Medellín, Abril 27 de 2018
Medellín, Abril 27 de 2018
Asunto: Invitación para adherirse al Contrato Marco No. 0025 Distribución de correspondencia y encomiendas de COMFENALCO ANTIOQUIA.
1. Información General
La Caja de Compensación Familiar COMFENALCO ANTIOQUIA requiere la contratación de una red de proveedores que permitan cumplir con el esquema de operación de distribución de correspondencia y encomiendas administrados por la Caja en los diferentes municipios de Antioquia.
Para el efecto, COMFENALCO ANTIOQUIA contratará una red de proveedores bajo el esquema de contrato marco de adhesión con suscripción de contratos específicos individuales con las personas naturales o jurídicas que expresamente acepten las condiciones del contrato marco mediante carta dirigida al Representante Legal de la Corporación y que cumplan con los requisitos enunciados en este documento según valoración del equipo interdisciplinario definido por COMFENALCO ANTIOQUIA.
La presentación de la carta de aceptación por parte de la persona jurídica interesada en adherirse constituye evidencia de que estudió y entendió completamente las condiciones del Contrato Marco No.0025 Distribución de correspondencia y encomiendas de COMFENALCO ANTIOQUIA, y que recibió las aclaraciones necesarias por parte de COMFENALCO ANTIOQUIA sobre inquietudes o dudas formalmente consultadas, que está enterado a satisfacción del alcance de lo requerido, y que ha tenido en cuenta todo lo anterior para suscribir el contrato específico individual resultante de su proceso de adhesión al Contrato Marco 0025.
Las personas jurídicas interesadas en adherirse al Contrato Marco 0025 deberán estudiar cuidadosamente la totalidad de la información en él contenida, deberán informarse de todas las condiciones que de alguna manera afecten sus costos y el desarrollo de la prestación del servicio, tales como: permisos, autorizaciones, concesiones y licencias administrativas, ambientales o de cualquier otra índole que deban obtenerse, leyes y reglamentos en materia laboral, ambiental y de impuestos entre otras que reglamenten el ejercicio de actividades similares a las previstas en el Contrato Marco, así como cualquier otra clase de normas que puedan ser aplicables. Cualquier omisión por parte del interesado en adherirse a este respecto será de su
propio riesgo y, por lo tanto, no habrá ningún reconocimiento económico como consecuencia de ello, ni se aceptará excusa alguna por errores u omisiones.
La carta de aceptación entregada por las personas naturales o jurídicas interesadas en adherirse al Contrato Marco 0025 no genera obligatoriedad para COMFENALCO ANTIOQUIA toda vez que el perfeccionamiento de la relación contractual se surte cuando se han cumplido los siguientes requisitos:
a) La entrega de la carta de aceptación de los términos y condiciones definidos en el contrato marco suscrita por la persona natural o por el Representante Legal de la persona jurídica debidamente autorizado para comprometer a la entidad interesada en participar.
b) El cumplimiento de los requisitos que lo habilitan para adherirse al contrato marco definidos por COMFENALCO ANTIOQUIA en este documento de invitación.
c) La suscripción por parte de la persona natural o por el Representante Legal en caso de la persona jurídica del acta de negociación
d) La suscripción del contrato específico individual derivado del contrato marco y la aprobación por parte de COMFENALCO ANTIOQUIA de las garantías exigidas en el mismo.
El adherente entiende y conoce que la aceptación de las condiciones y términos del Contrato Marco 0025, así como el perfeccionamiento del contrato específico individual, lo habilita como proveedor del servicio de Distribución de correspondencia y encomiendas de COMFENALCO ANTIOQUIA, sin que ello obligue de alguna forma a COMFENALCO ANTIOQUIA a asignarle un número determinado de servicios ni al pago de suma alguna diferente al valor de los productos efectivamente entregados que cumplan con las características definidas en el contrato.
Para la ejecución del contrato, es requisito la suscripción del acta de inicio que será remitida por COMFENALCO ANTIOQUIA al adherente aceptado.
