SERVICIO DE LOGÍSTICA INTEGRAL Y ORGANIZACIÓN DEL EVENTO 11ENISE
SERVICIO DE LOGÍSTICA INTEGRAL Y ORGANIZACIÓN DEL EVENTO 11ENISE
EXP. 048/17
Pliego de Características Técnicas
ÍNDICE
1 ALCANCE Y OBJETO DEL CONTRATO 4
2.1.1 Características generales 7
2.3 Diseño creativo y decoración 8
2.4.1 Zonas de paso y accesos 10
2.4.2 Espacios para las actividades del evento 12
2.4.3 Zonas de trabajo y control 19
2.5.1 Servicio de videostreaming y sistemas de interpretación simultanea 21
2.5.2 Servicio de registro, control de acceso y aforo 24
2.5.3 Servicio integral de dotación de comunicaciones y redes de área local 27
2.5.5 Equipamiento informático 29
2.5.6 Servicios xx xxxxxx autónoma y fotografía 30
2.5.8 Servicio de soporte a la organización del evento 30
2.5.9 Servicio de atención a ponentes 31
2.5.10 Servicio de limpieza 32
2.5.11 Servicio de cátering y restauración 32
2.6 Recursos y medios personales 33
2.8 Dirección y seguimiento de los trabajos 34
2.8.1 Reunión de lanzamiento 35
2.8.2 Reuniones de seguimiento 35
2.8.3 Cierre del proyecto, conclusiones y memoria final 35
2.9.1 Lugar de realización de los trabajos 36
2.9.3 Obligaciones de información y documentación 36
2.11 Control de calidad y garantía definitiva de los trabajos 37
3 PRESENTACIÓN DE LAS OFERTAS TÉCNICAS 37
3.1 Breve descripción del servicio y trabajos a realizar, metodología y medios 37
3.3 Diseño creativo y decoración 38
3.4 Descripción de los servicios 39
4 ANEXO VI: CRITERIOS DE VALORACIÓN 40
Figura 1. Vista general escenario y platea Auditorio 10
Figura 2. Aparatos iluminación 13
Figura 3. Iluminación accesorios 13
Figura 6. Sonido Sistema de PA. 13
Figura 8. Sonido microfonía 14
Figura 12: Plano de la sala multiusos donde se realizará el Track de Emprendimiento 16
Figura 13: Plano de la Sala de Exposiciones inferior (EXPO 1) donde se realizará el Foro de Negocios
Figura 14: Plano de la Sala de Exposiciones superior (EXPO 2) donde se montará la Secretaría técnica
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla 1: Instalaciones y capacidades máximas del Auditorio Ciudad xx Xxxx 8
Tabla 2. Espacios mínimos requeridos 9
Nota: Cualquier consulta en relación a este procedimiento de adjudicación debe dirigirse por correo electrónico a la dirección xxxxxxxxxxxx@xxxxxx.xx, indicando:
Asunto: número de expediente.
Cuerpo: nombre de la empresa, datos de la persona que realiza la consulta y texto de la consulta.
1 ALCANCE Y OBJETO DEL CONTRATO
ENISE es el Encuentro Internacional de Seguridad de la Información, que se celebra desde hace 11 años en el mes de octubre en la ciudad xx Xxxx.
Avanzar en la construcción de un clima de confianza que contribuya al desarrollo de la economía y la sociedad digital, con la ciberseguridad como herramienta que lo posibilite, es uno de los objetivos del Plan de Confianza Digital, enmarcado dentro de la Agenda Digital para España. En esta línea, el sector de la ciberseguridad crece en España a un ritmo del 12% anual y emplea a 42.500 profesionales, según datos del Instituto Nacional de Ciberseguridad (INCIBE), constituyendo uno de los ámbitos tecnológicos de mayor proyección nacional e internacional para la industria.
Objetivos ENISE
Analizar el campo de la ciberseguridad como motor de desarrollo económicVo entajas competitivas
Revisar y discutir sobre las tendencias más significativas en el campo de ciberseguridad.
Punto de encuentro, de los profesionales y las empresas del
sector.
‘Retos de Ciberseguridad en un mundo conectado” es el lema elegido por INCIBE para la nueva edición del Encuentro Internacional de Seguridad de la Información (11ENISE).
Siendo una motivación para la elección de esta temática los datos recogidos en el Eurobarómetro en el cual se observa que el cibercrimen ha entrado a formar parte del top ten de los desafíos que en materia de seguridad preocupan a los europeos, contando con el añadido que hasta 2025 se incorporarán a internet más de 1.500 millones de nuevos usuarios, constituyendo la ciberseguridad un elemento estratégico para los países de todo el mundo. Por ello la internacionalización se mantiene como un elemento clave en la edición 2017.
Las conferencias del 11ENISE versarán, por tanto, sobre cómo la ciberseguridad puede impulsar la cooperación int ernacional en la lucha contra el cibercrimen y el ciberterrorismo, algo que se complementará con un papel central a la importancia de la innovación y el desarrollo de nuevos proyectos empresariales disruptivos y de alto impacto
Colaboración int ernacional, apoyo al emprendimiento y la innovación en ciberseguridad son algunos de los ingredientes que INCIBE utiliza para configurar un programa de alto impacto con temas de actualidad que ponen el acento en el valor del componente de internacionalización empresarial, además de en la calidad y el planteamiento de las ponencias.
Durante 2017 seguimos trabajado para conseguir un ENISE diferencial que pueda generar oportunidades de n egocio e int ernacionalización para la industria española de ciberseguridad, con los siguientes objetivos:
Propiciar un encuentro que genere oportunidades de negocio e internacionalización para la industria española de ciberseguridad.
Promocionar e impulsar el desarrollo internacional de las empresas pertenecientes al Polo Tecnológico y generar negocio de soluciones innovadoras.
Canalizar y liderar el aumento de la cifra de negocio de las empresas españolas de ciberseguridad en el mercado nacional e internacional y el número de empresas.
Dentro de las iniciativas de fortalecimiento de la industria de Ciberseguridad a través de la generación de oportunidades de Internacionalización, INCIBE organiza por segundo año consecutivo, el Foro Internacional de Negocio para las empresas xxx Xxxx Tecnológico Nacional en Ciberseguridad, con la colaboración de ICEX.
En este sentido, tras el éxito de la primera edición del Foro de Xxxxxxx, hemos trabajado en un diseño con el que se pretende afianzar el Foro dentro del ENISE como un carácter diferenciador y que da un mayor valor añadido al Evento para sus participantes al generar oportunidades de negocio e internacionalización para la industria española de ciberseguridad.
A través de la presente edición de 11ENISE, se avanzará el programa piloto iniciado en 2016, antesala ideal para la edición del 2018, dónde se tratará de ofrecer un espacio expositivo de empresas en el que puedan mantener un mayor nivel de networking con un mayor número de compradores extranjeros.
Para ello, y en colaboración de las Oficinas Comerciales de ICEX, los países seleccionados para la atracción de demanda sofisticada para la edición de 2017 son: Alemania, Colombia y México.
El 11ENISE, y toda la oferta de contenidos que integra, solo tiene sentido gracias a la participación de la gran comunidad de la ciberseguridad.
El objeto del presente contrato es la organización de la undécima edición del Encuentro Internacional de Seguridad de la Información (11ENISE), que incluye la logística integral y dotación de los medios, la puesta en marcha, preparación, desarrollo y su adecuado funcionamiento.
11 ENISE se realizará en el Auditorio Ciudad xx Xxxx, los días 24 y 25 de octubre de 2017.
El contrato incluye:
La cobertura audiovisual del evento: grabaciones y retransmisión del evento.
El acondicionamiento del espacio con la infraestructura, los medios materiales necesarios destinados a la ejecución de las diferentes actividades y servicios que se llevarán a cabo durante el mismo.
La gestión del evento y de los servicios asociados, eficaces y eficientes, con las máximas cotas de calidad para los asistentes y participantes.
La gestión del evento durante su ejecución. Para ello, se deberá facilitar por el contratista una oficina técnica de control y gestión de las actividades durante la celebración del mismo, como soporte principal para su coordinación.
La operación de los servicios detallados a continuación:
Servicio de videostreaming y sistemas de traducción simultánea
Servicio de registro, control de acceso y aforo
Servicio integral de dotación de comunicaciones y redes de área local
Servicio de azafatas
Equipamiento informático
Servicio xx xxxxxx autónoma y fotografía
Agenda de ocio
Servicio de soporte a la organización del evento
Servicio de atención a ponentes
Servicio de limpieza
Servicio de cátering y restauración
Los requisitos mínimos de estos servicios están descritos en el apartado 2 del presente pliego.
2 REQUISITOS TÉCNICOS
En este apartado se describen los servicios, características y requisitos que conforman el objeto del contrato y que el contratista deberá prestar, no siendo el listado que aparece a continuación una relación exhaustiva de los servicios contratados, sino las líneas generales demandadas por INCIBE, cubriendo a grandes rasgos los aspectos de tareas a realizar y resultados esperados.
Estos requisitos deben entenderse como mínimos pudiendo los contratistas ampliarlos y mejorarlos en sus ofertas. Las propuestas que ofrezcan características inferiores y que no cubran estos mínimos, no serán tomadas en consideración en el presente procedimiento de adjudicación. El contratista puede ofertar prestaciones superiores a las solicitadas. El contratista deberá aportar los conocimientos y metodologías así como apoyarse en las herramientas necesarias para asegurar un resultado óptimo.
El contratista se obliga a guardar secreto y a hacerlo guardar al personal que emplee para la ejecución del contrato, respecto a toda la información de la Sociedad que con motivo del desarrollo de los trabajos llegue a su conocimiento, no pudiendo utilizarla para sí o para otra persona o entidad.
Al inicio del servicio INCIBE proporcionará a la empresa adjudicataria el plan de autoprotección y evacuación del Auditorio.
2.1.1 Características generales
11ENISE se celebrará en el Auditorio Ciudad xx Xxxx. Se desarrollarán paralelamente tres programas:
Track principal: Conferencias y mesas redondas. Se celebrará en el escenario principal del Auditorio
Track E mprendimiento: Conferencias y mesas redondas sobre temáticas específicas de Emprendimiento en Ciberseguridad. Se celebrará en una sala específica separada del escenario principal del Auditorio, la sala multiusos.
