FECHA: 18/10/2021
FECHA: 18/10/2021
SOLICITUD DE PROPUESTA: Núm. RFP/GUA/2021/019
PARA LA CELEBRACION DE UN CONTRATO MARCO PARA LOS SERVICIOS DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD DE OFICIANAS DEL ACNUR EN GUATEMALA
FECHA Y HORA LÍMITE DE PRESENTACIÓN: 11/11/2021 a las 23:59 horas de Ciudad
de Guatemala
INTRODUCCIÓN AL ACNUR
El 14 de diciembre de 1950, la Asamblea General de las Naciones Unidas fundó la Oficina del Alto Comisionado de las Naciones Unidas para los Refugiados (ACNUR). Este organismo tiene el mandato de dirigir y coordinar las acciones internacionales destinadas a proteger a los refugiados y a solucionar sus problemas en todo el mundo. Su principal objetivo es el de salvaguardar los derechos y el bienestar de los refugiados. Además, también tiene el mandato de ayudar a los apátridas.
1. REQUISITOS
La Oficina del Alto Comisionado de las Naciones Unidas para los Refugiados (ACNUR) en Guatemala, invita a las empresas de seguridad privada legalmente constituidas en Guatemala que cuenten con licencia vigente, presentar una propuesta firme para la celebración de un contrato marco para la Prestación de Servicio de Vigilancia y Seguridad en las oficinas del ACNUR en Guatemala.
Los postores pueden cotizar por uno o por los dos lotes. Sin embargo, hay mucho que cotizar en su totalidad. No se aceptarán ofertas parciales en un lote.
IMPORTANTE:
Los términos de referencia (TdR o ToR según sus siglas en inglés) se detallan en el Anexo A del presente documento.
Tenga en cuenta que las cifras han sido incluidas con el fin de que los postores sepan cuáles son los requisitos previstos. No constituyen ningún tipo de compromiso por parte del ACNUR de adquirir una cantidad mínima de servicios. Las cantidades pueden variar y dependerán de los requisitos reales y de los fondos disponibles que se rigen por la emisión de cada una de las órdenes de compra en virtud del contrato marco.
2. DURACIÓN
El ACNUR puede otorgar un contrato marco con una duración inicial de 2 (dos) años, que pueden extenderse por un plazo adicional de 1 (uno) año más. Se solicitará a los adjudicatarios que mantengan el modelo de precio presupuestado por la duración del contrato.
Se podrán otorgar contratos xxxxxx adicionales según la situación y la evolución de las necesidades durante el periodo cubierto por el contrato marco.
El contrato no es exclusivo, sin volúmenes mínimos u otros compromisos, y el ACNUR no tendrá ninguna obligación de (i) tratar con el contratante como proveedor de servicios únicos o exclusivos ni (ii) pedir o adquirir una cantidad mínima de servicios del contratante.
Otras agencias, fondos y programas de las Naciones Unidas, así como otras organizaciones humanitarias autorizadas tendrán derecho a los mismos precios y condiciones que los incluidos en las ofertas de los adjudicatarios y pueden formar las bases para un contrato marco con otras agencias de la ONU.
IMPORTANTE:
El ACNUR prefiere adjudicar a empresas que tienen la capacidad de cubrir todas las oficinas del ACNUR en la capital y en los departamentos del país; no se aceptan licitaciones parciales.
Tras la adjudicación de un contrato marco, las partes solamente podrán rescindir el contrato previa notificación por escrito a la otra parte con treinta (30) días de antelación. El inicio de procedimientos de conciliación o arbitraje conforme a la cláusula 18 (Arreglo de controversias) de las Condiciones Generales de los Contratos de Prestación de Servicios del ACNUR (Anexo E) no se considerará como una "causa" ni como una cláusula de terminación en sí misma.
Se recomienda encarecidamente que la presente solicitud de propuesta y sus anexos se lean detenidamente. El incumplimiento de los procedimientos establecidos en los mismos puede resultar en la descalificación del proceso de evaluación.