2. Procedimiento para adherirse al Contrato Xxxxx
2.1. Publicación en la página web.
COMFENALCO ANTIOQUIA publicará en su página web para conocimiento y análisis de los interesados, la invitación a adherirse, el Contrato Xxxxx, el formato de aceptación de la invitación y demás anexos.
COMFENALCO ANTIOQUIA podrá en cualquier tiempo retirar estos documentos de la página web en señal del cierre de la invitación.
2.2. Presentación de la carta de aceptación y requisitos de contratación.
La persona natural o jurídica interesada en adherirse al Contrato Marco No. 0025 Distribución de correspondencia y encomiendas de COMFENALCO ANTIOQUIA deberá presentar la carta de aceptación de los términos y condiciones en el formato anexo a la presente invitación (ANEXO 2), suscrita por la persona natural y en caso de la persona jurídica por su representante legal, quien deberá estar debidamente autorizado para comprometer a la entidad, en especial, en aquello relacionado con el objeto y valor máximo definido en el Contrato Xxxxx.
La carta de aceptación deberá ir acompañada de los siguientes documentos:
2.2.1. Documentos a diligenciar
• Formato de experiencia (ANEXO 3). Se requieren mínimo 2 años de experiencia.
• Formato de declaratoria de inhabilidades, incompatibilidades y conflictos de interés (ANEXO 4).
• Aviso de privacidad y autorización de datos personales (ANEXO 5)
• Propuesta económica (ANEXO 6-0, 6-1, 6-2). La presentación de la propuesta económica por parte de la persona natural o jurídica que solicita adherirse al Contrato Xxxxx constituye evidencia de que estudió y entendió completamente las especificaciones, que está enterado a satisfacción del alcance de lo requerido, y que ha tenido en cuenta todo lo anterior para fijar el valor, plazo y demás aspectos de su propuesta. Los precios deberán expresarse en pesos colombianos, discriminar el Impuesto al Valor Agregado (IVA).
• ANEXO 8 Cubrimientos y términos de entrega
Esta invitación a adherir no genera obligatoriedad para con los proponentes que presenten propuesta. COMFENALCO ANTIOQUIA se reserva el derecho de realizar su proceso de selección basado en los criterios internos y confidenciales que determine importantes.
2.2.2. Documentos adicionales que deben ser adjuntados a la carta de invitación:
• Certificado de Existencia y Representación Legal con fecha de expedición no mayor a 1 mes.
• Copia del acto que faculta al Representante Legal para comprometer a la persona jurídica a contratar (si aplica).
• Fotocopia de la cedula de la persona natural o del representante legal de la persona jurídica que quiere adherir al Contrato Xxxxx.
• Registro Único Tributario (RUT).
• Certificación bancaria.
• Certificación del Revisor Fiscal sobre el cumplimiento del Sistema de Seguridad Social Integral. Si es persona natural, deberá adjuntar al documento soporte de pago de la seguridad social.
• Estados financieros de los últimos tres (3) años (2015, 2016 y 2017) para evaluar su capacidad financiera (Endeudamiento, Liquidez y margen EBITDA).
• Tarjeta profesional y certificación de vigencia de inscripción y antecedentes disciplinarios del Revisor Fiscal.
• Tarjeta profesional y certificación de vigencia de inscripción y antecedentes disciplinarios del Contador Público.
COMFENALCO ANTIOQUIA podrá verificar la información contenida en los documentos, así podrá escoger de manera aleatoria cualquiera de ellos para ser verificado. Así mismo, podrá solicitar aclaración respecto al contenido de los mismos.
2.3. Presentación intención de adherirse.
La carta y los requisitos para adherirse, deben ser presentados en medio físico y magnético en sobre cerrado dirigido al Señor Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxx, Jefe de Logística. El lugar de entrega es la Sede Administrativa y de Servicios Palacé de COMFENALCO ANTIOQUIA, ubicadas en la Xxxxxxx 00 # 00-00, Xxxx 0, Xxxxxxxx Xx. 00.
