CONTENIDO
CONTENIDO
CAPITULO 1 1
1. Instalar y desinstalar el programa 1
1.1 Instalar programa 1
1.2 Desinstalar programa 7
1.3Flujo de trabajo del software 7
CAPITULO 2 9
2. Administracion del programa 9
2.1 Intercambiar informacion entre el equipo y el programa 9
2.1.1 Administracion del equipo 9
2.1.2 Subir y descargar datos 13
2.1.3 Monitor en tiempo real 24
2.1.4 Administracion USB 25
2.1.5 Administracion de mensajes cortos 32
2.2 Mantenimiento/Opciones 38
2.2.1Administracion de departamento 39
2.2.2 Mantenimiento de empleados 41
2.2.3 Configuracion de Administrador 60
2.2.4 Mantenimiento de periodo de tiempo 69
2.2.5 Administracion de turnos 76
2.2.6 Asignar turnos al personal 79
2.2.7 Mantenimientos de dias festivos 91
2.2.8 Configuracion de salida 94
2.2.9 Reglas de asistencia 97
2.2.10 Opciones de base de datos 103
2.2.11 Opciones de sistema 108
2.3 Manejo de asitencias 113
2.3.1 Salida de empleado en hora de trabajo/Preguntar salida 113
2.3.2 Manejo del olvido de checar entrada/salida del personal. 121
2.3.3 Llegadas tarde /salida temprano colectiva 124
2.4 Buscar/Imprimir 126
2.4.1 Registro de asistencia 126
2.4.2 Buscando excepciones de asistencia y lista de registros. 134
2.4.3 Logs de operacion del sistema 169
2.5 Administracion de datos 170
2.5.1 IniciaIizar sistema 170
2.5.2 Borrar datos obsoletos 171
2.5.3 Respaldar base de datos 173
2.5.4 Importar datos de asistencia 174
2.5.5 Exportar datos de asistencia 176
CAPITULO 3 178
Apendices ¡Error! Marcador no definido.
3.1 Determinar la fecha de inicio para exportar datos 179
3.1Determinar fecha 179
3.2 Seleccionar empleado 181
3.4 Seleccionar departamento 182
El cuadro de opciones de departamento es como este 182
3.5 Barra de herramientas tabla de datos 183
3.6 Exportar datos 184
3.7 Exportacion Avanzada 187
CAPITULO 4 191
CAPITULO
1
1. Instalar y desinstalar el programa
1.1 Instalar Programa
Se recomienda cerrar cualquier otro programa antes de instalar para evitar posibles conflictos en el proceso de instalación.
Atención：Algunas versiones de software tal vez no coincidan con el contenido real del CD, por favor permita que el CD instalar el programa estándar.
Inserte el CD en su lectora de discos, automáticamente se mostrara el menú de instalación：Aparece el siguiente cuadro
Seleccione el lenguaje que desea instalar, de click en (Next) para avanzar a la siguiente pantalla：
De click en (Next), aparecerá la siguiente ventana
Esta ventana es un acuerdo del uso del programa，por favor léalo cuidadosamente. Si está de acuerdo con el contenido, de click en (I Agree) y entre al siguiente proceso de instalación； si no acepta el acuerdo de click en (No) para salir del proceso de instalación； si necesita volver a la pantalla anterior de click en (Back). La siguiente pantalla de instalación es:
Esta pantalla es para seleccionar la carpeta de instalación para el programa, puede escoger la que tiene por defecto o puede escoger o crear otra carpeta. Después de seleccionar la carpeta de click en (Next) aparecerá lo siguiente:
Aquí selecciona lo que desea instalar, después de seleccionar de click en
(Next)，aparecerá lo siguiente：
En esta pantalla se muestra la carpeta que será creada en el menú de
Inicio, de click en (Next) para continuar, aparecerá lo siguiente
Esta ventana muestra que ha terminado de configurar el programa de instalación, si desea hacer alguna modificación de click en (Back)；de lo contrario de click en (Install)，el programa de instalación copiará los archivos necesarios en el disco duro y escribirá la información relacionada，después de esto de click en el botón (Finish), el proceso de instalación habrá terminado.
El acceso directo aparecerá en el escritorio, de click en para entrar al programa.
1.2 Desinstalar programa
Si no necesita volver a usar este software y desea quitarlo de la computadora, siga los siguientes pasos para hacerlo:
Cierre completamente el programa.
Entre a la ventana de “Agregar o Quitar programas”, seleccione “Attendance Management” y de click en “Desinstalar”. Haciendo esto, aun le faltaran archivos por eliminar, deberá entrar a la carpeta del software (att2007) dentro de “Archivos de Programa” y eliminarla manualmente.
1.3 Flujo de trabajo del software
1. Descargar al programa las huellas o tarjetas de los usuarios que han sido enrolados en el equipo (Conecte el equipo-Descargar datos personales del equipo)
2. Subir al equipo el nombre del personal y otras opciones que hayan sido modificadas en el mantenimiento de empleados (Conecte el equipo–Subir información personal al equipo)
3. Asignar un empleado a un departamento (entre en Administración de Departamentos)
4. Establecer turnos y periodos de tiempo (entre a Mantenimiento de Programación de turnos y periodos de tiempo)
5. Establecer programación de turnos (entre a Administración de programación de turnos)
6. Asignar programación de empleados (entre a Programación de empleado)
7. Descargar al software los datos de asistencia (Conecte el equipo-Descargar registro de datos del equipo)
8. Examinar el reporte de asistencia (entre a Reporte de asistencia)
CAPITULO
2
2. Administración del programa
2.1 Intercambiar información entre el equipo y el programa
2.1.1 Administración del equipo
Antes de descargar o subir información del equipo con el software, asegúrese de que se estableció la comunicación entre el equipo y la PC. Primeramente conecte el equipo al sistema, introduzca la información necesaria, después de la conexión exitosa la descarga o subida de datos está disponible.
Mantenimiento del equipo
Click en (Device Maintenance) en la interface o click derecho con el mouse en “My Device List” y seleccione (Device Maintained), en esa lista podrá agregar, eliminar y modificar dispositivos.
Por defecto hay dos parámetros de comunicación en el sistema, uno es RS232/RS485, el otro es Ethernet.
◆ Agregar：El usuario puede agregar nuevos dispositivos, introduzca los parámetros correspondientes de la conexión, grábelos, el nombre del dispositivo aparecerá en la lista de la izquierda.
◆ Nombre del dispositivo: El nombre que el dispositivo tendrá al conectarse con el equipo.
◆ Forma de Comunicación: Cual método es usado para la comunicación entre el dispositivo y la computadora.
◆ Baud rate: La velocidad debe ser la misma en el equipo y la PC.
◆ Dirección IP: La dirección IP del equipo
◆ Contraseña de comunicación: Si hay una contraseña de comunicación en el equipo deberá ponerla en este campo, de lo
contrario no es necesario que escriba algo
◆ Numero del equipo: Numero de identificación del equipo.
◆ Puerto： El Puerto usado por la computadora. El RS232/RS485 es un Puerto COM; el Puerto por defecto de Ethernet es 4370.
◆ Borrar: Si el equipo ya no estará más en uso, de un click sobre él en la lista de la izquierda, click en (Delete) para quitarlo del sistema.
◆ Guardar: Después de modificar la información de los parámetros de conexión de click en (Save) para guardar la información.
🖎 Nota: Algunos equipos no soportan la comunicación por Ethernet.
Numero del equipo: Si la comunicación es por RS232, introduzca un numero entre el 1 ~ 100, 133 ~ 255. Si el puerto RS485 esta ocupado, introduzca la dirección del equipo.
Conectarse al equipo: Los equipos que se encuentran en el sistema se muestran en " My Device list”, de click sobre el que desee y luego click en el botón (Connect), o de click derecho sobre el equipo que desea conectar y seleccione “Connect” del menú que aparece.
Cuando el sistema se conecte al equipo aparecerá＂connecting, please wait＂en la parte inferior derecha, si el dispositivo se conecta o no el programa se lo informará.
Si la conexión falla por favor revise:
1) Si los parámetros de conexión en el equipo coinciden con los de la opción en el menú del programa
2）Si el medio de comunicación está funcionando correctamente
Desconectar
Cuando el sistema y el equipo se encuentran subiendo o descargando datos, el equipo está en un estado de “trabajando”, así que no podrá realizar ninguna otra acción durante ese tiempo. Después de subir o descargar información, desconecte el equipo, de click en (Disconnect) para desconectar la comunicación en el equipo.
