ESTUDIOS PREVIOS

ESTUDIOS PREVIOS

SELECCIÓN INFERIOR A 20 SMLMV

VALOR: TRES MILLONES CUATROCIENTOS DIEZ MIL PESOS M/L $3,410,000

DEFINICIÓN DE ESTUDIOS PREVIOS

1. DEFINICIÓN DE LA NECESIDAD QUE LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA PRETENDE SATISFACER CON EL PROCESO DE CONTRATACIÓN:

La Institución Educativa XXXX XXXXXXX Y XXXXX, presta el servicio educativo en el Barrio Guayabal sector San Xxxxxx, en su sede principal, además de las sedes La Colina, Xxxxxxxx Xxxxxxx y Xxxxx Rica, atendiendo a una comunidad estudiantil de aproximadamente 1.180 alumnos, de grado preescolar al grado 11 y el CLEI, además de 51 docentes, 5 directivos y 5 auxiliares administrativos. Como institución comprometida con la calidad educativa y la formación integral de nuestros estudiantes busca brindar una educación incluyente de acuerdo con la diversidad de la población escolar y a través de la gestión académica busca posicionarse como una institución con calidad educativa y a pesar de la situación generada por la pandemia busca ampliar su cobertura con compromiso social. En este contexto procura ser eficiente en el desarrollo de sus actividades; por ende, debe proveer los suministros a que haya lugar, para favorecer la prestación del servicio educativo, en condiciones de equidad, eficiencia y calidad, todo encaminado a alcanzar los objetivos estratégicos plasmados en el PEI.

Dentro de sus proyectos administrativos requiere adelantar proceso de contratación con una empresa legalmente constituida o una persona natural que cumpla con todos los requisitos xx Xxx, para adquirir un equipo de impresión de alto rendimiento con capacidad de 35.000 paginas mensuales, con disco duro incorporado de 256 GB, con bandeja para papel tamaño carta, papel tactil, facil de manejar, ahorradora de energia, silenciosa, con repuestos y suministros de facil acceso y favorables en el mercado, con garantia y soporte tecnico de 1 año. Este equipo de impresion es necesario para el adecuado funcionamiento del area administrativa y academica de nuestra institución, para continuar con la gestión de políticas que brinden mejores condiciones en la ejecución de las actividades académicas y las conexas a la educacion adelantadas con la comunidad educativa, que nos ayude en la impresion de guias, talleres de estudio, boletines academicos y demas documentos administrativos que se generan en el dia a dia de nuestras funciones en la atencion a la comunidad. Con la adquisicion de estos equipos de impresion fortalecemos los medios por los cuales podemos apoyar y garantizar la continuidad de la eduacion, la eficiencia y rapidez en la atencion de impresiones de material academico y pedagogico, para aquellos alumnos que no cuentan con los medios tecnologicos ni de servicios de internet para cumplir con sus responsabilidades. De esta forma pretendemos garantizar y respetar la integridad de nuestros niños y niñas, dar un trato digno y respetuoso en sus derechos y deberes, asegurando el cubrimiento del servicio educativo, para su acceso y permanencia, en busqueda del mejoramiento continuo de la educacion de nuestros educandos.

Contar con herramientas tecnológicas de calidad, permite responder de mejor manera a los cambios del entorno, y permite que los funcionarios hagan sus labores de manera más eficiente, minimizando los tiempos de espera. La selección de los equipos y accesorios requeridos, debe garantizar que estén acordes con las necesidades de la comunidad educativa, donde los procesos académicos y administrativos impactan directamente en la formación de los estudiantes, la atención de los acudientes y docentes; además de facilitar la comunicación y el intercambio de datos en tiempo real, posibilitar el registro y la integridad de la información.

El sector de tecnología se ha caracterizado por innovar en el mercado de equipos para empresas y para individuos, creando una gran variedad en tamaños, capacidades de memoria, almacenamiento y diversidad de programas funcionales para el sector educación. Por lo anterior, del análisis comercial se puede deducir que no se genera ninguna clase de dificultad para la adquisición pertinente de los equipos requeridos, con todas las licencias y garantía de 1 año.

Con la adquisición de estos equipos y acompañado de otros procesos que se irán adelantando, se pretende dotar con herramientas tecnológicas, de suministros y reparaciones físicas a nuestra institución, para dejarla en condiciones adecuadas en estos momentos que se han reiniciado las clases presenciales y que nuestros alumnos encuentren un lugar digno, agradable y seguro, para seguir desarrollando sus actividades académicas. De esta forma aportamos en la protección de nuestra comunidad y brindamos las condiciones adecuadas de bioseguridad y salubridad pública, que se requieren en estos difíciles momentos aportando al mejoramiento continuo de la educación de nuestros educandos.