2.4. Evaluación de requisitos y notificación al interesado.
El estudio y verificación de las propuestas se harán con base en su contenido. Sin embargo, COMFENALCO ANTIOQUIA se reserva el derecho de verificar la información suministrada y de descalificar aquellas solicitudes que, a su juicio, contengan información inexacta, falsa o que no haya podido ser verificada por los medios usuales.
Para la verificación de las solicitudes de adhesión se tendrán en cuenta los siguientes criterios:
Concepto Calificación
Verificación de la Capacidad
Jurídica
Cumple o No Cumple
Análisis de la Capacidad
Financiera
Cumple o No Cumple
Análisis de la Capacidad
Técnica
Cumple o No Cumple
2.4.1. Verificación de la Capacidad Jurídica
Consiste en el concepto de cumplimiento emitido por el Consultor de Procesos Jurídicos de COMFENALCO ANTIOQUIA basado en la revisión de la totalidad de los documentos presentados por la persona jurídica que desea adherirse, de acuerdo con los requerimientos de esta invitación y a las disposiciones legales vigentes. La verificación de la Capacidad jurídica no asigna puntaje.
Son documentos objeto de la evaluación jurídica los siguientes:
• Declaratoria de inhabilidades, incompatibilidades y conflicto de interés: La persona jurídica deberá adjuntar un documento suscrito por el Representante Legal en el que se manifieste que no existe entre él como persona natural, los miembros de su Junta Directiva o de cualquier integrante de su empresa, ningún vinculo o parentesco hasta el cuarto grado de consanguinidad, primero de afinidad o único civil con alguno de los Miembros del Consejo Directivo, con el Director Administrativo, con los Directivos y funcionarios ni con la Revisoría Fiscal de COMFENALCO ANTIOQUIA, que le impida adherirse al Contrato Marco 0025 y suscribir el contrato específico individual, en acatamiento a la prohibición establecida en el artículo 7 de la Ley 21, Artículo 23 de la Ley 789 y los estatutos
de esta Corporación. Lo mismo aplicará para la persona natural actuando en nombre propio.
• Carta de aceptación de los términos y condiciones definidos en el Contrato Xxxxx: La carta de aceptación de los términos y condiciones definidos en el contrato marco suscrita por la persona natural o por el representante legal de la persona jurídica debidamente autorizado para comprometer a la entidad interesada en participar, deberá indicar el nombre o razón social, el nombre y cargo del contacto responsable por la propuesta, su dirección electrónica (e-mail), número de teléfono y fax.
• Certificado de existencia y representación legal: El certificado que acredite la existencia y representación legal de la persona jurídica debe ser con fecha de expedición no mayor a treinta (30) días de la fecha de en que se presente la carta de aceptación.
• Autorización para presentar aceptar, presentar la propuesta y suscribir contrato respectivo: En el caso que el Representante Legal, conforme a los estatutos, no tenga facultades para contraer obligaciones a nombre de la misma en razón de la cuantía del valor total del Contrato Marco 0025, deberá presentar copia del acta ó certificación en que conste la autorización de la Junta de Socios, Junta Directiva o Asamblea General de Socios que lo autorice para suscribir el respectivo contrato específico individual en caso de ser aceptado.
• Copia de la cedula del representante legal: El interesado en adherirse deberá presentar copia de su cédula, en caso de personas jurídicas del representante legal que suscribe la carta de aceptación.
• Registro Único Tributario – RUT: El interesado en adherirse deberá presentar el registro único tributario expedido por la DIAN.
• Certificación Bancaria: El interesado en adherirse deberá presentar constancia de la existencia de su cuenta bancaria.
• Certificación del pago de aportes al Sistema de Seguridad Social: La persona jurídica que solicita adherirse al Contrato Marco 0025 deberá adjuntar a la carta de aceptación la certificación firmada por el Revisor Fiscal y/o Representante Legal, según el caso, donde informe que se encuentra al día en pago aportes de
parafiscales y al sistema de Seguridad Social. Si se trata de una persona natural, deberá adjuntar al documento soporte de pago de la seguridad social respectivo.