2.1.2 Subir y descargar datos
Esto es el intercambio de datos entre el software y el equipo. La utilidad de intercambio es utilizada para descargar o subir datos de registros e información de usuarios. El siguiente procedimiento muestra cómo usar esta utilidad para descargar y subir datos. Antes de empezar este procedimiento, primero complete la conexión del dispositivo.
Descargar del equipo el registro de asistencia：Descarga todos los registros de verificación en el equipo;
Descargar del equipo información y huellas del personal：Descarga la información del personal, las huellas del personal pueden ser descargadas al mismo tiempo.
Subir al equipo información y huellas del personal: Sube la información y huellas del personal al mismo tiempo.
Administración del equipo: Examinar la información del equipo y modificar opciones mediante el software.
Descargar del equipo el registro de asistencia: No es posible descargar datos del equipo a menos que el equipo y el sistema se encuentren conectados. Directamente de click en "Download attendance log " en la pantalla principal en la parte izquierda para descargar los datos del equipo o entre al Menú de administración y seleccione la opción de descargar los registros de asistencia del equipo.
El sistema podrá mostrar "trabajando ", espere un momento, después de terminar se le informara que ha sido completada la descarga, la comunicación entre el software y el equipo ha terminado. Los datos descargados han sido agregados al sistema, si los datos son muchos, es posible que se necesite mucho tiempo para realizar la descarga.
Los registros descargados se pueden mostrar en el área que tiene el “circulo” en la figura de arriba. Al mismo tiempo, los registros nuevos serán almacenados en la lista de datos de registro de personal en el sistema, usted podrá verlos desde el registro de asistencia; Los usuarios nuevos serán almacenados en el sistema en la tabla de información de personal, la podrá ver a través de “mantenimiento de personal”. Después de descargar los datos, el sistema aun no elimina los datos almacenados en el equipo. En la opción “Maintenance/Options->Downloads record” puede elegir descargar los datos y borrar el registro de datos del equipo al mismo tiempo, el sistema removerá del equipo los registros de datos
automáticamente.
🖎 Nota: Si el modelo del equipo es M100 puede ser posible que
no necesite enrolar al usuario, directamente, deslizando la tarjeta verificara la identidad del usuario, por lo tanto, la información de ese usuario no será descargada junto con los registros de datos, después de la descarga el sistema le preguntara si desea agregar la información de un usuario que no está registrado pero aun así tiene datos almacenados en la base de datos.
Descargar la información de personal del dispositivo: Solo cuando el sistema y el equipo están conectados se pueden descargar los datos, de un click en "Download user info and FP” que se encuentra en la parte izquierda de la pantalla principal, o acceda al menú “Device management”, seleccione “Download user info and FP”.
Ver usuario en el dispositivo: Click en (view User). Para usuarios nuevos, se mostraran en la columna "new user". Mientras tanto, se le sugerirá que agregue los nuevos usuarios a la base de datos del sistema.
Descargando: Cuando no se descargan los datos directamente, haga clic en el botón descargas
Si hay un Nuevo usuario en la columna “new user", se le preguntara si se agrega a la base de datos del sistema. Si el usuario en el equipo fuera un usuario que ya existe en la base de datos del sistema, entonces se podría mostrar “there is a user in the local database".
Borrar：Seleccione un usuario que desea que sea borrado de la lista, también puede seleccionar todos los usuarios. Borrar solamente contraseña o huella, solo necesita colocar una marca frente al elemento correspondiente y dar click en (Delete), si desea seleccionar varios elementos podrá mantener presionada la tecla “Ctrl” mientras va dando click sobre los elementos a seleccionar.
Subir información del personal al equipo
Cuando fue un descuido de usuario cancelar la información personal o muchos dispositivos están en uso al mismo tiempo, para uso conveniente, reduzca el trabajo de enrolado, el software provee una opción para subir la información del personal de la base de datos al dispositivo.
Subir datos es un proceso que no se puede ejecutar hasta que el sistema y el dispositivo estén conectados. De un click directamente en “Upload
user info and FP”, o entre al menú “Device Management” y seleccione “Upload user info and FP”.
Seleccionar personal por departamento ： Ej. Hay muchos departamentos en una compañía, si se necesitan subir algunos usuarios de un departamento, puede dar click en ese departamento, el personal de ese departamento se mostrara en la lista tal como se muestra en la siguiente figura
Subir：
1）Seleccione el personal que desea subir en la columna “user”
2 ） Seleccione el personal que se subirá y se asignara al equipo seleccionado en la columna “device”.
Información de usuario/Huellas: Marque la información que desea que se suba.
Subir en alta velocidad：Cuando el equipo está conectado por Ethernet y tiene una gran cantidad de datos para subir.
Borrar：Xxxxx el usuario que desea borrar y luego presione el botón “Delete”.
Administración de dispositivo
Solo cuando el equipo y el programa están conectados, se pueden descargar datos, De click directamente en “AC Manage”, o seleccione el menú “Device Management” y accese a “AC Manage”, seleccione descargar la información del personal del dispositivo.
1）Si el equipo es un M100, entonces la opción “Advanced Option” aparecerá.
Establecer contraseña para login: Si desea entrar a la interface de administración del equipo deberá introducir la contraseña, por defecto es 888888. Se pueden evitar dificultades al cambiar esta contraseña (la contraseña consta de seis dígitos, otro formato no será valido）
Borrar todos los datos del equipo: El sistema borrara todos los datos en el equipo, incluyendo usuarios y registros.
Aviso: Si borra todos los datos será imposible restaurarlos. Para evitar esto se recomienda que primero descargue toda la información y la almacene en el sistema
Sincronizar tiempo del equipo: Puede sincronizar el tiempo del equipo con el de la computadora.
2）Conectar a un equipo lector de huellas
a. Esta página describe la información del equipo, a través de esta página usted podrá ver información como tipo de producto, modelo, número de serie, firmware, etc. Solo de click en el botón “Read Options”.
🖎 Nota：No es posible modificar esta información
b、Con el fin de garantizar la fiabilidad del equipo por mucho tiempo, algunos equipos soportan la administración de energía, como tiempo en espera, tiempo de apagado, etc.
Click en Read Options, la configuración de “inactividad” aparecerá en la pantalla principal:
Modifique la configuración que desea usar y de click en Set Options.
c、Click en otra página de funciones para ver otras funciones del equipo：
Borrar todos los datos en el equipo: El sistema eliminará todos los datos en el equipo, incluyendo huellas y registros.
🖎 Aviso: Si borra todos los datos será imposible restaurarlos.
Para evitar esto se recomienda que primero descargue toda la información y la almacene en el sistema
Eliminar privilegios de administrador: Si el usuario olvida el nombre y contraseña de este equipo y no puede entrar al menú, puede usar esta opción para eliminar el antiguo administrador y registrar uno nuevo.
Sincronización de tiempo：Xxxxxxxxxxx el tiempo del equipo con la PC, mantener el tiempo del dispositivo igual que el de la PC.
Actualizar firmware：Puede dar click en “Upgrade firmware” para actualizar el firmware, la siguiente pantalla aparecerá
Click en “Yes” para actualizarlo, Click en “No” para cancelar. Si después de dar click en yes y el archivo de actualización esta correcto, se le informara que el firmware del equipo es el más nuevo.
🖎 Precaución：No actualice el firmware sin autorización, deberá
contactar al proveedor y que éste le de autorización para actualizar el firmware, si lo hace sin autorización puede afectar el funcionamiento normal del equipo.
Capturar imagen de huella：Capturar la imagen de la huella que está colocada sobre el sensor del equipo.
🖎 Nota： Algunos equipos no soportan esta función
Descargar registro de administración: Descargar el registro de administración del equipo al sistema.
De Click en la página de “communiaction setting”, ver las configuraciones de comunicación del equipo, click en Read options para ver todas las configuraciones de comunicación.
Si desea modificar estas configuraciones, puede introducir directamente
los valores en los cuadros, después de terminar, de click en “Set Options” para guardarlo en el equipo.
2.1.3 Monitor en tiempo real
La función de monitor en tiempo real permite al software saber la asistencia del personal o el estado del control de la puerta en tiempo real, puede encontrar y tratar con el estado de excepciones.
Ejecute esta función, solo es necesario abrir el software y agregar el equipo a la red, si hay muchos equipos solo necesita conectarlos todos, después de que un usuario se verifique, su registro aparecerá en la pantalla:
🖎Nota: Algunos equipos no soportan esta función
2.1.4 Administration USB
Como es común, existen las siguientes formas de descargar datos: XX000, Xxxxxxxx, and RS485.
