyuven a detectar desvíos en los procesos para corregirlos oportunamente.

4.4. Diseñar un programa de revisión periódica de las garantías que nos permitan evaluar y conocer los aspectos cuantitativos y cualitativos más importantes de éstas.

4.5. Mantener provisiones adecuadas para la protección de la cartera morosa de acuerdo con las políticas y normas establecidas por las entidades competentes.

4.6. Informar a las empresas del servicio de DESCUENTO POR NOMINA O "LIBRANZA" sus ventajas, características y requisitos.

ARTÍCULO 5. CLASIFICACIÓN DE LA CARTERA

Para efectos de información, evaluación del riesgo crediticio, aplicación de normas contables y constitución de provisiones, entre otros, la cartera de créditos se clasificará en consumo y comercial.

5.1. Créditos de consumo

Se entienden como créditos de consumo las operaciones activas de crédito otorgadas a personas naturales, cuyo objeto sea financiar la adquisición de bienes de consumo o el pago de servicios para fines no comerciales o empresariales, independientemente de su monto.

5.2. Créditos comerciales

Se entienden como créditos comerciales las operaciones activas de crédito distintas de aquellas que deban clasificarse como créditos de consumo, vivienda o microcréditos, es decir, que financien las actividades productivas sostenibles de los asociados, ya sean personas naturales o jurídicas.

ARTÍCULO 6. CALIFICACIÓN POR NIVEL DE RIESGO

COOTRAPEN adopta la clasificación de los créditos, en las siguientes categorías:

6.1. Categoría A o “riesgo normal”

Los créditos calificados en esta categoría reflejan una estructuración y atención apropiada. Los estados financieros de los deudores o los flujos de caja del proyecto, así como la demás información crediticia, indican una capacidad de pago adecuada en términos del monto y origen de los ingresos con que cuentan los deudores para atender los pagos requeridos.

6.2. Categoría B o “riesgo aceptable, superior al normal”

Los créditos calificados en esta categoría están aceptablemente atendidos y protegidos, pero existen debilidades que pueden afectar, transitoria o permanentemente la capacidad de pago del deudor o los flujos de caja del proyecto, en forma tal que, de no ser corregidas oportunamente, llegarían a afectar el normal recaudo del crédito o contrato.

6.3. Categoría C o “riesgo apreciable”

Se califican en esta categoría los créditos o contratos que presentan insuficiencias en la capacidad de pago del deudor o en los flujos de caja del proyecto, que comprometan el normal recaudo de la obligación en los términos convenidos.

6.4. Categoría D o “riesgo significativo“

Es aquél que tiene cualquiera de las características del deficiente, pero en mayor grado, de tal suerte que la probabilidad de recaudo es altamente dudosa.

6.5. Categoría E o “riesgo de incobrabilidad”

Es aquel que se define como crédito imposible de recuperar, su posibilidad de recaudo es totalmente negativa.

De acuerdo con la edad de vencimiento, la cartera se calificará obligatoriamente de la siguiente manera:

CREDITO Categoría A Categoría B Categoría C Categoría D Categoría E

COMERCIAL 0-30 DIAS 31-90 DIAS 91-180 DIAS 181-360 DIAS > 360 DIAS

CONSUMO 0-30 DIAS 31-60 DIAS 61-90 DIAS 91-180 DIAS > 180 DIAS

No obstante lo anterior, COOTRAPEN, podrá utilizar criterios adicionales para la calificación tales como capacidad de pago del deudor y flujo de caja del proyecto, de

tal suerte que si la probabilidad de recaudo es dudosa, el crédito se calificará en una categoría de mayor riesgo.

ARTÍCULO 7. REGLA DE ARRASTRE

Cuando se califique un crédito en B, C, D o en E, cualquiera de los créditos de un mismo deudor, deberá llevar a la categoría de mayor riesgo los demás créditos de la misma clasificación otorgados a dicho deudor, salvo que la cooperativa, demuestre a la Superintendencia de la Economía Solidaria la existencia de razones valederas para su calificación en una categoría de menor riesgo.

Se exceptúan de lo anterior para efectos del arrastre, las obligaciones crediticias al día y garantizadas como mínimo en un 100% con los aportes sociales del deudor, siempre que la cooperativa no registre pérdidas acumuladas, ni pérdidas en el ejercicio en curso, y esté cumpliendo la relación de solvencia exigida.

ARTÍCULO 8. SUSPENSIÓN DE CAUSACIÓN DE INTERESES, E INGRESOS POR OTROS CONCEPTOS

En todos los casos, cuando un crédito se califique en C ó en otra categoría de mayor riesgo, dejarán de causarse intereses e ingresos por otros conceptos; por lo tanto, no afectarán el estado de resultados hasta que sean efectivamente recaudados. Mientras se produce su recaudo, el registro correspondiente se efectuará en cuentas de orden deudoras.

ARTÍCULO 9. REGIMEN DE PROVISIONES

COOTRAPEN, deberá constituir provisiones con cargo al estado de resultados, así:

9.1. Provisión general

Como mínimo una provisión general del uno por ciento (1%) sobre el total de la cartera de créditos bruta.

9.2. Provisión individual

Sin perjuicio de la provisión general a que se refiere el numeral anterior, LA COOPERATIVA, deberá mantener en todo tiempo una provisión individual para la protección de sus créditos calificados en categorías de riesgo (B, C, D, E) dentro del rango establecido en los siguientes porcentajes.

