TÉRMINOS DE REFERENCIA
TÉRMINOS DE REFERENCIA
CONTRATACIÓN DEL SERVICIO DE ARRENDAMIENTO DE INMUEBLE PARA EL FUNCIONAMIENTO TEMPORAL DE LAS OFICINAS ADMINISTRATIVAS DE LA ZONA REGISTRAL Nº III-SEDE MOYOBAMBA.
1. DENOMINACIÓN DE LA CONTRATACIÓN
Servicio de arrendamiento de inmueble, para el funcionamiento temporal de las oficinas administrativas de la Zona Registral Nº III – Sede Moyobamba.
2. FINALIDAD PÚBLICA
Contar con un local adecuado para el funcionamiento temporal de las oficinas administrativas en una infraestructura cómoda, adecuada y segura; para contribuir con el bienestar de nuestros colaboradores; de tal forma que se desarrolle buenas prácticas en la gestión pública.
3. ANTECEDENTES.
La Superintendencia Nacional de Registros Públicos mediante la Zona Registral Nº III – Sede Moyobamba tiene la misión de inscribir y publicitar actos, contratos, derechos y titularidades de los ciudadanos mediante un servicio de calidad accesible, oportuna y predictible.
El día Domingo 26 xx xxxx del 2019 se produjo un movimiento sísmico a horas de la madrugada de 8° grados de intensidad cerca de la ciudad de Moyobamba, razón por la que posteriormente el 29 xx xxxx una comisión técnica integrada por el Ing. Xxxxx Xxxx Xxxxxxx (Especialista en Estructura de OGA) y la Arq. Xxx Xxxxxxxx Xxxxxxxxx (Arquitecta de OGA); estuvieron encargados de realizar la evaluación de los daños ocasionados en los locales de la Zona Registral por el evento sísmico, la verificación estructural y el cumplimiento de las normas de seguridad en la edificación; por lo que posterior a la evaluación de la edificación recomendaron retirar las oficinas que funcionan en la azotea de la Oficina Registral de Moyobamba (Sede de la Zona Registral), ya que estas representan una sobrecarga para la edificación, la cual no se encuentra en condiciones y no está diseñada para soportar dicha carga, tal como lo indica el Memorándum N° 1682-2019-SUNARP/OGA y Memorándum N° 1317-2019-SUNARP/OGA.
Ante esta situación de vulnerabilidad, se logró el traslado de las oficinas administrativas (personal, biene0m mobiliario y equipamiento) que funcionan allí; esto por temas de seguridad e integridad del personal ya que al estar ubicados en una zona no adecuada según la normatividad vigente de edificación se está propenso a mayores peligros como consecuencia de posibles siniestros.
Adicionalmente se viene gestionando ante la Unidad Formuladora, la viabilidad del proyecto de inversión en un predio ubicado en el ex aeródromo de la ciudad de Moyobamba, donde se planea construir el nuevo edificio de la Zona registral N° III Sede Moyobamba; y por ende con las condiciones adecuadas y óptimas para el funcionamiento normal de la entidad.
4. OBJETIVO DE LA CONTRATACION
Contratar una persona natural y/o jurídica, para que preste el servicio de arrendamiento de inmueble para el funcionamiento de las oficinas administrativas en una infraestructura cómoda, adecuada y segura; contribuyendo así con el bienestar de nuestros colaboradores; así mismo desarrollando buenas prácticas en la gestión pública.
5. ASPECTOS GENERALES DEL INMUEBLE
- El inmueble cedido en arrendamiento deberá estar libre de todo gravamen y/o adeudo.
- El inmueble debe encontrarse a nombre del arrendador, inscrito en los Registros Públicos.
- Los Servicios de agua, energía eléctrica, impuesto predial y arbitrios deben encontrarse al día.
- Los pagos de impuesto predial, impuesto a la renta y arbitrios debe ser cancelados por el arrendador durante la vigencia el Contrato.
- El inmueble debe encontrarse con disponibilidad inmediata, a partir de la firma del contrato de arrendamiento.
