PROCEDIMIENTO PARA EFECTUAR ANEXOS DE MODIFICACION AL CONTRATO
PROCEDIMIENTO PARA EFECTUAR ANEXOS DE MODIFICACION AL CONTRATO
Departamento de Operaciones | Parques de Chile | 01/09/2016 |
REF: PR-AMC | ||
N° Revisión: 01 | Procedimiento para efectuar Anexos de Modificación al Contrato (AMC) | Pág. 2 de 10 |
Contenidos:
Objetivo y Generalidades……………………………………………..…...... 3
Elementos que pueden ser modificados…………………………..……… 4
- Cambio de Titular………………………………………………..…….. 4
- Cambio en Asignación de sepultura………………………….....… 7
- Agregar o Eliminar un Requirente…………………………………. 8
- Agregar o Eliminar un Beneficiario……...…...…………………… 9
Caso de los copropietarios……………………………………………………. 9
Responsabilidades………………………………………………………….….. 10
Autorizaciones y Entrada en Vigencia:
Entrada en Vigencia: 01 de Septiembre de 2016 | ||
Realizado | Revisado | Aprobado |
Departamento Operaciones | ||
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1. OBJETIVO
El objetivo de este procedimiento es regular el ingreso de las modificaciones que se realizan a los contratos de compraventa existentes, a través de políticas y normativas, delimitando las responsabilidades de cada participante.
La vigencia de este procedimiento se inicia el 01 de septiembre de 2016.
2. GENERALIDADES
Los Anexos de Modificación al Contrato (AMC) son aquellos documentos que modifican una o más cláusulas del contrato de compraventa suscrito por el Titular; por lo tanto, éstos se deben confeccionar con la misma prolijidad que aquella observada al momento de celebrar un contrato de compraventa. Esto significa que dicho formato debe ser llenado sin enmendaduras y con letra clara y legible.
Para un mejor control de la suscripción de los AMC, a cada sucursal se le ha asignado un número correlativo de Folios, por lo tanto cada documento que se confeccione deberá incluir el correlativo que corresponda, según la siguiente tabla:
Calama | 10001 | 11000 |
Xxxxxxxx | 0000 | 00000 |
Xxxxxx | 13001 | 14000 |
Nogales | 12001 | 13000 |
Melipilla | 8001 | 9000 |
Cauquenes | 7000 | 8000 |
Rengo | 11001 | 12000 |
Los Ángeles | 6001 | 7000 |
Parral | 12001 | 13000 |
Angol | 5001 | 6000 |
Concepción | 14001 | 15000 |
Chillán | 2501 | 3000 |
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San Xxxxxxx | 2001 | 2500 |
San Xxxxxx | 1601 | 2000 |
San Xxxxxxxx | 3001 | 3500 |
Se hace presente que sólo se permite la modificación de ciertos puntos del contrato de compraventa, los cuales están contenidos en el AMC y que corresponden a:
1. Cambio de Titular
2. Cambio de Asignación de Sepultura
3. Agregar o eliminar Requirentes
4. Agregar o eliminar Beneficiarios
Las actualizaciones de teléfonos, direcciones y otros datos relativos al Titular no requieren de la suscripción de un AMC, sino que se modificarán a través de la suscripción del Formulario de Actualización de Datos.
3. ELEMENTOS QUE PUEDEN SER MODIFICADOS POR AMC
3.1 Cambio de Titular
Existen distintas hipótesis que pueden originar una modificación por cambio de Titular. Se detallan diferentes tipos y se adjuntan formatos para ser aplicados en cada caso, a saber:
A. Por fallecimiento de Titular
B. Cesión de Derechos por renuncia a la sepultura
C. Transferencia de sepultura
En el evento que el cliente presente un documento distinto a los formatos de la empresa, éste deberá enviarse a Operaciones para revisión y validación.
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Se hace presente que las Cesiones de Derecho o Transferencias entre cónyuges, NO están permitidas, ya que la ley expresamente prohíbe estas transacciones. Lo anterior se aplica sólo a matrimonios debidamente celebrados y vigentes (no a convivientes).