CAT COMERCIAL CONSUMO

	DÍAS	PROVISI ÓN	DÍAS	PROVISI ÓN
A	0-30	0%	0-30	0%
B	31-90	1% -	31-60	1%
C	91- 180	20%	61-90	10%
D	181- 360	50%	91- 180	20%
E	>360	100%	181- 360	50%
			>360	100%

Solo en el caso en que COOTRAPEN, registre excedentes acumulados y excedentes en el ejercicio en curso al corte del mes inmediatamente anterior, estas provisiones se constituirán sobre el saldo del capital de la obligación, descontando el valor de los aportes sociales del respectivo deudor al momento de efectuar la provisión. En el evento que el deudor tenga más de una obligación con la entidad, los aportes sociales serán descontados en forma proporcional al saldo capital de cada uno de los créditos.

El consejo de administración evaluará semestralmente el comportamiento de las provisiones y definirá cual es el porcentaje a aplicar en cada categoría, siempre y cuando no se opte por disminuir dicho porcentaje.

ARTÍCULO 10. PROVISIÓN POR CUENTAS POR COBRAR DERIVADAS DE OPERACIONES DE CRÉDITO

En la misma oportunidad en que, la cooperativa, suspenda la causación de los intereses e ingresos por otros conceptos en el estado de resultados, se provisionará la totalidad de lo causado y no pagado correspondiente a estos conceptos.

ARTÍCULO 11. EFECTO DE LAS GARANTÍAS SOBRE LAS PROVISIONES

Para efectos de la constitución de provisiones individuales, las garantías sólo respaldan el capital de los créditos. En consecuencia, los saldos por amortizar de los créditos amparados con seguridades que tengan el carácter de garantías admisibles definidas en el Decreto 2555 de 2010, excluidos los aportes sociales, se provisionarán en el

porcentaje que corresponda según la calificación del crédito, aplicado dicho porcentaje a la diferencia entre el valor del saldo insoluto y el setenta por ciento (70%) del valor de la garantía.

No obstante, dependiendo de que la garantía sea o no hipotecaria y del tiempo xx xxxx del respectivo crédito, solamente se considerarán para la constitución de provisiones los porcentajes del valor total de la garantía de la siguiente manera:

11.1. Para garantías admisibles no hipotecarias

TIEMPO XX XXXX DEL CRÉDITO	PORCENTAJE DEL VALOR DE LA GARANTÍA QUE SE APLICA
Xx xxxx (0) a doce (12) meses	70%
Más de doce (12) a veinticuatro (24) meses	50%
Más de veinticuatro (24) meses	0%

11.2. Para garantías hipotecarias

TIEMPO XX XXXX DEL CRÉDITO	PORCENTAJE DEL VALOR DE LA GARANTÍA QUE SE APLICA
Xx xxxx (0) a dieciocho (18) meses	70%
Más de dieciocho (18) y hasta veinticuatro (24) meses	50%
Más de veinticuatro (24) y hasta treinta (30) meses	30%
Más de treinta (30) y hasta treinta y seis (36) meses	15%
Más de treinta y seis (36) meses	0%

11.3. Valor de la garantía admisible, cuando consista en hipoteca o prenda

Para establecer el valor de la garantía independientemente de la modalidad del crédito que esté garantizando, se tomará en cuenta su valor xx xxxxxxx con base en un avalúo del bien dado en garantía al momento del otorgamiento del crédito; el valor del bien no podrá ajustarse por métodos distintos al de un nuevo avalúo.

11.4. Valor de la garantía admisible, cuando sea distinta de hipoteca o prenda

Para establecer el valor de la misma deberá determinarse su valor de realización, por métodos de reconocido valor técnico, debiendo conocer y dimensionar los requisitos de orden jurídico para hacer exigibles las garantías y medir los potenciales costos de su realización.

11.5. Tratamiento y efecto de los bienes recibidos en dación de pago sobre las provisiones

Deberán constituirse provisiones individuales sobre toda clase de bienes recibidos en dación en pago, a partir de la recepción del bien, de la siguiente manera:

11.5.1. Si se trata de un bien inmueble, al momento de recibirlo deberá constituirse una provisión equivalente al 40% del valor comercial del inmueble. Un (40%) por ciento adicional, se deberá constituir en dos años, plazo en el cual la cooperativa deberá enajenar el bien, si no se vende o no se tiene la autorización por parte del ente de supervisión, el 20% adicional se deberá provisionar en el mes 25.

11.5.2. Si se trata de un bien mueble, al momento de recibirlo se debe provisionar el (60%) por ciento de su valor comercial. Un veinte por ciento (20%) adicional de provisión se constituirá en dos años, plazo en el cual la cooperativa deberá enajenar el bien, si no se vende o no se tiene la autorización por parte del ente de supervisión, el 20% adicional se deberá provisionar en el mes 25.

11.5.3. Los bienes recibidos en dación de pago deberán enajenarse dentro de los dos

(2) años siguientes a la fecha de su recibo, periodo que podrá ser prorrogado por la Superintendencia de la Economía Solidaria, sin que ello signifique una ampliación del plazo para constituir provisiones, ni tampoco para reversar las que estuvieran constituidas.

ARTÍCULO 12. REESTRUCTURACION DE CREDITOS

Se entiende por reestructuración de un crédito el mecanismo instrumentado mediante la celebración de cualquier negocio jurídico, que tenga como objeto o efecto modificar cualquiera de las condiciones originalmente pactadas con el fin de permitirle al deudor la atención adecuada de su obligación. Para estos efectos, se consideran reestructuraciones las novaciones. Antes de reestructurar un crédito, deberá establecerse razonablemente que el mismo será recuperado bajo las nuevas condiciones.

En todo caso, las reestructuraciones deben ser un recurso excepcional para regularizar el comportamiento de la cartera de créditos y no pueden convertirse en una práctica generalizada.