Foro de Negocio Internacional: Reuniones privadas bilaterales entre demandantes extranjeros de soluciones de ciberseguridad, y oferta española de dichas soluciones. Se celebrará en la Sala de Exposiciones inferior.
Premisas para la celebración de 11 ENISE:
Fechas: 24 y 25 de octubre de 2017
Lugar: Auditorio Ciudad xx Xxxx
Horario previsto:
Día 24: de 09:00h a 18:30h
Día 25: de 09.00h a 21.00h
Previsión de m ontaje y desmontaje. El plan de montaje y desmontaje se deberá ajustar a las siguientes premisas:
Montaje: Día 23: de 16:00 a 22:00
Desmontaje. El plazo de desmontaje se iniciará el día 25 a partir de las 21.00h una vez que todos los asistentes hayan abandonado el recinto tras la clausura del evento y deberá finalizarse antes de las 10.00 horas del día 26.
Asistencia prevista: Se espera contar con 1.100 personas registradas al evento. La asistencia máxima simultáneamente, en cualquier caso, no podrá superar la determinada por el aforo del Auditorio Ciudad xx Xxxx.
Tabla 1: Instalaciones y capacidades máximas del Auditorio Ciudad xx Xxxx
Número de ponentes: Se espera contar con un máximo de 200 ponentes.
Programa del evento: las empresas interesadas en presentar sus ofertas a este concurso pueden solicitar a INCIBE el programa provisional del evento, en tanto en cuanto no esté publicado en la web.
Distribución general
Localizaciones. Estudio descriptivo del emplazamiento exacto en el edificio para cada espacio requerido.
Valoración de necesidades para la puesta en servicio de los diferentes recursos y espacios requeridos y el esfuerzo necesario que el contratista realizará para solventarlas.
Ubicación de todos los servicios incluidos en el proyecto.
Dirección y coordinación de la producción con aproximación al plan de montaje y desmontaje.
Tomando como base el proyecto presentado, INCIBE podrá solicitar a la empresa adjudicataria los ajustes que se consideren necesarios para la adecuación final de las actividades que tendrá lugar durante el evento.
2.3 Diseño creativo y decoración
La empresa adjudicataria deberá proponer y realizar un diseño artístico y una maquetación suficientemente descriptiva de imagen para el conjunto de las instalaciones del evento 11ENISE. Dicha propuesta de diseño se deberá presentar en la oferta para la valoración de INCIBE, que podrá realizar los ajustes pertinentes a la configuración final de actividades, pero que en cualquier caso contendrá los siguientes elementos mínimos:
Diseño creativo para el Evento. Propuesta de diseño de arte y maquetación de espacios en el que se detalle su equipamiento, mobiliario y elementos decorativos
conforme a las necesidades de espacios descritas en el presente pliego. Se tendrá en cuenta el estilo asociado al cartel ganador y los elementos específicos del Manual de Estilo corporativo de INCIBE, incluidos como Anexos del presente Pliego.
Diseño y producción de la decoración. La decoración deberá asociarse a la imagen y logotipo de INCIBE (ver Anexo II). En línea con el lema de 11ENISE, se pretende transmitir la idea de necesidad de cooperación f rente al ciber crimen (cooperación ent re países, en tre or ganizaciones, entre sect ores, ent re personas). Es imprescindible que la imagen del evento sea trabajada con un enfoque holístico y que el resultado final de diseños y calidades asegure un trabajo profesional y riguroso. El contratista será responsable del diseño y producción de los materiales de decoración de los espacios descritos en el apartado 2.4 Necesidades de espacios.
El diseño y producción de elementos gráficos de cartelería y señalética del evento será a cargo de INCIBE. El adjudicatario de este contrato deberá coordinarse con la empresa de cartelería para el diseño integral del evento.
Zonas de paso y accesos | Entrada principal Guardarropa Photocall |
Sala principal Auditorio | Sala de conferencias del Track principal |
Sala multiusos | 1 Sala para el Track de Emprendimiento |
Sala exposiciones inferior | 1 Sala para el Foro de Negocio |
Xxxx del Auditorio | 3 Salas de networking informal |
Zonas de trabajo y control | Control técnico y producción audiovisual |
Secretaría técnica (Sala exposiciones superior) | |
Sala de reuniones privadas |
Tabla 2. Espacios mínimos requeridos.
Los materiales, mobiliario y equipamiento técnico propuesto como dotación de estos espacios deberán tener la calidad que garantice una buena imagen de INCIBE y sea acorde a la identidad corporativa del evento. (Ver Anexo)
Nótese que el contratista, deberá cumplir con lo establecido en el Reglamento par a la Utilización temporal del Auditorio Ciudad xx Xxxx
Figura 1. Vista general escenario y platea Auditorio
Tal y como se recoge en el Reglamento para la utilización temporal del Auditorio Ciudad xx Xxxx:
El acceso de carga es por la calle y la bajada del material es con montacargas. Existe un recinto anexo sin vigilancia y al aire libre, en el que se puede quedar estacionado el vehículo de transporte.
Se enumeran las principales consideraciones a cumplir por parte de la empresa adjudicataria:
En ningún caso podrán introducirse materiales u objetos que bloqueen o dificulten la salida de las salas.
Antes de iniciar el montaje es obligatorio tener instalada una moqueta de protección, que cubra toda la superficie de paso del Auditorio Ciudad xx Xxxx que se vea afectada por el montaje y sus accesos desde y hacia la zona de carga y descarga. Para el desmontaje de las instalaciones se llevará a cabo el mismo proceso. Las carretillas que se utilicen en el interior del Auditorio deberán tener ruedas de goma.
Durante las labores de montaje y desmontaje y, en general, durante los días de celebración del evento, queda prohibida la colocación de materiales en emplazamientos de otros expositores o en las zonas comunes, que deberán estar siempre libres para la circulación de personas y materiales.
Dentro del Auditorio no está permitida la construcción de elementos realizados con materiales de construcción, ni adornos en los que se utilicen materiales como cementos, arenas, yeso, escayolas, tejas, ladrillos o cualquier material similar.
Todas las instalaciones de elementos eléctricos, de sonido, informáticos, etc. deben de conducirse por los lugares indicados por la Dirección del Auditorio, no pudiendo en ningún caso, habilitarse otros lugares de instalación o paso que los destinados a tal fin.
Las conexiones de las acometidas de electricidad del Auditorio se efectuarán siempre por personal técnico autorizado por el propio Auditorio, quedando absolutamente prohibido el acceso a cajas de acometida de la red a cualquier otra persona.
En todo momento se respetarán las instalaciones interiores y exteriores del Auditorio Ciudad xx Xxxx, sin que se puedan pegar o colocar carteles, pancartas, pegatinas, etc., en las paredes, suelos, techos o columnas del edificio, que no hayan sido previamente autorizados por la Dirección del centro, proporcionando el Organizador los paneles o displays para la señalización del acto de que se trate. Los paneles que se utilicen serán autoportantes. Esto sin perjuicio de las exigencias previstas en el presente pliego y para las que INCIBE ha recabado la autorización.
Todos los materiales utilizados deberán ser de fácil retirada y de manera limpia de modo que el espacio quede igual que antes del montaje sin dañar las instalaciones.
2.4.1 Zonas de paso y accesos
2.4.1.1 Entrada principal
En el xxxx, se habilitará una zona de acceso de visitantes y participantes, que incluirá un sistema de acreditaciones conforme a las siguientes indicaciones y requisitos:
Zona de acr editaciones. Permitirá la acreditación en tiempo real y la recepción/recogida de acreditaciones previamente realizada.
4 Puestos de registro compuestos por:
□ ordenador
□ impresora
□ distribución eléctrica y puntos de luz y regletas necesarias.
Personal técnico (azafatas y de soporte informático) necesario para la correcta acreditación de los participantes y visitantes.
Incluido transporte, montaje y desmontaje.
Se incluyen en el presente pliego aquellos servicios que permiten gestionar el control de acceso tal y como se describe en el apartado 2.5.2 Servicio de registro, control de acceso y aforo:
□ Software informático de acreditaciones.
□ Pistolas de control de acceso.
□ Sistema de control de aforo propio del edificio.
□ Instalación de red (cable de comunicación / WiFi).
Se debe disponer en lugar visible al público y perfectamente legible, la siguiente información:
Copia del documento acreditativo de la habilitación correspondiente, sea la licencia, autorización o la comunicación previa presentada, según proceda.
Número de teléfono, dirección postal, número de fax o dirección de correo electrónico o, en su caso, sitio web, a efectos de reclamaciones o peticiones de información.
Existencia de hojas de reclamaciones.
Horario de apertura y cierre.
Aforo máximo permitido.
Condiciones de admisión, incluyendo las limitaciones de entrada, en caso de existir.
Normas particulares o instrucciones para el normal desarrollo del espectáculo o actividad, en caso de existir.
Información en materia de datos personales a los usuarios.
2.4.1.2 Guardarropa
El Auditorio Ciudad xx Xxxx cuenta con un espacio para guardarropa que estará atendido por el número de personas necesario para evitar aglomeraciones. Además en este mismo espacio será el lugar de entrega de merchandising a todos los asistentes al evento, una vez realizado su registro.
El contratista deberá preparar y acondicionar la zona de guardarropa del Auditorio que cubra las necesidades de los participantes durante los 2 días del evento.
2.4.1.3 Photocall y set de entrevistas
El contratista deberá habilitar una zona abierta que sirva de photocall con el mobiliario accesorio y elementos que contengan la imagen corporativa del evento, en el lugar que designen los responsables del Auditorio. Dicho set deberá contar con la iluminación adecuada para que los medios puedan realizar las entrevistas sin necesidad de equipos de iluminación necesarios. La zona de photocall deberá estar acondicionada, al menos, con
una alfombra. La gráfica de fondo, de dimensiones aproximadas 305 x 229.5 cm., será proporcionada por INCIBE.
El contratista se encargará del transporte, mantenimiento, montaje y desmontaje correspondiente.
2.4.2 Espacios para las actividades del evento
2.4.2.1 Sala principal Auditorio – Track principal
El contratista deberá acondicionar el auditorio principal donde se impartirán las conferencias y deberá aportar los recursos técnicos audiovisuales (video y proyección) y el personal técnico y auxiliar necesario.
Las características técnicas del escenario son las siguientes:
Altura máxima de boca de escenario: 11,90m.
Altura máxima xx xxxxx: 22m.
