PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA LA CONTRATACIÓN DE LOS SERVICIOS DE EXPOSICIONES DE LA FILMOTECA DE CATALUNYA
Expediente núm.: ICEC-2025-3
PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA LA CONTRATACIÓN DE LOS SERVICIOS DE EXPOSICIONES DE LA FILMOTECA DE CATALUNYA
Primera. Objeto
El objeto de la contratación es el servicio de producción, montaje, desmontaje, almacenamiento, mantenimiento e iluminación de las exposiciones a realizar en los espacios expositivos de la Filmoteca de Catalunya, equipamiento adscrito al Instituto Catalán de las Empresas Culturales, ubicado en la xxxxx xx Xxxxxxxx Xxxxx, 0-0, xx Xxxxxxxxx.
El número de exposiciones previstas anuales son tres. El servicio objeto del contrato incluye tres desmontajes (uno de los cuales será el de la exposición “Xxxx Xxxxxxx”, montada en 2024) y tres montajes.
Estas previsiones tienen carácter orientativo y están sujetas a las posibles variaciones que determine la Filmoteca de Catalunya.
Queda fuera de este contrato el diseño del proyecto expositivo (a excepción del diseño de iluminación, que sí está incluido), así como el diseño y la producción de las piezas a exhibir.
Segunda. Descripción del servicio a prestar
El servicio de producción incluye:
2.1. Producción
Producción, construcción y suministro de los elementos constructivos y expositivos, decorados y atrezo que sean necesarios para las exposiciones, de acuerdo con el guion y el proyecto de diseño correspondiente, que comprenderá, sin carácter exhaustivo, lo siguiente: menaje, paneles, tarimas, gradas, xxxxxx, espejos, vitrinas, peanas, soportes, monitores o proyectores audiovisuales, y otro mobiliario expositivo.
Producción y suministro del grafismo expositivo y la señalética que corresponda a cada exposición. La reproducción de copias y el enmarcado de obras a exponer.
La coordinación de los profesionales y los proveedores propios de la empresa contratista que intervengan en todo el proceso de ejecución del servicio, así como la coordinación de profesionales y proveedores externos que eventualmente puedan intervenir en ellos.
La puesta a disposición de un equipo de personas suficiente y cualificado para atender presencialmente cualquier incidencia que pueda surgir el día de la inauguración de la exposición.
No está incluido en el precio del contrato el suministro o la reposición del material audiovisual ni informático.
2.2. Montaje y desmontaje
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El servicio de montaje de las exposiciones consistirá en las siguientes tareas:
Recepción de las obras con apertura xx xxxxx, desembalaje de las piezas, retirada y almacenamiento de los materiales en los espacios de la Filmoteca (situados en una planta baja sin montacargas).
Colocación de las obras bajo la supervisión del diseñador o diseñadora del montaje y del jefe técnico o jefa técnica del centro.
Instalación de los diferentes elementos de soporte de la exposición.
Montaje de estructuras o arquitecturas efímeras vinculadas al diseño expositivo.
Instalación de las obras dentro de los diferentes elementos.
Instalación de los elementos gráficos y de señalización ya producidos.
Los trabajos auxiliares para la preparación de las salas expositivas: pintado de paneles y paredes, y revestimiento del suelo con moqueta u otros materiales.
Montaje del sistema de iluminación.
La empresa contratista estará obligada a reproducir las señales de salidas de emergencia, equipos de protección contra el fuego, etc., que queden ocultos con alguno de los elementos del montaje, así como suministrar e instalar las nuevas señales necesarias en caso de fragmentación del espacio expositivo, a fin de garantizar la orientación para la salida del público de la exposición en caso de emergencia.
En cuanto a los elementos audiovisuales y los equipos informáticos:
La instalación de los materiales audiovisuales y los equipos informáticos que sean necesarios para las exposiciones, según el guion y el proyecto de diseño correspondiente, y de acuerdo con el stock de material audiovisual y los equipos informáticos disponibles por parte de la Filmoteca.
