INFORME NÚMERO 1 DE SUPERVISIÓN DEL CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS No. 378 DE
Al contestar cite Radicado 20185210041803 Id: 252823 Folios: 8 Fecha: 2018-02-13 02:49:41
Anexos: 0
Remitente: GESTION DE REGALIAS Y DERECHOS ECONOMICOS
Destinatario: GESTION DOCUMENTAL
INFORME NÚMERO 1 DE SUPERVISIÓN DEL CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS No. 378 DE
2018, CELEBRADO ENTRE LA AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS -ANH- Y XXXXXX XXXXXXX XXXX XXXX.
FECHA DE INFORME: 00 XX XXXXXXX XX 0000
CONTRATO NÚMERO | 378 de | 2018 | FECHA DE FIRMA | 26 de enero de 2018. | ||
FECHA DE INICIO | 26 de enero de 2018. | |||||
NOMBRE DEL CONTRATISTA | XXXXXX XXXXXXX XXXX XXXX | |||||
OBJETO DEL CONTRATO | Prestación de servicios para el apoyo asistencial en la gestión del ciclo de Regalías en especial la liquidación de estas y en la liquidación de los Derechos Económicos. | |||||
CDP No. | 46018 | FECHA CDP | 25/01/2018 | |||
XX Xx. | 00000 | FECHA RP | 26/01/2018 | |||
PLAZO DE EJECUCIÓN | Desde el 26 de enero de 2018. | FECHA DE TERMINACIÓN | 31 de Diciembre de 2018. | |||
FECHA DE PERFECCIONAMIEN TO | 26 de 2018 | enero | de | MODIFICACIONES AL CONTRATO | N/A | |
VALOR DEL CONTRATO | $46.000.000 | FORMA DE PAGO | Mensualmente tiempo prestado | o | proporcional | al |
PERIODO DE SUPERVISIÓN DEL CONTRATO | 26 de Enero del 2018 al 31 de Enero del 2018. | |||||
CONTROL DE LA EJECUCIÓN
En cumplimiento de las funciones de supervisión del contrato, hemos validado que el
contratista desarrolló las siguientes actividades durante el periodo del 19 de enero de 2018 al
31 de enero del año 2018, relacionadas en el informe de actividades con Radicado 20185210041842 Id: 249976 del 5 de febrero de 2018, para dar cumplimiento a la ejecución del contrato y sus obligaciones específicas:
I. ACTIVIDADES DESARROLLADAS POR EL CONTRATISTA
A continuación, se muestran las actividades de apoyo legal desarrolladas por el CONTRATISTA en la Gerencia de Regalías de la Vicepresidencia de Operaciones, Regalías y Participaciones (VORP), durante el periodo comprendido entre el 19 de enero de 2018 y el 31 de enero de 2018.
Obligaciones del contrato:
1. Apoyar a la Vicepresidencia de Operaciones, Regalías y Participaciones -VORP- en el desempeño y cumplimiento oportuno y cabal de las funciones propias y delegadas en materia de actividades de Regalías, Derechos Económicos y sus procesos.
Para el mes de enero de 2018 no se asignaron labores relacionadas con esta actividad.
2. Apoyar a la Vicepresidencia -VORP- en todas las actividades que se requieran para el cumplimiento de procesos relacionados con la liquidación de Regalías y Derechos Económicos por Exploración y Explotación de Hidrocarburos.
Para el mes de enero de 2018 no se asignaron labores relacionadas con esta actividad.
3. Apoyar el proceso de conciliación de saldos de cartera y depuración de las cuentas pendientes de aplicación por concepto de derechos económicos.
Para el mes de enero de 2018 no se asignaron labores relacionadas con esta actividad.
4. Apoyar el proceso de elaboración de documentos, informes, gestión de cuentas de cobro.
Para el mes de enero de 2018 no se asignaron labores relacionadas con esta actividad.
5. Apoyar a la Vicepresidencia de Operaciones Regalías y Participaciones -VORP- en la gestión de cartera, aplicaciones de pagos y elaboración de estados de cuenta por concepto de Derechos Económicos, de los Contratos y/o convenios
que le sean asignados.
Para el mes de enero de 2018 no se asignaron labores relacionadas con esta actividad.
6. Apoyar en la consolidación y actualización de las bases de datos utilizadas para el control de la gestión de los diferentes temas relacionados con las actividades de competencia de la Vicepresidencia de Operaciones Regalías y Participaciones -VORP- específicamente los que se encuentran a cargo de la Gerencia de Regalías y Derechos Económicos.
Solicit ud (#rad; mail; reunió n) | Fecha solicit ud | Descripc ión o Asunto | Respue sta (#rad; mail; acta) | Fecha Respue sta | Estado de la activid ad | Observacio nes |
Reunión | 26/01/201 8 | Elaborar Base de Datos de Corresponden cia recibida en Control doc. | Se verifica las fechas de radicación de los Id para la GRDE, se verifica el detalle de cada uno de éstos y de acuerdo a la distribución de contratos se asigna responsable de ejecución de lo solicitado y cierre. | 31/01/2018 | EN EJECUCIO N |
7. Apoyar en la atención de solicitudes, peticiones y requerimientos de información, que realicen las partes interesadas tanto internas como externas que le sean asignadas.