• Información financiera: La persona jurídica que solicita adherirse al Contrato Marco 0025 deberá adjuntar a la carta de aceptación el balance y estado de pérdidas y ganancias de los tres últimos años (2015, 2016 y 2017). Para empresas con cifras expresadas en moneda extranjera, deberá suministrar las tablas de cambio de su moneda local respecto al peso colombiano al final de cada año fiscal.
• Tarjeta profesional y certificación de vigencia de inscripción y antecedentes disciplinarios del Revisor Fiscal: La persona jurídica deberá anexar copia de la Tarjeta Profesional y de la Certificación de Vigencia de Inscripción y Antecedentes Disciplinarios vigente, expedida por la Junta Central de Contadores, del Revisor Fiscal (si está obligado a tenerla) responsable de la suscripción del certificado sobre el pago de los aportes al Sistema General de Seguridad Social y aportes parafiscales.
• Tarjeta profesional y certificación de vigencia de inscripción y antecedentes disciplinarios del Contador Público: La Persona Jurídica deberá anexar copia de la Tarjeta Profesional y de la Certificación de Vigencia de Inscripción y Antecedentes Disciplinarios vigente, expedida por la Junta Central de Contadores, del Revisor Fiscal responsable de la suscripción del Balance General solicitado.
2.4.2. Análisis de la Capacidad Financiera
La verificación financiera de la solvencia económica de la persona jurídica que solicita adherirse se hará con base en los análisis de los Estados Financieros de los últimos 3 años.
Se analizarán los siguientes indicadores, los cuales determinarán si cumple o no:
• Endeudamiento: (Total Pasivo/Total Activo).
Se evalúa el resultado del indicador en cada uno de los años presentados y se otorga puntaje de acuerdo a los siguientes rangos:
Endeudamiento Entre Entre Mayor a
0% - 50% | 50% y 80% | 80% | |
Puntos otorgados | 2 | 1 | 0 |
• Liquidez (Días) (Rotación de cuentas por cobrar / Rotación de cuentas por pagar) Rotación de cuentas por cobrar (Días): [360/(ventas/deudores)]
Rotación de cuentas por pagar (Días): [360/(costo de la mercancía vendida
/proveedores)]
Se evalúa el resultado del indicador en cada uno de los años presentados y se otorga puntaje de acuerdo a los siguientes rangos:
Liquidez Mayor a
1
Entre 1 y 0.5
Menor a 0.5
Puntos otorgados 2 1 0
• Xxxxxx XXXXXX (Utilidad operacional + depreciaciones + amortizaciones) / Ingreso Operacional)
Xxxxxx XXXXXX Mayor a 10%
Entre 10% y 3%
Menor a 3%
Puntos otorgados 2 1 0
Luego de tener los indicadores anteriores calificados, se suman el puntaje adquirido en cada uno de los años y se realiza la siguiente ponderación:
Año más lejano= Puntaje adquirido en el año (suma del puntaje de los tres indicadores) X 20%
Año intermedio = Puntaje adquirido en el año (suma del puntaje de los tres indicadores) X 30%
Año más reciente= Puntaje adquirido en el año (suma del puntaje de los tres indicadores) X 50%
El resultado obtenido en cada uno de los años se suma y se asigna la calificación acorde a la siguiente tabla:
Calificación final (puntaje máximo 6) | |
Cumple | 4,1 - 6,0 |
Condicionado | 2,1 - 4,0 |
No Cumple | 0 - 2,0 |
La calificación “condicionado” hace referencia a complementar el análisis con otras variables como: comparación de indicadores financieros de empresas del mismo sector y otras variables que se consideren relevantes en el análisis financiero.
Nota: En caso que el proponente recurra a una alianza o subcontratación con otros proveedores, estos deberán a su vez someterse a la evaluación tanto Xxxxxxxx como Financiera.
Para efectos del cálculo se utilizarán dos decimales como máximo. La aproximación se hará para las milésimas iguales o mayores a cinco de la centésima superior y por debajo de cinco a la centésima inferior.
Si la empresa tiene menos de 3 años de existencia, se respetan los mismos porcentajes de ponderación de los años.
