CONTRATO DE DEPÓSITO CBYS DF 096-2020, CELEBRADO ENTRE EL TECNOLÓGICO DE ANTIOQUIA – I.U. Y SERVISOFT SA
CONTRATO DE DEPÓSITO CBYS DF 096-2020, CELEBRADO ENTRE EL TECNOLÓGICO DE ANTIOQUIA – I.U. Y SERVISOFT SA
Entre los suscritos XXXXXXX XXXXXXX XXXXX XXXXXXX mayor de edad, domiciliada y residente en Medellín, identificada con la cédula de ciudadanía No. 43.548.251, delegada para contratar según resolución N° 000001 del 2 de enero de 2020, de conformidad con las leyes 80 de 1993; 1150 de 2007 y sus decretos reglamentarios, Directora Administrativa y Financiera del Tecnológico de Antioquia – Institución Universitaria, Establecimiento Público del orden Departamental, de conformidad con las Ordenanzas 25 de 1978, 48 de 1979, 56 de 1989 y 13 de 1992 y los Decretos Departamentales 262 y 619 de 1979, debidamente facultada para contratar, quien para los efectos de este contrato se llamará EL TECNOLÓGICO de una parte, y de la otra SERVISOFT SA con NIT 800.240.660-2 representada legalmente por XXXXXXXX XXXX XXXXXX identificado con la cédula de ciudadanía número 79.243.164, quien se denominará EL CONTRATISTA, se celebra el presente contrato de Depósito, de conformidad con la Ley 1150 de 2007 y sus decretos reglamentarios, especialmente el Decreto 1082 de 2015, el cual se regirá por las siguientes cláusulas. PRIMERA. OBJETO DEL CONTRATO. Depósito y transporte para almacenamiento, custodia, consultas y administración documental de la Entidad, acorde con las Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración Documental del Tecnológico de Antioquia – Institución Universitaria. SEGUNDA. VALOR DEL CONTRATO: El valor total el contrato asciende a la suma de veintitrés millones ciento cincuenta y seis mil ciento cuarenta y cinco pesos M/L ($23.156.145). TERCERA. FORMA DE PAGO: El Tecnológico de Antioquia realizará el pago mensual del servicio al contratista, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la presentación de la respectiva factura ante la Dirección Administrativa de la Entidad, previo recibo a satisfacción por parte del supervisor del contrato. CUARTA. PLAZO DEL CONTRATO: El plazo para la ejecución del contrato será de nueve (9) meses contados a partir de la suscripción del acta de inicio, sin que exceda el 31 de diciembre de 2020. QUINTA. OBLIGACIONES:
1) POR PARTE DEL TECNOLÓGICO: a) Pagar cumplidamente el valor pactado como contraprestación por los servicios contratados; b) Colocar al servicio de EL CONTRATISTA los recursos técnicos y de información que solicite. 2) POR PARTE DE EL CONTRATISTA: El Contratista deberá cumplir con las obligaciones generales necesarias para el cumplimiento del objeto contractual, en especial las que se describen a continuación: a) Transportar (Cajas o Unidades Documentales) desde las instalaciones del Archivo Central del Tecnológico de Antioquia I.U. o donde se encuentren estas en el momento del contrato, hasta las instalaciones del nuevo centro de custodia y viceversa. Al finalizar el contrato, el contratista deberá entregar las cajas en el lugar donde el Tecnológico de Antioquia I.U. lo solicite. El transporte y entrega, se hará por cuenta y riesgo del contratista, quien además deberá realizar este traslado en el estricto orden en el que se han almacenado las Unidades Documentales, así mismo, se deberá velar por el buen trato de los mismos evitando posibles daños y/o pérdidas. b) Garantizar que los documentos entregados en custodia se encuentren inventariados, resguardados y almacenados con todas las medidas de seguridad (física, industrial, de temperatura y humedad), tendientes a su efectiva conservación y protección, con las especificaciones del servicio establecidas en el estudio previo y en especial lo determinado en el Acuerdo 008 del 31 de octubre de 2014 del Archivo General de la Nación y el Decreto 1515 de 2013 expedido por el Ministerio de Cultura. c) Prestar el servicio de consulta, de acuerdo con los requerimientos de la institución y que se hagan por intermedio del Archivo Central, debiendo garantizar la entrega oportuna de los mismos en la sede central del Tecnológico de Antioquia