El desmontaje del material audiovisual y los equipos informáticos, y su almacenamiento en el lugar indicado por la persona responsable del contrato.
No está incluido en el precio del contrato el suministro o la reposición del material audiovisual.
El servicio de desmontaje incluye, aparte del propio desmontaje, la retirada de todos los elementos museográficos, escenográficos o de atrezo que integran las exposiciones al finalizar el tiempo de exhibición y, en su caso, su almacenamiento, la retirada del grafismo expositivo y la retirada de la moqueta u otros materiales utilizados en el revestimiento del suelo y las paredes de la sala expositiva.
Los elementos expositivos que la Filmoteca de Catalunya quiera conservar, una vez desmontados en la sala de exposiciones, deberán almacenarse en las instalaciones de la propia Filmoteca, de acuerdo con las indicaciones de la persona responsable del contrato, de
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forma que se puedan reutilizar en caso de itinerancia o para futuras muestras en la propia Filmoteca.
Si en el proceso de desmontaje se estropeara algún elemento de la exposición que la Filmoteca haya señalado en el momento de finalizar el montaje y que es reutilizable para su posterior itinerancia, la empresa contratista estará obligada a repararlo o a suministrar uno nuevo.
Se consideran incluidos los trabajos de limpieza y retirada de residuos y material sobrante, y su carga, descarga y transporte a vertederos y puntos limpios, de acuerdo con la normativa vigente de gestión de residuos aplicable.
Se consideran incluidos los pagos de tasas, precios públicos, honorarios o derechos de cualquier tipo derivados de la obtención de permisos o licencias que fuesen necesarios para la realización de los servicios objeto de esta licitación, así como los derivados de la gestión de residuos y del material sobrante al que se refiere el párrafo anterior.
2.3. Mantenimiento
Se considera incluido el mantenimiento de las exposiciones que son objeto de este contrato, incluido el de todos los elementos colocados, instalados y montados que formen parte del mismo.
También se consideran incluidas la reparación y la sustitución, en su caso, de los elementos mencionados, salvo los equipos audiovisuales, informáticos y de iluminación, respecto de los cuales la empresa adjudicataria únicamente velará por su correcto uso y funcionamiento durante el periodo expositivo.
La empresa contratista deberá atender las incidencias que afecten a cualquiera de los elementos del montaje en un plazo máximo de dos días laborables desde su conocimiento, efectuando las gestiones necesarias para desplazar al personal y los medios que resulten necesarios para resolver la incidencia.
2.4. Almacenamiento
La empresa adjudicataria deberá hacerse cargo del almacenamiento de los materiales utilizados en las exposiciones. La ubicación de este almacenamiento deberá ser validada por la persona responsable del contrato, que deberá estar necesariamente situada en la provincia de Barcelona. El personal de la empresa adjudicataria deberá trasladar el material a las dependencias que la Filmoteca haya indicado para este uso. Actualmente, hay dos espacios diferentes en la Filmoteca de Catalunya destinados a este servicio:
Para los elementos constructivos xx xxxxxxx (estructuras y revestimientos) se destina el almacén de la planta −1.
Para todo el resto de material expositivo y elementos museográficos, además del material de iluminación y audiovisuales, se destina el almacén ubicado en la planta −2.
La empresa adjudicataria deberá utilizar los itinerarios habilitados e indicados para el almacenamiento, validados siempre por el equipo de exposiciones de la Filmoteca de Catalunya.
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No se podrán utilizar itinerarios alternativos a los marcados por la Filmoteca para el buen uso y mantenimiento de los elementos arquitectónicos del edificio y por la coexistencia con otras actividades en la Filmoteca.
2.5. Iluminación
La sala de exposiciones de la Filmoteca está equipada con el sistema estándar internacional (IEC 62386) XXXX (Digital Addressable Lighting Interface) para la regulación y el control del sistema de iluminación.
Este servicio incluye:
El diseño de la iluminación de las piezas a exponer, de acuerdo con el material proporcionado por el centro, y de acuerdo con el proyecto expositivo y siguiendo las indicaciones del diseño de producción y montaje.
