Contract
INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO CONTROL CONTRATOS | Código: Asignado por la OAP | |
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Contenido
5 DESCRIPCION DE ACTIVIDADES 4
5.1 Diligenciar etiqueta Generalidades 4
5.2 Diligenciar etiqueta Ficha contrato 4
5.2.2. Adición, modificaciones, prorrogas al contrato 6
5.2.3. Detalle forma de pago 6
5.2.4. Garantía, soporte y mantenimiento 6
5.2.5. Registro actuaciones contractuales 7
5.3 Diligenciar etiqueta Obligaciones contratista 8
5.4 Diligenciar etiqueta Obligaciones SIC 8
5.5 Diligenciar etiqueta Control forma de pago 8
Elaborado por: Nombre: Xxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxx Cargo: Coordinador Grupo de Trabajo de Infraestructura Tecnológica y Seguridad Informática Firma: | Revisado y Aprobado por: Nombre: Xxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxx Cargo: Jefe Oficina de Tecnología e Informática Firma: | Aprobación Metodológica por: Nombre: Cargo: Representante de la Dirección para Calidad Fecha: Firma: |
Cualquier copia impresa, electrónica o de reproducción de este documento sin la marca de agua o el sello de control de documentos, se constituye en copia no controlada.
SC01-F08 Vr0 (2016-08-02)
Generar una guía que permita realizar el debido diligenciamiento del Formato Control Contratos, establecido para llevar un registro detallado del cumplimiento de las obligaciones contractuales y actividades asociadas al objeto del contrato y entregables del mismo con cada contrato asociado a la Oficina de Tecnología e Informática, con el fin de hacer el seguimiento respectivo.
Este documento debe ser conocido y aplicado por todos los colaboradores de la Oficina de Tecnología e Informática, que realicen la gestión y seguimiento de los contratos asignados a esta dependencia.
ACTA DE INICIO: Documento en el cual se estipula la fecha de iniciación del contrato. A partir de dicha fecha se comienza a contabilizar el plazo de ejecución y se establece la fecha de terminación de lo pactado en el objeto del contrato, cuando aplique.
ACTA DE LIQUIDACION DEL CONTRATO: Documento donde constan los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes, para poner fin al contrato y poder declararse x xxx y salvo, cuando aplique. Incluye un balance final del contrato.
CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL /CDP: Es el documento
expedido por el jefe de presupuesto o quien haga sus veces, con el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para la xxxxxxxx de compromisos con cargo al presupuesto de la respectiva vigencia fiscal.
CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS: Es de carácter civil y no laboral, por lo tanto no está sujeto a la legislación de trabajo y no es considerado un contrato con vínculo laboral al no haber relación directa entre empleador y trabajador, por ello, no cuenta con periodo de prueba y no genera para el contratante la obligación de pagar prestaciones sociales.
MODIFICACION DE CONTRATOS: Documento contentivo de una modificación, adición, prorroga y/o aclaración a las clausulas estipuladas inicialmente en el contrato. Debe ser firmado por las mismas personas que firman el contrato originas, o quienes hagan su veces.
OBJETO: Es la prestación de los servicios retribuidos. Por una parte el trabajador se obliga a ejecutar a favor de la otra, y en contraprestación la otra cumple unas obligaciones.
OBLIGACIONES CONTRACTUALES: Incluir los servicios que se deben prestar y las actividades que se deben desarrollar a cargo del contratista, así como cualquier obligación adicional que se estime necesaria o conveniente.
POLIZA: Seguro de cumplimiento que protege el patrimonio de los contratantes, que puede verse afectado por el incumplimiento de sus contratistas en la ejecución del objeto de los contratos.
REGISTRO PRESUPUESTAL/RP: Registro definitivo de un compromiso adquirido con cargo a un rubro presupuestal, con el cual se garantiza que dichos recursos no sean destinados a ninguna otra finalidad que no sea el pago por la ejecución del mismo. Es requisito para el inicio de ejecución de los contratos y en general para todos los compromisos institucionales que comprometan el presupuesto.
SUPERVISOR: Persona natural que en calidad de funcionario de la SIC lleva a cabo las actividades de seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico para el adecuado inicio, ejecución y liquidación de un contrato o convenio determinado cuando no se requieren conocimientos especializados o, cuando se presenten las situaciones especiales.