3.1.1. Por fallecimiento del Titular.
Cesión de Derechos de la comunidad hereditaria: Esta es la situación ideal en que todos los herederos del Titular fallecido autorizan a uno sólo de ellos para detentar la titularidad exclusiva de la sepultura, renunciando en consecuencia a sus derechos. Esta cesión puede aplicarse haya o no haya posesión efectiva, dado que hay un párrafo que hace referencia a la misma, el que se tiene que mantener o eliminar según corresponda.
Documentos que se deben adjuntar:
- Escritura de Cesión de Derechos
- Certificado de Defunción
- Fotocopia cédula de identidad del nuevo Titular
Mandato Especial de la comunidad hereditaria: Este formato se aplica cuando la comunidad hereditaria no desea renunciar a sus derechos sobre la sepultura y designa a uno de ellos como el “Administrador” de dicha sepultura, quien los representará frente a nuestra empresa. Este modelo también se puede utilizar en caso de existir o no posesión efectiva, al contener un párrafo que hace referencia a la misma, el que se debe mantener o eliminar según sea el caso específico.
Documentos que se deben adjuntar:
- Mandato especial de la comunidad hereditaria
- Certificado de Defunción
- Fotocopia cédula de identidad del nuevo Titular
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Declaración Jurada: En la eventualidad que no presente ninguno de los documentos anteriores, uno de los herederos deberá suscribir la Declaración Jurada. El objetivo de este documento es que el nuevo Titular asuma la responsabilidad de radicarse la sepultura frente a los demás herederos, resolviendo de esta forma que la sepultura se mantenga sin designación de Titular.
Documentos que se deben adjuntar:
- Declaración Jurada
- Certificado de Defunción
- Fotocopia cédula de identidad del nuevo Titular
De acuerdo a lo indicado en el Procedimiento de Inhumación, ANTES DE SEPULTAR, se deberá suscribir paralelamente la Cesión de Derechos, el Mandato especial o la Declaración Jurada (notarial o simple, dependiendo del caso) por el tercero y el AMC en que conste el cambio de titular respectivo.
Se deja constancia que en caso de fallecimiento del titular es OBLIGATORIA la suscripción de un AMC, toda vez que para efectos de utilizar la sepultura se requiere la autorización por parte del Titular, por lo que alguien debe ser designado en dicha calidad.
3.1.2. Cesión de Derechos por Renuncia a la Sepultura.
Este modelo se aplica cuando la sepultura aún no ha sido pagada en su totalidad por el actual Titular y éste desea transferir la sepultura a un tercero, con la excepción del cónyuge. El nuevo Titular asume todos los deberes, derechos y obligaciones que se relacionan con la sepultura.
Para la validez de esta Cesión de Derechos el nuevo titular, deberá cumplir las políticas comerciales vigentes, especialmente en cuanto a la edad máxima de contratación.
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Documentos que se deben adjuntar:
- Cesión de Derechos por Renuncia a la sepultura
- Fotocopia cédula de identidad del antiguo Titular
- Fotocopia cédula de identidad del nuevo Titular
3.1.3. Transferencia de Sepultura.
Se debe realizar mediante Escritura Pública en Notaría.
Este modelo se aplica cuando la sepultura se encuentra pagada en su totalidad. Se sugiere solicitar al cliente la utilización de modelo oficial de nuestra empresa, para que lo presente en Notaría y les sirva de modelo para la confección de la Escritura Pública.
En este tipo de Transferencia se debe pagar al Parque el 10% del precio actual de la sepultura estándar, considerando valor NF o NI según contrato original y según tasación que practique la Administración del Cementerio Parque, de acuerdo a lo previsto por el Reglamento General de Cementerios y Reglamento Interno.
Documentos que se deben adjuntar:
- Transferencia de Sepultura
- Fotocopia cédula de identidad del Titular
- Fotocopia cédula de identidad del nuevo Titular
- Fotocopia de boleta donde refleja el cobro del 10% del precio de sepultura
Los documentos Notariales que presenten errores en el llenado o que contengan información que no corresponda, se devolverán para su regularización, por lo tanto se exige la mayor prolijidad.