La Constitución Política prevé en el Artículo 2º que son fines del Estado: “Servir a la comunidad, promover la prosperidad general y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución; facilitar la participación de todos en las decisiones que los afectan en la vida económica, política, administrativa y cultural de la nación…”.

JUSTIFICACION FRENTE AL PEI:

Atender los diferentes proyectos que se encuentran en el PEI, desde la gestión administrativa. La ejecución de nuestros proyectos administrativos, que se desarrollan por medio de las actividades académicas y las conexas a la educación con la integración de toda la comunidad educativa, son la prioridad de nuestra labor social y pedagógica, que requieren de herramientas para el cumplimiento adecuado de nuestras actividades. Es claro que hay muchas necesidades por atender, pero en este año escolar donde se retornó a las clases de forma presencial, a pesar de que aún estamos en contingencia de salubridad pública por causa del covid-19, vemos que es necesario adelantar este proceso de contratación para adquirir un equipo de impresión de alto rendimiento, requerido por el área administrativa y académica para la adecuada atención de la comunidad educativa que ha regresado a las clases de forma presencial y ayudar en la ejecución de los proyectos institucionales con los alumnos. Así podremos garantizar la adecuada atención y protección de nuestra comunidad, como objetivo general del mejoramiento continuo de la educación de nuestros educandos.

2. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR CON SUS ESPECIFICACIONES MATERIALES Y TÉCNICAS ESENCIALES. OBJETO:

La Institución Educativa XXXX XXXXXXX Y XXXXX del Municipio de Medellín, requiere adelantar proceso de contratación con personal idóneo que cumpla con todos los requisitos xx Xxx, para adquirir un equipo de impresión de alto rendimiento, que ayude a mejorar los procesos de enseñanza y la oportuna atención de nuestra comunidad, que ha regresado a las clases de forma presencial en esta nueva vigencia escolar; según el siguiente detalle:

ITEM	CANTIDAD	UNIDAD DE MEDIDA	DESCRIPCION
1	1	unidad	Impresora multifuncional de alto rendimiento, tactil, con bandeja de papel para tamaño carta, con scaner, fax, impresión de 35 paginas por mes,

