INFORME SEMINARIO
INFORME SEMINARIO
25 de noviembre 2021
Seminario “Fortaleciendo los Consejos Directivos”
De conformidad con lo establecido en el numeral 12 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993, modificado por el artículo 87 de la Ley 1474 de 2011, previo a la firma del contrato en el caso en que la modalidad de selección sea contratación directa, deberán elaborarse los estudios, diseños y proyectos requeridos.
En concordancia con lo anterior, el artículo 20 del Decreto 1510 de 2013, establece que los estudios y documentos previos son el soporte para elaborar el contrato y deben permanecer contener los elementos que se indican en el presente documento.
1. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD
La Superintendencia del Subsidio Familiar (SSF) es una entidad adscrita al Ministerio del Trabajo cuyo objetivo principal es ejercer funciones de Vigilancia, Inspección y Control (IVC) a las Cajas de Compensación Familiar (CCF), entidades recaudadoras y pagadoras del subsidio familiar y las entidades que constituyan o administren una o varias de las entidades sometidas a control y vigilancia.
Que el Decreto 2595 de 2012, “Modificó la estructura de la Superintendencia del Subsidio Familiar y se determinó las funciones de sus dependencias”, y en el Artículo 1°. Objetivo. Señaló que la Superintendencia del Subsidio Familiar tiene a su cargo la supervisión de las Cajas de Compensación Familiar, organizaciones y entidades recaudadoras y pagadoras del subsidio familiar en cuanto al cumplimiento de este servicio y sobre las entidades que constituyan o administren una o varias entidades sometidas a su vigilancia, con el fin de preservar la estabilidad, seguridad y confianza del sistema del subsidio familiar para que los servicios sociales a su cargo lleguen a la población de trabajadores afiliados y sus familias bajo los principios de eficiencia, eficacia, efectividad y solidaridad en los términos señalados en la ley.
Y por último le corresponde a la SUPERINTENDENCIA DELEGADA PARA LA RESPONSABILIDAD Y LAS MEDIDAS ESPECIALES, el desarrollo las funciones establecidas en el Artículo 16 del Decreto 2595 de 2012, entre otras, las siguientes:
1. Evaluar, para consideración del Superintendente del Subsidio Familiar, la aprobación o modificación de los estatutos internos, el reconocimiento, suspensión y cancelación de las personerías jurídicas, la aprobación o improbación de los actos de elección de sus asambleas de afiliados y organismos directivos de los entes bajo supervisión de la Superintendencia del Subsidio Familiar.
2. Realizar la inspección y vigilancia de las entidades que entren en procesos de vigilancia especial, de salvamento, de intervención o liquidación.
3. Vigilar el cumplimiento del régimen de incompatibilidades e inhabilidades para el ejercicio de funciones directivas y de elección por parte de las entidades bajo inspección y control de la Superintendencia.
4. Verificar que el Revisor Fiscal y suplente de las Cajas de Compensación Familiar, reúnan los requisitos legales y de idoneidad exigidos por la ley para el desempeño de sus cargos.
5. Verificar que los Consejeros Directivos y el Director Administrativo de las Cajas de Compensación Familiar, reúnan los requisitos legales y de idoneidad exigidos por la ley para el desempeño de sus cargos.
6. Velar porque no se presenten situaciones de conflictos de interés entre las entidades sometidas a su control y vigilancia y terceros.
7. Emitir las órdenes necesarias para que se suspendan de inmediato prácticas ilegales o no autorizadas o prácticas inseguras que así sean calificadas por la autoridad de control y se adopten las correspondientes medidas correctivas y de saneamiento.
8. Evaluar los informes y hallazgos que resultaren de las actividades de inspección y vigilancia de la Superintendencia Delegada para la Gestión o de las peticiones, denuncias, quejas o reclamos de los
ciudadanos o de los usuarios, para la determinación y el establecimiento de las medidas y sanciones a que haya lugar.
9. Adelantar las investigaciones a que haya lugar a las entidades sometidas a su inspección y vigilancia.
10. Tomar las medidas cautelares que señale la ley sobre los sujetos objeto de vigilancia.
11. Impartir las instrucciones que considere necesarias sobre la manera como los revisores fiscales, auditores internos y contadores de las entidades objeto de inspección y vigilancia, deben ejercer su función de colaboración con la Superintendencia.
