OBJETIVO. El presente instructivo contiene guías que deben cumplir los Supervisores de Contratos de la Fundación.

1. DEFINICIÓN DE SUPERVISOR.

El Supervisor es el funcionario de la Fundación Empresa Privada Compartir encargado de realizar el seguimiento, verificación y control de la ejecución de los contratos.

2. QUIENES PUEDEN SER SUPERVISORES

Serán Supervisores los funcionarios que designe la Gerencia solicitante de la elaboración del contrato. La designación deberá ser incluida en la requisición de contrato soporte del trámite en Xxxxxx y para Hábitat se deberán elaborar según el Programa de Contratos que elabora presupuesto y Programación.

El perfil del Supervisor debe estar acorde con el área y/u objeto en que se va a ejecutar el contrato para efectos de estar en capacidad de verificar el cumplimiento contractual y resolver los problemas y dificultades que se presenten durante la ejecución del contrato y liquidación del mismo.

La supervisión inicia en la etapa precontractual y se extiende hasta la verificación del cumplimiento de las obligaciones o a la suscripción del acta de liquidación.

En el evento en que se presente la ausencia temporal o permanente del Supervisor, la supervisión recaerá automáticamente en el Gerente del cual dependa el supervisor o en el funcionario que sea encargado.

La función de supervisión sólo terminará cuando expire el plazo de ejecución del contrato o cuando se suscriba el acta de liquidación del contrato, en los casos en que está se requiera.

Algunas obligaciones del Supervisor continúan vigentes con posterioridad al vencimiento del plazo o a la liquidación del mismo, tales como las relacionadas con las garantías, el mantenimiento preventivo de los bienes, repuestos etc.

3. ACTIVIDADES PRECONTRACTUALES QUE DEBERAN REALIZAR LOS SUPERVISORES

El supervisor deberá:

✓ Verificar con la Dirección de Planeación o con el área de Presupuesto en los casos de los contratos de Hábitat, que exista el presupuesto necesario.

✓ Presentar la necesidad a la Dirección de Suministros y Contratos, (Formato SU-00-FM- 01) con el fin de adelantar el proceso de selección del Contratista. Las necesidades de contratación de los proyectos del Hábitat se presentan en el programa de contratos de cada proyecto, de acuerdo al procedimiento CS-PP-PR-02 Elaboración programas de obra

✓ Presentar ante el Comité de Compras las cotizaciones recibidas y presentar las recomendaciones del caso.

✓ En aquellos casos en los cuales la pluralidad de ofertas no sea la exigida en el procedimiento de Compras, presentar ante el Comité de Compras.

✓ Recopilar la información y documentación soporte del contrato.

4. FUNCIONES DEL SUPERVISOR DURANTE LA EJECUCION DEL CONTRATO

El supervisor deberá cumplir con las siguientes obligaciones:

✓ Verificar que se hayan constituido las garantías pactadas en el contrato y que hayan sido aprobadas por la jurídica.

✓ Suscribir el acta de inicio, en el evento en que la misma se haya pactado en el contrato.

✓ Vigilar, controlar y verificar el cumplimiento del objeto del contrato.

✓ Mantener el control y la coordinación sobre el desarrollo del contrato.

✓ Verificar que las condiciones del bien, obra o servicio contratado, cumplan con los requisitos establecidos.

✓ Requerir los informes al contratista que considere necesarios.

✓ No recibir los productos, bienes, equipos instrumentos, instalaciones, trabajos y demás elementos que no se ajusten a las especificaciones técnicas.

✓ Aprobar, controlar y hacer seguimiento a los cronogramas pactados para la ejecución.

✓ Exigir la calidad y correcto funcionamiento de los bienes, servicios o productos contratados.

✓ Abstenerse de otorgar el recibo a satisfacción si los bienes, servicios o productos que no se ajustan a las calidades, cantidades y especificaciones exigidas.

✓ Verificar que el contratista se encuentre al día en sus pagos al Sistema de Seguridad Social, Riesgos Laborales y contribuciones parafiscales.