Ancho escenario de pared a pared: 21m.
Ancho de boca máximo: 20m.
Ancho de boca mínimo: 12m.
Fondo de trabajo máximo de escenario: 8m.
Corbata: 1,20m.
Ampliación de corbata con foso de orquesta: 2,80m.
Medida máxima de corbata: 4m.
Posibilidad de ampliación de escenario sin orquestas: 20x 2,80m.
Foso de orquesta: 5,10x20m.
Nº xx xxxxx contrapesadas: 31
Nº xx xxxxx motorizadas: 4 de 1500Kg carga neta
Longitud máxima xx xxxxx: 19m.
Juego xx xxxxx laterales en Alemana de 2,40m. (motorizadas y 3 por lateral)
Peso xxxxxx xx xxxxx: 280 Kg
El peso máximo autorizado es:
Zona de Exposición 300 Kg. / m2.
Sala de Reuniones 300 Kg. / m2
El mobiliario disponible en el escenario que puede ser utilizado libremente para ENISE es el siguiente:
Mesa inaugural (dimensiones aproximadas 480cm largo x 88cm alto x 75cm ancho)
Los equipos técnicos disponibles para su utilización por parte del contratista (siguiendo las pautas y directrices marcadas por la Dirección del Auditorio Ciudad xx Xxxx) son los siguientes:
Iluminación:
Figura 2. Aparatos iluminación.
Figura 3. Iluminación accesorios.
Sonido:
Figura 6. Sonido Sistema de PA.
Otros:
El contratista se hará cargo de cualquier daño o desperfecto de cualquiera de los materiales enumerados que pueda causar antes, durante y después del evento.
Por su parte, INCIBE dispone de un atril en las instalaciones de INCIBE que se utilizará como mobiliario del escenario principal. Será responsabilidad del contratista el traslado del atril desde INCIBE hasta el Auditorio, así como su instalación y montaje en el Auditorio.
En base a estos elementos disponibles, la empresa adjudicataria deberá proporcionar los elementos que cumplan los siguientes requisitos mínimos:
Escenografía:
Elementos escénicos y decorativos que permitan la visualización con la imagen del evento y de INCIBE.
Mobiliario:
□ 2 sofás de 3 plazas cada uno.
□ 7 sillas para la mesa inaugural
□ 1 butaca de una plaza
□ 5 mesas bajas
□ Lámparas decorativas
□ Cualquier otro elemento decorativo que contribuya a generar un ambiente elegante y cordial, en línea con la estética del evento.
Equipamiento técnico:
Iluminación:
□ Sistema de iluminación diferenciada para atril, escenario y auditorio.
□ Sistema de iluminación necesaria para la grabación y emisión del videostreaming.
Sistema de proyección: incluyendo los proyectores, ópticas de proyección, tarimas y mangueras de fibras que sean necesarios y adecuados al sistema de proyección. Este sistema deberá ser multi-ventana, de modo que se permita la proyección tanto del ponente como de su presentación.
Sonorización, completando al sistema de sonorización del auditorio.
□ Mezclador audio 16 canales.
Microfonía inalámbrica, garantizando un mínimo de:
□ 3 micrófonos de diadema
□ 6 micrófonos de solapa
□ 4 micrófonos de mano para el público (preguntas en Escenario).
Equipamiento informático:
□ 1 ordenador portátil para las presentaciones.
□ Conectores y adaptadores: VGA/HDMI, MicroUSB/HDMI, Minidisplayport/HDMI
□ Pasaponencias inalámbrico y puntero láser.
Monitores escenario.
□ 2 Monitores de plasma de referencia para el escenario.
□ 2 Distribuidores VGA DVI SDI.
Rack de Audio para prensa 19 salidas.
El contratista deberá contemplar la necesidad de sustituir proyectores, ordenadores, micrófonos y cualquier equipamiento técnico cuyo no funcionamiento pueda suponer un problema en la ejecución de las charlas en el auditorio.
Nótese que las charlas presentadas en el Auditorio serán retransmitidas en directo por videostreaming. El contratista deberá facilitar todos los elementos técnicos necesarios que permita emitir la charla del auditorio a la más alta calidad (la imagen se emitirá a través de Internet con el códec de compresión de vídeo H.264), y en dos idiomas simultáneos (español e inglés) que implica tener canales de audio diferenciados: original (español o inglés) y traducido (español o inglés).
El contratista deberá facilitar todos los elementos técnicos necesarios que permitan retransmitir el audio del auditorio en directo a la más alta calidad y en los dos idiomas, inglés y español.
En cualquier caso, la empresa adjudicataria deberá coordinar sus trabajos de instalación, montaje y desmontaje de esta zona, con la Dirección Técnica del Auditorio.
El contratista se encargará del mantenimiento y correcto funcionamiento de las actividades y por tanto de los materiales, lo que incluye la necesidad de sustituir proyectores, ordenadores, micrófonos y cualquier equipamiento técnico cuyo no funcionamiento pueda suponer un problema en la ejecución de las charlas en el auditorio. Deberá por tanto encargarse de verificar el funcionamiento de cualquier material propio o de terceros que se usen para el correcto funcionamiento del evento.
2.4.2.2 Sala multiusos – Track de Emprendimiento
Tarima
El contratista deberá acondicionar la Sala multiusos donde se impartirán las conferencias correspondientes al Track de Emprendimiento. Deberá aportar los recursos técnicos audiovisuales (video y proyección) y el personal técnico y auxiliar necesario.
Figura 12: Plano de la sala multiusos donde se realizará el Track de Emprendimiento
La disposición de la sala tendrá en cuenta las siguientes consideraciones:
El público accederá exclusivamente por el acceso interior. El acceso exterior estará inutilizado.
La tarima irá colocada en la pared corta adyacente al acceso exterior (ver Figura 12)
El mobiliario disponible en la Sala multiusos que puede ser utilizado libremente para ENISE es el siguiente:
90 sillas.
El contratista se hará cargo de cualquier daño o desperfecto de materiales que pueda causar antes, durante y después del evento.
El contratista deberá proporcionar los elementos que cumplan los siguientes requisitos mínimos:
Escenografía:
Elementos escénicos y decorativos que permitan la visualización con la imagen del evento y de INCIBE.
Mobiliario:
□ 1 tarima de dimensiones aproximadas 4m. largo x 2m. ancho x 40cm. alto.
□ 1 atril de dimensiones aproximadas 120cm. alto x 70cm. ancho.
Equipamiento técnico:
Sistema de proyección: incluyendo los proyectores, ópticas de proyección, tarimas y mangueras de fibras que sean necesarios y adecuados al sistema de proyección. Este sistema deberá ser multi-ventana, de modo que se permita la proyección tanto del ponente como de su presentación.
Pantalla para la proyección.
Equipamiento informático:
□ 1 ordenador portátil para las presentaciones.
□ Conectores y adaptadores: VGA/HDMI, MicroUSB/HDMI, Minidisplayport/HDMI
□ Pasaponencias inalámbrico y puntero láser.
Microfonía inalámbrica, garantizando un mínimo de :
□ 3 micrófonos de diadema
□ 7 micrófonos de solapa
□ 2 micrófonos de mano para el público.
Iluminación:
□ Sistema de iluminación necesaria para la grabación y emisión del videostreaming.
Sonorización, completando al sistema de sonorización del auditorio.
□ Mezclador audio 16 canales.
Monitores escenario / sala.
□ 1 Monitor de plasma de referencia para el escenario.
□ 1 Monitor de plasma para mitad de la Sala.
□ 2 Distribuidores VGA DVI SDI.
Por su parte, INCIBE dispone en sus instalaciones de 7 butacas que se utilizarán como mobiliario situado en la tarima del Track de Emprendimiento. Será responsabilidad del contratista el traslado de las siete butacas desde INCIBE hasta el Auditorio, así como su instalación y montaje en el Auditorio.
El contratista deberá contemplar la necesidad de sustituir proyectores, ordenadores, micrófonos y cualquier equipamiento técnico cuyo no funcionamiento pueda suponer un problema en la ejecución de las charlas en el auditorio.
Nótese que las charlas presentadas en el Track de Emprendimiento serán retransmitidas en directo por videostreaming. La empresa adjudicataria deberá facilitar todos los elementos técnicos necesarios que permita emitir la charla a la más alta calidad (la imagen se emitirá a través de Internet con el códec de compresión de vídeo H.264), y en dos idiomas simultáneos (español e inglés) que implica tener canales de audio diferenciados: original (español o inglés) y traducido (español o inglés).
El contratista deberá facilitar todos los elementos técnicos necesarios que permita retransmitir el audio en directo a la más alta calidad y en los dos idiomas, inglés y español.
En cualquier caso, el contratista deberá coordinar sus trabajos de instalación, montaje y desmontaje de esta zona con la Dirección Técnica del Auditorio.
El contratista se encargará del mantenimiento y correcto funcionamiento de las actividades y por tanto de los materiales, lo que incluye la necesidad de sustituir proyectores, ordenadores, micrófonos cualquier equipamiento técnico cuyo no funcionamiento pueda suponer un problema en la ejecución de las charlas en el auditorio. Deberá por tanto encargarse de verificar el funcionamiento de cualquier material propio o de terceros que se usen para el correcto funcionamiento del evento.
2.4.2.3 Sala de Exposiciones inferior (EXPO1)- Foro de Negocio
El contratista deberá acondicionar la Sala exposiciones inferior, donde se celebrará el Foro de Negocio. Deberá aportar los recursos y el personal necesario.
Esta sala albergará diez espacios destinados a otras tantas empresas compradoras, que mantendrán reuniones de trabajo con diferentes interlocutores. El objetivo, por tanto, es crear diez zonas, cada una de ellos acondicionada con una mesa baja, 5 sillas o butacas, 1 identificador visible desde la entrada de la sala (que será proporcionado por INCIBE), así como cualquier elemento decorativo adicional que permita dar calidez al espacio. El formato será open space y el ambiente cómodo, acogedor e informal.
Cada una de las diez zonas dispondrá de distribución eléctrica y puntos de luz y regletas necesarios para 2 tomas.
Figura 13: Plano de la Sala de Exposiciones inferior (EXPO 1) donde se realizará el Foro de Negocios
El contratista se hará cargo de cualquier daño o desperfecto de materiales que pueda causar antes, durante y después del evento.