12. Revisar y conceptuar sobre el cumplimiento de requisitos de los agentes especiales de intervención, agentes de seguimiento y liquidadores.
13. Realizar el seguimiento de la gestión de agentes especiales de intervención, Revisores Fiscales y liquidadores.
14. Autorizar los procedimientos de fusión, adquisición, liquidación o cesión de activos, pasivos y contratos y otros mecanismos aplicables a las Cajas de Compensación Familiar.
15. Llevar el registro de las instituciones bajo vigilancia de la Superintendencia, de sus representantes legales, de los integrantes del Consejo Directivo y de los Revisores Legales.
16. Dar traslado de los hechos o conductas que puedan constituir faltas cuya investigación y vigilancia corresponda a otras autoridades.
17. Sancionar y decretar las multas, en primera instancia, a las personas, empresas, entidades y sujetos de inspección, vigilancia y control de la Superintendencia del Subsidio Familiar, de conformidad con las atribuciones legales y reglamentarias.
18. Resolver los recursos de reposición y las solicitudes de revocatoria directa interpuestos contra los actos que expida la Superintendencia Delegada, así como conceder el recurso de apelación, si así se solicitare, ante el Superintendente del Subsidio Familiar.
19. Notificar los actos administrativos emanados del Despacho del Superintendente Delegado y designar los notificadores a que haya lugar.
20. Las demás que el Superintendente del Subsidio Familiar le asigne, de acuerdo con la naturaleza de la Superintendencia Delegada.
La futura contratación se encontró incluida en el plan anual de adquisiciones para la presente vigencia, tal y como lo acredita la aplicación de recursos de inversión vigencia fiscal 2021 expedido por el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación, mediante el cual señala el proyecto de inversión “FORTALECIMIENTO DE LA CAPACIDAD INSTITUCIONAL PARA MEJORAR LA INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL DE LA
SUPERINTENDENCIA DEL SUBSIDIO FAMILIAR”, que tiene por objeto fortalecer la capacidad técnica en la implementación del modelo institucional y de gestión de la Superintendencia del Subsidio Familiar.
En este sentido, la Superintendencia del Subsidio Familiar tiene el deber de ejercer la inspección, vigilancia y control sobre las Cajas de Compensación Familiar y demás entidades encargadas de recaudar los aportes y pagar las asignaciones de la prestación social del Subsidio Familiar, ya sea en dinero, especie y servicios, de igual forma, debe velar porque cumplan con la prestación de los servicios sociales a su cargo con sujeción a los principios de eficiencia y solidaridad para que estos lleguen a los trabajadores de medianos y menores ingresos y a sus familias, así como a la población focalizada con los programas especiales del gobierno.
Para el cumplimiento de la función de inspección, vigilancia y control, la OFICINA ASESORA JURÍDICA, la SUPERINTENDENCIA DELEGADA PARA ESTUDIOS ESPECIALES Y LA EVALUACIÓN DE PROYECTOS, la SUPERINTENDENCIA DELEGADA PARA LA GESTIÓN y la SUPERINTENDENCIA DELEGADA PARA LA RESPONSABILIDAD Y LAS MEDIDAS ESPECIALES, realizaron convenio
interadministrativo con XXX SUMMA con el fin de brindar un servicio de capacitación a el caso concreto a la Delegada para la Responsabilidad Administrativa y las Medidas especiales dirigido a miembros del Consejo Directivo, , a fin de socializar e instruir en las mejoras prácticas para el Sector del Subsidio Familiar.
Teniendo en cuenta la necesidad descrita anteriormente, se adelantó un proceso de cotizaciones el cual se encontró la ALIANZA COLOMBIANA DE INSTITUCIONES PÚBLICAS DE EDUCACIÓN SUPERIOR – RED
SUMMA, contando la entidad con cuenta con la capacidad técnica y tecnológica, así como con la experiencia para desarrollar el Convenio Interadministrativo.
OBJETO A CONTRATAR Y SUS ESPECIFICACIONES OBJETO DEL CONTRATO
Aunar esfuerzos entre LA SUPERINTENDENCIA DEL SUBSIDIO FAMILIAR y RED SUMMA, para llevar a cabo las acciones de educación no formal dirigidas a las Cajas de Compensación Familiar en el fortalecimiento de su gestión.