Para el mes de enero de 2018 no se asignaron labores relacionadas con esta actividad.
8. Acordar con el Gerente de Regalías y Derechos Económicos y el Vicepresidente de Operaciones Regalías y Participaciones, los ANS (Acuerdo de Niveles de Servicio), fijando los requisitos del servicio ofrecido, en términos de oportunidad, productos, medios a utilizar y calidad del servicio.
Para el mes de enero de 2018 no se asignaron labores relacionadas con esta actividad.
9. Desempeñar las demás actividades que le sean asignadas por el Supervisor inmediato, necesarias para el cumplimiento de la misión institucional, de acuerdo con la naturaleza del mismo.
Solicit ud (#rad ; mail; reuni ón) | Fecha solicit ud | Descrip ción o Asunto | Respue sta (#rad; mail; acta) | Fecha Respue sta | Estad o de la activi dad | Observaciones |
Asistencia a | Se asiste a | El acta de asistencia se | ||||
Reunión de | la Reunión, | encuentra en la | ||||
presentación | se realiza | siguiente ruta: | ||||
de nuevos | presentació | Z:\GERENCIA-GRDE\C | ||||
Reunión | 29/01/201 | integrantes | n y | 31/01/2018 | CUMPLID | ontratacion |
8 | de GRDE y | distribución | O | Administrativa\2018\Xxxx | ||
plan de | de | xxxxx Xxxxxx CTO | ||||
trabajo. | actividades | 196\DOCUMENTOS | ||||
a realizar. | CONTRACTUALES\SO | |||||
PORTES DE LA | ||||||
GESTION. | ||||||
Se realiza | Se realiza la | |||||
capacitación | inducción | |||||
a nuevos | en los | El acta de asistencia se | ||||
integrantes | temas de | encuentra en la | ||||
de GRDE en | Derechos | siguiente ruta: | ||||
Capacitac ión | 29/01/2018 | lo concerniente | Económicos y | 31/01/2018 | CUMPLID | Z:\GERENCIA-GRDE\C ontratacion |
a Derechos | Transferenci | O | Administrativa\2018\Xxxx | |||
Xxxxxxxxxx y | a de | xxxxx Xxxxxx CTO | ||||
Transferencia | Tecnología. | 196\DOCUMENTOS | ||||
de | CONTRACTUALES\SO | |||||
Tecnología. | PORTES DE LA | |||||
GESTION. |
Por lo anterior, en cumplimiento de las funciones asignadas, he dado estricto cumplimiento con el desarrollo de las obligaciones específicas, condiciones técnicas, plazos y de más previsiones pactadas.
OBLIGACIONES | PRODUCTO Y/O SERVICIO DEL PROCESO | SERVICIO/ACTIVIDA D | FRECUENCIA | ANS – Acuerdo de Nivel de Servicio Metas / indicadores |
1. Apoyar a la Vicepresidencia de Operaciones, Regalías y Participaciones -VORP- en el desempeño y cumplimiento oportuno y cabal de las funciones propias y delegadas en materia de actividades de Regalías, Derechos Económicos y sus procesos. | Producto: Comunicación para las operadoras | De acuerdo con los requerimientos solicitados se presenta comunicación para el cumplimiento oportuno y cabal de las funciones delegadas tanto para Derechos Económicos como Regalías. | Diaria | Meta: 100% de acuerdo a la demanda. |
2. Apoyar a la Vicepresidencia -VORP- en todas las actividades que se requieran para el cumplimiento de procesos relacionados con la liquidación de Regalías y Derechos Económicos por Exploración y Explotación de Hidrocarburos. | Producto: Para Derechos Económicos y Transferencia de Tecnología elaborar comunicaciones de aplicaciones, recordatorios de cobro o reconocimientos de ingresos recibidos en las cuentas bancarias de la ANH. Para Regalías elaborar las cuentas de cobro de crudo y gas para las operadoras. | Tomando como base la información reportada por el Ousoursing BDO, de los pagos realizados por las operadoras de cada uno de los contratos se gestiona el documento para el reconocimiento de ingreso, recordatorios de cobro o aplicación de pago según sea el caso para Derechos Económicos y Transferencia de Tecnología. | Diaria | Meta: 100% de acuerdo a la demanda. |
3. Apoyar el proceso de conciliación de saldos de cartera y depuración de las cuentas pendientes de aplicación por concepto de derechos económicos. | Producto: Actualizar. | Conciliación Circularización de cartera. | Mensual | Meta: 100% de acuerdo a la demanda |
OBLIGACIONES | PRODUCTO Y/O SERVICIO DEL PROCESO | SERVICIO/ACTIVIDA D | FRECUENCIA | ANS – Acuerdo de Nivel de Servicio Metas / indicadores |
4. Apoyar el proceso de elaboración de documentos, informes, gestión de cuentas de cobro. | Producto: Comunicación para las operadoras. | Proyectar respuestas a solicitudes de información según corresponda para el cumplimiento de las funciones delegadas a la ANH. Una vez se cuente con todas las variables para la liquidación de regalías se procede a generar la respectiva cuenta de cobro para las operadoras de hidrocarburos del país. | Cuando se requiera. | Meta: 100% de acuerdo a la demanda. |