Subcontratación: Preste especial atención a la Cláusula 5 de las condiciones generales adjuntos (Anexo E).
Nota: Este documento no debe interpretarse en modo alguno como una propuesta de contrato con su empresa.
3. INFORMACIÓN SOBRE LA LICITACIÓN
3.1. DOCUMENTOS DE LA RFP
Los siguientes anexos forman parte del presente llamado a solicitud de propuestas:
Anexo A: Términos de referencia (TdR) para los Servicio de Vigilancia y Seguridad. Anexo B: Formulario de presentación de la Propuesta técnica
Anexo C: Formulario de presentación de la Propuesta económica Anexo D: Formulario de registro de proveedores
Anexo E: Condiciones generales de los contratos del ACNUR para el suministro de servicios – Julio 2018
Anexo F: Condigo de conducta de los Proveedores de las Naciones Unidas
3.2. ACUSE DE RECIBO
Le agradeceríamos que nos informase de la recepción de este llamado a solicitud de propuestas enviando un correo electrónico a XXXXXXXX@xxxxx.xxx y copiar a XXXXXXXX@xxxxx.xxx a efectos de lo siguiente:
- Confirmar la recepción de este llamado a solicitud de propuestas,
- Comunicar su decisión de presentar, o no, una oferta.
IMPORTANTE:
En caso de que no se envíe la anterior información solicitada, su oferta podrá rechazarse y no se seguirá evaluando.
3.3. SOLICITUDES DE ACLARACIONES
Los postores deberán enviar todas sus solicitudes de aclaraciones o preguntas sobre este llamado a solicitud de propuestas por correo electrónico a Xxxxx Xxxxxxxx XXXXXXXX XXXXX, Asociada de Adquisiciones a la dirección xx XXXXXXXX@xxxxx.xxx y copiar a XXXXXXXX@xxxxx.xxx. El plazo límite de recepción de preguntas vence el 28 de octubre de 2021 a las 23:59 horas de Ciudad de Guatemala. Los postores deberán plantear todas sus preguntas de forma concisa.
IMPORTANTE:
Tenga en cuenta que la presentación de ofertas NO se deberá realizar a través de la anterior dirección de correo electrónico. La presentación de ofertas que se realice directamente en la anterior dirección de correo electrónico supondrá el rechazo de la propuesta.
El ACNUR responderá lo antes posible a las preguntas recibidas. Las respuestas, sin mencionar al solicitante, serán objecto de una nota explicativa que se será publicado en el sitio web de UNGM y se enviará por correo electrónico a todos los proveedores interesados o invitados.
3.4. LA PROPUESTA
Su propuesta deberá estar redactada en español.
IMPORTANTE:
La inclusión de una copia de su propuesta en la correspondencia que se envíe directamente a la atención del comprador responsable o del personal del ACNUR a una dirección de correo electrónico que no sea la destinada a la presentación de candidaturas supondrá el rechazo de dicha propuesta. Envíe su oferta directamente a la dirección que se indica en la sección 3.6) “Presentación de ofertas” del presente llamado a solicitud de propuestas.
La propuesta debe incluir los siguientes conjuntos de documentos:
- Propuesta técnica
- Propuesta económica
Ambos componentes deben ser presentados por separado y ocupado los anexos provistos debidamente, completado y firmado y/o sellados.
IMPORTANTE:
Cancelación de la licitación: El ACNUR se reserva el derecho a cancelar una licitación en cualquier fase del proceso de licitación anterior a la notificación final de la adjudicación de un contrato.
3.4.1 Contenido de la PROPUESTA TÉCNICA
IMPORTANTE:
En la propuesta técnica no se debe incluir ningún tipo de información sobre precios. De no cumplirse esta indicación, podría rechazarse la oferta. La propuesta técnica deberá incluir toda la información necesaria.