En base a estos elementos disponibles, la empresa adjudicataria deberá proporcionar los elementos que cumplan los siguientes requisitos mínimos:
Escenografía:
Elementos escénicos y decorativos que permitan la visualización con la imagen del evento y de INCIBE.
Mobiliario:
□ 10 mesas bajas
□ 50 butacas o sillas
Equipamiento informático:
1 ordenador portátil.
2.4.2.4 Salas de Networking informal
Se acondicionará el xxxx del auditorio con al menos tres salas de Networking informal para los asistentes que contarán con 2-3 sofás cada una, butacas, 1-2 mesas bajas. El formato será open space y el ambiente cómodo, acogedor e informal.
Cada una de las tres salas dispondrá de distribución eléctrica y puntos de luz y regletas necesarios para 2 tomas.
2.4.3 Zonas de trabajo y control
2.4.3.1 Control técnico y producción audiovisual
El contratista deberá configurar y equipar una zona de control técnico y producción audiovisual que será gestionada por un equipo suficiente para garantizar un buen servicio. Su dimensionamiento debe garantizar el éxito del evento. Deberán respetarse las normas de auditorio.
2.4.3.2 Secretaría técnica
Espacio reservado para la organización (INCIBE), deberá contar con:
Mobiliario
4 Mesas de trabajo de 150 cm largo x 90 cm
4 sillas de trabajo
1 espacio para reuniones informales compuesto por 4 butacas y 2 mesas bajas
Sistema Informático
4 ordenadores portátiles o sobremesa e instalación en Red (proporcionados por INCIBE).
1 impresora Multifunción (fotocopiadora y escáner) láser color y papel (proporcionada por INCIBE).
Cableado de Interconexión.
Distribución eléctrica: puntos de luz necesarios para equipos informáticos varios, impresoras, etc.
Se utilizará para este espacio la Sala de Exposiciones superior (EXPO 2) (ver Figura 14).
El contratista se encargará de la logística y del transporte, mantenimiento, montaje y desmontaje correspondiente.
Figura 14: Plano de la Sala de Exposiciones superior (EXPO 2) donde se montará la Secretaría técnica
2.4.3.3 Sala privada de reuniones
Se habilitará asimismo una mesa auxiliar donde estará disponible durante todos los días del evento la mesa-buffet prevista en el apartado “2.5.11 Servicio de cátering y restauración”.
Para el correcto desarrollo de cada uno de los servicios objeto del contrato, el contratista deberá proveer el personal necesario para el correcto funcionamiento de cada uno de ellos.
Además, cada uno de los servicios, deberá ser ajustado al del resto de la logística e infraestructura del evento garantizándose su correcto funcionamiento y la calidad del servicio con las pruebas previas que se consideren necesarias.
Será necesario incluir las pruebas necesarias previas al evento para garantizar el correcto funcionamiento del servicio.
Serán por cuenta exclusiva del contratista la gestión y el importe de todos los gastos e impuestos, tasas, arbitrios y cualquier otro concepto para la obtención de los permisos y licencias necesarias para la correcta ejecución del contrato. Serán a cargo del contratista todos los gastos que se deriven del contrato, incluidos los fiscales.
El contratista se encargará de verificar que los proveedores tienen seguros vigentes que cubren la responsabilidad de los servicios que prestan y relacionados con el presente
contrato. A título de ejemplo servicio de transporte, servicio de montaje etc. que xxxxxx a los asistentes y participantes de las diferentes actividades.
La oferta deberá incluir el detalle de los servicios ofertados por parte del contratista, incluyendo suficientes recursos personales para la atención/realización de las siguientes tareas:
Montaje, mantenimiento y desmontaje del material necesario para la realización de los trabajos en las instalaciones. Esto deberá realizarse en coordinación con el contratista y atendiendo a los plazos y consideraciones indicadas por INCIBE y personal del Auditorio.
Servicios de control, supervisión y aprovisionamiento de materiales.
Soporte presencial técnico durante todo el evento.
2.5.1 Servicio de videostreaming y sistemas d e i nterpretación simultanea
El contratista deber encargarse de que durante el evento exista un servicio de retransmisión en directo/diferido mediante videostreaming multiidioma (modalidades de WebCast/StreamCast) incluyendo realizaciones audiovisuales HD multisala y traducción e interpretación español/inglés - inglés/español.
Este servicio aplica a todas las conferencias celebradas en el Auditorio – Track principal y en la Sala multiusos – Track de Emprendimiento.
Los servicios mínimos incluidos son:
WebCasting multiidioma en directo y diferido, sonorización, proyección y realización audiovisual en HD, incluyendo grabación íntegra de las actividades realizadas en el escenario principal del evento y en la Sala de Emprendimiento.
Aportación de sistemas de proyección e iluminación para las salas en las que se lleva a cabo los eventos.
Emisión a través de Internet en directo (2 idiomas simultáneos) de realización A/V HD de los eventos
Retransmisión en directo (por difusión) de la imagen mezclada y obtenida de la realización audiovisual realizada por el contratista en las salas/auditorios de los eventos.
Traducción simultánea español / inglés, con servicio de intérpretes incluido, sistema de cabina y radiadores/receptores de infrarrojos portátiles.
El montaje y la prueba de los equipos el día anterior a cada evento y desmontaje a término.
El contratista prestará un servicio de retransmisión por videostreaming en modalidad de StreamCast multiplataforma y multidispositivo, de modo que INCIBE pueda enlazar en la
que informe sobre el evento las emisiones multiidioma de cada sala en directo
requeridos para la versión en español y la versión en inglés con sus correspondientes reproductores para todo el directo. Las emisiones deben ser compatibles con la gran mayoría de dispositivos móviles y deben estar tunelizadas (encapsulando un protocolo de red sobre otro -protocolo de red encapsulador- creando así un túnel de información entre 2 puntos) para poder ser seguidas desde la mayoría de redes corporativas a través de firewalls / proxyes, y deben estar alijadas en espacio Web seguro SSL con navegación a través de HTTPS con certificado válido no autofirmado.
1 Se informará al contratista sobre la web en la reunión de lanzamiento.
Deberán tenerse en cuenta la gestión del tratamiento de datos personales que se puedan ver afectados.
Al final del evento el contratista facilitará la grabación de todos los contenidos en un soporte físico tipo disco duro con los contenidos íntegros del evento completo en ambos idiomas en formato de alta definición para poder reproducirlo en cualquier soporte. Los contenidos deberán estar indexados y sincronizados con la presentación de diapositivas de los ponentes. Los contenidos finales entregados de las grabaciones en alta definición estarán divididos por ponencias, las cuales serán editadas antes de su entrega para añadirles cabeceras de entrada animadas con los títulos de las ponencias en ambos idiomas diferenciados.
Este servicio deberá estar coordinado con los servicios de comunicaciones, producción y redes y la logística del evento para garantizar el correcto funcionamiento del streaming.
2.5.1.1 Plan de montaje, pruebas y desmontaje
El plan de montaje, pruebas y desmontaje, deberá ser ajustado al del resto de la logística e infraestructura del evento garantizándose su correcto funcionamiento y la calidad del servicio.
El montaje se iniciará el 23 de octubre de 2017 a las 16.00pm.
El desmontaje se iniciará una vez finalizadas las sesiones, aproximadamente a partir de las 21.00h del 25 de octubre. El desmontaje debe estar finalizado a las 10.00h del día 26.
Será necesario incluir las pruebas necesarias previas al evento para garantizar el correcto funcionamiento del servicio.
2.5.1.2 Streamcast - Streaming Directo + Realización Audiovisual HD
Los trabajos a realizar en esta categoría serían:
Realización audiovisual en directo en alta definición con “sistema multicámara” (sistema compuesto por 2 cámaras full HD, trípodes de vídeo + mezclador de vídeo full HD + mezclador de audio (para recoger y poder ecualizar el propio contratista el sonido suministrado por el proveedor de megafonía), + monitores de previo y programa + estación de grabación HD, cableados, etc.) y grabación íntegra en formato HD del acto completo realizado en cada sala en ambos idiomas.
Retransmisión en directo mediante StreamCast multiidioma (en dos canales, inglés y español) de la imagen mezclada y obtenida de la realización audiovisual HD realizada por el contratista en cada sala/auditorio. La imagen se emitirá a través de Internet con el códec de compresión de vídeo X.264 y AAC de audio.
La calidad del streaming en directo sería la siguiente: tamaño de pantalla mínimo de vídeo de 480p (854x480 píxeles) o superior, tasa de transferencia de cada stream simultáneo de al menos 500 Kbps, 50 imágenes por segundo, nº de “streams” simultáneos admitidos (personas que pueden conectarse simultáneamente a la retransmisión en directo) no restringido-ilimitado.
Las emisiones StreamCast multiidioma deben estar tunelizadas para poder ser seguidas desde la mayoría de redes corporativas a través de firewalls / proxyes. La red de transmisión de contenidos (CDN de streaming) para este evento deberá ser privada en uso y recursos para el evento tratado en cada caso (no red compartida) y deberá disponer de capacidad sobrada para el uso simultáneo de no menos de
10.000 usuarios concurrentes. También se deberá transmitir en directo, de manera sincronizada a la imagen del ponente las imágenes procedentes de las presentaciones de Power Point que en cada momento estén utilizando los ponentes,
2.5.1.3 Iluminación y sonorización
El Auditorio (Escenario principal) cuenta con su propio sistema de iluminación y sonorización para los ponentes y asistentes. También dispone de las cabinas para la traducción. Esta sala tiene un aforo máximo de 666 personas.
La Sala multiusos donde se celebra la Sesión de emprendimiento, por su parte, no dispone de cabinas para la traducción, por lo que será necesario la instalación de una cabina prefabricada.
El contratista incluirá en su servicio el sistema de iluminación y/o sonorización adicional que considere necesario que requiera para la correcta producción audiovisual y emisión de la misma en el Escenario principal del Auditorio y en la Sala multiusos.
2.5.1.4 Proyección
Sistema de proyección: incluyendo los proyectores, ópticas de proyección, tarimas y mangueras de fibras que sean necesarios y adecuados al sistema de proyección disponible en el Auditorio. Este sistema deberá ser multi-ventana, de modo que se permita la proyección tanto del ponente como de su presentación.
El contratista incluirá en su servicio el sistema de proyección adicional que considere necesario que requiera para la correcta producción audiovisual y emisión de la misma.