Cuando se dificulta o falla la comunicación por esos medios, puede utilizar un USB para subir o descargar información y huellas del personal y así guardar esta información en el software.
Seleccione “SystemOptions” del menú “Maintenance/Option”, en la ventana que aparece de click en la opción “Function Option” que se encuentra del lado izquierdo, marque la casilla “USB Manage” en el cuadro de “Function Configuration”, asi la opción de “USB Disk Manage” del menú “Data” ya estará disponible.
Debido a que cada equipo es diferente, los datos que se descargan a la memoria USB serán diferentes, así que antes de utilizar el USB primero seleccione el tipo de datos que su equipo utiliza.
Después de escoger, presione OK para entrar a la administración de USB, tal vez se produzca un error mientras descarga los datos que es ocasionado por una mala elección.
Importar datos de usuario a la PC
Introduzca el USB en el puerto del equipo lector de huellas, seleccione “Menú” –“U flash disk management”—“Download User Data”, Presione OK, cuando la ventana le informe que la copia de datos ha sido exitosa, retire el USB y conéctelo a la PC, en el software vaya a “Data”-“U flash disk management”, seleccione “Import user into PC”, Aparecerá la siguiente pantalla.
El archivo de datos del actual usuario que se encuentra en el USB será mostrado en la columna “check rec info”, después de seleccionar este archivo de click en “Import user data”, el sistema importara los datos y serán mostrados en la lista de en medio para indicar que los datos han sido descargados exitosamente.
Borrar datos de USB: Elimina todos los datos del USB.
Borrar lista：Borrar la información del personal de la lista actual.
Actualizar：Actualizar la información del personal en la lista actual.
Importar desde el disco local: Importar datos de usuario de la PC a otro disco.
Exportar Datos de Usuario a USB
Exportar los datos de usuario del software al USB para grabarlos o
transferirlos a otro dispositivo, aquí puede seleccionar el usuario que desea subir, como se muestra en la siguiente figura.
Podrá ver toda la información del personal en la columna de la izquierda, de click en el botón para mover los datos a la parte de “Export User Data”.
：Mueve todos los registros a la parte de “Export User Data”.
：Mover el personal que ha sido seleccionado a la parte de “Export User Data”.
：Remover todos los registros de la parte de “Export User Data”.
：Remover el personal que ha sido seleccionado de la parte de “Export User Data”
Importar los registros de datos a la PC
Conecte el USB en el dispositivo, seleccione “Menú”—“U flash Disk Management”, Presione OK, la ventana le informara que los datos se
descargaron exitosamente. Retire el USB del equipo, después conéctelo a la PC, entre a “Data”–“U flash disk Management” y seleccione “Import record to PC”, como se muestra en la siguiente pantalla.
La información de los datos de usuario que ha sido grabada en el USB se mostrará en la parte izquierda, que es la lista de espera para importar. Seleccione el archivo, de click en “import record from U flash disk” el sistema importara los datos, éstos se mostraran en la lista de en medio lo cual indica que los datos se descargaron exitosamente.
Borrar datos del USB: Elimina todos los datos del USB Borrar lista：Borrar los mensajes cortos en la lista actual.
Actualizar：Actualizar la información del personal en la lista actual Importar de disco local: Importar datos de usuario de otro disco a la PC.
Importar mensajes cortos
Conecte el USB al equipo, seleccione “Menú”—“U flash Disk Management”—“Download SMS”, Presione OK, la ventana informará que los datos se descargaron exitosamente. Retire el USB del dispositivo, conéctelo a la PC, entre a “Data”–“U flash disk Management”, seleccione “Import SMS to PC”, como se muestra a continuación
Click en Import Short Message from U flash disk, los datos se importarán al sistema, después de la importación, todos los datos de los mensajes cortos que se importaron se mostraran en la pantalla.
Agregar nuevo mensaje corto a la PC：Agrega un Nuevo mensaje corto al software.
Sobrescribir datos de la PC：Use los datos importados del USB para sobrescribir los datos del software.
Borrar datos del USB: Borra los mensajes cortos que se encuentran en el
USB.
Borrar lista：Borra la lista actual de mensajes cortos. Actualizar：Actualizar los mensajes cortos en la lista actual. Exportar mensajes cortos
Exportar mensajes cortos en el software o en el USB, o subir mensajes a otro dispositivo, aquí puede seleccionar el mensaje corto que desea subir, así como se muestra en la siguiente figura.
En el software puede ver todos los mensajes cortos en la columna de la izquierda, estos mensajes aun existen en “short message box” después de que son seleccionados, cuando hay muchos mensajes para realizar búsquedas puede utilizar alguna forma como las siguientes: número de serie del mensaje corto, contenido, mensaje público o privado.
Mover registros a la lista del lado derecho: seleccione el mensaje corto que desea subir, click en (Move) para moverlo a la lista del lado derecho,
el mensaje se transferirá a “wait for moving to U flash disk list”
Borrar los registros de la lista; Borra todos los registros en la lista “wait for moving to U flash disk”, después de borrarlos ya no será posible subir esos mensajes al USB.
Borrar solo ciertos registros：Seleccione los registros que no necesitan ser subidos y de click en “Clear Selected List” para eliminarlos de esa lista.
Nota：Esta función solo es válida para los equipos con USB
2.1.5 Administración de mensajes cortos
Algunos productos proveen una función con la cual podrá mandar mensajes a una persona a través de una forma pública o personal, antes de utilizar esta función, es necesario configurar los mensajes cortos, personalice los mensajes de acuerdo al personal y después cargue los mensajes al equipo. El equipo soporta dos formas de subir los mensajes, una es subirlos conectando el equipo directamente con el software y la otra es utilizando un USB, a continuación se muestra un ejemplo para subir mensajes：
Entre al software a la opción “System Option” dentro del menú de configuraciones, marque la opción de “SMS Content Manage” que se encuentra en la opción de “Function Option”, así se activara la función de SMS y podrá ser utilizado.
Sistema de mensajes cortos (Short management System, SMS)
1、Configuración de la comunicación
Se ofrecen dos opciones de conexión --- Puerto serial/Ethernet, determine el modo de comunicación entre el equipo y su PC, de acuerdo a la configuración del equipo, complete la información del “numero de dispositivo” y la “contraseña de comunicación”, click en “Test Connection”, si la conexión es exitosa, este elemento cambiara a “Disconnection”, si la conexión falla, el sistema dirá “Fail to connect”.
2、Búsqueda de mensajes
El sistema soporta cuatro formas de búsqueda ---por número de serie, contenido, mensajes públicos y mensajes personales, deberá seleccionar la forma que necesita a través del cuadro “Condition”, Click en “Browse”, los resultados aparecerán en el área de lista.
3、Mantenimiento de mensajes cortos
En esta sección también soporta el mantenimiento de la información básica del mensaje corto. Las cuatro funciones que se incluyen son agregar, borrar, modificar y actualizar
Agregar: Click en el botón add, aparecerá lo siguiente:
Mensaje corto publico：Para mensajes públicos, tan pronto como el equipo reciba el mensaje lo estará mostrando en todo momento；
Mensaje corto personal：Para mensajes personales， no se mostraran hasta que la verificación del usuario sea positiva；
Configuración del periodo de validez ： Después de seleccionar el elemento, se agregara una línea en la pantalla, define el tiempo de inicio y los términos del periodo de validez.
Cancelar：De click en “cancel”，el sistema le preguntara si está seguro que desea cancelar el mensaje “Are you sure to cancel the selected
short massage ?” después de confirmar, el sistema le preguntara si desea eliminar el mensaje corto también en el dispositivo o no “whether delete the short message in the attendance machine together or not” Click en OK y el mensaje se eliminara permanentemente；
Modificar： Después de seleccionar un mensaje de la lista puede hacer click en modify, así podrá modificar el número de serie, periodo de validez y el contenido del mensaje corto；
Actualizar ： Después de realizar la búsqueda de SMS, solo se mostraran los mensajes que arrojo el resultado de su búsqueda, puede actualizar para mostrar todos.
4、Enviar un mensaje corto
Desde la lista de mensajes en la lista izquierda, seleccione los mensajes que desea enviar y de click en “Send SMS”.
5、Personalizar un mensaje corto del personal
Click en “Employee SMS customize”, aparecera lo siguiente
Información de personal：Esta lista muestra el personal que tiene mensajes cortos personalizados.
Mensajes cortos： Esta lista muestra los mensajes cortos que son personalizados por el personal;
Operación de selección： Si el software se conecta con el equipo, puede dar click en “send immediately”, si el software no esta conectado con el equipo seleccione “Not send temporarily”, y regrese a la pantalla principal de la administración de mensajes cortos, luego seleccione el tema del mensaje corto que no ha sido enviado y de click en “send SMS” para lograr la exportación de información del usuario o utilice un USB para exportar los mensajes que han sido grabados en él.