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I.U. y recogerla al momento de la notificación de la devolución; dicho transporte será por cuenta y riesgo del contratista. d) Entregar al Supervisor del Contrato una copia de seguridad de la codificación, tanto de las cajas como de las unidades documentales cada vez que se haga actualización del inventario (máximo 15 días calendario) y en todo caso, al finalizar el contrato deberá entregar la base de datos creada del Inventario del Archivo del Tecnológico de Antioquia
I. U., completa, en un archivo plano o una base de datos. e) Aplicar las normas de seguridad, confidencialidad y preservación de la información de acuerdo con las normas vigentes para este tipo de servicio. f) El personal del contratista debe contar con los elementos de seguridad industrial necesarios para la ejecución contractual (cinturón de carga, guantes y tapabocas, entre otros). g) El centro de custodia, debe contar con alarma contra incendio, robo, detectores de humo, ventilación mecánica o aire acondicionado, ruta de evacuación, brigada de emergencia, entre otros. h) Designar un empleado, quien se encargará de solucionar cualquier inconveniente o inquietud que se presente durante la vigencia del contrato. i) Reportar de manera inmediata al Tecnológico de Antioquia I.U., cualquier novedad o situación anómala que impida la prestación del servicio. j) Adjuntar en cada factura de cobro, una relación de los servicios atendidos, previo visto bueno del supervisor del contrato y acreditar el paz y salvo de pago de aportes parafiscales y la seguridad social, de acuerdo con la normativa vigente. k) Atender las recomendaciones que realice la institución por intermedio del supervisor del contrato. l) Acoger los procedimientos administrativos que determine el Tecnológico de Antioquia para la ejecución del contrato. SEXTA: GARANTÍAS: La Entidad solicita como garantías las pólizas que a continuación se describirán, sin embargo el contratista podrá presentar otras garantías acorde con lo dispuesto en el Decreto 1082 de 2015, siempre y cuando se respeten los montos y vigencias exigidas a continuación: Cumplimiento: Para garantizar el fiel cumplimiento de las obligaciones contraídas por este contrato, por una cuantía equivalente al cinco por ciento (5%) del valor del contrato, la cual deberá permanecer vigente por el plazo de ejecución del contrato y seis (6) meses más. Calidad de los bienes y/o servicios: por una cuantía equivalente al cinco por ciento (5%) del valor del contrato, la cual deberá permanecer vigente por el plazo de ejecución del contrato y seis (6) meses más. PARÁGRAFO. Cuando haya modificación del plazo y/o los precios del contrato, EL CONTRATISTA deberá ampliar la garantía para conservar el monto porcentual y la vigencia aquí pactada; también lo hará cuando se haga efectivo total o parcialmente la garantía por cualquiera de los riesgos que ampara. SÉPTIMA: CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA: En caso de configurarse cualquier incumplimiento contractual, EL TECNOLÓGICO hará efectiva la cláusula penal pecuniaria equivalente al diez (10%) del valor del contrato, la cual se debe considerar como pago parcial de los perjuicios causados a EL TECNOLÓGICO, suma que será deducida de cualquier pago debido a EL CONTRATISTA e igualmente podrá proceder judicialmente; se impondrá previo agotamiento del procedimiento establecido en el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011. OCTAVA: MULTA. EL TECNOLÓGICO, podrá imponer sin perjuicio de la cláusula penal pecuniaria ni de la declaratoria de caducidad, multas en caso xx xxxx o incumplimiento parcial de cualquiera de las obligaciones contraídas con EL CONTRATISTA acorde con la cláusula primera y quinta, para lo cual éste autoriza descontar tanto de los pagos parciales o de los adeudados por el Contratante. Estas multas no podrán exceder el diez por ciento (10%) del valor del contrato y serán impuestas previo agotamiento del procedimiento establecido en el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011. NOVENA. SUPERVISIÓN DEL CONTRATO: Para ejercer el control y la vigilancia en la etapa precontractual, contractual y postcontractual se ha considerado necesario que la Supervisión sea ejercida por el Auxiliar Administrativo del Archivo, adscrito a la