La Sala multiusos donde se celebra la Sesión de emprendimiento, por su parte, no dispone de sistema de proyección.
El contratista incluirá en su servicio el sistema de proyección adicional que considere necesario que requiera para la correcta producción audiovisual y emisión de la misma en el Escenario principal del Auditorio y en la Sala multiusos.
2.5.1.5 StreamCast diferido
Para los contenidos en diferido, el contratista proveerá, para cada una de las charlas, los vídeos en formato optimizado y publicable en web (tipo YouTube o Vimeo) en ambos idiomas, para su publicación por parte de INCIBE en sus redes sociales.
Al final del evento el contratista facilitará la grabación de contenidos en un soporte físico tipo disco duro con los contenidos íntegros del evento completo para poder reproducirlo en cualquier soporte. Los contenidos deberán estar indexados y sincronizados con la presentación de diapositivas de los ponentes. Los contenidos finales entregados de las grabaciones en alta definición estarán divididos por ponencias, las cuales serán editadas antes de su entrega para añadirles cabeceras de entrada animadas con los títulos de las ponencias en ambos idiomas. Nótese que será necesario un vídeo por cada charla o taller que serán grabados en las dos salas de ponencias (todos ellos editados con cabeceras de entrada animadas).
Se requiere como parte del servicio la prestación de traducción simultánea a fin de optimizar la integración de un segundo idioma (inglés) en la retransmisión por StreamCast y la postproducción de los vídeos en diferido.
La empresa contratista deberá incluir en su oferta todo el servicio de traducción simultánea que se requiera incluyendo:
Equipamiento técnico:
Transmisores necesarios.
Consolas de intérpretes necesarias para las 2 cabinas
Radiadores infrarrojos necesarios
300 receptores portátiles por infrarrojos para los asistentes
Instalación de una cabina prefabricada completamente equipada en la Sala multiusos, donde se celebrará el Track de Emprendimiento.
Servicio de intérpretes:
Intérpretes inglés/español y viceversa.
Dedicación según previsión agenda del evento:
24 de octubre de 09:00h a 18:30h.
25 de octubre de 09:00h a 18:30h.
2.5.2 Servicio de registro, control de acceso y aforo
En relación al registro el contratista se encargará de registrar los asistentes al evento que se inscriban al mismo antes y durante su desarrollo.
Adicionalmente, el contratista se encargará de diseñar las entradas que deberán ser aprobadas por INCIBE.
Durante el evento, el contratista se encargará de disponer de los medios necesarios para la impresión, en la zona de acreditaciones, de las entradas de los asistentes que no dispongan de las mismas.
El contratista deberá tener trazabilidad de los asistentes dentro del evento: desde el acceso, su entrada y salida.
Habrá un espacio habilitado para el control de acceso de entrada y salida situado en el vestíbulo xxx xxxxxxx.
Existirán puntos de control de acceso para dar cumplimiento a los límites de aforo y para llevar un control de asistentes.
El sistema de control de acceso deberá contar con todo lo necesario para el correcto desempeño de servicio:
Software o sistema de control. Este servicio incluirá:
Instalación/Desinstalación del programa de control, así como todos los drivers/controladores que sean necesarios para el correcto funcionamiento del sistema
Parametrización y configuración
Conexión con el sistema online de registro de asistentes del evento:
El contratista deberá proveer a INCIBE de un formulario de registro al evento. Este formulario permitirá el registro online al evento antes y durante el mismo, de manera que la base de datos y el control de acceso deben estar
El sistema utilizado por el adjudicatario debe ser adaptado si fuera necesario (coste incluido en el precio del contrato) para que sea capaz de trabajar correctamente con las directrices que se establecen a continuación.
Adaptar el funcionamiento del servicio a la casuística del evento y del proceso de registro de INCIBE.
Se debe poder integrar en cualquier web mediante código HTML (idealmente mediante el uso de un IFRAME responsivo –preparado para visualizarse en dispositivos móviles).
Durante el evento, contar con un cuadro de mandos desde el que poder consultar estadísticas en tiempo real de los accesos a los recintos y las estadísticas que se acuerden en la reunión de lanzamiento.
Enviar diariamente indicadores de control sobre el evento adaptándose a las necesidades de INCIBE.
Las acreditaciones permitirán dar acceso al evento a todos los participantes.
Dispositivos de control de acceso. Este servicio incluirá:
Instalación/desinstalación de pistolas de control en el Auditorio.
Parametrización y configuración de todos los dispositivo utilizados para el correcto control del sistema.
El servicio de control de acceso deberá ajustarse a las siguientes indicaciones y requisitos:
El servicio deberá permanecer abierto y totalmente funcional en base al horario del evento.
Entrada y registro:
El sistema de control de la empresa adjudicataria permitirá el acceso y control de aforo de los asistentes que se acrediten.
Durante el horario del evento, se permitirá el registro presencial en los puestos habilitados para ello en el Auditorio. En ningún caso se cerrará el registro vía web, es decir, durante el evento convivirá la posibilidad del registro online a través de la web y el registro físico presencial en el Auditorio.
La BBDD del sistema deberá permanecer siempre actualizada en base a los registros y el propio sistema de acreditaciones que, durante los días del mismo evento, podrá generar nuevas entradas in situ para aquellos asistentes que acudan sin haber realizado previamente ningún registro y haciéndolo in situ durante los días del evento.
2.5.2.1 Control de aforo
Se deberán aportar los dispositivos que se estimen necesarios para la realización de un correcto control de aforo.
Se deberá controlar en todo momento el aforo del Auditorio, no permitiendo que llegue a exceder el aforo máximo permitido.
De igual forma, será necesario llevar un control, en tiempo real, de las personas que están dentro de cada uno de los espacios del evento en los que sea necesario tener aforos diferentes, esto es:
Sala principal Auditorio – Track principal
Sala multiusos – Track Emprendimiento
Sala de Exposiciones inferior (EXPO1) – Foro de Negocios internacionales
Al finalizar cada jornada del evento, la empresa adjudicataria deberá reportar a INCIBE los listados de los usuarios que hayan accedido, en formato presencial, al
2.5.2.2 Requerimientos de seguridad, calidad, accesibilidad del software
Los desarrollos efectuados en el marco de este servicio (formulario de registro), deberán respetar los criterios de seguridad, calidad y accesibilidad marcados por INCIBE. El adjudicatario deberá cumplir estos requerimientos aportando incluso, si es necesario, auditorías realizadas por terceros para garantizar su cumplimiento:
Seguridad. En función del tipo de tecnologías y desarrollo abordado, los entregables deberán garantizar la seguridad en base a los criterios OWASP Web: Top 10 OWASP
(xxxxx://xxx.xxxxx.xxx/xxxxx.xxx/Xxxxxxxx:XXXXX_Xxx_Xxx_Xxxxxxx )
El licitador presentará una auditoría o certificado de seguridad para dicho formulario demostrando su cumplimiento y, en cualquier caso, INCIBE se reserva el derecho de realizar auditorías de seguridad para garantizar la seguridad del mismo antes de su publicación. En caso de que dicho formulario presente vulnerabilidades antes de su publicación, el licitador está obligado a corregirlas dentro de los plazos previstos para la publicación del mismo, sin poner en riesgo su disponibilidad de cara al correcto desarrollo del evento.
Calidad. Además de la documentación mínima exigida en el apartado anterior, el licitador deberá entregar un código fuente con un mínimo de calidad. Al inicio de los trabajos, INCIBE, a través del equipo de desarrollo, explicará las métricas mínimas de calidad de código que el licitador deberá alcanzar a través de la herramienta Sonar para ser considerados válidos.
Accesibilidad. Siempre que sea viable técnicamente se deberá garantizar que el formulario es accesible para personas con discapacidad (total o parcialmente).
2.5.2.3 Recursos materiales
4 equipos (ordenador portátil o semejante) con su correspondiente SW de gestión y control de acceso para la supervisión en tiempo real de los accesos al recinto.
7 dispositivos de lectura manual para control de acceso (pistolas) capaces xx xxxx códigos tanto QR como BIDI. La distribución de estos elementos sería la siguiente:
Entrada edificio: 2
Entrada a la Sala principal Auditorio: 2
Entrada a la Sala multiusos – Track de Emprendimiento: 2
Entrada a la sala de Exposiciones inferior (EXPO1) – Foro de Negocios internacionales: 1
2.5.2.4 Requisitos técnicos
El servicio de control de accesos y aforo se considerará un servicio crítico que deberá estar disponible y totalmente funcional (hardware y software) con las siguientes consideraciones.
Antes del evento
El formulario de registro deberá estar operativo con una antelación mínima de 30 días, con disponibilidad 24x7.
En el caso de que existan problemas de disponibilidad sobrevenidos o de otra índole del formulario publicado, la empresa adjudicataria deberá ofrecer una solución en un período no superior a 60 minutos (criticidad media).
Durante el evento. El servicio deberá tener una disponibilidad completa durante los días del evento. En el caso de que existan problemas de disponibilidad o de otra índole en el servicio (formulario y control de aforo):
La empresa adjudicataria deberá ofrecer una solución en un período no superior a 30 minutos para incidencias que impliquen no disponibilidad del servicio (criticidad alta).
La empresa adjudicataria deberá ofrecer una solución en un período no superior a 60 minutos para incidencias que impliquen un fallo en la comunicación de los dispositivos limitando el control de aforo y registro de visitantes en cualquiera de los accesos (criticidad media).
La empresa adjudicataria deberá ofrecer una solución en un período no superior a 120 minutos. para incidencias de menor importancia a las anteriormente mencionadas (criticidad baja).
La falta de calidad del servicio será penalizado conforme a lo previsto en el apartado 19.9 xxx Xxxxxx de Características Generales.
En cuanto al hardware, la empresa adjudicataria deberá llevar suficientes pistolas de respaldo, para cubrir posibles incidencias que puedan inhabilitar las que se utilicen en primera instancia para realizar el control de acceso.
2.5.2.5 Entregables
La empresa adjudicataria deberá entregar a INCIBE la siguiente documentación:
Con anterioridad al evento:
Manual de uso del sistema de control de acceso que será la base de la formación al equipo encargado de operar el servicio.
Documento en el que se refleje el compromiso de nivel de servicio (SLA)
Informe de auditoría de seguridad del formulario.
Con posterioridad al evento:
Listado de accesos diario durante el evento cuyo formato y campos se definirá por parte de INCIBE en la reunión de lanzamiento.