12.1. A los créditos reestructurados se les otorgará una calificación de mayor riesgo, dependiendo dicha calificación de las condiciones financieras del deudor y de los flujos de caja del proyecto, al momento de la reestructuración.

12.2. Habrá lugar a mantener la calificación previa a la reestructuración, cuando se mejoren las garantías constituidas para el otorgamiento del crédito y el resultado del estudio que se realice para efectuar la reestructuración demuestre que las condiciones del deudor así lo amerite.

12.3. Podrán ser trasladados a una categoría de menor riesgo los créditos reestructurados, sólo cuando el deudor haya atendido puntualmente las dos primeras cuotas mensuales convenidas en el acuerdo de reestructuración.

12.4. Cuando un crédito reestructurado se ponga en xxxx, volverá de inmediato a la calificación que tenía antes de la reestructuración si ésta fuere de mayor riesgo, y, en consecuencia, la cooperativa deberá hacer las provisiones correspondientes y suspender la causación de intereses en el estado de resultados y otros conceptos, cuando fuere del caso.

12.5. Los ingresos de todos los créditos que sean reestructurados más de una vez deberán contabilizarse por el sistema de caja. Mientras se produce su recaudo, el registro correspondiente se llevará por cuentas de orden deudoras.

12.6. Las decisiones de reestructuración de obligaciones se consideran procedentes sólo en el evento que ellas garanticen la recuperación de la misma y se logre mantener las relaciones comerciales con los asociados deudores.

12.7. Para efectos de la administración, seguimiento y control de los créditos reestructurados, se observarán las siguientes políticas:

12.7.1.1. Todo crédito reestructurado deberá observar una calificación de mayor riesgo, dependiendo de las condiciones financieras que presenten al momento de la reestructuración tanto el deudor como sus codeudores.

12.7.1.2. Una vez iniciado el proceso de revisión de la calificación, este se aplicará nuevamente a los 2 meses siguientes, así hasta su agotamiento total. No obstante, previa aplicación del proceso se deberá realizar la evaluación que permita evidenciar a cabalidad el cumplimiento de los compromisos.

12.7.1.3. Todo crédito sometido a este tipo de proceso deberá ser señalizado de manera que permita su diferenciación con el resto de la cartera; sobre este tipo de créditos se llevará un control de forma que mensualmente se genere un informe de comportamientos o cumplimiento de pago. Este informe debe igualmente registrar

aquellos créditos que han incumplido sus compromisos para determinar las acciones respectivas.

Sobre acciones de recuperación adelantadas en aquellos créditos que han incumplido sus compromisos de pago, se dejará registro en el resumen de seguimiento.

ARTÍCULO 13. CASTIGO DE CARTERA:

En el caso de castigo de cartera de crédito y cuentas por cobrar derivadas de ésta, se deberá, al momento de exclusión o retiro voluntario del asociado, efectuar el cruce de aportes sociales y otros valores a favor del asociado retirado; por lo tanto, no puede existir castigo de estas operaciones sobre deudores que continúen asociados a la cooperativa. En caso de pérdidas del ejercicio se deberá aplicar lo señalado en el Capítulo VI de la circular básica contable y financiera, refrendado en el acuerdo de aportes sociales sobre la retención de aportes y luego castigar el saldo insoluto de la obligación

Un crédito de cartera es susceptible de ser castigado cuando el resultado de la gestión de cobranza no arroja la recuperación de la obligación en los términos acordados

Estas obligaciones serán sometidas en primera instancia a la evaluación del comité de cartera el cual, de acuerdo a la información presentada, adelantará las evaluaciones del caso y dará las recomendaciones pertinentes al Consejo de Administración para la decisión de su castigo.

Se considerarán como resultados infructuosos y suficientes para que una obligación sea recomendada ante el Consejo de Administración para su castigo entre otros, los siguientes:

• Incapacidad económica claramente identificada del Deudor(es) y codeudor(es)

• Desmejoramiento de la garantía.

• Saldo insoluto como resultado de bienes rematados que no cubrieron la totalidad de la obligación.

• Ausencia total del Deudor y Codeudor (es).

• En caso de muerte del Deudor, el seguro del crédito no cubre la totalidad de la obligación o por incumplimiento de los requisitos para gestionar su pago.

• La Empresa entró en Reestructuración ley 550 o se declare en quiebra.

• Cuando por concepto de los abogados externos se determine su irrecuperabilidad.

• Obligaciones con morosidad superior a quinientos cuarenta (540) días y que no se haya logrado resultados positivos en la gestión de recuperación.

Antes de someter a castigo una obligación, esta deberá estar provisionada en todos sus conceptos en un 100%. Igualmente, las obligaciones castigadas serán reportadas a las centrales de riesgo, indistintamente el monto o valor de la misma. Para el registro contable y el reporte de los castigos, se tendrán en cuenta las disposiciones que en esta materia establece la Supersolidaria.

Luego de ser aprobado el castigo de xxxxxxx por parte del consejo de administración, la cooperativa, deberá presentar a la Superintendencia de la Economía Solidaria una relación de los castigos de cartera de créditos que hayan sido debidamente aprobados por el consejo de administración.

En dicha relación deberán distinguirse, por separado, los castigos autorizados respecto de obligaciones a cargo de representantes legales, miembros de consejo de administración, junta de vigilancia, administradores, y aquellos que correspondan a obligaciones a cargo del cónyuge, compañero permanente, y quienes se encuentren dentro del segundo grado de consanguinidad o de afinidad y primero civil de éstos.

Dicha relación, suscrita por el representante legal de la entidad, se remitirá junto con los estados financieros en los cuales se efectúe el registro contable correspondiente y deberá acompañarse con los siguientes documentos:

• Copia del acta del consejo de administración donde conste la aprobación de los castigos, según corresponda, y

• Certificación del revisor fiscal donde conste la exactitud de los datos relacionados.