6、Eliminar
Seleccione “SMS of attendance machine”, click en “execute”, puede eliminar todos los mensajes cortos en el equipo de asistencia, seleccione un mensaje de la lista de la izquierda, de click en “Execute” y el
mensaje seleccionado se borrará.
Seleccione “user customizes message”, click en “Execute” para borrar todos los mensajes de usuario en el dispositivo T&A.
Opción “Employee SMS customization inquiry (Búsqueda personalizada de mensajes SMS de empleados)”.
Búsqueda：Este sistema soporta cuatro maneras de búsqueda ---basadas en número de serie, departamento, numero de empleado y nombre; puede seleccionar la que necesite en el cuadro “Condition”; para iniciar la búsqueda de click en “Query”, los resultados aparecerán en la lista de la izquierda, click en “Refresh” para que vuelvan a aparecer todos los mensajes cortos personalizados de usuarios.
🖎 Nota: Estas opciones solo son válidas en los equipos que cuenten con función de SMS.
2.2 Mantenimiento/Opciones
Con el fin de obtener resultados correctos y exactos de Tiempo y Asistencia, deberá configurar las opciones del menú “Mantenimiento/Opciones (Maintenance/Options)”, aquí puede
configurar la base de datos del software y hacer configuraciones del sistema. Primeramente, entre a “lista de departamentos (department list)” para configurar y asignar personal a los departamentos, después configure una contraseña para la base de datos, luego establezca los días festivos, tipos de salidas y reglas de asistencia, departamentos, mantenimiento de personal y configuraciones de administrador, por último, mantenimiento de calendario, mantenimiento de programación de turnos, asignación de turnos al personal.
🖎 Nota：A menos que haya asignado la programación de turnos al personal, el sistema no producirá reportes de asistencia
Este sistema provee el enrolado de huella o tarjeta después de conectarse con la PC, esto soluciona los problemas de que el personal no coincida la huella o tarjeta, por favor vea 2.2.2 Mantenimiento de empleados.
2.2.1Administracion de departamento
En este modulo se proporcionan indicaciones para administrar cada departamento, principalmente agregar o borrar departamentos y enrolar personal a los departamentos. Para más detalles vea lo siguiente:
De click en la opción “Department list” del menú “Maintenance
/Options”，aparecerá la siguiente ventana：
Si desea agregar un departamento，de click en la opción “Add” que se encuentra en la parte superior izquierda de la ventana, introduzca el nombre del departamento en el cuadro de dialogo y de click en (confirm) para grabarlo.
Si desea borrar un departamento, debe seleccionar el departamento que desea borrar de la lista y dar click en la opción “Delete”, seleccione “confirm” para confirmar.
Si desea mover un departamento y cambiarlo de área, de click sobre el departamento que desea mover y arrástrelo hacia el área en la que lo desea colocar.
Para enrolar usuarios en cada departamento de click en “Employeed”,
aparecerá lo siguiente:
El personal en la lista de “Employees” son los que aun no estan asignados a ningún departamento, es decir que han dejado sus puestos. Esto es lo mismo que dejarlos sin salario.
En esa lista seleccione los empleados que desea agregar a su departamento y de click en el boton (Add), asi los empleados seleccionados se agrgarán en su departamento.
En la lista de “Our Department’s Employees” seleccione aquellos empleados que dejarán su departamento, de click en (Remove) y esos empleados dejaran de pertenecer a su departamento (dejaran sus puestos).
Despues de terminar de click en el boton (Close) o en para regresar a la pantalla principal de administracion de departamento.
2.2.2 Mantenimiento de empleados
Seleccione el menu “Maintenance/Options”， click en la opcion
“Mantenimiento de empleados (Employee Maintenance)” para abrir la lista de empleados, dentro de esta ventana, hay varia información del personal y configuraciones de asistencia. A través de la lista de personal podrá ver a que departamento pertenece el personal, podrá modificar y ver información del personal, aqui los privilegios de configuracion de asistencia son superiores a “Assign Staff Schedule”.
La mitad superior de la ventana de “Employee List” es una lista de empleados y la mitad inferior esta diseñada para seleccionar y configurar informacion del personal. La mitad inferior se divide en tres pestañas, de click en las diferentes etiquetas en la parte inferior para cambiar entre las distintas pestañas.
Cuando tiene mucho personal, puede utilizar la funcion de busqueda, en la barra de menus en el cuadro correspondiente introduzca la condicion de búsqueda, click en “Search” y asi podrea tener los detalles de la
información de su personal.
1、 Deberá llenar los espacios de la lista de información del personal con el nombre, numero de enrolado, etc.; de acuerdo a su necesidad actual puede agregar otra información sobre el personal.
Nota： A diferencia del software antiguo, hemos integrado una nueva funcion en el menu de “maintenance/options”, el numero de usuario se distingue del numero de enrolado, el numero de enrolado es para el dispositivo y de acuerdo a un dispositivo normal éste numero no puede ser mayor a 65535, pero el numero de usuario no tiene limite.
Agregar un nuevo usuario
Cuando usualmente se ejecuta este programa de administración por primera vez, después de registrar al usuario en el dispositivo, se descarga al software, se revisa el nombre o alguna otra información y después se sube de nuevo al equipo. Si tiene que añadir directamente el personal en el software, con el fin de garantizar la informacion de usuario y la huella o la tarjeta de correspondencia uno a uno, conecte el dispositivo para ir a la registración en tiempo real y la huella y la tarjeta están disponibles en esta interfece. Despues de conectar el equipo, cada vez que agrega un usuario su correspondiente huella o tarjeta seran registradas simultaneamente. Evita los problemas de que la huella o tarjeta y el personal no correspondan con lo que aparece.
A, Registro de huella
Debajo de “Fingerprint manage” se encuentra una opcion para
seleccionar el equipo lector de huellas que esta conectado al sistema, despues de conectarlo exitosamente, empieze a agregar al personal. Seleccione el departamento el cual el personal pertenece, de click en el botón, introduzca en número de registro, nombre y otra información del personal. De un click en el botón “save” para empezar el registro de huellas.
Registro de huella en el equipo: registrar la huella con el equipo lector de huellas y pasarla al software.
Registro de huella en lector usb: Registrar la huella a traves de un levtor USB y pasarla al software.
Registro de imagen: Con una plantilla de huella grabada en la PC para registrar huellas en el dispositivo.
Flujo de registro:
De click en el botón de registro, aparecerá lo siguiente：
Empiece el registro, click en cualquiera de los dedos, el equipo que esta esta conectado al sistema le pedira que coloque su dedo para hacer la captura, después de colocar el dedo tres veces, se le informara que el registro ha sido exitoso, el proceso de registro habrá terminado.
Si desea una huella de respaldo para el sistema, seleccione otro dedo para registrarlo. Despues de terminar el registro presione OK para regresar a la pantalla de agregar usuarios.
B, Registro de tarjeta
Dentro de "fingerprint or card registration", seleccione el dispositivo con la function de tarjetas, despues de que la conexion sea exitosa, empiece a agregar personal. Seleccione el departamento al cual va a pertenecer el personal, Click en , deslice la tarjeta por enfrente del equipo que desea que sea registrada, despues de esto, el numero de registro y de tarjeta del empleado mostraran la informacion correspondiente a la tarjeta, de acuerdo a las necesitades cambie el numero de serie y el nombre, el numero de tarjeta no cambia al azar.. El cursos se situa en la columna nombre.
Si desea agregar nuevos usuarios presione el boton para repetir la operacion descrita anteriormente.
2）Agregar batch de personal:
Cuando algunos departamentos enrolan mucho personal, puede utilizar esta funcion para agregar personal y aligerar el trabajo. Ej. Muchas personas se desean agregar al departamento de finanzas, primero seleccione el departamento; click en el boton “batch”, la ventana para agregar batch aparecera.
Si no hay personal en ese departamento aparecerá lo siguiente
Si hay personal en el departamento aparecerá lo siguiente
Los datos de respaldo del personal que se selecciono del departamento de finanzas se muestran en la esquina superior izquierda, si el personal Nuevo agregado y el personal seleccionado tienen el mismo turno y asistencia, de un click en (Copy selected employee attendance option and schedule), si desea tener los mismos datos como “genere”, “title”, etc., entonces active la casilla del dato correspondiente que desea copiar.