ESPECIFICACIONES DEL BIEN O SERVICIO:
En desarrollo del objeto mencionado, RED SUMMA, a través del convenio interadministrativo 201 nos prestó los siguientes servicios:
A. Creación de la identidad gráfica del evento dentro de los requerimientos visuales que tiene la entidad frente x xxxxxxx, colores, imágenes y derechos de autor.
B. Diseño y publicación de la información del evento: agenda de actividades, formulario de inscripción, entre otros, a través del dominio xxxxxxxx.xxx.xx.
C. Diseño, publicación y mantenimiento al formulario de inscripción siguiendo las políticas de protección y tratamiento de datos personales.
D. Informes periódicos sobre los avances de las inscripciones detallando la información del número de personas registradas por Caja de Compensación Familiar.
E. Creación y configuración de la sala para la transmisión a través de la suscripción Zoom Web Conference.
F. Creación y publicación del enlace para el acceso de los participantes a la transmisión en los horarios de acuerdo con la agenda de actividades. Los participantes pueden pudieron acceder desde cualquier dispositivo conectado a Internet.
G. Servicio de mensajería por correo electrónico y WhatsApp para:
i. Invitación y expectativa al evento, a base de datos suministrada por la entidad.
ii. Confirmación de inscripción, con los datos diligenciados en el formulario.
iii. Recordatorio del evento y la agenda, con los datos diligenciados en el formulario
H. Contactaron a los panelistas con objetivos claros para formalizar la contratación y confirmación de sus presentaciones según la agenda de actividades del evento.
ii. Realizar las pruebas de conexión y preparar su punto de emisión con recomendaciones frente a iluminación, sonido e imagen.
iii. Preparación de información de hoja de vida y otros datos para la presentación y apertura de su presentación.
iv. Pruebas técnicas para la transmisión de presentaciones (PowerPoint, Prezi, etc), videos, audios, entrevistas, medios interactivos con el público y demás que fueron reueridos.
I. Transmisión de la señal de prueba para los participantes para la verificación y acceso a la sala Web Conference.
J. Diseño de fondos (background) para la publicación de:
i. Bienvenida.
ii. Agenda del evento.
iii. Presentación de panelistas.
iv. Cierre.
1. ACTIVIDADES DE TRANSMISIÓN
A. Montaje en el salón del hotel de los equipos de audio, de video y de transmisión para la conexión a Internet.
B. Publicación del máster de producción de emisión de señal con OBS (Open Broadcaster Software).
C. Inicio de transmisión de la sala y apertura del acceso a los espectadores.
D. Ambientación con fondos de bienvenida, agenda de actividades y música ambiental.
E. Apertura de la mesa de ayuda para brindar soporte técnico continuo a los participantes durante la transmisión del evento. Personal que presta servicios desde la sede remota del evento en las instalaciones de RedSumma.
F. Apertura de la mesa de ayuda para panelistas antes y durante su presentación. Personal que presta servicios desde la sede remota del evento en las instalaciones de RedSumma.
G. Diseñador gráfico para ajustes, cambios o correcciones de fondos e imágenes publicadas al aire durante la transmisión del evento. Personal que presta servicios desde la sede remota del evento en las instalaciones de RedSumma.
H. Operador técnico del máster de producción de emisión. Personal que presta servicios desde la sede del evento en las instalaciones del hotel.
I. Moderador y conductor del evento al aire que, como maestro de ceremonias, da las instrucciones a los participantes, da paso y presenta a los panelistas, anuncia las preguntas al aire y cierra las presentaciones. Personal que presta servicios desde la sede del evento en las instalaciones del hotel.
J. Monitoreo constante del estado de la señal y de la transmisión.
K. Seguimiento a la asistencia de los participantes al evento.
L. Montajes de los protocolos de seguridad para evitar intromisiones o saboteos a la transmisión en vivo del evento.
M. Grabación constante del evento.
N. Conexión remota con los panelistas no presentes en el salón del hotel para su presentación de acuerdo con los horarios de la agenda de actividades.
O. Preparación de set de transmisión para panelistas que se presenten el en salón del hotel para su presentación de acuerdo con los horarios de la agenda de actividades.