2.1 IDENTIFICACIÓN EN EL CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS UNSPC

Maquinas de duplicación

441015

Descripción

Código

Nivel

		44101501	Fotocopiadoras
		44101503	Maquinas multifuncionales
PLAZO:	30 dìas despues de la selección de la oferta ganadora
FORMA DE PAGO:		100% de a la ejecución del contrato y al recibido a satisfacción por parte del Rector (a)
La Institucion recibira las facturas para su respectivo pago el dia				Del 05 al 15 de cada mes.
Por politica de la Institucion es la de realizar sus pagos los dias				Del 15 al 30 de cada mes.
CONDICIONES DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO:
Este proceso contempla la contratación para adquirir un equipo de impresión de alto rendimiento con capacidad de 35.000 paginas por mes, con disco duro incorporado de 256 GB, con bandeja para papel tamaño carta, papel tactil, facil de manejar, ahorradora de energia, silenciosa, con repuestos y suministros de facil acceso y favorables en el mercado, con garantia y soporte tecnico de 1 año; requeridos para fortalecer la atención de la comunidad educativa desde el área administrativa y académica, en el regreso a las clases presenciales y poder cumplir con todos los proyectos educativos contemplados en el PEI institucional. El proponente deberá contar con los medios necesarios para la prestación del objeto de este proceso contractual, bajo condiciones de seguridad, calidad y garantía del servicio en las fechas indicadas. La entrega de los productos se realizará en las instalaciones de la Institución Educativa, por parte del contratista quien asumirá toda la responsabilidad del proyecto a ejecutar y entregará a satisfacción al finalizar los equipos requeridos.
El servicio solicitado se asimila a un contrato de compraventa y suministros, por tanto, deberá cumplir con toda la normativa vigente para este tipo de contratos como lo establece el código de comercio y el estatuto tributario nacional u otras normas que le apliquen. Los suministros requeridos deberán tener especificado su condición frente al IVA, es decir, si son gravados, exentos o excluidos. La Institución aplicara las deducciones que por normativa nacional y municipal se encuentran vigentes para este tipo de contratación, las cuales serán: - Para los Responsables de IVA se aplicaran retenciones del 2.5% y RETEIVA del 15% en compras - Para los No responsables de IVA se aplicaran retenciones del 2.5% y del 3.5% en compras dependiendo si es Declarante xx Xxxxx o no Declarante xx xxxxx, respectivamente. - Para todos en caso de no estar exentos, se aplicara la TASA PRODEPORTE Y RECREACION en una tarifa del 1.3%, segun el acuerdo del Municipio de Medellìn Nº 018 de 2020 y la Resolucion Municipal Nº 202150011027 de 2021. En todo caso, el Contratista debera adjuntar el Rut actualizado con la normativa vigente y la parte Contratante verificara en el mismo dichas calidades y/o obligaciones tributarias con el fin de aplicar las retenciones de forma correcta. El Rut sera el soporte legal de las retenciones practicadas. Igualmente, en caso de encontrarse obligado a facturar o realizarlo de forma voluntaria, el proveedor debera expedir factura electronica segun lo establecido en El Decreto 358 de 2020 y Resolucion 042 de 2020.
LUGAR DE EJECUCIÓN:			INSTITUCION EDUCATIVA XXXX XXXXXXX Y XXXXX XX XXXXXXXX
DIRECCIÓN:			XXXXX 0 X Xx 00 X 00
3. FUNDAMENTOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN QUE SE UTILIZARÁ EN EL PROCESO.
La Constitución Política de Colombia que define claramente los derechos de los ciudadanos y las obligaciones del estado en cuanto al servicio educativo en los artículos 44, 67, entre otros. Ley 115 de 1994 y su decreto reglamentario 1860 de 1994, el reglamento expedido por el Consejo Directivo de la Institución y de conformidad con lo dispuesto en el artículo 13 de la Ley 715 de 2001 y con el estatuto de contratación vigente, especialmente con la Ley 1150 de 2007, el Decreto 2474 de 2008, el Decreto 3576 de 2009 y excepcionalmente por el decreto 4791 de 2008 (Decreto del Fondo de Servicios Educativos) y el decreto 4807 de diciembre de 2011 (Gratuidad), compilados en el decreto 1075 xx xxxx 26 de 2015.
MODALIDAD DE CONTRATACIÓN:
Se trata de un proceso de contratación inferior a 20 SMMLV, el mismo es realizado de conformidad con la reglamentación expedida por el Consejo Directivo, que asigna al Rector, la responsabilidad de adelantar el procedimiento de contratación para bienes o servicios que no superen los 20 SMLMV.
4. ANÁLISIS Y COBERTURA DE RIESGOS.
Considerando la naturaleza del contrato, no es necesaria la constitución de póliza de garantías a favor de la Institución educativa, ya que el pago se realizará una vez el proveedor seleccionado entregue a entera satisfacción los bienes o servicios objeto de la presente invitación.

4.1. ANALISIS DEL SECTOR

La actividad económica está dividida en sectores económicos, cada sector hace referencia a una parte de la actividad económica de un país y cuyos elementos tienen características comunes, guardan unidad y se diferencian de otras agrupaciones, su división se realiza de acuerdo a los procesos de producción que ocurren al interior de cada uno de ellos.

Los sectores de la economía son los siguientes:

*Sector Primario o Sector Agropecuario

*Sector Secundario o Sector Industrial

*Sector Terciario o Sector de Servicios

Dado que el objeto contractual del presente proceso de contratación es la adquisición de equipos de impresion, fotocopiado y scaner, con accesorios, para la dotacion y el adecuado funcionamiento de la institución educativa, los productos objeto del contrato pertenecen al Sector Secundario o Sector Industrial.

Estas adquisiciones se presentan dentro de una institución de acuerdo a sus necesidades, y ha presentado importantes evoluciones a lo largo de la historia. Esta evolución ha permitido definir y determinar el grado de importancia y la gran necesidad de estos equipos y medios tecnologicos para el adecuado funcionamiento de la institucion en el desarrollo de las actividades academicas y administrativas y presenta las siguientes características:

* Los equipos de impresión, permiten el adecuado desarrollo de los proyectos institucionales que estan contemplados en el PEI, buscando asegurar la competitividad de las instituciones en la prestacion del servicio educativo con la comunidad educativa.

* Permiten la dotación del area administrativa y academica, con herramientas tecnologicas adecuadas para la eficaz atencion de la comunidad educativa en las necesidades que ellos requieren, de acuerdo a la función deseada.

*Busca satisfacer todos los requisitos del sistema de calidad de la institución.

*Igualmente permiten la generacion de confianza de los alumnos para el retorno a sus clases de forma presencial y busca la normalidad academica por medio de garantias de salubridad, aseo y bienestar dentro de las instalaciones de la institución.