Los términos de referencia (TOR) de los servicios solicitados por el ACNUR se encuentran en el Anexo A. La propuesta técnica debe ser concisa y estar estructurada en el orden siguiente para incluir, pero no necesariamente limitarse a la siguiente información:
A) Descripción de la empresa y documentación obligatoria:
El perfil de su compañía y la descripción de su cualificaciones y experiencias de en la industria de seguridad en Guatemala:
✓ Año de fundación.
✓ En el caco de la compañía situada en más de una ubicación, deberán especificarse los lugares en los que hay sedes.
✓ Detalles de proyectos similares y completados correctamente.
✓ Detalles de proyectos similares en curso.
✓ Lista y número total de clientes.
La propuesta deberá también incluir la siguiente documentación para ser elegible para la evaluación, que se hará utilizando los criterios de aprobación / rechazo. La no presentación de cualquier de los siguientes puntos resultara en la descalificación de la empresa:
✓ Certificado de registro de la empresa: patente de comercio emitida por el registro mercantil, certificado de nombramiento del representante legal, y Registro de Tributario Unificado – RTU – actualizado.
✓ Licencia para la prestación de servicio de vigilancia y seguridad: proveer de la escritura pública de constitución indica en su objeto las actividades a las que el licitante de dedica, u otro documento que acredite que esta facultado para brindar los servicios de vigilancia y seguridad en Guatemala.
✓ Documento personal de Identificación (DPI) del o los representantes legales
✓ Estados financieros auditados de la entidad de los últimos 3 años.
✓ Prueba de que la empresa se estableció y ha brindado servicios de seguridad durante al menos de 5 años (proporcione copia de contratos o certificaciones como pruebas de mínimo de tres (3) clientes y/o mínimo de 3 cartas de recomendación).
Deberá incluirse toda la información que facilite nuestra evaluación de la fiabilidad fundamental y las capacidades financieras y de gestión de prestación de servicios de la compañía.
IMPORTANTE:
Tenga en cuenta que, para ser elegible para participar en la competencia, todos los documentos anteriores listados DEBEN estar incluidos en la Propuesta técnica. Las ofertas que no tengan ningún de los documentos anteriores serán descalificadas.
B) Capacidad operacional y personal propuesto:
Proporcione descripción certificada que su empresa está calificada, dispuesto y tiene la capacidad para responder a los requisitos de servicios de seguridad descritos en el Anexo A en virtud del consiguiente contrato marco, y según la categoría enumerada a continuación:
i. Experiencia e implementación de los procedimientos y procesos de seguridad.
ii. Evaluación previa al empleo del personal.
iii. Supervisor.
iv. Necesidad de personal adicional.
C) Comprensión de los requerimientos, enfoque propuesto, soluciones, metodología y resultados:
Cualquier comentarios o sugerencias sobre las atribuciones, así como una descripción detallada de la manera en la que su empresa responderá a los requerimientos enlistados en los Términos de Referencia (TdR):
i. Objetivos y alcance del trabajo: describe los procedimientos operativos (SOP) existentes, política de uso de la fuerza desarrollado por la empresa para ayudar a su personal a cumplir su trabajo y tratar con las personas de interés, especialmente en situaciones de emergencia.
ii. Seguro médico / atención médica / detalles sobre el salario justo, condiciones laborales y cualquier otro beneficio social otorgado al personal de seguridad.
iii. Calendario: describe los horarios diarios de trabajo y rotación semanal de personal. Y cronograma de plan de trabajo desde el día de la firma de contrato con el tiempo de movilización necesario.
iv. Uniforme: compromiso de proporcional uniformes y otros accesorios de trabajo que cumplan con los estándares mínimos.
v. Equipo del personal de seguridad.
vi. Capacitación y entrenamiento: detalles de formaciones al personal (contratado o existente) con el fin de cumplir con los requisitos descritos en los TdR. Respuesta situacional, respuestas a incidentes, control de acceso y técnicas de detección.
vii. Control y aseguramiento de la calidad: indique como la empresa de seguridad deberá cumplir con la necesidad a proporcionar al ACNUR los informes y otros productos de información de seguridad con regularidad para supervisar y garantizar el cumplimiento de los requisitos de la fuerza xx xxxxxxx.