La instalación y la colocación de los elementos de iluminación que sean necesarios para las exposiciones, según el guion y el proyecto de diseño correspondiente, y de acuerdo con el stock de material de iluminación disponible por parte de la Filmoteca.
La iluminación del material expositivo (iluminación de las obras con el material proporcionado por el centro). Este servicio se deberá realizar de manera especializada siguiendo los requisitos necesarios para iluminar las piezas expuestas. Deberá hacerse una propuesta de diseño de iluminación de acuerdo con el proyecto expositivo y siguiendo las indicaciones del diseño de producción y montaje.
No está incluido en el precio del contrato el suministro o la reposición del material de iluminación.
Tercera. Espacios expositivos
Los espacios expositivos de la Filmoteca de Catalunya, ubicada en la xxxxx xx Xxxxxxxx Xxxxx, 0-0, xx Xxxxxxxxx, son los siguientes:
La sala de exposiciones, que cuenta con 222,50 m2 (sala grande) y dos salas anexas de 15 m2 y 13,70 m2, respectivamente. Esto mide un total de 251,20 m2.
Tres instalaciones distintas, donde se colocará la señalética o la imagen gráfica de la muestra (en forma de vinilo):
- Antesala de la sala de exposiciones. Superficie de 14 m2.
- Cristal cola xxx xxxx del edificio. Superficie de 5,13 m2.
- Cristal exterior xxx xxxx del edificio. Superficie de 6,6 m2
Otros espacios, como el vestíbulo de la Filmoteca, las salas de cine o el espacio Caralt, con una superficie máxima de 100 m2.
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Cuarta. Duración de las exposiciones y tiempo de montaje
La duración de las exposiciones es de aproximadamente cuatro o cinco meses, con un tiempo de montaje xx xxxx días y de desmontaje de cuatro días de media. La fase de preproducción es un mes antes del montaje.
Por lo que respecta al servicio de iluminación y también del montaje de audiovisual, la media de tiempo es de dos jornadas para el montaje y de media jornada para el desmontaje.
Los servicios de montaje, desmontaje y mantenimiento se prestarán preferentemente entre las 8.00 y las 18.00 horas, de lunes a viernes, lo cual se considera el horario habitual.
El almacenamiento será por un máximo de ocho meses desde el desmontaje de la exposición.
Quinta. Adscripción de medios
Cada empresa se compromete a dedicar o adscribir a la ejecución del contrato los medios personales y materiales (herramientas básicas para trabajos de carpintería, pintura y electricidad, como taladros, niveles láser, destornilladores, cúteres, escalas, etc.) suficientes para la correcta prestación de los servicios que conforman el objeto del contrato y para la finalización el día de inauguración previsto.
Las empresas deberán garantizar un equipo mínimo para la prestación del servicio teniendo en cuenta que el número de personal que integrará este equipo variará, en cada caso, en función de las características de cada exposición y se determinará según las indicaciones del responsable técnico y, en su caso, de la coordinación de exposiciones de la Filmoteca.
El equipo mínimo del servicio deberá contar con los siguientes perfiles profesionales:
5.1 Responsable de la empresa contratista ante la Filmoteca de Catalunya
La empresa licitadora, en su oferta, deberá hacer constar la persona que será la responsable de la empresa ante la Filmoteca de Catalunya, indicando su nombre y apellidos y el correo electrónico y el teléfono fijo o móvil de la empresa.
Esta persona deberá ser la interlocutora única de la empresa contratista con los responsables de la Filmoteca de Catalunya, de forma que, entre otras cosas, será la encargada de gestionar todas las peticiones de servicios solicitados, la elaboración de los presupuestos que deberá aprobar la persona responsable del contrato, las certificaciones y las facturas de cada uno de los encargos, el seguimiento y el control de la ejecución del contrato desde el punto de vista económico y técnico, juntamente con los responsables de la Filmoteca de Catalunya, así como de resolver las incidencias que puedan surgir, además de entregar la información que el ICEC le solicite en relación con la ejecución de este contrato.