2.4.3. Análisis de la Capacidad Técnica
Consiste en la evaluación del grado de cumplimiento de los requerimientos definidos en este documento:
• Experiencia Específica del Proponente: Se evaluará a partir de la información que suministre quien acepte adherirse al Contrato Marco 0025 en el formato del ANEXO 3 y las certificaciones que la acrediten, expedidas por la entidad contratante.
Con el propósito de demostrar su conocimiento en contratos relacionados con el objeto de la presente invitación y realizados en los últimos dos (2) años que ha realizado este tipo de servicio.
Se aceptan certificaciones de contratos vigentes y en ejecución. Para los contratos vigentes y/o en ejecución, se deberá aportar la certificación correspondiente y/o copias de los contratos.
Las certificaciones y/o actas de liquidación deben contener como mínimo la siguiente información:
• Nombre de la Empresa y NIT.
• Objeto del contrato.
• Valor del contrato.
• Plazo.
• Fecha de terminación.
• Fecha de expedición de la certificación.
• Nombre y cargo de quien expide la certificación.
Una vez verificados y validados los requisitos presentados por los interesados, COMFENALCO ANTIOQUIA les enviará la respuesta a su solicitud de adhesión al Contrato Marco No. 0025 Distribución de correspondencia y encomiendas les de COMFENALCO ANTIOQUIA.
2.5. Convocatoria para suscribir acta de negociación o acta de adjudicación.
Una vez verificado el cumplimiento de requisitos solicitados en la invitación a adherirse, COMFENALCO ANTIOQUIA podrá convocar al oferente a reunión de negociación de precios o puntos que hagan parte del contrato como el valor máximo del contrato específico individual si lo considera necesario. Los oferentes deberán en la presentación de su propuesta dar su mejor precio.
Sobre los acuerdos realizados, se dejará registro en un acta que deberá ser debidamente suscrita por la persona natural o por el Representante Legal de la persona jurídica y que será parte integral del contrato específico individual.
2.6. Perfeccionamiento y ejecución del contrato específico derivado del contrato marco.
Aprobada la solicitud, COMFENALCO ANTIOQUIA enviará dos originales del contrato específico individual y dos originales del acta de inicio a la persona natural o jurídica
que solicitó adherirse al Contrato Marco 0025 para firma y devolución junto con las garantías constituidas.
El valor de la garantía estará determinado en cada contrato específico celebrado con cada uno de los proveedores que se adhieran a este contrato marco, y de esta manera se podrá establecer el porcentaje a asegurar en cada uno de los amparos.
Aprobadas las garantías por el Departamento Jurídico de COMFENALCO ANTIOQUIA,
se informará al proveedor para dar inicio a la ejecución del contrato.
3. Anexos.
Esta carta de invitación tiene los siguientes anexos para conocimiento, análisis y uso por parte de las personas jurídicas que deseen adherirse al Contrato Marco 0025:
• ANEXO 1. Contrato Marco No. 0025 Distribución de correspondencia y encomiendas de COMFENALCO ANTIOQUIA.
• ANEXO 2. Formato carta de aceptación de los términos y condiciones definidos en el Contrato Marco.
• ANEXO 3. Formato de experiencia.
• ANEXO 4. Formato de declaratoria de inhabilidades, incompatibilidades y conflictos de interés.
• ANEXO 5. Aviso de privacidad y autorización de datos personales.
• ANEXO 6-0. Propuesta económica tarifa envió de tarjetas
• ANEXO 6-1. Propuesta económica Distribución de revistas
• ANEXO 6-2. Propuesta económica Mensajeros por Outsourcing
• ANEXO 7. Especificaciones Técnicas
• ANEXO 8. Cubrimientos y términos de entrega
4. Dudas e inquietudes
Cualquier inquietud sobre el particular será atendida por Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxx, Coordinadora de Abastecimiento, en el correo xxxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx, o Xxxxxx Xxxxxxx, Analista de Abastecimiento, en el correo xxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx
Atentamente,
XXXXXX XXXXXXX XXXXXXXXX XXXXXXX
Jefe Logistica COMFENALCO ANTIOQUIA