5. Apoyar a la Vicepresidencia de Operaciones Regalías y Participaciones -VORP- en la gestión de cartera, aplicaciones de pagos y elaboración de estados de cuenta por concepto de Derechos Económicos, de los Contratos y/o convenios que le sean asignados. | Producto: Actualización base de datos utilizados por Derechos Económicos. | Actualización circularización de cartera, elaboración de estados de cuenta y aplicación de pagos. | Diario. | Meta: 100% de acuerdo a la demanda. |
6. Apoyar en la consolidación y actualización de las bases de datos utilizadas para el control de la gestión de los diferentes temas relacionados con las actividades de competencia de la Vicepresidencia de Operaciones Regalías y Participaciones -VORP- específicamente los que se encuentran a cargo de la Gerencia de Regalías y Derechos | Producto: Comunicación. | Actualización de base de datos de la correspondencia recibida en la aplicación CONTROLDOC para ser asignada a la persona correspondiente de cada proceso y dar seguimiento al proceso. | Diario | Meta: 100% de acuerdo a la demanda. |
OBLIGACIONES | PRODUCTO Y/O SERVICIO DEL PROCESO | SERVICIO/ACTIVIDA D | FRECUENCIA | ANS – Acuerdo de Nivel de Servicio Metas / indicadores |
Económicos. | ||||
7. Apoyar en la atención de solicitudes, peticiones y requerimientos de información, que realicen las partes interesadas tanto internas como externas que le sean asignadas. | Producto: Comunicaciones de cuentas de cobro para regalías y reconocimientos de cobro para Derechos Económicos. | Comunicaciones de cuentas de cobro para regalías y reconocimientos de cobro para Derechos Económicos. | Cuando se requiera | Meta: 100% de acuerdo a la demanda. |
8. Acordar con el Gerente de Regalías y Derechos Económicos y el Vicepresidente de Operaciones Regalías y Participaciones, los ANS (Acuerdo de Niveles de Servicio), fijando los requisitos del servicio ofrecido, en términos de oportunidad, productos, medios a utilizar y calidad del servicio. | Producto: Acuerdo de niveles de servicio. | Proyectar respuestas en versiones preliminares según corresponda para el cumplimiento de los procesos del ciclo regalías. | Cuando se requiera | Meta: 100% de acuerdo a la demanda |
OBLIGACIONES | PRODUCTO Y/O SERVICIO DEL PROCESO | SERVICIO/ACTIVIDA D | FRECUENCIA | ANS – Acuerdo de Nivel de Servicio Metas / indicadores |
9. Desempeñar las demás actividades que le sean asignadas por el Supervisor inmediato, necesarias para el cumplimiento de la misión institucional, de acuerdo con la naturaleza del mismo. | Producto: Actualización base de datos utilizados por Derechos Económicos. | Conciliación mensual de la base de datos de cobros DE y TT con la información contable del consorcio BDO. | Mensual | Meta: 100% de acuerdo a la demanda. |
II. RESUMEN DE EJECUCIÓN DE RECURSOS
ÍTEM | VALOR |
Valor Total del Contrato | $ 46.000.000 |
Valor por desembolso | $ 4.000.000 |
No. de desembolsos realizados a la fecha (Incluido el actual) | Uno (1) |
Valor Total desembolsado al Contratista a la fecha (Incluido el actual) | $774.193,55 |
Valor por ejecutar (incluyendo pago por periodo actual) | $45.225.806 |
III. RESULTADO DE LA SUPERVISIÓN DEL CONTRATO
1.1 b. Estado del Desarrollo del Contrato
SATISFACTORIO | |
X | NORMAL |
DEBE HACER AJUSTES | |
RETRASADO |
1.2 b. Observaciones
• Ninguna.
1.3 c. Recomendaciones
• Ninguna.
De acuerdo con lo anterior certifico que he verificado a cabalidad el cumplimiento de todas las obligaciones derivadas del contrato, en el marco de las funciones asignadas en el Manual de Contratación Administrativa de la ANH, adoptado mediante Resolución 400 del 22 xx xxxxx de 2015, expedida por el Presidente de la Agencia Nacional de Hidrocarburos – ANH.
Así mismo, certifico que: 1) dicho contrato se ha ejecutado con estricto cumplimiento de su objeto, obligaciones, condiciones técnicas, plazos y demás previsiones pactadas.
Que en desarrollo de mi función de supervisión he elaborado oportunamente y remitido para que reposen en la carpeta del contrato todos los informes, actas, correspondencia y documentos producidos con ocasión de la ejecución del mismo.
Atentamente,
Supervisora del Contrato No. 378 de 2018