5.2 Dirección técnica
La empresa contratista, bajo las directrices del técnico facultativo responsable del proyecto ejecutivo y de los responsables de la Filmoteca de Catalunya, asumirá la dirección técnica del personal que aporte para llevar a cabo esta contratación, ya sea propio o subcontratado, y la
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coordinación técnica de todo el proceso de producción, montaje, desmontaje, almacenamiento y mantenimiento de las exposiciones y la instalación de la iluminación. Con esta finalidad, las empresas licitadoras, en su oferta, deberán hacer constar la persona responsable de esta dirección técnica; en el caso de que sea diferente de la persona responsable mencionada en el apartado anterior, deberán indicarse su nombre y apellidos y el correo electrónico, el fax y el teléfono fijo o móvil de la empresa.
En virtud de esta dirección técnica, esta persona llevará a cabo las siguientes funciones:
Asistir a las reuniones de coordinación de las diferentes exposiciones a las que sea convocada por los responsables de la Filmoteca de Catalunya y que sean necesarias para la implementación de los proyectos expositivos correspondientes.
Dirigir y coordinar los trabajos del equipo en el proceso de producción y a pie de obra durante el proceso de montaje, desmontaje, almacenamiento e iluminación, bajo las directrices de la dirección facultativa autora y responsable del proyecto de diseño expositivo para conseguir su correcta ejecución.
Supervisar y garantizar la ejecución de las tareas de mantenimiento de las exposiciones.
Dirigir y coordinar a los diferentes proveedores subcontratados, en su caso, para conseguir la correcta prestación del servicio. Asimismo, coordinará también a los proveedores y a los profesionales externos que eventualmente puedan intervenir.
Cualquier sustitución de esta persona deberá comunicarse a los responsables de la Filmoteca de Catalunya para su conocimiento y con una antelación mínima xx xxxx días hábiles, salvo que se produzca por causas sobrevenidas o no previsibles con la indicada antelación. Las sustituciones se harán por otra persona del mismo perfil y experiencia profesional.
La dirección técnica deberá tener estudios xx Xxxxxx Artes, Historia del Arte o similar, a fin de garantizar la perfecta realización de las exposiciones, con experiencia demostrada de, como mínimo, cinco años en contratos de similares características.
5.3 Equipo de intervención en sala
Técnico/a montador/a: personal calificado en la instalación de elementos expositivos y museográficos y en la instalación de obras y piezas respetando los criterios de manipulación y conservación (a partir de las directrices de la Filmoteca de Catalunya), con experiencia mínima de tres años en trabajos de montaje de exposiciones.
Técnico/a audiovisual: personal calificado para velar por los aspectos de vídeo y audio de las exposiciones, con experiencia mínima de tres años en trabajos de montaje de exposiciones.
Iluminador/a: personal cualificado para llevar la dirección técnica y hacer el diseño de la iluminación de la exposición y, en especial, de los objetos que se exponen, con conocimientos del sistema XXXX. Experiencia mínima de tres años en contratos de características similares.
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Técnico/a de iluminación: con experiencia mínima de tres años en trabajos de montaje de iluminación de exposiciones.
La empresa adjudicataria deberá garantizar que los miembros del equipo destinado a la realización del servicio tengan una cierta permanencia para asegurar un buen conocimiento de los espacios expositivos y ofrecer un nivel de máxima calidad.
La empresa adjudicataria deberá hacerse cargo de los medios auxiliares para garantizar la seguridad de los operarios o cualquier persona que participe en los trabajos objeto de este servicio.
Al inicio del contrato, la empresa adjudicataria deberá entregar una lista de todas las personas adscritas a los servicios objeto de contratación.