- El servicio de energía eléctrica, y gastos de conservación serán asumidos por la Zona Registral Nº III – Sede Moyobamba.
- La Zona Registral Nº III – Sede Moyobamba, podrá efectuar adecuaciones al inmueble sin que ello implique modificaciones de la estructura del mismo, para lo cual se deberá contar con la autorización previa del arrendador.
- El Inmueble deberá contar con salidas amplias, que permita una evacuación adecuada, ante una emergencia.
- El Inmueble deberá estar totalmente saneado física y legalmente.
- El arrendador deberá proporcionar toda la documentación que le corresponda para efectos del trámite del Certificado de Inspección Técnica de Seguridad de Edificaciones.
6. CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS DEL INMUEBLE
• UBICACIÓN: El local debe presentar una ubicación estratégica; en una zona de fácil acceso (tránsito vehicular fluido), en Avenida Principal, Calle x Xxxxx; en el distrito de Moyobamba, provincia de Moyobamba y Departamento San Xxxxxx, en un radio máximo de 1 kilómetro de la Sede de la Zona Registral N° III Sede Moyobamba.
• ÁREA TOTAL:
- Construida : mínima de 206 m2.
- Libre : no aplica.
Declaratoria de Fábrica/Edificación: Sí (registrada en Sunarp).
• NÚMERO DE OFICINAS/AMBIENTES
Se requiere como mínimo 08 ambientes, de acuerdo al cuadro siguiente:
CANTIDAD | OFICINA ADMINISTRATIVA | ÁREA MÍN. M2 |
AMBIENTES | ||
1 | Archivo Administrativo General | 108.00 |
1 | Recursos Humanos | 26.00 |
1 | Abastecimiento | 25.00 |
1 | Gestión de Riesgo | 11.00 |
1 | Unidad de Planeamiento y Presupuesto | 11.00 |
1 | Cochera | 19.00 |
2 | Servicios higiénicos | 06.00 |
8 | TOTAL | 206.00 |
NOTA: Los ambientes pueden ser independientes o contiguos.
• MATERIAL DE CONSTRUCCIÓN
- Puertas : xxxxxx y/o madera
- Ventanas : xxxxxx y/o madera.
- Paredes : tarrajeadas, pintadas (Colores Claros).
- Pisos : Cemento y/o loseta y/o cerámico.
- Techos : concreto (para oficinas con personal), y/o material liviano para otros ambientes.
• SERVICIOS HIGIÉNICOS
Se requiere como mínimo con dos (02) Servicios Higiénicos completos (Con lavatorio, e inodoro en buen estado).
• SERVICIOS BÁSICOS
Energía eléctrica: deberá contar con medidor trifásico.
Agua y desagüe: deberá contar con instalaciones de agua y desagüe.
• CANTIDAD DE PISOS Y SÓTANOS
El inmueble debe contar con un (01) nivel, o dos (02) niveles subsiguientes. No se requiere sótano.
• CANTIDAD DE ESCALERAS
El inmueble contará con escalera de material noble y baranda, con acceso al segundo nivel y/o azotea.
• CANTIDAD DE ASCENSORES
No aplica.
• SISTEMAS DE SEGURIDAD (SISTEMA CONTRA INCENDIOS, ALARMAS, CÁMARAS, ETC).
No aplica.
• SUB ESTACIÓN
No aplica.
• SISTEMA ELÉCTRICO DE EMERGENCIA
No aplica.
7. FORMA DE PAGO
La Entidad debe realizar el pago de la contraprestación pactada a favor del contratista en forma MENSUAL, dentro de los diez (10) días calendarios siguientes a la conformidad del servicio, siempre que se verifiquen las condiciones establecidas en el contrato para ello.
De acuerdo con el artículo 171 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, para efectos del pago de las contraprestaciones ejecutadas por el contratista, la Entidad deberá contar con la siguiente documentación:
▪ Conformidad emitida por el Jefe de la Unidad de Administración de la Zona Registral Nº III – Sede Moyobamba.
▪ Comprobante de pago.
8. OTRAS CONDICIONES
Del Arrendador (Propietario del Inmueble)
1) Garantizar que el inmueble esté en buen estado de conservación y uso, debiendo cum- plir con las características y condiciones establecidas para la ejecución del presente ser- vicio.
2) Autorizar mediante documento escrito al arrendatario, los trabajos de remodelación y/o acondicionamiento y/o implementación y/o modificación del inmueble, solicitado por el arrendatario, y recibirlas al momento de la entrega del inmueble.
3) Asumir el pago del impuesto predial y demás tributos que afecten la propiedad del in- mueble, así como los arbitrios municipales
4) Asumir los gastos derivados por los servicios de mantenimiento de áreas comunes, estos deberán estar incluidos en la propuesta económica de la Merced Conductiva; no se aceptarán costos adicionales por concepto de mantenimiento que no hayan sido inclui- dos en la propuesta económica de la Merced conductiva.
5) Realizar las reparaciones al inmueble que resulten necesarias por daños sufridos pro- ducto de eventos por caso fortuito o fuerza mayor. En el supuesto que el arrendador no pueda, no responda a la solicitud del arrendatario u opte por negarse a ejecutar los tra- bajos de reparación, estos serán asumidos por el arrendatario, siendo que el monto pa- gado por las reparaciones asumidas, serán notificados al arrendador y descontados de los pagos xx xxxxx pendientes.
6) Recibir el inmueble al culminar el contrato de arrendamiento, conforme se le fue entre- gado al arrendatario, incluyendo las remodelaciones y/o acondicionamientos y/o imple- mentaciones y/o modificaciones autorizadas. Dicho acto constará en el acta correspon- diente que deberán suscribir ambas partes.
7) En el caso de cesión de posición contractual o cesión de derechos que pudiera efectuar el Arrendador, se efectuará en el marco de la normativa de contrataciones del Estado, identificando un solo destinatario del pago.
8) Comunicar al arrendatario con 30 días hábiles de anticipación, en caso se decida no con- tinuar con el arrendamiento del inmueble.
9) El servicio de agua potable será asumido por el arrendador.
10) Pagar puntualmente (de manera mensual) el impuesto a la Renta de Primera categoría y/o tercera categoría.
Del Arrendatario (Zona Registral)
1) El pago de la merced conductiva es por mes ejecutado.
2) Destinar el inmueble, única y exclusivamente para el funcionamiento de las oficinas ad- ministrativas de la Zona Registral N° III-Sede Moyobamba.
3) No subarrendar, traspasar, ceder o entregar la posesión del inmueble, bajo cualquier otra forma o modalidad a favor de terceros, ya sea total o parcialmente.
4) Asumir el pago de los servicios de energía eléctrica durante el periodo de arrendamiento del inmueble.
5) Podrá realizar trabajos de remodelación y/o acondicionamiento y/o implementación y/o modificación al inmueble, previo consentimiento y autorización del arrendador, me- diante documento escrito. Cualquier mejora que se realice en el inmueble será por cuenta y costo del arrendatario y quedarán a favor del arrendador, quien recibirá dichas mejoras a título gratuito.
6) Realizar las reparaciones al inmueble, que resulten necesarias producto del desgaste normal, por el uso ordinario del mismo.
7) Comunicar al arrendador con 30 días hábiles anticipados, en caso decida no continuar con el arrendamiento.
8) Devolver el inmueble al arrendador al culminar el contrato de arrendamiento, conforme le fue entregado, incluyendo las remodelaciones y/o acondicionamientos y/o imple- mentaciones y/o modificaciones autorizadas por el arrendador. Dicho acto constará en el acta que deberán suscribir ambas partes.
9) Entregar al arrendador, el monto equivalente a un (01) mes de arrendamiento en cali- dad de garantía, la misma que será devuelta a la devolución-entrega del inmueble.
9. LUGAR Y PLAZO DE ENTREGA DEL INMUEBLE Y DE PRESTACION DEL SERVICIO
9.1 LUGAR
En la ciudad de Moyobamba, Departamento de San Xxxxxx.
9.2 PLAZO DEL SERVICIO
El plazo de ejecución del servicio será de Trescientos sesenta y cinco (365) días calendarios, que se computaran a partir del día siguiente de la suscripción del Acta de Recepción del Inmueble.
10 INSPECCIÓN TÉCNICA
El Jefe de la Unidad de Administración o quien éste delegue, visitará el inmueble, previo a la firma del contrato, con la finalidad de verificar e informar el cumplimiento de las características técnicas necesarias para el adecuado funcionamiento de la dependencia institucional.
11 CONFORMIDAD
La conformidad del servicio de arrendamiento del local será otorgada por el Jefe de la Unidad de Administración de la Zona Registral Nº III – Sede Moyobamba, previo visto bueno del Responsable y/o Encargado de la Oficina Administrativa.
12 REQUISITOS Y RECURSOS DEL PROVEEDOR/ARRENDADOR.
- Certificado Literal xx Xxxxxxx Registral del Inmueble.
- Copia Simple de Declaración Jurada de Impuesto Predial (Autovaluó, incluido el PU y HR) del año de contratación.
- Comprobante de pago del Impuesto Predial correspondiente al mes o periodo en el que se presentan los documentos.
- Planos arquitectónicos y fotografías de la fachada del ingreso, ambientes principales y servicios higiénicos debe ser presentados por el proveedor en su respectiva propuesta.
- Oferta Técnica y Económica del inmueble, según formato en anexo, debidamente suscrito por el/los propietario/s y/o el/los apoderado/s.
- Copia Simple del Documento Nacional de Identidad (DNI) vigente, del/de los propietario/s del inmueble, y del/de la representante debidamente acreditado/a (cuando corresponda)
- Copia Simple de la Constancia de Inscripción en el Registro Nacional de Proveedores (RNP), capitulo Servicios.
- Copia Simple de la Ficha del Registro Único de Contribuyentes (RUC) del/de la propietario/a, el cual deberá estar activo y tener la condición de habido.
- En caso la dirección del inmueble publicitada en el título de propiedad o del certificado de propiedad del inmueble expedido por la SUNARP difiera de la indicada en la declaración jurada de Impuesto Predial (Autoevaluó), se deberá de adjuntar el Certificado de nomenclatura y/o numeración del predio expedido por la Municipalidad Distrital de la Localidad en la que se ubica, dicho certificado a la fecha de su presentación a esta Entidad, no podrá tener una antigüedad mayor a 03(Tres) meses de emitido.
- En caso el inmueble tenga alguna carga o gravamen (tales como hipoteca, embargo), deberá presentar copia de la documentación que acredite haber cumplido con la obli- gación principal que originó la hipoteca o haber extinguido la obligación de la cual de- riva el embargo, así como iniciado el trámite para el levantamiento ante instancia com- petente o la cancelación del asiento registral de la carga o gravamen; de encontrarse está pendiente, por haberse acordado su cumplimiento a través de prestaciones de ejecución periódica, deberá acreditarse documentalmente el cumplimiento oportuno de las obligaciones que como carga o gravamen afectan al predio.
- Declaración Jurada suscrita por el/los propietarios/s de: No tener impedimento para contratar con el Estado, veracidad de los datos y documentos presentados.
- Declaración Jurada de estar al día en los pagos de los recibos de Luz y Agua.
13 CONTRATACION DE POLIZA DE SEGURO MULTIRIESGO
El Arrendador del bien inmueble puede contratar una Póliza de Seguro Multiriesgo por daños producidos por huelga, conmoción civil, daño malicioso, vandalismo, sabotaje, motines y terrorismo, entre otros, de modo que garantice la protección del bien arrendado; o en su defecto, asumirá la responsabilidad contractual sobre cualquier siniestro que pudiera ocurrir al inmueble arrendado.
14 CAPACIDAD LEGAL - HABILITACIÓN O DOCUMENTOS QUE SUSTENTEN LA TITULARIDAD DEL BIEN
14.1 DOCUMENTOS A SER ENTREGADOS POR EL ARRENDADOR EN LA OFERTA
A. CERTIFICADO LITERAL XX XXXXXXX REGISTRAL DEL INMUEBLE, SEGÚN DETALLE SIGUIENTE:
A.1 TITULARIDAD DOMINIAL, en caso de:
- PERSONA NATURAL, Certificado Literal xx Xxxxxxx Registral de Registro de Propiedad Inmueble de la Superintendencia Nacional de los Registros Públicos – SUNARP. En caso el/la propietario/a, sea además representado/a por un apoderado/a, deberá ser nombrado/a mediante escritura pública inscrita en la SUNARP.
- PERSONA JURÍDICA, Certificado Literal xx Xxxxxxx Registral de Registro de Propiedad Inmueble de la Superintendencia Nacional de los Registros Públicos – SUNARP, adjuntar adicionalmente la vigencia de poder del/de la representante legal inscrito en la SUNARP.
- SOCIEDAD CONYUGAL, Certificado Literal xx Xxxxxxx Registral de Registro de Propiedad Inmueble de la Superintendencia Nacional de los Registros Públicos – SUNARP. En este caso, cualquier de los cónyuges, independientemente puede ejercer la representación conforme las normas del Código Civil. Asimismo, en caso la sociedad conyugal sea representada por un/a apoderado/a, deberá ser nombrado/a mediante escritura pública inscrita en el registro pertinente de la SUNARP.
- SUCESIÓN INTESTADA, deberá presentar Certificado Literal xx Xxxxxxx Registral de Registro de Propiedad Inmueble de la Superintendencia Nacional de los Registros Públicos – SUNARP, en la cual conste la inscripción de la sucesión intestada a los/las herederos/as declarados/as como copropietarios/as. En este caso, la sucesión intestada podrá intervenir a través de un/a apoderado/a nombrado/a mediante escritura pública inscrita en el registro pertinente de la SUNARP.
- COPROPIEDAD, deberá presentar Certificado Literal xx Xxxxxxx Registral de Registro de Propiedad Inmueble de la Superintendencia Nacional de los Registros Públicos – SUNARP, en la cual conste la inscripción de la totalidad de los/las copropietarios/as,
así como documento público o privado con firmas legalizadas en el que conste la decisión por unanimidad para arrendar el bien inmueble. Los/Las copropietarios/as podrán intervenir a través de un/a apoderado/a nombrado/a mediante escritura pública inscrita en el registro pertinente de la SUNARP.
A.2 LITERALIDAD DE LA REPRESENTACIÓN, ANTIGÛEDAD DE LA CERTIFICACIÓN REGISTRAL Y DOCUMENTACIÓN MUNICIPAL
En todos los casos en que el/los propietario/s actúe/n por representante legal o apoderado/a, el/la poderdante debe otorgar las facultades para arrendar, suscribir contratos, adendas, participar en los procedimientos de selección, presentar u ofertar la(s) propiedad(es) que les interese arrendar, con plena identificación de la(s) misma(s). Tratándose de documentos públicos (partida registral), estos no deben tener una antigüedad mayor a treinta (30) días respecto de la fecha de expedición.
14.2 DOCUMENTOS A SER ENTREGADOS POR EL ARRENDADOR PARA LA FIRMA DEL CONTRATO
El Arrendador del bien inmueble deberá presentar la Póliza contratada por la cobertura del Seguro Multirriesgo señalada en el numeral N° 13 del presente TDR, o en su defecto una Declaración Jurada asumiendo la responsabilidad contractual, sobre cualquier si- niestro que pudiera ocurrir al inmueble arrendado.
15 PENALIDADES
A. PENALIDAD POR XXXX
La penalidad por xxxx se aplicará de acuerdo a lo establecido en la normativa vigente.
En caso de retraso injustificado del contratista en la ejecución de las prestaciones objeto del contrato, la Entidad le aplica automáticamente una penalidad por xxxx por cada día de atraso. La penalidad se aplica automáticamente y se calcula de acuerdo a la siguiente fórmula:
Penalidad diaria = | 0.10 x monto vigente |
F x plazo vigente en días |
Donde F tiene los siguientes valores:
a) Para plazos menores o iguales a sesenta (60) días, para bienes, servicios en general, consultorías y ejecución de obras: F = 0.40
b) Para plazos mayores a sesenta (60) días: F = 0.25
16 ADELANTOS Y/O GARANTÍAS
Se podrá otorgar como máximo el equivalente a un (01) mensualidad en calidad de garantía junto con el primer pago del mes ejecutado.
El mencionado depósito de garantía le será devuelto a la ZRIII-SM sin intereses o renta, al vencimiento del contrato y una vez verificado el estado de conservación y funcionamiento del inmueble arrendado el mismo que deberá efectuarse en el plazo máximo de 10 días de entregado el bien.
Se deja establecido que el depósito por garantía no podrá ser destinado a cubrir el pago de
la renta de ningún periodo.
17 REQUISITOS PARA RECEPCIÓN Y ENTREGA DEL LOCAL.
La recepción y entrega de local será realizada una vez firmado el contrato respectivo, y formalizado mediante “Acta de Entrega y Recepción” entre ambas partes (arrendador y arrendatario), a más tardar al día siguiente hábil de la firma del contrato. De darse el caso por motivos excepcionales, la representación del arrendador y/o jefe de la Unidad de Administración podrá ser delegada en el responsable de la Oficina Administrativa o el que haga sus veces.
18 CONFIDENCIALIDAD
El proveedor se compromete de manera expresa, tanto durante la vigencia del contrato, como después de su extinción, a no difundir, transmitir, revelar a terceras personas cualquier información relacionada a la Entidad.
En tal sentido, el arrendador deberá dar cumplimiento a todas las políticas y estándares definidos por la Entidad, en materia de seguridad de la información. Dicha obligación comprende la información que se entrega, como también la que se genera durante la realización de las actividades y la información producida una vez que se haya concluido la prestación. Dicha información puede consistir en mapas, dibujos, fotografías, mosaicos, planos, informes, recomendaciones, cálculos, documentos y demás documentos e información compilados o recibidos por el contratista.
19 CLAUSULA ATICORRUPCIÓN
El Arrendador declara y garantiza no haber, directa o indirectamente, o tratándose de una persona jurídica a través de sus socios, integrantes de los órganos de administración, apoderados, representantes legales, funcionarios, asesores o personas vinculadas a las que se refiere el artículo 7 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, ofrecido, negociado o efectuado, cualquier pago o, en general, cualquier beneficio o incentivo ilegal en relación al contrato.
Asimismo, el Arrendador se obliga a conducirse en todo momento, durante la ejecución del contrato, con honestidad, probidad, veracidad e integridad y de no cometer actos ilegales o de corrupción, directa o indirectamente o a través de sus socios, accionistas, participacionistas, integrantes de los órganos de administración, apoderados, representantes legales, funcionarios, asesores y personas vinculadas a las que se refiere el artículo 7 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.
Además, EL Arrendador se compromete a i) comunicar a las autoridades competentes, de manera directa y oportuna, cualquier acto o conducta ilícita o corrupta de la que tuviera conocimiento; y ii) adoptar medidas técnicas, organizativas y/o de personal apropiadas para evitar los referidos actos o prácticas.
20 RESPONSABILIDAD POR XXXXXX XXXXXXX
El Arrendador será responsable por la calidad ofrecida y los vicios ocultos por la prestación brindada conforme a lo indicado en el Artículo 40° del Texto Único Ordenado de la Ley de Contrataciones del Estado, por un plazo de un (1) año a partir de la conformidad otorgada por parte de la Zona Registral Nº III-Sede Moyobamba.