• Estados financieros en los cuales se refleje el registro contable correspondientes a las cuentas del balance y las de orden

• Concepto del representante legal.

• Gestiones realizadas y el procedimiento de reconocido valor técnico tenido en cuenta para considerar las obligaciones crediticias a castigar como incobrables o irrecuperables.

• Concepto jurídico, técnico y legal sobre la irrecuperabilidad de la obligación.

Es entendido que el castigo de cartera de créditos no libera a los administradores de las responsabilidades a que haya lugar por las decisiones adoptadas en relación con la misma y en modo alguno releva a la cooperativa de su obligación de proseguir las gestiones de cobro que sean conducentes

RECUPERACIÓN DE XXXXXXX XXXXXXXXX

• La existencia de una obligación castigada no exime a la entidad de continuar con acciones orientadas a la recuperación de la misma.

• Es responsabilidad de la administración de la cooperativa adelantar acciones que permitan la recuperación de dichos recursos. Entre las acciones mínimas de recuperación a adelantar se tienen:

Acciones directas desde la misma cooperativa orientada a la localización de información que permita encontrar indicios sobre el Deudor(es) o Avalista(as).

Condonación de intereses.

Implementación de programas especiales.

• De todas las acciones adelantadas se dejará registro en el sistema de manera que se pueda llevar un monitoreo sobre las mismas. El control de las acciones está orientado a evaluar la efectividad de las actividades, así como su oportunidad.

• Cuando se logre una acción efectiva de recuperación, el resultado de esta se debe contabilizar de manera inmediata.

ARTÍCULO 14. ADMINISTRACIÓN DE LAS DACIONES EN PAGO

Se realizara bajo los siguientes criterios:

Control: Sobre los bienes recibidos en dación en pago se llevará un registro individual, donde se identifican las características del mismo, así como la causa de su generación.

Costos: Los costos en que incurra la entidad para efectos de mantener en condiciones óptimas este tipo de bienes, se contabilizarán como un mayor valor de los mismos y se observarán al momento de su realización.

Clasificación: Al momento de recibirse una dación en pago, se debe identificar el tipo de bien que se recibe: mueble o inmueble destinado a vivienda o con otro destino.

Provisiones: Como se establece en el numeral de provisiones del presente manual. Actualización: Para efectos de mantener el valor comercial actualizado del bien,

Reportes e informes: La entidad observará la siguiente estructura de archivo sistematizado: Fecha de recepción del bien; clase, descripción, valor por el cual fue recibido, avalúo comercial, valor de la deuda, número de la obligación, provisiones constituidas y prórrogas concedidas, en el caso de que el bien hubiera sido entregado como garantía, el último valor contabilizado, valor de otros gastos en los que incurrió la entidad como consecuencia de la recepción del bien, concepto por el cual se le dio salida al bien (Venta, permuta, donación, traslado a activo fijo), fecha y valor de la venta del bien.

REALIZACIÓN DE LA DACIÓN EN PAGO

La recepción de un bien como dación en pago implica para la entidad adelantar acciones orientadas a su realización en el menor tiempo posible, procurando siempre que este proceso no signifique un mayor deterioro a su patrimonio. Las actividades mínimas a observar para tal cometido son, entre otras:

• Publicaciones en medios escritos de circulación local de amplia difusión

• Comunicados por medios radiales

• Publicaciones en el boletín institucional.

• Convenios con entidades especializadas en operaciones inmobiliarias

Al momento de su realización, el precio de venta mínimo será el que surja de la negociación del mismo, en el evento que este sea inferior a lo registrado contablemente, el defecto se debe llevar al gasto en caso de no existir la provisión suficiente. Igualmente, si el valor de venta supera el contable, la diferencia se lleva al ingreso e igualmente se reintegrara la provisión que presente el bien al momento de su realización.

ARTÍCULO 15. ADMINISTRACIÓN DE LA CARTERA:

Uno de los objetivos primordiales para lograr una buena gestión en la administración de la cartera, es establecer metas de índices de morosidad mensual basados en la cartera vencida y cartera total que no supere el cinco (5%) por ciento.

Para lograr lo antes mencionado, la cooperativa, requiere control de la cartera vencida por edades, esto implica.

• Establecer un comparativo entre la semana actual y la anterior permitiendo hacer un seguimiento por edades.

• En el análisis del listado general por cédula se evalúan los créditos de las diferentes edades por xxxxxx, y se establece un índice estimado semanalmente.

• Prioridad en los cobros por montos de mayor o menor cuantía del crédito y por categoría.

• Revisar el proceso de cobro en la carpeta y definir el procedimiento a seguir.

• Consolidar la forma de pago mediante arreglo directo: que consiste en registrar en un “ACTA DE ACUERDO” las fechas de pago, cuota y demás condiciones que se pacten. Este documento debe estar firmado por la(s) persona(s) que se presente(n) y el funcionario responsable.

15.1. RECAUDO DE LA CARTERA DE CRÉDITO

La cooperativa observa las siguientes formas de recaudo:

• Directamente en las taquillas de la cooperativa.

• Por consignación directa en nuestras cuentas bancarias destinadas para tal fin.

• Por descuento de nómina, en convenio realizado con las respetiva empresa.

15.2. ESQUEMA DE ALERTAS TEMPRANAS PARA ACELERAR LA GESTION DE COBRO

Son aquellas señales que permiten a la entidad anticipar que el Asociado enfrentará dificultades para la cancelación oportuna de sus obligaciones. Tal previsión obliga a adelantar una labor de cobro más intensa y acelerar el proceso de recuperación.