*Con estas herramientas tecnologicas se da seguridad para la impresión de material academico y administrativo que se genera desde las diferentes dependencias, en la atencion de las necesidades de los usuarios, se presentan resultados de forma mas rapida y segura para la toma oportuna de decisiones y se reduce la tramitologia.

Definición del Sector: Este sector comprende todas las empresas industriales y comerciales que participan en el desarrollo de este tipo de herramientas tecnologicas, requeridas para el adecuado funcionamiento administrativo, comercial, industrial, etc, de cualquier entidad publica o privada, de acuerdo a las necesidades.

Tipos de Empresas: Este sector industrial es demasiado amplio y abarca una gran variedad de empresas, conformado actualmente en su gran mayoria por compañias internacionales que abastecen el mercado mundial. En el ambito nacional existen grandes, medianas y pequeñas empresas del sector privado, que se encargan del ensamble, comercialización y desarrollo a menor escala, de los productos y servicios que genera este mercado de la tecnologia, en una variedad de marcas, tamaños, capacidades y demas funcionalidades de esta gran industria.

Análisis de la Demanda: Las entidades públicas, entre ellas, las instituciones educativas, cuyo objeto social principal es la prestación del servicio publico educativo, requieren de la constante adquisición de herramientas tecnologicas, suministros, insumos, y accesorios de esta misma linea industrial para su adecuado funcionamiento. Que debido al tipo de servicio social que prestan a la comunidad, requieren de un alto y constante consumo de estos materiales y equipos, para poder atender de una manera rapida y eficiente todas las necesidades que se les presentan a los miembros de la comunidad de tipo academico y administrativo, mas ahora donde se ha regresado a la presencialidad academica. Por lo tanto, es necesario contar con proveedores que ofrezcan una variedad de productos de buena calidad, con precios acordes al mercado, con garantia, trayectoria comercial, acorde a las necesidades de cada individuo o sector.

Análisis de la Oferta: Con el fin de determinar los proveedores que pueden suministrar estos equipos a la Institución Educativa, se consultó en las páginas xxxxxxxxx, páginas web del sector, cadenas comerciales en la ciudad de Medellín, entre otros, estableciendo que existen diversas empresas en capacidad de ofrecer este tipo de productos, con el fin de asegurar el adecuado funcionamiento de la entidad y poder satisfacer las necesidades que se presentan, y de esta forma disminuir la probabilidad de ocurrencia de declararse desierto el proceso de contratación por falta de proveedores o de contratarse con proveedores no idóneos.

De acuerdo a lo anterior, en el punto 5 se pueden evidenciar las cotizaciones solicitadas a los proveedores del Sector y que permiten establecer un promedio del valor xxx xxxxxxx para la expedicion del certificado de disponibilidad.

4.2 RIESGOS INHERENTES AL CONTRATO

Falta de requisitos habilitantes por los oferentes en el proceso contractual

Bajo

Riesgo Financiero: incapacidad económica del contratista, falta de pago de salarios y aportes de la seguridad social del personal de trabajadores dependientes del contratista.

Medio

Insuficientes productos en el mercado, a causa de la alta demanda

Medio

Hurto de materiales y suministros

Bajo

Improvisación en la escogencia de los proveedores, sin la suficiente experiencia y good will en el mercado

Medio

Incumplimiento en la entrega de los productos por el contratista, insuficiente calidad de los materiales y/o deficiencias técnicas, que alteren los tiempos de ejecución del contrato

Alto

Especificaciónes tecnicas de los equipos y suministros poco claros, que dificulten la satisfacción de la necesidad requerida

Medio

RIESGO

NIVEL

5. ANÁLISIS TÉCNICO Y ECONÓMICO QUE SOPORTA EL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO.

Dado que los costos ofrecidos por los proveedores difieren en algunos casos sustancialmente, se hizo necesario solicitar varias cotizaciones con empresas que cumplieran con los requisitos técnicos exigidos, para así establecer la disponibilidad presupuestal de las necesidades requeridas. Así:

ESTUDIO XX XXXXXXX - COTIZACIONES PREVIAS
N°	NOMBRE	VALOR	IMPUESTOS
1	XXXXXXX XXXXXXXXX XXXX XXXXXXX	$ 3,280,000	IVA INCLUIDO
2	XXXXX XXXXXXXX	$ 3,500,000