P. Publicación al aire en la transmisión de los materiales didácticos requeridos por los panelistas, como presentaciones en PowerPoint, Xxxxx, Vimeo, videos, audios, entrevistas con otras personas, material interactivo, gamificación, y demás probados durante las ACTIVIDADES PREVIAS (numeral 1).
Q. Monitoreo constante de la sección Preguntas y Respuestas de la transmisión.
R. Control de los tiempos de cada panelista para cumplir con los tiempos programados en la agenda de actividades.
Asi mismo se adquirió el compromiso de obtener:
A. Descarga y edición de los videos generados por la transmisión del evento.
B. Generación de los informes de asistencia y participación de los asistentes al evento.
C. Proceso de pago y liquidación del contrato con los panelistas.
D. Creación del ambiente virtual para la publicación de:
i. Video del evento.
ii. Memorias suministradas por los panelistas.
iii. Material adicional compartido por los panelistas.
iv. Encuesta de satisfacción, parametrizada como prerrequisito para acceder al certificado de asistencia.
v. Descarga de certificado de asistencia personalizado con los datos del participante en formato PDF.
E. Creación de los accesos, con usuario y contraseña, a cada uno de los participantes para ingreso al ambiente virtual.
F. Soporte técnico a los participantes para el acceso al ambiente virtual y acceso al material del evento.
G. Diseño de los certificados de asistencia.
H. Personalización de los certificados de asistencia con los nombres y número de cédulas de los participantes que diligenciaron el formulario de inscripción.
X. Xxxx de ayuda para correcciones de datos por formularios de inscripción mal diligenciados.
XXX SUMMA cumplió con los compromisos adquiridos.
Para atender las erogaciones del contrato, LA SUPERINTENDENCIA DEL SUBSIDIO FAMILIAR contó con el certificado de disponibilidad presupuestal No. 32721 del 27 xx xxxxxx de 2021, POSICION CATALOGO DE GASTO - C-3699-1300-7-0-3699058-02 ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS - SERVICIO DE EDUCACIÓN INFORMAL PARA LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA - FORTALECIMIENTO DE LA CAPACIDAD INSTITUCIONAL PARA MEJORAR LA INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL DE LA
SUPERINTENDENCIA DEL SUBSIDIO FAMILIAR. NACIONAL, expedido por el Coordinador del Grupo de Gestión Financiera de la Superintendencia del Subsidio Familiar. De los cuales
La supervisión del convenio interadministrativo estuvo a cargo del DELEGADO PARA LA GESTIÓN, EL JEFE DE LA OFICINA ASESORA JURIDICA, EL DELEGADO PARA LOS ESTUDIOS ESPECIALES Y LA EVALUACIÓN DE PROYECTOS Y EL SUPERINTENDENTE DELEGADO PARA LA RESPONSABILIDAD Y LAS MEDIDAS ESPECIALES:
AGENDA DESARROLLADA PARA EL EVENTO
25 de noviembre 2021
Seminario “Fortaleciendo los Consejos Directivos”
8:00 am | Instalación |
Bienvenida al primer día del evento. • Superintendente Delegado para la Responsabilidad Administrativa y las Medidas especiales: Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxx. • Xxxx Xxxxxxxxx Asesora Despacho superintendente del Subsidio Familiar: Xx. Xxxxxx X Xxxxxx. | |
8:30 am | Derechos Humanos y Consejos Directivos |
• Xxxxxx Xxxxxx Xxxxx Xxxxxxx: Es doctor en Derecho (JSD) de la Universidad de Notre Dame (Estados Unidos), magíster en Derecho Internacional (LL. M.) de la Universidad xx Xxxxxxxxxx (Estados Unidos) y especialista en Derecho Administrativo y abogado de la Universidad xxx Xxxxxxx. | |
9:15 am | Gobierno abierto en las Cajas de Compensación Familiar |
• Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxx: Doctor en Derecho y Ciencia Política, Máster en Democracia y Gobierno de la Universidad de Autónoma de Madrid (España), Licenciado en Ciencias Políticas y de la Administración; y Licenciado en Derecho de la Universidad Autónoma de Madrid (España). |
10:00 am | Inhabilidades e incompatibilidades de consejeros directivos |
• Xxxxx Xxxxxxxx Xxxxx: Abogada de la Universidad xx Xxxxxx, especializada en Derecho Administrativo, en Ciencias Penales y Criminológicas y en Derecho Disciplinario; Magister en Derecho Constitucional. Con 25 años de experiencia profesional, 18 de ellos en el Sector Público en cargos relacionados con el Derecho Disciplinario y el Derecho Administrativo. | |