Memoria final del servicio con detalle de las posibles incidencias ocasionadas.
BBDD completa de accesos.
2.5.3 Servicio integral de dotación de comunicaciones y redes de área local
El servicio estará compuesto por:
Despliegue de cableado y tomas de red para todos los puestos
Despliegue de electrónica de red
Despliegue de infraestructuras de Conexión sin cables
Monitorización de infraestructura y mitigación de incidentes
El servicio incluye la preparación, montaje, ejecución, operación y retirada del material de red conforme al horario de montaje, realización y desmontaje conforme a lo establecido en este pliego.
Contratación, instalación, gestión y retirada de conexiones a Internet.
2.5.3.1 Requisitos técnicos
El servicio deberá tener una disponibilidad completa durante todo el evento.
La empresa deberá cumplir el siguiente acuerdo de nivel de servicio sobre problemas de disponibilidad u otra índole en la infraestructura de red:
Criticidad alt a – Incidencias que impliquen no disponibilidad de red y/o salida a Internet. La empresa adjudicataria deberá ofrecer una solución en un período no superior a 30 minutos.
Criticidad m edia – Incidencias que limiten la conexión de Internet. La empresa adjudicataria deberá ofrecer una solución en un período no superior a 60 minutos
Criticidad baja – Incidencias de menor importancia a las anteriormente mencionadas. La empresa adjudicataria deberá ofrecer una solución en un período no superior a 120 minutos.
La falta de calidad del servicio será penalizado conforme a lo previsto en el apartado 19.10 xxx Xxxxxx de Características Generales.
Cada uno de los elementos de red, incluidos todos los switches, routers, puntos de acceso y elementos de internet, estarán conectados a un Sistema de Alimentación Ininterrumpida (SAI) que garantizará la continuidad del servicio.
2.5.3.2 Conexión a Internet
Conexión a Internet 1: será utilizada por el servicio de Streaming y por todos aquellos necesarios para la correcta ejecución del evento.
Conexión a Internet 2: será utilizada para proporcionar acceso Wifi público, al menos, a la Sala principal Auditorio, entrada, ropero, Sala de Emprendimiento y Foro de Negocios Internacionales, así como la Secretaría técnica.
Opcionalmente, el contratista puede instalar dispositivos Wifi 4G para prestar el servicio en zonas de difícil acceso. Estos dispositivos no podrán suponer una degradación o limitación del servicio debido al consumo de datos o cualquier otra circunstancia.
Todos los elementos estarán protegidos por un Sistema de Alimentación Ininterrumpida.
2.5.3.3 Conexión cableada
El contratista se encargará de realizar todo el cableado que sea necesario y se coordinará con el personal del auditorio.
2.5.3.4 Seguridad
El prestador del servicio se encargará de realizar todas las tareas de configuración, monitorización y mitigación de incidentes necesarios para garantizar la seguridad y disponibilidad en todo momento.
2.5.4 Servicio de azafatas
La oferta incluirá de cara a la organización del evento, el personal auxiliar de soporte a la ejecución durante todo el evento, siendo necesario que estén presentes al menos 1 hora antes del comienzo de las actividades (hora de inicio 09:00h) y al menos 30 minutos después del cierre del Auditorio (hora de fin 18.30h el día 24 y a las 18.30h el día 25). El número de personas será el necesario para prestar el servicio con garantías y como mínimo debe constar de los siguientes perfiles:
2 personas de soporte en el Auditorio principal (gestión de micros en el turno de preguntas).
4 personas en la zona de acreditaciones.
2 personas para control de acceso
2 personas en el guardarropa y para repartir merchandising. Será responsabilidad de la empresa contratista la gestión del proceso de entrega de merchandising, asegurando el control del material entregado.
2 personas en la Sala de Emprendimiento.
2 personas en el Foro de Negocio.
2 personas de soporte para la recepción de ponentes y autoridades especialistas en protocolo.
2 personas para gestión de agua, regalos, cambio de nombre de las mesas.
Inmediatamente después de la clausura de 11ENISE darán comienzo unas jornadas que se celebrarán en la Sala principal del Auditorio, en las que INCIBE también participa. El contratista deberá garantizar que entre las 18.30 y las 21.00 del día 25 de octubre haya dos azafatas en la Sala principal del Auditorio para dar soporte a las jornadas. El contratista velará por la paridad de género en la selección de este personal.
El personal auxiliar, entre otras, tendrá al menos las siguientes funciones:
Ayudar a la recepción y acomodación de los participantes, autoridades y ponentes.
Atender a los ponentes, cambio xx xxxxx nombres y agua.
Comunicación a la organización de incidencias técnicas que pudieran surgir.
Soporte al turno de preguntas bien por los participantes
En su caso, registro de los participantes y visitantes, repartición de acreditaciones y merchandising.
Control de merchandising entregado.
El personal auxiliar de soporte, dado el carácter internacional del evento, deberá ser, como mínimo, competente en idioma inglés de nivel B2 según el marco europeo de referencia de lenguas (MCER/CEFR).
La empresa adjudicataria deberá proponer la estructura y planificación de los trabajos que permita la eficaz y adecuada gestión de las actividades en orden al correcto funcionamiento de las actividades programadas por INCIBE.
2.5.5 Equipamiento informático
La empresa contratista deberá incluir en su oferta una batería de ordenadores portátiles y cuyos requisitos técnicos mínimos serán:
Ordenadores portátiles:
8 Gb RAM.
Disco duro de 500 GB.
15 pulgadas.
Conexión WiFi.
Ratón.
Candado
Windows 10 o similar
Paquete ofimática.
Permisos de administrador.
El contratista se encargará del transporte, instalación, conexión, configuración y borrado lógico de la información a la finalización de la actividad concreta para lo que fue utilizado. La empresa adjudicataria deberá proveer la asistencia de al menos 1 técnico insitu en las instalaciones durante los 2 días del evento para posibles incidencias.
Las necesidades de equipamiento informático se detallan en los epígrafes correspondientes a cada uno de los espacios.
2.5.6 Servicios xx xxxxxx autónoma y fotografía
La oferta de servicios incluirá la prestación de un servicio de cobertura audiovisual del evento, control de vídeo, fotografía y cámara autónoma que realice la grabación del evento y las actividades principales durante los 2 días pudiendo ser utilizadas en redes sociales y canales online.
El contratista se encargará de la logística y del transporte, mantenimiento, montaje y desmontaje correspondiente.
Se tomarán fotografías de todo el evento, de cada ponente y de todos los Espacios, incluidos inauguración y clausura y entrega de premios. Además se tomarán fotos de asistentes con su autorización y personal del evento, para realizar un montaje final en formato video de aproximadamente 2 minutos de duración, que se proyectará bajo la supervisión del personal de INCIBE en la clausura del evento, intercalando videos de entrevistas del evento.
Se realizará una breve entrevista a cada uno de los ponentes.
2.5.7 Agenda de ocio
Dentro del programa se prevé la realización de alguna actividad de ocio para la tarde – noche del 24 de octubre dirigida a los ponentes de ENISE (aproximadamente 200 personas).
La actividad a desarrollar debe cumplir los siguientes requisitos:
Duración aproximada: 2 horas
Fecha y horario: 24 de octubre, de 20.00 a 22.00
Asistencia prevista: aproximadamente 200 ponentes
Ubicación: en algún monumento histórico situado en la capital
Tipo de actividad: actividad con componente cultural y lúdico (concierto, visita guiada interactiva o similar).
La actividad se desarrollará en exclusiva para los ponentes de 11ENISE, no estará abierta al público en general.
2.5.8 Servicio de soporte a la organización del evento
El contratista será responsable de ofrecer soporte a INCIBE a la organización del evento desde los 30 días anteriores al inicio del mismo y hasta el día de su finalización. A tal efecto, aportará como equipo de trabajo un mínimo de 2 profesionales con experiencia en organización de eventos que realizarán, entre otras, las siguientes actividades:
Elaboración de contenidos de difusión del evento, al menos textos de la web xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xxxxx, así como cualquier otro contenido que pueda contribuir a maximizar el conocimiento de 11ENISE (notas de prensa, contenido de redes sociales, etc.)
Elaboración de los diplomas para los asistentes y envío de los mismos con posterioridad a la celebración del evento.
Elaboración y gestión de encuestas para medir la satisfacción de los asistentes a 11ENISE.
Cualquier otra actividad necesaria para la correcta organización de 11ENISE.
2.5.9 Servicio de atención a ponentes
El programa del evento tiene las siguientes características:
Se dispondrá de 2 días de conferencias durante la ejecución del evento. INCIBE proporcionará al contratista el programa del evento en la reunión de lanzamiento.
Inauguración y clausura: se celebrará una inauguración y clausura con un componente institucional, a la que acudirán altos representantes institucionales españoles y/extranjeros.
Presentaciones Keynote speakers.
Mesas redondas
El contratista se hará cargo de:
Realizar las tareas de interlocución con los ponentes.
Coordinar la gestión de viajes y alojamientos de los ponentes. El contratista no será responsable de realizar los pagos derivados de los viajes y alojamientos de los ponentes, pero sí será responsable de servir de enlace entre el ponente y la agencia de viajes que le proporcione INCIBE.
Poner a disposición de los ponentes y de los keynote speakers un único interlocutor específico, bilingüe español-inglés, que realizará las funciones de asistente, quien:
Deberá conocer la situación de las peticiones y gestiones realizadas para cada ponente y keynote speaker y dispondrá de un teléfono móvil para estar localizado en todo momento.
Se encargará de recibir y despedir al ponente y keynote speaker en 11ENISE, acompañado por un representante de INCIBE.
Se asegurará que los ponentes y keynote speakers dispongan de los recursos necesarios para su participación, con especial atención a los recursos técnicos de las salas, así como aquellos que sean necesarios para la difusión a través de las múltiples plataformas 2.0 disponibles.
Garantizar el derecho de uso, difusión y comunicación pública de las presentaciones y materiales utilizados para las ponencias y mesas redondas celebradas en el evento a través redes sociales y canales online de INCIBE y/o del Evento.
Encargarse de firmar con los ponentes y keynotes la autorización necesaria en materia de protección de datos y los derechos derivadas de los derechos de imagen de los ponentes y keynotes speakers para soportes analógicos y digitales, solicitando, en su caso con sus presentaciones en formato digital y gestionando los correspondientes permisos, si fuera necesarios, sobre la propiedad intelectual de dichos contenidos.