3	XXX XXXX XXXXXX		$ 3,450,000
PROMEDIO ESTUDIO XX XXXXXXX			$ 3,410,000
Teniendo en cuenta las cotizaciones presentadas con anterioridad por proveedores reconocidos en el medio, se determinó el valor total en el mercado de los servicios solicitados y se hace un estimativo que permite establecer la disponibilidad presupuestal actual en $3.410.000 IVA Incluido por las necesidades requeridas en el establecimiento educativo.
6. OBLIGACIONES DE LAS PARTES.
REQUISITOS HABILITANTES:
a. Propuesta debidamente firmada con los datos del proponente y/o papel membrete de la empresa, relacionando el objeto del contrato, las especificaciones técnicas de los bienes y/o servicios ofertados por el proponente, la marca, con indicación de la cantidad, con valor unitario y valor total ofertado, relacionando el IVA, en caso de estar obligado a cobrarlo
b. Certificado de la Cámara de Comercio Renovado no mayor a 3 meses y/o registro mercantil en caso de ser persona natural, con la actividad económica o código CIIU del objeto a contratar
c. Copia de Registro Único Tributario (RUT) actualizado con la normativa vigente y con la actividad económica o código CIIU del objeto a contratar
d. Acreditar mediante certificado que se encuentra al día en el pago de aportes parafiscales relativos al Sistema de Seguridad Social Integral, así como los propios xxx Xxxx, ICBF y Cajas de Compensación familiar, cuando corresponda. En caso de Persona jurídica debe ser firmado por el Representante Legal o Revisor Fiscal en caso de estar obligado. (articulo 50 Ley 789 de 2002)
e.Fotocopia de la cédula de la persona natural y/o Representante Legal (Persona jurídica)
f. Hoja de vida de la función pública
g. Ultima planilla pagada: documento que garantice el pago de la seguridad social integral (Lo presentan con respecto al personal que se ocupe para el cumplimiento del acuerdo contractual de servicio directo a la institución).
i. Certificado de la cuenta bancaria no mayor a 3 meses ( en caso de ser persona juridica debe ser a nombre de la empresa)
7. EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS Y ADJUDICACIÓN DEL CONTRATO.
a. RECHAZO Y ELIMINACIÓN DE PROPUESTAS
Serán eliminadas, sin que haya lugar a su evaluación las propuestas presentadas, en cualquiera de los siguientes casos:
*Cuando el proponente no acredite los requisitos y calidades de participación establecidos.
*Cuando no se cumpla con alguna de las Especificaciones Técnicas.
*Cuando no se presenten los documentos subsanables requeridos por parte de la Institución, dentro del plazo otorgado para el efecto.
*Cuando el objeto social o actividad mercantil del proponente no corresponda a lo requerido por la Institución, exigencia que aplica a cada uno de los integrantes de Consorcios, Uniones Temporales u otra forma de asociación.
*Si luego de evaluadas las propuestas, se encuentra contradicción entre los documentos aportados en la propuesta o entre ésta y lo confrontado con la realidad.
*Si el proponente se encuentra incurso alguna de las causales de incompatibilidad, inhabilidad o prohibición previstas en la Constitución y la Ley.
*La presentación de propuestas parciales o propuestas alternativas.
*En caso de tener la oferta económica un valor superior al presupuesto estimado oficialmente por la Institución.
*La presentación extemporánea de la oferta.
*Por oferta artificialmente baja.
*Si la propuesta no demuestra experiencia específica en el ámbito del objeto.
La Institución se reserva el derecho de admitir aquellas propuestas que presenten defectos de forma, omisiones o errores, siempre que éstos sean subsanables y no alteren el tratamiento igualitario de las mismas.
b. CRITERIOS DE EVALUACIÓN.
Con el fin de garantizar la selección de la oferta u ofertas más favorables para la Institución y para el fin que se pretende satisfacer con la Convocatoria se tendrá en cuenta únicamente el factor precio, esto es, se adjudicará al proponente que oferte el menor valor., segun el siguiente detalle:
		FACTOR DE EVALUACIÒN Y CALIFICACIÒN	PUNTAJE
		Calificación económica (Menor precio)	100%
		TOTAL	100%
c. METODOLOGÍA.
Luego de recibidas las propuestas y realizado el acta de cierre, se verificará el cumplimiento por parte de los proponentes de los requisitos habilitantes. En caso de que los proponentes no reúnan todos los requisitos se les dará un día hábil para subsanar, procediendo nuevamente a la verificación.
Si se presenta un sólo proponente se le adjudicará a éste, siempre y cuando no se supere el presupuesto oficial.
En caso de empate entre dos o más proponentes habilitados para participar, se adjudicará al que haya entregado en menor tiempo la propuesta.
Medellín,		9 de septiembre de 2022
XXXXX XXXXXXX XXXXXX XXXXXX
Rector(a)