FORMATO PROCEDIMIENTOS Proceso: GESTIÓN CONTRACTUAL Código PRO-GC-08-21 Versión 6 Procedimiento: COMPRA DE BIENES Y/O SERVICIOS A TRAVÉS DE LA TIENDA VIRTUAL DEL ESTADO COLOMBIANO FechaAprobación 21/05/2019 Páginas 3 Firma de Autorizaciones Elaboró...
FORMATO PROCEDIMIENTOS | ||||
Proceso: | Código | PRO-GC-08-21 | ||
Versión | 6 | |||
Procedimiento: | COMPRA DE BIENES Y/O SERVICIOS A TRAVÉS DE LA TIENDA VIRTUAL DEL ESTADO COLOMBIANO | Fecha Aprobación | 21/05/2019 | |
Páginas | 3 | |||
Firma de Autorizaciones | ||||
Elaboró | Revisó | Aprobó | ||
Abogada Contratista Oficina Asesora Jurídica | Jefe Oficina Asesora Jurídica | Jefe Oficina Asesora Jurídica | ||
Control de Cambios | ||||
Fecha | Descripción | |||
Noviembre de 2016 | Creación del documento | |||
Julio de 2017 | Actualización General del procedimiento. | |||
Octubre de 2018 | Se agregaron 2 actividades al final del procedimiento. | |||
Febrero de 2019 | Actualización General del procedimiento. | |||
Mayo de 2019 | Actualización del formato "procedimiento" | |||
1. Responsable de Procedimiento | ||||
Jefe de la Oficina Asesora Jurídica Profesional Especializado de la Oficina Asesora Jurídica | ||||
2. Objetivo | ||||
Seleccionar los bienes y servicios que la entidad requiera, de acuerdo a la norma que puedan ser adquiridos a traves de acuerdos marco de precios, agregación de demanda o grandes superficies, en cumplimiento de sus funciones y fines misionales conforme a los principios que rige la contratación pública | ||||
3. Alcance | ||||
Este procedimiento inicia en definir conveniencia y/o necesidad de los bienes y/o servicios a contratar a través de la Tienda Virtual del Estado Colombiano y termina con la notificación al supervisor del contrato. | ||||
4. Base legal | ||||
Ver normograma del proceso Gestión Contractual GC-08 en xxxx://xxx.xxxx.xxx.xx/?xxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxx-x-xxxxxx-xx-xxxxxxxxx%X0%X0x-x%X0%XXxxxxx-xxxx numeral 4,2 Normograma de la entidad" | ||||
5. Documentos de Referencia | ||||
Documentos Externos | Documentos Internos | |||
Manuales y Directivas expedidas por Colombia Eficiente Circulares Directivas expedidas por Órganos de control y/o Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá | MN-GC-08-01 Manual de Contratación Plan de Adquisiciones para la vigencia correspondiente | |||
6. Definiciones | ||||||
Término | Definición | |||||
COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS A TRAVÉS DE LA TIENDA VIRTUAL DEL ESTADO COLOMBIANO | Es un proceso de selección Abreviada para la adquisición de Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes por compra por catálogo derivado de la celebración de Acuerdos Marco de Precios, 5.2 Adquisición en grandes superficies cuando se trate de mínima cuantía (Decreto 1082 de 2015 Artículos 2.2.1.2.1.2.7, 2.2.1.2.1.2.9 y 2.2.1.2.1.5.3) y Contratos de agregación de demanda (Decreto Ley 4170 de 2011) | |||||
Análisis del sector económico | La Entidad Estatal debe hacer durante la etapa de planeación el análisis necesario para conocer el sector relativo al objeto del Proceso de Contratación desde la perspectiva legal, comercial, financiera, organizacional, técnica, y de análisis de riesgo. La Entidad Estatal debe dejar constancia de este análisis en los Documentos del Proceso. | |||||
Referente técnico | Xxxxx proyecta los estudios previos de cada dependencia y quien cuenta con el conocimiento del bien o servicio a contratar | |||||
7. Descripción del procedimiento | ||||||
Nro. | Descripción de la actividad Actividades | Diagrama de Flujo | Responsable | Punto de Control | Documento soporte de la actividad | Observaciones |