Asegurarse de que los ponentes disponen de agua para su intervención.
Una vez finalizado 11ENISE, enviar un e-mail de agradecimiento y de petición de feedback, donde se le hará llegar una selección de las fotos de su ponencia.
Por otro lado el contratista debe proveer como obsequio para ponentes 200 kits con productos de alimentación típicos xx Xxxx y personalizados con la imagen de 11ENISE, valorados en un precio unitario de 25€ aproximadamente. Serán productos de calidad y con envase gourmet. Cada kit irá convenientemente embolsado o empaquetado. El contratista será responsable de entregar a los ponentes su kit una vez finalizada su intervención.
2.5.10 Servicio de limpieza
Así mismo, se requiere que el contratista suministre un servicio de limpieza para la duración prevista 11ENISE en el Auditorio.
También deberá limpiarse después del montaje y desmontaje. El auditorio debe estar en las condiciones en las que se cede.
2.5.11 Servicio de cátering y restauración
Forma parte del contrato la prestación de los servicios de cátering y restauración. Cabe señalar que aquellos que tengan lugar en el interior del auditorio deben ser gestionados con el proveedor exclusivo con el que cuenta el Auditorio Ciudad xx Xxxx. En aquellos que conforme a este epígrafe deban realizarse en ubicaciones diferentes, será el contratista el que deba gestionar los servicios conforme a los requisitos de calidad, contenido, capacidad y distancias que se detallan a continuación
Los servicios incluirán el menú y, en su caso, el acondicionamiento de espacios, montaje y desmontaje, mobiliario, cristalería, vajilla, cubertería, así como los servicios profesionales de camareros y limpieza. En todos los casos, los menús serán aprobados previamente por INCIBE.
Para todos los servicios se debe utilizar cubertería, vajilla y cristalería que no sea de un solo uso (cartón, plástico, etc.) y debe ser debidamente atendido por el número de camareros necesario para dar un buen servicio.
Los platos fríos a servir podrán estar disponibles sobre mesas distribuidas por todo el espacio (de manera que los asistentes estén homogéneamente distribuidos y no haya puntos únicos de aglomeración).
Los platos calientes serán servidos en zonas no visibles para los asistentes y se circularán entre los mismos por camareros incluidos en el servicio.
Las bebidas serán servidas por camareros y no se dejarán sobre las mesas latas, botellas, etc. sin atender salvo en el caso del desayuno que se podrán dejar termos de café y leche que mantengan el calor de los líquidos.
En general las bebidas a servir en los almuerzos estarán frías al ser servidas salvo aquellas que necesiten estar a temperatura ambiente o si así lo solicitan los comensales.
Agua para ponentes (a servir en Auditorio Ciudad xx Xxxx).
1 botellín de agua de 500ml para cada uno de los ponentes.
Se dispondrá de una copa/vaso de cristal para cada ponente.
Cócktail de recepción.
Fecha: 23 de octubre, 20.00h a 21.30h
Asistentes previstos: 250 (ponentes y Autoridades)
Descripción: cocktail que incluya al menos 5 platos fríos, 5 platos calientes, 2 postres, bebidas (agua, refrescos, cerveza, vinos) y agua.
Lugar: Espacio emblemático en la ciudad xx Xxxx.
Café – desayuno (x2)
Fecha: 24 de octubre, 12.00 a 12.30h
Fecha: 25 de octubre, 11.30 a 12.00h
Asistentes previstos: 1.100 (asistentes a 11ENISE)
Lugar: Espacio con capacidad suficiente para acoger al número de asistentes previstos y a un máximo de 7 minutos caminando del Auditorio Ciudad xx Xxxx, para garantizar los desplazamientos.
Almuerzo (x2)
Fecha: 24 de octubre, 14.30 a 15.30h
Fecha: 25 de octubre, 14.30 a 15.30h
Asistentes previstos: 1.100 (asistentes a 11ENISE)
Lugar: Espacio con capacidad suficiente para acoger al número de asistentes previstos y a un máximo de 7 minutos caminando del Auditorio Ciudad xx Xxxx, para garantizar los desplazamientos. Alternativamente, el contratista puede proponer ubicaciones a mayor distancia, siempre que asegure el traslado en autobuses hasta el destino.
Descripción: cocktail que incluya al menos 5 platos fríos, 5 platos calientes, 2 postres, bebidas (agua, refrescos, cerveza, vinos) y agua. El menú ofrecido será diferente los dos días del evento.
Mesa – buffet Sala privada reuniones (a servir en Auditorio Ciudad xx Xxxx).
Fecha: 24 y 25 de octubre, durante todas las sesiones de ENISE
Asistentes previstos: 50 asistentes (no simultáneamente)
Lugar: sala de Ensayos 2
Descripción: Se trata de disponer de una mesa con refrigerios dulces y salados, bebidas y cafetera para atender a las visitas privadas de la organización.
2.6 Recursos y medios personales
Si para la ejecución de los servicios fuese necesario adscribir ciertos medios personales y materiales mínimos el adjudicatario se compromete a disponer de dichos medios y aquellos necesarios para la ejecución correcta del trabajo. Este compromiso tiene el carácter de obligación esencial.
Es responsabilidad del adjudicatario la composición y dedicación al proyecto de un equipo de trabajo adecuado y con la suficiente experiencia para realizar las labores necesarias que garanticen el cumplimiento de los objetivos. El adjudicatario nombrará un Jefe de Proyecto cuyas funciones serán las siguientes:
Dirigir las actividades y los medios personales que presten los servicios impartiendo al efecto las órdenes e instrucciones necesarias para la ejecución de los mismos.
Realizar las funciones de contacto directo y reporte con INCIBE de forma periódica. No obstante, el Jefe de Proyecto deberá tener disponibilidad constante hacia INCIBE para resolver cuestiones que se vayan planteando.
Coordinar actividades entre subcontratistas o colaboradores incluidas aquellas tareas derivadas no sólo de la ejecución del servicio sino de la protección delos trabajadores y asistentes como pueden ser las medidas de coordinación en materia de prevención de riesgos laborales.
La Sociedad comunicará todas las directrices relativas a la supervisión general de los trabajos objeto del servicio al Jefe de Proyecto.
Los medios personales ofertados por el contratista, como equipo principal, deberán tener un nivel de experiencia acorde con los trabajos y tareas descritos en el presente pliego
Más detalle en el apartado 11.6 xxx Xxxxxx de Características Generales.
En la metodología la empresa contratista deberá detallar la forma en la que abordará cada una de las fases definidas para el proyecto. El nivel de detalle aportado será el necesario para expresar que el método propuesto que permitirá alcanzar los objetivos fijados.
2.8 Dirección y seguimiento de los trabajos
Para la supervisión de la marcha de los trabajos, INCIBE indicará al comienzo del proyecto, la persona designada como Director de proyecto. Sus funciones en relación con el presente pliego serán:
Velar por el adecuado cumplimiento de los servicios contratados.
Fijar reuniones periódicas entre la Sociedad y el contratista con el fin de determinar, analizar y valorar las incidencias que, en su caso, se produzcan durante la ejecución del contrato.
Notificar a INCIBE el cumplimiento de los hitos de facturación a medida de que se vayan cumpliendo así como la aprobación última de las facturas emitidas por el prestador del servicio.
Notificar a INCIBE las incidencias del proyecto que sean transcendentes para el mismo y el grado de evolución de los servicios.
Independientemente de las reuniones ya establecidas en el Plan de Proyecto, el Director de Proyecto podrá convocar cuantas reuniones de seguimiento del proyecto considere oportunas para asegurar el cumplimiento del calendario del proyecto así como la correcta consecución de los objetivos propuestos. El contratista será responsable de la redacción y distribución de las correspondientes actas de reunión.
Con el fin de garantizar que se satisfacen las necesidades y prioridades establecidas por, el Director de Proyecto, marcará las directrices de los trabajos a realizar, siendo estas directrices de obligado cumplimiento por parte del contratista.
2.8.1 Reunión de lanzamiento
El contratista entregará una especificación detallada del proyecto en el que se contemplarán los principales aspectos a desarrollar:
Presentación de los trabajos a realizar.
Presentación de la metodología a usar por el contratista en cuanto a organización de recursos y seguimiento de los trabajos.
Definición de hitos y cronograma planificado para los mismos.
Cualquier otra tarea que redunde en el correcto desarrollo del proyecto.
2.8.2 Reuniones de seguimiento
A raíz de la reunión de lanzamiento, se podrán convocar reuniones de seguimiento para supervisar el desarrollo de los trabajos asociados al contrato, si bien no se establecerá una periodicidad definida, sino que se realizarán bajo petición expresa, tanto por parte de la dirección técnica del proyecto de INCIBE, como de la empresa adjudicataria. Se considera que al menos deberá haber una reunión de seguimiento semanal hasta el inicio de 11ENISE.
En general las reuniones de seguimiento se llevarán a cabo de forma telemática aunque, excepcionalmente, será posible tener reuniones presenciales, las cuales serán siempre en las oficinas de INCIBE xx Xxxx. En caso de que una de las partes requiera una reunión presencial, lo notificará con suficiente antelación a la otra parte y se fijará una fecha de reunión que satisfaga a ambos.
Para cada una de dichas reuniones, el contratista presentará, con la suficiente antelación para que sea estudiado de cara a la reunión de seguimiento, un informe técnico de seguimiento en el que se incluirán los siguientes aspectos:
Grado de cumplimiento de los objetivos e hitos cumplidos hasta la fecha.
Lista de riesgos detectados que puedan comprometer el cumplimiento de los objetivos e hitos marcados, así como una propuesta de acciones para su mitigación o eliminación.
Identificación de mejoras que se puedan aplicar para el cumplimiento de los objetivos del servicio.
2.8.3 Cierre del proyecto, conclusiones y memoria final
En este hito, al alcanzar la finalización del proyecto, el contratista deberá presentar una Memoria Final, como informe justificativo del alcance efectivo de los trabajos realizados, con detalle de entregables, recursos consumidos, objetivos e hitos conseguidos.
De igual forma, en esta memoria final deberán entregarse las estadísticas y conclusiones que se detallan en el apartado 2.9.3 Obligaciones de información y documentación, así como un informe con todos los indicadores de servicio, incluidos los resultados de las encuestas de satisfacción.