En caso de que el número de medios humanos, los grupos profesionales o los años de experiencia no se correspondan con los exigidos por el pliego o no sean mejorados en la propuesta ofertada, se considerará una falta grave y objeto de penalización en el próximo periodo de facturación. En caso de que no se solucionara a lo largo del siguiente mes, sería causa de resolución del contrato por parte del ICEC, sin ningún tipo de indemnización.
En la documentación que hay que aportar en el sobre B deberá identificarse claramente cada una de las personas que integran los siguientes perfiles:
Responsable del contrato.
Dirección técnica
Equipo de intervención en sala: Técnico/a audiovisual, técnico/a montador/a, iluminador/a, técnico/a de iluminación.
La lista deberá identificar a las personas de la plantilla de personal propio de la empresa con los siguientes datos mínimos:
Nombre completo.
Titulación académica o calificación profesional.
Grupo profesional.
Años de experiencia.
Al inicio del contrato deberá aportarse el curriculum vitae de todo el personal mínimo dedicado al servicio, así como también la justificación de la titulación acreditada de cada uno de ellos.
Toda esta documentación deberá entregarse de forma ordenada, creando un único archivo en formato PDF para cada operario, cuyo nombre será:
2024Nombre de la empresa adjudicataria-apellidos del trabajador, nombre del trabajador
Todos los archivos PDF con la documentación de cada trabajador se guardará dentro de una carpeta llamada:
2024Nombre de la empresa-documentación de los trabajadores
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Esta carpeta se entregará a la persona responsable del contrato, mediante un lápiz de memoria o a través de un correo electrónico.
La falta de presentación del listado detallado o la documentación profesional será considerada como una falta grave.
La empresa adjudicataria deberá comunicar a la persona responsable del contrato los datos personales, la categoría profesional y el horario laboral del equipo que designe. Esto se aplicará también en caso de cambio o sustitución del mismo.
Con el fin de agilizar el proceso de sustitución del personal, en su caso, o si es necesario personal adicional, la empresa adjudicataria entregará un listado de posible personal de sustitución y la documentación correspondiente al inicio del contrato.
Sexta. Obligaciones de la empresa en la ejecución del contrato
6.1 Asignación de recursos suficientes
En la asignación de estos recursos, la empresa deberá tener en cuenta que, de acuerdo con las necesidades de programación del calendario expositivo, podrá darse la coincidencia en el tiempo de diversas actuaciones.
6.2 Equipo mínimo en sala
El número de personas que integren cada equipo para el montaje, el desmontaje, el mantenimiento y la iluminación dependerá de las características de cada exposición, por lo que se asignará el número suficiente de efectivos y perfiles profesionales para garantizar la calidad de los trabajos en el tiempo previsto en cada caso.
Sin embargo, y sin perjuicio de la obligación de asignación de recursos suficientes recogida en el apartado anterior, la empresa contratista deberá garantizar la adscripción a la ejecución de este contrato de un equipo mínimo en sala según lo indicado en el punto 5.3.
El ICEC, mediante la Filmoteca de Catalunya, se reserva el derecho de pedir a la empresa adjudicataria la sustitución de las personas que no considere idóneas para los trabajos contratados.
El personal de la empresa contratista dependerá exclusivamente de esta, por lo que tendrá todos los derechos y deberes inherentes a su calidad de patrón y deberá cumplir las disposiciones vigentes en materia laboral, de Seguridad Social, sanitarias y de seguridad e higiene en el trabajo referidas al personal propio a su cargo, quien no adquirirá ningún vínculo laboral con la Administración contratante.
Asimismo, la empresa contratista deberá cumplir, a todos los efectos, toda la normativa de prevención de riesgos laborales.
6.3 Identificación del personal
Todo el personal que la empresa contratista destine a la realización del objeto de esta contratación (tanto propio como subcontratado) deberá ir adecuadamente acreditado o
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identificado mientras se encuentre en las instalaciones de la Filmoteca de Catalunya, en la forma y según el criterio que decida la Filmoteca de Catalunya. La empresa contratista deberá llevar un control permanente de la calificación profesional de este personal y velar por que cumpla en todo momento las normas de seguridad que se hayan establecido.