3.2. CAMBIO DE ASIGNACIÓN DE SEPULTURA
Se puede realizar esta operación, siempre que el cambio no modifique el plan financiero del contrato de compraventa. Se puede modificar el número de sepultura dentro de un mismo sector o asignar un sector diferente, siempre que tenga el mismo precio pactado en el contrato de compraventa.
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Esta solicitud debe ser visada por el Administrador del Parque, PREVIO a la suscripción del AMC, quien verificará y validará la disponibilidad de la sepultura en terreno.
Para respaldar su validación, el Administrador del Parque deberá firmar el documento de Asignación de sepultura.
Adicionalmente, teniendo en cuenta el informe del Administrador, el Jefe de Servicio deberá validar la disponibilidad de la sepultura para asignar en el sistema, teniendo a la vista tanto la información contenida en el mismo como la contenida en el contrato físico. En el evento que exista una inconsistencia entre ambos instrumentos, ello deberá ser informado de MANERA INMEDIATA al Área de Operaciones, a fin de que ésta resuelva la situación.
Ningún AMC podrá ser suscrito por el cliente sin contar con las validaciones anteriores.
Documentos que se deben adjuntar:
- Fotocopia cédula de identidad del Titular.
- Asignación de sepultura firmada por el Administrador.
3.3. AGREGAR O ELIMINAR UN REQUIRENTE
Se puede agregar o eliminar un requirente por parte del titular en cualquier tiempo, sólo en aquellos contratos que tengan la figura del requirente definida.
Recuerde que el requirente no es beneficiario ni copropietario, es la persona que puede autorizar en ausencia del titular, a abrir la sepultura, sea para inhumar, exhumar o trasladar.
La ausencia del titular No incluye su fallecimiento. En este último caso, el requirente no podrá suplirlo, dado que el Mandato se extingue con la muerte del Mandante.
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Documentos que se deben adjuntar:
- Fotocopia cédula de identidad del Titular
- Fotocopia cédula de identidad del Requirente o certificado de nacimiento.
3.4. AGREGAR O ELIMINAR UN BENEFICIARIO
De acuerdo al tipo de contrato firmado por el Titular, se podrá agregar o eliminar un beneficiario mientras el contrato de compraventa se encuentre vigente, independiente de si el precio ha sido o no pagado íntegramente (la vigencia dice relación con el plazo del contrato en el que se mantienen vigentes los beneficios).
Para verificar si al contrato particular le corresponde este tipo de modificación, se deberá revisar el documento “Análisis Jurídico de los Contratos”, confeccionado y enviado por la fiscalía de nuestra empresa.
En el caso que se desee eliminar un beneficiario en aquellos contratos que NO permiten el reemplazo de los mismos, se deberá solicitar al Titular una Declaración Jurada en la cual reconozca que no podrá efectuar dicho reemplazo.
Documentos que se deben adjuntar:
- Fotocopia cédula de identidad del Titular
- Fotocopia cédula de identidad del Beneficiario o certificado de nacimiento, en caso de ser agregado.
4. CASO DE LOS COPROPIETARIOS
En aquellos contratos en que existan los copropietarios, se hace presente que en el evento que el Titular fallezca o transfiera su parte de la sepultura, esto sólo afectará al 50% de la misma (porcentaje del cual el Titular es pleno dueño). El restante porcentaje se mantendrá asignado al copropietario respectivo.
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La muerte del Titular NO hace pleno dueño al copropietario de la totalidad de la sepultura, sino que éste dividirá la propiedad con la comunidad hereditaria respectiva.
Así también, si el Titular desea vender la totalidad de la sepultura, deberá contarse con la autorización del copropietario, para efectos de radicar el 100% de la sepultura en un tercero.
5. RESPONSABILIDAD EN EL CUMPLIMIENTO DEL PROCEDIMIENTO
El ingreso de los cambios en sistema se realizará en el área de Operaciones, previa revisión y cumplimiento de este procedimiento.
La responsabilidad de cumplir con este procedimiento será del Jefe de Servicios de cada sucursal, quien se encargará de enviar la documentación firmada por el Titular con todos los documentos que se requieran.
Sin perjuicio de lo anterior, el Jefe de Xxxxxxxx deberá supervigilar el cumplimiento de este procedimiento respecto de todos los intervinientes en él.
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