D) Formulario de registro de proveedores: En caso de que su empresa no está registrada en el ACNUR o no ha recibido una orden de compra valida durante los últimos dos (2) años, deberá completar, firmar y enviar el formulario de registro de proveedores (Anexo D) junto con su propuesta técnica.
E) Condiciones generales del ACNUR de contrato para obras civiles: La propuesta técnica deberá incluir su aceptación de las condiciones generales del ACNUR de contrato para obras civiles por medio de la firma del Anexo E.
F) Código de conducta de proveedores de la ONU: La oferta técnica debe incluir el reconocimiento del Código de conducta de proveedores de la ONU con la firma del Anexo F.
IMPORTANTE:
Es posible que se requiera una visita al proveedor para verificar el componente técnico de acuerdo con los requisitos del Anexo A.
3.5.1 Contenido de la PROPUESTA ECONÓMICA
La propuesta económica independiente debe incluir una propuesta global expresada en una única moneda, ya sea en quetzales guatemaltecos o dólares de los Estados Unidos.
La propuesta económica deberá presentarse de acuerdo con el formulario para la propuesta económica (Anexo C). No se aceptarán aquellas ofertas que posean una estructura de precio diferente. Para cualquiera otra información sobre su oferta financiera (diferentes elementos de costo), puede enviar una oferta detallada por separado.
La propuesta económica deberá abarcar todos los servicios que se vayan a prestar (precio con todo incluido).
El ACNUR, a través del PNUD, esta exento de todo tipo de impuestos y de derecho aduaneros. En ese sentido, el precio deberá indicarse sin IVA.
Deberá mantener su propuesta en vigor durante noventa (90) días a partir de la fecha límite de presentación. El ACNUR hará todo lo que esté en su mano por seleccionar una empresa dentro de este plazo. El precio cotizado en la propuesta deberá permanecer valido por la duración del convenio de contrato. Las condiciones de pago normales del ACNUR son de treinta (30) días como máximo tras la correcta ejecución y recepción de los documentos en orden.
Los costos de preparación de la oferta y de negociación de un contrato, incluidos los costos de viaje asociados, no son reembolsables ni se pueden incluir como costos directos de la tarea. El postor se hará cargo de todas aquellas actividades o gastos en los que se incurran durante la preparación de un contrato antes de que se firme el contrato real. Los preavisos y la información de adjudicación no se considerarán ningún tipo de contrato.
El ACNUR no realizará ningún pago anticipado ni por carta de crédito. Las condiciones de pago normales son mediante transferencia bancaria del importe neto treinta (30) días después de la aceptación de la factura del contratista y la entrega de los bienes al ACNUR o de la aceptación por parte de este último de los servicios.
4.1 EVALUACIÓN DE OFERTAS:
Cada una de las propuestas del postor se examinará por separado y de forma independiente. Los postores deberán presentar una propuesta completa por cada licitación en la que deseen participar. No se tendrán en cuenta las referencias a las propuestas anteriores o en curso. La adjudicación de un contrato anterior por parte del ACNUR no se considerará por sí misma una preferencia o una garantía de adjudicación de futuras licitaciones sobre el mismo asunto.
4.2.1 Registro de proveedores:
El (los) proveedor(es) calificado(s) se añadirá(n) a la base de datos de proveedores después de haberse determinado su idoneidad a partir del formulario de inscripción de proveedores y los justificantes presentados. Durante la investigación se examinan distintos factores como:
• posición financiera;
• principal actividad;
• trayectoria;
• capacidad para suscribir un contrato.
De no facilitarse la documentación previamente mencionada, podría rechazarse la propuesta.
4.3.1 Evaluación técnica y económica:
Para la adjudicación de este proyecto, el ACNUR ha establecido criterios de evaluación que rigen la selección de las propuestas recibidas. La evaluación se realizará en función de criterios técnicos y económicos.
Hay 7 criterios obligatorios que debe cumplir el postor para calificar para una consideración adicional. Estas condiciones previas obligatorias no son componentes calificables de la oferta técnica, pero se evalúan mediante una evaluación de Aprobación / rechazo.
Criterios obligatorios | Aprobación o rechazo |
1. Certificado de registro de la empresa (Patente de comercio, Constancia de inscripción del RTU) 2. Certificado de Nombramiento y DPI del representante legal 3. Licencia para la prestación de servicio de vigilancia y seguridad 4. Pruebas de mínimo de tres (3) clientes y/o mínimo de 3 cartas de referencias. 5. Estados financieros de la empresa de los últimos 3 años 6. Reconocimiento del código de conducta de proveedores 7. Reconocimiento de las condiciones generales de contrato | Cumple – No cumple |
IMPORTANT:
El no enviar cualquier de los documentos solicitados anteriormente resultara en la descalificación de su oferta de una evaluación adicional.
El porcentaje que se asigna a cada componente se determina de antemano del siguiente modo:
▪ Propuesta técnica : 60%
▪ Propuesta económica : 40%
La propuesta técnica se evaluará, entre otros, por medio de los siguientes criterios y una distribución porcentual del 60% de la puntuación final:
Criterios técnicos | Puntaje |
1. Descripción de la empresa, cualificaciones y experiencia previa | 10% |
2. Capacidad operacional y personal propuesto | 15% |
3. Entendimiento de los requerimientos, enfoque propuesto, soluciones, metodología y resultado | 35% |
Total: | 60% |
La puntuación de la propuesta técnica se calculará de acuerdo con la distribución porcentual de las propuestas técnica y económica. Se considerará técnicamente aprobadas las Propuestas que cuenten con mínimo el 70% de aceptación de propuestas el cual es 42 puntos de un máximo de 60.
Aclaraciones sobre las propuestas:
Para facilitar el examen, la evaluación y la comparación de propuestas, el ACNUR podrá, bajo su criterio, solicitar al postor una aclaración sobre el contenido de la propuesta. La solicitud de aclaración y la respuesta se realizarán por escrito, y con ello no se buscará, se ofrecerá ni se aceptará ningún cambio sustancial ni de precio en la propuesta.
En la propuesta económica se utilizará la siguiente distribución porcentual: 40% de la puntuación final.
Solamente se analizará el componente económico de aquellos proveedores que cumplan con el puntaje mencionado en la evaluación técnica.
Se asignará la máxima cantidad de puntos a la propuesta que se abra y tenga el precio más bajo entre todas las empresas convocadas. Las demás propuestas de precios recibirán sus respectivos puntos de forma inversamente proporcional al precio más bajo; p. ej.: [Componente del precio total] x [precio mínimo en dólares de EE. UU.] / [otro precio en dólares de EE. UU.] = puntos otorgados al componente del precio de otro proveedor.
A efectos de su evaluación, las propuestas que se presenten en una moneda distinta al dólar de los Estados Unidos se cambiarán a dicha moneda utilizando el tipo de cambio de las Naciones Unidas que esté en vigor en la fecha límite de presentación.
5.1 PRESENTACIÓN DE OFERTAS:
Todas las propuestas deberán llevar su membrete oficial para poder identificar con claridad a su compañía.
Las ofertas deberán presentarse por correo electrónico y todos los anexos deberán estar en formato PDF. (De forma adicional, se pueden incluir copias en Excel o en otros formatos de los documentos en PDF.)
Las propuestas técnica y económica deberán estar bien diferenciadas.
Las ofertas SOLAMENTE deberán enviarse por correo electrónico a la siguiente dirección: XXXXX@xxxxx.xxx
IMPORTANTE:
Las propuestas técnica y económica deberán enviarse en documentos y correos diferentes. De lo contrario, podría rechazarse la oferta.
Plazo: 00 xx xxxxxxxxx xx 0000 x xxx 00:00 xxxxx xx Xxxxxx xx Xxxxxxxxx.
IMPORTANTE:
Todas las ofertas que se reciban después de esta fecha o que se envíen a otra dirección del ACNUR podrán ser rechazadas. El ACNUR puede, según su criterio, ampliar el plazo de presentación de las ofertas notificándoselo de forma simultánea a todos los posibles proveedores.
Le corresponde a usted verificar que todos los correos electrónicos se hayan recibido correctamente antes del plazo límite. Tenga en cuenta que las normas sobre correos electrónicos que emplea el ACNUR limitan el tamaño de los documentos adjuntos a un máximo de quince (15) Mb, por ello, puede que tenga que enviar más de un correo electrónico para completar la presentación de los documentos.
En el asunto del correo electrónico deberá indicarse lo siguiente:
- Oferta núm.: RFP/GUA/2021/019
- Nombre de su empresa con el título del adjunto
- Número de correos electrónicos que se enviarán (por ejemplo: 1/3, 2/3, 3/4). Por ejemplo: RFP/GUA/2021/019 Compañía ABC (correo electrónico 1 de 3)
El ACNUR no se encargará de localizar ni de obtener aquella información que no esté identificada en la oferta. En consecuencia, para asegurarse de que esté disponible la suficiente información, el postor deberá proporcionar, como parte de la oferta, todos los materiales descriptivos como extractos, descripciones u otra información necesaria que considere que puede mejorar la comprensión de su propuesta.
6.1 ACEPTACIÓN DE OFERTAS:
El ACNUR se reserva el derecho de aceptar una oferta en su totalidad o en parte, o bien de permitir una adjudicación dividida o parcial de este proyecto.
El ACNUR puede, según su propio criterio, aumentar o reducir el contenido propuesto a la hora de adjudicar el contrato sin que esto suponga una variación significativa en la tarifa presentada. Cualquier aumento o reducción de la duración del contrato se negociará con el adjudicatario como parte de la finalización de las órdenes de compra de los servicios.
El ACNUR puede, según su propio criterio, ampliar el plazo límite de presentación de las ofertas notificándoselo por escrito a los posibles proveedores. La ampliación del plazo puede entrañar una modificación xxx xxxxxx de condiciones elaborado por el ACNUR por su propia iniciativa o en respuesta a una solicitud de aclaración realizada por un posible proveedor.
Tenga en cuenta que el ACNUR no está obligado a seleccionar a ninguna de las empresas que presentan las ofertas ni tampoco a seleccionar en modo alguno a la empresa que ofrezca el precio más bajo. Asimismo, el contrato se adjudicará a la oferta que se considere que responde mejor a las necesidades y que se ajuste a los principios generales del ACNUR, entre los que se incluye la economía y eficiencia y la mejor relación entre calidad y precio.
7.1 MONEDA Y CONDICIONES DE PAGO DE LAS ÓRDENES DE COMPRA
Todas las órdenes de compra emitidas como resultado de este llamado a solicitud de propuestas se realizarán en la moneda de la propuesta vencedora. El pago se realizará de contrato con las condiciones generales para la prestación servicios en la moneda en la que se emita la orden de compra. Los pagos solamente se iniciarán después de que el responsable institucional del ACNUR confirme la correcta finalización.
8.1 CONDICIONES GENERALES DE CONTRATOS DE OBRAS CIVILES
Tenga en cuenta que, a efectos de los futuros contratos, se acatarán estrictamente las condiciones generales de los contratos (Anexo E). El postor deberá confirmar por escrito que acepta estas condiciones.
Ciudad de Guatemala, 18 de octubre de 2021
Xxxx-Xxxxxx Xxxxxxxxx 2021.10.18 13:16:14
Xxxx-Xxxxxx Xxxxxxxxx
-06'00'
Oficial Asociado de Adquisiciones ACNUR GUATEMALA