15.3. GESTIÓN DE COBRANZA

Toda obligación que ha sido otorgada a los Asociados de la cooperativa, se le debe realizar el seguimiento y gestión de cobro.

A efectos de garantizar niveles efectivos en la gestión de cobranza, ésta se clasifica en:

• Cartera al día

• Cartera Administrativa

• Cartera Pre jurídica

• Cartera Jurídica

ARTÍCULO 16. EVALUACIÓN DE LA CARTERA

La cooperativa deberá evaluar permanentemente el riesgo de su cartera de acuerdo a los criterios de evaluación. En los siguientes casos, la periodicidad con la que debe hacerse esta evaluación y eventual recalificación será obligatoria:

16.1. Evaluación del riesgo crediticio de los créditos que incurran en xxxx de más de 30 días después ser reestructurados.

16.2. En el caso de los créditos cuyo saldo insoluto exceda los cincuenta (50) S.M.M.L.V., las entidades deberán efectuar las evaluaciones como mínimo en los meses xx xxxx y noviembre, y sus resultados se registrarán al corte de ejercicio de los meses xx xxxxx y diciembre, respectivamente.

16.3. Se evaluarán los créditos cuya sumatoria de los saldos insolutos de todos los créditos otorgados a una misma persona natural o jurídica sea igual y superior a veinte (20) S.M.M.L.V., para efectuar dicha evaluación el comité elegido por el consejo de administración, deberá presentar al inicio del año una programación de las reuniones indicando los rangos de créditos que evaluarán en cada reunión, así mismo la fecha en que se presentarán los informes al consejo de administración.

Si los resultados del cambio en la calificación dieran lugar a provisiones adicionales, éstas deberán hacerse de manera inmediata.

Las evaluaciones de la cartera de créditos, deberán presentarse a la siguiente reunión del consejo de administración.

16.4. CRITERIO DE EVALUACIÓN

La cooperativa, evaluará la cartera de créditos con base en los siguientes criterios:

16.4.1. Capacidad de pago: Se actualizará y verificará que el deudor principal mantenga las condiciones particulares que presentó al momento de otorgarle el crédito, la vigencia de los documentos aportados, la información registrada en la solicitud de crédito y la información comercial y financiera provenientes de otras fuentes.

En el caso de proyectos financiados, se evaluarán además las variables sectoriales y externalidades que afecten el normal desarrollo de los mismos.

16.4.2. Solvencia del deudor: Se actualizará y verificará a través de variables como el nivel de endeudamiento, la calidad y composición de los activos, pasivos, patrimonio y contingencias del deudor y/o del proyecto. En el caso de los bienes inmuebles se debe solicitar la información de si éstos se encuentran afectados con alguna de las garantías limitantes del dominio establecidas en el Código Civil.

16.4.3. Garantías: Se evaluará su liquidez, idoneidad, valor y cobertura teniendo en cuenta, entre otros aspectos, la celeridad con que puedan hacerse efectivas, su valor xx xxxxxxx técnicamente establecido, los costos razonablemente estimados de su realización y el cumplimiento de los requisitos de orden jurídico para hacerlas exigibles. Para el caso de las garantías hipotecarias se tendrá en cuenta el avalúo practicado con antelación no superior a tres (3) años. Para el caso de la constitución de

prendas sobre bienes muebles, la periodicidad de verificación de su existencia y valoración será anual.

16.4.4. Servicio de la deuda: Se evaluará el cumplimiento de los términos pactados, es decir, la atención oportuna de todas las cuotas (capital e intereses) o instalamentos; entendiéndose como tales, cualquier pago derivado de una operación activa de crédito que deba efectuar el deudor en una fecha determinada.

16.4.5. El número de veces que el crédito ha sido reestructurado y la naturaleza de la respectiva reestructuración. Se entiende que entre más operaciones reestructuradas se hayan otorgado a un mismo deudor, mayor será el riesgo de no pago de la obligación.

16.4.6. Consulta proveniente de centrales de riesgo y demás fuentes que disponga la cooperativa.

ARTICULO 17. ANÁLISIS DE LA CARTERA TOTAL Y VENCIDA:

Explica los resultados y el índice de morosidad además los casos críticos, para definir nuevas estrategias de cobro, donde se analiza la estructura de la cartera por tipo de garantía, persona y se establecen las provisiones.

Para lograr este análisis se requiere un informe que contenga los datos necesarios de cada crédito que se encuentra en xxxx, determinando en ellos garantías, interés corriente, saldo de aportes, destino, categoría, provisión etc.

Cada una de las etapas del proceso de cobro tiene definido un lapso de tiempo para realizarlas y alcanzar el objetivo propuesto, se debe actuar con compromiso y eficacia a fin de cumplirlo, y si no es posible, entrar a hacer los ajustes necesarios.

Aunque el plan de cobro trata de determinar y unificar los procedimientos de cada etapa, no se descarta la posibilidad de efectuar cambios que puedan ser explicados racionalmente por las circunstancias del momento o situación particular de cada crédito, sin que esto se convierta en norma general.

Cada responsable de estos procesos deberá estar atento y vigilar permanentemente a fin de conocer y prever factores del medio económico, legal y social que en un momento dado puedan afectar de manera determinante el éxito del proceso e informarlos oportunamente a la gerencia de la Cooperativa, a fin de tomar los correctivos del caso.

ARTÍCULO 18. VISITA DOMICILIARIA Y/O COMERCIAL

Es un recurso del cual dispone la cooperativa para establecer un contacto directo con el deudor y/o codeudor a fin de analizar las siguientes situaciones.

• Idoneidad a la Garantía: Es decir, constatar que el bien que respalda la obligación no ha sufrido desmejora y que en un eventual proceso jurídico pueda hacerse efectiva.