Por razones de seguridad, a efectos de hacer las comprobaciones necesarias y formalizar las correspondientes acreditaciones, la empresa contratista deberá entregar al inicio del contrato una relación del personal destinado a la realización del objeto del contrato, con especificación de los datos personales necesarios para su identificación y los datos profesionales correspondientes.
6.4 Normativa de seguridad de materiales e instalaciones
Todos los materiales empleados en la construcción de los decorados expositivos, los revestimientos, el acabado superficial en pasillos, escaleras y zonas de recorrido, así como los sistemas de iluminación, deberán cumplir con los requisitos establecidos en el Real decreto 314/2006, de 17 xx xxxxx, por el que se aprueba el Código técnico de la edificación, en su caso.
La instalación eléctrica deberá cumplir la normativa vigente y lo señalado en el Reglamento electrotécnico para baja tensión, especialmente en sus instrucciones técnicas complementarias (ITC-BT) 34 y 49.
La Filmoteca de Catalunya podrá requerir a la empresa contratista la justificación documentada tanto de los materiales empleados como de todos los medios materiales eléctricos que se utilizarán en la prestación del servicio, que garantice que cumplen con la normativa vigente.
6.5 Plazo de entrega, mantenimiento y revisión de las exposiciones
Las exposiciones deberán estar preparadas y montadas con una antelación mínima de dos días hábiles antes de su inauguración.
Es responsabilidad de la empresa contratista el mantenimiento del buen estado y funcionamiento de todos los elementos de la exposición siempre y cuando no hayan sido dañados por actos incontrolados de vandalismo o por causas de las que la empresa contratista no sea responsable. Asimismo, el técnico o técnica responsable de mantenimiento de la empresa contratista hará, como mínimo, una revisión al mes de las exposiciones en funcionamiento en la Filmoteca de Catalunya, en horario de mañanas, para comprobar que todo funciona correctamente y realizar las tareas de mantenimiento necesarias, tanto preventivas como correctivas.
En caso de tener que hacer cualquier intervención compleja en la exposición, se valorará, juntamente con la persona responsable de mantenimiento de la Filmoteca de Catalunya, su ejecución, procurando que esta se lleve a cabo fuera del horario expositivo siempre que sea posible.
Para los casos de urgencia, la empresa contratista establecerá, juntamente con los responsables de la Filmoteca de Catalunya, un protocolo de actuación que deberá contemplar, como requisitos mínimos, la disponibilidad efectiva y de forma ininterrumpida, las 24 horas del día y durante todos los días naturales de la duración del contrato, incluidos los fines de semana
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y los festivos, para atender y gestionar los avisos de incidencias urgentes que afecten al correcto funcionamiento de las exposiciones, así como la resolución de estas incidencias en el plazo máximo de dos días siguientes al aviso, salvo los casos, debidamente justificados por la empresa contratista, en los que sea necesario un tiempo superior.
6.6 Equipos de sustitución o nueva instalación de materiales de repuesto
En el caso del material de iluminación y del material audiovisual, la empresa adjudicataria deberá proponer la adquisición de los materiales de repuesto o de sustitución correspondientes a la persona responsable del contrato o persona en quien delegue, que deberá hacer la evaluación económica y técnica de la propuesta y, en su caso, aprobarla de acuerdo con la necesidad justificada de la adquisición, las prioridades existentes y la disponibilidad presupuestaria.
En el caso de suministro de material fungible de repuesto, será necesaria la aprobación específica de la persona responsable del contrato para llevarlo a cabo. En cualquier caso, todos los materiales sustituidos serán como mínimo de idéntica calidad o superior a los existentes, y el adjudicatario deberá tener el stock suficiente para solucionar cualquier avería en el menor tiempo posible.
En el resto de casos, será necesaria la elaboración de un presupuesto específico del material o equipamiento a sustituir y requerirá la aprobación del ICEC.
No podrá facturarse ningún desplazamiento ni dietas para la realización de los trabajos objeto de este servicio.
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