Formato de numero：Eso habla del numero de serie de asistencia, por ejemplo, el numero de personal de este departamento comienza con el 1, asi su numero de serie es 1***, introduzca 1（*）en el cuadro de numero de serie, la ventana se mostrará como la siguiente：
Longitud del “asterisco comodin”：Esto significa, cuantas cifras indica el simbolo? Ejemplo: la sección delantera del número de serie es 1???， el rango de su comodin es de 3， si el numero de serie es??，entonces la longitud de su comodin es 2. Despues de que la longitud del “comodin” ha sido definida; por el uso de los cuadros “from” y “to” para crear el rango del numero de serie. Ejemplo: crear el xxxxx xx xxxxxxx xx xxxxx xxx 000 xx 000; introduzca 6 en el cuadro “from” y 18 en el cuadro “to”， la amplitud del comodin es 2，pero la anchura del 6 al 9 es una cifra. En este caso, el sistema agregara un 0 automaticamente. El ejemplo se muestra en la siguiente figura:
.
Click en el botón “OK”, agrega al personal y de click en “Cancel” para regresar a la pantalla prioncipal.
3）Modificar personal
No modifique al azar el nombre o numero de enrolado del personal. Evite que exista información que no coincida con la información correspondiente en el dispositivo. Click en el boton , inroduzca los nuevos datos en los campos correspondientes y presione el boton (Save).
4）Transferir empleado
Click en el boton (Transfer Employee) para transferir empleados de un departamento a otro, aparecera la siguiente pantalla
En el cuadro de Employee Transfer seleccione el departamento al cual quiere agregar al Nuevo empleado, click (OK) para transferirlo o (Cancel) para cancelar.
2、Operación de accesos de click derecho
De un click derecho en una región de la lista de personal para exportar la información básica del personal, el reporte de producción esta disponible; todo el rango de datos puede ser ocultado o mostrado en la pantalla actual. Como se muestra en la siguiente figura:
Exportar datos: Exporta toda la informacion del personal del departamento actual. Esto es como crear un reporte en el Time Attendance.
Crear reporte: Toda la información del personal en el departamento actual será mostrada en un reporte. Esto es como exportar datos en el reporte de Time Attendance.
Guardar red de diseño: Despues de hacer cambios del rango de datos, guarde la configuracion, es posible utilizarlos despues de una escritura directa de la configuracion del rango de datos.
Mostrar todas las columnas: Despues de seleccionar esta opcion, aparecera toda la informacion del personal.
Ocultar todas las columnas: Despues de utilizar esta opcion, toda la informacion del personal sera ocultada.
Columnas: Muestra el nombre de la columna de la informacion del personal, esto en la vista de personal
3, Click en configuración de departamentos , se permite establecer la configuracion de departamentos. Su método es la misma operación que el la administración de departamentos.
4、Click en la etiqueta de paginación de otra informacion. Aparecera lo siguiente:
Aqui se permite introducir la informacion importante del personal. Para saber acerca de la información importante que es introducida en ea pagina relativa ， selecione el departamento, seleccione personal ，
presione el boton , agregue un elemento de registro， escriba el
estilo de información en las palabras de la fila ， introduzca la información en relación al contenido, grabe los cambios, seleccione departamento, seleccione personal, introduzca la información en la columna asi como introduce el contenido relacionado en la columna de contenido, después grabe solo esta información
.
5、Opcion de reglas de asistencia
Click en la etiqueta AC option. Aparecera la siguiente pantalla：
Activar AC： Esto es para ver si la asistencia es valida, si esta marcada esta casilla se contabilizará el personal y la estadística de asistencia de acuerdo a la regla de asistencia，en caso contrario, el personal no necesita mantener un registro de asistencia. Ejemplo. El líder de un departamento no checa asistencia, pero su asistencia es contabilizada en trabajo normal.
Contador de OT (overtime): Active esta casila para contar las horas extras del personal.
Reestablecer días festivos：Active esta casilla y el personal tendra descanso en los dias festivos, si el personal va a trabajar se le contara como tiempo extra. En caso contrario, si el personal deberia estar en trabajo normal y no esta, se contará como falta.
Check-in/Check-out：Este element puede controlar si el personal debe checar la entrada o salida, esta seleccion esta por encima de la seleccion en la programacion de turnos.
Configuracin de tiempo y asistencia de personal
Click en “Schedule AC”; introduzca la configuracion de tiempo y asistencia del personal, como se muestra a continuacion
El método de estadísticas de asistencia es similar al método de configuración avanzada, solo que hay un increment opcional si el registro de horas extra tiene que ser registrado y examinado. En las opciones, todo el tiempo extra tiene que ser examinado y registrado, de lo contrario, el tiempo extra no se pagará.
Una lista actual de turnos indica la planificacion de horario de trabajo del personal, la ventana muestra el turno del personal incluyendo la
fecha de comienzo y fin y nombre del turno, si necesita modificar el turno del personal, primero seleccione el turno de la lista “shifts”, se pondrá en azul, de click en el boton (-) para eliminar el turno actual, después de esto de click en (+) para agregar un nuevo turno, la ventana es la siguiente:
Seleccione un nuevo turno de la lista de turnos que han sido configurados, defina el tiempo de comienzo y final, click en “OK” para confirmar, click en “Cancel” para cancelar esta acción, regrese a la pantalla de configuración de asistencia.
Mientras el turno del personal sea en horas normales de trabajo, puede agregar muchos elemendos de programacion. Ejemplo:
Fecha de inicio Fecha de termino Turno
03-3-1 03-5-30 springs
03-6-1 03-9-1 xxxxxxx
La asignacion automatica de turno de personal esta seleccionada, aparecera la ventana siguiente.
La auto-asignacion de turno de personal es que, mientras personal que no tenga asignado un turno, pero el/ella tienen registro de asistencia, el sistema automaticamente definirá el periodo de tiempo. Esta funcion se utiliza principalmente en los cambios de turnos.
Minimo de tiempo para auto-asignar turno：Cuando establece un periodo de tiempo, por ejemplo un dia, entonces si al empleado no se le asigna un turno, despues de un dia de que el esta checando se le asignara turno automaticamente.
Periodo de tiempo utilizado：Esto es para establecer el periodo de tiempo de este usuario， click en (+), apareceran las opciones del period de
tiempo, éstos son los que se crearon en la lista de administración xx xxxxx. Aparecera lo siguiente
De un click sobre el periodo de tiempo que desea agregar, si desea quitar alguno solo selecciónelo y de click en el botón (-)
Despues de congiruar, click en (OK) para guarder los cambios，click en (Cancel) para cancelar los cambios, regrese a la etiqueta de configuración de asistencia.
2.2.3 Configuracion de administrador Establecer administrador
Para ayudar a mejorar la seguridad de su sistema, para prevenir que los datos sean cambiados por personal no autorizado, este programa de aministracion provee una function para establecer un administrador, Click en el menu “maintenance/options” y de click en el submenú “Administrator”, aparecerá la siguiente ventana
Click en el boton (administrator), aparecera lo siguiente
Seleccione el tipo de administrador que desea agregar (se recomienda agregar un super administrador), después de dar click sobre la opción que desea aparecerá lo siguiente
En la pantalla seleccione al usuario que desea poner como administrador, todos los administradores deben ser personal de la compañia.
La contraseña inicial del administrador es su propio número de registro, click (OK) para entrar a la pantalla de privilegios de administrador, aquí puede establecer los provilegios que tendrá este administrador
De click en los privilegios que desea que el administrador tenga, indica que ese elemento esta seleccionado, “all no choice” significa que el sistema dara a cada clase de administrador los privilegios por defecto. Al terminar de click en "OK" para completer la configuracion, si da click en “Cancel" se le permitira establecer los privilegios en otra ocasion (para establecer después los permisos, en la ventana de administradores, de click en el botón “Operation Purview”).
Nota: El administrador no puede revisar sus propios privilegios o borrar su cuenta, solo el “super administrador” se le permite revisar, agregar o borrar a los otros niveles de administrador.
Para mas detalles vea la clasificación y privlegios de administradores.
Despues de establecer el administrador, la contraseña por defecto es su número de registro de personal, se recomienda cambiarlo para garantizar la seguridad de los datos. Despues de establecer un administrador en el sistema, el sistema mostrara una ventana, si no introduce los datos del administrador no podrá entrar en el software.
Privilegios y clasificación de Administradores
1. Clasificacion de Administradores
Hay 4 clases de administrador en el sistema, de acuerdo al nivel de privilegios del rango más alto al mas bajo la secuencia seria: “Super administrator”, segundo nivel de “departments’ administrators”, primer nivel de “departments’ administrator” y department administrators
2. Privilegios de Administrador: Los super administradores pueden administrar a todo el personal; los administradores de departamento solo
pueden administrar al personal de su departamento.