• Comprobación de Ingresos y Actividad: verificando si el deudor conserva o no su capacidad de pago.

La visita domiciliaria y/o comercial se da en el evento en que deudor y/o codeudor(es) no acuden a los llamados y comunicaciones anteriores, además de constituir un mecanismo de presión bastante efectivo en la labor de cobro.

No obstante lo anterior este recurso puede aplicarse en cualquier instancia de cobro o transcurso del crédito, con el fin de minimizar el riesgo en la operación de crédito.

ARTÍCULO 19. REPORTE A CENTRALES DE RIESGO:

La cooperativa se vinculará a una CENTRAL DE RIESGO de reconocido prestigio, como herramienta para conocer al asociado en su trayectoria comercial y crediticia, así como su hábito de pago, elemento fundamental y básico para el otorgamiento de crédito y la evaluación del mismo.

ARTIUCLO 20. CONDONACIÓN DE INTERÉS

20.1. Condonación de intereses

La cooperativa podrá eventualmente condonar los intereses contingentes que son aquellos que aun debiéndolos el deudor, no han sido contabilizados en el ingreso de la cooperativa y están registrados en las cuentas de orden, previa autorización de la gerencia general, se aplicará esta condición sí y solo sí el deudor cancela la totalidad de la obligación.

20.2. Condonación de intereses corrientes y xx xxxx por cobrar

Esta condonación de intereses estará supeditada única y exclusivamente al pago del total de la obligación, se autoriza a la gerencia de la cooperativa, a realizar ésta operación hasta por un monto no superior a un (1) S.M.M.L.V.

La Gerencia de la cooperativa informará mensualmente al consejo de administración sobre el número y monto de las condonaciones realizadas en el mes anterior.

ARTÍCULO 21. COBRO JURÍDICO

Jurídicamente se define como la recuperación o la cobranza ajustada a derecho, por tanto, dicha forma de cobro deberá ser efectuada estrictamente por los profesionales

del derecho, o sea, los abogados que para tal fin tenga a bien contratar la Cooperativa, el cobro mediante la vía jurídica sólo procede cuando se ha agotado el cobro administrativo y/o el Pre jurídico, es la última instancia de que dispone la cooperativa para lograr el recaudo efectivo de una obligación.

Una vez las obligaciones son entregadas al abogado para el cobro coercitivo, la Cooperativa no intervendrá en la gestión de cobro.

21.1. CAUSALES DE NO ENVÍO A COBRO JURIDICO:

Un deudor de la cooperativa puede no ser enviado a cobro jurídico cuando presente una de las siguientes causales:

• Cuando exista un acuerdo formal de pago y que se esté cumpliendo.

• Liquidación total pendiente por pagar a la empresa, cuando la obligación es por deducción de nómina, sin que esto excluya continuar la gestión de cobro a deudor y Codeudor(es) para lograr la recuperación oportuna de la deuda.

21.2. MEDIDAS CAUTELARES

EL EMBARGO: Es una medida de precaución adoptada por el organismo judicial a fin de asegurar los bienes durante la tramitación del juicio; el embargo puede ser:

• A Bienes Muebles: O sea todas aquellas cosas que poseen movimiento propio o que pueden ser transportables (como por ejemplo: muebles y enseres, dinero, ganado etc.)

• A Bienes Inmuebles: O sea aquellos objetos o cosas que no poseen movimiento o no se pueden transportar de un lugar a otro (como por ejemplo: edificaciones, predios, lotes), se asimilan a este mismo tratamiento aeronaves y buques de gran calado.

Estas son las formas más comunes de embargo, este puede ser extensivo a los codeudores en cuanto a sus patrimonios y todos los depósitos a favor que poseen en la Entidad Acreedora.

EL SECUESTRO: Es la aprehensión judicial o depósitos de un bien embargado con el fin de asegurar la eficacia de la medida de embargo.

No obstante todo lo anterior, el cobro jurídico podrá iniciarse con el registro de una sola cuota morosa según lo contempla el pagaré utilizado por la Cooperativa en su texto; además cuando sucedan estas situaciones:

• Cuando se compruebe el deterioro o desmejora de la garantía o garantías de la obligación, que pongan en peligro su posterior recaudo.

• Cuando los bienes dados en garantía fueran embargados o perseguidos judicialmente por terceros.

• En caso de cambio de condiciones económicas tanto del deudor como de sus codeudores, que presenten riesgos para la normal recuperación de la obligación

El envío de obligaciones a cobro jurídico, sólo se hará con la autorización de la Gerencia General, previamente evaluará si se ha cumplido a cabalidad con todo el procedimiento de cobro, esto es administrativo y Prejurídico; caso en el cual procederá a remitir la deuda para el cobro coactivo.

21.3. SUSPENSIÓN DE PROCESO EN COBRO JURÍDICO.

Con el fin de evitar situaciones más onerosas que vayan en contra de los Asociados y sobre todo tratando de normalizar o recuperar en su totalidad deudas con procesos jurídicos, se podrán suspender los procesos de cobro jurídico, previa autorización de la gerencia general de la Cooperativa.

En ningún caso, se podrán suspender las medidas cautelares (embargos) ya decretadas sin que se haya hecho efectivo el arreglo directo, consistente en la normalización de la obligación o la extinción de la misma mediante el pago.

No obstante en el acuerdo o arreglo directo que se realice debe incluir los honorarios del abogado.

El empleado asumirá de su propio pecunio los costos del abogado que no se cobren en arreglos de normalización de cartera de cualquier índole.