La reunión de cierre no se llevará a cabo hasta que INCIBE no haya recibido y validado previamente toda la documentación asociada al proyecto.
2.9.1 Lugar de realización de los trabajos
El centro habitual de trabajo serán las oficinas e instalaciones de la empresa adjudicataria y en los distintos emplazamientos de 11ENISE durante la realización del evento (Auditorio Ciudad xx Xxxx, emplazamientos de la Agenda de ocio, emplazamientos del servicio de cátering y restauración, etc.)
2.9.2 Soporte técnico
El contratista deberá proporcionar todos los recursos técnicos asociados al proyecto para el buen desarrollo del mismo.
2.9.3 Obligaciones de información y documentación
Durante la ejecución de los trabajos objeto del contrato, el contratista se compromete, en todo momento, a facilitar a las personas designadas por el Director Técnico, la información y documentación que éstas soliciten para disponer de un pleno conocimiento de las circunstancias en que se desarrollan los trabajos, así como de los eventuales problemas que puedan plantearse y de las tecnologías, métodos y herramientas utilizados para resolverlos.
Asimismo el contratista estará obligado a asistir y colaborar, a través del personal que designe a este propósito, en las reuniones de seguimiento del proyecto definidas por el Director Técnico, quién se compromete a citar con la debida antelación al personal del contratista.
Como parte de las tareas objeto del contrato, el contratista se compromete a generar la documentación de los trabajos realizados, de acuerdo con los criterios que establezca en cada caso el Director de Proyecto. Toda la documentación generada por el contratista durante la ejecución del contrato será propiedad exclusiva de INCIBE sin que el contratista pueda conservarla, ni obtener copia de la misma o facilitarla a terceros sin la expresa autorización por escrito de INCIBE, que la concederá, en su caso y con expresión del fin, previa petición formal del contratista.
En este sentido, el contratista deberá informar al Director Técnico sobre distintos aspectos relacionados con el funcionamiento y la calidad de los servicios prestados.
Se definen los siguientes hitos de facturación en función de la existencia de entregables o la criticidad del servicio:
Hito 1. A la validación por INCIBE de (15% del precio del contrato).
Proyecto técnico
Diseño creativo y decoración
Planteamiento de prestación de servicios
Hito 2. Tras la puesta en marcha del formulario de registro con la validación del mismo. (15% del precio del contrato).
Manual de uso del sistema de control de acceso que será la base de la formación al equipo encargado de operar el servicio.
Hito 3. A término de la realización del evento y memoria final del proyecto (70% del precio del contrato).
La facturación de los trabajos realizados se efectuará sobre la base de una adecuada prestación del servicio por parte del contratista según la distribución de los hitos citados anteriormente, cuyo detalle se deberá reflejar en el reporte final que se entregará a INCIBE.
2.11Control de calidad y garantía definitiva de los trabajos
Sin perjuicio de las obligaciones asumidas en su oferta, el contratista, a través del supervisor designado a tal efecto, deberá seguir los procedimientos de aseguramiento de la calidad existentes en la ejecución del contrato.
El contratista reconoce el derecho de la Sociedad para examinar por medio de auditores, externos o propios, el fiel cumplimiento de los trabajos por él realizados.
INCIBE tendrá derecho a llevar a cabo auditorías de las actividades de los contratistas para asegurarse de que la ejecución de los trabajos se lleva de acuerdo con lo establecido en el presente Xxxxxx. Todo el material e información requerida para dichas inspecciones y auditorías por los representantes de la Sociedad estará disponible sin restricciones. La Sociedad notificará al contratista con dos semanas de antelación la auditoría y con un día de antelación la inspección a realizar, y el contratista tendrá la obligación de:
Facilitar el acceso al material solicitado por el grupo auditor.
Designar personas responsables que acompañen a los auditores.
Facilitar un entorno de trabajo adecuado en el mismo lugar en que tiene lugar la auditoría.
Cooperar con el auditor.
Participar en las reuniones que convoque el auditor.
Analizar los datos encontrados para que el informe sea real.
Emprender rápidamente acciones correctoras y/o preventivas.
Emitir una respuesta oficial para cada uno de los defectos que haya detectado el grupo de auditores.
La valoración final de la calidad de los servicios prestados corresponde a la Sociedad y su equipo asesor, siendo potestad suya solicitar la subsanación de los posibles errores detectados.
3 PRESENTACIÓN DE LAS OFERTAS TÉCNICAS
La propuesta técnica presentada por el licitador deberá justificar el cumplimiento de todos los requisitos solicitados en el presente Pliego de Prescripciones Técnicas, de forma que no serán tenidas en cuenta aquellas ofertas que no cumplan dichos requisitos.
Con independencia de que el licitador pueda adjuntar a esta oferta cuanta información complementaria considere de interés, ésta deberá constar de los siguientes apartados y en el mismo orden (así como respetar las extensiones máximas para cada uno de ellos y contemplar todos los requisitos descritos en el presente pliego):
3.1 Breve descripción del servicio y trabajos a realizar, metodología y medios
La extensión máxima de este apartado será de 10 páginas.
Resumen de los servicios a prestar así como los puntos principales que, a su juicio, conllevarán el éxito del mismo.
Descripción de la metodología a seguir en la ejecución de los trabajos y una justificación razonada con sus ventajas e inconvenientes (si los hubiere).
Aproximación a los recursos y medios personales según el apartado 2.6 xxx Xxxxxx de Características Técnicas.
El licitador deberá incluir una propuesta de proyecto técnico (Documento 1. Proyecto Técnico) según lo establecido en el apartado 2.2 xxx Xxxxxx de Características Técnicas, estructurado del siguiente modo y con la nomenclatura que aparece a continuación:
Documento 1. Proyecto Técnico.
Localizaciones. Estudio descriptivo del emplazamiento exacto en el edificio para cada espacio requerido en el pliego.
Estudio de producción. Valoración de necesidades para la puesta en servicio de los diferentes recursos y espacios requeridos y el esfuerzo necesario que el licitador realizará para solventarlas.
Ubicación de todos los servicios incluidos en el proyecto.
Producción y montaje. Documento que incluirá la dirección y coordinación de la producción con aproximación al plan de montaje y desmontaje.
3.3 Diseño creativo y decoración
Además, deberá presentar un diseño 3D propuesto de cada uno de los espacios que conforman el evento que se adecuará a la imagen del evento y elementos gráficos y esquema cromático que lo componen.
Los espacios que deberán modelarse y presentarse son los referidos en el apartado 2.4 del PCT.
La empresa adjudicataria deberá recoger estos documentos estructurados del siguiente modo y con la siguiente denominación:
Documento 2. Propuesta de diseño de arte y maquetación de espacios del Auditorio (planteamiento global).
Documentos 3 - 11. 3D de los siguientes espacios destinado a actividades, zonas comunes, así como zonas de trabajo y control (Ver apartado 2.4 xxx Xxxxxx de Características Técnicas):
Documento 3. Entrada principal - Zona de acreditaciones
Documento 4. Guardarropa
Documento 5. Photocall y set de entrevistas
Documento 6. Sala principal Auditorio – Track principal
Documento 7. Sala multiusos – Track de Emprendimiento
Documento 8. Sala de Exposiciones inferior (EXPO1) – Foro de Negocios Internacionales
Documento 9. Salas de Networking informal.
Documento 10. Secretaría técnica
Documento 11. Sala privada de reuniones
3.4 Descripción de los servicios
El licitador deberá incluir una descripción de los servicios según lo establecido en el apartado 2.5 xxx Xxxxxx de Características Técnicas, incluyendo el detalle en estos documentos:
Documento 12. Servicio de videostreaming y sistemas de interpretación simultánea cumpliendo los requisitos de apartado 2.5.1 xxx Xxxxxx de Características Técnicas.
Documento 13. Servicio de registro, control de acceso y aforo cumpliendo los requisitos del apartado 2.5.2 xxx Xxxxxx de Características Técnicas.
Documento 14. Servicio integral de dotación de comunicaciones y redes de área local cumpliendo los requisitos del apartado 2.5.3 xxx Xxxxxx de Características Técnicas.
Documento 15. Servicio de azafatas cumpliendo los requisitos del apartado 2.5.4
Documento 16. Servicio de suministro de equipamiento informático, cumpliendo los requisitos del apartado 2.5.5 xxx Xxxxxx de Características Técnicas.
Documento 17. Servicio xx xxxxxx autónoma y fotografía, cumpliendo los requisitos del apartado 2.5.6 xxx Xxxxxx de Características Técnicas..
Documento 18: Servicio de Agenda de ocio, cumpliendo los requisitos del apartado
2.5.7 xxx Xxxxxx de Características Técnicas y detallando las actividades concretas que se proponen para la agenda de ocio.
Documento 19 : Servicio de soporte a la organización del evento, cumpliendo los requisitos del apartado 2.5.8 xxx Xxxxxx de Características Técnicas.
Documento 20: Servicio de atención a ponentes, cumpliendo los requisitos del apartado 2.5.9 xxx Xxxxxx de Características Técnicas.
Documento 21 : Servicio de limpieza, cumpliendo los requisitos del apartado 2.5.10 xxx Xxxxxx de Características Técnicas.
Documento 22 : Servicio de cátering y restauración, cumpliendo los requisitos del apartado 2.5.11del Pliego de Características Técnicas y detallando los espacios propuestos para ofrecer los servicios.
4 CRITERIOS DE ADJUDICACIÓN
La puntuación total correspondiente a las ofertas presentadas se determinará según los criterios recogidos en el correspondiente apartado xxx Xxxxxx de Características Generales.
León, 11 xx xxxxxx 2017 Director General
INSTITUTO NACIONAL DE CIBERSEGURIDAD DE ESPAÑA, S.A
ANEXO I: CARTEL 11ENISE
ANEXO II: IMAGEN
El diseño del evento deberá ser tal que cumpla la imagen corporativa de INCIBE y se acorde al logotipo que figura como adjunto a este Pliego.
Los materiales, mobiliario y equipamiento técnico propuesto como dotación de estos espacios deberán tener el mínimo de calidad que garantice una buena imagen de INCIBE y sea acorde a la identidad corporativa.
En documento adjunto se incluye el manual de identidad visual corporativa. Se publicará en la Plataforma de Contratación del Sector Público
ANEXO III: PLANOS DEL AUDITORIO
Se publicarán en la Plataforma de Contratación del Sector Público