Se ha diseñado el Formato Control Contratos, con el fin de ser usado por la Oficina de Tecnología e Informática; para llevar un registro y seguimiento detallado de las obligaciones contractuales y de este modo cumplir con el control y vigilancia de la ejecución de los contratos sobre los cuales se ejerce supervisión.
El formato está conformado por cinco partes denominadas etiquetas así:
• Generalidades
• Ficha Contrato
• Obligaciones Contratista
• Obligaciones SIC
• Control forma de pago
Algunos contratos pueden tener otros componentes adicionales como Anexo técnico, Xxxxxxx y mantenimiento conforme la naturaleza del contrato.
5.1 Diligenciar etiqueta Generalidades
En esta actividad, el funcionario asignado de la Oficina de Tecnología e Informática diligencia la etiqueta Generalidades del contrato como se describe a continuación:
Esta primera etiqueta está dividida en dos partes así:
- Registro de modificaciones: Hace referencia al control de modificaciones que se efectúen al formato, comprende los campos de: versión, descripción de la modificación, el autor, la fecha de creación y persona que aprueba la modificación del formato.
- Descripción plantillas: Breve descripción de las cinco etiquetas básicas que componen el formato (Generalidades, Ficha contrato, Obligaciones contratista, Obligaciones SIC, Control forma de pago, entre otros).
5.2 Diligenciar etiqueta Ficha contrato
En esta etiqueta se registra información general del contrato. Está dividido en seis secciones:
- Datos del contrato
- Adición/ Modificaciones/ Prorrogas al contrato
- Detalle forma de pago
- Garantía/ Soporte/ mantenimiento
- Registro actuaciones contractuales
- Otros Datos
En este aparte se diligencian los datos básicos del contrato. Entre los campos que se diligencian están:
Número contrato: Hace referencia al número consecutivo asignado por el Grupo de Trabajo de Contratación al contrato del proveedor o contratista.
Fecha Inicio: En este campo se indica la fecha que tiene el acta de inicio del contrato.
Plazo ejecución: Corresponde a la fecha indicada en la cláusula que hace referencia al plazo de ejecución del contrato. Es el período entre la fecha de iniciación y el vencimiento del término estipulado en el contrato para la ejecución del objeto contratado.
Fecha final: Se indica la fecha de finalización del contrato.
Nombre contratista: Nombre persona jurídica o nombre de la persona natural
Valor contrato: Valor estimado del contrato en números.
Nombre supervisor: Nombre y cargo de la persona designada como supervisor del contrato.
Persona delegada: Nombre y cargo de la persona designada por el Jefe de la Oficina de Tecnología e Informática o el Coordinador del grupo de trabajo o para el diligenciamiento del Formato Control Contratos.
Objeto: Descripción del objeto contractual.
Información CDP’s y RP: Hace referencia a la información del Certificado de Disponibilidad Presupuestal y el Registro Presupuestal, asociado al contrato. En este campo se debe especificar la totalidad de los proyectos de los cuales se asignará presupuesto para la ejecución del contrato.
Proyecto: Hace referencia al plan anual de adquisiciones del cual se asignará el presupuesto para la ejecución del contrato.
Valor: Hace referencia al valor correspondiente al asignado al proyecto asociado.
Porcentaje: Hace referencia a la proporción del total del contrato a suscribir correspondiente al proyecto asociado. Asignado por la Dirección Financiera.
Numero de CDP: Es el número correspondiente al Certificado de Disponibilidad Presupuestal asignado al contrato.
Valor RP: Hace referencia al valor correspondiente al Registro Presupuestal asignado para la ejecución del contrato. Asignado por la Dirección Financiera.
Número RP: Es el número correspondiente al Registro Presupuestal asignado al contrato. Asignado por la Dirección Financiera.
Datos póliza: Esta información es tomada de la póliza de cumplimiento adquirida por el contratista, en donde se especifica el amparo y fechas de cubrimiento de la misma.
5.2.2. Adición, modificaciones, prorrogas al contrato.
Se detallan los tipos de novedad que pueda tener el contrato como adiciones, modificaciones o prorrogas. Detallando datos asociados como: Consecutivo, Fecha de la novedad, Valor adición, Valor final contrato, Nuevo plazo ejecución y Observaciones.