21.4 EVALUACIÓN Y CONTROL DE LA GESTIÓN JURÍDICA

Durante los 10 primeros días al vencimiento de cada trimestre, los abogados encargados del cobro jurídico deberán rendir informe sobre la gestión realizada en la cartera encomendada a estos; dicho informe será presentado a la dirección de xxxxxxx y a la gerencia con los siguientes datos:

• Fecha de presentación de la demanda

• Juzgado en donde se desarrolla el proceso

• Radicado del proceso

• Última actuación o gestión procesal adelantada

• Bienes embargados o secuestrados

No obstante, la Cooperativa podrá exigir en cualquier momento la información que requiera de todos o de un caso en particular.

21.5 RECAUDO DE CARTERA EN COBRO PRE Y JURÍDICO.

El abogado expedirá un recibo de consignación de la cooperativa, indicando el valor del abono total o parcial que el deudor identificado plenamente debe cancelar en las propias oficinas de la cooperativa. No obstante el abogado se comunicará vía telefónica con el área de cartera para informar del recaudo.

El área de Cartera tendrá el control diario y permanente de los recaudos por este concepto, que se realicen en las oficinas de la cooperativa y periódicamente y de acuerdo al contrato con los abogados, se realizará la respectiva liquidación y pago.

Sin embargo, cuando un deudor y/o codeudor acudan a la Cooperativa con el fin de cancelar en su totalidad la obligación a su cargo, podrá la entidad recibir el dinero previa comunicación al abogado para la fijación de sus honorarios y posterior suspensión del proceso.

Esta negociación será responsabilidad exclusiva de la dirección de cartera.

En ningún caso el abogado externo está autorizado para retirar la demanda o levantar las medidas cautelares decretadas en el proceso, salvo la cancelación total de la deuda, honorarios y gastos procesales o cuando así lo autorice la gerencia de la Cooperativa por escrito.

ARTÍCULO 22. ADMINISTRACIÓN DE GARANTÍAS

La Cartera constituye el activo financiero más importante de la Cooperativa, las garantías son la posibilidad que tiene la cooperativa de hacer efectiva la obligación en un momento determinado, es decir, como su nombre lo indica garantizar el pago; se impone entonces la necesidad de disponer de un conjunto de instrumentos que posibiliten su evaluación y control permanente, a fin de minimizar el riesgo que ello implica.

Las garantías son llamadas también instrumento de crédito y sus características son:

• INCORPORACIÓN: La obligación se plasma en un documento donde se consigna un derecho.

• LEGITIMACIÓN: Se presume que quien posee el documento es el legítimo dueño del derecho. Este derecho se puede transferir (endosar) cumpliendo debidamente los trámites correspondientes.

• LITERALIDAD: Obliga solamente al tenor de lo escrito en él.

• AUTONOMÍA: El derecho que confiere es indispensable del negocio que originó o transfirió el título.

22.1. REGISTRO DE GARANTÍAS

Para lograr un mantenimiento y control más efectivo de las garantías, al momento de constituirlas se debe registrar en el archivo automático y en la planilla de control de garantías, allí llevará información sobre:

• Código

• Número

• Nombre o razón social del deudor.

• Nombre del propietario.

• Documento de identificación del deudor y propietario.

• Tipo de Garantía.

• Monto Aprobado.

• Valor del acto.

• Plazo.

• Aseguradora.

• Valor asegurado.

• Riesgo cubierto.

• Número de documento que presta mérito.

• Fecha de desembolso.

• Fecha de renovación.

• Firma responsable.

22.2. ARCHIVO DE GARANTÍAS:

Los siguientes son los documentos que deben archivarse por cada tipo de garantía junto con el pagaré.

Deudores y codeudores:

Pagaré debidamente diligenciado y firmado por los integrantes de la obligación y firma del empleado responsable

Hipoteca: Primera copia de la escritura donde figure la constitución de la hipoteca a favor de la Cooperativa y diga expresamente “Presta mérito ejecutivo” para la Cooperativa, con sello de registro en original. Certificado de tradición y libertad de 20 años donde aparezca la hipoteca a favor de la Cooperativa.

Prenda de vehículo: Documento de PRENDA, con reconocimiento de firma del deudor ante notaria, fotocopia de la tarjeta de propiedad donde aparezca la prenda a favor de la Cooperativa, Póliza de vehículo donde figure como primer beneficiario la cooperativa y asegurado el dueño del vehículo.

Prenda de maquinaria: Documento de prenda con reconocimiento de firma del deudor ante notaría, certificado de existencia y representación de la sociedad si es persona jurídica o certificado xx Xxxxxx de Comercio del establecimiento si es persona natural donde figure la prenda registrada, Póliza de la maquinaria donde figure como primer beneficiario la Cooperativa.

Endoso de Facturas: Factura en carbón con la expresión “Endoso de garantía”, Firma del endosante, Carta dirigida a la entidad que pagará la factura con firma y sello, confirmando la entrega a favor de la Cooperativa.

Las garantías se deben organizar en sobres de Manila individuales y marcados con un stiker con la siguiente información:

• Nombre y cédula del deudor.

• Tipo de garantía

• Número de la garantía (igual al registro en la planilla Control de Garantías).

Éstos sobres deben archivarse en Caja Fuerte o en el lugar seguro que garantice su custodia y conservación.

La copia del pagare con la respectiva carta de autorización de diligenciamiento, se debe guardar igualmente en custodia en caja fuerte, ordenados en forma ascendente por número de pagaré; La otra copia debe ser enviada para ser custodiada en el Centro de Administración Documental.

22.3. CONTROL Y REVISIÓN DE GARANTÍAS.

Permanentemente deberá revisarse el archivo de garantías y verificar las condiciones de seguridad y conservación en que se encuentran.

La responsabilidad en la administración de las garantías es directamente de la dirección de cartera, así como el control y revisión en el manejo adecuado de las mismas.