◆ Privilegios de super administrador: El super administrador, es el administrador de mas alto nivel en el sitema, tiene privilegios para agregar, modificar, o eliminar otros administradores, se le permite inicializar la administración del sistema y establecer la base de datos. Por defecto se le permite realizar cualquier operación en el sistema. Si no se selecciona ningun privilegio en la interface de los privilegios de administrador, entonces tendrá los privilegios por defecto, si solo algunos puntos han sido seleccionados, entonces este administrador que tiene esos privilegios puede seleccionar solamente el proyecto correspondiente.
◆ Privilegios del administrador de segundo nivel de departamento: el segundo nivel de administradores de departamento se les permite agregar administradores en su departamento, ya sea del mismo nivel o mas abajo que el mismo, eliminar departamento al que pertenece, no se le permite operar administradores de otros departamentos. Si solo unos pocos elementos han sido seleccionados, entonces el administrador que tiene esos privilegios, solo podra seleccionar los proyectos correspondientes.
◆ Primer nivel de administrador de departamento: el primer nivel de administrador de departamentos puede agregar administradores a su departamento, y revisar los privilegios de los de su mismo o mas bajo nivel, eliminar el departamento al que pertenece, no esta permitido a operar sobre administradores de otros departamentos. Si pocos elementos han sido seleccionados, el administrador que tiene esos
privilegios, solo podra seleccionar los proyectos correspondientes.
◆ Administradores de departamento: Los administradores de departamento pueden agregar administradores a su departamento con sus mismos privilegios, eliminar el departamento al que pertenecen, no se les permite operar sobre otros administradores de departamento. Si pocos elementos han sido seleccionados, entonces este administrador podra seleccionar los proyectos correspondientes.
Proyecto Autorizado
Eliminar los datos obsoletos / respaldar la base de datos / exportar los datos de asistencia:
Hay 3 proyectos bajo el menu de “Data”, el administrador cuenta con estos privilegios para guardar y examiner informacion.
◆ Importar los datos de asistencia: Se puedeni importer los datos grabados en el archivo al sistema a traves de la opción Import AC data dentro del menu “Data”.
◆ Dejar el trabajo /pedir permiso: click en el submenu "Employee leave on business/ asking for leave" que se encuentra dentro del menu “Attendance”, aqui puede establecer las configuraciones y producer las hojas de datos correspondientes.
◆ Olvido de checar entrada / salida: si el personal se olvida de checar su entrada/salida, agregue la “checada” correspondiente a traves de esta opcion “Forgetting to clock in/out” dentro del menu “Attendance”.
◆ Llegadas tarde/Salidas temprano colectivas: si varios miembros del
personal han olvidado checar su entrada o salida, con esta opcion se puede establecer que se ignore esa “checada” y se le puede asignar una nueva de acuerdo a como el administrador lo desee.
◆ Salidas en tiempo de trabajo: puede buscar a los empleados que salen a las horas de trabajo, examiner el sistema y revisar la agenda a través de este submenú ubicado en el menu Search/printing.
◆ Actual situación de trabajo del personal: con esta opcion puede buscar cuales son las personas que actualmente vinieron o no a trabajar, esto a través de la opción “current employee´s on duty status” en el menu “Search/Print”.
◆ Consultas y reportes de excepciones de asistencia: En el menu “search/printing” puede tambien hacer click en la opcion "Attendance Calculation report”, puede buscar cualquier clase de excepciones, estadísticas de asistencia, reporte de producción e imprimir reportes.
◆ Administracion de departamento/Mantenimiento de empleados: puede establecer los departamentos en “administracion de departamentos”; revisar la información y configurar los tiempos de asistencia del personal en la opción de “mantenimiento de empleados” a través del submenu Department list/ Employee maintenance que se encuentra en el menu Maintenance/Option.
◆ Configuracion de administrador: En el menu de “maintenance/options”, configure el administrador y asigne los privilegios.
◆ Mantenimiento de periodo de tiempo/administracion de
programacion de turnos: a traves de esta opcion puede crear el period de tiempo de trabajo en el mantenimiento de periodos de tiempo, administrar la programacion de turnos, seleccionar el period de tiempo apropiado o combiar el period de tiempo para establecer las diferentes programaciones de turnos.
◆ Asignar una programación de turno al personal: Asignar la programacion de turnos ya establecida al personal.
◆ Mantnimiento de días festivos: Establezca los dias fectivos en la opcion “Xxxxxxxx Maintenance”.
◆ Configuracion de salidas: En esta opcion establezca las opciones por las cuales el personal se puede ausentar.
◆ Regla de tiempo y asistencia: Establezca las reglas de asistencia y la regal estadistica para el proyecto de tiempo y asistencia en el reporte.
◆ Configuracion de base de datos: A traves de esta opcion establezca la conexion a la base de datos.
◆ Configuracion del sistema: Puede llevar a cabo la configuracion de algunas opciones del software.
◆ Conexion a dispositivo: Le permite conectarse a un dispositivo.
◆ Descargar registros de datos del dispositivo: Le permite descargar los datos disponibles en un dispositivo.
◆ Subir información del personal al dispositivo: Le permite subir la informacion del personal al dispositivo seleccionado.
◆ Descargar empleados y sus huellas: Aqui puede descargar la informacion de las huellas de los empleados.
◆ Borrar la información en el dispositivo: Elimina los datos de asistencia grabados en el equipo
◆ Administracion de dispositivo: Le permite examiner la informacion del dispositivo y llevar a cabo algunas operaciones sobre ella.
◆ Editar dispositivo: Puede agregar, eliminar y revisar la comunicacion del software con el dispositivo.
◆ Sincronizar el tiempo del equipo: Sincroniza el tiempo del equipo con el de la computadora,
2.2.4 Mantenimiento de periodo de tiempo
Antes de que sea asignada la programacion de turnos, se debera configurar el periodo de tiempo, seleccione el menu “Maintenance/ Option”, click en “Time Period Maintenance (Maintenance Timetables)”, puede usar periodos de tiempo los cuales se van a utilizar para manejar los turnos del personal, la pantalla es la siguiente:
Si aun no ha asignado la programacion de turnos mientras se establece los periodos de tiempo, el sistema le anunciara que aun no ha asignado ninguna programacion de turnos, la pantalla es la siguiente.
Click en (Cancel) para regreasar a la pantalla principal, click en (OK)
para empezar a configurar los periodos de tiempo, aparecerá lo siguiente
Seleccione “Add” para introducer los tiempos de entrada/salida de trabajo, aparecera un asistente para establecer el period de tiempo.
De acuerdo a las condiciones de cada empresa se debera seleccionar el metodo de entrada y salida al trabajo, hay dos opciones (mañana y tardes) o si es un turno corrido (desde en la mañana hasta en la tarde), introduzca los horarios correspondientes de entrada y salida, click en el botón (Cancel) para regresar a la pantalla principal, click en (Next) para continuar la configuración, aparecerá la siguiente ventana:
En esta pantalla se configuran los tiempos de entrada y salida, establezca los rangos que desea para que el personal pueda checar la entrada y la salida.
Establezca si el empleado esta “forzado” a checar su entrada y su salida, tambien podra establecer diferentes opciones dependiendo de los diferentes departamentos y empleados, click en (Next), aparecerá lo siguiente:
En esta pantalla establezca los tiempos que el empleado puede llegar tarde en la entrada, o el tiempo que se puede ir temprano a la hora de la salida, click en (Next) para entrar a la siguiente pantalla:
En esta pantalla el sistema le anuncia que agregara un periodo de tiempo llamado “daytime” y una programacion de turno llamada “Normal shift”, si antes selecionaramos el método que tiene dos asistencias en un dia, el sistema agregará dos nuevos periodos de tiempo, uno para “A.M” y otro “P.M”. Hay 3 opciones en la pantalla, selecciónelas de acuerdo a sus necesidades, despues de click en el boton “finish” para completar la configuración. Aparecera la siguiente pantalla
Esta pantalla puede ser dividida en dos partes, la parte de la izquierda muestra la lista de los periodos de tiempo, a parte derecha es la administración de los periodos de tiempo. Puede agregar, borrar y revisar periodos de tiempo.
◼ Agregar: De un clic sobre el boton ( Add) para agregar un Nuevo periodo de tiempo, depsues introduzca el nombre, las horas de entrada y salida de trabajo, los minutos de tolerancia, las horas de checar entrada o salida, asi como por cuantos dias de trabajo
contara ese period de tiempo. Tambien defina si para este periodo de tiempo el empleado tendrá que checar su entrada y salida. El formato de tiempo es hh:mm.