1 | Verificar que el bien o servicio a contratar se encuentre en el plan de adquisiciones vigente, publicado en el sistema SECOP ii. | INICIO A | Referente Técnico | Verificar que las condiciones contractuales (objeto, modalidad, plazo, valor y mes) correspondan con la necesidad a contratar. | El Referente Técnico verificará en el plan de adquisiciones las condiciones de la necesidad a contratar, en el caso de que alguna de estas condiciones no corresponda se deberá solicitar la modificación del plan de adquisiciones de acuerdo con el procedimiento PRO-DIP-02 07 Elaboración, actualización y seguimiento al plan de adquisiciones. Se deberá verificar la naturaleza y la cuantía del objeto a contratar para establecer si esta modalidad aplica o no. | |
FORMATO PROCEDIMIENTOS | ||||||
Proceso: | Código | PRO-GC-08-21 | ||||
Versión | 6 | |||||
Procedimiento: | COMPRA DE BIENES Y/O SERVICIOS A TRAVÉS DE LA TIENDA VIRTUAL DEL ESTADO COLOMBIANO | Fecha Aprobación | 21/05/2019 | |||
Páginas | 3 | |||||
2 | Revisar el Acuerdo Xxxxx que cobija la adquisición de bienes y servicios y sus anexos, y descargar el simulador para estructurar la compra | A No Si B | Referente Técnico | Se debe revisar y leer el acuerdo marco y sus anexos, verificar si contiene lo requerido por la Entidad. Descargar el simulador para estructurar la compra y con ello establecer el valor estimado de la misma | ||
3 | Se requiere expedir una certificación de existencia de bienes o existencia personal disponible? | Referente Técnico | SI: Remitase a la siguiente actividad. NO: continúe con la actividad 5. | |||
4 | Solicitar la certificación de existencia de bienes | Referente Técnico SAFy CD | El referente técnico debe diligenciar la solicitud de bienes y servicios y radicarla ante la Subdirección Administrativa Financiera y de Control Disciplinario SAFyCD, quien expedirá la certificación correspondiente. | |||
5 | Elaborar estudios previos, junto con el simulador para estructurar la compra (cotización) y el archivo CSV de la tienda Virtual del Estado Colombiano | Referente Técnico | Los estudios previos son los documentos definitivos que sirven de soporte para la compra a través de la Tienda Virtual de Estado Colombiano Una vez se encuentren realizados los estudios previos se deben remitir a la Oficina Asesora Jurídica, para la revisión de la modalidad y de los fundamentos jurídicos que soportan los mismos. | |||
6 | Generar la solicitud de contratación en GOOBI | Referente Técnico | El Referente Técnico debe generar la solicitud de contratación en el aplicativo GOOBI, verificando el objeto, valor, tipo de contratación, rubro, centro de costos y categoría del bien o servicio de conformidad con los estudios previos (última versión aprobada). | |||
7 | Solicitar Certificado de Disponibilidad Presupuestal CDP | Referente Técnico Jefe Oficina Asesora de Planeación Profesional Especializado- Presupuesto SAFyCD. | El referente técnico debe diligenciar el formato FT-GF-14-17 y solicitar el visto bueno de la oficina Asesora de Planeación para su posterior radicación en la SAFyCD. Una vez radicada la solicitud, la SAFyCD expedirá el Certificado de Disponibilidad Presupuestal - CDP | |||
8 | Diligenciar el formato de solicitud de contratación y radicar en la Oficina Asesora Jurídica los documentos correspondientes a: Solicitud de la Iniciación del proceso de Selección, el estudio previo y sus anexos | Referente Técnico | Anexar la solicitud de contratación junto con los documentos soporte conforme a la lista de chequeo FT-GC-08-51 y radicarla en la oficina Asesora Jurídica. Los documentos deben ir foliados y el formato FT-GC-08-51 debe ir diligenciado en su totalidad. | |||