10:45 am | Break |
11:00 am | Principales Problemáticas de los Consejos Directivos |
Posibles conferencistas: • Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxx Xxxxxxx: abogado con más de 14 años de experiencia en el sector público. Actualmente se desempaña como jefe del grupo de trabajo de registro y control de la Superintendencia del Subsidio Familiar. • Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx: abogada con amplia experiencia en el sector público y en derecho administrativo. | |
11:45 am | Panel: ¿Cómo fortalecer los Consejos Directivos? |
• Xxxx Xxxxxxxx Xxxxx: Abogado, Magister en Derecho Universidad Xxxxxx Xxxxxxxx, Candidato a Doctor de la Universidad de Buenos Aires. Docente en pregrado y posgrado en áreas del Derecho Internacional, Justicia Transicional y Derecho Ambiental internacional. Conferencista nacional e internacional y autor de varios artículos en las temáticas referenciadas. Fue Director de la Maestría en Derechos Humanos y Cultura xx Xxx de la Pontificia Universidad Javeriana Cali en Convenio con UPEACE, así como Procurador Regional xxx Xxxxx del Cauca. Actualmente se desempeña como Jefe de la Oficina Asesora Jurídica de la Superintendencia del Subsidio Familiar • Miembro de consejos directivos: • Miembro de Consejos directivos: Moderador: Xx. Xxxxxx Xxxxxxxxx, Superintendente Delegado para la Responsabilidad Administrativa y las Medidas Especiales. | |
1:15 pm | Cierre xxx xxxxxxxxx |
ACTIVIDADES FINALES
a. Se descargaron y editaron los videos generados por la transmisión del evento. Se comparte a través del enlace: xxxxx://0xxx.xx/x/x!XxXxxxxxxxxxxxxxXX0XXxxxxxXXXX?xxxxxx0X
b. Se generan los informes de asistencia y participación de los asistentes al evento así:
25 DE NOVIEMBRE DE 2021
NÚMERO DE ESPECTADORES = 238 CONEXIONES SIMULTANEAS MÁXIMAS = 197
c. Los resultados de las encuestas realizadas a los participantes indican:
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Observaciones y/o sugerencias
• Excelente seminario y calidad profesional al momento de exponer los temas que son de mucho interés para los consejeros
• Excelente seminario y buena participación de la super en temas de como se debe afrontar el consejo directivo, muchas felicitaciones!!
• Súper los temas tratados y de gran importancia para la función que ejercemos como consejeros.
• No tengo sugerencias toda vez que me parece que todo estuvo excelente. Excelente disposición, dominio del tema y enfoque de la temática
• Bueno
• Ninguna
• Gracias por el seminario, excelentes intervenciones, esperamos uno próximo de manera presencial.
• EXCELENTE SEMINARIO MUCHAS GRACIAS, SEGUIR BRINDANDO ESTA OPORTUNIDAD DE APRENDIZAJE PARA EL FORTALECIMIENTO DE LA ENTIDAD
• Las preguntas deben ser resultas en la capacitaciòn.
• Muy importante los espacios de capacitación que brinda la Supersubsidio.
• Ninguna
• N/a
• Gracias por presentar estos temas de gran importancia
• -
• felicitarlos por es compromiso con los concejeros de las caja de compensación
• Mira la conectividad de algunos Departamentos
• Continuar con este tipo de eventos
• todo excelente ojala siempre nos capaciten con esa calidad de profesionales que siempre lo hacen.
• Continuar fortaleciendo los consejeros directivos con el fin de mejorar y actualizar constantemente los conocimientos.
• Excelente metodología y muy buenos conferencistas.
• Dada la reactivación de todas las actividades en el país, es bueno que estos seminarios se realicen de manera presencial y tener mayor interacción con los expositores.
• Excelentes panelistas, un seminario muy productivo con diapositivas muy comprensibles y manejables.
• Que el próximo año lo realicen presencialmente
• Sin observaciones
• ninguna
• por favor hacer los cursos a doble jornada para no tener que estar corriendo y se dejen en algunos casos las preguntas para contestarlas al correo electrónico, se pierde interés, gracias
• que pueda ser más extenso.
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