✓ Controlar la inversión del anticipo

✓ Autorizar los Pagos, para lo cual deberá incluir su visto bueno en las facturas o cuentas de cobro.

✓ Analizar las reclamaciones que presente el Contratista a la Fundación y recomendar motivadamente las posibles soluciones.

✓ Solicitar y justificar las solicitudes de otrosí.

✓ Informar de manera oportuna, a la jurídica cualquier circunstancia que pueda evidenciar el incumplimiento a la ejecución del contrato, con el fin de adoptar las acciones que correspondan.

✓ Archivar en la carpeta del contrato los informes, actas, listas de asistencia de reuniones, ayudas de memoria y demás que se hayan expedido durante la ejecución contractual.

✓ Solicitar prórrogas, adiciones, modificaciones, cesiones, suspensiones, terminaciones anticipadas y demás que se requieran.

✓ Preparar la liquidación del contrato, aportando el balance financiero, el cual deberá tener la certificación de Financiera.

5. ACTIVIDADES QUE LOS SUPERVISORES DEBEN ABSTENERSE DE REALIZAR

Los supervisores de los contratos deberán de abstenerse de:

✓ Permitir la iniciación del objeto del contrato sin el cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento (firma) y ejecución (pólizas y acta de inicio) previstos.

✓ Autorizar cambios a las condiciones pactadas en el contrato. En caso de requerirse modificaciones contractuales, el supervisor deberá solicitarlo previamente a jurídica.

✓ Permitir que se realicen actividades que no estén pactadas en el contrato.

✓ Recibir a satisfacción y pagar bienes o servicios que no han sido ejecutados a cabalidad, o que no respondan a la calidad y oportunidad esperados.

✓ Autorizar actividades por fuera del plazo del contrato.

✓ Exonerar al contratista del cumplimiento de sus obligaciones.

Conciliar divergencias sin contar con la autorización respectiva del Gerente respectivo.

1. RESPONSABLES.

▪ Dirección Jurídica

▪ Supervisores Contratos

2. GLOSARIO.

2.1. Contratista. Persona natural o jurídica responsable del desarrollo de las obligaciones que emanan de la celebración de un contrato con la Fundación Empresa Privada Compartir.

2.2. Contrato. Acuerdo de voluntades celebrado entre la Fundación Empresa Privada Compartir y una persona natural o jurídica, mediante el cual se adquieren derechos u obligaciones.

2.3. Prórroga. Consiste en la ampliación del plazo de ejecución inicialmente previsto en el Contrato. Debe constar de un documento firmado por las partes

2.4. Supervisor. Persona natural o jurídica designada por la Gerencia, encargada del seguimiento, control y vigilancia de la ejecución del contrato.

2.5. Póliza de Garantía. Es el acuerdo por el cual una de las partes, el asegurador, se obliga a resarcir de un daño o a pagar una suma de dinero a la otra parte, tomador, al verificarse la eventualidad prevista en el contrato, a cambio del pago de un precio, denominado prima, por el tomador. El contrato de seguro puede tener por objeto toda clase de riesgos si existe interés asegurable, salvo prohibición expresa de la ley.

3. ENTRADAS.

▪ Acta Comité de Compras

▪ Requisición de Contratación con soportes.

4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

No.

RESPONSABLE

DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD

FORMATOS

/REGISTROS

5. SALIDAS

▪ Contrato

▪ Pólizas de Cumplimiento

6. CLIENTES.

▪ Fundación Empresa Privada Compartir

7. FORMATOS.

8. CONTROL DE CAMBIOS

Versión.

DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

FECHA

PROCESO

Jurídico

Fecha elaboración:

Junio 2016

Fecha actualización:

Versión

Página 4 de 5

PROCEDIMIENTO

Instructivo para los Supervisores de Contratos

Elaborado por:

Xxxxxxxx Xxxxxx – Secretaria General

Aprobado por

Xxxxxx Xxxxx M – Gerente General

Responsable

Todos los supervisores de Contratos

Revisado por:

Xxxxxxx Xxxxx – Directora de Auditoria

Código.

JU-00-IN-01