◼ Borrar: Seleccione un periodo de tiempo de los que ya existan y despues de click en el boton ( Delete) para elminarlo.
◼ Guardar: De click en el boton (Save) para modificar un periodo
de tiempo, o para agregar uno nuevo, de click sobre este botón para guardar la información del periodo de tiempo.
◼ Establecer los minutos de tolerancia para llegar tarde (Late): Como se muestra en la figura de arriba, se estableció el valor de 5, asi si la entrada fuera a a las 08:30, asi: A) El empleado checa a las 8:33, B) El empleado checa a las 8:40; en el inciso A el empleado llega a la hora normal, en el inciso B el empleado tendrá 10 min de retardo debido a que checo después de los 5 min de tolerancia.
◼ Establecer los minutos permitidos de salir temprano (Leave Early Time): Esto es similar a los minutos para llegar tarde, solo que aqui es para establecer los minutos que el empleado podra salir antes de su horario normal.
◼ Principio/Fin de la entrada (Begining /Ending in): Aqui se establece a partir y hasta que hora el empleado podra registrar su entrada.
◼ Principio/Fin de la salida (Beginng/Ending out): Establece a que tiempo los empleados pueden empezar a checar la salida y a hasta que tiempo después de la hora de salida pueden checar.
◼ A cuantos días de trabajo sera equivalente (Count as workday): Aqui se establece el valor de dias de trabajo sera equivalente el period de tiempo seleccionado.
◼ Cantidad de tiempo (Count as a minute): Aqui se establece la cantidad de minutes que se tomaran en cuenta como trabajados, por ejemplo, si un turno es de 9 horas pero se cuenta con 1 hora de comida, entonces el empleado solo trabaja 8 horas, en este caso se estableceria como 480 minutos equivalente a esas 8 horas.
◼ Checar entrada/salida (Must checking in/out): De acuerdo a los diferentes puestos y a las diferentes necesidades se puede establecer si es necesario o no que loe empleados tengan que checar su entrada/salida.
◼ Cambiar el color del periodo de tiempo (Change the display color): Aquí puede cambiar el color de los difentes periodos de tiempo, esto puede ser muy útil para diferenciarlos uno de otro.
2.2.5 Administracion de turnos
Despues de configurar los periodos de tiempo, podra configurar la programacion de turnos, seleccione la opcion “shift managment” del menu “maintenance/ option”, aparecerá la siguiente pantalla:
Esta pantalla se divide en “nombre de turno (shift name)” y “periodo de tiempo de turno (shift time period)”, la parte del nombre de turno incluye el nombre, la fecha de inicio, la cantidad de ciclos y la unidad de ciclos.
Los nombres de turnos no se pueden repetir y ninguno de los campos podra quedarse vacío.
La fecha de inicio tiene como formato dd-mm-yyyy, por ejemplo, el 15 de noviembre del 2003 se grabara como 15-11-2003.
Periodicidad ciclica de turno (Shift cycling periodicity) = cuenta de periodicidad (periodicity count) * unidad de periodicidad (periodicity unit)
La unidad del ciclo puede ser en dia, semana y mes.
Puede ahregar turnos vacios que no tienen hora de entrada?
Utilice la Barra de herramientas de la administración de turnos para agregar, eliminar o modificar turnos.Bajo el estado de agregar o modificar turnos (cuando esta activado el botón { √} ） , podrá Agregar/Modificar/Eliminar periodos de tiempo de turno.
De un click en el botón () para agregar un Nuevo turno, aparecera un period de tiempo de turno en blanco del lado derecho, entonces agregue un period de tiempo, aparecera lo siguiente:
Seleccione un periodo de tiempo de la lista de la izquierda y seleccione el (los) días que desea asignarles dicho periodo de tiempo. Aquí también puede establecer si contara como tiempo extra o no, de click en (OK) para guardar los cambios, de click en (cancel) para no guardar los cambios.
Cancelar turno: Seleccione un turno que desea elminar, de click en el boton ( ) para eliminarlo.
Modificar: Seleccine el turno que desea modificar y de click en el boton
( ).
Eliminar periodo de tiempo: Seleccione el period de tiempo que desea eliminar y de click en el boton ( ).
Guardar: Despues de que se ha agregado un nuevo turno o ha sido
modificado uno existente de click en el botón () para guardar los cambios realizados.
2.2.6 Asignar turnos al personal
Si el personal no ha sido programado, al final el sistema no podra contarlos en las estadisticas de asistencia, si el personal no pertenece a un turno el sistema no podra reconocer su registro de asistencia como cuando entra o sale de trabajar y no podra contar su tiempo de asistencia.
Despues de configurar el periodo de tiempo y la administración de turnos, seleccione “Employee Schedule” del menu “Maintenance/Option”, se abrira la ventana de “schedule employee's AC”, aquí podrá mantener los datos relacionados con los turnos del personal.
El lado izquierdo de la página muestra los distintos departamentos. De click sobre alguno de ellos para poder ver todos los empleados y su programación de turnos en el lado derecho de la ventana.
Asignar turno al personal por departamento: Asigna turnos de acuerdo a las caracteristicas de los departamentos, de click sobre el
boton ”Department Schedule", aparecerá la siguiente ventana:
“Default schedule”: Seleccione un turno de la lista para establecerlo como el turno por defecto que sera usado para el nuevo personal, después de enrolar un nuevo personal, éste tendrá dicho turno.
“May used schedule”: Podra seleccionar las programaciones que podran ser utilizadas por dicho departamento.
Modo normal de asignar turnos al personal
La parte derecha de la ventana es el modulo para asignar los turnos al personal. Aquí no solo puede asignar turnos al personal individualmente, también puede hacerlo a todo el personal. Click en (all choice ) para asignar turno a todo el personal. En la lista de personal, mantenga presionada la tecla Ctrl y vaya dando click sobre el personal que desea
asignarle turno, después de click en (Arrange Employee’s shifts), aparecerá la siguiente ventana:
Clock in/out: Podra establecer si el personal tendrá que checar su entrada/slaida, podra juzgar si es necesario establecerlo de acuerdo con el correspondiente periodo de tiempo, el establecimiento de privilegios en este proyecto es superior al de la configuracion de periodo de tiempo de turno.
Attendance active: Se refiera a si el tiempo de asistencia es efectivo o no, después de seleccionar esta opción, de acuerdo con las regras de asistencia y la programación de turnos, el total de los registros de tiempo y asistencia estan disponibles, de lo contrario este empleado no se encontrara en los registros respecto a la forma normal de trabajo. Por ejemplo, algunos líderes no les necesitan contar el tiempo de asistencia
para ir a trabajar normalmente.
Count overtime: Despues de seleccionar esta opción sera possible calcular el tiempo extra de dicha persona.
Holiday: Despues de seleccionar esta opcion el empleado podra descansar en los dias festivos, si el empleado va a trabajar su registro contará como trabajo de tiempo extra, de lo contrario, el personal que tenga asignado un turno para ir a trabajar en días festivos, sino va a trabajar le será contado como falta.
Registry for OT: Se refiere a que todo el personal que trabaje tiempo extra debera ser revisado para su aprovacion.
En la organización actual de turnos bajo la opcion de permitir examinar todos los turnos del persional, agregue o elimine cambios al turno del
personal. Click en el boton , aparecerá lo siguiente
Todos los turnos y los periodos de tiempos de turnos se muestran en esta pantalla. Seleccione alguno turno de los que se encuentran configurados, determine su fecha de inicio y de término, de click en el boton “OK” para guardar los cambios, de click en el boton "cancel" para cancelar estos cambios, regresara a la pantalla de asignar turnos al personal. Despues de terminar, el nombre correspondiente del turno aparecera en la columna “shift” y la lista de tiempo se mostrara en la parte de abajo de la pantalla.