22.4. CANCELACIÓN DE GARANTÍAS.

Cuando se presenta la cancelación de una obligación, el cajero remite al asociado donde el asesor comercial, quién será el encargado de tramitar la garantía así:

• Deudores y codeudores: Entregar el pagaré original con el sello de cancelado y hacer Firmar el libro “Control de Garantías” por el asociado.

• Prenda: Para el levantamiento de la prenda se deben entregar los siguientes documentos en dos copias:

• Original con el poder para el Xxxxxxxx x Xxxxxx de Comercio.

• Una copia para el Asociado.

• La copia restante con la documentación antes enviada, se archiva en la carpeta.

• Alternativamente la cooperativa debe notificar por escrito a la aseguradora la cancelación del crédito, a fin de que no renueve la póliza del seguro con cargo a la Cooperativa.

• Hipoteca: Entregar pagaré original con sello de cancelado y hacer firmar el libro “Control de Garantías”, por el Asociado.

• Se realiza carta de autorización de cancelación de la hipoteca una vez cancelada la hipoteca.

• Se notifica al asociado que se acerque a la notaría y continuar los trámites pertinentes.

• Alternativamente la cooperativa debe notificar por escrito a la aseguradora la cancelación del crédito, a fin de que no renueve la póliza del seguro con cargo a la Cooperativa.

• Facturas: Entregar el pagaré original con sello de cancelado y hacer firmar el libro “Control de Garantías” por el asociado.

• Devolver las facturas con el debido levantamiento de endoso y

• La carta de notificación de la empresa con sello de cancelado de la cooperativa.

ARTÍCULO 23. RESPONSABILDIAD DE LA REVISORIA FISCAL

En cumplimiento de la función consagrada en el numeral 2 del artículo 207 del Código de Comercio, corresponde al revisor fiscal presentar oportunamente a la administración o la asamblea de las entidades vigiladas los informes acerca de las desviaciones en el cumplimiento del acuerdo de cartera, de las deficiencias en los controles internos sobre la administración de la cartera, así como las irregularidades encontradas que surjan como resultado del examen que sobre esta materia realice. Estos aspectos deberán quedar suficientemente documentados en los papeles de trabajo y en los informes presentados y a disposición de la Superintendencia para cuando ésta lo requiera.

En el informe que presente a la asamblea general, el revisor fiscal deberá dejar constancia de aquellas debilidades e irregularidades que tienen una incidencia importante en la administración de la cartera de créditos, subsanadas o no por la administración de la entidad vigilada a la fecha xx xxxxx del ejercicio, respecto del cual el revisor fiscal presenta el informe de cumplimiento y de control interno al que hace referencia el artículo 209 del Código de Comercio.

ARTÍCULO 24. MODIFICACIÓN Y CUSTODIA DEL REGLAMENTO.

El estudio de modificaciones al reglamento de administración de cartera o su actualización, será competencia exclusiva del Consejo de Administración; organismo que deberá ceñirse a las disposiciones legales y estatutarias vigentes.

Para tener un control de las modificaciones, la cooperativa utilizará el formato que refleje y conste por escrito: la fecha de la modificación, acta Nº, artículo anterior modificado y firma del presidente y secretario del consejo de administración

El gerente general de la cooperativa será el responsable de la guarda y custodia en medios electrónicos e impresos del presente reglamento, pudiendo delegar esta responsabilidad en la persona que él designe.

ARTÍCULO 25. DEROGACIÓN DE NORMAS

El presente reglamento deroga todas las disposiciones anteriores o que le sean contrarias y que estén relacionadas con la actividad de administración del crédito.

ARTÍCULO 26. CONFIDENCIALIDAD Y MANEJO DE LA INFORMACIÓN

Tanto las actuaciones de cada uno de las personas, empleados, integrantes del consejo de administración y el comité, las decisiones que se adopten, la información a la que tengan acceso y de la cual tengan conocimiento por razón de su función serán de estricto carácter confidencial y privilegiado, por lo cual no podrá ser divulgada a personas naturales o jurídicas diferentes a quienes deban conocerla y siempre utilizando los medios y canales propios de la institución.

ARTÍCULO 27. APLICACIÓN DEL REGLAMENTO

El reglamento de administración de cartera de COOTRAPEN entrará a regir a partir de la fecha en que sea aprobado por el consejo de administración, es de uso exclusivo del personal de la cooperativa.

Una copia de este reglamento será entregado al área de crédito, cartera, control interno.

Si se presentaren dudas en la interpretación de este Reglamento, o en su aplicación, que puedan ocasionar dificultad para el normal funcionamiento, estas serán sometidas al concepto del Consejo de Administración, para lo cual se le formulará la respectiva solicitud por escrito, indicando el motivo u origen de la duda a fin de que sea resuelta a más tardar en la reunión ordinaria siguiente del Consejo de Administración.

En todo caso se tomará en cuenta la doctrina cooperativa, la legislación cooperativa y las normas vigentes en materia de actividad financiera, en especial las que guarden relación con el capítulo II, III, V y VI de la Circular Básica Contable y Financiera 004 de

2008 que da origen al presente reglamento o las que posteriormente la modifique, sustituya o derogue.

ARTÍCULO 28. APROBACIÓN

El presente reglamento se aprueba en el municipio de Pensilvania Caldas el día quince

(15) del mes de diciembre del año dos mil quince (2015), según consta en el acta N°. 326 del Consejo de Administración.

Para constancia firman:

Presidente. Secretaria.

CONTROL DE MODIFICACIONES AL REGLAMENTO

FECHA dd/mm/aa
ACTA Nº
TEXTO ARTÍCULO ANTERIOR
FIRMAS