9 | Crear el evento a través del link de Cotización de la Pagina Web de Colombia Compra Eficiente - Tienda Virtual | Profesional Especializado Oficina Asesora Jurídica | La creación del evento se hace conforme la información contenida en los estudios previos y con las instrucciones de Colombia Compra Eficiente - Tienda Virtual, a este evento se carga el archivo CSV y demás anexos que se consideren pertinentes | |||
10 | Dejar publicado el evento por el tiempo establecido en el Acuerdo Marco | Profesional Especializado Oficina Asesora Jurídica | En los portales de contratación Colombia Compra Eficiente - Tienda Virtual, para que los proveedores realicen sus preguntas y coticen dentro del tiempo establecido en el acuerdo marco | |||
11 | Solicitud de la Orden de compra | Profesional Especializado Oficina Asesora Jurídica | Profesional Especializado Oficina Asesora Jurídica diligencia los datos requeridos por Colombia Compra Eficiente para elaborar la orden de compra y la envía al ordenador del Gasto. | |||
FORMATO PROCEDIMIENTOS | ||||||
Proceso: | Código | PRO-GC-08-21 | ||||
Versión | 6 | |||||
Procedimiento: | COMPRA DE BIENES Y/O SERVICIOS A TRAVÉS DE LA TIENDA VIRTUAL DEL ESTADO COLOMBIANO | Fecha Aprobación | 21/05/2019 | |||
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12 | Generación de la orden de compra | B | Ordenador del Gasto | El Ordenador del gasto recibe en su correo electrónico un link que lo direcciona a la orden de compra para que determine si la acepta o la rechaza. La OAJ registra en el sistema GOOBI la orden de compra generada por la plataforma del SECOP, asignandole así la numeración interna. | ||
13 | Expedir Registro Presupuestal (RP) | Profesional Especializado del Área Financiera | ||||
14 | Designar e informar al supervisión de su delegación | Jefe Oficina Asesora Jurídica | El Ordenador del Gasto designa al supervisor de la orden de compra en los estudios previos y la OAJ elabora un memorando informando al supervisor de su designación y el cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución de la orden de compra y le envía vía correo electrónico la orden y el registro presupuestal. | |||
15 | Una vez se cumpla la ejecución del contrato deberá liquidarse en el GOOBI y en la TVEC | FIN | Supervisor del contrato Oficina Asesora Jurídica Abogado encargado del proceso en la TVEC | Para la liquidación/ terminación de las órdenes de compra en la Tienda Virtual del Estado Colombiano el supervisor deberá tramitar el acta de terminación/liquidación en el Sistema Administrativo y Financiero - GOOBI Una vez cuente con el acta de liquidación el supervisor deberá generar en el siguiente link: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxxxx- modificacion-orden-de-compra-entidad el formato (PDF) de solicitud de liquidación de la orden de compra. Ambos documentos deberan ser enviados al contratista para la firma correspondiente. Una vez firmados los documentos el supervisor junto con el abogado encargado del proceso deberán tramitarla y publicarla en la TVEC. | ||
8. Tiempos | ||||||
Mínimo ocho (8) días hábiles y máximo Quince (15) días hábiles | ||||||
9. Políticas de Operación | ||||||
Consultar y aplicar lineamientos establecidos en el Acuerdo Marco Correspondiente y en el Manual de Contratación del IDEP, conforme cada casual de modalidad de contratación Directa. Los Estudios Previos deben ser diligenciados conforme a lo establecido en Colombia Compra Eficiente Para adelantar cualquier compra a traves de la tienda virtual, la cuantía a contratar debe corresponder a la menor cuantía si se trata de acuerdos marco, mínima cuantía si se trata de grander superficies o por proveedor exclusivo en la caso de agrgación de demanda, de acuerdo a lo establecido para la entidad. Consultar las guías y manuales de Colombia Compra Eficiente. Los encargados de la actividad contractual deberán tener en cuenta en todo momento la Guía de Conflicto de Intereses. | ||||||