Auto asignar periodo de tiempo (Auto- assign timetable)
Si la asignación de turnos al personal o el cambio de la programación de turnos es muy frecuente y no hay una regal que seguir, esta disponible la opcion “auto- assigning timetable”, esto se refiere a que el empleado no tiene asignado un horario pero sio cuenta con registro de asistencia, el programa puede juzgar automaticamente a que periodo de tiempo
pertenece dicho empleado. Despues de seleccionar dicha opción, la siguiente pantalla aparecera
A continuación seleccione la hora minima de la inteligencia de asignar turnos al personal, esto se refiere a que despues de que establece el tiempo, por ejemplo un dia, el sistema no podra llevar a cabo la sentencia del periodo de tiempo hasta que el tiempo en el que el personal no ha sido asignado a un grupo sea mas de un dia. Por ultimo, seleccione el periodo de tiempo que será utilizado para asignárselo al
personal: para hacer esto solo haga click sobre el boton , apareceran
las opciones para escoger periodo de tiempo, estos periodos de tiempo son los que se establecieron en la opción de “mantenimiento de periodos de tiempo (maintenance timetable). La pantalla es la siguiente
De click en el boton si necesita borrar algun periodo de tiempo
Turnos temporales de empleado
Si uno (o varios) empleados necesitan cambiar sus horas de trabajo
temporalmente, su turno puede ser definido temporalmente, de click en el botón de “temporary shifts” en la ventana principal llamada “Schedule employee´s AC”, aparecerá el siguiente mensaje:
Click en el botón (OK), entrara a la programacion temporal, click en el boton (Cancel ), para regresar a la ventana principal. Primero defina Primero defina el rango de tiempo, seleccione al empleado, si desea seleccionar varios empleados mantenga presionada la tecla (Ctrl) y de click en los empleados que desea, despues de click en (temporary shifts), seleccione (+) para agregar un periodo de tiempo y asignarlo a los días que desea. Este proceso es muy similar al de agregar periodos de tiempo en la administración de turnos. Click en (save temporarily schedule) para guarder la programacion temporal o de click en cancel para cancelar.
La programación temporal tiene mas prioridad que la programación de turnos.
Seleccione el periodo de tiempo que desea agregar, click en (OK) para confirmar, la programacion temporal aparecerá en la lista de programación de turnos.
Antes de guardar este periodo de tiempo, puede seleccionarlo y dar click en el boton para eliminarlo, o, Presione (All Delete) para elminar todos los periodos de tiempo, si este periodo de tiempo ya ha
sido grabado puede dar click en el botón para cancelar la programación temporal.
La programación de turnos cambia regularmente
Hay cambios regulars de programacion de turnos en la mayoria de las empresas, como organizar la programacion de turnos para que cambie regularmente, el manejo de varias programaciones de turnos que
cambian regularmente es una importante funcion del software.
Aquí, se ilustra el método de cambio de turnos con cuatro turnos que cambian tres veces por semana, por ejemplo, hay cuatro turnos: A、B、C、 D, la programacion de horas de trabajo esta dividida en turno matutino, turno de dia, turno nocturno, tres periodos de tiempo, la fecha del comienzo de la aplicación es 1.
Relice la configuracion como la instrucción anterioa, aparecera la siguiente ventana
La lista de la programacion de horas de trabajo del personal es:
Date shift | Morning shift | Day shift | Night shift | Have rest |
1 | A | X | X | X |
0 | X | X | X | X |
0 | C | D | A | B |
4 | B | C | D | A |
5 | A | B | C | D |
6 | D | A | B | C |
7 | C | D | A | B |
De la lista de programacion, se determina que el ciclo de horas de trabajo de todo el personal es de cuatro dias. Xxx A、B、C、D las horas de trabajo de los cuatro dias son divididas dentro de cuatro turnos.
Tiempo de comienzo/fin: Se refiere mostrar el dia en que comienza la programacion de turnos de todo el personal y el dia en que termina el periodo de tiempo en la región de “roles”.
2.2.7 Mantenimiento de días festivos
En los días festivos, de acuerdo a las leyes y regulaciones de cada lugar, el personal tendrá el dia libre y no tendrá registro de asistencia durante ese periodo, en una situación normal si el personal no checa su asistencia en el sistema será contado como falta del trabajo sin excusa alguna, además el personal que trabaje horas extras en días festivos no se le tomaran en cuenta, de acuerdo a esta clase de situaciones deberá establecer correctamente esta opcion. Seleccione la opción “Holiday list” en el menu “maintenance/Option” y se abrira la ventana de mantenimiento de dias festivos
Esta pantalla se divide principalmente en la lista de días festivos y la barra de herramientas para el mantenimiento de dias festivos. Podrá
agregar, eliminar y modificar los dias festivos a traves de ésta barra de herramientas.
Agregar: De click en el boton y aparecera un registro Nuevo en el cual agregara la informacion. Introduzca el nombre del dia festivo, el tiempo y la duracion. La pantalla es la siguiente
Nota: Debera introducer el format correcto de fecha el cual es por ejemplo: 19/09/2008, en caso de que no introduzca el formato correcto le aparecera una ventana de error:
Despues de introducir correctamente los datos que desea agregar, de click en el boton para guardar la informacion.
Eliminar: Click en el boton para eliminar la informacion que ya
no en necesaria.
Modificar: Cuando necesite modificar algun dia festive de los que ya ha agregado, debe seleccionar el registro que desea modificar y dar click en
el boton después de hacer los cambios de click en el botón para guardarlos.
Despues de agregar los días festivos, mientras se asignan los turnos al personal, el sistema no puede programar estos periodos de tiempo. Debido a que el registro de asignar turno al personal no existe, por lo tanto, establezca el period de dias festivos, en el reporte de tiempo y asistencia, el sistema no puede contar este periodo de tiempo de asistencia. Si en el periodo de días festivos el personal ha de realizar el registro de asistencia, If in holiday period had the staff to carry on the Time Attendance registration, contados en el reporte de tiempo y asistencia será de trabajo “libre” de tiempo extra
2.2.8 Configuracion de salida
Es posible que cuando el personal tenga problemas necesite salir por diferentes razones, pidiendo permiso puede ser almacenado automaticamente en las estadisticas del sistema. Este sistema provee el mantenimiento de clases de salidas, Click en (Leave Class) en el menu “maintenance/option” aparecerá la siguiente ventana.
El sistema provee 3 clases de “salidas” por defecto: salida por enfermedad “sick leave”, vacaciones “vacation”, otro “other”. Si necesita mas clases de “salidas” solo de click en el boton para agregar una nueva clase.
Agregar: Click en el botón para agregar la nueva clase comun. En el lado derecho podrá definir el nombre de la salida, reglas estadisticas, asi como la manera de ejecucion de estas salidas en el reporte y si
contara como pedir permiso. Despues de llenar esta información, de click en el botón para guardar los cambios, si da click en el botón es para abandonar la operación actual.
Durante este proceso, la información que necesita agregar es la siguiente:
Leave name: El nombre de la clase de salida.
Statistical rule: La regla especifica en el reporte de tiempo y asistencia para contarlo como salida.
Los parámetros de las reglas estadísticas son: “Min-unit”, “round off control”, “accumulation by times”, “Round up after the accumulation”, cuatro clases de reglas.
La opción “min-unit” es la unidad más pequeña de la medida para la salida. La unidad común puede ser dia, hora, minutos, hay varias clases de unidades de medida en el dia de trabajo como se muestra en la siguiente figura.
El “round -off control” se refiere a si la hora de la salida no es entero en el reporte de asistencia mientras calculamos el registro de T&A, con el fin de obtener comodidad en el calculo de las estadísticas de T&A, provee un modo de computo: Redondear hacia arriba (Round up), redondeo apagado (round off), redondeo hacia abajo (Round down).
La opción “Acc. By times” se refiere a las estadisticas de salidas en el reporte de T&A: El personal pide una salida en un periodo de tiempo, por el número de veces que piden permiso para salir se toma el modo de cómputo. Si selecciona esta opción, entonces el computo del calculo de T&A no cumple con el “min-unit” y el control de redondeo en la regla estadistica. Se muestra en la figura siguiente
Despues de acumular, “rounding off” es para acumular todas las veces de este proyecto y convertirlos en la unidad correspondiente de estadistica, entonces depende de “min. Unit” para establecer el método para apagar el redondeo. El signo de identificacion en el reporte “Symbol in report” es la manera simbolica de representar las salidas en el reporte mientras es imprimido.
“Count to leave” se refiere a si se establece estas salidas como “asks for leave (permisos para salir)”. Atención, si marca esta opción, entonces en
la fecha en que se pida permiso para salir que esta recien agregada se contará en las estadisticas del reporte de T&A.
Eliminar: Le permite eliminar “salidas”. Seleccione la “salida” que desea eliminar y de click en el botón para eliminarla.
Modificar: Modifique las “salidas”. Seleccione la “salida” que desea y de click en el boton para modificar la información.
2.2.9 Reglas de asistencia
Todos los calculos estadisticos de asistencia deben cumplir con las reglas de asistencia,
1. Seleccione el menu Maintenance /Option, click en (Attendance rules) y aparecerá la siguiente ventana: