NDS-05-052023
NDS-05-052023
TERMINOS DE REFERENCIA PARA LA CONTRATACIÓN DE UN PROVEEDOR QUE SUMINISTRE PRODUCTOS DE ASEO Y UTENSILIOS VARIOS PARA LOS HOGARES COMUNITARIOS DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR (ICBF), EN LA CIUDAD XX XXXXXX-NORTE XX XXXXXXXXX
FECHA INICIO Y TERMINACIÓN | Del 30 xx xxxx al 05 xx xxxxx del 2023 a las 23:59 | |
AREA DE COBERTURA | Cúcuta, Norte xx Xxxxxxxxx | |
TIPO DE CONTRATO | ||
FECHA LIMITE PARA POSTULACION | LA | 05 xx xxxxx de 2023 a las 23:59 |
El Servicio Jesuita a Refugiados (JRS) es una Organización Internacional No Gubernamental de la Iglesia Católica, reconocida por el gobierno italiano y la Santa Sede. Fue fundada en 1980 por la Compañía de Xxxxx. La Delegación en Colombia del JRS fue fundada en el año de 1994. El mandato institucional del JRS se centra en el trabajo con personas en situación de refugio y desplazamiento forzado en 57 países alrededor del mundo y su misión en Colombia es:
“Acompañar, servir y defender a las víctimas de desplazamiento forzado y población vulnerable en la búsqueda del ejercicio pleno de sus derechos, contribuyendo a la transformación de las dinámicas de la violencia hacia procesos orientados al afianzamiento de la justicia, la paz y la reconstrucción de tejido social”
Esta misión se desarrolla en 7 territoriales y satelitales del país: En el Xxxxxxxxx Medio, con sede en Barrancabermeja, en el Xxxxx del Cauca, con sedes en Buenaventura; en el Centro del país, con sede en Soacha y Bogotá, la región fronteriza, con sedes en Norte xx Xxxxxxxxx y Nariño, en Xxxxx Caribe con satelital en Cartagena, y en Eje Cafetero con satelital en Pereira.
JUSTIFICACIÓN DE LA CONTRATACIÓN:
El servicio Jesuita a Refugiados JRS/COL, en el marco de mejorar las condiciones de vida y la protección integral de la población en movilidad forzada y comunidad de acogida con acompañamiento jurídico, psicosocial, humanitario, y en incidencia política y social para el acceso y exigibilidad a derechos fundamentales basado en la prevención de violencia, cohesión social y estrategia de reconciliación; con la estrategia de espacios protectores permanentes para la infancia en dotación a Hogares FAMI-ICBF.
Para esto se debe contratar uno o varios proveedores para el suministro y entrega de los productos de aseo y utensilios varios en el municipio xx Xxxxxx, Norte xx Xxxxxxxxx, con productos de excelente
calidad y cumpliendo con los requerimientos legales y los exigidos por los procesos administrativos del Servicio Jesuita a Refugiados Colombia.
Para el cumplimiento y obtención del objeto y resultados esperados, el JRS/COL requiere la contratación de uno o varios proveedores, que suministre los siguientes productos de aseo y utensilios varios en la ciudad xx Xxxxxx- Norte xx Xxxxxxxxx.
1. OBJETO DEL CONTRATO: SUMINISTRO DE PRODUCTOS DE ASEO Y UTENSILIOS VARIOS PARA LOS HOGARES COMUNITARIOS DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR (ICBF), EN LA CIUDAD XX XXXXXX-NORTE XX XXXXXXXXX
Suministrar sin sujeción a dependencia, subordinación o jerarquía alguna, es decir con sus propios medios y de manera independiente los insumos relacionados a continuación:
Tabla 1. Productos de aseo y utensilios varios
ITEM | DESCRIPCIÓN | CANTIDAD |
1 | Caneca plástica con tapa de 120 Litros | 4 |
2 | Papelera para sanitario de 10 litros | 4 |
3 | Bolsas plásticas para aseo x und | 400 |
4 | Balde plástico con escurridor de 12 litros | 4 |
5 | Reductor de baño para niños y niñas | 4 |
6 | Jabón en polvo para ropa x kilos | 40 |
7 | Cloro x 1litro | 20 |
8 | Fragancia para piso x 1litro | 20 |
9 | Jabón líquido lavado de manos x 1litros | 20 |
10 | Recogedor + palo | 4 |
11 | Escoba + palo | 4 |
12 | Xxxxxxx + palo | 4 |
13 | Cepillo de lavar | 4 |
14 | Toallas de microfibra para la cocina | 20 |
15 | Olla presión 4 litros | 4 |
16 | Licuadora Xxxxx Clásica Vaso xx Xxxxxx | 4 |
17 | Ventilador de pared tres velocidades | 8 |
18 | Armario Grande 65x189x45 cm | 8 |
19 | Caja organizadora plástica 120 litros | 12 |
20 | Sillas plásticas para adultos sin brazos | 48 |
21 | Mesa plástica para adultos | 12 |
NOTA: Los elementos que se referencian con marcas, podrán considerarse otras marcas que igualen calidad.
2. Alcance.
El servicio brindado por el establecimiento comercial se ajustará a las siguientes especificaciones:
a) Realizar la entrega de los productos de aseo y utensilios varios en la Ciudad xx Xxxxxx Norte xx Xxxxxxxxx.
b) Las facturas deben ser expedidas a nombre del JRS COLOMBIA O SERVICIO JESUITA PARA REFUGIADOS COLOMBIA, con NIT: 000.000.000-3. En caso de estar obligados a facturar electrónicamente, deberán hacer el envío de esta al correo 000000000@xxxxxxxxxxxx.xx, con copia x xxxxx.xxxxxxxx@xxx.xxx Profesional Administrativo y xxxxxx.xxxxxx@xxx.xxx Coordinador Territorial.
c) Si el establecimiento es régimen común o régimen simplificado deberá tener en cuenta que se aplicará la retención en la fuente correspondiente, cabe aclarar que no se aplica reteica a establecimientos locales puesto que la fundación tiene como sede principal la ciudad de Bogotá.
d) Los elementos deben estar nuevos y en buen estado.
e) Los elementos se entregarán debidamente empacados de manera individual, el precio de dicho empaque no deberá estar discriminado en la respectiva factura, ya que por política establecida de nuestra fundación no se permite cubrir al pago de ese impuesto (el concepto de bolsas plásticas o empaque en ningún momento debe aparecer estipulado en la factura).
f) El proveedor se compromete en el momento de facturar a verificar que en esta aparezcan los insumos previamente concertados entre las partes. En ningún caso el JRS/COL asumirá los costos derivados de la compra de elementos ajenos.
g) Si el establecimiento es responsable de IVA, deberá de contar con la factura electrónica acorde a lo requerido por la DIAN.
h) Si el proveedor seleccionado es responsable de IVA, deberá tener en cuenta que los recursos que financian este contrato son exentos de IVA, por ende, no se podrá cobrar este impuesto en ninguno de los servicios prestados, lo anterior esta soportado con el respectivo documento de exención de IVA radicado ante la DIAN.
i) El Proveedor deberá tener en cuenta que se le aplicará las retenciones correspondientes por ley.
3. Cualidades del proponente.
Podrán participar personas naturales o jurídicas adscritas al régimen responsable de IVA o no responsable de IVA, radicadas en el territorio nacional considerados legalmente capaces para cumplir con el objeto del contrato y cuya razón social sea la prestación/suministro de uno o varios de los servicios/bienes requeridos.
4. Documentos de la propuesta.
El proponente debe estudiar cuidadosamente los términos de referencia contenidos en este documento para informarse a cabalidad sobre el objeto y reglas del presente proceso. Su presentación implica que el proponente los ha analizado a profundidad y conoce la actividad y obligaciones que le corresponde desarrollar en el caso de ser seleccionado y acepta todas las condiciones y obligaciones previstas en las normas vigentes y en el presente documento.
A la propuesta deberá anexarse los siguientes documentos de acuerdo a la calidad de persona (Natural o Jurídica):
Los proponentes deben estar debidamente autorizados por la ley y deben anexar a la propuesta los siguientes documentos:
a) Propuesta suscrita y firmada por el representante legal del proponente.
b) Certificado de existencia y representación legal, no mayor a 30 días.
c) RUT Actualizado
d) Fotocopia de la cedula de ciudadanía del representante legal
e) Referencia bancaria
f) Los proponentes deben estar cumpliendo plenamente con lo establecido en el código sustantivo del trabajo (Ley 2363 de 1950) como también lo establecido en la legislación internacional aplicable al caso colombiano.
5. Validez de la propuesta.
Las propuestas presentadas deberán tener una validez mínima de un (01) mes, contados a partir de la fecha de presentación.
6. Propuesta.
El valor total de la propuesta deberá incluir expresa e íntegramente todos los costos directos e indirectos, así como cualquier impuesto, tarifa, tasa o contribución derivados del cumplimiento del posible contrato y sus actividades a que haya lugar, la propuesta deberá contener presentación de los bienes/ servicios los respectivos precios unitarios y una casilla de calidad de cada bien/servicio.
La propuesta presentada por el oferente deberá contener como mínimo la siguiente información:
• Cobertura: Los proveedores deberán especificar la cobertura y capacidad de entrega en la Ciudad xx Xxxxxx-Norte xx Xxxxxxxxx (cantidad de establecimientos y ubicación, entre otros)
• Precios de venta: Los proveedores deberán cotizar como mínimo los productos solicitados en los términos de referencia (Tabla 1), los productos cotizados deberán de venir acorde a su categoría.
• La presentación de la propuesta deberá contener marca, presentación de cada bien/servicio, los respectivos precios unitarios y totales y una casilla de calidad de cada producto (Superior, estándar, económica).
• La propuesta deberá describir si cuenta con valor agregado: productos o servicios adicionales a lo mínimo requerido en los términos del contrato.
Las propuestas se pueden enviar en físico a la oficina del JRS/COL, Cúcuta ubicada en la Xxxxx 0# 0X-00 Xxxxxx Xxxxxx Xxxxx, o igualmente se recibirá por correo electrónico con todos los documentos exigidos debidamente escaneados en formato PDF a los correos electrónicos: xxxxx.xxxxxxxx@xxx.xxx; Profesional Administrativo, con copia a xxxxxx.xxxxxx@xxx.xxx Coordinador territorial, y a xxx.xxxxxxx@xxx.xxx Coordinadora Administrativa y Financiera.
PARÁGRAFO: Esta compra corresponde a un proyecto exento de impuestos, el JRS/COL presentara el comprobante de exención, de modo que no se incluya el impuesto en las facturas. xxxx://xxxxxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxx.xxx/0000/00/xxx-xxxxxxxxxx-xxxxxxxxxxx-xxxx-xx.xxxx
7. Duración del contrato y sitios de entrega.
El plazo para el cumplimiento de las obligaciones del presente convenio resultado del objeto de esta invitación será de (01) meses contados a partir de la firma del contrato. El sitio de entrega será en las instalaciones del JRS xx Xxxxxx - Norte xx Xxxxxxxxx.
El proveedor suministrará al JRS/COL, la factura correspondiente a cada bien/servicio, esto se enviará a la oficina nacional en Bogotá quienes realizaran el pago por transferencia electrónica a la cuenta que suministre el mismo una vez se confirme que ha sido seleccionado y se firme el contrato. O se pagará directamente desde la oficina del JRS Norte xx Xxxxxxxxx cuando el valor sea inferior a $200.000.
8. Forma de pago
El valor del contrato será distribuido en dos pagos así:
- Un primer pago equivalente al 50% del valor total del contrato, se realizará una vez se firme el contrato, previa presentación de la factura y/o documento equivalente.
- Un segundo pago por el 50% restante, el cual se realizará a satisfacción del cumplimiento de lo estipulado en los presentes términos de referencia.
9. Garantía y cumplimiento del contrato
Por el incumplimiento en que incurriere EL PROVEEDOR a las obligaciones que le impone este contrato, se ha determinado una sanción pecuniaria equivalente al 10% del valor de la asesoría que se le ha encomendado, suma que podrá descontar EL CONTRATANTE de cualquier valor existente a favor de EL PROVEEDOR. El pago de la sanción aquí pactada no impide el ejercicio de las acciones que la ley y el presente contrato confieren para obtener el pleno resarcimiento de los perjuicios que ocasione el incumplimiento a la parte.
Si la compra supera monto mínimo establecido por JRS/COL para póliza, el proveedor expedirá a favor de Servicio Jesuita a Refugiados:
a. Póliza de garantía única de cumplimiento de las obligaciones derivadas de la ejecución del contrato por el 40% del monto total de este, con vigencia del término estipulado en el contrato y dos meses más de duración. Tal garantía consistirá en una póliza expedida por una compañía de seguros legalmente autorizada para funcionar en Colombia o garantía bancaria y deberá ser constituida una vez se suscriba por las partes el presente contrato.
b. Póliza de buen manejo de anticipo por el 20% del monto anticipado con vigencia del término estipulado en el contrato y dos meses más, si la oferta presentada incluye anticipo
10. Criterios de selección y adjudicación
La selección del proveedor se realiza por medio de un comité conformado por la Coordinación territorial, asesor área de integración local, la profesional administrativa por parte del equipo territorial y el subdirector por parte de la oficina nacional, quienes considerarán los siguientes criterios de selección:
1. Calidad: hace referencia a servicios que cumplan con los estándares establecidos.
2. Precios: que correspondan con la calidad del servicio y que no exceda el valor xxx xxxxxxx
3. Entrega completa de los documentos requeridos a los participantes
4. Capacidad de cumplimiento para la entrega de los servicios cotizados.
5. Valor agregado: productos o servicios adicionales a lo mínimo requerido en la tabla 1 y términos delcontrato.
6. Logística: hace referencia a que el proveedor cuente con el personal para realizar el descargue del bien/servicio
11. Fecha de apertura y cierre de la convocatoria
La fecha de apertura de la convocatoria es del 30 xx xxxx al 05 xx xxxxx de 2023.
PARAGRAFO: Al presentar su oferta, el proponente acepta íntegramente y sin reserva alguna las condiciones aplicables al contrato, como única base de este procedimiento negociado, y cualesquiera que sean sus propias condiciones de venta, a las que renuncia. Los proponentes deben examinar atentamente y cumplir todos los requisitos, instrucciones, disposiciones y especificaciones contenidos en estos términos de referencia. Se rechazarán las propuestas que no contengan toda la información y documentación exigidas dentro del plazo especificado.
12. Privacidad de la información
FUNDACIÓN SERVICIO DE LOS JESUITAS PARA LOS REFUGIADOS, identificada con el NIT 900.232.067 - 3,
con domicilio principal en la dirección Xxxxxxx 0 # 00 X - 00, Xxxxxx, Xxxxxxxx. En adelante denominada como JRS/COL o La Fundación, con fundamento en lo dispuesto en el régimen de protección de datos personales consagrado en la Ley 1581 de 2012 y demás normas reglamentarias y complementarias, manifiesta en su condición de Responsable del tratamiento que con ocasión al registro y envío de su información para su participación en la presente convocatoria, se podrá recolectar, registrar, almacenar, usar y procesar información personal de su titularidad, correspondiente a datos de naturaleza general, identificación, ubicación, contenido socioeconómico y sensible asociada a imágenes fotográficas, así como otro tipo de información relacionada con el entorno socioeconómico o demográfico. La anterior información podrá ser utilizada para las siguientes finalidades:
a) Verificar antecedentes comerciales, reputacionales y eventuales riesgos de relacionamientos asociados al Lavado de Activos y Financiación del terrorismo.
b) Desarrollar las actividades propias para su evaluación en la participación de la presente convocatoria
c) Solicitar información adicional y complementaria a través de comunicaciones formales que permita su participación en la presente convocatoria.
En razón de lo anterior, como titular de la información, usted cuenta con el derecho a conocer, actualizar, rectificar y solicitar la supresión de sus datos personales; abstenerse de suministrar información personal de naturaleza sensible, solicitar la prueba de la autorización otorgada; ser informado sobre el uso que se da a sus datos personales; revocar la autorización otorgada, consultar de forma gratuita los datos personales previamente suministrados y acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio cuando no se atienda en debida forma sus consultas o reclamos en materia de protección de datos personales.
Para nosotros es muy importante respetar y proteger la intimidad, privacidad, seguridad y demás derechos que le asisten como titular de información personal, los cuales podrá ejercer presentando una consulta o reclamo a través de los siguientes canales de atención:
• Correo electrónico: xxx.xxxxxxxxxxxxxxx@xxx.xxx
• Dirección física: Xxxxxxx 0 # 00 X – 00, Xxxxxx, Xxxxxxxx
• Teléfono: (000) 0000000
Si desea conocer más acerca de cómo trabajamos por la seguridad y protección de su información personal, así como la forma y mecanismos para el ejercer sus derechos como titular de información, puede acceder a la política de protección de datos personales solicitándola a través de los canales previamente descritos.
Por lo anterior, con su participación en la presente oferta y envío de su información, usted declara conocer y aceptar de manera expresa, el contenido de la presente solicitud de autorización, así como el contenido de nuestra política de protección de datos personales.