Corresponde a la descripción detallada de la forma de pago al contratista, en la cual se describen los pagos y las condiciones a tener en cuenta para su trámite.
5.2.4. Garantía, soporte y mantenimiento
Se realiza la descripción detallada respecto a aquellos contratos que incluyen adicionalmente apartado relacionado con garantía, soporte o mantenimiento.
5.2.5. Registro actuaciones contractuales
Hace referencia a la gestión realizada y cumplimiento en el trámite de requisitos exigidos. Los campos a diligenciar son los siguientes:
Cuenta con acta de inicio del contrato: Si se indica “SI”, se diligencia el campo de fecha del acta de inicio.
Fecha acta de inicio: She refiere a la fecha de suscripción del documento correspondiente al acta de inicio del contrato.
Fecha de envio de acta de inicio al Grupo de trabajo de Contratación: Se indica la fecha de envío a Grupo de trabajo de Contratación.
Verificación Obligaciones Contratista: En esta sección se relaciona cada uno de los pagos y validación del cumplimiento de las obligaciones por parte del contratista.
Número de pago: Relación de cada uno de los pagos de acuerdo con lo estipulado en la cláusula forma de pago del contrato.
Cumplió SI/NO:
Comentarios: Detalles asociados al pago como el período, número de factura, valor y concepto.
Cuenta con Informe Final SI/NO: Si se indica “SI”, se diligencia el campo de Fecha del informe Final y la Fecha envio al Grupo de trabajo de Contratación.
Fecha informe final: Hace referencia a la fecha de suscripción del documento correspondiente al informe final del contrato.
Fecha envio grupo contratos: Hace referencia a la fecha de envió del Informe Final al Grupo de trabajo de Contratación.
Requiere acta de liquidación SI/NO: En el caso de indicar SI, se diligencia el campo de Fecha envio solicitud de elaboración al Grupo de trabajo de Contratación y el campo Fecha de suscripción acta de liquidación.
Fecha envío solicitud de elaboración al Grupo de contratación: Hace referenciaa la fecha de envío de la solicitud de revisión del proyecto de acta de
liquidación realizada por el supervisor del contrato enviada al Grupo de trabajo de Contratación.
Fecha de suscripción acta de liquidación: Hace referencia la fecha de suscripción al acta de liquidación.
Se relaciona el nombre de la persona que elabora el formato, la fecha de elaboración y el nombre de la persona que revisa, fecha de revisión y adicionalmente un campo de comentarios.
5.3 Diligenciar etiqueta Obligaciones contratista
En esta etiqueta se relacionan todas las obligaciones del contratista, definidas en la cláusula correspondiente del contrato. Se incluyen los servicios que se deben prestar y las actividades que se deben desarrollar por parte del contratista, así como cualquier obligación adicional que se estime necesaria o conveniente. Para cada una de las obligaciones se debe indicar, bajo la columna “CUMPLIO”, si se cumple o no y especificando la fecha en la que se cumplió cada una de las obligaciones.
5.4 Diligenciar etiqueta Obligaciones SIC
En esta etiqueta se relacionan todas las obligaciones de la SIC. Para cada una de las obligaciones se debe indicar bajo la columna “CUMPLIO”, si se cumple o no y especificando la fecha en la que se cumplió cada una de las obligaciones.
5.5 Diligenciar etiqueta Control forma de pago
En esta etiqueta se detalla la forma de pago y ejecución del contrato así:
Valor del contrato: Valor en números del total del contrato.
Número de pago: Se coloca uno a uno el pago pactado.
Porcentaje: Valor en números del porcentaje correspondiente a cada uno de los pagos.
Valor: Valor en números de cada uno de los pagos
Saldo del contrato: Valor en números del saldo del contrato. Correspondiente a la sumatoria de los pagos realizados.
Requisito para el pago: Hace referencia a los documentos o entregables que debe cumplir el contratista para el pago.
Cumplió obligaciones SI/NO: Se indica Si o No frente a cada una de las obligaciones de acuerdo a su cumplimiento.
Fecha envio Financiera: Fecha en la cual se envía la documentación asociada a cada uno de los pagos.
Formato Control Contratos GS01-FXX
Manual supervisión e interventoría de contratos y/o convenios GA01-M03
Fin documento