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Secretaria General de la entidad, quien deberá cumplir con las funciones de control y vigilancia en la ejecución del contrato y las demás que señala la ley, acorde con el Manual de Interventoría adoptado para el Tecnológico de Antioquia y a las especificaciones técnicas, jurídicas y económicas consagradas en el pliego de condiciones, propuesta del contratista favorecido y en el contrato. Si el ordenador del gasto considera conveniente cambiar la supervisión, podrá realizarlo sin necesitad de suscribir un otrosí al contrato. DÉCIMA. CESIÓN: Este contrato se celebra en consideración a las calidades de EL CONTRATISTA, por lo tanto, no podrá cederse en todo ni en parte sin el previo consentimiento de EL TECNOLÓGICO. DÉCIMA PRIMERA. DOCUMENTOS: Hacen parte de este contrato los siguientes documentos: Estudio previo, la cotización, Certificación de antecedentes disciplinarios, fotocopia de la cédula de ciudadanía, certificado de antecedentes judiciales, Certificado xx xxx y salvo en seguridad social y parafiscales, certificado de existencia y representación legal y RUT. DÉCIMA SEGUNDA. SUBORDINACIÓN PRESUPUESTAL E IMPUTACIÓN DEL GASTO: Los gastos que le
demande a EL TECNOLÓGICO el cumplimiento del presente contrato están amparados bajo el Registro Presupuestal N° 375 del 17 xx xxxxx de 2020, expedido por la Oficina de Presupuesto de la Institución. DÉCIMA TERCERA. DOMICILO CONTRACTUAL: Para todos los efectos pertinentes al desarrollo del presente contrato, se fija como domicilio la ciudad de Medellín, lugar donde EL CONTRATISTA prestará sus servicios. DÉCIMA CUARTA. PERFECCIONAMIENTO Y EJECUCIÓN DEL CONTRATO: El contrato se perfecciona con la firma de las partes y para su ejecución se requiere acta de inicio. DÉCIMA QUINTA. INHABILIDADADES E INCOMPATIBILIDADES: EL CONTRATISTA declara que no se encuentra incurso dentro de ninguna de las causales de inhabilidad e incompatibilidad legales para contratar con EL TECNOLÓGICO. Sin embargo, si dentro del desarrollo del contrato, se presentaren hechos sobrevinientes en que quede inmerso EL CONTRATISTA como inhabilitado, incompatible o en conflicto de intereses, derivados de su entorno personal o familiar, a razón de esta nueva situación queda obligado a manifestarlo de manera inmediata, toda vez que son situaciones de difícil conocimiento para EL TECNOLÓGICO. DÉCIMA SEXTA. CAUSALES DE TERMINACIÓN DEL CONTRATO. Además de las causales establecidas en el artículo 17 de la Ley 80 de 1993, serán causales de terminación del contrato el incumplimiento reiterado de las obligaciones contractuales y el mutuo acuerdo de las partes. DÉCIMA SÉPTIMA. INDEMNIDAD: EL CONTRATISTA responderá por toda reclamación proveniente de terceros originados por su actuación contractual, exonerando a EL TECNOLÓGICO de dicha responsabilidad o reclamación. DÉCIMA OCTAVA. CLÁUSULAS EXCEPCIONALES: Son aplicables las cláusulas excepcionales contempladas en la Ley 80 de 1993. DÉCIMA NOVENA. NORMATIVIDAD: El presente contrato se rige por la normatividad vigente, especialmente las disposiciones contempladas en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y sus Decretos reglamentarios, principalmente por el Decreto 1082 de 2015 artículo 2.2.1.2.1.4.9.
Se firma en Medellín,
XXXXXXX XXXXXXX XXXXX XXXXXXX Directora Administrativa y Financiera Tecnológico de Antioquia I.U. | XXXXXXXX XXXX XXXXXX Representante Legal SERVISOFT SA Contratista |
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